第一篇：怎么做好檔案的收集

怎樣做好檔案的收集工作

編寫(xiě) 吳金林

檔案收集工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，然而，據(jù)我了解，當(dāng)前檔案室的這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作不容樂(lè)觀。有許多單位甚至有些是歷年的檔案工作先進(jìn)單位，都沒(méi)有將本單位應(yīng)歸檔的文件材料完整的收集到檔案室進(jìn)行立卷歸檔，使之處于到處分散狀況，若干年以后這些材料便丟失不見(jiàn)了，要利用無(wú)處可尋，讓各項(xiàng)工作變得被動(dòng)。關(guān)于當(dāng)前檔案室檔案收集工作難的問(wèn)題，我認(rèn)為主要表現(xiàn)為：文書(shū)檔案收集易，專門檔案收集難；紙質(zhì)載體檔案（文件）收集易，特種載體（聲像、照片、光盤、磁盤等）檔案收集難；正式文件收集易，“白頭”（領(lǐng)導(dǎo)講話、合同等）文件收集難；單位保管的檔案（文件）收集易，個(gè)人保管的檔案（文件）收集難；大單位的檔案（文件）收集易，小單位的檔案（文件）收集難。收集難，難收集，是當(dāng)前檔案工作中經(jīng)常遇到的難題。為什么收集難？對(duì)檔案室檔案收集難的原因我認(rèn)為原因之一在于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠和業(yè)務(wù)部門不愿意移交。但我們不能籠統(tǒng)地說(shuō)有些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案，而是沒(méi)有站在檔案為全社會(huì)服務(wù)的角度去認(rèn)識(shí)檔案，好多檔案，單位檔案人員收集不上來(lái)，都是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)太重視檔案的作用了，為了自己用著方便，或者怕交給檔案人員保存不放心而自己收藏。為自己方便，對(duì)檔案員不放心，把檔案（文件）居為己有的領(lǐng)導(dǎo)，不僅不是重視檔案的作用，而是一種帶頭違反規(guī)章的行為，這種領(lǐng)導(dǎo)只能說(shuō)是不會(huì)工作的領(lǐng)導(dǎo)、是沒(méi)有大氣的領(lǐng)導(dǎo)、是沒(méi)有遠(yuǎn)見(jiàn)素質(zhì)不高的領(lǐng)導(dǎo)，一身小家子氣的領(lǐng)導(dǎo)。在這樣的領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下的單位內(nèi)部其他部門，也就同樣效法領(lǐng)導(dǎo)，而把他們認(rèn)為重要的檔案自己保存而不交給檔案室，認(rèn)為一旦移交，查閱利用不如自己保管方便；原因之二在于檔案人員素質(zhì)的問(wèn)題，移交什么、收集什么心中無(wú)數(shù)，有些單位的檔案人員，或者換的太快不熟悉業(yè)務(wù)，或者不知道收集什么，或者不負(fù)責(zé)任收集不來(lái)就不收集等；原因之三在于對(duì)于收集工作缺乏有效的制度監(jiān)管與懲罰措施；原因之四在于收集的方式、方法落后與呆板。收集什么，是我們做好收集工作首先必須解決的問(wèn)題。在一個(gè)單位而言，我們應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定出切實(shí)可行的文件材料歸檔與不歸檔范圍。如何保證收集齊全，我們必須建立相應(yīng)的制度來(lái)保障。譬如：建立收、發(fā)文登記制度。只有認(rèn)真地進(jìn)行收、發(fā)文登記，我們才能真正了解一個(gè)單位一年形成了多少材料，才能準(zhǔn)確把握文件的位置與流向，避免文件在下落不明時(shí)，部門之間、人員之間互相扯皮現(xiàn)象發(fā)生。

那么，到底該如何才能做好檔案的收集工作呢？下面我就跟大家一起來(lái)學(xué)習(xí)、探討一下。

檔案是人類社會(huì)的原始記錄。它不僅在人們的現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的憑證與參考作用，而且對(duì)于維護(hù)人類社會(huì)的歷史真實(shí)面貌具有重要意義。同時(shí)檔案是開(kāi)展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要條件。有了檔案，檔案室的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用才具備物質(zhì)對(duì)象；離開(kāi)檔案，檔案工作就是“無(wú)米之炊”，而且收集工作的質(zhì)量，直接影響著其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展，決定著其他業(yè)務(wù)工作的優(yōu)劣。弱國(guó)收集的檔案不完全，那么整理工作中就難以保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；在鑒定工作中就難以正確判斷檔案的保存價(jià)值，正確劃分保管期限，在利用工作中就難以滿足社會(huì)各方面利用檔案的需求。因而，檔案的收集工作在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié).檔案的收集是指接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，具體而言，是指按照黨和國(guó)家的規(guī)定通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散保存在各個(gè)機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和散存在其他部門的檔案，有組織，有計(jì)劃地分別集中到綜合檔案室的活動(dòng)。一般而言，機(jī)關(guān)檔案室的收集，主要抓好立卷歸檔和搞好平時(shí)收集兩個(gè)方面的工作。

一、抓好立卷歸檔

立卷歸檔是文書(shū)處理工作的終點(diǎn)，也是檔案工作的起點(diǎn)。在正常情況下，機(jī)關(guān)檔案室的收集工作是通過(guò)一定的歸檔制度來(lái)完成的。歸檔是指各機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門及文件工作者，將社會(huì)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。在我國(guó)，“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，稱歸檔制度。比如，1987年9月5日頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”建立和健全歸檔制度，是機(jī)關(guān)檔案室做好收集工作的關(guān)鍵，歸檔制度應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案部門和文書(shū)、業(yè)務(wù)部門共同研究制定，共同維護(hù)和執(zhí)行。各單位要建立和健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容，確保每項(xiàng)活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求。

