第一篇：文書與檔案的管理工作

文書與檔案的管理工作

文書處理流程

1、收文管理：文書接收——〉文書分類——〉收文管理——〉分文管理

2、發文管理

一、文書接收

1、審核信封或包封外標記，確認收文機關，清點數量

2、綜合辦公部或職能部門對已收入的公文進行清點、核對與檢查，簽收

3、對接收的文件，還應檢查文件內容是否屬于本機關職權范圍或業務范圍，有不屬于本機關的職權范圍或業務范圍的，拒收或作說明后退回（主要針對上級、平級、和不相隸屬機關的來文）；下級上報的需要辦理的文件，還要審核是否符合行文規則，是否符合國家法律、法規和其他有關規定，涉及其他部門或地區職權的事項是否已經協商、會簽，文種、格式是否規范。

★ OA系統中，應對發文者發送收文回執，回執應標明收文標題、數量、收文日期等相關信息。文件不宜長時間放置在“收件箱”中，必須對收到的文件進行登記，如填寫文件標、題、發文字號、發文機關等內容信息，建立收文數據庫。

二、文書分類

1、根據辦文程序、規定或慣例分類，閱知件與辦理件、急件與平件、秘密文件與非秘密文件。

2、根據文書秘密等級分：絕密（極為重要，并不得向無關人員泄露的文件）；秘密（重要，不能向無關人員透露的文件）；機密（不宜向外透露的文書）

3、根據文書的種類分：請示、報告、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函、會議紀要等。

三、收文管理

一般分為：辦理件和閱知件 辦理件：擬辦——批辦——承辦

閱知件：擬辦——（批辦）——組織傳閱

擬辦：有關人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀活動 針對不同情況提出相應的擬辦意見：

（1）對上級來文的擬辦，應指明辦理、貫徹落實的部門或具體人員，并提出具體要求，如“擬請XX局研究落實”、“請XX同志批示”，使相關部門或人員能夠明了自己的任務和責任；如果籠統寫為“請各位局長閱示”則容易產生如下困境：各位領導閱文后都批示了意見，且所批意見不一致，導致矛盾、抵觸，降低文件辦理的效率。

（2）對下級機關或平行、不相隸屬的來文機關的擬辦，需要明確指定負責承辦文件的業務部門或業務人員以及注明辦文時限。如：“擬請XX處XX同志負責辦理，在X日X月前辦復”，責任到人，明確辦理時限。

（3）對需要聯合辦理的公文擬辦，應明確指定牽頭單位，以免機構之間互相爭辦或相互推諉。必要時，在指定牽頭單位的同時，還應明確如此安排的原因，便于主辦和協辦單位明確責任，相互協作，共同完成任務。例如：“擬請XX處牽頭，XX處、XX處協助辦理”，牽頭單位是主辦單位，承擔主要責任，其他協辦單位有義務配合主辦單位完成文件的辦理，也為領導批辦提供基礎。（4）對難以提出具體辦理意見的文件，在擬辦前可先與文件內容涉及的相關部門聯系溝通，聽取意見后再提出擬辦方案。如各部門意見不一，應分述各種分歧意見，認真研究其可行性，提出自己的傾向性意見，并說明理由，供領導批辦時參考。批辦：領導人對文件辦理提出最終處理意見的決策性活動。

批辦的意見要求高度明確、肯定、具體，批辦意見通常寫為：“同意擬辦意見”、“請XX辦理”、“請XX審閱（閱示）”、“請XX查復”等；或在確定承辦部門的同時，對如何辦理提出原則性的意見，并簽署姓名和日期。

承辦：對公文的閱讀、貫徹執行與辦理（或回復），使公文內容所針對的事物與問題得以處理和解決的活動。承辦的要求：

(1)確認承辦責任（2）處理好承辦原則性和靈活性的關系（3）維護文件的實效性 文件承辦的經過和結果主要可以分為以下不同情況：（1）發文承辦的，注明復文號、復文日期。

（2）會議承辦的，注明會議名稱、會議時間和議定事項。（3）電話回復的，注明時間、地點、人員、主要內容。

（4）當面解決的，注明時間、地點、解決方式方法、措施與結果

發文管理

1、醞釀、草擬

（1）準確解讀領導交辦寫作任務的意圖，廣泛收集、閱讀、選擇材料，設計表達文稿主旨（站在發文機關的立場起草文稿）（2）反應現實工作需要和實際情況（3）符合文件寫作規范（4）樹立時間觀念，及時成文

