第一篇：行政機關公文處理工作學習材料

行政機關發文機關標志距上頁邊距離

行政機關公文格式主要變化口訣

公文格式新國標：《黨政機關公文格式》GB/T9704-2012代替《國

家行政機關公文格式》

主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素

涉密公文標份號：所有涉密公文都要標份號（絕密、機密、秘密）加急特急馬上辦：“急件”改為“加急”

上行公文不留空：上行文天頭不留80㎜，與一般格式同為35㎜ 印章署名要齊全：增加發文機關署名格式要素

成文日期用數字：成文日期用阿拉伯數字標注

公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素，首頁也標頁碼（信函不標）版記4號仿宋體：版記中抄送、發文機關和日期均為4號仿宋體 信函格式應簡化：信函格式版記不加印發機關和日期、分割線

關于幾個需要注意的問題

（一）黨的機關和行政機關公文格式的主要區別。

（二）關于呈閱件。呈閱件屬于內部刊物，是閱件，不需答復。不少《呈閱件》中提出了一些建議，甚至還有請示事項，應使用請示文種行文。

（三）關于公文標題中的標點符號問題。行政機關公文，除法律、規章用書名號外，一般不用標點符號。但是，一些特定意義的詞語，比如“十二五”、臺風的名稱“蘇拉”等可以用引號。

（四）關于公文中的單位排序問題。

1．主送、抄送機關排序：按黨、政、軍、群及其各系統的順序編排。

2．領導小組成員名單排序：先排牽頭單位，再按黨、政、軍、群及其各系統的順序編排。

3．紀要中的出席、列席人員排序：按職務從高到低排序，同級職務的按系統順序編排。

第二篇：福建省人民政府辦公廳關于進一步加強與改進行政機關公文處理工作

【發布單位】福建省

【發布文號】閩政辦[2006]177號 【發布日期】2006-08-07 【生效日期】2006-08-07 【失效日期】 【所屬類別】政策參考 【文件來源】福建省

福建省人民政府辦公廳關于進一步加強與改進行政機關公文處理工作的意見

(閩政辦[2006]177號)

各市、縣（區）人民政府，省政府各部門、各直屬機構，各大企業，各高等院校：

國家行政機關的公文是各級行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具，它具有鮮明的政策性、法定的權威性、嚴格的規范性和較強的時效性，是加強領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式，起著傳達政令、指導工作、公務聯系、記載憑證的作用。

《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）自2001年1月1日實施以來，全省各級行政機關認真貫徹執行《辦法》，公文處理工作朝著規范化、制度化、科學化的道路邁進，工作效率、公文質量和公文電子化水平不斷提高，公文運轉正常，政令比較暢通，為完成各級行政機關的中心工作做出了應有的貢獻。但是，隨著行政管理體制改革的深化，法制的逐步健全，電子公文的普遍應用等，對公文處理工作也提出了新的要求。為了適應形勢發展，更好地落實《辦法》提出的要求，服務海峽西岸經濟區建設，現就進一步加強和改進全省行政機關公文處理工作提出如下意見：

一、更新觀念，加強對行政機關公文處理工作的領導

（一）各級行政機關應把公文處理工作擺在政務工作的重要位置，高度重視并切實抓好。尤其是領導干部，要站在依法行政、加強政風建設的高度來認識機關公文處理工作的重要性，認真落實《辦法》中關于“各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作”，“各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作”的要求，加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。在確保公文處理質量的前提下，努力提高運轉速度，使公文在行政機關履行“經濟調節、市場監管、社會管理、公共服務”的職能中發揮積極的作用。

（二）要用科學發展觀統領公文處理工作，樹立與科學發展觀相適應的、新的工作理念。在公文處理工作中，堅持以人為本，轉變工作觀念，創新工作模式，提高公文處理工作質量和效率，促進公文處理工作全面、協調、可持續發展。

（三）要牢固樹立“大文電”觀念，構建“大文電”網絡。以學習貫徹《辦法》及配套文件為根本，進一步夯實全省文電工作基礎。通過幾年努力，逐步做到全省各級行政機關領導熟悉、重視、支持公文處理工作；行政機關辦公廳（室）切實履行對公文處理工作的管理指導職責，文秘人員熟練掌握運用《辦法》和相關規定，公文處理工作制度健全并得以貫徹執行；公文處理工作網絡體系健全完善，聯絡渠道暢通，縱向、橫向的經常學習交流和支持配合機制得以建立，形成上下貫通、左右聯系、管理有序、運行高效的公文處理工作機制；公文處理工作適應形勢發展需要，人員力量加強，素質得到提高，辦公自動化建設進一步推進，公文處理工作質量與效率明顯提高，更加有效地為政府中心工作服務。

（四）各單位要為公文處理工作人員營造良好的工作環境，提供必要的技術手段，注重對他們進行業務培訓，充分關心他們的工作、生活和成長，切實幫助他們解決實際困難。

二、規范程序，建立健全公文處理工作制度

（五）制度建設是一項根本性、全局性、穩定性和長期性的工作，是做好一切工作的基礎和保證。各單位要按照《辦法》的規定，緊緊圍繞公文處理工作的質量和效率，結合本機關實際，從工作需要出發，不斷探索、勇于創新，認真制定并不斷完善公文運轉程序規則和相關工作制度，通過制度來規范公文處理工作的每一個環節。

（六）加強制度的落實，嚴格按照制度辦事。辦公廳（室）是本機關公文運轉的樞紐，是公文進出的總關口。因此，本機關的公文運轉規則和相關制度要由辦公廳（室）組織制定并帶頭嚴格執行，推動制度的學習遵守，幫助和督促本機關其它內設機構貫徹執行。

（七）要切實加強對下級機關公文處理工作的指導。通過舉辦公文處理培訓班、開展檢查評比表彰、對不規范的公文下發退文說明單、公文錯情通報講評與展覽、加強上下之間的溝通等多種方式和途徑，充分了解并認真指導下級機關公文處理工作。

三、樹立精品意識，切實提高公文和公文處理工作質量

（八）牢固樹立精品意識，加強對制發公文的審核把關，提高發文質量。不僅要把好公文的內容關，確保內容和觀點正確，確保公文是必須發、有效用的；同時要把好公文的格式文字關，確保格式標準規范，文字通順準確，文件印制清晰整潔，用紙用墨符合歸檔要求。

（九）規范公文處理流程，搞好收文辦理工作。要設立公文的統一入口，確保進入本機關的所有公文都通過入口審核登記，避免文件直送領導個人或一文多送；對經審核不符合規定的公文，要建立退文制度并及時做好指導銜接工作。同時，要建立縱向到底、橫向到邊、不留死角的公文錯情通報制度，定期對下級機關報送的公文及本機關內設部門辦文過程中存在的差錯情況進行通報，以利于提高公文處理質量水準。

（十）切實改進文風，大力壓縮發文數量。既要盡量壓縮公文數量，也要注重壓縮公文篇幅。在不影響內容表達的前提下，公文的篇幅應力求簡短、精悍，真正做到開門見山，直述不曲，要言不繁，意盡言止。要制止發文升級傾向，凡由部門發文或幾個部門聯合發文能夠協商解決的事項，不得要求同級政府直接行文或行文批轉，也不得要求由同級政府辦公廳（室）轉發。各級政府部門除與下級政府商洽工作、征求意見或回復意見外，未經同級政府批準，不得向下級政府行文。部門的內設機構除辦公室外，不得對外正式行文。

（十一）加強檔案管理工作。要嚴格依照《中華人民共和國檔案法》和《辦法》中的規定，在公文處理過程中保證有關材料符合歸檔要求，并做好辦畢公文的整理和歸檔工作，確保與公文相關的有保存價值的材料都能及時歸檔，確保機關檔案完整有序，以更好地反映本機關歷史真實面貌，并為機關工作提供服務。

（十二）加強公文處理過程中的保密管理。要嚴格依照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《辦法》中的規定，以及省委、省政府的相關制度，在公文規范定密、秘密載體管理和政務信息系統保密管理等方面，都要落到實處，在人員、措施、設備上給予保障，確保政務信息該保密的能保住，該交流的能交流。

四、理順公文處理環節，努力建設順暢高效的公文運轉體系

（十三）各單位要進一步加強管理，理順并規范公文處理各個環節，落實到位，責任到人，努力使每個單位每個環節都能夠做到順暢高效。

（十四）公文處理要有明確的時限要求。省政府或省政府辦公廳、督查室轉有關設區市或省直部門辦理的公文，凡明確提出時限要求的，各單位應當在規定的時限內辦理完畢并行文反饋。凡未明確提出辦理時限要求的，各單位應本著認真負責的精神，按照“公文提速”的要求，在效能建設要求的時限內，盡快辦理并反饋。

（十五）要切實加強公文處理過程中的工作協調。各單位需要請示同級政府的事項，主辦部門應當抓緊做好前期協調工作，涉及相關部門的事項應事先協調取得一致意見，無法取得一致意見的事項主辦部門要列明各方理據，提出建設性意見并經過部門會簽后上報政府；凡在規定期限內要由政府做出決策或轉報的事項，部門請示件要提前上報，給同級政府留出研究、決策的時間。

（十六）要建立公文催辦制度。各單位的主管領導對公文催辦工作要親自過問，辦公廳（室）領導要親自抓，具體承辦人員要按規定及時反饋辦文情況，充分發揮機關公文催辦網絡的作用，堅決杜絕拖延、推諉和壓誤的現象發生。

