第一篇：文書與檔案職責

（二）文書工作

文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務是準確及時、安全地處理文書事務，組織公文運轉，充分發揮公文的作用，為有效地推進工作服務。

學校文書工作的具體任務是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；

第二，做好發文處理包括：擬稿、核稿、簽發、用印、封發等工作；

第三，做好文書管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學校的各種會議記錄。

（三）值班工作

學校辦公室要做好值班的工作。負責安排值班、值班檢查、值班統計；每天查看值班記錄，了解值班情況，發現問題及時反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

（四）會務工作

會務工作是指會議的籌辦、組織以及與此有關的服務工作。會務工作是使會議正常進行、取得預期效果的保證。

搞好會務工作的關鍵是：

1、會前要做好充分準備:這是保證會議開好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會名、會期、會址（3）準備會議文件（4）提名與會人員（5）編輯與會人員名單（6）確定會議議程（7）制定會議通知（8）選擇、布置會場及安排座位、座次。

2、會中嚴密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發（3）安排發言（4）會議記錄（5）會議紀要與編發簡報（6）生活保障與安全。

3、會后要妥善處理好有關事宜：主要有（1）會議總結（2）文件處理（3）會議決議的貫徹落實（4）其它事務性處理。

做好會務工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準備；

2、要進行周密安排；

3、要做好周到服務；

4、要協調好各方面關系。

（五）檔案工作

學校檔案工作就是用科學的原則和方法管理學校檔案，為學校各項工作服務。學校檔案工作的基本任務是：

1、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針政策及法規，組織有關人員學習檔案知識，總結經驗。

2、制定本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況。

3、負責收集、整理、鑒定、保管、統計全校的各類檔案及有關資料。

4、做好檔案的編研和開發利用工作。

5、指導學校各科室有關人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。

第二篇：文書檔案分類與整理

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態的和需 要進一步條理化的文件經過分類、組合、排列與 編目，達到系統化的過程。是一項重要的基礎工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區 分全宗-全宗內檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。

1、區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或 個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發展的面貌。

2、全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按 其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機構或問題 等標準系統排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內容與形式 特征的工作，包括填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價值的 遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的 有機聯系 區分不同價值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機聯系

是指文件在產生和處理過程中所形成的固有關系，主要表現在文件在來源、時間、內容和形式等方 面的聯系。如：一個單位及其內部機構 一定的歷史階段、一個 一項特定的活動、處理一項業務、進行一次調 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等

區分不同價值

要依照《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關于機關檔案保管期限的規定》（或《機關文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要 求，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同 的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管 保存價值小——根據條件區別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發點和根本目的 當與保持文件之間的歷史聯系發生矛盾時，應充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規則》 《規則》是在充分調研國內外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管 理現代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規定。《規則》的制訂，彌補了 我國檔案工作法規標準體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢下實現歸檔文件整理規范 化、檔案管理科學化的一項重要標準。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作 為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復制件為一件； 轉發文與被轉發文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對破損文件進行修校； 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對過大的文件進行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應按“件”裝訂 “件”內排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 轉發件在前，被轉發件在后； 復文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對齊方式

1、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

3、采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機構（問題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機構（問題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結合時間、重要程度 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關 內容。歸檔章必備項目為：全宗號、、保管期限和 件號；選擇項目為：機構（問題）。全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編 制的代號； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號指歸檔文件的排列順序號。

填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式（如圖）全宗號

機構或問題

保管期限

室編件號

館編件號

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應逐件編目，目錄中一件只體現一條條 目。如：來文與復文件為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄各項目應體現歸檔文件的內容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

歸檔文件目錄

件號 責任者 文號 題 名

機構：辦公室

日期 頁數

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關于加強檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關于轉發[國家檔 浙江省檔案局關于轉發 國家檔 浙檔 案局關于加強汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點意見]的通知 理的幾點意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關于進一步加強我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設的決定（市民公約）民政府 建設的決定（附：市民公約）0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、、保管期 限、機構（問題）等項目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機 構：行長辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形 成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號 年 度 保管期限

機構(問題 機構 問題)問題

起 止 件 號(室)室(館)館

盒號 備 考 表

盒內文件情況說明 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件缺損、修改、補充、盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項內容。備注項內容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機構（問題）——保管期限 或——保管期限——機構（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統一 按保管期限分別排架。

傳統整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進行分門別類。一般文件歸入文件形成，對跨或專門的文 件根據具體情況區分。

2、組織機構分類法 將文件按其形成或承辦的機構進行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內容所反映的問題進行分門別類。

（二）常用的復式分類方法

1）與組織機構分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業務類

黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區特征組卷

1、按問題組卷 將文件內容涉及的同一事件、問題或同一類性質的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷

6、按地區組卷 將來自同一地區或內容涉及同一地區的文件組成案卷 實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征

三、卷內文件整理(一)檢查調整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯系；

2、檢查卷內是否有不需要歸檔的或應轉入一立卷的文 件；

3、檢查卷內文件的保管期限是否一致和卷內文件的數量多 少；

4、檢查卷內文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進行修整。

(二)卷內文件的排列和編號

1、卷內文件排列 按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯系，保持 來文與復文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復在前，請示在后；案件的結論性文件在前，依據性材料在后。

2、卷內文件編號 文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應在卷內每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。

（三）編制卷內文件目錄

順 序 號 文號 浦銀杭 發 [2004] 20號 20號 浙農銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農業銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關于上海浦東發展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標管 2003年通過檔案工作目標管 理省級認定的通報 關于2003全省農行系統 關于2003全省農行系統 2003 通過檔案管理省級認定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關于公布全省文化系統檔案 工作目標管理省級認定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標題）案卷標題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號

