第一篇：公文寫作知識

公文寫作基礎知識

一、公文的主要文種：

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。

經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區別：

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。

一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。

（三）報告與總結

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發文機關標識的位置問題，平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經常出現使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。

（四）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后；使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機關 標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。經常出現自然段開始少空或多空。

結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。

公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農田水利基本建設。

6．公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。7．統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、23.5、1:500、56%、1/8等。8．物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、100名。9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

（八）成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個。

（十二）抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（十三）印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識。

三、行文規則

（一）上行文規則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）下行文規則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業務科室不可以以科室名義對外行文，我們經常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。政府部門不能與企業聯合行文。

聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。但門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。公文寫作基礎知識二

一、公文的概念

－－公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規范格式的文件材料.這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務的重要工具之一。

二、公文的發展、演變，反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

三、“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

四、公文的特點主要表現在五個方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的權威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有規范的體式。(5)公文有規定的處理程序。

五、公文的作用主要表現在五個方面(1)領導和指導作用。(2)行為規范作用。(3)傳遞信息作用。(4)公文聯系作用。(5)憑證記載作用。

六、公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件，(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。(5)從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。(3)從文件的發送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。第二章 公文寫作

一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面．在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

三、公文寫作的主要特點表現在六個方面(1)被動寫作，遵命性強。(2)對象明確，針對性強。(3)集思廣益，群體性強。(4)決策之作，政策性強。(5)急迫之作，時限性強。(6)講究格式，規范性強。

四、公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內容在政治上的正確性。(2)要實事求是，在業務上符合客觀規律。

(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(4)公文起草要符合統一規定的體式與程序。(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發文主旨。(2)收集有關材料。(3)擬出寫作提綱。(4)認真起草正文。(5)反復檢查修改。

六、公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面：(1)政治素質好。

(2)有一定的政策理論水平。(3)熟悉業務和機關工作情況。(4)有較寬的知識面。(5)有較好的文字功底。

七、公文寫作人員加強修養應從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創新。(2)博覽群書，增長知識。(3)深入實踐，勤學苦練。第三章 公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面．在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成，這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

四、公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項；公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

六、公文的裝訂要求：公文一律左側裝訂.一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規性文件又有試行本、暫行本妁形式，同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。第四章 公文的行文規范

一、按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

二、公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的.地方各級人民政府服從國務院(中央人民政府)是我國各級行政機關行文關系的基本準則.黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

三、根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據機關工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。根據發文機關的實際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式；②多級上行文；⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

第五章 機關法定公文的寫作（上）

一、命令，簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：(1)必須根據憲法，法律規定的權限范圍發布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準確、凝練、莊重有力；

二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關系及辦理程序的法定性；(2)行文內容的單一性和可行性。

三、可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權限和時限；

(3)要注意行文格式和辦理程序。

四、決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔。以便于領會和執行。

五、決議，是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二：即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩種類型。

六、指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內容要明確扼要，條理要清晰。

七、意見，是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。依據發表見解機構地位的不同，其類型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類型。意見的寫作要注意內容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章 機關法定公文的寫作（中）

一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知牲文件。其特點為：發布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質可以分為兩大類；①涉及法定事項的公告、通告；②知照性公告．通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權限，一事一告；②內容明確，語氣莊重；②注意格式。

二、公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有內容的公開性和重要性。發布機關的權威性。常用的公報類型有：①會議公報；②統計公報；②外交公報。不同類型的公報，寫作時要注意的側重點有所不同：①會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。②統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。②外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。根據適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。第七章 機關法定公文的寫作（下）

一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要；②表述觀點要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實。

二、請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準類、請求幫助類，請求批轉類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規則；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。批復的類型：針對請示的內容主要是請求批準和請求幫助兩方面，批復也可以分為兩類：表態性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復。

四、函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：①形式靈活，適應性強；②務實性強。函的類型：根據內容性質，函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事和浯言要平實、親切，自然。

