第一篇：辦公自動化系統

項目詳情

OA（辦公自動化系統）

項目簡介教育行政辦公自動化（Office Automation簡稱OA）系統是針對中小學校領導、教師利用網絡辦公的一套網絡軟件。OA是為具有城域網環境或具有內部局域網的教委量身定做的產品。

辦公自動化系統的重點在于信息產生、傳遞、發布和流程控制。

在此，以下幾個特性貫穿整個流程的始終： 機構/部門/人員：所有的系統操作流程控制，都是因具體的機構/部門/人員的不同而設置的，而系統中某一信息的產生、信息的發布和傳遞等等，都是針對特定的機構/部門/人員的。所以，主體對象的選擇是一個共同的問題。信息傳遞和發布：當一個特定的信息需要告知特定的人員或部門時，可以通過多種渠道進行，如將主題內容發消息，發郵件，發布公告等等。所以選擇發布方式也是貫穿系統始終的。

信息檢索和打印輸出：系統所有用戶均需要在必要的時候對需要的內容進行檢索，并可以將結果和具體內容進行打印輸出。因此以上四個功能應該貫穿整個系統的各個模塊中。

辦公自動化系統對于教委和學校內部、教委和學校之間、學校和學校之間按照教育系統內部辦公的流程通過信息化的方式，為教育行政管理進行了全新的闡釋。

需求和計劃

整個項目的功能規格說明書和開發計劃說明書，描述了整個項目的人員，項目控制、風險、限制，開發計劃和業務系統組成及系統模塊介紹、各模塊用例和事件流分析、系統安全、技術體系等方面內容。

OA功能規格說明書.pdf

OA開發計劃.pdf

設計和實現

軟件設計規格說明書包含了項目設計要點、架構和策略、主要類和接口設計、數據庫設計等方面，代碼部分是具體實現的案例。

OA軟件設計規格說明書.pdf

測試

包括測試計劃、測試用例、評估結果，針對項目的系統化規范化的測試案例。

OA測試計劃.pdf

OA測試用例.pdf

OA測試評估報告.pdf

第二篇：辦公自動化系統解決方案

和銳辦公自動化系統由通用辦公系統、輔助決策支撐系統、辦公服務系統三部分組成。用戶可以隨時根據單位的具體業務情況進行配置，用戶得到的不僅是單獨的功能模塊和應用系統，而是一套完整的單位自己的辦公管理信息系統，以及和銳公司為您提供的服務。

----和銳通用辦公系統是公司集多年的應用系統開發經驗，所推出的以溝通、協調、控制為宗旨，適合不同性質、不同組織結構的政府部門、企事業單位使用的，基于lotus notes開發的辦公自動化軟件。系統充分利用intranet/internet這一現代化的辦公資源，實現管理規范化、現代化，解決了目前在計算機應用中普遍存在的“有路無車”的尷尬局面。

----輔助決策支撐系統以數據庫技術為基礎，把各類復雜的業務工作納入計算機管理系統中，同時連接各個專業業務數據庫，為領導提供各方面的文字、表格、圖形等統計資料及情況，為領導決策提供依據。

----辦公服務系統包括多媒體服務、視頻電話、手寫輸入、語音錄入控制等用以支持和服務辦公的系統。

第三篇：辦公自動化系統管理辦法

辦公自動化系統管理辦法

第一章 總 則

第一條 辦公自動化（簡稱OA）是指基于Internet/Intranet技術，以數據庫為核心，利用工作流概念，為分散在各地的工作人員提供一個信息共享，協同辦公的網絡環境。

第二條 我院辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以朝華OA辦公自動化系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋學院各部門的辦公信息管理系統，實現院內網上辦公和信息資源共享。該系統是學校信息化建設與管理工作的重要組成部分，是提高學院整體管理水平的重要手段。

第三條 為了加強我院OA系統管理，保障我院辦公自動化系統能夠得以順利推廣、應用及正常運行，特制定本辦法。

第二章 系統構成與功能

第四條 學院OA系統基于Lotus Domino/Notes系統運行，由Domino服務器系統和Notes客戶機端系統組成。Domino服務器上安裝朝華OA辦公自動化系統數據庫，向用戶提供辦公數據和文件信息的存儲和共享，是OA系統的數據中樞；Notes客戶機端供全院各部門和全體用戶用于信息及文件輸入、修改和流轉、閱覽操作。

