第一篇：實物檔案的數字化探索(5稿)

1981-），男，陜西延安市人，延安職業技術學院師范教育系辦公室主任，館員，法學碩士

實物檔案的數字化探索

摘要隨著科學技術迅猛發展、知識經濟的初見端倪，全球化與信息化已成為世界經濟發展的必然趨勢，數字檔案的研究和建設在逐漸在檔案案領域開始受到關注。數字檔案以其管理的方便快捷、較大的信息容量和高度的開放性備受人們歡迎。在某種程度上，數字檔案是檔案管理工作的一次劃時代的變革。借助數字化技術，可以將實物檔案管理的水平進一步提升，因此，實物檔案的數字化問題亟需研究和推廣。

關鍵詞：實物檔案數字化探索 Abstract Abstract with the rapid development of science and technology, knowledge economy,globalization and informatization has become the inevitable trend of world economic development, research and construction of Digital Archives in gradually in the archivesfield and pay attention to the.Digital archives to the management convenient, largeinformation capacity and high degree of openness is popular with people.To some extent, the digital archives is an epoch-making change of archives management work.With the help of digital technology, the archives management to further enhance the le

and extension.一、實物檔案的內涵

（一）實物檔案的界定

實物檔案”是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發展歷史。

（二）實物檔案的性質（1）實物檔案的直觀確定性

所謂實物都是客觀存在的，可以由人直觀認識。人們可以通過自身的感覺器官把感覺到的客觀事物在大腦中形成影象或知覺特征，也可以通過一些現代工具來鑒定或解析。而其他檔案卻只能通過人的眼睛辨認或者借助文字或圖象來解析。可以在一定的期間內保持不變。這是實物檔案的核心特點

（2）實物檔案的原始性

實物檔案中“物”都是由人們大腦對印象事物的全面判斷后，留下的直觀立體應用，人們再通過體力勞動把這些立體應用變成現實的物質形態。也就是說實物都是由人們通過體力勞動把大腦的形態創造出來的，這也是最原始的存在，不存在夸張或形容。

（3）實物檔案的可考察性

察性。由于歷史條件的束縛和人們主觀認識能力局限，當下一些無法解決的事情封鎖在實物檔案里。隨著時代的進步，人們再對實物檔案深入解析。用人們新的思想鑒證實物的歷史發展，對實物檔案進行更深入的認識，更加完善主體設計的思想。就好象考古的研究方法，通過對古文物的研究提高人們的認識，發掘出新成果，創造新理論。

（4）實物檔案的奇物珍貴性

正是因為實物檔案的原始性和時效性也使其越來越珍貴，它的作用也越來越大。這種實物在現實中是非常珍貴的。許多實物檔案即時或將來必定是珍藏品、絕版品，是任何文字和圖片都代替不了的。

二、實物檔案數字化的優勢

（一）提高工作效率

在查詢以及利用過程中，僅憑一個實物檔案的名字很難精準的判斷該實物的外形或特征，這就需要管理人員去庫房實際查看原件，尤其是一些展覽的調查，還需周而復始的進出庫房開盒裝盒進行一次次的調查，不僅要耗費大量的時間和精力，同時也為實物檔案的磨損帶來了不必要的損失。而實物檔案的數字化正好彌補了這一缺陷，進而實現實物檔案的保管與利用。

（二）延長使用價值

基于實物檔案具有形狀、大小不一等的特性，使其的利用率大大減小，但是如果以圖像或照片的形勢來表現實物，建立實物的檔案手冊，在利用者需要的時候為其提供圖像版本，不僅方便而且快捷，這

樣既相對的延長了實物檔案的壽命，同時也便于利用者的閱讀，也提高了檔案的利用價值。

（三）促進資源共享

實物檔案數字化后，可將其相關信息通過網絡進行傳送，并制定出檢索的目錄，通過多種渠道將實物呈現出來，便于利用者快速的找到自己想要的資料。同時，將這些實物檔案設臵成檔案電子數據頁面，以期實現檔案資源有效共享。

