第一篇：對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)

辦公自動(dòng)化不僅僅是辦公無(wú)紙化，也不僅僅是辦公過(guò)程電子化、數(shù)字化，它應(yīng)該在信息利用、協(xié)同工作、決策支持等方面發(fā)揮出巨大作用。辦公自動(dòng)化中一個(gè)核心的觀點(diǎn)，即5C的概念，這就是溝通（Communication）、協(xié)作（Cooperation）、控制（Control）、創(chuàng)造（Creation）和方便（Convenience）。

1、溝通是員工合作的基礎(chǔ)。辦公經(jīng)常是一個(gè)決策的過(guò)程，決策的基礎(chǔ)是對(duì)信息的掌握。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠完成信息的收集、整理、分析和傳遞，實(shí)現(xiàn)信息大范圍、有控制、高效率而低成本的共享與利用。

2、協(xié)作是保證工作順利進(jìn)行的前提。很多工作需要多個(gè)部門的相關(guān)人員共同完成。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)小組協(xié)同工作管理幫助管理人員實(shí)現(xiàn)資金、人力等企業(yè)資源的調(diào)配和使用。它是工作成功的重要因。

3、控制是指對(duì)工作流程實(shí)現(xiàn)監(jiān)督控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息流向的控制。對(duì)于所作出的決策，我們希望它的進(jìn)展過(guò)程能夠按照預(yù)定的思路走下去，正確信息能夠及時(shí)傳遞給具有權(quán)限的人。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)工作流管理、工作日程安排、權(quán)限控制和電子郵件實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，保證領(lǐng)導(dǎo)全面了解各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，控制各項(xiàng)工作的進(jìn)度與質(zhì)量，保證工作圓滿完成。

4、企業(yè)員工的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)是企業(yè)最寶貴的財(cái)富，也是企業(yè)解決問(wèn)題的有力保障。發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，利用收集的信息，創(chuàng)造出新的知識(shí)，從而更好地把握商機(jī)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。辦公自動(dòng)化能夠幫助員工分析所收集的信息，并提供了一個(gè)良好的交流平臺(tái)，為創(chuàng)造新知識(shí)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5、方便使用是對(duì)軟件系統(tǒng)最基本的要求。對(duì)于剛開始進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)，這一點(diǎn)尤其重要。如果一個(gè)系統(tǒng)沒(méi)有人用或沒(méi)有人能用，那么不管系統(tǒng)的技術(shù)多么好，水平多么高，功能多么強(qiáng)大，它也不能解決實(shí)際問(wèn)題，不能帶來(lái)實(shí)際效益，最終它只是一個(gè)擺設(shè)。

辦公自動(dòng)化是指在行政機(jī)關(guān)工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢本部門文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。

辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。

人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。

技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等。

顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人、機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。

第二篇：我對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)[模版]

我對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位需要網(wǎng)上工作，企業(yè)需要通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)利益最大化。如今的大趨勢(shì)是：辦公自動(dòng)化已成為機(jī)關(guān)和企業(yè)現(xiàn)代化管理的必由之路。在目前政府機(jī)構(gòu)及企事業(yè)單位大力改革的外部環(huán)境下，辦公自動(dòng)化對(duì)提高政府機(jī)關(guān)或企業(yè)各部門的辦公效率，提高決策的科學(xué)性、正確性，提高綜合管理水平和競(jìng)爭(zhēng)能力都有著十分重要的意義。構(gòu)筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，成為許多領(lǐng)導(dǎo)和信息主管部門的主要工作。這就是我對(duì)OA系統(tǒng)的一個(gè)感性認(rèn)識(shí)。作為了解和學(xué)習(xí)過(guò)OA系統(tǒng)的我來(lái)說(shuō)，當(dāng)然對(duì)OA系統(tǒng)有概念的和專業(yè)性的認(rèn)識(shí)。1.OA系統(tǒng)的定義及特點(diǎn)

就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義而言，其實(shí)它沒(méi)有一個(gè)明確的定義，我所熟悉的OA系統(tǒng)的定義是：一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級(jí)階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有其五大特性：開放性、易用性、健壯性、嚴(yán)密性和實(shí)用性。

2.OA系統(tǒng)應(yīng)用范圍的發(fā)展

一直以來(lái)，許多人對(duì)“辦公自動(dòng)化”的理解有誤，認(rèn)為辦公自動(dòng)化只是政府機(jī)關(guān)的事。實(shí)際上，在市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，企業(yè)面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)成功與否最終取決于企業(yè)人員是否可以快速、有效地協(xié)調(diào)作業(yè)。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的重要部分，沒(méi)有一個(gè)快速反應(yīng)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助，任何企業(yè)將難以獲得長(zhǎng)期、穩(wěn)定、快速的發(fā)展。