(一)歸檔范圍。

歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個(gè)方面：一是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；二是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； 三是本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；四是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍也包括四個(gè)方面：一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需要本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；在我們邵東，上級(jí)機(jī)關(guān)尤其是業(yè)務(wù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲，非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，一般單位都組了卷，有的甚至做長(zhǎng)期保管，這種做法是非常錯(cuò)誤的，各個(gè)單位通過(guò)這次學(xué)習(xí)后，要糾正過(guò)來(lái)。例如：一份人民銀行市中心支行關(guān)于新邵縣人民銀行行長(zhǎng)職務(wù)任免的通知，對(duì)于邵東縣人行進(jìn)行文件歸檔時(shí)，就應(yīng)將這份文件剔除出去，因?yàn)樗粚儆跉w檔范圍，單位要留下，也只能作資料保存。例如一份縣建委關(guān)于房產(chǎn)局某同志的處分材料，作為同樣屬縣建委管轄的自來(lái)水公司，在進(jìn)行當(dāng)年文件歸檔時(shí)，也應(yīng)將此份文件剔除出去或作資料保存。例如一份縣委關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大換屆選舉的任免批復(fù)文件，作為縣檔案局、縣建委等無(wú)關(guān)單位，進(jìn)行文件歸檔時(shí)，就應(yīng)該將此份文件列入不歸檔范圍，剔除出去或作資料保存。例如一份縣委辦關(guān)于成立計(jì)劃生育領(lǐng)導(dǎo)小組或者召開(kāi)經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議通知或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)管理辦法的文件，對(duì)于房產(chǎn)局來(lái)說(shuō)，就不必歸檔； 二是本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件（同一內(nèi)容的文件，有時(shí)會(huì)有幾份甚至多份，收集歸檔時(shí)，只留一份，但揀選時(shí)要注意保留上面鼬領(lǐng)導(dǎo)批示或有其他承辦標(biāo)記或說(shuō)明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件），無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； 三是同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料，例如一份縣綜治辦關(guān)于見(jiàn)義勇為的情況通報(bào)或者縣檔案局召開(kāi)的檔案工作會(huì)議材料，對(duì)于房產(chǎn)局來(lái)說(shuō)，就不必歸檔；四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

需要注意把握的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見(jiàn)和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。機(jī)關(guān)文件的最后定稿，即使沒(méi)有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見(jiàn)，原則上亦應(yīng)納入機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。

歸檔和不歸檔范圍主要依據(jù)2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。各門類檔案具體歸檔范圍如下：

1、文書(shū)檔案類

文書(shū)材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。

（1）本單位形成的文件材料歸檔范圍有：一是會(huì)議文件材料。指本單位黨、政、工、團(tuán)召開(kāi)的代表會(huì)（大會(huì)與會(huì)議）、工作會(huì)，黨組（黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、工作會(huì)，專業(yè)會(huì)議及外出參加針對(duì)本單位主管業(yè)務(wù)的會(huì)議文件材料；二是正式文件。指本單位制發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、合發(fā)、本單位上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示等）正式文件的簽發(fā)稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；三是較重要的材料。指本單位形成的“白頭文件”，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)報(bào)表、交接手續(xù)、機(jī)構(gòu)、人事（含人事日常工作及死亡干部檔案）、合同、協(xié)議、科學(xué)研究、刊物、出版物、外事活動(dòng)中形成的材料；重要的人民來(lái)信來(lái)訪、領(lǐng)導(dǎo)的批示、領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料；反映本單位（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒、重要活動(dòng)的剪報(bào)、榮譽(yù)證書(shū)、聲像材料、實(shí)物等。

（2）上級(jí)單位的文件材料的歸檔范圍包括：一是需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料，本單位主要業(yè)務(wù)的文件及非本單位主管業(yè)務(wù)的法規(guī)性文件；領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表等視察、檢查本單位的文件材料（含聲像材料）；二是代上級(jí)單位草擬并被采用的文件的最后草稿和印本（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載的文件材料）；

（3）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料的歸檔范圍有：一是雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；二是對(duì)本單位檢查的重要文件；三是重要的來(lái)往文件。

（4）下級(jí)單位的文件材料的歸檔范圍有：一是下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、報(bào)表、預(yù)決算及法規(guī)性備案文件；二是直屬單位報(bào)送的重要科技管理性文件材料。

2、各單位業(yè)務(wù)檔案

主要包括反映本單位在從事業(yè)務(wù)工作等活動(dòng)中形成的專門文件材料。比如審計(jì)局的審計(jì)檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會(huì)救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計(jì)劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、疾控這些的計(jì)劃免疫檔案、防疫檔案，縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經(jīng)管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權(quán)發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各學(xué)校的學(xué)生檔案、教學(xué)檔案，縣房產(chǎn)局的房地產(chǎn)買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國(guó)土資源局的農(nóng)村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產(chǎn)、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個(gè)體工商戶登記檔案消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)檔案、法規(guī)檔案，縣物價(jià)局的物價(jià)管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案，縣殘聯(lián)的殘疾人檔案，縣勞動(dòng)就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險(xiǎn)發(fā)放檔案、技能培訓(xùn)檔案、保險(xiǎn)補(bǔ)貼檔案、下崗職工個(gè)人檔案，縣工傷保險(xiǎn)站的參保單位檔案、工傷認(rèn)定、鑒定檔案，縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局的勞動(dòng)仲裁檔案，縣財(cái)政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的農(nóng)民補(bǔ)貼檔案等。這些業(yè)務(wù)檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。

3、科技檔案

科技檔案是指企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。

現(xiàn)有科技檔案主要有以下幾種：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案，基本建設(shè)檔案，設(shè)備儀器檔案，科學(xué)技術(shù)研究檔案，以及專門技術(shù)檔案。（1）工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案

工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案，它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)、制造活動(dòng)中形成的科技檔案。特點(diǎn)之一是以型號(hào)成套。一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案，是具有有機(jī)聯(lián)系的整體。構(gòu)成這個(gè)整體的基本文件一般包括：技術(shù)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)和研制文件、工作圖（底圖和藍(lán)圖）、工藝文件、檢驗(yàn)文件、定型和總結(jié)文件等。但具體的內(nèi)容構(gòu)成，卻因情況的不同而有較大差異，應(yīng)具體分析才能正確地把握。這類檔案，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位都沒(méi)有，大家了解一下。

（2）農(nóng)業(yè)科技檔案

農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案種類繁多，綜合性較強(qiáng)。包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃?rùn)n案等。

(3)基本建設(shè)檔案

基本建設(shè)檔案是指各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程所形成的科技檔案。具體到一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料。其特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套，是有機(jī)聯(lián)系的整體。基本建設(shè)檔案內(nèi)容一般包括：可行性研究、任務(wù)書(shū)，設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，設(shè)計(jì)文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)，工藝、裝備，涉外文件，財(cái)務(wù)、器材管理，有關(guān)科研項(xiàng)目，以及其他資料等。對(duì)一般單位來(lái)說(shuō)指單位辦公樓、住宅樓、食堂、道路硬化等建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、規(guī)劃到建成使用的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃；測(cè)量、設(shè)計(jì)、施工、竣工、審計(jì)、使用等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

