第一篇：行政機關公文寫作常識

行政機關公文寫作常識

一、公文寫作的特點

公文寫作的對象是公務活動，是行政機關在行政管理中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要的工具。其特點：

(1)由法定作者制發，具有法定的權威性：

（2）具有法定的現實執行效用；

（3）具有規范的體式；

（4）必須履行法定的生效程序。

二、行政公文的種類及類型

公文的種類，共13種。主要是：（1）命令（令）；（2）決定 ：（3）公告 ：（4）通告；（5）通知；（6）通報；（7）議案：（8）報告；（9）請示；（10）批復；（11）意見；（12）函；（13）會議紀要。

文種適用范圍：

（1）命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員；

（2）決定 適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項；

（3）公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項；

（4）通告 適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項；

（5）通知 用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員；

（6）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。；

三、行政公文體式

公文的一般體式包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關、發文日期、印章、抄送機關、發文字號、機密級、緩急程序、閱讀范圍等。文頭部分 行文部分 文尾部分

公文的規范體式：一指撰寫公文所采用的語體（現代漢語語體）；二指格式，即公文結構與公文各組成部分的文字符號在載體排列上的規定形式。公文的擬制必須遵循規范化的體式，其目的是為了維護公文的法定效力和機關的權威性，也是為了實現公文工作標準化，提高工作效率。

四、公文寫作技巧

（一）明確主旨

公文的主旨就是公文作者為了寫作目的的需要，通過公文的全部內容所表達的主要觀點、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的“靈魂”和“統帥”。在寫作過中主旨一經確立，即對材料的組織、結構的布局、語言的運用以及表達方式等起到制約和調控作用。因此，正確確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關鍵。主旨”像其他文章的主題、中心思想、中心論點一樣，是公文的“靈魂”和“統帥”，也同樣應該貫穿首尾，統攝全文。但公 文作為一種獨立的文體，其主旨有其獨特之處．

（二）、材料準備

所謂材料，在文學作品和非文學作品中的含義并不一致，在公文中材料是指作者從實際生活和工作中搜集、提取以及寫入公文中的事實和論據。公文寫作離不開材料，它是構成公文的基本要素一。具體地講，公文材料是指公文作者為了表現公文主旨，從現實工作、學習和生活中攝取并寫入公文中的一系列內容，包括情況、背景、目的、根據、辦法、措施、意見、規定、時問、數字等的統稱。它是提煉公文主旨的基礎和依據。材料對主旨具有制約作用。有什么樣的材料，就可以提煉出什么樣的主旨。主旨能否做到正確、鮮明、集中，關鍵取決于材料的優劣。“巧婦難為無米之炊”，離開材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表達也要依據材料。公文寫作中，要用大量的事實、數字、論據等來實現主旨，而這就必須以材料為依據。總之，公文寫作離不了材料，離開材料的公文，就喪失了實際意義上的公文資格。

1、公文材料的選擇

2、公文材料的使用

（三）、開頭和結尾

1、開頭

開頭是公文正文部分的起點和入筆處。又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關鍵，而且能顯示出事物發展的內在脈絡，為全劃下“基調”開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導語中要表達的主要內容是：發這個公文的目的，公文所針對的實際情況，制發該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導思想或主要內容。

2.公文結尾

公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

3、層次和段落

(1)、層次

公文層次，是公文思想內容展開的次序，是公文中表達思想內容的“意義單元的“邏輯環節”。它是事物發展的各個方面，以及寫作主體認識事物、構思公文的思路進程在公文中的反映。公文層次在思想內容上有其相對獨立性，公文內容的展開順序中又有一定的穩定性，在前后層次的聯系上還有內在的邏輯性。因此，在安排公文層次時要根據事物的發展過程、思維活動的進程和表現主旨的順序，著眼于事物的內部聯系。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內容。篇章較長的公文層次往往采用總分、并列、遞進、因果和連貫等方式

(2)段落

段落，通常指“自然段”，是構成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達思想內容時由于問歇、轉折、強調所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內容。

4、公文格式

公文寫作與其他文體寫作的最大區別，就在于公文格式的規范性。這種規范性，既體現在公文的內容上，也體現在公文處理的程式化、程序化和文面構成的相對固定化上我們這里所說的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現形式的各個組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。

5、主題詞標引

1．主題詞的基本特征 ： ①體現公文內容特征和歸屬類別。[課件]如國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內容特征，“文秘工作”點明了此文屬于文秘工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質屬性，不但能使一份份公文區別開來，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。②具有主題性和技術性的特征。主題詞既要表現公文主題的核心內容，但又不全是為了表現公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計算機中輸入、儲存和檢索。這就使它具有了主題性、技術性兩重性的特征。③具有簡明性的特征。主題詞一般由3～5個能夠確切表達公文主題內容的名詞或名詞性詞組構成，(詞組)與詞(詞組)之間空一格位置，不用標點符號，比公文標題還要簡練，具有間明性。

2．主題詞的標引依據

3．主題詞的標引程序和方法

6、公文語言與修辭

（1）、公文語言的特點

（2）、公文語言的表述方式

（3）、公文的修辭格

（4）公文特殊詞語的應用

第二篇：行政機關公文常用詞匯集錦(公文寫作必備)

機關公文常用詞匯集錦

名詞二字部：

體系、機制、體制、系統、規劃、戰略、方針、政策、措施、要點、重點、焦點、難點、熱點、亮點、矛盾、問題、建設、思想、認識、作風、整治、環境、秩序、作用、地方、基層、傳統、運行、監測、監控、調控、監督、工程、計劃、行動、創新、增長、方式、模式、轉變、質量、水平、效益、會議、文件、精神、意識、服務、協調、溝通、力度、領域、空間、成績、成就、進展、實效、基礎、前提、關鍵、保障、動力、條件、環節、方法、思路、設想、途徑、道路、主意、辦法、力氣、功夫、臺階、形勢、情況、意見、建議、網絡、指導、指南、目錄、方案、關系、力度、速度、反映、訴求、形勢、任務、方針、結構、增量、比重、規模、標準、辦法、途徑、作用、特色、差距、渠道、方式、主導、紐帶、主體、載體、制度、需求、能力、負擔、體系、重點、資源、職能、傾向、秩序、途徑、活力、項目、秩序、要務、核心、主體、水平、工程、政策、項目、環境、素質、權利、利益、權威、氛圍、職能、作用、事權、需要、能力、基礎、比重、舉措、要素、精神、根本、地位、成果、核心、精神、力量、紐帶、思想、理想、活力、信念、風尚、意識、正氣、熱點、情緒、內涵、管理、格局、準則、網絡、穩定、安全、支撐、局面、環境、關鍵、保證、本領、突出、位置、特點、規律、陣地、政策、措施、水平、緊迫、任務、合力、層次、方面

名詞三字排比：

活動力、控制力、影響力、創造力、凝聚力、戰斗力、競爭力；法制化、規范化、制度化、程序化、集約化、正常化、有序化、智能化、優質化、常態化、科學化、年輕化、知識化、專業化；新水平、新境界、新舉措、新發展、新突破、新成績、新成效、新方法、新成果、新形勢、新要求、新期待、新關系、新體制、新機制、新知識、新本領、新進展、新實踐、新風貌、新高度；重要性、緊迫性、自覺性、主動性、堅定性、民族性、時代性、實踐性、針對性、全局性、前瞻性、戰略性、積極性、創造性、長期性、復雜性、艱巨性、可講性、鼓動性、計劃性、敏銳性、有效性、系統性、時效性、科學性、協調性

名詞詞組：

政治意識、政權意識、大局意識、憂患意識、責任意識、法律意識、廉潔意識、學習意識、上進意識、管理意識、本質屬性、重要保證、總體布局、戰略任務、內在要求、重要進展、決策部署、突出地位、最大限度、指導思想、體制機制、基本方略、理念意識、基本路線、基本綱領、基本經驗、長 效機制、制度保障、積極因素

