第一篇：公司客戶檔案建檔及管理規范

公司客戶檔案建檔及管理規范

一、目的為了提升公司客戶管理內涵，提升公司客戶服務水平和客戶滿意度，特制定本規范。

二、適用對象范圍

用來指導工程項目人員施工記錄和竣工文檔建立，用來指導內勤部客戶服務的檔案建立、整理、管理。

三、具體事項

1、客戶檔案建立

客戶檔案建立、歸檔都是由內勤部去負責，具體流程: 簽訂合同—臨時檔案，跟進文檔資料的收集→工程完工—項目負責人遞交竣工文檔—全部整理歸檔—客戶檔案入柜→供售后服務工作需要借閱、影印使用。

2、工程文檔的管理由內勤部負責，工程合同簽定到竣工之間，也就是項目在建期間的文檔稱為臨時文檔，處于臨時文檔期間，內勤部要收集所有與工程有關的信息入檔，工程結束收到竣工文檔后5天內要把臨時文檔整理成正式的客戶檔案，并且上柜；文件柜鎖匙分兩份，一份內勤部配備，一份交總經理備份保存，用備份鎖匙取文件柜資料，須知會內勤部經理，以免管理混亂。

3、客戶檔案原件不允許拿出公司閱讀，在公司內可以登記后借閱，原則上當天借閱須當天歸還；需要文檔資料外出使用時，經內勤部經理同意可以影印使用，對經常使用的文檔，內勤部可備份復印件，借技術人員借閱作用、使用，影印的借閱使用須登記及歸還。

4、工程文檔的借閱流程

到客戶檔案管理員處口述申請查閱內容，并說明使用用途→經同意后登記簽名→領取相應客戶檔案在公司內借閱→歸還客戶檔案非原件可以帶出公司→檢查《客戶檔案》完整性注銷借閱登記。

5、客戶檔案影印使用流程

到《客戶檔案》管理員處口述申請影印內容，并說明用途→經內勤部經理同意→登記影印記錄→領取《客戶檔案》影印需要內容→歸還《客戶檔案》→檢查《客戶檔案》完整性，還原存檔→歸還影印件→核對影印件完整性注銷登記。

6、每月5日前統計《客戶檔案》的原件和影印件，借出未歸還的去向列表，呈交總經理。

7、對《客戶檔案》的使用過程中，因拆舊破損的，應及時修復，以保證保存的《客戶檔案》的可用性。

8、工程竣工文檔必須包含公司指定的表格內容（電話交換機安裝參數一覽表）。

9、對于公司常用的設備說明書，必須在檔案柜里有保留一份以上。

本制度解釋權歸總經理辦公室，由總經理、總經理助理和內勤部經理負責監督執行。

第二篇：公司客戶檔案管理制度

公司客戶檔案管理制度3篇1

第一條

目的：

本制度立足于建立完善的國內和國際市場客戶檔案管理系統和客戶檔案管理規程，以提高國內和國際營銷效率，擴大國內和國際市場占有率，與本公司交易伙伴建立長期穩定的業務聯系。

第二條適用范圍：

企業的過去、現在和未來的國內和國際市場直接客戶與間接客戶都應納入本制度的適用范圍。

第三條內容：

1.客戶基礎資料

客戶資料的獲取，主要是通過營銷人員對客戶進行的訪問搜集來的。在檔案管理系統中，大多以建立客戶數據庫的形式出現。

客戶基礎資料主要包括客戶的基本情況、所有者、管理者、與本公司交易時間、企業規模、行業、資產等方面。

2.客戶特征

服務區域、銷售能力、發展潛力、公司文化、經營方針與政策、企業規模(銷售額等)、經營管理特點等。

3.業務狀況

主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

4.交易活動現狀

主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策、企業信譽與形象、信用狀況、交易條件和以往出現的信用問題等。

第四條

方法

1.建立客戶檔案系統

本制度規定客戶基礎資料的取得形式如下，并采用數據庫的形式進行：

(1)由銷售代表在進行市場調查和客戶訪問時進行整理匯總。

(2)向客戶派發客戶資料表，請客戶填寫。

(3)委托專業調查機構進行專項調查。

2.客戶分類

利用上述資料，將企業擁有的客戶進行科學的分類，目的在于提高銷售效率，增加企業在國際市場上所占的份額。

客戶分類的主要內容包括：

(1)客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便于銷售業務的開展。可按客戶所在行業、客戶性質、客戶地域、顧客類型劃分。

