第一篇：公司外來文件公文管理辦法

公司外來文件公文管理辦法

第一章 總 則

第一條 為使外發(fā)文件和外來公文的管理規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文管理的效率和質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于XX公司，各分（子）公司按照此辦法執(zhí)行。

第三條

辦公室為XX公司公文處理部門，其中負責外發(fā)文件復核和外來公文收文辦理工作。

本辦法中所稱的外發(fā)公文，指公司發(fā)送給政府以及其他社會組織的公告、通告、通知、批復、意見、函等。發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、核稿、審核、編號、繕印、用印、登記、存檔、分發(fā)等程序。

本辦法中所稱的外來公文，指政府以及其他社會組織發(fā)送給公司的公告、通告、通知、通報、批復、意見、函等。收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第四條 公文管理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第二章 外發(fā)公文管理

第五條

外發(fā)文件依據(jù)內(nèi)容重要程度，分別采用公司紅頭文件紙（附件1）或帶有公司標志的信紙（附件2）形式印發(fā)。

第六條 外發(fā)文件格式要求：

（一）公文標題：字體使用二號方正小標宋簡體，加粗；分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三號仿宋體字；落款位置右縮進兩格，日期為全角中文；排序?qū)哟我来螢椤?/p>

一、”“

（一）”“

1、”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注；左側(cè)裝訂。

(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：

1、XXXXX”）。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。

（四）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（五）文內(nèi)若使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

第七條 公司所發(fā)各類正式公文實行統(tǒng)一管理，使用統(tǒng)一格式、編號，行文要求規(guī)范準確。草擬公文應(yīng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，簡明扼要。

（三）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

第八條 發(fā)文由發(fā)文部門按照規(guī)定格式要求草擬好文稿，填寫《XX公司外發(fā)文件處理單》（附件3），送部門負責人、法務(wù)、業(yè)務(wù)負責人審批。

第九條 公文正式印制前，將《XX公司外發(fā)文件處理單》和外發(fā)文稿送至辦公室行政文秘組進行復核，復核重點：審批手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核，如無需修改可直接登記、編號、蓋章、歸檔；如需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序返回修改。

第四章 外來文件管理

第十條 外來文件辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條

擬辦

對于公司所有來文（包括部門及個人所收取的各類來文），由辦公室行政事務(wù)組按文件內(nèi)容和緩急程度填好《XX公司外來公文收文處理單》（附件4），辦公室負責人提出擬辦意見，上報相關(guān)領(lǐng)導閱批。具體程序如下：

（1）對于一般性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，報業(yè)務(wù)負責人閱批。

（2）對于重要性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，經(jīng)業(yè)務(wù)負責人審閱后，報總經(jīng)理閱批。

第十二條 批辦時限

辦公室負責專人根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標明緩急程度，并隨時了解文件去向。

（一）一般文件應(yīng)于文件送達之日起2個工作日內(nèi)閱批。

（二）急件應(yīng)于文件送達當日內(nèi)閱批。

（三）特急件應(yīng)隨送隨閱批。第十三條 承辦

辦公室行政事務(wù)組按相關(guān)領(lǐng)導的批示，將文件送達有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認真負責，及時辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反饋情況。

第十四條 催辦

辦公室行政事務(wù)組按規(guī)定的時間提前向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時辦理完畢。

第十五條 發(fā)給公司但未寫明具體收件人姓名及部門的信件，統(tǒng)一由辦公室商務(wù)中心登記后，交由辦公室行政事務(wù)組負責處理。

第四章 附則

第十六條 本制度由公司辦公室負責解釋。第十七條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

附件：

1、XX公司外發(fā)文件紅頭模板

2、XX公司外發(fā)文件信紙模板

3、《XX公司外來公文收文處理單》

4、《XX公司外發(fā)文件處理單》

二〇一四年十一月三十一日

第二篇：公司公文管理辦法

公文管理辦法

第一節(jié) 總 則

第一條 為提高公司的公文質(zhì)量和辦結(jié)效率，實現(xiàn)公文管理工作的規(guī)范化、制度化及標準化，綜合管理辦公室結(jié)合公司實際，特制定《公文管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

第二條 本《辦法》適用于000有限公司（以下簡稱公司）及下屬各分子公司（以下簡稱各公司）。

第三條 公文是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹公司精神與政策，發(fā)布規(guī)章制度，實行管理措施，請示、答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況及交流經(jīng)驗的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本《辦法》規(guī)定。

第四條 公文管理包括公文的擬發(fā)、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第六條 各級辦公室（以下簡稱辦公室）是公司公文處理的管理機構(gòu)。公司綜合管理辦公室負責指導各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對外、內(nèi)的簡稱均按以下規(guī)范執(zhí)行。