動詞二字部：

做深、做細、做實、做好、分析、研究、了解、掌握、發現、提出、推進、推動、制定、出臺、完善、建立、健全、加強、強化、增強、促進、加深、深化、擴大、落實、細化、突出、建設、營造、開展、發揮、發揚、創新、轉變、發展、統一、提高、提升、保持、優化、召開、舉行、貫徹、執行、樹立、引導、規范、整頓、服務、協調、溝通、配合、合作、支持、加大、開拓、拓展、鞏固、保障、保證、形成、指導、積累、推進、推動、健全、統領、協調、統籌、轉變、提高、實現、適應、改革、創新、擴大、加強、促進、鞏固、保障、完善、加快、振興、崛起、分工、扶持、改善、調整、優化、解決、宣傳、教育、發揮、支持、帶動、幫助、深化、規范、強化、統籌、指導、服務、健全、確保、維護、優先、貫徹、實施、深化、保證、鼓勵、引導、堅持、深化、強化、監督、管理、開展、規劃、整合、理順、推行、糾正、嚴格、滿足、推廣、遏制、整治、保護、健全、豐富、夯實、樹立、尊重、制約、適應、發揚、拓寬、拓展、規范、改進、形成、逐步、實現、規范、堅持、調節、取締、調控、把握、弘揚、借鑒、倡導、培育、打牢、武裝、凝聚、激發、說服、感召、尊重、包容、樹立、培育、發揚、提倡、營造、促進、唱響、主張、弘揚、通達、引導、疏導、著眼、吸引、塑造、搞好、履行、傾斜、惠及、簡化、銜接、調處、關切、匯集、分析、排查、協商、化解、動員、聯動、激發、增進、汲取、檢驗、保護、鼓勵、完善、寬容、增強、融洽、凝聚、匯集、筑牢、考驗、進取、凝聚、設置、吸納、造就

動詞詞組：

統一思想、提高認識、認清形勢、加強領導、完善機制、交流經驗、研究問題、團結協作、密切配合、真抓實干、開拓進取、突出重點、落實責任、各司其職、各負其責、集中精力、聚精會神、一心一意、心無旁騖、兢兢業業、精益求精、一抓到底、愛崗敬業、求真務實、胸懷全局、拓寬視野、持續推進、逐步扭轉、普遍增加、大幅提高、高舉旗幟、堅定不移、牢牢把握、積極爭取、深入開展、注重強化、積極發展、努力建設、依法實行、良性互動、優勢互補、率先發展、互惠互利、立足當前、著眼長遠、抓住機遇、應對挑戰、量力而行、盡力而為、全面推進、統籌兼顧、綜合治理、切實抓好、扎實推進、加快發展、持續增收、從嚴控制、嚴格執行、堅決制止、明確任務(職責)、更加完備(完善)、基本形成(建立)、明顯提高(好轉)、顯著改善(增強)、不斷加強(深化)、全面分析(貫徹/落實/實施)找準出發點、把握切入點、明確落腳點、找準落腳點、抓住 切入點、把握著重點、找準切入點、把握著力點、抓好落腳點

形容詞：

多、寬、高、大、好、快、省、新、持續、快速、協調、健康、公平、公正、公開、透明、富強、民主、文明、和諧、祥和、優良、良好、合理、穩定、平衡、均衡、穩健、平穩、現代

副詞：

狠、早、細、實、好、很、較、再、更、加快、盡快、抓緊、盡早、整體、充分、繼續、深入、自覺、主動、自主、密切、大力、全力、盡力、務必、務求、有效

第三篇：公文寫作附件《行政機關公文格式》

《行政公文格式》

公文用紙一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術標準：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下

白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第一、公文眉首標識規則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：發文機關名稱、發文字號、簽發人、紅色反線等部分。

（一）發文機關名稱：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”組成。發文機關標識推薦使用宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原則確定，一般應當小于22毫米×15毫米。聯合行文時主辦機關名稱應當排列在前，如加“文件”，應置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關名稱下空1行，用3號仿宋體字，居中排布；年份

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和序號用阿拉伯數碼標識；年份使用全稱，用六角括號“〔〕”擴入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發人：上報的公文標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側；發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第二、公文主體標識規則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關名稱、正文、附件序號及附件標題、成文日期、機關印章、附注等部分。

（一）公文標題：紅色反線下空2行，使用2號小標宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送機關名稱：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識。

（四）公文正文：主送機關名稱下1行，每自然段左空2個字，回行頂格，使用3號仿宋體字；公文正文中小標題使用3號黑體字。數字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯數碼。

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（六）成文日期和機關印章：成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。機關印章使用紅色。

1．單一機關制發的公文，落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期；成文日期右空4個字；加蓋印章應當上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當采用調整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁無正文”。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

第三、公文版記標識規則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、印發（翻印）機關和印發（翻印）日期部分組成。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目使用3號小標宋體字，接排于冒號之后；詞目之間空1個字，不加標點符號。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，寬度同版心（156毫米）。

（四）印發（翻印）機關和印發（翻印）日期：印發（翻印）機關名稱和印發（翻印）日期平列于一行，左右各空1個字，使用阿拉伯數碼。

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第四篇：公文寫作常識

公文寫作常識

（公文寫作講座講稿）

一、公務文書分為三大類：

（一）事務文書：

指機關、團體、企事業單位在日常公務活動中形成和使用的文書。如：工作計劃、工作總結、述職報告、證明信、介紹信、函、規章制度、會議記錄、大事記、會議紀要、調查報告、簡報、守則、操作規程、請柬、須知、公約、議案、辦法、工作要點、實施細則、聘書、祝詞、悼詞、訃告、喜報、海報、啟事、聲明等等。

（二）專用文書：

指各專門機構在各自的專職工作中形成和使用的文書。如：

1、外交文書：國書、護照、簽證、條約、議定書、照會、備忘錄、最后通牒等；

2、司法文書（司法機關在執法活動中形成和使用的文書）：起訴書、判決書、裁決書、調解書、筆錄等；

3、經濟文書：廣告、經濟合同、各種帳簿等；其中經濟合同雖然以經濟為內容，但已為機關、團體和企事業單位普遍使用；

4、科技文書：實驗報告、技術鑒定書、專利申請書、診斷書等。

（三）公文：

指機關、團體、企事業單位根據各自的職權范圍、隸屬關系制發的具有法定效力和規范體式的文書。常用的有決定、決議、通告、通知、報告、請示、批復、函等。

二、公務文書的書寫格式：

（一）公文

根據2001年1月1日起執行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文的種類主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。這類公務文書的主要特點是具有法定效力，具體說來具有以下幾個特點：

（1）體現制發機關意志。公文的制作者（或稱作者）是機關而不是個人。所以它所提出的意見、反映的情況、發出的指令等不是代表個人，而是集體意志的體現。正因為如此，它才具有法定效力，也正因為如此，它的成文必須履行規定的程序。即起草公文應當完整、準確地體現領導的意圖，重要的公文應當由領導人親自動手或主持、指導；公文稿應由本單位辦公室部門進行校核；最后由本單位領導人審批簽發并加蓋公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用來存檔備查的，而是要根據各自隸屬關系和職權范圍行文。因此，公文又有下行、上行和平行的區分。

（3）需要辦理。發文與收文都必須按規定程序進行辦理。發文的程序主要有：擬稿、審核（再擬稿、再審核）、簽發、排印、核對、發文；收文的主要程序有：簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦等；最后要立卷、歸檔。這是一項很嚴肅的工作，按國家相關條例規定，收文單位如不按規定辦理公文，或推委、或陽奉陰違，要受到法紀處分的。

（4）有規范體式。由于公文是國家機關、社會團體和企事業單位行使職權，處理公務的最為正規、有效的工具，是公務文書的 主體部分。它需要行文與辦理，所以應當具有規范的體式，包括規定的種類和格式，以保證每份公文的權威性、完整性和有效性。我國黨、政、軍等各重要機關都制定了各自的公文規章，國家技術監督局還于1989年9月5日發布了《國家機關公文格式》，現行的行政公文規章是《國家行政機關公文處理辦法》，是國務院辦公廳1987年2月18日發布，1993年11月21日修訂，2000年8月重新修訂實施的。對有關公文的作用、種類、格式、行文規則、發文和收文處理程序都做了明確規定。

