第一篇：行政機關公文格式

北京市國家行政機關實施

《國家行政機關公文格式》印制標準（試行）

第一條 為規范本市國家行政機關公文格式，保證國家行政機關公文形式的嚴肅、整潔、統一，根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》有關規定及國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》（GB／T9704－1999），結合本市實際，制定本標準。

第二條 本標準適用于本市各級國家行政機關。其他單位可參照執行。

第三條 本標準由國家行政機關通用的公文用紙、公文各要素標識、公文排版、公文印刷、公文裝訂等部分組成。

第四條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術標準：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

第五條 公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第六條 公文眉首標識規則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關名稱、發文字號、簽發人、紅色反線等部分。

（一）公文份數序號：為公文印制若干份時每份公文的順序編號，使用阿拉伯數碼，頂格標識在版心左上角第1行。

（二）秘密等級和保密期限：如需要標識秘密等級，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要標識保密期限，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（三）緊急程度：如需要標識緊急程度，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（四）發文機關名稱：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”組成。發文機關標識上邊緣至版心邊緣一般為25毫米。發文機關標識推薦使用小標宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原則確定，一般應當小于22毫米×15毫米。聯合行文時主辦機關名稱應當排列在前，如

加“文件”，應置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關名稱下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份和序號用阿拉伯數碼標識；年份使用全稱，用六角括號“〔〕”擴入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發人：上報的公文標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側；發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文單位順序依次排列，下移紅色反線，使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行，并與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第七條 公文主體標識規則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關名稱、正文、附件序號及附件標題、成文日期、機關印章、附注等部分。

（一）公文標題：紅色反紅下空2行，使用2號小標宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送機關名稱：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后1個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多，公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（三）批（按）語：使用3號仿宋體字或者3號楷體字，寬度不超過24個字。

（四）公文正文：主送機關名稱下1行，每自然段左空2個字，回行頂格，使用3號仿宋體字；公文正文中小標題使用3號黑體字。數字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯數碼。附件應當與公文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標題前后標識應當一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號，并在其后標識“附件”或者“附件”及序號。

（六）成文日期和機關印章：成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。機關印章使用紅色。

1．單一機關制發的公文，落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期；成文日期右空4個字；加蓋印章應當上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

2．聯合機關制發的公文，需要加蓋2個印章時，應當將日期拉開，左右各空7個字；主辦機關在前，2個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；2個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過3毫米。

3．聯合機關制發的公文，需要加蓋3個以上印章時，應當將各發文機關名稱（可使用規范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排1個或者2個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2個字標識成文日期。

4．特殊情況說明：不得出現空白印章；當印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當采用調整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁無正文”。會議紀要不加蓋印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

第八條 公文版記標識規則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、抄送、印發（翻印）機關和印發（翻印）日期、印數等部分。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目使用3號小標宋體字，接排于冒號之后；詞目之間空1個字，不加標點符號。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，首線與底線用反線，中間為正線，寬度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1個字，使用4號仿宋體字標識，“抄送”后標全角冒號；抄送機關名稱排于冒號之后，抄送機關名稱之間用頓號或者逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后1個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（四）印發（翻印）機關和印發（翻印）日期：印發（翻印）機關名稱和印發（翻印）日期平列于一行，使用4號仿宋體字，左右各空1個字，位于抄送機關之下；無抄送機關的，位于主題詞之下。印發日期以公文付印的日期為準，使用阿拉伯數碼。

（五）印數：版心右下端，右空2個字，使用小4號仿宋體字。

第九條 頁碼：均使用4號半角白體阿拉伯數碼，置于版心下邊緣之下1行，數碼左右各放4號一字線，一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

第十條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯數字要對齊數位；橫排表格，應當將頁碼置于表格左側，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第十一條 公文成品排版標準：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指1個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，指以3號字為高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行。一般每頁排22行，每行排28個字。其它部分按本標準第六、七、八、九、十條的規定排版。