三、實物檔案的數字化

所謂實物檔案的數字化，就是運用圖形、圖像處理技術通過計算機，將采集到的所有關于實物檔案本身的所有信息，存儲在數據庫中或服務器其中，以期實現實物檔案管理和利用的可操控

（一）實物重現

實物檔案的數字化主要以掃描和拍攝為主。掃描只是適合那些常用的標準的紙質的實物檔案。但相對龐大的實物檔案不建議使用，而建議采用數碼平臺掃描，或者用小幅面掃描儀掃描后再進行處理。拍攝適用于非紙質載體的實物檔案，如一些獎牌、錦旗、獎杯等，需要高清拍攝，拍攝精度原則上應高于300萬像素。

（二）實物檔案數字化操作過程（1）圖像處理

將掃描過的圖像中出現的類似于黑邊、不清晰等雜志進行去污處理，盡量確保實物的真實性，以及對拍攝實物的方向，進行旋轉還原，使之符合正常的視線閱讀。此外，對于大型的實物拍攝，要進行拼接

處理，同時為了節省存儲的空間，一般將其進行縮小，并確保圖像無多余的邊角，維持數字化圖像的整體性。

（2）條目錄入

將整理好的圖像按照有關規定錄入檔案信息，并在檔案管理系統中錄入相關數據，同時需嚴格控制錄入數據的差錯率。錄入信息之前必須先將所需要的信息進行備份，以防出現因停電、系統奔潰、病毒等其他原因造成的不必要的損失。錄入結束后，應將所有錄入信息與錄入前信息仔細核對，無誤后方可保存。

（3）數據掛接

在數據進行掛接前，需要仔細核對實物的圖像與目錄保持一致。如果有條件的話，使用專用的服務器，將所有信息一次性導入相應的服務器。經確認合格后，通過互聯網技術傳輸至相關服務器進行匯總。

（4）信息關聯

以紙質檔案為例，每一份紙質檔案掃描后將產生一個或者多個電子圖像信息，將電子圖像信息儲存到對應的盤區，同時也核對每一份電子圖像信息的名稱與檔案數據庫中的對應編號是否相同，電子圖像信息的數量與檔案目錄數據庫中的對應檔案數量是否一致等，通過單獨的電子圖像信息與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起來一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

（5）數據核驗

以部分抽查的方式核查已經完成的所有數據，一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

（三）數字化的實物檔案管理檢索

一般來說，實物檔案具有載體形態多樣的特點，因此在查詢以及利用過程中，僅憑一個實物檔案的名字很難精準的判斷該實物的外形或特征，這就需要管理人員去庫房實際查看原件，尤其是一些展覽的調查，還需周而復始的進出庫房開盒裝盒進行一次次的調查，不僅要耗費大量的時間和精力，同時也為實物檔案的磨損帶來了不必要的損失。而實物檔案的數字化正好彌補了這一缺陷，進而實現實物檔案的保管與利用。

數字化的實物檔案可以通過計算進行高速的信息檢索。一般檢索分為全文檢索、智能檢索、高級檢索。

全文檢索，因為要提供諸如題目、作者、時間、主題詞、分類號等許多檢索條件，且需同時滿足，因此查閱不是很便捷。

智能檢索，只需要用書輸入相關的關鍵詞或者關鍵時間段即可搜索出大量的相關信息，這種方式便于使用，但因為檢索出大量不需要的信息，需要使用人費時進行甄別。

高級檢索，需要選擇要檢索的著錄項、選擇邏輯運算符、輸入要查詢的內容等，通過組合定義多項條件。這個使用有一定難度，需要一定的專業培訓。

（四）實物檔案數字化實施標準

首先，要確定實物檔案的掃描分辨率，原則上是應高于300萬像素，掃描色彩模式需采用彩色掃描，維持圖像的真實度。其次，要確保掃描以后的圖像的排列順序與實物檔案原件保持一致，不能出現漏掃、錯掃以及重掃的現象發生。

