第一篇：關于2012屆畢業生檔案整理的說明（寫寫幫整理）

關于2012屆畢業生檔案整理工作的說明

一、檔案整理工作安排

1、組織學生按照要求填寫學生登記表、畢業生登記表，并收集學生自2009年9月入學以來所有獲獎證書復印件(獎勵材料不是檔案中必須的，如果沒有也沒關系。)。

3、學生登記表、畢業生登記表填寫好之后交給我統一蓋系章、院章。退學、入伍的學生也要有學生登記表，所以各班交給我的學生登記表的數量應該是包含退學、入伍學生在內的數量，畢業生登記表的數量是班級現有學生的數量。為了減少重復勞動的工作量，請班主任把班級學生登記表和畢業生登記表收齊之后于2012年4月20日之前交給我。根據往年檔案整理的經驗，我把檔案送到學工處后，學工處會組織學生檢查每一份檔案的學生登記表和畢業生登記表是否齊全，有缺少的會再次通知班主任補充，請大家確保班級的學生登記表和畢業生登記表數量完整。

4、系章、院章蓋好后，學生登記表和畢業生登記表交還班主任。

5、班主任整理好檔案所需的高中材料、學生登記表、畢業生登記表、團員材料、黨員材料（這里指的是沒有成為黨員的學生有關入黨的材料，例如入黨申請書、思想匯報、入黨積極分子考察表等。這部分材料在各班黨員責任區老師手里，請各位班主任聯系班級的黨員責任區老師索要材料）、獎勵材料（即獲獎證書復印件）、處分材料、其他（例如有的學生檔案袋中有戶口本的復印件等），并在“畢業生檔案交接明細一覽表”中“內裝材料明細”一欄相應欄目下打“√”。預備黨員和正式黨員的“黨員材料”都在系部保管，這部分材料由系部負責黨務工作的老師辦理好畢業生黨組織關系轉移手續后，由負責黨務工作的老師統一放入學生黨員的檔案袋中。

6、“畢業生檔案交接明細一覽表”中“學生狀態”一欄暫時不要填寫。

7、把整理好的檔案按照學號由小到大的順序排列好，連同兩份簽好班主任姓名的“畢業生檔案交接明細一覽表”一起交給我。

8、我組織學生對各班送交的檔案進行審核，尤其是檢查學生登記表和畢業生登記表，不合格的檔案發回班主任重新整理。

二、學生登記表填寫說明

1、封面①“專業”填寫專業名稱的全稱，例如“生產過程自動化技術”、“電氣自動化技術”“檢測技術及應用”、“樓宇智能化工程技術”“機電一體化技術”“應用電子技術”“計算機控制技術”。②“學制”填寫“三年”。③“班級”填寫完整，如填寫“自動化0921”而不要只寫“0921”。④“學號”填寫十位數的全號，不要只寫學號最后兩位數。

2、個人基本資料個人基本資料的表格填寫完整，貼好照片。

3、學生自我小結填寫自入校以來三學年的自我小結，日期分別填寫“2010年9月×日”、“2011年9月×日”、“2012年4月×日”。

4、學生綜合素質評定 學生填寫自入校以來三學年的綜合素質情況。“學習成績”填寫每一學年主要專業課程的成績。“操行考核”、“獎學金等級”、“擔任社會工作情況”、“獎懲情況”填寫完整。班主任填寫每一學年的“班主任或輔導員學年評語”，并簽名，日期分別填寫“2010年9月×日”、“2011年9月×日”、“2012年4月×日”。“系部意見”無需填寫意見，日期同“班主任或輔導員學年評語”日期，請班主任把“系部意見”處日期填寫好，系章由我統一來蓋。“學院意見”無需填寫意見，無需蓋章。

三、畢業生登記表填寫說明

1、封面“畢業時間”統一填寫“2012年6月”，填表日期填寫“2012年4月×日”。

2、第1頁填寫好表格，并貼好照片。

3、第2頁“本人簡歷”、“家庭成員及主要社會關系”填寫完整。

4、第3-4頁填寫好自入學以來三年的自我鑒定。

5、第5頁最后一欄需要學生本人簽名，不要忘記。

6、第5頁“班級意見”填寫好，“班級負責人簽名”簽班長姓名，填表日期填寫“2012年4月×日”。“系級組織意見”填寫“同意班級意見”，“負責人簽名”簽班主任姓名，填表日期填寫“2012年4月×日”。“校級組織鑒定”填寫“同意系級組織意見”，填表日期填寫“2012年4月×日”。“鑒定單位蓋章”由我統一到院辦蓋章。