第八條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家的保密法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全和公司利益不受損害。

第二節(jié) 公文種類

第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要，簡報；意見等。

一、命令（令）：適用于頒布重要規(guī)章、制度和管理辦法；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關(guān)人員；撤銷各部門及各公司不適當?shù)臎Q定。

二、提案：又稱議案，是有提案權(quán)的組織或個人提交會議討論的方案、建議。適用于各級部門按照程序向同級辦公會、專項委員會、專題會或者各公司向上一級辦公會、專題會提請審議事項；適用于有提案權(quán)的人員按程序向同級董事會提請審議事項。

三、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排；任免有關(guān)人員；獎懲有關(guān)單位及人員；變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

四、指示：適用于對公司各部門、各公司布臵工作，闡明經(jīng)營管理活動的指導原則和要求的下行文。

五、公告：適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項。

六、通告：適用于在公司所轄范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項，通告主要用于有關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作需要。

七、通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機關(guān)及公司股東大會、董事會的公文，批轉(zhuǎn)各部門、各公司的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求各部門、各公司辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。

八、通報：適用于公司內(nèi)部表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。

九、報告：適用于向上級組織機構(gòu)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級組織機構(gòu)的詢問。

十、請示：適用于向上級組織機構(gòu)就有關(guān)事項請求指示、批準。

十一、批復：適用于答復下級單位或人員的請示事項。

十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題。

十三、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

十四、簡報：適用于上下級、平級之間互通情況、反映問題、交流經(jīng)驗、傳遞信息。

十五、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

第十條 發(fā)文機關(guān)根據(jù)工作實際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。

第三節(jié) 組成及格式

第十一條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發(fā)文機關(guān)署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對象，其他種類公文參照紅頭文件。

一、版頭:由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號，行間距為60 磅；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當排列在前，字體為楷體40 號，“文件”二字字體為50 號。可根據(jù)單位名稱字數(shù)適當調(diào)整字體寬度和字間距。

二、秘密等級：公文須設(shè)秘密等級。秘密等級分為“機密”、“秘密”、“普通”，秘密等級標注在文件版頭右上方頂格位臵。文件秘密等級，由發(fā)文單位根據(jù)文件內(nèi)容確定。OA 行文，秘密等級須在系統(tǒng)送文單中標明。

（一）機密：指所涉內(nèi)容只能由收文者本人知曉的公文。

（二）秘密：指所涉內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的公文。

（三）普通：指所涉內(nèi)容可在公司內(nèi)傳達的公文，但不可擅自對公司以外公布。

三、緊急程度：對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應(yīng)當分別標明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。常規(guī)公文，是指可以按正常速度形成、運轉(zhuǎn)和辦理的公文。但常規(guī)公文也要及時辦結(jié)。

緊急程度標注在版頭右側(cè)秘密等級垂直下方位臵。收文部門收到特急文件后，須立即轉(zhuǎn)呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統(tǒng)送文單中標明。

四、發(fā)文字號：包括單位代字、部門代字、年份、序號，標注于版頭下方居中或者左下方；聯(lián)合行文只需標明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文字號排序原則上所屬單位簡稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個字作為簡稱，會議紀要以“會”字作為簡稱。

五、簽發(fā)人：公司（或部門）下發(fā)帶有版頭的正式公文應(yīng)當在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名。

六、公文標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成；應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容；標題中除制度、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號；一律用“二號”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動、固定值36 磅”。

構(gòu)成標題的三個方面，視情形可省去發(fā)文機關(guān)名稱。公告或某些內(nèi)容十分簡單的公文，視情形可省去事由。

七、主送單位：主要受理公文的機關(guān)。主送單位名稱應(yīng)當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排印；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。

特別注意請示或報告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關(guān)于繳納稅款的請示，直接寫“財務(wù)管理部”，嚴禁出現(xiàn)“公司領(lǐng)導”字樣。

八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關(guān)下方；應(yīng)簡明扼要，敘述明了；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據(jù)頁面結(jié)構(gòu)、空間適當調(diào)整）”。正文中其他規(guī)定為：

（一）時間形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”寫為“〇”。

（二）引用公文應(yīng)先引標題，后注明文件字號；或引用文件字號，省略標題亦可。

（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。

（四）使用計量單位的應(yīng)當使用國家法定計量單位。

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱；使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（六）公文中的數(shù)字，除印發(fā)日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

（七）關(guān)于人員的任命、免職文件按以下規(guī)定，“任命”和“免去”為黑體四號、頂格書寫；任命和免去的內(nèi)容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應(yīng)當加括號標注；標注內(nèi)容用“小四號”、“宋體”。當正文中出現(xiàn)引用制度、規(guī)章名稱時，出現(xiàn)“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。