四、實物檔案數字化發展遠景

（一）數字檔案館實物檔案管理的可視化

物聯網的出現很好的解決了實物檔案的可視化，其被稱為繼計算機、互聯網之后世界信息產業發展的第三次浪潮，推動了世界信息的進一步發展。將現有的數字檔案存儲在計算機或相關服務器內，通過互聯網技術和相關的網絡通信協議，將實物檔案進行保管、定位、跟蹤、可提高管理效率，大大節約成本，提升檔案的利用率。

（二）數字檔案館實物檔案的可視化利用（1）與信息化的管理手段相結合

檔案館可以把實物檔案數字化成果、實物圖片收入到辦公自動化系統中，方便瀏覽和在線搜索。例如，天津檔案局在其主板的天津檔案網上近期推出的建國初期的公糧票資料照片中照片網上展，將各個種類的糧票通過照片展示在網頁上，同時，通過照片鏈接進行分類解釋說明。

（2）推動實物檔案的網上利用

把實物檔案通過3DMAX、JAVA、FLASH等技術制作出的三維立體影像，電腦在網絡上展示，這樣不但可以使人們更加直觀的接觸到大量實物檔案，而且成本低、交互度高，提高實物檔案的利用。比如，天津檔案局主辦的天津網檔網首頁上就設網上展廳、照片展示、檔案查閱等多個項目來展示館藏的音像檔案，進入到視頻觀看區后，視頻上方顯示該檔案的檔號、資料號以及詳細介紹。并將青島這個城市的回顧歷程與展望通過連載視頻的方式呈現，這樣不僅讓人們在短時間內對青島這座城市有了深刻的認識，還擴大了可利用的空間。

21世紀是一個信息化占主導地位的時代，這就意味著數字化將成為各項工作的必然趨勢，當然也包括檔案的數字化的發展，我們可以想象數字檔案在檔案比例中會占有越來越大的比重，因此還需要檔案工作者不斷加強自身的建設，逐漸提升計算機的操作水平，讓檔案資源充分發揮出前所未有的功效。

參考文獻

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第二篇：實物檔案講稿

實物檔案整理

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載社會各項實踐活動，并生動地反映出社會發展歷史。

實物檔案的歸檔范圍主要包括以下幾類：

1.本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等

2.公務活動中獲贈的紀念品等； 3.上級領導知名人士的題詞字畫等；

4.本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）

5.其它有保存價值的實物。比如權證類的法人、產權、土地、房產等

一、定義 1.歸檔實物

立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。

2.歸檔實物整理

將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。

3.件

歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。

二、收集 1.收集范圍

①本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等。

②本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物，包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。

③本單位在國內外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、工藝品、牌匾、禮品等。

④本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。

⑤本單位在生產、科研活動中形成的具有保存價值的產品樣品、標本。

⑥其它有重要保存利用價值的實物。

2、收集要求

①歸檔實物應在形成或獲得實物一個月內向本單位檔案部門移交，一般不應跨。

②收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或 個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。（就是單位移交到檔案室的要有文字說明，標明收到實物的事由，實物發放者、數量、領取時間、地點、人員等情況說明）

③歸檔的實物應保持整潔、無破損。

④歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理（這里的照片管理就像鐘立），兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。(在參見號處注明)⑤本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應拍照歸檔。（注明贈送對象，時間等信息）

⑥歸檔實物的移交和征集應符合有關規定和要求。

三、整理原則

實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。（保持實物檔案的有機聯系就是保持實物檔案形成的規律，比如獎狀，他的整理按照實物檔案形成的規律依次進行排序形成一套獎狀檔案。）

四、整理要求

1、歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。

2、每件歸檔實物均應轉拍照片形成照片檔案進行相應歸檔。

五、整理方法 1.鑒定

①根據本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。

②對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定。③歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