(4)設(shè)備儀器檔案

設(shè)備儀器檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是以型號(hào)成套，同一型號(hào)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。實(shí)際工作中，主要指本單位各種車輛、一般性辦公設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、保修單等，有關(guān)儀器、模型的說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證書(shū)、操作規(guī)程、安裝調(diào)試報(bào)告、維修記錄等。一般單位，特別是企業(yè)的設(shè)備儀器檔案，主要有以下幾種：外購(gòu)設(shè)備檔案、自制設(shè)備檔案、與基建工程連在一起的設(shè)備檔案。

(5)科學(xué)技術(shù)研究檔案

科學(xué)技術(shù)研究檔案，是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文字材料。它的基本特點(diǎn)，是以課題成套，一個(gè)科研課題的檔案材料，是具有有機(jī)聯(lián)系的整體。科學(xué)技術(shù)研究檔案的內(nèi)容一般包括：

一是研究準(zhǔn)備工作文件。主要有：課題論證和文獻(xiàn)綜述，基金申報(bào)文件和任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)，研究計(jì)劃和設(shè)計(jì)方案等。二是研究試驗(yàn)文件。包括：試驗(yàn)大綱和各種原始記錄，計(jì)算、分析和設(shè)計(jì)文件，計(jì)算機(jī)軟件和課題階段總結(jié)等。三是成果和總結(jié)鑒定文件。這類文件主要包括：研究報(bào)告或論文、專著，課題工作總結(jié)和經(jīng)費(fèi)決算，成果驗(yàn)收、鑒定和評(píng)審文件等。四是成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)文件。包括：成果申報(bào)文件，成果獎(jiǎng)勵(lì)文件，專利文件等。五是成果推廣應(yīng)用文件。包括：推廣應(yīng)用方案技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，工作總結(jié)，同行評(píng)價(jià)和用戶反饋意見(jiàn)等。六是其他有關(guān)文件。

(6)專門技術(shù)檔案

所謂專門技術(shù)檔案，是指在某些專門技術(shù)活動(dòng)中形成的科技檔案，主要包括：地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、環(huán)境保護(hù)檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案。

地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動(dòng)中形成的科技檔案。地質(zhì)檔案一般可劃分為：區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案，固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案，石油地質(zhì)檔案，海洋地質(zhì)檔案，物探和化探檔案，水文地質(zhì)和工程地質(zhì)檔案。

測(cè)繪檔案是大地測(cè)量和地圖繪制活動(dòng)中形成的科技檔案。是測(cè)繪活動(dòng)過(guò)程和測(cè)繪成果的直接記錄。按照使用性質(zhì)的不同，測(cè)繪檔案一般分為基本測(cè)繪檔案，專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)參考檔案。

環(huán)境保護(hù)檔案是環(huán)境管理和環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)的直接記錄，包括環(huán)境管理檔案和環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案兩個(gè)基本部分環(huán)境管理檔案主要有環(huán)境保護(hù)法規(guī)性文件和環(huán)境保護(hù)規(guī)劃文件；環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案，主要有環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)劃、月報(bào)、年報(bào)、年鑒及環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書(shū)，環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)方案及審定意見(jiàn)，環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄和技術(shù)總結(jié)，工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、生產(chǎn)等污染調(diào)查和評(píng)價(jià)文件等。

氣象檔案是在氣象觀（探）測(cè)、氣象預(yù)報(bào)和氣象業(yè)務(wù)技術(shù)管理活動(dòng)中形成的科技檔案。包括：包括氣象記錄檔案，氣象業(yè)務(wù)技術(shù)和服務(wù)檔案，氣象業(yè)務(wù)技術(shù)管理檔案。

天文檔案是在天文觀測(cè)、研究活動(dòng)中形成的科技檔案。主要包括3種成分，一是在天文觀測(cè)活動(dòng)中形成的各種原始記錄、圖表和照片；二是根據(jù)原始記錄，經(jīng)過(guò)綜合、分析整理的各種定期報(bào)表和圖件；三是觀測(cè)規(guī)范和儀器設(shè)備的常數(shù)記載文件。

水文檔案是在水文觀測(cè)（測(cè)驗(yàn)）和水情預(yù)報(bào)等水文工作活動(dòng)中形成的科技檔案。其主要內(nèi)容有：站網(wǎng)規(guī)劃和測(cè)站文件（如站網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)站和測(cè)站的考證文件、水文測(cè)站的任務(wù)書(shū)和鑒定書(shū)、各種分析成果等），水文測(cè)驗(yàn)文件（如測(cè)驗(yàn)記錄和報(bào)表，水文查勘調(diào)查記錄、照片、圖表，各項(xiàng)水文特征值統(tǒng)計(jì)文件、曲線圖和分析成果等），水情預(yù)報(bào)文件（如各種水文預(yù)報(bào)方案、應(yīng)用計(jì)算機(jī)編制的各種水文預(yù)報(bào)程序、水情簡(jiǎn)報(bào)和水情總結(jié)，年度抗旱總結(jié)，水文規(guī)律分析成果等）。

地震檔案是在地震監(jiān)測(cè)、地震分析研究和地震預(yù)報(bào)活動(dòng)中形成的科技檔案。主要有地震監(jiān)測(cè)檔案和地震分析預(yù)報(bào)檔案。

4、會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表等）和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

5、聲像檔案

隨著社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人類不僅可以將自然現(xiàn)象和歷史事件，通過(guò)文字表達(dá)，而且可以通過(guò)各種聲像記錄手段，客觀地、形象地反映政治、經(jīng)濟(jì)、外交、文化、教育、科學(xué)研究、軍事、藝術(shù)、新聞等各個(gè)領(lǐng)域的活動(dòng)，產(chǎn)生了與紙質(zhì)的文字檔案并行、載體形式特殊的聲像檔案。這些聲像檔案已成為國(guó)家檔案的重要組成部分。

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、外交、文化、教育、科學(xué)研究等各種活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽(tīng)檔案。

聲像檔案種類比較多，但在一般機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，常見(jiàn)的主要有錄音、錄像、照片檔案。

聲像檔案形意結(jié)合，形象逼真，以畫(huà)面的可視形象，生動(dòng)地展現(xiàn)在讀者面前，而且配有音樂(lè)、語(yǔ)言，便于利用者理解和接受。聲像檔案具有強(qiáng)烈的時(shí)間感和空間感，依賴先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和快速的傳送手段，把一瞬即逝的“容貌”記錄下來(lái)并予以再現(xiàn)，可以將人們引向?qū)v史的深切懷念或者使人們對(duì)歷史有更深刻的認(rèn)識(shí)。但聲像檔案易復(fù)制、好轉(zhuǎn)移，原件與復(fù)制件難區(qū)分，因此，在收集和保管的時(shí)候要注意區(qū)分和辨別。

