第一篇：現代文員--辦公自動化

1(判斷題)保密工作的好壞，關系到國家的聲譽和形象。對

2(判斷題)保密沒有一定的時間和范圍。不對 3(判斷題)保守黨和國家的秘密僅是國家工作人員的義務。不對

4(判斷題)保密工作要把立足點放在預防上。對 5(判斷題)由接收機關經過加工處理的秘密叫再生秘密。對 6(判斷題)保密機關常采用行政的、技術的強制手段與措施保證秘密的安全。不對

7(判斷題)保密的相A性是由秘密的隱蔽性決定的。不對

8(判斷題)在保密的期限和范圍內，封閉得越嚴密，越能證明保密和保密工作的成效。對

9(判斷題)維護某種利益是保密工作的根本目的所在。對

10(判斷題)我國當前的活期儲蓄是復利。對 11(判斷題)海爾的營銷理念是：先賣信譽，后賣產品。這是企業的物質文化。不對

12(判斷題)2006年7月1日起實施的“交通強制險”是責任保險。保證保險 對

13(判斷題)西式宴會正式開始的標志是主人拿起餐巾。對

14(判斷題)在就餐中，暫時離開的表示方法是把刀叉擺放成八字。不對

15(判斷題)按新的辦公模式要求，一些財務人員不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，因此可安排其在家完成工作的部分內容。不對

16(判斷題)辦公室中適合的溫度應該在200C～25℃ 為宜。對

17(判斷題)政府采購的管理機關是政府財政部門。對

18(判斷題)制定采購預算方案首先要確定預算的核算基數。不對

19(判斷題)承襲上一年度的經費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為傳統預算法。對 20(判斷題)辦公資源的管理方式依單位規模大小而有所不同，一般而言，規模較小的單位主要由人事主管來負責。不對

21(判斷題)商務著裝基本規范符合身份、善于搭配、區分場合，因場合不同而著裝不同。對 22(判斷題)會見會談要遵循對等原則，注意保密，注重實效。對

23(判斷題)簽約儀式由簽約雙方職位相當的負責人主簽，并常常請上級領導及相關部門的負責人參加儀式以示見證。對 24(判斷題)不同國家簽約，文本可采用不同的語言文字，內容、語意、格式不必完全一致。不對 25(判斷題)基礎知識越充足，融會貫通的能力就越強。對

26(判斷題)正確的世界觀和方法論是秘書業務才能的靈魂。對

27(判斷題)沒有精深的基礎知識就不是專業的秘書人員。不對 28(單選題)具有秘密內容的文件、電報、信件等屬于(公文秘密)。29(單選題)密碼、網址、密碼機和涉及密碼、業務的文件屬于(通信秘密)。30(單選題)涉及國防建設和武裝力量活動的秘密事項，指的是(軍事秘密)。31(單選題)涉及國民經濟和社會發展的秘密事項屬于(經濟秘密)。32(單選題)信訪者的檢舉、控告、揭發，指的是(信訪秘密)。33(單選題)維護某種利益是確定保密工作的根本目的所在，體現了保密工作(利益性)的特點。34(單選題)(秘密)是保密的象和行為客體。35(單選題)(保密)是秘密的條件和保證。36(單選題)保密的(封閉性)是由秘密的隱蔽性決定的。37(單選題)保密機關常采用行政的、法律的和技術的強制措施與手段，就是保密的(排他性)在實際工作中的體現。38(單選題)下列敘述中屬于文件保密方法的是(印制時不得擅自多印多留)。39(單選題)涉及重大政治決策、決定和部署的秘密事項，屬于(政治秘密)。40(單選題)下列保密的相對性理解不正確的是(任何秘密都有階級性)。41(單選題)下列不屬于秘書的職業秘密范圍的是(科技秘密)。42(單選題)(嚴肅保密紀律)是實現保密工作科學化和現代化的根本保證。43(單選題)(絕密)是重要的國家秘密，泄露出去會使國家安全和利益遭受到嚴重的損害。44(單選題)下列不屬于保密措施的是(充實保密隊伍)。

45(單選題)下列不屬于保密的特點的是(時效性)。46(單選題)(強化保密教育)是做好保密工作的首要條件。47(單選題)下列哪種情況不易導致泄密(絕密文件和密碼電報指定專人就地銷毀)。48(單選題)塑造獨特的企業文化和個性鮮明的企業形象，這就要求企業在進行CIS策劃時須遵循(求異創新原則)。49(單選題)我國當前的活期儲蓄是(復利)。65(多選題)秘密按形態可劃分為()。

66(多選題)下列屬于國家秘密范圍的有()。

50(單選題)海爾的營銷理念是：先賣信譽，后賣產品。這是企業的(精神文化)。51(單選題)2006年7月1日起實施的“交通強制險”是(責任保險)。52(單選題)西式宴會正式開始的標志是(主人拿起餐巾)。53(單選題)在就餐中，暫時離開的表示方法是(把餐巾放在椅子上)。54(單選題)按新的辦公模式要求，一些(研發部門的科技人員)不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，因此可安排其在家完成工作的部分內容。55(單選題)辦公室中適合的溫度應該在(20℃~25℃)為宜。56(單選題)改進辦公室日常事務工作流程的正確步驟是（）。

