第一篇：辦公自動化能力與秘書工作

銅陵職業技術學院

畢業論文

論文題目：辦公自動化能力與秘書工作姓名：程宏

班級：08級文秘（2班）指導教師：李修元

日期：2011年3月24日

辦公自動化能力與秘書工作

08級文秘（2）班程宏

內容摘要：此篇論文主要論述辦公自動化與秘書工作之間的聯系，和相互所產生的影響。并認真概括了辦公自動化和秘書工作具體所指的含義。對于文秘專業的學生，此篇論文非常鮮明的體現出了文秘專業知識的程度。

關鍵詞：辦公自動化含義、秘書工作含義、辦公自動化的作用、秘書工作的作用、深入影響、如果想要準確的知道辦公自動化能力與秘書工作的聯系，首先我們就該先從其概念和作用性質上了解，這樣才能更全面、具體的認識到這二者之間的關系和影響

（一）、辦公自動化

辦公自動化是一門綜合性強的新興學科，研究如何有效地將計算機、通信技術、系統科學和行為科學應用于傳統的數據技術難以處理的、數量龐大且結構不明確等辦公活動。辦公自動化又是在技術革命浪潮中，應運而生的一項新興產業和綜合性技術。辦公自動化是隨著當代信息技術的出現而出現的。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能 結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。

在行政機關、企事業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

我國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。

辦公自動化在企事業單位的日常運行中發揮了重要的作用，基本滿足了人們對于效率和質量的雙重需求。而在以往，工作效率和工作質量是一對很難調和的矛盾，必須依靠人自己來解決。但是辦公自動化的出現改變了這一狀況，使人們從繁重的手工勞動中解放了出來?？傮w上看，辦公自動化的作用主要體現在以下幾個方面：

（1）提高辦公效率

以電子計算機為中心形成的信息處理系統是辦公自動化的標志，辦公自動化的功能之一就是數據處理。例如：企業的庫存管理、報表統計、帳目計算、情報檢索，甚至單位的日常事務管理等大量的數據信息處理。在以往，這一切數據的處理都必須依靠各自獨立的部門的多位員工，通過統計、計算，手工制成報表上報領導。而今借助OA數據處理功能中的各個子系統，各部門只要1人就能及時、準確地把報表傳輸給領導。以便領導盡快做出判斷。所以，辦公自動化是精簡單位人員的有力措施，能極大地提高辦公效率。

這種利用高科技來處理信息的手段顯然優越于人工處理的方式，事實上，信息技術就是憑借

其高效率，才改變了人們原來的工作方式，在固定的時間內完成比人工操作多好幾倍的工作量。

（2）提高辦公質量

辦公自動化在實現高效率的同時并沒有降低其質量，相反還在程度上提高了辦公質量。辦公自動化依托的是當代的計算機技術，利用計算機強大的信息處理技能來實現信息高效、精準地處理。在傳統的秘書工作中，秘書必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個過程中難免會發生錯漏。但是在辦公自動化的辦公環境下，信息處理系統能夠最大程度上避免這些疏漏。事實上，利用計算機進行文件復制、傳輸，一般是不會出現錯誤的。

（3）促進辦公面貌的轉變

辦公自動化促進了辦公面貌的整體改變，使整個辦公過程呈現出條理化、系統化。而在以往，辦公室里可能堆滿了紙張、文件、書籍、草稿等，整個辦公室凌亂不堪。這些狀況嚴重影響了辦公的效率和質量，在這樣的工作環境里，工作人員難免會產生一些錯誤，此外還會造成精神的過分緊張和焦慮。

辦公自動化則很大程度上改變了這種面貌。在采用了辦公自動化的企事業單位的辦公室里，人們見到是是一副有條不紊的景象，人們利用高科技的通信手段實現信息的互通和共享。在這樣的工作環境中，人的精神也比較輕松、愉快，工作起來不用像以前那樣承受巨大的壓力，有利于促進員工的身心健康。

（4）促進觀念轉變

辦公自動化同時也促進了人們觀念的轉變。以員工招募這個環節來說，以往用人單位可能會選擇那些字寫得工整漂亮的人員來擔任相關工作。但是現在用人單位更傾向于將工作崗位給那些熟悉辦公自動化、熟悉信息處理的人員。

對于秘書來說，辦公自動化也改變了他們的觀點，能否使用和駕馭辦公自動化操作，使他們首先要考慮的事。

（二）、秘書工作

一、秘書”概說

什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統的解釋。在現代社會，你會發現，“秘書”一詞,其應用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯合國、亞太經合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設秘書處;一些民間組織、行業協會消費者協會、律師協會、即將成立的中國仲裁協會等設秘書處;許多政黨也設有秘書處（有的稱書記處）；國家的駐外使領館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘；各級政府領導有秘書，公司企業的領導有秘書，甚至許多私人也有“秘書”．．．?？梢哉f，只要是個機構、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。有關秘書的話題還是要討論，這是因為在我們的貿仲、海仲、調解中心等部門都設有秘書處，秘書處是這些仲裁、調解機構的常設機構，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是“秘書”，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的“秘書”們區分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應該是有必要的。

（一）各級秘書機構

1、中央機關的秘書機構

2、省、市、縣機關的秘書機構

3、基層單位的秘書機構

（二）各類秘書機構

1、人民解放軍系統的秘書機構

2、企事業單位秘書機構

3、民主黨派

4、人民團體

此外，臨時性的秘書機構，重大會議，如黨代會、人代會、政協會等，我們也經常辦會，設會務組，也屬于臨時性的秘書機構。此外，在重大活動中，也要設臨時性秘書機構，如 籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務組。

二、秘書處的工作性質

我們的秘書處，我們的秘書工作，包括貿仲秘書處、海仲秘書處、調解中心秘書處、海協秘書處等，從性質上講，都屬于民間機構的秘書部門。大體來說有以下幾個方面的特點：

1、法律性：此點是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關的工作，經手著與法律有關的事物。

2、涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調解案件，要經常與外國機構、外國當事人打交道，是對外開放的窗口。

3、管理性： 秘書人員要協調各種關系，要管理案件程序，管理各種文檔，管理財務等。從某種意義上講，秘書人員也是管理人員。

4、服務性：我們與行政機關、純審判機關是不同的，屬于社會中介組織。但它和律師事務所也有區別，但總體來說，屬服務行業。我們通過接待當事人，提供咨詢，解答問題，辦理仲裁、調解案件等，都體現了工作的服務性質。

只有明確了我們的工作性質，明確了我們這種工作在當今社會環境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規律。

談到我們的工作性質，我想起了，北京青年報3月9日第15版，有一篇文章題目叫“社會中介組織功能和體制的探索”作者是北京市貿促會會長姚望，內容 在這篇文章的右邊，有一個“編輯點評”，題目為“從準衙門到社會中介 關于我們法律部”

三、秘書人員應具備的素質

（一）、基本素質

1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個

健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左

右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一

個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！

（二）、業務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知

識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能

力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”）

三、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術

工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。

工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。

工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

在當今社會，在知識經濟的今天，人的現代化素質，秘書人員既是業務人員，也是管理人員，秘書人員的素質及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。因此，一方面，秘書人員要注意不斷提高自身的素質和辦事效率；另一方面，領導人員要注意對智力資源的不斷開發，對知識含量的不斷充實以及對人才資源的合理配置。而直接影響迷失工作效率的就是辦公自動化能力。

辦公自動化是不僅僅是辦公室內部的一場革命，同時它也深入地影響了人們的各種觀點。辦公自動化是一種以計算機技術和網絡技術為核心的辦公方式，對秘書工作產生了深刻的影響，使秘書工作從傳統秘書工作向現代秘書工作轉變。這些影響主要體現在，辦公自動化提高了秘書工作的效率和質量，促進了秘書工作職能的提升。

辦公自動化的出現掀起了一場辦公革命，它極大地改變了秘書工作的理念、流程、職能，使秘書工作也因此實現了信息化、系統化。辦公自動化已經成了現代秘書工作的一部分，它的出現不但減輕了傳統秘書工作的壓力，還促使秘書工作順利完成了自我升級。隨著信息技術的進一步發展，辦公自動化也將隨之不斷發生更新換代，并且進一步促進秘書工作的高科技化。

辦公自動化對秘書工作產生了深遠的影響，這些影響既有正面影響又有負面影響，但是主要是積極的影響。在辦公自動化被廣泛采用的今天，秘書以及企事業單位自身也應該對辦公自動化作出一定的回應，只有這樣才能充分發揮辦公自動化的作用。秘書在辦公自動化的環境下同樣需要具備統籌安排各項事務的能力，秘書可以充分利用辦公自動化環境提供的設備進行記錄、通聯、籌劃各種事項，但是需要加強協調能力，以便將領導的計劃付諸實施。辦公自動化對秘書工作的影響非常大，既有積極影響也有消極影響，但是總體上說辦公自動化對于提高工作效率和工作質量有著重要的意義。辦公自動化只是一種工作手段，其本身不能代替人們發揮創造性，因此，秘書在工作過程中應該加強自身綜合素質的提高，不能過度地依賴于辦公自動化。辦公自動化對于秘書的心理素質和協調能力提出了更高的要求，需要秘書在工作中積極應對，以更好地完成秘書工作.〖參考文獻〗

1、王永平主編《辦公自動化教程》北京人民郵電出版社2009年5月第1版

2、王育主編《秘書學原理》機械工業出版社2008年1月第1版

3、姚望主編《社會中介組織功能和體制的探索》北京青年報2003年3月9日第15版，4、馬純、張袆主編《公共關系學》合肥工業出版社

2007年2月第1版

第二篇：淺析辦公自動化對秘書工作的重要性

淺析辦公自動化對秘書工作的重要性

摘要：隨著經濟的快速發展和信息更新的要求，企業辦公開始朝著無紙化、信息化、網絡化的方向發展。在這樣的大環境之下，原有的傳統秘書辦公模式已經不能適應高速發展的社會要求，為此辦公自動化應運而生，它作為一種高效科學的辦公手段，使得秘書工作從繁雜沉重的工作環境中解放出來，讓秘書工作走向了高速系統、規范有效的道路。關鍵詞：辦公自動化；秘書工作；影響；重要性 隨著現代科學技術的高速發展，計算機慢慢進入人們的生活并對人們的生活產生了越來越重要的影響，高速更新換代的模式也要求秘書辦公的進步，秘書工作的瑣碎繁雜使得秘書在工作中一直重復著體力勞動的模式，秘書人員更是重復機械的勞動，原有的傳統辦公方法難以繼續適應社會的發展，至此，辦公自動化融入了秘書工作，使得秘書工作變得輕松高效。

一、辦公自動化的內涵和先進性

辦公自動化技術是現代信息化社會最重要的標志之一，它給企業辦公帶來了變革式的發展，使得辦公速度和質量高速發展。辦公自動化又簡稱OA，它將人、計算機和信息三者結合成為一個辦公的體系，構成一個服務于辦公業務的人機處理系統。通過使用先進的機器設備和技術，辦公人員可以充分利用辦公信息資源，并使這些資源有效共享，從而提高辦公效率，使辦公業務從事務層進入管理層。辦公自動化完成了辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。現代辦公室一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

辦公自動化以其先進性贏得了企業工作人員的歡迎和喜愛，辦公自動化的發展趨勢朝著人性化、無線化、智能化、協同化、通用化、門戶化、網絡化等方向的發展趨勢，使得辦公自動化擁有獨特的優勢進入秘書工作的范圍。辦公自動化的優勢如下：

1、使得企業內部信息交流更加流暢快捷，提高了辦公的效率。在企業內部建立獨立的網絡，使得內部信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便快速，避免了秘書工作人員來回跑趟卻費時費力的情況。辦公自動化中word文檔、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能夠使得秘書人員節省大量手工繪制表格和書寫文字的時間，而只需填寫規定的表格即可形象明確的讓人員清晰明了。

2、秘書工作變得自動化、規范化和系統化。秘書工作中大量的公文和會議文件需要及時處理和傳達，辦公自動化中郵箱等傳輸軟件的使用可以讓公文從起草到實施能夠實現通過計算機就可以完成秘書人員分內工作。

3、秘書工作中文檔管理程序化、系統化。辦公自動化可以使各類文檔按照一定的分類進行保存、共享和使用，使得企業人員能夠從辦公共享的網絡中快速和高效地查找出需要的資料。辦公自動化適應了社會變化的快速高效的要求，以其自身的優勢得到社會的認同，也迅速地融入人們的生活和工作之中。

二、辦公自動化對秘書工作的影響

秘書工作零碎且繁雜，各種公文和會議文書的起草以及領導工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘書人員制作和書寫，這樣使得秘書工作一直機械和程序式的模式，秘書人員更是需要大量體力和精力來從事工作。辦公自動化的運用使得秘書從繁重機械的工作中解放出來，更提高了辦公的工作效率和辦公的質量。

1、使得秘書工作模式由體力式向智力化轉變

秘書人員要處理各種事務文書和公文以及領導行程的日常安排，各種公文格式和和會議文件大都是重復繁瑣的，這樣的秘書工作占據了秘書人員大量的時間和精力，使得秘書工作變得不斷的重復機械發展。而辦公自動化的使用使得秘書工作變得輕松簡單，事務文書、會議文件的各種格式和字體都可以通過計算機進行處理，而且通過計算機設計出來的文件更加規范、整潔，使得秘書人員和各種辦公人員獲得視覺上的美感，能夠清晰地明白信息的要義和內容，能夠提高秘書人員的工作效率，使得秘書工作模式由體力向智力轉變。

