第一篇：行政機(jī)關(guān)公文寫作常識(shí)

行政機(jī)關(guān)公文寫作常識(shí)

一、公文寫作的特點(diǎn)

公文寫作的對象是公務(wù)活動(dòng)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要的工具。其特點(diǎn)：

(1)由法定作者制發(fā)，具有法定的權(quán)威性：

（2）具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用；

（3）具有規(guī)范的體式；

（4）必須履行法定的生效程序。

二、行政公文的種類及類型

公文的種類，共13種。主要是：（1）命令（令）；（2）決定 ：（3）公告 ：（4）通告；（5）通知；（6）通報(bào)；（7）議案：（8）報(bào)告；（9）請示；（10）批復(fù)；（11）意見；（12）函；（13）會(huì)議紀(jì)要。

文種適用范圍：

（1）命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員；

（2）決定 適用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)；

（3）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)；

（4）通告 適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；

（5）通知 用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員；

（6）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。；

三、行政公文體式

公文的一般體式包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、印章、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、機(jī)密級(jí)、緩急程序、閱讀范圍等。文頭部分 行文部分 文尾部分

公文的規(guī)范體式：一指撰寫公文所采用的語體（現(xiàn)代漢語語體）；二指格式，即公文結(jié)構(gòu)與公文各組成部分的文字符號(hào)在載體排列上的規(guī)定形式。公文的擬制必須遵循規(guī)范化的體式，其目的是為了維護(hù)公文的法定效力和機(jī)關(guān)的權(quán)威性，也是為了實(shí)現(xiàn)公文工作標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率。

四、公文寫作技巧

（一）明確主旨

公文的主旨就是公文作者為了寫作目的的需要，通過公文的全部內(nèi)容所表達(dá)的主要觀點(diǎn)、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的“靈魂”和“統(tǒng)帥”。在寫作過中主旨一經(jīng)確立，即對材料的組織、結(jié)構(gòu)的布局、語言的運(yùn)用以及表達(dá)方式等起到制約和調(diào)控作用。因此，正確確立主旨，使之合乎要求，是寫好公文的關(guān)鍵。主旨”像其他文章的主題、中心思想、中心論點(diǎn)一樣，是公文的“靈魂”和“統(tǒng)帥”，也同樣應(yīng)該貫穿首尾，統(tǒng)攝全文。但公 文作為一種獨(dú)立的文體，其主旨有其獨(dú)特之處．

（二）、材料準(zhǔn)備

所謂材料，在文學(xué)作品和非文學(xué)作品中的含義并不一致，在公文中材料是指作者從實(shí)際生活和工作中搜集、提取以及寫入公文中的事實(shí)和論據(jù)。公文寫作離不開材料，它是構(gòu)成公文的基本要素一。具體地講，公文材料是指公文作者為了表現(xiàn)公文主旨，從現(xiàn)實(shí)工作、學(xué)習(xí)和生活中攝取并寫入公文中的一系列內(nèi)容，包括情況、背景、目的、根據(jù)、辦法、措施、意見、規(guī)定、時(shí)問、數(shù)字等的統(tǒng)稱。它是提煉公文主旨的基礎(chǔ)和依據(jù)。材料對主旨具有制約作用。有什么樣的材料，就可以提煉出什么樣的主旨。主旨能否做到正確、鮮明、集中，關(guān)鍵取決于材料的優(yōu)劣?！扒蓩D難為無米之炊”，離開材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表達(dá)也要依據(jù)材料。公文寫作中，要用大量的事實(shí)、數(shù)字、論據(jù)等來實(shí)現(xiàn)主旨，而這就必須以材料為依據(jù)?？傊?，公文寫作離不了材料，離開材料的公文，就喪失了實(shí)際意義上的公文資格。

1、公文材料的選擇

2、公文材料的使用

（三）、開頭和結(jié)尾

1、開頭

開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處。又稱導(dǎo)語，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱好的開頭，不僅是全文思路展開的關(guān)鍵，而且能顯示出事物發(fā)展的內(nèi)在脈絡(luò)，為全劃下“基調(diào)”開頭寫好了，能突出主旨，把讀者緊緊抓住，又可以對下文的展示起“向”的作用。開頭要開門見山，一般都用直敘形式。公文的導(dǎo)語中要表達(dá)的主要內(nèi)容是：發(fā)這個(gè)公文的目的，公文所針對的實(shí)際情況，制發(fā)該公文的重要性和必要性，公文所要解決的問題，公文的指導(dǎo)思想或主要內(nèi)容。

2.公文結(jié)尾

公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。

3、層次和段落

(1)、層次

公文層次，是公文思想內(nèi)容展開的次序，是公文中表達(dá)思想內(nèi)容的“意義單元的“邏輯環(huán)節(jié)”。它是事物發(fā)展的各個(gè)方面，以及寫作主體認(rèn)識(shí)事物、構(gòu)思公文的思路進(jìn)程在公文中的反映。公文層次在思想內(nèi)容上有其相對獨(dú)立性，公文內(nèi)容的展開順序中又有一定的穩(wěn)定性，在前后層次的聯(lián)系上還有內(nèi)在的邏輯性。因此，在安排公文層次時(shí)要根據(jù)事物的發(fā)展過程、思維活動(dòng)的進(jìn)程和表現(xiàn)主旨的順序，著眼于事物的內(nèi)部聯(lián)系。這樣，寫作主體才能清楚地宣事明理、表情達(dá)意，才能收到層次清楚、段落分明的效果，讀者才能清晰明確地理解思想內(nèi)容。篇章較長的公文層次往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式

(2)段落

段落，通常指“自然段”，是構(gòu)成篇章的基本單位，是思路展開的具體步驟，是表達(dá)思想內(nèi)容時(shí)由于問歇、轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)所造成的文字停頓。段落能夠使行文條理，使層次之問的意思承接得更緊密、更自然，幫助讀者更好地理解公文的思想內(nèi)容。

4、公文格式

公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就在于公文格式的規(guī)范性。這種規(guī)范性，既體現(xiàn)在公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式化、程序化和文面構(gòu)成的相對固定化上我們這里所說的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表現(xiàn)形式的各個(gè)組成部分及其各自的位置，也包括公文的用紙、留空等。

5、主題詞標(biāo)引

1．主題詞的基本特征 ： ①體現(xiàn)公文內(nèi)容特征和歸屬類別。[課件]如國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文的主題詞是“文秘工作、公文、辦法”其中“公文”高度概括了全文的內(nèi)容特征，“文秘工作”點(diǎn)明了此文屬于文秘工作類，“辦法”則顯示出公文文種。主題詞的這一最本質(zhì)屬性，不但能使一份份公文區(qū)別開來，而且具有某些立卷特征，便于立卷歸檔。②具有主題性和技術(shù)性的特征。主題詞既要表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不全是為了表現(xiàn)公文主題而確立，其作用主要是為了便于公文信息在計(jì)算機(jī)中輸入、儲(chǔ)存和檢索。這就使它具有了主題性、技術(shù)性兩重性的特征。③具有簡明性的特征。主題詞一般由3～5個(gè)能夠確切表達(dá)公文主題內(nèi)容的名詞或名詞性詞組構(gòu)成，(詞組)與詞(詞組)之間空一格位置，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比公文標(biāo)題還要簡練，具有間明性。

2．主題詞的標(biāo)引依據(jù)

3．主題詞的標(biāo)引程序和方法

6、公文語言與修辭

（1）、公文語言的特點(diǎn)

（2）、公文語言的表述方式

（3）、公文的修辭格

（4）公文特殊詞語的應(yīng)用

第二篇：行政機(jī)關(guān)公文常用詞匯集錦(公文寫作必備)

機(jī)關(guān)公文常用詞匯集錦

名詞二字部：

體系、機(jī)制、體制、系統(tǒng)、規(guī)劃、戰(zhàn)略、方針、政策、措施、要點(diǎn)、重點(diǎn)、焦點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)、亮點(diǎn)、矛盾、問題、建設(shè)、思想、認(rèn)識(shí)、作風(fēng)、整治、環(huán)境、秩序、作用、地方、基層、傳統(tǒng)、運(yùn)行、監(jiān)測、監(jiān)控、調(diào)控、監(jiān)督、工程、計(jì)劃、行動(dòng)、創(chuàng)新、增長、方式、模式、轉(zhuǎn)變、質(zhì)量、水平、效益、會(huì)議、文件、精神、意識(shí)、服務(wù)、協(xié)調(diào)、溝通、力度、領(lǐng)域、空間、成績、成就、進(jìn)展、實(shí)效、基礎(chǔ)、前提、關(guān)鍵、保障、動(dòng)力、條件、環(huán)節(jié)、方法、思路、設(shè)想、途徑、道路、主意、辦法、力氣、功夫、臺(tái)階、形勢、情況、意見、建議、網(wǎng)絡(luò)、指導(dǎo)、指南、目錄、方案、關(guān)系、力度、速度、反映、訴求、形勢、任務(wù)、方針、結(jié)構(gòu)、增量、比重、規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、途徑、作用、特色、差距、渠道、方式、主導(dǎo)、紐帶、主體、載體、制度、需求、能力、負(fù)擔(dān)、體系、重點(diǎn)、資源、職能、傾向、秩序、途徑、活力、項(xiàng)目、秩序、要?jiǎng)?wù)、核心、主體、水平、工程、政策、項(xiàng)目、環(huán)境、素質(zhì)、權(quán)利、利益、權(quán)威、氛圍、職能、作用、事權(quán)、需要、能力、基礎(chǔ)、比重、舉措、要素、精神、根本、地位、成果、核心、精神、力量、紐帶、思想、理想、活力、信念、風(fēng)尚、意識(shí)、正氣、熱點(diǎn)、情緒、內(nèi)涵、管理、格局、準(zhǔn)則、網(wǎng)絡(luò)、穩(wěn)定、安全、支撐、局面、環(huán)境、關(guān)鍵、保證、本領(lǐng)、突出、位置、特點(diǎn)、規(guī)律、陣地、政策、措施、水平、緊迫、任務(wù)、合力、層次、方面

名詞三字排比：

活動(dòng)力、控制力、影響力、創(chuàng)造力、凝聚力、戰(zhàn)斗力、競爭力；法制化、規(guī)范化、制度化、程序化、集約化、正常化、有序化、智能化、優(yōu)質(zhì)化、常態(tài)化、科學(xué)化、年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化；新水平、新境界、新舉措、新發(fā)展、新突破、新成績、新成效、新方法、新成果、新形勢、新要求、新期待、新關(guān)系、新體制、新機(jī)制、新知識(shí)、新本領(lǐng)、新進(jìn)展、新實(shí)踐、新風(fēng)貌、新高度；重要性、緊迫性、自覺性、主動(dòng)性、堅(jiān)定性、民族性、時(shí)代性、實(shí)踐性、針對性、全局性、前瞻性、戰(zhàn)略性、積極性、創(chuàng)造性、長期性、復(fù)雜性、艱巨性、可講性、鼓動(dòng)性、計(jì)劃性、敏銳性、有效性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、科學(xué)性、協(xié)調(diào)性