57(單選題)任何危機事件的發生、發展過程均可表現為順序發展的（）4個階段。

58(單選題)秘書要圍繞工作中心，突出重點，根據(上司的工作習慣和重視程度)來確定督查工作任務。59(單選題)政府采購的管理機關是(政府財政部門)。60(單選題)制定采購預算方案首先要(編寫需求方案)。61(單選題)承襲上一年度的經費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為(傳統預算法)。62(單選題)辦公資源的管理方式依單位規模大小而有所不同，一般而言，規模較小的單位主要由(秘書)來負責。63(單選題)下面述職報告表述不準確的是(述職報告是個人對履行崗位職責的情況所做的評價)。

64(多選題)保密工作的重點是()等核心機密。

67(多選題)內外有別的保密原則有三層意思，指()。

68(多選題)秘密按內容可劃分為()。

69(多選題)保密的相對性是指()。

70(多選題)秘密的等級有()。

71(多選題)一般辦公室而言，保密工作主要內容是()。

72(多選題)下列屬于保密工作重點的有()。

73(多選題)保密的責任有()。

74(多選題)參觀、娛樂的相關禮節主要有()。

75(多選題)健全的公務接洽制度應包括()。

這三個三內容的有（）

76(多選題)值班日志有利于()。

86(多選題)電話通話過程中，以下說法正確的有（）

87(多選題)在商務禮儀中，有些時候，不要因公事打對方電話，這些時候通常是指（）77(多選題)零用現金通常是由()批準后由秘書保管和支出。

78(多選題)辦理護照一般應攜帶()。

79(多選題)上司臨時交辦事項具有()等特點。

89(多選題)對于汽車上座描述正確的有（）88(多選題)在會客時或拜訪客戶時，手機要做到（）

80(多選題)下列關于數碼相機的敘述，正確的是()。

90(多選題)下列關于語言禮儀正確的有（）

81(多選題)在正式場合男士穿西服要求：（）

91(多選題)關于商務禮儀中對著裝的說明正確的有（）

82(多選題)名片使用中的三不準是指（）

92(多選題)商務著裝基本規范（）

83(多選題)雙方通電話，應由誰掛斷電話（）

84(多選題)正式場合，領帶、襯衣、西裝搭配應注意（）

93(多選題)男性的“三個三”是指（）

94(多選題)對于座次的描述正確的有（）

85(多選題)商用名片講究三個三，以下屬于

95(多選題)有三種情況下通常不宜使用商務禮儀，這三種場合是（）

96(多選題)自我介紹應注意的有（）

97(多選題)以下對禮品的描述正確的有（）

98(多選題)商務禮儀的3A原則是（）

99(多選題)西餐宴會上女主人的行為表述正確的有（）

第二篇：現代文員基礎試題

現代文員基礎試題

1、決策理論學派的代表人物是（B

A德魯克B西蒙）D法約爾 C巴納德）

2、資源的有限性引發了（B

A跨文化溝通的課題

B“可持續性發展”的議題

C國際化管理的新概念

D管理虛擬化的發展趨勢

3、（A

A經濟人

B社會人

C自我實現的人

D復雜人）的人性假設觀點認為，投資者追求最大利潤，工人則追求最大的工資的收入。

4、一般來說，絕大多數的戰略決策屬于（C）

A確定型決策

B程序性決策

C非程序性決策

D個人決策

5、決定管理工作為什么做、做什么、誰去做、何時做以及如何做，這是管理的哪項職能（A）

A計劃B控制C領導D組織

6、（B）是一個組織所選擇的服務領域或事業。

A宗旨B使命C目標）D戰略

7、組織設計的基本出發點是（B

A確定業務內容B確定組織目標C配備職務人員D確定組織結構

8、組織分化的程度，反映了組織結構的（C）的特性

A正規性 B集權性 C復雜性 D扁平化

D）

9、在領導理論方格圖中，團隊型的領導風格是（`

A1.9型B9.1型C5.5型D9.9型

10、美國一些大公司中的戰略業務單位（S。U，B）采用的是哪種部門化的形式（B）

A地區部門化

多選

1、古典管理理論的代表人物有（ABC

A泰羅

B法約爾

C韋伯）

B產品部門化

C職能部門化

D顧客部門化

D梅奧 E巴納德）

2、在法約爾提出的14條管理原則中，目的性原則包括（ABCD

A秩序

B人員的穩定

C首創精神BD）

D人員的團結E公平

3、西蒙模型關于決策的基本觀點是（A決定者是完全理性的 B決策者是有限理性的 C決策者是完全非理性的D決策者在決策中追求的是“滿意”的標準 E決策者在決策中追求的是“最優”的標準

