第一篇：現代辦公自動化對秘書的能力要求

試論現代辦公自動化對秘書能力的要求

摘 要

隨著科學技術的發展，高科技的引進，辦公自動化的不斷革新沖擊了秘書人員的理念，改變了文秘工作方式，提高了工作效率，秘書行業越來越向著專業化、職業化和社會化方向邁進。辦公自動化要求秘書人員應不斷更新知識，完善自身，與時俱進。

關鍵詞：信息技術 辦公自動化 文秘能力

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

我國辦公自動化發展較晚，自1970年代開始發展，大致經歷了三個階段。第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如電話、復印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理和進行人事財務等信息的管理；第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，這一階段通過利用網絡實現了文件共享、網絡打印共享等工作。今天的辦公自動化已是一個包括文字處理系統、數據處理系統、管理信息系統、辦公事務處理系統和決策支持系統在內的綜合一體化的辦公自動化系統。

一、現代辦公自動化的特點

網絡的飛速發展伴隨著新型辦公設備與軟件的產生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監控的實現。協同文字、數據、聲音、圖像等多種信息為一體，公文管理、數據決策分析系統等各個業務為一體的統一的數字中樞神經系統?，F代辦公自動化的特點主要體現在：

具有靈活可拓展的基礎構架。要在各個應用層面上有良好基礎框架才能實現新時期網絡時代辦公自動化的優勢。將單位各部門應用的數據信息通過各個信息點主動采集并共享出來。需注意不同級別層面的辦公自動化需求和實現的方式會

有一定的區別。分布在各個層次上需求的應用要很好的統一在一起，形成科學、高效、可量化的應用數據，這對基礎框架平臺起著決定性的作用。

具有強大的自定義功能。這是由單位的組織結構決定的。單位的領導和監管機構其辦公應用功能較多的集中在分析、統籌和決策等方面?；鶎訂挝坏穆毮芑顒又饕跇I務處理上，同時接受上一級的監管和統籌規劃。其辦公自動化建設重點在以收發文為主的公文管理和各種業務系統的結合。不同級別對其對應的業務需求及公文收發的要求使辦公自動化必須具備高靈活性。其次單位為了不斷提高在市場中的競爭力，必須不斷進行業務流程的重組。這種機構改革、系統管理優化的需求，要求辦公自動化建設必須能適應日后經常性的變化，具備靈活的自定義功能。

能實現量化考核并具備分析決策的能力。生產力的發展導致信息量的增加，從而推動了辦公自動化的發展。如今全球信息化網絡化的發展迅猛的改變著人們的生活、工作等方方面面。然而，辦公自動化的實現不僅要求實現辦公信息的自動化流轉和管理，而且也要求對這些自動化形式下產生、處理、信息的量化管理，同時也對領導的工作提供了輔助。業務活動的信息和方案由計算機提供給領導評估決策，并由人決定，這充分體現出發揮現代科技的決策輔助作用。

具有系統內部廣域網應用功能和遠程辦公功能。如果單位存在跨地域的關系，并且之間的信息和數據的傳遞頻繁，就要充分利用網絡技術。這是當今辦公自動化的一個重要手段。

具備有高速、大容量、寬帶的傳輸網絡。分布式計算技術的一種，其最基本的概念，是透過網絡將龐大的計算處理程序自動分拆成無數個較小的子程序，再交由多部服務器所組成的龐大系統經搜尋、計算分析之后將處理結果回傳給用戶。透過這項技術，網絡服務提供者可以在數秒之內，達成處理數以千萬計甚至億計的信息，達到和“超級計算機”同樣強大效能的網絡服務。這是今后發展的主攻方向。

二、辦公自動化與秘書的關系

在科學極速發展的浪潮推動下，辦公設備種類越來越多，性能也日益增強，這對辦公自動化的發展創造了條件。例如起草文稿的文字處理機、復印資料用的復印機、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統、計算機通信用的局部網絡系統 2

等，這些技術和設備對辦公室工作的發展提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的現代化起了推動的作用。

秘書工作在辦公自動化環境中的主要內容：一是文字管理工作。在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如文件、信函、報表、數據等的詳細情況，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。二是信息管理工作。秘書工作的信息管理主要有采集工作、加工處理工作、信息傳遞工作。秘書工作中可以高效率的采集資料，上報文件，使信息能夠在網絡中得到資源共享。三是檔案管理工作。在辦公自動化環境中，秘書的檔案管理工作主要有整理、保管和保密。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等存儲介質，秘書人員在保管這些信息時，首先要將信息分類，保存在適當的介質上，確定標識的全宗名，然后劃分全總群，最后進行編號和排列。秘書的檔案保管工作是一項重要的工作，要保證檔案的安全和完整。秘書人員在保管檔案時要保持磁帶機、軟盤驅動器、清潔機的清潔，定期對其進行檢查、復制更新。