（一）文字準確率100％，編排美觀；規格符合標準，版心端正，誤差不超過1毫米。

（二）字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

（三）版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點、無劃痕。

（四）制版樣張字跡清晰，筆劃實，無斷劃，清潔無臟，不歪不斜。

（五）頁碼順序拼制準確，誤差不超過±1毫米。

第十二條 公文印刷標準：印刷字面清晰，無段劃；墨色純正、濃淡適度均勻；套印準確、上下一致；白邊保留符合規定要求，無臟、無皺、無破、無白頁。

（一）套印準確，白邊符合標準，誤差均不超過±2毫米。

（二）字跡清楚、印品著墨實、均勻，字面不花、不白、前后一致。

（三）無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，不起皺，無倒印、錯印。

（四）印刷份數準確。

（五）雙面印刷，頁碼套正，兩頁頁碼之間誤差不超過2毫米。

第十三條 公文裝訂標準：左側裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標準，數量準確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無漏號、無重號。

（二）裁切規格符合標準，誤差不超過±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

（四）裝本平整，釘距適當，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過5毫米。

（五）序號準確，碼放整齊。

第十四條 本標準執行中的具體問題，由市政府辦公廳負責解釋。

第十五條 本標準自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式樣（略）

第二篇：行政機關公文寫作知識

公文，即公務文書，是指黨政機關，企事業單位和一切社會團體在處理公務過程中形成的有現行功用和特定格式的文字材料。行政機關公文（以下簡稱公文）是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法行政和進行公務活動的工具。

一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種，包括：命令(令)適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

第三篇：行政機關函件公文格式

X X人 民 政 府HX-OL-﹝2013﹞001號

XX人民政府

關于的----

XX：

---------------------------------------。（正文用3號仿宋，每頁22行，每行28個字，首頁不顯示頁碼）

一、------------------。（標題可用3號宋體）

（一）----------------。

1．-------------------。

（1）-----------------。

二、-------------------。

三、-------------------。

附件：(函件首頁不加頁碼)

1．------------

2．------------

印章

（單位右空４字）二○一三年月日（右空2字）

（附注：-------------------）

主題詞： 詞目用3號仿宋，詞間空一格，自創加三角。抄送：----、----、----。不抄送領導個人（左空一字）（共印份）2

第四篇：行政機關公文基本知識

行政機關公文基本知識

——苗繪

一、公文的概念

《國家行政機關公文處理辦法》規定：行政機關的公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

二、公文種類

公文種類，即可根據公文功能屬性進行的分類，簡稱文種。文種具有概括表明公文性質、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可劃分為15種，即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

可以用于向下級機關行文的文種占了大多數，主要有：決議、命令（令）、決定、通知、通報、批復、會議紀要等。

上行文文種主要有意見、報告和請示。

平行文文種主要包括函、議案、意見。

泛行文文種常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關、印發日期和頁碼等部分組成。

四、行文規則

行文規則是指機關行文中必須遵循的行為規范，包括堅持公文處理原則、正確處理行文關系、準確把握行文方向、以恰當的行文方式行文等。

（一）機關內設機構除辦公室外，不得對外正式行文。

（二）政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

（三）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

（四）請示須“一文一事 ”，并只寫一個主送機關，不得抄送其他下級機關，不主送領導個人，不越級請示。報告不得夾帶請示事項。

五、公文格式

（一）紙型

行政機關公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文頁面設置參數為：上下左右邊距各2.5CM，段落為多倍行距1.25。

（二）字體

發文機關標識用小于10號小標宋體，具體字號以醒目美觀為原則酌定。

標題用2號小標宋體。

秘密等級和保密期限、緊急程度及“主題詞”三字用3號黑體。

簽發人（或會簽人）姓名用3號楷體。

主題詞詞目、“簽發人”3字、發文字號及主送機關、正文、成文時間、附件說明、附注、抄送（抄報）機關以及印發（翻印）機關、日期、份數和翻印范圍等均用3號仿宋體，一般不使用其他字體。如有需要一級標題使用黑體。