五、適應形勢發展要求，扎實推進公文處理電子化工作

（十七）進一步推進公文無紙化傳輸。各單位應按要求建立和落實公文無紙化傳輸的管理制度和規范，確保網絡傳輸橫縱、內外暢通，形成電子公文網絡傳輸體系，提高公文處理的時效。要積極利用福建省電子公文傳輸系統，進一步擴大公文無紙化傳輸的種類和范圍，使用統一配發的電子公文模板、版式文件轉換、閱讀、打印工具，實現電子公文版式的規范統一，逐步向取消紙質公文過渡。尚未聯通電子公文傳輸系統的單位，要積極創造條件，主動與技術部門聯系，尋求解決辦法，盡快聯通。各單位自行建設的電子公文傳輸系統應與福建省電子公文傳輸系統兼容，在正式投入使用前，必須報省政府辦公廳備案。

（十八）切實加強電子公文網絡傳輸管理。各單位要指定專人管理電子公文傳輸設備，平時每天上、下午至少各入網一次，及時接收電子公文，收發人員應配備必要的移動通訊工具并保持7×24小時開機，以便及時接收緊急公文的提醒消息，確保電子公文傳輸的時效性。對于傳輸的電子公文，要及時下載，及時打印，及時呈送辦理。在內部辦理過程中，電子公文的效力視同紙質公文。要加強對上網設備的管理，嚴格執行國家保密制度，不得通過任何方式接入互聯網；上網密碼要嚴格保護，每月至少應更換一次。

（十九）加快實現內部公文管理電子化。各單位要按照福建省電子政務發展規劃的要求，結合自身公文處理電子化的實際需要，配備相應的計算機與網絡設備，做好內部公文運轉管理軟件的需求分析，理順辦文程序，確保與電子公文傳輸平臺無縫集成，積極應用穩定可靠的公文運轉管理軟件，實現機關內部公文運轉電子化管理，努力減少辦文環節，提高辦文效率。

（二十）適時應用公文管理新技術。支持有條件的單位自行開發應用公文二維條碼系統，在公文上印制的二維條碼必須符合《機關公文二維條碼使用規范》（中秘文發〔2005〕56號）和省政府辦公廳規定的單位條碼編號要求。應用公文二維條碼，必須報省政府辦公廳備案。

六、完善機構，努力建設一支高素質的公文處理工作隊伍

（二十一）重視培養和選拔優秀年輕干部充實公文處理工作隊伍。各設區市政府辦公廳（室）和省直機關辦公室應設立以公文處理工作為主要業務的處（科）室，并配備熟悉《辦法》、具備相應政治素質、業務理論水平和較強文字處理能力的人員擔任文電（秘書）處（科）長。各縣（市、區）政府辦公室應配齊配強專職文秘干部從事公文處理工作。

（二十二）加強公文處理業務培訓。各單位要把公文處理業務培訓列入每年的工作計劃，并認真組織實施。省政府辦公廳每年要舉辦3-5期不同培訓對象的培訓班，各設區市政府和省直部門尤其是垂管部門每年要舉辦1-2期培訓班，各縣（市、區）政府辦公室每年至少要舉辦1期培訓班。

（二十三）建立梯度型的表彰制度。省政府辦公廳每兩年召開一次公文處理工作會議暨表彰會，各單位也應該1-2年對所轄區域或下屬單位的公文處理工作進行總結、評比、表彰。公文處理表彰評比要有量化考核標準，包括：公文處理規章制度健全情況、公文處理機構設置和人員情況，辦班次數和參與人數，年發文量和精簡比率，電子公文簽收情況，公文電子化應用指標等等。要避免表彰考核流于形式，真正讓表彰制度起到鞭策、激勵的作用。

福建省人民政府辦公廳 二○○六年八月七日

本內容來源于政府官方網站，如需引用，請以正式文件為準。

第三篇：行政機關公文格式

北京市國家行政機關實施

《國家行政機關公文格式》印制標準（試行）

第一條 為規范本市國家行政機關公文格式，保證國家行政機關公文形式的嚴肅、整潔、統一，根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》有關規定及國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》（GB／T9704－1999），結合本市實際，制定本標準。

第二條 本標準適用于本市各級國家行政機關。其他單位可參照執行。

第三條 本標準由國家行政機關通用的公文用紙、公文各要素標識、公文排版、公文印刷、公文裝訂等部分組成。

第四條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術標準：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

第五條 公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第六條 公文眉首標識規則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關名稱、發文字號、簽發人、紅色反線等部分。

（一）公文份數序號：為公文印制若干份時每份公文的順序編號，使用阿拉伯數碼，頂格標識在版心左上角第1行。

（二）秘密等級和保密期限：如需要標識秘密等級，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要標識保密期限，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（三）緊急程度：如需要標識緊急程度，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（四）發文機關名稱：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”組成。發文機關標識上邊緣至版心邊緣一般為25毫米。發文機關標識推薦使用小標宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原則確定，一般應當小于22毫米×15毫米。聯合行文時主辦機關名稱應當排列在前，如

加“文件”，應置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關名稱下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份和序號用阿拉伯數碼標識；年份使用全稱，用六角括號“〔〕”擴入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發人：上報的公文標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側；發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文單位順序依次排列，下移紅色反線，使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行，并與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第七條 公文主體標識規則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關名稱、正文、附件序號及附件標題、成文日期、機關印章、附注等部分。

（一）公文標題：紅色反紅下空2行，使用2號小標宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送機關名稱：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后1個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多，公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（三）批（按）語：使用3號仿宋體字或者3號楷體字，寬度不超過24個字。

（四）公文正文：主送機關名稱下1行，每自然段左空2個字，回行頂格，使用3號仿宋體字；公文正文中小標題使用3號黑體字。數字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯數碼。附件應當與公文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標題前后標識應當一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號，并在其后標識“附件”或者“附件”及序號。

（六）成文日期和機關印章：成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。機關印章使用紅色。

1．單一機關制發的公文，落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期；成文日期右空4個字；加蓋印章應當上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

2．聯合機關制發的公文，需要加蓋2個印章時，應當將日期拉開，左右各空7個字；主辦機關在前，2個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；2個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過3毫米。

3．聯合機關制發的公文，需要加蓋3個以上印章時，應當將各發文機關名稱（可使用規范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排1個或者2個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2個字標識成文日期。

4．特殊情況說明：不得出現空白印章；當印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當采用調整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁無正文”。會議紀要不加蓋印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

第八條 公文版記標識規則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、抄送、印發（翻印）機關和印發（翻印）日期、印數等部分。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目使用3號小標宋體字，接排于冒號之后；詞目之間空1個字，不加標點符號。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，首線與底線用反線，中間為正線，寬度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1個字，使用4號仿宋體字標識，“抄送”后標全角冒號；抄送機關名稱排于冒號之后，抄送機關名稱之間用頓號或者逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后1個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（四）印發（翻印）機關和印發（翻印）日期：印發（翻印）機關名稱和印發（翻印）日期平列于一行，使用4號仿宋體字，左右各空1個字，位于抄送機關之下；無抄送機關的，位于主題詞之下。印發日期以公文付印的日期為準，使用阿拉伯數碼。

（五）印數：版心右下端，右空2個字，使用小4號仿宋體字。

第九條 頁碼：均使用4號半角白體阿拉伯數碼，置于版心下邊緣之下1行，數碼左右各放4號一字線，一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

第十條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯數字要對齊數位；橫排表格，應當將頁碼置于表格左側，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第十一條 公文成品排版標準：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指1個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，指以3號字為高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行。一般每頁排22行，每行排28個字。其它部分按本標準第六、七、八、九、十條的規定排版。

（一）文字準確率100％，編排美觀；規格符合標準，版心端正，誤差不超過1毫米。

（二）字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

（三）版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點、無劃痕。

（四）制版樣張字跡清晰，筆劃實，無斷劃，清潔無臟，不歪不斜。

（五）頁碼順序拼制準確，誤差不超過±1毫米。

第十二條 公文印刷標準：印刷字面清晰，無段劃；墨色純正、濃淡適度均勻；套印準確、上下一致；白邊保留符合規定要求，無臟、無皺、無破、無白頁。

（一）套印準確，白邊符合標準，誤差均不超過±2毫米。

（二）字跡清楚、印品著墨實、均勻，字面不花、不白、前后一致。

（三）無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，不起皺，無倒印、錯印。

（四）印刷份數準確。

（五）雙面印刷，頁碼套正，兩頁頁碼之間誤差不超過2毫米。

第十三條 公文裝訂標準：左側裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標準，數量準確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無漏號、無重號。

（二）裁切規格符合標準，誤差不超過±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

（四）裝本平整，釘距適當，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過5毫米。

（五）序號準確，碼放整齊。

第十四條 本標準執行中的具體問題，由市政府辦公廳負責解釋。

第十五條 本標準自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式樣（略）

第四篇：公文處理工作規則

公文處理工作規則

為確保公文處理及時、準確、安全、簡便、規范，根據《黨政機關公文處理工作條例》、《上海市國家行政機關公文處理實施細則》規定，結合本局實際，制定本規則。

一、公文處理原則 公文按照“及時、準確、安全、簡便、規范”的原則進行處理。

（一）及時:上傳下達迅速,解決問題及時,做到“四不”，即:不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事。

（二）準確:保證質量,不出差錯;事實清楚,數據精確；措施可行,符合實際;手續完備,把關嚴格。

（三）安全:嚴守秘密,不使公文資料毀損和散失。

（四）簡便:盡力減少審批的中間環節,縮短公文運轉周期，提高工作效率。

（五）規范:嚴格執行有關規定,規范處理,按章辦理。

二、公文處理程序 （一）收文處理程序 收文是指本局收到的公文。收文處理一般按如下程序進行：

1.登記初擬。對 OA 系統流轉的文件,應及時進行收文登記;

