第一篇：行政機關公文寫作知識講稿（定稿）

公文寫作專題講稿

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會步入信息化時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達決策中發揮著越來越重要的作用。今天，主要和大家交流學習公文寫作的三個問題：一是公文基礎知識；二是常用公文寫作；三是公文歸檔管理。下面，分項簡述。

第一部分 公文基礎知識

一、公文的定義

公文，即公務文書的簡稱，是處理公務、管理事務的一種書面文字工具。公文屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、公文的特征

1、鮮明的政治性。

2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

3、法定的權威和特定的格式。

4、現實的效用。

三、公文的作用

1、上傳下達、互通情報。

2、作為工作依據和憑證。

3、宣傳教育。

4、規范行為。

四、公文的種類

公文的種類即文種。我們習慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領域使用的專用公文。

1996年5月3日，中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》，規定黨的機關公文分為14類文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、會議紀要、函。2000年8月24日，國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》，規定政府行政機關的公文分為13類文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通

(3)報請性公文。是下級機關用以向上級機關匯報、請示工作的公文，這類公文是上行文。如報告、請示等。

(4)知照性公文。是用以向有關方面告知情況，關照事項的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通報等。

(5)聯系性公文。是用于各單位或各機關之間聯系工作的公文。如函等。

(6)實錄性公文。主要指真實地記錄會議情況和議定事項的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

此外，公文的分類方法還有一些，比如，按照傳閱范圍限定與否，把公文分為內部文件和公開發布的文件兩種。

六、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構成要素、格式及其印裝規格。

（一）公文的構成要素

一份完整的公文，我們通常把它分為眉首、主體、版記三部分。一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、印制份數等部分組成。這些項目有些是公文的必備要素，有些則是可以略去的。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

1、“眉首”部分

(1)秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。保密期限應視文件內容而定，如“機密★一年”、“絕密★三個月”不等。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。秘密等級用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；份數序號用七位阿拉伯數碼標注在文件首頁版心左上角第一行，即“1”編為“0000001”。

不涉及保密內容的普通文件，則沒有這個項目。(2)緊急程度

緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特級”、“加急”、“平急”。緊急公文的緊急程度用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；如需同時標注秘密等級、緊急程度，應先標緊急程度后標秘密等級。

(3)發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；如“馬蹄鎮人民政

《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

(2)主送機關

主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。標題下空l行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

上行文一般只寫一個主送機關，如果還有其他機關需要掌握有關情況，可以抄報的形式發送公文。下行文有專發性的和普發性的兩種，專發性的公文是專門向某一個機關下發的公文，這種公文的主送機關也只能有一個；普發性的公文是指內容的涉及面較廣，因而須向多個機關發文，這種公文的主送機關不止一個，在排列主送機關名稱時，要確定一個合理的順序。有時，一份公文的主送機關有許多個，為使行文簡潔，可用泛稱泛指受文機關，甚至可以不寫主送機關。

(3)公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比較復雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結尾三個部分。

(4)附件

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號，附件之后不用標點符號。附件一般應與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起，其附件首頁版心左上角應注明正文的發文字號和附件的順序號（形式為“××〔2003〕××號附件1”）。

(5)成文日期

成文日期是公文生效的時間，用漢字書寫，即“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全，“零”寫為“○”（黨的機關公文用阿拉伯數字）。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

(6)公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有兩種情況：一種是單一發文印章標識，另一種是

主題詞的標引應先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。

(2)抄送機關

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

(3)印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各單位的辦公室或文秘部門。有的發文機關沒有專門的辦公室或文秘部門，也可標識發文機關。

(4)印制份數

在印發機關和印發日期下一行，用3號仿宋體字右空1字，不加反線。(5)版記中的反線

版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。(6)版記的位置

版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

4、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

5、公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）公文的構成格式

1、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g—80g的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％—90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％。

2、公文用紙幅面及版面尺寸

第二部分 常用公文寫作

一、公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法。但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下幾點：

1、要符合黨和國家的方針政策、法律法規和上級機關的有關規定。

2、要符合客觀實際，符合工作規律。

3、要符合保密制度的要求。

4、要遵循行文規則和發文程序。一是文種選用要正確。二是行文關系要妥當。三是制發程序要合理。

一份公文的制發過程，一般包括以下幾個步驟：(1)擬稿。草擬公文應當做到：

①符合國家的法律、法規及其他有關規定。

②情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確，篇幅簡短。

③公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

④擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

⑤人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

⑥結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

⑦應當使用國家法定計量單位。

⑧文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

⑨公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

(2)核稿。公文送負責人簽發前，應當由辦公室或文秘部門進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本細則的規定等。

(3)簽發。以本單位名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本單位名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

通告的正文一般包括發布通告的目的或根據、通告事項及結語三個方面的內容。

撰寫通告須注意三點：一要寫得通俗。由于公告、通告的讀者范圍十分寬泛，讀者對象常常是廣大群眾，因此在起草這類文件時，要特別講究語言的簡明和平易，要使用通俗易懂的語言把事項交代清楚。二要寫得具體。公告、通告事項的說明，不能籠統、而要具體，要使人們易于了解行文意圖，以此突出公告、通告的實用性。三要寫得清楚。公告、通告往往采用分條列項的形式將事項寫明，層次分明。

