第一篇：常用公文一般常識(shí)

常用公文一般常識(shí)

為了嚴(yán)格公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，根據(jù)公文行文的基本要求，結(jié)合企業(yè)公文行文的實(shí)際情況，籌備處辦公室對(duì)公文行文的一般常識(shí)進(jìn)行整理、歸納，編制此學(xué)習(xí)資料印發(fā)各公司、部。希望對(duì)各單位規(guī)范企業(yè)常用公文的起草、審定、呈報(bào)、印發(fā)有所幫助。

一、公文的種類(lèi)

涉及企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常使用的公文一般包括：報(bào)告、請(qǐng)示、任免、決定、決議、指示、指令、通報(bào)、通知、批復(fù)、函等，以上公文關(guān)系可分為三類(lèi)：對(duì)上行文有請(qǐng)示、報(bào)告；對(duì)下行文有任免、指示、指令、決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)；平行文一般為函（其中通知有時(shí)也可作平行文）。

二、公文的主要格式

公文的一般格式包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、行文機(jī)關(guān)印章、發(fā)文年月日、抄報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、抄送相關(guān)單位、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緩急程序等十項(xiàng)內(nèi)容。這是在公文行文的長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的，必須掌握和運(yùn)用這種統(tǒng)一的公文格式。

三、公文寫(xiě)作的基本原則

1、按常規(guī)公文可分為上行文、下行文、平行文；上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，根據(jù)行文的需要可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文。在一般情況下，下級(jí)不得越級(jí)行文請(qǐng)示問(wèn)題，因特殊情況需要越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)被越過(guò)的機(jī)關(guān)；下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；平行文是單位之間沒(méi)有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的行文。

2、撰制辦理公文的一般程序：有草擬、修改、審核、簽發(fā)等。草擬公文情況要屬實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精煉，層次與條理要清楚，篇幅力求簡(jiǎn)短；審核公文要做到認(rèn)真審稿、嚴(yán)格把關(guān)，是防止差錯(cuò)、提高文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)；簽發(fā)公文要將認(rèn)真審核的文稿送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

四、公文寫(xiě)作的基本要求和方法

撰寫(xiě)公文要有明確的立意，要講究周密的表述，要一事一文，突出中心，結(jié)構(gòu)合理。公文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

1、開(kāi)頭部分：也稱(chēng)原由或引據(jù)部分，主要說(shuō)明發(fā)文的根據(jù)原由、目的和必要性，要求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直接引據(jù)。

2、主體部分：是公文結(jié)構(gòu)的主要部分，要求觀點(diǎn)明確，重點(diǎn)突出，層次分明，條理清楚，合理安排層次與段落，同時(shí)對(duì)公文開(kāi)頭部分提出的問(wèn)題，要在主體中陳述清楚，說(shuō)明情況，闡明道理。

3、結(jié)尾部分是全文的結(jié)束：（1）上行文結(jié)語(yǔ)，要求答復(fù)的報(bào)告可以用“以上報(bào)告請(qǐng)審查”或“以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)閱示”要求上級(jí)批準(zhǔn)的請(qǐng)示，可以用“上述意見(jiàn)妥否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)”。（2）下行文結(jié)語(yǔ)“一般用：“此令”、“此復(fù)”或者“希遵照辦理”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。

五、公文的處理程序

1、收文：應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一收文，清點(diǎn)驗(yàn)收來(lái)文，逐件登記，注明收文序號(hào)、來(lái)文字號(hào)、收文時(shí)間、來(lái)文機(jī)關(guān)、事由、件數(shù)、密級(jí)等。

2、分辦：來(lái)文登記后，凡是需要辦理的公文送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批示或批辦。

3、催辦：凡是已請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的公文，應(yīng)及時(shí)檢查催辦，防止漏辦、積壓延辦。

4、立卷：也叫歸檔，把處理完的文件，分門(mén)別類(lèi)地編成案卷，以備日后使用和查考。

5、銷(xiāo)毀：沒(méi)有存檔價(jià)值和不必要存檔的公文，經(jīng)過(guò)鑒別報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀公文要進(jìn)行登記，有專(zhuān)人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。銷(xiāo)毀人員、監(jiān)督人員、批準(zhǔn)的主管領(lǐng)導(dǎo)都必須在公文銷(xiāo)毀登記表簽名。

以上材料如無(wú)不妥之處，請(qǐng)各單位、部門(mén)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)，并在今后工作中擬文時(shí)參考。

第二篇：公文常識(shí)

1.公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。裝訂時(shí)，文件頁(yè)碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯(cuò)頁(yè)漏頁(yè)，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件裝訂在一起，并在正文末尾注明各附件的標(biāo)題；如不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件的首頁(yè)上注明文件的文號(hào)，與主件同時(shí)報(bào)送。

2.說(shuō)明是對(duì)事物、事理進(jìn)行解說(shuō)的表達(dá)方式。在應(yīng)用文章中使用較多。當(dāng)公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時(shí)往往用說(shuō)明方式。

常用的說(shuō)明方法有詮釋說(shuō)明（也叫“下定義”）、分類(lèi)說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、對(duì)比說(shuō)明、類(lèi)比說(shuō)明、舉例說(shuō)明、比喻說(shuō)明、圖表說(shuō)明等。

說(shuō)明的基本要求是：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。注意通俗易懂，語(yǔ)言平實(shí)

3.從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文。從公文內(nèi)容處理要求分類(lèi)，一是參閱性公文，二是承辦性公文。4.應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名電話的文種是請(qǐng)示

5.公文在制發(fā)的程序上，必須履行法定的審批手續(xù)。通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。主要有草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

6.公文有三種關(guān)系，既上行，平行，下行，一般的公文都是要逐級(jí)傳遞的，也就是說(shuō)省－市－縣（下行）或者縣－市－?。ㄉ闲校?，要加快公文傳輸可以越過(guò)中間的層級(jí)直接發(fā)給相應(yīng)機(jī)關(guān)，但這必須是很特殊的才可以．另外，就算很特殊需要越級(jí)行文，也需要同時(shí)抄報(bào)中間被簡(jiǎn)略的機(jī)關(guān)．

比如，省繞過(guò)市直接發(fā)文給縣，可以不經(jīng)過(guò)市但要抄送給市．但是越級(jí)行文有很強(qiáng)的約束性，要求很?chē)?yán)格，不是可以隨意的．所以單純?yōu)榱颂岣咚俣仁遣豢梢圆扇≡郊?jí)行文的． 所謂的直接行文就是直接上下級(jí)的行文根本不存在加快公文傳輸?shù)?，跨?jí)行文沒(méi)有這種表述，其實(shí)是越級(jí)行文的誤解．

多級(jí)行文是向直接上級(jí)并呈非直接上級(jí)或者向直接下 級(jí)并轉(zhuǎn)非直接下級(jí)的一次性行文可以達(dá)到提高公文傳輸速度的目的．

綜上，答案是多級(jí)行文．

7.公文落款處所標(biāo)明的日期是指領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 8.所有的公文中，(命令)最具權(quán)威性和強(qiáng)制性。

9.公文主題詞標(biāo)引順序?yàn)?類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、文種)。

10.整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門(mén)移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料 11.檔案工作包括檔案收集、檔案管理、檔案利用三個(gè)組成部分 12.基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不宜制發(fā)公告 13.批辦是指對(duì)收文應(yīng)如何辦理所作的批示 14 公文分類(lèi)相關(guān)資料

一、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的主要文種包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要共十三種。

二、公文的作用：

1、法規(guī)作用

2、宣傳作用

3、書(shū)面領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用

4、公務(wù)聯(lián)系作用

5、憑據(jù)和記載作用

三、公文的分類(lèi)：

1、從文件來(lái)源分：（1）收文（2）發(fā)文（3）內(nèi)部公文

2、從行文關(guān)系上分：（1）上行文（2）平行文（3）下行文

3、從文件使用范圍分：（1）通用文件（2）專(zhuān)用文件

4、從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)分：（1）法規(guī)文件（2）行政文件（3）黨的文件

5、從文件機(jī)密性和閱讀范圍分：（1）保密文件（2）內(nèi)部文件（3）公布的文件

四、公文具體劃分：

1、下行文包括：（1）命令（2）指示（3）批示（4）批復(fù)（5）通報(bào)

2、上行文包括：（1）請(qǐng)示（2）報(bào)告

3、決策性文件：（1）決議（2）決定

4、公布性文件：（1）布告、通告（2）公告、公報(bào)

5、規(guī)定性文件：（1）章程（2）條例（3）規(guī)定（4）辦法（5）制度

15.指示是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)要點(diǎn)及要求、步驟和方法時(shí)所使用的一種具有指導(dǎo)原則的下行公文。

擴(kuò)展閱讀：

1指示是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)要點(diǎn)及要求、步驟和方法時(shí)所使用的一種具有指導(dǎo)原則的下行公文。

2批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，是機(jī)關(guān)應(yīng)用寫(xiě)作活動(dòng)中的一種常用公務(wù)文書(shū)。3決定是對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策或安排，并要求機(jī)關(guān)各部門(mén)和下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)單位貫徹執(zhí)行的指令性公文，適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

4通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有

關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。

16通知，是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。其主要特點(diǎn)有：

應(yīng)用廣泛，使用頻率高，不受內(nèi)容制約，即可用于布置工作、傳達(dá)重要指標(biāo)，也可以用于知照一般事項(xiàng)。

二、作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)、級(jí)別的限制。

三、內(nèi)容單純、行文簡(jiǎn)便。

四、具有執(zhí)行性，多用于下行文。

17.公文語(yǔ)言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語(yǔ)言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要； 二要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)；

三要根據(jù)具體的語(yǔ)言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的用語(yǔ)，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用形象和描繪性詞語(yǔ)和口語(yǔ)，不用方言土語(yǔ)，十分規(guī)范。

18.承辦是承辦單位按領(lǐng)導(dǎo)人的批辦意見(jiàn)進(jìn)行具體的辦理，承辦是收文辦理中的核心部分，程序中的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，它關(guān)系到文件內(nèi)容的落實(shí)和問(wèn)題的解決。

承辦的方式可采?。弘娫挻饛?fù)、復(fù)印批件、制發(fā)文件、召開(kāi)會(huì)議及進(jìn)行面談等 19.據(jù)以印制正式文件的標(biāo)準(zhǔn)稿稱(chēng)為定稿 20.批復(fù)是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示 21.通告：是行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)向人民群眾或機(jī)關(guān)團(tuán)體公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用的規(guī)范性公文。各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可發(fā)布通告。在實(shí)踐中，省級(jí)以下縣級(jí)以上國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用較多。

公告：是向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)的行政公文。公告莊重嚴(yán)肅，只能由全國(guó)人大及其常委會(huì)、國(guó)務(wù)院、中央軍委、最高人民檢察院、最高人民法院、財(cái)政部、外交部等單位制發(fā)，基層單位及其領(lǐng)導(dǎo)人不能使用。

通知：是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，是傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，以及任免人員時(shí)使用的一種公文。公報(bào)：也稱(chēng)新聞公報(bào)，是黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體公開(kāi)發(fā)布重大事件或重要決定事項(xiàng)的報(bào)道性公文，是黨和國(guó)家經(jīng)常使用的重要文種。

22.1）公文的主體：標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文.； 附件；成文時(shí)間；公文生效標(biāo)識(shí)；附注。（7部分）

23.公文格式中題注。是指對(duì)公文標(biāo)題的注釋說(shuō)明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的文件產(chǎn)生的法定程序與時(shí)間等。

位置：位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書(shū)寫(xiě)，外用圓括號(hào)括入。24.國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

“絕密”是最重要的國(guó)家秘密，泄密會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害； “機(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害； “秘密”是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害。擴(kuò)展閱讀：

機(jī)密文件是指標(biāo)有“機(jī)密”密級(jí)的文件、簡(jiǎn)報(bào)、講話材料，各種資料、報(bào)表、刊物，以文字、符號(hào)、圖形、聲、像等形式含有國(guó)家重要秘密、泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害的載體。刑法第一百一十一條規(guī)定了為境外竊取、刺探、收買(mǎi)、非法提供國(guó)家秘密、情報(bào)罪：為境外的機(jī)構(gòu)、組織、人員竊取、刺探、收買(mǎi)、非法提供國(guó)家秘密或者情報(bào)的，處五年以上十年以下有期徒刑；情節(jié)特別嚴(yán)重的，處十年以上有期徒刑或者無(wú)期徒刑；情節(jié)較輕的，處五年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利。

25.公文是由法定作者制成和發(fā)布的。所謂法定的作者，是指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和負(fù)擔(dān)義務(wù)的組織和機(jī)構(gòu)，這些組織和機(jī)構(gòu)在法定的職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)發(fā)布和使用公文，其在發(fā)布和使用公文時(shí)必須簽署機(jī)構(gòu)和組織的名稱(chēng)或法定代理人的名稱(chēng)。

26.紅頭文件”并非法律用語(yǔ)，是老百姓對(duì)“各級(jí)政府機(jī)關(guān)下發(fā)的帶有大紅字標(biāo)題和紅色印章的文件”的俗稱(chēng)?！凹t頭文件”始源于南北朝。朱出墨人”，指的是朝廷發(fā)出的文書(shū)是用朱(紅色)標(biāo)，下面上呈的文書(shū)是用墨(黑色)標(biāo)，界限嚴(yán)明。由此可見(jiàn)，“紅頭文件”已經(jīng)1400余年的歷史。

27.公文的語(yǔ)言，從句型看經(jīng)常使用的是（無(wú)主句）這種特殊句型

28.通知是機(jī)關(guān)團(tuán)體用來(lái)傳達(dá)事務(wù)或布置工作用的，通知的發(fā)文、收文單位之間有直接的上下級(jí)關(guān)系；通告面向公眾，用于公布一般性的、應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，沒(méi)有特定的主送單位；公告用于宣傳重大事件；通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況

29.公文發(fā)文處理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，擬辦不屬于發(fā)文辦理的環(huán)節(jié)，30.公文寫(xiě)作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言

31.公文的“附件”是文件的組成部分,用以輔助說(shuō)明文件內(nèi)容的資料。根據(jù)《國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,“公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)”。

32.按照《立法法》的規(guī)定，凡是行政法規(guī)、部門(mén)和地方政府規(guī)章，均應(yīng)由行政首長(zhǎng)以命令的形式發(fā)布；而其他重要的規(guī)章性規(guī)定，則應(yīng)在標(biāo)題下用括號(hào)標(biāo)明其在什么時(shí)間、什么會(huì)議通過(guò)；一般性規(guī)定，則可在正文之后標(biāo)明時(shí)間。

33.下列公文格式中，(標(biāo)題)屬指定性格式題目。

34.準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)是語(yǔ)言的“三性”要求，公文更重視的是準(zhǔn)確。表述準(zhǔn)確，是一條十分嚴(yán)格的要求

35.聯(lián)合行文時(shí)確定成文時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)是以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn) 36.公告、通告及部分事項(xiàng)性通知可不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。

37.記載和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、有關(guān)單位共同執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。38.公文最基本的作用功能是(依據(jù)和憑證)作用。

39.聯(lián)合行文時(shí)，各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱(chēng)一般應(yīng)平行排列，并將牽頭、主辦機(jī)關(guān)排列在前。

40.公文最主要的表達(dá)方式是說(shuō)明。在公文寫(xiě)作中的表達(dá)方式，兼用敘述（報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)）、說(shuō)明（法規(guī)性的文件、通告、公告）和議論（講話稿；調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要以及綜合性的工作總結(jié)---夾敘夾議）三種表達(dá)方式，這是公文文體的主要特點(diǎn)。

敘述是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過(guò)程所作的敘說(shuō)與交代。

說(shuō)明是用簡(jiǎn)明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實(shí)地解說(shuō)清楚。其基本要求是客硯、準(zhǔn)確，力求按事物的本來(lái)面目作恰如其分的介紹，準(zhǔn)確地反映人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)程度。說(shuō)明，在公文的表達(dá)方式中占有很大比重，起著十分重要的作用，是公文寫(xiě)作中最常見(jiàn)、最主要的表達(dá)方式。

議論就是議事說(shuō)理。是公文作者對(duì)客觀事物或問(wèn)題進(jìn)行析評(píng)述，提出看法或措施，表明觀點(diǎn)和態(tài)度，證明或反駁某一觀點(diǎn)的表達(dá)方法。所以

41.請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)

42.公文的語(yǔ)言應(yīng)該是莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精煉、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。43.應(yīng)在公文首頁(yè)標(biāo)注簽發(fā)人的是上行文

44.“接受請(qǐng)示的機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表明是否批準(zhǔn)的態(tài)度或予以明確的指示”，請(qǐng)示具有強(qiáng)制回復(fù)性，即接受請(qǐng)示的一方必須予以明確的答復(fù)

45.通告是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用的公文。通告不同公告，它主要用于有關(guān)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)工作需要。

1、規(guī)范性通告所告知的事項(xiàng)常作為各有關(guān)方面行為的準(zhǔn)則或?qū)δ承┚唧w活動(dòng)的約束限制，具有行政約束力甚至法律效力，要求被告知者遵守執(zhí)行

2、業(yè)務(wù)性常用于水電、交通、金融、公安、稅務(wù)、海關(guān)等主管業(yè)務(wù)部門(mén)工作的辦理、要求或事務(wù)性事宜，內(nèi)容帶有專(zhuān)業(yè)性、事務(wù)性

46.中國(guó)法定公文黨的各級(jí)機(jī)關(guān)為14種，政府各級(jí)機(jī)關(guān)13種，其中9種相同，9種不同，合計(jì)27種。企業(yè)規(guī)定公文為10種。

常用公文文種的適用范圍

(1）規(guī)范性文件。

①條例，用于對(duì)某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府的規(guī)章不得稱(chēng)“條例”。

②規(guī)定，用于對(duì)某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

③辦法，用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。

④決定，用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。

(2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件。

①命令（令），用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

②指示，用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

③批復(fù)，用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

④通知，用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。

⑤通報(bào)，用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。

(3）公布性文件。

①公告，用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

②通告，用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

(4）陳述呈請(qǐng)性文件。

①議案，用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

②請(qǐng)示，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

③報(bào)告，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

④調(diào)查報(bào)告，用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

(5）商洽性文件。

函，用于不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

（請(qǐng)示是典型的上行文，由下級(jí)向上級(jí)就一件具體事宜發(fā)出的公文；

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。

市編制委員會(huì)和市計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)是不相隸屬的機(jī)關(guān)，所以這個(gè)公文文種應(yīng)該是函）

(6）會(huì)議文件。

會(huì)議紀(jì)要，用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。國(guó)家機(jī)構(gòu)、政黨的重要會(huì)議紀(jì)要，在需要對(duì)外公開(kāi)報(bào)道時(shí)，以“會(huì)議公報(bào)”公布。

