第一篇：新能源公司公文管理辦法精品完整版（大全）

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XX 新能源有限公司

公文管理辦法

目的 為規范 XX 新能源有限公司（以下簡稱 XX 公司）公文管理，建立符合公司特點的公文體系，使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高運轉效率和公文質量，制定本辦法。

適用范圍 本辦法適用于公司各部門、各分子公司。

規定與程序 3.1

公文處理原則 3.1.1

公文處理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

3.1.2

公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密安全。

3.2

公文種類 3.2.1

公司的公文包括以下種類：

3.2.1.1

決定：適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。

3.2.1.2

通知：適用于發布公文、轉發上級單位和不相隸屬單位的公文、傳達要求各部門、各分子公司辦理和需要有關部門負責人周知或者執行的事項、任免和聘用干部。

3.2.1.3

通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。

3.2.1.4

報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。

3.2.1.5

請示：適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.1.6

批復：適用于答復所屬分子公司請示事項。

3.2.1.7

函：適用于不相隸屬單位之間或部門之間商洽工作、詢問和答復問題，以及不相隸屬單位間的請求批準和答復審批事項等。

3.2.1.8

意見：適用于對重要問題提出見解和處理方法；答復對方征求對某項工作的意見。

3.2.1.9

紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

3.2.2

公司公文的形式包括以下幾種：

3.2.2.1

公司黨委文件； 3.2.2.2

公司行政文件（函）； 3.2.2.3

公司紀檢組文件； 3.2.2.4

公司工會文件。

3.2.3

對下列事項的行文，適用黨委文件：

3.2.3.1

向上級單位黨委呈報請示、報告和意見； 3.2.3.2

傳達貫徹黨的路線、方針、政策，作出重要工作部署； 3.2.3.3

公司各部門、各分子公司的有關人事（黨內職務）任免事項等。

3.2.4

對下列事項的行文，適用公司行政文件：

3.2.4.1

向上級單位報送請示、報告和意見； 3.2.4.2

向各部門、各分子公司發布重要事項或者法定事項； 3.2.4.3

傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，作出重要工 作部署； 3.2.4.4

向各部門、各分子公司印發具有普遍指導意義的通知、通報、意見等； 3.2.4.5

獎懲有關部門及人員； 3.2.4.6

轉發上級單位重要文件等； 3.2.4.7

公司各部門、各分子公司的有關人事任免事項等。

3.2.5

對下列事項的行文，適用于公司發函：

3.2.5.1

向上級單位領導同志個人呈報報告性公文； 3.2.5.2

向上級單位辦公室或內設機構報告交辦事項的辦理情況； 3.2.5.3

向不相隸屬單位或部門請求批準和答復審批事項，商洽工作、征詢意見或答復問題。

3.2.6

向 XX 公司和地方政府等上級紀檢單位的請示或報告，轉發上級紀檢單位文件和規定，公司紀委布置工作，適用紀檢組文件。

3.2.7

向 XX 公司和地方等上級工會組織上報的文件，轉發上級工會組織文件和規定，公司工會組織布置工作等適用工會文件。

3.3

公文格式

3.3.1

公司公文格式分為兩種：紅頭文件格式、紅頭函件格式。公司內部行文盡量使用簡便格式/表格格式。

3.3.2

公文用紙采用國際標準 A4 型（長 297mm、寬 210mm）,左側裝訂。用紙天頭（上白邊）為 7mm±1mm，訂口（左白邊）為 28mm±1mm，版心尺寸為 156mm×225mm（不含頁碼）；正文用3 號仿宋字體，一般每面排 22 行，每行 28 個字。

3.3.3

紅頭文件格式由眉首、主體、版記 3 部分構成。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線以下至抄送之間的各要素統稱主體；置于抄送及以下的各要素統稱版記。

3.3.3.1

眉首部分由公文份數序號、密級和保密期限、緊急程 度、發文單位標志、發文字號和簽發人等內容組成。

a)公文份數序號是公文印制份數的順序號，由 6 位阿拉伯數字組成。涉密公文應當標注份號，頂格標識在版心左上角第一行。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密” “機密” “秘密”，商業秘密等級依據《XX 集團公司商業秘密管理辦法》確定，分為核心商密及普通商密。密級用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。保密期限用阿拉伯數字 3 號黑體字編排在密級之后，國家秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。商業秘密可在秘密等級前標識權屬“XX”，商業秘密等級和保密期限之間用“▲”隔開。公文的密級需要變更或解除的，由發文部門或保密辦公室決定。

b）

緊急公文根據緊急程度可標明“特急”、“加急”。一般

自公文發送后一個工作日內要求回復的，可標“特急”。三個工作日內要求回復的，可標“加急”。如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心左上角第三行。