3、通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

按其內容和功用的不同，可將通知分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。

(1)批示性通知。批示性通知有三種:一為“頒發”、“發布”或“印發”型通知，二為“轉發”型通知，三為“批轉”型通知。

“頒發”、“發布”或“印發”型通知是指用來頒發行政法規和規章或印發有關文件的通知。

“轉發”型通知，如《縣人民政府辦公室關于轉發市人民政府辦公室開展第二次全國人口普查工作通知的通知》。

“批轉”型通知是批示轉發下級機關發來的公文的通知，其寫法與“轉發”型通知基本相同。

(2)指示性通知。上級機關宣布要求下級機關辦理或執行的事項，但限于發文機關的權限，或因其內容不宜用命令(令)或指示的，可用指示性通知。這類通知又稱規定性通知或布置性通知。如：《縣人民政府辦公室關于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。

(3)告知性通知。告知某一具體事項，可用告知性通知，這類通知是機關日常工作經常會用到的公文文種。

(4)任免性通知。主要用于任免人員。

4、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況。

根據通報的具體用途的不同，可將通報分為三類，第一類是表彰先進的表彰性通報；第二類是批評錯誤的批評性通報；第三類是傳達重要精神或情況的傳達性通報。

5、報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

1請示中雖然也可以陳述情況，但這是次要的，是為請示事項的提出服務的。第二，內容含量不同。綜合性報告大都涉及多個事項，即使是專題性報告，也往往涉及一個事項的幾個方面，內容含量較大、篇幅較長；而請示的撰寫則強調一事一文，內容單

一、篇幅較短。

第三，行文時機不同。報告可以在工作進行之前行文，也可以在工作進行當中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而請示則必須事前行文，不能“邊干邊請示”，更不能“先斬后奏”。

7、函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準和對下級機關答復審批事項。函既可以在平行機關及不相隸屬機關之間使用，也可以在上下級機關之間使用。

按行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復函。

按內容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請函等等。目前，經常使用的有四種，即商洽性函、詢問性函、答復性函和請求性函。(1)商洽性函。機關之間商量或接洽工作，可以使用商洽性函。(2)詢間性函。機關之間詢問問題，征求意見，可以使用詢問性函。(3)答復性函。機關之間回復問題，可以使用答復性函。

(4)請求性函。機關之間請求幫助或配合工作，以及向有關主管部門請求批準，可以使用請求性函。

撰寫函須注意三點：一是文種選用要正確。二是內容要簡潔。一份函一般只能寫一件事。三是措詞要得體。

8、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

會議紀要是一種實錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納整理的基礎上，將其反映出來的公文文種。會議紀要是會議文件，但并非所有的會議都要形成會議紀要。通常只有大中型會議或比較重要的會議，才要求寫會議紀要。

按其內容和功用的不同劃分，可將常見的會議紀要分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。

按會議性質的不同劃分，可將會議紀要分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。

會議紀要有兩大特點：一是紀實性，二是提要性。

撰寫會議紀要，須把握以下要求：一要做好會議記錄。會議紀要必須真實、全面地反映會議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會議記錄是寫好會議紀要的基礎。二要突出會議要點。“紀要”即記錄要點，寫

32、信息

信息，是行政機關內部的一項專門性工作，屬于辦公室工作的一個組成部分。寫好信息，要做到三點：一要吃透上情，摸清下情。二要實事求是，尊重客觀。編寫信息時必須真實準確，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能縮小。對一些關系重大的信息素材，還要經過核實，數字要準確無誤，結論要符合實際，辦法要切實可行。在這里假不行，模棱兩可、似是而非也不行。三要講究文字，條理清楚。信息的編寫要中心突出，有主有次，語言文字規范。實際寫作時，要盡量避免和克服七種通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌語言不簡，三忌穿靴戴帽，四忌結構松散，五忌詳簡不當，六忌語標不對，七忌行文不規。

一般情況下，信息標題有四種寫法，即數字型，“××縣首季引進農業項目資金2.74億元”；詞匯型，如“××縣三項承諾打造親民政府”；雜合型，如“國慶期間全市餐飲企業實現銷售收入××萬元，同比增長××%”；短語型，如“××縣政府辦實行“8+2、5+1”學習制度打造學習型辦公室”。信息基本結構形式有以下幾種：①動態類信息，包括下級貫徹落實上級某一重要指示精神的情況，機關的重要活動、重大部署、工作動態、社情災情、突發事件等，基本結構形式為：“做法—效果”，或“情況—處理結果”。②經驗類信息，即介紹可資借鑒、有推廣價值的工作經驗的信息，基本結構形式為：“成果—做法—經驗”或“做法—經驗—成果”，或是把“成果”寫進導語中，主體就是“經驗”或“做法”介紹。③問題類信息，即反映領導機關需要關注或加以解決的各種問題的信息。基本結構形式為：“問題—原因—建議（意見）”，或“問題—原因”，或“問題—建議（意見）”。④意見類信息，是指某地（單位）或某人對某些事情的看法和見解的信息，基本結構形式為：“意見—理由”或“事由—意見”等。不論是哪種信息，都力求短小精干，要在幾百字中把一個問題講具體、講透徹、講準確。做到能幾百字表達清楚的，不用一千字，能用一千字說明問題的決不用一千幾百字。