五、會議紀要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分為三大類；決議性會議紀要、協議性會議紀要和研討性會議紀要。會議紀要的寫作：

(1)會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀要，多半是研討性會議紀要．可以用正副標題的形式。

(3)會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。(4)會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署機關名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關，不另外署名。

六、條例、規定：條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。條例的類型：根據發布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例；②國家行政機關制定的條例；③地方權力機關制定的條例。規定，是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型：根據發布機構和實際作用的不同，規定分為三種類型；①黨內規定；②法規性規定；③一般性規定。可將條例和規定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規定要遵循一定的原則；②起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，同時應當注意與其他有關法規的銜接和協調；③條例和規定的內容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章 機關其他常用文書的寫作(上)

一、規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。規章類文書包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種.規章類文書的特點;內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。不同的規章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內容，應具體、周全、便于操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

3、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構較小、涉及事務不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則，要求內容簡短、精練、易記。

二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性．計劃類文書的類型：規劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

三、總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用：下情上達、提高自身。總結的特點：回顧性、經驗性。總結的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結經驗教訓要著跟未來、綱目要清晰、文風要平實。

四、調查報告是針對現實中發生的較重大的問題，作專門調查后，利用調查材料寫成的書面報告。調查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點：針對性強、紀實性強。調查報告的寫作應注意:深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。第九章 機關其他常用文書的寫作（下）

一、講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。

二、記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內容、必要的手續。電話記錄可分為發出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內容要真實、確刨；篇幅要短小；針對性、指導性要強。

四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書.建議的篇章結構:是由標題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語言要精練。第十章 公文處理工作

一、在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環節,構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。

二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用，這種作用主要表現為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文．正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

三、就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣，設立某一機構負起全部的責任,或者各機構自上面下地形成一個垂直領導的獨立體系,各機關公文處理機構的設置，要視機關規模的大小、工作任務的繁簡、公文數量的多少而定。

四、公文處理工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。(2)從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。(3)從上下級的關系來說，上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業務指導。(4)機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個機關究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結合考慮以下幾種情況：

(1)機關的工作性質、任務和職權范圍。(2)機關內部組織機構設置的層次、數量。(3)機關收發文件數量的多少。

(4)機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備，等等。

六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質量;②及時迅速,注重時效；⑧保守機密，安全可靠;④集中統一，加強管理；⑤實事求是，遵規守紀；⑥精簡文件,提高效率。

第十一章 公文辦理程序

一、公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程序包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

二、收文,是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序.主要有:簽收、拆封與登記、分發與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示．公文的承辦，這一環節，既是收文辦理的最后一道程序，又是發文程序的開始。它直接關系到發文的質量和機關工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。公文的注辦是對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

三、發文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料,包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理，就是指文從擬稿到印制發出的整個運行過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發；核發、繕印與校對；用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦堙的第一個環節，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容，體式進行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作

一、公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要內容。

二、案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯系。

三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值,便于保管和利用”。根據這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯系”、“區分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸人卷內。

第十三章 案卷整理與歸檔

一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件技用一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。

擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對春內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經過編目裝訂以后,將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯系，系統地反塊機關的工作話動。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結，文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數、保管期限、備注"等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.（二）常用非規范性公文

常用非規范性公文有講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構成，主標題是報告內容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結奮進，奪取改革開放和現代化建設的新勝利》，是主標題，副標題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標題）；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢，統一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數據說話，一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現個人風格，可以臨場脫稿發揮。（脫稿講話責任認定）要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現在部門起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強（段落之間、層次之間）。比如，去年我們縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議，總結近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創性的重要政策措施（教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等）。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領導擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內容都沒用，原因就在于沒有結合我們的實際，沒有突出我們的亮點（通篇基本講的是黨中央國務院關于教育發展的意見綱領精神）。

講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經據典，我們就要考慮和體現他的風格，有人說我不具備豐厚的古典文學修養怎么辦，現在網絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇。