6、電子檔案。

各單位在工作活動(dòng)中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件及各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件(包括相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件)均應(yīng)歸檔保存。范圍可參照國(guó)家、省、市有關(guān)紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：

（1）字處理文件：指用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（2）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（3）圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（4）影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。

（5）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

（6）多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（7）數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（8）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。

（9）計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。（10）數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

收集時(shí)要注意：一是歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。

二是在“無(wú)紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。

各單位應(yīng)依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）》，以及紙質(zhì)文件的歸檔范圍，結(jié)合實(shí)際情況，積極配合檔案館做好電子文件的收集歸檔工作。

7、實(shí)物檔案

歸檔實(shí)物是立檔單位在其職能活動(dòng)中直接形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的歷史記錄。收集范圍包括 本單位獲得的具有保存價(jià)值的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、匾等。本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。

本單位在國(guó)內(nèi)外活動(dòng)中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、題詞、字畫(huà)、票證、禮品、工藝品、牌匾等。本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。

收集時(shí)要注意：一是歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個(gè)人不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。二是 收集的實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的，移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。

三是歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無(wú)破損。四是 歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。五是本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)拍照歸檔。六是 歸檔實(shí)物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。

收集時(shí)間：對(duì)具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物，單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。確定歸檔和不歸檔范圍時(shí)，以后幾點(diǎn)要注意：

（1）把握歸檔的重點(diǎn)：應(yīng)該以反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件為主。

（2）凡屬本單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。凡屬本單位不歸檔的文件材料，各股室要妥善保管，及時(shí)清理，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

（3）本單位對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、軟件說(shuō)明書(shū)等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。本單位應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（4）轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：一是認(rèn)為紅頭文件應(yīng)歸檔，白頭文件可不歸（比如有些單位本級(jí)發(fā)文收集很齊，可工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料、政工材料、業(yè)務(wù)材料等白頭文件以難找為由不歸檔，事實(shí)上，紅頭文件固然重要，白頭文件同樣非常重要）；二是認(rèn)為上級(jí)文件都應(yīng)歸檔，而本級(jí)文件無(wú)所謂（例如有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)上級(jí)文件收得很齊，而本鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文和組織黨群、統(tǒng)計(jì)和七所八站的文件收得很不齊；有些學(xué)校上級(jí)文件收得很齊，而本校校務(wù)會(huì)議記錄、設(shè)備檔案等收集很不齊全；有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所財(cái)政局文件收了不少，但本所會(huì)議記錄、總結(jié)、決算報(bào)表、人員調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)卻沒(méi)有，事實(shí)上，本級(jí)文件是最重要的，如果遺失了，以后再也無(wú)法彌補(bǔ)，而上級(jí)文件遺失了可到上級(jí)主管部門查找）；三是認(rèn)為文書(shū)檔案重要，其它檔案不重要。實(shí)際上，文書(shū)檔案固然重要，而單位工作中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的專門業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、電子實(shí)物等檔案同樣重要，必須按國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理，并按時(shí)移交檔案室綜合管理；四是認(rèn)為正稿應(yīng)歸檔，底稿可不歸。事實(shí)上，底稿更重要，因?yàn)榘l(fā)文底稿有撰寫(xiě)者的筆記，也有領(lǐng)導(dǎo)者的簽字，是文件產(chǎn)生效力的原始記錄。所以，各單位在收集文件時(shí)，底稿一定要附在正稿后面，合并歸檔；五是個(gè)別單位認(rèn)為業(yè)務(wù)檔案重要，文書(shū)檔案不重要。因?yàn)闃I(yè)務(wù)檔案主管機(jī)關(guān)抓得緊，文書(shū)檔案查得少。事實(shí)上，文書(shū)檔案是最重要的。

（5）注意收集這些經(jīng)常容易漏掉的文件材料：一是內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料。如統(tǒng)計(jì)部門的普查材料，科委機(jī)關(guān)的成果材料，紀(jì)檢監(jiān)察部門的紀(jì)檢監(jiān)察文件材料，審計(jì)部門的審計(jì)文件材料，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)材料，勞動(dòng)部門的勞動(dòng)保險(xiǎn)文件材料，專利部門的專利文件材料，技術(shù)監(jiān)督部門的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，工商部門的企業(yè)登記、商標(biāo)文件材料，稅務(wù)部門的稅收征管文件材料，民政部門的社團(tuán)登記、地名、復(fù)退軍人、優(yōu)撫、救災(zāi)文件材料，編輯部門的書(shū)稿材料、職稱評(píng)聘的文件材料等專門文件材料；二是“白頭文件材料”。如合同、協(xié)議、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、情況報(bào)告、歷史沿革、大事記、剪報(bào)、重要文件的修改稿，黨組（黨委）或行政會(huì)議記錄等；三是會(huì)議文件材料。如本機(jī)關(guān)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議，到外單位參加的有關(guān)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會(huì)議文件材料；四是非紙質(zhì)文件材料。如照片、錄音帶、錄像帶、電子文件、榮譽(yù)證書(shū)、錦旗、印章等實(shí)物；五是收發(fā)文件的處理單，真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，有保存價(jià)值的都應(yīng)歸檔。許多單位發(fā)文沒(méi)有保存文件處理箋，有的連底稿都沒(méi)有保留。如果領(lǐng)導(dǎo)簽字的依據(jù)都丟了，這個(gè)文件的價(jià)值也降低了很多，有不良企圖的甚至可以偽造文件進(jìn)入檔案室，以便以后利用。因此所有文件處理箋和底稿必須連同正本一起存檔。

