第一篇：潁泉區公文處理工作調研報告

潁泉區政府公文處理工作匯報

潁泉區政府辦公室

按照省政府辦公廳文電處關于開展基層公文處理工作調研的要求，我辦結合自身實際，從公文處理工作制度、網上辦公、存在的問題等方面廣泛征求意見，深入調研，現將有關情況報告如下。

一、基本情況

文書科屬潁泉區政府辦公室下設科室，現有工作人員3名，其中一名科長、兩名兼職工作人員，主要承擔區政府系統內部的文電收發、傳閱、分發、核稿、繕印、歸檔等項工作。

二、主要做法

近年來，文書科圍繞區委、區政府中心工作，扎實苦干，奮勇進取，狠抓“素質、制度、質量、效率、宣傳”五個著力點，全力推進政府系統政令暢通、決策部署及時傳達。一是優化綜合素質，加強公文處理源頭建設。強化學習、效能、規范、服務、協調五種意識，做到學好理論、掌握政策、熟悉業務三個并重，主動推進效能改革，做到事事有章可循、有據可依，積極培養默默無聞、無私奉獻的服務精神，通過加強交流與溝通，全面實現公文處理人員素質的整體提高。二是強化制度建設，推進公文處理流程規范。根據《國家行政機關公文處理辦法》和《安徽省行

政機關公文處理實施細則》，結合我區實際，研究制定了公文處理、檔案管理、檔案材料調閱、保密等涉及公文處理不同運轉階段的制度，從程序上杜絕亂報亂送、亂簽亂發等不規范行為。針對不同保密范圍和保密等級的文件，按照其標準和要求實行專人全程監控，并設立保密電腦、保密U盤，在政府系統內部初始階段筑牢保密基礎。三是提高公文質量，全面提升公文處理水平。公文制發堅持質效并重，切實把好行文、會簽、政策、內容、文字、體式、程序、核稿、印制關，對不符合質量要求的，嚴格按退文制度予以清退，并定期予以通報，力求每個環節嚴密有序、精益求精。去年，區政府辦公室審核、登記、制發的300多件公文，全部做到行文規范、運轉到位、實現了“零差錯”的目標。四是推進效率提升，著力暢通政令運轉渠道。推行了辦文限時制、崗位責任制和反饋報告制，建立了快捷高效的運轉系統和辦文機制。在收文處理上，明確公文處理流程，規范操作，確保運轉暢通。按照及時、準確的原則，及時做好文件的分類登記、送審和傳閱。同時堅持全程監控，勤查催辦，防止公文拖延、積壓或遺失，切實提高辦文效率，在今年的抗擊雪災、EV71疫病防治、應對受污染嬰幼兒奶粉等突發公共事件，確保了政令統一、決策和部署及時上傳下達。五是加強交流溝通，營建規范處理公文氛圍。政府系統的辦文工作主要集中在文書科和秘書科兩科室，通過加強兩科室間的交流溝通，逐步形成相互指導、共同奮進的聯動模式，在制文環節上兼顧體式格式關，減少公文處理的時間摩擦。加快

推進定期培訓、宣傳機制建立健全，對各部門單位的辦文人員進行集中培訓，強化政府系統內部的規范高效辦文意識。

三、存在的問題和工作建議

在省政府辦公廳文電處的關心和支持下，我辦公文處理水平取得了一定成績，但仍有一些問題存在。一是資金缺乏。文書科目前仍然是以紙質文件為主的傳統辦公模式，因資金缺少無法開設網上辦公系統，不利于進一步提增效能。二是人員匱乏。文書科雖有三名工作人員，但其中兩名是兼職人員，還承擔著秘書科的相關工作。隨著政府事務性工作的增加，人員、編制的缺少將進一步將加大文書科公文處理工作的壓力。

隨著時代發展和政府職能的轉變，對政府系統公文處理工作提出了更高更新的要求，在此，希望省政府辦公廳能組織開展多種形式的公文處理業務培訓，多下到基層調研走動，對基層單位多進行幫扶和支持。

第二篇：公文處理工作規則

公文處理工作規則

為確保公文處理及時、準確、安全、簡便、規范，根據《黨政機關公文處理工作條例》、《上海市國家行政機關公文處理實施細則》規定，結合本局實際，制定本規則。

一、公文處理原則 公文按照“及時、準確、安全、簡便、規范”的原則進行處理。

（一）及時:上傳下達迅速,解決問題及時,做到“四不”，即:不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事。

（二）準確:保證質量,不出差錯;事實清楚,數據精確；措施可行,符合實際;手續完備,把關嚴格。

（三）安全:嚴守秘密,不使公文資料毀損和散失。

（四）簡便:盡力減少審批的中間環節,縮短公文運轉周期，提高工作效率。

（五）規范:嚴格執行有關規定,規范處理,按章辦理。

二、公文處理程序 （一）收文處理程序 收文是指本局收到的公文。收文處理一般按如下程序進行：

1.登記初擬。對 OA 系統流轉的文件,應及時進行收文登記;

-對非 OA 系統的來文,應掃描后在 OA 系統中登記。機要秘書根據局領導的職責分工范圍和部門的職能，對來文逐件提出擬辦意見。原則上當日來文應當日處理完畢,對急辦件應即刻辦理,以防壓誤。

2.審核。辦公室負責人在 1 個工作日內對機要秘書提出的擬辦意見進行復核，將來文送分管局領導批示，主要領導及分管領導 B 角閱知。

3.局領導批辦及收閱。分管局領導一般應在 2 個工作日內批辦。主要領導及分管領導 B 角一般應在 5 個工作日內收閱。

4.承辦。主辦部門在收到來文后須仔細閱讀公文內容,領會領導的批辦意見,結合本部門實際, 在 2 個工作日內擬定辦理意見，認真辦理。協辦部門應當在 5 個工作日內收閱。

5.辦復。需書面辦復的，承辦部門應根據來文要求，盡快起草辦復文稿，報局領導審簽后，送來文機關及有關部門。如需行文的，按發文程序辦理。

6.歸檔。辦理結束 2 個工作日內，承辦部門在 OA 系統填寫辦理結果、完成歸檔。

辦公室負責掌握文件流向，并負責催辦。

（二）發文處理程序 發文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。除

區局會同外單位聯合發文以及局領導認為需要通過紙質文件流轉的外，其他發文一律通過 OA 系統流轉。發文處理一般按如下程序進行: 1.草擬及會簽。由主辦部門經辦人起草、負責人核簽。遇有涉及其他部門職權事項的,主辦部門應主動與有關部門協商,提請有關部門會簽，會簽部門一般應在 2 個工作日內提出會簽意見。

2.核稿。辦公室秘書應在 2 個工作日內對文稿進行初審，辦公室負責人應在 2 個工作日內完成核簽后報局領導簽發。核稿的主要內容有:是否確需行文，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法是否符合《國家行政機關公文處理辦法》的規定等。辦公室可根據公文涉及職權事項,追加會簽部門。

3.局領導簽發。上行文原則上由主要領導簽發,若涉及分管局領導分管業務的,應先由分管領導在 2 個工作日內閱簽,再由主要領導在 5 個工作日內簽發。平行文和下行文原則上由分管領導在 5 個工作日內簽發,但涉及以下重要事項的,分管領導閱簽后轉請主要領導簽發:

（1）發布創設權利、義務的業務類規范性文件的；（2）涉及局重要工作、重大決策、重大項目等重要事項的;

-（3）涉及機構設置、編制核定、職責劃分、人事任免的;

（4）涉及干部獎懲的;（5）涉及變更或撤銷下級不適當決定的;（6）區局主辦的聯合發文；（7）局內部相關部門會簽有分歧意見的;（8）主要領導明確由其簽發的。

如主要領導認為需經黨委會議或局長辦公會議審議的，公文需上會審議通過后發文。

4.排版成文及付印分發。辦公室機要秘書根據《國家行政機關公文處理辦法》關于公文格式的規定進行排版,辦公室負責人復核后產生文號成文。辦公室機要秘書按照分發范圍予以付印、分發。排版、復核、付印、印發應在 2 個工作日內完成。

5.辦結歸檔。主辦部門在公文辦結后 2 個工作日內進行歸檔。

辦公室負責掌握文件流向，并負責催辦。

三、公文翻印、借閱 （一）由需要翻印公文的科室提出申請，予以翻印。翻印時，應當登記翻印的部門、日期、份數。

（二）需要借閱使用的公文，向辦公室辦理借閱手續，明確責任人、借閱時間和歸還時間。

四、公文立卷、歸檔和銷毀 （一）公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》 和有關規定歸檔，收集公文定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關材料的齊全、完整，及時整理（立卷）、歸檔。

（二）聯合辦理的公文，區局為主辦機關的，應對公文原件整理（立卷）、歸檔；區局為會辦機關的，保存文件復印件，并視同正式文件妥善保存。

（三）公文應當確定保管期限，按照有關規定期限移交檔案部門歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。

（四）閱辦完畢沒有歸檔和存查價值的公文，須經機關科室鑒定后報辦公室集中銷毀，任何人不得擅自銷毀或以其他方式處置。

五、其他 本規則所稱“公文”指非涉密文件；密級文件的管理按照相關保密規定執行。

本規則由辦公室負責解釋。

本規則自印發之日起實施。

政務信息網站和微信公眾號維護管理規定

為了貫徹落實黨的意識形態工作責任制的要求，進一步加強新形勢下互聯網、微信公眾號對市場監管重點工作、重大活動的宣傳力度，并為社會公眾提供信息發布、業務查詢、網上辦事等便民服務，根據《徐匯區政府網站信息內容常態化監管實施辦法》等相關規定，制定本規定。

一、政務信息網站的維護管理 （一）網站設置 政務信息網域名為http://，名稱為“徐匯區市場監督管理局”，屬于“上海市徐匯區人民政府”政務信息網下屬的子網站。

（二）欄目設置 區局政務信息網站設置下列欄目：

1.部門動態：主要發布區局重點工作、重大活動等信息。

2.政府信息公開：主要發布政府信息公開目錄規定應予公開的內容，設 19 個子欄目：

（1）主要職能（固定內容，發生變化后調整）

（2）領導分工（固定內容，發生變化后調整）

-（3）內設機構（固定內容，發生變化后調整）

（4）部門文件（規定時間內及時更新）

（5）政策解讀（規定時間內及時更新）

（6）規劃計劃（規定時間內及時更新）

（7）辦事指南（固定內容，發生變化后調整）

（8）權責清單（固定內容，發生變化后調整）

（9）產品質量監督檢查（規定時間內及時更新）

（10）食品藥品安全標準（固定內容，發生變化后調整）

（11）食品藥品監督檢查（規定時間內及時更新）

（12）財政信息（規定時間內及時更新）

（13）醫療器械監督檢查（規定時間內及時更新）

（14）城市綜合執法（規定時間內及時更新）

（15）應急管理（規定時間內及時更新）

（16）雙隨機（規定時間內及時更新）

（17）公示公告（規定時間內及時更新）

（18）公開年報（規定時間內及時更新）

（19）其他（規定時間內及時更新）

3.網上辦事：鏈接至上海“一網通辦”官網 4.相關鏈接：主要供市民投訴、反饋信息，設 3 個子欄目：

（1）我要咨詢：由辦公室負責通過后臺網站及時接收、分

發至各相關科室，咨詢答復內容由各科室負責起草并反饋至辦公室，由辦公室通過后臺網站在接收后 5 個工作日內予以答復。

（2）我要信訪：由辦公室通過后臺網站及時接收進行分類處理，并按信訪規定流程予以答復。

（3）我要投訴：由辦公室通過后臺網站及時接收，并流轉至消保科作后續處置。

欄目設置由區政府統一規劃、管理、設置，如非遇特殊情況，一般不予更改。

（三）日常維護 1.部門動態類欄目由辦公室對區局 OA 首頁信息進行篩選發布，每兩周至少更新 1 條信息。

2.政務公開類欄目中，相對固定內容的一般在內容發生變更后 10 個工作日內予以更新，主動公開類公文一般在 10 個工作日內上網發布。

（四）技術維護 區局網站由與“上海市徐匯區人民政府”政務信息網簽約公司進行技術維護。

二、微信公眾號的維護管理 （一）運作媒介 全局統一使用唯一微信公眾號“徐匯市場監管”，已注冊認

0-證，屬于普通訂閱類的微信公眾號。

（二）功能模塊設置 1.e 查詢：子模塊 10 個，其中“企業注冊登記信息”“企業信用查詢”“食品許可查詢”“藥品許可查詢”“法律法規查詢”“餐飲安全分級查詢”“國家標準信息查詢”均采取鏈接方式鏈接國家局、市局相關頁面；“我身邊的餐廳”數據由食品監管科負責提供、更新轄區餐飲企業“動態等級分布”信息；“我身邊的藥店”由藥化科負責提供、更新轄區藥店信息；“我身邊的商城”由消保科負責提供、更新轄區“滿意商城”創建主體信息，由辦公室交軟件公司進行數據更新維護。

2.e 助手：子模塊 7 個，其中“在線驗證”“在線預約”鏈接至區行政服務中心統一服務平臺；“在線答題”“在線測評”“在線調研”由相關科室負責提供測試、調研內容，辦公室負責后臺題庫、調研庫內容維護、發布、后臺歸集統計數據并反饋至業務科室；“在線督查”由相關科室負責提供督查內容，辦公室對督查內容進行發布、數據統計，并反饋督查結果；“在線簽到”由相關科室負責提供會議內容，辦公室負責發布、后臺歸集簽到數據并反饋至科室。

3.e 發布：子模塊 4 個，“科普 e 站”鏈接至徐匯區食品安全科普 e 站，由食品協調科負責維護；“公告公示”“處罰信息發

布”“監管信息”發布由相關科室提供數據，辦公室負責更新維護。

（三）日常維護 1.微信公眾號的信息采集、編輯和推送由辦公室牽頭各科室進行日常維護。

2.微信公眾號每周（除國定節日）一般至少推送發布信息 1次，每次信息數量一般為 2 條及 2 條以上，第一條為主推信息。如遇重大活動、重要工作、臨時緊急需要發布的內容，及時增加、及時推送。

3.結合工作實際，及時做好區政府、市局官方微信公眾號微信推送的轉發工作，一般轉發欄目跟于區局發布的工作內容之后。

4.各科室報送擬推送信息應注重時效性，文字內容簡明扼要、符合微信閱讀習慣，另外要盡量多提供與信息相關的照片，并注重照片的拍攝質量（文件大小 2m 以上，長寬比 3:2，長邊像素至少 1600 以上）。各科室、所隊的信息報送情況將列入績效考核，由辦公室負責考核。

5.微信公眾號的信息推送采取分級審核制，每期編輯完畢后由相關業務科室初審、辦公室復審，經分管領導審閱，報局主要領導審定后發布推送。

2-三、附則 1.本規定由辦公室負責解釋。

2.本規定自印發之日起實施，原《政務信息網站和微信公眾號維護管理規定》同時廢止。

保密工作制度

為加強區局保密工作，落實保密工作責任制，根據《中華人民共和國保密法》及有關規定，制定本制度。

一、區局全體干部都有保守黨和國家及區局秘密的義務，應認真執行有關保密規定，嚴防泄密情況的發生。

二、區局成立以主要領導為組長的保密工作領導小組。區局成立以主要領導為組長的保密工作領導小組。辦公室負責全局保密工作，并指定專人負責保密制度 三、密級文件和刊物收發保管指定專人負責，嚴格辦理登記手續，專柜存放，并按規定予以清退。各單位（部門）對記有保密事項的工作手冊及不需歸檔的文書材料、內部刊物等資料，應妥善保管或定期上交辦公室統一作保密廢紙銷毀。