-對非 OA 系統的來文,應掃描后在 OA 系統中登記。機要秘書根據局領導的職責分工范圍和部門的職能，對來文逐件提出擬辦意見。原則上當日來文應當日處理完畢,對急辦件應即刻辦理,以防壓誤。

2.審核。辦公室負責人在 1 個工作日內對機要秘書提出的擬辦意見進行復核，將來文送分管局領導批示，主要領導及分管領導 B 角閱知。

3.局領導批辦及收閱。分管局領導一般應在 2 個工作日內批辦。主要領導及分管領導 B 角一般應在 5 個工作日內收閱。

4.承辦。主辦部門在收到來文后須仔細閱讀公文內容,領會領導的批辦意見,結合本部門實際, 在 2 個工作日內擬定辦理意見，認真辦理。協辦部門應當在 5 個工作日內收閱。

5.辦復。需書面辦復的，承辦部門應根據來文要求，盡快起草辦復文稿，報局領導審簽后，送來文機關及有關部門。如需行文的，按發文程序辦理。

6.歸檔。辦理結束 2 個工作日內，承辦部門在 OA 系統填寫辦理結果、完成歸檔。

辦公室負責掌握文件流向，并負責催辦。

（二）發文處理程序 發文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。除

區局會同外單位聯合發文以及局領導認為需要通過紙質文件流轉的外，其他發文一律通過 OA 系統流轉。發文處理一般按如下程序進行: 1.草擬及會簽。由主辦部門經辦人起草、負責人核簽。遇有涉及其他部門職權事項的,主辦部門應主動與有關部門協商,提請有關部門會簽，會簽部門一般應在 2 個工作日內提出會簽意見。

2.核稿。辦公室秘書應在 2 個工作日內對文稿進行初審，辦公室負責人應在 2 個工作日內完成核簽后報局領導簽發。核稿的主要內容有:是否確需行文，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數字的用法是否符合《國家行政機關公文處理辦法》的規定等。辦公室可根據公文涉及職權事項,追加會簽部門。

3.局領導簽發。上行文原則上由主要領導簽發,若涉及分管局領導分管業務的,應先由分管領導在 2 個工作日內閱簽,再由主要領導在 5 個工作日內簽發。平行文和下行文原則上由分管領導在 5 個工作日內簽發,但涉及以下重要事項的,分管領導閱簽后轉請主要領導簽發:

（1）發布創設權利、義務的業務類規范性文件的；（2）涉及局重要工作、重大決策、重大項目等重要事項的;

-（3）涉及機構設置、編制核定、職責劃分、人事任免的;

（4）涉及干部獎懲的;（5）涉及變更或撤銷下級不適當決定的;（6）區局主辦的聯合發文；（7）局內部相關部門會簽有分歧意見的;（8）主要領導明確由其簽發的。

如主要領導認為需經黨委會議或局長辦公會議審議的，公文需上會審議通過后發文。

4.排版成文及付印分發。辦公室機要秘書根據《國家行政機關公文處理辦法》關于公文格式的規定進行排版,辦公室負責人復核后產生文號成文。辦公室機要秘書按照分發范圍予以付印、分發。排版、復核、付印、印發應在 2 個工作日內完成。

5.辦結歸檔。主辦部門在公文辦結后 2 個工作日內進行歸檔。

辦公室負責掌握文件流向，并負責催辦。

三、公文翻印、借閱 （一）由需要翻印公文的科室提出申請，予以翻印。翻印時，應當登記翻印的部門、日期、份數。

（二）需要借閱使用的公文，向辦公室辦理借閱手續，明確責任人、借閱時間和歸還時間。

四、公文立卷、歸檔和銷毀 （一）公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》 和有關規定歸檔，收集公文定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關材料的齊全、完整，及時整理（立卷）、歸檔。

（二）聯合辦理的公文，區局為主辦機關的，應對公文原件整理（立卷）、歸檔；區局為會辦機關的，保存文件復印件，并視同正式文件妥善保存。

（三）公文應當確定保管期限，按照有關規定期限移交檔案部門歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。

（四）閱辦完畢沒有歸檔和存查價值的公文，須經機關科室鑒定后報辦公室集中銷毀，任何人不得擅自銷毀或以其他方式處置。

五、其他 本規則所稱“公文”指非涉密文件；密級文件的管理按照相關保密規定執行。

本規則由辦公室負責解釋。

本規則自印發之日起實施。

政務信息網站和微信公眾號維護管理規定

為了貫徹落實黨的意識形態工作責任制的要求，進一步加強新形勢下互聯網、微信公眾號對市場監管重點工作、重大活動的宣傳力度，并為社會公眾提供信息發布、業務查詢、網上辦事等便民服務，根據《徐匯區政府網站信息內容常態化監管實施辦法》等相關規定，制定本規定。

一、政務信息網站的維護管理 （一）網站設置 政務信息網域名為http://，名稱為“徐匯區市場監督管理局”，屬于“上海市徐匯區人民政府”政務信息網下屬的子網站。

（二）欄目設置 區局政務信息網站設置下列欄目：

1.部門動態：主要發布區局重點工作、重大活動等信息。

2.政府信息公開：主要發布政府信息公開目錄規定應予公開的內容，設 19 個子欄目：

（1）主要職能（固定內容，發生變化后調整）

（2）領導分工（固定內容，發生變化后調整）

-（3）內設機構（固定內容，發生變化后調整）

（4）部門文件（規定時間內及時更新）

（5）政策解讀（規定時間內及時更新）

（6）規劃計劃（規定時間內及時更新）

（7）辦事指南（固定內容，發生變化后調整）

（8）權責清單（固定內容，發生變化后調整）

（9）產品質量監督檢查（規定時間內及時更新）

（10）食品藥品安全標準（固定內容，發生變化后調整）

（11）食品藥品監督檢查（規定時間內及時更新）

（12）財政信息（規定時間內及時更新）

（13）醫療器械監督檢查（規定時間內及時更新）

（14）城市綜合執法（規定時間內及時更新）

（15）應急管理（規定時間內及時更新）

（16）雙隨機（規定時間內及時更新）

（17）公示公告（規定時間內及時更新）

（18）公開年報（規定時間內及時更新）

（19）其他（規定時間內及時更新）

3.網上辦事：鏈接至上海“一網通辦”官網 4.相關鏈接：主要供市民投訴、反饋信息，設 3 個子欄目：

（1）我要咨詢：由辦公室負責通過后臺網站及時接收、分

發至各相關科室，咨詢答復內容由各科室負責起草并反饋至辦公室，由辦公室通過后臺網站在接收后 5 個工作日內予以答復。

（2）我要信訪：由辦公室通過后臺網站及時接收進行分類處理，并按信訪規定流程予以答復。

（3）我要投訴：由辦公室通過后臺網站及時接收，并流轉至消保科作后續處置。

欄目設置由區政府統一規劃、管理、設置，如非遇特殊情況，一般不予更改。

（三）日常維護 1.部門動態類欄目由辦公室對區局 OA 首頁信息進行篩選發布，每兩周至少更新 1 條信息。

2.政務公開類欄目中，相對固定內容的一般在內容發生變更后 10 個工作日內予以更新，主動公開類公文一般在 10 個工作日內上網發布。

（四）技術維護 區局網站由與“上海市徐匯區人民政府”政務信息網簽約公司進行技術維護。

二、微信公眾號的維護管理 （一）運作媒介 全局統一使用唯一微信公眾號“徐匯市場監管”，已注冊認

0-證，屬于普通訂閱類的微信公眾號。

（二）功能模塊設置 1.e 查詢：子模塊 10 個，其中“企業注冊登記信息”“企業信用查詢”“食品許可查詢”“藥品許可查詢”“法律法規查詢”“餐飲安全分級查詢”“國家標準信息查詢”均采取鏈接方式鏈接國家局、市局相關頁面；“我身邊的餐廳”數據由食品監管科負責提供、更新轄區餐飲企業“動態等級分布”信息；“我身邊的藥店”由藥化科負責提供、更新轄區藥店信息；“我身邊的商城”由消保科負責提供、更新轄區“滿意商城”創建主體信息，由辦公室交軟件公司進行數據更新維護。

2.e 助手：子模塊 7 個，其中“在線驗證”“在線預約”鏈接至區行政服務中心統一服務平臺；“在線答題”“在線測評”“在線調研”由相關科室負責提供測試、調研內容，辦公室負責后臺題庫、調研庫內容維護、發布、后臺歸集統計數據并反饋至業務科室；“在線督查”由相關科室負責提供督查內容，辦公室對督查內容進行發布、數據統計，并反饋督查結果；“在線簽到”由相關科室負責提供會議內容，辦公室負責發布、后臺歸集簽到數據并反饋至科室。

3.e 發布：子模塊 4 個，“科普 e 站”鏈接至徐匯區食品安全科普 e 站，由食品協調科負責維護；“公告公示”“處罰信息發

布”“監管信息”發布由相關科室提供數據，辦公室負責更新維護。

（三）日常維護 1.微信公眾號的信息采集、編輯和推送由辦公室牽頭各科室進行日常維護。

2.微信公眾號每周（除國定節日）一般至少推送發布信息 1次，每次信息數量一般為 2 條及 2 條以上，第一條為主推信息。如遇重大活動、重要工作、臨時緊急需要發布的內容，及時增加、及時推送。