（6）黨政機(jī)關(guān)以及非業(yè)務(wù)部門收文的處理。每個(gè)單位都會(huì)收到不少中共中央、國(guó)務(wù)院、省委、省政府、市委、市政府、縣委、縣政府及其有關(guān)部門的紅頭文件，這些文件中如果有機(jī)密文件，則以后要被縣委保密局回收，因此應(yīng)該單獨(dú)存放，以免以后找不到承擔(dān)責(zé)任。如果不是機(jī)密文件而與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)，即有的是上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)以上級(jí)黨政機(jī)關(guān)行文的，有的是本單位起草以縣委、政府或兩辦名義發(fā)文的，有的是批轉(zhuǎn)本單位有關(guān)文件的，有的是主送或者抄送本機(jī)關(guān)的，有的是任免、獎(jiǎng)懲本機(jī)關(guān)工作人員的，有的是批復(fù)本單位的請(qǐng)示、有的文件上面布置的工作是直接點(diǎn)名要本單位辦理的，有的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)研究本單位重要工作的會(huì)議紀(jì)要，有的簡(jiǎn)報(bào)中是有本機(jī)關(guān)重要信息的，有些重要工作會(huì)議是以黨政機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的，等等這些重要文件要按其對(duì)本單位利用價(jià)值的大小，永久或長(zhǎng)期或30年保存。如果是需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件，比如財(cái)務(wù)、人事、編制、勞動(dòng)和社會(huì)保障以及黨委政府有關(guān)全縣發(fā)展等各方面的政策性文件，則要做短期或是10年保管除這兩部分外，其他一些普法性的實(shí)際上是供參考學(xué)習(xí)不需辦理的和非法規(guī)性的一般文件，這些不必歸檔。可以把它們作為資料保存幾年時(shí)間，再報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)銷毀。（7）本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的不歸檔文件的處理。本機(jī)關(guān)的重份文件，一般文件的草稿，內(nèi)部抄送的文件材料，沒(méi)有保存價(jià)值的電話記錄等，這些不屬歸檔范圍，禁止擅自歸檔。對(duì)這些不歸檔文件的處理：一是本級(jí)紅頭文件作發(fā)文匯集，比如縣紀(jì)檢會(huì)，每年將自己的發(fā)文做3套發(fā)文匯集，一套放辦公室柜子里查閱，一套放檔案查閱室，一套備查。二是其他重要資料可以裝作一本做資料保存；三是其他不歸檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個(gè)人不得隨意處理。

(二)歸檔時(shí)間。

歸檔時(shí)間是指文書(shū)部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。根據(jù)《邵東縣中小學(xué)校檔案管理辦法》，各單位文書(shū)檔案執(zhí)行行政年度（每年1月1日至12月31日止），應(yīng)在次年六月底前歸檔；其中專項(xiàng)工作如突發(fā)事件、專題調(diào)研、會(huì)議等重要活動(dòng)待結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)做出總結(jié)后的1個(gè)月內(nèi)歸檔；業(yè)務(wù)檔案上級(jí)有規(guī)定的按上級(jí)要求時(shí)間歸檔，沒(méi)有要求的按縣檔案局要求歸檔，如教學(xué)檔案執(zhí)行教學(xué)年度（當(dāng)年9月1日至次年8月31日止），應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔； 科研類文件材料在科研課題鑒定后歸檔；基建類文件材料，在工程項(xiàng)目竣工后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；設(shè)備儀器類文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后及時(shí)整理歸檔；會(huì)計(jì)類文件材料隨時(shí)整理立卷，在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)會(huì)部門保管一年，然后向綜合檔案室移交；照片、音像制品、實(shí)物和電子檔案，隨時(shí)整理歸檔；論文、著作、科技文章正式發(fā)表后原件即時(shí)歸檔；單位編寫(xiě)印制的出版物、匯編、教材、簡(jiǎn)報(bào)等的原稿（領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿）、印本與電子文稿，印畢后一并歸檔；單位工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會(huì)議等，其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向綜合檔案室歸檔。確保按時(shí)完成一般可運(yùn)用三種形式結(jié)合收集:隨辦隨歸;定期收集;年終集中收集

（三）歸檔要求：

1、歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔(dān)，單位檔案管理人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)。

2、歸檔文件必須是原件（外來(lái)復(fù)印件除外），做到種類齊全，份數(shù)完整、準(zhǔn)確，定稿與印件一并歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。紙張質(zhì)量符合要求，用紙尺寸須采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格。書(shū)寫(xiě)必須使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不耐久字跡材料；傳真件應(yīng)與復(fù)印件一起保存歸檔；不得使用涂改液。歸檔文件上有金屬物的，應(yīng)去掉，重新縫（粘）合

3、歸檔文件的排列、編目要規(guī)范有序。要按級(jí)別、重要程度、時(shí)間順序、問(wèn)題和責(zé)任者等依次排列，如批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后等。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目的填寫(xiě)應(yīng)符合要求。

4、電子文件應(yīng)與備份的紙質(zhì)文件一并歸檔。

二、搞好平時(shí)收集

平時(shí)收集是指機(jī)關(guān)檔案室收集檔案的一種輔助途徑，主要是指收集零散文件歸檔。

我們所說(shuō)的零散文件，是指機(jī)關(guān)工作中沒(méi)有歸口集中管理，失去控制的文件材料。一些機(jī)關(guān)由于意外的原因（如火災(zāi)、水災(zāi)等），還有機(jī)關(guān)的搬遷、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的變化、人員的調(diào)動(dòng)等，都有可能導(dǎo)致檔案、文件散失。要維護(hù)檔案的完整，就必須經(jīng)常注意零散文件的收集。平時(shí)收集的零散文件主要包括散失文件和“賬外”文件。

1、散失文件。散失文件是指在文件辦理過(guò)程中，或辦理完畢后，未及時(shí)歸檔而下落不明的文件。有由于文件管理制度不健全，文件辦理完畢后混入到個(gè)人書(shū)籍材料中，一時(shí)未尋找出來(lái)的；有由于文書(shū)處理人員蓄意私存而不交出來(lái)的。在這些文件中，不少是比較重要的，需要平時(shí)密切注意，隨時(shí)隨地收集歸檔。

2、賬外文件。主要指未經(jīng)文書(shū)出來(lái)部門收發(fā)登記的內(nèi)部文件和外部文件。就一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，常常有這樣一些文件遺落在登記賬簿之外：一是會(huì)議文件。包括會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)其他人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的文件材料，負(fù)責(zé)人在有關(guān)會(huì)議上的講話稿、講話記錄，會(huì)議中形成的聲像材料；二是本機(jī)關(guān)黨組（黨委、黨支部）和人事部門形成的材料；三是本機(jī)關(guān)的規(guī)章、制度、辦法、調(diào)查材料和各種基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)表；四是不經(jīng)收發(fā)文登記（屬于公務(wù)活動(dòng)）的領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”信件及反映機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)的各種聲像檔案；五是本單位向報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)及有關(guān)刊物發(fā)出的新聞稿、調(diào)查報(bào)告、照片、錄音和錄像。

上述這些文件材料很不容易收集齊全。然而這些文件往往反映本單位的一些職能活動(dòng)，所以不可忽視。

平時(shí)收集的關(guān)鍵，是要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，善于多想辦法，才能做出成效。可以采取這樣一些辦法：一是抓注各種檢查、內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等機(jī)會(huì)，幫助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，對(duì)文件材料進(jìn)行全面清理，發(fā)現(xiàn)和收集散失在個(gè)人手中的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料；二是主動(dòng)上門，收集整理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)人員外出開(kāi)會(huì)或執(zhí)行任務(wù)帶回的文件材料。三是了解本單位各階段的中心工作，及時(shí)收集整理在那些獨(dú)立性活動(dòng)中所形成的成套性的文件材料。如規(guī)模較大的會(huì)議，要趕在會(huì)議結(jié)束時(shí)盡快收集全套會(huì)議文件，整理歸檔；四是為了使應(yīng)歸檔的文件收集得完整，我們要把好登記關(guān)（建立收發(fā)文登記薄）、打印關(guān)、印章關(guān)、傳閱關(guān)和借閱關(guān)。