四、密級文件的傳遞應標明醒目標記，在規定或領導指示的范圍閱讀或辦理。秘密文件的印刷、復制由保密員辦理，并做好記錄，不得多印，廢頁應及時用粉碎機處理銷毀，防止泄密。

五、不在普通傳真機上傳遞密件。轉遞各種秘密文件、資料和其他物品，必須通過機要通信部門投遞或派專人遞送，嚴禁通過普通郵政傳遞。

六、召開屬于秘密內容的會議，必須選擇具備保密條件的會議場所，不準使用無線話筒。

4-七、加強信息保密工作。防止資源泄漏，各類軟件和信息未經有關領導同意不得拷貝外傳；主動公開、依申請公開的政府信息須通過辦公室保密審查后方可傳遞和處理；涉密、存有內部信息和使用內部局域網的計算機不得上公眾網，實行內、外網物理隔斷，嚴禁互聯網與內網在同一臺電腦上交互使用。秘密數據載體（移動存儲介質、磁盤、磁帶和打印紙等）不得由個人擅自傳遞和處理。

八、區局黨政公務文件管理歸口部門為辦公室，由其指定專人負責運轉、處理、管理。

九、區局人事檔案由人事科指定專人負責管理，做好保密工作。

十、在處理群眾來信來訪工作中，對檢舉、揭發、控告材料和情況反映，不得向外擴散，對檢舉、揭發人要保密。

十一、凡屬保密范圍的文件、信訪件、案件材料、財務報表、統計資料等檔案資料，不得隨意放置、任意傳閱擴散。上述各類文件處理完畢，應及時歸檔。

十二、各部門涉密人員工作調動或變動時，必須把秘密文件移交清楚，進行造冊、清點、核對，并辦理簽字手續。

十三、凡因公出國人員必須經過審查，并在出國前接受保密教育。

十四、凡違反保密制度或規定，造成失、泄密事件的，應迅速查明被泄密的內容和可能造成危害的范圍及有關責任者，及時采取補救措施，并報告區局保密工作領導小組，按《中華人民共和國保密法》規定對有關責任人予以責任追究。

十五、本制度由辦公室負責解釋。

十六、本制度自印發之日起實施。

6-檔案管理制度

為加強檔案工作的規范管理、科學管理，提高檔案管理的質量和水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》及區檔案局、各市局有關檔案工作的規定，結合實際情況，制定本制度。

一、專業檔案移交、接收 （一）專業檔案主要包括行政許可類檔案、行政處罰類檔案、其他行政行為檔案等三類。每年初由局檔案室根據法律法規修訂更新的情況，對三類檔案目錄進行調整后實施移交和接收。

（二）行政許可類檔案的移交分定期和不定期兩種方式進行，周期按照該類檔案的數量確定。

1.企業登記檔案，由審批科負責審核材料后向檔案室移交，每周至少移交 2 次，移交的檔案材料按設立、變更、注銷進行分類，分別移交。檔案室負責完成后續的檔案組卷、掃描、編訂索引目錄、上架等工作。

2.企業行政許可檔案，由審批科負責檔案組卷、編訂索引目錄、審核材料后向檔案室移交，一般每季度 1 次。檔案室負責完成后續的上架等工作。

3.個體工商戶的登記檔案、食品生產經營許可檔案由各市場監管所統一管理和歸檔。

（三）行政處罰類檔案的移交定期進行。案件材料由執法大隊、各市場監管所及其他相關科室在完成立卷的基礎上，在第二年的 6 月底之前，將上一結案的全部案件檔案隨移交目錄向檔案室移交，由檔案室集中歸檔。

（四）其他行政行為檔案的移交定期進行。由相關部門完成規范立卷的基礎上，在第二年的 6 月底之前，將上一立卷的檔案隨移交目錄向檔案室移交，由檔案室集中歸檔。

二、文書檔案移交、接收 （一）辦公自動化系統電子文件由主辦部門在公文流轉和處理程序結束后的 5 個工作日內點擊歸檔，紙質文件由部門內勤在第二年 6 月底之前向檔案室移交歸檔。

（二）信訪材料采用辦公自動化系統歸檔方法，分“轉歸檔”和“自行歸檔”兩種，由信訪部門負責確定。“轉歸檔”的信訪件由信訪部門負責移檔打印，隨同紙質原件向檔案室移交歸檔，“自行歸檔”的信訪件不用移交檔案室，由信訪部門自行保管。

（三）會計檔案由財務科完成立卷保管三年后，分“憑證、帳冊、報表”三類，隨同移交清冊向檔案室移交，由檔案室集中保管。

（四）辦公自動化系統外的文書材料，各部門應在第二年的6 月底之前收集整理，向檔案室移交，由檔案室完成立卷歸檔工

8-作。

（五）照片、視頻檔案由相關科室以電子形式隨時向信息中心移交，移交時每組照片、視頻應標明拍攝時間、地點、人物、內容、拍攝人等，每年底由信息中心將當年照片檔案匯總后，制作成光盤及其他固態介質，統一交檔案室集中保管。

（六）榮譽檔案由本部門保存展示一年后，向檔案室移交（包括獎狀、獎杯、錦旗）。

（七）設備檔案由購買使用部門在購買后一年內，向檔案室移交歸檔（包括購買產品的有關材料）。

（八）基建檔案待工程結束審計完畢后一年內，向檔案室移交歸檔。

三、檔案借（查）閱 （一）本局干部因工作需要查閱本單位（部門）的檔案材料或跨單位（部門）的檔案材料，需先填寫《內部人員查檔登記表》，經所在單位（部門）領導簽字同意后，方可至檔案室登記查閱檔案。

（二）借閱檔案要保持檔案材料的整潔與安全，不得擅自拆散、抽取、復印、折疊、涂改、曝曬、受潮、污損等，外借檔案歸還后檔案室要及時復查，如發現上述損壞情況要及時追查，對情節嚴重者，要依法處理。

（三）借閱檔案的干部不得擅自對外提供檔案材料復印件，不得擅自更改檔案文字，不得任意抽換檔案內容，如有違反上述規定的，造成的后果由借閱人員負責。

（四）借閱檔案或資料的，需先填寫《借閱檔案（資料）審批單》，經本單位（部門）負責人審批，報辦公室審批，報分管局長批準后方可借閱。要嚴格辦理借閱登記手續，外借時間一般不超過 7 天，到期仍需借閱的，須辦理續借手續。檔案不得轉借，借出和歸還須當場驗收簽字。

（五）外單位查閱檔案的，檔案室在開放利用范圍內按《上海市企業登記檔案查閱辦法》的有關規定進行查閱和利用。

四、檔案保管 （一）本單位所形成的檔案（文書檔案、專業檔案、會計檔案、榮譽檔案、聲像檔案）應當由檔案室集中統一管理。

（二）檔案庫房管理必須嚴格遵照檔案庫房管理工作的相關規定執行。

（三）檔案管理人員調動工作時，要嚴格履行移交手續。

五、檔案統計 （一）檔案統計工作的要求：要有明確的目的性、正確性、連續性、及時性，并注意分析研究。

（二）檔案統計的內容：庫藏統計、清查統計、鑒定統計、

0-接收移交統計、借閱統計、查檔利用統計。

（三）檔案統計的辦法：絕對數的統計，相對數的統計，平均數的統計。

（四）檔案統計的時間：對庫藏、接收、借閱、利用效果等情況進行定期統計。并按階段需要，進行不定期統計。

（五）檔案統計的重點：庫藏統計、鑒定統計和利用效果的統計。

六、檔案保密 （一）檔案管理人員必須認真貫徹執行上級有關保密的指示規定，嚴格執行黨和國家的保密制度。

（二）檔案管理人員不得借工作之便，私自將機密檔案材料帶出庫房或提供給無關人員傳閱。

（三）檔案管理人員不得在公共場所和私人來往信件中泄漏黨和國家機密。

（四）由于工作需要使用檔案，應妥善保管，用后及時歸還。新聞媒體借閱需經分管局長同意。

（五）嚴禁向廢品收購部門出售檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格遵守鑒定銷毀制度。

（六）提供利用檔案，要嚴格執行檔案借閱制度，并注意保密。

（七）對故意、過失丟失檔案或泄密者，將依法追究責任。

七、檔案鑒定銷毀 （一）檔案室的檔案鑒定、銷毀工作，由檔案室組織實施。

（二）檔案室銷毀的檔案，一般指保管期滿，經鑒定無保存價值的檔案材料。

（三）檔案銷毀一般由檔案管理人員提出初步意見，再由檔案鑒定小組逐卷進行鑒定。

（四）經鑒定為銷毀的檔案，由鑒定小組負責編制銷毀清冊，并上報銷毀檔案的請示，經分管局長審查批準后執行。

（五）為慎重起見，準備銷毀的檔案，經領導批準后應繼續保存一年后再執行銷毀。

（六）對批準銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不得出賣或移作它用。

（七）銷毀檔案時，應派兩人監銷，銷毀后，監銷人應在銷毀清冊上注明“已毀”字樣和銷毀日期及方式，并簽名以示負責。

（八）銷毀清冊一式兩份，分別歸入“全宗卷”和上報檔案局備案。

八、附則 1.本制度由辦公室負責解釋。

2.本制度自印發之日起實施。

2-值班管理制度

為進一步加強區局值班工作，確保下班、雙休日和節假日期間緊急情況的信息暢通，及時、有效地處置突發事件，制定本制度。

一、值班人員范圍 1.在職 59 周歲以下男干部、54 周歲以下女干部，都應參加值班（女干部一般安排日間值班）。

2.女干部孕期、哺乳期不安排值班。確因個人身體或家庭原因不能參加值班的，由個人向所在單位（部門）提出申請，所在單位（部門）負責人同意后，報干部人事科審核。

二、值班要求 1.全局值班點位設在區局機關。

2.雙休日和夜間均實行兩名干部值班。節假日和重要活動期間，由一名正職科長（主任），以及兩名四級主任科員以上干部值班。區局領導按照上級要求帶班。

3.值班干部必須按時到崗，不得遲到、早退。值班時間：白天為 8:30 至 17:00；夜間為 17:00 至次日 8:30；如有特殊安排，值班時間另行通知。

4.值班安排不得隨意更改，值班干部如有特殊情況需要調班的，必須安排好代班干部，報辦公室備案。

5.值班干部應隨時關注電腦、電話、傳真等通訊情況，及時登錄值班系統，值班結束應填報值班情況，并退出系統。

6.值班干部應認真閱知值班工作規定和值班室公告欄張貼的通知要求，掌握突發、應急事件處理程序，遇情況及時請示、匯報，并做好情況記錄。

7.值班期間不準擅離崗位，不準由無關人員替班，不準邀外來人員進入值班室，不準在值班室內進行打撲克、下棋等娛樂活動。

三、值班崗位職責 1.認真做好值班系統登錄、退出，值班情況報送和值班情況記錄等工作。

2.對突發、應急事件，按規定時限和渠道及時報告。

3.接聽來電詢問，接待來訪人員，妥善處理來電來訪有關問題。

4.按要求及時、準確上報值班情況和有關數據。

5.辦公室為值班工作主管部門，負責做好值班工作的總體安排和協調管理，定期對值班情況進行檢查，及時發現和糾正值班工作中存在的問題，并報告局領導。

四、值班情況處理程序

4-1.一般情況的處理。根據來電來訪內容，認真做好記錄，分別登記《消費者投訴信息預登記表》和《舉報信息預登記表》，對能當即答復或處理的，應立即處理；不能當即處理的，值班結束后移交辦公室，辦公室根據記錄內容分類處理；對上級交辦的，要在值班系統的“回復”欄中說明處理情況，及時回復上級。

2.重大或突發應急事件的處理，按區局《緊急、重大信息報送制度》相關規定執行。

五、值班失職的責任追究 值班干部應嚴格遵守值班規定，凡有下列情況的，將視情作出必要的紀律處分或經濟處罰：

1.無故不參加值班的； 2.遲到、早退或擅離值班崗位的； 3.不按規定程序、時限處置問題和報送情況，造成后果的； 4.未及時登錄或退出值班系統，不認真做好值班情況記錄，被上級通報批評的。

六、值班補休按照《中華人民共和國公務員法》相關規定執行，具體由組織人事部門制定細則。

七、本制度由辦公室負責解釋。

八、本制度自印發之日起實施。

固定資產管理制度

第一章 總 則 第一條 為進一步加強固定資產管理，維護資產的安全和完整，促進資產合理配置，提高資產使用效益，保證各項工作順利開展，根據《上海市市級行政單位固定資產管理暫行辦法》（滬財行［2010]62 號）及《徐匯區區級行政單位固定資產管理暫行辦法》（徐府發［2012]14 號）等有關規定，特制定本制度。

第二條 本管理制度適用于局屬各單位（部門）的固定資產管理。

第二章 固定資產的標準和范圍 第三條

固定資產是指使用期限超過 1 年，單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。具體包括：

（一）單價在 1000（含）元以上，使用期限在一年以上的一般設備；（二）單價在 1500（含）元以上，使用期限在一年以上的專用設備；（三）單位價值雖未達到規定標準，但使用期限在一年以上，年累計金額超過 10000（含）元的大批同類物資。

6-第四條

固定資產范圍包括房屋及建筑物、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書及其它固定資產。饋贈物品符合固定資產價值標準的，列入固定資產管理范圍。

第三章 固定資產的日常管理 第五條 辦公室是固定資產實物管理部門，具體負責：

（一）組織實施本單位的固定資產管理，制訂固定資產配置標準和使用管理規定；（二）擬定固定資產采購計劃，建立固定資產管理檔案；（三）審核固定資產的新增、更新、購置、驗收、入庫、保管、發放、調配、報廢、處置及清查核對工作；（四）登記固定資產實物賬，確保固定資產帳物相符；（五）監督、檢查、指導各單位（部門）固定資產實物管理工作。

第六條 財務科是固定資產價值管理部門，具體負責：

（一）固定資產登賬、對賬和會計核算，確保固定資產總賬和明細賬相符；（二）編制固定資產購置預算，辦理有關控購和政府采購的申報手續；（三）會同辦公室定期進行固定資產清查；

（四）監督、檢查、指導各單位（部門）固定資產價值管理工作。

第七條 使用單位（部門）是固定資產的使用和保管單位（部門），具體負責：

（一）固定資產的維護、保養、清理、盤點工作；（二）登記和保管有關帳卡以及固定資產的使用、維修和故障處理等情況的記錄；（三）定期與固定資產管理部門核對有關賬目，保證固定資產的安全完整，保證賬、卡、物相符。

第八條 辦公室設專人負責固定資產日常管理。各使用單位（部門）設 1 名固定資產管理人員負責本單位（部門）所有資產的實物管理。

固定資產管理人員調動時，應辦理交接手續。使用單位（部門）兼職固定資產管理員有變動的，應及時通知辦公室。

第四章 固定資產管理相關流程及職責分工 第九條

固定資產的新增、更新（一）根據實際工作需要，全面規劃、統籌安排，按照勤儉節約原則，嚴格執行固定資產配置標準。

（二）各單位（部門）需新增或更新固定資產的，原則上在

8-每年編制預算時將第二年需要購置的固定資產統一報辦公室和財務科審核。辦公室根據各單位（部門）現有資產情況和實際工作需要，以及所采購固定資產的適用性提出意見,經局領導同意后列入第二年的采購計劃。未列入預算的固定資產原則上不予采購。

第十條

固定資產的購置、驗收、入庫（一）固定資產的購置 1.各單位（部門）的固定資產管理員是固定資產申購申請的責任人； 2.本局統一配置的固定資產，由辦公室統一提出申購申請； 3.各單位（部門）擬更新或新增固定資產的，應填寫《經費呈批單》，報辦公室、財務科審核，經局領導審批同意后采購。