第三章 組織管理與職責

第五條 教務處現代教育與信息中心負責OA系統服務器的管理維護和日常運行。主要職責包括：

1、負責OA系統軟件的開發升級管理；

2、制定、落實OA系統有關規章制度；

3、承擔學院各部門領導、信息員和相關人員的培訓和技術指導工作；

4、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；

5、保障學院各部門和各用戶與OA服務器網絡的正常連通。

6、負責系統用戶注冊管理、日常運行的技術維護、系統功能的不斷完善。

第六條 學院各部門和各用戶是OA系統的終端用戶，學院各部門要結合本部門的實際，制定相應管理辦法，并指定部門信息員，負責部門的辦公信息的收發、處理、存檔，以及本部門OA辦公自動化系統終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作。

第七條 學院各部門可根據本部門管理實際需要自行配置和開發業務管理軟件，例如：學生管理軟件和教務管理軟件，但應在教務處現代教育與信息中心的協調下按照統一數據標準進行，避免系統沖突和資源浪費，保證與OA系統的兼容性，實現內部辦公信息的共享性。

第四章 信息管理

第八條 OA系統所涉及的各種公文處理、會議管理等程序按照我院相關公文、會議處理辦法的規定辦理。

第九條 各單位在OA系統中所發布的信息，應先交由本部門領導審核。各部門領導對本部門在OA系統中發布的信息的可靠性和嚴肅性負責。

第十條 系統正式運行后，學院各部門領導和各部門信息員必須在每個工作日的上班后一個小時內，下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送。

第五章 系統安全與保密

第十一條 所有用戶應認真貫徹執行《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和公安部《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，嚴格遵守《中國教育和科研計算機網暫行管理辦法》及校園網管理的有關規定。

第十二條 OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

第十三條 OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

第十四條 OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。

第十五條 所有使用該系統的人員均有保密的責任。不得隨意發布涉及國家和學校機密以及其它不宜發布的信息。

第六章 責任與處罰

第十六條 為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理辦法，違反者應承擔相應責任并接受處罰。

1、不執行本辦法第三、四章規定，影響信息的正常接收、處理、傳送、存檔，導致系統不能正常運轉的單位，學院對相關責任人及所在部門予以通報批評。

2、違反本辦法第五章規定，造成不良影響、導致系統損壞等后果者，給予行政

處分。造成損失的，除賠償損失外，并視情況予以5000元以內的經濟處罰。

第七章 其 它

第十七條 本辦法由教務處現代教育與信息中心負責解釋。

第十八條 本辦法自發布之日起試行。

第四篇：政府辦公自動化系統

政府辦公自動化系統

政府辦公自動化系統是實現政府機關內部辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的信息系統。其總體目標是：以先進成熟的計算機和通訊技術為主要手段，建成一個滿足政府機關辦公自動化業務需要的辦公信息系統，使政府機關內部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，收到良好的社會效益。提供政府機關內部各處室之間計算機網絡之間的信息交換和公文交流，建立高質量、高效率的信息網絡，為領導決策和機關辦公提供服務，實現機關辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。

一、功能介紹

1.個人辦公

個人辦公主要用于個人事務的處理，包括電子日歷、電子郵件、活動安排、待辦文件、待辦事宜、個

人資料、個人通訊錄等應用。其中工作日歷、電子郵件、活動安排為Notes 內置的功能，屬于電子政務的

基本應用；名片夾和待辦文件則是用戶個人事務安排。

電子郵件：用于收發Notes 電子郵件，很重要一點就是處理自己郵件庫中的待辦文件。工作日歷：計算機內置的電子臺歷可使您輕松地安排的各項事務活動。待辦文件：集中處理來自各工作流應用模塊中的批辦件，如公文處理中的收、發文件等。待辦事宜：可以根據用戶設置的事件計劃表來提醒用戶將準備辦理哪些事情。個人資料：錄入個人信息，具有編輯、存儲、管理功能。