2.分類 ①按分類

將歸檔實物按形成或獲得分類。采用公元紀年標識，如“ 2006 ”。

②按類別分類

將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。

榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；

紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。（對于印章檔案不多的單位，可將印章按收到的先后順序編上號，編號用紙貼在印把上，將印模上刻制的名稱、編號、印章生效時間、作廢時間等信息輸入計算機，方便日后查找，印章應裝在特制的大小格組成的盒或抽屜內保存。）3 排列

根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式① ：全宗號一實物一件號。格式② ：全宗號一實物一一件號。格式③ ：全宗號一實物一類別一一件號。實物檔案較少的單位（每年少于30 件）可選擇格式①或② ；實物檔案較多的單位可選擇格式③。編號

根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、類別、、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、類別、、件號、參見號。（編號應用膠紙貼在物品右上角或背面即可，存放實物的柜架應編上號，將每件實物對應的編號輸入計算機中該實物檔案的錄入信息，方便提供利用查找。）①全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000 ”代替。

②實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。③類別：榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類 ④：采用公元紀年標識，如“2006 ”。

⑤件號：歸檔實物的排列順序號。在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1 ” 開始標注。

⑥參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。

著錄

每件實物都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、、類別、參見號、備注。

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①件號：歸檔實物的排列順序號。在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。

②題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。

③材質：實物的制成材料。

④型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸，單位用mm。

⑤：采用公元紀年標識，如“2006 ”。⑥類別：榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類 ⑦參見號：指與本件實物有密切聯系的其它載體檔案的主要檔號。

⑧備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。⑨實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4 型（長x 寬＝297mm X 210mm）。

⑩目錄封面

實物檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設置全 宗名稱、類別、、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。上架

實物檔案應按分類方案排列順序上架。

六、保管

1.實物檔案一般應專柜保管，對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，如移出檔案室必須要履行簽字手續。

2.對實物檔案應定期清點，做到帳物一致，發現問題及時查對清楚。

3.實物檔案應保持整潔，定期除塵，避免褪色，確保實 物檔案完好無損。

4.存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜，要投放防蟲劑； 5.獎狀可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。

七、利用

1利用實物檔案必須嚴格履行登記手續。

2利用重要實物檔案原則上只能使用實物照片，如確需使用實物檔案原件，須寫明利用目的，經本單位分管領導批準方能利用。

3歸還實物檔案時，檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢查，核查無誤后方可簽字注銷。如發現損壞，應立即追究責任。

第三篇：聲像和實物檔案管理辦法

聲像檔案、照片檔案、實物檔案管理辦法

根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務規范》、《磁性載體檔案管理與

保護范圍》、《照片檔案管理規范》等文件的有關規定，制定本管理辦法。本管理辦法是對xx的補充。此辦法僅適用于廳機關各處室。

一、聲像檔案(磁性載體檔案)

(一)記錄和反映我廳及所屬部門主要職能活動，并在活動中直接形成的，有保存價值的，以錄音、錄像(軟磁盤)等磁性材料為載體，以聲音、影像為主要反映方式的歷史記錄。聲像檔案是對文書檔案的補充，是我廳檔案資源的重要組成部分。

(二)歸檔范圍

1．黨和國家領導人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協主要負責人在本廳或廣電系統內視察、檢查工作時形成的聲像材料。

2．以本廳名義召開的各種重要工作會議、表彰大會等形成的聲像材料。

3．反映各處室主要職能活動的聲像材料。

4．本廳重要的外事接待工作中形成的聲像材料。

5．以本廳名義舉辦的干部培訓和業務培訓形成的聲像材料。

6．反映本廳廳容和廳貌的有保存價值的聲像材料。

7．其它有保存價值的聲像材料。

(三)不歸檔范圍

1．為豐富職工文化生活而購置的與本廳工作無參考利用價值的錄音、錄像。

2．本廳攝制或購置的與本廳工作無長期參考利用價值的聲像材料。

3．單位互贈的無參考利用價值的聲像材料。

(四)歸檔要求

1．由形成單位負責，對需要歸檔的聲像材料進行整理、編輯，及時向廳檔案科移交。

2．一組具有有機聯系的，反映同一工作或事件的聲像材料應為一個保管單位。

3．歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關設置上演示或檢測運轉正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。

