辦公室秘書崗位職責

企業辦公室文秘工作者，作為以輔助決策、協調服務、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領導者的參謀助手，現代社會對該崗位從業者的素質要求愈來愈高。那么，如何才能勝任企業辦公室文秘工作?下面結合本人在企業從事辦公室文秘工作十余年的工作經歷，從三個方面來簡要加以論述：

一、端正心態，以干事創業的激情面對文秘工作

有人說：“十年政工一場空”，比照這一說法，也許從事企業辦公室文秘工作的人員也會有此感慨，究其原因，筆者認為不外乎兩個方面：

其一，辦公室文秘工作者所從事的辦文辦會等工作比較務虛，決定了秘書工作的成果很難用具體的經濟數據來表述。

其二，作為各級領導的參謀和助手，文秘工作者始終處于輔助角色和從屬地位，工資收入也相對不高，而文秘工作者整天埋頭工作，苦思冥想，案牘勞形，咬文嚼字，寢食難安，“一支筆桿，兩眉不展，三更不眠，四季不閑”這句話形象地描述了其崗位特點，文秘工作者有時還會被人戲謔地稱作“書呆子”，這與當今物欲橫流的社會時代形成強烈反差，導致秘書人員難免會產生一些自卑心理。

在此情況下，還有誰愿意去從事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住誘惑，“板凳要坐十年冷”?

照此說法，難道說文秘工作就不重要了嗎?文秘工作者就沒有價值了嗎?毋庸置疑，答案絕非如此。

在傳統的官本位思想意識里，人們會說“領導是尊”、“領導難當”，其實了解文秘崗位特點的人會說：“文秘人員也值得尊重”、“文秘人員也不好當”。因為，文秘工作崗位的特點，決定了文秘工作者在職能活動中要充分發揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協調等重要作用，它要求必須站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，必須具有全局觀念，同時要求必須具有較高的政策理論水平和辦文辦事能力，熟悉文書、會務、檔案、保密、信訪、通信、禮儀等方面的知識，會操作現代化辦公設施等等。大家知道，判斷一個人是否具有價值，關鍵在于他在一個組織中是否輕易被別人所替代，文秘工作這種較高的專業性素質要求，決定了文秘崗位不是隨便一個人就能夠輕易勝任和替代的，因此也決定了文秘工作者的價值所在。

所以，辦公室秘書人員要克服自卑心理，正確看待自己;要尋找和發揮自己的特長，讓自己更加從容自信;要端正心態，正確看待崗位工作;要不計個人得失，有著吃苦耐勞，甚至委曲求全的精神，以干事創業的激情從事秘書工作。

二、培養興趣，以扎實的語言文字功底從事秘書工作

興趣，是一個人專注于某項事物的表現。愛好，是興趣的持久發展。中國的一位學者曾經說過，凡是有生活的地方就有快樂和寶藏。文秘工作雖然很枯燥、很辛苦，但是只要懷著濃厚的興趣愛好去學習、去工作，必定可以感受到事業的可貴可愛，并化為精神的愉悅和奮斗的動力源泉。

(一)培養學習興趣，練就扎實的語言文字功底

“能說會道”是文秘工作者的基本功，所以要以強烈的求知欲去學習，不斷提高口頭表達能力和書面表達能力。只有在自己對文秘工作感興趣的時候，才會坐得下來、靜得下心、鉆得進去地去學習有關知識，培養深厚的文化底蘊及過硬的功夫，以勝任崗位工作的要求。

當然，興趣愛好有人是先天賦予的，有人是靠后天培養的，文秘工作者可以通過結識一些有語言文字表達能力特長的朋友、加入興趣小組或作家協會、多讀書看報、多給報紙雜志投稿、多參加各類征文比賽活動等方式，向朋友學習、向社會學習、向書本學習，通過獲得作品發表或獲獎的機會，包括取得語言文字表達能力的不斷提升等來得到正面激勵、贏得社會尊重，反過來再不斷培養學習的興趣愛好，激發求知欲，形成良性循環的局面。

(二)培養工作興趣，把枯燥的工作變成自己的興趣愛好

心理學家亞伯拉罕.馬斯洛曾經寫道：“人類最美麗的命運，最美好的運氣，就是在做自己喜愛的事情的同時獲得報酬?！彼裕斈阆矚g上文秘工作的時候，就會心無旁騖，聚精會神，把注意力的焦點集中在學習、寫作上，就會以苦為榮，以苦為樂，投入工作，忘我工作，這樣就會欣喜地聞聽到自己的事業一天天邁向成功的鏗鏘足音。所以，與文秘工作交朋友，可以使你面對繁重的工作永遠不知疲倦;與文秘工作交朋友，可以使你面對困難和挑戰永遠不會畏懼。