3、計劃

計劃是某一個單位、部門或個人，對預計在一定時期內所要做的工作或所要完成的其他任務加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

計劃的種類很多，但不論哪種計劃，一般都應當包括分析基本情況、明確任務要求及提出具體措施等幾項內容，也就是要講明“做什么”、“怎么做”及“什么時間完成”等事項。

計劃通常是由標題、正文和落款幾個部分構成的。

(1)標題。標題一般包括單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個項目，5 講話稿，是指領導同志在各種會議上，或利用廣播電視等宣傳工具發表講話的書面材料。

講話稿的種類很多，常用的歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、開幕詞以及各種會議上的致詞、中心發言稿等，都屬于講話稿。

撰寫講話搞，須注意四點：一是針對性要強。二是主題要集中鮮明。三是內容要吸引人。四是語言要通俗生動。時下，寫領導講話稿越來越難：一是難在“多”上；二是難在“新”上；三是難在“度”上。

寫好領導講話稿，須記住“四句話”：第一，關門“當領導”。一篇文稿的成功與否，首先取決于領導是否認可，是否滿意。可以說，這是文稿的“生命線”。這就要求我們在文稿的立意上，盡可能地領會領導意圖，體現領導意圖，實現領導意圖。如何把握領導意圖？一是從黨和國家的大政方針中學習。二是從一個時期領導的工作重點中捕捉。三是從領導者思考的熱點問題中發掘。四是從領導的思維方式和講話習慣中領悟。第二，少說“普通話”。領導講話具有明顯的權威性、思想性、鼓動性。思想越豐富，聽者就越入神；鼓動性越強，領導就越滿意。文稿要體現較強的思想性、鼓動性，必須少說“普通話”。一是把握分寸。二是把握場合。三是把握對象。第三，執筆“三分主”。拿出“幾分”勇氣，站在“領導”角度，親身感受和體會。具體來講，一是注意觀點的創新。二是注意結構的創新。三是注意語言的創新。第四，大膽“秘密抄”。“秘密”就是要“暗暗下功夫”，“抄”就是學習和積累。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就能實現它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰略性的思想，有備無患，需則用之。

第三部分 公文歸檔管理

一、收文辦理

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

收到下級機關上報的需要辦理的公文，辦公室或文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他單位或部門職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

收到上級機關下發或交辦的公文，辦公室或文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室

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第二篇：行政機關公文寫作知識

公文，即公務文書，是指黨政機關，企事業單位和一切社會團體在處理公務過程中形成的有現行功用和特定格式的文字材料。行政機關公文（以下簡稱公文）是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法行政和進行公務活動的工具。

一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種，包括：命令(令)適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

第三篇：行政機關公文寫作知識

文章標題：行政機關公文寫作知識

公文，即公務文書，是指黨政機關，企事業單位和一切社會團體在處理公務過程中形成的有現行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講的，主要是指行政機關公文。行政機關公文（以下簡稱公文）是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法

行政和進行公務活動的工具。[xiexiebang.com文章-http://www.tmdps.cn/xiexiebang.com幫您找文章]

一、公文的種類與適用范圍

公文的種類主要有13個文種，包括：

命令(令)適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

請示適用于向上級機關請求指示、批準。

批復適用于答復下級機關的請示事項。

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

就縣、鄉兩級信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請示、報告、批復、函、會議紀要等文種。

三、公文格式

公文是公務人員共同使用的處理公務的重要工具，必須有統一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。

（一）文面格式

公文的文面格式是公文全部書面內容的結構，不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式，如黨的機關與行政機關的文面格式有所不同，但差別不大。

目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件名稱、成文日期、印章、印發傳達范圍、附件、主題詞、抄送機關、印制版記等要素。就基層信用社而言，一般要有發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印制版記等。

1、發文字號。即公文代號，由發文機關代字、發文和發文順序號組成（如桃農信發〔2006〕1號），用3號仿宋體標注于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文要用中括號“〔〕”而不能用圓括號“（）”或方括號“[]”，另外發文應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分從1號起，按公文簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。

2、標題。一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成。位于紅色橫線下方空2行排印。用2號小標宋體，居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

3、主送機關。指主要受理公文的機關。應當用全稱或規范化簡稱，或同類型機關統稱。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

4、正文。位于主送機關下方。正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“

1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。

在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4種字體，均用3號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排印；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第三級小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

5、附件及附件名稱

附件是公文的組成部分，對主件正文起說明、解釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。

公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次標注序號。序號后面用小圓點。

例

如“附件：1．XXXXXXXXXX”

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

6、成文日期。一般以領導人最后簽發的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

7、印章。除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外，均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm—4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

8、主題詞。一般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。

9、抄送機關。指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。

抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。

10、印制版記。由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的，印發日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發”2字。

（二）公文用紙格式

采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：297mm×210mm。公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm；版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼）。

（三）公文排印裝訂格式

一般每頁排22行，每行排28個字。特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1—2個字，也可每頁增加1—2行，每行增加1—2個字。