2、審核、簽發 審核從4方面入手：（1）明確是否有行文的必要（2）確定文稿內容是否符合要求：表達是否規范、內容是否真實、是否符合國家方針、政策、法律等、是否符合機關發文目的（3）核查文稿文面是否符合規范：文件數據項目的表達和排版格式的外在形式（4）檢查文稿是否符合行文行文規則：是否符合統一規范和控制文件行文主體資格、行文關系和行文方向等一系列制度、規則。簽發：（1）正確選擇簽發類型，明確簽發責任（2）堅持先核稿后簽發（3）保證簽發的有效性與合法性（4）規范簽發意見的位置：必需有簽發人姓名和批注意見

3、復核、校對 復核工作重點：（1）核查文稿的審核人、簽發人是否合法，有無越權或侵權情況；是否規范地簽注了發文意見、姓名和日期（2）文件具體的發授范圍是否必要、是否明確；主送和抄送范圍的選擇是否恰當清楚；緊急程度、保密等級是否合理； 印制份數、發文字號是否有誤，主題詞標注是否準確規范等（3）附件材料的件數、頁數是否與附件說明一致，是否有遺漏，其內容是否完整無缺（4）文書格式是否統一，文體字號、標點符號、數字、公式、層次序數、頁碼、表格、注釋的表達格式是否符合國家有關規定，表達文件內容的各數據項目的結構格式是否規范

校對：校對符號、字符、語句、行段、公式、圖表、排版格式等

4、用印、登記

用印的要求：印制定專人保管；監管用印過程；印跡必需端正、清晰、完整

5、發出、公布

文書立卷歸檔管理

公文的去留:從公文之間的整體聯系上把握其留存價值，保持文件之間的有機聯系；對其中一時不能對保存價值作出肯定性判斷的公文，可采取“寧寬毋嚴”的原則，允許暫存一段時 間。

公文整理必須堅持以下原則：遵循公文的自然形成原則，保持公文之間的有機聯系，區別不同的價值，保證歸檔文件的齊全、完整、便于保管和整理。

在歸檔的文件材料中，應將`每份文件的正件和附件、印件和定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種蚊子形成的同一文件立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

文書歸檔，按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限等進行整理，并在“文書保存本”做好登記。

卷內文件材料應按并列順序，依次編寫夜號，裝訂的案卷應統一在有文字的頁面材料的背面的左上角打印頁號。

永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，卷內目錄放在卷首。

一、分類方法

1、分年度

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年卷；跨年度的總結放在這針對的最后一年卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按有關規定執行。

2、分組織機構

首先，將公文分成黨、政、工、團等不同性質的組織機構大類別；其次，在大類別中`，每一類別再按組織機構繼續分類。

二、檔號的表示方法

A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。

三、檔案保存期限常識

1、永久保存

（1）公司章程（2）股東名冊（3）組織規程及辦事細則（4）董事會及股東會記錄（5）財務報表（6）政府機關核準文件（7）不動產所有權及其他債權憑證（8）工程設計圖（9）其他經核定須永久保存的文書

2、十年保存

（1）預算、決算書（2）會計憑證（3）事業計劃資料（4）其他經核定須保存十年的文書

3、五年保存

（1）期滿或解約的合同（2）其他經核定須保存5年的文書

第二篇：新時期文書檔案管理工作的重要性（精選）

新時期文書檔案管理工作的重要性

一、文書檔案管理工作的必要性

文書檔案是一個企業或者部門的極為重要的文件，這關系到部門的長遠發展和日常經營，因此，我們必須要加強對于文書檔案管理工作的管理，并且深化研究和總結，不斷完善相關的工作，只有不斷創新工作方式，革新工作思路，才能夠促使各項文書管理工作科學到位，進而協助和組織好各類其他工作，讓公司和企業的發展更加科學和合理，從而提高部門的競爭力，并且有效增強工作人員們的工作效率和辦事效率。在當今時代下，文書檔案管理工作又有了新的時代內涵，這項工作比以往有了更加重要的意義，但是，目前社會上的許多公司和部門并沒有做好相關的文書檔案管理工作，許多工作內容都落后于時代的發展，而且工作效率十分低下，因此，我們必須要對文書檔案管理模式和管理方法進行探討，從而讓各項工作更好地服務于社會。