c)發文單位標識由“XX 新能源有限公司”加“文件”組成。發文單位標識上邊緣至版心邊緣為 35mm。發文單位標識使用小標宋字體，按照標識的字數設置合適的字號，用紅色反線標識。聯合行文時主辦單位名稱在前，“文件”二字置于發文單位名稱右側，上下居中排布。如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

d)發文字號由發文代字、年份和發文順序號組成。發文單位標識下空 2 行，紅色反線之上 4mm 處，用 3 號仿宋體標識，平行文居中排布，上行文居左空 1 字標注，年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”擴入，序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加“第”字，即“XXXX 新能源〔XXXX〕年

號”。聯合行文使用主辦單位的發文字號。發文字號由綜合管理部標注。

e)上報的公文需要標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字。“簽發 人”三字用 3 號仿宋體，簽發人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體標識簽發人姓名，聯合行文應當標注各個聯合行文單位簽發人的姓名，每排 2-3 人。

3.3.3.2

公文主體由標題、主送單位、正文、附件說明、成文

日期、發文機關署名、印章、附注等內容組成。

a)公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。標注在紅色反線下空 2 行，2 號方正小標宋簡體字，可分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號，出現縮略語以及具有特定含義的詞語時用雙引號。

b)主送單位應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。位于標題下空 1 行，左側頂格用 3 號仿宋體標識，回行時仍頂格，同級主送單位之間用頓號隔開，不同級之間用逗號隔開，最后一個主送單位名稱后標識全角冒號。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應在首頁標識規范統稱，并將主送機關名稱移至版記，標注方法見“抄送”部分。

c)公文正文。公文首頁必須顯示正文。一般用三號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文種結構層次序數依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。其中第一層標題使用黑體字，第二層標題使用楷體字，第三層和第四層標題使用仿宋體字標注。當公文結構層次只有兩層時，第二層序號可使用“（一）”或“1.”。

d)附件。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用三號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××××”），附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應與上一行附件名稱的首

字對齊。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 頁頂格標識“附件”，有序號時標識序號。附件的序號和名稱前后標識應一致。

e)成文日期即領導簽發日期，任免文件以黨委會通過日期為準，聯合發文以最后簽發單位簽發日期為準。成文日期原則上在正文下空四行處，右空四字編排。如有附件，在附件下空行。成文日期用阿拉伯數字標識，要標全年、月、日。

f)印章。單一行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文單位署名，印章端正、居中下壓發文單位署名和成文日期，使發文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件）一行之內。

g)加蓋簽發人名章時，在正文或附件說明下空二行右空四字加蓋簽發人名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；簽發人職務應當標注全稱。

h)附注。上報的公文如有附注，用三號仿宋體，居左空二字加圓括號標識在成文日期下一行。

3.3.3.3

公文版記部分置于公文偶數頁最后一頁，由抄送單位、印發單位和印發日期組成。版記中的分割線與版心同寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

a)公文如有抄送，左右各空一字編排，用四號仿宋體標識“抄送”，后標全角冒號后加抄送單位的全稱、規范化簡稱。回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送單位后標句號。公文如無抄送，應刪除該要素。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排辦法同抄送機關。既有主送又有抄送時，應將主送置 于抄送之上一行，中間不加分割線。

b)印發單位和印發日期位于抄送單位之下，左空一字標注印發單位，同行右空一字表示印發日期，用四號仿宋體字。印發日期用阿拉伯數碼標識。

c)紅頭文件頁碼用 4 號半角宋體阿拉伯數字，置于版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空 1 字，雙頁碼居左空 1 字。空白頁和版記頁均不標識頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。3.4

行文規則 3.4.1

行文應當遵循確有必要，講求實效，注重針對性和可操

作性的原則。凡黨和國家的法規、法律已有明確規定的，不得再 制發文件。凡是能當面商洽或能通過電話、傳真、網絡等方式辦理且無需存查的事項，不要行文。凡現行文件規定仍然適用的，不得再發文。

3.4.2

行文關系應依據隸屬關系和職權范圍逐級行文。不得越級行文。特殊情況下必須越級行文時，應抄送被越過的單位。除黨政聯合行文等特殊情況外，原則上不得黨、政交叉行文。

3.4.3

同級或不相隸屬的單位可聯合行文。對聯合行文應明確主辦單位。上下級單位不得聯合行文。同一單位內的不同部門原則上不聯合行文。

3.4.4

向上級單位行文時，應遵循以下規則：

3.4.4.1

原則上應主送一個上級單位，根據需要可同時抄送相關上級單位和同級單位。

3.4.4.2

文種可使用“請示”、“報告”或“意見”。

3.4.4.3

“請示”應一文一事。不得在“報告”等非請示類公文中夾帶請示事項。

3.4.4.4

除領導直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位領導報送公文，不得以個人名義向上級單位報送公文。