2、公文處理

公文處理系統提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并具有透

明的文件運轉流的特征，文件辦理者可以及時、清楚地了解文件當前運轉狀態，真正實現了流程跟蹤、監

控“智能化”的功能。收文處理：對網上各單位發送來的辦文按類別、單位、密級等進行分類登記，如果是“辦文”，則需

由文秘部門送交分管領導進行文件批示處理，“閱件”則需呈領導閱。發文處理：可以起草公文和辦理公文（如核稿、審稿、會簽、簽發等）。提供手工辦文與電子辦公的

結合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。督辦管理：對領導交辦或上級交辦的任務和有辦理期限的文件（通常來自收文系統中收文）進行登記、督辦，提供文件辦理進程的跟蹤，提醒經辦人注意時間的安排。

信訪管理：為局舉報投訴中心或辦公室提供對信訪件進行登記辦理和處理。

3、檔案管理 文件查詢：文件查詢庫自動接受來公文管理系統中各類收文和發文文件文檔，并提供給大家提供一個公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業務管理：檔案管理系統保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所。“檔案管理”不僅可以與公文處理系統結合

使用，處理已歸檔的收文、發文、簽報等文件，也可以獨立使用，用于登錄非公文處理系統處理的其他文 件。其中包含的檔案借閱，提供提供對系統內人員借閱檔案的管理。

4、行政事務

提供諸如車輛管理、固定資產等具體業務處理功能，包括車輛管理、固定資產管理、接待管理、會議

管理、人事管理等。

業務審批：審批人在這里進行統一的審批，不必再到各個數據庫里進行審批。當然，審批人也可以選

擇到他的郵件里審批。

車輛管理：由行政處對各部門使用車輛進行網上管理，包括車輛安排、車輛動態顯示、派車單、車輛

檔案、車輛駕駛員、油耗、車輛維修保養等相關內容管理。

固定資產管理：由行政處對全局固定資產進行申請購買、登記、報廢等管理。后勤管理：由行政處對本局的清潔衛生資料、水電使用情況等管理。接待管理：由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進行安排管理。

呈批管理：對請假、資料搜集、會議室使用和計算機耗費品領用進行管理。

會議管理：主要以一個月一次的局務會議為主，進行會議的組織、會議室安排、人員通知與確認、議題準備與討論、會議紀要等管理。

工作計劃：配合會議管理，提供工作計劃的登記、審批和歸檔查詢。

人事檔案管理：對人事檔案進行登記、編輯、刪除及進行調動、任免操作。

5、綜合信息

提供質監信息、公告欄等一些信息查詢數據庫

質監信息：質監信息數據庫是個多功能的模塊，它集合了內部辦公信息，以 簡報形式存在，形成正

式刊物。它還可以完成信息的統計和歸檔，便于瀏覽和管理。部門信息：用于登記一些部門內的信息，用于在網上發布。

公告欄：用于發布各種會議公告、通知、消息等，發布后的信息所有網絡用戶都可以查閱。

網上討論：網上用戶就某一討論主題、討論熱點發表意見和見解，進行思想交流。

6、綜合資料

綜合資料包括處室資料、通訊錄等一些資料數據庫。

政策法規：用于登記一些與本單位相關的國家重要法律條文及本系統有關規定。處室資料：提供一些重要領導講話、互聯網資料及一些報紙、雜志、圖書資料。

通訊錄：既公用通訊錄，提供直屬機構、分支機構、三級機構及一些其他重要單位的通訊信息，如地

址、郵編、電話等。

7、系統管理

管理員在這里進行機構設置、人員配置、ACL 控制和主題詞維護等操作。

二、政府辦公自動化系統建設問題分析

問題一：政府辦公自動化系統的核心是什么？

我們團隊在開發之前，從各種渠道收集過許多不同廠商OA系統的產品說明，經分析發現大部分廣做宣傳的OA系統功能都比較豐富，比如公文管理、會議管理、檔案管理、車輛管理、人員管理等等很多功能，但這些OA系統真正讓政府客戶使用得效果如何呢？客戶最關心那一塊功能？這兩個問題我發現很多OA廠商沒有分析精確！這其實是政府OA系統開發中最關鍵的問題，如果這個問題解決不了，其它功能開發得再深入，再完善，也是無濟于事。我們分析很多部門政府客戶的需求，發現如下答案：