名詞詞組：

政治意識(shí)、政權(quán)意識(shí)、大局意識(shí)、憂患意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、法律意識(shí)、廉潔意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、上進(jìn)意識(shí)、管理意識(shí)、本質(zhì)屬性、重要保證、總體布局、戰(zhàn)略任務(wù)、內(nèi)在要求、重要進(jìn)展、決策部署、突出地位、最大限度、指導(dǎo)思想、體制機(jī)制、基本方略、理念意識(shí)、基本路線、基本綱領(lǐng)、基本經(jīng)驗(yàn)、長 效機(jī)制、制度保障、積極因素

動(dòng)詞二字部：

做深、做細(xì)、做實(shí)、做好、分析、研究、了解、掌握、發(fā)現(xiàn)、提出、推進(jìn)、推動(dòng)、制定、出臺(tái)、完善、建立、健全、加強(qiáng)、強(qiáng)化、增強(qiáng)、促進(jìn)、加深、深化、擴(kuò)大、落實(shí)、細(xì)化、突出、建設(shè)、營造、開展、發(fā)揮、發(fā)揚(yáng)、創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變、發(fā)展、統(tǒng)一、提高、提升、保持、優(yōu)化、召開、舉行、貫徹、執(zhí)行、樹立、引導(dǎo)、規(guī)范、整頓、服務(wù)、協(xié)調(diào)、溝通、配合、合作、支持、加大、開拓、拓展、鞏固、保障、保證、形成、指導(dǎo)、積累、推進(jìn)、推動(dòng)、健全、統(tǒng)領(lǐng)、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、轉(zhuǎn)變、提高、實(shí)現(xiàn)、適應(yīng)、改革、創(chuàng)新、擴(kuò)大、加強(qiáng)、促進(jìn)、鞏固、保障、完善、加快、振興、崛起、分工、扶持、改善、調(diào)整、優(yōu)化、解決、宣傳、教育、發(fā)揮、支持、帶動(dòng)、幫助、深化、規(guī)范、強(qiáng)化、統(tǒng)籌、指導(dǎo)、服務(wù)、健全、確保、維護(hù)、優(yōu)先、貫徹、實(shí)施、深化、保證、鼓勵(lì)、引導(dǎo)、堅(jiān)持、深化、強(qiáng)化、監(jiān)督、管理、開展、規(guī)劃、整合、理順、推行、糾正、嚴(yán)格、滿足、推廣、遏制、整治、保護(hù)、健全、豐富、夯實(shí)、樹立、尊重、制約、適應(yīng)、發(fā)揚(yáng)、拓寬、拓展、規(guī)范、改進(jìn)、形成、逐步、實(shí)現(xiàn)、規(guī)范、堅(jiān)持、調(diào)節(jié)、取締、調(diào)控、把握、弘揚(yáng)、借鑒、倡導(dǎo)、培育、打牢、武裝、凝聚、激發(fā)、說服、感召、尊重、包容、樹立、培育、發(fā)揚(yáng)、提倡、營造、促進(jìn)、唱響、主張、弘揚(yáng)、通達(dá)、引導(dǎo)、疏導(dǎo)、著眼、吸引、塑造、搞好、履行、傾斜、惠及、簡化、銜接、調(diào)處、關(guān)切、匯集、分析、排查、協(xié)商、化解、動(dòng)員、聯(lián)動(dòng)、激發(fā)、增進(jìn)、汲取、檢驗(yàn)、保護(hù)、鼓勵(lì)、完善、寬容、增強(qiáng)、融洽、凝聚、匯集、筑牢、考驗(yàn)、進(jìn)取、凝聚、設(shè)置、吸納、造就

動(dòng)詞詞組：

統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、認(rèn)清形勢、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善機(jī)制、交流經(jīng)驗(yàn)、研究問題、團(tuán)結(jié)協(xié)作、密切配合、真抓實(shí)干、開拓進(jìn)取、突出重點(diǎn)、落實(shí)責(zé)任、各司其職、各負(fù)其責(zé)、集中精力、聚精會(huì)神、一心一意、心無旁騖、兢兢業(yè)業(yè)、精益求精、一抓到底、愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、胸懷全局、拓寬視野、持續(xù)推進(jìn)、逐步扭轉(zhuǎn)、普遍增加、大幅提高、高舉旗幟、堅(jiān)定不移、牢牢把握、積極爭取、深入開展、注重強(qiáng)化、積極發(fā)展、努力建設(shè)、依法實(shí)行、良性互動(dòng)、優(yōu)勢互補(bǔ)、率先發(fā)展、互惠互利、立足當(dāng)前、著眼長遠(yuǎn)、抓住機(jī)遇、應(yīng)對挑戰(zhàn)、量力而行、盡力而為、全面推進(jìn)、統(tǒng)籌兼顧、綜合治理、切實(shí)抓好、扎實(shí)推進(jìn)、加快發(fā)展、持續(xù)增收、從嚴(yán)控制、嚴(yán)格執(zhí)行、堅(jiān)決制止、明確任務(wù)(職責(zé))、更加完備(完善)、基本形成(建立)、明顯提高(好轉(zhuǎn))、顯著改善(增強(qiáng))、不斷加強(qiáng)(深化)、全面分析(貫徹/落實(shí)/實(shí)施)找準(zhǔn)出發(fā)點(diǎn)、把握切入點(diǎn)、明確落腳點(diǎn)、找準(zhǔn)落腳點(diǎn)、抓住 切入點(diǎn)、把握著重點(diǎn)、找準(zhǔn)切入點(diǎn)、把握著力點(diǎn)、抓好落腳點(diǎn)

形容詞：

多、寬、高、大、好、快、省、新、持續(xù)、快速、協(xié)調(diào)、健康、公平、公正、公開、透明、富強(qiáng)、民主、文明、和諧、祥和、優(yōu)良、良好、合理、穩(wěn)定、平衡、均衡、穩(wěn)健、平穩(wěn)、現(xiàn)代

副詞：

狠、早、細(xì)、實(shí)、好、很、較、再、更、加快、盡快、抓緊、盡早、整體、充分、繼續(xù)、深入、自覺、主動(dòng)、自主、密切、大力、全力、盡力、務(wù)必、務(wù)求、有效

第三篇：公文寫作附件《行政機(jī)關(guān)公文格式》

《行政公文格式》

公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復(fù)印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規(guī)格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下

白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第一、公文眉首標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線等部分。

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用宋體字（紅色），字號(hào)按照醒目美觀原則確定，一般應(yīng)當(dāng)小于22毫米×15毫米。聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，如加“文件”，應(yīng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下空1行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份

—1—

和序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份使用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”擴(kuò)入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發(fā)人：上報(bào)的公文標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)；發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第二、公文主體標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱、正文、附件序號(hào)及附件標(biāo)題、成文日期、機(jī)關(guān)印章、附注等部分。

（一）公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，使用2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標(biāo)題，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（二）主送機(jī)關(guān)名稱：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。

（四）公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2個(gè)字，回行頂格，使用3號(hào)仿宋體字；公文正文中小標(biāo)題使用3號(hào)黑體字。數(shù)字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，其后標(biāo)全角冒號(hào)和附件標(biāo)題，附件標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

—2 —

（六）成文日期和機(jī)關(guān)印章：成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。機(jī)關(guān)印章使用紅色。

1．單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期；成文日期右空4個(gè)字；加蓋印章應(yīng)當(dāng)上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)當(dāng)采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標(biāo)識(shí)“此頁無正文”。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號(hào)仿宋體字，左空2個(gè)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。

第三、公文版記標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號(hào)以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、印發(fā)（翻印）機(jī)關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌诓糠纸M成。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目使用3號(hào)小標(biāo)宋體字，接排于冒號(hào)之后；詞目之間空1個(gè)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，寬度同版心（156毫米）。

（四）印發(fā)（翻印）機(jī)關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌冢河“l(fā)（翻印）機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)（翻印）日期平列于一行，左右各空1個(gè)字，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

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第四篇：公文寫作常識(shí)

公文寫作常識(shí)

（公文寫作講座講稿）

一、公務(wù)文書分為三大類：

（一）事務(wù)文書：

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書。如：工作計(jì)劃、工作總結(jié)、述職報(bào)告、證明信、介紹信、函、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、大事記、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告、簡報(bào)、守則、操作規(guī)程、請柬、須知、公約、議案、辦法、工作要點(diǎn)、實(shí)施細(xì)則、聘書、祝詞、悼詞、訃告、喜報(bào)、海報(bào)、啟事、聲明等等。

（二）專用文書：

指各專門機(jī)構(gòu)在各自的專職工作中形成和使用的文書。如：

1、外交文書：國書、護(hù)照、簽證、條約、議定書、照會(huì)、備忘錄、最后通牒等；

2、司法文書（司法機(jī)關(guān)在執(zhí)法活動(dòng)中形成和使用的文書）：起訴書、判決書、裁決書、調(diào)解書、筆錄等；

3、經(jīng)濟(jì)文書：廣告、經(jīng)濟(jì)合同、各種帳簿等；其中經(jīng)濟(jì)合同雖然以經(jīng)濟(jì)為內(nèi)容，但已為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位普遍使用；

4、科技文書：實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)鑒定書、專利申請書、診斷書等。

（三）公文：

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位根據(jù)各自的職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系制發(fā)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。常用的有決定、決議、通告、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等。

二、公務(wù)文書的書寫格式：

（一）公文

根據(jù)2001年1月1日起執(zhí)行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文的種類主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。這類公務(wù)文書的主要特點(diǎn)是具有法定效力，具體說來具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）體現(xiàn)制發(fā)機(jī)關(guān)意志。公文的制作者（或稱作者）是機(jī)關(guān)而不是個(gè)人。所以它所提出的意見、反映的情況、發(fā)出的指令等不是代表個(gè)人，而是集體意志的體現(xiàn)。正因?yàn)槿绱?，它才具有法定效力，也正因?yàn)槿绱耍某晌谋仨毬男幸?guī)定的程序。即起草公文應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，重要的公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動(dòng)手或主持、指導(dǎo)；公文稿應(yīng)由本單位辦公室部門進(jìn)行校核；最后由本單位領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)并加蓋公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用來存檔備查的，而是要根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。因此，公文又有下行、上行和平行的區(qū)分。

（3）需要辦理。發(fā)文與收文都必須按規(guī)定程序進(jìn)行辦理。發(fā)文的程序主要有：擬稿、審核（再擬稿、再審核）、簽發(fā)、排印、核對、發(fā)文；收文的主要程序有：簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等；最后要立卷、歸檔。這是一項(xiàng)很嚴(yán)肅的工作，按國家相關(guān)條例規(guī)定，收文單位如不按規(guī)定辦理公文，或推委、或陽奉陰違，要受到法紀(jì)處分的。