47.發(fā)送給抄送機(jī)關(guān)的文件，以及在報(bào)刊上公布的文件，可視為副本 公文的文本根據(jù)用途的不同，可分正本、副本、存本、修訂本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件稱(chēng)為正本，突出特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以實(shí)現(xiàn)文件的效力；凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他稿本稱(chēng)為副本(抄本)，主要代替正本供傳閱、參考和備查使用；存本是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本，作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用。存本不外發(fā)，一般也不加蓋印章或簽署；對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在經(jīng)過(guò)一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱(chēng)為修訂本。根據(jù)以上定義進(jìn)行甄別可以確定題面所述的類(lèi)型屬于副本 48.批辦工作中特別強(qiáng)調(diào)要求做到的是不得越權(quán)批辦公文 49.標(biāo)題點(diǎn)題是應(yīng)用文主旨經(jīng)常使用的表現(xiàn)方法

50.公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種三部分組成 51.意見(jiàn)可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的處理程序和要求辦理，所提意見(jiàn)如涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意見(jiàn)”作出處理或給予答復(fù)。

作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。

52.函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文，是應(yīng)用寫(xiě)作實(shí)踐中的一種常用文體，在文種上屬于商洽性公文。本題選C。

擴(kuò)展閱讀：函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書(shū)面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超出了一般書(shū)信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。2000年國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》)規(guī)定，“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，也可以向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正

53.公文的基本組成部分包括：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。通用公文：各類(lèi)各級(jí)機(jī)關(guān)普遍使用的公文。

函靈活簡(jiǎn)便，內(nèi)容較單純，同樣具有公文的法定效用，對(duì)受文者的行為有強(qiáng)制性影響。

通知是用于批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部的一種公文。通知具有廣泛性、周知性、時(shí)致性。函的特點(diǎn)。函屬于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互往來(lái)的正式公文，其主要特點(diǎn)是：第一，不受作者職權(quán)范圍與級(jí)別高低的制約，也不受內(nèi)容繁簡(jiǎn)輕重的嚴(yán)格限制，靈活簡(jiǎn)便。內(nèi)容也較單純，一般一函一事。第二，由于函靈活簡(jiǎn)便，可以廣泛的應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)級(jí)別層次的機(jī)關(guān)，所以在公文中函的使用頻率高。第三，公函是正式公文的一種，具有法定的效用，無(wú)論是商洽公務(wù)、詢(xún)問(wèn)與答復(fù)問(wèn)題、向有關(guān)部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)，都代表著法定作者的意志與權(quán)威，傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的決策與意圖，對(duì)受文者的行為有強(qiáng)制性影響。

54.批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的下行文。其主要特點(diǎn)是：具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性，批復(fù)意見(jiàn)就是指示，下級(jí)機(jī)關(guān)務(wù)必遵守執(zhí)行；具有被動(dòng)性，批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示被動(dòng)制發(fā)的；具有明確的針對(duì)性，批復(fù)的內(nèi)容需針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以明確答復(fù)，不涉及其他問(wèn)題。

55.（建議的主體主要寫(xiě)建議的具體事項(xiàng)建議），通常是指針對(duì)一個(gè)人或一件事的客觀存在，提出自己的見(jiàn)解或意見(jiàn)，具使其具備一定的改革和改良的條件，使其向著更加良好的、積極的方面去完善和發(fā)展。按照建議的概念的話

56.黨政機(jī)關(guān)在大眾傳媒上發(fā)布公文屬于直接行文

57.印章是代表機(jī)關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)人的象征，是行使法定職權(quán)的一種印信憑證。法定機(jī)關(guān)印章具有法定性、權(quán)威性和效州性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件正式生效和確認(rèn)無(wú)誤的一種憑證。58.逐級(jí)行文是上行文和下行文的常規(guī)行文方式。

59.公文：按特點(diǎn)和作用分為規(guī)范性公文、指揮（導(dǎo)）性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文和記錄性公文、批轉(zhuǎn)類(lèi)公文。

指導(dǎo)性公文（1）命令（2）指令（3指示）（4）決定（5）決議（6）計(jì)劃（7）布告 規(guī)范性公文（1）章程（2）規(guī)定（3）條例（4）辦法（5）細(xì)則 報(bào)請(qǐng)性公文（1）報(bào)告（2）請(qǐng)示

批轉(zhuǎn)類(lèi)公文（1）批復(fù)（2）批轉(zhuǎn)（3）轉(zhuǎn)發(fā)

知照性公文（1）公告（2）通告（3）通報(bào)（4）通知 記述類(lèi)公文（1）會(huì)議紀(jì)要（2）總結(jié)（3）會(huì)議記錄（4）大事記 聯(lián)系類(lèi)公文（1）公函（2）便函

60.簡(jiǎn)報(bào)，不是公共刊物，而是內(nèi)部編發(fā)的管理文書(shū)。各級(jí)各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)都有自己的發(fā)放范圍，因此具有一定的保密性質(zhì)，簡(jiǎn)報(bào)傳遞于機(jī)關(guān)、單位之間，但它與正式的公文不同。上級(jí)對(duì)下級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)，沒(méi)有正式公文的法定權(quán)威性和行政約束力，不能用來(lái)發(fā)號(hào)施令。

61.通報(bào)是上級(jí)把有關(guān)的人和事告知下級(jí)的公文，目的是交流經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，教育干部、職工群眾，推動(dòng)工作的進(jìn)一步開(kāi)展。不具有具有權(quán)威性特點(diǎn)。

擴(kuò)展閱讀：通報(bào)是上級(jí)把有關(guān)的人和事告知下級(jí)的公文。它的作用是表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤和歪風(fēng)邪氣，通報(bào)應(yīng)引以為戒的惡性事故，傳達(dá)重要情況以及需要各單位知道的事項(xiàng)。其目的是交流經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，教育干部、職工群眾，推動(dòng)工作的進(jìn)一步開(kāi)展。通報(bào)特點(diǎn)有：

1．告知性。通報(bào)的內(nèi)容，常常是把現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問(wèn)題告訴人們，讓人們知曉、了解。

2．教育性。通報(bào)的目的，不僅僅是讓人們知曉?xún)?nèi)容，它主要的任務(wù)是讓人們知曉?xún)?nèi)容之后，從中接受先進(jìn)思想的教育，或警戒錯(cuò)誤，引起注意，接受教訓(xùn)。

3．政策性。政策性并不是通報(bào)獨(dú)具的特點(diǎn)，其他公文也同樣具有這一特點(diǎn)?？墒?，作為通報(bào)，尤其是對(duì)表?yè)P(yáng)性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)來(lái)說(shuō)，在這方面顯得特別強(qiáng)一些。通報(bào)特點(diǎn)也可闡述為典型性、教育性和說(shuō)理性。62常用的公文種類(lèi)有：

一、決議。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)，用“決議”。

二、決定。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。

三、公告。向內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，用“公告”。

四、通告。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。

五、通知。發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部，用“通知”。通報(bào)。表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神、交流重要情況，用“通報(bào)”。

七、報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。

八、請(qǐng)示。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

九、批復(fù)。答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

十、條例。用于制定規(guī)范工作、活動(dòng)和行為的規(guī)章制度，用“條例”。

十一、規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范，用“規(guī)定”。

63.說(shuō)明是對(duì)事物、事理進(jìn)行解說(shuō)的表達(dá)方式。在應(yīng)用文章中使用較多。當(dāng)公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時(shí)往往用說(shuō)明方式。

常用的說(shuō)明方法有詮釋說(shuō)明（也叫“下定義”）、分類(lèi)說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、對(duì)比說(shuō)明、類(lèi)比說(shuō)明、舉例說(shuō)明、比喻說(shuō)明、圖表說(shuō)明等。

說(shuō)明的基本要求是：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。注意通俗易懂，語(yǔ)言平實(shí)。64.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳(室)是公文處理的理工作。管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處

第三篇：公文寫(xiě)作常識(shí)

公文寫(xiě)作常識(shí)

（公文寫(xiě)作講座講稿）

一、公務(wù)文書(shū)分為三大類(lèi)：

（一）事務(wù)文書(shū)：

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的文書(shū)。如：工作計(jì)劃、工作總結(jié)、述職報(bào)告、證明信、介紹信、函、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、大事記、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、守則、操作規(guī)程、請(qǐng)柬、須知、公約、議案、辦法、工作要點(diǎn)、實(shí)施細(xì)則、聘書(shū)、祝詞、悼詞、訃告、喜報(bào)、海報(bào)、啟事、聲明等等。

（二）專(zhuān)用文書(shū)：

指各專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)在各自的專(zhuān)職工作中形成和使用的文書(shū)。如：

1、外交文書(shū)：國(guó)書(shū)、護(hù)照、簽證、條約、議定書(shū)、照會(huì)、備忘錄、最后通牒等；

2、司法文書(shū)（司法機(jī)關(guān)在執(zhí)法活動(dòng)中形成和使用的文書(shū)）：起訴書(shū)、判決書(shū)、裁決書(shū)、調(diào)解書(shū)、筆錄等；

3、經(jīng)濟(jì)文書(shū)：廣告、經(jīng)濟(jì)合同、各種帳簿等；其中經(jīng)濟(jì)合同雖然以經(jīng)濟(jì)為內(nèi)容，但已為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位普遍使用；

4、科技文書(shū)：實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)鑒定書(shū)、專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)、診斷書(shū)等。

（三）公文：

指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位根據(jù)各自的職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系制發(fā)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。常用的有決定、決議、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。

二、公務(wù)文書(shū)的書(shū)寫(xiě)格式：

（一）公文

根據(jù)2001年1月1日起執(zhí)行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文的種類(lèi)主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。這類(lèi)公務(wù)文書(shū)的主要特點(diǎn)是具有法定效力，具體說(shuō)來(lái)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）體現(xiàn)制發(fā)機(jī)關(guān)意志。公文的制作者（或稱(chēng)作者）是機(jī)關(guān)而不是個(gè)人。所以它所提出的意見(jiàn)、反映的情況、發(fā)出的指令等不是代表個(gè)人，而是集體意志的體現(xiàn)。正因?yàn)槿绱?，它才具有法定效力，也正因?yàn)槿绱耍某晌谋仨毬男幸?guī)定的程序。即起草公文應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，重要的公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動(dòng)手或主持、指導(dǎo)；公文稿應(yīng)由本單位辦公室部門(mén)進(jìn)行校核；最后由本單位領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)并加蓋公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用來(lái)存檔備查的，而是要根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。因此，公文又有下行、上行和平行的區(qū)分。

（3）需要辦理。發(fā)文與收文都必須按規(guī)定程序進(jìn)行辦理。發(fā)文的程序主要有：擬稿、審核（再擬稿、再審核）、簽發(fā)、排印、核對(duì)、發(fā)文；收文的主要程序有：簽收、登記、擬辦、請(qǐng)辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等；最后要立卷、歸檔。這是一項(xiàng)很?chē)?yán)肅的工作，按國(guó)家相關(guān)條例規(guī)定，收文單位如不按規(guī)定辦理公文，或推委、或陽(yáng)奉陰違，要受到法紀(jì)處分的。

（4）有規(guī)范體式。由于公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位行使職權(quán)，處理公務(wù)的最為正規(guī)、有效的工具，是公務(wù)文書(shū)的 主體部分。它需要行文與辦理，所以應(yīng)當(dāng)具有規(guī)范的體式，包括規(guī)定的種類(lèi)和格式，以保證每份公文的權(quán)威性、完整性和有效性。我國(guó)黨、政、軍等各重要機(jī)關(guān)都制定了各自的公文規(guī)章，國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局還于1989年9月5日發(fā)布了《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》，現(xiàn)行的行政公文規(guī)章是《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，是國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布，1993年11月21日修訂，2000年8月重新修訂實(shí)施的。對(duì)有關(guān)公文的作用、種類(lèi)、格式、行文規(guī)則、發(fā)文和收文處理程序都做了明確規(guī)定。

1、公文格式：

（1）紙張：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版頭占紙張的1/3；

（3）字號(hào)：如榕統(tǒng)物黨字[2008]第001號(hào)，這種字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)是自擬的，放在版頭紅線上方中間，若無(wú)版頭的放在標(biāo)題的右下方;（4）收文單位要全稱(chēng)：如“福州市房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)總公司”，不可用“總公司”。有附件的應(yīng)有附件說(shuō)明，一般在正文下方3～5行處，書(shū)寫(xiě)為：

附：××××（文件名）共××頁(yè)

（5）發(fā)文單位落款:在附件說(shuō)明下3～5行的右下角，年、月、日應(yīng)在單位名稱(chēng)后兩字開(kāi)始，年、月、日應(yīng)用漢字，日期應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間，不是擬稿的時(shí)間。（6）上報(bào)公文單位公章的下方：

主送：（上級(jí)）主送可放在正文的上面頂格、全稱(chēng)，也可放在正文的最后 抄報(bào)：（上級(jí)）

抄送：（平級(jí)）主題詞：×× ×× ×××（按省政府主題詞表查）類(lèi)別詞 類(lèi)屬詞 文種詞 注意：

【1】 主送最好一個(gè)單位，相關(guān)的單位可抄報(bào)或抄送； 【2】 公文的送達(dá)不能越級(jí)；

2、公文的語(yǔ)言要求：（1）準(zhǔn)確：

公文語(yǔ)言的準(zhǔn)確性，是要求它完完全全地切合事實(shí)、事理和對(duì)收文者的期求。要達(dá)到這樣準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)在遣詞造句上進(jìn)行認(rèn)真的推敲，具體要求是：

【1】選詞恰當(dāng)。要把握分寸，對(duì)一些同義詞在運(yùn)用時(shí)也要仔細(xì)掂量，做到褒貶恰當(dāng)。如“調(diào)動(dòng)”含有褒義，“發(fā)動(dòng)”則屬中性，“煽動(dòng)”則含有貶義；“效果”、“結(jié)果”、“后果”等也是這樣?！?】造句嚴(yán)密。要把公文的語(yǔ)言用準(zhǔn)確，首先要選詞恰當(dāng)，接著要在造句上下功夫，把意思嚴(yán)密地表達(dá)出來(lái)，做到無(wú)漏洞、無(wú)歧義，使閱者在理解和辦理執(zhí)行中肯定無(wú)疑。為此在起草公文時(shí)，每一句話都應(yīng)考慮：這句話的意思會(huì)不會(huì)有不同的理解？這種說(shuō)法在理解和執(zhí)行中會(huì)不會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題？深思熟慮、防患于未然，把每句話、每段話都說(shuō)的滴水不漏。

【3】多用精確詞語(yǔ)，少用模糊詞語(yǔ)。由于公文真實(shí)性和實(shí)用性的要求，在內(nèi)容表答上則應(yīng)力求精確，能用精確詞語(yǔ)表達(dá)的，盡量用精確詞語(yǔ)。能做出數(shù)量統(tǒng)計(jì)的，最好用數(shù)字表達(dá)，數(shù)字表達(dá)最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務(wù)，不如用數(shù)字表達(dá)來(lái)的直觀，讓人直接看出你的成績(jī)所在。再比如增收 節(jié)支收到良好效果，不如用幾個(gè)數(shù)字來(lái)表達(dá)），因此要求公文草擬人員，對(duì)所要表達(dá)的情況和問(wèn)題，做到胸中有“數(shù)”，在關(guān)鍵、要害之處必須精確表達(dá)，決不能含糊其詞。（2）簡(jiǎn)要：

“公文貴簡(jiǎn)”成為古今中外公文寫(xiě)作的普遍要求，這是因?yàn)椋旱谝?，公文的?xiě)作目的是為了辦理公務(wù)，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開(kāi)這一實(shí)用目的去搞形象描繪、旁征博引、細(xì)說(shuō)詳解，反而會(huì)分散閱者的注意力，對(duì)公文的辦理沒(méi)有幫助。第二，表達(dá)只有做到簡(jiǎn)明扼要，篇幅才能短小，才可以節(jié)省人們大量的時(shí)間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語(yǔ)言簡(jiǎn)要、篇幅簡(jiǎn)短呢？首先應(yīng)精簡(jiǎn)內(nèi)容。精簡(jiǎn)內(nèi)容要求緊扣主題，不在細(xì)枝末節(jié)上做文章，（如上報(bào)表彰請(qǐng)示），把握文章表達(dá)的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語(yǔ)言，力求用簡(jiǎn)約的話語(yǔ)表達(dá)明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫(xiě)者要豐富自己的語(yǔ)匯，提高概括能力。

例如：一份調(diào)查報(bào)告的原文有這樣一段話，“有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)想出各種各樣的花招，向下攤派收錢(qián)。他們欺騙中央，根本不認(rèn)真執(zhí)行中央政策，下級(jí)機(jī)關(guān)和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機(jī)關(guān)亂攤派、亂收費(fèi)，對(duì)中央的有關(guān)規(guī)定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽(yáng)奉陰違，群眾意見(jiàn)很大……”，在這里連用幾個(gè)成語(yǔ)，文字簡(jiǎn)潔了，概括力更強(qiáng)了。（3）莊重：

公文是為了辦公事、正事，其語(yǔ)言風(fēng)格應(yīng)該莊重。要保持公文語(yǔ)言的莊重應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：

【1】使用書(shū)面語(yǔ)言，一般不用口語(yǔ)。口語(yǔ)大多是隨口、隨時(shí)說(shuō) 出，沒(méi)有經(jīng)過(guò)悉心加工，不夠精確、嚴(yán)密，有的還不太文雅，有失莊重。如：

口語(yǔ) 書(shū)面語(yǔ)

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老實(shí)巴交 忠厚、老實(shí)

?；ㄕ?弄虛作假

在公文中除了要直接引用群眾的口頭語(yǔ)、順口溜來(lái)說(shuō)明問(wèn)題外，都應(yīng)使用書(shū)面語(yǔ)。

【2】使用平實(shí)的語(yǔ)言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語(yǔ)言風(fēng)格，用在文學(xué)作品中無(wú)可厚非，但用在公文中，就與記實(shí)辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應(yīng)當(dāng)看場(chǎng)合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說(shuō)不得體，但若是花枝招展地去參加會(huì)談或義務(wù)勞動(dòng)等，就會(huì)給人以輕浮之感。因此公文語(yǔ)言應(yīng)平易、樸實(shí)、不追求文詞的華麗。（4）規(guī)范：

公文語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)規(guī)范，就是要符合約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，這樣既能保證表達(dá)的準(zhǔn)確、嚴(yán)密和統(tǒng)一，便于撰寫(xiě)、理解和執(zhí)行，而且有利于語(yǔ)言的純潔、健康和規(guī)范化。對(duì)于公文語(yǔ)言規(guī)范化的主要要求有8個(gè)方面：

【1】用字用詞規(guī)范。不能濫用繁體字，亂造簡(jiǎn)化字； 【2】語(yǔ)句規(guī)范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無(wú)誤。防止句子成分殘缺，搭配不當(dāng)，偷換主詞或其他概念；