隨著科學技術的發展，高科技的引進，先進的設備連續地、自動地處理辦公例行公事，極大的提高了秘書的工作效率。網絡不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關系，給秘書人員打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分獲取知識，充分發揮思維能力為領導工作服務。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發布，如員工作業分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，導致影響使用，現在通過網絡，可以在網上發布，提高效率，也節省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業、行業、部門甚至國家決策成敗的關鍵。網絡中大量搜索引擎的使用，適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，克服了原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題都得到了有效的解決。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進一步拓展，這就使得秘書人員有可能做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。

計算機技術、信息技術、網絡技術的飛快發展，改善了辦公管理，中文處理 3

技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工技能技術等的發展促使秘書思維高度開發，思維由此而變得活躍，工作效率不斷提高，使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。例如在會務管理方面可以用辦公自動化系統輔助完成。由于會議工作復雜，給秘書安排工作帶來了困擾，然而，利用辦公自動化系統中的電子議程表安排會議，很快就安排好了，使秘書能夠輕松的安排大量會議。

在辦公自動化這個大環境下，有些工作已經全部自動化，秘書只是一個監督和照看的作用。這里強調的是辦公自動化的秘書工作。雖然軟硬件上采用先進的高科技，使工作自動化，但是也離不開主體——人。在秘書工作中，人是最重要的一部分。自動化的工作主要是秘書職能的自動化。除了辦公室工作外，現在又要承擔系統管理員的工作。領導作出決策，發布指令，除了文件上的往來之外，更深層的工作。實際上是信息的收集、存儲、處理，從而輔助領導作出決策，信息是現代社會的寶貴資源。自從辦公自動化的到來，給秘書工作帶來了難得的發展機遇，秘書的工作態度有一個被動向主動的轉變。主動的思考，主動的工作，用一種主動的樂觀的態度投入到工作中，充分發揮主觀能動性。

三、現代辦公自動化對秘書的能力要求

現代辦公自動化的發展不斷更新，市場的需求不斷提高，秘書人員應強化自己的意識，提高自我素質，及時把握經濟運行和市場的需要，認真為領導服務好，使自己能與時俱進。

秘書人員應不斷提高自身素質，加強工作能力提升，這不僅是在秘書行業中不斷前進的動力，也是適應經濟社會不斷發展的需要。通過辦公自動化系統開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。

書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細膩的心多看、多學、多問，只有通過堅持不懈的努力，工作才能得心應手。一個人的能力可以反映出他的綜合素質水平，文秘人員涉及的面廣，接觸的事情復雜，要想把諸多事務處理得體，把復雜關系理順。就必須加強學習，不斷提高自身素質以及各方面的能力，這不僅是在秘書行業中不斷前進的助推器，也是適應經濟社會不斷發展的需要。文秘人員要時刻謹記自己的職業角色。

秘書工作的現代化是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術水平4

毫無進展或者進步不明顯，就會影響整個單位的工作效益。所以辦公自動化的發展對于秘書工作的現代化不僅僅重要，而且也對秘書的素質和能力提出了更高的要求。在思想觀念上要充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效。秘書人員必須盡快轉變思想觀念，跟上形勢和時代的發展步伐，要改變過去不合時宜的舊觀念，在新的形勢下更新觀念。少年易學老難成，一寸光陰不可輕。要清楚認識自己的工作，嚴格要求自己，時刻知道自己該學什么該做什么，持續下去就會發現自己成為了一個有思想、有技能、有能力的人。要與時俱進，具備現代辦公軟件操作等能力，才能為領導處理事物及決策的能力。

認真實現秘書工作的規范化操作。要系統地建立辦公自動化條件下的秘書工作規范。秘書工作是辦公室工作的重要組成部分。對秘書人員來說，如何提升自身素質和業務水平，不斷增強辦事效率和服務水平，是每個秘書工作者必須思考和解決的問題。工欲善其事，必先利其器。秘書人員應從確立目標、強化學習等方面扎實做起，不斷提高對秘書崗位的認識，不斷提升專業水平能力。雖然秘書工作是一項政治性、思想性和業務性很強的工作，但秘書工作的現狀不容樂觀。秘書要嚴格的要求自己和約束自己，要在日常生活中不斷提高自己的專業知識。由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多秘書工作缺乏獨立性以及過于泛化，使得秘書隊伍實踐能力不足的問題突出。因此，秘書隊伍存在著業務綜合素質參差不齊的現象，秘書工作人員基本素質大打折扣。秘書人員應該強化自己的業務技能，使秘書與現代辦公自動化有力的結合起來，發揮其應有的作用。

