第一篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法
公文處理工作存在的主要問題及解決辦法（轉載）
一、行文中的常見問題
（一）報送不規范。主要表現在：
1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送秘書部門按程序辦理。
2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交秘書部門的辦文機構按程序辦理。
各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。
（二）濫發文件。主要表現：
1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及范圍較窄，就不應該另行發文。
2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。
3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今后領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審核后以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？
（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省里調整情況行文進行調整。
（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨群副書記擔任，現在沒有設黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。
（三）行文關系混亂。主要表現：
1．應該黨政分開行文的未分開行文。特別是政府工作安排，不宜送黨委發文。經常出現政府部門拿著政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發文的現象。如某單位拿著《做好行政事業單位帶薪休假工作的通知》送交黨委辦公室，這是政府人事工作，也涉及財政管理，純屬政府工作，就應該送政府辦公室發文。還有如《關于維護價格穩定、保障市場供應的通知》、《做好免除城市義務教育階段學生學雜費工作的通知》、《關于做好春節期間安全生產工作的通知》等方面的文件，都應該送政府辦公室行文。其原因如下：
一是政府工作由政府主管，政府領導是政府工作的第一責任人，政府發文有利于政府責、權、利的統一。
二是政府工作必須實行政務公開，自覺接受公眾、人大及其常委會的監督。如果由黨委辦公室發文，一方面文件的發至范圍往往有嚴格規定，不利于公眾行使知情權，另一方面人大及其常委會不便進行監督。
三是容易造成工作失誤。政府文件的出臺必須經過嚴格的行政程序規定，重要文件還須經過人大及其常委會審議，如果這方面的文件由黨委發文，容易繞過必要的行政程序和監督程序，造成工作失誤。
2．部門行文“升格”為領導機關行文。經常有一些部門，為了使部門意志上升為領導機關意志，將部門文件升格為領導機關行文。一般情況下，本級行文的規格應參照上級行文規格執行。如上級某部門發文布置某項工作，本級黨委或政府落實此工作時，一般由本級部門行文落實，不升格為領導機關行文。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯合行文的，也不宜由領導機關行文。
3．越級行文。越過主管部門或上一級機關向上請示。如鄉鎮、市直部門的二級機構和直屬單位直接向市委市政府請示，都是違反程序的越級行文。一般情況下鄉鎮不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見后上報；市直部門的二級機構和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見后上報。
4．本級部門向下級黨委、政府直接下發指令性文件。個別部門為了強調部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經常向下級黨委、政府行文，安排工作。這是嚴重違背公文處理規定的。沒有同級黨委、政府的明確授權，部門無權下發此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。
5．請示和報告泛濫。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些并不是重大事項，有些也不屬于黨委、政府受理的范圍，卻事無巨細地上報。這樣的文件，送到領導同志案頭，增加了領導同志的閱文量，浪費了領導同志的精力和時間。
二、文種使用中的常見錯誤
（一）自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。黨的機關公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。行政機關的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。除此之外的文種，都不能出現黨政機關的公文之中。
（二）誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市委辦公室關于轉發《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關于印發《××年××工作實施方案》的通知”。
（三）混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。
在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《××關于批準成立××機構的報告》，《××舉行××活動的報告》。兩個標題內容十分明確，就是要求上級解決問題，應該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；而請示是“向上級機關請求指示、批準”的，需要回復，兩者在使用上有很大的區別。有時也存在“請示”和“函”混用。《辦法》規定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項是用函。可是有些單位當有求于對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關于解決××活動經費的報告》或《關于解決××活動經費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應為《關于解決××活動經費的函》。
（四）濫用文種。一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。
三、版頭使用中的常見問題
（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復等。這里應該使用“××（）”的版頭。
（二）使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。
（三）使用沒有版頭的白紙印發文件
四、發文字號中的常見問題
（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。
（二）括弧不對。發文年度應用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。
（三）位置不當。將發文年度位置提前到了機關代字前面。如：將“×發〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發×號”。
（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。
（五）一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。
（六）一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。
（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。
（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號。
（九）濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字號。
（十）自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。
五、簽發人標注中的常見問題
（一）上行文未標注簽發人姓名。公文處理規定要求上行文必須標注簽發人姓名。
（二）下行文標注了簽發人姓名。下行文不要標注簽發人。
（三）標注不規范
簽發人標注位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。
六、公文標題中的常見問題
（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。
“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關于《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。
（二）用發文字號代替文件名稱
如：“關于××〔1997〕×號文件的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原文件標題或其主要內容明確標注在批復文件當中。
（三）文字累贅。如：《××××人民政府關于認真貫徹落實×政發〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關于貫徹××××通知的通知》；又如《關于請求解決××××的請示》，應為《關于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關于印發〈關于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。
（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。
（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。
（六）發文機關簡稱不規范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規范。如果是“發展和改革委員會”應簡稱為“發改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱為“人口計生委”。
七、主送機關中的常見問題
（一）缺主送機關。除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。
（二）主送機關表述不規范。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。
（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。
（四）主送個人。公文不得主送領導個人。
八、正文中的常見問題
（一）錯別字。主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”??；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。
（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。
（三）數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數
（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。
（五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關于×××的請示）收悉。”應為如“你單位關于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉。”
（六）隨意使用字體字號。
（七）隨意設定字距行距。
（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規范性簡稱。
九、附件標識中的問題
（一）有附件不標注。
（二）附件名未標全稱。
（三）標注不規范。“附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。
（四）內容不適。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。“關于印發《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標注。
十、發文機關標識中的問題
（一）黨的機關公文未標發文機關名稱，用印章代替。
（二）發文機關未用全稱或規范化簡稱。
（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。
十一、成文日期標識中的常見問題
（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。
（二）將打印日期作為成文日期。
（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“2005年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。
（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。
十二、機關印章使用中的常見問題
（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。
