第一篇：辦公自動化對現代文秘的影響

辦公自動化對現代文秘的影響

林琳

（黃河水利職業技術學院，河南 開封475001）

摘 要：辦公自動化改變了傳統文秘工作方式，提高了工作效率，適應了當前社會的需要，也給文秘工作帶來了極大的影響和沖擊。從辦公自動化的發展切入，分析了辦公自動化在文秘工作中應用的必要性及影響。

關鍵詞：辦公自動化 文秘工作 辦公自動化設備

引言

隨著社會的發展進步以及市場經濟體制的改革,各個領域工作中處理的信息量大增,企業的生產經營正不斷向集約化、現代化邁進,產品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生，在當今的文秘工作中發揮了巨大作用。

許多事務工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應用,使報表統計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化。可以說,現代文秘工作最大的特點就是辦公自動化,文秘工作已經進入了辦公自動化時期。網絡通信技術和計算機技術的融入,使現代辦公室不再是孤軍奮戰,不再是閉門造車。當代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動化,是指利用現代信息技術提供的技術手段改善辦公室工作的環境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術的發展與整個國家經濟信息化的深入發展,計算機及通信等現代信息技術越來越廣泛地應用于各行各業。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務的,當然就首當其沖地受到這個浪潮的影響。

1辦公自動化概述

1.1辦公自動化涵義

辦公自動化是指利用計算機、通信和自動控制等技術與設備,實現辦公業務的自動化。英文簡稱OA。它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段。現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。具有辦公信息采集、加工、傳

輸和存儲等功能，對文字、數據、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。

1.2辦公自動化系統的主要功能

①文字處理。辦公業務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。

②數據處理。包括數值型和非數值型辦公信息的處理。

③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉存、查詢和檢索等。④行政事務處理。包括機關本身的行政業務，如人事、工資、財務、營房、基建和辦公用品等的管理。

⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。

⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉換等功能。

⑦網絡通信。網絡通信技術是實現辦公自動化的關鍵技術之一。它可以溝通系統內部各部門之間的聯系,實現信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統的資源，同時便于和外界的信息聯系。

⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。一個辦公自動化系統的建立，其功能和規模視其目標而定，并根據不同的技術要求配置相應的各種功能設備和軟件。辦公自動化是一項軍民通用的綜合性技術，在軍事領域中應用，其可靠性、保密性、安全性和實時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強，廣泛應用于軍事機關辦公、軍事訓練、作戰指揮、后勤保障等各個方面。

2辦公自動化對文秘的影響

在早期,大家認為OA 就是諸如公文流傳、收發文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結構化數據的處理交換,其面向的用戶群也只是機關或企業的職能部門、文秘部門。其實今天看來,OA 應該有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群,對網絡的依賴性更大。對于高層領導而言,OA 是決策支持系統;對于中層管理者而言,OA 是信息管理系統;對于普通辦公人員而言,OA 是

事務/ 業務處理系統。計算機技術是OA 的前提,沒有了計算機技術,來闊談OA ,無異于癡人說夢。

網絡通信技術是OA 的基礎,OA 是利用網絡通信技術來實現人與機器、機器與機器以及人與人的交流,沒有網絡的支持,OA 便成了空中樓閣。

2.1對日常工作的影響

秘書的日常工作中,單位內部的溝通協調、事務管理類的工作居多、計算機技術及網絡的應用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現在:

① 資源共享,使信息和資源由整個機構共享,使得眾多人員能夠一起處理項目;

②節省資金,在一個網絡上,昂貴的硬件(例如彩色打印機、傳真/ 調制解調器)都可以由這個網絡上的每個人員所共享,這種硬件共享方式就是節省開支的一種替代方案;

③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時間里便與你的業務對象進行聯系。而對于一個企業而言,在一個普通的發文系統中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發文以后,根據批閱流程,由相關人員批閱,最后交由領導簽發,如果同時配備了檔案管理系統,對于需要進行歸檔的文件,在領導簽發后,還可自動進行歸檔管理,整個事務處理過程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網絡的高效率傳遞來提高辦公效率。

④網絡改進了內部信息控制的可靠性和準確性,內部辦公公自動化系統可以根據各個崗位設置資源存取權限,可以對郵件、數據加密,還可結合電子簽名技術等來確保辦公的安全可靠進行;

⑤網絡使遠程辦公成為可能,現在許多大型集團性企業由于業務發展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網絡的開拓,在各地建立銷售網點,相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務會談也可以在網上進

行,這可以大量節省辦公費用,大大提高工作效率。

2.2對其他工作的影響

秘書的職能中,除了日常事務管理、溝通協調外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領導的助手,除了練就扎實的業務功底,還需要經常進行調查研究,掌握和本行業、本單位、本部門密切相關的前沿性、動態性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領導集團的決策過程中,提供高質量、有價值的資料,真正當好領導的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費時費力,效

率很低,而計算機技術和網絡技術的融入,使得秘書調研工作的效率成倍提高。首先,網絡的速度優勢能為秘書調研提供第一手資料,秘書調研中常會遇到一些突發事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關鍵是充分占有材料,網絡無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;

其次,網絡集信息之大成,它的豐富信息是秘書調研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關鍵字,即可搜索到與此相關的所有信息,秘書可以從中仔細挑選,下載打印,細細研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調查研究,協助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節奏、高效率地為領導提供服務,更好地發揮助手作用。

3如何組織辦公自動化環境下的秘書工作

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點及應當注意的事項,是我們應當認真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對于秘書工作來說,只是一種技術手段的更新,從管理的內容或對象來說,推行辦公自動化還存在著一些誤解。