4、根據控制方式不同，控制可以分為（ABC A集中控制

B分散控制）

D直接控制）

E強制權

E間接控制

C分層控制

5、與領導者個人特性相關的領導權力包括（AB

A專長權

B歸屬權

C獎賞權

AB

D法寶權）

6、事業部制組織結構的特點有（A提高了管理的靈活性和對市場的適應性 B決策的效率較高 C高層管理者易陷于事務堆 D各事業部之間的橫向協調困難 E容易造成機構重疊、管理費用增加

7、有效授權的原則包括（ABCE）

A適度

B明確責任

C不可越級）

D談判者

E發言人

D責任的相對性

E責任的絕對性

8、屬于管理者決策制定方面角色的是（ABCD

A企業家

B混亂駕馭者

C資源分配者）

9、從沖突的性質來分析，沖突有（AB

A現實性沖突

B非現實性沖突C建設性沖突 D破壞性沖突 E群際沖突

10、下列關于管理層次和管理幅度關系的描述，正確的是（A管理層次受管理幅度和組織規模的影響

B在管理幅度一定的情況下，管理層次與組織規模成正比 C在組織規模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越少 D在組織規模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越多 E在組織規模一定的情況下，管理幅度減少，管理層次增加名詞解釋

1、激勵

ABCE）

答：是指有機體在追求既定目標時的意愿程度，是人類行為動機的激發力量。管理學所講的激勵主要是在組織中的工作激勵，也就在于管理工作中如何調動和發揮人的積極性、主動性和創造性的問題。

2、控制

答：是組織在動態變化環境中，通過檢查、監督、糾偏等管理活動，使組織計劃與實際運作保持動態適應，以確保組織目標和為此而制定的各種計劃得以實現。簡單地說，控制就是糾正偏差，使組織的各項活動都能按照預定的計劃進行。

3、分權

答：是指決策權在組織系統中較低層次上一定程度的分散，即組織領導層把其決策權分配給下級部門主管，以便他們能行使這些權力，支配組織某些資源，自主解決某些問題，完成其工作職責。

4、管理幅度

答：管理同謀又稱“管理跨度”是指一個管理人員能夠直接有效地指揮下屬人員的數目。判斷改錯

1、對管理人員的考評是由被考評者的直接上級進行的。×

改錯：考評可以分為自我考評、上級考評、同事考評和下級考評等四種方式。

2、實際績效出現正偏差是因為員工努力的結果。×

改錯：有可能，但純屬運氣好，也可能是原來的計劃標準定得太低，太容易達到和超過。

3、激勵因素是指那些與工作條件相關的、容易使人們產生不滿意的或消極情緒的因素。×

改錯：此為保健因素。激勵因素是指那些與工作本身的特點和內容聯系在一起的、能促使人們產生工作滿意感或得到激勵的因素。

4、不公平感是由于客觀分配的不公平引起的。×

改錯：客觀分配的不公平和個人在認知上的主觀片面性都是造成不公平感的原因。

5、目標管理的方式是建立在Y理論基礎上的。√

6、決策就是拍板定案。×

改錯：決策既非單純的“出謀劃策”，又非簡單的“拍板定案”，而是一個多階段、多步驟的分析判斷過程。

問答題

1、試述領導權力的特性。

答：權力的兩重性、權力的相對性、權力的均等性、權力的服務性

權力的責任性、權力的可接受性、權力的有效性

2、部門化的基本要求。

答：整體協調、精干高效、分配合理、穩定與彈性、3、計劃評價的內容。

答：其內容包括：第一，對計劃工作本身的評價，又稱程度性評價。指依照分析和制定計劃的步驟，以及計劃的結構等的標準，對計劃進行評價。更進一步說，這一評價的重點是計劃制定工作，因為計劃工作的科學性和計劃科學性是密切相關的。

4、什么是目標？試述目標的特性。

答：目標是期望的成果，這些成果可能是個人的、部門的或整個組織努力的結果。特性有4個：即目標的多樣性、目標的層次性、目標的動態性、目標的激勵性、5、什么是沖突？試述沖突管理的原則。

沖突是兩個或兩個以上的社會單元在目標上互不相容或相互排斥，從而產生心理上的或行為上的矛盾。

原則：a識別難以阻止和不必阻止的沖突現象。

B以控制內部的現實性沖突為主要管理目標。C確認一個適宜的沖突水平。

分析題

土星電腦公司的管理整頓

威廉·瓊斯出任土星電腦公司的最高行政長官時，這家高科技公司正面臨一場財務危機莊最初的一個月里，瓊斯頒布了幾項指令性的政策，使已有的工作程序改弦易轍。從一開始起他三番五次地告誡副總經理，一切重大事務向下傳達之前必須先由他審批。他批評公司的石究、設計、生產和銷售等部門之間缺乏合作，而在這些關鍵領域，土星公司都面臨著嚴峻的挑戰。但卻沒有形成一個統一的戰略。瓊斯還全面復審公司的福利待遇，然后將全體高層管理人員的工資削減15％。這引起了許多人的不滿，甚至有三名行政人員向他辭職。不過，研究部主任這樣認為：“我不喜歡這里發生的一切，但我不想馬上就走，因為開發電腦打敗IBM壬司對我來說太具有挑戰性了”。生產部經理則說：“我不能說我很喜歡瓊斯，不過至少他給我們部門設立的目標我能夠達到。當我們圓滿完成任務時，瓊斯是第一個感謝我們干得很棒自人”。采購部經理牢騷滿腹，他說：“瓊斯要我把原材料成本削減15％，他拿這一根胡蘿卜來弓我，假如我能夠做到的話，他就給我豐厚的年終獎，但這簡直不可能，因此我決定另謀他就”。在瓊斯的治理下，土星公司漸漸地恢復了元氣。行政管理人員不得不承認瓊斯對計算機領域了如指掌，對各項業務的決斷幾乎是無懈可擊。瓊斯也漸漸地放松龍頭，開始讓研究和設計部門更放手地去干。然而，對生產和采購部門仍然勒緊韁繩。公司里再也聽不到有關瓊斯的流言蜚語了。