（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發性文件和會議紀要卻用了印。
（三）位置不當。用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。
（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。
十三、主題詞標識中的常見問題
（一）不標引主題詞。正式公文都應標注主題詞。
（二）將標題簡單分切后分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規范進行標引。
（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。
十四、辦文流程常見問題
（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：
1．合乎規范要求的文件或公文代擬稿。
2．與呈報文件相關的背景材料，如相關文件資料等等。
3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；
黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。
上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供文件。
涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，并提供其他部門簽署的意見。
本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。
4．代擬稿的電子文擋。
（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規則；三是內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定；四是涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規范。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。
（三）文稿送審會簽不規范，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校核后，應填寫發文審簽單，由秘書部門負責人注批后送有關領導審簽。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導秘書報告。
呈送急件時，如簽批的領導在市內下鄉，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如簽批的領導在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯系不上，經有關領導同意后，可越過此領導向另一位領導呈送。
每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。
辦文人員每次收回領導簽批的文稿后，應逐一做好復核、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要文件，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領導做出批示或修改。
（四）忽視公文復核環節。有些單位辦文工作人員為了省事，不經復核就進行登記編號和印制。已經領導審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復核一至兩次。重點復核文件標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審簽手續是否完備，文件格式是否規范等，并對文件的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細復核。復核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在臺賬上進行編號，標明緊急程度、秘密等級、發文日期、發至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。
十五、請示件辦理時常見問題
（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關的請示性公文，經辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細登記，并留下聯系人的聯系電話。
（二）不進行嚴格把關，一概接受。辦文人員應認真閱讀請示內容，對存在問題作出相應處理：
請示件呈送機關有2個或2個以上的、請示件送至領導個人而領導個人已經予以批示的，一律不予辦理。
請示事項審批權限在具體職能部門的，應轉有關職能部門辦理或請來文單位直接報有關部門承辦。
越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。
請示事項未表述清楚的，應向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。
來文沒有附與請示事項有關背景材料或需要補充相關材料的，應及時告知來文單位提供和補充。
請示事項沒有主管部門意見的，應先征求主管部門意見或與相關單位做好協商工作。請示事項涉及其他單位的，應先做好相關單位的協調工作。
請示事項有前卷可查的，應先查先卷后再辦理。
（三）不提出擬辦意見，直接送呈領導。對請示事項明確，政策依據充分的請示，可直接呈送有關領導審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關單位進行協調，必要時可提請有關領導召開協調會，提出可行性建議，報領導審批。
（四）領導審批時出現不同意見時，不向秘書部門領導匯報，直接將文件送交下一領導。領導同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領導匯報，與有關方面做好領導批示的落實和協調工作，必要時再提請秘書部門主要領導或報黨委、政府主要領導審定。
（五）回復來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據請示件的內容及辦理情況，及時、準確回復來文單位。回復方式主要有三種：
回復政策性強、請示內容較為復雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復，同時抄送有關單位。
領導批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領導批示直接復印或電傳給來文單位。涉及有關單位的，應同時復印給有關單位。
對請示事項領導批示不同意或幾位領導批示意見不一致的，應采取電話或面談的方式口頭回復來文單位，并做好有關解釋和保密工作。
十六、文件管理常見問題
（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數、收文單位、信封編號、發文字號等是否一致，確保準確無誤后才能簽收。簽收后要對照發文通知單，清點文件的發文字號、份數、份號是否正確。如有出入，應及時與上級機關聯系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準確登記。
（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導致文件丟失或泄密。文件管理人員要認真閱讀和領會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領導閱批，應配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領導等事項，并及時進行催辦。領導簽批后，應將領導簽批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領導到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內。
（三）分發、翻印不及時。上級機關有明確要求將文件發至下一級的，應按照上級機關要求進行分發，填寫文件分發表。需要翻印的，應及時翻印后發出。
（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。
（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷毀。（劉松山、蔣萬兵）
第二篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法
公文處理工作存在的主要問題及解決辦法
一、行文中的常見問題
（一）報送不規范。主要表現在： 1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送秘書部門按程序辦理。2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交秘書部門的辦文機構按程序辦理。各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。
（二）濫發文件。主要表現： 1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及范圍較窄，就不應該另行發文。2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今后領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審核后以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省里調整情況行文進行調整。（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨群副書記擔任，現在沒有設黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。
第三篇：公文處理工作存在的主要問題及解決辦法
一、行文中的常見問題
（一）報送不規范。主要表現在：
1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，并要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送秘書部門按程序辦理。
2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見后交秘書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交秘書部門的辦文機構按程序辦理。
各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文范圍。
（二）濫發文件。主要表現：
1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及范圍較窄，就不應該另行發文。
2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿著中央和省里的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。
3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今后領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審核后以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什么情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？
（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省里調整情況行文進行調整。
（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨群副書記擔任，現在沒有設黨群副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，為了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改為書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，為了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。
（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。
（五）一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。
（六）一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。
（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。
（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔XX〕×號。
（九）濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字號。
（十）自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。
五、簽發人標注中的常見問題
（一）上行文未標注簽發人姓名。公文處理規定要求上行文必須標注簽發人姓名。
（二）下行文標注了簽發人姓名。下行文不要標注簽發人。