3.4.5

向平級或不相隸屬的單位行文時，應遵循以下規則：

3.4.5.1

與 XX 公司系統內平級或不相隸屬的單位之間的重要行文，應抄送共同的上級單位。

3.4.5.2

文種可使用“函”、“意見”或“紀要”。

3.5

發文辦理 3.5.1

公文擬制 3.5.1.1 公文內容符合法律法規和黨的路線方針政策，貫徹公司重大決策部署，完整準確體現公司意圖。

3.5.1.2

一切從實際出發，所提政策措施和方法切實可行。

3.5.1.3

內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準 確，文字精練。

3.5.1.4

文種正確，公文形式恰當，格式規范。

3.5.1.5

深入調查研究，充分進行認證，廣泛聽取意見。

3.5.1.6

人名、單位名稱、地名、數據和引文應當準確無誤。日期應寫具體的年、月、日。引用公文應當先引標題，后引發文字號并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。

3.5.1.7

擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

3.5.1.8

文稿中不得以政策、法律、法規的未定稿作為擬文的依據。

3.5.1.9

結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。其中第一層標題使用黑體字，第二層標題使用楷體字，第三層和第四層標題使用仿宋體字標注。當公文結構層次只有兩層時，第二層序號可使用“（一）” 或“1.”。

3.5.1.10

必須使用國家法定計量單位。

3.5.1.11

公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應用阿拉伯數碼。在同一公文中數字的使用應前后一致。

3.5.1.12

涉密公文應當根據國家有關保密規定標注相應的密級。

3.5.1.13

轉發上級單位和其他單位文件應符合下列要求：

a)對上級單位和其他平級的正式文件，經發文單位同意后，可根據需要予以轉發。轉發文件應當結合工作實際，提出具體貫徹要求。

b)轉發涉密文件應標注相應密級。

c)下列文件不得轉發：各種絕密文件、資料；政策、法律、法規、重要措施的未定稿。

3.5.2

部門核稿。對于公司發文，部門負責人應復核文件，簽署意見。如發文內容有涉及其他部門職責的事項，則應提出會簽意見。

3.5.3

會簽。公文內容涉及其他部門職權范圍內的事項，應送相關部門會簽，取得一致意見后方可行文。部門會簽有不同意見的，各部門應就相關內容協調一致后再行流轉公文。

3.5.3.1

擬制公文對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應事先會簽有關部門，取得一致意見后方可行文；經協商不能取得一致意見的，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請主管領導協調或裁定。

3.5.3.2

擬制各類法規性文件（規章、制度、辦法、規定等），應會簽法律部門。

3.5.3.3

為提高辦文效率，會簽時間一般不超過 2 個工作日。

3.5.4

公文審核。公司發文應經綜合管理部核稿。經審核不宜發文的文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由發起部門修改后重新報送。綜合管理部的核稿的內容有：

3.5.4.1

是否需要行文；是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，行文方式是否妥當，公文格式是否符合規定。

3.5.4.2

語言表述是否規范，包括字、詞、標點、語句是否準確；計量單位是否符合有關標準；數字、層次序數等是否規范；邏輯結構是否合理，重點是否突出等。

3.5.4.3

體例格式是否符合公文處理的有關規定，文種使用是否恰當，密級及緊急程度是否正確，各要素標識是否正確等。3.5.4.4

內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.5.5

公文簽發 3.5.5.1

公司黨委發文由黨委書記或委托黨委成員簽發。

3.5.5.2

以公司名義制發的上行文，由總經理簽發；以公司名義制發的內部行文或平行文，可按分工送主管領導簽發。重大事項應由總經理簽發。

3.5.5.3

紀要由主持會議的公司領導簽發；總經理辦公會議紀 要由總經理或受總經理委托的主管領導簽發；黨政聯席會紀要由黨委書記或受黨委書記委托的主管領導簽發；受 XX 公司委托主持召開的會議由會議主持人核簽后送公司領導簽發；如涉及公司其他領導分管的事項，會議主持人應批請公司相關領導核發或報請公司總經理簽發。

3.5.5.4

公司發布制度由法律顧問審核，主管領導會簽，總經理簽發。

3.5.5.5

紀委文件由紀委書記簽發。

3.5.5.6

工會文件由工會主席簽發。

3.5.6

公文印制 3.5.6.1

文印人員在公文排版過程中，應當進行復核，復核的重點是：審批、簽發、會簽、文字審核手續是否完備；附件材料是否齊全，附件序號及其名稱同正文中標注的是否一致；文件編號是否統一、規范；公文格式是否符合規定等。