公文要雙面印刷。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

三、請示、報告的使用

在常用公文中，基層信用社使用較多的主要是通知、請示、報告等文種，通知的寫作相對簡單一些，而請示、報告往往混淆不清，混合使用。這里就這兩個文種著重介紹一下。

（一）請示的使用

1、請示的適用范圍是有隸屬關系的下級機關向上級機關請求指示、批準。沒有隸屬關系的下級機關向上級機關請求指示、批準，只能用函。

2、請示的特點

根據請示的內容、類型、作用和行文方向，主要特點有：①請求性。

請示的最大特點是請求性，是指本單位、本部門計劃辦理而無權決定，或無力去做、或不知如何去做的事項。因此，在撰寫請示時，要寫明請示辦什么事、為什么要辦、打算如何去辦、有什么困難和問題需要上級解決、有什么事項需要上級批準等，寫得清清楚楚，請求上級批示或批準。

②一事一文。

一件請示公文，只陳述一件事情。

③政策性強。

凡是要請示的問題，在請示之前，必須認真查對有關方針、政策、法律、法規和文件，屬于本單位職權范圍、又有能力解決的事項，不需向上級領導機關請示；不屬于本單位職權范圍、又無能力解決的事項，才能向上級機關請求指示、批準或予以支持。請示公文，強調按規定辦事，用政策規定判別該不該向上極機關請示。不屬請示的事項，不得上交矛盾，只能由本單位解決。

④實事求是。

向上級機關請求指示、批準的事項，一定要實事求是，用政策和事實說話，不得隱瞞事實真相，不得弄虛作假、混淆視聽、欺騙上級機關。

⑤用陳述性、祈使性語言。

請示屬上行文，在敘述情況、陳述政策規定時，應當用陳述性語言；在請示的結尾請求指示、批準的事項時，用祈使性語言。

⑥文字精練。

請示要開門見山、直接切入主題，抓住與事項有關的問題，用精練概括的語言和與請示事項密切相關的材料，一件請示，一般只有幾百字，確需詳細說明情況的，可用附件說明。請示的事項陳述清楚即可，不得在請示中夾帶報告事項。

3、請示的分類與寫作

根據請示的目的、內容和作用劃分，有請求批復性請示、請求批轉性請示兩大類。

請示一般由發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期、印章、聯系人與聯系電話、抄送機關組成。

①請求批復性請示

請求批復性請示涉及的內容、事項比較單

一、具體，上級機關指示、批準和辦理之后才能部署和實施。

這類請示的標題由請示單位名稱、請示的主題與“請示”組成。

一件請示，只有一個主送機關，不得多頭報送，并且一般只能送直接的上級機關的秘書部門，由秘書部門按規定辦理，不得直接送領導者個人。請示的正文中要堅持一事一文的制度。請示的內容要單一，切忌一文數事。請示的正文可分兩大層次。第一層次，寫明請示問題的依據、原因、出發點和思想基礎，闡明為什么要請示。請示的理由要充分，要有說服力，以利促使請示問題的解決。第二層次，寫明請示的事項，即請求上級機關給予指示、批準的具體事項。結尾要提出明確的要求，但語氣要謙和，多用請示專用語作結尾。常用的有“專此請示。是否妥當，請批示”；“專此請示，當否，請批示”；“專此請示。請予批準”。

②請求批轉性請示

請求批轉性請示的內容多數帶有普遍性的問題，或者是比較重大、緊急的事項，涉及的范圍較為廣泛，超越了請示單位管理的范圍，所以，請求上級領導機關或同級黨委、政府予以批轉或轉發。這類請示公文大多數是部門給同級黨委或政府的請示。

標題有兩種形式，一是由請示機關名稱與“關于批轉《xxx的報告》的請示”組成。上級機關批轉的不是這個請示，而是《xxx的報告》。二是由請示機關名稱與“關于以xxx名義對xxx工作直接行文的請示”組成。

主送機關。請哪個上級機關批轉或直接行文，就主送哪個機關，其他機關不要抄送。

正方。不論是請求批轉還是直接行文，首先寫明請示的依據、原因、理由及背景即為什么要批轉或直接行文，有何理由、依據、背景或意義。其次，明確地寫明請示的事項，是批轉、轉發，還是請上級機關直接行文，要符合實際，切實可行。請求批轉性請示的結尾和格式與請求批復性請示的結尾、格式相同。在請示最后一頁之后另起一頁，附請求批轉的報告或請求直接行文的代擬稿。

（二）報告的使用

1、報告的適用范圍。報告是黨政機關和其他一切機關、單位和社會團體普遍使用的法定上行文文種，是有領導與被領導關系、指導與被指導關系的下級單位向上級單位匯報工作、報告情況時使用的文種。

2、報告的特點

①匯報性。所有報告，都是下級機關向上級機關或上級相應的業務主管部門匯報工作。不論內容、形式如何，都屬上行文，其匯報性非常突出。報告與請示不一樣，請示需要上級機關指示、批準，報告是向上級機關匯報，一般不需要上級機關就報告的內容、事項作出指示、批準。