（三）標注不規范簽發人標注位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。
六、公文標題中的常見問題
（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨省第九屆委員會第三次全體會議關于《中共省委關于認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共省委關于認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。
（二）用發文字號代替文件名稱如：“關于××〔1997〕×號文件的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原文件標題或其主要內容明確標注在批復文件當中。
（三）文字累贅。如：《“秘書工作”×人民政府關于認真貫徹落實×政發〔XX〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹“秘書工作”×通知的通知的通知》，應為《關于貫徹“秘書工作”×通知的通知》；又如《關于請求解決“秘書工作”×的請示》，應為《關于解決“秘書工作”×的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關于印發〈關于“秘書工作”×活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。
（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。
（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。
（六）發文機關簡稱不規范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規范。如果是“發展和改革委員會”應簡稱為“發改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱為“人口計生委”。
七、主送機關中的常見問題
（一）缺主送機關。除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。
（二）主送機關表述不規范。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。
（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。
（四）主送個人。公文不得主送領導個人。
八、正文中的常見問題
（一）錯別字。主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。
（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。
（三）數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的xx大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。
（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。
（五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位××〔XX〕×號文件（關于“秘書工作”的請示）收悉。”應為如“你單位關于“秘書工作”的請示（××〔XX〕×號文件）收悉。”
（六）隨意使用字體字號。
（七）隨意設定字距行距。
（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規范性簡稱。
九、附件標識中的問題
（一）有附件不標注。
（二）附件名未標全稱。
（三）標注不規范。“附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。
（四）內容不適。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。“關于印發《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標注。
十、發文機關標識中的問題
（一）黨的機關公文未標發文機關名稱，用印章代替。
（二）發文機關未用全稱或規范化簡稱。
（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。
十一、成文日期標識中的常見問題
（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。
（二）將打印日期作為成文日期。
（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“XX年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。
（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。
十二、機關印章使用中的常見問題
（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。
（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發性文件和會議紀要卻用了印。
（三）位置不當。用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。
（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。
十三、主題詞標識中的常見問題
（一）不標引主題詞。正式公文都應標注主題詞。
（二）將標題簡單分切后分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規范進行標引。
（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。
十四、辦文流程常見問題
（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府秘書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：
1．合乎規范要求的文件或公文代擬稿。
2．與呈報文件相關的背景材料，如相關文件資料等等。
3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；
黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。
上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供文件。
涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，并提供其他部門簽署的意見。
本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。
4．代擬稿的電子文擋。
（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規則；三是內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定；四是涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；五是文種使用、公文格式是否規范。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。
（三）文稿送審會簽不規范，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校核后，應填寫發文審簽單，由秘書部門負責人注批后送有關領導審簽。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按注批單上領導的排名順序，從后至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導秘書報告。
呈送急件時，如簽批的領導在市內下鄉，可電話報告并做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如簽批的領導在外出差，可電話報告并做好記錄，如聯系不上，經有關領導同意后，可越過此領導向另一位領導呈送。
每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便于跟蹤催辦。
辦文人員每次收回領導簽批的文稿后，應逐一做好復核、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告秘書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要文件，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣后，必要時可在原稿上注明是哪位領導做出批示或修改。
（四）忽視公文復核環節。有些單位辦文工作人員為了省事，不經復核就進行登記編號和印制。已經領導審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再復核一至兩次。重點復核文件標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審簽手續是否完備，文件格式是否規范等，并對文件的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細復核。復核后要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在臺賬上進行編號，標明緊急程度、秘密等級、發文日期、發至范圍等。然后再送文印室進行印制，文印室制作出文件清樣后，要將清樣校核一次，確定無誤后開印。
十五、請示件辦理時常見問題
（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關的請示性公文，經辦人員要做好簽收工作，并在臺賬上進行詳細登記，并留下聯系人的聯系電話。
（二）不進行嚴格把關，一概接受。辦文人員應認真閱讀請示內容，對存在問題作出相應處理：
請示件呈送機關有2個或2個以上的、請示件送至領導個人而領導個人已經予以批示的，一律不予辦理。
請示事項審批權限在具體職能部門的，應轉有關職能部門辦理或請來文單位直接報有關部門承辦。
越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位了解情況后，視情況及時辦理。
請示事項未表述清楚的，應向來文單位了解情況，必要時請來文單位修改后再報。
來文沒有附與請示事項有關背景材料或需要補充相關材料的，應及時告知來文單位提供和補充。
請示事項沒有主管部門意見的，應先征求主管部門意見或與相關單位做好協商工作。請示事項涉及其他單位的，應先做好相關單位的協調工作。
請示事項有前卷可查的，應先查先卷后再辦理。
（三）不提出擬辦意見，直接送呈領導。對請示事項明確，政策依據充分的請示，可直接呈送有關領導審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關單位進行協調，必要時可提請有關領導召開協調會，提出可行性建議，報領導審批。
（四）領導審批時出現不同意見時，不向秘書部門領導匯報，直接將文件送交下一領導。領導同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，并向秘書部門領導匯報，與有關方面做好領導批示的落實和協調工作，必要時再提請秘書部門主要領導或報黨委、政府主要領導審定。
（五）回復來文單位的方式單一。請示件辦理完畢后，要根據請示件的內容及辦理情況，及時、準確回復來文單位。回復方式主要有三種：
回復政策性強、請示內容較為復雜的請示件，一般采取行文的方式進行批復，同時抄送有關單位。
領導批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領導批示直接復印或電傳給來文單位。涉及有關單位的，應同時復印給有關單位。
對請示事項領導批示不同意或幾位領導批示意見不一致的，應采取電話或面談的方式口頭回復來文單位，并做好有關解釋和保密工作。
十六、文件管理常見問題
（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件后，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要核對信封件數、收文單位、信封編號、發文字號等是否一致，確保準確無誤后才能簽收。簽收后要對照發文通知單，清點文件的發文字號、份數、份號是否正確。如有出入，應及時與上級機關聯系，弄清原因，立即更改。清點后要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準確登記。
（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件后，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導致文件丟失或泄密。文件管理人員要認真閱讀和領會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱范圍的要求）簽批建議、分發文件方案等。然后將填好呈批單的文件依次送領導閱批，應配備專門的文件管理人員送簽，送簽前要及時登記送簽時間和送簽領導等事項，并及時進行催辦。領導簽批后，應將領導簽批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件并及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領導到機要閱文室進行簽閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱后立即取回保管在保密室保密柜內。