1、公文格式：

（1）紙張：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版頭占紙張的1/3；

（3）字號：如榕統物黨字[2008]第001號，這種字號簡稱是自擬的，放在版頭紅線上方中間，若無版頭的放在標題的右下方;（4）收文單位要全稱：如“福州市房地產開發總公司”，不可用“總公司”。有附件的應有附件說明，一般在正文下方3～5行處，書寫為：

附：××××（文件名）共××頁

（5）發文單位落款:在附件說明下3～5行的右下角，年、月、日應在單位名稱后兩字開始，年、月、日應用漢字，日期應是領導簽發的時間，不是擬稿的時間。（6）上報公文單位公章的下方：

主送：（上級）主送可放在正文的上面頂格、全稱，也可放在正文的最后 抄報：（上級）

抄送：（平級）主題詞：×× ×× ×××（按省政府主題詞表查）類別詞 類屬詞 文種詞 注意：

【1】 主送最好一個單位，相關的單位可抄報或抄送； 【2】 公文的送達不能越級；

2、公文的語言要求：（1）準確：

公文語言的準確性，是要求它完完全全地切合事實、事理和對收文者的期求。要達到這樣準確的標準，應當在遣詞造句上進行認真的推敲，具體要求是：

【1】選詞恰當。要把握分寸，對一些同義詞在運用時也要仔細掂量，做到褒貶恰當。如“調動”含有褒義，“發動”則屬中性，“煽動”則含有貶義；“效果”、“結果”、“后果”等也是這樣。【2】造句嚴密。要把公文的語言用準確，首先要選詞恰當，接著要在造句上下功夫，把意思嚴密地表達出來，做到無漏洞、無歧義，使閱者在理解和辦理執行中肯定無疑。為此在起草公文時，每一句話都應考慮：這句話的意思會不會有不同的理解？這種說法在理解和執行中會不會產生問題？深思熟慮、防患于未然，把每句話、每段話都說的滴水不漏。

【3】多用精確詞語，少用模糊詞語。由于公文真實性和實用性的要求，在內容表答上則應力求精確，能用精確詞語表達的，盡量用精確詞語。能做出數量統計的，最好用數字表達，數字表達最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務，不如用數字表達來的直觀，讓人直接看出你的成績所在。再比如增收 節支收到良好效果，不如用幾個數字來表達），因此要求公文草擬人員，對所要表達的情況和問題，做到胸中有“數”，在關鍵、要害之處必須精確表達，決不能含糊其詞。（2）簡要：

“公文貴簡”成為古今中外公文寫作的普遍要求，這是因為：第一，公文的寫作目的是為了辦理公務，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開這一實用目的去搞形象描繪、旁征博引、細說詳解，反而會分散閱者的注意力，對公文的辦理沒有幫助。第二，表達只有做到簡明扼要，篇幅才能短小，才可以節省人們大量的時間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語言簡要、篇幅簡短呢？首先應精簡內容。精簡內容要求緊扣主題，不在細枝末節上做文章，（如上報表彰請示），把握文章表達的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語言，力求用簡約的話語表達明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫者要豐富自己的語匯，提高概括能力。

例如：一份調查報告的原文有這樣一段話，“有的領導機關想出各種各樣的花招，向下攤派收錢。他們欺騙中央，根本不認真執行中央政策，下級機關和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機關亂攤派、亂收費，對中央的有關規定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽奉陰違，群眾意見很大……”，在這里連用幾個成語，文字簡潔了，概括力更強了。（3）莊重：

公文是為了辦公事、正事，其語言風格應該莊重。要保持公文語言的莊重應做到以下兩點：

【1】使用書面語言，一般不用口語。口語大多是隨口、隨時說 出，沒有經過悉心加工，不夠精確、嚴密，有的還不太文雅，有失莊重。如：

口語 書面語

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老實巴交 忠厚、老實

耍花招 弄虛作假

在公文中除了要直接引用群眾的口頭語、順口溜來說明問題外，都應使用書面語。

【2】使用平實的語言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語言風格，用在文學作品中無可厚非，但用在公文中，就與記實辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應當看場合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說不得體，但若是花枝招展地去參加會談或義務勞動等，就會給人以輕浮之感。因此公文語言應平易、樸實、不追求文詞的華麗。（4）規范：

公文語言應當規范，就是要符合約定俗成或明文規定的標準，這樣既能保證表達的準確、嚴密和統一，便于撰寫、理解和執行，而且有利于語言的純潔、健康和規范化。對于公文語言規范化的主要要求有8個方面：

【1】用字用詞規范。不能濫用繁體字，亂造簡化字； 【2】語句規范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無誤。防止句子成分殘缺，搭配不當，偷換主詞或其他概念；

【3】標點符號規范。它關系到能否正確地表達語句的意思，內容層次和邏輯關系。有的同志在草擬公文時把逗號、句號、頓號“三 位一體”，使打字員苦心猜測，誤工誤時；

【4】提法規范。對涉及黨和國家方針、政策等重要問題的提法，應以權威文件、原著為依據，不能隨意變換；

【5】數字規范。《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮慣語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼”；

【6】縮略語規范。公文中難免使用簡稱和其他省略語，但使用不規范，會令人費解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會使人不知所云；二是，為本文行文簡便，臨時使用的簡稱。一般應當先用全稱，并注明簡稱；

【7】計量單位的規范。必須使用國家法定的計量單位。我們常用的如長度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時；水量單位：噸等；

【8】使用公務文書慣用語。指有些局部用語多年來約定俗成，成為公務文書的慣用語，這也是一種規范用語。

如：

A、開頭詞語：為了、根據、據查、據反映、遵照、依照、由于等，主要表達行文的目的、依據、范圍等。

B、引敘詞語：接、前接、現接、現經、收悉、敬悉等，是引敘來文時的用語，如：你處關于××問題×年×月×日×××字×號文已收悉。

C、稱謂詞語：第一人稱用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱用“該”，如：該同志、該單位。使用沒有等級色彩。D、擬答詞語：同意、不同意，上下級均可通用。準予備案、按照執行、迅即辦理等是下行文的文尾用語。

E、綜述詞語：如為此、據此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語往往用在開頭的總敘述之后，用以連接以下分敘，起過渡作用或承前啟后作用。如：（開頭）××問題，如何、如何……，陳述后，對（為）此特提出以下幾點意見。

F、詢問詞語：如當否、是否妥當、是否可行、意見如何請批示等。這些常用于請示或報告的末尾。如“當否，請批示”，有時略有變化，可寫作：“如無不妥，請批轉××單位參照執行”，這一用法主要用于報告。

G、結尾詞語：特此報告、現予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類用語，有的用于平行文。“為荷”帶有感謝的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思。“為要”用于平行機關，有加強語氣的作用，不表客氣。

總之，公文語言的運用應掌握樸實、簡潔、準確、嚴密的這些特點。在語氣方面應注意，對上謙恭得體，對下明確到位，平級的要禮貌。

3、常用公文的具體書寫格式：（1）請示

主要用于請示上級機關指示或批準的事項。請示可分為：政策性請示和事務性請示。

政策性請示主要用于對黨和國家的方針、政策、法律和上級的指示等有不明確，或在工作中遇到無章可循的新情況、新問題，以及由于本單位情況特殊需要對上級的普遍要求加以變通時，以請示 的形式，請求上級機關指示。

事務性請示主要用于下級機關準備辦理按規定需要上級機關批準的事項，或者既需要上級機關批準又需要上級機關幫助的事項，或者雖然不需要上級機關批準但需要上級機關幫助的事項，以請示的形式請求上級機關批準或撥款。

我們工作中常用的是后一種即事務性請示。寫法：

【1】標題： 請示的內容加文種

例:“關于請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修的請示”

“請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修”這是請示的內容，而“請示”則是文種。

【2】內容：

A、請示的原因或事項，要求流暢、簡潔、易懂；

B、解決的辦法，不應太具體，只要指個方向；

C、另起一行：“妥否，請批示”或“是否妥當，請批示”； D、有附件的應有附件說明。注意：

【1】請示不能抄報，若需要同時送其他機關的應當用抄送形式，但不得抄送其下級部門； 【2】主送單位只有一個； 【3】一份請示只能請示一件事；

【4】必須有回復，而且一份批復對應一份請示。

（2）報告

報告主要用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或 建議以及答復上級機關的詢問。

報告按用途可分為：工作報告、情況報告、呈轉報告、答復報告。寫法：

【1】標題：報告內容加文種

例：“關于養老保險金歷年欠繳部分請求緩交的報告”