4.未經審批同意的，各單位（部門）不能采用其他辦法變相采購。

局固定資產由辦公室統一負責購置。屬于政府采購項目的，根據區財政局批復意見，按照政府采購相關規定辦理。

（二）固定資產的驗收、入庫 1.局固定資產管理員是本局固定資產驗收入庫責任人； 2.固定資產到貨后，經局固定資產管理人員核對《經費呈批單》，確認無誤后填寫《固定資產購置申報表》 《固定資產驗收表》，辦理入庫登記，并根據固定資產編號統一制作固定資產標簽。在辦理申領手續時，一并交由使用單位（部門）粘貼在固定資產左側上方明顯位置； 3.上級部門調撥或其他部門捐贈的設備屬于固定資產范圍的，經局固定資產管理人員核對后填寫《固定資產調撥、捐贈申報表》，同時通過后勤管理系統進行申報，經辦公室初審并由調出單位或捐贈單位蓋章確認后辦理驗收入庫手續； 4.固定資產驗收入庫后，由局固定資產管理人員通知使用單位（部門）固定資產管理人員辦理申領手續； 5.各單位（部門）未經批準，自行購置的固定資產，辦公室不予辦理驗收入庫手續。

第十一條

固定資產的領用、發放 1.各單位（部門）固定資產管理員是固定資產領用申請的責任人，局固定資產管理員是固定資產發放的責任人； 2.各單位（部門）的固定資產管理人員在接到局固定資產管理人員下發的申領通知郵件后一周內，通過后勤管理系統辦理資產申領手續，并及時做好相關標簽粘貼等工作； 3.局固定資產管理人員需對各單位（部門）填寫的《固定資產申領表》內容進行核對，并報辦公室領導審批，確認無誤后發放固定資產；

0-4.局固定資產管理員在資產入庫后應把申購表、驗收表等相關資料及時交財務部門。每季度與財務部門進行固定資產的核對工作。

第十二條

固定資產的維修、保養（一）各單位（部門）要加強固定資產維修和保養工作，做到維護保養與定期檢測檢修相結合。

（二）固定資產不能正常使用時，使用單位（部門）應及時報辦公室，由辦公室指定專人維修。凡屬使用不當或人為原因造成的損壞，維修費用視情由使用人自行承擔。

第十三條

固定資產的調配、報廢、處置（一）局固定資產由辦公室統一調配。

（二）因人員調動等原因引起固定資產變動的，由使用單位（部門）固定資產管理員通知局固定資產管理員，并根據答復情況辦理相關退庫或申領手續。

（三）固定資產需要租賃、對外有償或無償調撥、捐贈、贈予等，由局固定資產管理員填寫《固定資產調撥、捐贈申報表》，經辦公室、財務部門負責人審核同意，報局長審批。局固定資產無償調撥、捐贈的還需報區機管局審批。

（四）固定資產需要出借，由出借單位（部門）提出申請，經辦公室負責人批準，由出借方和借入方經辦人在借用單上簽

名，借用單上應注明歸還日期。借用期滿收回時，由借入方經辦人員填寫退庫憑證，固定資產管理人員會同借出方和借入方的經辦人共同檢驗，如有損壞，借用方須修復或賠償相應損失。

（五）固定資產報廢、處置統一由辦公室負責管理，對達到或超過規定使用年限，確已失去使用價值，需要作報廢處理的固定資產，由使用單位（部門）固定資產管理人員辦理退庫手續，局固定資產管理員統一填寫《固定資產報廢及其處置申報表》，經辦公室、財務科負責人審核同意，提交局長辦公會議審議同意后，交由專業評估鑒證機構評估。辦公室根據評估結果辦理注銷領用憑證和編號登記等手續，作報廢處理。

報廢處理原則上一年 1 次，單項 5 萬元以上（含 5 萬元）或年累計 20 萬元以上的資產報廢處置時，須報區機管局審批。

第十四條

固定資產清查核對 每年開展一次固定資產的清查核對工作，由辦公室組織財務科和使用單位（部門）參加，對照財務科提供的固定資產明細賬和實物進行盤點，如發現盈虧、損毀的應及時查明原因，提出處理意見，經審核批準后，調整賬、卡記錄，保證賬、卡、物相符。

第五章 固定資產的使用保管 第十五條 使用單位（部門）領取新增、更新的固定資產后，2-應要求實物使用者首先了解、熟悉新增、更新的固定資產性能和使用方法，以免由于操作不當造成固定資產的損壞。

使用單位（部門）應保管好保修卡、使用說明書等相關材料。

第十六條 使用單位（部門）使用、保管的固定資產未經辦公室批準，不得搬離原定辦公區域或暫借其他單位（部門）、個人使用。

第十七條 由于保管人員玩忽職守或保管不當，致使固定資產被竊或遺失的，經查實，將根據情節輕重分別給予批評或責令賠償經濟損失等處理。對直接責任者應當給予必要的行政處分。觸犯刑律者移交司法機關處理。

第六章 附 則 第十八條 各單位（部門）關于固定資產的申購、驗收入庫、領用發放、歸還退庫、租賃、調撥捐贈、報廢等審批流程統一在OA 后勤管理系統中完成。

第十九條 本管理制度由辦公室負責解釋。

第二十條 本管理制度自印發之日起實施。

低值易耗品管理規定

為切實加強對本局低值易耗品的管理，進一步明確低值易耗品申購、保管、領用、盤點的工作流程和責任，確保管理有序、使用節約，特制訂本規定。

第一章 低值易耗品的范圍 第一條 低值易耗品是指不作為固定資產登記管理的各類辦公用品，包括辦公家具、文化用品、勞防用品、計算機周邊設備、辦公用耗材以及辦公必需的電器設備和生活用品等。

第二章 低值易耗品的日常管理 第二條

統一管理原則。局辦公室作為低值易耗品的管理部門，主要負責低值易耗品的采購、發放和管理工作，各單位（部門）作為低值易耗品的使用和保管單位（部門），必須指定專人負責低值易耗品的日常管理工作。

第三條 節儉使用原則。領用的物品既要滿足工作需要，又要貫徹節儉精神，努力延長物品的使用年限，減少不必要的損失和浪費，堅決杜絕公物私占的現象和行為。

4-第三章 低值易耗品的采購 第四條

辦公用紙、硒鼓、碳粉、墨盒等已列入集市采購目錄的辦公耗材由辦公室統一通過政府采購平臺訂購。辦公室管理員根據耗材的庫存量情況以及消耗水平確定訂購數量。

第五條

辦公家具和電器等設備（單價低于 1000 元）的采購參照固定資產管理制度執行，由各單位（部門）填寫《低值易耗品申購表》（見附件）報辦公室審批，經局領導同意后，機關科室提出的申請由辦公室統一采購，執法大隊、各市場所提出的申請由各單位（部門）自行采購。

第六條 文化用品的采購由局辦公室會同財務科通過詢價方式確定供應商，并確定提供文化用品的品種、規格、價格等，局辦公室和所、隊內勤可直接向供應商訂購，辦公室負責統一匯總和定期結算。

第七條 其他生活用品的采購，機關科室由辦公室統一負責采購，執法大隊、各監管所由單位（部門）自行采購。

局機關科室對文化用品和其他生活用品的需求，由經辦人每月 25 日前填寫《機關辦公用品（低值易耗品）采購申請單》，交辦公室審核，由辦公室統一采購。

第四章 低值易耗品的領用與盤點 第八條 低值易耗品的領用分為個人領用與單位（部門）領用兩種。個人領用系個人使用保管的用品，如水筆、橡皮等；單位（部門）領用系本單位（部門）共同使用的用品，如打印機耗材、訂書機等。單位（部門）領用的用品必須指定專人負責。

第九條 機關科室用品統一由辦公室發放，各科室指定專人負責辦公用品的領用。辦公家具、計算機周邊設備、辦公用耗材以及辦公必需電器設備等低值易耗品的申領，按照 OA 后勤管理系統操作程序領用。文化用品、勞防用品、生活用品等其他低值易耗品的申領，辦公室每月通知各科室集中領用并填寫《機關辦公用品（低值易耗品）采購申請單》簽收聯。執法大隊、各市場所辦公用品由各單位（部門）自行發放。

第十條

所有低值易耗品需定期盤點并建立辦公用低值易耗品領用登記臺賬。

第十一條 新進人員可領取必需用品。調離或離職時，應將剩余用品全部交辦公室或本單位（部門）內勤。

第十二條

本規定由辦公室負責解釋。

第十三條 本規定自印發之日起實施。

6-附件 低值易耗品申購表 申購單位（部門）

申購日期

物品名稱

申購數量

預計單價 元 申購金額 元 申 購

事 由 單位（部門）

負責人：

月

日

經辦人：

月

日 辦公室 審 核 意 見

負責人：

月

日

經辦人：

月

日 局領導 意見

實際購買日期

供貨單位

發票編號

實際購買 物品單價 元 實際購買物品數量

金額合計 元 物品使用情況記錄

備 注

印刷品印制和廣告設計制作管理規定

為規范本局的印刷品印制和廣告設計制作工作，制定本規定。

一、范圍 本規定所指印刷品印制和廣告設計制作主要是指：執法文書、法律法規匯編、證照、書籍、宣傳材料、信封信紙等辦公用品的印刷和各類宣傳活動背景設計制作等。

二、審批 印刷品的印制和廣告設計制作，除特殊情況外，申請科室須提前 15 個工作日填寫《印刷品印制和廣告設計制作審批表》，明確需制作的內容、制作的方式（種類）、制作數量等，送局辦公室審核。金額 1000 元以下的，由分管領導審批；金額 1000 元以上的，須報局長審批。

三、印制和制作程序 印刷品印制屬于政府采購項目，申請科室必須從上海市政府采購網印刷服務入圍名單中選擇印刷服務單位，通過詢價后填報《印刷品印制和廣告設計制作審批表》，經審核批準后，由辦公室根據申請的印制內容、數量在政府采購網上簽訂印刷服務合8-同。

廣告設計制作經審核批準的，預算經費超過 2 萬元（含 2 萬元）的，由申請科室通過詢價方式確定承制單位。申請科室委托承制單位根據審核批準的制作內容、數量等要求制作加工。

四、成品驗收與保管 （一）承制單位負責將成品送至申請科室，由申請科室按照內容、數量、質量要求進行驗收確認。

（二）申請科室做好費用的結算工作，印刷品印制的結算，需附在政府采購網上簽訂的印刷服務合同。

（三）各科室對成品要集中擺放，妥善保管，防止損毀遺失。

五、承制單位管理 辦公室應建立承制單位目錄管理制度，確保質量、效率和服務。

六、違反規定的處理 （一）對未經批準、擅自印制各類印刷品和廣告設計制作，辦公室不予審核，財務科不予報銷。

（二）對盲目印刷，造成印刷品和廣告制品浪費，或對印刷品和廣告制品保管不善，造成損毀和遺失，并產生不良影響與后果的，追究有關科室負責人和直接責任人的責任。

七、本規定由辦公室負責解釋。

八、本規定自印發之日起實施。

0-附件：

印刷品和廣告設計制作審批表

申請部門

申請理由

印刷名稱

是否有樣張

印制種類

印制數量

預計金額

承印單位

申請部門 申請意見 經辦人：

部門領導：

****年**月**日

辦公室 復核意見 經辦人：

部門領導：

****年**月**日

局分管領導審核意見 簽名：

****年**月**日

局主要領導審批意見 簽名：

****年**月**日

說明：1.為保證質量和及時提供使用，請提前15個工作日填報。

2.為做到圖文準確無誤，請申印部門提供樣張并負責校對。

3.金額1000元以下的，由分管領導審批；金額1000元以上的，須報局長審定

4.本表一式三份，申請部門、辦公室、財務科各留一份（審批后復印）。

合同管理制度

為進一步明確區局為合同主體的各類合同審批權限，規范合同訂立行為，加強對合同使用的管理和監督，特制定本制度。

一、合同項目申報 合同的主辦單位（部門）經分管領導審核同意后，須就擬定合同的項目進行初步詢價。預算資金超過 5 萬元的，須報局長辦公會議審議；預算資金超過 30 萬元的，須報局黨委會議審議。合同正式訂立時，金額上浮不超過 10%的，做出必要說明，無需再報局長辦公會議或黨委會議審議。

二、合同擬制 合同的主辦單位（部門）負責與合同對方在平等、自愿、公平、誠實信用和公序良俗的訂立原則下商定合同具體條款，并草擬書面文本。

三、合同流轉 1.新簽合同由主辦單位（部門）提供合同文本原件、經費呈批單，會同辦公室、法規科、財務科、市場科進行會審；續簽合同由主辦單位（部門）提供上合同復印件、續簽合同文本原件、經費呈批單，會同辦公室、財務科進行會審。

2.會審中發現需修改的，由合同的主辦單位（部門）修改或

2-重擬，直至形成統一意見，并在《徐匯區市場監管局合同審批表》中簽字確認。

3.合同擬定者（經辦人）負責合同文本及相關材料在整個會審過程的傳遞。

四、會審要點 1.合法性：包括合同的主體、內容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規定，會審意見是否齊備；資金的來源、使用及結算方式是否合法，資產動用的審批手續是否齊備等。

2.可行性：包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔保方式是否可靠；擔保資產權屬是否明確等。

3.嚴密性：包括合同條款及有關附件是否完整齊備；文字表述是否準確；附加條件是否適當合法；合同約定的權利義務是否明確；數量、價款、金額等標示是否準確等。

五、合同審批 合同文本經分管局長會簽、局長審批后，方可正式訂立合同。

六、備案歸檔 正式生效的合同文本應及時報辦公室備案，由合同檔案管理人員專人保管。辦公室按制作合同臺帳并歸檔。

七、附則 1.本制度由辦公室負責解釋。

2.本制度自印發之日起實施。

4-附件 □新簽 □續簽 徐匯區市場監管局合同審批表

本合同主辦單位（部門）：

登記號：

年

號 局長辦公會議議定：

合同標題及主要內容和標的：

合同洽談人或程序經辦人意見：

日期：

法規科閱核：

日期：

網監科閱核：

日期：

財務科閱核：

日期：

辦公室核審意見：

日期：

局分管領導會簽意見：

日期：

局長審批意見：

日期：

機要簽收：

日期：

****年**月**日

注：1.合同金額超過 5 萬元的，須經局長辦公會議審議通過；合同金額超過 30 萬元的，須經局長辦公會議審議通過。

2.本表經局長審批后，與合同文本原件一并交機要歸檔，并復印 2 份，經辦部門留存 1 份，交財務 1 份（財務報支時，須同時交經機要歸檔簽收的本表復印件）。

車輛使用管理規定

第一章 總則 第一條 為進一步加強區局行政執法車輛的管理，實現車輛管理的標準化、制度化、規范化，提高車輛使用效率，確保車輛安全運行，結合區局實際，制定本規定。

第二條 區局所屬車輛按照統一管理、分級負責、合理使用、保障工作的原則，實行規范管理。

第二章 管理部門 第三條 辦公室為區局車輛的主管部門，具體負責：

（一）制定車輛的管理制度；（二）制定車輛裝備計劃。負責車輛的購置、更新、報廢、車輛保險、維修及驗車和繳納稅費等工作；（三）負責對車輛進行統一管理和調派；（四）定期對車輛的使用情況進行檢查和考核；（五）每年對區局兼職駕駛員進行申報審核，對駕駛員定期進行交通安全、職業道德、業務技能的教育培訓和考核，做好車輛和駕駛員的日常管理；（六）做好車輛事故處理工作；