全宗號 目錄號 案卷號

1、案卷標題的擬寫 包括本卷文件的主要責任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關職工福利問題的決定

2、檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標記。檔號的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結構： 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號 全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則

四、類內案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯系。基本方法有： 按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列； 按照文件的作者、收發機關以及文件內容所涉及的地區排 列； 按照案卷所屬的時間順序排列； 按照案卷內容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標題、、頁數、期限、備注等項 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業務檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結合具體情況以及行業要求，突出業務特色。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現一些業務特 征。

（全宗名稱）

公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）借 款 人 身份證號 保管期限

個貸檔案卷內目錄 序號

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復印件 自籌資金復印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協議書 價格審批表 房屋轉讓合同 賣方三證復印件 其它

件數 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號

全宗號

目錄號

案卷號

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號

參保單位 年 度

案 卷 號 保管期限

參保管理檔案卷內目錄

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫療保險用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復印件 報到證（或調令、勞動用工合同）復印件 一寸證件照 職工基本醫療保險視作繳費年限核 定表 原證歷本封面 調令復印件、死亡證明復印件 醫保證歷本、醫保就診卡 退休人員審批表 養老保險視作繳費年限審批表 事業（企業）單位職工退休（退職）和基本養老金審核表 退休證復印件 批準退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機關或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字敘述的記錄材料。

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性 紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；

2、本單位領導活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學習的照片；

3、本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機聯系，便于查找和利用。照片的底 片應單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊里。

(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關于機 關檔案保管期限的規定》執行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照 《保密法》及其實施辦法執行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問題分開，其次是進行底片編 號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張號。

2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順 序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內每張 底片上再編一個分號。

3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標明底片號。

5、按底片號順序將乳膠袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標明底片號。

照片的整理

1、一般應按照片反映的內容或專題來進行分類，使同一 內容或同一性質事物的照片歸入同一類中，保持其內在 的聯系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。

3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張號； 全宗號-保管期限代碼-張號。

4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。

2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。

3、照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯系密切 的一組照片應編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明。總說明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側、右 側書寫。

數碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數碼照片按照傳統照片整理方法進行整理、編寫說 明等，形成的全部數碼照片配上文字說明刻成光盤進行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎上，按其包含內容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨編制流水號，并編制目錄，目錄應包括序號、內容、形成日期、保管期限、備注等項 目。

三、實物檔案的整理 包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀念品、廢舊印章等，可 以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。

講課到此結束 謝謝！

第三篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。行文規則：各機關在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領導審核和批示時參考。一般由辦公室主任負責。批辦：指單位領導對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領導進行批辦的結果體現為批示的意見。收文承辦：根據來文要求或領導意見，按文件內容要求進行具體實施、或另起草文件、或將來文進行翻印和轉發等的工作。簽發指機關單位主管領導對審核過的文稿進行最后的審定并簽署印發，文件據此生效。檔案：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。歸檔：指文書部門或業務部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯系與區別，文件與檔案的聯系、文書工作與檔案的聯系。（1）①共同點：內容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規范。②區別：

A.文書與文件是同義的，只是在習慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達集合概念，不用于表達某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當僅指“公務文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎。④檔案工作是文書工作的延伸和發展。

2.公文的特點是什么？公文按辦理時限、行文方向、機密程度可分為哪些類別？（1）公文特點1由法定作者制發2具有法定的權威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領會發文目的，為什么要起草這份公文。即領會領導意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務是什么？收文、發文處理的程序包括哪些環節？1）文書工作的主要任務發文的擬制、收文辦理、發文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環節：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發、發文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應由文書人員“中轉”。（1）簽收的范圍1機要部門送來的密件和急件都要進行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領導批辦時參考 批辦人： 單位領導 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責是什么？①呈送：根據文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達：根據擬辦、批辦意見，將收文送有關部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領導親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細，但比較費時。集中傳閱：把領導等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進行閱讀，也較常用。設立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設立一個閱文室。

7.文件轉化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發揮有哪些規律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料。“前事不忘，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發揮規律1檔案作用范圍的遞增律（擴展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴大。2檔案機密程度的遞減律3檔案作用發揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環節？檔案工作的原則是什么？維護檔案的安全：①檔案的物質安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內容不失密。（1）檔案工作的環節-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統一領導，分級管理②維護檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機構有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務，是檔案室與檔案館的最主要區別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要歸檔的有哪些2）企業歸檔范圍-反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業需要貫徹執行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業工作有直接關系的，都應納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網站、報紙、電視等）上的本企業需執行，或反映本企業工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發布的指導性文件、有關本企業工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯系有哪些？（1）文件在來源方面的聯系——文件之間的首要聯系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機關單位及其內部機構形成的，形成文件的單位，構成了文件來源方面的聯系。

2文件在時間方面的聯系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯系。文件整理歸檔工作一般都分進行。（3）文件在內容方面的聯系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內容。關于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯系。整理時把內容相關的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內容上共同反映了檢查活動的過程與結果。（4）文件在形式方面的聯系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應當單獨保存，便于保管利用優先于保持檔案文件之間的聯系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復制件；請示、批復；轉發文、被轉發文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內容或機構分類；第三步：同一內容或機構的文件按不同的保管期限分開；如果文件數量較多，可先按機構分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應重要程度結合時間順序排列在一起。

第四篇：文書與檔案教案

▲案例導入：

天地公司（中外合資公司）收到集團總公司的一份《關于各子公司財務負責人向集團總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進行收文。秘書高山要完成收文的任務，首先要了解關于文書處理的一些規范，并對文書收文程序的各個環節的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請學生踴躍發言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節內容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書處理的程序

文書在機關內部從形成倒運轉所經過的環節，及環節中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對外單位發給本單位的所有文書進行收進處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環節。