【3】標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范。它關(guān)系到能否正確地表達(dá)語(yǔ)句的意思，內(nèi)容層次和邏輯關(guān)系。有的同志在草擬公文時(shí)把逗號(hào)、句號(hào)、頓號(hào)“三 位一體”，使打字員苦心猜測(cè)，誤工誤時(shí)；

【4】提法規(guī)范。對(duì)涉及黨和國(guó)家方針、政策等重要問(wèn)題的提法，應(yīng)以權(quán)威文件、原著為依據(jù)，不能隨意變換；

【5】數(shù)字規(guī)范?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮慣語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼”；

【6】縮略語(yǔ)規(guī)范。公文中難免使用簡(jiǎn)稱(chēng)和其他省略語(yǔ)，但使用不規(guī)范，會(huì)令人費(fèi)解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會(huì)使人不知所云；二是，為本文行文簡(jiǎn)便，臨時(shí)使用的簡(jiǎn)稱(chēng)。一般應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)；

【7】計(jì)量單位的規(guī)范。必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。我們常用的如長(zhǎng)度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時(shí)；水量單位：噸等；

【8】使用公務(wù)文書(shū)慣用語(yǔ)。指有些局部用語(yǔ)多年來(lái)約定俗成，成為公務(wù)文書(shū)的慣用語(yǔ)，這也是一種規(guī)范用語(yǔ)。

如：

A、開(kāi)頭詞語(yǔ)：為了、根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、遵照、依照、由于等，主要表達(dá)行文的目的、依據(jù)、范圍等。

B、引敘詞語(yǔ)：接、前接、現(xiàn)接、現(xiàn)經(jīng)、收悉、敬悉等，是引敘來(lái)文時(shí)的用語(yǔ)，如：你處關(guān)于××問(wèn)題×年×月×日×××字×號(hào)文已收悉。

C、稱(chēng)謂詞語(yǔ)：第一人稱(chēng)用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱(chēng)用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱(chēng)用“該”，如：該同志、該單位。使用沒(méi)有等級(jí)色彩。D、擬答詞語(yǔ)：同意、不同意，上下級(jí)均可通用。準(zhǔn)予備案、按照?qǐng)?zhí)行、迅即辦理等是下行文的文尾用語(yǔ)。

E、綜述詞語(yǔ)：如為此、據(jù)此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語(yǔ)往往用在開(kāi)頭的總敘述之后，用以連接以下分?jǐn)?，起過(guò)渡作用或承前啟后作用。如：（開(kāi)頭）××問(wèn)題，如何、如何……，陳述后，對(duì)（為）此特提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)。

F、詢(xún)問(wèn)詞語(yǔ)：如當(dāng)否、是否妥當(dāng)、是否可行、意見(jiàn)如何請(qǐng)批示等。這些常用于請(qǐng)示或報(bào)告的末尾。如“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，有時(shí)略有變化，可寫(xiě)作：“如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)××單位參照?qǐng)?zhí)行”，這一用法主要用于報(bào)告。

G、結(jié)尾詞語(yǔ)：特此報(bào)告、現(xiàn)予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類(lèi)用語(yǔ)，有的用于平行文?！盀楹伞睅в懈兄x的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思?！盀橐庇糜谄叫袡C(jī)關(guān)，有加強(qiáng)語(yǔ)氣的作用，不表客氣。

總之，公文語(yǔ)言的運(yùn)用應(yīng)掌握樸實(shí)、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、嚴(yán)密的這些特點(diǎn)。在語(yǔ)氣方面應(yīng)注意，對(duì)上謙恭得體，對(duì)下明確到位，平級(jí)的要禮貌。

3、常用公文的具體書(shū)寫(xiě)格式：（1）請(qǐng)示

主要用于請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)指示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。請(qǐng)示可分為：政策性請(qǐng)示和事務(wù)性請(qǐng)示。

政策性請(qǐng)示主要用于對(duì)黨和國(guó)家的方針、政策、法律和上級(jí)的指示等有不明確，或在工作中遇到無(wú)章可循的新情況、新問(wèn)題，以及由于本單位情況特殊需要對(duì)上級(jí)的普遍要求加以變通時(shí)，以請(qǐng)示 的形式，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示。

事務(wù)性請(qǐng)示主要用于下級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)備辦理按規(guī)定需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，或者既需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)又需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助的事項(xiàng)，或者雖然不需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)但需要上級(jí)機(jī)關(guān)幫助的事項(xiàng)，以請(qǐng)示的形式請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或撥款。

我們工作中常用的是后一種即事務(wù)性請(qǐng)示。寫(xiě)法：

【1】標(biāo)題： 請(qǐng)示的內(nèi)容加文種

例:“關(guān)于請(qǐng)求撥款對(duì)辦公場(chǎng)所進(jìn)行維修、簡(jiǎn)易裝修的請(qǐng)示”

“請(qǐng)求撥款對(duì)辦公場(chǎng)所進(jìn)行維修、簡(jiǎn)易裝修”這是請(qǐng)示的內(nèi)容，而“請(qǐng)示”則是文種。

【2】?jī)?nèi)容：

A、請(qǐng)示的原因或事項(xiàng)，要求流暢、簡(jiǎn)潔、易懂；

B、解決的辦法，不應(yīng)太具體，只要指?jìng)€(gè)方向；

C、另起一行：“妥否，請(qǐng)批示”或“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”； D、有附件的應(yīng)有附件說(shuō)明。注意：

【1】請(qǐng)示不能抄報(bào)，若需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)部門(mén)； 【2】主送單位只有一個(gè)； 【3】一份請(qǐng)示只能請(qǐng)示一件事；

【4】必須有回復(fù)，而且一份批復(fù)對(duì)應(yīng)一份請(qǐng)示。

（2）報(bào)告

報(bào)告主要用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或 建議以及答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

報(bào)告按用途可分為：工作報(bào)告、情況報(bào)告、呈轉(zhuǎn)報(bào)告、答復(fù)報(bào)告。寫(xiě)法：

【1】標(biāo)題：報(bào)告內(nèi)容加文種

例：“關(guān)于養(yǎng)老保險(xiǎn)金歷年欠繳部分請(qǐng)求緩交的報(bào)告”

“養(yǎng)老保險(xiǎn)金歷年欠款部分請(qǐng)求緩交”是內(nèi)容，“報(bào)告”是文體。【2】?jī)?nèi)容： A、報(bào)告的目的； B、報(bào)告的內(nèi)容；

C、最后另起一行：“特此報(bào)告”，或“以上意見(jiàn)如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批示”。注意：

【1】報(bào)告的批復(fù)可有可無(wú)； 【2】格式與請(qǐng)示相同； 【3】報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)； 【4】請(qǐng)示與報(bào)告都不得越級(jí)。

（3）函

函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題以及向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)。它的特點(diǎn)是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無(wú)級(jí)別界限。函可分為告知函和問(wèn)詢(xún)函。

函按主動(dòng)和被動(dòng)劃分為兩種：

去（來(lái)）函：主動(dòng)提出商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、請(qǐng)示批準(zhǔn)的函； 復(fù)（答）函：被動(dòng)答復(fù)來(lái)函的函。這兩種函的寫(xiě)法不同。

【1】標(biāo)題：同樣是內(nèi)容加文種。

如：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志的函

“福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關(guān)于商調(diào)×××同志”是內(nèi)容，“函”是文種。

【2】?jī)?nèi)容：

去函的內(nèi)容：A、說(shuō)明原因和理由；

B、講清商洽內(nèi)容或請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)； C、請(qǐng)求復(fù)函。常用語(yǔ)有：“盼予復(fù)函”、“請(qǐng)于 函告”、“特此函達(dá)，希見(jiàn)復(fù)”、“請(qǐng)予審核批準(zhǔn)”。

復(fù)函的內(nèi)容：A、引述來(lái)函。規(guī)范寫(xiě)法是“先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號(hào)”（這是公文處理辦法規(guī)定的）。

例：你（貴）處×月×日發(fā)來(lái)的關(guān)于××××的函已收悉。B、答復(fù)來(lái)函提出的問(wèn)題。單一答復(fù)的可在引述 來(lái)函后接著寫(xiě)出答復(fù)意見(jiàn)。如有幾點(diǎn)答復(fù)意見(jiàn)的，應(yīng)分條開(kāi)列。

C、復(fù)函結(jié)語(yǔ)。慣用語(yǔ)有“特此函達(dá)”、“特此復(fù) 函”、“特此函告，務(wù)請(qǐng)見(jiàn)諒”等。注意：

【1】函的主送單位只有一個(gè)；

【2】函的寫(xiě)作都應(yīng)使用一些客氣用語(yǔ)，表現(xiàn)出平等協(xié)商、尊重對(duì)方的態(tài)度，當(dāng)然也不必過(guò)于謙恭；

【3】寫(xiě)作格式都是由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文單位印章和成文日期構(gòu)成。

【4】發(fā)文字號(hào)可用××函[××]號(hào)。

（4）會(huì)議記錄

這大家好理解，這就是會(huì)議的原始記錄。格式：

【1】 標(biāo)題：×××?xí)?huì)議記錄

【2】 內(nèi)容：A、會(huì)議的組織情況，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會(huì)議的議程或議題。這一部分以條款式進(jìn)行記錄。

B、會(huì)議過(guò)程：主持人發(fā)言 到會(huì)人發(fā)言

C、會(huì)議是否做出決定，決定的事項(xiàng)。D、散會(huì)時(shí)間。

E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。

（5）會(huì)議紀(jì)要

用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。它是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上進(jìn)行整理。它具有公文的法定效力和規(guī)范體式，但有的會(huì)議如學(xué)術(shù)性會(huì)議、座談會(huì)有一定隨意性，所以會(huì)議形成的紀(jì)要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。

會(huì)議紀(jì)要分為“辦公會(huì)議紀(jì)要”和“重要專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要”。辦公會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)法

【1】 標(biāo)題：一般由會(huì)議名稱(chēng)和“紀(jì)要”二字組成。如：辦公會(huì)議紀(jì)要、支部會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要等。

【2】 正文：由以下內(nèi)容構(gòu)成：

A、會(huì)議組織情況：這一部分可參照會(huì)議記錄的這一部分 來(lái)寫(xiě)，也可用文字摘要概述式的來(lái)寫(xiě)。B、會(huì)議內(nèi)容：歸納分類(lèi)概述。

C、會(huì)議形成的決議：用“會(huì)議議定事項(xiàng)如下”作起頭段。

（會(huì)議內(nèi)容與會(huì)議形成的決議可合并寫(xiě)，這種寫(xiě)法每一議定事項(xiàng)應(yīng)先寫(xiě)議題，會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和議定事項(xiàng)，則應(yīng)寫(xiě)“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”等）會(huì)議精神和議定事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明確，并寫(xiě)上分工部門(mén)或責(zé)任人，以便落實(shí)。

D、右下角發(fā)文單位公章與日期。專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)法

【1】 【2】 標(biāo)題：一般由會(huì)議名稱(chēng)和“紀(jì)要”二字組成。正文：A、會(huì)議情況；

B、會(huì)議精神；

C、會(huì)議號(hào)召或會(huì)議要求。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意

【1】 真實(shí)、準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況、精神和議定事項(xiàng)，不能把少數(shù)人的意見(jiàn)或撰寫(xiě)者個(gè)人看法寫(xiě)進(jìn)會(huì)議紀(jì)要，說(shuō)成是會(huì)議的共識(shí)；

【2】 要突出會(huì)議的主題和要點(diǎn)； 【3】 表達(dá)明確而有條理； 【4】 不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。

（二）事務(wù)文書(shū)

1、證明信： 格式：

證明信

××單位：

正文：所要證明的內(nèi)容。特此證明。

出具證明單位名稱(chēng)（公章）

年 月 日

2、介紹信： 格式：

介紹信

××單位：

茲介紹我處××部門(mén)×××同志到貴單位聯(lián)系××××事。請(qǐng)給予接洽。（或請(qǐng)給予支持）

此致 敬禮！

出具介紹信單位名稱(chēng)（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天內(nèi)有效）

3、申請(qǐng)書(shū)： 格式：

×××申請(qǐng)書(shū)

（×××指申請(qǐng)事項(xiàng)：如入黨、入團(tuán)、請(qǐng)求分房、請(qǐng)求內(nèi)退等）×××（領(lǐng)導(dǎo)或組織）：

正文部分：申請(qǐng)理由、申請(qǐng)事項(xiàng)，最后寫(xiě)明請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)給予批 準(zhǔn)。

此致

敬禮！

申請(qǐng)人：××× 年 月 日

4、計(jì)劃：

計(jì)劃應(yīng)是積極的，具體可行的。是為了讓一定時(shí)期的行動(dòng)有的放矢，和諧協(xié)調(diào)便事先制定切實(shí)可行的行動(dòng)準(zhǔn)則。計(jì)劃與規(guī)劃、方案不同，規(guī)劃是指6年以上的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃。由于規(guī)劃的時(shí)限長(zhǎng)，情況在發(fā)展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點(diǎn)是方向性、總體性、全面性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性，而方案是為了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)、完成某一任務(wù)而制定的具體安排和辦法。計(jì)劃的特點(diǎn)是科學(xué)性、挑戰(zhàn)性、預(yù)見(jiàn)性、明確性。格式：

【1】 標(biāo)題部分由單位、時(shí)限、內(nèi)容和計(jì)劃名稱(chēng)組成，若是初稿或草稿應(yīng)予以注明。

例：

福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處二00四年工作計(jì)劃

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情況（歷史及現(xiàn)狀）、計(jì)劃依據(jù)、擬定計(jì)劃的目的等，最后寫(xiě)明“特制定如下計(jì)劃”； B、目標(biāo)和任務(wù)：（應(yīng)明確具體）C、措施辦法：（應(yīng)具體可行）a、思想上：怎么樣統(tǒng)一認(rèn)識(shí)； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時(shí)間安排：

分成幾個(gè)階段（時(shí)間）何時(shí)完成。這一部分可用表格說(shuō)明。

落款（制定計(jì)劃的單位名）

年 月 日

5、工作總結(jié)：

總結(jié)是對(duì)已經(jīng)做過(guò)的工作進(jìn)行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，獲得規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，以指導(dǎo)今后的工作。這類(lèi)文書(shū)有時(shí)也稱(chēng)為小結(jié)、回顧、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)、做法等。總結(jié)應(yīng)包括成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題、教訓(xùn)等內(nèi)容。

事先做計(jì)劃，事后做總結(jié)，這已經(jīng)成為常規(guī)。人們的各項(xiàng)工作就是通過(guò)計(jì)劃——實(shí)踐——總結(jié)——再計(jì)劃——再實(shí)踐——再總結(jié)的多次反復(fù)而不斷提高和發(fā)展的?；靖袷剑?/p>

【1】 標(biāo)題： 由單位（或部門(mén)）、時(shí)間和文種組成 例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處2004年工作總結(jié)

（也可以用通訊式的標(biāo)題，如《實(shí)行優(yōu)化勞動(dòng)組合，調(diào)動(dòng)職工積極性》（單式）；雙式的標(biāo)題即主題加副題，如：《把德才兼?zhèn)涞哪贻p人推上領(lǐng)導(dǎo)崗位》

———××市××年人事工作總結(jié)

主題概括總結(jié)的主要內(nèi)容、副題標(biāo)明單位、時(shí)間、內(nèi)容和名稱(chēng)，（也可省略單位、時(shí)間））【2】文章結(jié)構(gòu)： A、B、引言部分：一般寫(xiě)工作的基本情況及成績(jī)，然后寫(xiě)明總結(jié)如下：

正文部分：一般有兩種寫(xiě)法：

一是按工作性質(zhì)的幾個(gè)方面來(lái)寫(xiě)（如：政治思想、工作、其他）

二是按歸納出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，條款式的來(lái)寫(xiě)，這種寫(xiě)法注意 要體現(xiàn)共性，也要體現(xiàn)個(gè)性。

6、述職報(bào)告：

顧名思義，就是敘述匯報(bào)你在一定時(shí)間內(nèi)所擔(dān)任的職務(wù)、履行職責(zé)的情況，與工作總結(jié)不同的是，工作總結(jié)應(yīng)在總結(jié)做法的同時(shí)歸納出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而述職報(bào)告一般不總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

述職報(bào)告一般包括三個(gè)內(nèi)容： A、你所任職的部門(mén)、職務(wù)與職責(zé)； B、本的工作成績(jī)及存在的問(wèn)題； C、下一的工作構(gòu)思與設(shè)想。

7、規(guī)章制度：

是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在不違背國(guó)家法律、法規(guī)的前提下制定的規(guī)范、約束人們行為的規(guī)則、章程和制度的總結(jié)。它的特點(diǎn)是：一是執(zhí)行的嚴(yán)格性。規(guī)章制度一經(jīng)生效，必須嚴(yán)格執(zhí)行、認(rèn)真遵守，如有違反要照章處理；二是表達(dá)的直接性。規(guī)章制度它規(guī)定人們應(yīng)該做什么、怎么做、不能做什么、如有違反將怎樣處理。這些內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)直接提出，不擺事實(shí)，不談 道理，更不能拐彎抹角，一切都直說(shuō)。三是語(yǔ)言的準(zhǔn)確性。規(guī)章制度的所有規(guī)定都要不折不扣地執(zhí)行，因此其用語(yǔ)應(yīng)仔細(xì)推敲，務(wù)必做到準(zhǔn)確嚴(yán)密，沒(méi)有漏洞，實(shí)行起來(lái)毫無(wú)疑問(wèn)。四是形式的條文化。規(guī)章制度都采用條文形式，簡(jiǎn)短的分條，較長(zhǎng)的分章、分條，有的條下還分款。這要視具體情況來(lái)定?；靖袷剑?/p>

（1）標(biāo)題：規(guī)章制度種類(lèi)不同，標(biāo)題的寫(xiě)法也不完全一樣，歸納起來(lái)有4種寫(xiě)法：

A、單位加內(nèi)容加種類(lèi)；如《物業(yè)管理處職工考勤制度》，也可以像公文標(biāo)題那樣用《關(guān)于×××的規(guī)定》； B、內(nèi)容加種類(lèi)；如《門(mén)衛(wèi)管理規(guī)定》，也可以用“關(guān)于××××的”來(lái)連接，如《關(guān)于黨內(nèi)政治生活的若干準(zhǔn)則》；

C、單位加種類(lèi)；如《物業(yè)處企業(yè)章程》；

D、人員加種類(lèi)；如《電工操作規(guī)程》、《××崗位職責(zé)》等。

（2）正文：一般是條款式的，可以從正文開(kāi)頭到結(jié)尾按條款排列內(nèi)容。也可以在正文的開(kāi)頭先寫(xiě)個(gè)總帽，說(shuō)明目的和根據(jù)。