隨著企業(yè)對(duì)“辦公自動(dòng)化”理解的進(jìn)一步加深，越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)把辦公自動(dòng)化提到日程上來(lái)，很多企業(yè)都在不同的層次上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。事實(shí)上，有一些企業(yè)已成功地實(shí)施MRP或ERP系統(tǒng)，他們?cè)谏a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的收集、分析、處理方面已實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。但是，一般的MRP或ERP系統(tǒng)并沒(méi)有在辦公、行政事務(wù)方面，提供計(jì)算機(jī)處理功能，這方面的工作，只能依舊利用手工進(jìn)行。不能全面實(shí)施辦公自動(dòng)化，工作、生產(chǎn)效率難以得到進(jìn)一步提高。

因此，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)于企業(yè)提高運(yùn)作效率與快速反應(yīng)能力，加強(qiáng)企業(yè)的制度化、規(guī)范化管理，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力具有重要的意義。3.辦公自動(dòng)化軟件的發(fā)展

隨著新技術(shù)、新產(chǎn)品的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化的軟件也隨之發(fā)展。我們可以將辦公自動(dòng)化軟件分為工具及平臺(tái)軟件及系統(tǒng)級(jí)應(yīng)用軟件兩大類，其中OA工具及平臺(tái)軟件包括：WPS文字處理軟件、現(xiàn)在的Office97套裝軟件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、Access、Outlook）、Lotus系統(tǒng)、WPS97、IBM的中文語(yǔ)音識(shí)別錄入軟件、OCR漢字識(shí)別軟件、手寫輸入系統(tǒng)、及MS Exchange的消息系統(tǒng)等。同樣，有些廠商，把某些辦公自動(dòng)化工具軟件稱為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這是不夠準(zhǔn)確的。這些軟件，作為辦公自動(dòng)化應(yīng)用的平臺(tái)或工具，解決個(gè)體的辦公自動(dòng)化是不成問(wèn)題的，但要實(shí)現(xiàn)全員的信息的交流、交換，工作的協(xié)同，則還不夠。還需辦公自動(dòng)化系統(tǒng)級(jí)應(yīng)用軟件。OA系統(tǒng)軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問(wèn)題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說(shuō)，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

4.辦公自動(dòng)化硬件發(fā)展

從縱向的發(fā)展來(lái)看，現(xiàn)在辦公自動(dòng)化軟硬件的品種越來(lái)越多，功能越來(lái)越強(qiáng)，性能越來(lái)越先進(jìn)。為實(shí)現(xiàn)最終的無(wú)紙辦公，創(chuàng)造了必要的條件。另外，實(shí)施辦公自動(dòng)化，不能脫離辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所依賴的環(huán)境，INTERNET、CHINANET、郵電通信網(wǎng)如DDN等的建設(shè)，都已為辦公自動(dòng)化的發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)前所未有的條件，使網(wǎng)絡(luò)的、真正的辦公自動(dòng)化成為可能。我們要注意一個(gè)問(wèn)題：許多廠商把自己生產(chǎn)的某種辦公自動(dòng)化的硬件，稱為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，會(huì)常使別人誤以為，整個(gè)辦公自動(dòng)化就是這么多東西了。辦公自動(dòng)化決不是各種辦公自動(dòng)化設(shè)備的購(gòu)置和使用，先進(jìn)的設(shè)備只是辦公自動(dòng)化的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有功能全面的辦公自動(dòng)化軟件，最終也還是不能實(shí)施辦公自動(dòng)化的。5.辦公自動(dòng)化軟件的層次及發(fā)展

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可分為事務(wù)型、管理型和分析決策型三種不同的層次。事務(wù)型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，支持一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)各辦公室的基本事務(wù)活動(dòng)，主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲(chǔ)和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報(bào)表、電子郵件、電子日程管理、文檔的整理、分類歸檔、檢索等。管理型的辦公系統(tǒng)包含業(yè)務(wù)管理的那部分功能，是事務(wù)型辦公系統(tǒng)和支持職能管理活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)的結(jié)合。決策型辦公系統(tǒng)包括決策支持功能，是在管理型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再加上決策支持系統(tǒng)而構(gòu)成，除具備前述的功能外，還具備對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的進(jìn)行分析、評(píng)測(cè)等決策支持的功能。