“養老保險金歷年欠款部分請求緩交”是內容，“報告”是文體。【2】內容： A、報告的目的； B、報告的內容；

C、最后另起一行：“特此報告”，或“以上意見如無不當，請批示”。注意：

【1】報告的批復可有可無； 【2】格式與請示相同； 【3】報告不得夾帶請示事項； 【4】請示與報告都不得越級。

（3）函

函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題以及向有關主管部門請示批準。它的特點是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無級別界限。函可分為告知函和問詢函。

函按主動和被動劃分為兩種：

去（來）函：主動提出商洽工作、詢問問題、請示批準的函； 復（答）函：被動答復來函的函。這兩種函的寫法不同。

【1】標題：同樣是內容加文種。

如：福州市統建辦物業管理處關于商調×××同志的函

“福州市統建辦物業管理處關于商調×××同志”是內容，“函”是文種。

【2】內容：

去函的內容：A、說明原因和理由；

B、講清商洽內容或請求批準的事項； C、請求復函。常用語有：“盼予復函”、“請于 函告”、“特此函達，希見復”、“請予審核批準”。

復函的內容：A、引述來函。規范寫法是“先引標題，后引 發文字號”（這是公文處理辦法規定的）。

例：你（貴）處×月×日發來的關于××××的函已收悉。B、答復來函提出的問題。單一答復的可在引述 來函后接著寫出答復意見。如有幾點答復意見的，應分條開列。

C、復函結語。慣用語有“特此函達”、“特此復 函”、“特此函告，務請見諒”等。注意：

【1】函的主送單位只有一個；

【2】函的寫作都應使用一些客氣用語，表現出平等協商、尊重對方的態度，當然也不必過于謙恭；

【3】寫作格式都是由標題、主送機關、正文、發文單位印章和成文日期構成。

【4】發文字號可用××函[××]號。

（4）會議記錄

這大家好理解，這就是會議的原始記錄。格式：

【1】 標題：×××會會議記錄

【2】 內容：A、會議的組織情況，包括時間、地點、參加會議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會議的議程或議題。這一部分以條款式進行記錄。

B、會議過程：主持人發言 到會人發言

C、會議是否做出決定，決定的事項。D、散會時間。

E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。

（5）會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。它是在會議記錄基礎上進行整理。它具有公文的法定效力和規范體式，但有的會議如學術性會議、座談會有一定隨意性，所以會議形成的紀要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。

會議紀要分為“辦公會議紀要”和“重要專題會議紀要”。辦公會議紀要寫法

【1】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。如：辦公會議紀要、支部會議紀要、董事會會議紀要等。

【2】 正文：由以下內容構成：

A、會議組織情況：這一部分可參照會議記錄的這一部分 來寫，也可用文字摘要概述式的來寫。B、會議內容：歸納分類概述。

C、會議形成的決議：用“會議議定事項如下”作起頭段。

（會議內容與會議形成的決議可合并寫，這種寫法每一議定事項應先寫議題，會議達成的共識和議定事項，則應寫“會議認為”、“會議決定”、“會議要求”等）會議精神和議定事項應當寫明確，并寫上分工部門或責任人，以便落實。

D、右下角發文單位公章與日期。專題會議紀要寫法

【1】 【2】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。正文：A、會議情況；

B、會議精神；

C、會議號召或會議要求。會議紀要應注意

【1】 真實、準確地反映會議情況、精神和議定事項，不能把少數人的意見或撰寫者個人看法寫進會議紀要，說成是會議的共識；

【2】 要突出會議的主題和要點； 【3】 表達明確而有條理； 【4】 不寫主送機關。

（二）事務文書

1、證明信： 格式：

證明信

××單位：

正文：所要證明的內容。特此證明。

出具證明單位名稱（公章）

年 月 日

2、介紹信： 格式：

介紹信

××單位：

茲介紹我處××部門×××同志到貴單位聯系××××事。請給予接洽。（或請給予支持）

此致 敬禮！

出具介紹信單位名稱（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天內有效）

3、申請書： 格式：

×××申請書

（×××指申請事項：如入黨、入團、請求分房、請求內退等）×××（領導或組織）：

正文部分：申請理由、申請事項，最后寫明請領導給予批 準。

此致

敬禮！

申請人：××× 年 月 日

4、計劃：

計劃應是積極的，具體可行的。是為了讓一定時期的行動有的放矢，和諧協調便事先制定切實可行的行動準則。計劃與規劃、方案不同，規劃是指6年以上的長遠計劃。由于規劃的時限長，情況在發展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點是方向性、總體性、全面性和長遠性，而方案是為了實現某一目標、完成某一任務而制定的具體安排和辦法。計劃的特點是科學性、挑戰性、預見性、明確性。格式：

【1】 標題部分由單位、時限、內容和計劃名稱組成，若是初稿或草稿應予以注明。

例：

福州市統建辦物業管理處二00四年工作計劃

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情況（歷史及現狀）、計劃依據、擬定計劃的目的等，最后寫明“特制定如下計劃”； B、目標和任務：（應明確具體）C、措施辦法：（應具體可行）a、思想上：怎么樣統一認識； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時間安排：

分成幾個階段（時間）何時完成。這一部分可用表格說明。

落款（制定計劃的單位名）

年 月 日

5、工作總結：

總結是對已經做過的工作進行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經驗教訓，獲得規律性的認識，以指導今后的工作。這類文書有時也稱為小結、回顧、體會、經驗、做法等。總結應包括成績、經驗、問題、教訓等內容。

事先做計劃，事后做總結，這已經成為常規。人們的各項工作就是通過計劃——實踐——總結——再計劃——再實踐——再總結的多次反復而不斷提高和發展的。基本格式：

【1】 標題： 由單位（或部門）、時間和文種組成 例：福州市統建辦物業管理處2004年工作總結

（也可以用通訊式的標題，如《實行優化勞動組合，調動職工積極性》（單式）；雙式的標題即主題加副題，如：《把德才兼備的年輕人推上領導崗位》

———××市××年人事工作總結

主題概括總結的主要內容、副題標明單位、時間、內容和名稱，（也可省略單位、時間））【2】文章結構： A、B、引言部分：一般寫工作的基本情況及成績，然后寫明總結如下：

正文部分：一般有兩種寫法：

一是按工作性質的幾個方面來寫（如：政治思想、工作、其他）

二是按歸納出的經驗教訓，條款式的來寫，這種寫法注意 要體現共性，也要體現個性。

6、述職報告：

顧名思義，就是敘述匯報你在一定時間內所擔任的職務、履行職責的情況，與工作總結不同的是，工作總結應在總結做法的同時歸納出經驗教訓，而述職報告一般不總結經驗。

述職報告一般包括三個內容： A、你所任職的部門、職務與職責； B、本的工作成績及存在的問題； C、下一的工作構思與設想。

7、規章制度：

是指機關、團體、企事業單位在不違背國家法律、法規的前提下制定的規范、約束人們行為的規則、章程和制度的總結。它的特點是：一是執行的嚴格性。規章制度一經生效，必須嚴格執行、認真遵守，如有違反要照章處理；二是表達的直接性。規章制度它規定人們應該做什么、怎么做、不能做什么、如有違反將怎樣處理。這些內容都應當直接提出，不擺事實，不談 道理，更不能拐彎抹角，一切都直說。三是語言的準確性。規章制度的所有規定都要不折不扣地執行，因此其用語應仔細推敲，務必做到準確嚴密，沒有漏洞，實行起來毫無疑問。四是形式的條文化。規章制度都采用條文形式，簡短的分條，較長的分章、分條，有的條下還分款。這要視具體情況來定。基本格式：

（1）標題：規章制度種類不同，標題的寫法也不完全一樣，歸納起來有4種寫法：

A、單位加內容加種類；如《物業管理處職工考勤制度》，也可以像公文標題那樣用《關于×××的規定》； B、內容加種類；如《門衛管理規定》，也可以用“關于××××的”來連接，如《關于黨內政治生活的若干準則》；