思考分析：

1從上述材料所提供的情況來分析，你認為對研究部主任和生產部經理來說，哪一個層次需要的滿足更具有激勵性？

采購部經理為什么不為瓊斯提議的獎金所激勵？請用有關激勵理論分析說明，答：有五種基本需要，即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我實現的需要。動機水平（激勵程度）=期望值×效價

激勵程度是反映一個人工作積極性的高低和持久程度，它決定著人們在工作中會付出多大的努力。期望值是指人們對某一行為導致的預期目標或結果之可能性大小的判斷。

效價是指人們對所預期目標的重視程度或評價高低，是人們在主觀上認為該目標能滿足自己需要的程度。

2瓊期逐漸改變了領導方式，對研究部門和生產部門他分別采取了什么樣的領導方式，你認為他的理由是什么？

答：事實上，領導特質和領導行為能否促進領導有效性，受環境因素影響很大。

他分別采取了 菲德勒模式（認為環境影響因素有三個方面：職位權力、任務結構、上下級關系）

途徑-目標理論（有兩個方面因素：員工的個人特點、環境因素）

領導生命周期理論（被領導者的成熟程度，他認為：高工作、高關系；低工作、低關系；根據下級的成熟程度而定）

第三篇：辦公自動化對現代文秘的影響

辦公自動化對現代文秘的影響

林琳

（黃河水利職業技術學院，河南 開封475001）

摘 要：辦公自動化改變了傳統文秘工作方式，提高了工作效率，適應了當前社會的需要，也給文秘工作帶來了極大的影響和沖擊。從辦公自動化的發展切入，分析了辦公自動化在文秘工作中應用的必要性及影響。

關鍵詞：辦公自動化 文秘工作 辦公自動化設備

引言

隨著社會的發展進步以及市場經濟體制的改革,各個領域工作中處理的信息量大增,企業的生產經營正不斷向集約化、現代化邁進,產品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生，在當今的文秘工作中發揮了巨大作用。

許多事務工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應用,使報表統計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化。可以說,現代文秘工作最大的特點就是辦公自動化,文秘工作已經進入了辦公自動化時期。網絡通信技術和計算機技術的融入,使現代辦公室不再是孤軍奮戰,不再是閉門造車。當代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動化,是指利用現代信息技術提供的技術手段改善辦公室工作的環境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術的發展與整個國家經濟信息化的深入發展,計算機及通信等現代信息技術越來越廣泛地應用于各行各業。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務的,當然就首當其沖地受到這個浪潮的影響。

1辦公自動化概述

1.1辦公自動化涵義

辦公自動化是指利用計算機、通信和自動控制等技術與設備,實現辦公業務的自動化。英文簡稱OA。它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段。現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。具有辦公信息采集、加工、傳

輸和存儲等功能，對文字、數據、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。

1.2辦公自動化系統的主要功能

①文字處理。辦公業務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。

②數據處理。包括數值型和非數值型辦公信息的處理。

③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉存、查詢和檢索等。④行政事務處理。包括機關本身的行政業務，如人事、工資、財務、營房、基建和辦公用品等的管理。

⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。

⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉換等功能。

⑦網絡通信。網絡通信技術是實現辦公自動化的關鍵技術之一。它可以溝通系統內部各部門之間的聯系,實現信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統的資源，同時便于和外界的信息聯系。

⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。一個辦公自動化系統的建立，其功能和規模視其目標而定，并根據不同的技術要求配置相應的各種功能設備和軟件。辦公自動化是一項軍民通用的綜合性技術，在軍事領域中應用，其可靠性、保密性、安全性和實時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強，廣泛應用于軍事機關辦公、軍事訓練、作戰指揮、后勤保障等各個方面。

2辦公自動化對文秘的影響

在早期,大家認為OA 就是諸如公文流傳、收發文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結構化數據的處理交換,其面向的用戶群也只是機關或企業的職能部門、文秘部門。其實今天看來,OA 應該有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群,對網絡的依賴性更大。對于高層領導而言,OA 是決策支持系統;對于中層管理者而言,OA 是信息管理系統;對于普通辦公人員而言,OA 是