如何正確運用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實現秘書工作現代化呢? 在秘書工作中,應當有計劃有步驟地從長遠發展的角度去組織這項工作：

一、認真實現秘書工作的規范化操作。要科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規范,嚴格規范秘書工作制度和程序。

辦公自動化的實現對日常性的事務處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件,由于這類工作有傳統的規范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節,檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節,即使在辦公自動化環境下仍要堅持規范處理,使OA 與傳統秘書工作真正相結合。

二、認真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設備與軟件用在刀刃上,切實取得成效和經驗。

三、隨著辦公自動化進程的推進,秘書人員的素質需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業知識,提高自己的業務技能,單位或部門還應組織或培訓秘書人員熟悉常用的現代化辦公設備以及常用的辦公系統軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公

自動化環境中從容高效地處理業務工作。

四、重視設備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。

4秘書如何適應辦公自動化

辦公自動化的實現從方方面面對傳統秘書工作提出了挑戰,處于轉型期的秘書人員應努力適應辦公自動化新環境。

首先,從思想觀念上應充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效;其次,應落實到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段,尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術,熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應新環境對秘書的新要求,充分發揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合,真正提高工作效率。

秘書工作的現代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。

因此辦公自動化的實現對于秘書工作的現代化不僅重要,而且勢在必行。只有切實有效地逐步建立辦公自動化體系,才能使秘書工作呈現出快節奏、高效率的嶄新局面。

第二篇：辦公自動化的發展對文秘工作的影響

論辦公自動化的發展對文秘工作中的影響

摘要：辦公自動化是有效的利用計算機網絡功能與現代辦公相結合推陳出新的辦公方式。最大程度實現文秘工作的效率化、成本化以及智能化。但是，在享受一種新型辦公方式的同時又會給文秘工作環節帶來哪些我們沒注意到的正負影響。本文著力探究辦公自動化的發展對秘書工作的正負影響，首先要了解辦公自動化以及其特點；在與實際相結合闡述辦公自動化的發展給文秘工作帶來的沖擊。

關鍵詞：辦公自動化；文秘工作；正負影響；方法

引 言

隨著計算機普及和網絡的發展進步,各個領域工作中處理的信息量大增,市場經濟正不斷向集約化、現代化、網絡化邁進,在這種背景下,傳統文秘工作因存在許多弊端而無法滿足現代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生，在當今的文秘工作中發揮了巨大作用。

當代秘書工作越來越趨向于辦公自動化。隨著信息技術的發展與整個國家經濟信息化

[7]的深入發展,計算機及網絡等現代信息技術越來越廣泛地應用于各行各業。秘書是以收集資料、研究政策、反映情況、提供咨詢及草擬文件等方式開展工作的。辦公自動化的出現使秘書工作發生了前所未有的變化。對文秘工作而言，辦公自動化的內涵是辦公室文秘人員利用先進的計算機技術、通信技術、信息技術和軟科學技術，通過各種辦公設備和人機信息系統來完成領導交辦的任務和職能部門與教學部門之間的聯系工作。它的實現使高校辦公室秘書人員的工作流程規范化、標準化，提高了工作效率，促進管理工作的改革，但同時它的消極影響也值得我們關注。

1.辦公自動化基本內容及發展趨勢

1.1辦公自動化基本內容

辦公自動化（簡稱OA即Office Automation）是一門綜合性技術；它能不斷使人們的部分辦公業務活動物化與人以外的各種設備，并由這些設備與辦公人員構成服務與某種目標的人機信息系統。

（1）[4]文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲、打印、復制和印刷等。通常由文字處理機、智能復印機和電子照排輕印刷設備等來完成這項任務。

（2）文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或專用的分布式關系數據庫系統來實現。

（3）行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統、數據庫和各種應用軟件來實現。

（4）信息交流。OA系統主要是通過電子郵件和電子會議等方式交流信息，已從采用電話網、用戶電報網、計算機網發展到采用綜合業務數字網。

（5）決策支持。OA系統可配置決策支持系統(DSS)和群體決策支持系統(GDSS)。（6）圖像處理。包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的OA系統配置圖像處理系統，它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。因此，辦公自動化在現代文秘工作中有密不可分的聯系

1.2辦公自動化發展趨勢

[9]根據全國辦公自動化規劃會議的安排，我國辦公自動化要分三個階段進行：第一階段（準備階段）：同行試點，探討我國辦公自動化的基本模式；第二階段（開創模式）：簡歷一批高水平的辦公自動化系統，做好標準化工作；第三階段（走向成熟階段）：建立自上而下的辦公自動化網絡系統。

（1）工作環境網絡化。政府、機關內部、企事業單位等辦公室要四通八達，且要與辦公設備構成局域網，辦公室與世界各地連成廣域網，使其成為縱橫南北，連貫東西的自動化網絡系統，形成一個地球村，共享形形色色的資料信息。

（2）信息載體無紙化。高新技術應用于辦公用品制造，產生大量磁盤、光盤、u盤等新型信息載體，儲存量大，輕便小巧，可隨意放大縮小，便于閱讀和復制，逐步減少或取代辦公用紙，實現信息載體無紙化。（3）辦公室無人化。辦公室自動化發展的方向，是盡量用自動化設備取代手工操作。不僅文件的撰寫、印制、儲存、檢索、收發、傳輸等，可全部交給辦公自動化設備處理，甚至統計、財務、協調管理等工作，都可通過辦公自動化系統來調節。當然，辦公室的無人化是未來發展的趨勢，現在的辦公室只能達到半自動化，在工作實踐中逐步實現。