全文一律不加粗字體。

標點符號一律使用全角標點。

六、撰寫公文應注意事項

（一）密級

涉及國家秘密的公文應在公文首頁右上角標明密級程度和保密期限。密級和保密期限之間用實心“★”隔開，如：機密★一年。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當在首頁左上角標明份數序號。有緊急程度的文件還應在密級下面標注“特急”或“急件”字樣。

（二）發文機關標識

行政機關公文版頭（即發文機關標識）由發文機關全稱或規范化簡稱及一條紅色橫線組成。若為“發”號公文則需在發文機關名稱后加“文件”兩字。聯合行文時，主辦機關排列在前，如聯合行文機關過多，必須保證文件首頁顯示正文（主送機關不算正文）。除明電外，發文機關標識必須用紅色標識。

（三）發文字號

如果是幾家單位聯合行文，只標注主辦機關的發文字號即可。

（四）簽發人

上行文應當注明簽發人姓名。

（五）標題

“發”號公文應當在公文標題上標明發文機關，其他公文不需標明。行政機關公文多行標題的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

（六）主送機關

除公告、通告外，公文應當標明主送機關。有些不便于在公文首頁列出主送機關的公文（如政府令、會議紀要等），主送機關可置于公文主題詞之下，抄送（抄報）機關之上。

（七）正文

正文中的結構層次序數的標法：第一層為“

一、”第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如有需要一級標題使用黑體，其它層次字體不變。

（八）成文日期

行政機關成文日期一律用數字寫全稱，如：2014年5月21日。

（九）印章

印章是權力和職責的憑證，是公文生效的標志。除會議紀要和以電報形式發出的公文外，都應加蓋公章。行政機關加蓋印章代替署名。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，所有發文機關都應加蓋印章。

（十）附注

正文內容之外需要說明的其它事項可用附注。附注應在成文日期下一行，居左空2字加圓括號標注。請示、報告中聯系人和聯系電話可標注于此。

（十一）公文版記

版記是公文的最后一個要素，始終放在公文的最后一頁置于最后一行。

特別注意：

1、公文標題中運用標點符號有一項特殊的原則要在擬寫公文標題時認真遵守，即：公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用任何標點符號。

2、正文內引用公文時，應先引標題，后引公文字號。

七、關于印發、批轉、轉發的公文

（一）通常是“印發”本級機關的，“批轉”下級機關的，“轉發”上級和不相隸屬機關的。

（二）被印發、批轉和轉發的文件，不是附件。

（三）被批轉、轉發的文件，經處理以后，只保留原文件的標題、正文、成文機關、成文日期，不可保留被批轉和轉發機關的印章。

（四）印轉類通知標題中可出現兩個文種名稱，如轉發“意見”或“函”。但標題不宜出現一個以上的“關于”或“通知”。

（五）擬定層層轉發的公文標題時，為避免出現多個“關于”或“通知”，有兩種處理方法：一是采用“復轉”字樣，如：縣政府復轉國務院關于印發×××的通知。二是采用轉發公文字號的方式，如：旗政府轉發國發?2010?×××號文關于×××的通知。

第五篇：行政機關公文寫作知識講稿（定稿）

公文寫作專題講稿

在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會步入信息化時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達決策中發揮著越來越重要的作用。今天，主要和大家交流學習公文寫作的三個問題：一是公文基礎知識；二是常用公文寫作；三是公文歸檔管理。下面，分項簡述。

第一部分 公文基礎知識

一、公文的定義

公文，即公務文書的簡稱，是處理公務、管理事務的一種書面文字工具。公文屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、公文的特征

1、鮮明的政治性。

2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

3、法定的權威和特定的格式。

4、現實的效用。

三、公文的作用

1、上傳下達、互通情報。

2、作為工作依據和憑證。

3、宣傳教育。

4、規范行為。

四、公文的種類

公文的種類即文種。我們習慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領域使用的專用公文。

1996年5月3日，中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》，規定黨的機關公文分為14類文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、會議紀要、函。2000年8月24日，國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》，規定政府行政機關的公文分為13類文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通