(2)客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進行渠道管理、銷售管理和貨款回收管理。

3.客戶構成分析

利用各種客戶資料，按照不同的標準，將客戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率。

客戶構成分析的主要內容包括：

(1)銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司總銷售額中，各類等級的客戶所占比重，并據此確定未來的營銷重點。

(2)商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中各類商品所占比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。

(3)地區構成分析。通過分析企業總銷售額中不同地區所占的比重，借以發現問題，提出對策，解決問題。

4.客戶信用分析

在客戶信用等級分類的基礎上，確定對不同客戶的交易條件、信用限度額和交易業務信用處理辦法。

第五條

客戶檔案管理應注意的問題：

在客戶檔案管理過程中，需注意下列問題：

1.客戶檔案管理應保持動態性，不斷地補充新資料。

2.客戶檔案管理應重點為企業選擇新客戶，開拓新的國際市場提供資料。

3.客戶檔案管理應“用重于管”，提高檔案系統的質量和效率。

4.客戶檔案系統應由專人負責管理，并確定嚴格的查閱和利用的管理辦法。

公司客戶檔案管理制度篇2

第一章

總則

一、目的為規范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。

二、范圍

與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

三、職責

公司銷售檔案管理由營銷總監總負責;各部門經理負責本部門客戶檔案管理;人力資源部為本制度的監督、處罰部門。

第二章

檔案的內容和建檔方法

一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：

1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;經營管理者、法人(這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面);創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模(職工人數、銷售額等)、經營管理特點等。

3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策;企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

二、建立客戶檔案卡。

檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

三、建檔方法

銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。

第四章

保密規定

一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。

公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批準;部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準;個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批準。

二、檔案的保存

公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對數據進行備份，以防止數據丟失。

三、客戶檔案的查閱

1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。

2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款;未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司客戶檔案管理制度篇3

一、客戶資料管理辦法總則。

為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務品質提升和客戶關系維護的基礎工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規范化、有效化，保證穩定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

二、客戶資料管理辦法管理范圍。

1、公司已合作客戶(老客戶)、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

3、公司客戶為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。

三、客戶資料的內容。

完整的客戶資料包括以下資料信息：

1、公司信息部負責公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

a、客戶基本資料的收集是業務拓展的基礎，也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶信息。

b、客戶基本信息包括客戶的企業名稱、地址、所有者(法人代表)、成立時間、企業性質、所屬行業、注冊資料、聯系人、聯系方式(電話、傳真、郵箱)等方面。

C、對經銷商、重點/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統，如客戶性質/客戶合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。

2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

1)、每發展、接觸一個新客戶，均應建立客戶檔案戶頭;

2)、客戶檔案適當標準化、規范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營范圍、注冊資本等。

3)、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業規模(營業額、員工人數)、采購決策特征、具體需求、決策者個人信息(愛好或偏好、生日等)、業務發展趨勢等。

3、客戶檔案的更新、修改。

1)、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案;

2)、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案;

3)、積累客戶業績和財務狀況報告。

4)客戶在財務上的開戶、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄(銷售中心及財務部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關人員溝通，并做好記錄)

4、建立客戶交易資料

客戶與競爭對手合作信息(合作方式、交易額、付款方式)、客戶與公司歷史交易信息(合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因)等。

四、公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告信息部(除該業務保密外)，不得局限在業務人員個人范圍內。

五、員工調離公司時，不得將客戶資料帶走，其業務部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

六、建立客戶信息查閱權限制，未經許可，不得隨意調閱客戶檔案。

七、客戶管理。

1.接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。

2.與客戶的信函、傳真、長話交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內。

3.對一些較重要、未來將發展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯系，并建立聯系報告制。

4.負責與客戶聯系的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客戶，產指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯系。

八、客戶資料管理辦法附則。

本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經總經理批準頒行。

第三篇：公司客戶檔案管理制度

公司客戶檔案管理制度

一、為規范檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。

二、檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統一移交檔案管理人員編號歸檔。

三、檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。

（一）客戶檔案管理由總經理制定專人負責。

（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。

四、檔案的整理與移交

（一）業務的具體經辦人員（項目經理A、B角）為檔案移交人；

（二）部項目經理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經理B角，清單一式三份，A、B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經理B角根據清單內容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經理B角須列出補充資料清單要求項目經理A角補齊；

（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客戶或企業資料；（具體內容及順序附表）；

（四）業務發生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；

（五）檔案的移交時限為項目結束后（一般為貸款發放后）的五天之內，具體為項目經理A角三個工作日內移交項目經理B角，項目經理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況說明原因經有權審批人同意后可以酌情延后；