4．歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質量，應分別符合國家有關規定，禁止使用劣質磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶為載體。

5．歸檔的磁聲載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明。

(1)磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內容，運行的軟、硬件環境、版本號、文

件的完整性和準確性等。

(2)錄像帶需簡要說明該片的內容、制式、語別、密級、規格和放映時間。

(3)錄音帶需要簡要說明講話內容，講話人姓名、職務、錄制日期、密級等。

(五)歸檔方法

1．按——問題法分類項。

2．歸檔材料按保存價值分為永久、長期。按單一問題逐年排列，分別制成一個或幾個保管單位(一個保管單位指一本錄像帶或一盒錄像帶)。

(六)歸檔時間聲像檔案的歸檔一般情況是隨當年形成的文書檔案一起于次年6月份以前移交廳檔案科保存，特殊情況或單項工作結束可隨時移交廳檔案科保存。

(七)管理與保護

1．為了確保聲像檔案的完整和齊全，任何部門或個人不得私自保存，銷毀和帶走應歸檔的聲像材料。

2．遵循集中統一、確保安全、便于利用的原則，廳機關各處室形成的聲像檔案由廳檔案科集中統一管理。

3．歸檔的磁帶(軟磁盤)必須貼上標簽。標明編號、檔號、密級、保管期限、攝制日期等。在貯存聲像檔案的同時，應保存有關聲像檔案的文字材料。

4．保存聲像檔案庫房要求：溫濕度的變化范圍應在溫度15—27℃、相對濕度變化不得超過40—60%范圍內選定一組值，一旦確定，在24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%，最佳環境溫度是18℃、相對濕度是40%。

5．做好庫房聲像檔案的防磁、防水、防塵、防火、防紫外線工作。

6．放置要求、磁帶(軟磁盤)應放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，嚴禁疊放擠壓。并根據載體不同使用不同的裝具分別排列保存。

7．為保證聲像檔案、資料的質量，貯存的錄音帶、錄像帶，每隔一年應重新纏繞一次如發現磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現象應及時進行技術處理。

(八)利用

1．聲像檔案嚴格執行借閱審批手續，一般情況下不得外借，只能在檔案室中查閱。

2．借閱和歸還聲像檔案時，按規定進行質量檢查、驗收。

二、照片檔案

(一)照片檔案是本廳及所屬部門在主要職能活動中直接形成的，有保存價值的，以感觀材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄、它具有紀錄性、形象性、科學技術性、廣泛交流性及客觀實在性。是文書檔案無法代替的檔案材料，是我廳檔案資源重要的補充。

(二)歸檔范圍

1．黨和國家領導人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協主要負責人參與本廳及 本系統有關的重大公務活動、視察、考察本廳工作形成的照片檔案。

2．反映本廳主要職能活動和工作成果的照片檔案。

3．本廳組織或參加的重要外事活動的照片檔案。

4．本廳召開的各種重要會議的照片檔案。

5．反映本廳重大事件、重要人物的照片檔案。

6．本廳及各處室組織的各種活動及獲獎作品的照片檔案。

7．反映本廳廳容和廳貌的照片檔案。

8．廳領導和各處室深入基層檢查、指導工作的重要照片檔案。

9．與其他載體有密切聯系的照片檔案。

10．其他有保存價值的照片。

(三)歸檔時間

1．照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說明，及時向廳檔案科歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。

2．廳檔案科應隨時收集、征集零散的有保存價值的歷史照片。

(四)收集、歸檔要求

1．對反映同一畫面的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。

2．底片、照片、說明齊全；底片與照片影像相符；無底片的照片應翻拍底片。

(五)歸檔的方法

1．按照片反映的——問題立項分類。

2．照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝制者六個要素。

2．1 通過六個要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字簡潔、語言通順，一般不超過200字、一般應以照片的自然張為單元編寫說明，一組(若干張)聯系密切的照片應加總說明。凡是加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。