事務/ 業務處理系統。計算機技術是OA 的前提,沒有了計算機技術,來闊談OA ,無異于癡人說夢。

網絡通信技術是OA 的基礎,OA 是利用網絡通信技術來實現人與機器、機器與機器以及人與人的交流,沒有網絡的支持,OA 便成了空中樓閣。

2.1對日常工作的影響

秘書的日常工作中,單位內部的溝通協調、事務管理類的工作居多、計算機技術及網絡的應用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現在:

① 資源共享,使信息和資源由整個機構共享,使得眾多人員能夠一起處理項目;

②節省資金,在一個網絡上,昂貴的硬件(例如彩色打印機、傳真/ 調制解調器)都可以由這個網絡上的每個人員所共享,這種硬件共享方式就是節省開支的一種替代方案;

③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時間里便與你的業務對象進行聯系。而對于一個企業而言,在一個普通的發文系統中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發文以后,根據批閱流程,由相關人員批閱,最后交由領導簽發,如果同時配備了檔案管理系統,對于需要進行歸檔的文件,在領導簽發后,還可自動進行歸檔管理,整個事務處理過程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網絡的高效率傳遞來提高辦公效率。

④網絡改進了內部信息控制的可靠性和準確性,內部辦公公自動化系統可以根據各個崗位設置資源存取權限,可以對郵件、數據加密,還可結合電子簽名技術等來確保辦公的安全可靠進行;

⑤網絡使遠程辦公成為可能,現在許多大型集團性企業由于業務發展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網絡的開拓,在各地建立銷售網點,相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務會談也可以在網上進

行,這可以大量節省辦公費用,大大提高工作效率。

2.2對其他工作的影響

秘書的職能中,除了日常事務管理、溝通協調外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領導的助手,除了練就扎實的業務功底,還需要經常進行調查研究,掌握和本行業、本單位、本部門密切相關的前沿性、動態性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領導集團的決策過程中,提供高質量、有價值的資料,真正當好領導的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費時費力,效

率很低,而計算機技術和網絡技術的融入,使得秘書調研工作的效率成倍提高。首先,網絡的速度優勢能為秘書調研提供第一手資料,秘書調研中常會遇到一些突發事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關鍵是充分占有材料,網絡無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;

其次,網絡集信息之大成,它的豐富信息是秘書調研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關鍵字,即可搜索到與此相關的所有信息,秘書可以從中仔細挑選,下載打印,細細研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調查研究,協助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節奏、高效率地為領導提供服務,更好地發揮助手作用。

3如何組織辦公自動化環境下的秘書工作

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點及應當注意的事項,是我們應當認真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對于秘書工作來說,只是一種技術手段的更新,從管理的內容或對象來說,推行辦公自動化還存在著一些誤解。

如何正確運用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實現秘書工作現代化呢? 在秘書工作中,應當有計劃有步驟地從長遠發展的角度去組織這項工作：

一、認真實現秘書工作的規范化操作。要科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規范,嚴格規范秘書工作制度和程序。

辦公自動化的實現對日常性的事務處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件,由于這類工作有傳統的規范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節,檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節,即使在辦公自動化環境下仍要堅持規范處理,使OA 與傳統秘書工作真正相結合。

二、認真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設備與軟件用在刀刃上,切實取得成效和經驗。

三、隨著辦公自動化進程的推進,秘書人員的素質需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業知識,提高自己的業務技能,單位或部門還應組織或培訓秘書人員熟悉常用的現代化辦公設備以及常用的辦公系統軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公

自動化環境中從容高效地處理業務工作。

四、重視設備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。

4秘書如何適應辦公自動化

辦公自動化的實現從方方面面對傳統秘書工作提出了挑戰,處于轉型期的秘書人員應努力適應辦公自動化新環境。

首先,從思想觀念上應充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效;其次,應落實到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段,尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術,熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應新環境對秘書的新要求,充分發揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合,真正提高工作效率。

秘書工作的現代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。

因此辦公自動化的實現對于秘書工作的現代化不僅重要,而且勢在必行。只有切實有效地逐步建立辦公自動化體系,才能使秘書工作呈現出快節奏、高效率的嶄新局面。

第四篇：現代辦公自動化對秘書的能力要求

試論現代辦公自動化對秘書能力的要求

摘 要

隨著科學技術的發展，高科技的引進，辦公自動化的不斷革新沖擊了秘書人員的理念，改變了文秘工作方式，提高了工作效率，秘書行業越來越向著專業化、職業化和社會化方向邁進。辦公自動化要求秘書人員應不斷更新知識，完善自身，與時俱進。

關鍵詞：信息技術 辦公自動化 文秘能力

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

我國辦公自動化發展較晚，自1970年代開始發展，大致經歷了三個階段。第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如電話、復印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理和進行人事財務等信息的管理；第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，這一階段通過利用網絡實現了文件共享、網絡打印共享等工作。今天的辦公自動化已是一個包括文字處理系統、數據處理系統、管理信息系統、辦公事務處理系統和決策支持系統在內的綜合一體化的辦公自動化系統。

一、現代辦公自動化的特點

網絡的飛速發展伴隨著新型辦公設備與軟件的產生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監控的實現。協同文字、數據、聲音、圖像等多種信息為一體，公文管理、數據決策分析系統等各個業務為一體的統一的數字中樞神經系統。現代辦公自動化的特點主要體現在：