（一）簽收：

文書部門收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

（保留證據，如圖示，向學生展示學校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細講授，具體內容見課件）

（二）登記：（必不可少的重要環節和程序）

對收進的文件在《收文登記表》上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數量進行統計以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）

登記注意事項和具體要求：字跡清晰、不漏填，關鍵在于細心。★下級單位上報公文注意審核，把好上行文的質量關。

審核的重點：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

（三）分送

分發或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收文分送有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

過程：

1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負責人審核；

2、根據部門負責人意見，分送有關領導閱批或有關部門閱辦；

（具體見學校《收文處理表》及市人力資源局表格。）

（四）傳閱：

有關人員在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經主要領導批辦后需要其他副職領導或有關人員傳閱，以掌握文件精神和主要領導的批示意見；

b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關部門和人員傳閱。

（取幾份學校的收文，提問學生哪些需要傳閱？課堂講述區別）

（五）擬辦

對收文應如何辦理所提出的初步意見，以供領導批辦時參考。

擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協助領導及時、有效地處理文件，為領導節省時間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見要抓住中心，有針對性、考慮全面、切實可行，文字表述要簡明精練。

（講授此條時，提醒學生注意，擔任文秘工作，盡快進入工作狀態，熟悉單位各部門職責構成，以便提出更好的擬辦意見。）

并不是所有文件都要擬辦意見（引導學生靈活處理事項，舉例子說明禮儀的恰當和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級機關主送給本機關需要貫徹落實的文件；

機關直屬各部門祝頌本機關的情趣性或建議性文件、重要計劃、方案、財務預決算等；

ｂ下級機關主送給本機關的請求性文件；

ｃ平級機關和不相隸屬機關主送本機關的商洽性，涉及重要答復和共同研究協作等問題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問讓學生區分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學合理、簡明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領導人對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。

單位負責人批辦，注意批示要表態明朗、詞義明確，并將批辦內容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內。

（七）承辦：

貫徹落實文件精神和要求，按領導人批示執行具體的工作任務，辦理有關事宜的過程。

（1）確認承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時快捷辦理公文（4）依據規章辦理公文（5）簽注公文的承辦結果

（八）催辦（文件跟進，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會議催辦。（會議紀要）(6)簡報催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發催辦單催辦的，應留存工作底單；通過電話催辦的，應備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結果。

（十）歸檔

及時歸檔。（授課時融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結：提問學生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應該怎樣去做呢？回憶本節課程學習的收文處理過程。

▲作業：編制收文處理流程表。

第五篇：文書與檔案復習資料

二、問答題：

1文書與檔案的區別聯系

聯系：構成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：

區別：1）文書是正在使用，未經整理立卷的公文材料：檔案則是工作結束后，停止傳遞使用，已整理立卷，正式歸檔的文件材料。

2）文書是檔案的前身和基礎，檔案是文書的變體和歸宿。文書是明天的檔案，檔案是昨天的文書。

3）文書不全部能夠成為檔案，只有對以后有查考、利用和保存價值的才能轉化為檔案。

4）文書是單份的彼此不相聯系的散在的文件材料。檔案是經過系統的立卷整理，按一定特征歸攏在一起，具有內在聯系的組合材料。2文書工作包括哪些環節？

文書工作的內容主要包括三大環節：公文的形成、公文的處理、公文的管理 3檔案管理工作主要有哪些內容？

包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用和登記統計等八項工作。

4文書工作的組織機構、組織形式有哪些？

文書工作的組織機構:1.專門的文書工作部門;2.綜合辦公部門下的職能部門;3.兼職文書工作部門

文書工作的組織形式:文書工作組織形式的類別 集中式 分散式 復合式 5如何確定文書工作的組織形式

文書工作組織形式選擇的依據: 1)本機關的工作性質、任務和職能范圍 2)本機關內部機構設置的層次與數量 3)本機關收發文的數量與頻率 4)本機關組織機構的關系

5)本機關人員的配備及資金來源 6簡述文書工作的組織領導

文書工作的組織領導，無論就全國范圍還是一個機關的范圍來說，均需要實行集中統一領導的原則。

（1）從全國來說，黨政系統分別實行集中統一領導。即中共中央辦公廳和國務院辦公廳分別負責指導黨和政府系統的文書工作。

（2）從一個機關來說，文書工作由本機關綜合辦公部門的負責人領導。

（3）從上下級機關之間來說，上級領導機關的綜合辦公部門有責任對所屬機關的文書工作進行業務指導。另外，黨政領導機關的綜合辦公部門有責任對同級各部門的文書工作進行業務指導。

（4）各級檔案管理部門和本機關的檔案機構有責任對本機關的文件整理歸檔工作進行指導、監督和檢查。

（5）機關業務部門，責成人員負責本部門的文書工作。7現代辦公環境下文書工作人員應具備哪些素質？

1）基本素質：

文書工作者的基本素質是指文書工作者從事復雜社會實踐活動的能力。2）技術素質：

文書工作者的技術素質是指文書工作者在文書工作中能夠熟練地使用與

文件管理相關的技術設備的能力。3）信息素質：

信息素質是指文書工作者要有對信息獲取、理解、分析、加工和活用的能力。

4）管理素質：

管理素質主要包括兩大方面：其一，管理思維。其二，管理能力。8檔案管理的組織機構有哪些？

1)機關檔案室——是專門管理本單位所形成的檔案，主要為本單位服務的內部機構。類型：科技檔案室 綜合檔案室 人事檔案室 專門檔案室 2)檔案館——是國家法定的專門永久保存檔案的基地。類型：國家檔案館 部門檔案館 企事業單位檔案館