3.5.6.2

公文印制前，應當通知擬稿人對文件排版的清樣進行校對。由擬搞人初校，綜合管理部復校。初校應改正漏字、多字、錯字等差錯；復校應檢查初校指出的差錯有無改正，并依照原稿對全篇內容再次校核，同時對公文格式、排版清樣等進行檢查。

校對人應簽署姓名。改定的清樣，由文印部門審定后付印。印制好的文件要做到無缺損，版頭鮮明，套印準確，裁切整齊，無臟污、倒頭、多頁、缺頁、白頁、錯頁等質量問題。

3.5.6.3

對公司領導已簽發的文件內容有重大改動的，應請原簽發領導再次簽發后交印。

3.5.6.4

未經綜合管理部負責人或文字審核的公文文稿及附件等，一律不予印制。

3.5.6.5

公文的印制份數根據文件的發送范圍和有關規定確定。主辦部門需要增印公文，須提出意見，由部門負責人簽字后，報經綜合管理部負責人同意。

3.5.6.6

印制文件要準確、迅速、保密、整潔、美觀、清晰、符合公文格式的要求。

3.5.7

公文用印 3.5.7.1

嚴格依照《XX 新能源有限公司印章及資質證件管理制度》的規定用印。公文用印前，要對照本辦法逐項審核。

3.5.7.2

使用公司領導個人印章，須經其本人批準或由其本人授權使用。

3.5.8

登記、分發 3.5.8.1

所有文件發出前由綜合管理部檢查、登記，通過協同辦公系統公文交換分發。

3.5.8.2

傳遞涉密公文，必須采取保密措施，確保安全。涉密公文應經過機要渠道傳遞，不得使用普通傳真機、普通郵政等方式。

3.6

收文辦理 公司收文由綜合管理部負責統一登記、分辦，其他部門收到來文

后，應及時送綜合管理部登記。收文登記應采用統一編號，涉及國家秘密、商業秘密和有特殊要求的文件，單獨編號，紙質流轉。

3.6.1

簽收。簽收公文時，綜合管理部應檢查來文單位、密封情況、完整性、密級及時限要求等情況，確認無誤后方可簽收。

3.6.2

登記。登記要素如下：來文單位、文件標題、密級、緊急程度（1 個工作日內要求反饋的標注“特急”，3 個工作日內要求反饋的標注“加急”，其他以來文要求為準）、原文日期、收文日期、文號、收文編號等。

3.6.3

分辦。對符合規定的公文，綜合管理部提出分辦意見，按分工送公司領導閱批或者交有關部門直接辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。

3.6.4

承辦 3.6.4.1

承辦部門收到交辦的公文應及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的，應退回綜合管理部，并說明理由及建議承辦部門。

3.6.4.2

凡屬本部門職權范圍內可以答復的公文，主辦部門負責人應提出處理意見并指定承辦人員辦理。

3.6.4.3

涉及其他部門職責范圍的公文，主辦部門應及時提出處理建議及協辦部門協調，并指定牽頭承辦人員辦理。協辦部門應指定人員配合辦理。如有分歧，主辦部門主要負責人應出面協調，如仍不能取得一致，可以報請主管領導協調或裁定。

3.6.4.4

承辦人需在指定時間內答復來文單位并說明辦理結

果。

3.6.4.5

辦理時間。特急件在 1 個工作日內辦理；加急件在 3個工作日內辦理；有明確時間要求的，從其時間要求辦理；沒有明確時間要求的，在 20 個工作日內辦理。

3.6.5

督辦、催辦 3.6.5.1

公司公文督辦由綜合管理部統一負責。確定督辦件后，對收文辦理到正式回復的全過程進行督辦管理，每周例會上通報本周需辦理的收文。

3.6.5.2

送領導批示或者交有關部門辦理的公文，綜合管理部要負責催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

3.7

公文管理及其他有關要求 3.7.1

公司公文歸檔應當根據《中華人民共和國檔案法》、《XX 新能源有限公司檔案管理制度》、《XX 集團 XX 電力有限公司文件材料歸檔制度》和其他有關規定進行整理、歸檔，定期移交檔案室統一管理。

3.7.2

對上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經綜合管理部主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的部門名稱、日期、份數和發送范圍。

3.7.3

復制、匯編機密級、秘密級及公司商業秘密公文，應當符合有關規定并經公司綜合管理部負責人批準，具體情況參照《XX 集團 XX 電力有限公司涉密載體保密管理規定》。對絕密級