2、辦公信息的有效傳達，使工作人員能夠在第一時間完成工作任務

秘書人員可以利用公司內部公共網絡和信息系統，將會議所需的各種文件資料、規章制度、會議安排傳輸給相應的工作人員，能夠讓他們及時接收到需要的文件和資料快速有效的開始自身的工作。

3、收發文件和檔案管理的快速、系統化

秘書工作之中使用大量的文書需要進行收發工作，辦公自動化的使用使得秘書人員不用離開自己的工作崗位就可以輕松高效地通過計算機進行傳輸，方便了秘書人員的同時使得文件的收發變得高效快速。而檔案管理也在辦公自動化下變得高效有序，秘書人員可以把常用的資料整理成檔案輸入計算機，公司人員可以在內部系統網絡之中下載和查詢相應的資料。

4、增加了秘書人員獲取信息的渠道，提高秘書的服務性 秘書人員是領導的左手右臂，領導決策和重大決定需要秘書人員提供相應的參考意見，而秘書自身知識能力總是有限的，辦公自動化成為秘書人員的后補和助手，在秘書人員需要及時有效的信息和最新的消息來為工作服務時，秘書人員就可以利用網絡來快速輕松的實現。

總之，辦公自動化提高了秘書的工作效率，在秘書工作模式上是革命性的改變，它解放了秘書人員，使得他們有更多的時間和精力來提高自身的素質和能力以更好適應快速發展的社會，更好的為領導服務，為企業的共同目標貢獻更多的力量。

三、辦公自動化對秘書人員的要求

辦公自動化為秘書工作帶來了重大影響和變革，使得秘書工作變得規范和程序化，但也對秘書人員的素質有一定的要求。秘書人員為了適應信息的高速發展和辦公自動化的需求必然要對自身做出改變來適應工作。

1、秘書人員要從心理方面接受辦公自動化這種辦公模式 隨著信息的快速發展和電子產品更新換代的周期縮短，秘書人員要從內心深處甘于接受這樣快速的社會和辦公模式的改變，這樣秘書人員才會有動力去適應社會而做出相應的改變。例如，一些年紀較大的工作人員已經習慣原有的辦公模式，適應了親力親為的方法，而辦公自動化需要這些人員做出相應的改變，提高自己的素質和反應能力來能夠操作計算機，重新學習各種軟件的功能和操作方法，而只有他們從心理愿意去接受新事物才能更好的為公司服務。

2、秘書人員要提高自身的素質以適應辦公自動化 秘書工作是協助領導而開展的活動，領導工作范圍的復雜化和多樣化使得秘書人員必須充分掌握大量的信息資源，快速高效地做出判斷來篩選對自身工作有用的資源以提高工作的質量，幫助領導更好地管理企業。秘書工作的快速高效就是自身工作的要求，而實現這種狀態，秘書人員必須提高自身的素質以適應辦公自動化的發展和運用。首先，秘書人員要提高自己的信息化知識，俗話說，知己知彼，百戰不殆就是如此。其次，秘書人員要不斷進行實際練習，熟悉各種軟件的功能和使用情況。臺上一分鐘，臺下十年功，秘書人員只有不斷實踐，才可以提高辦公自動化的應用能力。

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性等特征，決定了秘書工作的復雜繁重，但秘書工作的挑戰性又要求秘書人員能夠快速有效的完成工作，幫助領導作出正確的決策。秘書人員自身的素質和知識以及信息的掌握情況成為了關鍵的問題，辦公自動化在秘書工作中的應用使得秘書人員可以彌補這些缺陷，使秘書人員在未來信息化和技術化的社會中能夠更好的為領導、為企業、為社會服務。

主要參考文獻：

1、何寶梅、楊劍宇主編：《秘書學導論》，華東師范大學出版社2013年版

2、成昊、魏彥華邊：《文秘與辦公自動化教程》，科學出版社，2011年版

第三篇：網絡技術與辦公自動化

《網絡技術與辦公自動化》課程期終考核論文候選題目

1、黃山學院辦公自動化發展現狀分析

2、黃山學院校園局域網絡發展現狀分析

3、黃山學院公共事業管理專業《網絡技術與辦公自動化》課程教學改革探析

4、辦公自動化課程在公共事業管理專業培養方案中的地位探析

5、黃山學院公共事業管理專業開設《網絡技術與辦公自動化》課程合理性分析

6、網絡技術（或辦公自動化技術）在黃山學院辦公室管理中的應用

7、辦公自動化條件下學生檔案的管理

8、辦公自動化與電子政務的關系研究

9、關于《網絡技術與辦公自動化》課程教學的建議

10、《網絡技術與辦公自動化》課程開設實驗教學環節的必要性和可行性分析

11、黃山學院經管學院辦公室辦公自動化建設探析

12、辦公自動化在學生管理工作中的應用與發展趨勢

13、即時通訊工具（如QQ、飛信等）在辦公自動化系統的應用

14、單位實施辦公自動化系統過程中的問題探析

15、Microsoft Office軟件在辦公自動化系統中的案例分析 備注：

1、杜絕一切任何形式的抄襲，借鑒可以！

2、字數要求：不少于3000字！

第四篇：秘書工作案例精選與評析

秘書工作案例精選與評析（3）

案例22：秘書奉命寄信

某公司董事長收到一封有著長年生意往來的代理商寄來的無理信函?？春螅麻L感到非常氣憤。立即把秘書叫來，說：?真沒想到會收到這么不講道理的信，雖然我們有著長久的生意往來，也只能到此為止了。對這事，我還打算對外公開。?按照這種意思，要秘書迅速復函給對方。那么，秘書應采取何種態度呢？分析下列幾種做法：

（1）?好的！董事長。?說完，立刻走出辦公室，去打字、投郵。

（2）認為這項在董事長盛怒之下做出的決定，對公司、對董事長都沒有好處，倒不如把這封信?壓下來?，不必去打字，也不必郵寄。

（3）?董事長，何必為了一時之氣，得罪往來已久的代理商呢？請您三思??！?向董事長提出了這樣的建議。

（4）當天晚些時候或經過一段時間董事長息怒后，將打好的信件，送給他過目，并說：?您覺得這樣可以寄出去嗎？? 【案例分析】

第一種：對董事長的命令絕對的重視與服從，但不能盲目服從。

第二種：是為董事長和公司利益著想的，但實際上，他逾越了秘書的權限，所以并不妥當。

第三種：從秘書是協助者的角度看，實際自然的反應。幫著領導出主意，讓領導思考后再作決策，但嚴格說來，這也是對公司決策的干預，也屬越權行為。

第四種：是正確做法，理由：董事長也是人，難免有怒不可遏的時候，在怒氣消退后，自然會冷靜地思考問題。這時，一句?您覺得這樣可以寄出去嗎？?在提醒他再做一次決定。

案例23：秘書要適度自我表功

有一次，某領導安排陳秘書寫一篇稿子，陳秘書立即行動起來，廣泛查閱資料。下班時，領導對陳秘書說：?下班休息吧!明天再干吧!?陳秘書心里明白表現的機會來了，便回答領導說：?這篇文章需要很多數字材料，我今晚沒事，正好整理一下統計資料明天用。?結果第二天就把初稿交給了領導。領導滿意地說：?完成得很及時。?陳秘書便接著說：?加個班，總算很快拿出來了。? 領導點頭：?不錯，好好休息兩天吧，放你兩天假。?陳秘書實在也是有能力，僅用了兩天就完成了任務。但他更有表現自己的技巧，這也是一種讓領導感受到的技巧。即使楊洋自己不說，領導也會明白，效率高，肯定是加班加點犧牲了休息時間。所以，給領導一個使他吃驚的效率，能夠很巧妙地讓他感受到你在背后付出的艱辛。在我們的人生中，即使是最平常的事物，只要能灌注我們的心血、熱誠，就會變得神圣而高尚。遺憾的是，一般人對于工作總是抱持機械式的心態，缺乏熱誠和朝氣，因而茫然彷徨，隨波逐流度過一生。

【案例思考】

1．秘書要趕稿子，領導對陳秘書說下班，陳秘書有幾種回答領導的方法? 2．聰明的秘書應如何對待秘書工作中的加班加點? 3．秘書勤奮工作、默默無聞與適度表功之間存在怎樣的辯證關系? 【案例評析】

勤奮的人走到哪兒都會受到人們的喜歡，畢竟，如果你表現出勤奮的話，就會在第一時間贏得他人的好感，起碼他們會認為你在內心深處是熱愛自己目前的工作、環境的，那么他們就更可能主動地讓你融入到集體中來并且給予你不可設想的種種好處。我們不論做什么事，都必須竭盡全力。能否擁有這種勤奮努力、追求完美的精神，決定了一個人后事業上的成功或失敗。只要全神貫注，那么工作上的不耐煩甚至痛苦的感覺都會消失。如果你不懂得這個秘訣，就無法得到他人的歡迎，更不能獲得成功與幸福。工作可以拓展我們的心靈，幫助生命成長。倘若我們對工作不忠實，不曾付出最高程度的努力，就不能擁有自尊與自信，也不可能贏得他人的喜愛。不用說，勤奮是一種美德，但是默默無聞的人雖然能夠受到他人的歡迎，可同時也可能會被人遺忘。所以，辛勤耕耘的?老黃牛?不應該再保持沉默，他完全有必要通過自己的表白，讓領導知道或感受到你所付出的努力。工作中只會干不會?說?的人實在是太多了，這樣的人也往往會吃虧。領導所能目睹的你的工作最多限于?八小時以內?，在秘書與領導分開辦公的地方，領導對秘書的工作了解就更少了。有些人只顧埋頭工作，工作完成后一交了事，與領導交流很少，自己究竟加了多少班、費了多大勁、流了多少汗水、耽擱了自己多少私事等情況，就都默默無聞地白白流掉了，因此聰明的秘書要既會做又會說。值得注意的是，不做默默無聞的?老黃牛?，并不是說要你做一只下蛋就叫的?母雞?。注意：你的表白一定要適度、不留痕跡。

案例24：秘書不要因小失大

秘書高女士，她先在一家公司任秘書工作，工資雖然不高，工作卻還輕松，每天沒有多少活可干。但高女士耐不住閑，就在 工作時間用公司電話給外省的親友打長途交談。她原以為公司查不出來。哪知到三月底，她的上級拿了一份長長的電話賬單來找她，問她是不是私人電話。沒有辦法，這個秘書都承認了，但又說她不知道不能從公司掛私人電話。她的上級正言厲色地對她說：?那我現在告訴你，你再從公司打私人電話，一律由你自己付錢。?過了幾天，就以節約開支為名把她辭退了。高女士后來又找到一份秘書工作，公司比以前的大，待遇也更好一些，按理說應該很滿意了。雖說有前車之鑒，但她卻照樣給外省的親友掛長途電話。后來她的女主管拿了賬單去找她時，她還有備無患、理直氣壯地說道：?我是為了給公司聯系業務才打這些電話的。?女主管說：?你要聯系那么多業務，應當先告訴我一下。請你講講看，對方是什么公司?聯系人是誰?業務聯系得如何??高女士頓時語塞，終于承認有些電話是打給朋友的，’但仍堅持稱目的是請他們幫助聯系業務。女主管當時沒說什么，第二天就把高女士解雇了。

【案例思考】

1．高女士承認了有些電話是打給朋友的，但為什么要堅持稱目的是請他們幫助聯系業務?這樣做反映了秘書缺乏何種職業修養? 2．秘書應如何正確使用公用電話? 3．作為秘書，應如何處理占小便宜的現象? 【案例評析】

有很多人都有這樣的不良習慣，總是喜歡占公司的小便宜。比如用公司的電話打給家人、朋友聊天，將公司的辦公用品，比如紙、筆帶回家等。雖然這些都是小事情，但是讓同事或者領導看見就會給人留下一個愛占小便宜的印象，會大大地影響你的職業前途。

案例25：秘書千萬不要出風頭

一位在一家美國公司駐香港分公司做第一秘書的女士，她在商場上有很高的聲譽。前些天我聽朋友說她因一件小事而被迫辭職，我感到非常驚訝，后來才知道怎么回事。事情是這樣的：美國總公司的幾位最高領導者決定在港舉行宴會，除了香港公司的總經理及一些要員外，美國總部的要員當然也少不了，再加上一向合作無間的大客戶，宴會非常盛大。作為香港分公司第一秘書的她樂于以女強人自居。在任何方面，她都要求自己干得非常出色，這也是她引以自豪的。不知是否是被勝利沖昏了頭腦，她在一些宴會中，展露的風頭有時競凌駕于總經理之上?？偨浝硎且晃?好好先生?，在不損及自己利益的情況下，每每讓她發言?？偣九c分公司聯合宴會的機會很少，她還是頭一次經歷這樣的場面。由籌備宴會開始，她抱著很謹慎的態度，務求取得母公司主 管的贊許。宴會當晚，她周旋于賓客間，確實令現場氣氛甚為歡樂。直至分別由總公司的高層主管及分公司的總經理致詞時，她在旁邊逐一介紹他們出場。輪到她的上司，即子公司總經理，她不知怎么在介紹之前，竟先說了一番致謝辭，感謝在場客戶一貫的支持。雖然只是三言兩語，卻已讓總公司的主管皺眉，因為她負責的，只是介紹上司出場，而非獨立發言。在宴會中，總公司主管與她交談，發現她提及公司的事時，總是以個人主見發表自己的看法，全沒有提及總經理的意見。給人的感覺是，她才是分公司的最高主管。結果，分公司總經理被上級邀請開會，研究他是否忠于自己的職位，是否懶散到由秘書代為處理日常業務。自此之后，總經理也對她的態度有所轉變。最后，她終于自動辭職，原因是她認為被總經理削權，卻不知道是自己的鋒芒太露，喧賓奪主。