6.WEB方式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)較成熟的模式是客戶/服務(wù)器方式，而新一代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則應(yīng)是Internet/Intranet方式(即B/S)，才更能適應(yīng)目前及未來(lái)的要求。Internet/Intranet方式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其運(yùn)作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過(guò)瀏覽器從服務(wù)器下載WEB方式的辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序后再動(dòng)行。這種方式的系統(tǒng)具有下列的好處： 1）對(duì)客戶端機(jī)器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統(tǒng)，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎(chǔ)上運(yùn)行新的應(yīng)用系統(tǒng)，保護(hù)現(xiàn)有投資。2）基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護(hù)，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的難度和費(fèi)用，使辦公自動(dòng)化更加容易實(shí)施。3）象其他基于WEB的應(yīng)用系統(tǒng)一樣，基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也是通過(guò)瀏覽器這個(gè)簡(jiǎn)單易用統(tǒng)一的界面來(lái)訪問(wèn)的，其界面相當(dāng)友好，操作十分簡(jiǎn)單，易學(xué)易用，用戶易于接受，從而節(jié)省用戶的培訓(xùn)時(shí)間和費(fèi)用。這對(duì)減少實(shí)施辦公自動(dòng)化的阻力來(lái)說(shuō)，有相當(dāng)重要的意義。4）系統(tǒng)安全、可靠、可擴(kuò)展。

第三篇：淺析辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作的重要性

淺析辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作的重要性

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息更新的要求，企業(yè)辦公開始朝著無(wú)紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。在這樣的大環(huán)境之下，原有的傳統(tǒng)秘書辦公模式已經(jīng)不能適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)要求，為此辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生，它作為一種高效科學(xué)的辦公手段，使得秘書工作從繁雜沉重的工作環(huán)境中解放出來(lái)，讓秘書工作走向了高速系統(tǒng)、規(guī)范有效的道路。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；秘書工作；影響；重要性 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)慢慢進(jìn)入人們的生活并對(duì)人們的生活產(chǎn)生了越來(lái)越重要的影響，高速更新?lián)Q代的模式也要求秘書辦公的進(jìn)步，秘書工作的瑣碎繁雜使得秘書在工作中一直重復(fù)著體力勞動(dòng)的模式，秘書人員更是重復(fù)機(jī)械的勞動(dòng)，原有的傳統(tǒng)辦公方法難以繼續(xù)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，至此，辦公自動(dòng)化融入了秘書工作，使得秘書工作變得輕松高效。

一、辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和先進(jìn)性

辦公自動(dòng)化技術(shù)是現(xiàn)代信息化社會(huì)最重要的標(biāo)志之一，它給企業(yè)辦公帶來(lái)了變革式的發(fā)展，使得辦公速度和質(zhì)量高速發(fā)展。辦公自動(dòng)化又簡(jiǎn)稱OA，它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合成為一個(gè)辦公的體系，構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)處理系統(tǒng)。通過(guò)使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù)，辦公人員可以充分利用辦公信息資源，并使這些資源有效共享，從而提高辦公效率，使辦公業(yè)務(wù)從事務(wù)層進(jìn)入管理層。辦公自動(dòng)化完成了辦公信息處理的自動(dòng)化，在充分利用信息資源的同時(shí)，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。現(xiàn)代辦公室一個(gè)包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化以其先進(jìn)性贏得了企業(yè)工作人員的歡迎和喜愛(ài)，辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)朝著人性化、無(wú)線化、智能化、協(xié)同化、通用化、門戶化、網(wǎng)絡(luò)化等方向的發(fā)展趨勢(shì)，使得辦公自動(dòng)化擁有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)進(jìn)入秘書工作的范圍。辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)如下：

1、使得企業(yè)內(nèi)部信息交流更加流暢快捷，提高了辦公的效率。在企業(yè)內(nèi)部建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)，使得內(nèi)部信息、文件傳閱、會(huì)議安排等信息交流更加方便快速，避免了秘書工作人員來(lái)回跑趟卻費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。辦公自動(dòng)化中word文檔、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能夠使得秘書人員節(jié)省大量手工繪制表格和書寫文字的時(shí)間，而只需填寫規(guī)定的表格即可形象明確的讓人員清晰明了。

