第一篇：公司公文處理工作管理辦法

公司公文處理工作管理辦法

第一章

總

則

第一條為使 11 公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度）的有關規定，制定本辦法。

第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

第二章

公文種類

第六條總公司的公文種類主要包括。

（一）條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質；

（二）規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；

（四）通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達。

（五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；

（六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準；

（七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問；

（八）批復：對請示事項予以答復；

（九）會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項；

（十）函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部

門提出請示等。

第三章

公文辦理

第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

第八條發文時間以領導簽發的時間為準；聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題（簡要內容）、來文單位、密級等并編號。

第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發。總經理離京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定；凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知（限于 11 公司系統內）經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

第四章

公文歸檔和銷毀

第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿（包括領導的修改或批示稿）、正本和有關材料立卷歸檔。

第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

第五章

附

則

第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第二篇：項目部公文處理工作管理辦法

公文處理工作管理辦法

根據項目部成立后的工作實際和職能管理對公文處理規范化、制度化、科學化的要求，為避免行文混亂，提高工作效率，使項目部文件成為完善項目管理和進行公務活動的重要工具，特對項目部公文處理有關事項通知如下：

一、公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作；

二、公文處理要有利于正常的行政管理工作，遵循公文處理及時、準確、安全的原則；

三、各部門應當指定一名專（兼）職人員負責本部門的公文處理工作；

四、公文格式：公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。

（一）發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱；聯合行文，主辦單位應當排列在前。

（二）有保密要求的公文，應根據保密程序，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”。

（三）緊急公文，應根據緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。緊急電報應當標明“特急”或“加急”。

（四）發文字號一般包括：代字、年號、序號；聯合行文只標明主辦單位發文字號。發文字號一般標注在發文單位之下，橫線上方居中；函件的發文字號標注在橫線下方右側。

（五）上報的公文，應在橫線上方左側標注字號，右側注明簽發人，如有會簽單位，應注明會簽人姓名。

（六）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，并準確標明公文種類；標題中一般不用標點符號。

（七）公文如有附件，應在正文后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。

（八）公文除會議紀要外，一律加蓋印章。聯合行文，聯合單位都應當加蓋印章。聯合行文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。

（九）成文日期。以項目部領導簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下，正文之前注明會議名稱的通過日期。

（十）文件應當標注主題詞。上報的文件應按照上級單位的要求標注主題詞；主題詞標引按上級機關要求和《國務院公文題詞表》，依次以類別詞、類屬詞和文種標注于文尾部分發送欄之上。頂格寫。標注主題詞一般不超過5個詞匯。

（十一）文字從左至右橫寫、橫排、左側裝訂。

五、發文處理：發文一般按擬稿、會簽、核稿、呈批、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔等步驟進行。即：

（一）部門承辦人草擬文件。發文一律用“發文稿紙”擬稿。擬稿應按發文稿紙上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期，草擬公文應做到：

1、要符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定，符合公司實際情況。

2、情況確實，觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點準確、篇幅力求簡短。文面雜亂、字跡不清、條理不明的文稿，文秘人員有權退回。

3、人名、地名、數字、引文準確，日期應寫具體年月日。

引用公文應先引標題，后引發文字號。使用簡稱時，一般先用全稱，并括號注明規范簡稱。

4、結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、公文中的數字、除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（二）會簽：各部門承辦的項目部發文凡涉及其他部門業務的應事先會簽；

（三）核稿的重點是：是否需要行文；有關部門、單位是否已協商、會簽；提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；公文內容、文字表達、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