②陳述性。報告的內容是為了讓上級機關了解情況，在寫法上突出“陳述”二字，用敘述的手法，實事求是地向上級機關報告工作情況。

③概括性。向上級機關匯報工作，一般用高度概括性的語言，篇幅簡短。

3、報告的分類與寫作

按照內容和作用來劃分，有呈報性報告和呈轉性報告。

報告一般由發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期組成，其他格式按規定和行文需要標注。

①呈報性報告。

呈報性報告又可分工作報告、綜合報告、專題報告、檢查報告等。這里著重介紹專題報告。

專題報告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上級機關匯報。

標題。由發文機關名稱、匯報的主題與“報告”組成。

正文。一般采用三段式結構。主要有以下幾種結構形式：“情況（包括經驗）、問題、打算”。這種形式適用于以反映情況為主的專題工作報告。二是“情況、經驗、不足（存在的問題）”。這種形式適用于以總結經驗為主的專題工作報告。專題報告的結尾，一般要寫結尾專用語，比如，“專此報告。請審核”；“專此報告。請查收”；“專此報告。請指示”等。一般的工作情況報告，多用“專此報告”結尾。

②呈轉性報告

呈轉性報告是指業務主管機關或部門，依據有關政策規定或上級的文件精神，針對工作中存在的普遍問題，或在一定時間和范圍內要做出安排處理的事項，向上級機關匯報，并請求批轉（轉發）各地各單位貫徹執行的報告。這類報告中的工作安排和問題的處理，必須超越了業務主管機關或部門的職權范圍，提出建議性處理意見，請上級機關批準。上級機關批轉（轉發）之后，就是上級機關的意見了，所屬范圍內的單位和個人都要貫徹執行。如果是機關、單位自己職權所屬范圍內的事項及工作部署，則不需要上級機關批轉（轉發）。

（三）批復的使用

批復，適用于答復下級機關的請示事項。報送請示的下級機關就是批復的主送機關。

批復具有的主要特點：針對性、指導性、簡要性

批復的寫作：

批復由標題、主送機關、正文、成文日期、印章組成，其他格式按規定和行文需要標注。

標題。由作出批復的機關名稱、批復的主題即“關于××問題”與“批復”組成。正文。由批復的緣由、根據、處理意見與希望組成。批復的緣由，即在批復的首起語引述下級機關請示日期、請示標題、發文字號，也可以簡要地引述請示事項，作為批復的緣由，但應注意避免批復引語與標題重復。批復的根據是有關政策規定和領導的意見。處理意見即批復的意見，或叫批復的內容。它是針對請示事項，如果同意，則寫出肯定的意見；如果不同意，則要寫明不同意的理由。批復的希望，視具體情況而定，有些批復，可不寫希望性的語言。最后，另起一段，以“特此批復”或“此復”的結事用語作結束語。

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第四篇：公文寫作知識

公文知識培訓二

制度小故事

故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂。【出現了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度。】

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發揮了聰明才智，經過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發現，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經存在的問題，忽略了“權力導致腐敗，絕對權力導致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進。】

第二種方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進。】

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進。】

第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監督委員會。由于形成監督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，有公平而無效率，還需要改進。】

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好。【好的制度渾然天成，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內部團結。】 這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認，制度是有優劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學性上明顯要優于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優劣的標準是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎上成功解決了公平抱怨問題。

3.優良的制度之所以優良，是因為其中蘊含了制度創立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創造者致敬呦。

4.制度從劣走到優，并不是一蹴而就的。制度5的發現，也是經過了一波三折這么一個探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機關、社會團體、企事業單位為了建立正常的工作、學習、生產秩序，而制定的一種具有法規性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規的效力。它對人們有指導和約束作用，是人們行動的準則和依據。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經濟活動，還是日常事務、學習、生產、管理等，凡是要求有關人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內容性質分，有行政工作制度、生產管理制度、學習制度等。目前在我國的經濟管理制度中，又出現了生產崗位責任制和工作崗位責任制等新的制度。

崗位責任制度，是責、權、利在一個崗位上的有機結合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責任、義務、權利，增強責任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執行按勞分配原則。

制度編寫規范

制度起草時須嚴格遵循規范進行起草，公文印發時的制度附件也須符合本規范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規：制度應正確體現法律法規、相關政策及公司上位制度要求，不得與上述規范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應將所涉及到的業務逐一闡明，制度內容盡量細化，明確流程，體現閉環管理的思想。對所規定的適用范圍、操作步驟、評價標準等要具體、明確;

（三）嚴謹規范：制度撰寫時應嚴格依照制度模板進行撰寫，符合格式規范。制度的行文用語應盡量準確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標題規范

（一）制度統一按照“適用范圍+制度內容+體現制度屬性的名稱”進行命名。“適用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標題使用全稱：如“神華寧夏煤業集團有限責任公司”，文中第一次出現的地方使用簡稱：“集團公司”；“制度內容”是指該制度針對哪些內容做出了規范，如“煤礦安全管理”等；“體現制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規定”、“辦法”、“細則”等。

根據屬性，不同制度應使用不同名稱。綱領類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規定；實施類制度可使用辦法、細則、規范、守則、規則、預案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。

三、制度結構規范

（一）制度一般包括以下內容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據、適用范圍、執行原則、關鍵名詞術語解釋等。

2.第二章為組織與職責，說明業務相關的組織體系、管理模式以及相關組織和部門的職責等。

3.關于制度的執行監督、檢查以及相應的考核、獎懲等內容是制度的關鍵內容，一般應獨立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業務流程、執行標準、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據內容的復雜程度，制度的層級結構可依次分為“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”。