【案例思考】

1．香港分公司第一秘書在宴會上有哪些搶占風頭的表現? 2．秘書應如何認識鋒芒畢露的危害? 3．秘書在職場中，應如何處理謹小慎微與搶出風頭之間的尺度? 【案例評析】

作為秘書，你的任務主要是協助老板。在公司高層人物的眼中，你做出的成績，自然也是公司主管領導下的成果。下屬盡力完成上司指派的工作是分內的事，假如你硬要出風頭，只會讓人 覺得你不自量力、不懂大體。另一方面，如果你鋒芒畢露，上司會從心理上感到壓抑、煩躁，在感情上會很反感。你就會變成上司的心腹之患，即使不會排擠你，你以后也別想有更大的發展了。而如上所提的第一秘書那樣，因為她過于越位的表現，導致總部懷疑她的上司是否失職，那么她的上司再是?好好先生?，也會采取行動保全自己。

案例26：分享榮譽不吃獨食

王月小姐很有能力，她在一家廣告策劃公司工作，擔任公司一把手的秘書。平時在公司里上上下下關系都不錯，而且她還很有才氣，工作之余經常做一些策劃。有一次，她組織幾個員工策劃出來的創意得到了公司一把手的賞識。她的創意推出之后，還真的為公司帶來一番好評和后續業務。她感到十分榮耀，逢人便提自己的努力與成就，同事們當然也向她表示祝賀。但過了個把月，她卻失去了往日的笑容。她發現單位同事，包括她的上司和同事，似乎都在有意無意地和她過意不去，并且回避著她。王月為什么會遇到這種結局?其實原因簡單明了，她犯了?獨享榮譽?的錯誤，也就是說，她吃了?獨食?。就事論事，她策劃的選題能夠為公司牟利，作為主創人員的她，貢獻當然很大，但這也離不開其他人的努力，他們當然也應分享這份榮譽。他們不會認為某個人才是惟一的功臣，至少也是認為自己?沒有功勞也有苦勞?，所以這位秘書?獨享榮譽?，當然會引起別人的不滿，尤其是她的上司，更會因此而產生一種不安全感，害怕她?功高震主?。

【案例思考】

1．秘書獨享榮譽的表現主要是什么?有何危害? 2．秘書獲得榮耀時，應該怎么做才妥當? 3．秘書作為團隊中的一員，應如何理解?有福同享，有難同當?這句俗語? 【案例評析】

?吃獨食?，也就是說一個人把成果獨吞，這樣會引起其他人的反感，從而為下一次合作帶來障礙。、俗話說，有福同享，有難同擔。當你在工作和事業上取得些成績，小有成就時，這當然是值得慶祝的一件事情，你也應當為自己高興。但是有一點，如果贏得這一點成績是集體的功勞，或者離不開他人的幫助，那你千萬別把功勞據為己有，否則他人會覺得你好大喜功，搶占了他人的功勞。如果某項成績的取得確實是你個人的努力，當然應該值得高興，而且也會得到別人對你的祝賀。但你自己一定要明白，千萬別高興得過了頭，一來可能會傷害有些人的自尊心，另一方面，現實社會中患有?紅眼病?的人不少，如果你過分狂喜，能不逼得人家眼紅嗎?所以，作為秘書，想要在工作上有特別韻表現而且能夠受到大家歡迎時，千萬要記住一點——別?吃獨食?，否則這份榮耀會給你的人際關系帶來障礙。當你獲得榮耀時，應該 做到以下幾點。

(1)與人分享即使是口頭上的感謝也算是與他人分享，而且你也可以讓更多的人和你一起分享，反正說幾句話對你也沒什么損失!這讓旁人覺得自己受到尊重，如果你的榮耀事實上是眾人協力完成，那你更不應該忘記這一點。你可以采取多種與他人分享的方式，如請大家喝杯咖啡，或請大家吃一頓。?吃人嘴軟，拿人手短?，別人分享了你的榮耀，就不會為難你了。

(2)感謝他人要感謝同仁的協助，不要認為都是自己一個人的功勞。尤其要感謝上司，感謝他的提拔、指導。如果事實正是這樣，那么你本該如此感謝；如果同仁的協助有限，上司也不值得恭維，你的感謝也就更為必要，雖然顯得有點虛偽，但卻可以使你避免成為他人的箭靶。為什么很多人上臺領獎時，他們首先要講的話就是：?我很高興!但我要感謝……?，就是這個道理。這種?口惠而實不至?的感謝雖然缺乏?實質?意義，但聽到的人心里都很愉快，也就不會忌妒你了。

(3)為人謙卑有些人往往一旦獲得榮耀，就容易忘乎所以，并從此自我膨脹。這種心情是可以理解的，但旁人就遭殃了：他們要忍受你的囂張，卻又不敢出聲，因為你正是春風得意?？墒锹?，他們會在工作上有意無意地讓你為難，讓你碰釘子。因此有了榮耀時，要更加謙卑。別人看到你如此謙卑，當然不會找你麻煩，和你作對了。當你獲得榮耀時，對他人要更加客氣，榮耀越高，頭就要越低。其實，別獨享榮耀，說穿了就是不要去威 脅別人的生存空間，因為你的榮耀會讓別人產生一種不安全感。而當你獲得榮譽時，你去感謝他人、與人分享、為人謙卑，這正好讓他人吃下了一顆定心丸。人性就是這么奇妙，沒什么話好說。因此，當你獲得榮耀時，一定要記住以上幾點。如果你習慣了獨享榮耀，那么總有一天你會獨吞苦果!

案例27：秘書情商很重要

小李和小楊是大學同學，畢業后又同在一個部門擔任秘書工作。每當小李向領導請示匯報工作時，總是滴水不漏，面面俱到，生怕讓領導看出問題，挑出毛病。而小楊呢?時常丟三落四，想問題不周全，因此導致領導對他進行一番具體的評判指導。同一項工作，小李總是靠自己去獨立完成，而部門的其他人總是非常愿意幫助小楊，甚至領導也不時地對小楊的工作予以指點。小李與小楊大學相處四年，對他非常了解。在小李的印象中，小楊非常細心，而且具有很強的獨立完成工作的能力。同事們非常喜歡和小楊交往，領導也似乎并不因為小楊的粗心大意而不滿，而且有什么問題還特別愿意找小楊商量，而對待小李總是不涼不熱。一來二去，小楊在辦公室的地位不知不覺地有了提升，大有成為未來主管的趨勢。而小李呢，盡管工作依舊十分努力，卻總是無法得到領導的青睞。小李對此頗為不解，因此陷入了深深的苦惱之 中。小李想把每一件工作做得盡善盡美，不讓領導挑出一點毛病，主觀上的動機是好的，但客觀上給領導的暗示可能是：拒絕承認領導比自己高明。要知道，領導總會有辦法證明自己比下屬高明。雖然未必會給小李穿?小鞋?，但不可否認的是，領導的心中是不會接納小李的。而小楊則深知其中奧秘，在領導面前總是有意識地顯得有些?不成熟?，從而引得領導對其工作評頭論足，增加與領導接觸的機會。而領導也由此充分展示了自己的才干，顯示了比下屬的高明之處，從中找到了優越的感覺，自然也就愿意對小楊的工作加以關照。因此，小楊受到領導重視是自然而然的事情。作為具有高情商的小楊明白這種領導是典型的?武大郎開店?，既承認你的能力，又怕你取代他的位臵。所以小楊要時時請教他并和他經常溝通，誠懇地請求他的指點，給領導展示才能的機會。當然，也要贊揚領導有下屬沒有的長處，這樣才可以消除他的忌妒，滿足他的權力欲和自以為是的虛榮心。

【案例思考】

1．小李與小楊在秘書工作中有何不同之處? 2．在秘書職場中，小楊為什么更能贏得領導的青睞? 3．秘書應如何認識和提高自己的情商？

【案例評析】

對于這個世界的人來說，智商的水平也許相差無幾，但是人 與人成功的差距確實很大，這其中的原因很大程度上就要歸于情商的高低了。在職場上，智商高只是成功的諸多要素之一，而你投身的事業肯定不是孤立于社會而存在的，你的才華首先要融人一個團隊之中，與其他人的才華形成1+1大于2的合力效應，企業才能真正取得成功，從而彰顯個人的成就。而在這個?融入?的過程中，人和人之間的差異相當明顯。理論上的才華永遠不等于能方，才華只有體現在調控與創新上才確有價值。要讓才華變成實實在在的能力，指望?躲進小樓成一統?是不可想像的。相信職場上那些不太得志的精英們只要拿出其才華的一小部分，投入到自己的?情商建設?上來，真正的成功就不會太遙遠。我們說素質是一個綜合性的概念，其中情商也占有相當的地位，因此，在自己的工作崗位上，要培養自己積極的情感世界。或許常聽到有些文職、助理等相關職業群體的從業人員會說：?整天與老板朝夕相處，工作中的八小時簡直就是受罪。除了工作還是工作，就再也沒有其他可以做的了。?不能不說這是缺乏情商的一種悲哀。作為一種職業，秘書不需要像科學家那樣煩瑣思辨地論證，也不像搬運夫那樣付出汗水與力氣。你需要做的或許就是怎樣豐富自己的思想情感，并將它們融合到工作當中，其實這也是秘書人員應該掌握的一門藝術?！?/p>

案例28：秘書要有親和力 小楊與小胡同時進入某機關擔任秘書，兩個人同樣有較強的工作能力，無論領導交給他倆什么任務，他倆都能非常圓滿地完成。為此，兩個人經常受到領導的表揚。但是，在同事之中，他們倆卻有不同的地方。大家都喜歡小楊，有什么事總是找他幫助。而小楊也的確為大家做了許多事，因為他謙遜又有能力，與大家非常合得來；而小胡則不同，雖然他能力也強，但大家都不太與他合得來，有什么事也不會找他幫忙，因為小胡這個人有些個性高傲。小胡也意識到了這種差別，但他并不想改變這種狀態，他以為這樣很好。無論同事們怎么對自己，領導總還是喜歡自己的，有領導撐腰，他不必總是顧慮再三。況且這樣也不錯，他可以按照自己的個性安排一切，不必因別人的看法而改變自己的生活。而且從心底而論，小胡有些看不起小楊。小胡認為小楊那種謙讓態度十分虛偽，是一種做作的表現，很俗。當然，小胡并沒有把自己這種感覺表露出來，他認為無論小楊怎么做，都是人家自己的事，別人不應該干涉他?？梢姡『彩蔷哂幸欢ㄈ萑酥康?，但可惜他沒有表現出來。就在小胡按照自己的個性工作的時候，領導說要在他們之中提拔一名宣傳干事，而且這次領導有明確指示，一定要堅持群眾選舉，任何人不得從中作梗。面對這樣一個好機會，小胡從心底認為自己應該能上去，因為他不但喜歡這份工作，而且堅信自己一定能干好，絕對不會辜負領導的厚望。但是，聽說這次不是領導任命，而是由群眾直接選舉，他的心真的有些涼了。他明白憑自己的群眾關系，自己絕不是小楊的對手，況且小楊在搞宣傳的方法上也有其獨到的能力。小胡認識到了這種差距，但他不是一個小肚雞腸的人，即使明白自己有不足，他也要進行一番公平競爭。

結果正如他所預料的那樣；小楊幾乎以全票得到了這個職位。其實要是小胡去了，工作照樣能做好。一個本來平等的機會，結果由于兩者個。陛和人緣的不同而導致了巨大的偏差。這個教訓值得每一個人認真思索。

【案例思考】

1．小楊與小胡在為人處事上有何不同? 2．小胡作為秘書，身上有哪些可取之處? 3．在人際關系中如何理解虛偽和親和? 【案例評析】

工作中少不了笑容。笑臉是一個人最好的名片，而親和則是你成功的一大保證。作為秘書，學著讓自己在別人尤其是同事面前呈現出親和的一面，肯定有助于你的才能發揮。而對于協調與同事的關系，有的人馬馬虎虎，以為同事之間無所謂，大可不必左右逢源，協調四鄰；而有的人則極為看重，在同事中間拉幫結伙，并極力找領導做靠山，形成自己的勢力，以為憑此就能高枕無憂。其實，這兩種人都錯了。在同事之間協調關系同樣不能粗心大意。其中的功利關系自不必說，只一個人緣問題就夠你頭疼的了。可見，對待同事既不能漠不關心，不聞不問；也不能拉幫結伙，那樣只能害了自己。要想有一幫適合自己開展活動的好同事，就必須真心幫助他們，在謙和中充分展露自己的個性。事事為大家著想，處處關心他人，這在平時并不顯眼i而且似乎還處于一種被動地位，所以有些人就是不愿意?干?。從小 楊的例子來看，他與小胡能力相當，只是小楊的人緣要好些，所以同事選小楊也在情理之中了。像小楊這樣的人才稱得上?老謀深算?，在平時就已經為自己日后的發達打下了基礎，到時候只要有機會，就可以水到渠成了。你要把好事做在明處，大家的眼睛是雪亮的，不會有人視而不見的。親和，會讓你積聚到很多的人氣，只要你在單位中有人氣、群眾關系好，升職也好、加?薪也好，都要容易得多。