2．3 照片檔案的日期采用八位數表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日寫作19960209。

(六)整理與管理

1．根據照片的分類情況，將照片、底片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。

2．根據照片的規格畫面和說明的字數確定照片的固定位置。

3．抄寫卷內目錄。以照片的自然張或有總說明的若干張為單元填寫卷內目錄。

3．1 照片號：案卷內照片的順序號。

3．2 照片題名：應簡明規范，準確地反映照片的基本內容。

3．3 參考號：與本張(組)照片有密切聯系的其他檔案的檔號。

3．4 大張照片、反轉片應與其他照片一同組卷，單獨存放，并在卷內目錄的備考表內注明“大張”、“反轉片”。

4．檔號要求規范、準確、清晰、不得出現重編、漏編及空號現象。整理完畢的照片檔案按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃、相對濕度：35%—45%。保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對濕度40%—60%，庫房晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。

6．照片入庫前要進行檢查，對受污染的照片、底片要進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。

三、實物檔案

(一)實物檔案指本廳在行使主要職能活動時，有參考利用價值的實在物品，如獎狀、獎牌、錦旗、題詞等。

(二)歸檔范圍

1．上級主管部門頒發給本廳的反映本廳主要職能活動的獎狀、獎品(或獎狀、獎品照片)。

2．黨和國家領導人、廣電總局、省委、省政府、省人大、省政協主要負責人給本廳的題詞、題字。

3．重大活動中，有影響的人士或集團捐贈的題詞、題字、畫及其他不易保留物品的照片。

4．平級單位給本廳獎給的獎狀、獎牌、錦旗或下級單位及個人給本廳贈送的錦旗拍攝成照片交廳檔案科保存。

5．其他有保存價值的實物

(三)不歸檔范圍

凡與上述無關的實物不需歸檔

(四)歸檔要求

1．收到實物的單位和個人，在收到實物的1個月內，應將實物移交廳檔案科保存。或隨其他載體檔案一起歸檔。

2．實物檔案的歸檔工作廳領導的由廳辦公室負責收集、歸檔，各職能處室的由各處室文書處理人員負責。

3．移交廳檔案科的實物必須整潔，完整。并附有文字說明，標明收到實物的事由，實物發放者、數量、領取實物的時間、地點、人員。

(五)實物檔案的管理，利用參見文書檔案管理辦法。

四、聲像檔案、照片檔案、實物檔案的借閱、銷毀按照云南廣播電視廳《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》規定辦理。

第四篇：檔案達標實物陳列篇

1、服務大局篇

緊緊國圍繞市委市政府中心工作，以“五個林業”為中心，以服務“兩區一市”建設為重點，立足實際，放眼全市，不斷深化生態興市戰略，大力實施生態提升工程，服務經濟社會發展。培植精品名牌，提升“鄂州制造”綜合實力；五個及時俱進，領導掛點，服務全市100個重點項目；主動招商引資，促成兩個國家級中心落戶鄂州，開展“生態林業”，服務城鄉一體化建設；建設金剛石工具質量檢測中心，為特色產業發展提供引擎，加強節能監測為心建設，為“兩型”發展改革提供技術支撐。照片

2、廉政建設篇

廉能生威，無欲則剛，全面貫徹落實中央、省、市善于加強廉政建設有的有關精神，終始把黨風廉政建設落實到各個環節，各個崗位，各項工作中，認真推行“十個全覆蓋”，堅持抓班子，為干部職工當好示范；抓制度，形成公平、公正、公開的管理機制；抓教育，構筑牢固的思想道德防線；抓創新，形成服務為先、服務至上的工作理念；抓風險，建立有效防范的預警機制，增強工作效能。照片