十、附件：公文如有附件,應(yīng)當在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。

附件是正文的補充說明部分，要與正文一起裝訂或發(fā)送；正文、附件頁碼分開設(shè)臵。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發(fā)作為附件的，須標注說明；制度辦法等作為附件的，以“第×節(jié)”居中來區(qū)分章節(jié)，以“第×條”作為開端章節(jié)里的內(nèi)容；圖表數(shù)字作為附件的，以方便閱覽、節(jié)約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標識的，應(yīng)參照公司VI 識別系統(tǒng)執(zhí)行。

十一、發(fā)文機關(guān)署名：應(yīng)該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個人則須其本人簽字；聯(lián)合行文主發(fā)單位在前、聯(lián)合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱在落款的第一行，部門名稱在第二行，發(fā)文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。

十二、成文日期：一般為會議通過或領(lǐng)導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，為最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期；印發(fā)文件時署印發(fā)日期。

十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標明“（此頁無正文）”，字體同正文。

十四、“呈、抄送、發(fā)”單位及人員：指除主送機關(guān)以外其他需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及無隸屬關(guān)系的單位，一般形式有：呈、抄送、發(fā)。

（一）呈：公司級文件須呈報董事長；部門級文件須呈董事長、總經(jīng)理，其他主管領(lǐng)導可根據(jù)行文內(nèi)容、目的自行選擇呈送。

（二）抄送：指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的平級。公司級文件抄送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等；部門文件可抄送同級別 的相關(guān)部門。

（三）發(fā)：指公文的發(fā)送對象。公司級文件發(fā)各部門、各公司等，部門級文件發(fā)各公司或各公司的相關(guān)部門等。

（四）呈、抄送領(lǐng)導的書寫順序按“級別高排列在前，級別相同先任命排列在前”的原則確定，同時任命的職務(wù)相等的領(lǐng)導，按年齡長幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級文件應(yīng)抄送綜合管理辦公室存檔備案。

第十二條 公文用紙為國際標準A4 型(長297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側(cè)裝；張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。

第四節(jié) 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當確有必要，注重實效，堅持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十四條 公司各部門無權(quán)對政府機關(guān)直接行文，該類行文均應(yīng)以公司的名義，按公司規(guī)定流程審批后印發(fā)。

第十五條 公司內(nèi)行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，職權(quán)范圍外內(nèi)容要有上級批準性文件或準予的依據(jù)。

一、公司可以對各部門、各公司行文。

二、各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向各公司、有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。各部門向各公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門的行文，應(yīng)當同時發(fā)業(yè)務(wù)部門所在公司。

三、各單位及人員一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當抄送被越過的上級單位或領(lǐng)導。

四、公司各部門可以聯(lián)合行文。

五、公司各單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權(quán)責令糾正或撤銷。

第十六條 “請示”應(yīng)當一事一文，一般只寫一個主送領(lǐng)導或單位，如需同時送其他領(lǐng)導或單位，應(yīng)用抄送形式。

第五節(jié) 發(fā)文管理

第十七條 發(fā)文管理權(quán)責劃分：

公司級文件：根據(jù)公司有關(guān)批復或出具的指導性意見，向各部門、各公司傳達貫徹公司精神與政策，執(zhí)行執(zhí)委會等專門委員會及其他公司級會議審議通過的制度及決議、實施管理措施、指導、布臵和商洽工作等，將由相關(guān)業(yè)務(wù)部門擬稿，通過《文件制訂、修訂評審表》（參見附件二）經(jīng)主管領(lǐng)導審核，進行逐級簽批。副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員有權(quán)在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)簽批公文。文件下發(fā)引發(fā)的責任由最終簽批人 承擔。

部門級文件：用于部門間工作溝通、聯(lián)系業(yè)務(wù)及向下級單位下達工作指令等，所發(fā)文件內(nèi)容須與公司的有關(guān)要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔相關(guān)責任。

第十八條 發(fā)文管理指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、繕印（或編號、套紅、清稿）、用印（用章）、發(fā)送等程序。

一、擬稿：非公司各部門業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由辦公室負責擬稿；凡內(nèi)容屬各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各部門負責擬稿；兩個及以上單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責擬稿。

（一）文稿必須符合國家和地方政府的法律、法規(guī)、方針和政策；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定。

（二）文稿必須情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確。

（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

二、核稿：以公司名義發(fā)文，由公文發(fā)起部門的負責人及主管領(lǐng)導核稿；以部門名義發(fā)文，由部門負責人核稿；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責人核稿。核稿的重點是：內(nèi)容是否符合有關(guān)政策、規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復或矛盾；涉及其他單位的問題是否協(xié)商一致；文種使用是否妥當；文字表達是否準確，格式是否規(guī)范；是否符合行文規(guī)則和擬稿的其它要求。