3)檔案事業管理機構——即各級檔案局，是國家和各省、市、縣人民政府的檔案行政管理部門。9公文的特點

公文的特點：法定性 強制性 規范性 語體的簡明性

一、決議：用于會議討論通過的重大決策事項。

主要特點：

★程序上的規范性：必須經集體討論和表決后形成。

★內容上的針對性：主要對某一重要工作或重大事項。

★效力上的權威性：一經發布，應堅決執行。

★對象上的普遍性：所屬組織、團體、個人均不得例外。

★時效上的長期性：決議的效用一般時限較長。

二、決定：用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

主要特點：

★適用范圍廣泛：適用于各級組織和領導機關。

★適用方式比較靈活：既可用于解決重大的方針政策、決策部署，也可用于處理具體的人和事。

★具有很強的約束力：一旦作出決定，有關組織和個人必須遵照執行，不可輕易改變。

三、命令（令）： 用于公布行政法規和規章，宣布實行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

主要特點：

★權威性：發布機構須有一定的權威性，使用權限受到嚴格限制，限定在行政機關及其法定代表，其他單位和個人不能發布命令（令）。★強制性：命令發布后在適用范圍內需遵照執行。★嚴肅性：“謹慎出令，令出準行”。

四、公報：用于公布重要決定或者重大事項。

主要特點：

★內容上的重要性：公報所涉及的內容應是黨內外、國內外普遍關心的重大事項或重要決定。

★形式上的多樣性：以新聞的形式，黨和國家的名義，兩個或多個政黨的名義形成聯合公報。

★使用上的習慣性：一般為公布重要會議情況、重大事件，公布人口普查、經濟

發展和國家計劃執行情況等。

★方式上的公開性：公報的透明度高。

五、公告：用于向國內外宣布重要事項或者法定事項（其中，“重要事項”是指有關國家、經濟、文化、軍事、科技、人事、外交的事項；“法定事項”是指由國家權力機關、行政機關等依據法律法規和法定程序公開的事項）。

主要特點：

★發文機關的特定性：僅限于國家權力機關、行政機關，以及被授權的部門。★公布內容的莊重性：體現國家及其權力機關的威嚴。★告知范圍的廣泛性：面向國內外。

★傳播方式 的公開性：通過報紙、廣播、電視等傳播。

六、通告：用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項

主要特點：

★公開性：主要采取在社會上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開發布。

★周知性：用以要求一定管轄范圍內的機關、團體、企事業單位、人民群眾了解知曉某些事項，自覺規范自己的行為，共同維護社會公共管理秩序。

★通俗性：通告的內容應當盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語言表達，以達到“周知”與“遵守”的行文目的。

七、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

主要特點：

重要性：所涉及的內容必須是重要問題，方針政策性的重大事項和主要問題，特別是新問題。

特定性：寫作形式不僅要有“見解”，而且要有“處理的辦法”。

指導性：意見用于下行文時，具有指示的性質，對下級機關開展工作具有指導作用。

針對性：就某一重要問題，對下級機關起幫助和解決問題的作用。原則性：一般是從宏觀上提出原則性意見。

七、意見：可用于下行文、上行文和平行文。★用于下行文時：一是上級對重要問題發表見解；二是針對突發事件或帶傾向性問題，向下級機關提出見解和處理辦法；三是針對某項工作或者局部性問題提出見解和處理辦法；四是針對下級機關在開展工作過程中所出現的新情況、新問題提出帶有指導性的意見等。