（四）項目部領導審核簽發文件；

（五）簽發后，由部門負責公文處理的人員進行登記，編寫部門發文字號、成文日期、發授范圍、文件印數等內容；

（六）將簽發后的文件稿本交項目部綜合辦公室登記，按注發方式印制、發送；

（七）按批準的打印份數蓋印、分發。用印按相關規定執行。

（八）按有關規定立卷、歸檔；

六、簽發文件按以下原則辦理：

（一）以項目部和項目部黨總支名義發出的文件，分別由項目經理（行政文）和黨總支書記或副書記（黨總支文）簽發；

（二）以部門名義發出的屬于部門具體業務和事務性的文件，可由部門負責人核稿、簽發；

（三）部門發文，但文件內容涉及問題比較重要的，為慎重起見，部門負責人核稿后，會簽再送給主管領導簽發；

（四）簽發文件人要寫全自己姓名，并注明簽發日期；

六、計算機打印，文稿送到綜合辦時，第一頁文稿應能套印發文機關標識（俗稱紅頭）。

七、正確使用公文種類和格式，規范公文外觀形式，維護項目部形象。

八、文件送審前要在首頁附上“文件簽發單”，在公文處理過程中按要求填寫相關內容。

九、項目部各職能部門（單位）原則上不得越級請示和報告，不得對外正式行文。如確需對外正式行文，需使用項目部的發文機關標識，并加蓋項目部印章。

十、為規范項目部機關行文編號，對項目部及各職能部門發文字號規定如下：

項字（項目部行政）項黨（項目部黨總支）項工（項目部工會）項團（項目部團總支）項綜（項目部綜合辦）項技（項目部技術部）

項質（項目部質量保證部）項安（項目部安全環保監察部）項財（項目部財務部）項計（項目部計劃合同部）項物（項目部物資設備部）項工管（項目部工程管理部）

十一、使用項目部印章登記后，業務性常規用印由綜合辦公室主任審批簽字，重要的由項目部主管領導審批簽字。使用項目部領導個人印章，業務性常規用印由職能部門負責人登記簽字，綜合辦公室主任核簽，重要的非常規用印，需經領導本人或授權主持工作的領導同意簽字。

十二、收文處理：收文一般包括傳遞、簽收、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔等程序。項目部綜合辦公室統一做好外來文件的簽收、拆封點份、登記，送項目部有關領導閱批后，按批示做好文件的分送和催辦工作，以及文件的立卷、歸檔工作。

十三、各部門負責人應當高度重視公文處理工作，按照本通知要求，必須建立收、發文登記本（附件

八、附件九），并做內部傳閱（附件十）。

十四、電子文件

建立項目部電子文件檔案。項目部各部室每季度最后一周將本部門重要文檔歸類、整理后交綜合辦制成光碟歸檔。

第三篇：公文處理工作規范

一、總則

1.根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，結合我公司的實際情況，特制定此規范，公文處理工作規范。

2.我公司的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規章、下達指示、決定，指導工作，向上反映情況，請示、報告工作，企業內外溝通情況、交流信息，商洽、協調、聯系工作的重要工具。它具有鮮明的政策性，一定的權威性，嚴格的規范性，較強的時效性。

3.黨政工作部是公文的管理機構。設專人負責公文的處理工作。

4.公文處理工作是公司日常工作重要組成部分，是承上啟下、聯系左右、溝通內外的主要手段，是公司工作的橋梁和紐帶，也是秘書工作的重要部分和關鍵環節。

5.黨政工作部工作人員在公文處理工作中，要端正思想作風，發揚深入實際，聯系群眾，調查研究，實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高業務素質，提高公文處理的質量和效率，為領導、機關部門和基層單位提供優質服務。

6.公文處理工作必須遵循準確、及時、保密、安全的原則，嚴格按照公文處理程序辦理；嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范疇辦理，不丟失、不被盜、不泄密、不損壞。

一、公文主要種類

1.公司的公文種類主要有：

⑴.決定、決議

對本公司某些重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項用“決議”。

⑵.通知

傳達上級機關的指示，要求下級單位、部門辦理或需要知道的事項，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，印發本公司一些法規性文件，均用“通知”。

⑶.通報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，用“通報”。

⑷.報告、請示

向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議用“報告”。

向上級機關請求指示、批準，用“請示”。

⑸.批復

答復下級單位的請示事項，用“批復”。

⑹.函

向有關主管部門請求批準的事項，同級機關之間、不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題等，用“函”。

⑺.會議紀要

記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用“會議紀要”。

⑻.規定

本公司或部門制定的具有一定強制性的管理的有關規章制度，用“規定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、辦法、規章、計劃、合同、電報以及經過一定的批準手續后轉化為公文的某些簡報、調查報告、領導講話等，根據情況酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文頭(發文機關全稱加“文件”二字組成)、標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄報機關、抄送機關、主題詞、制發機關、制發時間等部分組成。