（4）設備機件智能化。設備智能化實現辦公自動化的關鍵。設備智能化，是指辦公室的機器能模擬人腦思考的功能，安排和處理各種公務活動。

2.辦公自動化發展對文秘工作的正面影響

不同時代不同統治者都需要通過某種方式讓被統治者了解自己想法，逐漸的積累形成文化，一個國家的法律、方針、政策。工作載體也隨之改變，由原來的原始社會的打結記事轉變為文字記事，也由原來的甲骨文、竹簡、布變為紙張一直到現在的虛擬文字。辦公自動化將繁雜、糾結的事物變得簡單，只需手指輕輕一點一切盡在掌控之中，勞動力大大減少，效率提高，操作簡單。

2.1提高文秘工作效率

[1]文秘工作是以為領導決策及其實施和領導機關工作運轉服務為宗旨，通過辦文、辦會、辦事等工作為領導者提供參謀、鋪助性服務的活動。文秘工作的主要內容：撰擬公文、辦理公文、辦理會務、調查研究、信息工作、督察工作、協調工作、信訪工作、公務接洽。其工作對象具有復雜性和多變性的特點，辦公室要收到各種不同的文件，這些文件需要文秘人員及時、準確無誤地傳給領導批閱，并根據領導指示向下發至各個部門及時落實文件內容或是精神。在傳統的方法中，步驟繁多，一些文件到了領導手中已經過期。而采用辦公自動化，秘書人員可以在掃描上網后，利用特定的辦公軟件發送給領導。這樣，即使領導離開辦公室，也可以在異地對文件進行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，同時秘書人員可以對文件進行規范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質量。

科學技術的迅速發展為辦公管理現代化創造了物質條件，秘書可以借助各種先進的設備和技術（計算機、復印機、傳真機、掃描儀、數據傳輸網絡等）開展工作，傳統的紙筆起草、修改、抄寫、打字、校對、修改等繁瑣的過程被鍵盤操作、屏幕編輯和自動打印等現代化手段取代，擁有這些現代化機器的幫助文秘人員主觀能動得到提高，自然工作的效率必然提高。

2.2增加存儲優化管理 文秘工作是機關工作中各種信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在這聚攏，擁有[3]“信息庫”和“資料庫”的美稱。信息的大量集聚單單靠手工操作，遠遠無法達到信息的更新速度，而且各類文件的[2]立卷歸檔，以手工編制檢索，步驟繁瑣且易丟易出錯，查找也不方便。計算機虛擬內存，其微小的空間能高密度記錄數以萬計信息，根據你所需信息的關鍵字輕易檢索。你可以根據自己的需求將不同種類、性質的信息分別放置于相應的硬盤中，優化信息的管理節約時間、空間。秘書也可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調查研究,協助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節奏、高效率地為領導提供服務,更好地發揮助手作用。

另一方面，檔案保管工作強度也將減輕。檔案信息的載體主要是紙張，字跡是采用黑色墨水，但不適的溫濕度，光照，灰塵，水，蟲，鼠等都會造成檔案的損害，紙張都用自己的使用壽命無法滿足社會各方面對檔案信息長遠利益的需要。電腦中虛擬內存存儲量大而且可以使用光盤、硬盤、u盤等移動存儲產品導出所需信息放置庫房中，存放空間小，保管方便無需繁瑣的注意事項，減輕管理強度。

2.3促進辦公室改革

辦公室的改革分為硬件，軟件兩方面。硬件是指我們所能看的辦公設備，用電腦、鍵盤、傳真機、投影等逐漸取代筆紙以及距離帶來的不便。[8]辦公室不在拘泥于狹小的空間，辦公自動化支持移動辦公和異地辦公，讓工作人員從桌面解放出來，不受時間和空間的限制；軟件則是運用網絡和計算機，鋪助文秘工作盡善盡美，推進辦公室管理的現代化、決策的科學化、和業務的標準化，還能節約紙張節省經費。

實現辦公自動化的過程，也就是促進辦公室管理工作改革的過程。實現辦公自動化后，可以實現時間管理自動化。員工的考勤不必要浪費時間簽到、點到，利用指模輕輕一點就能清楚了解每天考勤情況，方便管理且不能投機取巧。電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內安排好一個會議，還會巧妙地解決同一段時間中多人參加的多種會議，輕易地應對大量會議改期或撤消等情況；能及時地發出信號，提醒人們不要錯過會議或遲到；還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。

2.4文秘人員素質和思維的轉變

當前社會最需要的人才是能力型非學習型。文秘人員做好相應工作，不再是打打電話，抄抄寫寫就能辦到的，智力方面的增多，新增加的內容對文秘人員的綜合素質和業務素質有著新的要求。服務性行業是發展最快也是覆蓋地區最廣的行業。隨著辦公自動化信息技術的發展，文秘人員的服務方式也變得多種多樣，本著三服務的精神盡心盡責的服務領導和基層、社會、雇主。

思維方式上，以前秘書工作是消極等待領導的命令，現在網絡能暢游世界各地，緊隨全球化的步伐，要求文秘人員積極的順應時局，具備創新思維。作為組織和領導的參謀智囊，思維創新是提高職業水平的必然選擇，也是優化領導決策和科學管理的關鍵，文秘人員的工作態度要從被動向主動轉變，積極、主動、熱情的心態面對自己的本職工作，充分發揮主觀能動性。

