第一篇：辦公自動(dòng)化的發(fā)展對(duì)文秘工作的影響

論辦公自動(dòng)化的發(fā)展對(duì)文秘工作中的影響

摘要：辦公自動(dòng)化是有效的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代辦公相結(jié)合推陳出新的辦公方式。最大程度實(shí)現(xiàn)文秘工作的效率化、成本化以及智能化。但是，在享受一種新型辦公方式的同時(shí)又會(huì)給文秘工作環(huán)節(jié)帶來(lái)哪些我們沒注意到的正負(fù)影響。本文著力探究辦公自動(dòng)化的發(fā)展對(duì)秘書工作的正負(fù)影響，首先要了解辦公自動(dòng)化以及其特點(diǎn)；在與實(shí)際相結(jié)合闡述辦公自動(dòng)化的發(fā)展給文秘工作帶來(lái)的沖擊。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文秘工作；正負(fù)影響；方法

引 言

隨著計(jì)算機(jī)普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展進(jìn)步,各個(gè)領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正不斷向集約化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn),在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作因存在許多弊端而無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公的需求。辦公自動(dòng)化作為一種可以有效提高工作效率和質(zhì)量的科學(xué)應(yīng)運(yùn)而生，在當(dāng)今的文秘工作中發(fā)揮了巨大作用。

當(dāng)代秘書工作越來(lái)越趨向于辦公自動(dòng)化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化

[7]的深入發(fā)展,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)。秘書是以收集資料、研究政策、反映情況、提供咨詢及草擬文件等方式開展工作的。辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)使秘書工作發(fā)生了前所未有的變化。對(duì)文秘工作而言，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵是辦公室文秘人員利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過(guò)各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和職能部門與教學(xué)部門之間的聯(lián)系工作。它的實(shí)現(xiàn)使高校辦公室秘書人員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，促進(jìn)管理工作的改革，但同時(shí)它的消極影響也值得我們關(guān)注。

1.辦公自動(dòng)化基本內(nèi)容及發(fā)展趨勢(shì)

1.1辦公自動(dòng)化基本內(nèi)容

辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱OA即Office Automation）是一門綜合性技術(shù)；它能不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化與人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)與某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。

（1）[4]文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲(chǔ)、打印、復(fù)制和印刷等。通常由文字處理機(jī)、智能復(fù)印機(jī)和電子照排輕印刷設(shè)備等來(lái)完成這項(xiàng)任務(wù)。

（2）文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過(guò)建立公用的或?qū)Ｓ玫姆植际疥P(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（3）行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計(jì)劃、人事管理、財(cái)務(wù)管理和物資管理等，主要依靠計(jì)算機(jī)的圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)和各種應(yīng)用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（4）信息交流。OA系統(tǒng)主要是通過(guò)電子郵件和電子會(huì)議等方式交流信息，已從采用電話網(wǎng)、用戶電報(bào)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)發(fā)展到采用綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)。

（5）決策支持。OA系統(tǒng)可配置決策支持系統(tǒng)(DSS)和群體決策支持系統(tǒng)(GDSS)。（6）圖像處理。包括用光學(xué)字符閱讀器直接將印刷體字母和數(shù)字輸入計(jì)算機(jī)，用光電掃描儀或數(shù)字化儀將圖形文字輸入計(jì)算機(jī)。有的OA系統(tǒng)配置圖像處理系統(tǒng)，它具有圖像識(shí)別、增強(qiáng)、壓縮和復(fù)原等功能。因此，辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代文秘工作中有密不可分的聯(lián)系

1.2辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)

[9]根據(jù)全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議的安排，我國(guó)辦公自動(dòng)化要分三個(gè)階段進(jìn)行：第一階段（準(zhǔn)備階段）：同行試點(diǎn)，探討我國(guó)辦公自動(dòng)化的基本模式；第二階段（開創(chuàng)模式）：簡(jiǎn)歷一批高水平的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，做好標(biāo)準(zhǔn)化工作；第三階段（走向成熟階段）：建立自上而下的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

（1）工作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化。政府、機(jī)關(guān)內(nèi)部、企事業(yè)單位等辦公室要四通八達(dá)，且要與辦公設(shè)備構(gòu)成局域網(wǎng)，辦公室與世界各地連成廣域網(wǎng)，使其成為縱橫南北，連貫東西的自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成一個(gè)地球村，共享形形色色的資料信息。

（2）信息載體無(wú)紙化。高新技術(shù)應(yīng)用于辦公用品制造，產(chǎn)生大量磁盤、光盤、u盤等新型信息載體，儲(chǔ)存量大，輕便小巧，可隨意放大縮小，便于閱讀和復(fù)制，逐步減少或取代辦公用紙，實(shí)現(xiàn)信息載體無(wú)紙化。（3）辦公室無(wú)人化。辦公室自動(dòng)化發(fā)展的方向，是盡量用自動(dòng)化設(shè)備取代手工操作。不僅文件的撰寫、印制、儲(chǔ)存、檢索、收發(fā)、傳輸?shù)龋扇拷唤o辦公自動(dòng)化設(shè)備處理，甚至統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、協(xié)調(diào)管理等工作，都可通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)調(diào)節(jié)。當(dāng)然，辦公室的無(wú)人化是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，現(xiàn)在的辦公室只能達(dá)到半自動(dòng)化，在工作實(shí)踐中逐步實(shí)現(xiàn)。

（4）設(shè)備機(jī)件智能化。設(shè)備智能化實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵。設(shè)備智能化，是指辦公室的機(jī)器能模擬人腦思考的功能，安排和處理各種公務(wù)活動(dòng)。

2.辦公自動(dòng)化發(fā)展對(duì)文秘工作的正面影響

不同時(shí)代不同統(tǒng)治者都需要通過(guò)某種方式讓被統(tǒng)治者了解自己想法，逐漸的積累形成文化，一個(gè)國(guó)家的法律、方針、政策。工作載體也隨之改變，由原來(lái)的原始社會(huì)的打結(jié)記事轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖钟浭拢灿稍瓉?lái)的甲骨文、竹簡(jiǎn)、布變?yōu)榧垙堃恢钡浆F(xiàn)在的虛擬文字。辦公自動(dòng)化將繁雜、糾結(jié)的事物變得簡(jiǎn)單，只需手指輕輕一點(diǎn)一切盡在掌控之中，勞動(dòng)力大大減少，效率提高，操作簡(jiǎn)單。

2.1提高文秘工作效率

[1]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)為宗旨，通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事等工作為領(lǐng)導(dǎo)者提供參謀、鋪助性服務(wù)的活動(dòng)。文秘工作的主要內(nèi)容：撰擬公文、辦理公文、辦理會(huì)務(wù)、調(diào)查研究、信息工作、督察工作、協(xié)調(diào)工作、信訪工作、公務(wù)接洽。其工作對(duì)象具有復(fù)雜性和多變性的特點(diǎn)，辦公室要收到各種不同的文件，這些文件需要文秘人員及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤地傳給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示向下發(fā)至各個(gè)部門及時(shí)落實(shí)文件內(nèi)容或是精神。在傳統(tǒng)的方法中，步驟繁多，一些文件到了領(lǐng)導(dǎo)手中已經(jīng)過(guò)期。而采用辦公自動(dòng)化，秘書人員可以在掃描上網(wǎng)后，利用特定的辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，也可以在異地對(duì)文件進(jìn)行瀏覽、批示，不會(huì)造成時(shí)間的延誤，極大地提高了工作效率，同時(shí)秘書人員可以對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質(zhì)量。