6-（七）做好車輛管理的其他工作。

第四條 配備車輛的單位（部門）是車輛管理的責任單位，單位（部門）主要負責人為車輛管理的第一責任人，負責對本單位（部門）車輛的日常管理工作。

（一）根據區局車輛使用管理規定，制定本單位（部門）車輛使用管理辦法；（二）負責對單位（部門）駕駛員進行日常管理；（三）每臺車輛指定專人負責管理維護，實行定車定人負責制；（四）協助辦公室做好車輛管理的其他工作。

第三章 使用和管理 第五條 區局配備的車輛用于行政執法活動，不得私自用于與此無關的其他活動。

第六條 區局機關部門申請用車的，一般由使用部門提前1-3 天申請。辦公室指定人員根據用車情況，按先后順序、先遠后近、急事急辦、先急后緩的原則統籌安排車輛，并由使用部門兼職駕駛員自行駕駛。確有需要 B 照及以上駕駛員來駕駛相應車輛的，由辦公室指定人員進行調配、駕駛。車輛鑰匙交接、進出場、停放，均由使用部門駕駛員負責，并按實填寫用車時間段、行車里程數及車況。

配備車輛的單位（部門）對于用車的申請、使用、調派，參照本條規定執行。

第七條

配備車輛的所（隊）須建立車輛管理制度，及時填寫《用車登記表》，認真做好出車情況、汽油消耗和行車里程等臺帳記錄，如實反映車輛的使用、管理情況。

第八條

車輛使用情況應定期公示。辦公室會同財務部門公示包括使用事由、總里程、油耗、維修保養費用等單車運行維護信息和使用情況，接受各方監督。

第九條

夜間和雙休日、節假日，所有車輛必須按要求停放在指定地點。以上時間確因工作需要動用車輛的，應事先提出申請，填寫《節假日及夜間公務用車申請表》，經分工聯系所（隊）的局領導批準后方可用車。特殊情況，先與辦公室聯系，事后補辦手續。

第十條

因行政執法活動需要動用車輛離開本市的，必須事先提出申請，填寫《出市用車申請表》，經分管局長批準后方可用車。

第四章 維修和保養 第十一條 車輛實行定點維修保養。車輛維修保養前，須事

8-先提出申請，填寫《車輛維修保養申請表》，經辦公室批準后，方可進廠維修、保養。維修、保養應按申報內容進行，由故障原因需擴大維修范圍的須向辦公室報備，不得隨意擴大修理范圍。因特殊情況不能在定點維修廠修理的，應及時向辦公室報告，經批準后方可就近修理。凡擅自進入其他修理廠修理或擴大修理范圍的，費用由個人承擔。

第十二條 區局所屬車輛統一配備加油充值卡。實行一車一卡，定車專用，并由專人負責保管、使用和記錄使用情況。不得為非指定車輛加油。

遇特殊情況或車輛駛離本市的，憑加油發票由辦公室審核后報銷。

第五章 事故報告與處理 第十三條 車輛發生交通事故時，應及時向本單位（部門）領導和辦公室報告。隱瞞不報的，車損全部費用由本人承擔，并追究相關人員責任。

第十四條 發生交通事故時，應由交通主管部門認定事故責任，妥善解決。發生車損應在 24 小時內向保險公司報案，并按規定到指定修理廠修理。

第六章 駕駛員管理 第十五條 本規定所稱的駕駛員是指經《兼職駕駛員管理規定》申報登記并獲批準的兼職駕駛員，及辦公室指定從事車輛管理和駕駛的聘用人員。未經批準，任何人員不得駕駛區局車輛。

第十六條 駕駛員應遵守國家的有關法律法規，參加區...

第三篇：公文處理工作規范

一、總則

1.根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，結合我公司的實際情況，特制定此規范，公文處理工作規范。

2.我公司的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規章、下達指示、決定，指導工作，向上反映情況，請示、報告工作，企業內外溝通情況、交流信息，商洽、協調、聯系工作的重要工具。它具有鮮明的政策性，一定的權威性，嚴格的規范性，較強的時效性。

3.黨政工作部是公文的管理機構。設專人負責公文的處理工作。

4.公文處理工作是公司日常工作重要組成部分，是承上啟下、聯系左右、溝通內外的主要手段，是公司工作的橋梁和紐帶，也是秘書工作的重要部分和關鍵環節。

5.黨政工作部工作人員在公文處理工作中，要端正思想作風，發揚深入實際，聯系群眾，調查研究，實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高業務素質，提高公文處理的質量和效率，為領導、機關部門和基層單位提供優質服務。

6.公文處理工作必須遵循準確、及時、保密、安全的原則，嚴格按照公文處理程序辦理；嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范疇辦理，不丟失、不被盜、不泄密、不損壞。

一、公文主要種類

1.公司的公文種類主要有：

⑴.決定、決議

對本公司某些重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項用“決議”。

⑵.通知

傳達上級機關的指示，要求下級單位、部門辦理或需要知道的事項，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，印發本公司一些法規性文件，均用“通知”。

⑶.通報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，用“通報”。

⑷.報告、請示

向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議用“報告”。

向上級機關請求指示、批準，用“請示”。

⑸.批復

答復下級單位的請示事項，用“批復”。

⑹.函

向有關主管部門請求批準的事項，同級機關之間、不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題等，用“函”。

⑺.會議紀要

記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用“會議紀要”。

⑻.規定

本公司或部門制定的具有一定強制性的管理的有關規章制度，用“規定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、辦法、規章、計劃、合同、電報以及經過一定的批準手續后轉化為公文的某些簡報、調查報告、領導講話等，根據情況酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文頭(發文機關全稱加“文件”二字組成)、標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄報機關、抄送機關、主題詞、制發機關、制發時間等部分組成。

⑴.公文標題。公文標題一般由發文機關全稱或規范的簡稱、事由和文件三部分組成。公文文頭已含發文機關名稱的，標題中可略去發文機關名稱。轉發公文的標題，要簡明準確，但不要只寫文號。在公文標題中除法規性文件外，一般不加書名號。

⑵.發文字號。發文字號一般由機關代字、年號、序號三部分組成。幾個部門聯合發文，只標明主辦部門的公文編號，黨政聯合發文，用黨委的文頭，編黨委的文號和行政的文號。

機關代字應使用規范的簡稱，并應避免與其它機關相混淆。

正式文件年號一律用公元紀年全稱括于方括號內，置機關代字之后，流水號之前。函件年號可使用簡稱括于圓括號內，置于機關代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送機關應寫于標題之下，正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、決議、會議經要等，應將主送機關寫于正文之后。正式文件主送機關的全稱、規范性簡稱和同類型單位的統稱應使用統一的固定概念和序列表達，不得經常變換。

上報請示的公文，一般只寫一個主送機關，如確需同時上報另一個上級機關，應用抄報的形式。

⑷.正文。正文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，應在正文之下(空一行)，發文機關印章及成文日期之前，按順序注明附件名稱，工作匯報《公文處理工作規范》。

⑹.印章。印章是公文制發機關對公文生效負責的憑證。公文一律加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方。并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日4-7個字。如發文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處。正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發文時間并蓋章，同時在該頁左上方標明“此頁無正文”。幾個單位聯合行文，印章順序與行文機關相吻合，最后一枚印章順序應與行文機關相吻合，最后一枚印章與發文時間相疊。黨政聯合發文，黨委印章在左。

⑺.秘密等級。保密公文應在文件頭左上方注明等級和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款應使用發文機關的全稱或規范化的簡稱。

⑼.發文時間。發文時間以簽發或會議討論通過的日期為準。

公文日期統一使用漢字標識。且年、月、日三者俱全，不得簡化與省略。

⑽.附注。公文如有附注，應列印章、時間之下，主題詞之上，有圓括號括起來。

⑾.抄送機關。抄送欄設于文件末頁下端，制發機關之上。抄上級機關的標明“抄報”，抄平行機關、下級機關和不相隸屬機關的標明“抄送”。抄報、抄送頂格書寫用橫線隔開來。

⑿.主題詞。為便于公文管理和使用微機檢索，可編制公文主題詞表，按公文主題內容選1-5個主題詞，刊于抄送機關之上。

2.公文用紙、一律使用A4紙。

3.公文用字。公文的正文部分推薦采用四號宋體字，標題和其它部分可酌情大一號或小一號，標準行數和列數均為二十五左右。

四、行文規則

1.各部門的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

⑴.上行文。指下級機關、單位向上級機關、單位的行文。一般般用請示、報告、函等文種。

⑵.下行文。指上級機關、部門向下級機關、部門的行文。一般用指令、決定、決議、批復、通知、通報、通告、函等文種。

⑶.平行文。指向同級單位和不相隸屬的單位和部門發的文件。主要用函。

2.凡屬于行政職責范圍內的工作，應以行政名義行文，不應要求以同級黨組織名義行文或與同級行政單位或部門聯合行文。若黨委系統建議與同級行政單位或部門聯合行文，其內容既涉及黨群工作又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主，與行政關系不大時，則由黨組織自行行文。

3.各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須向上越級行文時，應同時抄報越過的上級單位機關。

4.向上經機關請示的公文，應一文一事。請示不要直接送領導者個人，也不要多頭分送，應送黨政工作部統一辦理。

5.公文字數一般不超過三千字，若超過三千字應寫出內容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得對黨的組織作指示，交任務。

7.轉發上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不必另外行文。

五、收文處理程序

1.收文處理程序一般包括簽收，登記，分發、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.簽收。簽收公文應認真核對所收文件的件數是否與文件投遞單或送文簿上登記的件數相符；文件包裝上的收文機關、收件人是否與本機關相符；包裝編號是否與投遞單或送文簿的登記相符；文件包裝是否有破損、開封等現象，重要文件應逐頁查點。如發現問題，要及時向發文機關查詢，采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。

⑵.登記。登記文件應將收文號、來文機關、文件標題、密級、發文字號、緩急時限、件數、收發時間以及處理情況逐項填寫清楚。登記編號不得出現重號和跳號的現象。

⑶.分辦。分辦就是文書工作人員將收進的文件經過登記以后送綜合部負責人批分后，送有關領導、有關部門或承辦人員辦理。

⑷.批辦。主管領導人在閱讀文件的基礎上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人承辦。

⑸.承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文單位，同時抄送交辦部門銷案；凡涉及其他部門業務和事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，應由主辦部門提出意見，并代擬文稿，如文稿內容涉及其他部門，應與其他部門協商并取得一致意見后，送請上級領導審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。

⑹.傳閱。傳閱文件要做到以下幾點：

a.掌握傳閱范圍。嚴格按照規定范圍和領導批辦范圍組織傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

b.控制文件運行。嚴格傳閱登記手續，隨時掌握文件去向，避免漏傳，誤傳和延誤。

c.文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

d.認真檢查處理。文書人員應對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標明了閱完時間；二查傳閱人有無指示意見；三查傳閱件有無缺損。

⑺.催辦。對落實到各承辦單位或部門的公文，由黨政工作部負責催辦工作。

⑻.收集。已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員應做好回收工作。

六、發文處理程序

1.發文處理程序一般包括擬搞、會稿、審核、簽發、繕印、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.擬搞。擬稿應做到以下幾點：

a.符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針政策及有關規定，符合公司的實際情況

b.情況要屬實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，篇幅要簡短。

c.人名、地名、數字、引文要準確。

d.公文中的數字除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其它發布用阿拉伯數字外，一般用漢字標識。

e.引用公文應先引用發文機關、標題，后引文號，并加括號。

f.公文中的計量單位，應使用國家法定計量單位。

g.草擬、修改、簽發公文要用碳素筆、鋼筆，并只能用碳素墨水、藍黑墨水來書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。

⑵.會稿。凡涉及其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文領導人最后審批簽發前，應由黨政工作部負責人對文稿的內容、體式、文字等進行審核。審核要把好五關：

a.行文關。確定是否行文，以何名義行文。

b.內容關。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法、措施和要求是否明確具體，切實可行。

c.政策法規關。審查文稿是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規；與本公司已經發布，仍在執行的政策規定有無矛盾。

⑷.文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練；句子是否符合語法；標點符號、數字數量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。

⑸.體制格式關。審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏等。

4.簽發。審批簽發的一般原則是：

⑴.涉及全局性或經會議討論通過的重要文件，由領導簽發。

⑵.涉及某一方面的問題，由分管領導人審閱后，送主要領導人簽發。

⑶.對于機關一般事務性函件或領導已決定的事項可授權黨政工作部負責人代簽。

⑷.已簽發的公文，不準隨意改動，如確需改動時，必須重新核稿，并報原簽發的領導審定。

⑸.所有上報的公文，都必須由主要領導簽發。若主要領導不在家，應由在家主持工作的領導簽發。

5.編號登記。文稿經領導人簽發后，應進行發文登記和編號。登記時應首先檢查簽發手續是否完備，文件有無錯漏，主、附件是否齊全。《發文登記表》包括以下內容：日期、編號、主送單位、標題、主辦單位、主辦人、簽發人、主題詞等。

6.繕印。略，見《繕印工作規范》。

7.用印。略，用印的具體要求見《印信管理工作規范》。

8.分發。分發應根據分發范圍書寫信封、分揀、裝封，經檢查無誤后再嚴密封口。凡正式文件、都應附《發文通知單》隨文件一起郵寄。一般不得通過會議發放正式文件。所有上報的文件必須是原件，不準上報復制件。

9.收集。發文資料收集范圍包括：文件底稿、文稿附件、領導批示等。

10.立卷。立卷要根據發文機關、內容、時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。絕密文件不能復制。機密，秘密文件經黨政工作部批準可以復制。復制文件應視原文一樣管理。

11.歸檔。立好的案卷，應寫上標題，編寫案卷目錄，并按照有關規定定期向檔案管理員移交。移交案卷時，應履行有關手續。

12.銷毀。沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒定和主管領導人批準，可定期銷毀。

收集、立卷歸檔、銷毀應遵守《檔案工作規范》。

七、公文質量考評制度

1.黨政工作部要建立公文質量考評制度，定期對本公司在日常工作中所形成的公文進行檢查或抽查，表彰先進，批評落后，促進全公司公文質量不斷提高。

第四篇：公文處理工作講座材料

關于公文處理工作的幾點體會

今天，很高興有這么個機會和南樂的同行們共同探討、交流公文處理方面的有關問題。此時此刻我有兩點突出感受：一是見到很多同行，大家年富力強，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興；二是自己心里有點忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學創作，講起來難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手，有豐富的公文工作經驗，不少同志聽過省辦、中辦專家的講課，我恐怕講砸了，浪費大家寶貴的時間，破壞了您的好心情。然而和基層部門辦公室系統搞好交流，也是我們應盡之義務，同時對我們來說也是一次難得的學習機會。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講，是態度問題。于是，今天我就斗膽前來獻丑。這里，我是賣力地去講；您吶，就湊合著去聽。不過，我“白水煮掛面—有鹽（言）在先”：能堅持您就盡量堅持，實在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊天，都行！別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭取三個小時結束戰斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。

閑言道罷，書歸正傳。公文是治國理政的重要工具，實施領導的重要手段，指導工作的重要載體。黨和政府機關實施領導職能，有多種方式和手段，如召開會議、調查研究、現場辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡便、最有效、最常用、最規范的是發布公文。公文在黨委政府機關工作中起著承上啟下、綜合全局、協調各方、承內聯外的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個地方、部門的工作水平，可以影響到對一個地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評價，更重要的是影響到黨和國家的方針政策能否及時準確傳達貫徹和有效地執行。所以說，公文處理工作是整個機關工作的重要樞紐，具有不可替代的重要作用。辦公室工作無小事，公文處理無小事。而公文擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、修改、校核等五個方面須注意的問題和同志們共同探討一下。