（三）分發、翻印不及時。上級機關有明確要求將文件發至下一級的，應按照上級機關要求進行分發，填寫文件分發表。需要翻印的，應及時翻印后發出。
（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。
（五）不按要求進行清退銷毀。按照上級機關清退銷毀文件通知的要求，填寫《清退銷毀文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府秘書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷毀。
第四篇：公文寫作中存在的問題及解決辦法
公文寫作中存在的問題及解決辦法
常見問題：
一是反映新情況、新問題而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表達問題的角度老化； 三是為“新”而新，偏重在文字上玩游戲。主要原因：
一是缺乏“出精品”的意識，因而在新情況面前造成觀察力捕捉力不強； 二是全新精神不強，在寫作上容易出現從眾心理和畏難情緒； 三是思路單一，缺乏積累。捕捉新情況選擇新角度的要領和方法：
一、緊跟黨中央部署和改革開放的新形勢，帶著問題去觀察比較，從變化中捕捉新情況。一要緊跟黨中央新的戰略部署和重要指示的發表，及時去投入研究，這是捕捉新情況必須要掌握的首要一條；二要從群眾貫徹黨的指示的反映中，觀察新的思想去向；三要從對同類工作的歷史對比觀察中，及時捕捉變化的新情況；四要從工作出現的新問題中來捕捉研究新課題。
二、講區別，求新意，勇于推出新的經驗和理論
三、超出以往，另辟新路，尋求表達的新角度 框架設計構思過程：
主要任務，一是提煉和確立主題思想；二是確定思想，選定展開的層次。構思中存在的主要問題及原因：
一、構思不充分
趕材料，或因下功夫不夠，出現了硬寫的情況。從成文的材料中可以看出填空寫法的痕跡。平時，我們講搞教學背課的時間比例是四比一，我看構思和寫作的時間比例也要在這個比例數之上。有的作者不要說細構思，就連粗構思都沒搞好就草率動筆。
二、對材料的主題提煉和標題的制作下的功夫不足
出現了對主題思想把握不準，缺乏新意。在大小標題的提煉制作上平淡、膚淺，甚至還有抄襲別人之嫌，給人一種“熟面孔”的印象和感覺。
三、思路展開不順暢
對層次的劃分有分不開“檔”的情況，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的給人一種硬分或勉強的感覺。
四、對層次內容安排輕重分配不當，出現前空后累贅的問題
有不少作者頭腦中形成了一個法定的寫作模式，就是第一大層次只能寫抓學習提高認識，并標榜為“先務虛”。結果使材料的第一大層次不僅虛了，而且空了，所采寫的例子很難用上去，都壓到后邊幾個層次中去，造成整合堆砌的累贅狀態。
掌握機關應用材料構思謀篇的思維特點
一、認真研究和掌握機關應用材料寫作構思的思維特點
（一）為材料寫作構思提供堅實的準備基礎
四多：多讀書以積累知識；多考慮事理以豐富才能； 多研究觀察以事物的聯系；多練習按文思來運用文辭。
平時就要多讀書，搞好革命基本理論和多學科多專業知識的儲備；經常注意學習中央的文件，把握精神實質，研究形勢變化而引發的新情況、新問題；結合現實生活中的實例多進行分析評判是非功過的思維訓練。
（二）掌握和運用構思機關材料所需要的思維方法
我們的思維必須受黨的方針政策、工作重心、會議的議題、集體決定、領導意圖的約束，從內容到形式不能摻入作者的主觀思想。常用的思維方法是：分析與綜合、歸納與演譯、發散與集中、性化與量化、系統與具體、比較與優選等邏輯思維方法。不要用自己的觀點學說，過多注重想象和創作，使寫出的材料有失莊重和嚴肅。
二、精心提煉，使主題思想準確新穎
（一）把握“主題”的四性，準確地加以提煉
客觀性、主觀性、觀念性、時代性
（二）根據機關應用材料寫作主題表達語義的顯在性，將主題內涵鮮明地凸現出來
1、大標題就是本篇的主題思想。
經驗材料、典型事跡材料、調查報告、工作研究
2、兩個部位來表達主題思想
工作總結：一是在對前段工作總的形勢的評價上；一個是對下一段工作的總的指導思想概括上。
3、開篇第一段表達主題
領導講話的主題思想往往體現在開場白的一段話中，即表明這次講話的針對性和要講的幾個點的交待上。
（三）力戒庸、陋、襲，提煉出新穎獨到的主題
1、把所寫的內容臵入社會大背景、大環境中去把握。
從大到小，以社會宏觀來把握一篇材料的價值和走向；從小到大，以它來折射出宏觀社會所需要的精神。
2、提煉和表達主題不單單是在文字上推敲出花樣。
深化主題是一個思維過程。一是提出問題要尖銳、鮮明，就是要敢于提出自己的觀點。發前人所未發，言前人所未言，提出的問題發人深思，富有超前意識。二是分析問題要深刻全面，使主題自然展開，層層深入，以內在的邏輯力量使主題深化。三是解決問題正確合理，以解決問題的較強目的性、透明度和正確的實效，來證明深化主題。
3、運用多向思維開拓文思
4、調動積累，在借鑒中出新
三、熟練掌握材料結構的方法和要領
（一）按表達主題的需要來考慮材料結構的安排
1、主題和結構的關系。主題是全篇的中心，層次劃分必須服從服務于突出主題。在布局時，要考慮把主體思想貫穿材料全過程，從整體結構上充分給予反映和體現。
2、主題與層次的關系。每一個層次對于整篇來講，它是一個點、一個步驟，它顯示著作者某個階段思維的凝聚。主題思想要為其在每個層次中的體現賦予任務和提出要求。每個層次要從不同的側面、不同程度上發揮好表達主題的作用。
3、各個層次之間的關系。
一個層次，在主題思想指導下，有它相對獨立的內容，表達一個中心意思，這就是層次的單一性和完整性。但是將各個層次從表達主題的全局來看，就可發出層次與層次前后連貫，構成一種不錯位的承接序列。這就是層次的集體性，即每個層次各有分工，相對獨立。但分則成段，合則成篇，任何一個層次都不能游離于其它層次之外。
（二）按材料的不同種類來確定結構的方式
1、領導講話稿的結構：
對大階段工作總結講話結構層次：對總的工作形勢評價－－工作開展的成績、特點－－工作開展的經驗體會－－工作中存在的問題－－今后的任務和要求。
對會議的總結講話稿結構：會議的基本情況－－會議收獲－－深入貫徹會議需要抓好的幾個問題－－關于會議貫徹的安排和要求
2、向上級作的工作匯報材料結構：本單位貫徹上級指示，開展某項工作的基本情況－－開展某項工作的經驗和體會－－存在的反映的問題和下步工作打算
3、參加上級會議的匯報和傳達材料的結構：會議基本情況－－會議的主要精神－－關于傳達貫徹上級會議精神的建議和方案
（三）按照內容的不同來確定安排思路劃分層次
工作經驗、先進典型事跡材料常用的結構方式：
1、按事物的發展順序安排層次
每一層次就是一個大的的工作階段，有利于探索每個階段的特點。
2、按平等并列關系安排層次
材料的各個層次呈現“并列”關系，各個層次從不同的側面，不同角度表現工作狀況，揭示觀點，展現經驗。
3、按逐層深入的方式安排層次
各個層次之間呈現“遞進”關系，層層深入，使材料步步推進，由淺入深。
（四）要考慮到各個層次的均衡協調
要盡量考慮劃分為三個層次以上，從整篇材料看，這樣顯得重心穩定，而分兩個層次的材料就顯得重心不穩。各個層次的分量要基本均衡防止出現前后輕重不一，給人不均勻的感覺。不要采取前者前、中者中、后者后的呆板敘事方法，講究起伏變化，把所寫內容采取優化組合，均衡地分配到各個層次中去。
推敲提煉層次標題
提煉層次標題在機關應用材料寫作中的重要作用：一是有利于作者準確地駕馭全篇材料，分層有序的集中表達主題思想。二是有利于提綱挈領地統率材料。在應用材料寫作中，材料要靠觀點來串。一篇應用材料只要主標題和各層次標題一列出來，就會綱舉目張了。三是有助于讀者論難地把握材料要點。
一、提煉制作層次標題上存在的問題及原因
（一）思路雷同，標題相似
（二）標題老，套話多。“大力抓什么”、“在什么上下功夫”、“加大力度”，沒有認真研究如何在工作上加大力度
（三）矯揉造作，玩文字游戲。“研究新情況”、“解決新問題”、“樹立新觀念”、“講究新思路”、“展示新形象”、“創造新經驗”等。
（四）不注重從思想內涵上提煉。對層次標題的提煉，外部看到的是對文字的錘煉，其實起作用的是從思想內涵上的提煉。
二、掌握提煉制作層次標題的要領
（一）掌握層次標題對主題具有向心性的特點，主題，精心提煉設計好層次標題。
一是從主題思想出發，明確和研究它對每個層次為體現主題所賦予的表達任務，適度、準確地在標題中表達出來。
二是堅持局部服從服務于整體，為深刻表達主題增光添彩。
（三）“煉意”、“裁辭”，搞出體現思想內涵的層次標題
一是把握好“文以意為主”的原則，正確處理好煉意與煉辭的關系。在寫材料中要抓住根本，經過極其艱苦地思考，把握住最能體現內容的新意上，在此基礎上，再對文字表達進行反復推敲，使之意辭一致，提煉出意深文新的層次標題來。
二是精心反復提煉，制作出“舉”精之要的層次標題。標題是不是最能體現和表達材料的思想內涵和意義。
三是堅持創新，不斷提煉和制作出意新語新的層次標題。
段落開篇的寫作方法
意義：文章的開頭可以提示文章的題旨，文章的結尾體現其主旨。
文章開頭寫作的難點：一是機關應用材料本身是反映黨委、領導工作實踐的嚴肅文體，但又要在層次進入上體現新穎活潑，這兩者關系不好處理。二是同一工作內容，在同一時期內，諸多單位都要反映。有的是處復一年的反映，材料層次進入既要有本單位的特點，又要防止和別的材料進入雷同，這種情況難解決。三是材料的層次進入，不是一個開關，而有若干個。開頭的次數多，方式不能單一，而且要有變化，搞好若干個層次進入方式的優化組合，達到這方面的標準要求更難。
一、在機關應用材料層次進入中存在的問題
（一）層次開頭進入方式的“俗”和“平”。
（二）進入手法的單一呆板，缺乏變化。
（三）“解題”現象的出現。“解題 ”是多余的。
二、層次進入的寫作要領
層次標題列出后，可以直接進入，或擺出矛盾；或直接敘述；或列出體會。堅持開頭要提示文章主題這個總的指導原則。
（一）材料層次進入的基本原則
一是新奇引入。二是富有氣勢。三是開門見山。機關應用材料，不同于文藝作品，它要考慮表達的明快，宣傳的快捷，所以在材料進入上講求開門見山。
（二）幾種材料層次進入的方法
按時間順序進入、直敘、論證、以事件導入、以推出新情況進入、以擺出問題、揭露矛盾來進入、以引用偉人語錄、名人名言來進入、以提問進入、以經驗和體會進入。
（三）講究變化，優化組合，增強材料多層次進入的整體綜合效果
從整篇材料看，一般至少三個層次，至少要有三次材料層次進入的機會。三個層次進入的方式要多樣、和諧。
第五章 背景材料的運用
作用：具有堅實的依托作用，井架了材料表達的厚度；井繩對比性，駕馭材料表達的力度；特殊的背景材料的運用，大大井繩了材料的個性色彩和吸引力；
一、運用背景材料方面存在的問題
一是忽視背景材料的運用；二是用法單一，把背景材料僅僅當與一個“牌子”和“標簽”。
二、運用背景材料的要領
（一）增強運用背景材料的意識，把運用好背景材料貫穿到材料形成的全過程。
注意從弄清眼前情況的來龍去脈上去了解有價值的歷史背景；從工作難度中了解其所處的環境背景；從其獨特的經歷和變化中，掌握其具有個性特征的背景。
（三）緊緊圍繞深入表達主題精選精用
背景材料的運用是為了表達主題，深化指導思想服務的。
第一種是為襯托和表達英雄人物所處環境特殊的背景材料。
第二種是在典型人物遇到思想矛盾和斗爭時插入有關的背景材料，來襯托其在思想斗爭中得到幫助和升華。
第三種是表明被寫單位的超前意識是有淵源的，而且是不斷在改革中完善和發展的。
（三）按照材料表達需要，運用背景材料
用在以下幾個部位：一是在材料的開關，即導語部分；二是在導入問題時所運用的背景材料；三是在揭露矛盾時運用背景材料；四為了說明問題而插入的地理背景材料。五在材料中進到有關工作發展狀態或業務技術性很強的項目時，需要加以說明而插入的背景材料；六在材料展開中，涉及到與典型人物相聯系的單位或個人時，需要給予介紹說明所插入的背景材料。這種插入的原則是哪個部位需要就在哪里運用。
第七章
增強機關應用材料寫作的指導性
第一節 指導性在機關應用材料寫作中的重要意義
一、機關應用材料寫作具有特定的指向性
１在寫的材料給誰看的問題上指向性很強
２機關應用材料的選材和主題提煉的視角始終要指向現實社會生活中特定的范圍
二、讀者對機關應用材料的閱讀在于把握內容、獲取信息、指導行動
三、指導社會實踐是機關應用材料寫作的最根本的實用價值
第二節 在把握機關應用材料指導性上存在的問題
一、僅于完成寫材料的任務，忽視對指導性思考
二、在寫作中，過多地考慮如何對被 寫單位或個人評功擺好，忽視從對同類單位或個人的分析和研究中尋求指導性
三、雖然也注意了對指導性的研究，但經常出現“慢半拍”的現象
第三節 增強指導性充分發揮機關應用材料的作用和效能
一、要弄清指導性在不同材料中的各自體現
（一）在為領導寫的講話材料中，指導性重點體現在兩個部位，一是對講話針對性問題的列舉上。二是對工作的部署，完成任務的指令性要求和要注意的問題上。
（二）在反映新情況的材料中，指導性重點體現在對新情況和難點問題的分析和為讀者提供的認識和解決新情況、新問題的新思路和新辦法上。
（三）在先進典型事跡材料中，指導性主要體現在典型的先進思想性和可學性上。
（四）在經驗材料寫作中，指導性體現在對共性問題的研究，有針對性地提供好的工作方法和管用的經驗上。
（五）在工作研究的材料中，指導性體現在通過對工作熱點、難點問題的研究，推出的研究戰果上。
二、強化幾個意識，使機關材料的指導性建立在堅實的基礎之上
緊跟意識；超前意識；量需而作；克難意識；深究意識。
量需而作，要把握住兩個方面的需求：一是要把握住領導干部在抓工作中的需要。從他們的困惑和苦衷中捕捉到抓工作應該突破的瓶頸和難點，有針對性地研究和探討，給領導及時提出工作建議和提供決策依據。二是要把握群眾在思想、工作和生活中需要解決的“扣結”
和實際問題，有針對性地尋求已經解決得好并取得經驗的單位，及時進行總結，給其他單位以提示和指導。
要勇于攻克難點：一是不搞急功近利，要把寫作的重點放在攻克和反映難點問題上，攻克難點要付出很大代價，而且有時藥費了很多時間和精力，也不一定能出好的結果。二是要深入一線，在和領導、群眾同甘共苦中捕捉難點。
......