（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經理B角、檔案管理員雙方簽字確認；

（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；

（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。

五、重要權證資料的移交

（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客戶的財產權屬證明原件、保證人的財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件；

（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員，A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；

（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；

（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為2012鴻借字第001號。

六、檔案的借閱

（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經公司董事長、總經理或主管副總經理批準；

（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳；

（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所借資料完整歸還檔案管理員；

（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位，并登記臺帳。

七、本實施細則自頒布之日起執行。

第四篇：公司管理規范

公司管理大綱

為執行公司合理合法、科學正規的管理原則，保證公司能夠為客戶提供最優質的項目和服務，滿足客戶最大需求，同時促進公司不斷完善各項管理制度，發展壯大。現根據國家有關法律、法規及公司章程的規定，特制訂公司管理制度大綱，規范公司日常經營和管理。

一、公司遵紀守法，誠信經營。堅持客戶至上，品質第一，效率生產。

二、公司倡導樹立全局思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發展的事情。

三、公司通過發揮全體員工的積極性、創造性和提高全體員工的技術、管理、經營水平，不斷完善公司的經營、管理體系，不斷壯大公 司實力和提高經濟效益。

四、公司為員工創造良好和諧的工作和學習環境和機會，提倡全體員 工不斷學習并以提高整體素質和水平，造就一支品質好、思想新、作風硬、業務強、技術精、服務優的員工隊伍。

五、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發揮才智，提出合理化建議。

六、公司實行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提 供平等的競爭環境和晉升機會；公司推行崗位責任制，實行考勤、考核制度，評先樹優，對做出貢獻者予以表彰、獎勵。

七、公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和 集體創造精神，增強團隊的凝聚力和向心力。

八、公司必須維護員工利益，增加員工歸宿感和責任感；必須把客戶 的利益放在首位，提升公司的品牌美譽度、知名度、忠誠度。

員工職業道德規范

求真務實，客戶至上；愛崗敬業，忠于職守。

鉆研業務，勤奮創新，真誠待人，提高技能；團結協作；積極樂觀；質量第一，遵章守紀，艱苦奮斗，效率生產。

誠實信用。

勤儉節約。

員工日常行為準則

一．公司所有員工，愛崗敬業，講文明，講禮貌，講衛生。遵紀守法，遵守

公司的工作紀律，不遲到不早退，不擅離職守。

二．考勤實現簽到制，必須按時到崗，堅守崗位，按質按量完成當天工作，如工作需要，自覺加班。有事不能按時上班需請假。

三.保持公司辦公區和案場展示廳環境優美整潔，員工要有主人翁責任感，在保證自己的工作區域衛生的同時，監督其他區域衛生情況。四．員工上班必須保持干凈干練的形象。穿著端莊大方、整潔得體、便于工

作。男士不得蓄須，女士化妝淡雅潔凈，切忌濃妝艷抹。

五.員工舉止文明，儀表端莊大方，同事之間重溝通，重協作，真誠待人；

尊重客戶，自然親切。

六.員工用于文明得當，語言溫和。及時接聽電話，電話接通先“您好！XX

置業公司”，客戶交談時保持適當的距離，在傳達信息時必須真實有效，不夸大不承諾，不說文明忌語。

七．要時刻維護公司形象和名譽，不做任何有損公司利益、形象、聲譽或破

壞公司發展的事情。

八．堅持客戶至上，一切從客戶出發，用心平等服務每一位客戶，認真虛心

聽取客戶意見。客戶的滿意度是衡量公司優質服務的標準。

第五篇：六,科研儀器設備建檔規范

六、科研儀器設備建檔規范

1.總 則

1.1 本規范規定了中國科學院各單位科研儀器設備購置、研制、改造、運行與管理過程中重要文件材料建檔及其檔案管理的基本要求。

1.2本規范主要規定標準科研儀器設備檔案的建檔與管理，非標準設備檔案的建檔與管理參照《科研課題檔案建檔規范》執行。

1.3 本規范適用范圍執行《中國科學院檔案管理工作標準》。規范性引用文件

下列標準所包含條文，通過在本規范中引用而構成本規范條文。GB/T 11822-2000 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。專用術語

3.1科研儀器設備(Scientific Research Instrument and Equipment)指在科研和科技開發活動中直接用于實驗、分析、測試和計算的儀器和設備。科研儀器設備按生產標準可分為標準設備和非標準設備；設備來源方式主要有采購設備、研制設備和捐助等其他來源設備等。