二、文書檔案管理建設中的問題

（一）管理不規范。在目前社會上的很多機構和組織之中，檔案管理工作都是一項極其重要的工作，而且是一項基礎性的工作，但是，這些部門并沒有做好檔案的相關工作，檔案管理之中存在著一系列不規范的問題，這也是各大社會組織的通病。一般而言，檔號、檔案標題存在著填寫的問題，目錄方面也不科學、不規范，相關的檔案管理條例和檔案管理規章制度也不健全，這些都是導致文書檔案管理效率低下，檔案內容問題頻發的重要原因。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時代的發展，他們仍然采用傳統的文書檔案管理模式，因而也就不能做到管理模式的創新和管理方法的創新，最終導致固步自封，失去了工作上的優勢，致使整個組織的工作效率低下。

（二）管理手段比較落后。隨著科技的發展，人類社會已經步入了信息時代，計算機技術和信息網絡技術已經得到了廣泛的應用，深入到了人們的日常生活之中，在文書檔案管理工作中，我們也應當利用好現代科學技術這個重要助力，為各項資源建立網絡化存儲檔案，從而讓我們更加清晰的存入和取出相關信息，另外，通過計算機網絡技術，我們還可以讓檔案的管理變得更加清晰化和條理化，在我國目前的許多部門和機構當中，工作人員都已經采用了計算機檢索模式，這種做法大大提高了工作人員們的工作效率。然而，仍然后很多文書管理部門并沒有跟上時代的發展，他們沒有在文書檔案管理工作中引入計算機技術和信息管理技術，檔案的管理仍然是以手工檢索為主，這就導致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，長此以往，就會導致組織各項工作的開展與社會脫節，不能夠適應當今社會的發展。

（三）管理工作人員的素質比較低下。在文書檔案管理工作中，有很多工作人員的工作素質比較低下，他們不但缺乏專業的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業素養和敬業心，這對于各項工作的開展是極為不利的。為了保障文書檔案工作的順利開展，各個組織需要一批專業素質過硬，能夠熟練掌握現代工作技術和信息技術的專業性人才，并且他們需要具備豐富的工作經驗和實踐能力。然而，在文書檔案的管理中，人才隊伍的建設并沒有達到要求，許多檔案管理部門招聘了一些臨時工或者兼職人員，造成了文書檔案管理的不規范，從而為以后各項工作的開展造成了一系列的麻煩。

三、文書檔案管理工作質量的提升策略

文書檔案工作對于企業和組織的長遠發展具有著極其關鍵的作用，我們必須要深入研究檔案管理工作的質量提升方法，并且多加實踐，進行相關的總結，必須要科學合理開展各項工作，讓文書檔案能夠真正發揮其應有的價值，而不僅僅是把他們進行簡單收集和堆疊。

（一）健全體制，促進檔案管理的有效性。長久以來，文書檔案的管理工作一直沒有得到有效提高，導致組織的管理出現一系列的差錯和混亂，這其中最為主要的原因就是沒有健全相關的文書檔案管理體制，這就導致各項管理工作變得混亂不堪。因此，我們必須要立足于時代的發展，同時充分考慮企業和組織的內部發展情況，建立起有效的檔案管理體制，幫助文書檔案管理工作走向正規，例如，我們可以設置出檔案責任管理制度、電子檔案存儲制度和檔案定期檢查制度等等，與此同時，必須要深化各項制度的落實工作，不能夠讓制度僅僅淪為一紙空文。

（二）技術創新，促進檔案管理的信息化。在傳統的檔案管理工作中，所涉及到的事情是很復雜的，而且手續繁多，工作人員的工作量十分巨大，這已經不能夠適應當今時代快速發展的步伐，因此，我們必須要把檔案管理工作與計算機網絡技術等現代科學技術進行有機結合，讓文書檔案的管理工作變的更加具有效率，我們必須要把傳統的檔案變得更加信息化和電子化，能夠錄入網絡的檔案和文書需要盡力落實到網絡之中，不但能夠實現永久的保存，而且不用擔心存取不方便的問題，通過這一系列工作，整個社會組織能夠達到高效管理和高效運轉。

（三）大力宣傳相關的法律法規，從而增強員工們的職業素養。為了提高文書檔案管理工作的有效性，我們必須要進行法律法規的宣傳工作，從而幫助員工們建立起相關的法律素養，例如，我們可以組織他們學習《中華人民共和國檔案法》，從而了解檔案法中有關文書檔案管理的相關規定，加強他們的法律意識，讓他們在日常的工作之中提高自覺性和警惕性。