2、秘書工作變得自動(dòng)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。秘書工作中大量的公文和會(huì)議文件需要及時(shí)處理和傳達(dá)，辦公自動(dòng)化中郵箱等傳輸軟件的使用可以讓公文從起草到實(shí)施能夠?qū)崿F(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成秘書人員分內(nèi)工作。

3、秘書工作中文檔管理程序化、系統(tǒng)化。辦公自動(dòng)化可以使各類文檔按照一定的分類進(jìn)行保存、共享和使用，使得企業(yè)人員能夠從辦公共享的網(wǎng)絡(luò)中快速和高效地查找出需要的資料。辦公自動(dòng)化適應(yīng)了社會(huì)變化的快速高效的要求，以其自身的優(yōu)勢(shì)得到社會(huì)的認(rèn)同，也迅速地融入人們的生活和工作之中。

二、辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作的影響

秘書工作零碎且繁雜，各種公文和會(huì)議文書的起草以及領(lǐng)導(dǎo)工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘書人員制作和書寫，這樣使得秘書工作一直機(jī)械和程序式的模式，秘書人員更是需要大量體力和精力來(lái)從事工作。辦公自動(dòng)化的運(yùn)用使得秘書從繁重機(jī)械的工作中解放出來(lái)，更提高了辦公的工作效率和辦公的質(zhì)量。

1、使得秘書工作模式由體力式向智力化轉(zhuǎn)變

秘書人員要處理各種事務(wù)文書和公文以及領(lǐng)導(dǎo)行程的日常安排，各種公文格式和和會(huì)議文件大都是重復(fù)繁瑣的，這樣的秘書工作占據(jù)了秘書人員大量的時(shí)間和精力，使得秘書工作變得不斷的重復(fù)機(jī)械發(fā)展。而辦公自動(dòng)化的使用使得秘書工作變得輕松簡(jiǎn)單，事務(wù)文書、會(huì)議文件的各種格式和字體都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，而且通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)出來(lái)的文件更加規(guī)范、整潔，使得秘書人員和各種辦公人員獲得視覺(jué)上的美感，能夠清晰地明白信息的要義和內(nèi)容，能夠提高秘書人員的工作效率，使得秘書工作模式由體力向智力轉(zhuǎn)變。

2、辦公信息的有效傳達(dá)，使工作人員能夠在第一時(shí)間完成工作任務(wù)

秘書人員可以利用公司內(nèi)部公共網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，將會(huì)議所需的各種文件資料、規(guī)章制度、會(huì)議安排傳輸給相應(yīng)的工作人員，能夠讓他們及時(shí)接收到需要的文件和資料快速有效的開始自身的工作。

3、收發(fā)文件和檔案管理的快速、系統(tǒng)化

秘書工作之中使用大量的文書需要進(jìn)行收發(fā)工作，辦公自動(dòng)化的使用使得秘書人員不用離開自己的工作崗位就可以輕松高效地通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸，方便了秘書人員的同時(shí)使得文件的收發(fā)變得高效快速。而檔案管理也在辦公自動(dòng)化下變得高效有序，秘書人員可以把常用的資料整理成檔案輸入計(jì)算機(jī)，公司人員可以在內(nèi)部系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之中下載和查詢相應(yīng)的資料。

4、增加了秘書人員獲取信息的渠道，提高秘書的服務(wù)性 秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的左手右臂，領(lǐng)導(dǎo)決策和重大決定需要秘書人員提供相應(yīng)的參考意見，而秘書自身知識(shí)能力總是有限的，辦公自動(dòng)化成為秘書人員的后補(bǔ)和助手，在秘書人員需要及時(shí)有效的信息和最新的消息來(lái)為工作服務(wù)時(shí)，秘書人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)快速輕松的實(shí)現(xiàn)。

總之，辦公自動(dòng)化提高了秘書的工作效率，在秘書工作模式上是革命性的改變，它解放了秘書人員，使得他們有更多的時(shí)間和精力來(lái)提高自身的素質(zhì)和能力以更好適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)，更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)的共同目標(biāo)貢獻(xiàn)更多的力量。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)秘書人員的要求

辦公自動(dòng)化為秘書工作帶來(lái)了重大影響和變革，使得秘書工作變得規(guī)范和程序化，但也對(duì)秘書人員的素質(zhì)有一定的要求。秘書人員為了適應(yīng)信息的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的需求必然要對(duì)自身做出改變來(lái)適應(yīng)工作。