標準設備是指有定型標準，各設備生產廠在工藝過程中可采用批量生產，并根據具體的設計圖紙制造的設備；非標準設備則反之。

3.2 科研儀器設備檔案(Scientific Research Instrument and Equipment Archives)

指科研儀器設備從購置、研制、改造、運行與管理到報廢所形成的管理文件和技術資料等所有文件材料的集合。管理要求和管理職責

4.1 管理要求

4.1.1 科研儀器設備的建檔工作必須建立管理制度納入各單位的管理工作中，與科研儀器設備的計劃管理、采購供應和運行維護等管理工作同步進行。

4.1.2 科研儀器設備的建檔工作由單位主管領導牽頭，設備管理部門負責、儀器設備使用部門和綜合檔案室等相關部門配合完成設備建檔。

4.1.3 科學儀器設備檔案應真實、完整地全面反映科研儀器設備的購置、驗收、運行、管理、維修、改造等過程。

4.2 管理職責

4.2.1 單位主管領導職責：組織貫徹國家和院關于儀器設備管理工作的政策與法規，保證本單位科研儀器設備建檔及檔案管理工作所需的經費和人員配備等工作條件，定期檢查和研究解決儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實際問題。

4.2.2 設備管理部門職責：負責組織科研儀器設備自調研立項至驗收的所有文件和技術資料的收集、整理、初步立卷，待設備驗收完成后向綜合檔案室移交歸檔。

4.2.3 綜合檔案室職責：負責監督、指導、配合相關部門做好科研儀器設備建檔工作，參加科研儀器設備開箱驗收等活動，做好設備檔案的接收、完善、保管和利用工作。

4.2.4 科研儀器設備使用部門職責：負責收集儀器設備建檔所需的自采購至驗收的所有材料，進行初步整理并及時移交給設備管理部門；負責按期將儀器設備運行維護報告等文件材料向綜合檔案室移交歸檔等。

5.建檔原則和歸檔范圍

5.1 各單位所有科研儀器設備均應按照國家有關資產管理要求建立嚴格的臺帳管理制度，確保帳物相符。

5.2 建檔原則與標準：直接用于從事科研活動的儀器設備，其中標準設備單臺(套)原值在50萬元人民幣以上的(含50萬元)必須建檔，低于上述建檔標準的科研儀器設備是否建檔，由各單位根據情況自行確定。自行研制和委托加工研制的非標準設備按《科研課題檔案建檔規范》建檔。

原值在200萬元人民幣以上的科研儀器設備驗收后12個月內須向檔案館報送設備檔案目錄備存。

5.3 科研儀器設備材料歸檔范圍(附錄A)。

6.建檔與整理要求

6.1 科研儀器設備文件材料的收集與積累

6.1.1 設備管理部門是科研儀器設備文件材料的收集積累、匯總部門，應設有專(兼)職人員集中管理本單位的設備文件材料；

6.1.2 從設備購置到設備驗收(進口設備到索賠期滿)過程中的管理性文件和技術性文件，均由設備管理部門負責收集、積累(科研儀器設備使用部門形成的相關文件材料并入設備管理部門)，經整理、立卷后向綜合檔案室移交。

6.1.3 設備管理部門負責設備隨機文件材料以及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文件材料的收集、積累、整理登記。特別是大、中型設備的開箱驗收必須有綜合檔案室人員參加，監督、檢查、指導設備文字材料和技術文件的清點、驗收工作。

6.1.4 綜合檔案室督促、檢查、指導設備管理專(兼)職人員做好設備文件材料的積累工作。

6.1.5 設備使用單位要認真做好設備到貨前后、運行的文件材料形成、積累和歸檔工作，做好設備技術文件整理歸檔，為今后設備的使用、維修、改造做到動態跟蹤管理。及時提交相關記錄補充建檔，確保設備文件的完整、系統、準確。

6.1.6 設備文件材料須使用規定書寫工具(毛筆、鋼筆或簽字筆)填寫，字跡工整，圖樣清晰

6.1.7 設備文件材料歸檔保存時原則上應為原件。重要和經常使用的文件材料應酌加副本以便今后利用。

6.2 組卷要求

6.2.1 設備建檔由設備管理部門實行初步立卷的原則。設備驗收完成和進口設備索賠期滿后，資產管理部門的專(兼)職人員應及時將形成的設備所有文件材料整理組卷。

6.2.2 設備檔案的組卷應遵循其文件材料的成套性、完整性、真實性原則，組成一個或若干個案卷。

6.2.3 將購置設備文件及管理文件放入首卷，其余設備技術文件材料按設備的工作程序及重要程度，依次系統排列。

6.2.4 設備文件材料中的非紙質載體材料應歸檔，需要使用時可辦理借閱，存檔時應放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號。