那么，如何才能培養對文秘工作的興趣?筆者之見，就是在勤學苦練、夯實基本功的基礎上，認真對待辦文辦會辦事，深思熟慮，多出精品，減少失誤，提升價值。試想，當自己起草的方案達到預期成效的時候，當自己的工作受到領導表揚的時候，當自己的價值得以發揮的的時候，你會越來越愛上文秘這一行，而且不惜為之奮斗一生。

三、嚴謹務實，以科學有序的方法做好文秘工作

要想干好文秘工作，除了上文述及的工作態度、基本能力修養之外，還要掌握以下幾點工作方式方法和工作技巧。

(一)獨立思考，擯棄盲從心理

一方面，文秘工作者要通過領導的日常言談舉止來洞察了解領導意圖、工作方式方法，力求在思想上和行動上與領導保持步調一致、達到“同頻共振”。另一方面，文秘工作者還要獨立思考，克服“領導咋說就咋辦”的片面認識，充分發揮工作的積極性和創造性，工作要力求想在領導前邊，要善于提出個人的新見解、新建議，設身處地為領導出謀劃策。要做到這一點，就要求文秘人員要多到群眾中去，多聽取群眾對一些事情的議論和看法，多深入基層進行調查研究，多掌握第一手資料，力求所作決策切中實際，不脫離群眾。

(二)統籌安排，嚴謹細致

面對千頭萬緒的工作，文秘工作者切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，以筆者的經驗，建議文秘工作者應把需要辦理的事情及時登記在工作日志上，做好計劃，區別輕重緩急，理清思路，這樣才會做到不漏辦、不誤辦、不錯辦，做到事事有回音，件件有著落。

(三)嫉慢如仇，提高效率

文秘工作紛繁復雜，所以文秘人員最忌存在懶散、拖沓的壞毛病，必須樹立“嫉慢如仇、雷厲風行”的工作作風，高效率處理工作事物，高效率完成寫作任務。同時，文秘工作者面對著巨大的工作壓力，如果能夠做到“日事日畢，日清日高”，這也是緩解壓力的最好辦法。起草文件提前交卷，參加會議提前到場，各項事務及時辦理，這是對于一名合格的文秘工作者的基本要求。

(四)強化執行，有令必行

作為領導的參謀和助手，文秘人員必須強化執行意識。在領導決策之前，文秘人員可以提出自己的不同意見，但是一旦領導已經決策拍板的事情，一定要千方百計、不折不扣、保質保量地去完成，切不可以各種理由去推諉、拖延，要真正做為領導身邊最為堅定的執行者。

總之，面對企業辦公室文秘這樣一個富于挑戰性、艱難性和復雜性的工作崗位，從業人員只要努力做到上述三個主要方面的素質要求，勤學苦練，甘于寂寞，心無旁騖，樂于奉獻，事業發展的空間必然會無限廣闊，事業發展的畫卷必然會異常精彩。

辦公室辦會注意的幾個小細節

根據個人經驗，辦公室在辦會時，要特別注意以下幾個小細節。

桌簽的擺放。桌簽就是出席會議領導的“名片”，為了表示對領導的尊重，桌簽必須放在領導的正前方，同時還可以起到遮擋講話稿的作用。桌簽擺放要本著“左上右下”的原則。主席臺為單數時，主要領導的桌簽放在正中央，根據其他與會領導的級別在主要領導的左右依次bsp;

主要領導

5，主席臺領導為單位數，擺放示意圖，5

主要領導

6。

麥克風的擺放。參加一個會議時，發現會務組人員把麥克風放在了領導的正前方，這是不對的，因為麥克風放在領導正前方，就會擋住領導臉部。麥克風要放在領導的一側，并盡量將話筒圧低，可以和領導衣服領口相平。會議開始之前，要對麥克風進行調試，音量要適中，避免會議期間“炸間”問題。

水杯和煙灰缸的擺放。要放在領導的右手的上方，以方便領導拿取，同時可以避免領導不慎將水杯碰到。為領導添加熱水時，先將暖壺塞取下，一手拿暖壺，一手拿水杯，側身為領導倒水，不能正對領導，這樣可以不擋住領導視線，也避免熱水濺出，燙傷領導。