科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展為辦公管理現(xiàn)代化創(chuàng)造了物質(zhì)條件，秘書可以借助各種先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)（計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)等）開展工作，傳統(tǒng)的紙筆起草、修改、抄寫、打字、校對(duì)、修改等繁瑣的過(guò)程被鍵盤操作、屏幕編輯和自動(dòng)打印等現(xiàn)代化手段取代，擁有這些現(xiàn)代化機(jī)器的幫助文秘人員主觀能動(dòng)得到提高，自然工作的效率必然提高。

2.2增加存儲(chǔ)優(yōu)化管理 文秘工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在這聚攏，擁有[3]“信息庫(kù)”和“資料庫(kù)”的美稱。信息的大量集聚單單靠手工操作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)到信息的更新速度，而且各類文件的[2]立卷歸檔，以手工編制檢索，步驟繁瑣且易丟易出錯(cuò)，查找也不方便。計(jì)算機(jī)虛擬內(nèi)存，其微小的空間能高密度記錄數(shù)以萬(wàn)計(jì)信息，根據(jù)你所需信息的關(guān)鍵字輕易檢索。你可以根據(jù)自己的需求將不同種類、性質(zhì)的信息分別放置于相應(yīng)的硬盤中，優(yōu)化信息的管理節(jié)約時(shí)間、空間。秘書也可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動(dòng)中的分析、判斷、預(yù)測(cè),高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),更好地發(fā)揮助手作用。

另一方面，檔案保管工作強(qiáng)度也將減輕。檔案信息的載體主要是紙張，字跡是采用黑色墨水，但不適的溫濕度，光照，灰塵，水，蟲，鼠等都會(huì)造成檔案的損害，紙張都用自己的使用壽命無(wú)法滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的需要。電腦中虛擬內(nèi)存存儲(chǔ)量大而且可以使用光盤、硬盤、u盤等移動(dòng)存儲(chǔ)產(chǎn)品導(dǎo)出所需信息放置庫(kù)房中，存放空間小，保管方便無(wú)需繁瑣的注意事項(xiàng)，減輕管理強(qiáng)度。

2.3促進(jìn)辦公室改革

辦公室的改革分為硬件，軟件兩方面。硬件是指我們所能看的辦公設(shè)備，用電腦、鍵盤、傳真機(jī)、投影等逐漸取代筆紙以及距離帶來(lái)的不便。[8]辦公室不在拘泥于狹小的空間，辦公自動(dòng)化支持移動(dòng)辦公和異地辦公，讓工作人員從桌面解放出來(lái)，不受時(shí)間和空間的限制；軟件則是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，鋪助文秘工作盡善盡美，推進(jìn)辦公室管理的現(xiàn)代化、決策的科學(xué)化、和業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，還能節(jié)約紙張節(jié)省經(jīng)費(fèi)。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過(guò)程，也就是促進(jìn)辦公室管理工作改革的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理自動(dòng)化。員工的考勤不必要浪費(fèi)時(shí)間簽到、點(diǎn)到，利用指模輕輕一點(diǎn)就能清楚了解每天考勤情況，方便管理且不能投機(jī)取巧。電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內(nèi)安排好一個(gè)會(huì)議，還會(huì)巧妙地解決同一段時(shí)間中多人參加的多種會(huì)議，輕易地應(yīng)對(duì)大量會(huì)議改期或撤消等情況；能及時(shí)地發(fā)出信號(hào)，提醒人們不要錯(cuò)過(guò)會(huì)議或遲到；還能科學(xué)地調(diào)配會(huì)議室、交通工具和其他服務(wù)設(shè)施。

2.4文秘人員素質(zhì)和思維的轉(zhuǎn)變

當(dāng)前社會(huì)最需要的人才是能力型非學(xué)習(xí)型。文秘人員做好相應(yīng)工作，不再是打打電話，抄抄寫寫就能辦到的，智力方面的增多，新增加的內(nèi)容對(duì)文秘人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)有著新的要求。服務(wù)性行業(yè)是發(fā)展最快也是覆蓋地區(qū)最廣的行業(yè)。隨著辦公自動(dòng)化信息技術(shù)的發(fā)展，文秘人員的服務(wù)方式也變得多種多樣，本著三服務(wù)的精神盡心盡責(zé)的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和基層、社會(huì)、雇主。

思維方式上，以前秘書工作是消極等待領(lǐng)導(dǎo)的命令，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)能暢游世界各地，緊隨全球化的步伐，要求文秘人員積極的順應(yīng)時(shí)局，具備創(chuàng)新思維。作為組織和領(lǐng)導(dǎo)的參謀智囊，思維創(chuàng)新是提高職業(yè)水平的必然選擇，也是優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)決策和科學(xué)管理的關(guān)鍵，文秘人員的工作態(tài)度要從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，積極、主動(dòng)、熱情的心態(tài)面對(duì)自己的本職工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

3.辦公自動(dòng)化發(fā)展對(duì)文秘工作的負(fù)面影響

辦公自動(dòng)化化的發(fā)展對(duì)秘書工作無(wú)疑是有利的，但是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及運(yùn)用也會(huì)給秘書工作帶來(lái)了一定的負(fù)面影響。辦公自動(dòng)化是一把雙刃劍，應(yīng)該運(yùn)用哲學(xué)的方法看待，既要了解積極的方面又不能忽視消極的方面，充分的利用積極方面，緩解、消除消極方面。

3.1保密程度低

辦公自動(dòng)化將現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)，具有很高的數(shù)據(jù)共享性，這給高校的保密工作帶來(lái)了隱患。若[6]辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在硬件或軟件上缺乏保密技術(shù)防范或技術(shù)防范級(jí)別不夠高，防范不夠嚴(yán)密，就極易造成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)被黑客攻擊、侵害，導(dǎo)致電子文件中的信息被惡意增刪或修改，辦公自動(dòng)化要處理、傳遞、存儲(chǔ)公文等敏感信息和機(jī)密數(shù)據(jù)，一旦泄露可能會(huì)造成難以估量的后果。

此外，辦公室秘書人員的一些疏忽也會(huì)造成泄密。如，廢棄的打印紙和用過(guò)的磁盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，可能留有秘密信息資料，卻沒有妥善處理；在對(duì)外交流過(guò)程中，向無(wú)關(guān)者展示不該公開的涉密數(shù)據(jù)和信息；計(jì)算機(jī)送去維修、報(bào)廢時(shí)沒有及時(shí)清除掉硬盤中的涉密數(shù)據(jù)和信息；公用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備不加密碼等，都可能造成泄密。

3.2公章使用帶來(lái)難題

辦公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每個(gè)工作單位都制定嚴(yán)格的管理制度來(lái)規(guī)范公章的使用，不能將公章帶離辦公室，必須文秘人員親自蓋章，不可由他人代勞，任何人不得私自動(dòng)用公章，也不得在空白介紹信和空白信紙上蓋印。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，除了繼續(xù)在紙質(zhì)文件上加蓋公章外，也有部分文件、材料需要使用電子印章。而電子印章是通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)，因此也就容易通過(guò)技術(shù)手段被竊取和復(fù)制，如何保證公章使用的安全性是技術(shù)人員需要攻克的一個(gè)難題，能不能像超市的商品一樣設(shè)置一個(gè)條形碼，掃描儀一下就能顯示代表本單位的工作，保證其安全性。3.3 文秘人員文字，語(yǔ)言能力降低