1、秘書人員要從心理方面接受辦公自動(dòng)化這種辦公模式 隨著信息的快速發(fā)展和電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期縮短，秘書人員要從內(nèi)心深處甘于接受這樣快速的社會(huì)和辦公模式的改變，這樣秘書人員才會(huì)有動(dòng)力去適應(yīng)社會(huì)而做出相應(yīng)的改變。例如，一些年紀(jì)較大的工作人員已經(jīng)習(xí)慣原有的辦公模式，適應(yīng)了親力親為的方法，而辦公自動(dòng)化需要這些人員做出相應(yīng)的改變，提高自己的素質(zhì)和反應(yīng)能力來(lái)能夠操作計(jì)算機(jī)，重新學(xué)習(xí)各種軟件的功能和操作方法，而只有他們從心理愿意去接受新事物才能更好的為公司服務(wù)。

2、秘書人員要提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)辦公自動(dòng)化 秘書工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)而開展的活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作范圍的復(fù)雜化和多樣化使得秘書人員必須充分掌握大量的信息資源，快速高效地做出判斷來(lái)篩選對(duì)自身工作有用的資源以提高工作的質(zhì)量，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地管理企業(yè)。秘書工作的快速高效就是自身工作的要求，而實(shí)現(xiàn)這種狀態(tài)，秘書人員必須提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展和運(yùn)用。首先，秘書人員要提高自己的信息化知識(shí)，俗話說(shuō)，知己知彼，百戰(zhàn)不殆就是如此。其次，秘書人員要不斷進(jìn)行實(shí)際練習(xí)，熟悉各種軟件的功能和使用情況。臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功，秘書人員只有不斷實(shí)踐，才可以提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用能力。

秘書工作的輔助性、被動(dòng)性、綜合性等特征，決定了秘書工作的復(fù)雜繁重，但秘書工作的挑戰(zhàn)性又要求秘書人員能夠快速有效的完成工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。秘書人員自身的素質(zhì)和知識(shí)以及信息的掌握情況成為了關(guān)鍵的問(wèn)題，辦公自動(dòng)化在秘書工作中的應(yīng)用使得秘書人員可以彌補(bǔ)這些缺陷，使秘書人員在未來(lái)信息化和技術(shù)化的社會(huì)中能夠更好的為領(lǐng)導(dǎo)、為企業(yè)、為社會(huì)服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)：

1、何寶梅、楊劍宇主編：《秘書學(xué)導(dǎo)論》，華東師范大學(xué)出版社2013年版

2、成昊、魏彥華邊：《文秘與辦公自動(dòng)化教程》，科學(xué)出版社，2011年版

第四篇：辦公自動(dòng)化

? 單選題

1.題干：將光標(biāo)放置在表格上，待表格的左上角出現(xiàn)了（）表格。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:縮放

B:旋轉(zhuǎn)

C:拉伸

D:移動(dòng)

2.題干：（）是一套預(yù)先調(diào)整好的文本格式，該文本格式包括字號(hào)、字體、縮進(jìn)等，并且都有自己的名稱。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:樣式

B:模板

C:大綱

D:索引

3.題干：設(shè)置大綱級(jí)別，可以在（）工具欄中進(jìn)行創(chuàng)建。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:【格式】

B:【大綱】

C:【常用】

D:【繪圖】

4.題干：（）是指列出文檔中的詞和短語(yǔ)，以及它們所在的頁(yè)碼。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:樣式

B:大綱

C:索引

D:目錄

5.題干：在【打印預(yù)覽】工具欄中，單擊（）按鈕，可對(duì)文檔進(jìn)行100%放大或縮小顯示。

分?jǐn)?shù)：1分

符號(hào)時(shí)，在該符號(hào)處拖曳鼠標(biāo)，可

選項(xiàng)：A:

B:

C:

D:

6.題干：【工具欄】命令在菜單欄中的（）命令中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:編輯

B:視圖

C:插入

D:格式

7.題干：使用下列（）快捷鍵，可彈出【查找和替換】對(duì)話框。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:Alt+F

B:Ctrl+A

C:Ctrl+F

D:Alt+C

8.題干：顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線符號(hào)，在（）中才可顯示。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:普通視圖

B:頁(yè)面視圖

C:打印視圖

D:大綱視圖

9.題干：將所選文字向右對(duì)齊，其快捷鍵是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:Ctrl+T

B:Ctrl+E

C:Ctrl+J

D:Ctrl+R

10.題干：?jiǎn)螕魸L動(dòng)條中的分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:上一頁(yè)

B:下一頁(yè)