（四）努力提高檔案管理工作人員的業務水平。我們必須要定期對員工們進行培訓，提升他們的業務水平和專業能力，而且應當定期組織文書檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經驗和管理經驗，進而發現自身的不足，改進工作方法，提高工作效率。

總而言之，文書檔案管理工作是一項十分重要的環節，各組織和部門應當加強對于文書檔案管理工作的重視程度，并且需要加強對于這方面的實踐和探索，從而充分發揮單位文書檔案的重要作用，實現單位和組織的現代化發展。

第三篇：文書檔案分類與整理

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文書檔案分類與 整理

文書檔案整理工作

一、定義

文書檔案整理工作，是指將處于零亂狀態的和需 要進一步條理化的文件經過分類、組合、排列與 編目，達到系統化的過程。是一項重要的基礎工 作。文書檔案整理方法： 新的整理方法——以件為管理單位 傳統整理方法——以卷為管理單位二、一般程序

從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區 分全宗-全宗內檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案 卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。

1、區分全宗：將文件按不同的形成機關、組織或 個人分開，以避免不同機關形成的文件混合在一 起，反映了各單位歷史發展的面貌。

2、全宗內檔案分類：把一個單位內的全部檔案按 其在來源、時間、內容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。

3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的 組合、卷內文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。

4、案卷的排列：將案卷按、組織機構或問題 等標準系統排列，以固定案卷序列。

5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內容與形式 特征的工作，包括填寫卷內文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。

檔案整理工作的原則

已辦理完畢的，有保存價值的 遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的 有機聯系 區分不同價值 便于檔案的保管和利用

保持文件之間的有機聯系

是指文件在產生和處理過程中所形成的固有關系，主要表現在文件在來源、時間、內容和形式等方 面的聯系。如：一個單位及其內部機構 一定的歷史階段、一個 一項特定的活動、處理一項業務、進行一次調 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等

區分不同價值

要依照《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關于機關檔案保管期限的規定》（或《機關文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要 求，區分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同 的保管期限。如：保存價值大——重點整理和保管 保存價值小——根據條件區別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀

便于檔案的保管和利用

是檔案整理工作的基本出發點和根本目的 當與保持文件之間的歷史聯系發生矛盾時，應充 分考慮檔案保管和利用的方便

新的整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規則》 《規則》是在充分調研國內外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管 理現代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規定。《規則》的制訂，彌補了 我國檔案工作法規標準體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢下實現歸檔文件整理規范 化、檔案管理科學化的一項重要標準。

一、基本概念

歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作 為文書檔案保存的各種紙質文件材料。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件——歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復制件為一件； 轉發文與被轉發文為一件； 報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件； 來文與復文可各為一件。

二、文件修整

一般包括： 對破損文件進行修校； 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制； 去除文件上易銹蝕的金屬物； 對過大的文件進行折疊。

三、文件裝訂

歸檔文件應按“件”裝訂 “件”內排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 轉發件在前，被轉發件在后； 復文在前，來文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

對齊方式

1、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊。

3、采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

裝訂方式和用品：常用的有三種

1、線裝：縫紉機軋線

2、粘接式：包角

3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行

四、歸檔文件的分類

（一）分類方法：分類法、機構/問題分類法、保管期限分類法。

（二）分類方案：

1、—機構（問題）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——機構（問題）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例2：2001年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長期、短期 業務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年：??

例3：2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 ??

例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??

五、歸檔文件的排列

是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則 結合時間、重要程度 會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由內的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序； 按文件的重要程度排列。

（二）不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同屬性分別集中排列。

六、歸檔文件的編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關 內容。歸檔章必備項目為：全宗號、、保管期限和 件號；選擇項目為：機構（問題）。全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編 制的代號； 指歸檔文件的形成； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號指歸檔文件的排列順序號。

填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式（如圖）全宗號

機構或問題

保管期限

室編件號

館編件號

七、歸檔文件的編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

歸檔文件應逐件編目，目錄中一件只體現一條條 目。如：來文與復文件為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄各項目應體現歸檔文件的內容和形 式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