（3）規(guī)章制度的種類(lèi)與用法：

A、條例：過(guò)去使用的較為普遍，但現(xiàn)在規(guī)定比較嚴(yán)，國(guó)務(wù)院辦公廳最近規(guī)定：國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府制定的行政法規(guī)不得使用“條例”。這樣，“條例”已成為黨中央制定黨規(guī)和國(guó)務(wù)院制定行政法規(guī)的名稱(chēng)之一。

B、規(guī)定：與“條例”相比，規(guī)定的針對(duì)性較強(qiáng)，適用范圍集中，對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、方式、方法和數(shù)量等多作出規(guī)范、約 束。各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用。

C、辦法：對(duì)處理某項(xiàng)工作或解決某種問(wèn)題制定的原則和方法。它既有指導(dǎo)原則，又有具體辦法。

D、細(xì)則：為執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)的法規(guī)和規(guī)章所制定的明細(xì)規(guī)則，它必須依據(jù)這一法規(guī)或規(guī)章，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況將其具體化，以利于執(zhí)行。

E、章程：各政黨、社會(huì)團(tuán)體制定的規(guī)定組織宗旨、任務(wù)、制度、成員的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)部原則和事務(wù)的文書(shū)，國(guó)家機(jī)關(guān)及其職能部門(mén)和企事業(yè)單位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是對(duì)每天工作和活動(dòng)情況的記錄。它的作用主要是：一是供領(lǐng)導(dǎo)掌握情況；二是作為繼續(xù)解決問(wèn)題的依據(jù)；三是作為情況簡(jiǎn)報(bào)、大事記、工作總結(jié)的素材；四是作為歷史資料備查。

工作日志主要內(nèi)容有：

（1）日常工作的進(jìn)展情況。如完成了某項(xiàng)任務(wù)，草擬了什么文件，出了幾期簡(jiǎn)報(bào)，給誰(shuí)辦了什么手續(xù)，什么事情正在辦理等。

（2）人員流動(dòng)的情況。如某人因何事到何處（如×××同志到×××單位，洽談物業(yè)托管事宜，或簽訂托管合同等），某人因某事未來(lái)上班，某人從某處返回單位，外單位某人因某事來(lái)本單位等。

（3）信息交流情況。什么部門(mén)或機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)什么文件材料，打來(lái)什么電話、發(fā)來(lái)什么信函、收到什么通知。本單位或本部門(mén)向某外單位發(fā)出了什么文件、材料、寄出了什么文章、給哪個(gè)單位的哪個(gè)人去了什么電話（有什么反響）、給哪個(gè)單位或個(gè)人發(fā)了什么內(nèi)容的信函等。

（4）突發(fā)情況：如突擊大檢查，小區(qū)發(fā)生了一些重大案件，本部門(mén)、本單位發(fā)生了一些事故，或天災(zāi)人禍造成的后果等。寫(xiě)工作日志注意的問(wèn)題：一是要及時(shí)記；二是要真實(shí)；三是要寫(xiě)有價(jià)值的事；四是要掌握詳略分寸，一般只要求把時(shí)間、事件記清楚。要注意：?jiǎn)渭兊年愂鲂詢(xún)?nèi)容，可以寫(xiě)得簡(jiǎn)略些，不必過(guò)詳，需要辦理的事要寫(xiě)的具體些（如情況如何、要求解決什么問(wèn)題、解決的方法是什么，都要寫(xiě)明白），以免辦理起來(lái)出差錯(cuò)；五是事項(xiàng)的擺法視情況而定，能歸納的盡量歸納，難以歸納的可按事情發(fā)生的先后順序敘述。

9、大事記、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、經(jīng)濟(jì)合同等。（略）

總之公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作把握住以下幾點(diǎn)就不難了：

一、要正確使用文體；

二、用詞要準(zhǔn)確；

三、句子要簡(jiǎn)潔

四、文章要流暢；

五、文章語(yǔ)氣，對(duì)上要恭敬得體，對(duì)下要準(zhǔn)確到位，對(duì)平行單位要禮貌；

六、文中的稱(chēng)呼與落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第四篇：公文寫(xiě)作常識(shí)

公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)(2009-01-08 10:09:58)標(biāo)簽：雜談

分類(lèi)：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說(shuō)明體、議論體等實(shí)用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面：精神依據(jù)和事實(shí)情況。

精神依據(jù)是指黨和國(guó)家的路線、方針，國(guó)家的法律、法規(guī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門(mén)、本單位遇到的問(wèn)題、發(fā)生的事情（過(guò)程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、經(jīng)驗(yàn)）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來(lái)的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。無(wú)論哪一類(lèi)材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。“情況確實(shí)”，是寫(xiě)好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí)，我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。

（一）詳盡占有材料

寫(xiě)好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來(lái)的“干貨”，當(dāng)然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無(wú)土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫(xiě)公文如巧匠有具有禾無(wú)材無(wú)料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說(shuō)的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過(guò)程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動(dòng)因、背景；一個(gè)問(wèn)題的正反觀點(diǎn)、來(lái)龍去脈，都要盡可能詳細(xì)具體地占有，寫(xiě)出來(lái)的才有說(shuō)服力。占有材料，就公文寫(xiě)作而言，有三條途徑：

1．平時(shí)積累，就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累，用時(shí)才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個(gè)道理?！暗弥诙眄暎e之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡(jiǎn)冊(cè)），說(shuō)的是一個(gè)道理。平時(shí)學(xué)習(xí)、觀察積累豐富，知識(shí)面廣，寫(xiě)作時(shí)其構(gòu)思就容易觸類(lèi)旁通、思路開(kāi)闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。

2．受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來(lái)的材料，就是間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)注意與撰寫(xiě)任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也就是說(shuō)，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文件，進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定，最后翻閱手冊(cè)、年鑒等工具書(shū)及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道和國(guó)內(nèi)外研究成果。這一過(guò)程中，始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料，做到：上下通達(dá)，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構(gòu)思之前，實(shí)地調(diào)查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實(shí)已掌握的材料，而且可以發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新動(dòng)向；重點(diǎn)情況，尤其要進(jìn)行深入的調(diào)查研究。實(shí)踐證明，組織召開(kāi)座談會(huì)、調(diào)查會(huì)是一種快捷而有效的方法。如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際調(diào)查的情況與撰寫(xiě)者已經(jīng)掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實(shí)際。即使發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要尊重客觀實(shí)際，采用恰當(dāng)?shù)姆椒ǎ咨茀f(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。

（二）嚴(yán)格篩選材料

調(diào)查、搜集、積累而來(lái)的材料，不是堆砌在寫(xiě)字臺(tái)上，而是要不斷地分類(lèi)整理，分析研究，爬梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè)“新”字。主要是根據(jù)以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)： 1．材料的相關(guān)性

這是以寫(xiě)作要表現(xiàn)的主旨，即寫(xiě)作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù)來(lái)區(qū)別對(duì)待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，??；無(wú)關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn)雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測(cè)略”。這些來(lái)自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí)，是頗有見(jiàn)地的。材料的取舍、詳略，對(duì)于公文構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過(guò)這一步，就很難搭起架子。2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來(lái)表現(xiàn)主旨，說(shuō)明觀點(diǎn)。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫(xiě)作中就是指代表性強(qiáng)。一份材料，它在自身所屬的某一類(lèi)事物中，最能體現(xiàn)該類(lèi)事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類(lèi)事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說(shuō)服力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂“七分材料三分寫(xiě)”，指的就是材料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3．材料的新穎性

這是要求篩選材料時(shí)應(yīng)先注重選用那些在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中出現(xiàn)的新材料。這些新材料可以是改革開(kāi)放不斷發(fā)展的新形勢(shì)下出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗(yàn)或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見(jiàn)解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發(fā)展方向、具有強(qiáng)大生命力的事物。對(duì)于已知的材料，采用新視點(diǎn)來(lái)“燭照”，也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實(shí)啟發(fā)意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對(duì)常見(jiàn)的事物進(jìn)行觀察思考，也可能會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應(yīng)當(dāng)注意到一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)心的“熱點(diǎn)”、“難點(diǎn)”、“敏感點(diǎn)”，也往往是行政領(lǐng)導(dǎo)研究工作的“興奮點(diǎn)”、“新鮮點(diǎn)”，作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書(shū)人員、公務(wù)員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構(gòu)思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）認(rèn)真核實(shí)材料

對(duì)于材料的核實(shí)工作，貫穿于材料準(zhǔn)備過(guò)程中的占有、篩選、加工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。

一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料，包括情況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等一定要準(zhǔn)確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)就要更正或刪除，這是件嚴(yán)肅的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實(shí)。

聯(lián)系近年來(lái)一些公文中出現(xiàn)的差錯(cuò)，更會(huì)使我們認(rèn)識(shí)到核實(shí)材料的重要意義，體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終，要全方位，無(wú)論反復(fù)幾遍但都須態(tài)度認(rèn)真，抱著強(qiáng)烈的責(zé)任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過(guò)程與影響，有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實(shí)；一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠(yuǎn)因和近因，這在核實(shí)中也必須予以注意。再如，一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不能僅僅停留在它的計(jì)算是否準(zhǔn)確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用，而且還要核實(shí)一下真假與誤差：它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理，是否合乎中國(guó)的當(dāng)代的現(xiàn)實(shí)，用在某一地區(qū)、某一專(zhuān)業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計(jì)口徑是否恰當(dāng)，是否能夠涵蓋該種類(lèi)對(duì)象特征，是否與實(shí)際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計(jì)算方法，特別是經(jīng)常采用的“算術(shù)平均加權(quán)系數(shù)”的界定，是否準(zhǔn)確合理，在反映差別上是否科學(xué)恰當(dāng)，是否符合實(shí)際，是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問(wèn)題，等等。無(wú)差異即無(wú)信息，信息量當(dāng)然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無(wú)信息、無(wú)價(jià)值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運(yùn)用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，起到證明觀點(diǎn)的作用，則是比較復(fù)雜的核實(shí)工作了，那需要在審核文稿階段進(jìn)一步核實(shí)。應(yīng)該提醒注意的是，當(dāng)前有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告中，不僅情況不確實(shí)，而且數(shù)字也不準(zhǔn)確，站在這樣不可靠的材料基礎(chǔ)上，很難得出全面、正確的結(jié)論。

（四）合理加工材料

選定材料經(jīng)過(guò)核實(shí)之后，還應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實(shí)際操作中可以對(duì)材料進(jìn)行三個(gè)方面的加工： 1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長(zhǎng)為短，變?cè)敒槁?，將交待過(guò)多、議論過(guò)多的無(wú)關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫(xiě)、抒情及無(wú)必要的議論改寫(xiě)為敘述或說(shuō)明，在表達(dá)方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2．合并提高加工

同一問(wèn)題，散見(jiàn)于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保留一個(gè)“點(diǎn)”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點(diǎn)面結(jié)合。同類(lèi)數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個(gè)綜合數(shù)字。變換角度“提高”原材料可用性。例如，某一活動(dòng)，在工廠寫(xiě)的材料中是工人資金短缺，向銀行貸款后“借雞下蛋”，搞活全廠；而在銀行的材料中是貸款給工廠，“放活水養(yǎng)肥魚(yú)”，提高了使用率，盤(pán)活了存款。將這兩個(gè)材料放在一起，針對(duì)同一活動(dòng)，從行政機(jī)關(guān)角度去分析，則是政府的宏觀調(diào)控效果。3．文字潤(rùn)色加工

適體剪裁、合并提高之后，再審讀材料，進(jìn)行文字潤(rùn)色，從而進(jìn)一步提高材料的質(zhì)量。

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公文寫(xiě)作基本要求之表述準(zhǔn)確結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)(2009-01-08 10:08:33)標(biāo)簽：雜談

分類(lèi)：工作日志

表述準(zhǔn)確，包括表達(dá)方式正確，適合公文特點(diǎn)；表達(dá)效果不走樣，準(zhǔn)確、規(guī)范。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，包括各部分內(nèi)容劃分合理，布局安排恰當(dāng)，條理清楚，注重內(nèi)在聯(lián)系的外部形式，使全篇首尾相應(yīng)、渾然一體。

（一）直述不曲，表述準(zhǔn)確

一般文章的表達(dá)方式主要五種，既敘述、描寫(xiě)、抒情、說(shuō)明、議論。公文經(jīng)常使用的表達(dá)方式是敘述和說(shuō)明，也有少量的議論。至于描寫(xiě)和抒情，在公文寫(xiě)作中則基本不用；即使在個(gè)別事務(wù)公文中使用，如調(diào)查報(bào)告，或在講話稿中使用，也是極為少量。1．公文常用的表達(dá)方式

敘述 敘述是一種敘說(shuō)、介紹人物經(jīng)歷情況和事物發(fā)展過(guò)程的表達(dá)方式。

通常認(rèn)為，敘述有六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果（即新聞的“五個(gè)W一個(gè)H”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復(fù)數(shù)的第一人稱(chēng)和第三人稱(chēng)。敘述的類(lèi)別。按語(yǔ)言詳略分：有概括敘述，也叫“簡(jiǎn)敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細(xì)述”。按結(jié)構(gòu)形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發(fā)生的時(shí)間先后或事件本身的發(fā)展過(guò)程來(lái)敘述；后者按事物的空間位置來(lái)敘述。按時(shí)間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘，這實(shí)際上是把常用的縱敘法按時(shí)間順序進(jìn)行的再細(xì)分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時(shí)發(fā)生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的《湖南農(nóng)民運(yùn)動(dòng)考察報(bào)告》。

敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬(wàn)變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當(dāng)，起伏有變。

說(shuō)明 說(shuō)明是對(duì)事物、事理進(jìn)行解說(shuō)的表達(dá)方式。在應(yīng)用文章中使用較多。當(dāng)公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時(shí)往往用說(shuō)明方式。常用的說(shuō)明方法有詮釋說(shuō)明（也叫“下定義”）、分類(lèi)說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、對(duì)比說(shuō)明、類(lèi)比說(shuō)明、舉例說(shuō)明、比喻說(shuō)明、圖表說(shuō)明等。說(shuō)明的基本要求是：客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。注意通俗易懂，語(yǔ)言平實(shí)。議論 議論是通過(guò)邏輯推理來(lái)證明觀點(diǎn)、辨明是非，借以說(shuō)服人的表達(dá)方式。公文中較少使用；使用時(shí)也要少而精。論點(diǎn)、論據(jù)、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類(lèi)。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點(diǎn)，證明這一論點(diǎn)的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對(duì)比法、類(lèi)比法等。

這里還要說(shuō)明一點(diǎn)，個(gè)別文種根據(jù)表達(dá)需要，采用描寫(xiě)方式時(shí)，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結(jié)合在一起，或干脆以敘代描，將描寫(xiě)的文字壓縮成短語(yǔ)放在敘述的句子中充當(dāng)一個(gè)成分，顯得只敘不描，文字簡(jiǎn)練。調(diào)查報(bào)告等文種中有時(shí)采用這種方法。2．直述不曲，表述準(zhǔn)確

撰寫(xiě)公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說(shuō)什么，不用比喻、借代、轉(zhuǎn)類(lèi)、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對(duì)公文寫(xiě)作提出了更高的要求。

常寫(xiě)文章的同志都有體會(huì)，文章寫(xiě)短難，表達(dá)直筆難。這就要求觀察更深入更細(xì)致，一下子抓住主要特點(diǎn)，并用平實(shí)的語(yǔ)言表述出來(lái)；要求思考更深刻，認(rèn)識(shí)更全面，表達(dá)更準(zhǔn)確，要一語(yǔ)中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。

表達(dá)準(zhǔn)確，牽涉問(wèn)題較多。要而言之，與公文寫(xiě)作的語(yǔ)言有直接關(guān)系。公文寫(xiě)作的語(yǔ)言有群體性、書(shū)面性、明確性、客觀性、程式性等特質(zhì)，其特點(diǎn)表現(xiàn)為準(zhǔn)確、莊重、簡(jiǎn)要、平時(shí)等。這里集中談?wù)劀?zhǔn)確。準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)是語(yǔ)言的“三性”要求，公文更重視的是準(zhǔn)確。表述準(zhǔn)確，是一條十分嚴(yán)格的要求。因?yàn)楣氖怯脕?lái)指導(dǎo)工作、反映情況的，一詞一句，一個(gè)概念、判斷、推理，搞得不準(zhǔn)要誤大事。所謂準(zhǔn)確，就是只能有一種解釋?zhuān)荒墚a(chǎn)生歧義。產(chǎn)生歧義，是公文表達(dá)的大忌。要做到語(yǔ)言準(zhǔn)確，可以從兩方面入手：一是詞的內(nèi)涵與所要表達(dá)的意圖完全一致。二是對(duì)詞的外延要作適當(dāng)和明確的限制。對(duì)外延有了明確限制才會(huì)做到無(wú)懈可擊，內(nèi)涵與用意完全一致才不會(huì)產(chǎn)生歧義。

（二）條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)

這屬公文的正文結(jié)構(gòu)問(wèn)題，也是構(gòu)思中謀篇的內(nèi)容。

簡(jiǎn)短的公文，主要包括緣由、事項(xiàng)、要求等三部分內(nèi)容，結(jié)構(gòu)形式大同小異。正文開(kāi)始要寫(xiě)發(fā)文緣由（引據(jù)、目的、用意等），開(kāi)始一段的末尾用過(guò)渡句領(lǐng)起第二部分。第二部分是事項(xiàng)（內(nèi)容、進(jìn)程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結(jié)語(yǔ)，各個(gè)文種互不相同，也有提出要求（希望、號(hào)召等）的。

篇幅較長(zhǎng)，信息量大，有點(diǎn)份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復(fù)雜。但無(wú)論多么復(fù)雜，也一定要條理清楚。這首先是個(gè)“識(shí)見(jiàn)” 問(wèn)題，只有思維清晰，條理才會(huì)清楚，想法太亂寫(xiě)出來(lái)也會(huì)亂，所以理順?biāo)悸泛苤匾?，是個(gè)前提條件。有了前提還要學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫(xiě)都是好的。文無(wú)定法、文成法立，講的就是這個(gè)道理。

安排好結(jié)構(gòu)，做到條理清楚、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，可注意以下三個(gè)問(wèn)題： 1．層次和段落 一篇公文的結(jié)構(gòu)，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。

所謂層次，就是指公文的幾個(gè)組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱(chēng)。常見(jiàn)的方式有：

總分式 開(kāi)始先作總的概括（前言，似“導(dǎo)語(yǔ)”，總結(jié)報(bào)告中則是總體評(píng)價(jià)），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯(lián)系（前后、因果、重輕都可以根據(jù)用意來(lái)安排），形式上是并列（用序號(hào)、小標(biāo)題或“跳行”），最后一個(gè)小結(jié)（強(qiáng)調(diào)式、升華式、號(hào)召式、無(wú)尾式或慣用結(jié)語(yǔ)）。指示性通知、獎(jiǎng)懲性通報(bào)、工作計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、綜合報(bào)告等文種，常用這種結(jié)構(gòu)形式。