3.辦公自動化發展對文秘工作的負面影響

辦公自動化化的發展對秘書工作無疑是有利的，但是計算機等現代辦公技術的普及運用也會給秘書工作帶來了一定的負面影響。辦公自動化是一把雙刃劍，應該運用哲學的方法看待，既要了解積極的方面又不能忽視消極的方面，充分的利用積極方面，緩解、消除消極方面。

3.1保密程度低

辦公自動化將現代化辦公設備和計算機網絡結合起來，具有很高的數據共享性，這給高校的保密工作帶來了隱患。若[6]辦公自動化系統在硬件或軟件上缺乏保密技術防范或技術防范級別不夠高，防范不夠嚴密，就極易造成辦公自動化系統被黑客攻擊、侵害，導致電子文件中的信息被惡意增刪或修改，辦公自動化要處理、傳遞、存儲公文等敏感信息和機密數據，一旦泄露可能會造成難以估量的后果。

此外，辦公室秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。如，廢棄的打印紙和用過的磁盤、U盤等移動存儲介質上，可能留有秘密信息資料，卻沒有妥善處理；在對外交流過程中，向無關者展示不該公開的涉密數據和信息；計算機送去維修、報廢時沒有及時清除掉硬盤中的涉密數據和信息；公用計算機、復印機等設備不加密碼等，都可能造成泄密。

3.2公章使用帶來難題

辦公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每個工作單位都制定嚴格的管理制度來規范公章的使用，不能將公章帶離辦公室，必須文秘人員親自蓋章，不可由他人代勞，任何人不得私自動用公章，也不得在空白介紹信和空白信紙上蓋印。應用辦公自動化后，除了繼續在紙質文件上加蓋公章外，也有部分文件、材料需要使用電子印章。而電子印章是通過技術手段實現，因此也就容易通過技術手段被竊取和復制，如何保證公章使用的安全性是技術人員需要攻克的一個難題，能不能像超市的商品一樣設置一個條形碼，掃描儀一下就能顯示代表本單位的工作，保證其安全性。3.3 文秘人員文字，語言能力降低

過分的依懶計算機和網絡，領導需要秘書人員些什么文件、報告、總結，由于對網絡產生一種依懶養成惰性，無需自己動大腦只需在網站上找到相似的文章，復制、粘貼就形成了自己的文章。導致文秘人員的文字功底逐漸降低，文章都是千篇一律，原創是越來越少，自身的文字才能在無形中浪費，竟而影響領導的決策。

辦公室事務性工作錯綜復雜，辦公室文秘人員作為領導的參謀，需要為領導提供決策輔助，一般通過面對面的傳統溝通模式。辦公自動化引入了計算機網絡等現代化辦公設備后，取代辦公室文秘人員與領導之間、員工與員工之間面對面的溝通模式。過分依賴辦公自動化系統，單純點擊幾下鼠標，忽視了語言、表情、肢體等面對面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會，使秘書工作變成了“機器”與機器之間的工作，不利于及時有效地開展工作。

3.4文秘人員的身體健康和生理健康帶來危害

辦公自動化是借助計算機、復印機、打印機等自動化辦公設備來實現的。這些先進的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是帶給辦公室秘書人員的負面影響也是不容忽視的，它們往往帶有很強的輻射性，秘書人員長時間接觸這些輻射性強的電子設備會產生各種疾病，設備的運作產生大量難聞氣味可能含有苯、甲醛、氯氣等有害氣體，散播在辦公室的各個角落是辦公室人員健康的隱性殺手，天天盯著電腦視力明顯的下降，工作量越大眼睛負荷近視度數也會增加。同時，辦公室秘書人員因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產生頸椎病、鼠標手、肩椎炎等職業病，對身體健康帶來危害。

3.5 人員態度的影響

辦公自動化使辦公室秘書工作離不開計算機以及網絡的應用，因此，計算機帶來的安全問題就成了秘書工作不容忽視的問題。辦公室秘書人員平時沒有養成資料存盤備份的良好習慣，那么一旦計算機發生故障或遭受病毒攻擊，計算機里的信息資料完全消失，就將無法正常開展工作，甚至導致工作癱瘓。辦公室秘書過分依賴辦公自動化系統，將文字工作當成完成任務，長期不動腦筋就到網上復制、粘貼，借用計算機網絡的方便操作，通過互聯網隨便下載一些相關內容的資料來應付完成。而對于調查報告，沒有調查就沒有可信的資料，只有通過調查，才能使資料具有真實性。文秘人員過分依賴互聯網或相關自動化設備，會逐漸喪失工作的主動性和積極性，也會使自身的創造性思維得不到良好的發展，長此以往必定會使秘書工作處于一種被動、消極的局面，形成不踏實的工作作風，也不利于自身發展。3.6歷史文獻減少

電子字體取代了紙質文書，紙質文獻作為瑰寶一代一代傳承，電子稿需要特定的軟件才能了解內容，知識冷冰冰的文字不存在感情色彩也不存在獨特性，紙質文獻保存著作者的感情、獨特性具有研究價值和保存價值。比如：我們的毛主席給后代留下了一系列詩詞作品（《沁園春.雪》、《念如嬌.昆侖》、《七律.長征》等），給后人品味中華人民共和國建國不易，教育一代又一代莘莘學子為祖國建設付出汗水、青春。先進設備的更新有越來越多的人丟棄傳統的紙筆取代的更便利的電腦，鍵盤等，留給后代是千篇一律的字體、格式、紙張，無法體會他們寫作時的意境，感想。