過(guò)分的依懶計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)需要秘書人員些什么文件、報(bào)告、總結(jié)，由于對(duì)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生一種依懶養(yǎng)成惰性，無(wú)需自己動(dòng)大腦只需在網(wǎng)站上找到相似的文章，復(fù)制、粘貼就形成了自己的文章。導(dǎo)致文秘人員的文字功底逐漸降低，文章都是千篇一律，原創(chuàng)是越來(lái)越少，自身的文字才能在無(wú)形中浪費(fèi)，竟而影響領(lǐng)導(dǎo)的決策。

辦公室事務(wù)性工作錯(cuò)綜復(fù)雜，辦公室文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，需要為領(lǐng)導(dǎo)提供決策輔助，一般通過(guò)面對(duì)面的傳統(tǒng)溝通模式。辦公自動(dòng)化引入了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備后，取代辦公室文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間面對(duì)面的溝通模式。過(guò)分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，單純點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，忽視了語(yǔ)言、表情、肢體等面對(duì)面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會(huì)，使秘書工作變成了“機(jī)器”與機(jī)器之間的工作，不利于及時(shí)有效地開展工作。

3.4文秘人員的身體健康和生理健康帶來(lái)危害

辦公自動(dòng)化是借助計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化辦公設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)的。這些先進(jìn)的辦公設(shè)備雖然操作便捷，效率高，但是帶給辦公室秘書人員的負(fù)面影響也是不容忽視的，它們往往帶有很強(qiáng)的輻射性，秘書人員長(zhǎng)時(shí)間接觸這些輻射性強(qiáng)的電子設(shè)備會(huì)產(chǎn)生各種疾病，設(shè)備的運(yùn)作產(chǎn)生大量難聞氣味可能含有苯、甲醛、氯氣等有害氣體，散播在辦公室的各個(gè)角落是辦公室人員健康的隱性殺手，天天盯著電腦視力明顯的下降，工作量越大眼睛負(fù)荷近視度數(shù)也會(huì)增加。同時(shí)，辦公室秘書人員因工作的特殊性會(huì)長(zhǎng)時(shí)間保持坐姿，也難免會(huì)產(chǎn)生頸椎病、鼠標(biāo)手、肩椎炎等職業(yè)病，對(duì)身體健康帶來(lái)危害。

3.5 人員態(tài)度的影響

辦公自動(dòng)化使辦公室秘書工作離不開計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，因此，計(jì)算機(jī)帶來(lái)的安全問題就成了秘書工作不容忽視的問題。辦公室秘書人員平時(shí)沒有養(yǎng)成資料存盤備份的良好習(xí)慣，那么一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，計(jì)算機(jī)里的信息資料完全消失，就將無(wú)法正常開展工作，甚至導(dǎo)致工作癱瘓。辦公室秘書過(guò)分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將文字工作當(dāng)成完成任務(wù)，長(zhǎng)期不動(dòng)腦筋就到網(wǎng)上復(fù)制、粘貼，借用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方便操作，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)隨便下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來(lái)應(yīng)付完成。而對(duì)于調(diào)查報(bào)告，沒有調(diào)查就沒有可信的資料，只有通過(guò)調(diào)查，才能使資料具有真實(shí)性。文秘人員過(guò)分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動(dòng)化設(shè)備，會(huì)逐漸喪失工作的主動(dòng)性和積極性，也會(huì)使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，長(zhǎng)此以往必定會(huì)使秘書工作處于一種被動(dòng)、消極的局面，形成不踏實(shí)的工作作風(fēng)，也不利于自身發(fā)展。3.6歷史文獻(xiàn)減少

電子字體取代了紙質(zhì)文書，紙質(zhì)文獻(xiàn)作為瑰寶一代一代傳承，電子稿需要特定的軟件才能了解內(nèi)容，知識(shí)冷冰冰的文字不存在感情色彩也不存在獨(dú)特性，紙質(zhì)文獻(xiàn)保存著作者的感情、獨(dú)特性具有研究?jī)r(jià)值和保存價(jià)值。比如：我們的毛主席給后代留下了一系列詩(shī)詞作品（《沁園春.雪》、《念如嬌.昆侖》、《七律.長(zhǎng)征》等），給后人品味中華人民共和國(guó)建國(guó)不易，教育一代又一代莘莘學(xué)子為祖國(guó)建設(shè)付出汗水、青春。先進(jìn)設(shè)備的更新有越來(lái)越多的人丟棄傳統(tǒng)的紙筆取代的更便利的電腦，鍵盤等，留給后代是千篇一律的字體、格式、紙張，無(wú)法體會(huì)他們寫作時(shí)的意境，感想。

4.解決負(fù)面影響的方法

追尋社會(huì)高速發(fā)展的腳步人們不得不改變?cè)械墓ぷ鞣绞竭m應(yīng)現(xiàn)代工作進(jìn)程，信息更新。辦公自動(dòng)也以其弊端受到人們的質(zhì)疑。每個(gè)事物都用其發(fā)展的兩面性，關(guān)鍵在于如何有效的利用與調(diào)控它，已發(fā)揮它有效功能避免不足之，處揚(yáng)長(zhǎng)避短，使它朝著更有利的方向發(fā)展。

4.1文秘工作規(guī)范化

辦公自動(dòng)化的發(fā)展是必然的適應(yīng)事物的發(fā)展趨勢(shì)，要在適應(yīng)辦公自動(dòng)化同時(shí)不影響文秘人員工作活動(dòng)，需要完善管理系統(tǒng)和管理手段。[10]首先對(duì)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)。(1)保持良好的運(yùn)行環(huán)境。經(jīng)常打掃衛(wèi)生，使室內(nèi)保持清潔，這是保證微機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)行和延長(zhǎng)使用壽命的基本條件。(2)定期進(jìn)行維護(hù)與檢測(cè)。在微機(jī)系統(tǒng)的使用中，有很多使用者都是在出現(xiàn)故障后進(jìn)行維修，而正確的使用方法應(yīng)該在不連續(xù)使用時(shí)或者定期對(duì)策機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行外部設(shè)備的維護(hù)和內(nèi)部器件的檢測(cè)。(3)發(fā)現(xiàn)故障，正確判斷，及時(shí)在規(guī)范維修點(diǎn)修復(fù)。創(chuàng)設(shè)良好舒適的微機(jī)運(yùn)行環(huán)境和辦公環(huán)境。

其次，辦公室人員的培訓(xùn)。辦公人員是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化最基本的構(gòu)成元素，辦公人員可能因?yàn)殄e(cuò)誤的操作方式導(dǎo)致保密文件泄漏。要將這種最低級(jí)的錯(cuò)誤在根源遏制就必須對(duì)每位辦公室人員進(jìn)行比較基礎(chǔ)電腦方面的培訓(xùn)，對(duì)點(diǎn)電腦、系統(tǒng)、以及辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用有一定的心得，減少這種低級(jí)錯(cuò)誤。再者，對(duì)文秘工作要建立相關(guān)規(guī)章制度，以保證辦公室系統(tǒng)的正常運(yùn)行，在軟件運(yùn)行的過(guò)程中也要對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。只有在這個(gè)基礎(chǔ)上才能有效保護(hù)文件防止泄露。