在科技技術迅速發展的時代，軟件和設備更新周期越來越短，日常事務處理中，每天都離不開它。這要求秘書人員能用心地學習和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優化辦事效率，而且還能提高辦事質量。辦公自動化的發展對日常事務處理有很大的幫助。但是像公文辦理、檔案管理、信息管理等工作雖然運用了辦公自動化軟件，但這類工作有傳統的規范程序，如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節，管理檔案中的鑒定、分類、整理等核心的環節，在辦公自動化環境下要堅持規范處理，讓辦公自動化與秘書的工作結合起來。把工作中的信息按照輕重緩急分開，切實取得高效率的成績。只有這樣才能不誤時機、影響大局。正確運用好辦公自動化，提高秘書工作的水平。

秘書工作也是一項瑣碎繁雜的工作。作為文秘人員，要對秘書工作有個科學 5 的定位，真正理解秘書的性質。秘書工作錯綜復雜，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，還要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公軟件（如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協同OA系列等）以適應對秘書的新要求，充分發揮秘書的職能，提高秘書的工作效率。

秘書人員要增強安全防范意識，做好保密工作。這是秘書工作的重要組成部分，也是秘書人員的義務和責任。在現代辦公自動化環境中，秘書人員的保密工作又有了新的特點，增加了保密的難度。網絡技術飛速發展，文件檔案的傳播途徑五花八門，泄密渠道急劇增多。計算機、磁盤等都可能成為“黑客”的攻擊對象，竊密手段日益現代化，紅外遙感、激光技術等現代化高科技均已被利用到現代竊密活動中。因此，秘書人員必須高度重視的問題是如何能更好的保守機密。從思想上認識到保密工作的重要性，增強安全防范意識。對各種辦公自動化設備要熟練掌握和運用，充分了解辦公自動化設備方面的竊密與反竊密情況。要樹立反扒竊意識，加強反扒竊措施，切實做好辦公自動化中的保密工作。

參考文獻：

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[2].袁維國，2006年.《秘書學》[M].北京；高等教育大學出版社 [3].趙映城，2009年.《秘書學》[M].北京；中國經濟出版社

[4].中國就業培訓技術指導中心，2006年.《秘書國家職業資格培訓教程.基礎知識》[M].北京；中央廣播電視大學出版社

[5].吳倩，2011年.《現代辦公自動化在秘書工作中的作用》.《農家科技》 [J].04期.重慶；重慶出版社

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第二篇：辦公自動化對現代文秘的影響

辦公自動化對現代文秘的影響

林琳

（黃河水利職業技術學院，河南 開封475001）

摘 要：辦公自動化改變了傳統文秘工作方式，提高了工作效率，適應了當前社會的需要，也給文秘工作帶來了極大的影響和沖擊。從辦公自動化的發展切入，分析了辦公自動化在文秘工作中應用的必要性及影響。

關鍵詞：辦公自動化 文秘工作 辦公自動化設備

引言

隨著社會的發展進步以及市場經濟體制的改革,各個領域工作中處理的信息量大增,企業的生產經營正不斷向集約化、現代化邁進,產品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生，在當今的文秘工作中發揮了巨大作用。

許多事務工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應用,使報表統計、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化?？梢哉f,現代文秘工作最大的特點就是辦公自動化,文秘工作已經進入了辦公自動化時期。網絡通信技術和計算機技術的融入,使現代辦公室不再是孤軍奮戰,不再是閉門造車。當代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動化,是指利用現代信息技術提供的技術手段改善辦公室工作的環境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術的發展與整個國家經濟信息化的深入發展,計算機及通信等現代信息技術越來越廣泛地應用于各行各業。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務的,當然就首當其沖地受到這個浪潮的影響。

1辦公自動化概述

1.1辦公自動化涵義

辦公自動化是指利用計算機、通信和自動控制等技術與設備,實現辦公業務的自動化。英文簡稱OA。它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段?，F代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。具有辦公信息采集、加工、傳

輸和存儲等功能，對文字、數據、語音、圖形、圖像等信息能進行綜合處理。

1.2辦公自動化系統的主要功能

①文字處理。辦公業務中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。

②數據處理。包括數值型和非數值型辦公信息的處理。

③資料處理。包括對各種文檔資料進行分類、登記、索引、轉存、查詢和檢索等。④行政事務處理。包括機關本身的行政業務，如人事、工資、財務、營房、基建和辦公用品等的管理。

⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。

⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉換等功能。

⑦網絡通信。網絡通信技術是實現辦公自動化的關鍵技術之一。它可以溝通系統內部各部門之間的聯系,實現信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統的資源，同時便于和外界的信息聯系。

⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。一個辦公自動化系統的建立，其功能和規模視其目標而定，并根據不同的技術要求配置相應的各種功能設備和軟件。辦公自動化是一項軍民通用的綜合性技術，在軍事領域中應用，其可靠性、保密性、安全性和實時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強，廣泛應用于軍事機關辦公、軍事訓練、作戰指揮、后勤保障等各個方面。

2辦公自動化對文秘的影響

在早期,大家認為OA 就是諸如公文流傳、收發文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結構化數據的處理交換,其面向的用戶群也只是機關或企業的職能部門、文秘部門。其實今天看來,OA 應該有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群,對網絡的依賴性更大。對于高層領導而言,OA 是決策支持系統;對于中層管理者而言,OA 是信息管理系統;對于普通辦公人員而言,OA 是

事務/ 業務處理系統。計算機技術是OA 的前提,沒有了計算機技術,來闊談OA ,無異于癡人說夢。

網絡通信技術是OA 的基礎,OA 是利用網絡通信技術來實現人與機器、機器與機器以及人與人的交流,沒有網絡的支持,OA 便成了空中樓閣。

2.1對日常工作的影響

秘書的日常工作中,單位內部的溝通協調、事務管理類的工作居多、計算機技術及網絡的應用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現在:

① 資源共享,使信息和資源由整個機構共享,使得眾多人員能夠一起處理項目;

②節省資金,在一個網絡上,昂貴的硬件(例如彩色打印機、傳真/ 調制解調器)都可以由這個網絡上的每個人員所共享,這種硬件共享方式就是節省開支的一種替代方案;

③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時間里便與你的業務對象進行聯系。而對于一個企業而言,在一個普通的發文系統中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發文以后,根據批閱流程,由相關人員批閱,最后交由領導簽發,如果同時配備了檔案管理系統,對于需要進行歸檔的文件,在領導簽發后,還可自動進行歸檔管理,整個事務處理過程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網絡的高效率傳遞來提高辦公效率。

④網絡改進了內部信息控制的可靠性和準確性,內部辦公公自動化系統可以根據各個崗位設置資源存取權限,可以對郵件、數據加密,還可結合電子簽名技術等來確保辦公的安全可靠進行;

⑤網絡使遠程辦公成為可能,現在許多大型集團性企業由于業務發展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網絡的開拓,在各地建立銷售網點,相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務會談也可以在網上進

行,這可以大量節省辦公費用,大大提高工作效率。

2.2對其他工作的影響

秘書的職能中,除了日常事務管理、溝通協調外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領導的助手,除了練就扎實的業務功底,還需要經常進行調查研究,掌握和本行業、本單位、本部門密切相關的前沿性、動態性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領導集團的決策過程中,提供高質量、有價值的資料,真正當好領導的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費時費力,效

率很低,而計算機技術和網絡技術的融入,使得秘書調研工作的效率成倍提高。首先,網絡的速度優勢能為秘書調研提供第一手資料,秘書調研中常會遇到一些突發事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關鍵是充分占有材料,網絡無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;

其次,網絡集信息之大成,它的豐富信息是秘書調研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關鍵字,即可搜索到與此相關的所有信息,秘書可以從中仔細挑選,下載打印,細細研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調查研究,協助做好工作活動中的分析、判斷、預測,高節奏、高效率地為領導提供服務,更好地發揮助手作用。

3如何組織辦公自動化環境下的秘書工作

辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點及應當注意的事項,是我們應當認真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對于秘書工作來說,只是一種技術手段的更新,從管理的內容或對象來說,推行辦公自動化還存在著一些誤解。

如何正確運用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實現秘書工作現代化呢? 在秘書工作中,應當有計劃有步驟地從長遠發展的角度去組織這項工作：

一、認真實現秘書工作的規范化操作。要科學有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規范,嚴格規范秘書工作制度和程序。

辦公自動化的實現對日常性的事務處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運用了自動化軟件,由于這類工作有傳統的規范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環節,檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環節,即使在辦公自動化環境下仍要堅持規范處理,使OA 與傳統秘書工作真正相結合。