3.結合工作實際，及時做好區政府、市局官方微信公眾號微信推送的轉發工作，一般轉發欄目跟于區局發布的工作內容之后。

4.各科室報送擬推送信息應注重時效性，文字內容簡明扼要、符合微信閱讀習慣，另外要盡量多提供與信息相關的照片，并注重照片的拍攝質量（文件大小 2m 以上，長寬比 3:2，長邊像素至少 1600 以上）。各科室、所隊的信息報送情況將列入績效考核，由辦公室負責考核。

5.微信公眾號的信息推送采取分級審核制，每期編輯完畢后由相關業務科室初審、辦公室復審，經分管領導審閱，報局主要領導審定后發布推送。

2-三、附則 1.本規定由辦公室負責解釋。

2.本規定自印發之日起實施，原《政務信息網站和微信公眾號維護管理規定》同時廢止。

保密工作制度

為加強區局保密工作，落實保密工作責任制，根據《中華人民共和國保密法》及有關規定，制定本制度。

一、區局全體干部都有保守黨和國家及區局秘密的義務，應認真執行有關保密規定，嚴防泄密情況的發生。

二、區局成立以主要領導為組長的保密工作領導小組。區局成立以主要領導為組長的保密工作領導小組。辦公室負責全局保密工作，并指定專人負責保密制度 三、密級文件和刊物收發保管指定專人負責，嚴格辦理登記手續，專柜存放，并按規定予以清退。各單位（部門）對記有保密事項的工作手冊及不需歸檔的文書材料、內部刊物等資料，應妥善保管或定期上交辦公室統一作保密廢紙銷毀。

四、密級文件的傳遞應標明醒目標記，在規定或領導指示的范圍閱讀或辦理。秘密文件的印刷、復制由保密員辦理，并做好記錄，不得多印，廢頁應及時用粉碎機處理銷毀，防止泄密。

五、不在普通傳真機上傳遞密件。轉遞各種秘密文件、資料和其他物品，必須通過機要通信部門投遞或派專人遞送，嚴禁通過普通郵政傳遞。

六、召開屬于秘密內容的會議，必須選擇具備保密條件的會議場所，不準使用無線話筒。

4-七、加強信息保密工作。防止資源泄漏，各類軟件和信息未經有關領導同意不得拷貝外傳；主動公開、依申請公開的政府信息須通過辦公室保密審查后方可傳遞和處理；涉密、存有內部信息和使用內部局域網的計算機不得上公眾網，實行內、外網物理隔斷，嚴禁互聯網與內網在同一臺電腦上交互使用。秘密數據載體（移動存儲介質、磁盤、磁帶和打印紙等）不得由個人擅自傳遞和處理。

八、區局黨政公務文件管理歸口部門為辦公室，由其指定專人負責運轉、處理、管理。

九、區局人事檔案由人事科指定專人負責管理，做好保密工作。

十、在處理群眾來信來訪工作中，對檢舉、揭發、控告材料和情況反映，不得向外擴散，對檢舉、揭發人要保密。

十一、凡屬保密范圍的文件、信訪件、案件材料、財務報表、統計資料等檔案資料，不得隨意放置、任意傳閱擴散。上述各類文件處理完畢，應及時歸檔。

十二、各部門涉密人員工作調動或變動時，必須把秘密文件移交清楚，進行造冊、清點、核對，并辦理簽字手續。

十三、凡因公出國人員必須經過審查，并在出國前接受保密教育。

十四、凡違反保密制度或規定，造成失、泄密事件的，應迅速查明被泄密的內容和可能造成危害的范圍及有關責任者，及時采取補救措施，并報告區局保密工作領導小組，按《中華人民共和國保密法》規定對有關責任人予以責任追究。

十五、本制度由辦公室負責解釋。

十六、本制度自印發之日起實施。

6-檔案管理制度

為加強檔案工作的規范管理、科學管理，提高檔案管理的質量和水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》及區檔案局、各市局有關檔案工作的規定，結合實際情況，制定本制度。

一、專業檔案移交、接收 （一）專業檔案主要包括行政許可類檔案、行政處罰類檔案、其他行政行為檔案等三類。每年初由局檔案室根據法律法規修訂更新的情況，對三類檔案目錄進行調整后實施移交和接收。

（二）行政許可類檔案的移交分定期和不定期兩種方式進行，周期按照該類檔案的數量確定。

1.企業登記檔案，由審批科負責審核材料后向檔案室移交，每周至少移交 2 次，移交的檔案材料按設立、變更、注銷進行分類，分別移交。檔案室負責完成后續的檔案組卷、掃描、編訂索引目錄、上架等工作。

2.企業行政許可檔案，由審批科負責檔案組卷、編訂索引目錄、審核材料后向檔案室移交，一般每季度 1 次。檔案室負責完成后續的上架等工作。

3.個體工商戶的登記檔案、食品生產經營許可檔案由各市場監管所統一管理和歸檔。

（三）行政處罰類檔案的移交定期進行。案件材料由執法大隊、各市場監管所及其他相關科室在完成立卷的基礎上，在第二年的 6 月底之前，將上一結案的全部案件檔案隨移交目錄向檔案室移交，由檔案室集中歸檔。

（四）其他行政行為檔案的移交定期進行。由相關部門完成規范立卷的基礎上，在第二年的 6 月底之前，將上一立卷的檔案隨移交目錄向檔案室移交，由檔案室集中歸檔。

二、文書檔案移交、接收 （一）辦公自動化系統電子文件由主辦部門在公文流轉和處理程序結束后的 5 個工作日內點擊歸檔，紙質文件由部門內勤在第二年 6 月底之前向檔案室移交歸檔。

（二）信訪材料采用辦公自動化系統歸檔方法，分“轉歸檔”和“自行歸檔”兩種，由信訪部門負責確定。“轉歸檔”的信訪件由信訪部門負責移檔打印，隨同紙質原件向檔案室移交歸檔，“自行歸檔”的信訪件不用移交檔案室，由信訪部門自行保管。

（三）會計檔案由財務科完成立卷保管三年后，分“憑證、帳冊、報表”三類，隨同移交清冊向檔案室移交，由檔案室集中保管。

（四）辦公自動化系統外的文書材料，各部門應在第二年的6 月底之前收集整理，向檔案室移交，由檔案室完成立卷歸檔工

8-作。

（五）照片、視頻檔案由相關科室以電子形式隨時向信息中心移交，移交時每組照片、視頻應標明拍攝時間、地點、人物、內容、拍攝人等，每年底由信息中心將當年照片檔案匯總后，制作成光盤及其他固態介質，統一交檔案室集中保管。

（六）榮譽檔案由本部門保存展示一年后，向檔案室移交（包括獎狀、獎杯、錦旗）。

（七）設備檔案由購買使用部門在購買后一年內，向檔案室移交歸檔（包括購買產品的有關材料）。

（八）基建檔案待工程結束審計完畢后一年內，向檔案室移交歸檔。

三、檔案借（查）閱 （一）本局干部因工作需要查閱本單位（部門）的檔案材料或跨單位（部門）的檔案材料，需先填寫《內部人員查檔登記表》，經所在單位（部門）領導簽字同意后，方可至檔案室登記查閱檔案。

（二）借閱檔案要保持檔案材料的整潔與安全，不得擅自拆散、抽取、復印、折疊、涂改、曝曬、受潮、污損等，外借檔案歸還后檔案室要及時復查，如發現上述損壞情況要及時追查，對情節嚴重者，要依法處理。

（三）借閱檔案的干部不得擅自對外提供檔案材料復印件，不得擅自更改檔案文字，不得任意抽換檔案內容，如有違反上述規定的，造成的后果由借閱人員負責。

（四）借閱檔案或資料的，需先填寫《借閱檔案（資料）審批單》，經本單位（部門）負責人審批，報辦公室審批，報分管局長批準后方可借閱。要嚴格辦理借閱登記手續，外借時間一般不超過 7 天，到期仍需借閱的，須辦理續借手續。檔案不得轉借，借出和歸還須當場驗收簽字。

