第一篇：關于畢業生檔案材料整理裝檔有關事項的說明[范文模版]

關于2011年本科畢業生

檔案材料整理裝檔有關事項的說明

各學院：

2007級本科畢業生離校在即，為了保證學生檔案材料的齊全完整，順利的做好畢業生檔案的發檔工作，現就畢業生檔案材料裝檔事宜做如下說明：

學生檔案包括高中和大學兩部分檔案，高中檔案已于學生入大學后裝入本人檔案袋。大學檔案即將于學生畢業后裝檔，本科期間形成的、應該裝入學生檔案的材料包括：

(1)長春理工大學學生學籍卡片；

(2)畢業論文綜合成績表；

(3)總結鑒定表；

(4)獎勵材料；

(5)處分材料；

(6)高等學校畢業生登記表；

(7)就業通知書；

(8)長春理工大學畢業生身體檢查表；

(9)長春理工大學學生登記表；

(10)黨員材料（志愿書、申請書、自傳、轉正申請、外調材料、黨課結業證書）、積極分子材料。

各學院將學生大學期間檔案材料按此順序整理排列，保證材料齊全完整。要求學生在填寫各類材料時用中性筆填寫，不要涂改，蓋章用印時應清晰，材料填寫完整不空項。

聯系人：任雪英聯系電話：2240

長春理工大學檔案館二○一一年六月八日

第二篇：“兩基”檔案基本內容及裝檔要求

**鎮中小學“兩基”檔案基本內容及裝檔要求

A1 ：組織管理

B1上級 “兩基”文件（工作安排、制度、措施、方案、工作計劃、總結等）

B2學校“兩基” 文件（工作制度、措施、方案、機構、“兩基”攻堅及鞏固提高規劃等）。

B3 “兩基”計劃、總結、報告（學校“兩基”工作計劃、總結、“兩基”自查工作報告）

A2 ：普及程度

B4 控輟保學工作（計劃、總結、措施（制度）、領導機構、分工安排、輟學名冊及證明、責任狀、家訪記錄、責任分配及落實資料、勸返登記表、入學監控表、其它控輟保學過程資料）B5在校生花名冊；

B6轉入學生花名冊及印證材料（印證材料順序和名冊順序同）； B7轉出學生花名冊及印證材料（印證材料順序和名冊順序同）； B8休學、復學、死亡名冊及印證材料（順序和名冊順序同）； B9外鄉外縣在本校就讀學生名冊；

B10學生學籍冊。（小學生學籍卡、中學生登記表另外專柜保存。有學校公章，有主管部門意見和公章）

B11三殘兒童資料（三類殘疾少年兒童名冊、鑒定資料）B12入學通知書及名冊（一、七年級入學通知書、通知書發放名冊）B13復學通知書（輟學、休學后復學）

A3 ：辦學條件

B14學校簡介及布局與規劃。（學校基本情況介紹、布局與規劃的文字材料、布局與規劃的圖紙資料）

B15音體美器材臺賬（校產、圖書、儀器的臺賬、分別保存在財務室、圖書室和儀器保管室）

B16校產統計（登記）資料（教學用房、教學輔助用房、宿舍、食堂、廁所、學校建筑和占地、球場等室外教學場地、課桌、黑板及其他教學器材和裝備等統計登記資料）。

B17 教學器材裝備使用記錄（圖書、儀器、音、體、美器材的使用過程資料。按學年裝訂后存檔）。

B18各類工程實施資料（學校已經實施和正在實施的教育建設項目如：“國家貧困地區義務教育工程”、“中小學危房改造工程”、“西部地區農村寄宿制學校建設工程”、省“普九工程”、“薄弱學校改造工程”等教育項目建設工程，學校自籌及其它基礎設施建設工程的資料）。

A4 ：教育質量

B19素質教育實施資料（實施方案、措施、評估評價辦法等資料）B20畢業班學生名冊（有學校印章，有主管部門的意見和印章）B21畢業考試成績冊（要有體育、歷史等非統考科目的成績體現）B22畢業考試試卷；

B23學校總、分課表（按學期裝訂，有封面，和課程標準一致）B24學科成績及統計（按學期裝訂，有封面，有統計，有非統考科目）A5 ：教育經費

B25公用經費統計（2006-2008年學校）

B26公用經費預算、結算（2007、2008年）

B27辦學條件改善經費投入統計（2006-2008年）

A6 ：師資水平

B28師資建設（上級主管部門和學校關于教師繼續教育、骨干教師

培養、師德師風建設的文件；校長崗位培訓文件；其他師德建設資料）

B29校長名冊（名冊及崗位培訓合格證復印件）

B30教師花名冊（含代課教師名冊，代課教師名冊單獨裝訂成冊）B31畢業證書（復印件，和教師名冊順序相同）

B32專業技術資格證書（復印件，和教師名冊順序相同）

A7 ：學校管理

B33學校組織機構（學校各種組織機構及分工安排）

B34制度建設（學校各種管理制度、措施、職責、方案等，分類裝訂，加封面）

B35計劃、總結（按學期裝訂，加封面）

B36教學管理（各種教學工作安排、檢查記錄、教學獎懲兌現、學科計劃總結、量化考核等資料）

B37教研、課改工作

B38學生養成教育（管理辦法、班團隊主題活動、國旗下講話、養成教育成效資料等）

B39校務日志會議記錄

B40安全工作（管理措施、安全預案、環境整治、安全教育等資料）B41衛生工作（措施、計劃、總結、記錄、活動、教育等資料）B42寄宿生管理（制度、名冊、安全措施、管理員職責、記錄等）B43校外租房學生管理（措施、名冊、安全防范、租房協議等資料）B44“兩免一補”工作（宣傳工作資料、免費教科書發放名冊、回收登記冊、回收處理、經費補助兌現名冊等資料）