同時，在開會時，辦公室工作人員必須坐在離主席臺較近的座位上，以方便領導臨時安排工作。

辦公室秘書崗位工作標準

范圍

本標準規定了廠辦公室秘書崗位的職責、基本技能、工作內容與要求、檢查與考核。

本標準適用于廠辦公室秘書崗位。

職責

2.1

職權

2.1.1

有權監督各單位報送總結、計劃和文字材料草稿。

2.1.2

有權檢查各單位貫徹落實廠長辦公會、常務會議、干部例會精神情況。

2.1.3

有權拒絕和制止各部門以廠名義上報或對外發行不符合行文要求的文字材料，有權要求有關部門對不符合行文要求的材料重新擬寫和抄清。

2.1.4

有權制止各種情況下不符合規范的企業形象標志的使用，并責成使用部門限期糾正。

2.2

職責

2.2.1

對所辦的文字材料未按時完成及出現差錯負責。

2.2.2

對未按時完成廠長、黨委書記交辦的任務負責。

2.2.3

對企業形象的管理不力負責。

2.2.4

對廠長、黨委書記、辦公室主任、副主任交辦的各項任務未按時完成負責。

崗位人員基本技能

3.1

政策法規知識

熟悉黨和國家經濟建設方針、政策以及企業法、電力法等有關法律、法規知識。

3.2

專業技能

3.2.1

具有中專以上文化程度，了解電力生產過程及我廠的各種規章制度。

3.2.2

具有較高的政策理論水平和較強的文字綜合能力。

3.2.3

熟悉黨的方針政策、本單位的基本情況和每個時期的工作部署和主要工作。

3.2.4

熟練掌握調查研究的基本功和各類信息的分析、歸納、提煉能力，為領導正確決策服務。

3.2.5

具有一定的協調和會務組織能力。

3.3

實際工作能力

3.3.1

熟練掌握公文寫作技能，具有較高的文字綜合能力。

3.3.2

能正確理解國家的政策和上級指示精神，能正確的處理和協調工作中的各種關系。

3.3.3

能正確的理解和領會廠里制定的各項方針政策。

3.3.4

具有較高的發現問題、分析問題、解決問題的能力，為領導的決策提供參考意見。

3.3.5

具有一定的組織、協調能力，在工作中善于協調各部門之間的關系，使之能齊心合力的完成各項工作。

工作內容要求與方法

4.1

嚴格執行《一般干部通用標準》。

4.2

在辦公室主任、副主任的領導下，負責本單位的文字綜合工作，做好領導的參謀助手，做好督辦、催辦工作，做好領導交辦的其他工作。

4.3

負責起草本單位季度、年度工作總結和工作計劃。

4.4

負責廠長、黨委書記或其他廠領導代表廠部或黨委講話的文稿起草工作。

4.5

負責本單位文件的審核，以及信息的收集、編發工作。

4.6

參加廠務會議以及其他重要會議，做好會議記錄。

4.7

負責對各部門起草的、以本單位名義上報或下發的材料的審核。

4.8

做好調查研究和信息搜集工作，做好領導的參謀助手。

4.9

負責企業形象的管理，指導廠各單位使用廠標志和形象。

檢查與考核

5.1

按本標準檢查與考核。

5.2

按《一般干部通用標準》檢查與考核。

5.3

本標準執行情況由辦公室主任、副主任負責檢查與考核。

5.4

考核結果按有關規章制度執行。

辦公室文書崗位工作標準

范圍

本標準規定了廠辦公室文書崗位的職責、基本技能、工作內容與要求、檢查與考核。

本標準適用于廠辦公室文書崗位。

職責

2.1

職權

2.1.1

有權拒絕使用、開具不合規定的印信。

2.1.2

有權催辦文件的傳閱。

2.1.3

有權對發文簽批手續不全的文件提出意見。

2.2

責任

2.2.1

對收發文的登記與歸檔工作不及時負責。

2.2.2

對廠印信管理工作失誤負責。

2.2.3

負責辦公用品保管及閱覽室管理不力工作。

2.2.4

對傳真的收發、收文的報批及傳閱工作不及時負責。

崗位人員基本技能

3.1

政策法規知識

熟悉黨和國家經濟建設方針、政策以及企業法、電力法等有關法律、法規知識。