（五）外單位查閱檔案的，檔案室在開放利用范圍內按《上海市企業登記檔案查閱辦法》的有關規定進行查閱和利用。

四、檔案保管 （一）本單位所形成的檔案（文書檔案、專業檔案、會計檔案、榮譽檔案、聲像檔案）應當由檔案室集中統一管理。

（二）檔案庫房管理必須嚴格遵照檔案庫房管理工作的相關規定執行。

（三）檔案管理人員調動工作時，要嚴格履行移交手續。

五、檔案統計 （一）檔案統計工作的要求：要有明確的目的性、正確性、連續性、及時性，并注意分析研究。

（二）檔案統計的內容：庫藏統計、清查統計、鑒定統計、

0-接收移交統計、借閱統計、查檔利用統計。

（三）檔案統計的辦法：絕對數的統計，相對數的統計，平均數的統計。

（四）檔案統計的時間：對庫藏、接收、借閱、利用效果等情況進行定期統計。并按階段需要，進行不定期統計。

（五）檔案統計的重點：庫藏統計、鑒定統計和利用效果的統計。

六、檔案保密 （一）檔案管理人員必須認真貫徹執行上級有關保密的指示規定，嚴格執行黨和國家的保密制度。

（二）檔案管理人員不得借工作之便，私自將機密檔案材料帶出庫房或提供給無關人員傳閱。

（三）檔案管理人員不得在公共場所和私人來往信件中泄漏黨和國家機密。

（四）由于工作需要使用檔案，應妥善保管，用后及時歸還。新聞媒體借閱需經分管局長同意。

（五）嚴禁向廢品收購部門出售檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格遵守鑒定銷毀制度。

（六）提供利用檔案，要嚴格執行檔案借閱制度，并注意保密。

（七）對故意、過失丟失檔案或泄密者，將依法追究責任。

七、檔案鑒定銷毀 （一）檔案室的檔案鑒定、銷毀工作，由檔案室組織實施。

（二）檔案室銷毀的檔案，一般指保管期滿，經鑒定無保存價值的檔案材料。

（三）檔案銷毀一般由檔案管理人員提出初步意見，再由檔案鑒定小組逐卷進行鑒定。

（四）經鑒定為銷毀的檔案，由鑒定小組負責編制銷毀清冊，并上報銷毀檔案的請示，經分管局長審查批準后執行。

（五）為慎重起見，準備銷毀的檔案，經領導批準后應繼續保存一年后再執行銷毀。

（六）對批準銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不得出賣或移作它用。

（七）銷毀檔案時，應派兩人監銷，銷毀后，監銷人應在銷毀清冊上注明“已毀”字樣和銷毀日期及方式，并簽名以示負責。

（八）銷毀清冊一式兩份，分別歸入“全宗卷”和上報檔案局備案。

八、附則 1.本制度由辦公室負責解釋。

2.本制度自印發之日起實施。

2-值班管理制度

為進一步加強區局值班工作，確保下班、雙休日和節假日期間緊急情況的信息暢通，及時、有效地處置突發事件，制定本制度。

一、值班人員范圍 1.在職 59 周歲以下男干部、54 周歲以下女干部，都應參加值班（女干部一般安排日間值班）。

2.女干部孕期、哺乳期不安排值班。確因個人身體或家庭原因不能參加值班的，由個人向所在單位（部門）提出申請，所在單位（部門）負責人同意后，報干部人事科審核。

二、值班要求 1.全局值班點位設在區局機關。

2.雙休日和夜間均實行兩名干部值班。節假日和重要活動期間，由一名正職科長（主任），以及兩名四級主任科員以上干部值班。區局領導按照上級要求帶班。

3.值班干部必須按時到崗，不得遲到、早退。值班時間：白天為 8:30 至 17:00；夜間為 17:00 至次日 8:30；如有特殊安排，值班時間另行通知。

4.值班安排不得隨意更改，值班干部如有特殊情況需要調班的，必須安排好代班干部，報辦公室備案。

5.值班干部應隨時關注電腦、電話、傳真等通訊情況，及時登錄值班系統，值班結束應填報值班情況，并退出系統。

6.值班干部應認真閱知值班工作規定和值班室公告欄張貼的通知要求，掌握突發、應急事件處理程序，遇情況及時請示、匯報，并做好情況記錄。

7.值班期間不準擅離崗位，不準由無關人員替班，不準邀外來人員進入值班室，不準在值班室內進行打撲克、下棋等娛樂活動。

三、值班崗位職責 1.認真做好值班系統登錄、退出，值班情況報送和值班情況記錄等工作。

2.對突發、應急事件，按規定時限和渠道及時報告。

3.接聽來電詢問，接待來訪人員，妥善處理來電來訪有關問題。

4.按要求及時、準確上報值班情況和有關數據。

5.辦公室為值班工作主管部門，負責做好值班工作的總體安排和協調管理，定期對值班情況進行檢查，及時發現和糾正值班工作中存在的問題，并報告局領導。

四、值班情況處理程序

4-1.一般情況的處理。根據來電來訪內容，認真做好記錄，分別登記《消費者投訴信息預登記表》和《舉報信息預登記表》，對能當即答復或處理的，應立即處理；不能當即處理的，值班結束后移交辦公室，辦公室根據記錄內容分類處理；對上級交辦的，要在值班系統的“回復”欄中說明處理情況，及時回復上級。

2.重大或突發應急事件的處理，按區局《緊急、重大信息報送制度》相關規定執行。

五、值班失職的責任追究 值班干部應嚴格遵守值班規定，凡有下列情況的，將視情作出必要的紀律處分或經濟處罰：

1.無故不參加值班的； 2.遲到、早退或擅離值班崗位的； 3.不按規定程序、時限處置問題和報送情況，造成后果的； 4.未及時登錄或退出值班系統，不認真做好值班情況記錄，被上級通報批評的。

六、值班補休按照《中華人民共和國公務員法》相關規定執行，具體由組織人事部門制定細則。

七、本制度由辦公室負責解釋。

八、本制度自印發之日起實施。

固定資產管理制度

第一章 總 則 第一條 為進一步加強固定資產管理，維護資產的安全和完整，促進資產合理配置，提高資產使用效益，保證各項工作順利開展，根據《上海市市級行政單位固定資產管理暫行辦法》（滬財行［2010]62 號）及《徐匯區區級行政單位固定資產管理暫行辦法》（徐府發［2012]14 號）等有關規定，特制定本制度。

第二條 本管理制度適用于局屬各單位（部門）的固定資產管理。

第二章 固定資產的標準和范圍 第三條

固定資產是指使用期限超過 1 年，單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。具體包括：

（一）單價在 1000（含）元以上，使用期限在一年以上的一般設備；（二）單價在 1500（含）元以上，使用期限在一年以上的專用設備；（三）單位價值雖未達到規定標準，但使用期限在一年以上，年累計金額超過 10000（含）元的大批同類物資。

6-第四條

固定資產范圍包括房屋及建筑物、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書及其它固定資產。饋贈物品符合固定資產價值標準的，列入固定資產管理范圍。

第三章 固定資產的日常管理 第五條 辦公室是固定資產實物管理部門，具體負責：

（一）組織實施本單位的固定資產管理，制訂固定資產配置標準和使用管理規定；（二）擬定固定資產采購計劃，建立固定資產管理檔案；（三）審核固定資產的新增、更新、購置、驗收、入庫、保管、發放、調配、報廢、處置及清查核對工作；（四）登記固定資產實物賬，確保固定資產帳物相符；（五）監督、檢查、指導各單位（部門）固定資產實物管理工作。

第六條 財務科是固定資產價值管理部門，具體負責：

（一）固定資產登賬、對賬和會計核算，確保固定資產總賬和明細賬相符；（二）編制固定資產購置預算，辦理有關控購和政府采購的申報手續；（三）會同辦公室定期進行固定資產清查；

（四）監督、檢查、指導各單位（部門）固定資產價值管理工作。

第七條 使用單位（部門）是固定資產的使用和保管單位（部門），具體負責：

（一）固定資產的維護、保養、清理、盤點工作；（二）登記和保管有關帳卡以及固定資產的使用、維修和故障處理等情況的記錄；（三）定期與固定資產管理部門核對有關賬目，保證固定資產的安全完整，保證賬、卡、物相符。

第八條 辦公室設專人負責固定資產日常管理。各使用單位（部門）設 1 名固定資產管理人員負責本單位（部門）所有資產的實物管理。

固定資產管理人員調動時，應辦理交接手續。使用單位（部門）兼職固定資產管理員有變動的，應及時通知辦公室。

第四章 固定資產管理相關流程及職責分工 第九條

固定資產的新增、更新（一）根據實際工作需要，全面規劃、統籌安排，按照勤儉節約原則，嚴格執行固定資產配置標準。

（二）各單位（部門）需新增或更新固定資產的，原則上在

8-每年編制預算時將第二年需要購置的固定資產統一報辦公室和財務科審核。辦公室根據各單位（部門）現有資產情況和實際工作需要，以及所采購固定資產的適用性提出意見,經局領導同意后列入第二年的采購計劃。未列入預算的固定資產原則上不予采購。

第十條

固定資產的購置、驗收、入庫（一）固定資產的購置 1.各單位（部門）的固定資產管理員是固定資產申購申請的責任人； 2.本局統一配置的固定資產，由辦公室統一提出申購申請； 3.各單位（部門）擬更新或新增固定資產的，應填寫《經費呈批單》，報辦公室、財務科審核，經局領導審批同意后采購。

4.未經審批同意的，各單位（部門）不能采用其他辦法變相采購。

局固定資產由辦公室統一負責購置。屬于政府采購項目的，根據區財政局批復意見，按照政府采購相關規定辦理。

（二）固定資產的驗收、入庫 1.局固定資產管理員是本局固定資產驗收入庫責任人； 2.固定資產到貨后，經局固定資產管理人員核對《經費呈批單》，確認無誤后填寫《固定資產購置申報表》 《固定資產驗收表》，辦理入庫登記，并根據固定資產編號統一制作固定資產標簽。在辦理申領手續時，一并交由使用單位（部門）粘貼在固定資產左側上方明顯位置； 3.上級部門調撥或其他部門捐贈的設備屬于固定資產范圍的，經局固定資產管理人員核對后填寫《固定資產調撥、捐贈申報表》，同時通過后勤管理系統進行申報，經辦公室初審并由調出單位或捐贈單位蓋章確認后辦理驗收入庫手續； 4.固定資產驗收入庫后，由局固定資產管理人員通知使用單位（部門）固定資產管理人員辦理申領手續； 5.各單位（部門）未經批準，自行購置的固定資產，辦公室不予辦理驗收入庫手續。