B45貧困生管理（管理辦法、措施、名冊、幫扶資料等）

B46學困生管理（管理辦法、措施、名冊、幫教資料等）

B47留守兒童少年管理（管理辦法、措施、名冊、幫扶、人性化教

育過程資料等）

B48進城務工子女管理（管理辦法、名冊、教育過程資料等）B49返鄉農民工子女管理（管理辦法、名冊，教育過程資料等資料）B50體育健康工作（管理辦法、課程開設、活動開展、檢查檢測記錄等資料）

B51校長聽課記錄；（按學期為單位裝訂）

B52部門幫扶資料（按學年為單位裝訂）

A8：教育教學成果

B53教育教學論文（按學年為單位裝訂）

B54教師獲獎資料（按學年為單位裝訂）

B55學生獲獎資料（按學年為單位裝訂）

A9：掃盲工作

B56組織管理（組織機構、分工安排、文件資料、責任書等資料）B57計劃總結

B58教師名冊

B59文半盲、喪能人員名冊

B60參加學習及教材發放名冊

B61掃盲培訓通知書

B62脫盲人員名冊、作業、試卷

B63教學過程資料（課表、作息時間、教案、圖片等教學過程資料）B64抽考人員名冊、試卷

B65技術培訓名冊

B66成果及典型材料（文字與圖片資料）

? 資料裝檔有關要求及說明：

1、資料名稱及分卷裝盒要嚴格按照以上要求進行，全鎮統一，各學校不得擅自更改。

2、統一使用硬殼檔案盒（檔案盒自購）；每盒資料都要有目錄（16K紙或B5紙），統一貼在盒蓋的內側（盒內）；

3、所有資料要按類別分或學期裝訂成冊，都要有封面和目錄。屬于名冊類的不要目錄，但必須有封面和統計表。名冊需要有證明的，證明材料要編號且順序和名冊順序相同。

4、以上材料，歷年(06-08學年)的必須集中存放，有條件的必須建專門的資料室，以便規范和統一管理。本學期的存放在各辦公室。

5、同卷資料較多，一卷存放不下的，采用續卷的方

式增盒保存。如“B4學生名冊”，可以增加為“B4(1)學生名冊”，“ B4(2)學生名冊”，“ B4(3)學生名冊??”

6、檔案盒外殼標簽制作要求：

（1）盒外側面格式：與盒同寬，格式如右圖所示。

（2）盒外正面格式：64K7、資料室要制作檢索目錄。

8、資料完成時間安排

3月28日 ——4月2日：完成檔案盒補充和檔案盒標簽制作4月3日——4月20日：完成資料補充工作。

按照本通知要求，各學校對資料進行認真的核對，清理出沒有完成的資料并及時分工落實，責任到人，務必在4月20日以前完成各種資料。

4月21日——4月25日：完成最后的裝檔工作。

4月26日——4月30日：迎接縣鎮檢查驗收。

第三篇：畢業生檔案完善說明

畢業生檔案完善說明

畢業生檔案完善說明（2010年3月23日）

一、畢業生檔案至少應包含三部分——①高考檔案（封面為XX年河南生普通高等學校招生考生檔案）、②大學檔案、③就業報到證（我院就業辦辦理）。

以上3項缺少任何一項檔案均為廢檔。

1、高考檔案——至少包含以下3項內容：

①招生考生體格檢查表②招生考生報名登記表③招生考試志愿表

除此之外還可能有高中（中專）的學籍檔案（可缺少）

2、大學檔案——至少應包含以下5項內容：

①鄭州華信學院新生入學登記表②鄭州華信學院軍訓鑒定表③鄭州華信學院學生學年鑒定表（一學年一份，五年制五份）④學生成績單（教務管理軟件打印、蓋章）⑤高等院校畢業生登記表。

除此之外還可以有以下內容（可缺少）：

①新生入學體檢表、畢業體檢表。②系部畢業論文、實習鑒定（護理專業實習鑒定裝復印件，原件學生保存）。③在校期間獎懲材料或證書復印件。④該學生其他可供保存材料。

二、畢業生大學檔案整理、填寫要求：（以07級為例）

1、所有字跡均用黑色簽字筆填寫、要求字跡工整。

2、學生基本信息、個人鑒定需學生本人親自填寫；班級鑒定、輔導員鑒定等由輔導員如實填寫。

3、畢業生登記表最后學校意見填寫“成績合格，準予畢業”