案例29：用心化解忌妒

楊華是個很優秀的企劃人才。有一年，他應聘上某國營單位的秘書，從事企劃工作。楊華的友人們都認為楊華將有進一步發展，誰知不到半年便辭職了。原因是：楊華的單位里有8個人，從主管到科員，除了楊華之外，都對所謂?企劃?外行，因而楊華高效率、高品質、高創意的?企劃?對他們造成巨大的沖擊。于是他們一起對外放風聲，說楊華是個對什么叫做?企劃?都不懂的人，于是連經理、總經理，都知道楊華是一個?不懂企劃?的人……楊華雖然可以死皮賴臉地做下去，但畢竟他是個有原則有骨氣的人，于是毅然辭去了工作!這樣的故事并不稀奇，每個單位都會有，每個有才干的人也都會碰上，只是輕重有別，情節不同罷了。楊華是無辜的，他的才干是他的天資和努力的結果，壞只壞在他進入了一個不看才華只看人情的單位。不過話說回來，在民營單位，有時也會碰上類似的情形。那么，為什么楊 華會遭到這么嚴苛的待遇?簡單地說，因為楊華的才干威脅到了他那些同事們的生存，所以他們?團結?起來，保衛自己的利益，而保衛自己利益最好的方法就是把楊華趕走。也可以這樣子來比喻：一座寧靜安詳的森林，各種動物各安其所，各取所需，彼此雖有小沖突，但卻也相安無事，彼此之間構成一個穩定的生態圈。有一天，一頭猛虎闖進來，于是動物們不得不改變棲息地和覓食方式。由于猛虎的撲殺，某些動物逐日減少，于是生態圈受到破壞，并且進行改變、重組……、在一個單位里，經過長時間的互動，個人與個人之間，部門與部門之間，自然也會形成一個?生態圈?，彼此共生共存，共享合法或不合法、合理或不合理的利益。他們安于這種環境，不想改變，也無力去改變，誰想改變，誰就會成為?公敵?。楊華碰到的就是這樣的環境，而他引起的效應也是很自然而且可以預期的。

首先，楊華的才干會使他們相對顯得?無能?，這會使他們心里很不是滋味。如果楊華的才干沒有獲得賞識，那么彼此就可相安無事；若獲得賞識，那么勢必引起生態圈的震蕩，切斷了他們的?食物鏈?，使得有些人喪失既得利益，甚至暴露出他們的不法行為!楊華的才干，就有如闖入森林的猛虎那般!最好的方法，當然就是把楊華趕走!當然，趕不趕得走也得看當事人的態度，以及他有沒有犯錯。但無論如何，這種對?闖入者?施予?驅逐?手段的人性是絕對存在，而且是普遍存在的!【案例思考】

1．作為秘書，如何在一個充滿外行的團隊中站住腳跟? 2．為什么楊華會遭到這么嚴苛的待遇? 3．面對人性的弱點，在與忌妒心強的同事相處時，應該如何做才能更好地保護自己? 【案例評析】

不管你才干如何，初到新的環境，必須要有?莫擾亂該地生態圈?的認知。除非你有力量、有把握，也愿意面對這種人性現象，否則一定要謹記下列原則：第一，姿態放低。否則連工友都會找機會欺負你!第二，才干暫隱。切勿初來乍到就自以為很行，應慢慢展露才華，消除他人戒心，才不會引起抗拒!第三，廣結善緣。?人和?是此階段最重要的一件事，和大家打成一片，不但可獲助力，也可察知他們彼此之間的利害關系及矛盾。總而言之，不外乎?客氣、謙虛、內斂?六字。切勿把自己當?猛虎?，更不可被別人把你當成?猛虎?!動物對?猛虎?無可奈何，只能跑只能躲，人對有才干的?猛虎?是會動刀動槍的!其實，最重要的還是你需要把握自己的心態。如果你能用一份關愛來對待不公平地對待你的同事，想必所有的難題都能迎刃而解。實際上，同忌妒心強的同事相處，要善于發現他的優點，并用真誠的關心和體貼來解除他的武裝。即使在他對你懷恨在心的時候，也要想辦法關心他、體貼他，使他喜歡你。另外，應從談論他感興趣的東西人手，提出有益的建議，巧妙地幫助他解決工作中的棘手問題。對忌妒自己的人，不但不應怨恨，反而應為之排憂解難、鋪路架橋，這是減弱忌妒的妙法。作為要與各種同事相處合作的秘書，在與忌妒心強的同事相處時，要想更好地保護自己，使自己免受妒火傷害，還 需要在一定條件下適當地讓利于對方。同事之間存在著許多競爭，競爭勝利者應切忌無論利大利小都事事搶先。事業上獲得成功，你已經成為其他同事忌妒的目標，在有關引人注意的小事上還要爭先，可謂火上澆油。如果能夠將更多的名利給予那些不太如意的同事，便可以慰藉其焦慮之情，減弱一點忌妒。

案例30：一展真我風采

作為秘書，楊洋的專業技術和外語都很出色。但在一年之內，他頻繁調換工作，每次均無大的起色。問其原因，他的回答永遠是：每次開會，每次同事一個不缺的時候，他提出的想法和建議總是不是被?槍斃?，就是被?冷藏?，看來他的頭兒又是和我?犯相?，沒法對付。楊洋的朋友問他：?你的老板都聽你的，是不是就不‘犯相’了??楊洋自有其天分和才干，只是個性上比較自我和要強，導致他總是認不清自己的職責所在，進而擺不正自己的位臵，而又習慣于將自己的想法不合時機地強加于他的老板，所以才會屢屢碰壁!結果真的和老板?犯相?了。例如，楊洋總是在開會的時候，也就是大庭廣眾之時，眾目睽睽之下，向他的老板提出自己完全相左的建議，即便是楊洋的同事，恐怕心理上也難以接受，更何況他的老板。涵養好的不臵可否，脾氣暴的恐怕就會認為你是故意搗亂，一心與他過不去。其實，只要楊洋稍微改變一下自己的方式，將自己的個性變得?彈性?一些，就 不會惹上這樣不必要的麻煩。

【案例思考】

1．楊洋提出的想法和建議不是被?槍斃?就是被?冷藏?，與老板?犯相?的主要原因是什么? 2．在提建議時，秘書如何將自己的個性變得?彈性?一些? 3．秘書應怎樣協調好個人靈感與整體節奏之間的關系?

【案例評析】

首先，先分析一下自己的想法是否可行。好的想法人人都會有，但不見得就適合你所在公司的運行機制。其次，你可以有不同的意見，但首先應學會必要的服從。如果部門中的每一個人都只按自己喜歡的方式行事，而不問協調和配合，試想，這個部門或公司將如何正常地運作。還有，就是個人修養問題。你完全可以私下向老板提出自己與老板相異的想法，平心靜氣地協商，或者把你的建設性報告放在他的辦公桌上，即使不被采納，也讓老板了解了你的誠心和勇氣。正所謂?投之以桃，報之以李?，你給你的老板留足了?面子?，相信你的老板也不會對此視而不見。這并非你的?圓滑?，恰是你令人認可的素養和應變的機智。工作中，在保持對老板服從的前提下，適當適時地展露你個人的靈感和創造力，與部門和公司的整體節奏相協調，你個 性化的主張就不易被淹沒，而映射出?真我的風采?!

案例31：善于選擇溝通時機

東北軍閥張作霖沒什么文化。在一次給日本?友人?題詞時，把?張作霖手墨?的?墨?字寫成了黑，有人說?：大帥，缺個土。?正當張作霖一臉窘像時，身邊的一個秘書卻大喝一聲：?混蛋，你懂什么！這叫‘寸土不讓’！大帥能輕而易舉地將?土?拱手送給別人嗎？?

此人后來成了張作霖離不了的得力助手。

案例32

某公司召開年終總結大會，主任講話時出了個錯，他說：?今年本公司的合作單位進一步擴充，到現在已發展到47個?。話音未落，他的秘書站起來，沖著臺上正講得眉飛色舞的主任高聲糾正道：?講錯了！講錯了！21 那是年初的數字，現在已達到63個。?結果全場嘩然，主任羞得面紅耳赤，情緒頓時低落下來。

從中得到的啟示

1.領導出現失誤、漏洞，作為秘書人員要提醒，這是分內的事情。

2.注意提醒的方式、場合、語氣、語態，不能讓領導當眾出丑。

3.可以以巧妙的方式詼諧的語言為領導解圍，也可以在私下里與領導溝通，切忌當中說破，讓領導下不了臺。

案例33:電話號碼

這天上午,公司秘書于雪在給胡總送郵件是,聽到胡總正在與恒昌公司老總通電話：?---你說是天地公司趙總的電話嗎？我好象記得有他的名片，回頭我查一下告訴你---你們 公司今年的生意如何-------?正巧于雪早上整理名片夾時無意中看到了趙總的名片，知道電話號碼是87654321。面對這種情況，秘書怎么做？

A.馬上把電話號碼寫在便條上，放到胡總面前。B.當作什么也沒有聽見。

C.如果胡總問自己的話，就告訴他7654321。D.如果胡總問自己的話，就寫在便條上遞給他。E.把電話號碼寫在便條上，站在旁邊，等待時機。你認為哪種比較合適？請說明理由。答案：

選擇A，可能會讓老板覺得秘書喜歡偷聽他打電話。秘書做事應該積極主動，但也要注意自己的行為是否會給老板帶來困擾。直接告訴老板號碼，也許完全違背老板意圖。

選擇B，可能會讓老板覺得自己的秘書缺乏積極主動的精神。而且，在當時這種下，不必裝做沒聽見。

選擇C，有可能讓老板反感。因為口頭告訴老板電話號碼，一是會打斷通話，二是老板不一定記住，更重要的是老板正通話時，秘書最好噤聲。

選擇E更不合適。一般情況下，老板通話，秘書不應該站在旁邊。

D比較合適。這樣做既協助了老板工作，又沒有干擾老板。老板完全可以按自己的方式去跟對方交流。

案例34：部門經理之間的矛盾

背景：李明是公司銷售部總經理，劉楓是市場部的副總經理。公司剛成立的時候，他倆都在銷售部，是工作上的搭檔。但兩人的工作作風完全不同，李明工作上一向大刀闊斧，而劉楓則精益求精。由于兩人性格上的差異，再加上一些個人的恩怨，所以，幾年來他倆一直不和。這在公司內部幾乎是盡人皆知。

老總剛從集團總部調來不久，想打開歐洲市場，于是準備派李明和劉楓去參加下個月的的萊比錫國際博覽會，同時考察歐洲市場。秘書于雪在于老總的接觸中，知道了老總的這一想法。面對這種情況，于雪應該如何處理？看下面的選擇：

A.如果老總問派他倆帶隊去歐洲是否合適，就說自己不清楚。

B.主動向老總匯報：聽銷售部的于娜說，他倆曾在餐廳動手打過架，不知是否受影響。C.如果老總問起李明和劉楓的關系如何，就說他們兩人因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。

D.如果老總不問，自己就不說這件事。

E.如果老總問，就說他倆性格不合不來，但并不影響他們一起帶隊去歐洲。

（總計10分。如果找到最佳選擇得4分，回答作為最佳選擇的理由得2分； 如果對其他4種選擇進行了正確的評析，各得一分。）

本題的關鍵：只有對上司的決策有用且必需的情報才能稱之為?信息?。

【參考答案】

選A不合適。對于秘書來說，遠離公司管理人員之間的是非恩怨，這是對的，這是秘書做人的一條原則。但是當老總問起有關問題時還明哲保身，對這一公開的秘密裝聾作啞，不以公司利益為重，則是一種不負責任的行為。

選B則走向了另一個極端。為上司收集信息是秘書的一項主要工作，但提供的信息要準確，所以，道聽途說中的?打架?事件就不適合匯報。

選D也不合適。兩位經理之間有矛盾，這是事實，但如果沒有安排他們去歐洲的計劃，秘書的確沒有必要主動匯報。上司每天要處理那么多的信息，如果再把管理人員之間的糾紛匯報上去，無疑是對上司的?信息污染?。然而，當得知 上司的安排后，這種小事就不再無足輕重，它有可能影響歐洲考察效果。所以，此時的知情不報就成了一種不負責任的行為。

選E錯在秘書擅自替上司做判斷。讓上司了解這兩位經理性格不合，這樣做沒有錯，至于會不會影響考察效果，應該讓上司自己判斷。上司最反感越俎代庖、自作聰明的下屬，所以，一般情況下，秘書只告訴上司?1+1?這個事實，結論是2還是10，應由上司自己做判斷。

第五篇：秘書工作案例精選與評析

秘書工作案例精選與評析（2）

【案例16】究竟是誰之錯

東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：?托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!?