第十一條

固定資產的領用、發放 1.各單位（部門）固定資產管理員是固定資產領用申請的責任人，局固定資產管理員是固定資產發放的責任人； 2.各單位（部門）的固定資產管理人員在接到局固定資產管理人員下發的申領通知郵件后一周內，通過后勤管理系統辦理資產申領手續，并及時做好相關標簽粘貼等工作； 3.局固定資產管理人員需對各單位（部門）填寫的《固定資產申領表》內容進行核對，并報辦公室領導審批，確認無誤后發放固定資產；

0-4.局固定資產管理員在資產入庫后應把申購表、驗收表等相關資料及時交財務部門。每季度與財務部門進行固定資產的核對工作。

第十二條

固定資產的維修、保養（一）各單位（部門）要加強固定資產維修和保養工作，做到維護保養與定期檢測檢修相結合。

（二）固定資產不能正常使用時，使用單位（部門）應及時報辦公室，由辦公室指定專人維修。凡屬使用不當或人為原因造成的損壞，維修費用視情由使用人自行承擔。

第十三條

固定資產的調配、報廢、處置（一）局固定資產由辦公室統一調配。

（二）因人員調動等原因引起固定資產變動的，由使用單位（部門）固定資產管理員通知局固定資產管理員，并根據答復情況辦理相關退庫或申領手續。

（三）固定資產需要租賃、對外有償或無償調撥、捐贈、贈予等，由局固定資產管理員填寫《固定資產調撥、捐贈申報表》，經辦公室、財務部門負責人審核同意，報局長審批。局固定資產無償調撥、捐贈的還需報區機管局審批。

（四）固定資產需要出借，由出借單位（部門）提出申請，經辦公室負責人批準，由出借方和借入方經辦人在借用單上簽

名，借用單上應注明歸還日期。借用期滿收回時，由借入方經辦人員填寫退庫憑證，固定資產管理人員會同借出方和借入方的經辦人共同檢驗，如有損壞，借用方須修復或賠償相應損失。

（五）固定資產報廢、處置統一由辦公室負責管理，對達到或超過規定使用年限，確已失去使用價值，需要作報廢處理的固定資產，由使用單位（部門）固定資產管理人員辦理退庫手續，局固定資產管理員統一填寫《固定資產報廢及其處置申報表》，經辦公室、財務科負責人審核同意，提交局長辦公會議審議同意后，交由專業評估鑒證機構評估。辦公室根據評估結果辦理注銷領用憑證和編號登記等手續，作報廢處理。

報廢處理原則上一年 1 次，單項 5 萬元以上（含 5 萬元）或年累計 20 萬元以上的資產報廢處置時，須報區機管局審批。

第十四條

固定資產清查核對 每年開展一次固定資產的清查核對工作，由辦公室組織財務科和使用單位（部門）參加，對照財務科提供的固定資產明細賬和實物進行盤點，如發現盈虧、損毀的應及時查明原因，提出處理意見，經審核批準后，調整賬、卡記錄，保證賬、卡、物相符。

第五章 固定資產的使用保管 第十五條 使用單位（部門）領取新增、更新的固定資產后，2-應要求實物使用者首先了解、熟悉新增、更新的固定資產性能和使用方法，以免由于操作不當造成固定資產的損壞。

使用單位（部門）應保管好保修卡、使用說明書等相關材料。

第十六條 使用單位（部門）使用、保管的固定資產未經辦公室批準，不得搬離原定辦公區域或暫借其他單位（部門）、個人使用。

第十七條 由于保管人員玩忽職守或保管不當，致使固定資產被竊或遺失的，經查實，將根據情節輕重分別給予批評或責令賠償經濟損失等處理。對直接責任者應當給予必要的行政處分。觸犯刑律者移交司法機關處理。

第六章 附 則 第十八條 各單位（部門）關于固定資產的申購、驗收入庫、領用發放、歸還退庫、租賃、調撥捐贈、報廢等審批流程統一在OA 后勤管理系統中完成。

第十九條 本管理制度由辦公室負責解釋。

第二十條 本管理制度自印發之日起實施。

低值易耗品管理規定

為切實加強對本局低值易耗品的管理，進一步明確低值易耗品申購、保管、領用、盤點的工作流程和責任，確保管理有序、使用節約，特制訂本規定。

第一章 低值易耗品的范圍 第一條 低值易耗品是指不作為固定資產登記管理的各類辦公用品，包括辦公家具、文化用品、勞防用品、計算機周邊設備、辦公用耗材以及辦公必需的電器設備和生活用品等。

第二章 低值易耗品的日常管理 第二條

統一管理原則。局辦公室作為低值易耗品的管理部門，主要負責低值易耗品的采購、發放和管理工作，各單位（部門）作為低值易耗品的使用和保管單位（部門），必須指定專人負責低值易耗品的日常管理工作。

第三條 節儉使用原則。領用的物品既要滿足工作需要，又要貫徹節儉精神，努力延長物品的使用年限，減少不必要的損失和浪費，堅決杜絕公物私占的現象和行為。

4-第三章 低值易耗品的采購 第四條

辦公用紙、硒鼓、碳粉、墨盒等已列入集市采購目錄的辦公耗材由辦公室統一通過政府采購平臺訂購。辦公室管理員根據耗材的庫存量情況以及消耗水平確定訂購數量。

第五條

辦公家具和電器等設備（單價低于 1000 元）的采購參照固定資產管理制度執行，由各單位（部門）填寫《低值易耗品申購表》（見附件）報辦公室審批，經局領導同意后，機關科室提出的申請由辦公室統一采購，執法大隊、各市場所提出的申請由各單位（部門）自行采購。

第六條 文化用品的采購由局辦公室會同財務科通過詢價方式確定供應商，并確定提供文化用品的品種、規格、價格等，局辦公室和所、隊內勤可直接向供應商訂購，辦公室負責統一匯總和定期結算。

第七條 其他生活用品的采購，機關科室由辦公室統一負責采購，執法大隊、各監管所由單位（部門）自行采購。

局機關科室對文化用品和其他生活用品的需求，由經辦人每月 25 日前填寫《機關辦公用品（低值易耗品）采購申請單》，交辦公室審核，由辦公室統一采購。

第四章 低值易耗品的領用與盤點 第八條 低值易耗品的領用分為個人領用與單位（部門）領用兩種。個人領用系個人使用保管的用品，如水筆、橡皮等；單位（部門）領用系本單位（部門）共同使用的用品，如打印機耗材、訂書機等。單位（部門）領用的用品必須指定專人負責。

第九條 機關科室用品統一由辦公室發放，各科室指定專人負責辦公用品的領用。辦公家具、計算機周邊設備、辦公用耗材以及辦公必需電器設備等低值易耗品的申領，按照 OA 后勤管理系統操作程序領用。文化用品、勞防用品、生活用品等其他低值易耗品的申領，辦公室每月通知各科室集中領用并填寫《機關辦公用品（低值易耗品）采購申請單》簽收聯。執法大隊、各市場所辦公用品由各單位（部門）自行發放。

第十條

所有低值易耗品需定期盤點并建立辦公用低值易耗品領用登記臺賬。

第十一條 新進人員可領取必需用品。調離或離職時，應將剩余用品全部交辦公室或本單位（部門）內勤。

第十二條

本規定由辦公室負責解釋。

第十三條 本規定自印發之日起實施。

6-附件 低值易耗品申購表 申購單位（部門）

申購日期

物品名稱

申購數量

預計單價 元 申購金額 元 申 購

事 由 單位（部門）

負責人：

月

日

經辦人：

月

日 辦公室 審 核 意 見

負責人：

月

日

經辦人：

月

日 局領導 意見

實際購買日期

供貨單位

發票編號

實際購買 物品單價 元 實際購買物品數量

金額合計 元 物品使用情況記錄

備 注

印刷品印制和廣告設計制作管理規定

為規范本局的印刷品印制和廣告設計制作工作，制定本規定。

一、范圍 本規定所指印刷品印制和廣告設計制作主要是指：執法文書、法律法規匯編、證照、書籍、宣傳材料、信封信紙等辦公用品的印刷和各類宣傳活動背景設計制作等。

二、審批 印刷品的印制和廣告設計制作，除特殊情況外，申請科室須提前 15 個工作日填寫《印刷品印制和廣告設計制作審批表》，明確需制作的內容、制作的方式（種類）、制作數量等，送局辦公室審核。金額 1000 元以下的，由分管領導審批；金額 1000 元以上的，須報局長審批。

三、印制和制作程序 印刷品印制屬于政府采購項目，申請科室必須從上海市政府采購網印刷服務入圍名單中選擇印刷服務單位，通過詢價后填報《印刷品印制和廣告設計制作審批表》，經審核批準后，由辦公室根據申請的印制內容、數量在政府采購網上簽訂印刷服務合8-同。

廣告設計制作經審核批準的，預算經費超過 2 萬元（含 2 萬元）的，由申請科室通過詢價方式確定承制單位。申請科室委托承制單位根據審核批準的制作內容、數量等要求制作加工。