具有靈活可拓展的基礎構架。要在各個應用層面上有良好基礎框架才能實現新時期網絡時代辦公自動化的優勢。將單位各部門應用的數據信息通過各個信息點主動采集并共享出來。需注意不同級別層面的辦公自動化需求和實現的方式會

有一定的區別。分布在各個層次上需求的應用要很好的統一在一起，形成科學、高效、可量化的應用數據，這對基礎框架平臺起著決定性的作用。

具有強大的自定義功能。這是由單位的組織結構決定的。單位的領導和監管機構其辦公應用功能較多的集中在分析、統籌和決策等方面。基層單位的職能活動主要在業務處理上，同時接受上一級的監管和統籌規劃。其辦公自動化建設重點在以收發文為主的公文管理和各種業務系統的結合。不同級別對其對應的業務需求及公文收發的要求使辦公自動化必須具備高靈活性。其次單位為了不斷提高在市場中的競爭力，必須不斷進行業務流程的重組。這種機構改革、系統管理優化的需求，要求辦公自動化建設必須能適應日后經常性的變化，具備靈活的自定義功能。

能實現量化考核并具備分析決策的能力。生產力的發展導致信息量的增加，從而推動了辦公自動化的發展。如今全球信息化網絡化的發展迅猛的改變著人們的生活、工作等方方面面。然而，辦公自動化的實現不僅要求實現辦公信息的自動化流轉和管理，而且也要求對這些自動化形式下產生、處理、信息的量化管理，同時也對領導的工作提供了輔助。業務活動的信息和方案由計算機提供給領導評估決策，并由人決定，這充分體現出發揮現代科技的決策輔助作用。

具有系統內部廣域網應用功能和遠程辦公功能。如果單位存在跨地域的關系，并且之間的信息和數據的傳遞頻繁，就要充分利用網絡技術。這是當今辦公自動化的一個重要手段。

具備有高速、大容量、寬帶的傳輸網絡。分布式計算技術的一種，其最基本的概念，是透過網絡將龐大的計算處理程序自動分拆成無數個較小的子程序，再交由多部服務器所組成的龐大系統經搜尋、計算分析之后將處理結果回傳給用戶。透過這項技術，網絡服務提供者可以在數秒之內，達成處理數以千萬計甚至億計的信息，達到和“超級計算機”同樣強大效能的網絡服務。這是今后發展的主攻方向。

二、辦公自動化與秘書的關系

在科學極速發展的浪潮推動下，辦公設備種類越來越多，性能也日益增強，這對辦公自動化的發展創造了條件。例如起草文稿的文字處理機、復印資料用的復印機、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統、計算機通信用的局部網絡系統 2

等，這些技術和設備對辦公室工作的發展提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的現代化起了推動的作用。

秘書工作在辦公自動化環境中的主要內容：一是文字管理工作。在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如文件、信函、報表、數據等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。二是信息管理工作。秘書工作的信息管理主要有采集工作、加工處理工作、信息傳遞工作。秘書工作中可以高效率的采集資料，上報文件，使信息能夠在網絡中得到資源共享。三是檔案管理工作。在辦公自動化環境中，秘書的檔案管理工作主要有整理、保管和保密。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等存儲介質，秘書人員在保管這些信息時，首先要將信息分類，保存在適當的介質上，確定標識的全宗名，然后劃分全總群，最后進行編號和排列。秘書的檔案保管工作是一項重要的工作，要保證檔案的安全和完整。秘書人員在保管檔案時要保持磁帶機、軟盤驅動器、清潔機的清潔，定期對其進行檢查、復制更新。

隨著科學技術的發展，高科技的引進，先進的設備連續地、自動地處理辦公例行公事，極大的提高了秘書的工作效率。網絡不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給秘書人員打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，導致影響使用，現在通過網絡，可以在網上發布，提高效率，也節省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，克服了原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題都得到了有效的解決。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步拓展，這就使得秘書人員有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。

計算機技術、信息技術、網絡技術的飛快發展，改善了辦公管理，中文處理 3

技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工技能技術等的發展促使秘書思維高度開發，思維由此而變得活躍，工作效率不斷提高，使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。例如在會務管理方面可以用辦公自動化系統輔助完成。由于會議工作復雜，給秘書安排工作帶來了困擾，然而，利用辦公自動化系統中的電子議程表安排會議，很快就安排好了，使秘書能夠輕松的安排大量會議。

在辦公自動化這個大環境下，有些工作已經全部自動化，秘書只是一個監督和照看的作用。這里強調的是辦公自動化的秘書工作。雖然軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，但是也離不開主體——人。在秘書工作中，人是最重要的一部分。自動化的工作主要是秘書職能的自動化。除了辦公室工作外，現在又要承擔系統管理員的工作。領導作出決策，發布指令，除了文件上的往來之外，更深層的工作。實際上是信息的收集、存儲、處理，從而輔助領導作出決策，信息是現代社會的寶貴資源。自從辦公自動化的到來，給秘書工作帶來了難得的發展機遇，秘書的工作態度有一個被動向主動的轉變。主動的思考，主動的工作，用一種主動的樂觀的態度投入到工作中，充分發揮主觀能動性。