C、單位加種類；如《物業處企業章程》；

D、人員加種類；如《電工操作規程》、《××崗位職責》等。

（2）正文：一般是條款式的，可以從正文開頭到結尾按條款排列內容。也可以在正文的開頭先寫個總帽，說明目的和根據。

（3）規章制度的種類與用法：

A、條例：過去使用的較為普遍，但現在規定比較嚴，國務院辦公廳最近規定：國務院各部門和地方人民政府制定的行政法規不得使用“條例”。這樣，“條例”已成為黨中央制定黨規和國務院制定行政法規的名稱之一。

B、規定：與“條例”相比，規定的針對性較強，適用范圍集中，對時間、地點、方式、方法和數量等多作出規范、約 束。各機關、團體、企事業單位都可以使用。

C、辦法：對處理某項工作或解決某種問題制定的原則和方法。它既有指導原則，又有具體辦法。

D、細則：為執行上級機關的法規和規章所制定的明細規則，它必須依據這一法規或規章，并根據本單位的實際情況將其具體化，以利于執行。

E、章程：各政黨、社會團體制定的規定組織宗旨、任務、制度、成員的權利和義務等內部原則和事務的文書，國家機關及其職能部門和企事業單位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是對每天工作和活動情況的記錄。它的作用主要是：一是供領導掌握情況；二是作為繼續解決問題的依據；三是作為情況簡報、大事記、工作總結的素材；四是作為歷史資料備查。

工作日志主要內容有：

（1）日常工作的進展情況。如完成了某項任務，草擬了什么文件，出了幾期簡報，給誰辦了什么手續，什么事情正在辦理等。

（2）人員流動的情況。如某人因何事到何處（如×××同志到×××單位，洽談物業托管事宜，或簽訂托管合同等），某人因某事未來上班，某人從某處返回單位，外單位某人因某事來本單位等。

（3）信息交流情況。什么部門或機關發來什么文件材料，打來什么電話、發來什么信函、收到什么通知。本單位或本部門向某外單位發出了什么文件、材料、寄出了什么文章、給哪個單位的哪個人去了什么電話（有什么反響）、給哪個單位或個人發了什么內容的信函等。

（4）突發情況：如突擊大檢查，小區發生了一些重大案件，本部門、本單位發生了一些事故，或天災人禍造成的后果等。寫工作日志注意的問題：一是要及時記；二是要真實；三是要寫有價值的事；四是要掌握詳略分寸，一般只要求把時間、事件記清楚。要注意：單純的陳述性內容，可以寫得簡略些，不必過詳，需要辦理的事要寫的具體些（如情況如何、要求解決什么問題、解決的方法是什么，都要寫明白），以免辦理起來出差錯；五是事項的擺法視情況而定，能歸納的盡量歸納，難以歸納的可按事情發生的先后順序敘述。

9、大事記、協議書、意向書、經濟合同等。（略）

總之公務文書的寫作把握住以下幾點就不難了：

一、要正確使用文體；

二、用詞要準確；

三、句子要簡潔

四、文章要流暢；

五、文章語氣，對上要恭敬得體，對下要準確到位，對平行單位要禮貌；

六、文中的稱呼與落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第五篇：公文寫作常識

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(2009-01-08 10:09:58)標簽：雜談

分類：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據的事實現象、統計數字、政策法規、上級精神等等。公文材料不同于文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據和事實情況。

精神依據是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規，上級領導機關所頒布的相關政策、規定以及其他有關的文件精神。

事實情況包括直接發生的和間接轉引的。公文中所反映的情況主要指直接發生的、發現的、總結概括的事實情況，即本地區、本部門、本單位遇到的問題、發生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經驗）種種。它在公文里表現為具體事例、現象概括、數字統計等形式。這種直接發生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況里也包括間接轉引來的事例、概述、數字、經驗、成果等。無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。“情況確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環節的工作：占有、篩選、核實、加工。

（一）詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數字，這都是公文表達出來的“干貨”，當然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要盡可能詳細具體地占有，寫出來的才有說服力。占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：

1．平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發。古人所謂“積學”，指的就是這個道理。“得之在俄頃，積之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優而用，妙緒泉涌。

2．受領任務后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進一步領會精神實質，然后查閱上級領導機關所頒布的相關政策、規定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜志上相關的情況報道和國內外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統計數字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構思之前，實地調查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調查了解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發現新問題、新經驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調查研究。實踐證明，組織召開座談會、調查會是一種快捷而有效的方法。如果發現實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實際。即使發現實際情況與領導意圖相抵觸，也要尊重客觀實際，采用恰當的方法，妥善協調。這是唯物主義者應有的態度，也是黨性的表現。

（二）嚴格篩選材料

調查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據以下三個標準： 1．材料的相關性

這是以寫作要表現的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區別對待不同材料的。與公文主旨有關聯的材料，取；無關的材料，舍。在已經選取的材料中進一步篩選：與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構思十分重要。不經過這一步，就很難搭起架子。2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現該類事物的總體本質特征，并且預示著該類事物總體的發展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質量對于整篇公文質量的重要作用和影響。3．材料的新穎性

這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現實發展中出現的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發展的新形勢下出現的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料，采用新視點來“燭照”，也可能會發現它具有現實啟發意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察思考，也可能會有新的發現。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期領導和群眾所關心的“熱點”、“難點”、“敏感點”，也往往是行政領導研究工作的“興奮點”、“新鮮點”，作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）認真核實材料

對于材料的核實工作，貫穿于材料準備過程中的占有、篩選、加工等各個環節。這里集中研究一下是必要的。

一切虛構的、生編亂造的、未經核實的材料，包括情況、數字、引文等都不能用于公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數字、引文等一定要準確。一旦發現疑點就要更正或刪除，這是件嚴肅的工作。否則一字之差，后果不堪設想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實。

聯系近年來一些公文中出現的差錯，更會使我們認識到核實材料的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復幾遍但都須態度認真，抱著強烈的責任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現代科學技術分析方法。例如，一件事情的發生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內在聯系，這都要核實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必須予以注意。再如，一個統計數字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要核實一下真假與誤差：它的統計指標體系是否科學合理，是否合乎中國的當代的現實，用在某一地區、某一專業或行業是否適合，等等；它的統計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經常采用的“算術平均加權系數”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當，是否符合實際，是否能夠反映現實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值，用它干什么！而且，在數字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結合起來，起到證明觀點的作用，則是比較復雜的核實工作了，那需要在審核文稿階段進一步核實。應該提醒注意的是，當前有些上行公文以及工作總結、調查報告中，不僅情況不確實，而且數字也不準確，站在這樣不可靠的材料基礎上，很難得出全面、正確的結論。

（四）合理加工材料

選定材料經過核實之后，還應該對材料進行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實際操作中可以對材料進行三個方面的加工： 1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論過多的無關的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明，在表達方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2．合并提高加工

同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變為概述，或者保留一個“點”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點面結合。同類數字，可以相加，抽取合并后變成一個綜合數字。變換角度“提高”原材料可用性。例如，某一活動，在工廠寫的材料中是工人資金短缺，向銀行貸款后“借雞下蛋”，搞活全廠；而在銀行的材料中是貸款給工廠，“放活水養肥魚”，提高了使用率，盤活了存款。將這兩個材料放在一起，針對同一活動，從行政機關角度去分析，則是政府的宏觀調控效果。3．文字潤色加工

適體剪裁、合并提高之后，再審讀材料，進行文字潤色，從而進一步提高材料的質量。

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公文寫作基本要求之表述準確結構嚴謹(2009-01-08 10:08:33)標簽：雜談

分類：工作日志

表述準確，包括表達方式正確，適合公文特點；表達效果不走樣，準確、規范。結構嚴謹，包括各部分內容劃分合理，布局安排恰當，條理清楚，注重內在聯系的外部形式，使全篇首尾相應、渾然一體。

（一）直述不曲，表述準確

一般文章的表達方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經常使用的表達方式是敘述和說明，也有少量的議論。至于描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個別事務公文中使用，如調查報告，或在講話稿中使用，也是極為少量。1．公文常用的表達方式

敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經歷情況和事物發展過程的表達方式。

通常認為，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果（即新聞的“五個W一個H”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復數的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細述”。按結構形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發生的時間先后或事件本身的發展過程來敘述；后者按事物的空間位置來敘述。按時間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補敘，這實際上是把常用的縱敘法按時間順序進行的再細分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的《湖南農民運動考察報告》。

敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當，起伏有變。

說明 說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環境和背景材料時往往用說明方式。常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點、辨明是非，借以說服人的表達方式。公文中較少使用；使用時也要少而精。論點、論據、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點，證明這一論點的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。

這里還要說明一點，個別文種根據表達需要，采用描寫方式時，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結合在一起，或干脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當一個成分，顯得只敘不描，文字簡練。調查報告等文種中有時采用這種方法。2．直述不曲，表述準確

撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說什么，不用比喻、借代、轉類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。

常寫文章的同志都有體會，文章寫短難，表達直筆難。這就要求觀察更深入更細致，一下子抓住主要特點，并用平實的語言表述出來；要求思考更深刻，認識更全面，表達更準確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。

表達準確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關系。公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質，其特點表現為準確、莊重、簡要、平時等。這里集中談談準確。準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。表述準確，是一條十分嚴格的要求。因為公文是用來指導工作、反映情況的，一詞一句，一個概念、判斷、推理，搞得不準要誤大事。所謂準確，就是只能有一種解釋，不能產生歧義。產生歧義，是公文表達的大忌。要做到語言準確，可以從兩方面入手：一是詞的內涵與所要表達的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當和明確的限制。對外延有了明確限制才會做到無懈可擊，內涵與用意完全一致才不會產生歧義。

（二）條理清楚，結構嚴謹

這屬公文的正文結構問題，也是構思中謀篇的內容。

簡短的公文，主要包括緣由、事項、要求等三部分內容，結構形式大同小異。正文開始要寫發文緣由（引據、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領起第二部分。第二部分是事項（內容、進程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結語，各個文種互不相同，也有提出要求（希望、號召等）的。

篇幅較長，信息量大，有點份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復雜。但無論多么復雜，也一定要條理清楚。這首先是個“識見” 問題，只有思維清晰，條理才會清楚，想法太亂寫出來也會亂，所以理順思路很重要，是個前提條件。有了前提還要學習他人的經驗，在實踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個道理。

安排好結構，做到條理清楚、結構嚴謹，可注意以下三個問題： 1．層次和段落 一篇公文的結構，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。

所謂層次，就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：

總分式 開始先作總的概括（前言，似“導語”，總結報告中則是總體評價），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯系（前后、因果、重輕都可以根據用意來安排），形式上是并列（用序號、小標題或“跳行”），最后一個小結（強調式、升華式、號召式、無尾式或慣用結語）。指示性通知、獎懲性通報、工作計劃、調查報告、綜合報告等文種，常用這種結構形式。

遞進式 各層次內容層層推進，前后有一定關系。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。

時序式 也叫貫通式。按事物進程、時間推移來安排結構。情況報告、事故報告、專題報告等文種，常用此種結構形式。

所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項內容、時間發展階段等來劃分。2．照應和過渡

照應 就是公文內容的前后要有關照和呼應。常用方法有三種：首尾照應，前后照應，題文照應。

過渡 就是上下文之間的銜接和轉換，起到承上啟下的作用。一是內容轉換時需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用在總括文字（前言）的段落末尾，如“現將具體情況報告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長的公文中表示內容的明顯轉換）。3．開頭與結尾

開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領起全文，不支不蔓；還要簡短凝練，文字少而內容集中，并且文字新穎，引人注目。元代人說的“鳳頭”就是這個意思。

結尾 常用的方式有總結式、強調式、要求式、呼應式、號召式，等等。但要寫得實在，不著空文，要干凈利落，不能拖泥帶水。元代人說的“豹尾”，就是說結尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)標簽：雜談

分類：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上級機關用來批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章，向下級機關和有關單位傳達需要周知或者共同執行的事項，以及用來任免和聘用干部的。

通知的特點：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、廣泛性。通知的廣泛性表現在多方面。

3、時效性。通知有一定的時效要求。

通知的分類：

根據內容的不同，通知大體可以分為五類：

1、批轉、轉發、頒發性通知。

2、指示性通知。

3、事務性通知。

4、會議通知。

5、任免通知。

批 復

一、批復的概念

批復是用于答復下級機關請示事項的回復性公文。其制作和應用一般以下級的“請示”為條件。當下級機關的工作涉及到方針、政策等方面的重大問題，報請上級機關審核批準時；當下級機關在工作中遇到新情況、新問題，無章可循，報請上級機關給予明確指示時；當下級機關遇到無法解決的具體困難，報請上級機關給予指導幫助時；當下級機關對現行方針政策、法規等有疑問，報請上級機關予以解答說明時；以及當下級機關因重大問題有意見分歧，報請上級機關裁決時，上級機關都應該用“批復”予以答復。除此之外，有時“批復”還被用來授權政府職能部門發布或修改行政法規和規章。

二、批復的特點

1、針對性。批復的針對性反映在兩個方面：一是批復必須針對請示機關行文，而對非請示機關不產生直接影響；二是批復的內容必須針對請示事項，不涉及請示事項以外的內容。

2、回復性。批復的內容屬于回復性的內容。因為批復的制作和應用是以下級機關的請示為條件，對上級機關來說是被動的發文，下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項。并且，上級機關對請求事項無論同意與否，都必須有針對性地明確予以回答。

3、權威性。批復是答復下級機關請求事項的回復性公文，它提出的處理意見和辦法，代表上級機關對問題的決策意見，對下級機關具有行政約束力。特別是對一些重大事項的答復，體現了黨和國家的有關方針、政策，具有權威性。所以批復一經下發，下級機關必須遵照執行。

三、批復的分類

根據內容、性質的不同，批復可分為兩類：一類是審批性批復；一類是指示性批復。審批性批復主要是針對下級機關請示的公務事宜，經審核后所作的指示性答復。比如關于機構設置、人事安排、項目設立、資金劃撥等事項的審批。指示性批復主要是針對方針、政策性問題進行答復。這一類批復，不只是對請示機關提出請示事項的答復，而且批復的指示性內容，在其管轄范圍內，具有普遍的指導和規范作用。另外，授權政府職能部門發布或修改行政法規和規章的批復，也屬于指示性批復。

四、批復的結構、內容和寫法

批復由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

1、首部。包括標題和主送機關兩個項目內容。

（1）標題。批復的標題有多種構成形式：一種是由發文機關名稱、批復事項、行文對象和文種構成；一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；第三種是由事由和文種構成；第四種是由發文機關名稱加原件標題和文種構成。

（2）主送機關。批復的主送機關是指與批復相對應的請示發文機關。授權性的批復，主送機關應當是被授權發布施行行政法規和規章的下級機關。

2、正文。正文是批復的主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批復與一般批復的寫法有所不同外，其他批復的結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。

（1）開頭。通過引敘來文以說明批復緣由。首先點明批復的下級機關并寫明來文日期、標題和文號，以交代批復的根據。

（2）主體。主要說明批復事項。應當根據國家的方針，政策、法令、法規和實際情況，針對“請示”的內容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復，在批復事項后面概括提出希望和要求，進一步強調批復的主旨。

（3）結語。一般用“此復”“特此批復”等習慣用語。

3、尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。署名寫上批復機關單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。

五、撰寫批復應注意的問題。

1、注意行文的針對性。下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項。

2、批復的觀點要明確。無論審批性批復還是指示性批復，上級機關的態度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級機關無所遵循。

3、批復要及時。批復是因下級機關的請示而行文，凡下級機關能夠向上級機關行文請示的，說明事關重要，時間緊迫，急需得到上級機關的指示和幫助，所以上級機關應當及時批復，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

4、批復的行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴，以充分體現批復的權威性。

函

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點

（一）溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

（二）按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

（四）結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

會 議 紀 要

一、會議紀要的概念

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于黨政機關、社會團體、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括地反映會議精神，以便與會者統一認識，會后全面如實地進行傳達組織落實開展工作的依據。同時會議紀要可以多向行文，具有上報、下達以及與同級機關進行交流的作用；向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導；向同級機關發送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持和配合；向下級機關發送，用以傳達會議精神，以便下級機關貫徹執行。