⑴.公文標題。公文標題一般由發文機關全稱或規范的簡稱、事由和文件三部分組成。公文文頭已含發文機關名稱的，標題中可略去發文機關名稱。轉發公文的標題，要簡明準確，但不要只寫文號。在公文標題中除法規性文件外，一般不加書名號。

⑵.發文字號。發文字號一般由機關代字、年號、序號三部分組成。幾個部門聯合發文，只標明主辦部門的公文編號，黨政聯合發文，用黨委的文頭，編黨委的文號和行政的文號。

機關代字應使用規范的簡稱，并應避免與其它機關相混淆。

正式文件年號一律用公元紀年全稱括于方括號內，置機關代字之后，流水號之前。函件年號可使用簡稱括于圓括號內，置于機關代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送機關應寫于標題之下，正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、決議、會議經要等，應將主送機關寫于正文之后。正式文件主送機關的全稱、規范性簡稱和同類型單位的統稱應使用統一的固定概念和序列表達，不得經常變換。

上報請示的公文，一般只寫一個主送機關，如確需同時上報另一個上級機關，應用抄報的形式。

⑷.正文。正文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，應在正文之下(空一行)，發文機關印章及成文日期之前，按順序注明附件名稱，工作匯報《公文處理工作規范》。

⑹.印章。印章是公文制發機關對公文生效負責的憑證。公文一律加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方。并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日4-7個字。如發文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處。正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發文時間并蓋章，同時在該頁左上方標明“此頁無正文”。幾個單位聯合行文，印章順序與行文機關相吻合，最后一枚印章順序應與行文機關相吻合，最后一枚印章與發文時間相疊。黨政聯合發文，黨委印章在左。

⑺.秘密等級。保密公文應在文件頭左上方注明等級和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款應使用發文機關的全稱或規范化的簡稱。

⑼.發文時間。發文時間以簽發或會議討論通過的日期為準。

公文日期統一使用漢字標識。且年、月、日三者俱全，不得簡化與省略。

⑽.附注。公文如有附注，應列印章、時間之下，主題詞之上，有圓括號括起來。

⑾.抄送機關。抄送欄設于文件末頁下端，制發機關之上。抄上級機關的標明“抄報”，抄平行機關、下級機關和不相隸屬機關的標明“抄送”。抄報、抄送頂格書寫用橫線隔開來。

⑿.主題詞。為便于公文管理和使用微機檢索，可編制公文主題詞表，按公文主題內容選1-5個主題詞，刊于抄送機關之上。

2.公文用紙、一律使用A4紙。

3.公文用字。公文的正文部分推薦采用四號宋體字，標題和其它部分可酌情大一號或小一號，標準行數和列數均為二十五左右。

四、行文規則

1.各部門的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

⑴.上行文。指下級機關、單位向上級機關、單位的行文。一般般用請示、報告、函等文種。

⑵.下行文。指上級機關、部門向下級機關、部門的行文。一般用指令、決定、決議、批復、通知、通報、通告、函等文種。

⑶.平行文。指向同級單位和不相隸屬的單位和部門發的文件。主要用函。

2.凡屬于行政職責范圍內的工作，應以行政名義行文，不應要求以同級黨組織名義行文或與同級行政單位或部門聯合行文。若黨委系統建議與同級行政單位或部門聯合行文，其內容既涉及黨群工作又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主，與行政關系不大時，則由黨組織自行行文。

3.各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須向上越級行文時，應同時抄報越過的上級單位機關。

4.向上經機關請示的公文，應一文一事。請示不要直接送領導者個人，也不要多頭分送，應送黨政工作部統一辦理。

5.公文字數一般不超過三千字，若超過三千字應寫出內容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得對黨的組織作指示，交任務。

7.轉發上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不必另外行文。

五、收文處理程序

1.收文處理程序一般包括簽收，登記，分發、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.簽收。簽收公文應認真核對所收文件的件數是否與文件投遞單或送文簿上登記的件數相符；文件包裝上的收文機關、收件人是否與本機關相符；包裝編號是否與投遞單或送文簿的登記相符；文件包裝是否有破損、開封等現象，重要文件應逐頁查點。如發現問題，要及時向發文機關查詢，采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。