4.4轉(zhuǎn)變?nèi)藛T思想提高素質(zhì)。

信息化帶來(lái)的便利是原來(lái)利用紙張的方式無(wú)法比擬韻。例如：信息共享的優(yōu)點(diǎn)，使你無(wú)論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認(rèn)同。新形勢(shì)對(duì)辦公人員的素質(zhì)提出了更為嚴(yán)格和全面的要求。一方面，[6]文秘人員不僅要擁有廣博的基礎(chǔ)知識(shí)和豐富的專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)的輔助知識(shí)，還要掌握操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的技能，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等并通曉其各項(xiàng)功能。

另一方面，文秘人員要在思想上跟上發(fā)展的步伐，具備良好的政治思想修養(yǎng)、工作作風(fēng)修養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)和心理品質(zhì)修養(yǎng)。除此之外，還要求文秘在語(yǔ)言上表達(dá)藝術(shù)。恰當(dāng)運(yùn)用角色語(yǔ)言，注意說(shuō)話的場(chǎng)合環(huán)境，講究說(shuō)話的方式；擁有出色的人際關(guān)系協(xié)調(diào)藝術(shù)對(duì)信息具有靈敏性，做好機(jī)關(guān)內(nèi)部人際關(guān)系協(xié)調(diào)工作，對(duì)促進(jìn)決策形成，保證決策落實(shí)，理順各種關(guān)系，優(yōu)化整體功能，調(diào)高效率，具有重要作用。加強(qiáng)對(duì)工作具有預(yù)見性。只有文秘人員這個(gè)辦公室的中心樞紐發(fā)揮自身的最大作用，整體才能靈活運(yùn)轉(zhuǎn)。好比：公里上的指示燈順利工作，沒有故障，阡陌縱橫的道路才能井然有序，而非水泄不通，事故頻發(fā)。

4.3使用環(huán)保材料

選擇辦公材料盡量選擇環(huán)保材料，在源頭減少有害物質(zhì)、氣體的散播，注意通風(fēng)。在做文字編輯時(shí)，將背景調(diào)暗些，節(jié)能的同時(shí)還可以保護(hù)視力、減輕眼睛的疲勞度，勞逸結(jié)合工作疲勞時(shí)可以放松會(huì)眺望遠(yuǎn)方緩解眼睛壓力，同時(shí)營(yíng)養(yǎng)攝取應(yīng)均衡不可偏食，應(yīng)特別注意維生素B類（胚芽菜、麥片、酵母）之?dāng)z取。

辦公室應(yīng)經(jīng)常擺放一些綠色植物。對(duì)于上班族而言，辦公室可謂自己的第二個(gè)家。那里的空氣質(zhì)量如何，健康有著不可忽視的影響說(shuō)到辦公室應(yīng)該擺放綠色植物，不少人都經(jīng)常問該擺放哪些植物，綠色植物對(duì)人體有益。常見的有常春藤、蘆薈、吊蘭 虎尾蘭、米蘭 等等。有照明的條件下，能消滅房間內(nèi)90%的苯，能對(duì)付從室外帶回來(lái)的細(xì)菌和其他有害物質(zhì)，甚至可以吸納大量灰塵，也有害氣體，防輻射。工作單位要定期組織員工到專業(yè)醫(yī)院進(jìn)行體檢，早發(fā)現(xiàn)早治療減少病害惡化。

4.4精神、物質(zhì)的鼓勵(lì)

領(lǐng)導(dǎo)或者是用人單位以物質(zhì)或者是精神勉勵(lì)法，調(diào)高人員的拿起筆和紙去寫作去發(fā)表的激情。用獎(jiǎng)金、鼓勵(lì)的方式激勵(lì)人員，讓他們由心出發(fā)真正的愛上以筆寫代替鍵盤敲擊。可以將寫作、書法發(fā)展為自己的愛好，很多名人在書法、繪畫方面都得到較高地位，讓自己多方面發(fā)展，別局限在小小框框之中，練字或是學(xué)習(xí)繪畫可以磨練一個(gè)人的心境，學(xué)會(huì)忍耐養(yǎng)成耐心出去浮躁。字如其人，秀氣端正的字體，可以讓你感覺事事不如意的心態(tài)，在一個(gè)偶然機(jī)會(huì)下，領(lǐng)導(dǎo)在看到你的字體、文采時(shí)你得到重用，這也是你的一種能力是你在社會(huì)生存的技巧。注重文字、書法、紙筆帶來(lái)的財(cái)富，別輕易丟棄。也能帶動(dòng)同事內(nèi)部?jī)?yōu)良風(fēng)氣，積極向上富有朝氣的精神面貌，促進(jìn)單位內(nèi)部的良性競(jìng)爭(zhēng)，引領(lǐng)內(nèi)部一派生機(jī)勃勃、積極向上的現(xiàn)象。

結(jié)語(yǔ)：辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，一方面使現(xiàn)代秘書工作和過(guò)去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化。許多新技術(shù)、新設(shè)備的投入使用，極大地促進(jìn)和推動(dòng)了秘書工作現(xiàn)代化的發(fā)展；另一方面，因?yàn)榧夹g(shù)本身存在著缺陷，也因?yàn)橐恍┤藶橐蛩兀k公自動(dòng)化技術(shù)也給人類帶來(lái)了許多新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，有許多新問題等待著人們?nèi)ソ鉀Q。但是，總的看起來(lái)，辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展對(duì)秘書工作的影響還是積極的，進(jìn)步的。我們要繼續(xù)擴(kuò)大其影響中積極有利的一面，對(duì)于其影響中消極的一面，要努力克服，盡量減小。努力提高現(xiàn)代秘書工作中的科技含量，推動(dòng)和促進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書工作中發(fā)揮出更大的作用。

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第二篇：辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘的影響

辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘的影響

林琳

（黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 開封475001）

摘 要：辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)文秘工作方式，提高了工作效率，適應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)的需要，也給文秘工作帶來(lái)了極大的影響和沖擊。從辦公自動(dòng)化的發(fā)展切入，分析了辦公自動(dòng)化在文秘工作中應(yīng)用的必要性及影響。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文秘工作 辦公自動(dòng)化設(shè)備

引言

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革,各個(gè)領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進(jìn),產(chǎn)品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公的需求。辦公自動(dòng)化作為一種可以有效提高工作效率和質(zhì)量的科學(xué)應(yīng)運(yùn)而生，在當(dāng)今的文秘工作中發(fā)揮了巨大作用。

許多事務(wù)工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動(dòng)化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應(yīng)用,使報(bào)表統(tǒng)計(jì)、會(huì)議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化。可以說(shuō),現(xiàn)代文秘工作最大的特點(diǎn)就是辦公自動(dòng)化,文秘工作已經(jīng)進(jìn)入了辦公自動(dòng)化時(shí)期。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入,使現(xiàn)代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn),不再是閉門造車。當(dāng)代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動(dòng)化,是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的技術(shù)手段改善辦公室工作的環(huán)境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化的深入發(fā)展,計(jì)算機(jī)及通信等現(xiàn)代信息技術(shù)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)。秘書工作本來(lái)就是以處理信息為中心任務(wù)的,當(dāng)然就首當(dāng)其沖地受到這個(gè)浪潮的影響。