遞進(jìn)式 各層次內(nèi)容層層推進(jìn)，前后有一定關(guān)系。例行報(bào)告、情況通報(bào)、工作總結(jié)等文種常用這種結(jié)構(gòu)形式。

時(shí)序式 也叫貫通式。按事物進(jìn)程、時(shí)間推移來(lái)安排結(jié)構(gòu)。情況報(bào)告、事故報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告等文種，常用此種結(jié)構(gòu)形式。

所謂段落，就是公文結(jié)構(gòu)的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項(xiàng)內(nèi)容、時(shí)間發(fā)展階段等來(lái)劃分。2．照應(yīng)和過(guò)渡

照應(yīng) 就是公文內(nèi)容的前后要有關(guān)照和呼應(yīng)。常用方法有三種：首尾照應(yīng)，前后照應(yīng)，題文照應(yīng)。

過(guò)渡 就是上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換，起到承上啟下的作用。一是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時(shí)需要過(guò)渡，二是由總括到分述之間需要過(guò)渡。過(guò)渡的形式有三種：過(guò)渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見(jiàn)、綜上所述，等等），過(guò)渡句（公文用在總括文字（前言）的段落末尾，如“現(xiàn)將具體情況報(bào)告如下”），過(guò)渡段（將過(guò)渡句提出來(lái)單設(shè)一個(gè)自然段，一般用在較長(zhǎng)的公文中表示內(nèi)容的明顯轉(zhuǎn)換）。3．開(kāi)頭與結(jié)尾

開(kāi)頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說(shuō)明式、提問(wèn)式，等等。但公文的開(kāi)頭一定要“起筆立意”，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直扣主旨，領(lǐng)起全文，不支不蔓；還要簡(jiǎn)短凝練，文字少而內(nèi)容集中，并且文字新穎，引人注目。元代人說(shuō)的“鳳頭”就是這個(gè)意思。

結(jié)尾 常用的方式有總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、要求式、呼應(yīng)式、號(hào)召式，等等。但要寫(xiě)得實(shí)在，不著空文，要干凈利落，不能拖泥帶水。元代人說(shuō)的“豹尾”，就是說(shuō)結(jié)尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)標(biāo)簽：雜談

分類(lèi)：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，以及用來(lái)任免和聘用干部的。

通知的特點(diǎn)：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。

3、時(shí)效性。通知有一定的時(shí)效要求。

通知的分類(lèi)：

根據(jù)內(nèi)容的不同，通知大體可以分為五類(lèi)：

1、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知。

2、指示性通知。

3、事務(wù)性通知。

4、會(huì)議通知。

5、任免通知。

批 復(fù)

一、批復(fù)的概念

批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的回復(fù)性公文。其制作和應(yīng)用一般以下級(jí)的“請(qǐng)示”為條件。當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作涉及到方針、政策等方面的重大問(wèn)題，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到新情況、新問(wèn)題，無(wú)章可循，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確指示時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)遇到無(wú)法解決的具體困難，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)給予指導(dǎo)幫助時(shí)；當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)現(xiàn)行方針政策、法規(guī)等有疑問(wèn)，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)予以解答說(shuō)明時(shí)；以及當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)因重大問(wèn)題有意見(jiàn)分歧，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)裁決時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)都應(yīng)該用“批復(fù)”予以答復(fù)。除此之外，有時(shí)“批復(fù)”還被用來(lái)授權(quán)政府職能部門(mén)發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章。

二、批復(fù)的特點(diǎn)

1、針對(duì)性。批復(fù)的針對(duì)性反映在兩個(gè)方面：一是批復(fù)必須針對(duì)請(qǐng)示機(jī)關(guān)行文，而對(duì)非請(qǐng)示機(jī)關(guān)不產(chǎn)生直接影響；二是批復(fù)的內(nèi)容必須針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)，不涉及請(qǐng)示事項(xiàng)以外的內(nèi)容。

2、回復(fù)性。批復(fù)的內(nèi)容屬于回復(fù)性的內(nèi)容。因?yàn)榕鷱?fù)的制作和應(yīng)用是以下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示為條件，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)是被動(dòng)的發(fā)文，下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。并且，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)請(qǐng)求事項(xiàng)無(wú)論同意與否，都必須有針對(duì)性地明確予以回答。

3、權(quán)威性。批復(fù)是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求事項(xiàng)的回復(fù)性公文，它提出的處理意見(jiàn)和辦法，代表上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)問(wèn)題的決策意見(jiàn)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有行政約束力。特別是對(duì)一些重大事項(xiàng)的答復(fù)，體現(xiàn)了黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策，具有權(quán)威性。所以批復(fù)一經(jīng)下發(fā)，下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行。

三、批復(fù)的分類(lèi)

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，批復(fù)可分為兩類(lèi)：一類(lèi)是審批性批復(fù)；一類(lèi)是指示性批復(fù)。審批性批復(fù)主要是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的公務(wù)事宜，經(jīng)審核后所作的指示性答復(fù)。比如關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、項(xiàng)目設(shè)立、資金劃撥等事項(xiàng)的審批。指示性批復(fù)主要是針對(duì)方針、政策性問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)。這一類(lèi)批復(fù)，不只是對(duì)請(qǐng)示機(jī)關(guān)提出請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)，而且批復(fù)的指示性?xún)?nèi)容，在其管轄范圍內(nèi)，具有普遍的指導(dǎo)和規(guī)范作用。另外，授權(quán)政府職能部門(mén)發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章的批復(fù)，也屬于指示性批復(fù)。

四、批復(fù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

批復(fù)由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下：

1、首部。包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

（1）標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、批復(fù)事項(xiàng)、行文對(duì)象和文種構(gòu)成；一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成；第三種是由事由和文種構(gòu)成；第四種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。

（2）主送機(jī)關(guān)。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)是指與批復(fù)相對(duì)應(yīng)的請(qǐng)示發(fā)文機(jī)關(guān)。授權(quán)性的批復(fù)，主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級(jí)機(jī)關(guān)。

2、正文。正文是批復(fù)的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構(gòu)成相對(duì)固定。其中除授權(quán)性批復(fù)與一般批復(fù)的寫(xiě)法有所不同外，其他批復(fù)的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三部分組成。

（1）開(kāi)頭。通過(guò)引敘來(lái)文以說(shuō)明批復(fù)緣由。首先點(diǎn)明批復(fù)的下級(jí)機(jī)關(guān)并寫(xiě)明來(lái)文日期、標(biāo)題和文號(hào)，以交代批復(fù)的根據(jù)。

（2）主體。主要說(shuō)明批復(fù)事項(xiàng)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家的方針，政策、法令、法規(guī)和實(shí)際情況，針對(duì)“請(qǐng)示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復(fù)或具體的指示，一般不進(jìn)行議論。也有的批復(fù)，在批復(fù)事項(xiàng)后面概括提出希望和要求，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)批復(fù)的主旨。

（3）結(jié)語(yǔ)。一般用“此復(fù)”“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語(yǔ)。

3、尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。署名寫(xiě)上批復(fù)機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)，并加蓋公章；成文時(shí)間寫(xiě)明年、月、日。

五、撰寫(xiě)批復(fù)應(yīng)注意的問(wèn)題。

1、注意行文的針對(duì)性。下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。

2、批復(fù)的觀點(diǎn)要明確。無(wú)論審批性批復(fù)還是指示性批復(fù)，上級(jí)機(jī)關(guān)的態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)所遵循。

3、批復(fù)要及時(shí)。批復(fù)是因下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而行文，凡下級(jí)機(jī)關(guān)能夠向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示的，說(shuō)明事關(guān)重要，時(shí)間緊迫，急需得到上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和幫助，所以上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)批復(fù)，否則就會(huì)貽誤工作，甚至?xí)斐芍卮髶p失。

4、批復(fù)的行文要言簡(jiǎn)意賅。要做到言止意盡，莊重周?chē)?yán)，以充分體現(xiàn)批復(fù)的權(quán)威性。

函

一、函的概念

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，也可以向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過(guò)這種情況并不多見(jiàn)。

二、函的特點(diǎn)

（一）溝通性。函對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒(méi)有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒(méi)有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

（三）單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫(xiě)一件事項(xiàng)。

三、函的分類(lèi)。

函可以從不同角度分類(lèi)：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來(lái)；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒(méi)有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)、成文時(shí)間并加蓋公章即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報(bào)送材料函等等。

四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

由于函的類(lèi)別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號(hào)。

（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門(mén)批準(zhǔn)等。

（四）結(jié)語(yǔ)。通常應(yīng)根據(jù)函詢(xún)、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)（商）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫(xiě)函件應(yīng)注意的問(wèn)題

函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

會(huì) 議 紀(jì) 要

一、會(huì)議紀(jì)要的概念

會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。

會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括地反映會(huì)議精神，以便與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)地進(jìn)行傳達(dá)組織落實(shí)開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)會(huì)議紀(jì)要可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及與同級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行交流的作用；向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)，用以匯報(bào)會(huì)議情況，以便得到上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)工作的指導(dǎo)；向同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送，用以通報(bào)會(huì)議情況，以便得到同級(jí)機(jī)關(guān)的支持和配合；向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送，用以傳達(dá)會(huì)議精神，以便下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。

會(huì)議紀(jì)要通常情況只印發(fā)到會(huì)的單位，視情況抄送有關(guān)的單位。為便于上級(jí)了解工作開(kāi)展情況，也要抄報(bào)上級(jí)主管部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

（一）紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議活動(dòng)情況等有關(guān)材料綜合整理出來(lái)的公文。在會(huì)議紀(jì)要中不能隨間篡改會(huì)議的基本精神，不能擅自增加或冊(cè)減會(huì)議的內(nèi)容，不能隨便更動(dòng)與會(huì)者議定的事項(xiàng)，不能對(duì)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)進(jìn)行修改，也不需要對(duì)會(huì)議或會(huì)議的某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分析、評(píng)論。它要求如實(shí)地記載會(huì)議的基本情況，對(duì)會(huì)議存在的分歧意見(jiàn)和問(wèn)題等，也要真實(shí)、概括地予以反映。會(huì)議紀(jì)要具有紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價(jià)值。

（二）概括性。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是由專(zhuān)人把會(huì)議的基本情況如實(shí)記錄下來(lái)的書(shū)面材料，會(huì)議紀(jì)要，是根據(jù)會(huì)議的中心議題、指導(dǎo)思想和議定事項(xiàng)，在會(huì)議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會(huì)議記錄相比，會(huì)議紀(jì)要能夠更集中地反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性。

（三）指導(dǎo)性。會(huì)議紀(jì)要有兩項(xiàng)功能，一項(xiàng)是“記載”，一項(xiàng)是“傳達(dá)”，并且通過(guò)“記載”去“傳達(dá)”，它所記載、傳達(dá)的會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，是與會(huì)者及其組織領(lǐng)導(dǎo)者的共同意志的體現(xiàn)，是會(huì)議成果的結(jié)晶，集中反映了會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，因而具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。

三、會(huì)議紀(jì)要的分類(lèi)

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。

辦公會(huì)議紀(jì)要是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體召開(kāi)的定期或不定期的工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要。專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要是為研究專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要。

根據(jù)內(nèi)容的不同，會(huì)議紀(jì)要分為專(zhuān)題型紀(jì)要和綜合性紀(jì)要。這種內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要比較普遍。

專(zhuān)題型紀(jì)要主要反映與會(huì)者就會(huì)議主要議題，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上所形成的決定、決議。這種紀(jì)要多用于黨委會(huì)議和機(jī)關(guān)的行政會(huì)議，或座談會(huì)、研討會(huì)等。

綜合性紀(jì)要?jiǎng)t側(cè)重于全面概述會(huì)議基本情況，包括會(huì)議的議題、討論情況、討論結(jié)果等。這種會(huì)議紀(jì)要多用于領(lǐng)導(dǎo)集體辦公會(huì)議等。

四、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：

（一）首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱(chēng)和文種構(gòu)成的。如《全國(guó)城市愛(ài)國(guó)衛(wèi)生現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要》、《關(guān)于改革××局、××局管理體制的會(huì)議紀(jì)要》等。也有的由發(fā)文機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱(chēng)和文種構(gòu)成，如《××集團(tuán)公司經(jīng)理辦公室會(huì)議紀(jì)要》。

成文時(shí)間即會(huì)議通過(guò)的時(shí)間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間。一般在標(biāo)題下居中位置用括號(hào)注明年、月、日。也有把成文時(shí)間寫(xiě)在尾部的署名下面。

（二）正文。公議紀(jì)要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

1、前言。首先概括交代會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會(huì)議研究的幾個(gè)問(wèn)題紀(jì)要如下：”或“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下：”等語(yǔ)句轉(zhuǎn)入下文。這項(xiàng)內(nèi)容主要用以簡(jiǎn)述會(huì)議基本情況，所以文字必須十分簡(jiǎn)練。

2、主體。是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。

另外，在具體寫(xiě)法上，不同類(lèi)型的會(huì)議紀(jì)要，寫(xiě)法也有不同。

決議型紀(jì)要，主要根據(jù)中心議題，著重把會(huì)議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。

綜合性紀(jì)要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會(huì)議的指導(dǎo)思想，全面介紹會(huì)議的基本情況。

3、結(jié)尾。屬于選擇性項(xiàng)目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒(méi)有這部分，主體內(nèi)容寫(xiě)完，全文即告結(jié)束。

（三）尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名只用于辦公會(huì)議紀(jì)要，寫(xiě)明召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)。一般會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t不需要署名，不加蓋公章。至于成文時(shí)間，如果在首部已注明，就不再寫(xiě)。

五、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意的問(wèn)題

撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問(wèn)題：一是概括要全面，要如實(shí)反映會(huì)議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫(xiě)，不贊同的就略寫(xiě)或不寫(xiě)。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。這樣，表述上才能做到重點(diǎn)突擊，條理清晰，文字簡(jiǎn)練。

請(qǐng) 示

一、請(qǐng)示的概念

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求決斷、指示、批示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。請(qǐng)示屬于上行公文，其應(yīng)用范圍也比較廣泛。

二、請(qǐng)示的特點(diǎn)

1、針對(duì)性。只有本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可以用“請(qǐng)示”行文。請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。所以請(qǐng)示的行文具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

2、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

3、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即使需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，也只能用抄送形式。

4、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的公文，如能夠及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得到及時(shí)解決。

三、請(qǐng)示的分類(lèi)

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：

1、請(qǐng)求指示性請(qǐng)示；

2、請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示；

3、請(qǐng)示批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。

四、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下：

1、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

（1）標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成。如《××縣人民政府關(guān)于××××××的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開(kāi)展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請(qǐng)示》。

（2）主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。每件請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。

2、正文。其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)等部分組成。

（1）開(kāi)頭。主要交代請(qǐng)示的緣由。它是請(qǐng)示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷，予以有針對(duì)性的批復(fù)。

（2）主體。主要說(shuō)明請(qǐng)求事項(xiàng)。它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。另外請(qǐng)示事項(xiàng)要寫(xiě)的具體、明確、條項(xiàng)清楚，以便上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確批復(fù)。

（3）結(jié)語(yǔ)。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語(yǔ)一般有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門(mén)研究執(zhí)行”等。

3、落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。標(biāo)題寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時(shí)間××××年××月××日。

五、撰寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題

請(qǐng)示的寫(xiě)作首先要和“報(bào)告”文種相區(qū)別。在這個(gè)前提下，一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆](méi)能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問(wèn)題；三要理由要充分，請(qǐng)示事項(xiàng)要明確、具體；四要語(yǔ)氣要平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。

報(bào) 告

一、報(bào)告的概念

報(bào)告是機(jī)關(guān)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，以及答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的陳述性公文。

報(bào)告屬上行公文，應(yīng)用相當(dāng)廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映本部門(mén)，本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策、批示的情況，反映實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，為上級(jí)機(jī)關(guān)制定方針、政策或者作出決策、發(fā)指示提供依據(jù)；也可以用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)陳述意見(jiàn)，提出建議，如針對(duì)本地區(qū)、本單位、本部門(mén)帶有普遍意義或傾向性的問(wèn)題，提示解決的途徑，為上級(jí)機(jī)關(guān)當(dāng)好參謀；還可以用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)，使上級(jí)機(jī)關(guān)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確、有效地指導(dǎo)工作。

但是，在日常公務(wù)活動(dòng)中，一些行政機(jī)關(guān)單位尤其是企事業(yè)基層單位，往往把“報(bào)告”與“請(qǐng)示”相混淆。2000年8月20日，國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)和公文處理辦法》，明確地將“請(qǐng)示”和報(bào)告作為兩類(lèi)兩種公文。

“報(bào)告”和“請(qǐng)示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的公文。它們的區(qū)別在于：

1、性質(zhì)不同。報(bào)告是陳述性公文；請(qǐng)示是呈批性公文。

2、行文目的不同?！皥?bào)告”的目的在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，回答上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)，以便上級(jí)機(jī)關(guān)了解本單位情況，從而有針對(duì)性地予以指導(dǎo)；而“請(qǐng)示”的目的，是為解決某一問(wèn)題，請(qǐng)求某一問(wèn)題，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)作出指示或予以批準(zhǔn)。

3、行文時(shí)間不同。報(bào)告是在工作結(jié)束后或工作正在進(jìn)行中行文。而請(qǐng)示則必須在事前行文，不得先斬后奏。

4、主送機(jī)關(guān)不同。報(bào)告的宗旨在于為上級(jí)機(jī)關(guān)提供信息，不是為了讓其批復(fù)，因而允許多頭主送。而請(qǐng)示是為向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示或批準(zhǔn)的，只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不允許多頭請(qǐng)示。

5、事項(xiàng)的多少不同。報(bào)告的事項(xiàng)可以是一件，如專(zhuān)題報(bào)告，也可以是多件，如綜合報(bào)告。而請(qǐng)示的內(nèi)容必須遵循“一文一事”的原則。

6、答復(fù)的形式不同。報(bào)告不要求上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。而請(qǐng)示則要求上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)批復(fù)回文，給予明確答復(fù)。

二、報(bào)告的特點(diǎn)：

（一）行文的單向性。報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，旨在為上級(jí)機(jī)關(guān)提供情況，不需要受單位批復(fù)，屬單向德文。

（二）表達(dá)的陳述性。報(bào)告用于匯報(bào)工作、反映情況。具體地陳述本部門(mén)、本單位貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針、政策的情況，某一階段做了哪些工作，怎樣開(kāi)展的，取得了哪些成績(jī)，存在什么問(wèn)題，表達(dá)手法是敘述和說(shuō)明。

三、報(bào)告的分類(lèi)

根據(jù)性質(zhì)的不同，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告兩種；根據(jù)時(shí)間期限的不同，可分為定期報(bào)告和不定期報(bào)告兩種；根據(jù)內(nèi)容不同，可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和遞送報(bào)告等。需要說(shuō)明的是，有些專(zhuān)業(yè)部門(mén)使用的報(bào)告文書(shū)，例如“調(diào)查報(bào)告”、“審計(jì)報(bào)告”、“咨詢(xún)報(bào)告”、“立案報(bào)告”、“評(píng)估報(bào)告”等，雖然標(biāo)題也有“報(bào)告二字，但其概念、性質(zhì)和寫(xiě)作要求與行政公文中的報(bào)告不同，不屬于行政公文范疇，不應(yīng)與之混淆。