一、公文種類及特性

1、公文的起源。公文歷史悠久、源遠流長。可以說，公文是隨著階級、國家的產生而產生，隨著社會的發展而發展的。我國從漢代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有關、刺、咨、照會等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革命廢除了舊公文，1934年國民政府頒布了新公文程式。新中國成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次對黨政公文處理作出規定，黨的機關和國家機關公文處理工作逐步走上了科學化、制度化、規范化的軌道。

2、公文的涵義。公文是公務文件或公務文書的簡稱，人們習慣上又把它叫做“文件”。用一句規范的話說：公文是黨政機關、企事業單位以及群眾團體用來處理公務活動的一種具有特定格式的文字材料。

3、黨的機關公文。黨的機關公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

4、公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發機關根據公文的內容，性質和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。

對文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說是內涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。

按照制發機關和適用范圍標準來劃分，公文分為：

黨政機關公文（14種）：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；

政府行政公文（10類15種）：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通報，報告、請示，批復，函，會議紀要。

經濟公文：經濟規劃、經濟合同、可研報告、協議書、意見書、招標通告、產品說明書、廣告等；

司法公文：立案報告、通緝令、提請批準逮捕書、破案報告，公訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調解書、公證書、辯證詞等；

外交公文：國書、換文、公報、聲明、條約、協定、照會、備忘錄等；

軍事公文：命令、通令、通告、作戰方案、演習方案等；

科技公文：科技任務書，科研報告、科技成果報告，鑒定證書，實驗報告，專利說明書（請求書）等。

除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國黨政軍機關的群眾團體、企事業單位以及社會普通適用的文種，如計劃、總結、開幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡報、章程、制度、公約、守則、匯報提綱、傳達提綱、悼詞、唁電等等。

今天我們著重說的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級機關使用的文種(14種)，是我們實際工作中常用的重要文種。

5、公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國家的運轉工具，其內容、服務對象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。經常體現為一定的方針政策，指導工作和日常生活；⑶權威性。帶有明顯的權威色彩和很強的約束力；⑷實用性。行文針對性強，與實際工作和生活密切相關；⑸穩定性。其寫作方法、格式和用語在長期工作實踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。內容涉及面寬、使用公文的領域廣，各行各業都離不開公文，公文已經成為人們生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現形式，即公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文內容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不僅要觀點正確，內容真實，條理清楚，文字精練，而且要格式規范，結構合理，頁面整潔，標識齊全，給人以清新悅目的感覺，吸引人閱讀，便于處理，否則，就無法很好地發揮公文的效用。

目前黨委辦公廳系統正在進行的公文規范化工作，對公文格式看得很重。在此方面我市比較落后，存在的問題較多。如：有的公文紅頭大小不一，字體設計粗糙 ；有的發文字號、機關代字的使用不科學、不準確；有的標題用字不規范，有用三黑的，有用二宋的，還有用楷體、隸字和行草體的；有的上行文不標注簽發人，有的下行文、平行文卻注標簽發人；公文用紙大小不一，裝訂質量不高；在文排方面，有的未落實每頁20行、每行25個字的要求。另外，在文種使用、主題詞標引、發文時間和印發傳達范圍的標注等方面，都還存在不規范的問題。下面，按照《條例》規定，我簡要給大家談一談在這些方面應當注意的問題。

《條例》第八條從17個方面規定了黨的機關公文的格式：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、發送機關、印刷版記組成。”由于時間關系，這17項不一一細講，挑幾項講一下。

（1）密級。即公文的秘密等級，分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于版頭左上角、份號下方位置，用三號黑體，第一個字同正文左邊取齊，當中空一個字的間距，如“機 密”。按照國家保密局有關規定，密級后注明保密期限，如“機密★ 年”。但考慮到黨的機關公文涉主的內容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，《條例》中未提及保密期限問題。在省委辦培訓班上，我就這個問題請示省委辦的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標上；若未標保密期限，則按《條例》第37條規定執行。即“公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定。”

（2）緊急程度。是對公文送達和辦理時間的要求。緊急文件應分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《條例》未對緊急程度的標準位置作具體規定，所以，除個別情況外，一般不標緊急程度。如有的文件確實很急，可在文件上蓋“特急”、“加急”章。如確需在公文上標注的，省委辦公廳認為應標注在份號下邊，與密級并排列出，中國加一個圓點相隔。

（3）發文字號。由機關代字、發文和發文順序號三部分組成，缺一不可（用4號仿宋）。需要請大家注意的問題是：機關代字要準確、規范、無歧義、易識別，并固定使用，發文要用全稱，并且用“〔〕”（六角括號）括起來，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括號。發文字號在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號仿宋表示，文號之間應空半格，如“濮發〔2000〕5號”正確表示是“濮發〔2000〕5 號”。在使用“請示”、“報告”等文種，需標注簽發人的，發文字號則標注在紅線之上左方位置，簽發人則標注于紅線之上右方位置。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。

（4）簽發人。《條例》規定，上報公文應在發文字號右側標注簽發人姓名，這主要是強調領導負責制，體現公文的嚴肅性和領導人對公文的負責性。要注意三點：一是只標姓名，不標職務；二是聯合行文，要標明聯署單位簽發人的姓名，不能只標其中一個單位的簽發人；三是簽發人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。

（5）標題。是公文內容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。有時也有省略發文機關名稱的情況（如標題過長時省略）。標注于紅線之下居中排列，用二號宋體（加粗），一般不用標點（書引號除外）。標題下面如有時間，應用三號楷體。公文標題一定要準確、鮮明、簡煉，排列整齊、美觀。

（6）正文。是公文的主體和核心所在，用來表達公文的內容，位于標題或主送機關下方。一般用三號仿字體，每段的首行空兩個字，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款（應盡量避免），為維護公文的完整性，應在末頁第2行注明“（此頁無正文）”。文件若是轉發通知，轉發通知部分用三號楷體，后邊轉發的內容部分仍用三號仿宋。正文中的序號應當按照

一、（一）和 1.等順序排列，序號后面的標點應是：一后為頓號，（一）后不用符號，1后為小圓點（中辦）或頓號（省辦）。

（7）附件。是正文的補充材料或參考材料。若帶省附件，應在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文中涉及附件內容處，加括號注明“見附件”或“附后”也可以。另外，印發規章或批轉有關部門的報告，其中的“規章”和“報告”不屬附件，而是主體的一部分，其內容應視為正文。

（8）發文機關署名。也叫落款，和“抬頭”是對應的，位于正文末頁的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標題中的發文機關代替落款。落款最后一個字同正文倒數第5個字取齊，中間應當空半格，如“中共濮陽市委”應當表示為“中 共 濮 陽 市 委”。

（9）成文日期。一般署會議通過或領導人簽發日期。聯合發文，則以聯署機關最后一個簽發日期為準。特殊情況署印發日期。要用年、月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個字同正文部分倒數第2—3個字取齊，并于落款單位第2或第3個字取齊，時間（阿拉伯數字）與年月日之間應空半格，正確表示為“2000 年 9 月 5 日”。決議、決定、條例、規定、意見等不標明主送機關的公文，成文日期加括號（用3號楷體）標注于標題下方居中位置。

（10）主題詞。是將自然語中的名詞術語經過規范化和優選處理的詞或詞組，標注于報送機關或印制版記上方，用于文獻的標引和檢索。每件公文選用的標引詞數量，一般應在10個以內，主題詞三個字用三號黑體，后面跟冒號。主題詞內容部分用三號宋體加粗，詞與詞之間要空出一格。

下面，談一談公文主題詞的標引問題。時間關系，主題詞標引的意義、總則，標引詞選定規則、主題標引的組配規則等等，我們不能細談。這里只能講兩個問題：

首先，講一下公文主題詞標注上的誤區。一是認為標注主題詞只是“文件標題的簡縮”。標注中不是根據公文的主題，而是根據公文的標題。二是認為標注主題詞就是標注主題詞就是將內容說清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。三是認為標注主題詞要“符合語法”，認為主題詞就是無主句，謂語、賓語要齊全。四是不熟悉詞表，多作自由標引，想當然、隨隨便便一標了事。這都是不行的。大家一定要主意。

其次，講一下公文主題標引的步驟和方法。

步驟有5個，即審讀公文、分析主題、提煉主題概念、轉換主題概念和標引主題詞。

審讀公文。要注意兩點：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標題。二是審讀公文的內部特征，即公文內容，搞清楚公文內在的邏輯關系，了解公文中各部分的重點問題，摘理出公文中的關鍵句子和結論性意見等等。

分析主題。從形式上看，主要是分析主題的類型；從內容上看，主要是分析主題的結構。公文主題有單主題和多主題之分。所謂單主題，是指一篇公文只有一個主題；所謂多主題，是指一篇公文有兩個或兩個以上并列的獨立主題。公文結構有主體因素和非主體因素之分。主體因素是公文主題的主要成份，表述公文主題的核心；非主體因素是公文的次要成份，表述公文主題的時間、地點、狀態等修飾成份。例如：《市委、市政府關于新形勢下加強和改進思想政治工作的意見》，這就是一個單主題公文；其主題是“新形勢下加強和改進思想政治工作”。在此主題中，主體因素是“加強和改進思想政治工作”，“新形勢下”表示狀態，起修飾作用，是非主體因素。

提煉主題概念。提煉主題概念的過程即是分析、歸納和概念的過程，是對公文的內容加以表述或標識的過程。其目的在于確切反映和表達公文的主題思想，為公文主題詞標注做好必要的準備。公文主題概念不同于公文主題，公文主題是公文的中心思想，它用一個完整的句式表示出來。而公文主題概念則是表達公文主題的關鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來。

轉換主題概念。提煉出的主題概念屬于一種自然語言，主題概念要作為主題詞進行標引，心須進行主題概念的轉換，使自然語言變為檢索語言。一是直接轉換，即是從詞表中抽出同主題概念相同的正式主題詞直接進行轉換。二是間接換，即采取分解的辦法，把復雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進行轉換。

標注主題詞。查表抽詞進行主題概念轉換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標引的深度，采用一定的標引方式，標注出主題詞。我們將主題詞“黨校教育”和“意見”標注在文件尾部，并按照公文主題標引規則的要求正規地書寫。

公文主題標引方式有四種：

（１）概括標引。又稱整體標引，以每個文件為標引單位，對文件整體內容作概括性的標引。只標引文件最主要的主題內容。概括性的標引能完整反映文件的主題思想。

（２）重點標引。根據不同部門、不同業務的需要，文件標引應有不同的重點。經濟工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業務上的需要。各有重點，應根據各自的重點而有所取舍。也可以針對本部門本系統的工作特點，建立適合本部門專業的檢索系統。還有，從文件的重要程度上，也應有所選擇。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。

（３）分析標引。以文件計時分析為基礎，對涉及的所有主題因素分別加以標引。如：《關于經濟體制改革的決定》，按概括標引，主題詞是經濟體制改革；按分析標引，還可以確定以下主題：增強企業活力、發展社會主義商品經濟、發展多種經濟、改革價格體制等。同概括標引相比，分析標引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準率也高得多。

（４）全面標引。這是相對于重點標引和概括標引而言的。重要文獻的主題標引，需要文獻的主題標引，需要有深度和全面，不漏標有檢索價值的主題，必須采取分析標引和全面標引。如對《市委、市政府關于2001年農業和農村工作的意見》這篇文件進行標引時，我們可采取概括標引方式。通過主題分析提煉出的主題概念是“農業”和“農村工作”。它們和詞表中的正式主題詞是一對一的對應關系，可直接進行轉換。〈意見〉的標引詞為：“農業”、“農村工作”、“2001年’和‘意見’。此處，我們還可對〈意見〉進行重點標引、分析標引和全面標引。則對〈意見〉中所有的主題因素，即“農民收入”、“農村改革’、‘農業綜合生產能力’、“科教興農”、“農村基層組織建設’等主題進行標引。

下面，我們舉兩個例子。

１）。中共中央印發〈關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規定〉的通知

其主題概念是：縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會規定通知

主題詞是：黨政機關　黨員　領導干部民主生活會規定通知

分析說明：（１）單主題公文。

（２）概括標引。

（３）“縣以上黨和國家機關黨員領導干部”分解轉換為“黨政機關”、“黨員”和“領導干部”。

（４）“民主生活會”為概念直接轉換。

２）。鄭大文同志在鄉鎮黨委書記座談會上的講話

其主題概念是：選拔培養中青年干部鄭大文講話

主題詞是：干部選拔鄭大文講話

分析說明：（１）單主題公文。

（２）主題標引要反映公文內容。

（３）“干部選拔”為概念直接轉換。

（４）人名做為自由詞，不標“△”。

（11）印制版記。也叫印發說明，包括印發機關名稱、印發日期和份數。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能標打印、校對人員姓名；③不能部門要文號印刷，就標上部門為印制單位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發站”，具有很強的政治性和業務性。這方面的內容很多，簡要介紹五點（即步驟、方式、準備工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步驟

（1）領受任務；（2）調查研究；（3）擬出初稿；（4）協調修改；（5）報請審批。（大家都清楚，不再細講。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）辦公室起草。公文起草是辦公室的一項重要任務和經常性工作，是為黨委領導 工作服務的一個重要方面。特點：一是起草的內容廣，綜合性強，涉及黨委工作的各個方面；二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡單事務性文件，從講話稿到信函等，都要去辦；三是起草時限往往比較倉促，有些文稿說要就要；四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關全局。辦公室起草公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領導，了解領導意圖和全局情況；不利條件是對某些方面或專業性問題不夠熟悉，有些緊急公文常常缺少較為充裕的調研和準備時間。所以，工作中要注意揚長避短。

（2）部門起草。即部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文時，由部門代為擬稿。這是部門應盡的職責和義務。優勢是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有時帶有局限性，容易強調本部門工作的重要，而對其它方面的問題照顧不夠。

（3）聯合起草。部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文，涉及兩個以上部門時，由一個主管部門牽頭共同起草。

（4）組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代會報告等（如十六大報告，由胡錦濤同志任起草組組長，組織各路好手，歷時一年零兩個月，做了大量艱苦細致的調查研究、起草修改工作，拿出了高質量的報告，體現全黨的意志、代表了全國各族人民的愿望，成為我黨在新世紀新階段的政治宣言和行動綱領。省市縣黨代會報告，一般都采取起草組的方式）。

（5）領導親自起草或主持起草。這有助于加強領導工作和保證公文質量。寫作，歷來被認為是“經國之大業，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重視自身的文字修養。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規定。“職述”就是擔任某種職務的官員，必須親自動手撰寫與其職務相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學、法治、人本為主要特征的現代社會，寫作更是一項高素質領導干部不可或缺的能力。小平同志這樣說過：“實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導是領導的主要方法。”中央指出：“各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性的問題。現在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級領導干部的認識能力和領導能力，改善和加強對社會主義現代化建設各項事業領導的一項重要措施。”領導同志親自起草或主持起草 公文時，辦公室和有關部門要積極做好服務工作。

（三）公文起草的準備工作

1。明確發文目的。定位不準，累死三軍。作為領導要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點是什么？需要解決的主要問題是什么？發文的依據是什么？發文的范圍有多大等等。做到 任務明確、方向清晰，防止在主要觀點和內容上偏離要求。

2。認真領會領導意圖。領導交待任務和意圖，往往是原則性的指點，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進一步開動腦筋、周密思考，深刻領會領導交待的精神實質，融會貫通，使領導交待的意圖深入化、具體化和條理化，進而變成自己的思想，用自己的語言表達出來。有句話說得好：“領會上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。

3。收集整理有關材料。常言道：巧婦難為無米之飲。公文起草更是如此，來不得半點杜撰和假想。要通過查閱資料、調查研究，收集有關情況、事例、問題、經驗和數據等材料，通過有關材料表現公文的思想觀點。