三、會簽：聯(lián)合行文情況，由聯(lián)合行文的部門負責人會簽后，再報送有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。

四、簽發(fā)：以公司名義行文，由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員簽發(fā)；以董事長、總經(jīng)理名義行文，由其本人簽發(fā)；以公司各部門名義行文，由公司主管領(lǐng)導簽發(fā)（無主管領(lǐng)導的由部門負責人簽發(fā)）；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位的主管領(lǐng)導簽發(fā)（主辦單位無主管領(lǐng)導的由另一聯(lián)合行文單位主管領(lǐng)導簽發(fā)，均無主管領(lǐng)導的由主辦單位負責人簽發(fā)）。

（一）經(jīng)董事長書面授權(quán)同意，專業(yè)事項文件可由被授權(quán)人簽發(fā)。

（二）文稿經(jīng)簽發(fā)后即成定稿，原則上內(nèi)容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。

（三）書面簽批公文，應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。

五、繕印：以公司名義行文，由辦公室負責打印；以各部門名義行文，由各部門負責打印；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責打印。

六、用章：以公司名義行文，由辦公室負責蓋章；以董事長、總經(jīng)理名義行文，由其本人或印章授權(quán)保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文單位均須加蓋印章，印章順序應(yīng)與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。

七、發(fā)送：以公司名義書面行文，由辦公室負責發(fā)送；OA 系統(tǒng)行文，由發(fā)起部門負責發(fā)送；以各部門名義行文，由各部門負責發(fā)送；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負責發(fā)送。

（一）公文發(fā)送必須使用《發(fā)文登記表》（附件三）記錄領(lǐng)取人姓名、份數(shù)及時間。

（二）書面文件裝訂時，按順序雙面打印，在文件左側(cè)、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。

第十九條 發(fā)文辦理時限：一般文件根據(jù)工作需要、時效性完成擬稿、核稿；時效性較強的公文（如會議紀要）須在8 工作小時內(nèi)完成擬稿、核稿。文件簽發(fā)后應(yīng)在1 小時內(nèi)完成繕印、用印，1 小時內(nèi)發(fā)送。第二十條 為使發(fā)文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發(fā)的正式公文須由簽發(fā)部門保存一份紙質(zhì)文件存檔，公司級文件及OA 辦公系統(tǒng)存檔由辦公室檔案管理員負責。

第二十一條 公司OA 辦公系統(tǒng)發(fā)文，以本《辦法》為執(zhí)行標準；發(fā)文流程按行文級別選擇使用。

第六節(jié) 收文管理

第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。

一、審核：是指對文件格式、錯別字等初審（僅限于內(nèi)部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公文收發(fā)員負責。

二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發(fā)文單位的《發(fā)文登記表》上簽字確認，登記是指將收到文件的時間、發(fā)送人等信息在《收文登記表》（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發(fā)員負責。

（一）按類別建立收文登記表，隨時發(fā)生隨時登記，每一年完成一次歸檔。

（二）類別可分為內(nèi)部文件、外來文件，并根據(jù)各部門、各公司實際情況逐級細分。

三、處理：是指對來文的事項進行傳閱（轉(zhuǎn)發(fā)）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫《文件處理單》（附件五）逐級審批處理；報送至各部門的文件由相關(guān)部門填寫《文件處理單》逐級審批處理。

（一）對因內(nèi)容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依據(jù)后有權(quán)拒收、退回。

（二）所收公文均須及時送單位或部門負責人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負責人出差無法閱辦時，辦公室應(yīng)電話請示，并根據(jù)其批示轉(zhuǎn)交具體責任人承辦。

（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權(quán)的情況下，所屬承辦單位行政部門應(yīng)在以上規(guī)定時間內(nèi)電話說明情況，根據(jù)承辦人口頭指示予以轉(zhuǎn)達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權(quán)，則由被授權(quán)人履行職責。

四、催辦：送領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負責催辦，承辦人或閱件人應(yīng)在限定時間內(nèi)辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應(yīng)轉(zhuǎn)入專項督查催辦程序。

五、歸檔：是指事項辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分門別類按立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。

（一）OA系統(tǒng)行文，除執(zhí)行本《辦法》第二十條相關(guān)規(guī)定外，其他歸檔資料可不必保存紙質(zhì)文件，但須在OA系統(tǒng)上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質(zhì)媒體文檔；但公司級、部門級紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質(zhì)文件。