政府OA系統的核心是公文管理，公文管理中最核心的是流程管理與公文編輯器。有些客戶最開始要求廠商開發OA系統時，出于功能的豐富性，提出很多功能模塊的需求，比如車輛管理、會議管理以及其它輔助辦公管理模塊。但經過一段時期的系統運行后，會發現90%的政府工作人員，90%的時間都只應用公文管理模塊，所以這個模塊出得問題最多，客戶的定制需求也最多。其它功能模塊最終會成為一種擺設（除非領導有特殊要求，但即使領導有要求，因為最開始開發時，沒有深入調研相關業務部門的需求，這些功能模塊最終還是用不起來）。

所以筆者建議，客戶方和OA開發廠商應該拿出80%的精力放在公文管理模塊中來，以滿足絕大多數用戶使用OA系統的需求。至于其它功能模塊，比如車輛管理、會議管理，其實可以做為業務管理系統來定制開發，不歸于OA系統，單獨調研，單獨開發。

筆者可能有些逆潮流而為之嫌，因為目前的OA概念是“協同OA”，要求OA系統解決全部的政府辦公需求。但筆者認為“協同OA”是OA系統+各業務管理系統+基礎數據管理+統一權限管理。所以核心OA系統的主要建設目的是解決公文流轉問題、解決無紙化辦公問題、解決電子公章問題。

問題二：公文流程問題，是應用工作流，還是讓客戶自行動態定義流程？

我發現IT真是個炒概念的領域，前兩年炒得比較熱的“工作流系統”，近期已經歸于平靜。本人就是不相信，或者不相信國內的IT公司近期能做出一個可以解決全部業務功能需求的“萬能、通用系統”，如果能做出這種系統，肯定是Microsoft公司，如果連Microsoft公司都不做這種系統，您認為有必要做嗎？

本人認為這個概念的出發點是好的，想抽象出系統的流程邏輯部分，減輕二次開發的工作量。但到了中國IT同事這里，好象就有些走調了，變成了萬能地、通用地可以解決全部問題的系統。好了，不說了，本人其實不懂工作流，瞎說一通，內行人不要見怪。

言歸正傳，問個問題：“您說，政府客戶的工作流程能事先定義好嗎？”我感覺至少在中國是不能定義的，因為可變的情況太多。比如，一篇公文如果是普通工作人員擬稿，則需要部門領導審核把關;但如果是部門領導自己擬稿呢？這只是最簡單的例子，其它的特殊例子太多了，尤其是在辦事流程中，即使經手的政府工作人員可能有時也不知道下一步應該如何辦，所以才經常去請示領導。

因此，我認為政府客戶不需要，也不可能用一個事先定義好流程的辦公自動化系統;而是需要一個可以每一步都讓客戶自己動態選擇下一步操作和對象的動態流程辦公自動化系統。

問題三：如何讓OA系統維護、系統管理更加方便？

其實這又回到一個問題，是“以技術為中心”，還是“以客戶為中心”，政府客戶當然要求以“客戶為中心”。所以很多招標文件中都要求“系統簡單易用、便于維護”。這到也是，花了錢，誰還想買個負擔。

但目前的主流OA系統，維護使用便捷性如何呢？我可以舉個例子，目前很多政府OA系統都是基于Domino開發的，從前使用這種OA，必須要求客戶首先培訓Notes。現在出于方便性，都是基于Domino的B/S版本的OA系統，最終客戶的方便性是提高了，但系統管理員還是沒有脫離苦海，用戶管理、系統配置沒有經過專業的Notes培訓，的確是用不起來。

所以我認為好的政府OA系統，要解決各種最終用戶的使用便捷性。解決方案有：應用其它開發平臺，比如J2EE或者.NET。這樣才可以從根本上解決最終用戶的使用方便性，系統管理員維護的便捷性。

第五篇：辦公自動化系統功能總結

辦公自動化系統功能總結

辦公自動化系統經過幾年的不斷發展，經過了多次較大的設計變動，目前整體設計與順德版本相比有了根本性的轉變。在整體功能、界面展示、功能擴展及系統穩定上均有了較大程度的改進與提升。

系統開發平臺以LOTUS為主，整體系統通過文檔型數據庫、關系型數據庫、WEB開發技術等相結合共同構建，避免系統受單一平臺或單一技術的制約，從而保證了系統功能的進一步完善與可擴展。