3、鄂州市林業局榮譽室結束語

回首往昔，一路艱辛勇開拓；言言今朝，與時俱進譜新篇；展望未來，志存高遠創輝煌，記錄榮譽是為了傳承和發展，勇于進取、甘于拼搏永遠是鄂州林業人新的起跑線。

我們將沿著中國特色社會主義建設方向，在黨和政府的領導

下，與時俱進，全面貫徹落實科學發展觀，以對黨、對人民、對林業事業高度負責的精神，以抓質量、保安全、強質監、促發展為根本方針，全面履行神圣職責，向著更高、更遠的目標邁進，用實際行動樹立林業人“科學、公正、廉潔、高效”的良好形象，努力譜寫林業事業不斷發展的新篇章。

4、黨和國家領導人這檔案工作題詞

檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面是一項崇高的事業。胡錦濤

5、鄂州市林業局榮譽篇前沿

以史為鑒，可以知興衰。

翻開鄂州林業發展史，呈現的是一個艱苦奮斗折創業史記，是一首開拓創新的壯麗詩篇，是一幅團結奮進的宏偉畫卷。發展史上，有全體林業人用青春和熱血描繪的高尚榮譽，有跌宕起伏又百折不撓的可貴精神，有艱難跋涉又昂揚奮進的崇高品質，所有的一切，都升華為兩個字--榮譽。

在榮譽室里，所有的血液在這里流淌，所以有汗水在這里凝結，所有的奮斗在這里列隊，所有的變遷在這里呈現；一幅幅壯麗的圖畫，一句句言簡意賅的文字，記錄著鄂州林業人奮斗的光輝歷程，一個又一個榮譽，一代又一代的典范，一批又一批的先進，讓良好形象在這里得到充分體現，時刻啟迪、教育、激勵著全體林業人不斷奮進、勇力潮頭。

回顧歷史長河，是為為學習回睹前輩風采；重溫昨日榮譽，是為了開創明天的輝煌。在黨和政府的領導下，鄂州林業人必將以扎實的作風、先進的理念、創新的意識、飽滿的熱情，傳承林業光榮傳統，開創新紀元，走向新征程。

6、機構沿革篇

單位成立時間現任領導照片、歷任領導照片

7、領導關懷篇

近年以來，省林業廳、市委市政府對全市林業工作十分重視，有關領導多次來鄂州市林業局調研活動，對鄂州林業工作提出了寶貴意見和建議，同時給予大力支持，在各級領導的關懷和正確領導下，鄂州林業事業不斷發展進步。照片

領導調研照片

8、機關和文化建設篇

不斷加強機關建設，以“六型機關”建設為載體，切實發揮機關在計劃、協調、監督等方面作用，著力規范機構設臵、人員編制、崗位職責和工作流程，完善財務、后勤、會務、綜治等制度辦法，促進機關工作規范化和高效化，著力加強基層督促和指導，認真落實領導頒布基層聯系點制度，嚴格實行基層工作季度和目標考核，推動工作部署在基層的不折不扣落實，著力強化檢查和監督抽查，推進依法行政、廉潔從政。

大力實施質監文化建設，提煉質監文化建設核心理念----以質為道、積量致遠，為質監事業發展提供強大的精神動力和智力支持。全面開展形式多樣、內涵豐富的文化活動，增強凝聚力

和戰斗力。照片

9、隊伍建設篇--照片

10、榮譽陳列篇--獎牌縮放照片

第五篇：數字化檔案共享服務

數字化檔案共享服務工作探析

1、引言：

近年來，隨著計算機和網絡的高速發展，人類社會已經進入數字化信息時代。越來越多的城建檔案館開展了檔案數字化工作，將大量館藏紙質檔案加工成數字化檔案進行保管。那么，對這些數字化檔案的利用便成了數字化項目完成后的重要工作，而數字化檔案共享服務更是城建檔案館完成由傳統服務模式轉型成新型服務模式的關鍵。