第五篇：公文處理工作目前存在的問題及分析
公文處理工作目前存在的問題及分析
?國家行政機關公文處理辦法?(國發?2000?23號，以下簡稱?辦法?)和?甘肅省實施?國家行政機關公文處理辦法?細則?(甘政發?2007?62號，以下簡稱?細則?)發布以來，各市州、各部門、各有關單位(以下統稱“報文單位”)認真按?辦法?和?細則?規定處理報送公文，保證了各項工作的正常運轉。但近年來特別是今年以來，由于機構改革、人事變動等因素，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文在文種、格式等方面不同程度地出現了一些問題，公文質量呈下降趨勢，退文增多。各市州政府公文相對規范，各部門、各有關單位的公文錯誤較多，不僅造成了人力、物力浪費，而且嚴重影響了工作效率。據統計，2010年上半年，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文共1311份，因錯退回重報597份，占報送公文總數的45.5％(其中，第一季度287份，占第一季度報送公文總數的43％；第二季度310份，占第二季度報送公文總數的54％)。現將具體情況通報如下：
一、2010年上半年報送公文中存在的主要問題
(一)公文格式不規范。
1.發文機關標識不規范。部分單位聯合行文時，發文機關名稱、字體、位臵不符合?辦法?和?細則?規定。
2.發文字號不正確。部分單位行文時，發文字號不統一，有的單位不按規定編制發文字號，有的單位在發文字號中加入處室代字，影響了公文的嚴肅性和規范性。
3.上行文簽發人標識不符合規定。?辦法?和?細則?規定，以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發，主持工作的負責人是指由上級機關任命主持本機關全局工作的人。但有相當一部分單位沒有嚴格執行此規定，由非主持工作的領導簽發文件。有的單位聯合行文，只有主辦單位簽發人姓名，沒有聯合行文單位其他簽發人姓名。
4.公文標題不規范。公文標題一般由發文機關、事由及文種三部分組成，除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但有的公文標題省略發文機關，有的隨意使用標點符號，有的文字冗長，且詞不達意；有的介詞或動詞重復；有的標題與正文之間的距離過大，不符合公文規范。
5.公文文種和主送單位錯誤。下級機關向上級機關行文，文種一般用“請示”、“報告”、“意見”等，并不得主送上級機關辦公廳(室)，但有的單位向省政府報送請示性文件時，主送單位寫成省政府辦公廳；有的單位報送公文使用“建議”這種不屬于行政機關公文種類的文種；個別單位使用便箋紙印制上行文。
6.公文附件標注不當。公文附件是對正文的重要補充，與正文都是公文的重要內容。有的單位行文時分不清正文和附件的關系，常將正文的內容作為附件標注。比較突出的問題是將上報的工作總結、請求批轉或轉發的主體內容作為附件；單獨裝訂的附件沒有標注發文字號；有的附件前后標注不一致，位臵不準確。
7.公文附注標識不準確。附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，其中“請示”應在附注處注明聯系人的姓名和電話。但有相當一部分單位擬制的公文，沒有按規定標注附注，或位臵不正確、要素不全。
8.印章加蓋錯誤。?細則?規定，聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；當公文排版后所剩空白處不能容納印章時，應調整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得在空白頁標注“此頁無正文”。但省政府收到的聯合上報公文都是將行文單位的印章全部加蓋，且仍存在空白頁標注“此頁無正文”的現象。
9.版記標識不規范。版記主要包含主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、二維條碼等要素，是公文的重要組成部分。但有少數單位對版記的標注重視不夠，主要存在以下問題：一是主題詞標引錯誤。絕大多數單位標引主題詞，既沒有遵循主題詞標注的原則，也不能準確反映公文內容。二是抄送機關的范圍比較混亂，有的將內部發文范圍和存檔情況反映在上報公文上；有的主送省政府的公文，又將省政府領導同志列入抄送范圍。三是位臵不準確。版記應臵于公文最后一面，版記的最后一個要素臵于最后一行，但多數單位沒有按照這一規定進行標注。
(二)行文不符合規則。
1.報告中夾帶請示事項。有相當一部分單位在呈送省政府的“報告”中提出一些請求幫助解決的困難和問題，違反了“報告”中不得夾帶請示事項的規定。
2.請示一文多事。有的單位報送的“請示”一文多事，涉及多個部門的職能，在公文辦理時無法確定主辦部門，影響了公文的正常運轉。
3.越級報送公文。個別單位對應逐級行文的正常事項，進行越級請示和報告，沒有根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系。
4.本應聯合行文的各自行文。有的單位對同一事項本應聯合其他部門行文卻自行行文，違反了行文規則。
(三)文字錯誤和文印質量較差。
1.錯字漏字現象頻出。有的單位對公文審校不嚴不細，公文中經常出現錯字漏字，有的甚至在標題中出現錯字別字。
2.單位名稱簡稱不規范。省政府辦公廳于2010年3月就省政府機構規范化簡稱專門發文進行了規范，但有少數單位上報的公文中，對涉及到的單位名稱仍不使用規范化簡稱。
3.字母詞使用不正確。部分單位沒有認真學習?國務院辦公廳秘書局關于加強對行政機關公文中涉及字母詞審核把關的通知?(國辦秘函?2010?14號)，在報送的公文中沒有嚴格規范地使用字母詞。
4.公文印刷質量較差。有的單位公文印刷質量不高，字跡模糊不清，給公文處理造成一定難度。
二、進一步規范公文報送工作的要求
為了盡快扭轉公文報送中存在的文件多、質量差、效率低、程序亂的局面，進一步規范公文報送工作，報文單位要切實履行好公文審核、報送職責，嚴格規范公文的格式，提高公文質量，確保公文運轉順暢。
(一)加強領導，明確責任，切實重視公文處理工作。機關公文是政府公務活動的重要工具，是依法行政、保證機關工作正常運轉的重要手段。公文質量體現著機關形象和行政效率，也是機關作風的具體反映。報文單位要高度重視公文的制發、報送工作，明確責任，嚴把出口關。主要負責人要經常過問公文處理工作，及時發現問題并予以糾正；分管負責人要切實負起責任，嚴格遵守公文處理的規則和要求，嚴把公文質量關。要選派政治素質好、業務精、責任心強的同志從事文秘工作，從源頭上杜絕公文差錯發生。
(二)嚴格遵守公文處理的相關規定，努力提高機關公文處理水平。?辦法?和?細則?是報文單位制發、處理公文的基本準則。各報文單位要認真執行?辦法?和?細則?規定，結合各自的工作實際，研究和制定公文處理的具體措施，對容易出現差錯的問題嚴肅對待，切實加以糾正，健全和完善公文處理機制，不斷提高機關公文處理的水平。領導干部要帶頭學習，模范遵守，經常檢查和糾正公文處理中存在的不規范、不細致、不嚴謹的問題。文秘人員要熟記?辦法?和?細則?的規定，熟練掌握公文處理的基本技能，努力成為處理公文的行家里手。
(三)切實發揮文秘部門在公文處理中的職能作用，不斷提高公文質量。各報文單位文秘部門要切實負起責任，充分發揮公文審核、把關的職能作用，明確各個環節的責任，實行分工負責制，確保公文制發、處理更加規范。嚴格把好公文審核關，該上報的上報，不該上報的堅決不報，確保公文審核把關不流于形式；嚴格把好文種關，凡上報的公文文種僅限于“請示”、“報告”、“意見”，一般不使用其他文種；嚴格把好會簽關，對涉及其他單位職權范圍內的事項，主辦單位應積極協調協辦單位取得一致意見后會簽上報；嚴格把好報送關，由專人負責報送公文，進一步加強公文報送過程中出現問題的溝通協調。
(四)注重加強機關文秘人員能力建設，著力培養一支高素質的文秘干部隊伍。提高公文質量，關鍵在于培養一支能力強、素質高、業務精的文秘隊伍。要積極適應不斷發展變化的新形勢，采取崗位培訓、專家授課、觀摩學習等多種形式，對文秘人員加強培訓和交流，不斷提高文秘人員的業務素質和能力，以適應崗位要求和工作需要。
各報文單位要及時將培訓需求和見學計劃報省政府辦公廳。省政府辦公廳將適時舉辦公文處理培訓班，與報文單位建立公文處理交流見學制度，通過以學代訓的形式，提高文秘干部的業務水平。