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：?我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?" 1 【案例思考】

1.小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？ 2.你認為正確的做法應該是怎樣的? 【案例分析】

(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境，不符合特定的會談工作要求；

(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

(4)小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。

【案例17】

某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟 2 的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：?小李，把這封信交給你們科長?，小李把信帶走了。

小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。

【案例思考】

1.小王處理郵件的做法是否正確? 2.如果不正確，正確的做法應該是怎樣的? 【案例分析】

(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；

3(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；

(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發出前復印一份，留待上司過目；

(5)發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；

(6)沒有訂購的東西不能簽收；

(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

案例18：秘書要善于選擇溝通時機

秘書小劉，因為剛剛到單位工作就比較出色，深得領導的贊賞，許多重要的活動都讓他組織，可謂對他委以重任，這就招來了一些人的嫉妒，尤其是單位里另一個秘書小張，比小劉先進這個單位，但是工作表現不出色，沒有得到領導的重用，于是小張就到處說這位小劉秘書的壞話，說他驕傲、輕狂，不把別人放在眼里，甚至不把領導放在眼里，這些話傳到了領導那里，領導信以為真，對小劉漸漸疏遠，有點把他晾在一邊的味道。

小劉秘書真是有一肚子的苦水，但是他沒有立即表現出來，更沒有逢人就替自己開脫。他一方面自己進行檢討，反省自己的言行舉止，另一方面對同事采取積極接近的態度，對待那個說他壞話的小張，他也并不是冷眼相向，反而主動幫他完成任務，但是不把功勞放在自己的身上，這樣單位里有關他的輿論好了起來，一些人開始替小劉在領導面前講好話，一度說他壞話的小張也不再說了。

領導對小劉的態度有所緩和，這時小劉秘書覺得是向領導申訴的時候了，但是具體的時機和方式呢？小劉的領導喜歡在午間休息的時候打乒乓球，劉秘書就陪領導打乒乓球，他一方面顯示出自己打乒乓球的實力，一方面又恰到好處地讓領導贏球，讓領導在競爭的感覺中贏球，領導很高興，說：小劉，球技不錯呀。這時小劉秘書說：哪里，還是王局長的球技不錯，是不是以前學過 ？

領導笑著說：我可是全靠自學的，沒事打著玩。劉秘書就說：是嗎？我看您都是準專業水準了。我都拿出了自己的看家本領了。領導說：是呀，小劉，你打球還是比較厲害的。這時小劉秘書乘機就說：我這個人就是實在，打球的時候我就想著好好打球，所以有的人說我打球的時候不給人留情面，說我工作的時候也這樣，其實和打球一樣，我沒有想別的，就是想把事情做好。不過，我以后一定要注意，因為不是每個人都像領導一樣了解我。

領導聽完劉秘書的一席話，笑道；?這我也聽到過，當時就告訴他們，年輕人嘛，有干勁是好的，好好做工作，別管別人怎么想。我就喜歡你這樣的實在勁。你不知道，局里好 多人打球總是讓著我，沒勁，讓我球技總是得不到提高。?從那以后領導總喜歡叫上小劉打球，對劉秘書的印象大有改觀，一年后，提拔他當了自己的助手。

從中得到的處世技巧與啟示

1.在遭人誣陷，受到冷落和排擠的時候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改進，一面要對于心存妒忌而造謠的人報以寬容態度，并主動幫助，從而化解矛盾，使其心服口服。

2.要懂得選擇適當的時機向領導澄清，在和領導建立共同娛樂愛好的基礎上一不經意的方式闡明自己的做人原則，以獲得領導的認可和好感。

3.打球時，小劉不卑不亢，一方面顯示自己的實力，讓領導在競技中盡興，一方面又巧妙的不露痕跡的讓領導贏球，讓其獲得某種成就感和威嚴感，同時也為自己樹立了良好形象。

可見溝通的時機選擇對溝通效果起著直接重要的影響。

案例19：秘書與秘書之間 謝曉萱是一個漂亮聰明的姑娘，今年大學畢業后應聘到一家公司上班，在總經理辦公室當秘書。她同學開玩笑說：?喲，小謝當官了，秘書相當于經理啊。?謝曉萱聽了心理也美滋滋的。謝曉萱從上班第一天開始，就感覺很難受。原來，她們辦公室還有一位叫韓靜的秘書。這位韓秘書比她早來兩年，自覺資格比她老，對她不茍言笑，經常指使她干這干那，對她做的事情橫挑鼻子，豎挑眼，交給她一堆跑腿的活，但是有一個地方不讓她去，就是總經理的辦公室。謝曉萱一開始很委屈，很氣憤，很想質問她憑什么這樣對待她?想跟她大吵一架，辭職而去。但謝曉萱生來是個要強的人，轉念一想，這也許是個挑戰，我一定把工作做得更好，讓韓秘書也不得不滿意。所以，在以后的工作中，謝曉萱更努力，早來晚走，各項工作也做得有條不紊。有一次，韓秘書又讓她去跑腿，叫她過來遞給她一份合同，交代道：?這是一份很重要的合同書，你馬上按這個地址用特快專遞寄走。?謝曉萱不敢怠慢，趕緊打車到郵局。郵局里人很多，在排隊等候的過程中，她不經意地看了一下合同的內容，忽然發現合同內容中貨款總額的大小寫互相不符合。貨款總額的小寫是280000．00元，而貨款總額的大寫卻是貳佰捌拾萬元。謝秘書生怕數錯了，仔細地數了好幾遍貨款小寫的那幾個?0?，結果的確比大寫少了一個。謝曉萱心想是韓秘書小寫少打了一個?0?呢?還是大寫打錯了呢?現在謝曉萱內心很矛盾，把合同書就這么發了吧，合同內容有錯誤，可能會給公司造成不利影響，韓秘書也會因此受到嚴厲批評。不發吧，想想韓秘書那可惡的嘴臉，真想就這么發了，讓她嘗嘗挨批評的滋味。思想斗爭了半天，最后，謝秘書還是決定不發了。她回到公司馬上去找韓 秘書，韓秘書正在總經理辦公室幫總經理整理文件，謝曉萱把她叫出來時她很不耐煩，說：?找我什么事?合同書發走了嗎??謝曉萱說：?沒發走，因為合同金額打印有錯誤。．，韓秘書不相信地說：?不可能，我不可能打錯，準是你看錯了。?謝曉萱說：?的確錯了，不信你看。?韓秘書拿過合同仔細一看，還真是錯了。這件事情過去了兩天，謝曉萱突然接到韓秘書發的短信，?這次多虧了你，真謝謝你?。謝曉萱很驚訝，馬上回了個短信，?應該的，我們應該互相幫助?。從這件事后，韓秘書對謝曉萱的態度徹底改變了?！景咐伎肌?/p>

1．本案例中，如果林秘書把有錯誤的合同書發出去會有什么樣的后果? 2．如果你是林秘書，你怎么對待敵視你的韓秘書? 3．秘書應怎樣正確處理與同事之間的關系?、【案例評析】

由于職場的競爭很殘酷，在一個組織中，同事之間存在矛盾和敵視這是很正常的事情。秘書在領導身邊工作，由于身份和工作性質的特殊性，秘書之間存在著矛盾和競爭也是在所難免的。關鍵是怎樣處理好這些矛盾和競爭，怎樣進行正當的競爭，消除一些不必要的矛盾。秘書的職業能力和修養要求秘書要善于與方方面面的人打交道，要有技巧地處理人際關系，這里面也應該包括正確地處理秘書與秘書之間的關系。本案例中，林秘書在處理與敵視自己的韓秘書的關系時就是以大局為重，以公 司利益為重，以團結為重，最終也因此轉變了兩人的關系。

案例14：秘書與領導之間

丁麗是某局局長的秘書，她是資深的老秘書了，深得局長的信任。因為工作的關系，她跟領導最近，經常向領導們請示匯報工作，所以局里領導們的事她最清楚。她最近有些心煩，因為她發現局里兩位副局長王副局長和劉副局長之間的矛盾越來越深了。有時王副局長還在她面前抱怨幾句劉副局長，丁秘書不敢有所表示，每次都借故避開話題。她心里明白王副局長這樣說，是希望能得到她這位局長秘書的支持。本來也是，局長年紀大了，還有兩年就要退休了，很有可能就從兩位副局長中選一個扶正。兩人本來在工作上就時常有不同的意見，再加上涉及個人前途，他們之間的爭斗那就更復雜了。丁秘書身在其中，有時覺得很難做，處理起來都是小心翼翼的。有一天，丁秘書送文件去王副局長辦公室，敲門進去以后，發現劉副局長也在。丁秘書定睛一看，看到劉副局長面色鐵青，好像剛才正在與王副局長激烈地爭論著某個問題。丁秘書見狀馬上說：?對不起，我過一會兒再來。?但劉副局長叫住她說：?丁秘書，你等會兒再走，過來聽聽，我們倆的意見誰有道理。?丁秘書馬上說：?對不起，劉副局長，我沒時間，局長讓我送完文件后馬上就去他辦公室，他還有急事讓我辦。還有王副局長，局長說這份文件很重要，請您看完后抓緊時間落實。?說完，就退了出去。其實，丁秘書撒了個謊，局長沒有急事讓她辦，可要不這么說，劉副局長就不會讓她走，兩位副局長意 見有分歧，讓她一個做秘書的作評判，她又能說什么呢? 【案例思考】

1．秘書怎樣正確處理與領導群體的關系? 2．你怎樣評價丁秘書處理與兩位有矛盾的領導的關系? 3．丁秘書作為局長的秘書應該把兩位副局長之間的矛盾告訴局長嗎? 【案例評析】

秘書與領導者群體的關系遠比與單個領導的關系復雜。如若處理不當，會使秘書處于左右為難的境地。秘書要想處理好這種關系，首先應該認識到領導群體有矛盾是正常的，絕對沒有矛盾是不可能的。再者，當領導群體有矛盾時，秘書應該堅持以大局為重，以利于領導群體團結為原則。按照矛盾的不同性質、程度和表現方式，秘書可考慮采用溝通、折中、回避、中立的方式妥善處理，不能以個人感情的好惡來取舍，支持一邊，反對一邊，更不能為一邊提供反對另一邊的材料，擴大他們之間的分歧，加深他們的矛盾。

案例中丁秘書采取回避的雖是下策，也無不可。作為一個優秀的秘書，應該積極的想辦法去消解領導者之間的矛盾。實在不行了，可以向局長反映，讓局長出面做工作效果會好一些。

案例15：誰的功勞

又到年底總結的時候了，秘書李浩然忙碌起來。因為他們處長點名讓 他負責今年處里的總結，處長要在局里的總結大會上做匯報。與往年不同的是，局里早就明確表示，今年要進行改革，打破獎金發放的平均主義。年底總結，每個處都要上臺講一講，然后進行評比，哪個處工作做得好，處里人員的獎金就升一級，工作做得不好的，獎金就降一級。俗話說，?做得好不如說得好?。這句話雖然有弄虛作假的嫌疑，但也說明做得好，也要說得好，否則，不了解情況的人怎么知道你做得好呢?因此各個處都較上了勁，除了工作完成出色外，都在年底的報告上下足了功夫。李浩然是北大中文系的高才生，平時寫文件就是一把好手。劉處長叮囑他說：?今年處里的工作是出色的，能不能讓局領導滿意，就看你的總結報告是否出彩了。?李秘書接到任務后，連著熬了幾個通宵，終于寫出了一篇洋洋灑灑，既有文采又有深度的總結報告交給處長審閱。處長看了連連點頭，非常滿意，高興地說：?今年咱們處這獎金是拿定了。?果然，在全局的總結大會上，李秘書寫的稿子讓劉處長聲情并茂地一講，獲得了全局一致的好評。會后，局長還專門對劉處長說：?老劉，今年你們處的總結不錯，很有深度。?劉處長聽了很得意。知道內情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后嚴肅地說：?不能這么說，我只是寫了個草稿，最后還是處長定的稿。?

【案例思考】

1．怎樣理解秘書的工作是?謀?而不?斷? 2．本案例中李秘書的做法對嗎? 3．怎樣理解秘書要甘當領導身后的無名英雄? 【案例評析】

秘書是為領導服務的，是領導的參謀和助手，但只起輔助作用，只是?謀?而不?斷?。領導在做最后的決策之前，會讓秘書做先期的工作，像調查、草擬文稿等一類的工作。有時，秘書的工作能力強，完成領導交給的任務比較到位，無須領導做更多的修改就采用了，但這不等于是秘書的意志，因為是由領導拍板的，就此已經轉化為領導的意志了，而最終為此負責的也是領導。毛主席的秘書田家英才學深厚，為毛主席撰寫了許多膾炙人口的文稿，其中中共八大毛主席的?謙虛使人進步，驕傲使人落后?的警句家喻戶曉、婦孺皆知，就是出自其手。但田家英從不居功，若不是主席自己說是秘書田家英寫的，大家都認為是毛主席的名言。因此，秘書要甘當領導身后的無名英雄。

案例19：打扮自己的未來

發遠機械制造公司最近來了一個秘書叫李蘭，她在工作方面沒有什么問題，也非常勤快，可在形象上，就是給人不太得體的感覺。有那么一天，李蘭氣喘吁吁地從外面辦事回到公司；滿頭大汗。她忘了擦汗，就像個假小子一樣開始給客戶打電話。同事見她頭發沾在眼角邊，便說：?小李，看你出了那么多汗，去補個妝吧。??沒什么的。?小李有些不在意，繼續埋頭干活。過了不久，李蘭又以一副新面孔展現給公司的同事，她臉上的粉擦得那么厚，整個一戲臺上的媒婆，差點嚇了同事一跳?？赡苁切愿竦木壒剩钐m對自己的外在形象是不怎么太在意，或者即使在 意也處理不當，這也許是她的一大缺陷。

【案例思考】

1．李蘭有哪些不太得體的地方? 2．秘書良好的職業形象主要表現在哪些方面? 3．秘書?包裝?時，應如何處理追求時尚前衛與職業裝束之間的關系?