1.“章”是制度內容劃分的基本單元，以中文數字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應從“總則”章開始直到“附則”結束。

2.“節”是章的細分，以中文數字配合文字依次表述，如“第一節”、“第二節”。每章中至少需包含兩節。單獨一節不能成章。

3.“條”是節或章的細分，每章或每節中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節。

4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內容，或對前一款內容的補充。款可以獨立適用。“款”的表現形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應的文字表述。“項”前冠以中文數字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標識

（一）、（二）、（三）后不加標點，直接跟文字。

6.“目”是“項”的內容細分，是制度層級結構的最小單位。“目”的序號用阿拉伯數字依次表述。阿拉伯數字后加全角的圓點標識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。

（四）為使制度結構清晰易讀，避免內容層級嵌套過深，應盡量限制“目”的使用。嚴格禁止“目”下的下一級細分標識的使用。

（五）制度的中間章節，可按照制度所涵蓋內容的業務種類、執行環節、所涉及業務的關鍵因素、管理對象等劃分，但應保持劃分邏輯的一致性。章節劃分應做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節劃分類似。

（六）章節標題和條目標題應能夠言簡意賅地體現本章節的內容主旨。章節必須有標題。若條目內容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標題，直接撰寫條目內容。使用細分標識的條目，則必須使用條目標題對內容進行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應與相應業務流程進行關聯（綱領類制度除外）。如出臺的制度已有相對應的流程，則須在制度中說明相關的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關流程，則應按照統一的流程規范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規范

附件是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業務相關的標準、規范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現順序一一對應。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯數字+全角句點”順序列出附件名稱，數字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內容。

（一）附件中表的規范

1.同一個附件中若有多個表，則需要對表進行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應空一個漢字的間隙。表的編號與表的標題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個表，則不再對表編號，直接書寫表的標題。

2.表內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設為居中，其他格式無。

3.如某個表需要轉頁接排，設置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標題行形式重復出現”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應重復表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續）”。

4.表單需附注文字說明時，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進行描述。表中只有一個注時，在注的第一行文字前標明“注：”；表中有多個注時，在“注：”后加“阿拉伯數字 + 全角句點”表示，數字編號需對齊。每個表的注應單獨編號。單個附注超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內框線均為黑色實線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規范

1.同一個附件中若有多個圖，則需要對圖進行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應空一個漢字的間隙。圖的編號與圖的標題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標題。

2.圖題應明確簡短，用小三號黑體，數字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

4.圖應具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規范同表的附注。

（三）文本附件規范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現順序，使用阿拉伯數字順次排列，不重復標號。單獨一個注釋以星號(★)表示，不編號。相應解釋附在附件正文文末左下角，按照順序對相應的名詞進行解釋，格式規范文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

五、其他規范

任何數字均應從小數點符號起，向左或向右每三位數字為一組，組間空一個英文半角的空格，但表示年號的四位數除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時，應盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標

ω — 角頻率

??

表示物理量的數值時，應使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯數字。標準制度模板

神華寧夏煤業集團有限責任公司管理規定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據

第二條

制度規范的主要業務內容

第三條

關鍵名詞術語解釋

第四條

制度所規范業務的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時，須根據該制度所規范業務的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項制度是否需要各分子公司按此嚴格執行，或需要各分子公司根據實際情況制定相應的操作細則。

第六條

其他需說明的制度內容

第二章

組織與職責

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責

第條

第三章

第條

明確制度規范的業務活動內容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規范的相關業務流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監督與檢查對象、考核方法、標準與獎懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術語解釋

第條

所屬單位實施說明：分子公司可根據本規定，結合實際情況，制定實施辦法或細則。

第條

本規定由

負責解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規定自發布之日起施行。第條

本規定自發布之日起施行，原《制度名稱》（發文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等

第五篇：公文寫作知識

公文寫作知識匯編

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

根據國務院辦公廳1993年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

三、公文的行文關系

（1）行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

（2）建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

第二章 辦公用文

第一節 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題 由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

第二節 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布臵工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節 報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題

事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003工作情況的報告》。正文

把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題

由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文

可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回復報告的寫法 標題

與前兩種報告大體相同

正文

根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第四節 通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。

正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

第五節 請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，6 屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

批準性請示 內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節 批 復

一、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調： 8（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節 會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。10 這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布臵，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

第八節 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。

（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節 計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作

計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點 １、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之12 后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作

的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”14 及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活

掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重16 緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節 總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題 一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題 以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾 作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

第三節 調查報告

一、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

（二）針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

二、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

（三）問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。

三、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。18

（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

3．結尾。結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

第四節 述職報告

一、述職報告的性質、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對于核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

三、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節 講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能20 以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系

一是權威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫22 徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑。由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節 閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經完成預定任務，現在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當地評價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，24 起到激發斗志，增強信念的作用。結尾部分一般先以堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節 簡 報

一、概念

簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關了解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

三、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態和一般工作進展情況，2、經驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態而縮寫的簡報。

四、簡報的格式結構

簡報的種類盡管很多，但其結構卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位臵在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發單位，應標明全稱，位臵在期號的左下方。