公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者上級單位批準。對復印、匯編的涉密公文應視同正式文件妥善保管。對涉密公文復印件應當加蓋復印單位戳記。公文匯編本的密級應按照編入公文的最高密級標注并進行管理。

3.7.4

在公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或解除的，由定密單位或其上級單位決定。涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

3.7.5

公文被撤銷和廢止，由發文單位、上級單位或相關權力部門根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

3.7.6

對不具備歸檔和存查價值的公文，經部門負責人批準后，可以銷毀。綜合管理部負責公司涉密文件銷毀工作。銷毀涉密文件，應當到指定場所由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

3.7.7

部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

3.7.8

涉及外事方面的公文，按照外事主管部門的有關規定處

理。

3.7.9

涉及國家秘密的公文，按照《XX 新能源有限公司機要文件管理辦法》規定處理。

3.7.10

涉及集團公司、XX 公司印發的商業秘密的公文，按照集團公司相關規定在商密網中傳遞、處理，或以紙質文件形式流轉。

職責 4.1

公司綜合管理部是公文歸口管理部門，負責建立公文管理體系；負責對公司各部門、各分子公司的公文工作進行業務指導、考核及督促檢查；負責統一收發公司公文。

4.2

公司各部門負責本部門公文的審核工作，確保本部門公文質量；負責本部門承辦公文的跟蹤落實。

4.3

公司應指定公文管理負責人，綜合管理部負責組織各部門、各分子公司公文處理培訓，并對各部門、各分子公司的公文處理情況作定期考評，確保公司公文辦理質量和效率。

定義和縮語 5.1

公文：指公司在管理過程中形成的具有特定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家方針、政策，落實集團公司、XX 公司工作要求，發布規章和措施，請示和答復問題，安排生產經營活動，布置和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具。

5.2

公文處理：指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。除非特殊情況，公司公文都應在規定的系統內

處理。

5.3

發文辦理：指以公司名義制發公文的過程，包括擬制、部門核稿、會簽、審核、簽發、印制、用印、分發等程序。

5.4

收文辦理：指對收到公文的辦理過程，一般包括簽收、登記、分辦、批辦、承辦、督辦、催辦等程序。

附則 6.1 綜合管理部每月對各部門、各分子公司收文辦理情況進行通報。

6.2

本辦法由綜合管理部負責解釋。

6.3

本辦法自發布之日起施行。

附錄 附錄 1

XX 新能源發文辦理流程圖 附錄 2

XX 新能源收文辦理流程圖

附錄 3

XX 新能源有限公司發文單 附錄 4

XX 新能源有限公司收文單 附錄 5

XX 新能源黨委文件模板（上行文、下行文）

附錄 6

XX 新能源公司文件模板（上行文、下行文）

附錄 7

XX 新能源紀要模板 附錄 8

XX 新能源函模板 附錄 9

制度執行情況檢查評價表

附錄 1 XX 新能源發文辦理流程圖

公司（黨委）、工會、紀委、公司發函管理公文管理部門 業務部門 公司領導發文人擬稿部門主任核稿綜合管理部主任文審文字審核 會簽總經理或黨委書記或工會主席或紀委書記簽發主管領導會簽排版編號文字復核用印、封發、歸檔進入協同公文交換發文人校對定稿

附錄 2 XX 新能源收文辦理流程圖

公司收文管理公文管理部門 業務部門 公司領導收文登記協同簽收文件收到其他單位來文收到上級單位或其他單位紙質文件是否辦件 否 領導閱知 閱知 是領導批示分辦主任填寫擬辦意見其他領導閱文根據批示分送其他領導及承辦部門承辦部門辦理公文督辦是否行文回復進入發文流程辦理結果公文考核、通報歸檔是是否無法在考核期限內完成的可申請延期

附錄 3 XX 新能源有限公司發文單

文件標題 XXXXXXXX 公文種類 XXXXXXXX 行文類型 XXXXXXXX 公文文號 XXXXXXXX 文件密級 XXXXXXXX 緊急程度 XXXXXXXX 保密期限 XXXXXXXX 發文單位 XXXXXXXX 建文人 XXX 主送單位 XXXXXXXX 抄送單位 XXXXXXXX 印發單位 XXXXXXXX 印發份數 XX 核稿 XXX 審核 XXX 部門會簽 XXX 打印人 XXX 會簽 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 簽發 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 處理意見 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

附錄 4 XX 新能源有限公司收文辦理單

文件標題 XXXXXXXX

來文單位 XXXXXXXX

收文日期 XXXXXXXX

文

號 XXXXXXXX

收 文 號 XXXXXXXX

登 記 人 XXX

緊急程度 XXXXXXXX

備

注 XXXXXXXX

批

示 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 領導閱示 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 分