【案例評析】

作為秘書，能夠給你的上司或者同事營造一種賞心悅目并且以此來推動他們工作的印象也非常重要。在這方面，如何對自己的裝扮作出適當的選擇便有很大講究。作為秘書，必須養成隨時隨地注意保持自己良好的職業形象的習慣，因為無論是你接電話時說話的口氣，還是與客人交談時的坐姿，都代表著公司的形象。所以，可以說，秘書個人在衣著打扮上的愛好和習慣，早已超越了其本身的審美情趣，它是公司整體形象的客觀要求。其實，秘書化妝應該是濃一點還是淡一點好，并沒有什么標準，只要與自己的膚色臉型相配，又與辦公室的工作環境相協調就行。在講究?包裝?的今天，秘書如果一味地追趕潮流，將所有流行的、前衛的東西都帶到辦公室，可能會給工作帶來一些意想不到的麻煩。妙齡花季，追求時尚與前衛，并不是說她們不美，而是這些標新立異與工作環境不協調。因為公司領導與一般的員工相比，特別是與秘書的年齡相比，年齡普遍偏高，而且男性的占多數。他們的審美情趣不僅沒有秘書那么前衛時尚，可以說還有些保守甚至落后。在他們眼里，如果秘書 化妝打扮標新立異，則有可能被看作庸俗和輕浮的象征。另外，化妝要同周圍環境相協調，不可在公司里顯得太扎眼，而應基本隨大流，同時還要同自身年齡、身份相協調。平時女同事之間可以互相交流、互相提醒。

案例20：秘書說話要得體

某天上班時間內，老總走到策劃部主管高慧的身邊突然問了一個莫名其妙的問題：?小高，我問問你，‘美眉’是什么意思??高慧忍不住地笑了：?您是不是也想找個美眉???哪里，美眉是什么玩意兒我都不清楚，我找它干什么??老總說，?我在家老聽我孩子說美眉什么的，我問他什么意思，他只朝我傻笑不告訴我，今天我聽見我的秘書在我辦公室也說‘美眉’這個詞，所以好奇，問問你。??是這樣的，美眉是指因特網上那些漂亮的女孩。因為人們在網上聊天的時候，如果稱這些女孩為‘妹妹’，可能覺得太俗；稱美麗的姑娘吧，又可能讓人覺得太輕浮，所以‘美眉’的叫法就流行起來。原先是在網上，現在有些人在日常生活中也這么叫了。‘美眉’的寫法有很多種，有的寫成‘美媚’，也有的寫成‘美妹’，有的干脆寫成‘MM’，一般都寫成‘美眉’。?、?噢，原來如此!?老總點點頭然后回到了辦公室。下班的路上，高慧特意走到老總的秘書小張面前提醒道：?在上班的時候，最好不要用‘美眉’這類新潮的詞匯。?，?頭兒今天是不是對我有什么意見??小張解釋說，?上午我在辦公室幫 他整理材料，我一個同學打我的手機，我無意中說漏了嘴。??他倒是沒什么意見，只是好奇。?高慧說，?只不過今后要稍微注意一點，在領導面前少說那些一般人聽不懂的時髦詞匯或句子。??看來我是得注意一下了。不記得是哪本書說過，像他們這種年紀大而又有地位的男人，觀念最保守，審美情趣最落后。今后說話要是不注意一點，讓他們看不慣，說不定哪天我的飯碗被他們砸了，自己還不知道怎么回事。??你說到哪兒去了?!?高慧笑著說，?你覺得他們就那么頑固嗎?不過，反過來你想想，如果某個人一天到晚老跟你說唐詩宋詞，你是不是也不會習慣???那倒也是，我從來就不喜歡這些陳得發霉的東西。??另外，我昨天下午聽你打電話時，說‘下午十五點鐘’，這種說法也不太好，容易聽成‘下午五點鐘’。所以最好直接說成‘下午三點鐘’。?，?那是上海分部的黃小姐。她說話一半中文，一半英文，半土半洋；我只不過是在電話里重復確認她所說的時間。??正因為對方是這么說的，所以你在重復確認的時候，就更應該糾正過來，盡量避免誤會。? 【案例思考】

1．為什么高慧特意走到老總的秘書面前提醒道：?在上班的時候，最好不要用‘美眉’這類新潮的詞匯?? 2．秘書在工作中應如何對待諸如網絡語言等當代的文明成果? 3．作為職業秘書，在工作場合如何才能養成使用規范語言的習慣?

【案例評析】

秘書的職業特點要求其必須得開口，可是作為一個常人又不是每每 發言都能適當得體，最保險的方法就是你在平時就要摸清上司的脾氣與習性，在自己說話的關頭多多控制自己的舌頭。一其實，像?美眉?這類詞匯，并不是像某些人說的那樣，跟黃頭發、綠頭發一樣，都是舶來的精神垃圾，相反，這類詞匯跟因特網、MP3和數碼相機一樣，都是當代的文明成果，我們沒有理由否定，也不可能因為有人否定而消亡。作為現代都市時尚的先鋒，作為公司白領階層的秘書，不可能讓她們遠離?美眉?這類詞匯，都變成聽話的?三好學生?。但是，正如西裝革履不適合打網球一樣，作為職業秘書，在工作場合，應盡量避免使用大多數人暫時還聽不懂或者聽不慣的語言，養成使用規范語言的習慣。

案例21：說話的藝術

事例一：一字不當，險失合作良機

一外地客商到某地某公司商談投資合作事宜，公司上下非常重視，早早做出了各種安排。公司經理拿出專門的時間，在會客室恭候，并準備了煙茶水果，還派自己的秘書提前在公司門口等候。客商進公司大門后，迎候在門廳的公司經理秘書馬上上去和客商握手，可能是知道事情的重要性，反倒有些緊張，竟然對客商說：?我們經理在那邊(指會客室)，他叫你過去。?

客商一聽，當即非常生氣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫 我?你們現在就是這樣對待合作者的?那以后還了得?合作應當是關系平等的。于是這位客商回答說：?貴公司如有合作誠意，叫你們經理到我住的賓館去談吧。?說完拂袖而去。

事例二：一言不當，令其他部門不悅

?喂，財會室嗎?我是總經理辦公室。今年全年的工資統計表你們做出來了嗎??這是某公司總經理辦公室的秘書在給公司的財會室打龜話。財會室回答說：統計出來了。這位秘書又說：?我正在給領導寫年終總結，急等著要這個表，你給送來吧。?財會室的人聽了這話，有些不高興了，說：?我們也正忙著，你自己來抄好了。??叭?，電話斷了。

事例三：一語不慎，加深領導縫隙

某公司兩位領導A和B本來關系就有些緊張，因為工作上的不同意見，也因為涉及自己領導前途的一些斗爭。但是這種矛盾還是很隱蔽的，表面上兩個領導的關系也還過得去。但是不久，正巧上級來了一個工作檢查組，在陪同問題上，A領導認為兩個領導中有一人陪同就行了，不必兩人都去。于是讓秘書去傳達一下自己的看法，不料秘書在向領導B轉達領導A的意思時，卻把話說成：?A領導說啦，你去他就不去了。?B聽了，心里思忖：我去他就不去，這是什么意思?雖然勉強去了，但是心理越發不是個滋味。后來在一次會議上，這種長久潛伏下來的不快終于爆發了，弄得會議不歡而散，兩個領導的矛盾一下子成了公司人盡皆知的秘密。事情越鬧越大，還是上級領導出面才解決了。

【案例思考】 1．如果那位秘書不說?叫?，而說?請?，情況又會如何呢? 2．如果那位秘書換一種口氣，請求對方給予支持協助，情況又會如何呢? 3．秘書說話技巧主要有哪些? 【案例評析】

說話是一門藝術。俗話說，?會說話的令人笑，不會說話的令人跳?。秘書人員工作在領導中樞，負有溝通上下左右關系的責任，如果說話不講究藝術，有時會帶來不良或嚴重后果。所以在交際過程中秘書一定要掌握好說話的藝術。秘書說話關系甚大，所以秘書一定要學會怎樣說話。

案例20：表現得體

從某名牌大學畢業后不久，張玲應聘到一家外企做人事部秘書。因為公司初建，面向全國招聘，所以秘書剛上班時的主要工作就是：拆應聘信，閱讀；閱讀，拆應聘信。量大枯燥，索然無味，卻忙得四腳朝天，因此，很多人美好的憧憬一下子灰飛煙滅。辦公室里彌漫著沉悶、不耐煩的空氣。許多秘書中，只有張玲不急不躁，一直耐心仔細地做。很快張玲被提升為人事部主管。升遷的理由是：一個名牌大學畢業的碩士生，每天千篇一律地拆信，并在上百封信中，不厭其煩地整理出有價值的信，推薦給老板，展示了她人事管理的才能，深得欣賞?？偛谜J為：連這種小事也做得如此出色的人，其他的事情一定會做得很好。她是同時進入公司的一批當中的第一位升遷者。想讓自己成為辦公室的佼佼者，并不一定非要做主導性工作并取得成績，充當助手常常更有價值——如果你 幫助別人獲得成功，尤其是幫助老板。雖然這是你的本職工作，相信對方反過來也會助你一臂之力。當你目前還只是一名助手的時候，無須過分媚俗，也不過分自大，不擅作主張。最好的態度是：不惹怒老板，卻又將工作做得最好。

【案例評析】

人常說，?良好的開始是事業成功的一半?。初到公司，秘書工作切記要得體。但可惜的是，許多人都懷有雄心壯志，可就是在最初的工作中，總想給自己留．一分真空地帶?？删褪沁@一念之差，使理想與現實失之交臂。首先要耐心做小事情。天下大事，必做于細，何況秘書工作，但很多年輕人就是放不下本不存在的架子。做秘書的人都應該記住，光憑能力還不夠，擁有順暢的同事關系至少是你成功的一半。但這不僅僅意味著你只要合群、風趣或?有人緣?就萬事大吉，你還要想辦法了解每位同事，接受團隊目標并完成自己的任務。誰可以信任，誰要敬而遠之，要多加留意。多和資深員工交談，從側面了解他們的看法，這在你最初的工作中尤為重要。作為一名秘書，如果在你一到新公司或剛調到新部門任職時，能在短時間內熟悉該部門，并能立即表現所長，那你必然會成為老板重點培養的對象，因此會備受重視。

【案例思考】

1．作為大學生，剛畢業就從事秘書工作，應以怎樣的心態對待工作的煩瑣性? 2．?良好的開始是事業成功的一半?，秘書初涉職場，應如何開好頭? 3．涉世之初，秘書應如何為人處世，才算表現得體?

案例22：如此協調

關廠長四十有五，在工作上嚴格要求是出了名的，誰要在工作上打馬虎眼，他粗大的嗓門會叫人受不了。然而，下級有個病痛，他忙到半夜也要親自探望楊洋是廠里新來的秘書，在她之前，已經有3個人因為關廠長的壞脾氣而離開。楊洋聽說了別人對關廠長的看法，雖然大家都勸她不去為好，但她倒想去見識見識這個關廠長。上班的第一天，一切完全是規范化的。第一次見到關廠長，關廠長很禮貌地接待了楊洋，交代了一些工作之后，關廠長便急著去忙事情了。關廠長留給楊洋的第一印象還算不錯。幾天后，關廠長通知楊洋隨他去與外商洽談技術合作項目，早上9．：30出發，同行的有總工和外請的翻譯。這個項目楊洋在技術科早就知道了，方案也是她在總工指導下制定的。還不到8：00的時候，她就到技術科準備一些資料。沒想到，一陣急驟的電話鈴聲響起，對方的同事轉告楊洋，說廠長找她，火氣很大。楊洋立即趕到廠長辦公室，關廠長上來就沒有好音：?上班時間串什么門?我讓你在辦公室等著，9：30出發，你到處跑什么??楊洋也火了，不是還不到9：30嗎?但還是忍住，沉默著聽關廠長?發威?。聽到關廠長接下來的話，楊洋才知道，原來是總工住院了，翻譯也因事不能來，如果因為推遲談判，對方可能會去找新的合作伙伴。廠長為此事很著急，知道這個情況后，楊洋原諒了關廠長的發火。?您對這個項目熟不熟悉??楊洋問。?主要內容清楚，有些細節不很熟悉。?關廠長說。?細節和全部內容我都熟悉，我參加過這個方案的起草。?楊洋自信地說。關廠長眼睛一亮，但馬上又暗了下來：?可翻譯沒有來啊。??外商不是美國佬嗎??楊洋問。關廠長肯定以后，楊洋說道：?我認為我能行。?楊洋覺得沒有必要謙虛。關廠長頓時驚醒萬分，也意識到了自己之前的態度不好。他立刻讓相關人員做好了準備工作和楊洋一起出發了。談判成功了，在談判當中，楊洋又當翻譯又和老外談技術合作的細節，關廠長把關決斷，配合得十分默契。由于楊洋對對方的情況十分了解，還適當地稱贊了幾句對方的技術成就和經濟實力，對方代表十分高興，伸著大拇指用簡單的華語說：?關先生，我羨慕您呀!您的秘書才華出眾，年輕有為。?回來的路上，關廠長對楊洋的表現非常滿意，當他在說著夸獎的話的時候，楊洋卻提醒廠長要去醫院看總工，對于關廠長要特設犒勞的邀請，楊洋也婉言謝絕了。大家聽說廠里新來的秘書把廠長制服了，都很佩服她。可是楊洋卻認為：領導也是人，在他為難的時候，作為秘書應該親近一點，熱情一點，盡量幫他分憂；在他成功的時候，高興地時候應該離遠一點、冷靜一點，盡量使他保持清醒。