★用于上行文時：主要是向上級機關就有關工作、事項提出建議。

★用于平行文時：主要就某項工作、某些事項提出意見，供對方參考。

八、通知：用于發布、傳達要求下級機關執行、周知或者執行的事項，批準、轉發公文等。

★ 通知是黨政機關使用頻率最高、范圍最廣的文種。

★使用通知文種的幾種情況：

一是凡上級機關發布下級機關的來文，用“批轉性通知”。二是凡下級機關轉發上級機關來文，或發布平行機關、不相隸屬機關來文，用“轉發性通知”；

三是凡上級機關向下級機關行文時使用《條例》中規定的15個文種以外的其他文種，如準則、條例、辦法、細則、要點、規劃、綱要、方案等，用“印發性通知”。

★ 人事任免也多選用通知這個文種。

九、通報：用于表彰、批評、傳達重要精神和告知情況。

主要特點：

★目的性：介紹典型事例，有的放矢，目的明確。

1.表彰性通報：用于表揚先進集體和個人，表彰先進事跡，評價典型經驗； 2.批評性通報：用于批評違規違紀事件，揭露壞人壞事，分析總結事故教訓等；

3.告知性通報：用于傳達上級重要指示精神、重要會議精神、交流工作情況和經驗教訓，指出工作的重點或必須關注的問題。★時效性：如處置突發事件的情況通報等。

十、報告： 用于向上級機關匯報工作、反映情況、回復上級機關的詢問。

主要特點：

★廣泛性：適用范圍廣泛。

★陳述性：內容以陳述為主。

★單向性：下級機關向上級機關單向行文，上級機關只知曉報告內容，可批復亦可不批復。

★事后性：“事前請示，事后報告”。

十一、請示：用于向上級機關請示指示、批準。

主要特點：

★規定性：內容一般是需要上級機關給予指示、指導、批準、答復或幫助解決的事項。

★層級性：請示原則上必須逐級請示，不得越級行文，特殊情況需越級請示，要抄送被越過的上級機關。

★單一性：一事一請示；一般為一個主送單位。

★呈批性：原則上主送有隸屬關系的直接上級機關，無論同意與否，上級機關都要給予答復。★隸屬性：請示者和受理者應是一級機關或組織，并具有隸屬關系或業務指導關系。

★事前性：必須是事前請示，不能先斬后奏。

十二、批復：用于答復下級機關請示事項。

主要特點：

★針對性：必須針對請示事項，表明的態度、提出的意見都具有很強的針對性。

★權威性：批復提出的決策、意見對下級機關具有法定的約束力；下級機關必須遵照執行。

★簡明性：批復內容簡明扼要，對請示件中的請求事項只作原則性、結論性的表態、指示、決定，或提出方向性意見，無須作具體的分析和闡述。

十三、議案：用于各級人民政府按照法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

主要特點：

★主體的法定性：制作主體是各級人民政府。

★內容的特定性。

★提請的時效性。

★建議的可行性。

★辦理的程序性。

十四、函： 用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

主要特點：

★廣泛性：使用范圍廣、使用頻率高、簡便靈活，平行機關和不相隸屬機關都可使用。

★靈活性：凡是申請事項、建議咨詢、商洽工作、通知事項、催辦事情、答復詢問、報送材料都可用函，還可用來請求批準和答復審批有關事項。★單一性：一函一事，簡短明了。

十五、紀要：用于記載會議主要情況和議定事項。

主要特點：

★紀實性：如實記載會議情況和議定事項。

★概括性：紀要不同于記錄，只需要集中、精要反映會議的精神實質。

★內部性：會議紀要使內部文件，可以印發參會單位和相關單位，但不需要向社會公開。

★ 不得以會議紀要代替有關行政執法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據。

10公文格式有哪些構成要素

公文要素共分版頭、主體、版記三大部分18個基本要素。1)版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。

要素包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線

2)主體：首頁紅色分隔線以下、公文末頁首條分隔線以上的部分。

要素包括：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。

3)版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

要素包括： 版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼 11公文文種辨析 1).“條例”“規定”“辦法”的區別

“ 條例”與“規定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質更重要，范圍比較寬；內容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩定性強；對制定與發 布機關的地位有較嚴格限制，如行政系統只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規章不得稱“條例”。黨的系統也只限“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”。一般屬于“自主的”規范性公文，即自身即可創造新的規則。

“規定”的特點是使用范圍廣泛，對 制定和發布機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內容詳盡具體，針對性強；規定更適合作 為“自主的”和“補充的”規范性公文。

“辦法”比“規定”所涉及的事物和問題的規模要更小一些，性質也相對輕一些；針對性更強，內容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執行的”規范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質。

2.)“決定”與“命令”的區別

在使用權限方面“命令”非常嚴格，只有法律明確規定的機關可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務方面，“命令”涉及的是特定的具體事務，“決定”則既涉及這類事務也涉及一部分非特定的具有普遍性的反復發生的事務；在表達方面，“命令”高度簡潔，只表達作者的意志和要求，“決定”則既表達意志、要求，又闡發一定的道理，交代執行方面的要求，指明界定有關事物的標準等。

3).“指示”與“命令”的區別

“指示”的使用權限規定沒有“命令”嚴格，上級機關對下級機關均可下達“指示”；在效用方面，“命令”對受文者來說必須無條件堅決執行，“指示”有時則在必須無條件執行基本原則的前提下，允許受文者根據實際情況相對靈活地處置具體事務；在表達方面“命令”只表達作者的意志和要求，“指示”則既表達作者意志，又注意闡發道理，指出具體任務、具體規則，以及實現目標的方法途徑，還注意說明有關事物間的界限等。4.)“通報”與“通知”的區別

“ 通報”與“通知”的不同點主要在：“通報”不是像“通知”那樣以具體的任務、詳細的規范化要求和有關規則來指導和推動工作，而是用典型事例、有關情況來傳達意圖，啟發教育有關人員，指導有關方面的工作行為；有關執行方面的要求也比“通知”要原則，甚至不涉及直接具體的執行要求；發送范圍廣泛，一般情況下，均直接下達給廣泛范圍內的各級各類工作人員。5.)“通報”與“處分決定”的區別

“通報”與“處分決定”有很大不同，首先 是制發公文的目的不同，“通報”是為了教育當事人更是為了教育更多的人，指導和推動有關工作；“處分決定”則主要是為了正式確認有關的錯誤事實和合法有效的處分意見。其次，對象不同，“通報”的對象必須是具有典型性的人或事，“處分決定”則是針對所有需給予處分的人及事。再次，內容性質不同，“通報”介紹說明錯誤事實時概括而原則，以能引出結論為度，“處分決定”中的這部分內容則具體而微；“通報”中常需有要求其他有關人員記取教訓，采取有關措施的基本要求，“處分決定”則無此類內容，“處分決定”中必須有明確的紀律處分意見，“通報”則不一定有。最后，發送范圍不同，“通報”發送范圍廣泛，“處分決定 ”則一般只與當事人及有關方面見面，很少普發。

6.)“通告”與“公告”的區別

“通告 ”僅對國內公布，其告知和約束的對象是作者統轄范圍內的中國公民及有關的外籍人士，“公告”則對國內國外公布，其告知的對象極廣泛；“公告”的事項更加重 大，應具備使世人知曉的意義，“通告”則不限于此類性質的內容；“公告”的作者地位大都較高，“通告”則沒有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及強制性的執行要求，“通告”中則常涉及有關人員的應遵事項，有具體細致的行為規范和對公文具體如何遵守的要求。7.)“通告”與規范性公文的區別

“通告”的一部分內容也具有一 定的規定性，但它卻與規范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民個人的行為規范，規范性公文則不限于此；“通知”中的規則更帶有政策性而非規范 性，因而穩定性不如規范性公文；“通告”的內容詳盡具體，有一部分用于解釋說明、闡發道理、敘述有關事實過程，指明有關事物間的界限、例舉有關情況的成 分，而這些成分在規范性公文中一般沒有；“通告”效力的存在依賴于作者自身的法定管轄權，對在轄區內的公民有強制約束力；“通告”的生效程序比規范性公文簡單，機關的法定責任者簽發即生效，不必依靠制發“命令”“通知”等完成其公布過程；“通告”的傳遞形式也比