檔案工作是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的崇高事業(yè)，因此，我們首先必須讓?xiě)?yīng)歸檔文件齊全完整的收集到檔案室，這樣，檔案工作才具備物質(zhì)對(duì)象。但由于種種原因，收集難、收集質(zhì)量差仍然是當(dāng)前一直困惑著檔案室工作人員的兩大難題。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：其一是，一些應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料不能按時(shí)收集、歸檔，直接影響著檔案的整理工作和其它各環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行；其二是，一些應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集不齊全，達(dá)不到檔案完整率的要求；其三是，一些歸檔的文件材料、技術(shù)資料不符合要求，使收集質(zhì)量受到很大影響。

分析當(dāng)前檔案室收集難、收集質(zhì)量差的原因，無(wú)外乎以下幾個(gè)方面：其一是，機(jī)關(guān)人員特別是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)薄弱，不重視檔案工作；其二是，機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作與檔案工作脫節(jié)，影響了檔案的收集工作；其三是，某些機(jī)關(guān)人員特別是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部存在著本位主義思想和檔案私有觀念，不愿交出自己手中的一些應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料和技術(shù)資料；其四是，機(jī)關(guān)檔案室工作人員流動(dòng)、更換頻繁，檔案干部隊(duì)伍不穩(wěn)定，在相當(dāng)程度上影響了收集工作。

要走出當(dāng)前檔案室收集難、收集質(zhì)量差的困境，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面努力。

一是要加強(qiáng)檔案宣傳工作，各單位檔案員要大力宣傳加強(qiáng)檔案收集工作的重要性、必要性、迫切性，提高各單位領(lǐng)導(dǎo)和干部職工對(duì)檔案工作的檔案意識(shí)，使收集與歸檔工作成為其自覺(jué)行動(dòng)；使領(lǐng)導(dǎo)支持、重視文件材料的收集與歸檔工作；使各科室積極參與檔案的收集與歸檔工作。

二是機(jī)關(guān)檔案室工作人員要提高工作責(zé)任心。檔案收集工作究竟難不難？其一從理論上講，不應(yīng)該難。從坐而論道層面講，“檔案收集工作”本身沒(méi)有什么艱澀、深?yuàn)W之理論。對(duì)于稍有常識(shí)的公眾而言，也不過(guò)就是三五句話即可說(shuō)清楚的問(wèn)題。對(duì)于高校學(xué)生而言，充其量也不過(guò)就是一個(gè)課時(shí)的說(shuō)教而已。由此可知，“檔案收集工作”本身是沒(méi)有理論難度的理論。從具體操作層面講，檔案收集工作沒(méi)有什么“高難度動(dòng)作”，也不需要從業(yè)人員具備什么特殊技能。檔案收集工作對(duì)于檔案部門而言，雖然可以說(shuō)是主業(yè)之一，但相對(duì)于業(yè)務(wù)指導(dǎo)、信息開(kāi)發(fā)、整理鑒定等工作來(lái)說(shuō)，還是容易一些；對(duì)于機(jī)關(guān)團(tuán)體而言，只不過(guò)是圍饒主業(yè)而衍生的極為平常的、各機(jī)關(guān)團(tuán)體通行的、照章辦事性的日常工作。按照《國(guó)家公務(wù)員通用能力標(biāo)準(zhǔn)》的要求，凡是具備國(guó)家公務(wù)人員基本素質(zhì)的同志，按常理，一般都應(yīng)該能夠勝任這項(xiàng)工作。也就是說(shuō)，相對(duì)而言，檔案收集工作是一項(xiàng)技術(shù)含量不高的工作。其二從其工作性質(zhì)上講，也不應(yīng)該難。機(jī)關(guān)團(tuán)體的檔案收集工作，其實(shí)質(zhì)就是文件歸檔工作，文件歸檔工作的實(shí)質(zhì)就是遵循單位的文書(shū)處理制度和《歸檔范圍》照章辦事。照章把單位的收文、發(fā)文收集保存起來(lái)，難道比起草、制發(fā)文件還難？因此從實(shí)踐上講，關(guān)鍵在人，人不畏難，何難之有？人是生產(chǎn)力中最積極、最活躍的因素，我們常說(shuō)的事在人為就是這個(gè)理兒。任何一項(xiàng)工作，人不作為，再簡(jiǎn)單的事情也難以實(shí)現(xiàn)，正所謂掃帚不到，灰塵不會(huì)自己跑掉。人若積極作為，再?gòu)?fù)雜的事情也能如愿以償，人類社會(huì)之所以由低級(jí)到高級(jí)，達(dá)到今天的文明程度，也正是人的積極作為所致。所以，檔案人員對(duì)收集工作要做到“三勤一韌”，即勤于學(xué)習(xí)、勤于宣傳、勤于收集和具有韌勁。收集工作說(shuō)難不難、說(shuō)易不易。說(shuō)不難，就其性質(zhì)而言，不是什么“高精尖”工作。說(shuō)不易，就其操作層而言，把其做到完美無(wú)缺、做到極致不容易。任何一項(xiàng)工作能不能盡可能做得盡善盡美，關(guān)鍵在人，在于從業(yè)人員的責(zé)任意識(shí)、敬業(yè)態(tài)度。檔案收集工作也不例外，關(guān)鍵看從業(yè)人員對(duì)這項(xiàng)工作是否熱心、盡心、精心。熱心是基礎(chǔ)、是動(dòng)力，體現(xiàn)一個(gè)人干一行愛(ài)一行的基本素質(zhì)；盡心是責(zé)任意識(shí)，體現(xiàn)一個(gè)人對(duì)自己的工作知責(zé)、明責(zé)、盡責(zé)；精心是精益求精，體現(xiàn)一個(gè)人的敬業(yè)態(tài)度、反映其激情干事、事?tīng)?zhēng)一流的進(jìn)取精神。有此“三心”就沒(méi)有過(guò)不去的“火焰山”，正所謂“只要思想不滑坡，辦法總比困難多”。凡是有責(zé)任心的檔案員都會(huì)針對(duì)具體情況采取一些靈活變通的辦法，以保證本機(jī)關(guān)的文件材料相對(duì)齊全。只要檔案員積極主動(dòng)、肯上門收集，是絕不會(huì)空手而回的，例如我在一個(gè)網(wǎng)站上看到有一位機(jī)關(guān)檔案員對(duì)其政工室主任暫不愿交給檔案室保存的干部調(diào)動(dòng)介紹信、干部花名冊(cè)等人事檔案是這樣處理的：