(3)報請性公文。是下級機關用以向上級機關匯報、請示工作的公文，這類公文是上行文。如報告、請示等。

(4)知照性公文。是用以向有關方面告知情況，關照事項的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通報等。

(5)聯系性公文。是用于各單位或各機關之間聯系工作的公文。如函等。

(6)實錄性公文。主要指真實地記錄會議情況和議定事項的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

此外，公文的分類方法還有一些，比如，按照傳閱范圍限定與否，把公文分為內部文件和公開發布的文件兩種。

六、公文的體式

公文的體式主要是指公文的構成要素、格式及其印裝規格。

（一）公文的構成要素

一份完整的公文，我們通常把它分為眉首、主體、版記三部分。一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、印制份數等部分組成。這些項目有些是公文的必備要素，有些則是可以略去的。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

1、“眉首”部分

(1)秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。保密期限應視文件內容而定，如“機密★一年”、“絕密★三個月”不等。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。秘密等級用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；份數序號用七位阿拉伯數碼標注在文件首頁版心左上角第一行，即“1”編為“0000001”。

不涉及保密內容的普通文件，則沒有這個項目。(2)緊急程度

緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特級”、“加急”、“平急”。緊急公文的緊急程度用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行；如需同時標注秘密等級、緊急程度，應先標緊急程度后標秘密等級。

(3)發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；如“馬蹄鎮人民政

《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

(2)主送機關

主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。標題下空l行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

上行文一般只寫一個主送機關，如果還有其他機關需要掌握有關情況，可以抄報的形式發送公文。下行文有專發性的和普發性的兩種，專發性的公文是專門向某一個機關下發的公文，這種公文的主送機關也只能有一個；普發性的公文是指內容的涉及面較廣，因而須向多個機關發文，這種公文的主送機關不止一個，在排列主送機關名稱時，要確定一個合理的順序。有時，一份公文的主送機關有許多個，為使行文簡潔，可用泛稱泛指受文機關，甚至可以不寫主送機關。

(3)公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比較復雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結尾三個部分。

(4)附件

公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號，附件之后不用標點符號。附件一般應與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起，其附件首頁版心左上角應注明正文的發文字號和附件的順序號（形式為“××〔2003〕××號附件1”）。

(5)成文日期

成文日期是公文生效的時間，用漢字書寫，即“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全，“零”寫為“○”（黨的機關公文用阿拉伯數字）。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

(6)公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有兩種情況：一種是單一發文印章標識，另一種是

主題詞的標引應先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。

(2)抄送機關

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

(3)印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各單位的辦公室或文秘部門。有的發文機關沒有專門的辦公室或文秘部門，也可標識發文機關。

(4)印制份數

在印發機關和印發日期下一行，用3號仿宋體字右空1字，不加反線。(5)版記中的反線

版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。(6)版記的位置

版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

4、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

5、公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）公文的構成格式

1、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g—80g的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％—90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％。

2、公文用紙幅面及版面尺寸

第二部分 常用公文寫作

一、公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法。但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下幾點：

1、要符合黨和國家的方針政策、法律法規和上級機關的有關規定。

2、要符合客觀實際，符合工作規律。

3、要符合保密制度的要求。

4、要遵循行文規則和發文程序。一是文種選用要正確。二是行文關系要妥當。三是制發程序要合理。

一份公文的制發過程，一般包括以下幾個步驟：(1)擬稿。草擬公文應當做到：

①符合國家的法律、法規及其他有關規定。

②情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確，篇幅簡短。

③公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

④擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

⑤人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

⑥結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

⑦應當使用國家法定計量單位。

⑧文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

⑨公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

(2)核稿。公文送負責人簽發前，應當由辦公室或文秘部門進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本細則的規定等。

(3)簽發。以本單位名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本單位名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