較簡便和多樣，張貼、廣播、刊載等形式均可保 證其有效。8.）“請示”與“報告”的區別

請示的目的是請求上級機關對某事宜給予批準或明確答復某個問題；報告的目的是向領導部門匯報工作，反映情況，提出建議，不需要批準答復。請示必須在事前行文；報告則不受行文時限，事前、事中、事后皆可行文。請示內容單一，要求一文一事，以便上級及時處理；報告則一文一事，一文數事皆可。請示中可以反映有關情況，要有請示事項；報告中決不能夾帶請示事項。本機關難以解決或難以回答的問題用請示；本機關職權范圍內可解決或已解決的問題用報告。9.)“請示”與“議案”的區別

“議案”的作者是被嚴格限定的，受文者也是非常專指的，作為行政公文的“議案”的作者須是各級人民政府，受文者只能是同級人民代表大會或其常務委員會。“請示”則可用于同一組織系統或專業系統的任何下級機關對上級機關有所呈請；“議案”所關涉的事項是提請國家權力機關審議的重大事項，“請示”所涉及的事項則不僅僅是重大事項；在效用上，“請示”可以強制對方回復意見表明態度，但內容并不能強制執行，“議案”則在經審議通過后，具有法律約束力。要求有 關機關或人員認真遵照執行。10.)請示與申請的區別

請示是法定公文，申請為專用書信。

請示用于下級機關向上級提出請求，下級只能在上級機關的職權范圍內報請需要批準的事項。申請不僅用于下級向上級請求，不屬于請求范圍之內的事項，而且可用于不相錄屬的但按規定、法律程序必須向其請求的機關、單位、部門等。如專門辦理有關業務的機構部門（銀行、保險、公安、海關、土地管理、工商管理等）。

請示的行文對象固定，而申請的行文對象不定，請示的內容限于本系統，本部門的行政公務或政策問題，寫法規范。申請的內容不以系統、部門為限，寫法不強求一律，且常以填寫有關部門印制的各種表格代替。

請示的作者是法定的機關、團體，而申請的作者可以是機關、團體，也可以是個人。機關、團體或個人向有關方面遞交申請，有時必須按有關規定出具或提交有關證明、證件、文件等，而請示則沒有這方面的規定。12文書寫作與管理的關系

一、現代管理的需要觸發應用寫作

（一）應用寫作產生于管理的需要

（二）應用寫作是管理意志轉化為管理行為的中介

（三）應用寫作的成果是管理的歷史憑據

二、應用寫作主體、客體與現代管理的關系

三、應用寫作行為過程與現代管理的關系

（一）遵循、統攝于管理需要——被動化的運思過程

（二）與管理過程相對應——程序化的寫作過程

（三）整合、序化管理意圖——格式化的行文結構和條文式的行文方式 13公文形成有哪些環節？

交擬 撰稿 會簽 審核 簽批（發）繕印 用印 簽發 立卷歸檔 14我國機關的組織關系主要有哪幾種？

機關的組織關系，主要表現為下面四種：(1)上下級關系，即領導和被領導關系。

(2)平級關系，即同等級別的關系。

(3)隸屬關系，指同一垂直組織系統中存在直接職能往來的上下級機關之間的關系。如省政府和它管轄范圍內的市政府、縣政府、鄉(鎮)政府之間，市政府、縣政府、鄉(鎮)政府是隸屬于省政府的，省政府則隸屬市政府、縣政府和鄉(鎮)政府。省政府內的一個廳內的廳和處、科之間，處、科是隸屬于廳的，廳則隸屬處、科。

(4)非隸屬關系，指不是同一垂直組織系統，不發生直接職能往來的機關之間的關系。這些機關包括平級機關或不同級別的機關。如省政府下屬的各個廳所隸屬的處、科之間；同一級別的各高等學校下屬的各處、系之間，都屬于非隸屬關系。

15上行的行文規則

1).原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。2).黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。3).下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

4).請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5).除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人個人報送公文，不得以本機關負責人個人名義向上級機關報送公文。

6).受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。16下行文的行文規則

1).主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

2)黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。3).黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

4).涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。5).上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

17聯合行文的行文規則

1.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。(1)各聯署機關行政層級應相當。層級指同一管理層級。(2)有共同管理的事項或者有關聯的事項。

(3)聯合行文應當確有必要，聯署單位不宜過多.(4)聯合行文應當明確主辦機關。

(5)聯合行文，主辦機關一般排列在前。

2.黨委、政府的部門依據職權可以相互行文.過去只有政府的部門依據部門職權可以相互行文，這樣體現了實事求是原則。3.一個部門的內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文。

18簡述收文處理程序

收文處理程序可分為文件的收進階段和閱辦階段。收進階段具體包括簽收、拆封、登記、附文件處理單等環節；閱辦階段具體包括擬辦、批辦、分發、承辦、注辦、歸卷、催辦等環節。承辦根據辦文要求不同，又可細分為：傳閱、傳達、辦理、擬稿。需要辦復和轉發的文件，承辦實際上就是擬稿。所以，從承辦開始文書處理就進入到發文處理程序。19簡述發文處理程序

發文處理程序可分為文件的制文階段和制發階段，制文階段具體包括交擬、擬稿、核稿、簽發、復核；制發階段具體包括打字排版、校對、印制、用印、登記、裝封、傳遞、注發、歸卷等環節。20公文傳遞的方式有哪幾種？ 1)．郵局傳遞 2)．機要通信傳遞 3)．機要交通傳遞 4)．電信傳遞 5)．文件交換