二、認真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設備與軟件用在刀刃上,切實取得成效和經驗。

三、隨著辦公自動化進程的推進,秘書人員的素質需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業知識,提高自己的業務技能,單位或部門還應組織或培訓秘書人員熟悉常用的現代化辦公設備以及常用的辦公系統軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公

自動化環境中從容高效地處理業務工作。

四、重視設備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。

4秘書如何適應辦公自動化

辦公自動化的實現從方方面面對傳統秘書工作提出了挑戰,處于轉型期的秘書人員應努力適應辦公自動化新環境。

首先,從思想觀念上應充分認識到辦公自動化實現的必要性和長遠功效;其次,應落實到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段,尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術,熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應新環境對秘書的新要求,充分發揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合,真正提高工作效率。

秘書工作的現代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。

因此辦公自動化的實現對于秘書工作的現代化不僅重要,而且勢在必行。只有切實有效地逐步建立辦公自動化體系,才能使秘書工作呈現出快節奏、高效率的嶄新局面。

第三篇：古代秘書對現代秘書啟示

古代秘書對現代秘書的啟示

白夢婕

文秘（2）班2012072095

摘要：我國秘書工作在經歷了幾千年的發展變化后，形成了豐富的秘書工作傳統?，F代秘書借鑒秘書工作，杜新時代秘書工作具有現實指導意義。

關鍵詞：古代現代秘書工作啟示

在中華民族走向現代化的征途上，傳統是一個必須正視的問題，對于秘書工作的傳統來講也不例外。我國古代秘書工作在經歷了幾千年的發展變化后，形成了自己豐富的、獨特的的諸多傳統，級秘書工作的傳統。這些傳統也如同其他傳統一樣，有精華亦有糟粕。現代秘書人員借鑒中國古代秘書工作的優良傳統，對于做好新時期秘書工作具有現實指導意義。[1]

世界上最古老的秘書工作，大約可溯源到新石器時代的母系氏族社會時期，約在公元前5000年左右，我國古代的秘書，誕生于殷商后期，距今約三四千年之間。秘書的歷史源遠流長?？梢哉f，人類社會有了公共事務的管理與社會組織分工，有了領導工作，出現了領導人與領導集團，也就有了秘書工作。秘書在歷史上不同時期，稱呼不同，如“御史”、“尚書”、“吏”等在歷史上都有秘書的工作職能。古代的“秘書”情況與名稱多種多樣，很難與今天的秘書簡單相比，所以“秘書”這一詞語實際上只是近代的產物。

一、古代優秀秘書事跡

我國歷代的許多優秀史官（秘書）歷來都把秉筆直書視為持義、別善惡的神圣事業和崇高美德。為了直書，他們不畏風險，不避斧鉞，求實求真，善惡必記，忠于職守，表現了中國古代史官人格上的高風亮節。文天祥在《正氣歌》里，把“在齊太史簡，在晉董狐筆”作為“塞于天地之間、至至剛”的浩然正氣表現之

一。這兩則古代史官故事，都高揚著一種誓死遵守史官的職業道德、捍衛史官直書實錄傳統的精神。

齊太史的故事（《左傳·襄公二十五年》）：公元前548年，齊國臣崔杼弒其君齊莊公，齊太史乃秉筆直書：“崔杼弒其君?！贝掼讨篮笠笫饭倭⒓磩h改，史官堅決不改，崔杼怒，殺了齊太史。齊太史的兩個弟弟繼承兄長遺志，前仆后繼，仍然秉筆直書，也遭到殺害。接著，太史的小弟又義凜然，直書如故。崔杼懾于太史秘書兄弟仨的浩然正氣，無可奈何，只好由他直書下去。為了維護記史的直書實錄傳統，對歷史和后代負責，齊國的太史們一個接一個地不畏強暴，不惜以身殉義，視死如歸，成為秘書史上秉筆直書的著名范例！

“董狐筆”的故事發生在公元前607年，晉靈公是個昏君，而晉國正卿（宰相）趙盾（趙簡子）是個正直的臣，經常諫勸晉靈公。晉靈公嫌趙盾礙手礙腳，多次派刺客去暗殺趙盾。趙盾只得逃亡，不過在尚未逃亡出境外時，趙盾的族人趙穿便起兵弒殺了晉靈公。晉太史董狐便在史書上寫道：“趙盾弒其君”，并且“示之于朝”。趙盾對董狐說：“我并未弒君?！倍f：“你是正卿，逃亡沒有出境，國君就被殺了，你回來后又默認事實，并未法辦弒君的人，當然就等于是你弒君了。”趙盾毫無辦法，只好長嘆一聲，聽任董狐書寫自己弒君了。后來孔子稱董狐為“古之良史”、“書法不隱”。同時，孔子也認為，趙盾不干涉史官秉筆直書的權力，也是“良夫”。董狐這種不畏權勢、剛正不阿，堅持直書實錄的史筆精神，自古以來，都是史家和士人學習的典范。[2]