通告的正文一般包括發布通告的目的或根據、通告事項及結語三個方面的內容。

撰寫通告須注意三點：一要寫得通俗。由于公告、通告的讀者范圍十分寬泛，讀者對象常常是廣大群眾，因此在起草這類文件時，要特別講究語言的簡明和平易，要使用通俗易懂的語言把事項交代清楚。二要寫得具體。公告、通告事項的說明，不能籠統、而要具體，要使人們易于了解行文意圖，以此突出公告、通告的實用性。三要寫得清楚。公告、通告往往采用分條列項的形式將事項寫明，層次分明。

3、通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

按其內容和功用的不同，可將通知分為批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。

(1)批示性通知。批示性通知有三種:一為“頒發”、“發布”或“印發”型通知，二為“轉發”型通知，三為“批轉”型通知。

“頒發”、“發布”或“印發”型通知是指用來頒發行政法規和規章或印發有關文件的通知。

“轉發”型通知，如《縣人民政府辦公室關于轉發市人民政府辦公室開展第二次全國人口普查工作通知的通知》。

“批轉”型通知是批示轉發下級機關發來的公文的通知，其寫法與“轉發”型通知基本相同。

(2)指示性通知。上級機關宣布要求下級機關辦理或執行的事項，但限于發文機關的權限，或因其內容不宜用命令(令)或指示的，可用指示性通知。這類通知又稱規定性通知或布置性通知。如：《縣人民政府辦公室關于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。

(3)告知性通知。告知某一具體事項，可用告知性通知，這類通知是機關日常工作經常會用到的公文文種。

(4)任免性通知。主要用于任免人員。

4、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況。

根據通報的具體用途的不同，可將通報分為三類，第一類是表彰先進的表彰性通報；第二類是批評錯誤的批評性通報；第三類是傳達重要精神或情況的傳達性通報。

5、報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

1請示中雖然也可以陳述情況，但這是次要的，是為請示事項的提出服務的。第二，內容含量不同。綜合性報告大都涉及多個事項，即使是專題性報告，也往往涉及一個事項的幾個方面，內容含量較大、篇幅較長；而請示的撰寫則強調一事一文，內容單

一、篇幅較短。

第三，行文時機不同。報告可以在工作進行之前行文，也可以在工作進行當中行文，而更多的是在工作完成之后行文；而請示則必須事前行文，不能“邊干邊請示”，更不能“先斬后奏”。

7、函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準和對下級機關答復審批事項。函既可以在平行機關及不相隸屬機關之間使用，也可以在上下級機關之間使用。

按行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復函。

按內容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請函等等。目前，經常使用的有四種，即商洽性函、詢問性函、答復性函和請求性函。(1)商洽性函。機關之間商量或接洽工作，可以使用商洽性函。(2)詢間性函。機關之間詢問問題，征求意見，可以使用詢問性函。(3)答復性函。機關之間回復問題，可以使用答復性函。

(4)請求性函。機關之間請求幫助或配合工作，以及向有關主管部門請求批準，可以使用請求性函。

撰寫函須注意三點：一是文種選用要正確。二是內容要簡潔。一份函一般只能寫一件事。三是措詞要得體。

8、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

會議紀要是一種實錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納整理的基礎上，將其反映出來的公文文種。會議紀要是會議文件，但并非所有的會議都要形成會議紀要。通常只有大中型會議或比較重要的會議，才要求寫會議紀要。

按其內容和功用的不同劃分，可將常見的會議紀要分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。

按會議性質的不同劃分，可將會議紀要分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。

會議紀要有兩大特點：一是紀實性，二是提要性。

撰寫會議紀要，須把握以下要求：一要做好會議記錄。會議紀要必須真實、全面地反映會議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會議記錄是寫好會議紀要的基礎。二要突出會議要點。“紀要”即記錄要點，寫

32、信息

信息，是行政機關內部的一項專門性工作，屬于辦公室工作的一個組成部分。寫好信息，要做到三點：一要吃透上情，摸清下情。二要實事求是，尊重客觀。編寫信息時必須真實準確，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能縮小。對一些關系重大的信息素材，還要經過核實，數字要準確無誤，結論要符合實際，辦法要切實可行。在這里假不行，模棱兩可、似是而非也不行。三要講究文字，條理清楚。信息的編寫要中心突出，有主有次，語言文字規范。實際寫作時，要盡量避免和克服七種通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌語言不簡，三忌穿靴戴帽，四忌結構松散，五忌詳簡不當，六忌語標不對，七忌行文不規。