2、目前我館的數字化檔案共享模式：

目前我館的數字化檔案共享服務仍然采用傳統的檔案查詢流程來完成。即由申請服務方提供介紹信、身份證原件及申請函，經審核批準后由檔案工作人員將數字化檔案導出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請服務方。相對于傳統的檔案利用模式，這樣的數字化檔案共享服務模式可以一次性完整提供項目檔案資料，而且數字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務模式并不能充分開發數字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對獲取檔案信息的需求。

3、在互聯網上提供數字化檔案共享服務：

要發揮數字化檔案的重要作用，推動數字檔案的社會共享，就必須將數字化檔案共享服務“上網”，這也是我館接下來的數字化檔案共享工作的重心之一。

將數字化檔案共享服務“上網”加強了普及性。根據中國互聯網絡信息中心(CNNIC)發布的第41次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》中顯示，截至2017年12月，我國網民規模達7.72億，互聯網普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數字化檔案共享服務“上網”，可以擴大服務對象范圍，真正讓數字化檔案利用走進千家萬戶，走進人民群眾的生活中。

將數字化檔案共享服務“上網”體現了便捷性。它將傳統的“一對一”服務轉型成“一對多”服務，用戶無需上門、排隊、等待，通過計算機、筆記本電腦甚至手機就能在任何能夠連通網絡的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實時傳輸到設備上保存、利用，體現出了智慧城市人們的數字化生活的便捷性。

將數字化檔案共享服務“上網”更有利于收集反饋、改進服務。在離線的數字化檔案共享服務模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進服務方式、提升服務質量方面難免有所欠缺。而將數字化檔案共享服務“上網”后，可以通過收集網站的數據以及用戶反饋信息等來確定用戶的需求方向，并針對性改進服務、提高用戶滿意度。

4、將數字化檔案共享服務“上網”存在的問題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數字化檔案并非無條件向社會大眾開放查檔，因此如何確保數字化檔案共享服務對象的授權至關重要。

4.2 如何保證數據可靠性。如何確保通過數字化檔案共享服務提供的數字化檔案內容的完整性、準確性是數據安全工作的重心。如果通過數字化檔案共享服務提供的數據可以被篡改、刪減，那么所提供的數字化檔案就不具備數據可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗。如何充分挖掘數字化檔案的服務價值，如何在確保數據安全的前提下通過互聯網發揮數字化檔案共享服務的便捷性，這是數字化檔案共享服務“上網”的主要工作內容，也是社會大眾接觸數字化檔案共享服務最直接的用戶體驗。

5、對存在問題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過人工審批申請。在通過技術手段確保數據安全的同時，仍必須加入人工核驗，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請人必須填寫相關的檔案利用申請信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經由數字化檔案管理人員核實后上傳給相關負責人審批，獲得批準后方可提供數字化檔案服務。申請信息在數據庫中可保存一段時間，避免同一申請人短時間重復審批。

5.2 要確?？煽啃钥梢酝ㄟ^在提供的數字化檔案上加蓋電子簽章，由專業的電子簽章來確保數字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網絡技術的發展而出現的一種安全保障技術，目的就是通過技術手段實現傳統的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數字化檔案內容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗必須在確保數據安全的前提下不斷進行平臺迭代升級。隨著科技發展，網絡信息技術不斷完善，數字化檔案服務平臺也應隨著網絡環境的變化以確保數據安全、提高用戶體驗為目的不停地迭代升級，從而不斷提高平臺安全性和用戶體驗。

6、總結：數字化檔案共享服務是新時代下隨著網絡的高度發展出現的新型服務，其服務模式和服務理念都有別于傳統的檔案利用服務，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務”的服務宗旨，站在網絡化、信息化的服務角度上，抓住傳統檔案利用服務的核心內容，以數據安全為底線，不斷去探索新的檔案數字化共享服務模式。通過加強對數字化檔案的開發利用，為解決城市發展難題、實現城市智慧化管理，進而為人民提高數字化生活質量做出更大的貢獻。