二、秉筆直書中得到的啟示

在中國古代史學漫長的發展過程中，逐漸形成了許多優秀的史學文化傳統，它是古代優秀史官們立德修身和學識智慧的集中表現。正由于有了中國古代秘書文化的“直筆”精神，通過歷代諸多史家的努力，不僅為后人留下了量真實可信的文化史料，而且留下了許多舉世罕見的、內容宏豐的精神財富與瑰寶。

1.求真求實的經世致用精神。

2．德、識、才、學并舉的史學人格。

3．對皇（王）權產生一定的制約力量。

4．推進了史學文化、秘書文化的純潔和社會歷史的進步。

三、對現代秘書工作的啟示

我們常說的批判地繼承古代史學文化遺產，即不僅要研讀古代史家所積累的史學研究成果，而且應從中概括和總結出體現于古代史家身上的優秀史學傳統和文化價值。不容置疑，秉筆直書、剛正不阿，歷來是古代秘書史官遵循的道德準則，也是他們堅持真理的精神支柱。那些可歌可泣的事跡，曾激勵歷代秘書史官前赴后繼、一往無前；秉筆直書、剛正不阿也被譽為中國史學和秘書文化中，最重要的道德價值與優良傳統，世代倡導之，秉承之，發揚之!

1.繼承和發揚不為名、不為利、實事求是、秉筆直書的優良傳統，保持“淡泊名志、寵辱不驚”的心理常態。

2.秘書是領導身邊的助手，應該做到不越位攬權，不以權謀私，不現示炫

耀。剛正硬直

3.做到自尊、自重和自愛，無“貪欲”

4.具有堅強的黨性、純正的品德、謙虛的態度、細致的作風

5.思想開放、與時俱進、說實話、干實事的精神

6.埋頭務實、富有創造性，長于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策

7.尊重領導、服務領導，又有自己獨立的人格和個性。

[1]侯璐《輪古代秘書工作傳統對現代秘書工作的影響》[A]黑龍江教育學院報2003.1第22卷第1期

[2] 《中國歷代文學作品選》中編第二冊203—204頁，上海古籍出版社，1980年第1版

第四篇：淺論現代秘書人員能力的培養

參考書目

馮金祥主編：《秘書學》，中國商業出版社1993年第11期

呂謹主編：《探索高等秘書教育的新模式》，1998年第11期

淺論現代秘書能力的培養

回顧過去，提起“秘書”一詞絕大多數人就會想到“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”等詞語，似乎當秘書的只要年輕漂亮就可以了。然而，進入21世紀以來，面對我國加入世界貿易組織，面對知識經濟時代的到來，一方面企業急需綜合能力較強的秘書人才協助上司工作，另一反面企業對秘書人員的能力提出了更高的要求。除此之外，現代秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，遠遠不止是人們所謂的“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”的無能秘書。但從目前企業秘書隊伍的現狀看，秘書綜合能力偏低的問題令人堪憂。所以，秘書能力的好壞不但是造就高一支業務精、知識強、作風好、紀律嚴的秘書隊伍的基礎，更是推動秘書事業健康發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究現代秘書能力的培養問題具有重要的現實意義。

一、現代秘書的能力結構

由于秘書工作只能趨向專業化、職業化和現代化，對秘書的能力結構提出了新的要求。為了適應發展，秘書人員必須具備以下幾方面的能力：

（一）表達能力

表達能力是認識外界的最基本的能力，有文字表達能力，和口頭表達能力。

1、文字表達能力

文字表達能力主要指寫作能力，即公文和事務應用公文的寫作能力。秘書常常需要根據企業發展現狀制定措施、編制計劃，撰寫各種報告，供企業決策時參考，因此書面表達能力是現代秘書必備條件和基本功。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文體知識，應掌握用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、語言組織能力和觀察能力。因此秘書人員要有深厚的文字修養，因為他的工作不僅對材料要進行綜合分析，更主要的是對領導者的工作思路要進行演繹或歸納，將領導確定的原則具體化，將零散的思維條理化，將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規范、準確、精練的文字予以表達。