辦 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 閱

辦 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

部門辦理 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

知

會 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

附錄 5-1 XX 新能源黨委文件模板（上行文）

附錄 5-2 XX 新能源黨委文件模板（下行文）

附錄 6-1 XX 新能源公司文件模板（上行文）

附錄 6-2 XX 新能源公司文件模板（下行文）

附錄 7 XX 新能源紀要模板

附錄 8 XX 新能源公司函模板

附錄 9 制度執行情況檢查評價表 制度 名稱 XX 新能源有限公司公文管理辦法 制度 編碼

版次 01 序號 評價內容 評價 1 制度內容是否完善，是否符合現階段管理要求。

是 否 原因：與其他制度銜接是否流暢。

是 否 原因：流程是否清晰。

是 否 原因：制度執行情況是否良好。

是 否 原因：起草各類法規性文件（規章、制度、辦法、規定等），是否會簽法律部門。

是 否 原因：所有公文送簽發前是否由綜合管理部對公文全面審核。

是 否 原因：傳遞涉密公文，是否采取保密措施，確保安全。

是 否 原因：

存在 的問 題及 建議 存在的問題：

改進建議：

修訂建議：

部門審核意見：

分管領導意見：

檢查人：

部門審核人：

分管領導：

檢查時間：

****年**月**日

第二篇：新能源公司固定資產管理辦法

華能新能源股份有限公司

固定資產管理辦法

目 錄

第一章 總則............................................2 第二章 職責分工........................................3 第三章 固定資產標準和分類...............................5 第四章第五章第六章第七章第八章第九章第十章

...............................7....................................9...................................11................................13...................................14...................................14...........................................17 固定資產目錄與登記 固定資產計價 固定資產折舊 固定資產后續支出 固定資產清查 固定資產處臵 附則HZD2-088-CZ07 華能新能源股份有限公司

固定資產管理辦法

（試行）第一章 總則

第一條 為加強華能新能源股份有限公司（以下簡稱“公司”）固定資產管理，保證固定資產的安全、完整和有效利用，真實反映固定資產價值，完善內部控制制度，根據企業國有資產管理、《企業財務通則》、《企業會計準則》及公司的有關規定，并結合公司實際情況，制定本規定。

第二條 本辦法適用于公司及公司所屬單位,托管企業可參照執行。公司本部、公司所屬單位固定資產的增減變動應嚴格按照預算制度執行。

第三條 公司確定的固定資產折舊方法，制定的固定資產目錄、分類方法、每類或每項固定資產的預計使用年限、預計凈殘值率等，應當編制成冊，按照管理權限經批準后，備臵于公司所在地，供投資者等有關各方查閱。

第四條 公司及公司所屬單位應加強固定資產實物管理和價值管理，建立固定資產卡片和核算臺賬，根據固定資產分類實行標簽管理或編碼管理。對固定資產實行計算機管理和記錄的單位，要健

全制度，保證固定資產及信息資料的安全、完整。

第五條 公司對固定資產實行分級、歸口管理，建立固定資產管理責任制，做到合理分工、權責分明。公司所屬單位負責人領導公司所屬單位固定資產管理工作。

第二章 職責分工

第六條 公司各相關部門固定資產管理的職責分工如下：

（一）財務部門

1.負責組織公司所屬單位固定資產的價值管理，負責組織固定資產的會計核算工作，真實、準確記錄和反映固定資產價值及其變動，正確計提折舊；

2.負責牽頭組織固定資產減值測試和固定資產折舊定期復核工作；

3.負責固定資產損失的財務核銷工作；

4.負責組織固定資產管理中必要的資產評估工作； 5.參與編制固定資產購臵、改擴建和修理費用支出預算，并控制費用支出；

6.負責公司所屬單位固定資產的保險工作。

（二）生產管理部門

HZD2-088-CZ07 1.負責組織公司所屬單位固定資產的實物管理，牽頭組織編制、補充完善固定資產目錄；

2.負責監督公司所屬單位固定資產技術性能和使用狀況，負責審批公司所屬單位固定資產實物的調撥、報廢，公司經理部門、工程部門負責審批的除外；

3.負責統籌安排公司所屬單位固定資產更新改造、檢修和報廢計劃，負責相關預算的編制工作；

4.參與固定資產的減值測試和固定資產折舊定期復核工作。

（三）經理部門

1.負責公司本部固定資產的管理；

2.負責公司所屬單位經營管理用車輛、職工住房（含基建項目用）的購臵、處臵審批工作；

3.負責通訊及計算機網絡系統相關固定資產（含基建項目用）的購臵、處臵審批工作。

（四）工程部門

負責公司所屬單位基建項目使用的其它固定資產的購臵、處臵審批工作。

第七條 項目公司要明確各職能部門對固定資產管理的職責。1.生產部門負責固定資產的更新改造、小型基建及檢修的計劃

管理，負責組織固定資產實物的清查盤點和固定資產報廢工作，負責對固定資產的技術性能和使用狀況、后續維護性支出，對固定資產實行技術監督，提高固定資產使用效率；

2.財務部門負責固定資產的價值管理，對固定資產增減變動及時進行賬務處理，真實反映固定資產會計信息，對固定資產管理實行財務監督，會同相關部門對固定資產是否發生減值進行測試并形成測試報告，負責固定資產折舊的定期復核；