歸檔文件目錄

件號 責任者 文號 題 名

機構：辦公室

日期 頁數

備 注

檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關于加強檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關于轉發[國家檔 浙江省檔案局關于轉發 國家檔 浙檔 案局關于加強汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點意見]的通知 理的幾點意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關于進一步加強我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設的決定（市民公約）民政府 建設的決定（附：市民公約）0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、、保管期 限、機構（問題）等項目

歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機 構：行長辦公室（問題）

八、歸檔文件的裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填 寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內容。裝盒的要求： 不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形 成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

檔案盒封面

（全宗名稱）全宗名稱）

檔 案 盒 盒 脊

全宗號 年 度 保管期限

機構(問題 機構 問題)問題

起 止 件 號(室)室(館)館

盒號 備 考 表

盒內文件情況說明 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件齊全完整程度； 盒內文件缺損、修改、補充、盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等情況； 銷毀等情況； 備注項內容。備注項內容。

整理人： 整理人： 檢查人： 檢查人： 年 月

日

九、排架

檔案按分類方案 如——機構（問題）——保管期限 或——保管期限——機構（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架, 也可將歷年檔案統一 按保管期限分別排架。

傳統整理方法——以卷為管理單位

案卷是有密切聯系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分

一、全宗內檔案分類

（一）分類的常用方法

1、分類法 將文件按其形成和處理的進行分門別類。一般文件歸入文件形成，對跨或專門的文 件根據具體情況區分。

2、組織機構分類法 將文件按其形成或承辦的機構進行分門別類。

3、問題分類法 將文件按其內容所反映的問題進行分門別類。

（二）常用的復式分類方法

1）與組織機構分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業務處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

人事處 2）與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年

業務類

黨群類 行政類 教學類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??

二、立卷組合方法

立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區特征組卷

1、按問題組卷 將文件內容涉及的同一事件、問題或同一類性質的問題組 成案卷

2、按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）

3、按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷

4、按時間組卷 按文件形成的時間或文件內容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷

5、按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷

6、按地區組卷 將來自同一地區或內容涉及同一地區的文件組成案卷 實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征

三、卷內文件整理(一)檢查調整組卷

1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯系；

2、檢查卷內是否有不需要歸檔的或應轉入一立卷的文 件；

3、檢查卷內文件的保管期限是否一致和卷內文件的數量多 少；

4、檢查卷內文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進行修整。

(二)卷內文件的排列和編號

1、卷內文件排列 按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯系，保持 來文與復文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復在前，請示在后；案件的結論性文件在前，依據性材料在后。

2、卷內文件編號 文件頁碼用頁碼機打印在正面右上角、反面左上角，從 001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應在卷內每份文件的右上方加蓋檔案號章，并逐件編序號。

（三）編制卷內文件目錄

順 序 號 文號 浦銀杭 發 [2004] 20號 20號 浙農銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農業銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關于上海浦東發展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標管 2003年通過檔案工作目標管 理省級認定的通報 關于2003全省農行系統 關于2003全省農行系統 2003 通過檔案管理省級認定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關于公布全省文化系統檔案 工作目標管理省級認定單位 名單的通知 2004 0220 007

（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關情況。

（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（六）填寫檔案案卷封面

（全 宗 名 稱）

（類 目 名 稱）

（案卷標題）案卷標題）

自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁 歸檔號

全宗號 目錄號 案卷號

1、案卷標題的擬寫 包括本卷文件的主要責任者、問題、名稱。如：浙江省檔案局有關職工福利問題的決定

2、檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標記。檔號的編制既固定了檔案 分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結構： 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號 全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則

四、類內案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯系。基本方法有： 按照案卷所反映的問題或工作上的聯系排列； 按照文件的作者、收發機關以及文件內容所涉及的地區排 列； 按照案卷所屬的時間順序排列； 按照案卷內容的重要程度排列。

五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標題、、頁數、期限、備注等項 目

六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。

業務檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結合具體情況以及行業要求，突出業務特色。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現一些業務特 征。

（全宗名稱）

公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）借 款 人 身份證號 保管期限

個貸檔案卷內目錄 序號

文 件 題 名

職工住房抵押借款申請審批書 公積金繳交證明 借款人身份證、戶口簿復印件 自籌資金復印件 商品房購銷合同 收入證明 公證書 公有住房買賣協議書 價格審批表 房屋轉讓合同 賣方三證復印件 其它