C:上一行

D:下一行

按鈕，文檔會(huì)跳轉(zhuǎn)至（）。

11.題干：（）是美國(guó)微軟公司推出的Office 2003系列辦公軟件中的一個(gè)組件, 是目前應(yīng)用最廣泛的電子表格軟件之一。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:Word 2003

B:Access 2003

C:Excel 2003

D:Prowerpoint 2003

12.題干：Excel 2003應(yīng)用程序廣泛應(yīng)用于（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:統(tǒng)計(jì)分析、財(cái)務(wù)管理分析、股票分析和經(jīng)濟(jì)、行政管理等各個(gè)方面

B:工業(yè)設(shè)計(jì)、機(jī)械制造、建筑工程等各個(gè)方面

C:美術(shù)設(shè)計(jì)、裝潢、圖片制作等各個(gè)方面

D:多媒體制作

13.題干：在Excel工作表中，選定某單元格，執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【刪除】命令，不可能完成的操作是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:刪除該行

B:右側(cè)單元格左移

C:刪除該列

D:左側(cè)單元格右移

14.題干：設(shè)置文本格式可以在（）工具欄中設(shè)置。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:【常用】

B:【格式】

C:【表格和邊框】

D:【繪圖】

15.題干：如果剛剛對(duì)單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行了加粗設(shè)置，要取消加粗效果，不正確的操作方法是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:單擊工具欄中的

按鈕

B:敲擊鍵盤中的Ctrl+Z鍵

C:設(shè)置其他格式

D:選擇菜單欄中的【編輯】/【撤消加粗】命令

16.題干：【圖表】命令在（）菜單中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:【文件】

B:【編輯】

C:【插入】

D:【工具】

17.題干：在列B上，行5 到行10之間的單元格區(qū)域的表示方法為（分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:B5：B10

B:B5：10

C:B5$B10

D:B$5——B$10

18.題干：?jiǎn)螕簟境Ｓ谩抗ぞ邫谥械?按鈕，Excel將對(duì)所選單元格中的數(shù)據(jù)（分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:按從小到大的順序進(jìn)行排序

B:按從大到小的順序進(jìn)行排序

C:按行進(jìn)行排序

D:按列進(jìn)行排序

19.題干：要在工具欄增添或隱藏某些工具按鈕，可以選擇菜單欄中的（分?jǐn)?shù)：1分）。）。）。

選項(xiàng)：A:【工具】/【自定義】命令，然后再選擇相應(yīng)的選項(xiàng)卡

B:【視圖】/【工具欄】命令，再選擇相應(yīng)的工具欄名稱

C:【插入】/【對(duì)象】，再選擇相應(yīng)的選項(xiàng)

D:【格式】/【樣式】，再選擇相應(yīng)的選項(xiàng)

20.題干：（）包含了整個(gè)圖表及圖表中的全部元素。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:圖表區(qū)

B:繪圖區(qū)

C:坐標(biāo)軸

D:數(shù)據(jù)區(qū)

21.題干：在Powerpiont 2003中運(yùn)用（）命令可以將大量圖片輕松地添加到演示文稿中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)?/p>

B:相冊(cè)

C:根據(jù)設(shè)計(jì)模板

D:手動(dòng)調(diào)整

22.題干：?jiǎn)螕鬚owerpoint 2003界面右上角的分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:最小化

B:最大化

C:還原

D:關(guān)閉

23.題干：將圖片選擇后，按住鍵盤中的（）鍵可以復(fù)制圖片。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:Shift

B:Ctrl

C:Shift＋Ctrl

D:Alt

24.題干：若要更改幻燈片中的編號(hào)，需要進(jìn)入（）對(duì)話框設(shè)置。

分?jǐn)?shù)：1分

按鈕，界面窗口以（）形式顯示。

選項(xiàng)：A:【字體】

B:【頁(yè)眉和頁(yè)腳】

C:【頁(yè)面設(shè)置】

D:【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】

25.題干：不需要手動(dòng)放映幻燈片的方式為（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:“演講者放映”

B:“觀眾自行瀏覽”

C:“在展臺(tái)瀏覽”

D:“觀看放映”

26.題干：Powerpoint 2003中有（）種直線繪制工具。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:5

B:4

C:3

D:2

27.題干：有關(guān)Powerpoint2003，下列說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:允許插入在其他圖形程序中創(chuàng)建的圖片

B:為了將某種格式的圖片插入到Powerpoint2003中，必須安裝相應(yīng)的圖形過(guò)濾器

C:選擇插入菜單中的“圖片”命令，再選擇“來(lái)自文件”