1辦公自動(dòng)化概述

1.1辦公自動(dòng)化涵義

辦公自動(dòng)化是指利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。英文簡(jiǎn)稱OA。它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段。現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。具有辦公信息采集、加工、傳

輸和存儲(chǔ)等功能，對(duì)文字、數(shù)據(jù)、語(yǔ)音、圖形、圖像等信息能進(jìn)行綜合處理。

1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能

①文字處理。辦公業(yè)務(wù)中最大量的工作是文字處理，包括對(duì)中外文字進(jìn)行編輯、排版、存儲(chǔ)、打印和文字識(shí)別等功能。

②數(shù)據(jù)處理。包括數(shù)值型和非數(shù)值型辦公信息的處理。

③資料處理。包括對(duì)各種文檔資料進(jìn)行分類、登記、索引、轉(zhuǎn)存、查詢和檢索等。④行政事務(wù)處理。包括機(jī)關(guān)本身的行政業(yè)務(wù)，如人事、工資、財(cái)務(wù)、營(yíng)房、基建和辦公用品等的管理。

⑤圖形、圖像處理。包括對(duì)圖形和圖像的輸入、編輯、存儲(chǔ)、檢索、識(shí)別和輸出等。

⑥語(yǔ)音處理。包括語(yǔ)音的輸入、存儲(chǔ)和輸出，語(yǔ)音識(shí)別和合成以及語(yǔ)音和文字之間的轉(zhuǎn)換等功能。

⑦網(wǎng)絡(luò)通信。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵技術(shù)之一。它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源，同時(shí)便于和外界的信息聯(lián)系。

⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，其功能和規(guī)模視其目標(biāo)而定，并根據(jù)不同的技術(shù)要求配置相應(yīng)的各種功能設(shè)備和軟件。辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)軍民通用的綜合性技術(shù)，在軍事領(lǐng)域中應(yīng)用，其可靠性、保密性、安全性和實(shí)時(shí)性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強(qiáng)，廣泛應(yīng)用于軍事機(jī)關(guān)辦公、軍事訓(xùn)練、作戰(zhàn)指揮、后勤保障等各個(gè)方面。

2辦公自動(dòng)化對(duì)文秘的影響

在早期,大家認(rèn)為OA 就是諸如公文流傳、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理交換,其面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)今天看來(lái),OA 應(yīng)該有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群,對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性更大。對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)而言,OA 是決策支持系統(tǒng);對(duì)于中層管理者而言,OA 是信息管理系統(tǒng);對(duì)于普通辦公人員而言,OA 是

事務(wù)/ 業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)是OA 的前提,沒有了計(jì)算機(jī)技術(shù),來(lái)闊談OA ,無(wú)異于癡人說(shuō)夢(mèng)。

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是OA 的基礎(chǔ),OA 是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器以及人與人的交流,沒有網(wǎng)絡(luò)的支持,OA 便成了空中樓閣。

2.1對(duì)日常工作的影響

秘書的日常工作中,單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)管理類的工作居多、計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現(xiàn)在:

① 資源共享,使信息和資源由整個(gè)機(jī)構(gòu)共享,使得眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目;

②節(jié)省資金,在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)上,昂貴的硬件(例如彩色打印機(jī)、傳真/ 調(diào)制解調(diào)器)都可以由這個(gè)網(wǎng)絡(luò)上的每個(gè)人員所共享,這種硬件共享方式就是節(jié)省開支的一種替代方案;

③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時(shí)間里便與你的業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行聯(lián)系。而對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言,在一個(gè)普通的發(fā)文系統(tǒng)中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發(fā)文以后,根據(jù)批閱流程,由相關(guān)人員批閱,最后交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),如果同時(shí)配備了檔案管理系統(tǒng),對(duì)于需要進(jìn)行歸檔的文件,在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,還可自動(dòng)進(jìn)行歸檔管理,整個(gè)事務(wù)處理過(guò)程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網(wǎng)絡(luò)的高效率傳遞來(lái)提高辦公效率。

④網(wǎng)絡(luò)改進(jìn)了內(nèi)部信息控制的可靠性和準(zhǔn)確性,內(nèi)部辦公公自動(dòng)化系統(tǒng)可以根據(jù)各個(gè)崗位設(shè)置資源存取權(quán)限,可以對(duì)郵件、數(shù)據(jù)加密,還可結(jié)合電子簽名技術(shù)等來(lái)確保辦公的安全可靠進(jìn)行;

⑤網(wǎng)絡(luò)使遠(yuǎn)程辦公成為可能,現(xiàn)在許多大型集團(tuán)性企業(yè)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網(wǎng)絡(luò)的開拓,在各地建立銷售網(wǎng)點(diǎn),相互之間的辦公文件可以通過(guò)電子郵件傳送,商務(wù)會(huì)談也可以在網(wǎng)上進(jìn)

行,這可以大量節(jié)省辦公費(fèi)用,大大提高工作效率。

2.2對(duì)其他工作的影響

秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動(dòng)態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過(guò)程中,提供高質(zhì)量、有價(jià)值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。通常,依靠報(bào)紙、雜志、電視等手段獲得信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力,效

率很低,而計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入,使得秘書調(diào)研工作的效率成倍提高。首先,網(wǎng)絡(luò)的速度優(yōu)勢(shì)能為秘書調(diào)研提供第一手資料,秘書調(diào)研中常會(huì)遇到一些突發(fā)事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關(guān)鍵是充分占有材料,網(wǎng)絡(luò)無(wú)與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;

其次,網(wǎng)絡(luò)集信息之大成,它的豐富信息是秘書調(diào)研的“資料庫(kù)”,需要某方面的信息,只需輸入關(guān)鍵字,即可搜索到與此相關(guān)的所有信息,秘書可以從中仔細(xì)挑選,下載打印,細(xì)細(xì)研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動(dòng)中的分析、判斷、預(yù)測(cè),高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),更好地發(fā)揮助手作用。

3如何組織辦公自動(dòng)化環(huán)境下的秘書工作

辦公自動(dòng)化給秘書工作帶來(lái)如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動(dòng)化條件下的新情況、新特點(diǎn)及應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng),是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對(duì)于秘書工作來(lái)說(shuō),只是一種技術(shù)手段的更新,從管理的內(nèi)容或?qū)ο髞?lái)說(shuō),推行辦公自動(dòng)化還存在著一些誤解。

如何正確運(yùn)用好辦公自動(dòng)化,提高秘書工作水平,實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化呢? 在秘書工作中,應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃有步驟地從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度去組織這項(xiàng)工作：

一、認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作。要科學(xué)有效地建立辦公自動(dòng)化條件下的秘書工作規(guī)范,嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序。

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)日常性的事務(wù)處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運(yùn)用了自動(dòng)化軟件,由于這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié),檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié),即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要堅(jiān)持規(guī)范處理,使OA 與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。

二、認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動(dòng)化設(shè)備與軟件用在刀刃上,切實(shí)取得成效和經(jīng)驗(yàn)。

三、隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的推進(jìn),秘書人員的素質(zhì)需要不斷提高。