三、現代辦公自動化對秘書的能力要求

現代辦公自動化的發展不斷更新，市場的需求不斷提高，秘書人員應強化自己的意識，提高自我素質，及時把握經濟運行和市場的需要，認真為領導服務好，使自己能與時俱進。

秘書人員應不斷提高自身素質，加強工作能力提升，這不僅是在秘書行業中不斷前進的動力，也是適應經濟社會不斷發展的需要。通過辦公自動化系統開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。

書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細膩的心多看、多學、多問，只有通過堅持不懈的努力，工作才能得心應手。一個人的能力可以反映出他的綜合素質水平，文秘人員涉及的面廣，接觸的事情復雜，要想把諸多事務處理得體，把復雜關系理順。就必須加強學習，不斷提高自身素質以及各方面的能力，這不僅是在秘書行業中不斷前進的助推器，也是適應經濟社會不斷發展的需要。文秘人員要時刻謹記自己的職業角色。

秘書工作的現代化是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術水平4

毫無進展或者進步不明顯，就會影響整個單位的工作效益。所以辦公自動化的發展對于秘書工作的現代化不僅僅重要，而且也對秘書的素質和能力提出了更高的要求。在思想觀念上要充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效。秘書人員必須盡快轉變思想觀念，跟上形勢和時代的發展步伐，要改變過去不合時宜的舊觀念，在新的形勢下更新觀念。少年易學老難成，一寸光陰不可輕。要清楚認識自己的工作，嚴格要求自己，時刻知道自己該學什么該做什么，持續下去就會發現自己成為了一個有思想、有技能、有能力的人。要與時俱進，具備現代辦公軟件操作等能力，才能為領導處理事物及決策的能力。

認真實現秘書工作的規范化操作。要系統地建立辦公自動化條件下的秘書工作規范。秘書工作是辦公室工作的重要組成部分。對秘書人員來說，如何提升自身素質和業務水平，不斷增強辦事效率和服務水平，是每個秘書工作者必須思考和解決的問題。工欲善其事，必先利其器。秘書人員應從確立目標、強化學習等方面扎實做起，不斷提高對秘書崗位的認識，不斷提升專業水平能力。雖然秘書工作是一項政治性、思想性和業務性很強的工作，但秘書工作的現狀不容樂觀。秘書要嚴格的要求自己和約束自己，要在日常生活中不斷提高自己的專業知識。由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多秘書工作缺乏獨立性以及過于泛化，使得秘書隊伍實踐能力不足的問題突出。因此，秘書隊伍存在著業務綜合素質參差不齊的現象，秘書工作人員基本素質大打折扣。秘書人員應該強化自己的業務技能，使秘書與現代辦公自動化有力的結合起來，發揮其應有的作用。

在科技技術迅速發展的時代，軟件和設備更新周期越來越短，日常事務處理中，每天都離不開它。這要求秘書人員能用心地學習和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優化辦事效率，而且還能提高辦事質量。辦公自動化的發展對日常事務處理有很大的幫助。但是像公文辦理、檔案管理、信息管理等工作雖然運用了辦公自動化軟件，但這類工作有傳統的規范程序，如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，管理檔案中的鑒定、分類、整理等核心的環節，在辦公自動化環境下要堅持規范處理，讓辦公自動化與秘書的工作結合起來。把工作中的信息按照輕重緩急分開，切實取得高效率的成績。只有這樣才能不誤時機、影響大局。正確運用好辦公自動化，提高秘書工作的水平。

秘書工作也是一項瑣碎繁雜的工作。作為文秘人員，要對秘書工作有個科學 5 的定位，真正理解秘書的性質。秘書工作錯綜復雜，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，還要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公軟件（如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協同OA系列等）以適應對秘書的新要求，充分發揮秘書的職能，提高秘書的工作效率。

秘書人員要增強安全防范意識，做好保密工作。這是秘書工作的重要組成部分，也是秘書人員的義務和責任。在現代辦公自動化環境中，秘書人員的保密工作又有了新的特點，增加了保密的難度。網絡技術飛速發展，文件檔案的傳播途徑五花八門，泄密渠道急劇增多。計算機、磁盤等都可能成為“黑客”的攻擊對象，竊密手段日益現代化，紅外遙感、激光技術等現代化高科技均已被利用到現代竊密活動中。因此，秘書人員必須高度重視的問題是如何能更好的保守機密。從思想上認識到保密工作的重要性，增強安全防范意識。對各種辦公自動化設備要熟練掌握和運用，充分了解辦公自動化設備方面的竊密與反竊密情況。要樹立反扒竊意識，加強反扒竊措施，切實做好辦公自動化中的保密工作。

參考文獻：

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指導老師評語：

論文成績：

指導老師簽名： 年 月 日

第五篇：辦公自動化

辦公自動化設備應用與維護

淺談對辦公自動化設備的應用及維護

摘要

我是一名管理工程學院國貿專業的學生，通過這幾周《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我感覺自己得到了很大的提高，同時對我們大學生的綜合素質也具有提高作用。在《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習中，我主要對辦公自動化頗有認識。