（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發(fā)文登記表、文件處理單等文檔。

（三）目錄臵于存檔資料之前，公文按類別、時間順序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規(guī)定辦結(jié)時限要求的公文，按照有關(guān)規(guī)定辦理；無具體辦結(jié)時限及主送機關(guān)的，由辦公室按以下規(guī)定辦理： 一、一般公文，辦公室應(yīng)在簽收時刻起4 個工作小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后2 日內(nèi)做出批復（對下級的書面請示等批注意見、答復）。

二、加急公文，辦公室應(yīng)在簽收時刻起2 小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后一日內(nèi)做出批復或反饋。

三、特急公文，辦公室應(yīng)在簽收后立刻轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后即時做出批復或反饋。

四、領(lǐng)導批復后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應(yīng)在批復后當日予以反饋。

五、對因報送內(nèi)容不詳或不符合報審要求的請示類文件，造成公司領(lǐng)導或主辦部門無法決策、批復的，審批部門有權(quán)不予批復，但須在收文一日內(nèi)與報送單位進行溝通，要求其對文件內(nèi)容進行補充、完善，文件處理流程同時終止；被要求重新上報或補充完善的文件，視同文件流程重新發(fā)起，由此造成的工作延誤等相關(guān)責任由文件呈報單位承擔。

第二十四條 考慮到公司實際情況，公司范圍內(nèi)的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關(guān)轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時限的限制。

第七節(jié) 其他規(guī)定

第二十五條 公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。對被撤消和被廢止的公文，發(fā)文單位應(yīng)負責于一周內(nèi)予以回收、銷毀。OA 辦公系統(tǒng)文件的撤消和廢止受系統(tǒng)軟件限制，一經(jīng)撤回即視為文件撤消，并通過“協(xié)同”對已簽收的單位、部門進行說明。

第二十六條 部門合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理；部門撤銷時，全部公文應(yīng)交于辦公室管理。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文移交、退還被調(diào)離部門。

第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機密”級公文的人員，須嚴格履行保密責任和義務(wù)。

第二十八條 機密公文只能打印一份，發(fā)送“機密”級的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。秘密公文按審閱人數(shù)打印，發(fā)送“秘密”級的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時，可由其指定的專人代收，但必須由有閱文資格的人或其指定人員妥善保管。OA 行文，絕密、機密類文件需在《文件制定、修訂評審表》中標注，并由公文收發(fā)員單線發(fā)送。

第二十九條 任何人都不得復印、摘抄“絕密”、“機密”級公文。第三十條 各部門保存的沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導和辦公室批準，以一年為期定期銷毀。銷毀公文應(yīng)進行登記。

第八節(jié) 罰 則

第三十一條 各級辦公室負責本《辦法》的培訓及公文的管理工作，未有效履行職責的，可由所在公司或上級辦公室給予警告、通報、處罰。第三十二條 培訓后各部門仍未嚴格執(zhí)行本《辦法》的，視情節(jié)嚴重由辦公室提請公司給予警告、通報、處罰。

第三十三條 發(fā)文部門所發(fā)文件未到辦公室備案、也未及時提交歸檔的，由發(fā)文部門承擔責任。

第三十四條 公文執(zhí)行情況作為各部門、各公司的執(zhí)行力檢查、業(yè)績責任書考核事項之一，由辦公室評價統(tǒng)計執(zhí)行情況。

第三十五條 辦公室沒有按規(guī)定時限轉(zhuǎn)呈而延誤批復時限的，或者因公文批復后辦公室沒有按規(guī)定時限下發(fā)的，公司將對責任人和辦公室負責人進行處理；除有其他辦結(jié)時限規(guī)定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因批辦者原因?qū)е聸]有按規(guī)定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由批辦者負責。第三十六條 對因報送內(nèi)容不詳或不符合報審要求的請示類文件，審批部門不予批復造成文件流程終止的，由文件上報部門承擔相關(guān)責任。但審批部門未能在收文一日內(nèi)要求對方補充、完善文件內(nèi)容，導致文件修改滯后的，相關(guān)責任由審批部門承擔。

第三十七條 針對公司下達的指令性文件或限期完成的工作任務(wù)，對因執(zhí)行單位工作效率低下、前期工作開展滯后、上報請示不及時等原因造成工作延誤、錯過最佳辦理時機的，公司將根據(jù)實際情況追究相關(guān)人員的責任。

第三十八條 本《辦法》中“公文模板”以電子版形式發(fā)放。

第九節(jié) 附 則

第三十九條 各公司在不違背本《辦法》的前提下，可根據(jù)本《辦法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況制定相關(guān)實施細則，但須向綜合管理辦公室備案。