除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識(shí),提高自己的業(yè)務(wù)技能,單位或部門還應(yīng)組織或培訓(xùn)秘書人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件,使秘書真正成為一個(gè)辦公自動(dòng)化時(shí)代的行家里手,在辦公

自動(dòng)化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務(wù)工作。

四、重視設(shè)備與軟件的購(gòu)置,更要重視它們的使用與管理。

4秘書如何適應(yīng)辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對(duì)傳統(tǒng)秘書工作提出了挑戰(zhàn),處于轉(zhuǎn)型期的秘書人員應(yīng)努力適應(yīng)辦公自動(dòng)化新環(huán)境。

首先,從思想觀念上應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要性和長(zhǎng)遠(yuǎn)功效;其次,應(yīng)落實(shí)到自己的行動(dòng)上。秘書工作千頭萬(wàn)緒,錯(cuò)綜復(fù)雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段,尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用辦公自動(dòng)化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)秘書的新要求,充分發(fā)揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合,真正提高工作效率。

秘書工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功,是一個(gè)長(zhǎng)期的逐步提高的過(guò)程。如果秘書工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會(huì)影響整個(gè)單位的工作和效益。

因此辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)于秘書工作的現(xiàn)代化不僅重要,而且勢(shì)在必行。只有切實(shí)有效地逐步建立辦公自動(dòng)化體系,才能使秘書工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的嶄新局面。

第三篇：10文秘辦公自動(dòng)化測(cè)試題

10文秘辦公自動(dòng)化測(cè)試題

一、單項(xiàng)選擇題(本大題共18小題，每小題2分，共36分)

在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中只有一個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其代碼填寫在題后的括號(hào)內(nèi)。錯(cuò)選、多選或未選均無(wú)分。

1.辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱（A.OB B.IA

C.OA D.AO

C)

2.微處理器主要由____________構(gòu)成。(B)

A.總線和內(nèi)存儲(chǔ)器 B.運(yùn)算器和控制器

C.時(shí)鐘和運(yùn)算器 D.控制器和內(nèi)存儲(chǔ)器

3.在WindowsXP中，雙擊控制面板的____________圖標(biāo)，可以設(shè)置屏幕保護(hù)。(C)

A.口令 B.系統(tǒng)

C.顯示器 D.輔助選項(xiàng)

4.在Word中，段落“縮進(jìn)”后打印出來(lái)的文本，其文本相對(duì)于打印紙界的距離為(D)

A.頁(yè)邊距 B.縮進(jìn)距離

C.懸掛縮進(jìn)距離 D.頁(yè)邊距＋縮進(jìn)距離

5.段落標(biāo)記是在輸入____________之后產(chǎn)生的。(B)

A.句號(hào) B.Enter鍵

C.分頁(yè)符 D.Shift＋Enter

6.激光打印機(jī)的工作過(guò)程分成5個(gè)步驟，第3個(gè)步驟是(A)

A.顯影 B.形成靜電潛像

C.轉(zhuǎn)印 D.定影

7.計(jì)算機(jī)硬盤的容量比軟盤大得多，讀寫速度與軟盤相比(C)

A.差不多 B.慢一些

C.快得多 D.慢得多

8.若要快速打印分辨率高，無(wú)噪聲且高質(zhì)量的文件，可以選用下面哪種打印機(jī)？(D)

A.EPSON LQ-1900K2+ B.松下KX-P1121

C.EPSON LQ-1600K D.HP Laser jet 1100

9.數(shù)碼相機(jī)中的圖像文件可以存儲(chǔ)在____________中。(A)

A.PC卡 B.CCD

C.LCD D.A/D

10.復(fù)印機(jī)在使用之前必須先預(yù)熱，預(yù)熱時(shí)間大約為(B)

A.0～50秒 B.60～240秒

C.250～300秒 D.300秒以上

11.利用電話線路按V.42bis規(guī)程傳送數(shù)據(jù)時(shí)，波特率為9600，那么位率為

()

A.4800b/s B.9600b/s

C.19200b/s D.38400b/s

12.目前使用的傳真機(jī)一般是()

A.一類機(jī) B.二類機(jī)

C.三類機(jī) D.四類機(jī)

13.最容易處理網(wǎng)絡(luò)故障的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)是(D)

A.星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu) B.環(huán)型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

C.總線型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu) D.星型總線型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

14.快速以太網(wǎng)的工作方式是()

A.Token Bus B.Token Ring

C.CSAM/DC D.CSMA/CD

15.Internet上許多不同的網(wǎng)絡(luò)和不同類型的計(jì)算機(jī)賴以互相通信的基礎(chǔ)是

()

A.ATM B.TCP/IP

C.Novell D.X.2

516.擁有計(jì)算機(jī)并以撥號(hào)方式接入網(wǎng)絡(luò)的用戶需要使用(D)

A.CD-ROM B.鼠標(biāo)

C.電話機(jī) D.Modem

17.系統(tǒng)對(duì)WWW網(wǎng)頁(yè)儲(chǔ)存的默認(rèn)格式是(B)

A.PPT B.TXT

C.HTML D.DOC

18.下列有關(guān)電子郵件的說(shuō)法中，正確的是(A)

A.電子郵件是Internet提供的一項(xiàng)最基本的服務(wù)。

B.電子郵件的郵局一般在接收方個(gè)人計(jì)算機(jī)中。

C.電子郵件不能向世界上任何一個(gè)Internet用戶發(fā)送信息。

D.電子郵件可發(fā)送的多媒體信息只有文字和圖像。

二、填空題(本大題共12小題，每小題2分，共24分)

請(qǐng)?jiān)诿啃☆}的空格中填上正確答案。錯(cuò)填、不填均無(wú)分。

1.一般情況下，辦公信息處理至少要包括_數(shù)據(jù)處理___、文字處理、聲音處理、_圖像處理____和網(wǎng)絡(luò)支持等內(nèi)容。

2.對(duì)局域網(wǎng)中的計(jì)算機(jī)，Windows2003通過(guò)__網(wǎng)上鄰居_____可以訪問網(wǎng)中其它計(jì)算機(jī)中的信息。

3.在Word 2003中，為了看清文檔打印輸出的效果，應(yīng)使用__打印預(yù)覽____視圖。

4.用PowerPoint制作的幻燈片在放映時(shí)，要使每?jī)蓮埢脽羝g的切換采用向右擦除的方式，可在PowerPoint的____格式________菜單中設(shè)置。

5.對(duì)軟盤進(jìn)行物理格式化（能/不能）____能________消除軟盤上的計(jì)算機(jī)病毒。

6.計(jì)算機(jī)內(nèi)部各部件之間的通信是利用____二進(jìn)制________信號(hào)進(jìn)行的。利用這種信號(hào)進(jìn)行通信的線路長(zhǎng)度受到嚴(yán)格的限制，一般小于____30____米。

7.以太網(wǎng)的5－4－3規(guī)則中的4指的是____ 4臺(tái)網(wǎng)絡(luò)延長(zhǎng)設(shè)備________。

8.網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO提出的網(wǎng)絡(luò)參考模型的_____傳輸_____層協(xié)議。以太網(wǎng)實(shí)際上的通信協(xié)議只用了此模型的底下_____物理_____層。

9.一個(gè)以太網(wǎng)至少包含_____網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器_______、網(wǎng)絡(luò)工作站、網(wǎng)卡和傳輸介質(zhì)。