（4）有規(guī)范體式。由于公文是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位行使職權(quán)，處理公務(wù)的最為正規(guī)、有效的工具，是公務(wù)文書的 主體部分。它需要行文與辦理，所以應(yīng)當(dāng)具有規(guī)范的體式，包括規(guī)定的種類和格式，以保證每份公文的權(quán)威性、完整性和有效性。我國黨、政、軍等各重要機(jī)關(guān)都制定了各自的公文規(guī)章，國家技術(shù)監(jiān)督局還于1989年9月5日發(fā)布了《國家機(jī)關(guān)公文格式》，現(xiàn)行的行政公文規(guī)章是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，是國務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布，1993年11月21日修訂，2000年8月重新修訂實(shí)施的。對有關(guān)公文的作用、種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文和收文處理程序都做了明確規(guī)定。

1、公文格式：

（1）紙張：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版頭占紙張的1/3；

（3）字號(hào)：如榕統(tǒng)物黨字[2008]第001號(hào)，這種字號(hào)簡稱是自擬的，放在版頭紅線上方中間，若無版頭的放在標(biāo)題的右下方;（4）收文單位要全稱：如“福州市房地產(chǎn)開發(fā)總公司”，不可用“總公司”。有附件的應(yīng)有附件說明，一般在正文下方3～5行處，書寫為：

附：××××（文件名）共××頁

（5）發(fā)文單位落款:在附件說明下3～5行的右下角，年、月、日應(yīng)在單位名稱后兩字開始，年、月、日應(yīng)用漢字，日期應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間，不是擬稿的時(shí)間。（6）上報(bào)公文單位公章的下方：

主送：（上級(jí)）主送可放在正文的上面頂格、全稱，也可放在正文的最后 抄報(bào)：（上級(jí)）

抄送：（平級(jí)）主題詞：×× ×× ×××（按省政府主題詞表查）類別詞 類屬詞 文種詞 注意：

【1】 主送最好一個(gè)單位，相關(guān)的單位可抄報(bào)或抄送； 【2】 公文的送達(dá)不能越級(jí)；

2、公文的語言要求：（1）準(zhǔn)確：

公文語言的準(zhǔn)確性，是要求它完完全全地切合事實(shí)、事理和對收文者的期求。要達(dá)到這樣準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)在遣詞造句上進(jìn)行認(rèn)真的推敲，具體要求是：

【1】選詞恰當(dāng)。要把握分寸，對一些同義詞在運(yùn)用時(shí)也要仔細(xì)掂量，做到褒貶恰當(dāng)。如“調(diào)動(dòng)”含有褒義，“發(fā)動(dòng)”則屬中性，“煽動(dòng)”則含有貶義；“效果”、“結(jié)果”、“后果”等也是這樣?！?】造句嚴(yán)密。要把公文的語言用準(zhǔn)確，首先要選詞恰當(dāng)，接著要在造句上下功夫，把意思嚴(yán)密地表達(dá)出來，做到無漏洞、無歧義，使閱者在理解和辦理執(zhí)行中肯定無疑。為此在起草公文時(shí)，每一句話都應(yīng)考慮：這句話的意思會(huì)不會(huì)有不同的理解？這種說法在理解和執(zhí)行中會(huì)不會(huì)產(chǎn)生問題？深思熟慮、防患于未然，把每句話、每段話都說的滴水不漏。

【3】多用精確詞語，少用模糊詞語。由于公文真實(shí)性和實(shí)用性的要求，在內(nèi)容表答上則應(yīng)力求精確，能用精確詞語表達(dá)的，盡量用精確詞語。能做出數(shù)量統(tǒng)計(jì)的，最好用數(shù)字表達(dá)，數(shù)字表達(dá)最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務(wù)，不如用數(shù)字表達(dá)來的直觀，讓人直接看出你的成績所在。再比如增收 節(jié)支收到良好效果，不如用幾個(gè)數(shù)字來表達(dá)），因此要求公文草擬人員，對所要表達(dá)的情況和問題，做到胸中有“數(shù)”，在關(guān)鍵、要害之處必須精確表達(dá)，決不能含糊其詞。（2）簡要：

“公文貴簡”成為古今中外公文寫作的普遍要求，這是因?yàn)椋旱谝?，公文的寫作目的是為了辦理公務(wù)，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開這一實(shí)用目的去搞形象描繪、旁征博引、細(xì)說詳解，反而會(huì)分散閱者的注意力，對公文的辦理沒有幫助。第二，表達(dá)只有做到簡明扼要，篇幅才能短小，才可以節(jié)省人們大量的時(shí)間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語言簡要、篇幅簡短呢？首先應(yīng)精簡內(nèi)容。精簡內(nèi)容要求緊扣主題，不在細(xì)枝末節(jié)上做文章，（如上報(bào)表彰請示），把握文章表達(dá)的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語言，力求用簡約的話語表達(dá)明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫者要豐富自己的語匯，提高概括能力。

例如：一份調(diào)查報(bào)告的原文有這樣一段話，“有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)想出各種各樣的花招，向下攤派收錢。他們欺騙中央，根本不認(rèn)真執(zhí)行中央政策，下級(jí)機(jī)關(guān)和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機(jī)關(guān)亂攤派、亂收費(fèi)，對中央的有關(guān)規(guī)定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽奉陰違，群眾意見很大……”，在這里連用幾個(gè)成語，文字簡潔了，概括力更強(qiáng)了。（3）莊重：

公文是為了辦公事、正事，其語言風(fēng)格應(yīng)該莊重。要保持公文語言的莊重應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：

【1】使用書面語言，一般不用口語?？谡Z大多是隨口、隨時(shí)說 出，沒有經(jīng)過悉心加工，不夠精確、嚴(yán)密，有的還不太文雅，有失莊重。如：

口語 書面語

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老實(shí)巴交 忠厚、老實(shí)

?；ㄕ?弄虛作假

在公文中除了要直接引用群眾的口頭語、順口溜來說明問題外，都應(yīng)使用書面語。

【2】使用平實(shí)的語言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語言風(fēng)格，用在文學(xué)作品中無可厚非，但用在公文中，就與記實(shí)辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應(yīng)當(dāng)看場合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說不得體，但若是花枝招展地去參加會(huì)談或義務(wù)勞動(dòng)等，就會(huì)給人以輕浮之感。因此公文語言應(yīng)平易、樸實(shí)、不追求文詞的華麗。（4）規(guī)范：

公文語言應(yīng)當(dāng)規(guī)范，就是要符合約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，這樣既能保證表達(dá)的準(zhǔn)確、嚴(yán)密和統(tǒng)一，便于撰寫、理解和執(zhí)行，而且有利于語言的純潔、健康和規(guī)范化。對于公文語言規(guī)范化的主要要求有8個(gè)方面：

【1】用字用詞規(guī)范。不能濫用繁體字，亂造簡化字； 【2】語句規(guī)范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無誤。防止句子成分殘缺，搭配不當(dāng)，偷換主詞或其他概念；

【3】標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范。它關(guān)系到能否正確地表達(dá)語句的意思，內(nèi)容層次和邏輯關(guān)系。有的同志在草擬公文時(shí)把逗號(hào)、句號(hào)、頓號(hào)“三 位一體”，使打字員苦心猜測，誤工誤時(shí)；

【4】提法規(guī)范。對涉及黨和國家方針、政策等重要問題的提法，應(yīng)以權(quán)威文件、原著為依據(jù)，不能隨意變換；

【5】數(shù)字規(guī)范。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮慣語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼”；

【6】縮略語規(guī)范。公文中難免使用簡稱和其他省略語，但使用不規(guī)范，會(huì)令人費(fèi)解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會(huì)使人不知所云；二是，為本文行文簡便，臨時(shí)使用的簡稱。一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱；

【7】計(jì)量單位的規(guī)范。必須使用國家法定的計(jì)量單位。我們常用的如長度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時(shí)；水量單位：噸等；

【8】使用公務(wù)文書慣用語。指有些局部用語多年來約定俗成，成為公務(wù)文書的慣用語，這也是一種規(guī)范用語。

如：

A、開頭詞語：為了、根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、遵照、依照、由于等，主要表達(dá)行文的目的、依據(jù)、范圍等。

B、引敘詞語：接、前接、現(xiàn)接、現(xiàn)經(jīng)、收悉、敬悉等，是引敘來文時(shí)的用語，如：你處關(guān)于××問題×年×月×日×××字×號(hào)文已收悉。

C、稱謂詞語：第一人稱用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱用“該”，如：該同志、該單位。使用沒有等級(jí)色彩。D、擬答詞語：同意、不同意，上下級(jí)均可通用。準(zhǔn)予備案、按照執(zhí)行、迅即辦理等是下行文的文尾用語。

E、綜述詞語：如為此、據(jù)此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語往往用在開頭的總敘述之后，用以連接以下分?jǐn)?，起過渡作用或承前啟后作用。如：（開頭）××問題，如何、如何……，陳述后，對（為）此特提出以下幾點(diǎn)意見。

F、詢問詞語：如當(dāng)否、是否妥當(dāng)、是否可行、意見如何請批示等。這些常用于請示或報(bào)告的末尾。如“當(dāng)否，請批示”，有時(shí)略有變化，可寫作：“如無不妥，請批轉(zhuǎn)××單位參照執(zhí)行”，這一用法主要用于報(bào)告。

G、結(jié)尾詞語：特此報(bào)告、現(xiàn)予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類用語，有的用于平行文?！盀楹伞睅в懈兄x的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思?！盀橐庇糜谄叫袡C(jī)關(guān)，有加強(qiáng)語氣的作用，不表客氣。

總之，公文語言的運(yùn)用應(yīng)掌握樸實(shí)、簡潔、準(zhǔn)確、嚴(yán)密的這些特點(diǎn)。在語氣方面應(yīng)注意，對上謙恭得體，對下明確到位，平級(jí)的要禮貌。

3、常用公文的具體書寫格式：（1）請示

主要用于請示上級(jí)機(jī)關(guān)指示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。請示可分為：政策性請示和事務(wù)性請示。

政策性請示主要用于對黨和國家的方針、政策、法律和上級(jí)的指示等有不明確，或在工作中遇到無章可循的新情況、新問題，以及由于本單位情況特殊需要對上級(jí)的普遍要求加以變通時(shí)，以請示 的形式，請求上級(jí)機(jī)關(guān)指示。

事務(wù)性請示主要用于下級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)備辦理按規(guī)定需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，或者既需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)又需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助的事項(xiàng)，或者雖然不需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)但需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助的事項(xiàng)，以請示的形式請求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或撥款。