4.解決負面影響的方法

追尋社會高速發展的腳步人們不得不改變原有的工作方式適應現代工作進程，信息更新。辦公自動也以其弊端受到人們的質疑。每個事物都用其發展的兩面性，關鍵在于如何有效的利用與調控它，已發揮它有效功能避免不足之，處揚長避短，使它朝著更有利的方向發展。

4.1文秘工作規范化

辦公自動化的發展是必然的適應事物的發展趨勢，要在適應辦公自動化同時不影響文秘人員工作活動，需要完善管理系統和管理手段。[10]首先對計算機的維護和保養。(1)保持良好的運行環境。經常打掃衛生，使室內保持清潔，這是保證微機系統正常運行和延長使用壽命的基本條件。(2)定期進行維護與檢測。在微機系統的使用中，有很多使用者都是在出現故障后進行維修，而正確的使用方法應該在不連續使用時或者定期對策機系統進行外部設備的維護和內部器件的檢測。(3)發現故障，正確判斷，及時在規范維修點修復。創設良好舒適的微機運行環境和辦公環境。

其次，辦公室人員的培訓。辦公人員是實現辦公自動化最基本的構成元素，辦公人員可能因為錯誤的操作方式導致保密文件泄漏。要將這種最低級的錯誤在根源遏制就必須對每位辦公室人員進行比較基礎電腦方面的培訓，對點電腦、系統、以及辦公自動化軟件運用有一定的心得，減少這種低級錯誤。再者，對文秘工作要建立相關規章制度，以保證辦公室系統的正常運行，在軟件運行的過程中也要對相關環節進行規范。只有在這個基礎上才能有效保護文件防止泄露。

4.4轉變人員思想提高素質。

信息化帶來的便利是原來利用紙張的方式無法比擬韻。例如：信息共享的優點，使你無論在何地，只要能連上互聯網就能辦公，網上辦公室已得到人們的認同。新形勢對辦公人員的素質提出了更為嚴格和全面的要求。一方面，[6]文秘人員不僅要擁有廣博的基礎知識和豐富的專業知識以及相關的輔助知識，還要掌握操作現代化辦公設備的技能，能熟練運用計算機、打印機、傳真機等并通曉其各項功能。

另一方面，文秘人員要在思想上跟上發展的步伐，具備良好的政治思想修養、工作作風修養、職業道德修養和心理品質修養。除此之外，還要求文秘在語言上表達藝術。恰當運用角色語言，注意說話的場合環境，講究說話的方式；擁有出色的人際關系協調藝術對信息具有靈敏性，做好機關內部人際關系協調工作，對促進決策形成，保證決策落實，理順各種關系，優化整體功能，調高效率，具有重要作用。加強對工作具有預見性。只有文秘人員這個辦公室的中心樞紐發揮自身的最大作用，整體才能靈活運轉。好比：公里上的指示燈順利工作，沒有故障，阡陌縱橫的道路才能井然有序，而非水泄不通，事故頻發。

4.3使用環保材料

選擇辦公材料盡量選擇環保材料，在源頭減少有害物質、氣體的散播，注意通風。在做文字編輯時，將背景調暗些，節能的同時還可以保護視力、減輕眼睛的疲勞度，勞逸結合工作疲勞時可以放松會眺望遠方緩解眼睛壓力，同時營養攝取應均衡不可偏食，應特別注意維生素B類（胚芽菜、麥片、酵母）之攝取。

辦公室應經常擺放一些綠色植物。對于上班族而言，辦公室可謂自己的第二個家。那里的空氣質量如何，健康有著不可忽視的影響說到辦公室應該擺放綠色植物，不少人都經常問該擺放哪些植物，綠色植物對人體有益。常見的有常春藤、蘆薈、吊蘭 虎尾蘭、米蘭 等等。有照明的條件下，能消滅房間內90%的苯，能對付從室外帶回來的細菌和其他有害物質，甚至可以吸納大量灰塵，也有害氣體，防輻射。工作單位要定期組織員工到專業醫院進行體檢，早發現早治療減少病害惡化。

4.4精神、物質的鼓勵

領導或者是用人單位以物質或者是精神勉勵法，調高人員的拿起筆和紙去寫作去發表的激情。用獎金、鼓勵的方式激勵人員，讓他們由心出發真正的愛上以筆寫代替鍵盤敲擊。可以將寫作、書法發展為自己的愛好，很多名人在書法、繪畫方面都得到較高地位，讓自己多方面發展，別局限在小小框框之中，練字或是學習繪畫可以磨練一個人的心境，學會忍耐養成耐心出去浮躁。字如其人，秀氣端正的字體，可以讓你感覺事事不如意的心態，在一個偶然機會下，領導在看到你的字體、文采時你得到重用，這也是你的一種能力是你在社會生存的技巧。注重文字、書法、紙筆帶來的財富，別輕易丟棄。也能帶動同事內部優良風氣，積極向上富有朝氣的精神面貌，促進單位內部的良性競爭，引領內部一派生機勃勃、積極向上的現象。

結語：辦公自動化技術的發展，一方面使現代秘書工作和過去傳統的工作方式相比發生了重大變化。許多新技術、新設備的投入使用，極大地促進和推動了秘書工作現代化的發展；另一方面，因為技術本身存在著缺陷，也因為一些人為因素，辦公自動化技術也給人類帶來了許多新的考驗和挑戰，有許多新問題等待著人們去解決。但是，總的看起來，辦公自動化技術的發展對秘書工作的影響還是積極的，進步的。我們要繼續擴大其影響中積極有利的一面，對于其影響中消極的一面，要努力克服，盡量減小。努力提高現代秘書工作中的科技含量，推動和促進辦公自動化技術的進步和發展，使其在現代秘書工作中發揮出更大的作用。