四、成品驗收與保管 （一）承制單位負責將成品送至申請科室，由申請科室按照內容、數量、質量要求進行驗收確認。

（二）申請科室做好費用的結算工作，印刷品印制的結算，需附在政府采購網上簽訂的印刷服務合同。

（三）各科室對成品要集中擺放，妥善保管，防止損毀遺失。

五、承制單位管理 辦公室應建立承制單位目錄管理制度，確保質量、效率和服務。

六、違反規定的處理 （一）對未經批準、擅自印制各類印刷品和廣告設計制作，辦公室不予審核，財務科不予報銷。

（二）對盲目印刷，造成印刷品和廣告制品浪費，或對印刷品和廣告制品保管不善，造成損毀和遺失，并產生不良影響與后果的，追究有關科室負責人和直接責任人的責任。

七、本規定由辦公室負責解釋。

八、本規定自印發之日起實施。

0-附件：

印刷品和廣告設計制作審批表

申請部門

申請理由

印刷名稱

是否有樣張

印制種類

印制數量

預計金額

承印單位

申請部門 申請意見 經辦人：

部門領導：

****年**月**日

辦公室 復核意見 經辦人：

部門領導：

****年**月**日

局分管領導審核意見 簽名：

****年**月**日

局主要領導審批意見 簽名：

****年**月**日

說明：1.為保證質量和及時提供使用，請提前15個工作日填報。

2.為做到圖文準確無誤，請申印部門提供樣張并負責校對。

3.金額1000元以下的，由分管領導審批；金額1000元以上的，須報局長審定

4.本表一式三份，申請部門、辦公室、財務科各留一份（審批后復印）。

合同管理制度

為進一步明確區局為合同主體的各類合同審批權限，規范合同訂立行為，加強對合同使用的管理和監督，特制定本制度。

一、合同項目申報 合同的主辦單位（部門）經分管領導審核同意后，須就擬定合同的項目進行初步詢價。預算資金超過 5 萬元的，須報局長辦公會議審議；預算資金超過 30 萬元的，須報局黨委會議審議。合同正式訂立時，金額上浮不超過 10%的，做出必要說明，無需再報局長辦公會議或黨委會議審議。

二、合同擬制 合同的主辦單位（部門）負責與合同對方在平等、自愿、公平、誠實信用和公序良俗的訂立原則下商定合同具體條款，并草擬書面文本。

三、合同流轉 1.新簽合同由主辦單位（部門）提供合同文本原件、經費呈批單，會同辦公室、法規科、財務科、市場科進行會審；續簽合同由主辦單位（部門）提供上合同復印件、續簽合同文本原件、經費呈批單，會同辦公室、財務科進行會審。

2.會審中發現需修改的，由合同的主辦單位（部門）修改或

2-重擬，直至形成統一意見，并在《徐匯區市場監管局合同審批表》中簽字確認。

3.合同擬定者（經辦人）負責合同文本及相關材料在整個會審過程的傳遞。

四、會審要點 1.合法性：包括合同的主體、內容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規定，會審意見是否齊備；資金的來源、使用及結算方式是否合法，資產動用的審批手續是否齊備等。

2.可行性：包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔保方式是否可靠；擔保資產權屬是否明確等。

3.嚴密性：包括合同條款及有關附件是否完整齊備；文字表述是否準確；附加條件是否適當合法；合同約定的權利義務是否明確；數量、價款、金額等標示是否準確等。

五、合同審批 合同文本經分管局長會簽、局長審批后，方可正式訂立合同。

六、備案歸檔 正式生效的合同文本應及時報辦公室備案，由合同檔案管理人員專人保管。辦公室按制作合同臺帳并歸檔。

七、附則 1.本制度由辦公室負責解釋。

2.本制度自印發之日起實施。

4-附件 □新簽 □續簽 徐匯區市場監管局合同審批表

本合同主辦單位（部門）：

登記號：

年

號 局長辦公會議議定：

合同標題及主要內容和標的：

合同洽談人或程序經辦人意見：

日期：

法規科閱核：

日期：

網監科閱核：

日期：

財務科閱核：

日期：

辦公室核審意見：

日期：

局分管領導會簽意見：

日期：

局長審批意見：

日期：

機要簽收：

日期：

****年**月**日

注：1.合同金額超過 5 萬元的，須經局長辦公會議審議通過；合同金額超過 30 萬元的，須經局長辦公會議審議通過。

2.本表經局長審批后，與合同文本原件一并交機要歸檔，并復印 2 份，經辦部門留存 1 份，交財務 1 份（財務報支時，須同時交經機要歸檔簽收的本表復印件）。

車輛使用管理規定

第一章 總則 第一條 為進一步加強區局行政執法車輛的管理，實現車輛管理的標準化、制度化、規范化，提高車輛使用效率，確保車輛安全運行，結合區局實際，制定本規定。

第二條 區局所屬車輛按照統一管理、分級負責、合理使用、保障工作的原則，實行規范管理。

第二章 管理部門 第三條 辦公室為區局車輛的主管部門，具體負責：

（一）制定車輛的管理制度；（二）制定車輛裝備計劃。負責車輛的購置、更新、報廢、車輛保險、維修及驗車和繳納稅費等工作；（三）負責對車輛進行統一管理和調派；（四）定期對車輛的使用情況進行檢查和考核；（五）每年對區局兼職駕駛員進行申報審核，對駕駛員定期進行交通安全、職業道德、業務技能的教育培訓和考核，做好車輛和駕駛員的日常管理；（六）做好車輛事故處理工作；

6-（七）做好車輛管理的其他工作。

第四條 配備車輛的單位（部門）是車輛管理的責任單位，單位（部門）主要負責人為車輛管理的第一責任人，負責對本單位（部門）車輛的日常管理工作。

（一）根據區局車輛使用管理規定，制定本單位（部門）車輛使用管理辦法；（二）負責對單位（部門）駕駛員進行日常管理；（三）每臺車輛指定專人負責管理維護，實行定車定人負責制；（四）協助辦公室做好車輛管理的其他工作。

第三章 使用和管理 第五條 區局配備的車輛用于行政執法活動，不得私自用于與此無關的其他活動。

第六條 區局機關部門申請用車的，一般由使用部門提前1-3 天申請。辦公室指定人員根據用車情況，按先后順序、先遠后近、急事急辦、先急后緩的原則統籌安排車輛，并由使用部門兼職駕駛員自行駕駛。確有需要 B 照及以上駕駛員來駕駛相應車輛的，由辦公室指定人員進行調配、駕駛。車輛鑰匙交接、進出場、停放，均由使用部門駕駛員負責，并按實填寫用車時間段、行車里程數及車況。

配備車輛的單位（部門）對于用車的申請、使用、調派，參照本條規定執行。

第七條

配備車輛的所（隊）須建立車輛管理制度，及時填寫《用車登記表》，認真做好出車情況、汽油消耗和行車里程等臺帳記錄，如實反映車輛的使用、管理情況。

第八條

車輛使用情況應定期公示。辦公室會同財務部門公示包括使用事由、總里程、油耗、維修保養費用等單車運行維護信息和使用情況，接受各方監督。

第九條

夜間和雙休日、節假日，所有車輛必須按要求停放在指定地點。以上時間確因工作需要動用車輛的，應事先提出申請，填寫《節假日及夜間公務用車申請表》，經分工聯系所（隊）的局領導批準后方可用車。特殊情況，先與辦公室聯系，事后補辦手續。

第十條

因行政執法活動需要動用車輛離開本市的，必須事先提出申請，填寫《出市用車申請表》，經分管局長批準后方可用車。

第四章 維修和保養 第十一條 車輛實行定點維修保養。車輛維修保養前，須事

8-先提出申請，填寫《車輛維修保養申請表》，經辦公室批準后，方可進廠維修、保養。維修、保養應按申報內容進行，由故障原因需擴大維修范圍的須向辦公室報備，不得隨意擴大修理范圍。因特殊情況不能在定點維修廠修理的，應及時向辦公室報告，經批準后方可就近修理。凡擅自進入其他修理廠修理或擴大修理范圍的，費用由個人承擔。

第十二條 區局所屬車輛統一配備加油充值卡。實行一車一卡，定車專用，并由專人負責保管、使用和記錄使用情況。不得為非指定車輛加油。

遇特殊情況或車輛駛離本市的，憑加油發票由辦公室審核后報銷。

第五章 事故報告與處理 第十三條 車輛發生交通事故時，應及時向本單位（部門）領導和辦公室報告。隱瞞不報的，車損全部費用由本人承擔，并追究相關人員責任。

第十四條 發生交通事故時，應由交通主管部門認定事故責任，妥善解決。發生車損應在 24 小時內向保險公司報案，并按規定到指定修理廠修理。

第六章 駕駛員管理 第十五條 本規定所稱的駕駛員是指經《兼職駕駛員管理規定》申報登記并獲批準的兼職駕駛員，及辦公室指定從事車輛管理和駕駛的聘用人員。未經批準，任何人員不得駕駛區局車輛。

第十六條 駕駛員應遵守國家的有關法律法規，參加區...