⑵.登記。登記文件應將收文號、來文機關、文件標題、密級、發文字號、緩急時限、件數、收發時間以及處理情況逐項填寫清楚。登記編號不得出現重號和跳號的現象。

⑶.分辦。分辦就是文書工作人員將收進的文件經過登記以后送綜合部負責人批分后，送有關領導、有關部門或承辦人員辦理。

⑷.批辦。主管領導人在閱讀文件的基礎上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人承辦。

⑸.承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文單位，同時抄送交辦部門銷案；凡涉及其他部門業務和事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理；凡須報請上級領導審批的事項，應由主辦部門提出意見，并代擬文稿，如文稿內容涉及其他部門，應與其他部門協商并取得一致意見后，送請上級領導審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。

⑹.傳閱。傳閱文件要做到以下幾點：

a.掌握傳閱范圍。嚴格按照規定范圍和領導批辦范圍組織傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

b.控制文件運行。嚴格傳閱登記手續，隨時掌握文件去向，避免漏傳，誤傳和延誤。

c.文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

d.認真檢查處理。文書人員應對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標明了閱完時間；二查傳閱人有無指示意見；三查傳閱件有無缺損。

⑺.催辦。對落實到各承辦單位或部門的公文，由黨政工作部負責催辦工作。

⑻.收集。已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員應做好回收工作。

六、發文處理程序

1.發文處理程序一般包括擬搞、會稿、審核、簽發、繕印、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.擬搞。擬稿應做到以下幾點：

a.符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針政策及有關規定，符合公司的實際情況

b.情況要屬實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，篇幅要簡短。

c.人名、地名、數字、引文要準確。

d.公文中的數字除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其它發布用阿拉伯數字外，一般用漢字標識。

e.引用公文應先引用發文機關、標題，后引文號，并加括號。

f.公文中的計量單位，應使用國家法定計量單位。

g.草擬、修改、簽發公文要用碳素筆、鋼筆，并只能用碳素墨水、藍黑墨水來書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。

⑵.會稿。凡涉及其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文領導人最后審批簽發前，應由黨政工作部負責人對文稿的內容、體式、文字等進行審核。審核要把好五關：

a.行文關。確定是否行文，以何名義行文。

b.內容關。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法、措施和要求是否明確具體，切實可行。

c.政策法規關。審查文稿是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規；與本公司已經發布，仍在執行的政策規定有無矛盾。

⑷.文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練；句子是否符合語法；標點符號、數字數量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。

⑸.體制格式關。審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏等。

4.簽發。審批簽發的一般原則是：

⑴.涉及全局性或經會議討論通過的重要文件，由領導簽發。

⑵.涉及某一方面的問題，由分管領導人審閱后，送主要領導人簽發。

⑶.對于機關一般事務性函件或領導已決定的事項可授權黨政工作部負責人代簽。

⑷.已簽發的公文，不準隨意改動，如確需改動時，必須重新核稿，并報原簽發的領導審定。

⑸.所有上報的公文，都必須由主要領導簽發。若主要領導不在家，應由在家主持工作的領導簽發。

5.編號登記。文稿經領導人簽發后，應進行發文登記和編號。登記時應首先檢查簽發手續是否完備，文件有無錯漏，主、附件是否齊全。《發文登記表》包括以下內容：日期、編號、主送單位、標題、主辦單位、主辦人、簽發人、主題詞等。

6.繕印。略，見《繕印工作規范》。

7.用印。略，用印的具體要求見《印信管理工作規范》。

8.分發。分發應根據分發范圍書寫信封、分揀、裝封，經檢查無誤后再嚴密封口。凡正式文件、都應附《發文通知單》隨文件一起郵寄。一般不得通過會議發放正式文件。所有上報的文件必須是原件，不準上報復制件。

9.收集。發文資料收集范圍包括：文件底稿、文稿附件、領導批示等。

10.立卷。立卷要根據發文機關、內容、時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。絕密文件不能復制。機密，秘密文件經黨政工作部批準可以復制。復制文件應視原文一樣管理。

11.歸檔。立好的案卷，應寫上標題，編寫案卷目錄，并按照有關規定定期向檔案管理員移交。移交案卷時，應履行有關手續。

12.銷毀。沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒定和主管領導人批準，可定期銷毀。

收集、立卷歸檔、銷毀應遵守《檔案工作規范》。

七、公文質量考評制度

1.黨政工作部要建立公文質量考評制度，定期對本公司在日常工作中所形成的公文進行檢查或抽查，表彰先進，批評落后，促進全公司公文質量不斷提高。

第四篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規范公司各項公文，發揮公文對公司業務經營的指導作用，提高公文速度和行文質量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應于公司各部門。