件數 備注

（全宗名稱）行政處罰案件檔案

案件名稱

處理結果

自

年

月 日至

年

月 日止

保管期限

本案共 卷，本卷為第 卷 件 頁

歸檔號

全宗號

目錄號

案卷號

（全宗名稱）全宗名稱）參保管理類

編

號

參保單位 年 度

案 卷 號 保管期限

參保管理檔案卷內目錄

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 稱

職工基本醫療保險用人單位職工增 減登記表 參保人員本人的身份證復印件 報到證（或調令、勞動用工合同）復印件 一寸證件照 職工基本醫療保險視作繳費年限核 定表 原證歷本封面 調令復印件、死亡證明復印件 醫保證歷本、醫保就診卡 退休人員審批表 養老保險視作繳費年限審批表 事業（企業）單位職工退休（退職）和基本養老金審核表 退休證復印件 批準退休的文件 退休人員登記表或退休人員審批表 其它

頁數

備注

特種載體檔案的整理

一、照片檔案的整理

（一）基本概念

1、照片檔案：是指機關或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影 象為主要反映方式，并輔以文字敘述的記錄材料。

2、芯頁：用以固定照片或底片，并標注說明的中性偏堿性 紙質載體，是照片冊、底片冊的組成單元。

（二）照片檔案的組成 由底片、照片、文字說明三個部分組成

（三）照片檔案的收集

1、本單位在工作活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；

2、本單位領導活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學習的照片；

3、本單位向有關單位提出內容和要求，組織拍攝或征集的 照片；

4、本單位工作中選用的外單位的照片。

（四）整理原則 保持照片檔案的有機聯系，便于查找和利用。照片的底 片應單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其 文字說明一同整理并存放在照片冊里。

(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關于機 關檔案保管期限的規定》執行。密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照 《保密法》及其實施辦法執行。

底片的整理

1、底片的整理可按——問題分開，其次是進行底片編 號。底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張號。

2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順 序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內每張 底片上再編一個分號。

3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標明底片號。

5、按底片號順序將乳膠袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標明底片號。

照片的整理

1、一般應按照片反映的內容或專題來進行分類，使同一 內容或同一性質事物的照片歸入同一類中，保持其內在 的聯系。

2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。

3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編 流水號。格式：全宗號-保管期限代碼-冊號-張號； 全宗號-保管期限代碼-張號。

4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中 寫清外，每張照片的背面都應寫明，以便查找利用。

文字說明的編寫

1、照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。

2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。

3、照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素

4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯系密切 的一組照片應編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明。總說明在該組照片的第一張照片的上方 書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側、右 側書寫。

數碼照片的整理：實行“雙套制”保存。沖印具有代表 性的數碼照片按照傳統照片整理方法進行整理、編寫說 明等，形成的全部數碼照片配上文字說明刻成光盤進行 保存。

二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎上，按其包含內容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨編制流水號，并編制目錄，目錄應包括序號、內容、形成日期、保管期限、備注等項 目。

三、實物檔案的整理 包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀念品、廢舊印章等，可 以總的編一個大流水號，并編制實物檔案目錄。

講課到此結束 謝謝！

第四篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續等。行文規則：各機關在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領導審核和批示時參考。一般由辦公室主任負責。批辦：指單位領導對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領導進行批辦的結果體現為批示的意見。收文承辦：根據來文要求或領導意見，按文件內容要求進行具體實施、或另起草文件、或將來文進行翻印和轉發等的工作。簽發指機關單位主管領導對審核過的文稿進行最后的審定并簽署印發，文件據此生效。檔案：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。歸檔：指文書部門或業務部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯系與區別，文件與檔案的聯系、文書工作與檔案的聯系。（1）①共同點：內容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規范。②區別：

A.文書與文件是同義的，只是在習慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達集合概念，不用于表達某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當僅指“公務文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎。④檔案工作是文書工作的延伸和發展。

2.公文的特點是什么？公文按辦理時限、行文方向、機密程度可分為哪些類別？（1）公文特點1由法定作者制發2具有法定的權威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領會發文目的，為什么要起草這份公文。即領會領導意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務是什么？收文、發文處理的程序包括哪些環節？1）文書工作的主要任務發文的擬制、收文辦理、發文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環節：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發、發文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應由文書人員“中轉”。（1）簽收的范圍1機要部門送來的密件和急件都要進行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領導批辦時參考 批辦人： 單位領導 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責是什么？①呈送：根據文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達：根據擬辦、批辦意見，將收文送有關部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領導親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細，但比較費時。集中傳閱：把領導等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進行閱讀，也較常用。設立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設立一個閱文室。