21對辦畢文件應如何處理？

平時歸卷 清退 銷毀 暫存 22本機關哪些文件屬于歸檔范圍

(1)本級人大、政協、黨、政、工、青、婦領導機關召開的代表大會、代表會議、工作會議的全套會議文件,以及各種照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料(由召開機關立卷歸 檔);(2)本機關黨組(或實行黨委制的黨委)、行政領導會議文件材料和本機關各種工作會議、專業會議文件材料;(3)本機關頒發的(包括轉發及與其他機關聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本,重要的修改稿;(4)本機關的請示與上級機關的批復文件和下級機關的請示與本機關的批復文件;(5)本機關及其職能部門活動中形成的工作計劃、總結、報告;(6)反映本機關業務活動和科學技術管理的專業文件材料;(7)本機關檢查下級機關工作或調查研究形成的重要文件材料;(8)本機關或本機關匯總的統計報表和統計分析材料(包括電子文件等);(9)本機關形成的財務報表、憑證、賬簿、審計等文件材料;(10)本機關黨委、團委、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料;23簡述文件整理的步驟和方法

檔案整理方法有六個步驟：

1、修整

2、裝訂

3、分類

4、排列

5、編號

6、編目

7、裝盒。

一、修整

為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。一般包括：對破損文件進行修裱 ；對字跡模糊或易退變的文件進行復制 ；去除文件上易銹蝕的金屬物 ；對過大文件進行折疊

二、裝訂

1、“件”的確定：

歸檔文件應按“件”裝訂。“件”為歸檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨計算為一件。

2、排序方法：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復制件在后；

轉發件在前，被轉發件在后；

復文在前，來文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

3、對齊方式

1、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

3、采用左側裝訂的，應將左、下側對齊

4、文件裝訂方式

根據歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用縫紉機軋邊或在文件左上角穿針打結。較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法,成冊不易拆封且未使用鐵釘的，可保持原貌不變

三、分類

將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別。

分類方法：分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。

四、排列

是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列：

1.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

2.事由之間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。

3.會議文件、統計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應集中排列在一起。

4.因故未及時整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類(問題)、的所有

文件的最后。并在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。

五、編號

在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統一刻制的歸檔章。

歸檔章的項目為：全宗號、、室編件號、機構或問題、保管期限、館編件號、總頁數

六、編目

編目以“件”為單位進行，如密不可分的文件作為一件時，在歸檔文件目錄中只對排在前面的文件進行編目。

歸檔文件應根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

1、歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。但必須在題名欄中用()注明有無來文，如“附請示”。

2、歸檔文件目錄項目設置：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

七、裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。

檔案盒的封面：用全稱或規范化的簡稱標明全宗名稱

檔案盒盒脊：項目有：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”連接。盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫

裝盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按機構（問題）分類時，不同機構（問題）形成的文件不得裝入同一檔案盒，裝盒時應根據文件的數量選擇厚度適宜的檔案盒

備考表：置于盒內文件之后，不宜印在檔案盒上。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人。盒內文件情況說明填寫主要包括盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人、檢查人欄應填寫負責整理歸檔文件和負責檢查歸檔文件整理質量人員的姓名日期，填寫歸檔文件整理完畢的日期

檔案的排架：歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，統一豎放，盒脊朝外。一般單位應在下一的第二季度內完成整理歸檔工作

（一，對每份文件進行裝訂。裝訂時，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后，復文在前，來文（或去文）在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，其他文字文本在后。對永久、長期保管的檔案必須去掉金屬物。對于已裝訂成冊不便拆釘的刊物、書籍，可不拆釘重裝。

二，對歸檔文件進行分類。我們公司文檔是依照照電力工業企業檔案分類表（0-5大類）來分類，按-問題-保管期限進行分類，例如：計劃經營部的文檔按2011-經營管理-永久（長期、短期）進行分類。

三，對歸檔文件進行排列。歸檔文件的排列在統一保管期限下進行，統一保管期限的文件，按事由結合時間重要程度進行排列。會議文件、統計報表等成套性的文件可以集中排列。

四，編號。對歸檔文件依分類方案和排列的順序進行逐件編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

五，編目。對已進行了裝訂、分類、排列和編號的歸檔文件編制卷內目錄。

六，裝盒。將已進行了裝訂、分類、排列和編號的歸檔文件，按編制好的卷內目錄順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、背脊及備考表。）24如何確定歸檔文件的“件”

“件”的確定：

歸檔文件應按“件”裝訂。“件”為歸檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨計算為一件。

文件正本與定稿為一件；

正文與附件為一件；

原件與復制件為一件；

轉發文與被轉發文為一件；

會議記錄以每次會議記錄為一件(用記錄本記錄的，一本為一件)；

成套的會議材料應將會議通知、名單、講話等文件各作為一件；

來文與復文為一件，經過若干層次辦理的來文復文，超過兩件的，則將所有的 來文、復文分別作為一件

報表、名冊、圖冊等按其原來裝訂方式一冊（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件

25歸檔文件的分類方法有哪些？

分類方法：分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法 26歸檔文件整理的基本原則有哪些？

總原則：保持文件之間的歷史聯系，充分利用有的整理基礎，便于保管和利用。

一、檔案整理保持“歷史聯系”（四大原則）

來源原則：檔案之間的來源聯系是首要的，不同來源的檔案不得混淆。

時間原則：檔案之間的時間聯系是自然的，固有的聯系

內容原則：檔案之間的內容聯系是重要的、內在的、本質的聯系

形式原則：檔案的形式（指檔案的種類、名稱、制成材料等）構成檔案之間的某種聯系。靈活處理特殊情況檔案的一種管理原則。

二、檔案整理必須以便于保管和利用為原則

檔案的構成情況的復雜性，所以在整理時，應全面考慮各方面因素（檔案實體上的檔號包括保密程度、保管期限等要素）

三、檔案整理必須充分利用原有基礎的原則： 1）、凡收進的案卷鑒定時要對原有基礎組合狀況進行分析，盡量保留合理部分。2）、盡量避免大拆大動，以免人為破壞檔案之間的歷史聯系。27如何確定文件整理環節的工作方式