2、口頭表達能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道?？陬^表達能力，就是運用口頭語言交流思想、傳達信息的能力。它較書面表達使用頻率更高，使用范圍更廣。秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發揮。所以，秘書因該會說一口標準而且流利的普通話，要扣此清晰，不急不慢?！罢f”的過程，一方面是表達自己的理解和見解，另一方面也能跟領導、同事溝通。

（二）應用能力

應用能力是秘書人員必備的一種能力。它包括組織協調能力、社交和公關能力和創新能力。

1、組織協調能力

現代秘書還需要較強的組織協調能力?，F代秘書已不是單純的文書工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘書要善于發現機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡；善于發現文件與文件之間政策/提法上的地處或不一致；要善于發現領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通和協調。因此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效率，平

時多接觸一些具體事務，出處留意他人和自己的上司是如何處理問題的，不斷加強自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀察，統籌兼顧安排組織好工作，協調好領導日程并為領導準備好相關的活動資料。

2、社交和公關能力

現代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經常參加各種社會活動，外出聯系工作，調查情況，參加各種會議、會談或宴會。社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書工作還會涉及客戶服務，則行業比較愛那個秘書推向公關經理人或者公開發言人的角色。因此，秘書人員必須具有一定的社會和公關能力，才能處理好復雜的人際關系，才能更好的輔助領導，扮好秘書的參謀。只有具有相當強的社交和公關能力，在上下級之間或同事與領導之間工作起來感到游刃有余，提高辦事效率。

3、應變能力

現代秘書還要有敏銳的應變能力。雖說秘書的大部分時間都是有章可循，應嚴格按照政策和規章制度辦事。但秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界對上司的干擾，這就要秘書的隨機應變，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題是既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。具體來說，在一些正式或非正式的場合中，秘書是還是上司的代表和發言人，這要求秘書密切配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造有價值的人脈關系。

4、創新能力

當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質就是必須具備勇于進取和大膽創新的精神。對秘書來說，創造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“咋說就咋辦”的片面認識，充分發揮工作的積極性和創造性，不因循守舊，不墨守陳規，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發揮他們的主觀能動性，實現自我價值。

秘書人員素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業不斷向前發展。造就一支政治強、作風實、業務精、素質高的秘書隊伍，是建設社會主義現代化事業的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經驗，逐步提高

社會經濟的飛速發展，帶來產業結構和職業結構的調整和變化，各類職業和崗位對人的素質要求也愈來愈高，秘書作為一種輔助性的特殊崗位，其整體素質物不斷提高已成必然。一名優秀的復合型秘書已對企業起著舉足輕重的作用。

（三）專業能力

1、閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既要精讀，如重要文件或經典文本逐字逐句研究，從字里行間領會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。

2、操作先進辦公器械的能力

面對競爭日益激烈的社會大環境，秘書工作中傳統的、手工的辦公模式已經遠遠不能適應現代社會的發展的需要。各種各樣的先進辦公器械引進了秘書工作之中，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作之中脫離出來，節省了許多時間來考慮工作中的問題，從而不斷提高了工作效率。

先進的辦公器械主要指電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，秘書人員都應該學會使用。其中 計算機操作能力尤為重要。凱斯說：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務秘書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地了解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨著電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

3、掌握外語的能力

隨著市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求秘書人員尤其是商務秘書具備一定的外語能力?，F在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

秘書應當掌握一門外語。隨著改革開放的深入發展，秘書參與外事活動的機會越來越多；同時，秘書如果能從外文書刊報紙中直接獲取最新的信息資料，就容易使我們的管理工作近于世界先進水平，這些都對秘書人員的外語知識提出了較高的要求。發達國家對秘書人員的外語水平要求都很高，我們也應戰略的看待這個問題搞好秘書人員的外語知識的學習。

（四）認知道事物的能力

這種能力是指人們在時間經驗基礎上，對客觀事物的本質和規律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養以下幾種能力：

1、觀察感知能力

觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發現容易忽略的“死角”，撲捉政治生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。

2、辨別是非能力

秘書人員工作于身邊，又介于和群眾之間，在提供信息、綜合協調、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。

二、現代秘書能力培養的途徑和方法

面對知識經濟給我國人才市場帶來的機遇和挑戰，以及我國秘書隊伍整體能力偏低的現狀，在此就如何加強秘書人才的能力培養作些初步探討。

（一）秘書個人

對于想要從事秘書行業的個人而言，除了接受培訓機構的教育外，必須加強自主學習，增強自己的能力。主要從以下五點著手：第一，培養良好的思想修養和工作作風。具體做到全心全意為人民服務、謙虛謹慎、實事求是、簡潔干練和富裕創造。第二，嚴守職業道德。須忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公。第三，了解并善于調節自己的心理，努力培養自己完美的性格。做到開朗、敏捷、建議、幽默、自制。第四，博覽群書，開闊胸襟，培養廣泛的興趣。第五，加強計算機操作訓練，掌握并使用先進現代辦公設備。