我們工作中常用的是后一種即事務(wù)性請示。寫法：

【1】標(biāo)題： 請示的內(nèi)容加文種

例:“關(guān)于請求撥款對辦公場所進(jìn)行維修、簡易裝修的請示”

“請求撥款對辦公場所進(jìn)行維修、簡易裝修”這是請示的內(nèi)容，而“請示”則是文種。

【2】內(nèi)容：

A、請示的原因或事項(xiàng)，要求流暢、簡潔、易懂；

B、解決的辦法，不應(yīng)太具體，只要指個(gè)方向；

C、另起一行：“妥否，請批示”或“是否妥當(dāng)，請批示”； D、有附件的應(yīng)有附件說明。注意：

【1】請示不能抄報(bào)，若需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)部門； 【2】主送單位只有一個(gè)； 【3】一份請示只能請示一件事；

【4】必須有回復(fù)，而且一份批復(fù)對應(yīng)一份請示。

（2）報(bào)告

報(bào)告主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或 建議以及答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

報(bào)告按用途可分為：工作報(bào)告、情況報(bào)告、呈轉(zhuǎn)報(bào)告、答復(fù)報(bào)告。寫法：

【1】標(biāo)題：報(bào)告內(nèi)容加文種

例：“關(guān)于養(yǎng)老保險(xiǎn)金歷年欠繳部分請求緩交的報(bào)告”

“養(yǎng)老保險(xiǎn)金歷年欠款部分請求緩交”是內(nèi)容，“報(bào)告”是文體?！?】內(nèi)容： A、報(bào)告的目的； B、報(bào)告的內(nèi)容；

C、最后另起一行：“特此報(bào)告”，或“以上意見如無不當(dāng)，請批示”。注意：

【1】報(bào)告的批復(fù)可有可無； 【2】格式與請示相同； 【3】報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)； 【4】請示與報(bào)告都不得越級(jí)。

（3）函

函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題以及向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)。它的特點(diǎn)是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無級(jí)別界限。函可分為告知函和問詢函。

函按主動(dòng)和被動(dòng)劃分為兩種：

去（來）函：主動(dòng)提出商洽工作、詢問問題、請示批準(zhǔn)的函； 復(fù)（答）函：被動(dòng)答復(fù)來函的函。這兩種函的寫法不同。

【1】標(biāo)題：同樣是內(nèi)容加文種。

如：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志的函

“福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志”是內(nèi)容，“函”是文種。

【2】內(nèi)容：

去函的內(nèi)容：A、說明原因和理由；

B、講清商洽內(nèi)容或請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)； C、請求復(fù)函。常用語有：“盼予復(fù)函”、“請于 函告”、“特此函達(dá)，希見復(fù)”、“請予審核批準(zhǔn)”。

復(fù)函的內(nèi)容：A、引述來函。規(guī)范寫法是“先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號(hào)”（這是公文處理辦法規(guī)定的）。

例：你（貴）處×月×日發(fā)來的關(guān)于××××的函已收悉。B、答復(fù)來函提出的問題。單一答復(fù)的可在引述 來函后接著寫出答復(fù)意見。如有幾點(diǎn)答復(fù)意見的，應(yīng)分條開列。

C、復(fù)函結(jié)語。慣用語有“特此函達(dá)”、“特此復(fù) 函”、“特此函告，務(wù)請見諒”等。注意：

【1】函的主送單位只有一個(gè)；

【2】函的寫作都應(yīng)使用一些客氣用語，表現(xiàn)出平等協(xié)商、尊重對方的態(tài)度，當(dāng)然也不必過于謙恭；

【3】寫作格式都是由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文單位印章和成文日期構(gòu)成。

【4】發(fā)文字號(hào)可用××函[××]號(hào)。

（4）會(huì)議記錄

這大家好理解，這就是會(huì)議的原始記錄。格式：

【1】 標(biāo)題：×××?xí)?huì)議記錄

【2】 內(nèi)容：A、會(huì)議的組織情況，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會(huì)議的議程或議題。這一部分以條款式進(jìn)行記錄。

B、會(huì)議過程：主持人發(fā)言 到會(huì)人發(fā)言

C、會(huì)議是否做出決定，決定的事項(xiàng)。D、散會(huì)時(shí)間。

E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。

（5）會(huì)議紀(jì)要

用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。它是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上進(jìn)行整理。它具有公文的法定效力和規(guī)范體式，但有的會(huì)議如學(xué)術(shù)性會(huì)議、座談會(huì)有一定隨意性，所以會(huì)議形成的紀(jì)要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。

會(huì)議紀(jì)要分為“辦公會(huì)議紀(jì)要”和“重要專題會(huì)議紀(jì)要”。辦公會(huì)議紀(jì)要寫法

【1】 標(biāo)題：一般由會(huì)議名稱和“紀(jì)要”二字組成。如：辦公會(huì)議紀(jì)要、支部會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要等。

【2】 正文：由以下內(nèi)容構(gòu)成：

A、會(huì)議組織情況：這一部分可參照會(huì)議記錄的這一部分 來寫，也可用文字摘要概述式的來寫。B、會(huì)議內(nèi)容：歸納分類概述。

C、會(huì)議形成的決議：用“會(huì)議議定事項(xiàng)如下”作起頭段。

（會(huì)議內(nèi)容與會(huì)議形成的決議可合并寫，這種寫法每一議定事項(xiàng)應(yīng)先寫議題，會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和議定事項(xiàng)，則應(yīng)寫“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”等）會(huì)議精神和議定事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)寫明確，并寫上分工部門或責(zé)任人，以便落實(shí)。

D、右下角發(fā)文單位公章與日期。專題會(huì)議紀(jì)要寫法

【1】 【2】 標(biāo)題：一般由會(huì)議名稱和“紀(jì)要”二字組成。正文：A、會(huì)議情況；

B、會(huì)議精神；

C、會(huì)議號(hào)召或會(huì)議要求。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意

【1】 真實(shí)、準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況、精神和議定事項(xiàng)，不能把少數(shù)人的意見或撰寫者個(gè)人看法寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要，說成是會(huì)議的共識(shí)；

【2】 要突出會(huì)議的主題和要點(diǎn)； 【3】 表達(dá)明確而有條理； 【4】 不寫主送機(jī)關(guān)。

（二）事務(wù)文書

1、證明信： 格式：

證明信

××單位：

正文：所要證明的內(nèi)容。特此證明。

出具證明單位名稱（公章）

年 月 日

2、介紹信： 格式：

介紹信

××單位：

茲介紹我處××部門×××同志到貴單位聯(lián)系××××事。請給予接洽。（或請給予支持）

此致 敬禮！

出具介紹信單位名稱（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天內(nèi)有效）

3、申請書： 格式：

×××申請書

（×××指申請事項(xiàng)：如入黨、入團(tuán)、請求分房、請求內(nèi)退等）×××（領(lǐng)導(dǎo)或組織）：

正文部分：申請理由、申請事項(xiàng)，最后寫明請領(lǐng)導(dǎo)給予批 準(zhǔn)。

此致

敬禮！

申請人：××× 年 月 日

4、計(jì)劃：

計(jì)劃應(yīng)是積極的，具體可行的。是為了讓一定時(shí)期的行動(dòng)有的放矢，和諧協(xié)調(diào)便事先制定切實(shí)可行的行動(dòng)準(zhǔn)則。計(jì)劃與規(guī)劃、方案不同，規(guī)劃是指6年以上的長遠(yuǎn)計(jì)劃。由于規(guī)劃的時(shí)限長，情況在發(fā)展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點(diǎn)是方向性、總體性、全面性和長遠(yuǎn)性，而方案是為了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)、完成某一任務(wù)而制定的具體安排和辦法。計(jì)劃的特點(diǎn)是科學(xué)性、挑戰(zhàn)性、預(yù)見性、明確性。格式：

【1】 標(biāo)題部分由單位、時(shí)限、內(nèi)容和計(jì)劃名稱組成，若是初稿或草稿應(yīng)予以注明。

例：

福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處二00四年工作計(jì)劃

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情況（歷史及現(xiàn)狀）、計(jì)劃依據(jù)、擬定計(jì)劃的目的等，最后寫明“特制定如下計(jì)劃”； B、目標(biāo)和任務(wù)：（應(yīng)明確具體）C、措施辦法：（應(yīng)具體可行）a、思想上：怎么樣統(tǒng)一認(rèn)識(shí)； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時(shí)間安排：

分成幾個(gè)階段（時(shí)間）何時(shí)完成。這一部分可用表格說明。

落款（制定計(jì)劃的單位名）

年 月 日

5、工作總結(jié)：

總結(jié)是對已經(jīng)做過的工作進(jìn)行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，獲得規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，以指導(dǎo)今后的工作。這類文書有時(shí)也稱為小結(jié)、回顧、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)、做法等。總結(jié)應(yīng)包括成績、經(jīng)驗(yàn)、問題、教訓(xùn)等內(nèi)容。

事先做計(jì)劃，事后做總結(jié)，這已經(jīng)成為常規(guī)。人們的各項(xiàng)工作就是通過計(jì)劃——實(shí)踐——總結(jié)——再計(jì)劃——再實(shí)踐——再總結(jié)的多次反復(fù)而不斷提高和發(fā)展的?；靖袷剑?/p>

【1】 標(biāo)題： 由單位（或部門）、時(shí)間和文種組成 例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處2004年工作總結(jié)

（也可以用通訊式的標(biāo)題，如《實(shí)行優(yōu)化勞動(dòng)組合，調(diào)動(dòng)職工積極性》（單式）；雙式的標(biāo)題即主題加副題，如：《把德才兼?zhèn)涞哪贻p人推上領(lǐng)導(dǎo)崗位》

———××市××年人事工作總結(jié)

主題概括總結(jié)的主要內(nèi)容、副題標(biāo)明單位、時(shí)間、內(nèi)容和名稱，（也可省略單位、時(shí)間））【2】文章結(jié)構(gòu)： A、B、引言部分：一般寫工作的基本情況及成績，然后寫明總結(jié)如下：

正文部分：一般有兩種寫法：

一是按工作性質(zhì)的幾個(gè)方面來寫（如：政治思想、工作、其他）

二是按歸納出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，條款式的來寫，這種寫法注意 要體現(xiàn)共性，也要體現(xiàn)個(gè)性。

6、述職報(bào)告：

顧名思義，就是敘述匯報(bào)你在一定時(shí)間內(nèi)所擔(dān)任的職務(wù)、履行職責(zé)的情況，與工作總結(jié)不同的是，工作總結(jié)應(yīng)在總結(jié)做法的同時(shí)歸納出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而述職報(bào)告一般不總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

述職報(bào)告一般包括三個(gè)內(nèi)容： A、你所任職的部門、職務(wù)與職責(zé)； B、本的工作成績及存在的問題； C、下一的工作構(gòu)思與設(shè)想。