４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位臵在期號的右下方。

報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據需要，還應標明密級，如“內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位臵在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明“本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓“超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什么反應、發生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。抓準問題，應該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，了解了本單位工作和生產下步朝著哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處于萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。

第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一

期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握發稿時機。

第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應28 采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發展的。作為單位“機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什么時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規則

第一節 行文規則的含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要

的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。

第二節 行文的基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則:

一、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規則

這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布臵工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業務上的確存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責范圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布臵任務的性質。

二、授權行文的規則 30 這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布臵工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標注“經***同意”的字樣。

三、聯合行文的規則

這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致后可以聯合行文。

聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規則

不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。

五、不越權行文的規則

第一條規則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件

打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規則 這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構統一處理的規則

為了使公文按正常的渠道運轉，按規范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文秘機構統一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。

行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。經批準的報刊上全文發布的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：

（一）公文文頭不規范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關排列混亂；

（四）結構層次序數混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當(一)詞義誤用。(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）是數字概念不清楚。

（二）是數字概念不準確。

（三）是數字書寫形式不統一。

第二節 公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規范

例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。例

3、***高校關于加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例

6、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

7、***關于申請1995年公費醫療補助費的報告。例

8、***關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。病例分析：

例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

附件1：

中國共產黨機關公文處理條例

(中共中央辦公廳1996年5月3日印發)

第一章 總則

第一條 為適應中國共產黨機關(以下簡稱黨的機關)工作的需要，實現黨的機關公文處理工作的科學化、制度化、規范化，制定本條例。

第二條 黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布臵和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則，做到準確、及時、安全、保密。

第五條 黨的機關的辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導。

第六條 黨的機關的辦公廳(室)應當設立秘書部門或者配備秘書人員具體負責公文處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質量。秘書人員應當具有較高的政治和業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律、恪盡職守。

第二章 公文種類

第七條 黨的機關公文種類主要有：

(一)決議 用于經會議討論通過的重要決策事項。(二)決定 用于對重要事項作出決策和安排。

(三)指示 用于對下級機關布臵工作，提出開展工作的原則和要求。(四)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知 用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

(六)通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

(七)公報 用于公開發布重要決定或者重大事件。

(八)報告 用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。(九)請示 用于向上級機關請求指示、批準。(十)批復 用于答復下級機關的請示。

(十一)條例 用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

(十二)規定 用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。(十三)函 用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

(十四)會議紀要 用于記載會議主要精神和議定事項。

第三章 公文格式

第八條 黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

(一)版頭 由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯署機關名稱。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。

(二)份號 公文印制份數的順序號，標注于公文首頁左上角。秘密公文應當標明份號。

(三)密級 公文的秘密等級，標注于份號下方。

(四)緊急程度 對公文傳達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”，緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

(五)發文字號 由發文機關代字、發文和發文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。

(六)簽發人 上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名。

(七)標題 由發文機關名稱、公文主題和文種組成，位于發文字號下方。38(八)主送機關 主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于正文上方，頂格排印。

(九)正文 公文的主體，用于表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方。(十)附件 公文附件，應當臵于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前注明附件的名稱。

(十一)發文機關 署名應當用全稱或者規范化簡稱，位于正方的右下方。(十二)成文日期 一般署會議通過或者領導人簽發日期；聯合發文，署最后簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位臵。

(十三)印章 除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。

(十四)印發傳達范圍 加括號標注于成文日期左下方。

(十五)主題詞 按上級機關的要求和《公文主題詞表》標注，位于抄送機關上方。(十六)抄送機關 指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方。

(十七)印制版記 由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。第九條 公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。公文用紙幅面規格可采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)。左側裝訂。

第十條 黨的機關公文版頭的主要形式及適用范圍；

(一)《中共××文件》用于各級黨委發布、傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的重要報告、請示。

(二)《中國共產黨××委員會(××)》用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作。

(三)《中共××辦公廳(室)文件》、《中共××辦公廳(室)(××)》用于各級黨委辦公廳(室)根據授權，傳達黨委的指示，答復下級黨委的請示，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的報告、請示，發布有關事項，向上級機關報告、請求工作。

(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除辦公廳(室)以外的黨委各部門發布本部門職權范圍內的事項。向上級機關報告、請示工作。

第四章 行文規則

第十一條 行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。

第十二條 黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。(一)向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

(二)向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。(三)黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。黨委辦公廳(室)根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發布指示性公文。部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

(四)同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。(五)不相隸屬機關之間一般用函行文。

第十三條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關。

第十四條 向上級機關請示問題，應當一文一事，不應當在非請示公文中夾帶請示事項。

請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳(室)按規定程序辦理，不應直接送領導者個人。

黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

第十五條 對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。

第五章 公文起草

第十六條 起草公文應當做到：

(一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接。

40(二)全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。(三)觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確。(四)開門見山，文字精煉，用語準確，篇幅簡短，文風端正。