為規范公文處理工作，市政府及辦公廳根據《國家行政機關公文處理辦法》，相繼制發了一系列與之配套的工作制度和文件，對有關原則和規范進行了具體說明。總體看執行良好，但也存在以下問題：一是職責不清。有些區、部門和單位對明顯屬于職權范圍內的事務，也要求市政府或辦公廳發文。二是公文辦理拖沓。對轉辦的公文，有的既不按時限要求反饋辦理情況，也不及時提出落實意見，還有的在部門之間運轉時間過長，耽誤辦理時間。三是公文質量差。有些上報的公文無發文機關標識、無單位落款、無公章、無頁碼，嚴重失去了公文的嚴肅性；有的公文文種使用不當、體例格式不規范，報告中常常夾帶請示事項；請求以市政府或辦公廳名義下發的公文，單位對代擬文稿審核不嚴，標題與內容不符，語言不規范，且表述粗糙，數字引用失準，缺乏條理性，全局觀念不強。四是不按要求和規定報送文件。有些報送的文件因不合規定被退回后，采用直接呈批的方式處理，造成領導批辦與部門承辦的公文逆行、脫節等。針對上述問題，市政府領導十分重視并多次批示，要求各級領導、單位必須引起重視，采取措施，解決問題。鑒于此，為提高公文辦理質量，加強公文報送管理，確保公文處理工作有序、高效、正常運轉，現就有關事宜通知如下：
一、各級領導要重視和支持公文處理工作
公文處理與領導工作息息相關，是治國安邦、傳遞政令、溝通信息、實現領導決策、落實各項工作的重要工具和手段。《國家行政機關公文處理辦法》對領導提出了明確要求：“應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。”做好公文處理工作，人才是關鍵。各級領導不僅要把好公文審批關，而且要有意識選拔一批政治過硬、精明能干、有一定文字基礎的同志充實到文秘工作隊伍中來，并有計劃、有目的開展業務培訓，全面提高他們的綜合素質和工作能力；要解決他們工作、生活中的困難，在政治上關心他們的成長，使他們能夠全身心地投入工作。
二、嚴格遵守公文處理程序
（一）發文
發文的一般程序是：草擬-審核-簽發-復核-繕印-用印-登記-分發。
草擬：一般文稿安排1-2 人起草；重要文稿必須由主管領導牽頭，組成3-5 人寫作班子起草，起草時要嚴格遵守《國家行政機關公文處理辦法》有關規定，并實行實名制。
審核：各辦公部門必須指定責任核稿員，專門負責把好文稿的行文關、法核關、文字關和格式關。
簽發：文稿由有關領導簽發。經簽發或定稿后，其他人不經簽發人同意，均不得對其做實質性修改；經復核確需對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。
復核：公文正式印制前，文秘部門或分管文秘工作的領導應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統一、規范等。
繕印：文印打字人員要嚴格按《國家行政機關公文格式標準（GB T 9704-1990）》印制公文。
用印：公文必須加蓋公章，這是公文生效、具有權威性和憑證作用的標志。
登記、分發：利用黨政辦公網，自動完成。
（二）收文
收文的一般程序是：簽收-登記-審核-擬辦-批辦-承辦-催辦。
要充分利用黨政辦公網辦理公文。
各區、部門和單位要對照以上公文處理程序檢查本單位的執行情況，不符的要堅決糾正。凡上報市政府的公文，應按規定的渠道報送，與黨政辦公網聯通的單位必須用電子文報送。對個人自帶呈送的公文，市政府辦公廳不予受理；如遇緊急情況確需專人報送的，應由本區、本部門和本單位辦公室負責文秘工作的同志專送；發送傳真文件，必須事先與市政府辦公廳有關處室、局溝通聯系。
三、堅決制止文件升級
屬本級政府、本部門和本單位職權范圍決定的事項，非特殊情況不必請示市政府；需要向下級部署或請求同級部門協調的事項，一律由本級政府、本部門和本單位自行發文或聯合有關部門發文；向省歸口部門請示、報告業務工作，除省明確要求及特殊情況外，一律由部門直接上報；經市政府批準召開的全市專業性工作會議，除辦公廳主辦外，一律由主辦單位發會議通知；屬于領導小組、指揮部、組委會等常設、非常設臨時機構工作范圍內的事項，一律自行發文。
四、提高公文質量
各區、部門和單位負責文秘工作的領導和辦公室負責人要切實負起責任，嚴格把好公文的政策、文字、體例格式關以及公文報送關，提倡寫短文，直述不曲，少說空話、套話。向市政府請示事項涉及幾個部門的，主辦部門要事先協調取得一致意見；經協調意見不一致的，要說明各方理由，提出建設性意見，以供領導決策。向市政府上報情況，要注意材料的完整性，不但要說清現象，還要分析原因，提出建議及具有可操作性的實施方案。建議以市政府名義召開的會議，要附送會議方案，需要領導講話的，要將代擬稿一并報上。同時，對內要做好提高公文質量和按規定程序行文的宣傳工作，形成層層把關、層層負責的良好氛圍。
五、提高公文運轉效率
各區、部門和單位對市政府辦公廳轉辦或交辦的公文，必須按規定的時間和要求，指定專人落實。對急辦的公文，要及時反饋辦理結果。不能按時辦理的，要說明原因，提出完成計劃，并定期報告辦理進度，以便市政府領導掌握具體情況，及時正確決策。
六、堅持不合格公文退回重辦制度
市政府辦公廳對各區、部門和單位報送的文件和代擬文稿，凡不使用單位規范文頭、不編文號、無簽發人、不注明聯系人和聯系方式、不加蓋印章、語法邏輯錯誤、文字表述粗糙和辦理電子公文轉辦回辦不分的，將堅決退回重辦。并適時對公文收退情況和文稿質量進行通報。
年初以來，特別是
《七臺河市人民政府辦公室關于進一步規范公文處理程序的通知》（七政辦發〔2008〕24號）下發后，全市各級行政機關能夠認真執行“八項規定”，公文制發質量和運轉效率有了明顯提高，處理程序日趨規范。但從近期報送的公文中發現，一些普遍性的問題仍未得到有效解決。對此，市政府領導多次作出批示，并對提高公文質量提出明確要求。為進一步加強公文管理，促進公文制發和運行規范化、科學化，現就部分單位報送公文存在的主要問題通報如下：
一、文種使用不當
（一）混用問題。上行文經常混用的文種是“報告”、“請示”和“意見”。表現在報告中夾帶請示事項，如市糧食局《關于請求撥補所屬三個事業單位工資及保險費的報告》（七糧字〔2008〕34號），應為“請示”而寫成“報告”。
（二）使用不當問題。超出范圍另設文種，如市質量技術監督局《關于對白酒無證生產企業予以取締的建議》（七質技監發〔2008〕42號），應為“意見”而寫成“建議”。
二、公文格式不規范
（一）發文字號問題。字號中年份用六角括號“〔〕”括
起，但用方括號“［］”的居多。如市畜牧獸醫局《關于2008年畜牧業投資項目所需資金的請示》（七牧發［2008］38號），市發改委、市交通局《關于我市農村公路改造工程存在問題的報告》（七發改發［2008］195號），市供銷社《關于供銷社系統茄子河區紅衛供銷社改制遺留問題的請示》（七供合字［2008］4號），市國土資源局《關于對桃山水庫二期工程壓覆煤炭資源采礦權和資產進行評估的請示》（七國土資呈［2008］72號），市外事僑務辦《關于印制歸僑僑眷證經費的請示》（七外僑發［2008］10號）。機關代字和簽發人應用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字，但字號字體使用不當的問題也較突出。如市房產局《關于撥付廉租住房建設資金的請示》（七房呈字〔2008〕8號）發文字號全部用了3號仿宋體加黑，市供銷社七供合字〔2008〕4號發文字號全部用了3號楷體字，市環衛處《關于購置車輛的請示》（七環衛字〔2008〕18號）發文字號全部用了4號宋體字。聯合上行文以主辦單位注明簽發人姓名即可，不用全部標注。如市發改委、市交通局七發改委〔2008〕195號，簽發人姓名標注了兩個單位領導，且用了3號仿宋體字。
（二）標題問題。多數公文標題字體沒有使用統一規定的2號小標宋簡體字，而普遍使用2號黑體字、2號宋體字或2號宋體加黑字。
（三）正文問題。有的公文文字校對不細、數字核實不準。如市體育局2008年11月20日提交市長辦公會議研究的《關于七臺河市體育中心綜合體育館建設情況的匯報》材料中，標題“七臺河市體育中心”寫成“七臺河體市育中心”。市外事僑務辦七外僑發〔2008〕10號文件中，申請經費“27000.00元”寫成“270000.00元”。市行政執法局《關于12319指揮中心專項經費的請示》（七城執發〔2008〕57號），“懇請市政府”寫成“肯請市政府”。市財政局《關于政府購買城市社區公共衛生服務所需資金的意見》（2008第186號），主送“市政府”寫成“局領導”。