7、規(guī)章制度：

是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在不違背國家法律、法規(guī)的前提下制定的規(guī)范、約束人們行為的規(guī)則、章程和制度的總結(jié)。它的特點(diǎn)是：一是執(zhí)行的嚴(yán)格性。規(guī)章制度一經(jīng)生效，必須嚴(yán)格執(zhí)行、認(rèn)真遵守，如有違反要照章處理；二是表達(dá)的直接性。規(guī)章制度它規(guī)定人們應(yīng)該做什么、怎么做、不能做什么、如有違反將怎樣處理。這些內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)直接提出，不擺事實(shí)，不談 道理，更不能拐彎抹角，一切都直說。三是語言的準(zhǔn)確性。規(guī)章制度的所有規(guī)定都要不折不扣地執(zhí)行，因此其用語應(yīng)仔細(xì)推敲，務(wù)必做到準(zhǔn)確嚴(yán)密，沒有漏洞，實(shí)行起來毫無疑問。四是形式的條文化。規(guī)章制度都采用條文形式，簡短的分條，較長的分章、分條，有的條下還分款。這要視具體情況來定?；靖袷剑?/p>

（1）標(biāo)題：規(guī)章制度種類不同，標(biāo)題的寫法也不完全一樣，歸納起來有4種寫法：

A、單位加內(nèi)容加種類；如《物業(yè)管理處職工考勤制度》，也可以像公文標(biāo)題那樣用《關(guān)于×××的規(guī)定》； B、內(nèi)容加種類；如《門衛(wèi)管理規(guī)定》，也可以用“關(guān)于××××的”來連接，如《關(guān)于黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則》；

C、單位加種類；如《物業(yè)處企業(yè)章程》；

D、人員加種類；如《電工操作規(guī)程》、《××崗位職責(zé)》等。

（2）正文：一般是條款式的，可以從正文開頭到結(jié)尾按條款排列內(nèi)容。也可以在正文的開頭先寫個(gè)總帽，說明目的和根據(jù)。

（3）規(guī)章制度的種類與用法：

A、條例：過去使用的較為普遍，但現(xiàn)在規(guī)定比較嚴(yán)，國務(wù)院辦公廳最近規(guī)定：國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的行政法規(guī)不得使用“條例”。這樣，“條例”已成為黨中央制定黨規(guī)和國務(wù)院制定行政法規(guī)的名稱之一。

B、規(guī)定：與“條例”相比，規(guī)定的針對性較強(qiáng)，適用范圍集中，對時(shí)間、地點(diǎn)、方式、方法和數(shù)量等多作出規(guī)范、約 束。各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用。

C、辦法：對處理某項(xiàng)工作或解決某種問題制定的原則和方法。它既有指導(dǎo)原則，又有具體辦法。

D、細(xì)則：為執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)的法規(guī)和規(guī)章所制定的明細(xì)規(guī)則，它必須依據(jù)這一法規(guī)或規(guī)章，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況將其具體化，以利于執(zhí)行。

E、章程：各政黨、社會(huì)團(tuán)體制定的規(guī)定組織宗旨、任務(wù)、制度、成員的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)部原則和事務(wù)的文書，國家機(jī)關(guān)及其職能部門和企事業(yè)單位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是對每天工作和活動(dòng)情況的記錄。它的作用主要是：一是供領(lǐng)導(dǎo)掌握情況；二是作為繼續(xù)解決問題的依據(jù)；三是作為情況簡報(bào)、大事記、工作總結(jié)的素材；四是作為歷史資料備查。

工作日志主要內(nèi)容有：

（1）日常工作的進(jìn)展情況。如完成了某項(xiàng)任務(wù)，草擬了什么文件，出了幾期簡報(bào)，給誰辦了什么手續(xù)，什么事情正在辦理等。

（2）人員流動(dòng)的情況。如某人因何事到何處（如×××同志到×××單位，洽談物業(yè)托管事宜，或簽訂托管合同等），某人因某事未來上班，某人從某處返回單位，外單位某人因某事來本單位等。

（3）信息交流情況。什么部門或機(jī)關(guān)發(fā)來什么文件材料，打來什么電話、發(fā)來什么信函、收到什么通知。本單位或本部門向某外單位發(fā)出了什么文件、材料、寄出了什么文章、給哪個(gè)單位的哪個(gè)人去了什么電話（有什么反響）、給哪個(gè)單位或個(gè)人發(fā)了什么內(nèi)容的信函等。

（4）突發(fā)情況：如突擊大檢查，小區(qū)發(fā)生了一些重大案件，本部門、本單位發(fā)生了一些事故，或天災(zāi)人禍造成的后果等。寫工作日志注意的問題：一是要及時(shí)記；二是要真實(shí)；三是要寫有價(jià)值的事；四是要掌握詳略分寸，一般只要求把時(shí)間、事件記清楚。要注意：單純的陳述性內(nèi)容，可以寫得簡略些，不必過詳，需要辦理的事要寫的具體些（如情況如何、要求解決什么問題、解決的方法是什么，都要寫明白），以免辦理起來出差錯(cuò)；五是事項(xiàng)的擺法視情況而定，能歸納的盡量歸納，難以歸納的可按事情發(fā)生的先后順序敘述。

9、大事記、協(xié)議書、意向書、經(jīng)濟(jì)合同等。（略）

總之公務(wù)文書的寫作把握住以下幾點(diǎn)就不難了：

一、要正確使用文體；

二、用詞要準(zhǔn)確；

三、句子要簡潔

四、文章要流暢；

五、文章語氣，對上要恭敬得體，對下要準(zhǔn)確到位，對平行單位要禮貌；

六、文中的稱呼與落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第五篇：公文寫作常識(shí)

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)(2009-01-08 10:09:58)標(biāo)簽：雜談

分類：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實(shí)用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面：精神依據(jù)和事實(shí)情況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、經(jīng)驗(yàn)）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。無論哪一類材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠?！扒闆r確實(shí)”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí)，我們在材料準(zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。

（一）詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來的“干貨”，當(dāng)然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動(dòng)因、背景；一個(gè)問題的正反觀點(diǎn)、來龍去脈，都要盡可能詳細(xì)具體地占有，寫出來的才有說服力。占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：

1．平時(shí)積累，就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累，用時(shí)才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個(gè)道理?！暗弥诙眄?，積之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是一個(gè)道理。平時(shí)學(xué)習(xí)、觀察積累豐富，知識(shí)面廣，寫作時(shí)其構(gòu)思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。

2．受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)注意與撰寫任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也就是說，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文件，進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道和國內(nèi)外研究成果。這一過程中，始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料，做到：上下通達(dá)，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構(gòu)思之前，實(shí)地調(diào)查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實(shí)已掌握的材料，而且可以發(fā)現(xiàn)新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新動(dòng)向；重點(diǎn)情況，尤其要進(jìn)行深入的調(diào)查研究。實(shí)踐證明，組織召開座談會(huì)、調(diào)查會(huì)是一種快捷而有效的方法。如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際調(diào)查的情況與撰寫者已經(jīng)掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實(shí)際。即使發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要尊重客觀實(shí)際，采用恰當(dāng)?shù)姆椒ǎ咨茀f(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。

（二）嚴(yán)格篩選材料

調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺(tái)上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè)“新”字。主要是根據(jù)以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)： 1．材料的相關(guān)性

這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，取；無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測略”。這些來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí)，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3．材料的新穎性

這是要求篩選材料時(shí)應(yīng)先注重選用那些在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中出現(xiàn)的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發(fā)展的新形勢下出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗(yàn)或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發(fā)展方向、具有強(qiáng)大生命力的事物。對于已知的材料，采用新視點(diǎn)來“燭照”，也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實(shí)啟發(fā)意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進(jìn)行觀察思考，也可能會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應(yīng)當(dāng)注意到一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)心的“熱點(diǎn)”、“難點(diǎn)”、“敏感點(diǎn)”，也往往是行政領(lǐng)導(dǎo)研究工作的“興奮點(diǎn)”、“新鮮點(diǎn)”，作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書人員、公務(wù)員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構(gòu)思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）認(rèn)真核實(shí)材料

對于材料的核實(shí)工作，貫穿于材料準(zhǔn)備過程中的占有、篩選、加工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。

一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料，包括情況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等一定要準(zhǔn)確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)就要更正或刪除，這是件嚴(yán)肅的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實(shí)。

聯(lián)系近年來一些公文中出現(xiàn)的差錯(cuò)，更會(huì)使我們認(rèn)識(shí)到核實(shí)材料的重要意義，體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終，要全方位，無論反復(fù)幾遍但都須態(tài)度認(rèn)真，抱著強(qiáng)烈的責(zé)任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實(shí)；一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠(yuǎn)因和近因，這在核實(shí)中也必須予以注意。再如，一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不能僅僅停留在它的計(jì)算是否準(zhǔn)確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用，而且還要核實(shí)一下真假與誤差：它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理，是否合乎中國的當(dāng)代的現(xiàn)實(shí)，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計(jì)口徑是否恰當(dāng)，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實(shí)際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計(jì)算方法，特別是經(jīng)常采用的“算術(shù)平均加權(quán)系數(shù)”的界定，是否準(zhǔn)確合理，在反映差別上是否科學(xué)恰當(dāng)，是否符合實(shí)際，是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當(dāng)然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無信息、無價(jià)值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運(yùn)用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機(jī)地結(jié)合起來，起到證明觀點(diǎn)的作用，則是比較復(fù)雜的核實(shí)工作了，那需要在審核文稿階段進(jìn)一步核實(shí)。應(yīng)該提醒注意的是，當(dāng)前有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告中，不僅情況不確實(shí)，而且數(shù)字也不準(zhǔn)確，站在這樣不可靠的材料基礎(chǔ)上，很難得出全面、正確的結(jié)論。

（四）合理加工材料

選定材料經(jīng)過核實(shí)之后，還應(yīng)該對材料進(jìn)行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實(shí)際操作中可以對材料進(jìn)行三個(gè)方面的加工： 1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論過多的無關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明，在表達(dá)方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2．合并提高加工

同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保留一個(gè)“點(diǎn)”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點(diǎn)面結(jié)合。同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個(gè)綜合數(shù)字。變換角度“提高”原材料可用性。例如，某一活動(dòng)，在工廠寫的材料中是工人資金短缺，向銀行貸款后“借雞下蛋”，搞活全廠；而在銀行的材料中是貸款給工廠，“放活水養(yǎng)肥魚”，提高了使用率，盤活了存款。將這兩個(gè)材料放在一起，針對同一活動(dòng)，從行政機(jī)關(guān)角度去分析，則是政府的宏觀調(diào)控效果。3．文字潤色加工