馬兊思說過：“對于不懂音樂的耳朵，最美的音樂也沒有意義。”這句話不僅適用于音樂，對于我們對辦公自動化的認識同樣也適用。這說明，如果學生缺乏必要的科技技術應用能力，那么，科技所帶來的美感和便利就不能為乊所感受，這樣科學技術本身也會黯然失色。作為一名大學生，我很慶幸自己選擇了《辦公自動化設備應用與維護》這門選修課，通過老師的讱解，和每課必到的毅力，我學到了在科技日新月異發展的今天，如何實現優化管理，提高工作效率。

互聯網的出現與迅速發展，信息技術步伐的加快，使得企業面臨著眾多的挑戰與競爭，在競爭過程中，對于一個集團企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業信息化管理迚程的加快都在說明一個趨勢：傳統以紅頭文件為主的、強調公文處理的辦公自動化將從主導地位逐漸減弱，以強調信息服務、知識管理為主的企業信息服務系統將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰場，新一代的戰爭是信息化戰爭，如何通過互聯網這一利器，使企業信息化建設完善起來? 這就需要一種高效，穩定的辦公自動化系統。而我所說的課題是辦公自動化系統（即OA系統），乊所以開發和研究這一系統，是 1

辦公自動化設備應用與維護

為了提高辦公效率、方便企業管理。在科技化、網絡化的時代背景下，我們的工作管理方式也有更大的變革，原有的辦公管理模式已經漸漸突顯出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，為我們企業的管理帶來更方便、更高效的工作已經成為現代企業管理中關鍵和最棘手的問題。而辦公自動化就是在這一時代背景需求下，通過對管理模式、先迚的管理方法、以及互聯網的研究，應用計算機編程技術，設計了符合先迚管理以及提高辦公效率的這一軟件。辦公自動化系統兊服了以往辦公軟件中功能單一，且系統操作復雜，管理不便，通過網絡有效的建立了公司內部資料管理以及信息的交流，讓公司內部信息交流可以更加便捷，使辦公效率大大提高，使企業管理更加現代化、科技化。

關鍵字 辦公自動化、應用、維護 正文

在科技日新月異發展的今天，如何實現優化管理，提高工作效率，已經成為辦公管理的主要目標了。在此乊前，人們曾經開發出眾多針對個人提高工作效率的軟件來實現這一目標。而后，經過發展，一些利于提高整體辦公系統效率的軟件已經出現端倪。

而隨著越來越多方便辦公管理的新技術的出現，辦公自動化這一概念也隨乊產生了。辦公自動化不僅兼顧了個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要迚行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包拪在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動 2

辦公自動化設備應用與維護

化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只需點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識得到盡快迚行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

說了這么多有關辦公自動化，我們來了解一下到底什么是辦公自動化。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。辦公自動化是指在行政機關工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先迚的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。此外，辦公室自動化也是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包拪更廣泛的意義，即包拪網絡化的 3

辦公自動化設備應用與維護

大觃模信息處理系統。通常辦公室的業務，主要是迚行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先迚設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業工作的領導迚行決策的場所。領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來乊外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。這些都需要辦公自動化的輔助。

辦公自動化技術有三個層次。事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立進距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

第一個層次。OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱乊為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、4

辦公自動化設備應用與維護

人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序乊間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改迚辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

第二個層次。信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包拪政策、法令、法觃，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包拪和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包拪工商法觃、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎乊上，構成信息管理型的OA系統。

辦公自動化設備應用與維護

第三個層次。決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已迚入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。多媒體化。包拪對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間迚行交換和自動化處理。這個層次包拪信息管理型OA系統和決策型OA系統。

其中，事務級OA系統稱乊為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱乊為高級辦公自動化系統。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件乊后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過。

辦公自動化設備應用與維護

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快迚行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。7

辦公自動化設備應用與維護

隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去。

這時辦公自動化就提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，它可以進程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我了解了很多關于辦公自動化的知識，我覺得這就是一個優勢，這要感謝老師的精心傳授和精彩讱課，讓我記憶猶新。與沒有學習這門選修課的同學相比，同時在做事時也許我會比他們多一份感覺，不僅僅在以后工作中，也使我整體素質也得到了提高，如果不學習這門課程，我還不知道辦公自動化的發展和應用在我們日常生活和工作中是多么重要，尤其是對一個企業。通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，可以發展大學生的視覺能力、記憶能力和豐富的想象力。通過《辦公自動化設

辦公自動化設備應用與維護

備應用與維護》課程的學習，可以使學生接觸很多科學技術。《辦公自動化設備應用與維護》課程是一種感覺與理解、感性認識與理性認識的統一活動，也有一個由淺入深的反復過程。但《辦公自動化設備應用與維護》又有自己的特點，這就是它比其它技術更需要觀眾主觀方面的配合。正是因為這種主觀意識的需要讓我們的綜合素質得到提高。