按內(nèi)容劃分的幾種報(bào)告：

（一）工作報(bào)告。是向上級(jí)機(jī)關(guān)或重要會(huì)議匯報(bào)工作情況的報(bào)告。它主要用以總結(jié)工作，反映某一階段、某個(gè)方面貫徹落實(shí)政策、法令、批示的情況。如國(guó)務(wù)院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會(huì)議上所作《政府工作報(bào)告》，×××在××省××?xí)h上所作的《計(jì)劃生育工作報(bào)告》。

（二）情況報(bào)告。是指用于向上級(jí)反映工作中的重大情況、特殊情況和新動(dòng)態(tài)等的報(bào)告。這種報(bào)告便于上級(jí)和機(jī)關(guān)根據(jù)下級(jí)情況，及時(shí)采取措施，指導(dǎo)工作。

（三）建議報(bào)告。是指根據(jù)工作中的情況動(dòng)向和存在問(wèn)題向上級(jí)機(jī)關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報(bào)告。

（四）答復(fù)報(bào)告。是針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)提出詢(xún)問(wèn)或要求，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問(wèn)題的報(bào)告。

（五）遞送報(bào)告。是以報(bào)告的形式，向上級(jí)呈報(bào)其他文件、物件的說(shuō)明性公文。

四、報(bào)告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

報(bào)告一般由首部、正文和尾部組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下：

（一）首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)內(nèi)容。

報(bào)告的標(biāo)題常見(jiàn)的形式有兩種，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，如《××部關(guān)于××抗災(zāi)救災(zāi)工作情況的報(bào)告》；另一咱是由事由和文種構(gòu)成，如《政府工作報(bào)告》等。

報(bào)告的主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是幾個(gè)。頂格寫(xiě)于文首、其后用冒號(hào)。

（二）正文。報(bào)告正文的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)等部分組成。

1、開(kāi)頭。主要交代報(bào)告的緣由，概括說(shuō)明報(bào)告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將××情況報(bào)告如下”一語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。

2、主體。這是報(bào)告的核心部分，用來(lái)說(shuō)明報(bào)告事項(xiàng)。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問(wèn)題；二是進(jìn)一步開(kāi)展工作的意見(jiàn)。

在不同類(lèi)型的報(bào)告中，正文中報(bào)告事項(xiàng)的內(nèi)容可以有所側(cè)重。工作報(bào)告在總結(jié)情況的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提出下一步工作安排意見(jiàn)，大多都采用序號(hào)、小標(biāo)題區(qū)分層次。建議報(bào)告的重點(diǎn)應(yīng)放在建議的內(nèi)容上，也可以采用標(biāo)序列述的方法。答復(fù)報(bào)告則根據(jù)真實(shí)、全面的情況，按照上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)和要求回答問(wèn)題，陳述理由。遞送報(bào)告，只需要寫(xiě)清楚報(bào)送的材料（文件、物件）的名稱(chēng)、數(shù)量即可。

3、結(jié)語(yǔ)。根據(jù)報(bào)告種類(lèi)的不同一般都有不同的程式化用語(yǔ)，應(yīng)另起段來(lái)寫(xiě)。工作報(bào)告和情況報(bào)告的結(jié)束語(yǔ)常用“特此報(bào)告”；建議報(bào)告常用“以上報(bào)告，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；答復(fù)報(bào)告多用“專(zhuān)此報(bào)告”；遞送報(bào)告則用“請(qǐng)審閱”“請(qǐng)收閱”等。

（三）尾部。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容

關(guān)于署名，如果標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，這里不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機(jī)關(guān)單位或主要負(fù)責(zé)人姓名。之后，于其下寫(xiě)明年、月、日期，并加蓋單位公章或主要負(fù)責(zé)人印章。

五、撰寫(xiě)報(bào)告應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）嚴(yán)格使用文種，尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請(qǐng)求混用。報(bào)告事項(xiàng)不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，否則會(huì)因“報(bào)告”不需批復(fù)而影響請(qǐng)示事項(xiàng)的處理和解決。

（二）材料要真實(shí)。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，如實(shí)匯報(bào)。無(wú)論是成績(jī)還是失誤，都應(yīng)該全面、真實(shí)地反映，不能只報(bào)喜不報(bào)憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報(bào)的公文應(yīng)該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫(xiě)。

（三）主旨鮮明。報(bào)告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復(fù)雜，很容易寫(xiě)的篇幅較長(zhǎng)而又重點(diǎn)不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫(xiě)時(shí)，力求寫(xiě)的觀點(diǎn)鮮明，條理清楚、簡(jiǎn)潔、深刻。

行政機(jī)關(guān)公文格式中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策(2009-01-08 09:31:45)標(biāo)簽：雜談

分類(lèi)：工作日志

行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。公文格式規(guī)范化，是辦公自動(dòng)化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。鐵道部對(duì)鐵路行政機(jī)關(guān)的公文格式有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。本文針對(duì)實(shí)際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納分析，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范。在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)稱(chēng)直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號(hào)太長(zhǎng)。有的單位發(fā)文字號(hào)的年份用圓括號(hào)“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號(hào)“〔〕”。對(duì)于字號(hào)和字體，有的用小3號(hào)；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號(hào)序號(hào)出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函〔2007〕001號(hào)”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當(dāng)。有的基層單位要求上級(jí)機(jī)關(guān)投資補(bǔ)助的上行文，應(yīng)用“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”文種，無(wú)法得到上級(jí)機(jī)關(guān)的“批復(fù)”；有的單位將對(duì)下級(jí)單位的“批復(fù)”錯(cuò)用為“函”的文種。公文標(biāo)題中錯(cuò)用文種，往往使公文失去其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。有的甚至嚴(yán)重影響行文的作用和效率。

3．公文標(biāo)題不規(guī)范。有些部門(mén)有不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題中濫用符號(hào)；二是在公文標(biāo)題的擬制上，冗長(zhǎng)繁瑣。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，較多的是使用頓號(hào)和書(shū)名號(hào)；標(biāo)題中“事由”概括得不簡(jiǎn)要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個(gè)詞組套一個(gè)詞組，冗長(zhǎng)臃腫。

4．引用文號(hào)不規(guī)范。有些部門(mén)公文中，將其順序前后倒置。有的先引文號(hào)后引標(biāo)題，有的只引文號(hào)不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號(hào)。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦〔2007〕12號(hào)文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)鐵道部《關(guān)于×××的通知》（鐵辦〔2007〕12號(hào)）”。

5．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號(hào)，寫(xiě)成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標(biāo)識(shí)不規(guī)范。常出現(xiàn)的問(wèn)題：一是標(biāo)注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時(shí)間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。印章正確的加蓋位置：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標(biāo)注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或??；二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說(shuō)明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮寫(xiě)；四是附件說(shuō)明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)，附件名稱(chēng)后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯(cuò)誤。

9．抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用來(lái)標(biāo)識(shí)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應(yīng)先路內(nèi)后路外、抄送應(yīng)先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標(biāo)注。有些公文常出現(xiàn)“抄報(bào)”，頂格標(biāo)識(shí)“抄送”，回行時(shí)與“抄送”對(duì)齊，最后一個(gè)名稱(chēng)后不加句號(hào)等不規(guī)范問(wèn)題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁(yè)碼混同于文字頁(yè)的頁(yè)碼放置，表格的單雙頁(yè)碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁(yè)碼應(yīng)置于表的左下角，雙頁(yè)碼應(yīng)置于表的左上角；表頭單頁(yè)碼在訂口一邊，雙頁(yè)碼在切口一邊。但在實(shí)際工作中常常混淆。

11．版記不規(guī)范。一是沒(méi)有版記。二是版記位置不對(duì)。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無(wú)抄送單位時(shí)未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí)。

12．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范。有些單位發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認(rèn)識(shí)不到位。一些公文辦理人員對(duì)公文格式重要性的認(rèn)識(shí)不夠。公文處理人員在辦理公文過(guò)程中責(zé)任心不強(qiáng)。對(duì)《辦法》不熟悉，對(duì)公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的重要性認(rèn)識(shí)不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務(wù)部門(mén)把要求以上級(jí)機(jī)關(guān)的名義上報(bào)、下發(fā)的公文直接送上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志審批簽發(fā)，而沒(méi)有先送上級(jí)機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)核稿后送簽。“倒流”辦理的公文，因?yàn)闆](méi)有文書(shū)環(huán)節(jié)的登記，無(wú)法掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)的動(dòng)態(tài)，影響辦文效率，甚至?xí)绊懝ぷ鞯拈_(kāi)展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對(duì)公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對(duì)公文印制規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對(duì)策

1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專(zhuān)職從事公文的審核，加強(qiáng)對(duì)審核人員的培養(yǎng)和使用并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺(jué)性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、校對(duì)、印刷等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任。要有嚴(yán)格的公文處理流程，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

3．加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)公文處理人員的建設(shè)，注重理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識(shí)、精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉公文處理方面的知識(shí)。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對(duì)穩(wěn)定性。辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專(zhuān)門(mén)崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文審核把關(guān)的人員。

4．加強(qiáng)督查，保證公文質(zhì)量。上級(jí)機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。制定嚴(yán)格的公文處理程序，在公文處理中做到多級(jí)審核，層層把關(guān)。加強(qiáng)對(duì)公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開(kāi)展研討交流活動(dòng)，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評(píng)和定期通報(bào)制度，不斷提高公文質(zhì)量。

行政公文寫(xiě)作技巧(2009-01-08 09:28:46)標(biāo)簽：雜談

分類(lèi)：工作日志

行政公文，是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是人類(lèi)在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的

應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒(méi)有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的

行文格式（注意：比模式更進(jìn)一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國(guó)公文一律按照國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18

日發(fā)布、1993年11月修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫(xiě)作和辦理。

公文寫(xiě)作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中

要求較好的文字語(yǔ)言工夫。公文語(yǔ)言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語(yǔ)言功夫的核心是選詞。選詞一要根

據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語(yǔ)言環(huán)境，為避免上下文重

復(fù)而選擇不同的詞語(yǔ)，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用形象和描繪性詞語(yǔ)和口

語(yǔ)，不用方言土語(yǔ)，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語(yǔ)。一是開(kāi)頭用語(yǔ)，用來(lái)表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語(yǔ)。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過(guò)渡用語(yǔ)。如為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦

用語(yǔ)。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五

是稱(chēng)謂用語(yǔ)。有第一人稱(chēng)：我、本；第二人稱(chēng)：你、貴；第三人稱(chēng)：該。等等。

國(guó)家行政公文有12類(lèi)13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；

函；會(huì)議紀(jì)要。

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫(xiě)作，是公文寫(xiě)作的難點(diǎn)。

一、標(biāo)題

1．規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種

――用于重要、莊重的公務(wù)

2． 靈活式

A 二部分：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種

（以上標(biāo)題下可加時(shí)間）

二是事由＋文種

三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”

Ｂ 一部分：只有文種

――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性

★帶發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題下面如寫(xiě)發(fā)文時(shí)間，則須用括號(hào)，公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫(xiě)落款及時(shí)間。

二、正文

1．主送機(jī)關(guān)（面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會(huì)群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫(xiě)；注意工作實(shí)際中組織

關(guān)系）

2． 正文

A． 原由：一是依據(jù)：

# 情況：敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等；常用“目前?”類(lèi)時(shí)間狀語(yǔ) ；簡(jiǎn)介人物及事跡

#文件： 常用“根據(jù)?”；往往是一句話

# 意義：議論：常用“是?”

# 作用 ：常用“將使?”

二是目的：常用“為?”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。

B 事項(xiàng)：（內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出層義，或用小標(biāo)題或用句子表達(dá)）

1.并列式。常見(jiàn)。一般寫(xiě)的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無(wú)緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為

說(shuō)明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)（；），也可用句子并列

式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類(lèi)推。

2.遞進(jìn)式。一般寫(xiě)的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過(guò)程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說(shuō)明問(wèn)題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運(yùn)用序碼。順序是

一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內(nèi)容分項(xiàng)可用分段甚至加分號(hào)（；）的形式。

C 結(jié)尾：（可以不要）常見(jiàn)有：

一是各文種專(zhuān)用語(yǔ)如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。

二是希望、號(hào)召類(lèi)。

從12類(lèi)13種行政公文中選擇出3種社會(huì)生活中常用的模式化如下。

請(qǐng)示模式

第五篇：公文寫(xiě)作常識(shí)

公文寫(xiě)作常識(shí)

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各個(gè)部分在頁(yè)面上的具體表現(xiàn)形式，也就是公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文內(nèi)容起著重要的保證作用。1996年5月，經(jīng)中央批準(zhǔn)，中央辦公廳發(fā)布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》?！稐l例》規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等17項(xiàng)組成。

1.公文版頭部分

公文的版頭部分包括版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等6項(xiàng)。位于公文首頁(yè)上半部，約占整個(gè)頁(yè)面的1/3，與公文主體部分用一條紅色橫線相隔。紅線中間一般有一顆紅星，表示與政府機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文的區(qū)別。

⑴ 版頭。主要是兩種形式：

一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字；

二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加括號(hào)標(biāo)明文種，括號(hào)里填注“通知”、“報(bào)告”、“函”等。均用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上半部，通稱(chēng)“紅頭文件”，表示是機(jī)關(guān)的正式行文。下面留一定位置（備填注發(fā)文字號(hào)），下加一條斷開(kāi)的紅線，在紅線斷開(kāi)處點(diǎn)綴五星襯托（小字頭文件一般不用星線，只有一條紅線即可）。例如：“中共中央文件”、“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)（批復(fù)）”等。聯(lián)合行文，可用主辦機(jī)關(guān)一家或并用聯(lián)署機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。在公文版頭使用方面 應(yīng)注意的問(wèn)題 是：

（1）版頭中發(fā)文機(jī)關(guān)要使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不要使用不規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。如有個(gè)區(qū)的區(qū)委公文版頭是“中共××市××區(qū)委員會(huì)文件”，“中共”是簡(jiǎn)稱(chēng)，“委員會(huì)”是全稱(chēng)，前簡(jiǎn)后繁，體例不統(tǒng)一，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)改為“中國(guó)共產(chǎn)黨××市××區(qū)委員會(huì)”或“中共××市××區(qū)委”。

（2）要注意版頭上發(fā)文機(jī)關(guān)不要前后詞意重復(fù)。這種情況多發(fā)生在一些工廠黨委公文版頭中，出現(xiàn)“中共××廠黨委文件”字樣。這里，“中共”是“中國(guó)共產(chǎn)黨”的簡(jiǎn)稱(chēng)，“黨委”即黨的委員會(huì)。前后出現(xiàn)兩個(gè)“黨”字的詞義，詞意重復(fù)。應(yīng)改為“中國(guó)共產(chǎn)黨××廠委員會(huì)文件”或“××廠黨委文件”為宜。兩種式樣中，第一種顯得莊重些。

（3）聯(lián)合行文使用版頭要符合規(guī)定。聯(lián)合行文一般用主辦單位一家版頭，也可并用幾家版頭。一般情況，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)排在最前邊。

（4）該用版頭的一定要使用版頭。公文使用不同版頭，標(biāo)志著公文的不同規(guī)格和嚴(yán)肅性。該用正式公文版頭的一定要用。如，區(qū)委關(guān)于召開(kāi)民主生活會(huì)情況向上級(jí)的報(bào)告，就應(yīng)使用正式公文版頭，不要用白頭。

（5）下級(jí)公文版頭用字不要大于上級(jí)公文版頭用字。下級(jí)公文版頭應(yīng)小于上級(jí)公文版頭，起碼不能比上級(jí)的大。

⑵ 份號(hào)

份號(hào)是一件公文印刷份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注于公文首頁(yè)的左上角，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，例如“NO000015”。標(biāo)識(shí)份號(hào)有利于秘書(shū)人員對(duì)公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分發(fā)、清退、查對(duì)、借閱和統(tǒng)計(jì)。特別是絕密公文，一定要標(biāo)明份號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文時(shí)，一般在一定的時(shí)間內(nèi)，發(fā)往某一單位的同類(lèi)公文的份號(hào)都是相對(duì)固定的。在這方面，應(yīng)注意的問(wèn)題 主要有兩個(gè)方面：

（1）該標(biāo)印的一定要標(biāo)印。有的單位的一些公文，注明是絕密，但無(wú)文件份號(hào)，不利于加強(qiáng)對(duì)文件的控制，出了問(wèn)題不便查清責(zé)任。（2）標(biāo)印位置要正確。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定“標(biāo)注在公文的左上角”，應(yīng)按中辦“條例”的規(guī)定辦。

⑶ 密級(jí)

密級(jí)就是公文的秘密等級(jí)。按照保密法規(guī)定，密級(jí)公文分為“絕密、機(jī)密、秘密”三個(gè)等級(jí)。它標(biāo)注于份號(hào)下方位置。按照國(guó)家保密局關(guān)于《國(guó)家秘密文件、資料和其他物品標(biāo)志的規(guī)定》，應(yīng)當(dāng)在密級(jí)后注明保密期限，如“機(jī)密××年”。考慮到黨的機(jī)關(guān)公文涉及的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準(zhǔn)確確定，因此，在《條例》中未提到保密期限問(wèn)題。發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文時(shí)，若要確定保密期限，應(yīng)按保密局規(guī)定標(biāo)注；若未標(biāo)保密期限，則按《條例》第三十七條“公文密級(jí)的變更和解除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級(jí)機(jī)關(guān)決定”的規(guī)定執(zhí)行。關(guān)于這個(gè)方面，應(yīng)注意的問(wèn)題：

（1）該標(biāo)注密級(jí)的一定要標(biāo)注，未涉及秘密內(nèi)容的就不要標(biāo)注。

（2）秘密事項(xiàng)不要使用明傳電報(bào)傳送。使用明傳電報(bào)，必須是不涉及秘密事項(xiàng)的文件、材料。有秘密事項(xiàng)的公文、材料，也不要通過(guò)郵局發(fā)送。秘密公文、材料的傳遞必須通過(guò)機(jī)要通信局。

⑷ 緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求，緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在實(shí)際工作中，電報(bào)或電傳件一般都是比較緊急的，均需按要求標(biāo)明緊急程度，具體位置按有關(guān)電報(bào)格式的規(guī)定標(biāo)注。文件除個(gè)別情況外，一般不標(biāo)緊急程度，《條例》也沒(méi)有對(duì)文件上緊急程度的標(biāo)注位置作具體規(guī)定。若有的文件確很緊急，可在文件上蓋“特急”或“加急”章，也可在文件上掛“特急”或“加急”條，寫(xiě)明辦理的時(shí)限要求，還可在裝文件的信封或文件包上標(biāo)明具體送達(dá)的時(shí)限要求?？傊?，要確保緊急公文的及時(shí)傳遞和處理。但對(duì)于不急的公文切不可濫加緊急標(biāo)識(shí)，避免影響真正急件的及時(shí)處理。