適體剪裁、合并提高之后，再審讀材料，進(jìn)行文字潤色，從而進(jìn)一步提高材料的質(zhì)量。

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公文寫作基本要求之表述準(zhǔn)確結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)(2009-01-08 10:08:33)標(biāo)簽：雜談

分類：工作日志

表述準(zhǔn)確，包括表達(dá)方式正確，適合公文特點(diǎn)；表達(dá)效果不走樣，準(zhǔn)確、規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，包括各部分內(nèi)容劃分合理，布局安排恰當(dāng)，條理清楚，注重內(nèi)在聯(lián)系的外部形式，使全篇首尾相應(yīng)、渾然一體。

（一）直述不曲，表述準(zhǔn)確

一般文章的表達(dá)方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經(jīng)常使用的表達(dá)方式是敘述和說明，也有少量的議論。至于描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個(gè)別事務(wù)公文中使用，如調(diào)查報(bào)告，或在講話稿中使用，也是極為少量。1．公文常用的表達(dá)方式

敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷情況和事物發(fā)展過程的表達(dá)方式。

通常認(rèn)為，敘述有六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果（即新聞的“五個(gè)W一個(gè)H”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復(fù)數(shù)的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細(xì)述”。按結(jié)構(gòu)形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發(fā)生的時(shí)間先后或事件本身的發(fā)展過程來敘述；后者按事物的空間位置來敘述。按時(shí)間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘，這實(shí)際上是把常用的縱敘法按時(shí)間順序進(jìn)行的再細(xì)分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時(shí)發(fā)生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的《湖南農(nóng)民運(yùn)動(dòng)考察報(bào)告》。

敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當(dāng)，起伏有變。

說明 說明是對事物、事理進(jìn)行解說的表達(dá)方式。在應(yīng)用文章中使用較多。當(dāng)公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時(shí)往往用說明方式。常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數(shù)字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。說明的基本要求是：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。注意通俗易懂，語言平實(shí)。議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點(diǎn)、辨明是非，借以說服人的表達(dá)方式。公文中較少使用；使用時(shí)也要少而精。論點(diǎn)、論據(jù)、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點(diǎn)，證明這一論點(diǎn)的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。

這里還要說明一點(diǎn)，個(gè)別文種根據(jù)表達(dá)需要，采用描寫方式時(shí)，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結(jié)合在一起，或干脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當(dāng)一個(gè)成分，顯得只敘不描，文字簡練。調(diào)查報(bào)告等文種中有時(shí)采用這種方法。2．直述不曲，表述準(zhǔn)確

撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說什么，不用比喻、借代、轉(zhuǎn)類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。

常寫文章的同志都有體會(huì)，文章寫短難，表達(dá)直筆難。這就要求觀察更深入更細(xì)致，一下子抓住主要特點(diǎn)，并用平實(shí)的語言表述出來；要求思考更深刻，認(rèn)識(shí)更全面，表達(dá)更準(zhǔn)確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。

表達(dá)準(zhǔn)確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關(guān)系。公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質(zhì)，其特點(diǎn)表現(xiàn)為準(zhǔn)確、莊重、簡要、平時(shí)等。這里集中談?wù)劀?zhǔn)確。準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)是語言的“三性”要求，公文更重視的是準(zhǔn)確。表述準(zhǔn)確，是一條十分嚴(yán)格的要求。因?yàn)楣氖怯脕碇笇?dǎo)工作、反映情況的，一詞一句，一個(gè)概念、判斷、推理，搞得不準(zhǔn)要誤大事。所謂準(zhǔn)確，就是只能有一種解釋，不能產(chǎn)生歧義。產(chǎn)生歧義，是公文表達(dá)的大忌。要做到語言準(zhǔn)確，可以從兩方面入手：一是詞的內(nèi)涵與所要表達(dá)的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當(dāng)和明確的限制。對外延有了明確限制才會(huì)做到無懈可擊，內(nèi)涵與用意完全一致才不會(huì)產(chǎn)生歧義。

（二）條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)

這屬公文的正文結(jié)構(gòu)問題，也是構(gòu)思中謀篇的內(nèi)容。

簡短的公文，主要包括緣由、事項(xiàng)、要求等三部分內(nèi)容，結(jié)構(gòu)形式大同小異。正文開始要寫發(fā)文緣由（引據(jù)、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領(lǐng)起第二部分。第二部分是事項(xiàng)（內(nèi)容、進(jìn)程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結(jié)語，各個(gè)文種互不相同，也有提出要求（希望、號(hào)召等）的。

篇幅較長，信息量大，有點(diǎn)份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復(fù)雜。但無論多么復(fù)雜，也一定要條理清楚。這首先是個(gè)“識(shí)見” 問題，只有思維清晰，條理才會(huì)清楚，想法太亂寫出來也會(huì)亂，所以理順?biāo)悸泛苤匾莻€(gè)前提條件。有了前提還要學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個(gè)道理。

安排好結(jié)構(gòu)，做到條理清楚、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，可注意以下三個(gè)問題： 1．層次和段落 一篇公文的結(jié)構(gòu)，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。

所謂層次，就是指公文的幾個(gè)組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：

總分式 開始先作總的概括（前言，似“導(dǎo)語”，總結(jié)報(bào)告中則是總體評(píng)價(jià)），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯(lián)系（前后、因果、重輕都可以根據(jù)用意來安排），形式上是并列（用序號(hào)、小標(biāo)題或“跳行”），最后一個(gè)小結(jié)（強(qiáng)調(diào)式、升華式、號(hào)召式、無尾式或慣用結(jié)語）。指示性通知、獎(jiǎng)懲性通報(bào)、工作計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、綜合報(bào)告等文種，常用這種結(jié)構(gòu)形式。

遞進(jìn)式 各層次內(nèi)容層層推進(jìn)，前后有一定關(guān)系。例行報(bào)告、情況通報(bào)、工作總結(jié)等文種常用這種結(jié)構(gòu)形式。

時(shí)序式 也叫貫通式。按事物進(jìn)程、時(shí)間推移來安排結(jié)構(gòu)。情況報(bào)告、事故報(bào)告、專題報(bào)告等文種，常用此種結(jié)構(gòu)形式。

所謂段落，就是公文結(jié)構(gòu)的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項(xiàng)內(nèi)容、時(shí)間發(fā)展階段等來劃分。2．照應(yīng)和過渡

照應(yīng) 就是公文內(nèi)容的前后要有關(guān)照和呼應(yīng)。常用方法有三種：首尾照應(yīng)，前后照應(yīng)，題文照應(yīng)。

過渡 就是上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換，起到承上啟下的作用。一是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用在總括文字（前言）的段落末尾，如“現(xiàn)將具體情況報(bào)告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設(shè)一個(gè)自然段，一般用在較長的公文中表示內(nèi)容的明顯轉(zhuǎn)換）。3．開頭與結(jié)尾

開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領(lǐng)起全文，不支不蔓；還要簡短凝練，文字少而內(nèi)容集中，并且文字新穎，引人注目。元代人說的“鳳頭”就是這個(gè)意思。

結(jié)尾 常用的方式有總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、要求式、呼應(yīng)式、號(hào)召式，等等。但要寫得實(shí)在，不著空文，要干凈利落，不能拖泥帶水。元代人說的“豹尾”，就是說結(jié)尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)標(biāo)簽：雜談

分類：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上級(jí)機(jī)關(guān)用來批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，以及用來任免和聘用干部的。

通知的特點(diǎn)：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。

3、時(shí)效性。通知有一定的時(shí)效要求。

通知的分類：

根據(jù)內(nèi)容的不同，通知大體可以分為五類：

1、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知。

2、指示性通知。

3、事務(wù)性通知。

4、會(huì)議通知。

5、任免通知。

批 復(fù)

一、批復(fù)的概念

批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的回復(fù)性公文。其制作和應(yīng)用一般以下級(jí)的“請示”為條件。當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作涉及到方針、政策等方面的重大問題，報(bào)請上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到新情況、新問題，無章可循，報(bào)請上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確指示時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)遇到無法解決的具體困難，報(bào)請上級(jí)機(jī)關(guān)給予指導(dǎo)幫助時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)對現(xiàn)行方針政策、法規(guī)等有疑問，報(bào)請上級(jí)機(jī)關(guān)予以解答說明時(shí)；以及當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)因重大問題有意見分歧，報(bào)請上級(jí)機(jī)關(guān)裁決時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)都應(yīng)該用“批復(fù)”予以答復(fù)。除此之外，有時(shí)“批復(fù)”還被用來授權(quán)政府職能部門發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章。

二、批復(fù)的特點(diǎn)

1、針對性。批復(fù)的針對性反映在兩個(gè)方面：一是批復(fù)必須針對請示機(jī)關(guān)行文，而對非請示機(jī)關(guān)不產(chǎn)生直接影響；二是批復(fù)的內(nèi)容必須針對請示事項(xiàng)，不涉及請示事項(xiàng)以外的內(nèi)容。

2、回復(fù)性。批復(fù)的內(nèi)容屬于回復(fù)性的內(nèi)容。因?yàn)榕鷱?fù)的制作和應(yīng)用是以下級(jí)機(jī)關(guān)的請示為條件，對上級(jí)機(jī)關(guān)來說是被動(dòng)的發(fā)文，下級(jí)機(jī)關(guān)請示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。并且，上級(jí)機(jī)關(guān)對請求事項(xiàng)無論同意與否，都必須有針對性地明確予以回答。

3、權(quán)威性。批復(fù)是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請求事項(xiàng)的回復(fù)性公文，它提出的處理意見和辦法，代表上級(jí)機(jī)關(guān)對問題的決策意見，對下級(jí)機(jī)關(guān)具有行政約束力。特別是對一些重大事項(xiàng)的答復(fù)，體現(xiàn)了黨和國家的有關(guān)方針、政策，具有權(quán)威性。所以批復(fù)一經(jīng)下發(fā)，下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照執(zhí)行。

三、批復(fù)的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，批復(fù)可分為兩類：一類是審批性批復(fù)；一類是指示性批復(fù)。審批性批復(fù)主要是針對下級(jí)機(jī)關(guān)請示的公務(wù)事宜，經(jīng)審核后所作的指示性答復(fù)。比如關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、項(xiàng)目設(shè)立、資金劃撥等事項(xiàng)的審批。指示性批復(fù)主要是針對方針、政策性問題進(jìn)行答復(fù)。這一類批復(fù)，不只是對請示機(jī)關(guān)提出請示事項(xiàng)的答復(fù)，而且批復(fù)的指示性內(nèi)容，在其管轄范圍內(nèi)，具有普遍的指導(dǎo)和規(guī)范作用。另外，授權(quán)政府職能部門發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章的批復(fù)，也屬于指示性批復(fù)。

四、批復(fù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

批復(fù)由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

1、首部。包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

（1）標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、批復(fù)事項(xiàng)、行文對象和文種構(gòu)成；一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；第三種是由事由和文種構(gòu)成；第四種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。