10.常見的因特網(wǎng)服務(wù)有_____萬(wàn)維網(wǎng)_______、_____電子郵件_______、_____文本傳輸協(xié)議______和_____遠(yuǎn)程登錄_______。

11.因特網(wǎng)信息檢索的主要檢索方法有_____位置檢索_______、詞語(yǔ)檢索、字段檢索和______范疇檢索______等等。

12.政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面臨的主要問題是__經(jīng)費(fèi)__________、__安全____和電子文件與電子簽名的法律效率問題。

三、簡(jiǎn)答題(本大題共6小題，每小題4分，共24分)

1.請(qǐng)寫出微型計(jì)算機(jī)硬件的四個(gè)主要組成部件并作簡(jiǎn)單介紹。

答：CPU、內(nèi)存(主存)儲(chǔ)器、輔助存儲(chǔ)器、輸入/輸入設(shè)備

2.請(qǐng)說(shuō)明PowerPoint2003新建演示文稿的四種方式。

答：1.右鍵單擊桌面，選擇新建-microsoft powerpoint文件

2.打開Powerpiont，選擇文件-新建

3.打開Powerpiont，點(diǎn)擊常用工具欄上的新建圖標(biāo)

4.開始菜單-新建office文檔-新建microsoft powerpoint文檔。

3.請(qǐng)寫出復(fù)印機(jī)的操作規(guī)程。

答：

4.寫出圖文傳真三類機(jī)中主要的發(fā)送和接收模塊。（用圖形或文字回答都可以）答：

5.如何設(shè)置NetMeeting V2.1的呼叫功能。

答：

1、選擇“工具”菜單里的“選項(xiàng)”。在彈出的對(duì)話框中的“目錄設(shè)置”輸入“ils.nbip.net”，然后確定。

2、選擇“呼叫”菜單里的“登錄到ils.nbip.net”，稍候正在登錄。

3、如果連接成功，此時(shí)Netmeeting的右下角“網(wǎng)絡(luò)連接”圖標(biāo)變綠；

4、選擇“呼叫”菜單里的“目錄”菜單項(xiàng)。

5、顯示出所有在線用戶。您可以選擇一個(gè)進(jìn)行呼叫

6.如何更改IE主頁(yè)？

答：打開IE，在IE右側(cè)找到工具按鈕，點(diǎn)擊并在下拉菜單中選擇“Internet選項(xiàng)”，在“Internet選項(xiàng)”窗口中的“常規(guī)”標(biāo)簽下，第一個(gè)就是“主頁(yè)”欄，在“主頁(yè)”欄中輸入要設(shè)為主頁(yè)的網(wǎng)址，按確定即可。

四、問答題(本大題共2小題，第一題,5分，第一題11分，共16分)

1.為什么對(duì)于同樣的檢索項(xiàng)各個(gè)檢索工具會(huì)給出差別相當(dāng)大的檢索結(jié)果？請(qǐng)舉例說(shuō)明。

答：

2.a.請(qǐng)將下面文字設(shè)置成可印刷出版的版面（所需元素自定）

b.在工具菜單中 將“用戶信息” 設(shè)置成內(nèi)容為：姓名： 考生姓名；郵件地址： 廣州（對(duì)話框截屏圖片）。

附：

小資和憤青

上海是小資的大本營(yíng)，北京是憤青的大本營(yíng)———小資和憤青是當(dāng)代中國(guó)青年的兩大陣營(yíng)。小資的標(biāo)簽是“帥呆”，憤青的標(biāo)簽是“酷斃”。

大體說(shuō)來(lái)，憤青的一切行為，都是與小資對(duì)著干的。比如小資戴假發(fā)，憤青就剃光頭。小資染發(fā)，憤青就文身。小資佩一副耳墜，憤青就掛一只耳環(huán)。小資衣帽光鮮，憤青就蓬頭垢面。小資抽煙，憤青就吸毒。小資喝水，憤青就喝酒。小資吃麥當(dāng)勞，憤青就蹲大排檔。小資打的，憤青就飆車。小資安安靜靜日光浴，憤青就瘋瘋癲癲裸奔。小資用香腸喂自家的狗，憤青就用硫酸潑公家的熊。小資在家上網(wǎng)，憤青就嘯聚網(wǎng)吧。小資去新馬泰，憤青就去登山；小資蹦迪，憤青就蹦極。小資愛說(shuō)洋話，憤青就操國(guó)罵。小資迷瓊瑤，憤青就迷金庸。小資看大片，憤青就看毛片。小資合租，憤青就同居。不難看出，小資是顫抖的甜果凍，憤青是憤怒的酸葡萄。小資玩的是深沉，憤青玩的是心跳。小資總是傾向于把品位裝得比實(shí)際高，憤青卻總是傾向于把品位裝得比實(shí)際低———以此掩飾其實(shí)際上的更低。

當(dāng)代小資的人數(shù)顯然比當(dāng)代憤青的人數(shù)多得多，這使我有理由對(duì)當(dāng)代青年的總體評(píng)價(jià)較好。眾所周知，“文革”時(shí)期的中國(guó)青年，是以憤青為主流的。一個(gè)以小資為主流的時(shí)代，顯然比一個(gè)以憤青為主流的時(shí)代更為進(jìn)步。但當(dāng)代憤青的人數(shù)雖少，其言論能量卻比小資大得多，在互聯(lián)網(wǎng)上尤其如此。原因在于，憤青是較為狂熱的。一個(gè)憤青的聲浪，可能比十個(gè)乃至百個(gè)小資的聲浪更大。

小資更有建設(shè)性，憤青更具破壞性。“比下有余”固然使小資略有優(yōu)越感，但小資更強(qiáng)烈地意識(shí)到自己的“比上不足”。憤青基本上沒有“比下有余”的心理空間，因此“比上不足”不再是隱痛，而成為難以容忍的刺痛，這刺痛使他們成為憤怒的刺猬，除了向上攻擊，別無(wú)其他出路能夠釋放其郁積過(guò)多的心理能量。

中國(guó)的小資多是真小資，但中國(guó)的憤青卻多是假憤青。真小資雖然無(wú)害，但也非常無(wú)用，他們較關(guān)注一己的私利，而不太關(guān)心國(guó)家的現(xiàn)實(shí)和未來(lái)。假憤青關(guān)心國(guó)家大事，但卻可能把國(guó)家再次拖向以大亂為大治的深淵。假憤青更關(guān)心國(guó)際局勢(shì)，但他們頂多為恐怖主義歡呼，卻不會(huì)真的成為恐怖主義分子。中國(guó)的憤青雖然比中國(guó)的小資有害得多，但其害處也并不甚大，最大的受害者是憤青自己，無(wú)益的怒火燒毀了他們僅有的一生。作為一種“中國(guó)特色”，中國(guó)的小資老了，依然是汗不敢出的老頑童；而中國(guó)的憤青老了，卻依然是敢怒不敢言的愣頭青。