會議紀要通常情況只印發到會的單位，視情況抄送有關的單位。為便于上級了解工作開展情況，也要抄報上級主管部門。

二、會議紀要的特點

（一）紀實性。會議紀要是根據會議的宗旨、議程、會議紀錄、會議活動情況等有關材料綜合整理出來的公文。在會議紀要中不能隨間篡改會議的基本精神，不能擅自增加或冊減會議的內容，不能隨便更動與會者議定的事項，不能對會議達成的共識進行修改，也不需要對會議或會議的某項內容進行分析、評論。它要求如實地記載會議的基本情況，對會議存在的分歧意見和問題等，也要真實、概括地予以反映。會議紀要具有紀實性特點，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價值。

（二）概括性。會議紀要不同于會議記錄。會議記錄是由專人把會議的基本情況如實記錄下來的書面材料，會議紀要，是根據會議的中心議題、指導思想和議定事項，在會議記錄所提供材料的基礎上，經過概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會議記錄相比，會議紀要能夠更集中地反映會議的精神實質，具有高度的概括性。

（三）指導性。會議紀要有兩項功能，一項是“記載”，一項是“傳達”，并且通過“記載”去“傳達”，它所記載、傳達的會議情況和議定事項，是與會者及其組織領導者的共同意志的體現，是會議成果的結晶，集中反映了會議的精神實質，因而具有很強的指導性。

三、會議紀要的分類

根據會議性質不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和專項會議紀要。

辦公會議紀要是各級黨政機關、企事業單位、社會團體召開的定期或不定期的工作會議形成的會議紀要。專項會議紀要是為研究專項問題而召開的會議所形成的會議紀要。

根據內容的不同，會議紀要分為專題型紀要和綜合性紀要。這種內容的會議紀要比較普遍。

專題型紀要主要反映與會者就會議主要議題，在統一認識的基礎上所形成的決定、決議。這種紀要多用于黨委會議和機關的行政會議，或座談會、研討會等。

綜合性紀要則側重于全面概述會議基本情況，包括會議的議題、討論情況、討論結果等。這種會議紀要多用于領導集體辦公會議等。

四、會議紀要的結構、內容和寫法

會議紀要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

（一）首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。

會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《全國城市愛國衛生現場經驗交流會紀要》、《關于改革××局、××局管理體制的會議紀要》等。也有的由發文機關、會議名稱和文種構成，如《××集團公司經理辦公室會議紀要》。

成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間。一般在標題下居中位置用括號注明年、月、日。也有把成文時間寫在尾部的署名下面。

（二）正文。公議紀要正文的結構由前言、主體和結尾三部分組成。

1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現將會議主要精神紀要如下：”等語句轉入下文。這項內容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。

2、主體。是會議紀要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

另外，在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也有不同。

決議型紀要，主要根據中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內容一一表述清楚。

綜合性紀要，主體內容則側重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。

3、結尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內容寫完，全文即告結束。

（三）尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

署名只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首部已注明，就不再寫。

五、撰寫會議紀要應注意的問題

撰寫會議紀要應當注意的兩個問題：一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。

請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。請示屬于上行公文，其應用范圍也比較廣泛。

二、請示的特點

1、針對性。只有本機關單位權限范圍內無法決定的重大事項，如機構設置、人事安排、重要決定、重大決策、項目安排等問題，以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可以用“請示”行文。請示上級機關給予指示、決斷或答復、批準。所以請示的行文具有很強的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級機關對呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。

3、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個主送機關，即使需要同時送其他機關，也只能用抄送形式。

4、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級機關指示、批準的公文，如能夠及時發出，就會使問題得到及時解決。

三、請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示；

2、請求批準性請示；

3、請示批轉性請示。

四、請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。

（1）標題。請示的標題一般有兩種構成形式：一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。如《××縣人民政府關于××××××的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于開展春節擁軍優屬工作的請示》。

（2）主送機關。請示的主送機關是指負責受理和答復該文件的機關。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。

2、正文。其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。

（1）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的根據。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級機關才好及時決斷，予以有針對性的批復。

（2）主體。主要說明請求事項。它是向上級機關提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級機關給予明確批復。

（3）結語。應另起段，習慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉各地區、各部門研究執行”等。

3、落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。標題寫明發文機關的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時間××××年××月××日。

五、撰寫請示應注意的問題

請示的寫作首先要和“報告”文種相區別。在這個前提下，一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實，不要為了讓上級領導批準而虛構情況，也不要因為沒能認真調查而片面地擺情況，提問題；三要理由要充分，請示事項要明確、具體；四要語氣要平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。

報 告

一、報告的概念

報告是機關單位向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，以及答復上級機關詢問的陳述性公文。

報告屬上行公文，應用相當廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級機關匯報工作，反映本部門，本單位貫徹執行各項方針、政策、批示的情況，反映實際工作中遇到的問題，為上級機關制定方針、政策或者作出決策、發指示提供依據；也可以用來向上級機關陳述意見，提出建議，如針對本地區、本單位、本部門帶有普遍意義或傾向性的問題，提示解決的途徑，為上級機關當好參謀；還可以用于答復上級機關的詢問，使上級機關在全面掌握情況的基礎上，準確、有效地指導工作。

但是，在日常公務活動中，一些行政機關單位尤其是企事業基層單位，往往把“報告”與“請示”相混淆。2000年8月20日，國務院關于發布《國家行政機關和公文處理辦法》，明確地將“請示”和報告作為兩類兩種公文。

“報告”和“請示”是為數不多的上行文文種，是下級機關向上級機關呈報的公文。它們的區別在于：

1、性質不同。報告是陳述性公文；請示是呈批性公文。

2、行文目的不同。“報告”的目的在于匯報工作，反映情況，提出意見和建議，回答上級機關詢問，以便上級機關了解本單位情況，從而有針對性地予以指導；而“請示”的目的，是為解決某一問題，請求某一問題，請求上級機關作出指示或予以批準。

3、行文時間不同。報告是在工作結束后或工作正在進行中行文。而請示則必須在事前行文，不得先斬后奏。

4、主送機關不同。報告的宗旨在于為上級機關提供信息，不是為了讓其批復，因而允許多頭主送。而請示是為向上級機關請求批示或批準的，只能寫一個主送機關，不允許多頭請示。

5、事項的多少不同。報告的事項可以是一件，如專題報告，也可以是多件，如綜合報告。而請示的內容必須遵循“一文一事”的原則。

6、答復的形式不同。報告不要求上級機關回復。而請示則要求上級機關及時批復回文，給予明確答復。

二、報告的特點：

（一）行文的單向性。報告是下級機關向上級機關行文，旨在為上級機關提供情況，不需要受單位批復，屬單向德文。

（二）表達的陳述性。報告用于匯報工作、反映情況。具體地陳述本部門、本單位貫徹執行各項方針、政策的情況，某一階段做了哪些工作，怎樣開展的，取得了哪些成績，存在什么問題，表達手法是敘述和說明。

三、報告的分類

根據性質的不同，報告可分為綜合報告和專題報告兩種；根據時間期限的不同，可分為定期報告和不定期報告兩種；根據內容不同，可分為工作報告、情況報告、建議報告、答復報告和遞送報告等。需要說明的是，有些專業部門使用的報告文書，例如“調查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”、“立案報告”、“評估報告”等，雖然標題也有“報告二字，但其概念、性質和寫作要求與行政公文中的報告不同，不屬于行政公文范疇，不應與之混淆。

按內容劃分的幾種報告：

（一）工作報告。是向上級機關或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。如國務院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會議上所作《政府工作報告》，×××在××省××會議上所作的《計劃生育工作報告》。

（二）情況報告。是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態等的報告。這種報告便于上級和機關根據下級情況，及時采取措施，指導工作。

（三）建議報告。是指根據工作中的情況動向和存在問題向上級機關提出具體建議、辦法、方案的報告。

（四）答復報告。是針對上級機關向下級機關提出詢問或要求，經過調查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告。