２、匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數據，事例要有說服力。一般根據工作情況來安排框架，但上級有明確要求內容的，一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現會議精神的東西；二是要有側重，要將本地區本部門急待落實的方面作為傳達重點（比較工業園區與沿江路復建與我縣的關系和意義）；三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本部門實際。

３、禮儀講話：歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等（我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話）。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風土人情、經濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。（例文）

（三）信息寫作

１、定義：是黨政機關、人民團體、企事業單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

２、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態的資料，而沒有從溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉鎮和部門上報的信息中，多數是新聞報道式的會議信息，即х年х月х日開個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑒和推廣的工作經驗，去思考、調研某項政策執行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務院信息直報點的機遇，及時編寫、上報各類信息，通過國務院領導批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設項目中一些問題的解決，其中關于林業采伐政策的調研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務院領導批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快，以及經濟社會的快速發展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發生變化。主要體現為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。近年來，從國務院到省、市政府領導及辦公廳（室）領導都反復強調和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內容，使信息工作真正成為領導了解情況的一個重要窗口和向領導同志反映情況的一個重要渠道。從國務院到省、市政府辦公廳（室）都設立了一定比例的信息直報點，將一些重點省、市、縣（區）列為直報點，便于第一時間將各類信息傳遞到上級領導手中，提供真實、及時的決策參考（如昭通、水富）。2002年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報工作，讓黨中央和國務院了解云南省的工作情況。縣委、政府領導經常對信息工作提出明確、具體的要求，（張縣長批示、我縣的成績、名次）。建立了鄉鎮（部門）信息上報、采用臺帳，實行縣政府辦文秘人員信息上報責任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少于1條，對全縣辦公室系統信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發計、田壩等少數部門（鄉鎮）還實行了信息工作考核獎勵制度，大多數部門和鄉鎮加強了信息報送工作。總的說來，信息工作已經逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經濟體制的日益完善，政府職能轉變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經驗、拍腦子轉化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經濟全球化迅猛發展，經濟轉軌和社會轉型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經濟容易失調，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領導同志也需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調整策略，指導決策。

4、分類：第一大類是動態類。動態類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經濟社會動態和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準確，文字精煉（一般不超過500字）。動態類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執行效果的情況反饋；三是上級領導關注的重點工作情況；四是反映本地當前發展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各地承擔的一些重點工作的進展情況；六是各地最新災情及救災工作情況；七是反映各地政府工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經驗、建議等），數據準確；主題鮮明，層次清晰；論據充分，不空發議論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映經濟運行和社會發展中出現的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協調解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區和部門借鑒的好做法。五是調研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務信息》，屬下發信息，主要登載上級有關政策和外地好的經驗、做法及各鄉鎮各部門反映的各方面工作進展情況的動態信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重要工作的進展情況、取得的經驗和成效、存在的困難和問題，及自然災害、重大疫情等重大突發事件的發生和處置情況等。這個載體一般不下發，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領導，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉鎮各部門重要工作情況、成效、經驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領導閱知。這個載體基本上每周編輯上報2期。四是《調研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發。五是《綏江移民》，屬上報和下發兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領導參考》專刊，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領導決策參考）

6、我縣的信息工作情況：兩辦都有信息科，有專人負責信息工作，負責收集全縣的工作信息上報，編輯下發信息。黨務信息在全市排名平穩居中，政務信息在全市排名曾經一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當前各鄉鎮各部門信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉鎮各部門帶共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉鎮各部門在信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質量較好、采用率較高的有農業局（2007年上報54條，被綏江《政務信息》采用14條、轉報35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達到70%左右）、林業局（2007年上報信息65條，政務信息采用8條、轉報25條，市級采用整條2條、簡訊4條，采用率達到40%左右）、移民局、發計局、中城鎮、南岸鎮、會儀鎮等做的不錯；衛生局上報數量不多，但采用率高，監察局、國稅局、民政局上報數量多，但采用率低。

二是針對性和時效性不強。一些鄉鎮和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數量多，但上報信息與領導機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調研、綜合類信息恰恰是上級關心的，采用率會高）。