【案例思考】

1．作為秘書，楊洋是如何處理好與關廠長的沖突的? 2．關廠長為什么對秘書發火? 3．秘書處理人際關系，尤其是處理與上司的關系，應該注意哪些技巧? 【案例評析】 人際關系的協調是秘書職能的重要方面。該材料主要反映的是秘書與領導者關系的協調。秘書人員與領導者的關系是對立統一的關系：秘書活動源于領導活動的需求而產生，又伴隨領導活動的進行而展開，兩者相互補償，不可或缺。秘書人員與領導者的關系是一種上下級關系，秘書人員要遵從領導指揮，領會領導意圖，為領導活動服務，不可固執己見乃至越職越權，成為領導者的得力助手。上述材料中，秘書楊洋在追求一致與積極適應的原則下，正確處理了與關廠長的關系，積極發揮參謀作用，協助關廠長談判成功。由此可見，人際關系協調在秘書工作中處于非常重要的位臵，所以，秘書人員要加強人際關系協調能力，增強公共關系意識。秘書處理與領導關系的原則：第一，服從原則；第二，尊重原則；第三，請示原則。

案例23：接待效應

華夏貿易公司經銷部經理近幾天一直為訂貨越來越少、銷售額下降發愁，現在正是銷售淡季，很難拓展銷售渠道。一天下午，經銷部經理突然接到法國某訪華團公司的訂單，而且是一筆數額不小的買賣，相當于公司大半年的銷售額。他連忙拿了訂單到總經理辦公室。總經理一看，就明白了，站在一旁的沈秘書更是露出了會心的微笑。這飛來的訂單究竟與沈秘書有什么關系呢?按常理，與法國客人簽訂合同、做生意，他銷售部不可能不知道，真是百思不得其解。最后還是由總經理解開了這個謎：一對法國夫婦來華旅游，在北京機場下了飛機后，還要轉乘火車去 南方某省。這對法國夫婦對于一切都很陌生，不知如何是好，于是就在機場亂撥了一個電話，竟打到了我們貿易公司的總經理辦公室，接電話的正好是沈秘書。沈秘書從電話里得知對方的身份和困難，對方請求幫助時，他馬上請示了我，然后用英語回答對方：?請不要著急，我們是華夏貿易公司，愿意向二位提供幫助。?立即派車到機場，把這對夫婦送去賓館安頓下來，又陪他們游玩了幾天，代購了去某省的車票，直到送上火車，熱情話別。這一切，沈秘書都做得非常真誠、得體，給兩位外國客人留下了深刻印象。我們收到訂單距他們回國正好1個月，看來這筆大買賣正是被接待的法國夫婦促成的，當然這也要歸功于沈秘書的公關意識和接待藝術，為本公司塑造了良好的形象。r銷售部經理恍然大悟，深有感觸地說：?看來接待工作中也有公關。搞好接待，不僅可以廣交朋友，樹立公司形象，而且可以促進產品銷售，為公司贏得經濟效益。難怪有人說‘接待也是生產力’呢!?。

【案例思考】

1．從沈秘書的外賓接待中可以得到哪些啟發? 2．涉外接待應注意哪些事宜? 3．如何理解?接待也是生產力?

【案例評析】

接待是秘書機構的一項經常性的事務工作，是秘書人員樹立良好組織形象、有效協助領導工作的重要渠道。它雖然是一項事務性較強的工作，但又與一個組織的對外形象和溝通協調密切相關，發揮著不可替代的作用。通過接待工作，企業不僅可以展示企業作風和企業文化，也可以對 外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業帶來商機，帶來社會效益和經濟效益。因此，秘書要充分利用接待工作的每一個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，明曉每一次接待機會會增強企業的凝聚力和向心力，提升企業的知名度和影響力。同時，秘書還要對接待結果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求接待活動效益的最大化。

本案中華夏貿易公司的沈秘書接待外賓時，非常真誠、熱情、得體。做到了秘書接待工作中的禮儀要求，起到了代表公司形象和聯絡的作用，并為公司帶來了實際收益，充分說明了秘書接待工作的重要性。

案例24：自我推銷

王玨工作認真，人很聰明，但跟許多人一樣，剛開始她并不了解如何表功。她在人事部工作，做事情通常是靠經年累月積累的良好的同事關系。她在前一個工作崗位上做了好幾年，那段時間，她的薪水優厚，老板與同事都很喜歡她，但她并沒有因此而平步青云。王玨在新公司工作約兩個月后，一次，老板剛剛和她談完工作，離開她的辦公桌，就來了一份傳真。傳真上說，她花了兩個星期爭取的一筆業務成交了。王玨嘆了口氣，說要是傳真早5分鐘來就好了——剛才老板在她的辦公室里聊天，閑談中剛好提到這個客戶和那筆生意。別人建議她趕緊去老板辦公 jué室報喜。起初王玨并不愿意，說寫個便條就可以了，但別人還是建議她趁熱打鐵，顯示自己的功勞，不過要假裝不經意地提起這個巧合：?我們剛談完，我就成交了這筆生意!?最后王玨還是同意了，結果老板非常高興，建議她告訴公司的公關部門，好讓公司同仁知道這筆進賬。其實，一旦有機會，每個人都可以用一種間接、自然的方式表彰自己的功勞。最后的結果當然是王玨的事業順風順水，越來越懂得表現自己的優勢了。

【案例思考】

1．在秘書職場，王玨是否有必要自我表功，為什么? 2．秘書自我推銷應把握一個怎樣的?度??

【案例評析】

老實人總是以為，每一位員工的工作都在老板的視野里，只要努力，就一定能得到應有的獎賞。不幸的是，老板最容易患?近視?，雖然你拼了老命，他卻視而不見。在信息社會，光會做事已經遠遠不夠，得讓老板知道你做了什么，否則，縱使你累得半死，也很難獲得加薪、升遷的機會：對此，美國一位作家有一個形象的比喻：?做完蛋糕要記得裱花。有很多做好的蛋糕，因為看起來不夠漂亮，所以賣不出去。但是在上面涂滿奶油，裱上美麗的花朵，人們自然就會喜歡來買。?若是不習慣自我推銷，也可請別人從客觀的角度助你一臂之力。你會發覺，不露痕跡地讓人注意到你的才干及成就，比敲鑼打鼓地自夸效果更好。

案例25：自我表功

有一次，某領導安排陳秘書寫一篇稿子，陳秘書立即行動起來，廣泛查閱資料。下班時，領導對陳秘書說：?下班休息吧!明天再干吧!?陳秘書心里明白表現的機會來了，便回答領導說：?這篇文章需要很多數字材料，我今晚沒事，正好整理一下統計資料明天用。?結果第二天就把初稿交給了領導。領導滿意地說：?完成得很及時。?陳秘書便接著說：?加個班，總算很快拿出來了。?領導點頭：?不錯，好好休息兩天吧，放你兩天假。?陳秘書實在也是有能力，僅用了兩天就完成了任務。但他更有表現自己的技巧，這也是一種讓領導感受到的技巧。即使楊洋自己不說，領導也會明白，效率高，肯定是加班加點犧牲了休息時間。所以，給領導一個使他吃驚的效率，能夠很巧妙地讓他感受到你在背后付出的艱辛。在我們的人生中，即使是最平常的事物，只要能灌注我們的心血、熱誠，就會變得神圣而高尚。遺憾的是，一般人對于工作總是抱持機械式的心態，缺乏熱誠和朝氣，因而茫然彷徨，隨波逐流度過一生。

【案例思考】

1．秘書要趕稿子，領導對陳秘書說下班，陳秘書有幾種回答領導的方法? 2．聰明的秘書應如何對待秘書工作中的加班加點? 3．秘書勤奮工作、默默無聞與適度表功之間存在怎樣的辯證關系?

【案例評析】

勤奮的人走到哪兒都會受到人們的喜歡，畢竟，如果你表現出勤奮的 話，就會在第一時間贏得他人的好感，起碼他們會認為你在內心深處是熱愛自己目前的工作、環境的，那么他們就更可能主動地讓你融入到集體中來并且給予你不可設想的種種好處。我們不論做什么事，都必須竭盡全力。能否擁有這種勤奮努力、追求完美的精神，決定了一個人后事業上的成功或失敗。只要全神貫注，那么工作上的不耐煩甚至痛苦的感覺都會消失。如果你不懂得這個秘訣，就無法得到他人的歡迎，更不能獲得成功與幸福。工作可以拓展我們的心靈，幫助生命成長。倘若我們對工作不忠實，不曾付出最高程度的努力，就不能擁有自尊與自信，也不可能贏得他人的喜愛。不用說，勤奮是一種美德，但是默默無聞的人雖然能夠受到他人的歡迎，可同時也可能會被人遺忘。所以，辛勤耕耘的?老黃牛?不應該再保持沉默，他完全有必要通過自己的表白，讓領導知道或感受到你所付出的努力。工作中只會干不會?說?的人實在是太多了，這樣的人也往往會吃虧。領導所能目睹的你的工作最多限于?八小時以內?，在秘書與領導分開辦公的地方，領導對秘書的工作了解就更少了。有些人只顧埋頭工作，工作完成后一交了事，與領導交流很少，自己究竟加了多少班、費了多大勁、流了多少汗水、耽擱了自己多少私事等情況，就都默默無聞地白白流掉了，因此聰明的秘書要既會做又會說。值得注意的是，不做默默無聞的?老黃牛?，并不是說要你做一只下蛋就叫的?母雞?。注意：你的表白一定要適度、不留痕跡。

案例26：秘書不能因小失大

秘書高女士，她先在一家公司任秘書工作，工資雖然不高，工作卻還輕松，每天沒有多少活可干。但高女士耐不住閑，就在工作時間用公司電話給外省的親友打長途交談。她原以為公司查不出來。哪知到三月底，她的上級拿了一份長長的電話賬單來找她，問她是不是私人電話。沒有辦法，這個秘書都承認了，但又說她不知道不能從公司掛私人電話。她的上級正言厲色地對她說：?那我現在告訴你，你再從公司打私人電話，一律由你自己付錢。?過了幾天，就以節約開支為名把她辭退了。高女士后來又找到一份秘書工作，公司比以前的大，待遇也更好一些，按理說應該很滿意了。雖說有前車之鑒，但她卻照樣給外省的親友掛長途電話。后來她的女主管拿了賬單去找她時，她還有備無患、理直氣壯地說道：?我是為了給公司聯系業務才打這些電話的。?女主管說：?你要聯系那么多業務，應當先告訴我一下。請你講講看，對方是什么公司?聯系人是誰?業務聯系得如何??高女士頓時語塞，終于承認有些電話是打給朋友的，’但仍堅持稱目的是請他們幫助聯系業務。女主管當時沒說什么，第二天就把高女士解雇了。

【案例思考】

1．高女士承認了有些電話是打給朋友的，但為什么要堅持稱目的是請他們幫助聯系業務?這樣做反映了秘書缺乏何種職業修養? 2．秘書應如何正確使用公用電話? 3．作為秘書，應如何處理占小便宜的現象? 【案例評析】 有很多人都有這樣的不良習慣，總是喜歡占公司的小便宜。比如用公司的電話打給家人、朋友聊天，將公司的辦公用品，比如紙、筆帶回家等。雖然這些都是小事情，但是讓同事或者領導看見就會給人留下一個愛占小便宜的印象，會大大地影響你的職業前途。

案例27：秘書不要出風頭

一位在一家美國公司駐香港分公司做第一秘書的張揚女士，她在商場上有很高的聲譽。前些天我聽朋友說她因一件小事而被迫辭職，我感到非常驚訝，后來才知道怎么回事。事情是這樣的：美國總公司的幾位最高領導者決定在港舉行宴會，除了香港公司的總經理及一些要員外，美國總部的要員當然也少不了，再加上一向合作無間的大客戶，宴會非常盛大。作為香港分公司第一秘書的張揚樂于以女強人自居。在任何方面，她都要求自己干得非常出色，這也是她引以自豪的。不知是否是被勝利沖昏了頭腦，她在一些宴會中，展露的風頭有時競凌駕于總經理之上。總經理是一位?好好先生?，在不損及自己利益的情況下，每每讓她發言?？偣九c分公司聯合宴會的機會很少，她還是頭一次經歷這樣的場面。由籌備宴會開始，她抱著很謹慎的態度，務求取得母公司主管的贊許。宴會當晚，張揚周旋于賓客間，確實令現場氣氛甚為歡樂。直至分別由總公司的高層主管及分公司的總經理致辭時，她在旁邊逐一介紹他們出場。輪到她的上司，即子公司總經理，她不知怎么在介紹之前，竟先說 了一番致謝辭，感謝在場客戶一貫的支持。雖然只是三言兩語，卻已讓總公司的主管皺眉，因為她今晚的職責只是介紹上司出場，而非獨立發言。在宴會中，總公司主管與她交談，發現她提及公司的事時，總是以個人主見發表自己的看法，全沒有提及總經理的意見。給人的感覺是，她才是分公司的最高主管。結果，分公司總經理被上級邀請開會，研究他是否忠于自己的職位，是否懶散到由秘書代為處理日常業務。自此之后，總經理也對張揚的態度有所轉變。最后，她終于自動辭職，原因是她認為被總經理削權，卻不知道是自己的鋒芒太露，喧賓奪主?！景咐伎肌?/p>