（四）附件問題。有附件的公文應該在正文結束后空一行左空兩字標注“附件”兩個字，后用全角冒號。如市糧食局七糧字〔2008〕34號只標注一個“附”字且左未空兩字。如果附件標題內容超過一行，第二行應該與附件對齊而不是頂格。如市畜牧獸醫局《關于申請撥付2008年畜牧業投資項目所需資金的請示》（七牧發〔2008〕39號）。還有公文附件裝訂串頁、倒裝出現空白頁現象。如市國土資源局《關于黑龍江省國土資源主干網升級改造所需費用的請示》（七國土資呈〔2008〕169號）。
（五）主題詞問題。主題詞普遍用的比較混亂。均未按國務院公文主題詞表標注主題詞，全憑主觀意識在使用，不分類屬、類別詞的應用，大多未用統一的字體和格式。
（六）印章和成文日期問題。有的公文不加蓋印章或加蓋印章不規范；蓋章不應該再標注單位名稱；部分單位成文日期也不規范。如市糧食局七糧字〔2008〕34號同時多處不符合規定，成文日期使用了阿拉伯數字“2008年7月12日”，排版時數字字間距出現空白處，沒有頁號，第二層次標題未用3號仿宋體字，而用半角4號仿宋體字。市國土資源局七國土資呈〔2008〕72號成文日期“二OO八年”寫成“二00八年，且未右空四個字。市環衛處七環衛字〔2008〕18號、市糧食局七糧字〔2008〕34號、市質監局七質技監發〔2008〕42號、市房產局《關于撥付二OO八年下半年廉租住房租金補貼所需資金的請示》（七房呈字〔2008〕18號）印章與正文間距明顯過大。市畜牧獸醫局七牧發〔2008〕39號、市環衛處七環衛字〔2008〕18號正文與印章沒有壓縮行間距同處一頁，同時采取了不規范的“此頁無正文”方式標識。
（七）缺項多項問題。有的“請示”不注明簽發人姓名，或使用字體不規范；有的不注明聯系人的姓名和聯系電話；有的不標注主題詞。如市畜牧獸醫局七牧發〔2008〕38號，無簽發人及姓名，發文字號字體沒有使用3號仿宋字，而用4號仿宋字；市行政執法局七城執發〔2008〕57號，無聯系人和聯系電話。并且以上兩個單位在蓋章處加注單位名稱又蓋上了印章。市食品安全辦《關于將市食品安全委員會更名為市食品藥品安全委員會的請示》（七食安委辦發〔2008〕11號），無簽發人及姓名，且未用正式請示文件頭。
（八）頁面設置、段落行距問題。上報公文頁面設置、段落行距多數單位都較規范，但仍有的公文只設置了一部分頁面，有的文件段落根本沒有設置行距，或者設置數據錯誤。有些公文只將部分數字進行了設置，文件字號以及后面的印發日期和印發份數經常忽略。如市供銷社七供合字〔2008〕4號無印發份數，市房產局七房呈字〔2008〕8號無印發日期。
三、行文不規則
（一）上行文直報。有些部門將需要市政府審批的事項特別是項目資金或辦公經費的“請示”文件，以部門或部門負責人的名義，未在市政府辦公室登記的情況下，直接報送市政府領導同志個人，公文脫離正常運轉渠道體外循環，形成了一些“倒流文”和“帳外文”。如市外事僑務辦七外僑發〔2008〕10號、市行政執法局七城執發〔2008〕57號、市林業局《關于辦公樓防水工程建設資金的請示》（七林發〔2008〕59號）、市公安局《關于建設DNA實驗室和理化實驗室配套設備所需資金的請示》（七公字〔2008〕109號）、市衛生局《關于政府購買社區公共衛生服務所需資金的請示》（七衛字〔2008〕243號）。
（二）越級行文。屬于本部門職權范圍內的具體問題，卻報送市政府審批或要求市政府辦公室轉辦，增加了公文處理的時間。還有的部門下屬單位和一些與市政府沒有行文關系的企業事業單位越級向市政府行文。如市交警支隊《關于延緩施劃市中心區主要街路停車泊位情況匯報》（七公交字〔2008〕51號）、市園林處《關于調撥防火設備的請示》（七園發〔2008〕45號）、美華焦化公司《關于欣源小區恢復供氣急需公安機關配合開鎖的請示》（美字〔2008〕第68號）。
四、公文處理效率低 有些部門請示市政府審批的事項或向省政府、省直部門請示報告的文件（包括代擬稿），在本部門拖延了很長時間，不給市政府領導研究決策和市政府辦公室審核預留充足的時間，卻要求市政府領導和市政府辦公室像“照快相”一樣，立等可取，使一些本應正常運轉的公文到市政府辦公室卻成為應急件。市政府機關公文處理工作目前存在的上述問題，雖然不是普遍現象，但必須引起高度重視。各級各部門要以此為鑒，加強辦公人員的培訓，認真分析原因，對照問題找差距，采取有力措施加以解決。今后，市政府辦公室將嚴格按照國務院和省政府公文處理辦法有關規定，加強對公文的規范管理，凡不按公文處理辦法規定和七政辦發〔2008〕24號“八項規定”要求報送市政府的公文，市政府辦公室將一律退回報文單位。同時建立報告和通報制度，定期向市政府領導同志報告各部門執行公文處理辦法的情況，并向各部門通報公文存在的問題。
國家行政機關的公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。本人通過在辦公室工作的經歷，對機關公文處理存在的一些問題有了一定的認識，為提高我們的公文處理水平，盡可能避免公文處理中的偏差，下面本人就根據?國家行政機關公文處理辦法?（以下簡稱?辦法?）、?國家行政機關公文格式?（以下簡稱?格式?）和?國家食品藥品監督管理局公文格式細則?（以下簡稱?細則?）對行政機關公文規定的標準，結合我縣公文處理實際工作中存在的一些不規范現象和問題。分析如下：
一、制發公文中存在的問題及分析
（一）公文格式組成部分中常見的問題
1.發文機關標識。發文機關標識應套紅居中印在公文首頁，字體要莊重（行政機關推薦使用小標宋體），各級部門包括食品藥品監管系統有些單位的發文機關標識并未使用小標宋體，而用的是宋體、華文中宋等；字號要適當，一般不能超過22㎜×15㎜。原則上下級的發文機關標識字號應小于上級；發文機關標識的位臵，?格式?提出了兩種：第一種是用于平行文或下行文，在設計文件紅頭時，發文機關位臵應自上頁邊起留出天頭37㎜＋25㎜=62㎜的距離。第二種僅限于上行文，上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上級機關批示文件用。多數單位未分上下行文，向上級報送的文件都是用下（平）行文紅頭(縣級部門最為嚴重)，應予以糾正。
2.發文字號。發文字號標注應在發文機關標識下方居中位臵。其中，國家行政機關上行文的發文字號在橫線上居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應使用六角括號“??”,而經常用方括號“[]”，如“×食藥監[2007]×號”，正確的應為“×食藥監?2007?×號”。3.簽發人。主要是用于上報公文。國家行政機關上報公文的發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字，“簽發人”用3號仿宋體字標識，后用全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。問題主要出現在左右沒按要求空1字，還有的簽發人姓名字體不是楷體，而用仿宋體，更為嚴重的是有些單位在使用上行文時，連簽發人都沒有，而是按平行文或下行文制作。國家行政機關公文的“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話，這個是大部分單位所忽視的。
4.標題。標題位于橫隔線下空2行居中位臵，字體一般用2號小標宋體字；國家行政機關公文標題中除法律、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題如出現多行現象時，標題的段落應作調整。常見的問題一是標題與橫隔線只空1行；二是字體字號不規范，有用黑體的，有用宋體加粗的；有用小二號字的，不一而足。三是標題中濫用頓號、逗號等標點符號，不倫不類。5.正文。位于標題或主送機關下方。正文中引用公文時應當先引標題，后引發文字號，引用的發文字號要用圓括號括起來；?辦法?和?細則?規定公文正文內容結構層次為“一、二、三、……”、“
（一）（二）
（三）……”、“1.2.3.……”、“（1）（2）（3）……”，?格式?規定正文中第一層次標題使用3號黑體字，第二層次標題使用3號楷體字，正文中其他文字一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。常見的問題主要出現在引用公文時只引用標題或只引用發文字號，而且引用發文字號時沒用圓括號括起；第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點寫成了頓號；有的第一層次標題使用的仿宋體加黑或宋體，第二層次標題也是用仿宋體或宋體。
6.成文日期。成文日期應寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方。但在實際操作中，成文日期常見的問題是將“零”寫作“O”，如“二O一O年二月一日”，正確的寫法應為“二〇〇七年二月一日”。