（五）遞送報告。是以報告的形式，向上級呈報其他文件、物件的說明性公文。

四、報告的結構、內容和寫法

報告一般由首部、正文和尾部組成，其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題和主送機關兩個內容。

報告的標題常見的形式有兩種，一種是由發文機關、事由和文種構成，如《××部關于××抗災救災工作情況的報告》；另一咱是由事由和文種構成，如《政府工作報告》等。

報告的主送機關可以是一個，也可以是幾個。頂格寫于文首、其后用冒號。

（二）正文。報告正文的結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。

1、開頭。主要交代報告的緣由，概括說明報告的目的、意義或根據，然后用“現將××情況報告如下”一語轉入下文。

2、主體。這是報告的核心部分，用來說明報告事項。它一般包括兩方面內容：一是工作情況及問題；二是進一步開展工作的意見。

在不同類型的報告中，正文中報告事項的內容可以有所側重。工作報告在總結情況的基礎上，重點提出下一步工作安排意見，大多都采用序號、小標題區分層次。建議報告的重點應放在建議的內容上，也可以采用標序列述的方法。答復報告則根據真實、全面的情況，按照上級機關的詢問和要求回答問題，陳述理由。遞送報告，只需要寫清楚報送的材料（文件、物件）的名稱、數量即可。

3、結語。根據報告種類的不同一般都有不同的程式化用語，應另起段來寫。工作報告和情況報告的結束語常用“特此報告”；建議報告常用“以上報告，如無不妥，請批轉各地執行”；答復報告多用“專此報告”；遞送報告則用“請審閱”“請收閱”等。

（三）尾部。一般包括署名和成文時間兩項內容

關于署名，如果標題中有發文機關名稱，這里不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機關單位或主要負責人姓名。之后，于其下寫明年、月、日期，并加蓋單位公章或主要負責人印章。

五、撰寫報告應注意的問題

（一）嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請求混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復而影響請示事項的處理和解決。

（二）材料要真實。向上級機關匯報工作應該本著實事求是的態度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能只報喜不報憂，也不能夸大和虛構。上報的公文應該在調查研究、全面掌握本單位情況的基礎上撰寫。

（三）主旨鮮明。報告的內容，一般涉及的面寬而且復雜，很容易寫的篇幅較長而又重點不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時，力求寫的觀點鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。

行政機關公文格式中常見問題及對策(2009-01-08 09:31:45)標簽：雜談

分類：工作日志

行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書。公文格式規范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機關的公文格式有嚴格的規定和要求。本文針對實際工作中公文格式常出現的不規范現象進行了歸納分析，提出了相應的對策。

一、公文格式中常出現的不規范現象

1．發文字號標注不規范。在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。有的單位發文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發文字號序號出現編虛位（即001），出現“××函〔2007〕001號”等不規范格式。

2．文種使用不當。有的基層單位要求上級機關投資補助的上行文，應用“請示”文種錯用為“報告”文種，無法得到上級機關的“批復”；有的單位將對下級單位的“批復”錯用為“函”的文種。公文標題中錯用文種，往往使公文失去其應有的嚴肅性。有的甚至嚴重影響行文的作用和效率。

3．公文標題不規范。有些部門有不規范的做法是：一是標題中濫用符號；二是在公文標題的擬制上，冗長繁瑣。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用頓號和書名號；標題中“事由”概括得不簡要，轉發（批轉）性文件，標題照搬照抄，層層照轉，一個詞組套一個詞組，冗長臃腫。

4．引用文號不規范。有些部門公文中，將其順序前后倒置。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。例如，“根據鐵道部鐵辦〔2007〕12號文《關于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為“根據鐵道部《關于×××的通知》（鐵辦〔2007〕12號）”。

5．結構層次序數使用不規范。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。規范的結構層次序數要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數與上位序數倒置；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號，寫成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標識不規范。常出現的問題：一是標注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯合行文主辦機關簽發日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規范。印章是公文制發機關對公文負責的憑證，必須規范使用。但常出現不規范現象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。印章正確的加蓋位置：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標注不規范。一是附件和正文間隔或大或小；二是把被批轉、轉發、印發和發布、公布的內容作為附件處理；三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號；五是附件跟附注區分不清，在印發文件時不管是附件還是附注全當作附件，導致關系的確認錯誤。

9．抄送機關標識不規范。抄送機關標識用來標識除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。有些公文抄送單位順序不規范，未按照“主送應先路內后路外、抄送應先路外后路內”的規定標注。有些公文常出現“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規范問題。

10．公文中的表格不規范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規定，橫排的表格單頁碼應置于表的左下角，雙頁碼應置于表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。但在實際工作中常常混淆。

11．版記不規范。一是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發布、批轉、轉發、印發或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發布、批轉、轉發、印發內容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時未將多余的黑色反線刪除。五是印發機關、印發日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發日期或混同于成文日期，或用漢語數字標識。

12．發文機關標識不規范。有些單位發文機關標識不統一，不規范。有的單位用白紙制發公文，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規范的原因

1．思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。對《辦法》不熟悉，對公文格式規范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理的規范和要求。

2．公文審核程序不規范。有的業務部門把要求以上級機關的名義上報、下發的公文直接送上級機關的領導同志審批簽發，而沒有先送上級機關的文秘部門核稿后送簽。“倒流”辦理的公文，因為沒有文書環節的登記，無法掌握公文運轉的動態，影響辦文效率，甚至會影響工作的開展。

3．人員素質有待提高。一些公文處理人員未經過系統的業務培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規章制度不太了解，對公文印制規則標準不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質。

三、規范公文格式的對策

1．加強領導，提高思想認識。各級領導和機關工作人員要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，加強對審核人員的培養和使用并保持人員的相對穩定。各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規范化工作的自覺性。

2．健全制度，規范公文辦理程序。在公文處理的各個環節都要把好關，從公文的擬稿、審核、簽發、編號、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規范，明確各環節的權限和責任。要有嚴格的公文處理流程，實現公文處理工作的規范化、制度化和科學化。

3．加強學習，提高公文處理人員素質。要加強公文處理人員的建設，注重理論學習，刻苦鉆研，掌握必要的基礎知識、精深的專業知識，熟悉公文處理方面的知識。培養熟悉公文處理規定，有理論素養、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩定性。辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或專職人員，并有專門負責公文審核把關的人員。

4．加強督查，保證公文質量。上級機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監督檢查。制定嚴格的公文處理程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關。加強對公文格式規范化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業務培訓和學習交流，學習并借鑒好的經驗和做法，開展研討交流活動，提高公文處理人員的思想素質和業務水平。定期組織公文處理質量檢查，并設立考核考評和定期通報制度，不斷提高公文質量。

行政公文寫作技巧(2009-01-08 09:28:46)標簽：雜談

分類：工作日志

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規范格式的

應用文。它是特殊規范化的文體，具有其它文體所沒有的權威性，有法定的制作權限和確定的讀者，有特定的

行文格式（注意：比模式更進一步）并有行文規則和辦理辦法。我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18

日發布、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中

要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根

據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境，為避免上下文重

復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口

語，不用方言土語，十分規范。

需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關于、由于、對于、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經辦

用語。如：經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五

是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；

函；會議紀要。

公文主文結構，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點。

一、標題

1．規范式：三部分，即：發文機關＋事由＋文種

――用于重要、莊重的公務

2． 靈活式

A 二部分：一是發文機關＋文種

（以上標題下可加時間）

二是事由＋文種

三是“轉發+始發機關及原通知標題”

Ｂ 一部分：只有文種

――常是不大重要的公務，帶周知性

★帶發文機關的標題下面如寫發文時間，則須用括號，公務須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。

二、正文

1．主送機關（面向機關全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織

關系）

2． 正文

A． 原由：一是依據：

# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等；常用“目前?”類時間狀語 ；簡介人物及事跡

#文件： 常用“根據?”；往往是一句話

# 意義：議論：常用“是?”

# 作用 ：常用“將使?”

二是目的：常用“為?”

原由部分可省略，或只省略依據、目的之一。

B 事項：（內容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達）

1.并列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯系，獨立性強，但共同為

說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。

并列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中并列的內容可用數字、分號（；），也可用句子并列

式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運用序碼。順序是

一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。

C 結尾：（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。

請示模式