3.使用保管部門負責固定資產的實物管理，做到合理使用、精心維護、妥善保管。

第三章 固定資產標準和分類

第八條 固定資產是指為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的使用壽命超過一個會計的有形資產。

第九條 根據第八條的規定，公司結合實際情況，對固定資產標準具體規定如下：

使用年限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具和其他與生產經營有關的設備、器具、工具等應作為固定資產。不屬于生產經營主要設備的物品，單位價值在2000元以上，并且使用期限超過兩年的也應作為固定資產。

不具備上述條件的物品，作為低值易耗品管理。

HZD2-088-CZ07 第十條 固定資產按經濟用途及使用狀況分為生產經營用固定資產、非生產經營用固定資產、租出固定資產、未使用和不需用的固定資產、土地和融資租入固定資產等六大類。具體分類如下：

（一）生產經營用固定資產分為以下十類： 1.房屋； 2.建筑物； 3.發電設備； 4.輸電線路； 5.變電配電設備； 6.通訊線路及設備；

7.自動化控制設備及儀器儀表； 8.檢修維護設備；

9.生產管理用設備及工器具； 10.運輸設備。

公司所屬單位委托其他電力企業代為運行維護管理變電站和送電線路等固定資產，以及委托其他行業代為管理的公用設施和鐵路、公路等固定資產，也在上述分類管理核算范圍之內。

（二）非生產經營用固定資產以下三類：

1.房屋； 2.建筑物； 3.工具、器具。

（三）租出固定資產指出租給外單位使用的各種固定資產。

（四）未使用和不需用的固定資產，指沒有在生產或非生產經營中得以使用，處于閑臵狀態的固定資產。

（五）土地，指已經作價單獨入賬的土地。

（六）融資租入固定資產指以融資租賃方式租入的機器設備等固定資產。在租賃期內視同為自有固定資產管理。

第十一條 公司及公司所屬單位應按照以上分類管理固定資產。上述分類所包括的具體內容由《固定資產目錄》（見附件一）明確。

第四章 固定資產目錄與登記

第十二條 固定資產登記對象、登記單位、固定資產與其附屬設備的劃分，均以公司制定的《固定資產目錄》為依據。《固定資產目錄》適用于固定資產核算、清查、登記和統計等工作。

第十三條 凡是在《固定資產目錄》上被列作固定資產，名稱、規格、用途相同的物品，即使單位價值不夠標準，也作為固定資產核算。反之，《固定資產目錄》未列作固定資產，個別物品即使單位價值達到了標準，也不作為固定資產核算。如有符合固定資產標準

HZD2-088-CZ07 而目錄缺項的物品，確需作為固定資產管理的，公司所屬單位可以在有關類目下增補，報公司備案。

第十四條 公司根據經濟業務的變化不定期修訂《固定資產目錄》，并同時對會計核算軟件的模塊進行相應的修訂。

第十五條 各類固定資產的登記對象規定如下

（一）房屋：以每一幢房屋作為一個獨立登記對象；

（二）建筑物：以每一獨立建筑物（連同附屬裝臵）作為一個獨立登記對象；

（三）機器設備：以每一獨立的機器（同基座、附屬裝臵和工具、器具等）作為一個獨立登記對象；

（四）運輸設備：以每一獨立的運輸工具（如一輛汽車等）作為一個獨立登記對象；

（五）生產、管理用工器具：以每一工具、儀器、用具（連同便于操縱控制的各種附具）作為一個獨立登記對象；

（六）施工機械：以每一獨立的施工機械連同隨機的附屬設備以及裝臵在施工機械上的發動機、聯動機作為一個獨立登記對象；

（七）構成一項整體固定資產的各組成部分如具有不同使用壽命或者以不同方式為企業提供經濟利益，適用不同折舊率或折舊方法的，應分別將各組成部分確認為單項固定資產。

第十六條 公司及公司所屬單位應當按照《企業會計準則》的規定，設臵會計科目，分類核算，反映固定資產總體及各類的增加、減少和結存情況。

第十七條 公司及公司所屬單位應根據每一獨立的固定資產登記對象，分類設臵固定資產卡片，反映其性能、來源、原價、折舊、使用、保管及變更等情況，以滿足實物管理和價值管理的要求。使用保管部門要做到固定資產卡片和固定資產實物一致，財務部門要做到固定資產總賬、明細分類賬、固定資產卡片一致。