另外，要注意平時的積累。要養成勤奮讀書、閱報、看文件、記筆記和思考的好習慣，對一些重要文件的關鍵段落要能夠背誦，對文件格式和主要公文的寫作特點要熟爛于心。只有厚積薄發，任務來時才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬字，常用的只有3000多字，一些詞語、成語要常讀讀、看看，用時才會信手拈來。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無比巨大的，相當于全世界圖書館的信息儲存總量，是數字計算機的100萬倍。只要用心，積累大量的語言材料絲毫沒有問題。大家都知道，省委辦公廳對辦公室中層以上干部提出的目標要求有三條：一是政策水平達到同級服務對象所要求的水平；二是政治理論水平達到同級黨校講師以上的水平；三是對全局情況了解和掌握程度達到同級綜合部門的水平。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。

（四）公文起草的基本要求（9）

1。公文起草要符合黨和國家的路線、方針政策和法律法規。這是首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央保持高度一致的問題。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規，是我們進行各項工作的依據和準繩，也是起草公文的依據和準繩。如果制發的公文不符合黨和國家的路線、方針、政策，那就會造成嚴重的后果。辦文人員一定要把握政策規定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，不能人云亦云、隨波逐流。

2。要符合上級機關的有關指示、規定

下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級機關起草的公文必須符合各自上級機關的有關指示，而不能脫離或違背上級機關的指示。一般來說，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對下級機關具有較強的針對性。所以，各地、各部門起草公文，不但需要研究黨和國家的有關政策，法規，而且還要了解研究自己上級機關的有關指示，并同本地、本部門的實際結合起來。

3。要同現行有關公文相銜接

一是在同一個問題上，各有關公文不能相互矛盾，以免執行者無所適從。《條例》規定，“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關公文之間發生“打架”。二是當根據新的情況需要對現行公文的有關規定作出某些改變時，就制發的公文要以適當形式有所交待，說明。

4。要完整、準確地體現發文機關和領導同志的意圖

這是公文特殊性的具體體現，是做好公文處理工作的基本要求。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。而這“五特”是行政活動有相當大的關系，行政目的決定行文目的，也決定了公文的特定關系，是行政特征所派生的。因此，在動筆寫作之前要準確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發主體位置上，根據特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內容，遵循規定的格式去寫，也就是進入角色、找準感覺。有人總感到提筆難以下手，說起來就是思想盲目，不知誰云、對誰云、為何云、云什么，其原因就是沒有準確“定位”。因此說，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。要注意把握兩點：

一是要“號準脈膊”。要準確把握發文機關對某事物的基本態度，抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要旗幟鮮明；對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。現實中我們見到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒有明確意圖，缺乏個性，內涵不清，就成了“空文”。這樣的公文還有什么實際意義呢？它甚至會給正常工作帶來干擾。

二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以領導人署名發出，但并不是領導人以私人身份，而是以機關代表的身份行文，體現的是發文機關領導集體的意圖。公文起草人必須切實注意，絕不能憑個人好惡在公文中摻雜個人感情及小集團的私利，不能主動地把自己的想法當成機關的意圖。要仔細了解和聽取領導的意見和要求，學會“換位思考”，“不在其位，學謀其政”，從領導角度和工作大局來認識形勢、分析問題、提出對策。

5。要全面、準確地反映客觀實際情況

關鍵是突出“三性”，即全面性、準確性、客觀性。

所謂全面性，就是對反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事物的各個方面和各個部分的情況（現狀、歷史、發展趨勢等等），不能以偏概全，也不能報喜不報憂。

所謂準確性，就是對反映情況的“質”的方面的要求。就是反映的應是體現事物的實質和規律性的情況，而不只是某些表面現象，更不能是虛假情況。

所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。不能搞“科學幻想”或“文學創作”，隨意修飾，筆下生花。

只有全面、準確、客觀地反映實際情況，才能對問題作出正確結論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發揮應有作用。

6。提出的政策、措施要切實可行

這是公文的核心問題，必須慎重對待。因為發公文總是為了解決一定的問題，所以公文中有關解決問題的政策、措施，就很自然地成為公文的主體和關鍵所在。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。一是屬于行為規范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了怎么辦等。二是屬于物質條件方面的，主要是解決人、財、物的問題。解決問題離開必要的政策、措施是空談，空談是要誤國的。但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實現。所以公文中提出的政策、措施一定要切實可行，辦不到的不要說、不要提，否則會出現麻煩。

7。表述要準確嚴密

怎么樣做到“表述要準確嚴密”呢？主要須把握5點：

一是觀點明確。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。

二是條理清晰。公文中涉及事項多、內容較復雜時，要按照邏輯關系分成若干部分，依次進行表述。不要搞成一團亂麻。

三是內容充實。不僅要有明確的觀點，還要有豐富的材料和充分的論據。以增強說服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。

四是結構嚴謹。這里說的結構，指的不是 公文 的外在形式方面的結構，指的是公文內容上各個部分的安排問題。公文的結構，包括如何開頭和結尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進行過渡和照應等。公文的開頭以樸實、平直、開門見山為特色，結尾以自然果決為特色。公文由一層意思轉到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述，由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當的過渡形式。根據情況，可以用過渡詞過渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等；可以用過渡句子過渡，如“現將有關情況報告如下”等；有時也可以用過渡落過渡。通過 過渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應，指的主要是公文內部相互襯托、呼應，如開頭與結尾相照應，題目與正文相照應等，以此加強公文各部分的聯系性，增強表達效果。總之，公文的結構安排是一個重要問題。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。起草公文也一樣，即使有了必要的材料，如果結構安排不好，仍然寫不出好的文稿來。這一點要引起重視。公文開頭、結尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴密緊湊，使全文形成一個有機的整體。公文結構安排的原則是：（1）聯系性和層次性。即一篇公文的各個部分或段落之間，應當按照它們內容上是否屬于同一層次進行安排，不要把沒有聯系和屬于不同層次的內容并列在一起論述。否則就會造成條理還不清、層次混亂。如公文擬制與起草工作就不能并列論述。（2）專一性和完整性。即公文的每個部分或段落內部，應保持有關內容的專一和完整。就是既不要把不同內容的拉到同一部分或段落里來，也不要把同一內容的分散到不同的部分工落中去。如有的報告，前邊部分已講了成績，后邊講經驗時又講成績，不必要的重復，造成結構的不嚴謹。

五是表述準確。要用最準確的語言、最精煉的文字來表達本機關的意圖，觀點、論述都要客觀準確。防止疏忽漏誤，避免發生歧義，尤其涉及政策性較強的公文，更要注意這個問題，防止讀者誤解，在政策執行中產生混亂，造成政治、經濟上不必要的損失。因此在表達手段上，主要用敘述、說明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱兩可的雙關語，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、幽默等修飾方法。

8。要注意行文關系和行文方式，合理使用文種

行文關系有三種：一是上下級之間領導與被領導的關系；二是上下級之間業務指導與被指導的關系；三是平行機關或不相隸屬機關之間的關系。與上述行文關系相聯系，根據不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯合行文及受雙重領導的機關的行文。

文種格式和規范既是公文的“包裝”，又是公文的規矩。如何選擇使用適當的文種格式是機關文字工作中常常遇到的問題。許多同志在文種的選定上不很清楚，這樣在無形之中弱化了行文目的和中心思想的表達效果，也使工作帶來了不便，影響了公文的嚴肅性、準確性。因此正確選擇文種格式是機關文字工作的基本要求。

日常工作中，我們常常遇到一些公文文種格式和規范錯誤（大都是對文種的用途、使用資格、行文特點及其效力認識不清，概念混淆，選用原則掌握不好所致）。

一是規范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。在運用“報告”與“請示”兩種規范性公文文種時，應注意兩者的區別。一般來講，“報告”與“請示”有兩個共同點、四個不同點。共同點是：（１）兩者都是上行公文，即由下級向上級行文。（２）兩者都是用于反映情況。其不同點是（１）“報告送達上級后，上級可給予批復，也可以不批復。但“請示”必須給予批復或答復。（２）“報告”的發送時間可以在事情辦理或發生之前，也可以在辦理之后。但“請示”必須在事情辦理之前。（３）“報告”可以同時報告若干情況或事。但“請示”必須一事一文，否則由于上級分管的部門不同，多事一文無法辦理或答復（用于口頭匯報用的匯報稿例外，但事后必須正式行文。）。（４）“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文。總之，報告和請示是明顯不同的。千萬不能混為一談。否則就會延時誤事出問題。（如南陽“清官祠”事件。其他原因不講和辦公廳（室）工作不到位是有直接關系的。南陽市委、市政府轉發臥龍區的一個報告，里面加雜請示事項。秘書部門按照辦文規定，把此件作為一般性報告分送給了領導，致使沒有一個領導批示，釀成重大政治事件，教訓十分深刻）。規范性公文應用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。

二是非規范文種中常有“講話”與“發言”兩者混淆。“講話”與“發言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區別。在機關中也常見把兩者混淆起來的情況。兩者相比，有３個相同點，有４個不同點。相同之處：（１）兩者都是口頭表達的附屬文字材料，有口語的思維和邏輯表達方式。（２）其使用都是在公開或一定范圍的公開會場上發表。（３）在同一個會議上兩者都對同一對象圍繞一個共同的主題。其不同點：（１）“講話”是屬于會議上領導者使用的體裁，而“發言”則是屬于被領導或其他非領導人使用的體裁。（２）“講話”體現會議的中心思想，一定意義上講是總體性的，而“發言”體現的是局部性的。（３）“講話”有下行文的許多特征，“發言”則有平行文和上行文的特征。特征不同，因而兩者使用的語氣也就不同。（４）體現主題的則重點不同。“講話”一般用于對一個事情講應當做什么，如何去做；而“發言”一般常用于介紹現有的客觀情況和工作情況，今后怎樣具體做得更好。

三是口頭表達與書面表達兩種類別的文種混淆。口頭表達附屬文字材料與非規范格式文種常有混淆的情況。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經常遇到混淆的情況。兩者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般來講，書面非規范格式公文具有一定的法定的效力，有較強的約束力、強制性，而口頭表達文字材料的則不完全具備這些特點，即使是領導人的講話也是如此。但是口頭表達所用的文字材料在通過法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發、轉發等等，就具備了一定的法定效力。所以“講話”、“發言”、“匯報提綱”以及“信”等格式，是領導活動中常用的輔助性文體，若使其內容、中心思想具有效力，就應當在公開場合發表后以正式公文的形式發布，或者經一定形式通過后發布。（２）口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內容構成上也有不同。一般來講，口頭表達材料篇幅較長一些，客觀具體情況介紹、分析得多一些，思想觀點的論述較系統，所講的內容集中重點問題。書面公文，一般來講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少。總之，這些區別是書面材料與口頭表達的內在要求不同而不同。

四是法定規范性公文常有的標題錯誤。公文標題由三部分組成，即由“機關規范簡稱、事由（主要內容）和文種”三要素組成。常見錯誤有：（１）不分條件省略機關名稱。一些內容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略機關名稱。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產生歧義。（３）自造文種，用“意見”、“安排”、“規劃”、“情況”、“匯報”等非規范文件名稱直接當做法定規范性文件的文種。（４）書名號使用不當。除法律法規性文件名稱外，其它文件名稱在公文標題中不用書名號，也不用其它標點符號。但是違反這種規范的錯誤較為常見，如《關于轉發〈×××××通知〉的通知》，就屬這種類型。

五是落款、時間、編號等規范錯誤。例如，單位名稱落款和時間落款錯誤。單位落款錯誤常出現在正式格式公文之中，也就是常見的紅頭文件中。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關公章。一般的來講，只要文頭已注明單位文件或單位名稱的，文件的內容除非十分嚴肅、莊重，正文最后就不必再落款，直接加蓋公章即可。再一種單位名稱和時間落款錯誤是出現在會議講話稿、發言稿中。其錯誤表現在兩個方面。一個是落款時間沒有按國家規定用阿拉伯數字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。另一個是名稱落款和時間先后順序不對，不是在標題下面先落款，再寫時間，而是順序反了，或者標題下面落一個，文章最后再落一個。行文編號，有的紅頭文件編號里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當。

六是報、送文的概念和要求把握不準，確定不當。應注意區別開主送、發送，抄送、抄報有什么不同。（１）主送，公文的主送單位即該公文的主要受理單位，一般在公文正文之首，即抬頭稱謂。按照格式規定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾。“主送”放在文尾時，習慣上使用“發送”或“發”，也可寫“主送”。“主送”與“發送”無實質性區別。（２）抄送，在向主送單位發文的同時，向不相隸屬的有關單位發文，稱抄送。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關業務主管機關，二是下行文抄不相隸屬機關，三是向受雙重領導的下級機關行文抄送該下級機關的另一上級機關。（３）抄報，向非主送的上級機關發文稱抄報。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領導的單位向一上級機關行文的同時向另一非主報機關行文時用抄報。（４）報送書寫的順序是先報后送。

9。文字要精確、簡練、樸實、莊重和規范

公文的思想內容，經過一系列組織安排，最后都要通過語言表達出來。要確保公文質量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫。

一是要精確。遣詞造句要恰當、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數等模精語言，做到觀點鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚棄適度。如毛澤東同志在1949年4月21日撰寫的《向全國進軍的命令》一文中寫道：“奮勇前進，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內一切敢于抵抗的國民黨反動派。”這里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞。“堅決”表達了殲敵的決心；“徹底”表達了殲敵的程度；“干凈”表達了殲敵的的標準；“全部”表達了殲敵的范圍。四個詞表達了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來氣勢恢宏，語氣堅定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深。公文的語言有自身的特殊要求，而且其自身的語體要求比較明顯，如同樣是表現不允許的意思，“不得”、“不準”、“嚴禁”存在著明顯的差別，語氣的輕重也不相同，必須將它們細加區分。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。如有的教育部門在下達關于加強校園秩序管理的通告的時候，有“上課期間不準學生在校園走動”的句子，這一句子在表意上是存在嚴重問題的，試想，如果學生在體育課上不走動，那么體育課又如何鍛煉學生的運動技能呢?所以，不能隨意、亂用詞匯，諸如“上課不許說話”、“不該收的禮堅決不收”之類，還有“對發現使用上述無效證件者，請扣留交我局”。這里，到底扣留誰，是扣留“發現者”還是“使用者”，由于語言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實只須將句中的“對”字去掉即可。