隨著對政府工作業務的日益熟悉，以及開發技術的不斷加強，系統內用戶直接操作的欄目模塊從原來的七八個欄目擴展到近三十個欄目，涉及辦文、辦會、辦事、資訊等多個方面，與以前僅停留在收、發、傳閱文件相比，內容更加充實。

一、設計原則：

1．以文件審批為核心：

① 針對復雜單位內各部門獨立分工、獨立處理一定事務的實際狀況，實現復雜單位內部文件流轉的橫向聯系。

② 加強單位間文件的會簽、聯合審批、聯合發文、上發下達等縱向聯系。③ 加強工作流程的配置與完善、實現工作流程的可定義。④ 加強領導對部門內部工作績效的監管。2．以知識管理為目的：

政府是文件信息資源最大的擁有者，也是最大的利用者。如何有效的組織文件、如何在文件與文件間建立相互聯系、如何方便的調用、查閱、參考及管理文件，是知識管理的主要內容。

3． 以解決實際需求為目的：

① 通過多個文件的組織，加強事務間的邏輯關系，使復雜事務有序化。② 通過與短信、傳真等第三方軟件的接合，進行有效的功能擴展。③ 通過即時通訊功能，加強工作人員間的即時聯絡與工作討論。

④ 以個性化設置滿足不同人員的使用需求。

三、整體功能的提升： 1． 工作流程可定制

用戶能夠利用系統提供的功能，自由定制具體的工作流程，操作界面簡單清晰。實際流程發生改變時，用戶可隨時修改對應的程配置關系，修改之后的流程即時被系統運用。

該工作流程可以包括：催辦、跨部門發送、跨（局）單位發送、部門與部門間的發送、接收部門的獨立簽收與處理、多領導會簽、會辦和分辦等工作方式和步驟。幾乎包括了政府工作部門對文件審批過程中的所有可能方式。這些內容是在充分熟悉政府工作方式的基礎上提煉出來的，全面、豐富、具有很強的針對性。

每個單位及部門均可通過簡單的流程配置操作，實現本部門對應業務工作流程的規范化。部門與部門之間，不同業務之間的工作流程互不影響。

2． “審批件”與文件“清樣”的分別建立

文件審批過程中實現了修改痕跡的保留。方便用戶查看當前文件是什么人在什么時候進行了什么樣的修改。同時用戶可以選擇“查看修改痕跡”或“不查看修改痕跡”（即查看正式文件）。通過這種查看模式的轉換，用戶對文件的正式內容以及修改情況都可以有一個非常清晰的了解。

文件審批完成，系統將自動生成一份清樣，并套用對應的的紅頭文件格式，隱藏所有修改痕跡，方便文件的上發下達。同時各單位對收到的文件不可修改。

審批件與清樣均由系統自動與處理表保存在一起，無需用戶手動上載，符合政府單位的文件處理方式。

3． 單位工作績效的監管

系統將自動對每個單位進行“周統計”和“月統計”。在某時間段內該單位起草了多少份文件，登記了多少份文件、辦結了多少份文件、超期未辦理多少份文件，等等信息全方面進行統計。

單位領導可查看所轄單位的相關信息，大領導可查看多個單位的信息。通過這種方式，不僅可以全面掌握系統的使用情況，更可以對每個單位的工作績效進行統計、分析和比較，利于對工作績效的監管。4． 代理人的設定

用戶可以方便的設定代理人，并可設定代理的時候范圍。在其他設定的時間范圍內，發給該用戶審批的文件將同時會發一份給其指定的代理人。兩人均可以對文件進行處理，以簽收為準，誰簽收誰處理，非常靈活。

這種處理機制適用于領導指定意見補登人、工作人員外出或工作暫時代理等情況。

5． 靈活的文檔及文檔匯總打印功能

系統提供了完善的文檔打印功能，以符合政府辦公的實際需求。用戶可以自由建立規范化的文件格式模板，通過點擊打印按鈕，系統將套用對應模板自動生成標準化的WORD文檔，供用戶在對細節進行調整之后，方便的打印出來。

該功能同時支持對符合一定條件的多份文檔進行匯總打印。從而適用于文件匯總表、文件歸檔表、文件統計結果打印等多種場合。也是數據統計分析的一種展現方式。

6． 組織結構的樹性顯示與管理

對于多級政府部門聯合運用的系統來說，涉及到上百個單位部門，近千名工作人員，以樹形結構的方式的顯示出對應的組織結構，不僅符合工作人員對組織結構圖的查看習慣及思維方式，更重要的是非常方便文件發送過程中對接收單位、接收人員的選擇。