D:插入圖片前不能預(yù)覽圖片

28.題干：為影片添加效果后，影片的內(nèi)容（）發(fā)生變化。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:會(huì)

B:不會(huì)

C:可能會(huì)

D:不知道會(huì)不會(huì)

29.題干：PowerPoint2003制作的演示文稿以（）為基本單位組成。

分?jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:幻燈片

B:工作表

C:文檔

D:圖片

30.題干：?jiǎn)螕簟颈砀窈瓦吙颉繖谥械姆謹(jǐn)?shù)：1分

選項(xiàng)：A:靠上對(duì)齊

B:居中對(duì)齊

C:靠下對(duì)齊

D:隨機(jī)對(duì)齊

? 多選題

1.題干：首先輸入“*”，接著敲擊（）鍵，再輸入一段文本，敲擊鍵盤中的Enter鍵，下一個(gè)項(xiàng)目符號(hào)就被插入。

分?jǐn)?shù)：3分

選項(xiàng)：A:空格鍵

B:Enter

C:Tab

D:Alt

2.題干：樣式包含（）類型。

分?jǐn)?shù)：3分

選項(xiàng)：A:段落

B:字符

C:表格

D:列表

3.題干：圖表中說(shuō)明性的文本是（）

分?jǐn)?shù)：3分

按鈕，表格中的文字會(huì)（）。

選項(xiàng)：A:圖例

B:圖表標(biāo)題

C:坐標(biāo)軸

D:坐標(biāo)軸標(biāo)題

4.題干：在Excel中，選取整個(gè)工作表的方法是（）。

分?jǐn)?shù)：3分

選項(xiàng)：A:敲擊鍵盤中的Ctrl+A組合鍵

B:單擊工作表的【全選】按鈕

C:單擊A1單元格，然后按住Shitf鍵單擊右下角單元格

D:單擊A1單元格，然后按住Ctrl鍵單擊工作表的右下角單元格

5.題干：選擇【根據(jù)設(shè)計(jì)模板】選項(xiàng)后，對(duì)于任意一種縮略圖右側(cè)的下拉菜單中（）。

分?jǐn)?shù)：3分

選項(xiàng)：A:選擇【應(yīng)用于所有幻燈片】選項(xiàng)，該版式會(huì)應(yīng)用到所有幻燈片中

B:選擇【應(yīng)用于所有幻燈片】選項(xiàng)，該版式只會(huì)應(yīng)用到當(dāng)前幻燈片中

C:選擇【應(yīng)用于選定幻燈片】選項(xiàng)，該版式只會(huì)應(yīng)用到當(dāng)前所選幻燈片中

D:選擇【應(yīng)用于選定幻燈片】選項(xiàng)，該版式會(huì)應(yīng)用到所有選幻燈片中

? 簡(jiǎn)答題

1.題干：對(duì)于段落格式的設(shè)置包括那些方面（說(shuō)出四種以上）？接著講述出段落縮進(jìn)的幾種類型。

分?jǐn)?shù)：10分

2.題干：如何對(duì)添加的多個(gè)圖形進(jìn)行組合？

分?jǐn)?shù)：10分

3.題干：演示文稿和幻燈片的概念是什么？

分?jǐn)?shù)：10分

? 操作題

1.題干：編輯出與下圖一樣的古詩(shī)文稿（古詩(shī)中用到的圖片，可在“試題素材”文件夾中調(diào)用名為“古詩(shī)圖”的文件 要求：（1）設(shè)置頁(yè)面為10*14豎向大小的頁(yè)面；頁(yè)邊距上、下、左、右都為“1厘米”。

（2）標(biāo)題是黑體、小三；詩(shī)句是宋體、五號(hào)；“題解”是宋體、小五；解釋的文字是楷體、小五。（3）在文字“悠”和“下”后插入腳注。（4）在文字“題解”兩側(cè)插入符號(hào)。

（5）在下方插入名為“古詩(shī)圖”的圖片文件。

（素材下載）

分?jǐn)?shù)：20分 2.題干：按要求制作幻燈片 要求：

（1）制作“作品展”演示文稿。

（2）添加如圖所示的幻燈片所示的版式。（3）制作3頁(yè)幻燈片。

（4）給后兩頁(yè)幻燈片分別插入2～3張圖片或剪貼畫（任意圖片或剪貼畫即可）。（5）給后兩頁(yè)幻燈片分別加入“建筑室內(nèi)設(shè)計(jì)”，“展廳設(shè)計(jì)”藝術(shù)字。（6）給三頁(yè)幻燈片添加動(dòng)畫。（7）給插入的藝術(shù)字添加動(dòng)畫。（8）給插入的圖片或剪貼畫添加動(dòng)畫。（9）排版要合理，美觀。