第三條本規定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業之間來往文書，公司下發各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業和下發各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結、領導發言和業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關主管部門、股東單位請示、詢問和答復問題，關聯公司、關系企業之間互相商洽業務、聯系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規章制度：指由公司名義下發的各類管理制度、規定、操作指南（職位說明書、作業指導書、作業程序、流程表單）、暫行規定等；

（四）呈文：指各部門對總經理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發的各類會議紀要（總經理辦公會、月科研生產調度例會、業務專題協調會）及每周動態（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發的行使其部門職能的通知、通報、工作總結和部門業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等。

第二章職責

第四條公司有關人員和部門職責

（一）總經理或董事長：負責公司文件的審批和簽發，負責規章制度的審批和呈文的批復；

（二）各部門部長：負責提請公司名義發放的各類公文及呈文的審核，負責部門文件的審批和簽發，負責相關公司文件、規章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責公司公文管理的制定和檢查，負責公司公文的校對，負

責外來公文的處置，負責檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責公司文件、函的編號，負責公司文件、函、規章制度、會議紀要和外來公文的收、發工作,負責公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責本部門公司公文的收、發工作，負責本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統一采用A4紙，左側裝訂，頁面設置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標題為黑體，二號字，行文標題為黑體，小二號字，副標題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標號、頁腳標碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標題、公文字號、行文標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文單位印章、發文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數、頁眉標號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，除批轉性文件外，行文標題一般不加書名號和其他標點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標號標明公文種類；

（三）公司公文外發時一般只標明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標明；

（四）發文時間以領導簽發日期為準；聯合行文以最后單位簽發的日期為準；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應當在正文之后、發文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。

（七）收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱；聯合發文應將主發單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發到各部門，不直接發到部門下屬單位；

（十）發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

第九條公司公文行文時文字應注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節序數的寫法：公司公文（規章制度采用ISO標準除外）一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標號進行公文分類，標注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標注，分別標記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務部簡稱：司計財；生產部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監察室簡稱：司審監

（三）頁眉標號用于規章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側為公司全稱，右側為公文種類標號，采用漢字拼音簡稱，分別標記如下：

公文種類頁眉標號說明

規章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務部；ZZ：生產部； SC：市場部；JZ：技術質量部；SJ：審計監察室；

（3）為該文發放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發的公司文件、函、規章制度需要填寫《文件簽發單》，呈報總經理審批，經總經理簽署簽發意見（需要相關部門會簽的由相關部門負責人會簽）后，擬發稿部門將發文原稿、發文原稿電子文檔、《文件簽發單》交綜合管理部進行發文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內容、發送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數印制份數，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應在文件發文日期一日內發送主送單位，二日之內發放完全部文件，并將發文原稿、文件存檔件、《文件簽發單》、《發文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責人簽發，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態（含下周計劃）由綜合管理部發放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責簽收，并將文件內容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責人根據文件內容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經理或董事長閱示，或組織公司相關部門及個人傳閱，或轉相關部門按文件的要求處理，或轉入檔案管理；

第二十條呈報總經理或董事長閱示的，經總經理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責收回，文件傳閱過程中閱讀人應注意下列事項：

（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內容；

（二）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件。

第二十二條相關部門接到文件處理要求后，及時組織相關人員研究解決方案，并在收到文件三日內將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規章制度、會議紀要及部門文件發放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發份數和存檔份數加蓋紅章，其余發文用復印件形式發放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責解釋。

第二十八條本辦法自下發之日起施行。

第五篇：公司公文管理辦法

〃北京銀河來星科技有限公司

公文管理（暫行）辦法

2011-06-13

一、原則要求

公文管理應做到及時、準確、安全、保密，手續簡便清楚。行政部是公司的公文處理和管理機構，應做好公文收發、分辦、流轉、傳遞、打印、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責要求應積極做好公文擬制、流轉和預歸檔等工作事宜。