（2）主送機(jī)關(guān)。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)是指與批復(fù)相對應(yīng)的請示發(fā)文機(jī)關(guān)。授權(quán)性的批復(fù)，主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級(jí)機(jī)關(guān)。

2、正文。正文是批復(fù)的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構(gòu)成相對固定。其中除授權(quán)性批復(fù)與一般批復(fù)的寫法有所不同外，其他批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。

（1）開頭。通過引敘來文以說明批復(fù)緣由。首先點(diǎn)明批復(fù)的下級(jí)機(jī)關(guān)并寫明來文日期、標(biāo)題和文號(hào)，以交代批復(fù)的根據(jù)。

（2）主體。主要說明批復(fù)事項(xiàng)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家的方針，政策、法令、法規(guī)和實(shí)際情況，針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復(fù)或具體的指示，一般不進(jìn)行議論。也有的批復(fù)，在批復(fù)事項(xiàng)后面概括提出希望和要求，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)批復(fù)的主旨。

（3）結(jié)語。一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語。

3、尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。署名寫上批復(fù)機(jī)關(guān)單位名稱，并加蓋公章；成文時(shí)間寫明年、月、日。

五、撰寫批復(fù)應(yīng)注意的問題。

1、注意行文的針對性。下級(jí)機(jī)關(guān)請示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。

2、批復(fù)的觀點(diǎn)要明確。無論審批性批復(fù)還是指示性批復(fù)，上級(jí)機(jī)關(guān)的態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級(jí)機(jī)關(guān)無所遵循。

3、批復(fù)要及時(shí)。批復(fù)是因下級(jí)機(jī)關(guān)的請示而行文，凡下級(jí)機(jī)關(guān)能夠向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請示的，說明事關(guān)重要，時(shí)間緊迫，急需得到上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和幫助，所以上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)批復(fù)，否則就會(huì)貽誤工作，甚至?xí)斐芍卮髶p失。

4、批復(fù)的行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴(yán)，以充分體現(xiàn)批復(fù)的權(quán)威性。

函

一、函的概念

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點(diǎn)

（一）溝通性。函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

（三）單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。

（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性。

（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時(shí)復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

（四）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫函件應(yīng)注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

會(huì) 議 紀(jì) 要

一、會(huì)議紀(jì)要的概念

會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位召開的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。

會(huì)議紀(jì)要通過記載會(huì)議基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括地反映會(huì)議精神，以便與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)地進(jìn)行傳達(dá)組織落實(shí)開展工作的依據(jù)。同時(shí)會(huì)議紀(jì)要可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及與同級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行交流的作用；向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)，用以匯報(bào)會(huì)議情況，以便得到上級(jí)機(jī)關(guān)對工作的指導(dǎo)；向同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送，用以通報(bào)會(huì)議情況，以便得到同級(jí)機(jī)關(guān)的支持和配合；向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送，用以傳達(dá)會(huì)議精神，以便下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。

會(huì)議紀(jì)要通常情況只印發(fā)到會(huì)的單位，視情況抄送有關(guān)的單位。為便于上級(jí)了解工作開展情況，也要抄報(bào)上級(jí)主管部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

（一）紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議活動(dòng)情況等有關(guān)材料綜合整理出來的公文。在會(huì)議紀(jì)要中不能隨間篡改會(huì)議的基本精神，不能擅自增加或冊減會(huì)議的內(nèi)容，不能隨便更動(dòng)與會(huì)者議定的事項(xiàng)，不能對會(huì)議達(dá)成的共識(shí)進(jìn)行修改，也不需要對會(huì)議或會(huì)議的某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分析、評(píng)論。它要求如實(shí)地記載會(huì)議的基本情況，對會(huì)議存在的分歧意見和問題等，也要真實(shí)、概括地予以反映。會(huì)議紀(jì)要具有紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價(jià)值。

（二）概括性。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是由專人把會(huì)議的基本情況如實(shí)記錄下來的書面材料，會(huì)議紀(jì)要，是根據(jù)會(huì)議的中心議題、指導(dǎo)思想和議定事項(xiàng)，在會(huì)議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會(huì)議記錄相比，會(huì)議紀(jì)要能夠更集中地反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性。

（三）指導(dǎo)性。會(huì)議紀(jì)要有兩項(xiàng)功能，一項(xiàng)是“記載”，一項(xiàng)是“傳達(dá)”，并且通過“記載”去“傳達(dá)”，它所記載、傳達(dá)的會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，是與會(huì)者及其組織領(lǐng)導(dǎo)者的共同意志的體現(xiàn)，是會(huì)議成果的結(jié)晶，集中反映了會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，因而具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。

三、會(huì)議紀(jì)要的分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。

辦公會(huì)議紀(jì)要是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體召開的定期或不定期的工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要。專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要是為研究專項(xiàng)問題而召開的會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要。

根據(jù)內(nèi)容的不同，會(huì)議紀(jì)要分為專題型紀(jì)要和綜合性紀(jì)要。這種內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要比較普遍。

專題型紀(jì)要主要反映與會(huì)者就會(huì)議主要議題，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上所形成的決定、決議。這種紀(jì)要多用于黨委會(huì)議和機(jī)關(guān)的行政會(huì)議，或座談會(huì)、研討會(huì)等。

綜合性紀(jì)要?jiǎng)t側(cè)重于全面概述會(huì)議基本情況，包括會(huì)議的議題、討論情況、討論結(jié)果等。這種會(huì)議紀(jì)要多用于領(lǐng)導(dǎo)集體辦公會(huì)議等。

四、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

（一）首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。

會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如《全國城市愛國衛(wèi)生現(xiàn)場經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要》、《關(guān)于改革××局、××局管理體制的會(huì)議紀(jì)要》等。也有的由發(fā)文機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱和文種構(gòu)成，如《××集團(tuán)公司經(jīng)理辦公室會(huì)議紀(jì)要》。

成文時(shí)間即會(huì)議通過的時(shí)間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間。一般在標(biāo)題下居中位置用括號(hào)注明年、月、日。也有把成文時(shí)間寫在尾部的署名下面。

（二）正文。公議紀(jì)要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

1、前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會(huì)議研究的幾個(gè)問題紀(jì)要如下：”或“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。這項(xiàng)內(nèi)容主要用以簡述會(huì)議基本情況，所以文字必須十分簡練。

2、主體。是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。對于會(huì)議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。

另外，在具體寫法上，不同類型的會(huì)議紀(jì)要，寫法也有不同。

決議型紀(jì)要，主要根據(jù)中心議題，著重把會(huì)議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。

綜合性紀(jì)要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會(huì)議的指導(dǎo)思想，全面介紹會(huì)議的基本情況。

3、結(jié)尾。屬于選擇性項(xiàng)目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。

（三）尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名只用于辦公會(huì)議紀(jì)要，寫明召開會(huì)議的機(jī)關(guān)單位名稱。一般會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t不需要署名，不加蓋公章。至于成文時(shí)間，如果在首部已注明，就不再寫。

五、撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意的問題

撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問題：一是概括要全面，要如實(shí)反映會(huì)議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。這樣，表述上才能做到重點(diǎn)突擊，條理清晰，文字簡練。

請 示

一、請示的概念

請示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。請示屬于上行公文，其應(yīng)用范圍也比較廣泛。

二、請示的特點(diǎn)

1、針對性。只有本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排等問題，以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可以用“請示”行文。請示上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。所以請示的行文具有很強(qiáng)的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級(jí)機(jī)關(guān)對呈報(bào)的請示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

3、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即使需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，也只能用抄送形式。

4、時(shí)效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的公文，如能夠及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問題得到及時(shí)解決。

三、請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示；

2、請求批準(zhǔn)性請示；

3、請示批轉(zhuǎn)性請示。

四、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

1、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

（1）標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《××縣人民政府關(guān)于××××××的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請示》。

（2）主送機(jī)關(guān)。請示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。每件請示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請示。

2、正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。

（1）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷，予以有針對性的批復(fù)。

（2）主體。主要說明請求事項(xiàng)。它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項(xiàng)要寫的具體、明確、條項(xiàng)清楚，以便上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確批復(fù)。

（3）結(jié)語。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語一般有“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。

3、落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時(shí)間××××年××月××日。

五、撰寫請示應(yīng)注意的問題

請示的寫作首先要和“報(bào)告”文種相區(qū)別。在這個(gè)前提下，一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆]能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問題；三要理由要充分，請示事項(xiàng)要明確、具體；四要語氣要平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。

報(bào) 告

一、報(bào)告的概念

報(bào)告是機(jī)關(guān)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，以及答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的陳述性公文。

報(bào)告屬上行公文，應(yīng)用相當(dāng)廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映本部門，本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策、批示的情況，反映實(shí)際工作中遇到的問題，為上級(jí)機(jī)關(guān)制定方針、政策或者作出決策、發(fā)指示提供依據(jù)；也可以用來向上級(jí)機(jī)關(guān)陳述意見，提出建議，如針對本地區(qū)、本單位、本部門帶有普遍意義或傾向性的問題，提示解決的途徑，為上級(jí)機(jī)關(guān)當(dāng)好參謀；還可以用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，使上級(jí)機(jī)關(guān)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確、有效地指導(dǎo)工作。

但是，在日常公務(wù)活動(dòng)中，一些行政機(jī)關(guān)單位尤其是企事業(yè)基層單位，往往把“報(bào)告”與“請示”相混淆。2000年8月20日，國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)和公文處理辦法》，明確地將“請示”和報(bào)告作為兩類兩種公文。

“報(bào)告”和“請示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的公文。它們的區(qū)別在于：

1、性質(zhì)不同。報(bào)告是陳述性公文；請示是呈批性公文。

2、行文目的不同?！皥?bào)告”的目的在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，回答上級(jí)機(jī)關(guān)詢問，以便上級(jí)機(jī)關(guān)了解本單位情況，從而有針對性地予以指導(dǎo)；而“請示”的目的，是為解決某一問題，請求某一問題，請求上級(jí)機(jī)關(guān)作出指示或予以批準(zhǔn)。

3、行文時(shí)間不同。報(bào)告是在工作結(jié)束后或工作正在進(jìn)行中行文。而請示則必須在事前行文，不得先斬后奏。

4、主送機(jī)關(guān)不同。報(bào)告的宗旨在于為上級(jí)機(jī)關(guān)提供信息，不是為了讓其批復(fù)，因而允許多頭主送。而請示是為向上級(jí)機(jī)關(guān)請求批示或批準(zhǔn)的，只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不允許多頭請示。

5、事項(xiàng)的多少不同。報(bào)告的事項(xiàng)可以是一件，如專題報(bào)告，也可以是多件，如綜合報(bào)告。而請示的內(nèi)容必須遵循“一文一事”的原則。