四、檔案袋封面填寫說明

檔案袋封面的“編號”一欄為學生十位數的學號，“班級”“姓名”請填寫完整。請大家根據學生檔案實際內容，填寫好“件數”一欄。封面中“學籍卡”一欄指的是我們學校的學籍卡，這份材料會在我上交檔案后由學工處統一裝入檔案袋中，請大家不要填寫。請大家在“檔案內容”第8欄中補充填寫“入學前檔案”，并根據學生入學前檔案內容來填寫“件數”。封面中“頁數”一欄不需要填寫，也不需要貼照片。

2012屆畢業生檔案整理工作辛苦各位班主任了！謝謝！

第二篇：畢業生檔案完善說明

畢業生檔案完善說明

畢業生檔案完善說明（2010年3月23日）

一、畢業生檔案至少應包含三部分——①高考檔案（封面為XX年河南生普通高等學校招生考生檔案）、②大學檔案、③就業報到證（我院就業辦辦理）。

以上3項缺少任何一項檔案均為廢檔。

1、高考檔案——至少包含以下3項內容：

①招生考生體格檢查表②招生考生報名登記表③招生考試志愿表

除此之外還可能有高中（中專）的學籍檔案（可缺少）

2、大學檔案——至少應包含以下5項內容：

①鄭州華信學院新生入學登記表②鄭州華信學院軍訓鑒定表③鄭州華信學院學生學年鑒定表（一學年一份，五年制五份）④學生成績單（教務管理軟件打印、蓋章）⑤高等院校畢業生登記表。

除此之外還可以有以下內容（可缺少）：

①新生入學體檢表、畢業體檢表。②系部畢業論文、實習鑒定（護理專業實習鑒定裝復印件，原件學生保存）。③在校期間獎懲材料或證書復印件。④該學生其他可供保存材料。

二、畢業生大學檔案整理、填寫要求：（以07級為例）

1、所有字跡均用黑色簽字筆填寫、要求字跡工整。

2、學生基本信息、個人鑒定需學生本人親自填寫；班級鑒定、輔導員鑒定等由輔導員如實填寫。

3、畢業生登記表最后學校意見填寫“成績合格，準予畢業”

4、時間的填寫：入學登記表填表日期為2007年9月10日左右、學年鑒定表日期分別為2008、2009、2010年6月5日左右、軍訓鑒定表軍訓時間為2007年9月1日，鑒定時間為9月30日左右。畢業生登記表所有日期為2010年6月20日左右，注意日期先后。

5、檔案袋的填寫：右上角填寫學號，正面姓名、性別、籍貫以及各項材料名稱、份數等都要黑色簽字筆填寫工整。

6、各系部于5月底之前到教務處在“成績單”上加蓋教務處公章，到學生處將畢業生登記表中“學校意見”蓋章完畢

三、裝袋密封：將高考檔案袋中所有內容(到學生處領取)與大學檔案一起裝入填寫完整的“鄭州華信學院檔案袋”內，一人一袋，封口。

四、整理、上交。

畢業生上交分為兩類：

1、5月底前交了“鄭州市人才”或“河南省人才”的協議書的，檔案直接整理好后交給就業辦，由就業辦負責辦理報到證并直接轉送人才交流中心。

2、剩余檔案直接貼好封條發給學生自帶，交代、囑咐學生兩年內必須簽訂就業協議書、辦理就業報到證。并將報到證和檔案送到所簽協議當地人事局報到，辦理檔案手續。兩年后未交給人事局的檔案作廢。

說明：專升本錄取學生將專升本報考的“報名表”、“體檢表”、“志愿表”和檔案一起交給錄取學校，未被錄取的兩年內要簽訂就業協議書，辦理報到證并到人事局報到，檔案過期作廢 檔案咨詢：0371—62623354，報到證咨詢：0371—62620959。

注意：

成教畢業生按照繼續教育學院相關規定執行。

以上內容請所有畢業生注意，特別是加黑和加下劃線的重點內容，每位畢業生要清楚自己的檔案是否合格。

請畢業生認真細致，為了自己的將來做好此項工作。

第三篇：關于畢業生檔案的幾點說明

關于畢業生檔案工作及相關事宜的說明

2006屆畢業生：

你們好！一年一度的發檔工作即將開始，為了讓畢業生明確發檔工作和注意事項，我們特向本屆畢業生作以下幾點說明：

1、每年七月中旬，我校對畢業生檔案以機要形式郵寄。由于機要局對機要郵寄底單只保存一年，因此，有需要查詢檔案郵寄去向的，一定要在一年內查詢。

2、學校是按照派遣證（報到證）上所寫的單位寄遞檔案的，因此，查詢檔案去向也要嚴格按照所接受單位查詢。如果學生單位有變動，及時與就業指導中心聯系更改。如果報到證上的單位沒有保存檔案的權利，我們將發往其上級單位。