⑸ 發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)是機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)三部分組成，缺一不可。機(jī)關(guān)代字要求準(zhǔn)確、規(guī)范、無(wú)歧義、易識(shí)別，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中發(fā)”，中共中央辦公廳文件的代字用“中辦發(fā)”等。發(fā)文要用全稱(chēng)，如“2002”，不能簡(jiǎn)寫(xiě)為“02”，并用“[ ]”括起來(lái)。發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在紅色橫線之上居中位置。若標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注在紅色橫線之上左方位置，簽發(fā)人則標(biāo)注于紅色橫線之上右方位置。聯(lián)系某一具體事務(wù)用函行文時(shí)，用印有單位規(guī)范名稱(chēng)的信箋紙，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注于版頭紅色橫線右下方位置。需要注意的是，上行文必須要用“呈”字，不能用其它文號(hào)，包括報(bào)告、請(qǐng)示等，還必須標(biāo)注簽發(fā)人。

⑹ 簽發(fā)人

《條例》規(guī)定，上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。這主要是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，體現(xiàn)了公文的嚴(yán)肅性和領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文的負(fù)責(zé)性。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)對(duì)本機(jī)關(guān)的發(fā)文負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保公文質(zhì)量。特別是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作的公文標(biāo)明簽發(fā)人，有助于上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，便于審閱。標(biāo)注簽發(fā)人應(yīng)注意三點(diǎn)：（1）只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)。

（2）聯(lián)合行文，要標(biāo)明聯(lián)署單位簽發(fā)人姓名，不能只標(biāo)其中一個(gè)單位的簽發(fā)人。（3）簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”等字樣。（4）字體要用黑體字

2.公文主體部分

包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等7項(xiàng)。

1、標(biāo)題。標(biāo)題是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題（事由）和文種三部分組成。如《中共中央關(guān)于加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問(wèn)題的決定》，就是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)“中共中央”、公文主題“加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問(wèn)題”和文種“決定”這三部分組成的。有時(shí)也有省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)的情況。公文標(biāo)題，有助于人們對(duì)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、性質(zhì)有一個(gè)簡(jiǎn)要的了解，便于公文的登記、辦理、立卷以至于編研、查考。因此，公文標(biāo)題一定要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點(diǎn)出公文的中心思想，又要選準(zhǔn)文種。切忌使用新聞標(biāo)題，或只寫(xiě)文種，或是太長(zhǎng)。公文標(biāo)題位于發(fā)文字號(hào)和紅線下方，居中排列。一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（引號(hào)除外）。要求排列整齊、美觀，同時(shí)注意詞組、單位名稱(chēng)間的關(guān)系，還要注意字體大小的選擇，一般用二號(hào)字。在公文標(biāo)題的標(biāo)印上，要注意如下四個(gè)方面的問(wèn)題。

（1）公文一定要有標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題的公文不符合規(guī)范化的要求。目前常見(jiàn)的一些無(wú)標(biāo)題公文多屬于文件較短，而且又都是信函之類(lèi)。但嚴(yán)格要求，還是加上為好。

（2）標(biāo)題中成份不可殘缺。標(biāo)題中，三個(gè)組成部分缺任何一個(gè)都是不規(guī)范的。有的公文只寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和文種兩項(xiàng)，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文種一項(xiàng)。這種情況除了公文很短（如僅有一個(gè)頁(yè)碼）還勉強(qiáng)可以外，其他都應(yīng)把三部分寫(xiě)全。文種是無(wú)論如何不能省略的。

（3）標(biāo)題中不能同時(shí)出現(xiàn)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”字樣。如《關(guān)于建議在今年“七一”前后在全省廣泛開(kāi)展地方黨史宣講活動(dòng)的請(qǐng)示報(bào)告》，從文種上看，既有請(qǐng)示，又有報(bào)告，這種情況實(shí)際上是篇請(qǐng)示，應(yīng)刪去“報(bào)告”二字。

2、主送機(jī)關(guān)。即主要受理公文的機(jī)關(guān)，也稱(chēng)公文上款。它負(fù)有對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行了解、答復(fù)或貫徹執(zhí)行的責(zé)任。除決議、決定、通報(bào)、公報(bào)及會(huì)議紀(jì)要等以外，都應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題之下、正文之上頂格注明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，或同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)。如“中國(guó)共產(chǎn)黨新疆維吾爾自治區(qū)委員會(huì)”可簡(jiǎn)稱(chēng)為“新疆區(qū)黨委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治區(qū)、直轄市黨委可統(tǒng)稱(chēng)為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”。需要注意的是：

（1）使用簡(jiǎn)稱(chēng)要規(guī)范、準(zhǔn)確；使用統(tǒng)稱(chēng)，包括的地區(qū)、部門(mén)、單位要齊全，稱(chēng)謂要準(zhǔn)確。（2）不能不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。否則，就不知誰(shuí)是公文的辦理單位。主送機(jī)關(guān)的位置要正確。（3）省略主送機(jī)關(guān)的方式要正確使用。按照公文處理?xiàng)l例，“決定”、“決議”、“紀(jì)要”、“意見(jiàn)”之類(lèi)的公文，可省略抬頭，但文尾必須注明公文的發(fā)送范圍。有的公文使用了這類(lèi)文種，按規(guī)定省卻了抬頭，可文尾卻未注明發(fā)送范圍，不知公文發(fā)到哪里，影響公文的貫徹落實(shí)。有的在文后標(biāo)注發(fā)送范圍的地方距正文太遠(yuǎn)，這都是不規(guī)范的，應(yīng)在正文后空一行的位置標(biāo)注。有的在此件發(fā)至后加上了冒號(hào)，這是不對(duì)的。

（4）行文主送機(jī)關(guān)使用要符合要求。要注意行文規(guī)則。有的縣委單家發(fā)文，主送機(jī)關(guān)包括了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，有的市直部門(mén)發(fā)文發(fā)送單位是各縣（市）區(qū)委，這都是不符合要求的。部門(mén)向下發(fā)文只能向?qū)?yīng)的下級(jí)部門(mén)發(fā)文，不能向一級(jí)黨委或政府發(fā)文。上行文主報(bào)單位應(yīng)是一個(gè)（聯(lián)合行文可報(bào)對(duì)應(yīng)的上級(jí)機(jī)關(guān)），如需讓另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)知道，可采用“抄報(bào)”或“并報(bào)”方式，即在抬頭上寫(xiě)清“并報(bào)×××”，或在主題詞之后寫(xiě)清“抄報(bào)×××”。

3、正文。正文即表述公文的內(nèi)容。它是公文的主體和核心所在，位于主送機(jī)關(guān)下方。每段的首行要空二個(gè)字的位置。一般來(lái)講，首頁(yè)要有兩行以上的正文。末頁(yè)若無(wú)正文，只有落款，為維護(hù)公文的完整性，避免出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)在末頁(yè)第2行注明“（此頁(yè)無(wú)正文）”。在具體操作中，盡量避免出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文”的情況。關(guān)于正文的字體，過(guò)去我們要求除大標(biāo)題外一律用仿宋體。從去年開(kāi)始，中央、省都將二級(jí)標(biāo)題改成了黑體字，我市也改過(guò)來(lái)了，允許有字體變化，這樣更醒目些。

4、附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。公文若帶附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、落款之前寫(xiě)明附件的名稱(chēng)，并與主件裝訂在一起。有的單位在行文時(shí)，把附件名稱(chēng)放在落款之后，或者沒(méi)有注明附件，或者主件附件分開(kāi)分送，且份數(shù)不一致，這都是不規(guī)范的，也不便于公文的處理。請(qǐng)示件的附件要完整。凡是請(qǐng)示中涉及到的有關(guān)材料均應(yīng)附上，以便承辦部門(mén)辦理，提高辦文速度。凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)的報(bào)告等印發(fā)件，其中的“規(guī)章”和“報(bào)告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規(guī)章”和“報(bào)告”的內(nèi)容應(yīng)視為正文。

5、發(fā)文機(jī)關(guān)署名。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，標(biāo)注于正文右下方位置。黨的機(jī)關(guān)公文一般以機(jī)關(guān)名義署名，特殊情況需要由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人署名的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明職務(wù)。需要注意的是凡有主送單位的公文必須有落款，即發(fā)文機(jī)關(guān)署名。不能以標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)代替落款。落款

署名還要與標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期或者會(huì)議通過(guò)日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機(jī)關(guān)最后的一個(gè)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期要完整地寫(xiě)明年月日，標(biāo)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方，低兩格。會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。有的單位這類(lèi)公文沒(méi)有成文日期，有的成文日期放在文后，這很不規(guī)范。特提電報(bào)要寫(xiě)明具體時(shí)間。需要注意的是黨的機(jī)關(guān)公文成文日期要用阿拉伯?dāng)?shù)字，不能用漢字，這與政府公文有所不同。

7、印章。公文加蓋印章是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證。根據(jù)黨的機(jī)關(guān)公文的特點(diǎn)，除普發(fā)性有固定格式的“紅頭文件”和會(huì)議紀(jì)要外，一般應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。特別是請(qǐng)示件等上行文，一定要加蓋印章。印章要端正、清晰，蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，上不壓正文，下不壓日期。

3.公文文尾部分

文尾部分，是指公文末頁(yè)的尾部。它包括印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印制版記等四項(xiàng)。

1、印發(fā)傳達(dá)范圍。要根據(jù)公文內(nèi)容、密級(jí)和工作需要確定。一般普發(fā)性公文需在成文日期的左下方標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍。標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍，要注意表述準(zhǔn)確。“此件發(fā)至縣、團(tuán)”與“此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)”，一字之差，所指范圍不同。對(duì)于一些特殊件，印發(fā)、傳達(dá)范圍以及傳達(dá)的時(shí)限、保密要求等都要標(biāo)注清楚。大部分公文只需標(biāo)注主送、抄送單位，不必標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍。

2、主題詞。公文標(biāo)注主題詞是為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要，方便公文檢索和信息處理而開(kāi)展的一項(xiàng)工作。《條例》規(guī)定，“主題詞按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和《公文主題詞表》進(jìn)行標(biāo)注，位于抄送機(jī)關(guān)上方”。主題詞與抄送機(jī)關(guān)之間用橫線相隔。黨的機(jī)關(guān)公文標(biāo)注主題詞要準(zhǔn)確反映公文主題，以達(dá)到便于檢索和利用的目的。需要注意的是，標(biāo)注主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實(shí)無(wú)法表述準(zhǔn)確的可以自造，后面加△。

3、抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)以外需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注于主題詞下方、印制版記上方位置。抄送機(jī)關(guān)與印制版記之間用橫線相隔。公文的抄送范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握。

在公文標(biāo)注抄送范圍上，要注意以下問(wèn)題：

（1）不要漏抄漏送。根據(jù)行文規(guī)則，越級(jí)行文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)（或抄發(fā)）越過(guò)的機(jī)關(guān)。也就是說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)向下行文（如省委直接向縣委行文）應(yīng)抄發(fā)越過(guò)的行文對(duì)象的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，下級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)向上行文（如縣委直接向省委行文）應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。如一個(gè)縣的縣委、縣政府《關(guān)于改變計(jì)劃生育落后面貌的報(bào)告》，直接報(bào)送了省委、省政府，卻沒(méi)有抄報(bào)市委、市政府，是違反行文規(guī)則的。

（2）不要濫抄濫送。公文的抄送范圍必須準(zhǔn)確確定，嚴(yán)加控制。

（3）不能既對(duì)組織又對(duì)個(gè)人。按照公文處理規(guī)定，公文“不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人”?？梢恍┑胤綄⒐闹苯铀皖I(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的現(xiàn)象很普遍，凡發(fā)文都要抄報(bào)主管書(shū)記、市長(zhǎng)。這是不符合行文規(guī)則的。（4）“抄”字不應(yīng)省略。有一些地方的公文將抄報(bào)、抄送、抄發(fā)中的“抄”字省略，成了“報(bào)、送、發(fā)”，以致弄不清是主送還是抄送。所以，“抄”字是不應(yīng)省略的。

4、印制版記。印制版記也叫印發(fā)說(shuō)明，它包括公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)和日期位于公文末頁(yè)下端同一行的兩端，份數(shù)加括號(hào)標(biāo)注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印制版記表示印刷機(jī)關(guān)對(duì)公文的印制負(fù)責(zé)，同時(shí)便于查考。如翻印，則要在印發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)和印發(fā)日期下方標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)名稱(chēng)、翻印日期和翻印份數(shù)。各級(jí)各部門(mén)機(jī)關(guān)公文用紙現(xiàn)在一律改用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

二、公文的種類(lèi)及常用文種的撰寫(xiě)

所謂公文種類(lèi)，一般是指公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱(chēng)。黨的機(jī)關(guān)公文的分類(lèi)，《條例》規(guī)定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。平常我們用的沒(méi)有這么多，最常用的也就是通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要這幾種。

一、通 知

通知，是用來(lái)傳達(dá)上級(jí)的指示，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)時(shí)所使用的一種文體。通知，在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和廠（礦）企事業(yè)等單位的公務(wù)活動(dòng)中使用比較廣泛。因?yàn)檫@種文體適用性比較強(qiáng)、形式靈活、簡(jiǎn)便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類(lèi)型，如：指示性通知、批示性通知、會(huì)議性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)需要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或所屬單位下達(dá)指示，而內(nèi)容又不適于用“命令”或“指示”等文種發(fā)布的，便發(fā)布指示性通知。這類(lèi)通知的內(nèi)容只是傳達(dá)某項(xiàng)具體指示，沒(méi)有附件。

撰寫(xiě)指示性通知要注意以下幾點(diǎn)：

（1）一般來(lái)說(shuō)，指示性通知針對(duì)性和政策性要強(qiáng)。開(kāi)頭部分要寫(xiě)通知緣由，一般應(yīng)交待出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進(jìn)一步提出通知事項(xiàng)作好鋪墊。用語(yǔ)要簡(jiǎn)潔、明確，文字不宜過(guò)多，然后用過(guò)渡語(yǔ)“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號(hào)，并啟下文，寫(xiě)通知的事項(xiàng)。

（2）通知事項(xiàng)是指示性通知撰寫(xiě)的主干。它是受文單位執(zhí)行的依據(jù)，因此，要明確、具體地交待出應(yīng)知和應(yīng)辦的事項(xiàng)，即工作的任務(wù)和要求，切忌含混籠統(tǒng)。在結(jié)構(gòu)安排上，一般采用分條列項(xiàng)式寫(xiě)法，用序號(hào)標(biāo)明層次。要做到條理清晰，便于下級(jí)領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。

（3）為了防止政策規(guī)定矛盾，有的指示性通知結(jié)束語(yǔ)中常寫(xiě)有“凡與本規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行”等語(yǔ)。

2、批示性通知

批示性通知包括三種情形：一是用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，通稱(chēng)“批轉(zhuǎn)性通知”；二是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸機(jī)關(guān)的公文，通稱(chēng)“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關(guān)的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)人講話、本機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃和工作總結(jié)等，通稱(chēng)“印發(fā)性通知”。這類(lèi)通知的后面均附有被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的原文。

批示性通知的正文一般應(yīng)載明三層內(nèi)容：一是寫(xiě)明對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的評(píng)價(jià)性意見(jiàn)或態(tài)度，措詞要適度、中肯，語(yǔ)氣要肯定；如“現(xiàn)將《全國(guó)婦幼衛(wèi)生工作會(huì)議紀(jì)要》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”。

二是指明通知事項(xiàng)的意義，也就是闡述批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)該文件的必要性和重要性 三是提出具體的貫徹執(zhí)行的意見(jiàn)或要求。

3、會(huì)議性通知

會(huì)議通知主要是通知與會(huì)的有關(guān)單位了解會(huì)議的名稱(chēng)、主持單位、召開(kāi)會(huì)議的目的、會(huì)議的內(nèi)容、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、天數(shù)及參加人員，報(bào)到日期和地點(diǎn)，是否需要帶文件、材料等，以便做好準(zhǔn)備。為了安排好會(huì)務(wù)工作，有的會(huì)議通知還要求提前報(bào)告參加會(huì)議的人員名單（包括性別、職務(wù)）、乘坐的交通工具等情況。若是召開(kāi)表彰性會(huì)議的通知，還要寫(xiě)明評(píng)選勞?；蛳冗M(jìn)人物的范圍、條件、方法、名額和組織領(lǐng)導(dǎo)等有關(guān)事宜。會(huì)議性通知比較好寫(xiě)，關(guān)鍵是要認(rèn)真、細(xì)致、周全，不出現(xiàn)漏洞。會(huì)議的內(nèi)容如果保密，通知中可不寫(xiě)開(kāi)會(huì)的內(nèi)容和討論的議題。

4、任免通知

上級(jí)機(jī)關(guān)任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下屬單位知道時(shí)，要印發(fā)任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些單位辦理某項(xiàng)事宜或告知其某些事情時(shí)所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關(guān)于慶祝某一個(gè)節(jié)日，舉行某種紀(jì)念活動(dòng)安排的通知，成立、調(diào)整、撤銷(xiāo)某個(gè)機(jī)構(gòu)的通知，調(diào)整某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料的通知等等。

二、通 報(bào)

通報(bào)，是黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況時(shí)使用的一種公文，這種公文、多數(shù)是屬于上級(jí)機(jī)關(guān)為了使下級(jí)機(jī)關(guān)知道某一方面工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或重要情況而印發(fā)的。它對(duì)于溝通信息，互通情況，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作很有益處。

通報(bào)一般由以下幾部分組成：

（一）標(biāo)題

標(biāo)題構(gòu)成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三個(gè)要素。這種形式的標(biāo)題最為多見(jiàn)，如《中央紀(jì)律檢查委員會(huì)關(guān)于不準(zhǔn)干擾大學(xué)畢業(yè)生分配工作的通報(bào)》等；二是省略式，即由“事由和文種”兩要素構(gòu)成，如《關(guān)于連續(xù)發(fā)生重大火災(zāi)情況的通報(bào)》等。