7.文件轉化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發揮有哪些規律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料。“前事不忘，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發揮規律1檔案作用范圍的遞增律（擴展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴大。2檔案機密程度的遞減律3檔案作用發揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環節？檔案工作的原則是什么？維護檔案的安全：①檔案的物質安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內容不失密。（1）檔案工作的環節-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統一領導，分級管理②維護檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機構有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務，是檔案室與檔案館的最主要區別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要歸檔的有哪些2）企業歸檔范圍-反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業需要貫徹執行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業工作有直接關系的，都應納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網站、報紙、電視等）上的本企業需執行，或反映本企業工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發布的指導性文件、有關本企業工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯系有哪些？（1）文件在來源方面的聯系——文件之間的首要聯系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機關單位及其內部機構形成的，形成文件的單位，構成了文件來源方面的聯系。

2文件在時間方面的聯系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯系。文件整理歸檔工作一般都分進行。（3）文件在內容方面的聯系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內容。關于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯系。整理時把內容相關的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內容上共同反映了檢查活動的過程與結果。（4）文件在形式方面的聯系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應當單獨保存，便于保管利用優先于保持檔案文件之間的聯系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復制件；請示、批復；轉發文、被轉發文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內容或機構分類；第三步：同一內容或機構的文件按不同的保管期限分開；如果文件數量較多，可先按機構分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應重要程度結合時間順序排列在一起。

第五篇：文書與檔案教案

▲案例導入：

天地公司（中外合資公司）收到集團總公司的一份《關于各子公司財務負責人向集團總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進行收文。秘書高山要完成收文的任務，首先要了解關于文書處理的一些規范，并對文書收文程序的各個環節的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請學生踴躍發言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節內容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書處理的程序

文書在機關內部從形成倒運轉所經過的環節，及環節中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對外單位發給本單位的所有文書進行收進處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環節。

（一）簽收：

文書部門收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

（保留證據，如圖示，向學生展示學校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細講授，具體內容見課件）

（二）登記：（必不可少的重要環節和程序）

對收進的文件在《收文登記表》上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數量進行統計以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）

登記注意事項和具體要求：字跡清晰、不漏填，關鍵在于細心。★下級單位上報公文注意審核，把好上行文的質量關。

審核的重點：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

（三）分送

分發或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收文分送有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

過程：

1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負責人審核；

2、根據部門負責人意見，分送有關領導閱批或有關部門閱辦；

（具體見學校《收文處理表》及市人力資源局表格。）

（四）傳閱：

有關人員在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經主要領導批辦后需要其他副職領導或有關人員傳閱，以掌握文件精神和主要領導的批示意見；

b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關部門和人員傳閱。

（取幾份學校的收文，提問學生哪些需要傳閱？課堂講述區別）

（五）擬辦

對收文應如何辦理所提出的初步意見，以供領導批辦時參考。

擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協助領導及時、有效地處理文件，為領導節省時間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見要抓住中心，有針對性、考慮全面、切實可行，文字表述要簡明精練。

（講授此條時，提醒學生注意，擔任文秘工作，盡快進入工作狀態，熟悉單位各部門職責構成，以便提出更好的擬辦意見。）

并不是所有文件都要擬辦意見（引導學生靈活處理事項，舉例子說明禮儀的恰當和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級機關主送給本機關需要貫徹落實的文件；

機關直屬各部門祝頌本機關的情趣性或建議性文件、重要計劃、方案、財務預決算等；

ｂ下級機關主送給本機關的請求性文件；

ｃ平級機關和不相隸屬機關主送本機關的商洽性，涉及重要答復和共同研究協作等問題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問讓學生區分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學合理、簡明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領導人對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。

單位負責人批辦，注意批示要表態明朗、詞義明確，并將批辦內容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內。

（七）承辦：

貫徹落實文件精神和要求，按領導人批示執行具體的工作任務，辦理有關事宜的過程。

（1）確認承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時快捷辦理公文（4）依據規章辦理公文（5）簽注公文的承辦結果

（八）催辦（文件跟進，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會議催辦。（會議紀要）(6)簡報催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發催辦單催辦的，應留存工作底單；通過電話催辦的，應備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結果。

（十）歸檔

及時歸檔。（授課時融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結：提問學生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應該怎樣去做呢？回憶本節課程學習的收文處理過程。

▲作業：編制收文處理流程表。