二是要簡練。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。要大力提倡寫短文，在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表達盡可能多的意思。山不在高，有仙則名。言不在多，達意則靈。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩？劉勰（協）言道：“緣學在博，取事資約。”文學大師林語堂說：“紳士的演說應該象女人穿的迷你裙，越短越好。”為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓斥并讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。這就是說前面一萬六千五百字全是廢話。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。此事載于明史，絕非虛構。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個是孤寂之意，一個是幽靜之美；一個是莽撞闖入，一個是禮貌拜訪；一個是音節阻滯，一個是音節響亮，給人的感覺絕對是不一樣的。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。詩仙李白《早發白帝城》中云“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過萬重山”，兩句14個字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長江的急流及個人的心情都寫出來了。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還！），陳子昂《登幽州臺歌》僅有四句（前不見古人，后不見來者。念天地之悠悠，獨愴然而涕下。)，但都壯懷激烈，語短意長。蘇轍作《六國論》，總結六國滅亡的教訓，也僅用了600來字。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。以上說了這么多，無意讓大家都去當詩人、騷客，而只是想說明一詞一語如果用得好、煉得精，往往會使全篇生輝。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內容一個字不能少，無關的內容半個字不能多。再說當代——現在國際上通行領導者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。5000字不也很管用嗎？黨的十五大報告中的第一部分“世紀之交的回顧與展望”，只用了四個自然段，通過“三個偉人”、“三次巨變”的高度概括，便把自鴉片戰爭以來中國一個半世紀的社會歷史進程簡述得十分清楚，極富內涵。黨的十六大報告通過八個成就、十條經驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結得一清二楚。在起草十六大報告時，江澤民同志強調，是政治報告，要抓住重點，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡文字。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。起草組經過認真斟酌，用“三個時期”（即：綜合國力大幅度躍升、人民得到實惠最多的時期，社會長期保持安定團結、政通人和的時期，國際影響顯著擴大、民族凝聚力極大增強的時期。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。十六大報告還把全面建設小康社會概括為６個“更加”（經濟更加發展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實），６句話３６個字，就描繪出一幅新世紀前２０年宏偉藍圖，可以說是公文“要言不繁”的典范。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。國外也這么認為。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統就職演說僅有985字；最短的總統就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。他的演講重點突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺到下臺還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經久不息的掌聲，并轟動了全國；1984年7月17日，37歲的法國新總理洛朗·法比尤斯發表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現代化，團結法國人民。為此要求大家保持平靜和表現出決心。謝謝大家。”有人曾問美國第28任總統伍德羅·威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間？”他答道：“兩個星期。”“那準備一小時的講稿呢？”“一個星期。”“如果是兩個小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講。”所以，簡短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要樸實。公文不同于小說、戲劇、詩歌、散文等文學語體。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。而公文具有實用價值，必須直接曉之以理，告之以規，使人們明于行止。所以，語言要平和實在，質樸無華，通俗易懂，敘事求實，論理有據，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語言，更不能說大話、套話和空話。

四是要莊重。公文是機關行使權力的工具，具有法定效力。特別那些指示性、法規性公文，更具有強制執行的約束力，它所表達的意圖，是要有關組織、個人去遵循、執行、辦理的，可以說沒有商量的余地。所以，公文的語言要鄭重、嚴肅，有氣派，不輕浮，不俗氣，說一不二。現在公文語言運用常見錯誤之一就是語體錯誤。語體即“語用環境”。公文的語體，即各級機關、單位在運用公文進行交際時必須依賴的一定的環境。同樣意義的詞匯，在不同的場合中運用往往表現出不同的含義、不同的感情色彩。如《中共中央關于接受宋慶齡同志為中國共產黨正式黨員的決定》中寫道：“她一貫是共產黨的最親密的戰友，是中國各族人民包括臺灣同胞和海外僑胞衷心敬愛的領袖之一，是愛國主義、民主主義、國際主義和共產主義的偉大戰士，是保衛世界和平事業的久經考驗的前驅，是全體中國少年兒童的慈愛的祖母……。”假如將其中的“同胞”改為“兄弟”、“戰士”改為“闖將”、“祖母”改為“奶奶”，也許詞的意義本質沒有多大區別，但用在該份決定中顯然失其莊重，是錯誤的。一般來講，指示性公文語言要嚴肅；法規性公文語言要嚴謹；計劃性公文語言要嚴密；表彰性公文語言應熱情穩慎；懲戒性公文語言應義下辭嚴。對上行文語言應尊重但不討好；對下行文語言應謙和但不失度； 對平行機關行文語言應誠懇不命令。對上匯報情況不要講大道理；對下布置工作不可過于原則。對外行文注意語言委婉；對內行文禁忌語言粗俗。

五是要規范。規范能保證公文的莊重性，促進公文的準確性，提高工作效率。要遵守語法規則，使用規范化語言。要使用書面語言，不用口語、方言，以免使公文語言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文參雜行文，不得生造詞語和濫用簡稱（如空干招待所、白開辦等，有的還含有黃色成分，“百開辦”——百萬畝良田開發辦公室等，很不嚴肅）。現在社會在上存在用語、用字不規范的現象，要防止這種現象在公文語言中出現（例如：（1）隨便使用外來詞語。眼下已有流行之勢的“寫真”、“空港”、“手袋”、“鐳射”等，漢語中已有內容相同的現成詞語“照相”、“機場”、“手提包”、“激光”，再用外來語，既無必要，也無好處。如空港，可能會被人理解成“無船停泊的港口”，而手袋在日語中是指手套。有些店家不知道“激光”是意譯外來詞，“鐳射”是音譯外來詞，兩者所指本為一物，竟然打出“供應激光鐳射唱片”的廣告，豈不是疊床架屋，令人好笑嗎？（2）隨意使用新詞語。語言是活的，新造詞語或新出現的說法總是層出不窮的，有些也很有生命力。如新出現的“爽”、“酷”、“帥呆”、“作秀”、“發燒”、“搞定”、“壞菜”、“碼字兒”、“沒商量”等等，文學作品或游戲場合使用這些詞語無可厚非，但公文中使用這些時髦的東西，顯然是不行的。又如“抓手”，中央文件中從未出現過。還有一些網絡詞語，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龍”指丑女，:）表示高興等等，五花八門，不熟悉網絡生活的人簡直是丈二和尚摸不著頭腦。這類特殊用語絕對不能寫入公文。）。要使用一些公文專用或慣用語，達到“文約事豐”的目的。如公文開頭用語的根據、遵照、現將等，詢問用語的當否、要否、是否要行如無不要等，表態用語的同意、批準、原則批準、基本同意等，結尾用語的此復、特此報告、請指示等，這些詞語既能體現公文特點，又很方便適用。起草公文時要根據情況適當使用。如請示中一般不用“速”，函的語言要委婉、謙和，求人辦事自己不能“決定”等等。

六是要生動。公文強調規范，更需要生動。“公文不是無情物”，不能成為千篇一律、沉悶呆板的八股文，或演變為套話連篇、浮光掠影的官場應景文章；不能擺出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文寫得生動活潑一些，是毛澤東同志的一貫主張。在《工作方法六十條》中，他還強調指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”把生動性提到了一個很高的地位來認識。他在《反對黨八股》一方中，把“語言無味”作為黨八股的罪狀之一加以聲討，指出：“顛來倒去，總是么幾個名詞，一套‘學生腔’，沒有一點生動活潑的語言，這豈不是語言無味，面目可憎，像個癟三么？”１９５８年，他在看到一份寫得很差的文件后，尖銳地批示道：“此事我講了一萬次了，依然紋風不動，靈臺如花崗之巖，筆下如玄冰之凍。哪一年稍稍松動一下，使讀者感覺有些春意，因而免于早上天堂，略為延長一年兩年壽命呢！”他還身體力行，為我們寫下了大量極其生動的公文范例。如他在黨的七大的閉幕詞中，不落俗套，別具一格，講了一個愚公移山的故事，相比今天的開幕詞、閉幕詞，簡直不可思議。在《湖南農民運動考察報告》中寫道：“很短的時間內，將有幾萬萬農民從中國中部、南部和北部各省起來，其勢如暴風驟雨，迅猛異常，無論什么大的力量都壓抑不住。他們將沖決一切束縛他們的羅網，朝著解放的路上迅跑。”這段文字運用比喻辭格（以暴風驟雨作喻體），形象而生動地說明了中國農民運動崛起的態勢和發展方向，描繪了一幅絢麗多姿的農民運動的歷史畫卷。此外，文中“迅猛”、“壓抑”、“沖決”、“迅跑”等一系列形象化詞語的運用，極大地增強了行文的生動色彩。再如毛主席寫的《敦促杜聿明等投降書》，通篇采用面談形式，表達形式很新，風格獨特，給人以別開生面之感。如：“你們想突圍嗎？四面八方都是解放軍，怎么突得出去呢？你們這幾天試著突圍，有什么結果呢？……你們想一想吧！如果你們覺得這樣好，就這樣辦。如果你們還想打下去，那就再打一下，總歸你們是要被解決的。”顯然，這樣表達，生動、明快、犀利，耐人尋味，如果用書面語言，不僅與促降書的題旨和情境不相協調，而且會使行文黯然失色，達不到應有的效果。又如毛主席在政協第一屆全體會議上的開幕詞，其結尾是：“讓那些內外反動派在我們面前發抖罷，讓他們說我們這也不行那也不行罷，中國人民的不屈不撓的努力必將穩步地達到自己的目的。”這番話何等清脆響亮、慷慨激昂，恰如黃鐘大呂之聲，三日繞梁不絕，言盡而意無窮，充分顯示了站起來的中國人民的革命英雄氣概！我們要認真地體會、研究和學習，努力提高公文寫作的品位，以更好地發揮公文的效能。很多人認為，公文寫作很機械，沒有創造性，更難生動性，其實不然。公文和其它文章的寫作一樣，每個環節都體現著創造性。特別是立意和語言，既要有對政策的準確把握和體現，又要有創見，還要有精辟、嚴謹的語言表達，其中處心孤詣的運作，無不是創造性的極大發揮。創造性體現出來了，生動性自然也就脫穎而出了。

以上說了這么多，不大好記。其實在公文起草方面可以把握住12個字：即“求高、求實、求準、求短、求快、求精”，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，須一絲不茍、字斟句酌地搞好修改。因為一遍寫出的稿子往往來不及仔細推敲，難免有這樣那樣的毛病。不少問題是在修改中發現和訂正的，不少內容是在修改中充實和完善的。即使起草時字斟句酌，也畢竟只是一時之功力，一人之智慧，仍要進行反復修改。只有反復推敲，精雕細刻，才能成為精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字頻改，工夫自出”。修改一遍，就會有一次提高。有人說：“一成文章半成改”，有的甚至說“好文章是改出來的”，可見修改在寫作中的重要作用。那種“老子的文章天下第一，誰也動不得”和“改我一字，男盜女娼”的態度，是極其錯誤的，可以說是狂妄自負、淺薄無知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《紅樓夢》曾“披閱十載”、“增刪五次”；列夫·托爾斯泰一部《戰爭與和平》竟然重寫了8 遍！至于白居易作詩后先讀給老嫗（音雨）聽、征求老太太的意見啦，歐陽修把稿子掛在墻上邊讀邊改折騰不少日子啦，人們都耳熟能詳了。我們的古人在語言藝術上非常注重“煉字”，主張“意勝”，要求做到“平字見奇，常字見險，陳字見新，樸字見色”。越是名家，越不肯放過對自己語言的鑄煉。王安石在《泊船瓜洲》一詩中云：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數重山。春風又綠江南岸，明月何時照我還？”其中“春風又綠江南岸”一句，先用“到”字，再用“過”字，又換“入”、“滿”等10余字，最后才選定為“綠”字。一個“綠”字使春風有了顏色。還有“紅杏枝頭春意鬧”一句，一個“鬧”字動感十足，據說也是經過多次改動才定下來的。其實“綠”字也好，“鬧”字也罷，好處就在于準確、鮮明、生動，在人們面前呈現出一幅春的畫卷，動態地刻劃了春天蓬勃、盎然的生機，而其它的字就沒有這個效果。偉大領袖毛主席不但是舉世公認的政治家、革命家、軍事家、思想家，還是一位曠世少有的文學巨匠和語言大師，他特別注重文章的修改。他的七律《登廬山》“一山飛峙大江邊，躍上蔥蘢四百旋。冷眼向洋看世界，熱風吹雨灑江天。云橫九派浮黃鶴，浪下三吳起白煙。陶令不知何處去，桃花園里可耕田。”它的開頭開始用的是“盤”字，發表時主席改為“旋”。既與出句“飛”相呼應，“旋”更突出動態，“四百旋”比“四百盤”生動多了，更把廬山寫活了。他老人家的七律《送瘟神》：“紅雨隨心翻作浪，青山著意化為橋”兩句，原來是“紅雨無心翻作浪，青山有意化為橋”，將“無心”改為“隨心”，突出“紅雨”所象征的時代；將“有意”改為“著意”，顯得更深刻生動有力。還有“不周山下紅旗亂”一句的“亂”字，都是深思熟慮的結晶，和剛才說過的“綠”字、“鬧”字一樣，均屬卓絕千古之字。這些，都值得我們認真學習。

修改的范圍大概有四：一是修改觀點，二是修改材料，三是修改結構，四是修改語言。具體要求不再細說，這里簡單介紹一下修改的主要方法。

1。審閱修改法。初稿完成后，起草者本人應從頭至尾進行審閱，從字到詞，從詞到句，從句到段，到全篇的結構布局，發現問題，留下標記，全部閱完，再回過頭來認真細致地修改。

2。通讀修改法。通過朗讀，發現文中語句不通暢、銜接不緊密、表達不清晰及缺詞丟字等方面的毛病。

3。冷藏修改法。就是稿子寫出后，先放一放，等頭腦冷靜、思維清晰之后，再拿出來“復看”。這時，有些毛病不需別人指點，自己能很快發現。這個方法實踐證明是有效的，缺點是對較急文稿不太適用。

4。討論修改法。這是一種集體的方式。主要是對一些內容復雜、事關重大的公文，組織有用關人員碰頭、討論，提出意見，然后由起草人匯集大家的意見，進行必要的修改。

5。特邀修改法。一些政策性強、業務難度大的公文，可邀請有關領導、權威人士進行把關，使公文更加可靠、科學、準確。

五、公文校核

公文校核是在公文審批和發印前由辦公廳（室）所進行的校正、修改、加工和核對工作。它是公文自然的延伸，是公文處理地程中的一個不可缺少的重點環節，是公文發出前的最后一道工序，是辦公室的一項重要任務。它的作用是：對領導決策起著參謀助手作用，對行文要求起著保證作用，對公文內容起著把關作用，對公文涉及事項起著協調作用。不少問題是在校核中發現和訂正的，不少內容是在校核中充實和完善的，不經過認真校核的公文的不可能成為“精品”。無論是黨委自身制發的公文，還是印發、批轉有關部門的公文，都代表著一級黨委的聲音和形象，所以，校核工作必須嚴肅認真、一絲不茍地進行。

校核工作內容也比較多，重點要遵循“四項原則”，使用“五種方法”，把好“八個關口”。

第一，要遵循“四項原則”：

（1）依據原則（最高依據—國家法律和黨的政策；基本依據—行文機關的意圖；參照依據—本機關過去 規定和有關部門的相關規定。）

（2）質量原則（一是校核工作本身要講究質量，提高工作水平，增強工作的有效性；二是公文要講究質量，高標準，嚴要求，對已起草的公文進行“質量檢驗”，橫挑鼻子豎挑眼，不達標準不出手，務求經過校核的公文都成為精品。）

（3）效率原則（縮短校核時間，急件校核符合時間要求，文件辦結率高）。

（4）精簡原則（少發文，發短文）。

第二，要使用“五種方法”：

（1）討論法。科學確定討論題目，審慎確定討論人員，正確選定討論形式。

（2）協調法。通過書面、電話、上門、請來、座談等形式，就公文內容涉及的事項同有關部門進行協商。

（3）論證法。通過演繹、比較、假設論證，證明公文觀點的正確性、內容的準確性、材料的真實性和主旨和鮮明性。

（4）借助法。借助行家、專家和有關方面的力量，請他們協助校核。

（5）上交法。就是矛盾上交，請領導裁定。公文校核本身不是決策，是為領導決策所作的準備。校核人員只有提供情況、文字修改和參考意見權，決策權在行文機關。校核既要大膽，敢于提出問題，又不能代替領導決定問題。上交時要把矛盾擺清楚，情況說明白，對公文中存在的主要總是 發出后可能出現的后果，新公文與以往公文的矛盾之處，有關部門的不同意見及理由，協調的情況，修改建議及理由等，都要有所交待。這樣，領導才能及時地正確地果斷地下決心。