6.2.5 卷內的文件材料應按文字材料在前，圖表在后的順序排列。

6.2.6 應拆除卷內文件中的金屬物；用線裝訂；對破損的文件材料組卷時應及時進行修補。對存檔資料中成冊的、使用專用文件夾裝訂的資料，也可以保持原狀。

6.2.7 設備文件材料采用卷盒的保管形式，圖件按卷盒規格疊成手風琴式。引進設備文件的資料可裝卷盒或按其自然狀態保管。

6.2.8 對按卷管理的設備檔案組卷后應編寫頁號，凡有文字的頁面均為一頁，每卷頁號從1開始編寫，頁號位置在非裝訂線一側的上角；對按件管理的設備檔案，每件應加裝軟卷皮，逐項認真填寫并加卷內順序號；對不裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋上有檔號、件號的戳記章，并逐項填齊內容。

6.2.9 填寫歸檔說明書(式樣見附錄圖C6)、卷內文件目錄和備考表。歸檔的案卷應填寫歸檔說明書、卷內文件目錄，可打印或使用規定書寫工具正楷填寫，字跡要工整、清晰，頁面要整潔，不得涂改。案卷備考表中應寫明本案卷圖紙和文件材料的總頁數，并對文件材料的完整、準確程度、損壞、缺少情況加以說明。案卷內的圖紙和文字材料需要變更、修改時，由檔案管理人員及時在備考表上注明。

6.2.10 準確填寫案卷封面各個項目，案卷標題要簡明、準確，字數控制在100個字符(50個漢字)以內。

6.2.11 設備文件材料保管期限的確定原則：設備隨機的技術文件和使用維修、改造等文件，由于其價值是作為設備的組成部分而存在的，保管期限定為與設備共存。

6.2.12 已建檔的儀器設備在調出使用或辦理報廢手續的，其檔案隨設備調出或定期銷毀。

6.2.13 設備檔案的密級確定，除屬科研部分的自制設備應隨科研課題檔案確定密級外，設備檔案文件材料原則上不需確定密級。

7.設備檔案的分類

根據中國科學院ARP信息管理系統的實施情況，設備檔案的分類采用院ARP系統中關于固定資產和科研儀器設備的分類體系(附錄B)。

8.設備檔案的接收和歸檔

8.1 歸檔前的審核

8.1.1 審查設備歸檔材料是否齊全完整，能否反映設備整個管理的全過程；

8.1.2 審查材料組卷及分類是否合理；

8.1.3 審查案卷是否符合整理規范要求。

8.2 案卷歸檔

8.2.1 歸檔時間

設備檔案的歸檔時間為設備驗收完畢投入使用后的2個月內。

8.2.2 歸檔手續

由設備管理部門的兼職檔案員負責填寫設備檔案移交目錄，內容包括：設備文件材料的名稱、份數、移交時間，移交目錄應填寫一式兩份。將移交目錄連同案卷送單位負責人進行審查，再向綜合檔案室歸檔，歸檔時雙方簽字。移交目錄各持一份備查。

9.設備檔案的管理和借閱

9.1 設備檔案歸檔后的補充完善

9.1.1 設備管理部門和課題組應隨時收集設備在使用和運行中形成的文件和工作記錄，根據設備管理情況對檔案進行必要的補充。

9.1.2 檔案部門及時對補充歸檔的設備文件材料整理編目。歸檔文件不多的，可歸入相關的案卷內，填寫卷內目錄，并在卷內備考表中注明補充情況。歸檔文件較多的，可單獨組卷編目，放在該設備檔案適當的位置。

9.1.3 對已歸檔的設備檔案，一般不允許更改。如確需更改，設備使用者必須向設備管理部門提出書面更改申請，寫明更改內容和理由，經批準后方可進行。未經批準，綜合檔案室應予拒絕。

9.2 設備檔案的借閱

設備檔案材料未歸檔前，一般不外借。設備檔案歸檔后，檔案部門應嚴格借閱制度：設備檔案一般只允許設備的使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關檔案，需經設備管理部門同意后在檔案閱覽室閱覽；外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經設備管理部門及單位主管領導人批準方可查閱。