三是綜合調研類信息嚴重缺乏。可以說這是各級政府系統辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調研，沒有形成深入調查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息外，各鄉鎮各部門基本沒有主動上報綜合調研類信息。上報的一些調研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發信息報送遲緩，報送程序不規范。這個現象在各鄉鎮各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規范上報的現象也比較突出。表現為：主管部門只按照行業管理規定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統一口徑后再對口上報。這樣不僅造成相關部門上報口徑不統一，還給工作造成了被動，往往是省市領導的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領導的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發事件的信息上報和處置，不要出現因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權。

五是寫作質量有待提高。我總結為四個缺乏：1缺乏數據和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數據支撐。2缺乏與相鄰縣區相比獨到的、適宜在更大范圍推廣的經驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調研信息促進重大項目的落實、重大政策的調整）。4缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握（要關注社情民意（當初兩縣撤并思潮）、關注重大政策實施后的反應、關注特殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發展的新動向、新變化；經驗建議類要注重現實性，要僅僅圍繞工作中心，體現單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當前，要加強調研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現信息工作的四個轉向（單純的動態類轉為動態和綜合類并重、動態信息向調研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現在要轉變為報憂解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執行過程中出現的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現的問題均可上報。在平常的執行工作中出現了問題，需要上級調整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。三是結合實際，加強寫作和上報中的薄弱環節。四是加強制度和隊伍建設，要有人分管（分管領導定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內讓基層領會其精神實質并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發生的和未發生的），而新聞是對已經發生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發生的，為受眾所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態的普遍形式。這是最大的區別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發展方向和態勢），新聞是對已經發生事情的報道，注重影響、導向，信息則側重于告知，反映事物的存在和運動狀態。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

公文寫作基礎知識

公文寫作

2009 06 24 13:54

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什么是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。

根據國務院辦公廳1993年11月發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 函； 12 會議紀要。根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 條例； 12 規定； 13 函； 14 會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發；⑥編號、印發；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括：

（一）發文機關（版頭）發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種： １、由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２、由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。３、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

（二）公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

（三）秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

（五）發文字號 〖HT〗發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第１２號文件，發文字號為“國發〔1998〕１２號”。發文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發的，位于標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

（六）簽發人

簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發；二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發人。這里指的是后一種情況，簽發人的姓名署于版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

（七）標題

公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發文機關；“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

１、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。２、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。４、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

５、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如： 國務院關于依靠科技振興農業 加強農業科技成果推廣工作的決定

（八）主送機關 主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。確定主送機關應注意：

１、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

３、批復下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

４、普發公文，主送機關應寫規范化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。（寫法見后）

（十）附件

附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

（十一）印章 印章是機關權力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

（十二）成文時間

一般就是公文的簽發日期，標注于正文右下方。聯合行文的成文時間，以最后簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

（十三）附注 〖HT〗附注用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

（十四）主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

（十五）抄送機關

民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內。（十六）印發機關和時間

印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規范，同時還將新增一些格式構成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，并需另紙加以說明。(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。

第二篇：公文寫作知識

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

根據國務院辦公廳1993年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

三、公文的行文關系

（1）行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

（2）建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

第二章 辦公用文

第一節 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題 由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

第二節 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節 報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關于XX年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于XX工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回復報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第四節 通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節 批 復

一、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調：

（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—XX年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節 會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

第八節 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。

（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節 計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節 總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題　一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題　以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題　即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾 作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

第三節 調查報告

一、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

（二）針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

二、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

（三）問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。

三、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。

（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

3．結尾。結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

第四節 述職報告

一、述職報告的性質、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標題　有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ｘｘ年任ｘｘ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ｘｘｘ（姓名）ｘｘｘ（職務）ｘｘ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期　可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文　述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對于核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

三、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節 講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系

一是權威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑。由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。

１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。

４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據需要，還應標明密級，如“內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明“本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓“超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什么反應、發生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。