第四十條 本《辦法》自發(fā)布之日起生效，最終解釋權(quán)歸綜合管理辦公室。__

第三篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司各項公文，發(fā)揮公文對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的指導作用，提高公文速度和行文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應(yīng)于公司各部門。

第三條本規(guī)定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間來往文書，公司下發(fā)各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)和下發(fā)各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關(guān)主管部門、股東單位請示、詢問和答復問題，關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間互相商洽業(yè)務(wù)、聯(lián)系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規(guī)章制度：指由公司名義下發(fā)的各類管理制度、規(guī)定、操作指南（職位說明書、作業(yè)指導書、作業(yè)程序、流程表單）、暫行規(guī)定等；

（四）呈文：指各部門對總經(jīng)理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發(fā)的各類會議紀要（總經(jīng)理辦公會、月科研生產(chǎn)調(diào)度例會、業(yè)務(wù)專題協(xié)調(diào)會）及每周動態(tài)（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發(fā)的行使其部門職能的通知、通報、工作總結(jié)和部門業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等。

第二章職責

第四條公司有關(guān)人員和部門職責

（一）總經(jīng)理或董事長：負責公司文件的審批和簽發(fā)，負責規(guī)章制度的審批和呈文的批復；

（二）各部門部長：負責提請公司名義發(fā)放的各類公文及呈文的審核，負責部門文件的審批和簽發(fā)，負責相關(guān)公司文件、規(guī)章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責公司公文管理的制定和檢查，負責公司公文的校對，負

責外來公文的處置，負責檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責公司文件、函的編號，負責公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要和外來公文的收、發(fā)工作,負責公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責本部門公司公文的收、發(fā)工作，負責本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統(tǒng)一采用A4紙，左側(cè)裝訂，頁面設(shè)置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標題為黑體，二號字，行文標題為黑體，小二號字，副標題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標號、頁腳標碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標題、公文字號、行文標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文單位印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數(shù)、頁眉標號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)性文件外，行文標題一般不加書名號和其他標點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標號標明公文種類；

（三）公司公文外發(fā)時一般只標明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標明；

（四）發(fā)文時間以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應(yīng)當在正文之后、發(fā)文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。

（七）收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主發(fā)單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到部門下屬單位；

（十）發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。

第九條公司公文行文時文字應(yīng)注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數(shù)字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節(jié)序數(shù)的寫法：公司公文（規(guī)章制度采用ISO標準除外）一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標號進行公文分類，標注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標注，分別標記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內(nèi)為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發(fā)文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務(wù)部簡稱：司計財；生產(chǎn)部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監(jiān)察室簡稱：司審監(jiān)

（三）頁眉標號用于規(guī)章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側(cè)為公司全稱，右側(cè)為公文種類標號，采用漢字拼音簡稱，分別標記如下：

公文種類頁眉標號說明

規(guī)章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規(guī)章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發(fā)部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務(wù)部；ZZ：生產(chǎn)部； SC：市場部；JZ：技術(shù)質(zhì)量部；SJ：審計監(jiān)察室；

（3）為該文發(fā)放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發(fā)文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發(fā)的公司文件、函、規(guī)章制度需要填寫《文件簽發(fā)單》，呈報總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理簽署簽發(fā)意見（需要相關(guān)部門會簽的由相關(guān)部門負責人會簽）后，擬發(fā)稿部門將發(fā)文原稿、發(fā)文原稿電子文檔、《文件簽發(fā)單》交綜合管理部進行發(fā)文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發(fā)單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發(fā)文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發(fā)文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數(shù)印制份數(shù)，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據(jù)其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應(yīng)在文件發(fā)文日期一日內(nèi)發(fā)送主送單位，二日之內(nèi)發(fā)放完全部文件，并將發(fā)文原稿、文件存檔件、《文件簽發(fā)單》、《發(fā)文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責人簽發(fā)，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態(tài)（含下周計劃）由綜合管理部發(fā)放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發(fā)放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責簽收，并將文件內(nèi)容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發(fā)文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責人根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經(jīng)理或董事長閱示，或組織公司相關(guān)部門及個人傳閱，或轉(zhuǎn)相關(guān)部門按文件的要求處理，或轉(zhuǎn)入檔案管理；

第二十條呈報總經(jīng)理或董事長閱示的，經(jīng)總經(jīng)理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責收回，文件傳閱過程中閱讀人應(yīng)注意下列事項：

（一）傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容；

（二）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。

第二十二條相關(guān)部門接到文件處理要求后，及時組織相關(guān)人員研究解決方案，并在收到文件三日內(nèi)將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要及部門文件發(fā)放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發(fā)份數(shù)和存檔份數(shù)加蓋紅章，其余發(fā)文用復印件形式發(fā)放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規(guī)定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規(guī)定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責解釋。