分?jǐn)?shù)：25分

3.題干： 按樣例繪制表格，并按要求進(jìn)行操作

要求：

1．按上圖繪制表格并準(zhǔn)確無(wú)誤的輸入文本內(nèi)容。

2．標(biāo)題為華文“中宋”，字號(hào)為“18”；加粗居中顯示。3．標(biāo)題行為“隸書”，字號(hào)為“14”，字體顏色為“白色”。4．表格中其他文字為“宋體”，字號(hào)為“10號(hào)”，居中對(duì)齊。

5．設(shè)置表格中的數(shù)據(jù)為“百分比”樣式，保留兩位小數(shù)點(diǎn)，對(duì)齊方式為“右對(duì)齊”。6.為表頭填充顏色為“藍(lán)綠色”；表格填充顏色為“淺綠色”。7．將“Sheet1”工作表重新命名為“源數(shù)據(jù)”。

8．創(chuàng)建圖表：選擇表中全部數(shù)據(jù)，創(chuàng)建柱形圖，并作為新工作表插入到工作簿中，命名為“柱形圖”； 9.為創(chuàng)建的圖表添加相應(yīng)的圖表標(biāo)題（宋體，18號(hào)，加粗）。

10．將可樂(lè)、雪碧、橙汁的市場(chǎng)份額統(tǒng)計(jì)創(chuàng)建折線圖，并作為新工作表插入到工作簿中，命名為“折線圖”。11．添加相應(yīng)的圖表標(biāo)題（黑體，20號(hào)）和坐標(biāo)軸標(biāo)題（隸書，16號(hào)）。12．將圖表區(qū)顏色設(shè)置為淺青色，繪圖區(qū)顏色設(shè)置為淺綠色。

分?jǐn)?shù)：30分

第五篇：辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化，英文名是Office Automation,簡(jiǎn)稱OA。在科技化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下，單位工作管理方式已經(jīng)發(fā)生很大的變化，由傳統(tǒng)的管理模式變成了辦公自動(dòng)化管理模式.設(shè)計(jì)論文的初衷就是方便單位進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理。本論文首先分析了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)的必要性，簡(jiǎn)要介紹了本OA系統(tǒng)的開發(fā)背景，其次描述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)如何實(shí)現(xiàn)通知管理、新聞管理、文件傳送管理、交流管理和系統(tǒng)維護(hù)管理等功能。本論文還詳細(xì)介紹了七類數(shù)據(jù)的E-R圖及其對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表，這七類數(shù)據(jù)有文件信息、新聞管理、系統(tǒng)用戶、辦公通知管理、公司活動(dòng)、活動(dòng)投票記錄和意見。為了開發(fā)本OA系統(tǒng)，論文設(shè)計(jì)了六個(gè)開發(fā)環(huán)節(jié)，即是了解開發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)、進(jìn)行系統(tǒng)分析、確定系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)（E-R圖和數(shù)據(jù)表）、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)模塊的功能。本OA系統(tǒng)順應(yīng)時(shí)代背景的需求，使用Visual Basic 6.0 和SQL Sever 2008，通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)及先進(jìn)的管理模式和方法的研究，設(shè)計(jì)出了方便管理和能提高辦公效率的這款軟件。

In the era of science & technology and network, management methods in companieshave undergone great changes from a traditional management model to an office automation management.The initialintention of this thesis is to facilitate theoffice automation(referred to as OA)management in all units.This thesis starts by analysing the necessity of the development of office automation system, briefly introduceing the background of the development of OA system, then follows the descriptions of functions like how to implement the notification office automation systems management, information management, file-transfer management, communication management and system maintenance and management functions.The thesis also details the seven categories of data ER diagram and its corresponding data table, which are seven types of data files,namely news management, system users, office notification management, corporate events, voting records of activities and opinions.The development of the OA system is divided into 6 links, namely, get to know the technology,analyze systems, identify goals ofsystems development, design the function of the sustem, and design the database of the system(ER diagram and data tables),and finally to achieve function of the system modules.Adapting to the needs of thepresent time with the usage of Visual Basic 6.0 and SQL Sever 2008 through the study of the methods and mode of the Internet and advanced management,the OA system is to facilitate the management and improve the efficiency in the office.