抓準問題，應該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，了解了本單位工作和生產下步朝著哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處于萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。

第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握發稿時機。

第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發展的。作為單位“機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什么時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規則

第一節 行文規則的含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

五、不越權行文的規則

第一條規則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規則

這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構統一處理的規則

為了使公文按正常的渠道運轉，按規范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文秘機構統一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。

行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經批準的報刊上全文發布的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：

（一）公文文頭不規范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關排列混亂；

（四）結構層次序數混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）是數字概念不清楚。

（二）是數字概念不準確。

（三）是數字書寫形式不統一。

第二節 公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規范

例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。

例

3、***高校關于加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例

6、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例

7、***關于申請1995年公費醫療補助費的報告。

例

8、***關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。

病例分析：

例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

第三篇：公文寫作知識

應用文寫作試題

一、名詞解釋題（每小題 5 分，共 20分）

1、批復

2、述職報告

3、調查報告

4、經濟合同書

二、簡答題（每小題 10 分，共30分）

1、報告與請示有哪些不同？

2、調查報告的主要特點是什么？

3、撰寫函應注意哪些問題？

三、判斷題（每小題 1 分，共 10 分）

1、關于轉發省分行川工行辦發[1999]92號文件的通知。（）

2、公安廳表彰公安戰線先進集體和先進個人用決定。（）

3、綜合報告可以涉及多方面的問題。（）

4、復函一般用“特此函復”作結。（）

5、通知可以“特此通知”結尾，也可以發出號召、抒發感情。（）

6、述職報告一般由標題、前言、主體和結尾組成；（）

7、賀詞一般使用第三人稱，調查報告則常常使用第一人稱；（）

8、省公安廳表彰公安戰線先進集體和先進個人用決定。（）

9、版記是公文的文件尾部分，包括主題詞、抄報機關、抄送機關、印發機關、印發份數。（）

10、公文標題一定要由發文機關、事由和公文文種三要素組成。（）

四、要素操作題（每小題 10 分，共 10 分）

某市人民政府擬在全市范圍內開展政風政紀大檢查，擬發一文件，請代該市人民政府撰寫文件標題。

五、作文題（每小題 30 分，共30分）

××省經委召開全省經濟工作會議，出席對象為各市分管經濟的副市長，各市經委主任，請代該省經委擬寫會議通知。

（要求按規范的公文格式撰寫，包括眉首、主體、版記部分，部分內容可以虛擬。）應按正規公文的格式寫作。具體格式參見教材。

第四篇：公文寫作知識

公文寫作知識

第一節 公文的含義及作用

公文的定義：行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規范格式的應用文。公文的作用：

一、有上傳下達、互通情報的作用。

二、有工作依據和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規定人們行為的規范作用。

第二節公文的格式

公文的格式一般包括：

一、標題。居于正文的上端中央。

二、主送機關。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。

五、發文日期。發文日期位于公文的末尾。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方。

七、抄報、抄送單位。列于文尾，即公文末頁下端。

八、文件版頭。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。

十、簽發人。一般格式為“簽發人：×××”。

十一、機密等級。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。

十二、緊急程度。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍。通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。

十四、附件。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前。

十五、其他。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。

第三節公文的行文關系

行文的關系可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級機關向所屬上級機關的發文，如請示、報告。平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，如通知、函。下行文──上級機關對所屬下級機關的發文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復、意見等。

第四節公文寫作的基本要求

不論哪一種類的公文，都必須做到以下五點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。

二、要符合客觀實際，符合工作規律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。

五、要符合保密制度的要求。

第五節公文的種類及常見文種寫作方法

公文的種類

公文的種類有十三類十四種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。目前黨委辦公室系統使用頻率較高的文種有請示、報告、通知、通報、函、會議紀要等六種。