第二十八條本辦法自下發(fā)之日起施行。

第四篇：公司公文管理辦法

〃北京銀河來星科技有限公司

公文管理（暫行）辦法

2011-06-13

一、原則要求

公文管理應(yīng)做到及時、準確、安全、保密，手續(xù)簡便清楚。行政部是公司的公文處理和管理機構(gòu)，應(yīng)做好公文收發(fā)、分辦、流轉(zhuǎn)、傳遞、打印、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責要求應(yīng)積極做好公文擬制、流轉(zhuǎn)和預歸檔等工作事宜。

二、公文種類

公司常用公文的種類主要包括請示、報告、決定、決議、通知、通報、批復、函、會議紀要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：

(一)請示：向上級機關(guān)或主管部門請求指示、批準，用“請示”。

(二)報告：向上級機關(guān)或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關(guān)或主管部門的詢問等用“報告”。

(三)決定：對重要事項或重大問題作出安排，獎懲有關(guān)單位和人員，用“決定”。

(四)決議：經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議”。

(五)通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或主管部門的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

(六)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報”。

(七)批復：答復下屬單位的請示事項，用“批復”。

(八)函：不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準等，用“函”。

(九)會議紀要：記載傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”。

(十)規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關(guān)方面貫徹執(zhí)行的事項。下發(fā)時用“印發(fā)……條例的通知”。

(十一)意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。

二、公文格式

文件一般由秘密等級、保密期限、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機關(guān)、打印人員、校對人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當由承辦單位標注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”、“機密”和“秘密”，其中“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。標識密級等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字中間空一格；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

(二)發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當排列在前。

(三)發(fā)文字號應(yīng)當由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。字號位置在發(fā)文機關(guān)標識下空兩行處，用3號仿宋體字，居中排列（上行文除外）；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號不編虛位，例如，銀河來星[2011]001號；聯(lián)合發(fā)文，只標注主辦機關(guān)發(fā)文字號。

1.總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：

⑴公司發(fā)文銀河來星

⑵公司工會發(fā)文銀河來星工

⑶行政部發(fā)文

⑷財務(wù)部發(fā)文銀河來星行銀河來星財

其他部門發(fā)文以此類推(下同)。

2.在直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴上海分公司銀河來星滬

⑵天津分公司銀河來星津

3.設(shè)立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡稱加該城市名稱的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴深圳分公司銀河來星粵深

⑵廈門分公司銀河來星閩廈

(四)上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標識簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。

(五)公文標題，應(yīng)當完整、準確、簡要，用2號宋體并加黑居中書寫。

(六)公文的主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱。書寫位置在標題下空一行左側(cè)頂格處，用3號字仿宋體，主送機關(guān)名稱后標全角冒號。

(七)正文內(nèi)容每一段落起始應(yīng)居左空二字，用3號仿宋字體，段落間距用

1.5倍行距。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)符合下列規(guī)范，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

（八）公文如有附件，應(yīng)當在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附件說明，標明附件順序和名稱。附件應(yīng)當在用印頁之后另起頁，并與正文裝訂在一起。

（九）成文日期，以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期為準。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用3號仿宋字體。

（十）公文除以“會議紀要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應(yīng)當加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文，蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標準。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。當聯(lián)合行文需要加蓋兩個以上印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主送機關(guān)印章在前；印章均壓成文時間；印章之間互不相交或相切，但相距不超過3mm。

（十一）附注（如“此件發(fā)至**處”等）應(yīng)當用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。

（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當有一字間隔。公文的主題詞一般不超過5個。標引順序是先標類別詞，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞，最后標反映公文形式的文種詞。（主題詞表見附件一）。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字并加黑，詞目之間空一字。

（十三）抄報、抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。公文如有抄報（送），在主題詞下一行，左空一字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關(guān)間空一字間隔，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。

（十四）打印人員、校對人員及印發(fā)份數(shù)，位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占1行位置，用3號仿宋字體。

（十五）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期，位于打印、校對人員及印發(fā)份數(shù)之下，占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)時間以公文印制的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。（十七）公文排版要求整篇內(nèi)容為偶數(shù)頁，即保證最后主題詞等務(wù)必落在偶數(shù)頁面上，若此頁無正文內(nèi)容，則在此頁第一行左空二字加圓括號標明“此頁無正文”。

（十八）印章務(wù)必落在成文日期處。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得落在標識“此頁無正文”的頁面。

（十九）頁碼，用4號半角阿拉伯數(shù)碼居中標識。

三、行文規(guī)則

（一）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件，統(tǒng)一由總公司行政部辦理，以各分支機構(gòu)名義編發(fā)的文件，由各分支機構(gòu)行政管理部門辦理。