系統還可以通過自定義的方式如將“黨員”、“中層領導”等地人員進行分類顯示，還可以通過建立“五套領導班子“、“市（區）直屬單位”等分組，對各單位進行分類顯示，使用非常方便。

7． 復雜事務的有序性處理

對于政府單位一些復雜的事務。系統提供了有序性處理模式。以組織會議為例。當政府單位組織一場較大型會議時，往往需要安排協調諸多事宜。如：收集會議議題、確定會議的日程和議程、領導批示相關文件、申請會議室、通知相關參會單位及個人、會議材料的匯總等等。事務繁雜。

通過本系統，只需要用戶輸入最初的數據內容，即可由系統來完成會議文件間的相互關聯。同一個內容，用戶只需要錄入一次，則在其他所有需要用到該內容的地方，由系統自動生成，大大降低了用戶的重復操作。

8． 文件信息的全面掌握

一份文件，可能會發送給幾個甚至幾十個單位，有些單位甚至有多個接收人。那些單位接收了，那些單位回復了。那些單位需要催辦，這些事務一直為文件發送人員所煩惱。本系統自動統計這些數據，讓用戶在一個頁面上就清楚知道相關的信息，并可方便對未簽收單位的進行催辦。

9． 知識管理中心提供決策支持

知識管理是將各項文檔資料進行合理運用的一個過程。文檔資料一方面來源于政府內部生成的各項文件，另一方面來源于政府人員從各種媒體獲取的各項資訊。通過設定相應的閱讀級別，對各項文件進行分權限、有層次的管理。

當領導在對某份文件進行批示或決定某項事務時，通過簡單的操作，系統能夠自動將相關的文件資料檢索出來，以參考資料的形式有條理的展現，方便決策者全面掌握該事務所有相關情況，從而做出訊速而準確的處理。

10． 數據統計與分析功能

系統提供了數據統計與分析功能，使系統不再僅僅是單純的文件流轉，而是一個能夠提供一定的決策支持的智能化辦公系統。

如上圖所示，系統可以將系統中產生的各項數據進行匯總分析，并生成“餅圖”或“柱圖”。以不同方式進行橫向或縱向的比較，為工作人員的決策提供輔助。

11． 管理全局化

對單位信息的管理是一個復雜而瑣碎的過程。尤其是發生了組織變動或人事調整的時候，各相關單位的內容均需要做相應調整。為了簡化管理員的操作強度，系統提供了對各單位信息進行統一管理的功能。

系統管理員同時可對包括用戶權限的設置、人員部門的分配、組織結構樹完善與管理等內容進行管理。在進行對應操作時，不用做任何代碼的改動，在預先設定的時間后立即生效，不影響系統正常運行。從而簡化了系統管理員的在系統管理上的操作，加強了全局信息及設置的準確性和一致性。

12． 極具特色的個性化設置

加強與完善用戶對系統的個性化定制，是本系統尊重用戶個人習慣，建立用戶個性化操作的具體表現。① 允許用戶選擇個人操作界面的風格，滿足不同用戶對界面不同的視覺要求。② 允許用戶對主界面顯示欄目的內內容、顯示數量、排序等進行定制，方便用戶同時監控多個欄目的內容變化。從對文件信息的被動接受轉為主動獲取。③ 允許用戶對待辦事宜的展現進行設置，方便對重點欄目的待辦事宜進行監控。④ 允許用戶設置“個人常用意見”，使對文件的批注更加個人化。⑤ 允許用戶對個人通訊錄進行管理，方便通訊錄的即時更新。

⑥ 允許用戶對個人電腦上系統常用登錄用戶的姓名進行管理，方便用戶登錄系統。

⑦ 允許用戶設置提醒信息的提醒時間以及提醒方式。⑧ 允許用戶設置密碼修改的提醒時間。

四、界面展現的提升： 1． 度身制作的登錄界面：

登錄界面中并含有首頁公告功能，讓用戶在不登錄系統的情況下，也能查看到系統內的全局公告，信息傳送更加及時。

2． 提供多套界面風格方案供用戶實際操作時選擇：

系統在工作界面上進行了全新的設計。提供多種風格的工作界面，每一套界面都有自己獨立的風格與主題，用戶可根據自己的喜好進行選擇采用，從而在最大程度上滿足更多人對“界面美觀”的要求。