幾種常見文種的寫作方法

請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。

請示可以分為三種類型：第一種是請求指示的。第二種是請求批示、解決問題的。第三種是請求批轉的。

撰寫請示應注意：第一，要控制使用，當用才用。第二，要一文一事為宜。第三，要按級請示。第四，它的格式也包括標題。

報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。

報告可分為三種類型：

1．工作報告。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗

體會、存在問題、今后意見等幾部分。2．情況報告。是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。

3．答復報告。正文包括答復依據、答復事項兩部分，寫法比較自由。

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。

這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。

三、任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職務即可。

通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

（一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

（二）批評性通報：這類通報內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發生。

函是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。

函的寫法可分為三部分：開頭，包括標題、編號和受文單位。正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復。結尾包括結束語及署名、日期。

會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。

辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。

正文可以分為兩個部分：第一部分簡要敘述會議組織情況。第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。

第六節 機關公文的制發程序

一、公文的制發程序

凡以機關名義制發的各類文件，均須按以下程序處理：

1、制發文件單位擬稿；

2、送機關辦公室核稿 ；

3、呈領導審閱簽發 ；

4、機要員登記編號；

5、打字校對付印裝訂；

6、機要員用印留存；

7、發文單位發出文件。

二、公文字號規格

公文標題居中排一行或數行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。結構層次序數，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時間用漢字（黨委系統公文用阿拉伯數字），“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

第五篇：公文寫作知識

公文知識培訓二

制度小故事

故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂。【出現了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度。】

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發揮了聰明才智，經過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發現，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經存在的問題，忽略了“權力導致腐敗，絕對權力導致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進。】

第二種方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進。】

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進。】

第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監督委員會。由于形成監督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經存在的問題，有公平而無效率，還需要改進。】

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好。【好的制度渾然天成，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內部團結。】 這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認，制度是有優劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學性上明顯要優于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優劣的標準是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎上成功解決了公平抱怨問題。

3.優良的制度之所以優良，是因為其中蘊含了制度創立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創造者致敬呦。

4.制度從劣走到優，并不是一蹴而就的。制度5的發現，也是經過了一波三折這么一個探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機關、社會團體、企事業單位為了建立正常的工作、學習、生產秩序，而制定的一種具有法規性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規的效力。它對人們有指導和約束作用，是人們行動的準則和依據。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經濟活動，還是日常事務、學習、生產、管理等，凡是要求有關人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內容性質分，有行政工作制度、生產管理制度、學習制度等。目前在我國的經濟管理制度中，又出現了生產崗位責任制和工作崗位責任制等新的制度。

崗位責任制度，是責、權、利在一個崗位上的有機結合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責任、義務、權利，增強責任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執行按勞分配原則。

制度編寫規范

制度起草時須嚴格遵循規范進行起草，公文印發時的制度附件也須符合本規范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規：制度應正確體現法律法規、相關政策及公司上位制度要求，不得與上述規范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應將所涉及到的業務逐一闡明，制度內容盡量細化，明確流程，體現閉環管理的思想。對所規定的適用范圍、操作步驟、評價標準等要具體、明確;

（三）嚴謹規范：制度撰寫時應嚴格依照制度模板進行撰寫，符合格式規范。制度的行文用語應盡量準確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標題規范

（一）制度統一按照“適用范圍+制度內容+體現制度屬性的名稱”進行命名。“適用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標題使用全稱：如“神華寧夏煤業集團有限責任公司”，文中第一次出現的地方使用簡稱：“集團公司”；“制度內容”是指該制度針對哪些內容做出了規范，如“煤礦安全管理”等；“體現制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規定”、“辦法”、“細則”等。

根據屬性，不同制度應使用不同名稱。綱領類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規定；實施類制度可使用辦法、細則、規范、守則、規則、預案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。

三、制度結構規范

（一）制度一般包括以下內容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據、適用范圍、執行原則、關鍵名詞術語解釋等。

2.第二章為組織與職責，說明業務相關的組織體系、管理模式以及相關組織和部門的職責等。

3.關于制度的執行監督、檢查以及相應的考核、獎懲等內容是制度的關鍵內容，一般應獨立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業務流程、執行標準、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據內容的復雜程度，制度的層級結構可依次分為“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”。