參考文獻：

[1]楊繼昭.秘書學概論[M].北京:中國人民大學出版社,2009（01）[2]陸予忻.秘書文檔管理[M].上海:復旦大學出版社,2010（01）[3]王愛民.秘書實務[M].西安:西北工業大學出版社,2010（08）[4]徐賢軍.中文版office 2003[M].北京:清華大學出版社,2007（04）

[5]曹德蘭,蘇新操.論計算機給秘書工作帶來的負面影響和解決方法[J].決策探索(上半月).2007(01)[6]李紅.辦公自動化的發展對秘書工作的影響[J].企業科技與發展.2010(02)[7]楊雪.辦公自動化及網絡對現代文秘的影響（J）.黑龍江科技信息.2012（11）[8]何嗣純.辦公自動化發展對秘書工作的影響（J）.企業科技發展.2012(08)[9]陳榕.辦公自動化及其發展趨勢（J）.黑龍江檔案館.2003(02)[10]楊學慶.淺談辦公自動化(J).東方企業文化.2012(05)

第三篇：文秘與辦公自動化自薦信

尊敬的領導：

您好！首先感謝您在百忙之中抽時間來閱讀這封自薦信。

我是廣西財經學院文化與傳播系文秘與辦公自動化專業好范文。在此臨近畢業之際，我希望能得到貴公司的賞識與栽培。為了發揮自己的才能，特向貴單位自薦。

“誠以修身，信以立業”作為廣西財經學院的校訓，我一直把它銘記在心，誠信做人，立志要在大學三年里全面發展自己，從適應社會發展的需要而提高自身的素質，將來真正能在本職工作上做出成績，為母校爭光。

寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來。大學三年的生活期間我以勤勉進取的積極態度，全方位地充實鍛煉自己，系統地學習和掌握了較為扎實的專業基礎知識。在掌握了本專業知識的基礎上，不忘拓展自己的知識面，我當班委和學生會工作的一些經歷使我認識到團結合作的重要性，也學到了很多社交方面的知識，增加了閱歷，相信這對我今后投身社會將起重要作用。

現在，我以滿腔的熱情，準備投身到現實社會這個大熔爐中，雖然存在很多艱難困苦，但我堅信，大學生活給我的精神財富能夠使我戰勝它們。

最后，再次感謝您閱讀我的自薦信！

忠心祝愿貴公司事業蒸蒸日上!

此致

敬禮!

第四篇：10文秘辦公自動化測試題

10文秘辦公自動化測試題

一、單項選擇題(本大題共18小題，每小題2分，共36分)

在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其代碼填寫在題后的括號內。錯選、多選或未選均無分。

1.辦公自動化簡稱（A.OB B.IA

C.OA D.AO

C)

2.微處理器主要由____________構成。(B)

A.總線和內存儲器 B.運算器和控制器

C.時鐘和運算器 D.控制器和內存儲器

3.在WindowsXP中，雙擊控制面板的____________圖標，可以設置屏幕保護。(C)

A.口令 B.系統

C.顯示器 D.輔助選項

4.在Word中，段落“縮進”后打印出來的文本，其文本相對于打印紙界的距離為(D)

A.頁邊距 B.縮進距離

C.懸掛縮進距離 D.頁邊距＋縮進距離

5.段落標記是在輸入____________之后產生的。(B)

A.句號 B.Enter鍵

C.分頁符 D.Shift＋Enter

6.激光打印機的工作過程分成5個步驟，第3個步驟是(A)

A.顯影 B.形成靜電潛像

C.轉印 D.定影

7.計算機硬盤的容量比軟盤大得多，讀寫速度與軟盤相比(C)

A.差不多 B.慢一些

C.快得多 D.慢得多

8.若要快速打印分辨率高，無噪聲且高質量的文件，可以選用下面哪種打印機？(D)

A.EPSON LQ-1900K2+ B.松下KX-P1121

C.EPSON LQ-1600K D.HP Laser jet 1100

9.數碼相機中的圖像文件可以存儲在____________中。(A)

A.PC卡 B.CCD

C.LCD D.A/D

10.復印機在使用之前必須先預熱，預熱時間大約為(B)

A.0～50秒 B.60～240秒

C.250～300秒 D.300秒以上

11.利用電話線路按V.42bis規程傳送數據時，波特率為9600，那么位率為

()

A.4800b/s B.9600b/s

C.19200b/s D.38400b/s

12.目前使用的傳真機一般是()

A.一類機 B.二類機

C.三類機 D.四類機

13.最容易處理網絡故障的網絡拓撲結構是(D)

A.星型拓撲結構 B.環型拓撲結構

C.總線型拓撲結構 D.星型總線型拓撲結構

14.快速以太網的工作方式是()

A.Token Bus B.Token Ring

C.CSAM/DC D.CSMA/CD

15.Internet上許多不同的網絡和不同類型的計算機賴以互相通信的基礎是

()

A.ATM B.TCP/IP

C.Novell D.X.2

516.擁有計算機并以撥號方式接入網絡的用戶需要使用(D)

A.CD-ROM B.鼠標

C.電話機 D.Modem

17.系統對WWW網頁儲存的默認格式是(B)