6、答復(fù)的形式不同。報(bào)告不要求上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。而請示則要求上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)批復(fù)回文，給予明確答復(fù)。

二、報(bào)告的特點(diǎn)：

（一）行文的單向性。報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，旨在為上級(jí)機(jī)關(guān)提供情況，不需要受單位批復(fù)，屬單向德文。

（二）表達(dá)的陳述性。報(bào)告用于匯報(bào)工作、反映情況。具體地陳述本部門、本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策的情況，某一階段做了哪些工作，怎樣開展的，取得了哪些成績，存在什么問題，表達(dá)手法是敘述和說明。

三、報(bào)告的分類

根據(jù)性質(zhì)的不同，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告兩種；根據(jù)時(shí)間期限的不同，可分為定期報(bào)告和不定期報(bào)告兩種；根據(jù)內(nèi)容不同，可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和遞送報(bào)告等。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報(bào)告文書，例如“調(diào)查報(bào)告”、“審計(jì)報(bào)告”、“咨詢報(bào)告”、“立案報(bào)告”、“評(píng)估報(bào)告”等，雖然標(biāo)題也有“報(bào)告二字，但其概念、性質(zhì)和寫作要求與行政公文中的報(bào)告不同，不屬于行政公文范疇，不應(yīng)與之混淆。

按內(nèi)容劃分的幾種報(bào)告：

（一）工作報(bào)告。是向上級(jí)機(jī)關(guān)或重要會(huì)議匯報(bào)工作情況的報(bào)告。它主要用以總結(jié)工作，反映某一階段、某個(gè)方面貫徹落實(shí)政策、法令、批示的情況。如國務(wù)院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會(huì)議上所作《政府工作報(bào)告》，×××在××省××?xí)h上所作的《計(jì)劃生育工作報(bào)告》。

（二）情況報(bào)告。是指用于向上級(jí)反映工作中的重大情況、特殊情況和新動(dòng)態(tài)等的報(bào)告。這種報(bào)告便于上級(jí)和機(jī)關(guān)根據(jù)下級(jí)情況，及時(shí)采取措施，指導(dǎo)工作。

（三）建議報(bào)告。是指根據(jù)工作中的情況動(dòng)向和存在問題向上級(jí)機(jī)關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報(bào)告。

（四）答復(fù)報(bào)告。是針對上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)提出詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報(bào)告。

（五）遞送報(bào)告。是以報(bào)告的形式，向上級(jí)呈報(bào)其他文件、物件的說明性公文。

四、報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

報(bào)告一般由首部、正文和尾部組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)內(nèi)容。

報(bào)告的標(biāo)題常見的形式有兩種，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，如《××部關(guān)于××抗災(zāi)救災(zāi)工作情況的報(bào)告》；另一咱是由事由和文種構(gòu)成，如《政府工作報(bào)告》等。

報(bào)告的主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是幾個(gè)。頂格寫于文首、其后用冒號(hào)。

（二）正文。報(bào)告正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。

1、開頭。主要交代報(bào)告的緣由，概括說明報(bào)告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將××情況報(bào)告如下”一語轉(zhuǎn)入下文。

2、主體。這是報(bào)告的核心部分，用來說明報(bào)告事項(xiàng)。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問題；二是進(jìn)一步開展工作的意見。

在不同類型的報(bào)告中，正文中報(bào)告事項(xiàng)的內(nèi)容可以有所側(cè)重。工作報(bào)告在總結(jié)情況的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提出下一步工作安排意見，大多都采用序號(hào)、小標(biāo)題區(qū)分層次。建議報(bào)告的重點(diǎn)應(yīng)放在建議的內(nèi)容上，也可以采用標(biāo)序列述的方法。答復(fù)報(bào)告則根據(jù)真實(shí)、全面的情況，按照上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問和要求回答問題，陳述理由。遞送報(bào)告，只需要寫清楚報(bào)送的材料（文件、物件）的名稱、數(shù)量即可。

3、結(jié)語。根據(jù)報(bào)告種類的不同一般都有不同的程式化用語，應(yīng)另起段來寫。工作報(bào)告和情況報(bào)告的結(jié)束語常用“特此報(bào)告”；建議報(bào)告常用“以上報(bào)告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；答復(fù)報(bào)告多用“專此報(bào)告”；遞送報(bào)告則用“請審閱”“請收閱”等。

（三）尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容

關(guān)于署名，如果標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，這里不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機(jī)關(guān)單位或主要負(fù)責(zé)人姓名。之后，于其下寫明年、月、日期，并加蓋單位公章或主要負(fù)責(zé)人印章。

五、撰寫報(bào)告應(yīng)注意的問題

（一）嚴(yán)格使用文種，尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請求混用。報(bào)告事項(xiàng)不得夾帶請示事項(xiàng)，否則會(huì)因“報(bào)告”不需批復(fù)而影響請示事項(xiàng)的處理和解決。

（二）材料要真實(shí)。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，如實(shí)匯報(bào)。無論是成績還是失誤，都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映，不能只報(bào)喜不報(bào)憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。

（三）主旨鮮明。報(bào)告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復(fù)雜，很容易寫的篇幅較長而又重點(diǎn)不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時(shí)，力求寫的觀點(diǎn)鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。

行政機(jī)關(guān)公文格式中常見問題及對策(2009-01-08 09:31:45)標(biāo)簽：雜談

分類：工作日志

行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文格式規(guī)范化，是辦公自動(dòng)化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機(jī)關(guān)的公文格式有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。本文針對實(shí)際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納分析，提出了相應(yīng)的對策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號(hào)太長。有的單位發(fā)文字號(hào)的年份用圓括號(hào)“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號(hào)“〔〕”。對于字號(hào)和字體，有的用小3號(hào)；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號(hào)序號(hào)出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函〔2007〕001號(hào)”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當(dāng)。有的基層單位要求上級(jí)機(jī)關(guān)投資補(bǔ)助的上行文，應(yīng)用“請示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”文種，無法得到上級(jí)機(jī)關(guān)的“批復(fù)”；有的單位將對下級(jí)單位的“批復(fù)”錯(cuò)用為“函”的文種。公文標(biāo)題中錯(cuò)用文種，往往使公文失去其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。有的甚至嚴(yán)重影響行文的作用和效率。

3．公文標(biāo)題不規(guī)范。有些部門有不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題中濫用符號(hào)；二是在公文標(biāo)題的擬制上，冗長繁瑣。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，較多的是使用頓號(hào)和書名號(hào)；標(biāo)題中“事由”概括得不簡要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個(gè)詞組套一個(gè)詞組，冗長臃腫。

4．引用文號(hào)不規(guī)范。有些部門公文中，將其順序前后倒置。有的先引文號(hào)后引標(biāo)題，有的只引文號(hào)不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號(hào)。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦〔2007〕12號(hào)文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)鐵道部《關(guān)于×××的通知》（鐵辦〔2007〕12號(hào)）”。

5．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號(hào)，寫成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標(biāo)注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時(shí)間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。印章正確的加蓋位置：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標(biāo)注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或??；二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號(hào)使用漢語數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。

9．抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用來標(biāo)識(shí)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應(yīng)先路內(nèi)后路外、抄送應(yīng)先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標(biāo)注。有些公文常出現(xiàn)“抄報(bào)”，頂格標(biāo)識(shí)“抄送”，回行時(shí)與“抄送”對齊，最后一個(gè)名稱后不加句號(hào)等不規(guī)范問題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁碼應(yīng)置于表的左下角，雙頁碼應(yīng)置于表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。但在實(shí)際工作中常?；煜?。

11．版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時(shí)未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語數(shù)字標(biāo)識(shí)。

12．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。有些單位發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認(rèn)識(shí)不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認(rèn)識(shí)不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責(zé)任心不強(qiáng)。對《辦法》不熟悉，對公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對公文的重要性認(rèn)識(shí)不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務(wù)部門把要求以上級(jí)機(jī)關(guān)的名義上報(bào)、下發(fā)的公文直接送上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志審批簽發(fā)，而沒有先送上級(jí)機(jī)關(guān)的文秘部門核稿后送簽?！暗沽鳌鞭k理的公文，因?yàn)闆]有文書環(huán)節(jié)的登記，無法掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)的動(dòng)態(tài)，影響辦文效率，甚至?xí)绊懝ぷ鞯拈_展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對公文印制規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對策

1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員要加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，加強(qiáng)對審核人員的培養(yǎng)和使用并保持人員的相對穩(wěn)定。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、校對、印刷等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任。要有嚴(yán)格的公文處理流程，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

3．加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)公文處理人員的建設(shè)，注重理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識(shí)、精深的專業(yè)知識(shí)，熟悉公文處理方面的知識(shí)。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩(wěn)定性。辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負(fù)責(zé)公文審核把關(guān)的人員。

4．加強(qiáng)督查，保證公文質(zhì)量。上級(jí)機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對下級(jí)機(jī)關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。制定嚴(yán)格的公文處理程序，在公文處理中做到多級(jí)審核，層層把關(guān)。加強(qiáng)對公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開展研討交流活動(dòng)，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評(píng)和定期通報(bào)制度，不斷提高公文質(zhì)量。

行政公文寫作技巧(2009-01-08 09:28:46)標(biāo)簽：雜談

分類：工作日志

行政公文，是公務(wù)文書的簡稱，是人類在治理社會(huì)、管理國家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的

應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的

行文格式（注意：比模式更進(jìn)一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務(wù)院辦公廳1987年2月18

日發(fā)布、1993年11月修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中

要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根

據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重

復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口

語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦

用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五

是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請示；批復(fù)；

函；會(huì)議紀(jì)要。

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點(diǎn)。

一、標(biāo)題

1．規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種

――用于重要、莊重的公務(wù)

2． 靈活式

A 二部分：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種

（以上標(biāo)題下可加時(shí)間）

二是事由＋文種

三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”

Ｂ 一部分：只有文種

――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性

★帶發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時(shí)間，則須用括號(hào)，公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時(shí)間。

二、正文

1．主送機(jī)關(guān)（面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會(huì)群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實(shí)際中組織

關(guān)系）

2． 正文

A． 原由：一是依據(jù)：

# 情況：敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等；常用“目前?”類時(shí)間狀語 ；簡介人物及事跡

#文件： 常用“根據(jù)?”；往往是一句話

# 意義：議論：常用“是?”

# 作用 ：常用“將使?”

二是目的：常用“為?”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。

B 事項(xiàng)：（內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出層義，或用小標(biāo)題或用句子表達(dá)）

1.并列式。常見。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為

說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)（；），也可用句子并列

式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

2.遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運(yùn)用序碼。順序是

一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內(nèi)容分項(xiàng)可用分段甚至加分號(hào)（；）的形式。

C 結(jié)尾：（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。

二是希望、號(hào)召類。

從12類13種行政公文中選擇出3種社會(huì)生活中常用的模式化如下。

請示模式