(五)人名、地名、時間、數字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定。

(六)文種、格式使用正確。(七)杜絕形式主義和繁瑣哲學。

第十七條 起草重要公文應當由領導人親自動手或親自主持、指導，進行調查研究和充分論證，征求有關部門意見。

第六章 公文校核

第十八條 公文文稿送領導人審批之前，應當由辦公廳(室)進行校核。公文校核的基本任務是協助機關領導人保證公文的質量。公文校核的內容是：

(一)報批程序是否符合規定；(二)是否確需行文；

(三)內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接；

(四)涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；(五)所提措施和辦法是否切實可行；

(六)人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發傳達范圍、主題詞是否準確、恰當、漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規定。

第十九條 文稿如需作較大修改，應當與原起草部門協商或請其修改。第二十條 已經領導人審批過的文稿，在印發之前應再作校核。校核的內容同第十八條(六)款。經校核如需作涉及內容的實質性修改，須報原審批領導人復審。

第七章 公文簽發

第二十一條 公文須經本機關領導人審批簽發。重要公文應當由機關主要領導人簽發。聯合發文，須經所有聯署機關的領導人會簽。黨委辦公廳(室)根據黨委授權發

布的公文，由被授權者簽發或者按照有關規定簽發。領導人簽發公文，應當明確簽署意見，寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。

第八章 公文辦理和傳遞

第二十二條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦等程序。公文經起草、校核和領導審批簽發后轉入發文辦理，發文辦理包括公文的核發、登記、印制和分類等程序。

(一)簽收收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑據。簽收公文應當逐件清點，如發現問題，應當及時向發文機關查詢，并采取相應的處理措施。急件應當注明簽收的具體時間。

(二)登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。登記應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收發文日期及辦理情況逐項填寫清楚。

(三)擬辦秘書部門對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送領導人批示。

(四)請辦辦公廳(室)根據授權或有關部門將需要辦理的公文注請主管領導人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

(五)分發秘書部門根據有關規定或者領導人批示將公文分送有關領導人和部門。(六)傳閱秘書部門根據領導人批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導人閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

(七)承辦主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文機關；凡涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級機關審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關審批。

(八)催辦秘書部門對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導人反饋辦理情況。

(九)核發秘書部門在公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、格式等進行復核，確定發文字號、分送單位和印制份數。

42(十)印制應當做到準確、及時、規范、安全、保密。秘密公文應當由機要印刷廠(或一般印刷廠的保密車間)印制。

第二十三條 公文處理過程中，應當使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領導人閱批的傳真件，應當復制后辦理。

第二十四條 秘密公文應當通過機要交通(或機要通信)傳遞、密電傳輸或者計算機網絡加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。

第九章 公文管理

第二十五條 黨的機關公文當發給組織，由秘書部門統一管理，一般不發給個人。秘書部門應當切實做好公文的管理工作，既發揮公文效用，又有利于公文保密。

第二十六條 黨的機關秘密公文的印發傳達范圍應當近照發文機關的要求執行，下級機關、不相隸屬機關如需變更，須經發文機關批準。

第二十七條 公開發布黨的機關公文，須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第二十八條 復制上級黨的機關的秘密公文，須經發文機關批準或者授權。翻印件應當注明翻印機關名稱、翻印日期和份數；復印件應當加蓋復印機關戳記。復制的公文應當與正式印發的公文同樣管理。

第二十九條 匯編上級黨的機關秘密公文，須經發文機關批準或者授權。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注進行管理。

第三十條 絕密級公文應當由秘書部門指定專人管理，并采取嚴格的保密措施。第三十一條 秘書部門應當按照規定對秘密公文進行清理、清退和銷毀，并向主管機關報告公文管理情況。

銷毀秘密公文，必須嚴格履行登記手續，經主管領導人批準后，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

第三十二條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔公文立卷后按照有關規定移交檔案部門，其他公文按照有關規定登記銷毀。工作人員調離工作崗位時，應當將本人保管、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第十章 公文立卷歸檔

第三十三條 公文辦理完畢后，秘書部門應當按照有關規定將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全，進行立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十四條 兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關立卷歸檔，相關機關保存復制件。機關領導人兼任其他機關職務的，在履行其所兼職務過程中形成的公文，由其兼職的機關立卷歸檔。

第十一章 公文保密

第三十五條 公文處理必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密法規，遵守黨的保密紀律，確保黨和國家秘密的安全。

凡泄露或出賣黨和國家秘密公文的，依照有關法律、法規的規定進行處理。第三十六條 黨內秘密公文的密級按其內容及如泄露可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。不公開發表又未標注密級的公文，按內部公文管理。

第三十七條 發文機關在擬制公文時，應當根據公文的內容和工作需要，嚴格劃分密與非密的界限；對于需要保密的公文，要準確標注其密級。公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定。

第十二章 附則

第三十八條 本條例適用于中國共產黨各級機關。第三十九條 本條例由中共中央辦公廳負責解釋。第四十條 本條例自發布之日起施行。

附件2：

國家行政機關公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，制定本辦法。

第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第七條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

第八條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機關的公文種類主要有：(一)命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（八）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（九）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（十）批復

適用于答復下級機關請示事項。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

（十三）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、機密“級46 公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示“應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，注重效用。

第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十五條 政府各部門依據部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

第十七條 屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

第二十條 向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第二十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第五章 發文辦理

第二十四條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十五條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞48 規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

第二十七條 公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十八條 以本機關的名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審

核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

第三十二條 經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條 收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

第三十六條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成50