第五篇：公文處理工作規范

一、總則

1.根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，結合我公司的實際情況，特制定此規范，公文處理工作規范。

2.我公司的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規章、下達指示、決定，指導工作，向上反映情況，請示、報告工作，企業內外溝通情況、交流信息，商洽、協調、聯系工作的重要工具。它具有鮮明的政策性，一定的權威性，嚴格的規范性，較強的時效性。

3.黨政工作部是公文的管理機構。設專人負責公文的處理工作。

4.公文處理工作是公司日常工作重要組成部分，是承上啟下、聯系左右、溝通內外的主要手段，是公司工作的橋梁和紐帶，也是秘書工作的重要部分和關鍵環節。

5.黨政工作部工作人員在公文處理工作中，要端正思想作風，發揚深入實際，聯系群眾，調查研究，實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高業務素質，提高公文處理的質量和效率，為領導、機關部門和基層單位提供優質服務。

6.公文處理工作必須遵循準確、及時、保密、安全的原則，嚴格按照公文處理程序辦理；嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范疇辦理，不丟失、不被盜、不泄密、不損壞。

一、公文主要種類

1.公司的公文種類主要有：

⑴.決定、決議

對本公司某些重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項用“決議”。

⑵.通知

傳達上級機關的指示，要求下級單位、部門辦理或需要知道的事項，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，印發本公司一些法規性文件，均用“通知”。

⑶.通報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，用“通報”。

⑷.報告、請示

向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議用“報告”。

向上級機關請求指示、批準，用“請示”。

⑸.批復

答復下級單位的請示事項，用“批復”。

⑹.函

向有關主管部門請求批準的事項，同級機關之間、不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題等，用“函”。

⑺.會議紀要

記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用“會議紀要”。

⑻.規定

本公司或部門制定的具有一定強制性的管理的有關規章制度，用“規定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、辦法、規章、計劃、合同、電報以及經過一定的批準手續后轉化為公文的某些簡報、調查報告、領導講話等，根據情況酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文頭(發文機關全稱加“文件”二字組成)、標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄報機關、抄送機關、主題詞、制發機關、制發時間等部分組成。

⑴.公文標題。公文標題一般由發文機關全稱或規范的簡稱、事由和文件三部分組成。公文文頭已含發文機關名稱的，標題中可略去發文機關名稱。轉發公文的標題，要簡明準確，但不要只寫文號。在公文標題中除法規性文件外，一般不加書名號。

⑵.發文字號。發文字號一般由機關代字、年號、序號三部分組成。幾個部門聯合發文，只標明主辦部門的公文編號，黨政聯合發文，用黨委的文頭，編黨委的文號和行政的文號。

機關代字應使用規范的簡稱，并應避免與其它機關相混淆。

正式文件年號一律用公元紀年全稱括于方括號內，置機關代字之后，流水號之前。函件年號可使用簡稱括于圓括號內，置于機關代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送機關應寫于標題之下，正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、決議、會議經要等，應將主送機關寫于正文之后。正式文件主送機關的全稱、規范性簡稱和同類型單位的統稱應使用統一的固定概念和序列表達，不得經常變換。

上報請示的公文，一般只寫一個主送機關，如確需同時上報另一個上級機關，應用抄報的形式。

⑷.正文。正文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，應在正文之下(空一行)，發文機關印章及成文日期之前，按順序注明附件名稱，工作匯報《公文處理工作規范》。

⑹.印章。印章是公文制發機關對公文生效負責的憑證。公文一律加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方。并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日4-7個字。如發文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處。正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發文時間并蓋章，同時在該頁左上方標明“此頁無正文”。幾個單位聯合行文，印章順序與行文機關相吻合，最后一枚印章順序應與行文機關相吻合，最后一枚印章與發文時間相疊。黨政聯合發文，黨委印章在左。

⑺.秘密等級。保密公文應在文件頭左上方注明等級和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款應使用發文機關的全稱或規范化的簡稱。

⑼.發文時間。發文時間以簽發或會議討論通過的日期為準。

公文日期統一使用漢字標識。且年、月、日三者俱全，不得簡化與省略。

⑽.附注。公文如有附注，應列印章、時間之下，主題詞之上，有圓括號括起來。

⑾.抄送機關。抄送欄設于文件末頁下端，制發機關之上。抄上級機關的標明“抄報”，抄平行機關、下級機關和不相隸屬機關的標明“抄送”。抄報、抄送頂格書寫用橫線隔開來。

⑿.主題詞。為便于公文管理和使用微機檢索，可編制公文主題詞表，按公文主題內容選1-5個主題詞，刊于抄送機關之上。

2.公文用紙、一律使用A4紙。

3.公文用字。公文的正文部分推薦采用四號宋體字，標題和其它部分可酌情大一號或小一號，標準行數和列數均為二十五左右。

四、行文規則

1.各部門的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

⑴.上行文。指下級機關、單位向上級機關、單位的行文。一般般用請示、報告、函等文種。

⑵.下行文。指上級機關、部門向下級機關、部門的行文。一般用指令、決定、決議、批復、通知、通報、通告、函等文種。

⑶.平行文。指向同級單位和不相隸屬的單位和部門發的文件。主要用函。

2.凡屬于行政職責范圍內的工作，應以行政名義行文，不應要求以同級黨組織名義行文或與同級行政單位或部門聯合行文。若黨委系統建議與同級行政單位或部門聯合行文，其內容既涉及黨群工作又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主，與行政關系不大時，則由黨組織自行行文。

3.各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須向上越級行文時，應同時抄報越過的上級單位機關。

4.向上經機關請示的公文，應一文一事。請示不要直接送領導者個人，也不要多頭分送，應送黨政工作部統一辦理。

5.公文字數一般不超過三千字，若超過三千字應寫出內容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得對黨的組織作指示，交任務。

7.轉發上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不必另外行文。

五、收文處理程序

1.收文處理程序一般包括簽收，登記，分發、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.簽收。簽收公文應認真核對所收文件的件數是否與文件投遞單或送文簿上登記的件數相符；文件包裝上的收文機關、收件人是否與本機關相符；包裝編號是否與投遞單或送文簿的登記相符；文件包裝是否有破損、開封等現象，重要文件應逐頁查點。如發現問題，要及時向發文機關查詢，采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。

⑵.登記。登記文件應將收文號、來文機關、文件標題、密級、發文字號、緩急時限、件數、收發時間以及處理情況逐項填寫清楚。登記編號不得出現重號和跳號的現象。

⑶.分辦。分辦就是文書工作人員將收進的文件經過登記以后送綜合部負責人批分后，送有關領導、有關部門或承辦人員辦理。

⑷.批辦。主管領導人在閱讀文件的基礎上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人承辦。

⑸.承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文單位，同時抄送交辦部門銷案；凡涉及其他部門業務和事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，應由主辦部門提出意見，并代擬文稿，如文稿內容涉及其他部門，應與其他部門協商并取得一致意見后，送請上級領導審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。

⑹.傳閱。傳閱文件要做到以下幾點：

a.掌握傳閱范圍。嚴格按照規定范圍和領導批辦范圍組織傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

b.控制文件運行。嚴格傳閱登記手續，隨時掌握文件去向，避免漏傳，誤傳和延誤。

c.文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

d.認真檢查處理。文書人員應對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標明了閱完時間；二查傳閱人有無指示意見；三查傳閱件有無缺損。

⑺.催辦。對落實到各承辦單位或部門的公文，由黨政工作部負責催辦工作。

⑻.收集。已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員應做好回收工作。

六、發文處理程序

1.發文處理程序一般包括擬搞、會稿、審核、簽發、繕印、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.擬搞。擬稿應做到以下幾點：

a.符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針政策及有關規定，符合公司的實際情況

b.情況要屬實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，篇幅要簡短。

c.人名、地名、數字、引文要準確。

d.公文中的數字除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其它發布用阿拉伯數字外，一般用漢字標識。

e.引用公文應先引用發文機關、標題，后引文號，并加括號。

f.公文中的計量單位，應使用國家法定計量單位。

g.草擬、修改、簽發公文要用碳素筆、鋼筆，并只能用碳素墨水、藍黑墨水來書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。

⑵.會稿。凡涉及其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文領導人最后審批簽發前，應由黨政工作部負責人對文稿的內容、體式、文字等進行審核。審核要把好五關：

a.行文關。確定是否行文，以何名義行文。

b.內容關。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法、措施和要求是否明確具體，切實可行。

c.政策法規關。審查文稿是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規；與本公司已經發布，仍在執行的政策規定有無矛盾。

⑷.文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練；句子是否符合語法；標點符號、數字數量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。

⑸.體制格式關。審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏等。

4.簽發。審批簽發的一般原則是：

⑴.涉及全局性或經會議討論通過的重要文件，由領導簽發。

⑵.涉及某一方面的問題，由分管領導人審閱后，送主要領導人簽發。

⑶.對于機關一般事務性函件或領導已決定的事項可授權黨政工作部負責人代簽。

⑷.已簽發的公文，不準隨意改動，如確需改動時，必須重新核稿，并報原簽發的領導審定。

⑸.所有上報的公文，都必須由主要領導簽發。若主要領導不在家，應由在家主持工作的領導簽發。

5.編號登記。文稿經領導人簽發后，應進行發文登記和編號。登記時應首先檢查簽發手續是否完備，文件有無錯漏，主、附件是否齊全。《發文登記表》包括以下內容：日期、編號、主送單位、標題、主辦單位、主辦人、簽發人、主題詞等。

6.繕印。略，見《繕印工作規范》。

7.用印。略，用印的具體要求見《印信管理工作規范》。

8.分發。分發應根據分發范圍書寫信封、分揀、裝封，經檢查無誤后再嚴密封口。凡正式文件、都應附《發文通知單》隨文件一起郵寄。一般不得通過會議發放正式文件。所有上報的文件必須是原件，不準上報復制件。

9.收集。發文資料收集范圍包括：文件底稿、文稿附件、領導批示等。

10.立卷。立卷要根據發文機關、內容、時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。絕密文件不能復制。機密，秘密文件經黨政工作部批準可以復制。復制文件應視原文一樣管理。

11.歸檔。立好的案卷，應寫上標題，編寫案卷目錄，并按照有關規定定期向檔案管理員移交。移交案卷時，應履行有關手續。

12.銷毀。沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒定和主管領導人批準，可定期銷毀。

收集、立卷歸檔、銷毀應遵守《檔案工作規范》。

七、公文質量考評制度

1.黨政工作部要建立公文質量考評制度，定期對本公司在日常工作中所形成的公文進行檢查或抽查，表彰先進，批評落后，促進全公司公文質量不斷提高。