一般情況下，信息標題有四種寫法，即數字型，“××縣首季引進農業項目資金2.74億元”；詞匯型，如“××縣三項承諾打造親民政府”；雜合型，如“國慶期間全市餐飲企業實現銷售收入××萬元，同比增長××%”；短語型，如“××縣政府辦實行“8+2、5+1”學習制度打造學習型辦公室”。信息基本結構形式有以下幾種：①動態類信息，包括下級貫徹落實上級某一重要指示精神的情況，機關的重要活動、重大部署、工作動態、社情災情、突發事件等，基本結構形式為：“做法—效果”，或“情況—處理結果”。②經驗類信息，即介紹可資借鑒、有推廣價值的工作經驗的信息，基本結構形式為：“成果—做法—經驗”或“做法—經驗—成果”，或是把“成果”寫進導語中，主體就是“經驗”或“做法”介紹。③問題類信息，即反映領導機關需要關注或加以解決的各種問題的信息。基本結構形式為：“問題—原因—建議（意見）”，或“問題—原因”，或“問題—建議（意見）”。④意見類信息，是指某地（單位）或某人對某些事情的看法和見解的信息，基本結構形式為：“意見—理由”或“事由—意見”等。不論是哪種信息，都力求短小精干，要在幾百字中把一個問題講具體、講透徹、講準確。做到能幾百字表達清楚的，不用一千字，能用一千字說明問題的決不用一千幾百字。

3、計劃

計劃是某一個單位、部門或個人，對預計在一定時期內所要做的工作或所要完成的其他任務加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

計劃的種類很多，但不論哪種計劃，一般都應當包括分析基本情況、明確任務要求及提出具體措施等幾項內容，也就是要講明“做什么”、“怎么做”及“什么時間完成”等事項。

計劃通常是由標題、正文和落款幾個部分構成的。

(1)標題。標題一般包括單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個項目，5 講話稿，是指領導同志在各種會議上，或利用廣播電視等宣傳工具發表講話的書面材料。

講話稿的種類很多，常用的歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、開幕詞以及各種會議上的致詞、中心發言稿等，都屬于講話稿。

撰寫講話搞，須注意四點：一是針對性要強。二是主題要集中鮮明。三是內容要吸引人。四是語言要通俗生動。時下，寫領導講話稿越來越難：一是難在“多”上；二是難在“新”上；三是難在“度”上。

寫好領導講話稿，須記住“四句話”：第一，關門“當領導”。一篇文稿的成功與否，首先取決于領導是否認可，是否滿意。可以說，這是文稿的“生命線”。這就要求我們在文稿的立意上，盡可能地領會領導意圖，體現領導意圖，實現領導意圖。如何把握領導意圖？一是從黨和國家的大政方針中學習。二是從一個時期領導的工作重點中捕捉。三是從領導者思考的熱點問題中發掘。四是從領導的思維方式和講話習慣中領悟。第二，少說“普通話”。領導講話具有明顯的權威性、思想性、鼓動性。思想越豐富，聽者就越入神；鼓動性越強，領導就越滿意。文稿要體現較強的思想性、鼓動性，必須少說“普通話”。一是把握分寸。二是把握場合。三是把握對象。第三，執筆“三分主”。拿出“幾分”勇氣，站在“領導”角度，親身感受和體會。具體來講，一是注意觀點的創新。二是注意結構的創新。三是注意語言的創新。第四，大膽“秘密抄”。“秘密”就是要“暗暗下功夫”，“抄”就是學習和積累。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就能實現它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰略性的思想，有備無患，需則用之。

第三部分 公文歸檔管理

一、收文辦理

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

收到下級機關上報的需要辦理的公文，辦公室或文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他單位或部門職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

收到上級機關下發或交辦的公文，辦公室或文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室

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