1．香港分公司張揚在宴會上有哪些搶占風頭的表現? 2．秘書應如何認識鋒芒畢露的危害? 3．秘書在職場中，應如何處理謹小慎微與搶出風頭之間的尺度? 【案例評析】

作為秘書，你的任務主要是協助老板。在公司高層人物的眼中，你做出的成績，自然也是公司主管領導下的成果。下屬盡力完成上司指派的工作是分內的事，假如你硬要出風頭，只會讓人覺得你不自量力、不懂大體。另一方面，如果你鋒芒畢露，上司會從心理上感到壓抑、煩躁，在感情上會很反感。你就會變成上司的心腹之患，即使不會排擠你，你以后也別想有更大的發展了。而如上所提的第一秘書那樣，因為她過于越位的表現，導致總部懷疑她的上司是否失職，那么她的上司再是?好好先生?，也會采取行動保全自己。案例28：榮譽分享，不吃獨食

王月小姐很有能力，她在一家廣告策劃公司工作，擔任公司一把手的秘書。平時在公司里上上下下關系都不錯，而且她還很有才氣，工作之余經常做一些策劃。有一次，她組織幾個員工策劃出來的創意得到了公司一把手的賞識。她的創意推出之后，還真的為公司帶來一番好評和后續業務。她感到十分榮耀，逢人便提自己的努力與成就，同事們當然也向她表示祝賀。但過了個把月，她卻失去了往日的笑容。她發現單位同事，包括她的上司和同事，似乎都在有意無意地和她過意不去，并且回避著她。王月為什么會遇到這種結局?其實原因簡單明了，她犯了?獨享榮譽?的錯誤，也就是說，她吃了?獨食?。就事論事，她策劃的選題能夠為公司牟利，作為主創人員的她，貢獻當然很大，但這也離不開其他人的努力，他們當然也應分享這份榮譽。他們不會認為某個人才是惟一的功臣，至少也是認為自己?沒有功勞也有苦勞?，所以這位秘書?獨享榮譽?，當然會引起別人的不滿，尤其是她的上司，更會因此而產生一種不安全感，害怕她?功高震主?。

【案例思考】

1．秘書獨享榮譽的表現主要是什么?有何危害? 2．秘書獲得榮耀時，應該怎么做才妥當? 3．秘書作為團隊中的一員，應如何理解?有福同享，有難同當?這句俗語? 31 【案例評析】

?吃獨食?，也就是說一個人把成果獨吞，這樣會引起其他人的反感，從而為下一次合作帶來障礙。、俗話說，有福同享，有難同擔。當你在工作和事業上取得些成績，小有成就時，這當然是值得慶祝的一件事情，你也應當為自己高興。但是有一點，如果贏得這一點成績是集體的功勞，或者離不開他人的幫助，那你千萬別把功勞據為己有，否則他人會覺得你好大喜功，搶占了他人的功勞。如果某項成績的取得確實是你個人的努力，當然應該值得高興，而且也會得到別人對你的祝賀。但你自己一定要明白，千萬別高興得過了頭，一來可能會傷害有些人的自尊心，另一方面，現實社會中患有?紅眼病?的人不少，如果你過分狂喜，能不逼得人家眼紅嗎?所以，作為秘書，想要在工作上有特別韻表現而且能夠受到大家歡迎時，千萬要記住一點——別?吃獨食?，否則這份榮耀會給你的人際關系帶來障礙。當你獲得榮耀時，應該做到以下幾點。(1)與人分享即使是口頭上的感謝也算是與他人分享，而且你也可以讓更多的人和你一起分享，反正說幾句話對你也沒什么損失!這讓旁人覺得自己受到尊重，如果你的榮耀事實上是眾人協力完成，那你更不應該忘記這一點。你可以采取多種與他人分享的方式，如請大家喝杯咖啡，或請大家吃一頓。?吃人嘴軟，拿人手短?，別人分享了你的榮耀，就不會為難你了。

(2)感謝他人要感謝同仁的協助，不要認為都是自己一個人的功勞。尤其要感謝上司，感謝他的提拔、指導。如果事實正是這樣，那么你本該如此感謝；如果同仁的協助有限，上司也不值得恭維，你的感謝也就

更為必要，雖然顯得有點虛偽，但卻可以使你避免成為他人的箭靶。為什么很多人上臺領獎時，他們首先要講的話就是：?我很高興!但我要感謝……?，就是這個道理。這種?口惠而實不至?的感謝雖然缺乏?實質?意義，但聽到的人心里都很愉快，也就不會忌妒你了。

(3)為人謙卑有些人往往一旦獲得榮耀，就容易忘乎所以，并從此自我膨脹。這種心情是可以理解的，但旁人就遭殃了：他們要忍受你的囂張，卻又不敢出聲，因為你正是春風得意?？墒锹?，他們會在工作上有意無意地讓你為難，讓你碰釘子。因此有了榮耀時，要更加謙卑。別人看到你如此謙卑，當然不會找你麻煩，和你作對了。當你獲得榮耀時，對他人要更加客氣，榮耀越高，頭就要越低。其實，別獨享榮耀，說穿了就是不要去威脅別人的生存空間，因為你的榮耀會讓別人產生一種不安全感。而當你獲得榮譽時，你去感謝他人、與人分享、為人謙卑，這正好讓他人吃下了一顆定心丸。人性就是這么奇妙，沒什么話好說。因此，當你獲得榮耀時，一定要記住以上幾點。如果你習慣了獨享榮耀，那么總有一天你會獨吞苦果!

案例29：秘書的情商很重要

小李和小楊是大學同學，畢業后又同在一個部門擔任秘書工作。每當小李向領導請示匯報工作時，總是滴水不漏，面面俱到，生怕讓領導看出問題，挑出毛病。而小楊呢?時常丟三落四，想問題不周全，因此導致

領導對他進行一番具體的評判指導。同一項工作，小李總是靠自己去獨立完成，而部門的其他人總是非常愿意幫助小楊，甚至領導也不時地對小楊的工作予以指點。小李與小楊大學相處四年，對他非常了解。在小李的印象中，小楊非常細心，而且具有很強的獨立完成工作的能力。同事們非常喜歡和小楊交往，領導也似乎并不因為小楊的粗心大意而不滿，而且有什么問題還特別愿意找小楊商量，而對待小李總是不涼不熱。一來二去，小楊在辦公室的地位不知不覺地有了提升，大有成為未來主管的趨勢。而小李呢，盡管工作依舊十分努力，卻總是無法得到領導的青睞。小李對此頗為不解，因此陷入了深深的苦惱之中。小李想把每一件工作做得盡善盡美，不讓領導挑出一點毛病，主觀上的動機是好的，但客觀上給領導的暗示可能是：拒絕承認領導比自己高明。要知道，領導總會有辦法證明自己比下屬高明。雖然未必會給小李穿?小鞋?，但不可否認的是，領導的心中是不會接納小李的。而小楊則深知其中奧秘，在領導面前總是有意識地顯得有些?不成熟?，從而引得領導對其工作評頭論足，增加與領導接觸的機會。而領導也由此充分展示了自己的才干，顯示了比下屬的高明之處，從中找到了優越的感覺，自然也就愿意對小楊的工作加以關照。因此，小楊受到領導重視是自然而然的事情。作為具有高情商的小楊明白這種領導是典型的?武大郎開店?，既承認你的能力，又怕你取代他的位臵。所以小楊要時時請教他并和他經常溝通，誠懇地請求他的指點，給領導展示才能的機會。當然，也要贊揚領導有下屬沒有的長處，這樣才可以消除他的忌妒，滿足他的權力欲和自以為是的虛榮心。

【案例評析】

對于這個世界的人來說，智商的水平也許相差無幾，但是人與人成功的差距確實很大，這其中的原因很大程度上就要歸于情商的高低了。在職場上，智商高只是成功的諸多要素之一，而你投身的事業肯定不是孤立于社會而存在的，你的才華首先要融人一個團隊之中，與其他人的才華形成1+1大于2的合力效應，企業才能真正取得成功，從而彰顯個人的成就。而在這個?融入?的過程中，人和人之間的差異相當明顯。理論上的才華永遠不等于能方，才華只有體現在調控與創新上才確有價值。要讓才華變成實實在在的能力，指望?躲進小樓成一統?是不可想像的。相信職場上那些不太得志的精英們只要拿出其才華的一小部分，投入到自己的?情商建設?上來，真正的成功就不會太遙遠。我們說素質是一個綜合性的概念，其中情商也占有相當的地位，因此，在自己的工作崗位上，要培養自己積極的情感世界?；蛟S常聽到有些文職、助理等相關職業群體的從業人員會說：?整天與老板朝夕相處，工作中的八小時簡直就是受罪。除了工作還是工作，就再也沒有其他可以做的了。?不能不說這是缺乏情商的一種悲哀。作為一種職業，秘書不需要像科學家那樣煩瑣思辨地論證，也不像搬運夫那樣付出汗水與力氣。你需要做的或許就是怎樣豐富自己的思想情感，并將它們融合到工作當中，其實這也是秘書人員應該掌握的一門藝術?！?【案例思考】

1．小李與小楊在秘書工作中有何不同之處? 2．在秘書職場中，小楊為什么更能贏得領導的青睞?

3．秘書應如何認識和提高自己的情商？

案例30：秘書要有親和力

小楊與小胡同時進入某機關擔任秘書，兩個人同樣有較強的工作能力，無論領導交給他倆什么任務，他倆都能非常圓滿地完成。為此，兩個人經常受到領導的表揚。但是，在同事之中，他們倆卻有不同的地方。大家都喜歡小楊，有什么事總是找他幫助。而小楊也的確為大家做了許多事，因為他謙遜又有能力，與大家非常合得來；而小胡則不同，雖然他能力也強，但大家都不太與他合得來，有什么事也不會找他幫忙，因為小胡這個人有些個性高傲。小胡也意識到了這種差別，但他并不想改變這種狀態，他以為這樣很好。無論同事們怎么對自己，領導總還是喜歡自己的，有領導撐腰，他不必總是顧慮再三。況且這樣也不錯，他可以按照自己的個性安排一切，不必因別人的看法而改變自己的生活。而且從心底而論，小胡有些看不起小楊。小胡認為小楊那種謙讓態度十分虛偽，是一種做作的表現，很俗。當然，小胡并沒有把自己這種感覺表露出來，他認為無論小楊怎么做，都是人家自己的事，別人不應該干涉他?？梢?，小胡也是具有一定容人之量的，但可惜他沒有表現出來。就在小胡按照自己的個性工作的時候，領導說要在他們之中提拔一名宣傳干事，而且這次領導有明確指示，一定要堅持群眾選舉，任何人不得從中作梗。面對這樣一個好機會，小胡從心底認為自己應該能上去，因為他不但喜歡這份工作，而且堅信自己一定能干好，絕對不會辜負領導的

厚望。但是，聽說這次不是領導任命，而是由群眾直接選舉，他的心真的有些涼了。他明白憑自己的群眾關系，自己絕不是小楊的對手，況且小楊在搞宣傳的方法上也有其獨到的能力。小胡認識到了這種差距，但他不是一個小肚雞腸的人，即使明白自己有不足，他也要進行一番公平競爭。

結果正如他所預料的那樣；小楊幾乎以全票得到了這個職位。其實要是小胡去了，工作照樣能做好。一個本來平等的機會，結果由于兩者個。陛和人緣的不同而導致了巨大的偏差。這個教訓值得每一個人認真思索。

【案例思考】

1．小楊與小胡在為人處事上有何不同? 2．小胡作為秘書，身上有哪些可取之處? 3．在人際關系中如何理解虛偽和親和?

【案例評析】

工作中少不了笑容。笑臉是一個人最好的名片，而親和則是你成功的一大保證。作為秘書，學著讓自己在別人尤其是同事面前呈現出親和的一面，肯定有助于你的才能發揮。而對于協調與同事的關系，有的人馬馬虎虎，以為同事之間無所謂，大可不必左右逢源，協調四鄰；而有的人則極為看重，在同事中間拉幫結伙，并極力找領導做靠山，形成自己的勢力，以為憑此就能高枕無憂。其實，這兩種人都錯了。在同事之間協調關系同樣不能粗心大意。其中的功利關系自不必說，只一個人緣問題就夠你頭疼的了?？梢姡瑢Υ录炔荒苣魂P心，不聞不問；也

不能拉幫結伙，那樣只能害了自己。要想有一幫適合自己開展活動的好同事，就必須真心幫助他們，在謙和中充分展露自己的個性。事事為大家著想，處處關心他人，這在平時并不顯眼i而且似乎還處于一種被動地位，所以有些人就是不愿意?干?。從小楊的例子來看，他與小胡能力相當，只是小楊的人緣要好些，所以同事選小楊也在情理之中了。像小楊這樣的人才稱得上?老謀深算?，在平時就已經為自己日后的發達打下了基礎，到時候只要有機會，就可以水到渠成了。你要把好事做在明處，大家的眼睛是雪亮的，不會有人視而不見的。親和，會讓你積聚到很多的人氣，只要你在單位中有人氣、群眾關系好，升職也好、加?薪也好，都要容易得多。