A.PPT B.TXT

C.HTML D.DOC

18.下列有關電子郵件的說法中，正確的是(A)

A.電子郵件是Internet提供的一項最基本的服務。

B.電子郵件的郵局一般在接收方個人計算機中。

C.電子郵件不能向世界上任何一個Internet用戶發送信息。

D.電子郵件可發送的多媒體信息只有文字和圖像。

二、填空題(本大題共12小題，每小題2分，共24分)

請在每小題的空格中填上正確答案。錯填、不填均無分。

1.一般情況下，辦公信息處理至少要包括_數據處理___、文字處理、聲音處理、_圖像處理____和網絡支持等內容。

2.對局域網中的計算機，Windows2003通過__網上鄰居_____可以訪問網中其它計算機中的信息。

3.在Word 2003中，為了看清文檔打印輸出的效果，應使用__打印預覽____視圖。

4.用PowerPoint制作的幻燈片在放映時，要使每兩張幻燈片之間的切換采用向右擦除的方式，可在PowerPoint的____格式________菜單中設置。

5.對軟盤進行物理格式化（能/不能）____能________消除軟盤上的計算機病毒。

6.計算機內部各部件之間的通信是利用____二進制________信號進行的。利用這種信號進行通信的線路長度受到嚴格的限制，一般小于____30____米。

7.以太網的5－4－3規則中的4指的是____ 4臺網絡延長設備________。

8.網絡通信協議是國際標準化組織ISO提出的網絡參考模型的_____傳輸_____層協議。以太網實際上的通信協議只用了此模型的底下_____物理_____層。

9.一個以太網至少包含_____網絡服務器_______、網絡工作站、網卡和傳輸介質。

10.常見的因特網服務有_____萬維網_______、_____電子郵件_______、_____文本傳輸協議______和_____遠程登錄_______。

11.因特網信息檢索的主要檢索方法有_____位置檢索_______、詞語檢索、字段檢索和______范疇檢索______等等。

12.政府機關辦公自動化系統面臨的主要問題是__經費__________、__安全____和電子文件與電子簽名的法律效率問題。

三、簡答題(本大題共6小題，每小題4分，共24分)

1.請寫出微型計算機硬件的四個主要組成部件并作簡單介紹。

答：CPU、內存(主存)儲器、輔助存儲器、輸入/輸入設備

2.請說明PowerPoint2003新建演示文稿的四種方式。

答：1.右鍵單擊桌面，選擇新建-microsoft powerpoint文件

2.打開Powerpiont，選擇文件-新建

3.打開Powerpiont，點擊常用工具欄上的新建圖標

4.開始菜單-新建office文檔-新建microsoft powerpoint文檔。

3.請寫出復印機的操作規程。

答：

4.寫出圖文傳真三類機中主要的發送和接收模塊。（用圖形或文字回答都可以）答：

5.如何設置NetMeeting V2.1的呼叫功能。

答：

1、選擇“工具”菜單里的“選項”。在彈出的對話框中的“目錄設置”輸入“ils.nbip.net”，然后確定。

2、選擇“呼叫”菜單里的“登錄到ils.nbip.net”，稍候正在登錄。

3、如果連接成功，此時Netmeeting的右下角“網絡連接”圖標變綠；

4、選擇“呼叫”菜單里的“目錄”菜單項。

5、顯示出所有在線用戶。您可以選擇一個進行呼叫

6.如何更改IE主頁？

答：打開IE，在IE右側找到工具按鈕，點擊并在下拉菜單中選擇“Internet選項”，在“Internet選項”窗口中的“常規”標簽下，第一個就是“主頁”欄，在“主頁”欄中輸入要設為主頁的網址，按確定即可。

四、問答題(本大題共2小題，第一題,5分，第一題11分，共16分)

1.為什么對于同樣的檢索項各個檢索工具會給出差別相當大的檢索結果？請舉例說明。

答：

2.a.請將下面文字設置成可印刷出版的版面（所需元素自定）

b.在工具菜單中 將“用戶信息” 設置成內容為：姓名： 考生姓名；郵件地址： 廣州（對話框截屏圖片）。

附：

小資和憤青

上海是小資的大本營，北京是憤青的大本營———小資和憤青是當代中國青年的兩大陣營。小資的標簽是“帥呆”，憤青的標簽是“酷斃”。

大體說來，憤青的一切行為，都是與小資對著干的。比如小資戴假發，憤青就剃光頭。小資染發，憤青就文身。小資佩一副耳墜，憤青就掛一只耳環。小資衣帽光鮮，憤青就蓬頭垢面。小資抽煙，憤青就吸毒。小資喝水，憤青就喝酒。小資吃麥當勞，憤青就蹲大排檔。小資打的，憤青就飆車。小資安安靜靜日光浴，憤青就瘋瘋癲癲裸奔。小資用香腸喂自家的狗，憤青就用硫酸潑公家的熊。小資在家上網，憤青就嘯聚網吧。小資去新馬泰，憤青就去登山；小資蹦迪，憤青就蹦極。小資愛說洋話，憤青就操國罵。小資迷瓊瑤，憤青就迷金庸。小資看大片，憤青就看毛片。小資合租，憤青就同居。不難看出，小資是顫抖的甜果凍，憤青是憤怒的酸葡萄。小資玩的是深沉，憤青玩的是心跳。小資總是傾向于把品位裝得比實際高，憤青卻總是傾向于把品位裝得比實際低———以此掩飾其實際上的更低。