例如：某畢業生報到證上的地址為：

哈爾濱市人事局

哈爾濱***有限公司

如果此公司人力資源部沒有收到該生檔案，應去哈爾濱市人事局查詢。

3、學生檔案的轉遞是由機要局以機密件發到各單位收，如果有個別學生工作單位有變動，需要從工作單位轉出檔案，通過本人攜帶轉回學校，必需是加蓋公章的密封檔案袋，如有檔案袋有破損或開口，我校檔案館將拒收，由此引發的一切后果自負。

4、有些工作單位比較特殊，例如，“****科技股份有限公司人力資源部”，機要局很難明確該單位是否有權接收機要文件，機要局將不予轉遞，需要本人自帶。如有此種情況的學生請及時和我們取得聯系，出具工作單位調檔函后方可自帶。

5、同專業同姓名的同學，請注意查收檔案材料，如發現有任何問題請及時與我館聯系。

6、原則上，發檔期間不允許自帶檔案，畢業生需在8月份以后查詢檔案是否郵寄到派遣證（報到證）上所寫的單位。學生務必去派遣證（報到證）上所寫的單位報到并核查檔案。您也可以從北師大檔案館的網站上查詢，網址為：http://archives.bnu.edu.cn/pa/（輸入您的學號和姓名）。

北京師范大學檔案館

人事檔案室

二〇〇六年六月十五日

第四篇：畢業生檔案歸檔材料說明

洛陽理工學院

有關畢業生檔案歸檔材料的說明

畢業生檔案材料整理歸檔是一項重要的工作，各系（部、院）一定要高度負責，認真組織輔導員做好此項工作。現將有關應當歸檔的材料說明如下：

1.新生錄取材料;

2.學生入團、入黨的有關材料;

3.在校學習期間的各學年鑒定表;

4.新生軍訓總結鑒定表;

5.學習成績單;

6.畢業生體檢表;

7.社會實踐登記表;

8.選修課成績單;

9.《畢業生就業報到通知書》;

10.《高等學校畢業生登記表》;

11.學生在校期間所受獎勵、表彰的審批表和違紀學生的處分決定書（按學生處會議安排進行）；

12．休學及留降級、試讀學生的情況說明；

13．“3+2”學生中專階段檔案；

14．“專升本”2年制本科生的專科階段檔案；

15.其他有關材料。

第五篇：畢業生檔案戶口去向說明

畢業生檔案、戶口去向問題說明

各位畢業生：

臨近畢業，現畢業生正陸續返校，據了解部分學生實習結束后已離開實習單位，準備重新找工作。為促進就業，學院定于5月27日舉辦夏季小型雙選會，希望同學們本著“先就業，再擇業”的陽光心態，積極主動的面對就業。現結合畢業生就業工作把畢業生檔案、戶口去向問題分門別類，請同學們根據自身情況“對號入座”返校前提前做好準備工作。

一、檔案問題

A、有工作單位，且用人單位能簽訂正式協議書：

已經決定在某公司工作，而且公司已經在人才市場開戶，可以接收檔案的。請同學們盡快主動與用人單位聯系簽訂正式就業協議書，一式五份（或四份）交給用人單位，用人單位蓋齊章后（只蓋公司章無效，關鍵是畢業生調配部門的章），6月5日前交回學校，交回前請與輔導員處聯系，以確認手續是否辦清。

B、有工作單位，但單位不能簽訂正式協議書，學校可幫忙辦理省人事代理：

按去年政策，畢業生可自愿選擇辦理的省級人事代理有“河北省人才市場”和“中國國際人才市場河北市場”，上述兩個人才機構均隸屬于河北省人力資源和社會保障廳，為畢業生提供的服務項目基本相同，畢業生可自愿選擇其一辦理。

人才市場自2011年10月1日起，對應屆高校畢業生免收畢業后2年人事檔案管理費，自畢業后第三年開始征收保存人事關系及檔案管理費。保存人事關系及檔案管理費收費標準為：單位委托保管20元/人.月，個人委托保管15元/人.月，單位或個人委托單純存檔，不需要提供其他服務的5元/人.月。服務內容包括：保存人事檔案、人事檔案和人事關系接轉、辦理轉正定級、調整檔案工資、出具以檔案為基礎的相關證明。