二、公文種類

公司常用公文的種類主要包括請示、報告、決定、決議、通知、通報、批復、函、會議紀要、規章條例、意見等，適用范圍如下：

(一)請示：向上級機關或主管部門請求指示、批準，用“請示”。

(二)報告：向上級機關或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關或主管部門的詢問等用“報告”。

(三)決定：對重要事項或重大問題作出安排，獎懲有關單位和人員，用“決定”。

(四)決議：經過會議討論通過，并要求貫徹執行的事項用“決議”。

(五)通知：發布行政法規和規章，轉發上級機關或主管部門的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理的需要周知或共同執行的事項，用“通知”。

(六)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報”。

(七)批復：答復下屬單位的請示事項，用“批復”。

(八)函：不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等，用“函”。

(九)會議紀要：記載傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”。

(十)規章、條例：是法規性文件，需要有關方面貫徹執行的事項。下發時用“印發……條例的通知”。

(十一)意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。

二、公文格式

文件一般由秘密等級、保密期限、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機關、打印人員、校對人員、印發份數、印發機關、印發日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應當由承辦單位標注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”、“機密”和“秘密”，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。標識密級等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字中間空一格；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

(二)發文機關標識應當使用發文機關全稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。

(三)發文字號應當由發文機關代字、年份和序號構成。字號位置在發文機關標識下空兩行處，用3號仿宋體字，居中排列（上行文除外）；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年代應用全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號不編虛位，例如，銀河來星[2011]001號；聯合發文，只標注主辦機關發文字號。

1.總公司和總公司各部門編發的文件代字分別為：

⑴公司發文銀河來星

⑵公司工會發文銀河來星工

⑶行政部發文

⑷財務部發文銀河來星行銀河來星財

其他部門發文以此類推(下同)。

2.在直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴上海分公司銀河來星滬

⑵天津分公司銀河來星津

3.設立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡稱加該城市名稱的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴深圳分公司銀河來星粵深

⑵廈門分公司銀河來星閩廈

(四)上行文應當注明簽發人，發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標識簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人姓名、電話。

(五)公文標題，應當完整、準確、簡要，用2號宋體并加黑居中書寫。

(六)公文的主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱。書寫位置在標題下空一行左側頂格處，用3號字仿宋體，主送機關名稱后標全角冒號。

(七)正文內容每一段落起始應居左空二字，用3號仿宋字體，段落間距用

1.5倍行距。結構層次序數應符合下列規范，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。

（八）公文如有附件，應當在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附件說明，標明附件順序和名稱。附件應當在用印頁之后另起頁，并與正文裝訂在一起。

（九）成文日期，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發的日期為準。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用3號仿宋字體。

（十）公文除以“會議紀要”和以電子郵件形式下發的公文以外，應當加蓋印章。單一機關制發的公文，蓋印的位置一般應上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標準。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。當聯合行文需要加蓋兩個以上印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主送機關印章在前；印章均壓成文時間；印章之間互不相交或相切，但相距不超過3mm。

（十一）附注（如“此件發至**處”等）應當用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。

（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應當有一字間隔。公文的主題詞一般不超過5個。標引順序是先標類別詞，再標反映公文內容的類屬詞，最后標反映公文形式的文種詞。（主題詞表見附件一）。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字并加黑，詞目之間空一字。

（十三）抄報、抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱。公文如有抄報（送），在主題詞下一行，左空一字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關間空一字間隔，回行時與冒號后的抄送機關對齊。

（十四）打印人員、校對人員及印發份數，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下），占1行位置，用3號仿宋字體。

（十五）印發機關和印發日期，位于打印、校對人員及印發份數之下，占1行位置，用3號仿宋體字。印發時間以公文印制的日期為準，用阿拉伯數碼標識。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。（十七）公文排版要求整篇內容為偶數頁，即保證最后主題詞等務必落在偶數頁面上，若此頁無正文內容，則在此頁第一行左空二字加圓括號標明“此頁無正文”。

（十八）印章務必落在成文日期處。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得落在標識“此頁無正文”的頁面。

（十九）頁碼，用4號半角阿拉伯數碼居中標識。

三、行文規則

（一）以總公司及總公司各部門名義編發的文件，統一由總公司行政部辦理，以各分支機構名義編發的文件，由各分支機構行政管理部門辦理。

（二）公文材料除綜合性報告外，執行一文一事原則。向上級請示，主送一個上級單位，如涉及兩個以上的，用主送和抄報辦法。一般不得越級請示，一切行文（包括信息簡報類）不直接送交領導個人及有關部門，應經行政部登記后遞送。