當代小資的人數顯然比當代憤青的人數多得多，這使我有理由對當代青年的總體評價較好。眾所周知，“文革”時期的中國青年，是以憤青為主流的。一個以小資為主流的時代，顯然比一個以憤青為主流的時代更為進步。但當代憤青的人數雖少，其言論能量卻比小資大得多，在互聯網上尤其如此。原因在于，憤青是較為狂熱的。一個憤青的聲浪，可能比十個乃至百個小資的聲浪更大。

小資更有建設性，憤青更具破壞性。“比下有余”固然使小資略有優越感，但小資更強烈地意識到自己的“比上不足”。憤青基本上沒有“比下有余”的心理空間，因此“比上不足”不再是隱痛，而成為難以容忍的刺痛，這刺痛使他們成為憤怒的刺猬，除了向上攻擊，別無其他出路能夠釋放其郁積過多的心理能量。

中國的小資多是真小資，但中國的憤青卻多是假憤青。真小資雖然無害，但也非常無用，他們較關注一己的私利，而不太關心國家的現實和未來。假憤青關心國家大事，但卻可能把國家再次拖向以大亂為大治的深淵。假憤青更關心國際局勢，但他們頂多為恐怖主義歡呼，卻不會真的成為恐怖主義分子。中國的憤青雖然比中國的小資有害得多，但其害處也并不甚大，最大的受害者是憤青自己，無益的怒火燒毀了他們僅有的一生。作為一種“中國特色”，中國的小資老了，依然是汗不敢出的老頑童；而中國的憤青老了，卻依然是敢怒不敢言的愣頭青。

第五篇：文秘辦公自動化實習報告

實習時間：6月9日至13日

實習地點：機房

實習內容：辦公自動化

指導老師：何偉民、朱海蓉

實習生：李文

為了讓我們可以快速掌握辦公自動化軟件的使用，鞏固文秘專業的主業知識，提高實際操作技能，豐富實際工作和社會經驗，掌握操作技能，將所學知識用于實際工作，文秘辦公自動化實習報告。按照學校的安排，給我們文秘071班制定了相應的實習計劃。

注重在實習階段對所學的文秘理論知識進行進一步的鞏固和提高，以期達到根據理論知識，指導日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。主要實習情況報告如下：

實習的第一天，老師給我們安排的主要課程就是訓練文字錄入，也就是要練習我們的打字速度。老師要求我們要達到的標準是每分鐘至少50字。上午測試一次打字速度，下午還會繼續測試打字速度，看看成績是否有所提高。而我們的打字速度測試的成績主要是看在規定的時間內打字的平均速度以及正確率。記得我上午測試的成績是86字每分鐘，正確率96%，看起來似乎還不錯。但是我沒有因此而覺得練習打字沒有必要再繼續了。下午我仍然繼續努力，所以我測試的成績是108字每分鐘，正確95%。看來一天的強化訓練對我們還是有很大作用的。

第二天，老師的授課內容主要是Word文檔排版和Excel表格的使用。在課上，老師不僅教了我們Word排版和Excel表格的基礎應用。其中，還教了我們一些在日常生活中經常會碰到的一些很難解決的問題，但是又是書本上所沒有提到的內容，實習報告《文秘辦公自動化實習報告》。例如：一些你想要的文章或資料在網上不能復制為自己所使用的情況下，我們可以把你所需要的內容另存為一個文件名，這樣就可以輕松地解決類似的問題了。或者是把一些帶有表格的資料內容復制以后如何去掉那些表格框，觖決的方法就是我們可以先打開Word文檔，然后在編輯里找到選擇性粘貼里面的無文本格式，或者是單擊表格中的轉換里面的表格轉換成文本就可以了。

第三天，老師教我們如何制作powerpoint演示文稿以及如何將一些較長的文件復制到powerpoint演示文稿中，然后使用大綱中的升級和降級中進行操作和處理。同時，老師還教我們如何對圖象進行拆除和組合。其余時間，還是由我們自行支配。對于不熟悉的操作進行反復練習，直到熟練為止。再就是可以練習打字，提高打字速度。

相比較前三天而言，第四天是比較輕松的。班主任讓機房的老師給我們接了網線，先是給我們講了一些在網上如何搜索資料以及如何使用Email來收發郵件。由于比較基礎，大家基本都會。其余的時間，老師讓我們自由支配。同學們也比較自覺，有的打字速度達標的就在查資歷料。沒有達標的則都在勤奮地打字，想要提高打字速度。因為下午老師還要對我們的打字速度進行最后一次測試，并且把測試的成績記錄好。

最后一天，我們實習的地點不是在機房而是且院辦公室。我們這一天的主要任務主要就是熟悉辦公室打印機、復印機、傳真機等辦公用品的主要功能以及使用方法。并且，教了我們在碰到打印機、復印機、傳真機日常所會出現的一些問題如何去解決。

經過為期一周的辦公自動化實習，讓我收獲頗多。首先，讓我們了解了辦公自動化系統的一些日常辦公的基本范圍：

1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；

2、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；

3、能在網上查詢、下載資料、發布信息、傳遞文件、運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。

其次，也讓我們了解了辦公自動化系統的主要功能有：①文字處理。辦公業務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。②數據處理。包括數值型和非數值型辦公信息的處理。③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉存、查詢和檢索等。⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。⑦網絡通信。網絡通信技術是實現辦公自動化的關鍵技術之一。它可以溝通系統內部各部門之間的聯系,實現信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統的資源，同時便于和外界的信息聯系。