1.“章”是制度內容劃分的基本單元，以中文數字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應從“總則”章開始直到“附則”結束。

2.“節”是章的細分，以中文數字配合文字依次表述，如“第一節”、“第二節”。每章中至少需包含兩節。單獨一節不能成章。

3.“條”是節或章的細分，每章或每節中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節。

4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內容，或對前一款內容的補充。款可以獨立適用。“款”的表現形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應的文字表述。“項”前冠以中文數字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標識

（一）、（二）、（三）后不加標點，直接跟文字。

6.“目”是“項”的內容細分，是制度層級結構的最小單位。“目”的序號用阿拉伯數字依次表述。阿拉伯數字后加全角的圓點標識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。

（四）為使制度結構清晰易讀，避免內容層級嵌套過深，應盡量限制“目”的使用。嚴格禁止“目”下的下一級細分標識的使用。

（五）制度的中間章節，可按照制度所涵蓋內容的業務種類、執行環節、所涉及業務的關鍵因素、管理對象等劃分，但應保持劃分邏輯的一致性。章節劃分應做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節劃分類似。

（六）章節標題和條目標題應能夠言簡意賅地體現本章節的內容主旨。章節必須有標題。若條目內容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標題，直接撰寫條目內容。使用細分標識的條目，則必須使用條目標題對內容進行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應與相應業務流程進行關聯（綱領類制度除外）。如出臺的制度已有相對應的流程，則須在制度中說明相關的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關流程，則應按照統一的流程規范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規范

附件是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業務相關的標準、規范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現順序一一對應。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯數字+全角句點”順序列出附件名稱，數字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內容。

（一）附件中表的規范

1.同一個附件中若有多個表，則需要對表進行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應空一個漢字的間隙。表的編號與表的標題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個表，則不再對表編號，直接書寫表的標題。

2.表內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設為居中，其他格式無。

3.如某個表需要轉頁接排，設置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標題行形式重復出現”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應重復表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續）”。

4.表單需附注文字說明時，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進行描述。表中只有一個注時，在注的第一行文字前標明“注：”；表中有多個注時，在“注：”后加“阿拉伯數字 + 全角句點”表示，數字編號需對齊。每個表的注應單獨編號。單個附注超過一行時，下面的文字應縮進并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內框線均為黑色實線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規范

1.同一個附件中若有多個圖，則需要對圖進行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯數字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應空一個漢字的間隙。圖的編號與圖的標題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標題。

2.圖題應明確簡短，用小三號黑體，數字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

4.圖應具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規范同表的附注。

（三）文本附件規范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現順序，使用阿拉伯數字順次排列，不重復標號。單獨一個注釋以星號(★)表示，不編號。相應解釋附在附件正文文末左下角，按照順序對相應的名詞進行解釋，格式規范文字為五號仿宋_GB2312，數字和字母為五號Arial字體。

五、其他規范

任何數字均應從小數點符號起，向左或向右每三位數字為一組，組間空一個英文半角的空格，但表示年號的四位數除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時，應盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標

ω — 角頻率

??

表示物理量的數值時，應使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯數字。標準制度模板

神華寧夏煤業集團有限責任公司管理規定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據

第二條

制度規范的主要業務內容

第三條

關鍵名詞術語解釋

第四條

制度所規范業務的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時，須根據該制度所規范業務的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項制度是否需要各分子公司按此嚴格執行，或需要各分子公司根據實際情況制定相應的操作細則。

第六條

其他需說明的制度內容

第二章

組織與職責

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責

第條

第三章

第條

明確制度規范的業務活動內容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規范的相關業務流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監督與檢查對象、考核方法、標準與獎懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術語解釋

第條

所屬單位實施說明：分子公司可根據本規定，結合實際情況，制定實施辦法或細則。

第條

本規定由

負責解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規定自發布之日起施行。第條

本規定自發布之日起施行，原《制度名稱》（發文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等