1、有就業單位，但用人單位不能簽訂正式協議書（如北京、天津的用人單位），畢業生可辦理河北省人事代理，檔案放到河北省人才市場。就業協議書（一式四份或五份）需要在用人單位欄蓋用人單位章，學校協助辦理省級人才代理，戶口也可和檔案同時放在省人才市場。（第一年落戶費230元，第二年起只收戶口管理費用30元）。

人才市場的管理很規范，將來保險、公積金等服務可由人才市場辦理，工齡從放檔案的那天起開始計算。

2、能和公司簽訂一年以上（包括一年）勞動合同的，憑勞動合同復印件（不需用協議書，可留著空白協議書，以備后用），學院可幫忙聯系省級人才市場辦理檔案托管手續。建議同學們采取這種方式，簽訂勞動合同是對自己合法權益的保護。有的單位托辭等以后再簽，希望同學們要明白只要干一天工作，就要有書面的合同為證。

C、沒有簽約的單位：

1、不辦上述手續的檔案打回原籍，畢業生在離校前發放一份報到證，報到證的報到單位是***市人力和社會保障局，畢業生憑此報到證將檔案自己放到生源地所在地級市。因各地市政策不同，有些地區可能并不接受自動打回的人事檔案。同意接收的兩年之內一般也要求檔案需提走，自動打回的很容易出現丟擋、斷檔的問題，如遇到上述情況，只能自己解決，學校無法協調。

2、為避免出現問題，學生也可辦理各市縣人才代理。由于各市縣政策不同，需要學生自己去詢問，辦理，很多地市沒有工作單位已經不給辦人才代理了，能辦的話，需要蓋托管人才市場的章和市人事局的章。

D、升學的同學

專接本的同學在知道是否被錄取前，上述工作已完成，在自愿的原則下，學院可幫忙辦理“省級人才市場”檔案托管手續，如接上本科后，學校科協省人才把檔

案調回學校，沒接上本科的可一直放省人才市場。

考上研究生的本科生檔案和戶口簽到錄取學校，不用考慮上述問題。

以上主要說明的是檔案去向問題，希望同學們要重視起來，因為檔案每個同學早晚都需要，如不聞不問不考慮檔案問題，丟失或不知去向了，將無法補充，給個人造成很大的麻煩。

為規范畢業生就業，保護學生的合法權益，建議只要有工作單位的最好是都簽訂勞動合同，但現在一些公司找借口說等拿到畢業證后在簽訂勞動合同或根本不簽訂勞動合同。希望同學們能說服企業簽訂勞動合同，對于簽訂勞動合同的同學返校時帶回原件和復印件。

二、戶口問題

戶口的去向有四種：一是可和檔案同放在各級人才市場；二是打回生源地（需提前溝通生源地是否接收，問清具體地址）；三是可以放在親戚家，只要當地派出所同意接收；四是可暫時由學校代管。5月25日前學校登記戶口遷往具體地址，請盡快與各班負責人聯系填寫，不要錯過了時間。

三、其它事宜：

1、返校時間根據個人情況而定，沒有具體時間要求，5月底前后都可。離校時間未確定，每年大概6月下旬。畢業論文和畢業總結、答辯事宜和指導教師聯系。

2、畢業生清考已結束，請同學們關注自己的成績，如不能在畢業前拿到畢業證，下半年還有最后一次考試機會，再錯過就永遠領不到畢業證了。

3、同學們記著返校時帶上實習鑒定書，鑒定書蓋上實習單位章，寫上評語。

4、到畢業離校這段時間要遵守學校紀律，注意交通和財務安全，不允許酗酒滋事，如有違紀情況發生，嚴加處理。

5、檔案和戶口放省人才的需要準備以下材料：報到證原件及復印件、畢業證復印件、身份證復印件（以上復印件均為A4紙一份；身份證復印件上注明血型、身高；

已辦過二代身份證的需將身份證正、反面復印到同一張紙上）、戶口遷移證、2張1寸白底彩色大頭照片、組織關系介紹信。戶口遷移證轉至：“河北省人才市場”或“中國國際人才市場河北市場集體戶”。

只托管檔案的準備報到證原件及復印件。

學生黨員檔案放省人才的黨組織關系轉至：“河北省人才交流服務中心流動人員黨委”或“中共中國國際人才市場河北市場流動人員委員會”。

注意：以上政策只是建議，最后如何決定視同學情況而定。政策如有變動再隨時通知，有不明白的或特殊情況盡快和輔導員溝通。