（二）教育機構

南宋時期的理學大師朱熹說過：“事必有法，然后可成；師舍是則無以教，弟子舍是則無以學?！庇纱丝梢姡虒W方法與教學質量、效益關系密不可分。因此，對于秘書人才的培養離不開教育機構的教學方法和教學質量。由于秘書學科有很強的應用性，秘書專業學生能力的培養就離不開社會生活實踐。所以，國家教育機構要強化實踐教學環節，有計劃地把實踐活動納入秘書教學的重要環節之中去。我們可以從三個層面來強化實踐教學環節，讓學者“在游泳中學會游泳”。

首先，要將秘書教學與社會實踐相結合。

其次，要將秘書教學與校園實踐相結合。

最后，要將秘書教學與家庭實踐相結合。

除此之外，教育機構應該相應的改革考試方法。目前的考試基本上只考書本上的理論知識，而忽視對學生實踐能力的考核。所以在考試命題是，多出能培養、啟發學生創造性的試題，盡量少考死記硬背的條條，多考查學生運用和分析知識、解決問題的能力，鼓勵學生有創造性的見解。

（三）企事業單位

為提高工作人員的整體素質，提高工作效率，企事業單位應該為新聘請的秘書人員提供崗前培訓或在職培訓的機會。

崗前培訓可以由單位或者專門的組織進行，目的在于促使學員將知識轉化為技能，熟悉并應用秘書工作和秘書活動的方法、程序、技術和規律。崗前培訓可以與秘書專業學員的實習結合起來，由原來教師和用人單位有經驗的秘書聯合指導。

同時，已經擔任秘書職位的人員為了更新知識，提高素質和能力，也可以參加相關的短期培訓。與崗前培訓不同的是，在職培訓必須由單位上級組織進行，或請專家作專題學術報告，或請富有經驗的高級秘書介紹工作經驗，組織學員交流、互相學習啟發等。

三、結論

我國加入WTO之后，給企業的生存和發展帶來了新的機遇和挑戰，新的形勢和任務給新時代的企業秘書工作者提出了更高的要求。然而，目前我國眾多秘書人員中真正較強綜合技能的復合型秘書人才是少之又少。因此，復合型秘書人才的發展趨勢是秘書人員的培養方向。這就要求秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，具備較強的表達能力、應用能力和專業能力，提高自身綜合素質和能力。其次，育機構應不斷強化與秘書工作有關的實踐教學，同時改革秘書考試或考核方法，從而提高學者的實踐能力、綜合分析能力和創造能力。再次，事業單位則可以通過崗前培訓或在職培訓的方法，提高秘書人員的工作質量，增強企業實力。如此，才能促進整個秘書行業的健康有序發展，滿足企事業單位對秘書人才的真正需求，從而推動整個社會的進步。

第五篇：辦公自動化作業要求

簡歷建議包括以下幾個部分：

1、封皮，封皮要設計的美觀、簡單、大方，能夠與你的求職意向相吻合。

2、自薦信，自薦信要寫的簡單、明了，同時要精煉，主要介紹你的個人基本情況、專業、院校、求職意向、技能、經驗、性格與自我評價、祝福語、聯系方式附后等。

3、簡歷的表格，表格設計一定要美觀大方，字體字號要設計的合適，簡歷表格盡量放在同一頁上，要寫明個人基本情況，學習專業院校，培訓、技能、社會實踐、其他工作經驗，自我評價。

4、附上你的成績單，證書等。

基本情況（個人情況，學歷，畢業時間、院校，愛好、特長，聯系方式）教育情況（主修課程（最高學歷），選修課，證書）

語言能力（英語、普通話）

計數機水平（）

其他技能（駕駛證等）

獲獎情況（一等獎等）

社會實踐情況（×××實習）

自我評價（為人××××××，做事××××××。。。。）

針對你個人的基本情況適當的修改，這樣就好了。

5、要有頁眉、頁腳（什么樣的頁眉、頁腳都行，要美觀就行）、頁腳不要加頁碼。

6、內容中要有水印

7、滿足基本要求的前提下，可以自由發揮，越美觀越有特色越好。

作業最遲第十周交。不交作業的同學作為零分處理。