（二）公文材料除綜合性報告外，執(zhí)行一文一事原則。向上級請示，主送一個上級單位，如涉及兩個以上的，用主送和抄報辦法。一般不得越級請示，一切行文（包括信息簡報類）不直接送交領(lǐng)導個人及有關(guān)部門，應(yīng)經(jīng)行政部登記后遞送。

（三）公文用紙一般為國際標準A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，應(yīng)向主送單位報送3份，公司內(nèi)部無論是文件還是簡報，均報送1份。

四、公文辦理

公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報辦理和內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理四類。

(一)收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、傳閱等。

1.公司收文統(tǒng)一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘人員拆封。

2.收到下級機關(guān)上報的公文，文秘人員應(yīng)當進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由該機關(guān)主辦、是否符合行文規(guī)則、公文格式是否規(guī)范等。文件存在嚴重失誤

或嚴重不規(guī)范應(yīng)當退回修正后重報。

3.審核后的文件，應(yīng)當于收文當日登記、編號，及時送行政部負責人閱批。事務(wù)性便函、通知、請柬等可直接分送有關(guān)人員辦理。

4.根據(jù)行政部負責人的批注意見，由文秘人員分送給公司領(lǐng)導閱示或有關(guān)部門辦理。有關(guān)領(lǐng)導或部門應(yīng)于2個工作日內(nèi)閱畢（出差等特殊情況除外）。

5.凡經(jīng)領(lǐng)導批示，要求執(zhí)行或落實的文件，由行政部統(tǒng)一登記、傳遞，由承辦部門簽收并落實。

6.已送領(lǐng)導閱批或交各部門辦理的公文，行政部負責檢查、催辦，及時掌握公文的流轉(zhuǎn)和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。

7.根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達的文件，按照傳閱和傳達的范圍由文秘人員組織分批或逐人傳閱，閱后簽字。

8.處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。

(二)發(fā)文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、繕制、校對、封發(fā)、立卷、歸檔等。

1.草擬公文文稿，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，兩個以上部門的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)商指定專人擬稿。

2.任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負責人核稿并簽字后交行政部審核合格后報公司領(lǐng)導簽發(fā)。總公司發(fā)文，由公司主要負責人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管領(lǐng)導簽發(fā)；各分支機構(gòu)發(fā)文，由主要負責人簽發(fā)。

3.文稿經(jīng)公司領(lǐng)導審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導同意并復審。

4.各級發(fā)文由各級行政部門統(tǒng)一登記編發(fā)文號，統(tǒng)一安排打印。校對由擬稿部門負責，確認無誤后，注明校對人的姓名。

5.文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。

6.凡文種為通知（有關(guān)人事的通知除外）、通報、會議紀要以及轉(zhuǎn)發(fā)文件類的公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職文秘人員負責指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)和回復工作，保證信息暢通。

7.除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請示類公文，可以傳真形式發(fā)送，不需郵寄原件。

8.發(fā)文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存，文秘人員應(yīng)認真檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。

(三)簽報辦理。各職能部門呈報總經(jīng)理辦簽批的報告，一律用公司統(tǒng)一的“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作簽報”。

(四)內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機構(gòu)之間的日常業(yè)務(wù)聯(lián)系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單”統(tǒng)一辦理。

不編排收發(fā)文號的公司內(nèi)部的正式文字材料，此類材料包括領(lǐng)導講話、報告、工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、調(diào)查報告、合同、協(xié)議。外出開會、活動中帶回的文件材料，也應(yīng)按常規(guī)交行政部文秘人員登記、編號，作收文處理。

五、公文督辦

公司各級行政文秘人員是代表公司督促各部門對公司各項決策、重要工作等落實的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實情況、落實過程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性的提出解決意見和建議，保證政令暢通。

附件：1．銀河來星公文主題詞匯總

2.北京銀河來星科技有限公司收文登記簿

3.北京銀河來星科技有限公司發(fā)文登記簿

4.北京銀河來星科技有限公司擬文流轉(zhuǎn)單(模版）

5.北京銀河來星科技有限公司收文流轉(zhuǎn)單(模版）

６.北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單

７.銀河來星工作簽報(模版）

8.北京銀河來星科技有限公司紅頭（上行文模版）

9.北京銀河來星科技有限公司紅頭（下行文模版）

10．北京銀河來星科技有限公司便箋、便函（模版）

第五篇：公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財務(wù)部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關(guān)部門負責人接收后必須領(lǐng)學或傳達應(yīng)執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制形成部門。

（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導開通用罰款單收繳。