第三，要把好“八個關口”：

一是要嚴把發文關。發文是組織開展工作的一種必不可少的手段，實際工作中需要的公文非發不可；但公文過多過濫，就會助長空談，助長形式主義，下僅增加了各級領導的工作負擔，也容易使執行者產生逆反心理，影響公文的權威性，以至貽誤工作。校核是解決“文山”困擾的基礎環節和有力措施，要通過校核做到少發文，可發可不發的公文不發，重復的公文不發，該部門發的公文上級黨政領導機關不發，不成熟的公文暫時不發，并盡量減少黨政聯合行文（以免使黨委管了政府的工作，也不便于人大監督）。在核文中要敢于堅持原則，對那些不應該發或應降格發的公文，要大膽提出不發或降格的建議，協助領導做好控文、減文工作。當然，這樣做很難，控、減一件公文往往比多發一件公文更花費精力，有時還常常鬧誤會、傷感情，弄得不亦悅乎。但職責要求我們協助領導控文、減文，我們就不能怕得罪人。要多做解釋工作，講清道理，爭取部門領導同志的諒解。（現在，減文的措施已不少，如：領導講話一般不發文件；充分運用明電、密電等現代傳媒，會議通知用電報、電話，工作經驗、報告等通過報紙刊物登載等。）要發短發。核文時，把一切與主題無關的內容、材料和論述統統刪去，即使這些材料，論點很精彩，也要忍痛割愛。穿鞋戴帽的話、修飾描述的話、過場話、客套話等，對公文是個累贅，也要盡量刪減。合并同類項，能一句話說清的不說兩句。為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。明朝初年有一個喜寫長文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，兩萬多字還未言及主旨，朱皇帝龍顏大怒，狠揍了他一頓板子，舒服了。現在國際上通行領導者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。中央多次作出規定，要求一般報告不超過2000字，綜合報告不超過3000字，我們要認真做到。

二是要嚴把政治關。政治性是機關公文的根本屬性，是靈魂。一個政治性很強的公文，必然會有很強的指導作用。政治性不強或發生偏誤，就會產生不良后果。因此，在核文中要始終把講政治放在第一位，努力用馬克思主義的政治主場、觀點，去把握公文的內在質量，貫徹黨的基本理論、基本路線和基本方針，保證完整、準確體現各級黨委的意圖和工作重心，保證每一件公文在政治上不出任何偏差。

三是要嚴把全局關。一件公文牽涉到全局，個人榮辱無所謂，黨的事業重如山。秘書人員要“關起門來當書記，小人物作大文章”。要時刻關注大局，認真研究大局，準確把握大局，做到局部服從整體、微觀服從宏觀、小道理服從大道理、全局統帥局部、局部體現全局。對每一件公文都要從全國、全省、全市、全縣整個工作的大局中去考慮，去辦理。核文既要從局部看是否合理可行，又要從是否有利于全局方面進行認真分析、論證。對那些從部門產生的由于過份強調局部工作而影響全局的，要堅決進行修改或調整。

四是要嚴把政策關。“政策和策略是黨的生命，千萬不可粗心大意。”毛主席的這句名言，應當成為我們辦文人員的座右銘。黨委機關公文的權威性就在于它的政策性，把好這個關口至關重要。首先，要注重公文與黨和國家政策規定的一致性。不管哪一級，以哪種形式行文，都不能與黨和國家的方針、政策相違背。這是行文的一個重要政治原則和組織紀律。其次，要注重政策縱向的連續性。政策相對穩定，有利于事業發展。有句民謠說：“黨的政策象月亮，初一十五不一樣。”如果政策措施缺乏穩定性，連續性，人們就會擔心，就會倒致短期行為。當然，不變是相對的，變是絕對的。原創文秘材料，盡在網絡網。形勢發展這么快，新情況、新問題不斷出現，政策一成不變行嗎？但這種變動絕不是輕率的“朝令夕改”，一會兒一個樣。核文時要進行必要的前后對照，政策內容有變化的，要標出來并明確說明。再次，要注重政策的相關性。各地、各部門都要結合本地、本單位實際制定一些具體政策，千萬不要越權，并兼顧左領右居，注意銜接。如果你來一套，我來另一套；你否定我，我否定你，那誰的規定的落實不了。那種我行我素、各執一端、政出多門、政策打架的情況，是一種內耗，必須堅決糾正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、農民負擔等敏感問題，涉及組織、人事、財政、稅收、計劃生育、機構編制等熱點問題時，一定要慎之又慎，不搞清楚、不協調處理好決不進入下一道程序。

五是嚴把法規關。隨著社會主義法制和黨內法規建設的加強，必然要求涉及黨內活動的公文也要有鮮明的法規性。我們代黨委校核的各種公文，凡內容涉及國家有關法律，法規的，都要進行認真對照，以國家法律、法規為準繩。

六是嚴把規格關。規范行文是一門科學，我們必須按照公文種類、公文格式和行文規則辦事。突出三個方面：

1、看文種是否恰當。有些文種容易搞亂，如請示與報告決議與決定，批復與指示等，搞亂了就鬧笑話，甚至出大事

2、看行文形式是否準確。該上級機關行文的，下級機關不能行文；工作僅涉及到一個部門的，就沒有必要聯合行文。尤應指出的是，除黨委辦公室根據黨委授權，可以向下級黨委行文外，黨委其他部門不能對下一級黨委發布指示性公文；平級機關之間一般用函行文。現在有些部門請示解決資金等問題時，該用“函”卻偏偏使用“請示”，用下級對上級的口氣請求批準，這是不對的。有的同志講，只要能批到錢就行，用什么文種都無關緊要。但以后這樣做不行了，省、市委檢查公文，發現了要給予通報的。再說，你這樣辦，對于受文單位來說，看了心里也不一定舒服。人家批給你錢并不是看你“請示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《條例》和《意見》的要求辦，大家都自覺照辦，就不會出現亂用文種的問題了。

3、看文件體式是否規范。密級、發文字號、簽發人、標題、主題詞等該標注的一項不能少，不能錯。

七是要嚴把文字關。科學而又規范的文字，能準確表達行文機關的決策意圖和意志，便于受文單位正確理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不規范現象，增強公文的準確性和嚴肅性。要重點審核公文的結構是否清晰，語句是否符合形式邏輯，字詞使用是否妥貼，人名、地名、時間、引文、數字是否準確，文風是否純正。好的文風應該是實實在在，直書不曲，平直明快，端正不俗，深入淺出，言簡意賅，樸實無華，嚴謹準確，規范統一。有的公文洋洋千萬言，大題套小題，談上幾遍不解其意；有的公文，堆砌詞藻，套話疊出，空話連篇，使人一看就煩，更無心去思考如何遵循了；還有的公文，把上級的文件改改抬頭和落款，照抄照搬，沒有自己的情況和措施。這是要不得的。再強調一點：搞好印制前的核對工作，是確保公文質量的一個關鍵環節。“差之毫厘，謬之千里。”一字錯誤，有時后果不堪設想。漢字象形字很多，稍有疏忽就會出現差錯。如“資產階級、無產階級”、“路線、線路”，搞錯就是政治性錯誤。又如“史無前例、史無前列”、“選拔干部、選撥干部”等，搞錯了是常識性錯誤。據史料記載，1930年4月，閻錫山、馮玉祥結成反蔣聯盟，預定在沁陽會師聚殲在河南的蔣軍。馮的參謀擬制命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，一個在焦作，一個在駐馬店，相隔數百里，結果會師不成，反被蔣介石分割包圍而打敗。僅僅多了一撇，馮閻兵敗中原。否則，這段歷史也許就要重寫。另外，標點符號的使用也很重要。（⑴有一篇報道，原意是“送子服法”，一字用錯，將服從的“服”寫成降伏“伏”，從紙面上把人家兒子給斃了。⑵再如，古時一人騎馬不慎踏死了人，別人告他的罪狀是“跑馬踏死人”，眼看性命難保，有人為他著想，取筆在狀紙上一勾，變成“馬跑踏死人”。這樣，主犯由人變成了馬，罪行減輕，免于一死。⑶還有，太平天國時曾國藩鎮壓太平軍，連吃敗仗，上奏時幕僚寫道：屢戰屢敗。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提筆一劃，改成屢敗屢戰。這樣，意思就有了很大不同。這都說明用詞用字的重要性。標點符號例：(1)一個媒人介紹一女子：“麻子，無頭發，黑臉，大腳，不大好看。”因無標點，男方誤認為：“麻子無，頭發黑，臉大，腳不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主與教師在下邊一句話的理解上，釀成一場官司。地主解成：“無雞鴨也可，無魚肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文學費。”而教師則解為：“無雞，鴨也可；無魚，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文學費。”⑶ 有一條報紙標題新聞：“西哈努克親王，八日到京，外交部長姬鵬飛，到機場迎接。”因無標點，被一領導干部讀成“西哈努克親，王八日到京，外交部長姬鵬，飛到機場迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文憑的和尚，未取得文憑的干部；⑸某人規定其子每天要記日記，晚上他要檢查兒子的日記。一日，他查完日記后，對兒子的母親大發雷霆。妻莫名其妙，為夫曰：“有據可查！”他把兒子的日記攤在桌前，其上歪歪扭扭地寫著：“今日王叔叔來我家玩，我做完作業后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。”妻大怒，斥問小兒。小兒哭叫：“是我把標點點錯了，……應該是叔叔親了我，媽媽也親了我。”你說標點符號事大事小？她居然能夠影響到家庭安定！所以，要教育孩子從小就正確使用標點符號喲！以上這些，不少有文字游戲之嫌，但至少都說明了標點符號的重要性。）所以，辦公室工作無小事，文字處理工作無小事。

八是要嚴把程序關。只有按程序辦事，才能保證公文質量，提高辦文效率。目前工作中，存在著文件倒流問題。一些部門、地方向市委的請示、報告及要求市委、市政府辦公室批轉的公文，不經市委辦公室審核，而常常是直接送領導同志審簽，甚至同時送幾位市委領導同志審簽，既干擾了領導同志的工作精力，也增加了辦公室的工作難度和部門間工作的掣肘。對此，要采取措施努力避免。對已經形成的倒流件，不管領導是否簽發，都要無一例外地認真校核，發現問題仍然敢于負責地提出處理意見和建議，積極向領導同志報告、反饋，絕不能讓一件不合格的公文發出。對那些因公文倒流造成不良影響的，要采取一定方式給予提示和警告，以樹立黨委辦公室的權威。

最后，公文經領導簽發后，還要進行再次校核。一是看“五官”是否端正：版頭、標題、主送機關、發方機關署名、成文日期有無問題。不要前面是縣委文件，后面落款卻是縣委辦。二是看“四肢”是否健全：即發文字號、密級、主題詞、印刷版記怎么樣，有無漏項。發文字號要用對，密級要核準，主題詞要列全，印刷版記要完整。另外，還有份號、簽發人、附件、印章、抄送機關、印發傳達范圍、份數等8個部件，都要逐一檢查。做到該有的不漏，不該有的不加。復核以后，就可以送印了。

公文處理工作的內容很多，因時間關系，不能一一細講。由于自己的水平有限，對《條例》、《意見》理解不深，對基層公文工作情況不大了解，所以講得不好，敬祈原諒；不當之處，還請指正。今天，不管我講的合不合大家的口味，但同志們還是堅持到了最后，況且秩序還這么好，這是給我的面子，對我的鼓勵，使我非常感動。希望以后大家加強聯糸，多進行一些交流，歡迎各位有空光臨市委辦公室做客。

最后，祝愿同志們、同行們工作順利，事業有成，家庭幸福，萬事如意！謝謝大家！

第五篇：如何做好公文處理工作

如何做好公文處理工作

段玲燕

來到政府辦公室已快有兩年，一直從事文書工作。而公文處理是文書工作中很重要的一項，所以對公文處理多多少少也有了一些自己淺顯的認識。就我自己的感想做好公文處理工作要多問、多聽、多想、多看，及時總結、不斷改進。公文處理是辦公室工作的一項重要內容，是秘書人員為領導當參謀和助手的一個重要方面。面對新形勢，新任務，如何做好公文處理工作尤為重要。

在拿到文件的時候，我們第一問要問自己“是什么？這是從事公文辦理工作應有的第一反應，一要看文件類型，即判斷公文是送閱件、請示件還是需要轉辦的領導批示件，是需要進行規范性處理還是可以直接呈送領導，從而確定依據什么樣的辦理規定辦件。通常在我們辦公室我們收到三類文件，一類就是各鄉鎮、各部門送來的請示、報告類文件；第二類就是從OA平臺上收到的區市來文，對于這兩種文件我們是按正常的文件處理流程走；第三類是區市縣領導批示件，這類文件領導會直接在文件上批示，那我們收到文件就會直接將文件呈送領導批示，不再粘貼文件處理，當縣長批示完后我們會轉相關部門進行辦理；二要看文件正誤，即判斷公文時否存在瑕疵，例如行文格式是否規范、文件各種要素是否一應俱全、文種使用是否恰當等，從而確定文件應進入辦理程序還是退文程序。文書室

意報送等；三要看文件意圖，認真梳理來問信息，著重弄清來文意圖和內容實質，即判斷來文單位報文目的何在，公文內容是陳述性的、報告性的，還是建議性的、請示性的。以上述三項分別判斷作為參考依據，形成辦理意見，第二問即告完成。

第三問“到哪里去？在經過了第一問的初步判斷和第二問的具體分析之后，第三問重在準確拿捏公文如何出手。一想路徑。即確定公文的簽批和流轉方向，在已提出辦理意見后，領導的簽批順序如何，是只需在自己單位內傳簽還是需要會簽；在領導同意辦理意見后，公文的運行方向如何，是單向流轉還是圓周流轉。二想方式。即確定公文的送簽和流轉方式，是采用普通方式還是保密方式，是采用機要交換還是專人送取等。三想時效。即確定公文的流轉速度，個別公文在辦理過程中緩急程度會發生變化，出手時要特別注意。

按照“三問“的思路辦理公文，能有效提高辦件效率，可以從大量不知何時用、如何用的規矩條款中解放出來，迅速理清辦件頭緒，更快上手。而做好公文處理工作，不僅需要扎實的公文處理知識，更需要責任意識、大局意識、嚴謹意識，對于在政府辦公室工作，我有以下幾點感想：

一、責任意識和業務能力并重

“工欲善其事，必先利其器。”，做好新形勢下的公文處理工作，首要是具備相應的素質，關鍵是在強化責任意識和業務能力上下功夫。要把忠誠履職作為第一追求。忠誠履職體現到公

印刷裝訂、公文要素編排、字體字號、標點符號等一一核對，保證公文要素完整、格式正確，印刷莊重大方、形式美觀。

三、程序意識和時間觀念并重

公文的特殊性要求公文運轉必須“蹄疾而步穩”，“蹄疾”就是公文運轉要快速，這樣才能跟得上市上中心工作要求；“步穩”就是公文運轉要遵循程序，這樣公文才會合法合規。嚴格遵循公文運轉機制。公文運轉順序要正確。部門起早的代擬稿必須要政府辦公室來審核（主要是秘書），不得直接報領導進行審簽；部門提交的代擬稿必須由本部門主要負責人簽字；貫徹有關會議或文件精神的，必須提供會議相關資料或文件原文；落實有關領導批示的，必須附有批示的相關材料；需要先由有關部門把關或提出意見的，必須有相關部門的書面意見。要嚴格明確公文運轉時限。“言當其時，一字千金；言背其時，一文不值。”公文極強的時效性，決定了公文運轉一刻都不能耽擱，否則會給政府工作帶來被動。我們在工作中，牢記“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的道理，在確保公文質量的前提下，一切工作往前趕。

四、嚴格把關和善于溝通并重

方式方法正確，工作才能優質高效。審核公文不僅要堅持有關規定和原則，還要與部門形成良性溝通，實現服務領導和服務各部門的有機統一。審核把關要認真負責。按照《黨政機關公文處理工作條例》的要求和審核原則，對公文的內容、運