（二）通報(bào)緣由

這部分是通報(bào)正文寫(xiě)作的引言，是全篇內(nèi)容的總括。具體而言，表彰性和批評(píng)性通報(bào)一般應(yīng)寫(xiě)明時(shí)間、有關(guān)單位和人員、主要事項(xiàng)、結(jié)果等要素，同時(shí)還要亮明發(fā)文機(jī)關(guān)的基本觀點(diǎn)或態(tài)度。通報(bào)緣由要起到提綱摯領(lǐng)的作用。需要說(shuō)明的是，有些表彰性通報(bào)，往往省略這部分，即行文開(kāi)篇就進(jìn)入通報(bào)事項(xiàng)的敘述，給人以單刀直入，簡(jiǎn)煉明快的感覺(jué)。傳達(dá)性通報(bào)，如是傳達(dá)重要精神的，則應(yīng)著重寫(xiě)明其來(lái)源和基本內(nèi)容。究竟是什么時(shí)間，由哪個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)了什么重要精神？對(duì)此均要準(zhǔn)確、概括的予以載明。如系傳達(dá)重要情況的，則應(yīng)寫(xiě)明該情況發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的范圍、問(wèn)題的性質(zhì)及影響等方面的內(nèi)容。這部分的結(jié)尾處，通常用過(guò)渡語(yǔ)“特通報(bào)如下”等開(kāi)啟下文。

（三）通報(bào)事項(xiàng)

這部分是通報(bào)寫(xiě)作的主體和核心，也是發(fā)文機(jī)關(guān)賴(lài)以提出有關(guān)希望或要求的基礎(chǔ)和憑據(jù)。因此，要寫(xiě)得準(zhǔn)確、具體、完整，將通報(bào)的基本內(nèi)容如實(shí)交待清楚。具體來(lái)講表?yè)P(yáng)和批評(píng)性通報(bào)應(yīng)主要載明事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位和人員、大致過(guò)程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等諸項(xiàng)要素。要在通報(bào)緣由的基礎(chǔ)上進(jìn)一步展開(kāi)，使之更加具體和深化。

（四）處理意見(jiàn)

這部分是通報(bào)寫(xiě)作的精要之筆。它是指對(duì)有關(guān)單位或人員的具體表彰或處分意見(jiàn)，或?qū)τ嘘P(guān)精神或情況的處理意見(jiàn)。用語(yǔ)要簡(jiǎn)明精煉。表彰性通報(bào)，一般應(yīng)寫(xiě)明經(jīng)哪級(jí)組織批準(zhǔn)，決定授予什么榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)，給予怎樣的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，等等；批評(píng)性通報(bào)應(yīng)寫(xiě)明給予何種懲處。傳達(dá)性通報(bào)往往不單獨(dú)寫(xiě)這部分，而與下文“希望或要求”合并寫(xiě)。

（五）原因分析

傳達(dá)性通報(bào)一般沒(méi)有這層內(nèi)容。就表彰性和批評(píng)性通報(bào)而言，“原因分析”是不可缺少的重要組成部分。它要在通報(bào)事項(xiàng)及處理決定的基礎(chǔ)上，作進(jìn)一步的分析和評(píng)價(jià)，揭示問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，概括出可

資借鑒的經(jīng)驗(yàn)或應(yīng)當(dāng)吸取的教訓(xùn)。表彰性通報(bào)應(yīng)著重說(shuō)明主體行為的非偶然性，也就是其先進(jìn)行為決不是一時(shí)沖動(dòng)，頭腦發(fā)熱，不是一蹴而就的閃電行動(dòng)，而是平時(shí)注重修養(yǎng)，嚴(yán)格要求自己的結(jié)果；批評(píng)性通報(bào)也要深入挖掘問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，要切中要害，一針見(jiàn)血。

（六）通報(bào)希望或要求

這部分是前述內(nèi)容的自然延伸，也是制發(fā)通報(bào)的目的和歸宿所在。要緊密結(jié)合被表彰或被批評(píng)的事件行為，以及傳達(dá)的某一重要精神或情況，透過(guò)表面現(xiàn)象，挖掘其深層含義，進(jìn)而提出具有普遍指導(dǎo)和教育意義的希望或要求。

（七）結(jié)尾

一是制發(fā)通報(bào)的機(jī)關(guān)名稱(chēng)，二是制發(fā)日期。

三、請(qǐng) 示

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向主管上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)，對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題請(qǐng)求指示，要求給予答復(fù)或?qū)徍伺鷾?zhǔn)以及請(qǐng)求幫助解決工作困難時(shí)所使用的一種公文。從日常行文情況看，常用請(qǐng)示這種文種的主要有以下幾種情況：

一是本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)不能決定而必須經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)的，以及上級(jí)主管部門(mén)明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)的問(wèn)題；

二是對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度不甚了解，有待上級(jí)主管部門(mén)明確答復(fù)才能辦理的問(wèn)題； 三是工作中出現(xiàn)了新情況、新問(wèn)題，而無(wú)章可循或者按原規(guī)定難以處理的問(wèn)題；四是因事情重大，為防止處理不當(dāng)，需請(qǐng)示上級(jí)審批的事項(xiàng)等。

那么，如何撰寫(xiě)請(qǐng)示，有這么幾點(diǎn)要把握：

1、擬好標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文單位、請(qǐng)示事項(xiàng)和文種名稱(chēng)所構(gòu)成。如“中共橋東區(qū)委關(guān)于召開(kāi)第三次黨代表大會(huì)的請(qǐng)示”。其中，發(fā)文單位是“中共橋東區(qū)委”，請(qǐng)示事項(xiàng)是“關(guān)于召開(kāi)第三次黨代表大會(huì)”，文種是“請(qǐng)示”。這份請(qǐng)示的標(biāo)題寫(xiě)得簡(jiǎn)單明確，使人一看，就知道請(qǐng)示的是什么問(wèn)題。

2、寫(xiě)好正文。正文，要詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫(xiě)明請(qǐng)示的理由，同時(shí)要提出本單位對(duì)解決這一問(wèn)題的意見(jiàn)。但要注意文字的簡(jiǎn)潔，以說(shuō)明問(wèn)題為止。對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題，有的還可以提出幾個(gè)方案，供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策參考。所提意見(jiàn)要有根有據(jù)，所提幾個(gè)方案，要加以分析、比較，說(shuō)明利弊以及本單位的傾向意見(jiàn)。如“橋東區(qū)委關(guān)于召開(kāi)第三次黨代表大會(huì)的請(qǐng)示”，要寫(xiě)明召開(kāi)黨代表大會(huì)的理由，擬召開(kāi)時(shí)間，區(qū)黨代表的名額分配，大會(huì)擬審議通過(guò)的事項(xiàng)，需要市委解決的問(wèn)題等等內(nèi)容，要寫(xiě)得詳細(xì)、準(zhǔn)確，但文字要簡(jiǎn)潔，能說(shuō)明問(wèn)題就行。

3、收好尾。請(qǐng)示的結(jié)尾，要具體提出對(duì)上級(jí)的希望和要求。提要求適當(dāng)，提建議要合理，行文的語(yǔ)氣應(yīng)當(dāng)誠(chéng)懇而謙和，迫切而不躁。常用語(yǔ)如：“妥否、請(qǐng)批示”、“以上意見(jiàn)如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”、“此意見(jiàn)如可行，請(qǐng)批轉(zhuǎn)??執(zhí)行”等等。

4、請(qǐng)示要一文一事。不能在一份請(qǐng)示中，請(qǐng)示幾個(gè)問(wèn)題，否則，不便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及時(shí)答復(fù)，甚至容易出現(xiàn)漏批現(xiàn)象。

5、請(qǐng)示和報(bào)告不要混在一起寫(xiě)，請(qǐng)示就是請(qǐng)示，報(bào)告就是報(bào)告。請(qǐng)示雖然有報(bào)告事項(xiàng)的性質(zhì)，但與報(bào)告是不同的。兩者的區(qū)別在于，“請(qǐng)示”一般都需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，也就是需要上級(jí)機(jī)關(guān)表態(tài)，于是就同下行文中的批復(fù)等構(gòu)成了相照應(yīng)的關(guān)系；報(bào)告則是不需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的。需要注意的是，下級(jí)機(jī)關(guān)只能按照隸屬關(guān)系向直接的主管機(jī)關(guān)發(fā)文請(qǐng)示，不得向無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)發(fā)文請(qǐng)示。因?yàn)橹挥芯哂兄苯与`屬關(guān)系的直接主管的上級(jí)機(jī)關(guān)，才有批復(fù)的資格和權(quán)力。如，去年，我市向國(guó)家新聞出版總署一個(gè)請(qǐng)求事項(xiàng)，想成立西柏坡出版社，起草時(shí)用的是出版局的名義，后來(lái)為提高規(guī)格，改用市委、市政府兩家的名義，市委辦公廳法規(guī)處在核文時(shí)感覺(jué)不符合行文規(guī)范要求，建議改成了發(fā)“函”，因?yàn)閲?guó)家新聞出版總署不是我們的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。另外，也不能寫(xiě)多頭請(qǐng)示或者越級(jí)請(qǐng)示，否則既不便于文書(shū)處理，又不便于上級(jí)答復(fù)問(wèn)題，有時(shí)容易誤事。

6、請(qǐng)示性文稿，要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后行文，如果同一件事情幾個(gè)單位聯(lián)名向上請(qǐng)示，所有單位要搞會(huì)簽，以示負(fù)責(zé)。在行文時(shí)用“呈”字文，并標(biāo)明“簽發(fā)人”，這是有規(guī)范要求的。

四、報(bào) 告

報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況和問(wèn)題、提出建議以及回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢(xún)或交辦事項(xiàng)時(shí)使用的一種陳述性公文。這個(gè)文種種類(lèi)比較多，在黨政機(jī)關(guān)中常用的有專(zhuān)題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。在通常情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)報(bào)告，反映情況；有時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)專(zhuān)門(mén)要求下級(jí)機(jī)關(guān)就某一個(gè)問(wèn)題寫(xiě)出報(bào)告。這樣，上級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)上來(lái)的各種報(bào)告，可以了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)對(duì)下級(jí)情況的綜合分析，又可以作為制定政策，部署工作的重要依據(jù)。

建議性的專(zhuān)題報(bào)告必須經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分說(shuō)理，言之有物，這樣才能使人信服。專(zhuān)題性報(bào)告速度要快、內(nèi)容要專(zhuān)、情況要實(shí)、篇幅要短。

寫(xiě)綜合報(bào)告和總結(jié)報(bào)告，在通常情況下，這兩種報(bào)告的內(nèi)容可分為情況、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題、今后意見(jiàn)幾部分。但是必須突出重點(diǎn)，不能眉毛胡子一把抓。同時(shí)，也必須搞好定性和定量的綜合分析，并注意各方面的關(guān)系。

由于各種報(bào)告內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)不同，在寫(xiě)法上往往有所差異，但其寫(xiě)作模式基本相同。大體包括這幾個(gè)部分：

1、標(biāo)題。

2、報(bào)告引據(jù)。

3、報(bào)告事項(xiàng)。

4、結(jié)尾。我們重點(diǎn)就報(bào)告的正文也就是“報(bào)告引據(jù)”和“報(bào)告事項(xiàng)”這兩部分向大家介紹一下。報(bào)告引據(jù)是報(bào)告正文的開(kāi)頭。它要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關(guān)的背景或緣由。要做到開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，落筆入題。然后用過(guò)渡語(yǔ)“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”，“為此，特做如下報(bào)告”等開(kāi)啟下文。

接著要寫(xiě)報(bào)告事項(xiàng)。這部分是報(bào)告正文的主體和核心。撰寫(xiě)時(shí)要緊緊圍繞行文的目的和主旨進(jìn)行陳述，如是匯報(bào)工作，則應(yīng)首先寫(xiě)明工作的基本情況，其次寫(xiě)明主要做法和成績(jī)，包括采取的辦法，措施以及由此帶來(lái)的直接效果等，最后寫(xiě)明還存在什么問(wèn)題以及今后的工作設(shè)想。在內(nèi)容布局上，一般將第二層次詳寫(xiě)，第三層次略寫(xiě)。如是反映問(wèn)題，則應(yīng)首選對(duì)所要反映的問(wèn)題或情況作一概述。然后集中分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因，最后提出解決意見(jiàn)和辦法。如是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)和要求，應(yīng)首先扼要敘述上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)或任務(wù)，然后寫(xiě)明處理的大致過(guò)程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問(wèn)題及需要進(jìn)一步陳述的事項(xiàng)等，最后交代處理結(jié)果，同時(shí)征詢(xún)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)處理結(jié)果的意見(jiàn)。

結(jié)尾和請(qǐng)示不同，多用“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”、“特此報(bào)告”等字樣。

五、批 復(fù) 批復(fù)，是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。批復(fù)是直接對(duì)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)作出的答復(fù)，具有一定的指導(dǎo)性。雖然面不寬，但使用頻率也是比較高的。批復(fù)的正文一般由引語(yǔ)、主體和結(jié)尾三部分組成。

1、引語(yǔ)。引語(yǔ)是批復(fù)開(kāi)始的第一段或第一名話，這是批復(fù)的根據(jù)。通常要寫(xiě)清楚方面的問(wèn)題：一是接到下級(jí)機(jī)關(guān)事項(xiàng)的日期，請(qǐng)示的問(wèn)題或文號(hào)；二是簡(jiǎn)要引述來(lái)文所請(qǐng)示的事項(xiàng)。一般情況下，引語(yǔ)只要說(shuō)明下級(jí)有關(guān)請(qǐng)示已經(jīng)“收到”、“收悉”即可但也可以在引述來(lái)文的事項(xiàng)之后，表明批復(fù)者的態(tài)度。如“經(jīng)研究，同意???”或“經(jīng)研究，答復(fù)如下”成為由引語(yǔ)到主體的過(guò)渡語(yǔ)。

2、主體。這是批復(fù)的中心內(nèi)容。要根據(jù)黨和國(guó)家的方針政策、法律、法令、規(guī)章、制度和實(shí)際情況，對(duì)請(qǐng)示中提出的問(wèn)題，作出恰當(dāng)?shù)拿鞔_的答復(fù)。內(nèi)容簡(jiǎn)單的只表明同意或不同意；應(yīng)該和不應(yīng)該。內(nèi)容復(fù)雜的，除表明同意或不同意的態(tài)度之外，還要說(shuō)明同意或不同意的理由。也可同時(shí)指出

如何才能保證批復(fù)事項(xiàng)的完成，或如何防止某些問(wèn)題的出現(xiàn)。

3、結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾比較簡(jiǎn)單。一般只需在正文下另起一行寫(xiě)出“特此批復(fù)”、“此復(fù)”即可，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

批復(fù)要注意以下三點(diǎn)：

一是一請(qǐng)示，一批復(fù)。因?yàn)榕鷱?fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的，請(qǐng)示本身要求一文一事。所以，批復(fù)也要一請(qǐng)示一批復(fù)，突出針對(duì)性。二是觀點(diǎn)鮮明，態(tài)度肯定?！巴狻薄ⅰ安煌狻?，“不予準(zhǔn)許”或“緩辦”，要當(dāng)行則行，當(dāng)止則止，明確表態(tài)，切忌含糊其辭，模棱兩可。三是文字要簡(jiǎn)煉。

六、會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要，是用準(zhǔn)確而精煉的語(yǔ)言綜合記敘重要會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，要求有關(guān)方面或下級(jí)機(jī)關(guān)共同遵守和執(zhí)行的紀(jì)實(shí)性、指導(dǎo)性公文。會(huì)議紀(jì)要的用途主要是傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行。同時(shí)，又可以作為一個(gè)機(jī)關(guān)或單位召開(kāi)重要會(huì)議時(shí)研究、議定重大事項(xiàng)的歷史記載。

會(huì)議紀(jì)要主要有兩種類(lèi)型：

一種是某些部門(mén)或戰(zhàn)線召開(kāi)工作會(huì)議所形成的工作會(huì)議紀(jì)要

另一種是黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子開(kāi)會(huì)，集體討論研究某些重大問(wèn)題所形成的例行會(huì)議紀(jì)要，如：書(shū)記辦公會(huì)議紀(jì)要、常委辦公會(huì)議紀(jì)要，等等。

撰寫(xiě)工作會(huì)議紀(jì)要比撰寫(xiě)例行會(huì)議紀(jì)要要求更高，難度更大。這主要是因?yàn)楣ぷ鲿?huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)后，一般多以公文形式下發(fā)，要求有關(guān)單位執(zhí)行。

撰寫(xiě)工作會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

1、一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)頭寫(xiě)會(huì)議概況和基本估計(jì)，然后轉(zhuǎn)入正文。

2、工作會(huì)議紀(jì)要的正文內(nèi)容，要根據(jù)會(huì)議的宗旨和議定的重要事項(xiàng)，用準(zhǔn)確而精練的語(yǔ)言綜合記敘出議事要點(diǎn)。要求重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，是非分明，對(duì)有爭(zhēng)議的問(wèn)題要表明態(tài)度。

3、撰寫(xiě)工作會(huì)議紀(jì)要，提煉和概括議事要點(diǎn)要完整，論述和判斷要準(zhǔn)確；要分層次、有條理的敘述，避免雜亂無(wú)章、前后矛盾。

4、文字要簡(jiǎn)練，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不講套話、空話。

5、工作會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容限于會(huì)議議定的事項(xiàng)，會(huì)上沒(méi)有涉及的內(nèi)容不能寫(xiě)上。

三、撰寫(xiě)公文要注意行文關(guān)系

行文關(guān)系，是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)、各個(gè)單位的行文關(guān)系，是根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門(mén)的公務(wù)活動(dòng)中，理順行文關(guān)系，按照正確的行文關(guān)系發(fā)文，對(duì)正確行使自己的職權(quán)，提高工作效率有著重要意義。行文關(guān)系混亂，必然影響正常的工作程序，以致造成工作的失誤。因此，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及其所屬業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)同志和秘書(shū)工作人員，在制發(fā)和簽批公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照正常的行文關(guān)系辦事，保證上下級(jí)之間、部門(mén)之間的正確行文。

正確的行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則：

（一）下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文，一般不能越級(jí)行文。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級(jí)向上行文時(shí)，必須抄報(bào)發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

（二）黨委與政府之間，黨組與行政部門(mén)之間不能互相行文。

（三）黨委或政府機(jī)關(guān)各自所屬的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，平行單位之間或不相隸屬的單位之間一般只能發(fā)平行文。

（四）業(yè)務(wù)上下對(duì)口的單位可以在業(yè)務(wù)管轄范圍內(nèi)互相行文；“條條”一般不對(duì)“塊塊”下指示、作規(guī)定。

（五）同級(jí)部門(mén)或單位可以聯(lián)合行文。但主辦單位要主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商，不得自作主張，強(qiáng)加于人。

（六）特殊情況下，上級(jí)機(jī)關(guān)可以越級(jí)向下級(jí)行文，同時(shí)抄送收文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

此外，理順行文關(guān)系還應(yīng)注意下面三個(gè)問(wèn)題。

第一，上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)本級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，答復(fù)下級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。否則，不可隨意向下級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)號(hào)施令。第二，上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）向下級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)部署工作，下達(dá)通知，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)指示，批轉(zhuǎn)重要規(guī)定和印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，必須在批語(yǔ)或按語(yǔ)中注明“經(jīng)某某黨政機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（同意）”等語(yǔ)，以示負(fù)責(zé)。

第三，上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)抄報(bào)發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)