檔案員滿面春風(fēng)地跑到政工室說(shuō)：“主任，我來(lái)報(bào)到哩。”主任抬頭、張嘴，一臉愕然的樣子，看著快人快語(yǔ)的檔案員。還沒(méi)等主任醒過(guò)神兒，檔案員噗嗤一笑：“我是來(lái)給你當(dāng)臨時(shí)秘書(shū)哩”。主任繃著臉說(shuō)：“啥事兒？說(shuō)”。“這么嚴(yán)肅干啥？不說(shuō)了”。檔案員收起笑容，頓了一下說(shuō)，并扭頭要走的樣子。主任趕忙起身離位，“慌啥哩？到底兒啥事兒？坐下說(shuō)、坐下說(shuō)”，主任陪著笑臉邊說(shuō)邊伸手拉檔案員坐下。檔案員半推半就，一屁股墩到沙發(fā)上，挺了挺胸，不急不慢地做個(gè)深呼吸，非常自然地恢復(fù)了來(lái)時(shí)的一臉陽(yáng)光說(shuō)：“小兵兒能有啥大事兒，咱單位的檔案就剩你這兒沒(méi)整理了，為了您使用方便，也為我好交差，在你辦公室里，在你指導(dǎo)下，把你保管的人事檔案，按檔案局的要求整理一下中不中？”并半開(kāi)玩笑地說(shuō)：“我情愿當(dāng)你的臨時(shí)秘書(shū)，幫你處理點(diǎn)兒雜務(wù)還不行？”話說(shuō)到這份兒上，政工室主任不無(wú)感嘆地說(shuō)：“真有你的（你真有辦法），咱單位的人都象你這樣負(fù)責(zé)，那不啥事兒都好辦了”。政工室主任一邊說(shuō)一邊打開(kāi)了文件柜……。這位檔案員就是通過(guò)這種辦法整理了本單位的人事檔案，編目登記上帳后，讓主任辦了借閱手續(xù)。

三是要制定符合本單位實(shí)際的《文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍》，使收集工作有章可循、有據(jù)可依。因此各單位一定要根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令的精神和本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)編制出本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，并報(bào)縣檔案局審批通過(guò)，從而讓本單位的收集工作制度化、規(guī)范化。

四是要想真正做好檔案收集工作，必須堅(jiān)持八字方針，那就是：豐富、優(yōu)化、突出自我。豐富是檔案收集工作在數(shù)量方面的總體方針。這一方針主要有兩層意思：其一是檔案的絕對(duì)數(shù)量要盡可能地多；其二是各方面、各門類、各式各樣的檔案及其輔助性材料應(yīng)盡可能的齊全完整，盡量沒(méi)有或少有疏漏殘缺之處。

優(yōu)化是檔案收集工作在質(zhì)量方面的總體方針。這一方針也主要有兩層意思：其一是檔案內(nèi)容方面的價(jià)值要優(yōu)化、優(yōu)選，盡量多收集有價(jià)值和價(jià)值較高、較重要的檔案及其輔助性材料；其二是各方面、各門類、各式各樣的檔案材料要優(yōu)化、要合理，要互相補(bǔ)充、互相呼應(yīng)，形成總體上的質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)。

突出自我是對(duì)收集工作的綜合性和總體性方針。它強(qiáng)調(diào)的是收集工作的立足點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)收集工作乃至整個(gè)國(guó)家的檔案保存具有深刻的理論與實(shí)踐意義，可使整個(gè)國(guó)家的檔案收藏狀況達(dá)到總體化。因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中，各檔案機(jī)構(gòu)，尤其是規(guī)模不大、社會(huì)地位不高的檔案室，往往容易產(chǎn)生自己?jiǎn)挝坏臋n案不重要，只有上級(jí)機(jī)關(guān)的檔案才重要，而且級(jí)別越高、權(quán)力與名氣越大的機(jī)關(guān)的檔案越重要的習(xí)慣性認(rèn)識(shí)，出現(xiàn)收集工作重上級(jí)輕自己的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象無(wú)論對(duì)于社會(huì)各單位，還是對(duì)于整個(gè)國(guó)家都是有害而無(wú)益的。對(duì)自己來(lái)說(shuō)，則造成了館（室）藏上大量不必要的重復(fù)，實(shí)際上國(guó)家歷史的完整記錄也沒(méi)有保存下來(lái)。因?yàn)閲?guó)家是由其所有成員（組織與個(gè)人）構(gòu)成的，任何一個(gè)社會(huì)成員的短缺都對(duì)國(guó)家歷史總面貌的完整性造成了一種傷害。若將這種現(xiàn)象推至極端——國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)的檔案無(wú)疑對(duì)國(guó)家最重要，如果全國(guó)各檔案機(jī)構(gòu)都只保存全國(guó)人大、國(guó)務(wù)院以及中共中央形成并下發(fā)的檔案文件，國(guó)家的全部檔案、國(guó)家的全部歷史記錄豈不只剩下一個(gè)最大的“外殼”！檔案總體維護(hù)國(guó)家歷史總體的真實(shí)面貌的作用還從何談起？因此，突出自我是各檔案機(jī)構(gòu)收集工作必須堅(jiān)持的一項(xiàng)基本方針。只有各檔案機(jī)構(gòu)收集上突出自我、以我為主，國(guó)家檔案的總體才能充實(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，國(guó)家歷史的真實(shí)記錄才能豐富、全面、系統(tǒng)，國(guó)家的歷史面貌才能從根本上保證總體顯現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)然這一方針在不同的檔案機(jī)構(gòu)的具體體現(xiàn)又有所不同。對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)，就是要把收集的重點(diǎn)和立足點(diǎn)放在本單位形成的檔案上，放在能真實(shí)記錄和反映其職能活動(dòng)的檔案材料上，尤其是本單位制發(fā)和具體辦理、處理的文件；對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，是要注意收集能全面真實(shí)地記錄、反映其所管范圍內(nèi)的社會(huì)活動(dòng)的檔案材料，并突出其所在地域和所在社會(huì)領(lǐng)域（如專業(yè)）的特點(diǎn)。因此，也有人將此方針從理論上歸結(jié)為突出特色，其理論含義與突出自我是一致的，因?yàn)椴煌摹白晕摇弊匀挥胁煌摹疤厣薄Ｈ缟贁?shù)民族地區(qū)就應(yīng)突出民族特色，邊疆地區(qū)就應(yīng)突出邊疆特色，工業(yè)地區(qū)就應(yīng)突出工業(yè)特色，農(nóng)業(yè)地區(qū)就應(yīng)突出農(nóng)業(yè)特色；中央級(jí)的檔案館自然要突出國(guó)家特色，地方級(jí)的檔案館就應(yīng)突出地方特色，等等