7.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體字或宋體字標注，且詞目之間空格不均。規范的“主題詞”是用3號黑體字、居左頂格標注，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。
8.抄送機關。抄送機關名稱標注在主題詞下1行、印發機關和印發日期上方，左右各空1字，用3號仿宋體字標注“抄送”，后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標句號。常見的問題是有的公文還將“報送”和“抄送”分開，而不是統一為“抄送”；有的抄送機關較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機關對齊；有的是抄送機關間用頓號隔開，再有就是最后一個抄送機關經常不標句號。
（二）錯用文種
依據?辦法?，行政機關的公文種類主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應使用非法定文種。我們在制發公文過程中經常見到?××局2007年工作要點?、?××局精神文明創建工作實施方案?等文件標題，這均是錯誤的用法。正確的用法應是加用法定文種，下發的如?××局關于印發2010年工作要點的通知?，上報的如?××局關于報送2010年工作總結的報告?等。
（三）主送機關錯誤
上行文多頭主送，如請示、報告等上行文中主送機關出現：州食品藥品監督管理局、縣人民政府；還有的在向上請示的同時抄送下級機關；下行文亂抄濫送，不分有無關系、有無必要，隨意抄送上下左右諸多單位，有的把向下級機關發的一般性公文無必要地抄送上級機關，還有的對收文機關領導一一抄送；有的主送與抄送不分，已屬主送的機關，在抄送中再次列出。
二、收文辦理中存在的問題及分析
收文辦理一般包括如簽收、登記、擬辦、分辦、傳閱、承辦、催辦等。收文處理因為領導及辦公室工作人員不夠重視等原因，不按程序進行的現象比較多，主要表現在：對來文不做登記即進行辦理；無擬辦意見，直接由主要領導批辦，而應先對所收文提出辦理意見，然后按領導同志的排序由后向前遞送；超范圍傳閱或應傳閱的人員未傳閱，一般原則是按領導同志排序由前向后遞送；承辦人未對辦理情況進行注辦；辦公室對辦理情況未進行督辦催辦。收文處理未按程序進行，直接影響到上級精神的貫徹和工作部署的落實。辦公室在進行文件處理時，一定要注意嚴格按照程序進行，保證機關工作的規范化。
三、規范公文處理，提高公文質量的措施
公文處理工作是辦公室的中心工作之一，也是一項既繁瑣又需要認真細致的工作。公文處理的質量直接關系到發文機關的形象。因此，我們必須重視公文處理，把努力提高公文處理質量作為一項重要工作來抓。
（一）加強公文處理主要機構的業務管理
負責公文處理的主要機構要切實主管好本機關的公文處理工作。同時，要擔負起指導下級機關的公文處理工作，要將對公文處理的構成要素及工作過程的優化落實到實處，實行全面的質量把關和檢查。實踐證明在公文處理中一個字或一個數字的失誤都會給工作造成嚴重的損失，影響到發文單位的信譽、權威以及工作效率，因此必須加強對公文處理活動的業務管理，使每個參與實際工作的人員都能切實負起責任，杜絕一切錯誤，防患于未然。
（二）提高公文處理人員的責任意識和業務水平
要保證公文處理活動的質量，必須提高公文處理人員的質量意識，使每一個參與者都能把好自己這一關。第一我們要抓好對?辦法?的學習，結合本部門的實際情況抓好?辦法?的落實；第二，必須加強對本系統工作人員公文處理能力的培養，公文處理是一項政治性、政策性很強的工作，這就要求這項活動的工作人員有正確的政治方向，高尚的職業道德，良好的理論修養，較高的政策水平，以及實事求是的工作作風。公文處理工作又是一項專業性、業務性極強的工作，這就要求工作人員要具備較強的文字表達能力，并要精通本單位的各項業務，了解工作的范圍和職責，掌握先進的科技知識和文、史、哲知識，當好“雜家”、“通才”，成為復合型的人才。此外，還要熟練地掌握公文處理的基本業務知識，提高公文處理的辦事能力，在工作中精益求精，善于學習和積累，摸索規律，廣為借鑒，不斷提高。只有這樣，才能不斷提高機關公文處理水平，更好地為食品藥品監管這一中心工作服務。
鳳陽縣食品藥品監督管理局
二○一○年十一月
全州林業系統公文報送中存在的主要問題
阿壩州林業局辦公室
上半年，州林業局辦公室在接收各縣林業局、森工企業局和直屬單位報送的公文時，發現部分單位在公文報送中存在一些問題，現將這些問題通報給各單位，請你們在今后的公文報送中引起重視，避免發生類似錯誤。下半年，州林業局對不符合要求的公文將實行退文處理。
一、請示報告不分。某局來文?關于請求撥付災后重建資金的報告?，該文件的文種應為“請示”，口語中所謂的“報告”在正式公文中實際多為“請示”。“請示”即有請求之意，標題中不應再加“請求”字樣，該文件標題可改為?關于撥付災后重建資金的請示?。同樣，如果是“報告”，直接寫?關于××××的報告?不用再加“呈報”之類的詞語。
二、報告中混雜請示事項。某局來文?關于林業有害生物越冬蟲情及請求補助防控經費的報告?，該文從主體內容上看，應屬于報告情況，但結尾卻提出了解決資金的請求。“報告”和“請示”在內容上有聯系，如果文件重在請示事項，則調查情況可作為請示理由，標題可改為?關于解決林業有害生物防控經費的請示?；如果文件重在匯報情況，則請示內容只能作為工作建議，上級機關沒有必須回復的義務，標題可改為?關于林業有害生物越冬蟲情的報告?。
三、生造文種。某局來文?關于××××的情況匯報?，“匯報”不是公文文種，不得作為正式公文，只能作為非公文性質的匯報材料使用，標題可改為?關于××××情況的報告?。
四、文種使用不當。某局來文?關于呈報×××上訪反映有關情況調查報告的函?，“函”是不相隸屬單位之間行文時使用的文種，標題改為?關于×××上訪反映有關情況的調查報告?。
五、越級請示報告。某局?關于購買麻醉槍的請示?直接報送省林業廳，被省林業廳退文，向省林業廳行文必須經州林業局轉報。
六、文件格式不當。①上行文無簽發人，或者不是主要領導簽發。②聯合請示同時主送兩個以上單位，即多頭請示，無法確定主辦單位，應該確定一個單位為主送單位，其余單位為抄送單位。③請示類公文應當一文一事，一事一請，一般不得抄送下級機關。“請示”應在附注處注明聯系人和電話，但很多單位在報送請示時未注明聯系人和電話。④轉發性公文標題過長。如?×××林業局關于轉發阿壩州林業局關于轉發四川省林業廳關于做好×××工作的通知的通知的通知?，可直接簡化為?×××林業局關于轉發四川省林業廳關于做好×××工作通知的通知?。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
七、其他問題。部分單位報送的公文中還存在用語不簡潔、邏輯不嚴密、“關于”與“對”兩介詞連用、“截止”與“截至”不分、數據表述本數不清、零與〇混用、未加蓋公章、發文字號標注不正確、文號重復、附件格式標注不準確等問題。
一、信息報送工作存在的主要問題
筆者認為當前一些單位在信息工作上主要存在以下幾點問題。
一是報送成績多，反映問題少。一些基層單位報送反饋的信息多數是反映本單位在工作中好的做法以及取得的工作成績，很少有反映本單位工作中存在的問題以及反映黨政機關各項工作舉措在執行中存在偏差的。有的即使反映問題也多是采取變通的方法，以匯報本單位在工作中如何克服這些問題做好工作來反映問題，而不是直接地去揭露問題。
二是報送數量多，質量高的少。一些部門為做好信息工作，對報送信息規定了一定數量，提出了相關考核要求，督促了信息工作的完成。而在實際工作中，往往存在由于本單位工作相對較多，信息工作人員為完成上級規定的任務，只突出完成信息數量，而很少在質量上下功夫，導致一些信息反饋大多是一個模式，沒有創新意識，缺乏對工作的深入研究。（剩余1620字）
公文處理的有關規定及要求，積極采取措施提高公文質量，我們從行文規則、公文內容、語言文字和體例格式等方面進行認真評選，希望各中央企業進一步提高認識，嚴格按照《評價辦法》和國資委有關公文處理的規定及要求，扎實工作，繼續努力，爭先創優。同時，希望受表彰的企業發揚成績，總結經驗，再創佳績。對受表彰企業的相關部門，所在企業可給予一定的物質獎勵。
二〇一一年七月十二日
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