（三）公文用紙一般為國際標準A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，應向主送單位報送3份，公司內部無論是文件還是簡報，均報送1份。

四、公文辦理

公文辦理分為收文辦理、發文辦理、簽報辦理和內部工作聯系單辦理四類。

(一)收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、傳閱等。

1.公司收文統一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘人員拆封。

2.收到下級機關上報的公文，文秘人員應當進行審核。審核的重點是：是否應由該機關主辦、是否符合行文規則、公文格式是否規范等。文件存在嚴重失誤

或嚴重不規范應當退回修正后重報。

3.審核后的文件，應當于收文當日登記、編號，及時送行政部負責人閱批。事務性便函、通知、請柬等可直接分送有關人員辦理。

4.根據行政部負責人的批注意見，由文秘人員分送給公司領導閱示或有關部門辦理。有關領導或部門應于2個工作日內閱畢（出差等特殊情況除外）。

5.凡經領導批示，要求執行或落實的文件，由行政部統一登記、傳遞，由承辦部門簽收并落實。

6.已送領導閱批或交各部門辦理的公文，行政部負責檢查、催辦，及時掌握公文的流轉和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。

7.根據批辦要求需傳閱和傳達的文件，按照傳閱和傳達的范圍由文秘人員組織分批或逐人傳閱，閱后簽字。

8.處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。

(二)發文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發、登記編號、繕制、校對、封發、立卷、歸檔等。

1.草擬公文文稿，一般由經辦部門執行，兩個以上部門的聯合發文，應由相關部門協商指定專人擬稿。

2.任何發文必須經承辦部門負責人核稿并簽字后交行政部審核合格后報公司領導簽發。總公司發文，由公司主要負責人簽發；職能部門發文，由公司分管領導簽發；各分支機構發文，由主要負責人簽發。

3.文稿經公司領導審改簽發后，不得隨意修改，如必須修改，須經原簽發領導同意并復審。

4.各級發文由各級行政部門統一登記編發文號，統一安排打印。校對由擬稿部門負責，確認無誤后，注明校對人的姓名。

5.文件的遞送渠道分為電子郵件發送、傳真發送和原件發送。

6.凡文種為通知（有關人事的通知除外）、通報、會議紀要以及轉發文件類的公文，由行政部指定電子郵箱發送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件視同加蓋公章發送的公文，不再另行下發紙制公文。各部門須指定專（兼）職文秘人員負責指定電子郵箱中的文件收發、流轉和回復工作，保證信息暢通。

7.除上述文種以外的其他公文，以原件發送。但請示類公文，可以傳真形式發送，不需郵寄原件。

8.發文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存，文秘人員應認真檢查文件材料是否完整、齊全，手續是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。

(三)簽報辦理。各職能部門呈報總經理辦簽批的報告，一律用公司統一的“北京銀河來星科技有限公司內部工作簽報”。

(四)內部工作聯系單辦理。公司各職能部門之間、各機構之間的日常業務聯系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內部工作聯系單”統一辦理。

不編排收發文號的公司內部的正式文字材料，此類材料包括領導講話、報告、工作計劃、規劃、總結、調查報告、合同、協議。外出開會、活動中帶回的文件材料，也應按常規交行政部文秘人員登記、編號，作收文處理。

五、公文督辦

公司各級行政文秘人員是代表公司督促各部門對公司各項決策、重要工作等落實的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實情況、落實過程中存在的問題和薄弱環節，有針對性的提出解決意見和建議，保證政令暢通。

附件：1．銀河來星公文主題詞匯總

2.北京銀河來星科技有限公司收文登記簿

3.北京銀河來星科技有限公司發文登記簿

4.北京銀河來星科技有限公司擬文流轉單(模版）

5.北京銀河來星科技有限公司收文流轉單(模版）

６.北京銀河來星科技有限公司內部工作聯系單

７.銀河來星工作簽報(模版）

8.北京銀河來星科技有限公司紅頭（上行文模版）

9.北京銀河來星科技有限公司紅頭（下行文模版）

10．北京銀河來星科技有限公司便箋、便函（模版）