五是我們也需要考慮單位內(nèi)部的利用需要。之所以一些業(yè)務(wù)部門不愿意移交，就是我們的檔案人員在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法滿足利用需要。因此，我們檔案人員不僅要熟悉檔案管理流程，更要把握單位的工作動(dòng)態(tài)，要有一種超前的服務(wù)意識(shí)。做好收集工作，在收集方式、方法上要細(xì)致、靈活。對(duì)“帳內(nèi)文件”與“帳外文件”的收集方式、方法應(yīng)有所不同；不同的文件在收集時(shí)間、收集地點(diǎn)上應(yīng)有所不同。

以某個(gè)企業(yè)為例，談?wù)勅绾巫龊闷髽I(yè)檔案收集工作，具體來(lái)說(shuō)，就是“六個(gè)一”。即一個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)：確定一名集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)主管檔案管理工作，“扯虎皮，拉大旗”，哪個(gè)部門或者那個(gè)工作人員不配合檔案收集工作，光明正大的打他的小報(bào)告；一個(gè)牽頭機(jī)構(gòu)：確定總經(jīng)理辦公室為檔案管理工作牽頭機(jī)構(gòu)。總經(jīng)辦牽頭檔案整理工作，很多部門看在總經(jīng)理辦公室的面子上，還是很配合的，收集工作亦然；一個(gè)兼職人員：每個(gè)部門或者公司確定一名檔案管理人員或者兼職文書(shū)檔案管理人員作為檔案收集工作的聯(lián)系人，責(zé)任落實(shí)到人，看你往哪里跑？一個(gè)考核制度：在檔案管理制度中加入考核內(nèi)容，同時(shí)納入集團(tuán)公司月度考核，考核考核，又考又核，工資越發(fā)越少很不爽的，趕緊做好檔案收集工作吧；一份總結(jié)通報(bào)：一年一份總結(jié)通報(bào)，檔案收集工作做得不好的，通報(bào)，做得好的，也通報(bào)，這樣做得好的心理平衡，做得不好心里就不舒服啦，想舒服，趕緊做好檔案收集工作吧；一次培訓(xùn)提高：集團(tuán)公司每年對(duì)所有兼職檔案管理人員進(jìn)行一次集訓(xùn)，提高檔案管理工作技能，提高兼職檔案管理工作人員的工作質(zhì)量。所有專職檔案管理人員每年一次送去培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理知識(shí)為主但不限于檔案管理知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)。

三|、收集各部門材料時(shí)或者干部（檔案員）異動(dòng)時(shí)必須要辦理好檔案交接手續(xù)。文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門向檔案室移交檔案時(shí)、前任干部（檔案員）向下任干部（檔案員）移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄或歸檔文件移交表詳細(xì)清點(diǎn)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄或文件移交表中的一份由檔案室簽字后，交還移交單位妥善保存。比如人民銀行每個(gè)部門（包括辦公室本身）向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件時(shí)，都一一列出文件詳細(xì)目錄即移交清單，而且雙方簽字，以示負(fù)責(zé)，希望大家回去以后，也能夠這么做，這樣做的好處：一是能使文件收得齊全些；二是以后文件如果在檔案中找不到，可以知道是什么原因，該由誰(shuí)負(fù)責(zé)。

第二篇：如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起。

一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會(huì)困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時(shí)代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味的指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過(guò)內(nèi)因起作用。那么應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

(一)愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

－1－(二)積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無(wú)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時(shí)地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

二．實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

(一)加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

(二)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、－2－ 歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務(wù)于社會(huì)。

－3－

三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(一)提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多，首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

(二)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。可以說(shuō)，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高 －4－ 業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理，這樣，便可以激勵(lì)檔案工作者增強(qiáng)參加繼續(xù)教育的主動(dòng)性和積極性。

(三)明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和和時(shí)效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識(shí)。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負(fù)著更為重要的職責(zé)。

(四)進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)

－5－ 對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

－6－

第三篇：如何做好學(xué)校檔案

如何加強(qiáng)學(xué)校檔案工作

學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常常可以從檔案中反映出來(lái)。下面就如何加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作作粗淺的認(rèn)識(shí)：

一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛(ài)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書(shū)管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開(kāi)展工作。檔案館(室)的庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績(jī)的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書(shū)管理，抓好學(xué)校活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)或有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務(wù)，開(kāi)發(fā)利用

學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用，我們堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開(kāi)發(fā)其教育功能，使檔案由過(guò)去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開(kāi)發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。

第四篇：如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會(huì)到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過(guò)不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見(jiàn)解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起 公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書(shū)部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

第五篇：如何做好檔案管理工作

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如何做好檔案管理工作

作者：李霞

來(lái)源：《科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)》2011年第18期

摘 要:檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案記載著優(yōu)秀成果,對(duì)研究科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長(zhǎng)避短,制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞:檔案管理單位管理

中圖分類號(hào):G256 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2011)06(c)-0203-01

檔案管理工作做好了,一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位狀況,適時(shí)調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為管理決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定管理成果,為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實(shí)地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和管理成果。檔案管理成果同單位管理的有機(jī)結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式,決定著單位的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展,對(duì)于實(shí)現(xiàn)該單位經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此,做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國(guó)現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì),指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化,很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí),認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細(xì)心的工作態(tài)度,樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神,又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí),因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象,工作責(zé)任心不強(qiáng),對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)單位。不利于形成單位管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍,整個(gè)單位的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙,在整個(gè)單位發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式,并且隨著管理

模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20 世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ),檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響,為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來(lái)消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn):一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒(méi)有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。單位近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時(shí)間上,有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在,在行政上無(wú)法對(duì)各大部進(jìn)行管理,在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí),須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難,各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫(kù),給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

單位檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則單位檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng),一次考試在進(jìn)行,整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn),在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性,再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠,對(duì)檔案在單位中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足,甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù),造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;在任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上很多人存在一個(gè)誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無(wú),對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。其實(shí),檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國(guó)現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì),指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作,達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對(duì)檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn):與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。經(jīng)過(guò)認(rèn)真、細(xì)致的分析,得出如下結(jié)論:科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要,開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平,做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作,不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值,而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。