3． 合理的欄目分類：

“辦文管理”歸類的是與公文有關的欄目。“會議管理”歸類的是與會議相關的內容，如會議的組織、會議通知、會議室的申請等。“行政管理”歸類的是車輛安排、接待管理等行政事務。“資訊管理”歸類的是與各類知訊資源。“公告信息”歸類的電子公告、領導活動公告等相關的公告性質的文件信息。“個人信息”歸類的是與個人事務相關的內容。通過這樣的分類匯總，雖然欄目增多，用戶在工作的時候也依然條理清晰。

五、操作設計的提升： 1．業務內容有針對性的顯示：

管理員可根據用戶的權限，合理的展現其對應的工作欄目及內容。不同的人有不同的業務內容，不屬于當前工作人員的業務則不會出現在工作界面中。

即時是同一欄目，不同單位的人進入也會有不同的顯示。如：市（區）政府可以發督辦到各政府單位、其欄目中則有發文件的相關內容，而其他政府單位只有收文件的相關內容。兩部份內容側重點及顯示內容互相不同。

4． 強大的個性化定制：

允許用戶對主界面顯示欄目的內內容、顯示數量、排序等進行定制，方便用戶同時監控多個欄目的內容變化。

用戶還可以對待辦事宜的提醒方式是以彈出窗口還是字幕的方式進行選擇。還可以確定刷新頻率等相關內容。

5． 精簡彈出窗口：

用戶操作過程中，系統盡量減少新窗口的出現，而讓操作基本上固定在一個窗口內進行，無論是前進、后退還是進入新的工作界面，都將盡力避免開啟過多窗口。

同時，在退出的時候，也能智能化的回退到進入到當前操作界面前的工作內容。以保證用戶工作思路的連貫性。

6． 常用信息的自動輸入：

對于一些常用信息，只需要對系統進行一次性的設置保存，系統就可以在用戶需要的時候，以下拉列表、單項框或多項框的選擇、或彈出小窗口等方式，供用戶選擇，從而減少用戶對常用信息的重復輸入，也減少了為此而出現的筆誤。

7． 豐富的樹形結構選擇操作：

對于組織結構等內容的顯示，采用樹形結構就能非常清楚的表示相互之間的從屬關系，從而加快用戶對相關內容做出準確的理解與選擇。同時在操作上，系統可以根據當前環節的需求，自動將結構樹的顯示內容變為只顯示本單位及從屬部門名稱、顯示本單位人員名稱、顯示所有單位及從屬部門名稱、顯示所有單位人員名稱等多種形式。并可提供單選或多選兩種選擇方式。方便用戶的選擇操作。

六、擴展功能的提升： 1.手機短信功能

本系統與手機短信功能完整的融合，在收發文件、發布通知、督辦催辦等各個方面，均可以方便的以手機短信的方式進行相關聯絡。

2.集團電話功能

當有重要事務需要處理時，若規定時間內接收人沒有登錄系統查看文件，系統會自動接通單位內部電話進行電腦語音通知。同時，內部系統將記入下相關的接聽狀況，以保證信息的及時傳達。

3.電子傳真功能

每名工作人員均可直接完成傳真的發送與接收功能，而不需要單獨配置傳真機。按照系統分配的虛擬傳真號碼，外界的傳真件即使是紙質文件也將直接以電子文檔的形式發送到工作人員的個人郵箱里，而工作人員也可隨時將自己的電子文件單個或群發到相關接收單位，同時，工作人員可將接收單位的信息預先存儲到通訊錄中，群發過程將更加輕松。系統還將對傳真的發送成功與否等相關內容進行全面統計，方便查閱。

4.即時通訊功能

政府內部的即時通訊軟件，可以方便對加為好友的同事，以文字、音頻、郵件、文件傳送、短信、留言、公告等方式進行溝通。同時，將辦公系統與之結合，辦公過程中產生的通知信息也能及時的傳送到每個人的桌面上。從此工作人員之間的溝通將更加適時、快捷。