一是集中式。歸檔文件整理工作集中在綜合辦公室或檔案室，這種形式適合小機關。

二是分散式。整理工作分散在形成歸檔文件的各部門進行，即文書處理部門整理。優點是：職能明確，不會造成文件材料的流失；對文件材料的價值判斷準確；確保文件材料的及時歸檔;有利于管理。這種形式適合大中型機關。

三是集中與分散結合式。一部分集中在檔案部門，一部分業務特殊的部門集中在業務部門自行整理，向檔案室移交，這種形式適合中型機關。無論采取哪種方式都應做到分工明確、責任落實到人。

28檔案收集的內容有哪些？

（1）機關檔案室對本機關需要歸檔的檔案的接收；

（2）機關檔案室對那些未及時歸檔的檔案的補充收集；

（3）檔案館對現行機關、撤銷機關的具有長久保存價值的檔案的集中和接收；（4）檔案館對中華人民共和國建立以前的各個歷史時期形成的檔案的接收與征集。

29各級各列檔案館收集檔案的內容

第一，中央一級檔案館

需要永久保管的中央一級黨和國家現行機關和撤銷機關的檔案，具有全國意義的、需要由中央保管的革命歷史檔案和舊檔案、有關歷史檔案以及黨中央和國務院決定接收的檔案。

第二，省（市）自治區檔案館

省級各機關、團體及其所屬單位具有永久保存價值的現行機關和撤銷機關的檔案，省級機關的、具有全省意義的、需要由省保管的革命歷史檔案和舊政權檔案以及有關的歷史資料，省委和省人民政府決定接收的檔案。

第三，省轄市（州、盟）和縣級檔案館

同級各機關、團體及其所屬單位的具有永久和長期保存價值的現行機關和撤銷

機關的檔案，本縣的革命歷史檔案和舊政權檔案以及相關的歷史資料，縣委和縣人民政府決定接收的檔案。

第四，各類專門的、專業性的檔案館

中國照片檔案館、外交部檔案館、公安部檔案館和中國氣象局氣象檔案館 ?? 30從政權性質與歷史角度，可以將檔案分為哪幾類？各類檔案主要由什么檔案館保管？

革命歷史檔案和舊政權檔案

1)中央檔案館，中國中央級綜合性檔案館，1959年成立于北京，集中保管自“五四”運動以來的，具有全國意義的革命歷史檔案和中華人民共和國成立后黨和國家中央機關的具有永久保存價值的檔案。

2)中國第一歷史檔案館是專門保存明清兩代中央國家機關檔案及皇室檔案的國家級檔案館，成立于1925年，坐落在北京故宮西華門內。

3)中國第二歷史檔案館是集中保管中華民國時期（1912-1949）各個中央政權機關及其直屬機構檔案的國家級檔案館。4)中國人民解放軍檔案館收集、保管建國前中國共產黨領導的中國工農紅軍、八路軍、新四軍、解放軍等軍事機關、部隊、院校形成的革命歷史檔案。

5)地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權機關和其他單位形成的檔案。

31鑒定檔案價值應遵循什么原則？

1）.從國家和人民的利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案的價值。

2）.全面的觀點 來源、內容、時間、文本、外形；把握被鑒定檔案與其他檔案的聯系；全面地預測社會對檔案利用的需要。

3）.歷史的觀點 分析檔案的價值必須把檔案放在它所形成的在歷史環境中。

4）.發展的觀點

5）.效益的觀點 檔案所發揮的作用>保存檔案所需費用 32影像檔案價值的因素有哪些？

1）.檔案自身的特點和狀況 文件內容；文件形成者；形成時間與時效；文件的名稱；外形特征；可靠程度與有效性；保存狀況

2）.社會利用需要 社會需要廣泛性；社會需要的階段性

1.常用慣用詞語：

1）開頭語：茲、茲有、茲因、奉、謹悉、為了、根據、按照、遵照、依照、關于、由于等，表示行文的目的、依據、方式、對象等。

2）經辦語：經、業經、茲經、復經、前經、經過、通過、均經等，說明文件承辦過程中的情況。

3）收文語：前接、近接、悉、欣悉、收悉、據報、據查等，是引說來文時的用語。

4）綜述語：為此、對此、據此、有鑒于此、現函復如下、現通告如下等，用在下文之前，引出過度句，表明從緣由、根據、背景過渡到正文部分。

5）時限語：頃聞、頃接、頃奉、迅即、從速、屆時、即日、應即、茲有、茲派、茲因等，表示事由的時間和發文部門提出問題的依據。

6）表敬語：謹、謹電、謹悉、謹啟、惠存、恭請、敬請、承蒙協助、承蒙惠允、不勝感激等，表示對對方的尊敬和禮貌。

7）提示語：切、切實、切勿、務必、切切等，提請對方特別注意。

8）期請語：請、擬請、懇請、務請、函請、務希、尚望、當否、妥否、請批示、請批復、請核準、即請查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表達行文者期望、請求。

9）結尾語：為要、為盼、為荷、專此布達、特此通知、特此通告、望遵照執行等，表示行文的意愿和目的。

10）“謙詞”，“請”、“貴”、“擬”、“承蒙”等。在結尾時常用“專此函達”、“敬希函復”、“特此函告”等。

11）“強調語”，帶強調性意味，常在法規、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必須”、“應該”、“一律”等。結尾處多用“此令”、“此告”、“希遵照辦理”、“希貫徹執行”等，增強文件的權威性。