第四篇：文秘辦公自動(dòng)化實(shí)習(xí)報(bào)告

實(shí)習(xí)時(shí)間：6月9日至13日

實(shí)習(xí)地點(diǎn)：機(jī)房

實(shí)習(xí)內(nèi)容：辦公自動(dòng)化

指導(dǎo)老師：何偉民、朱海蓉

實(shí)習(xí)生：李文

為了讓我們可以快速掌握辦公自動(dòng)化軟件的使用，鞏固文秘專業(yè)的主業(yè)知識(shí)，提高實(shí)際操作技能，豐富實(shí)際工作和社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，掌握操作技能，將所學(xué)知識(shí)用于實(shí)際工作，文秘辦公自動(dòng)化實(shí)習(xí)報(bào)告。按照學(xué)校的安排，給我們文秘071班制定了相應(yīng)的實(shí)習(xí)計(jì)劃。

注重在實(shí)習(xí)階段對(duì)所學(xué)的文秘理論知識(shí)進(jìn)行進(jìn)一步的鞏固和提高，以期達(dá)到根據(jù)理論知識(shí)，指導(dǎo)日常的工作實(shí)踐的目的。收到了較好的效果。主要實(shí)習(xí)情況報(bào)告如下：

實(shí)習(xí)的第一天，老師給我們安排的主要課程就是訓(xùn)練文字錄入，也就是要練習(xí)我們的打字速度。老師要求我們要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是每分鐘至少50字。上午測(cè)試一次打字速度，下午還會(huì)繼續(xù)測(cè)試打字速度，看看成績(jī)是否有所提高。而我們的打字速度測(cè)試的成績(jī)主要是看在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)打字的平均速度以及正確率。記得我上午測(cè)試的成績(jī)是86字每分鐘，正確率96%，看起來(lái)似乎還不錯(cuò)。但是我沒有因此而覺得練習(xí)打字沒有必要再繼續(xù)了。下午我仍然繼續(xù)努力，所以我測(cè)試的成績(jī)是108字每分鐘，正確95%。看來(lái)一天的強(qiáng)化訓(xùn)練對(duì)我們還是有很大作用的。

第二天，老師的授課內(nèi)容主要是Word文檔排版和Excel表格的使用。在課上，老師不僅教了我們Word排版和Excel表格的基礎(chǔ)應(yīng)用。其中，還教了我們一些在日常生活中經(jīng)常會(huì)碰到的一些很難解決的問題，但是又是書本上所沒有提到的內(nèi)容，實(shí)習(xí)報(bào)告《文秘辦公自動(dòng)化實(shí)習(xí)報(bào)告》。例如：一些你想要的文章或資料在網(wǎng)上不能復(fù)制為自己所使用的情況下，我們可以把你所需要的內(nèi)容另存為一個(gè)文件名，這樣就可以輕松地解決類似的問題了。或者是把一些帶有表格的資料內(nèi)容復(fù)制以后如何去掉那些表格框，觖決的方法就是我們可以先打開Word文檔，然后在編輯里找到選擇性粘貼里面的無(wú)文本格式，或者是單擊表格中的轉(zhuǎn)換里面的表格轉(zhuǎn)換成文本就可以了。

第三天，老師教我們?nèi)绾沃谱鱬owerpoint演示文稿以及如何將一些較長(zhǎng)的文件復(fù)制到powerpoint演示文稿中，然后使用大綱中的升級(jí)和降級(jí)中進(jìn)行操作和處理。同時(shí)，老師還教我們?nèi)绾螌?duì)圖象進(jìn)行拆除和組合。其余時(shí)間，還是由我們自行支配。對(duì)于不熟悉的操作進(jìn)行反復(fù)練習(xí)，直到熟練為止。再就是可以練習(xí)打字，提高打字速度。

相比較前三天而言，第四天是比較輕松的。班主任讓機(jī)房的老師給我們接了網(wǎng)線，先是給我們講了一些在網(wǎng)上如何搜索資料以及如何使用Email來(lái)收發(fā)郵件。由于比較基礎(chǔ)，大家基本都會(huì)。其余的時(shí)間，老師讓我們自由支配。同學(xué)們也比較自覺，有的打字速度達(dá)標(biāo)的就在查資歷料。沒有達(dá)標(biāo)的則都在勤奮地打字，想要提高打字速度。因?yàn)橄挛缋蠋熯€要對(duì)我們的打字速度進(jìn)行最后一次測(cè)試，并且把測(cè)試的成績(jī)記錄好。

最后一天，我們實(shí)習(xí)的地點(diǎn)不是在機(jī)房而是且院辦公室。我們這一天的主要任務(wù)主要就是熟悉辦公室打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品的主要功能以及使用方法。并且，教了我們?cè)谂龅酱蛴C(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)日常所會(huì)出現(xiàn)的一些問題如何去解決。

經(jīng)過(guò)為期一周的辦公自動(dòng)化實(shí)習(xí)，讓我收獲頗多。首先，讓我們了解了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一些日常辦公的基本范圍：

1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲(chǔ)存等功能的文字信息處理；

2、能高效率、大容量地登記、分類、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢；

3、能在網(wǎng)上查詢、下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件、運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化。

其次，也讓我們了解了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能有：①文字處理。辦公業(yè)務(wù)中最大量的工作是文字處理，包括對(duì)中外文字進(jìn)行編輯、排版、存儲(chǔ)、打印和文字識(shí)別等功能。②數(shù)據(jù)處理。包括數(shù)值型和非數(shù)值型辦公信息的處理。③資料處理。包括對(duì)各種文檔資料進(jìn)行分類、登記、索引、轉(zhuǎn)存、查詢和檢索等。⑤圖形、圖像處理。包括對(duì)圖形和圖像的輸入、編輯、存儲(chǔ)、檢索、識(shí)別和輸出等。⑦網(wǎng)絡(luò)通信。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵技術(shù)之一。它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源，同時(shí)便于和外界的信息聯(lián)系。

第五篇：文秘與辦公自動(dòng)化自薦信

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

您好！首先感謝您在百忙之中抽時(shí)間來(lái)閱讀這封自薦信。

我是廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院文化與傳播系文秘與辦公自動(dòng)化專業(yè)好范文。在此臨近畢業(yè)之際，我希望能得到貴公司的賞識(shí)與栽培。為了發(fā)揮自己的才能，特向貴單位自薦。

“誠(chéng)以修身，信以立業(yè)”作為廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院的校訓(xùn)，我一直把它銘記在心，誠(chéng)信做人，立志要在大學(xué)三年里全面發(fā)展自己，從適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要而提高自身的素質(zhì)，將來(lái)真正能在本職工作上做出成績(jī)，為母校爭(zhēng)光。

寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來(lái)。大學(xué)三年的生活期間我以勤勉進(jìn)取的積極態(tài)度，全方位地充實(shí)鍛煉自己，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握了較為扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。在掌握了本專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，不忘拓展自己的知識(shí)面，我當(dāng)班委和學(xué)生會(huì)工作的一些經(jīng)歷使我認(rèn)識(shí)到團(tuán)結(jié)合作的重要性，也學(xué)到了很多社交方面的知識(shí)，增加了閱歷，相信這對(duì)我今后投身社會(huì)將起重要作用。

現(xiàn)在，我以滿腔的熱情，準(zhǔn)備投身到現(xiàn)實(shí)社會(huì)這個(gè)大熔爐中，雖然存在很多艱難困苦，但我堅(jiān)信，大學(xué)生活給我的精神財(cái)富能夠使我戰(zhàn)勝它們。

最后，再次感謝您閱讀我的自薦信！

忠心祝愿貴公司事業(yè)蒸蒸日上!

此致

敬禮!