4、時間的填寫：入學登記表填表日期為2007年9月10日左右、學年鑒定表日期分別為2008、2009、2010年6月5日左右、軍訓鑒定表軍訓時間為2007年9月1日，鑒定時間為9月30日左右。畢業生登記表所有日期為2010年6月20日左右，注意日期先后。

5、檔案袋的填寫：右上角填寫學號，正面姓名、性別、籍貫以及各項材料名稱、份數等都要黑色簽字筆填寫工整。

6、各系部于5月底之前到教務處在“成績單”上加蓋教務處公章，到學生處將畢業生登記表中“學校意見”蓋章完畢

三、裝袋密封：將高考檔案袋中所有內容(到學生處領取)與大學檔案一起裝入填寫完整的“鄭州華信學院檔案袋”內，一人一袋，封口。

四、整理、上交。

畢業生上交分為兩類：

1、5月底前交了“鄭州市人才”或“河南省人才”的協議書的，檔案直接整理好后交給就業辦，由就業辦負責辦理報到證并直接轉送人才交流中心。

2、剩余檔案直接貼好封條發給學生自帶，交代、囑咐學生兩年內必須簽訂就業協議書、辦理就業報到證。并將報到證和檔案送到所簽協議當地人事局報到，辦理檔案手續。兩年后未交給人事局的檔案作廢。

說明：專升本錄取學生將專升本報考的“報名表”、“體檢表”、“志愿表”和檔案一起交給錄取學校，未被錄取的兩年內要簽訂就業協議書，辦理報到證并到人事局報到，檔案過期作廢 檔案咨詢：0371—62623354，報到證咨詢：0371—62620959。

注意：

成教畢業生按照繼續教育學院相關規定執行。

以上內容請所有畢業生注意，特別是加黑和加下劃線的重點內容，每位畢業生要清楚自己的檔案是否合格。

請畢業生認真細致，為了自己的將來做好此項工作。

第四篇：關于畢業生檔案的幾點說明

關于畢業生檔案工作及相關事宜的說明

2006屆畢業生：

你們好！一年一度的發檔工作即將開始，為了讓畢業生明確發檔工作和注意事項，我們特向本屆畢業生作以下幾點說明：

1、每年七月中旬，我校對畢業生檔案以機要形式郵寄。由于機要局對機要郵寄底單只保存一年，因此，有需要查詢檔案郵寄去向的，一定要在一年內查詢。

2、學校是按照派遣證（報到證）上所寫的單位寄遞檔案的，因此，查詢檔案去向也要嚴格按照所接受單位查詢。如果學生單位有變動，及時與就業指導中心聯系更改。如果報到證上的單位沒有保存檔案的權利，我們將發往其上級單位。

例如：某畢業生報到證上的地址為：

哈爾濱市人事局

哈爾濱***有限公司

如果此公司人力資源部沒有收到該生檔案，應去哈爾濱市人事局查詢。

3、學生檔案的轉遞是由機要局以機密件發到各單位收，如果有個別學生工作單位有變動，需要從工作單位轉出檔案，通過本人攜帶轉回學校，必需是加蓋公章的密封檔案袋，如有檔案袋有破損或開口，我校檔案館將拒收，由此引發的一切后果自負。

4、有些工作單位比較特殊，例如，“****科技股份有限公司人力資源部”，機要局很難明確該單位是否有權接收機要文件，機要局將不予轉遞，需要本人自帶。如有此種情況的學生請及時和我們取得聯系，出具工作單位調檔函后方可自帶。

5、同專業同姓名的同學，請注意查收檔案材料，如發現有任何問題請及時與我館聯系。

6、原則上，發檔期間不允許自帶檔案，畢業生需在8月份以后查詢檔案是否郵寄到派遣證（報到證）上所寫的單位。學生務必去派遣證（報到證）上所寫的單位報到并核查檔案。您也可以從北師大檔案館的網站上查詢，網址為：http://archives.bnu.edu.cn/pa/（輸入您的學號和姓名）。

北京師范大學檔案館

人事檔案室

二〇〇六年六月十五日

第五篇：畢業生檔案歸檔材料說明

洛陽理工學院

有關畢業生檔案歸檔材料的說明

畢業生檔案材料整理歸檔是一項重要的工作，各系（部、院）一定要高度負責，認真組織輔導員做好此項工作。現將有關應當歸檔的材料說明如下：

1.新生錄取材料;

2.學生入團、入黨的有關材料;

3.在校學習期間的各學年鑒定表;

4.新生軍訓總結鑒定表;

5.學習成績單;

6.畢業生體檢表;

7.社會實踐登記表;

8.選修課成績單;

9.《畢業生就業報到通知書》;

10.《高等學校畢業生登記表》;

11.學生在校期間所受獎勵、表彰的審批表和違紀學生的處分決定書（按學生處會議安排進行）；

12．休學及留降級、試讀學生的情況說明；

13．“3+2”學生中專階段檔案；

14．“專升本”2年制本科生的專科階段檔案；

15.其他有關材料。