第五章 固定資產計價

第十八條 固定資產在取得時，應按照實際成本入賬。取得固定資產的實際成本包括買價、不能抵扣的增值稅、進口關稅、運輸和保險等相關稅費，以及使固定資產達到預定可使用狀態前所發生的必要支出。固定資產取得時的成本應當根據以下具體情況分別確定：

（一）投資人作為資本投入的固定資產，按照投資各方確認的價值入賬；

（二）購入的不需要經過建造過程即可使用的固定資產，按照實際支付的買價、包裝費、運雜費、安裝成本和繳納的稅金（如購臵車輛，包括繳納的車輛購臵附加費、消費稅）等作為原價登記入賬；

（三）自行建造的固定資產，按照建造該項資產達到預定可使

HZD2-088-CZ07 用狀態前所發生的必要支出，作為入賬價值。新建改擴建發電機組在通過規定時間的試運行后，按財務賬面實際投資完成額暫估轉入固定資產，經過試運仍不具備移交生產條件的，按啟動驗收委員會確認的移交生產日期轉入固定資產；

（四）在原有固定資產的基礎上改建、擴建形成的固定資產，按原有固定資產賬面原價，減去被替換部分的賬面原價，加上改擴建支出作為原價入賬；

（五）融資租入的固定資產，按照租賃開始日租賃資產公允價值與最低租賃付款額現值兩者中較低者，加上初始直接費用作為入賬價值；

（六）接受饋贈的固定資產，有發票或相關憑證的，按照憑證上注明的金額加上應支付的相關稅費作為入賬價值。無發票或相關憑證的，按同類資產的市場價格減去按該項資產的新舊程度估計的價值損耗后的余額作為入賬價值；

（七）盤盈的固定資產，按照同類或類似固定資產的市場價格，減去按該項資產的新舊程度估計的價值損耗后的余額，作為入賬價值；

（八）經批準無償調入的固定資產，按調出單位的賬面價值加上發生的運輸費、安裝費等相關費用，作為入賬價值；

（九）在股份制改造過程中經過評估的固定資產按評估后的價值作為入賬價值；

（十）接受債務人以非現金資產清償債務取得的固定資產，以公允價值作為入賬價值；

(十一)以非貨幣性資產交換形式換入的固定資產，依據該項交換是否具有商業實質以及交換資產的公允價值能否可靠計量，按照會計準則的規定處理。

第十九條 已經入賬的固定資產價值，除發生下列情況外，不得隨意變動：

（一）根據國家規定對固定資產重新評估需要進行賬務處理的；

（二）在原有固定資產的基礎上增加補充設備或改良裝臵；

（三）將固定資產的一部分拆除；

（四）根據實際價值調整原來的暫估價值；

（五）發現原入賬固定資產價值有錯誤，需要更正。第二十條 公司所屬單位有確鑿證據表明固定資產發生減值，依照《企業會計準則》等有關規定處理。

第六章 固定資產折舊

第二十一條 公司及公司所屬單位根據固定資產的性質和使用情況，合理確定固定資產的預計使用壽命和預計凈殘值率，結合行業特點，公司選用年限平均法計提固定資產折舊。固定資產的使用壽命、預計凈殘值、折舊方法一經確定，不得隨意變更，確需變更

HZD2-088-CZ07 的，應當說明理由，按照規定的權限審批。固定資產分類折舊標準參照附件二。

公司所屬單位擴建工程移交的固定資產使用壽命一般應與已有同類固定資產使用壽命一致。

第二十二條 公司及公司所屬單位估價入賬的固定資產，按分類折舊率計提折舊；不能分類計提折舊的，可按綜合折舊率計提折舊，綜合折舊率的確定可以參考已投入使用類似固定資產的實際綜合折舊率。估價入賬的固定資產在辦理竣工決算手續后，按實際成本調整固定資產入賬價值，已計提的折舊額不調整，但應按照合理的方法將已提折舊總額分配到各項固定資產，并更新固定資產卡片的相關信息。

第二十三條 公司及公司所屬單位因更新改造調整原價的固定資產，應根據調整后原價、已提折舊、預計凈殘值和尚可使用年限計提折舊。

第二十四條 除以下情況外，公司對所有固定資產計提折舊：

（一）已提足折舊繼續使用的固定資產；

（二）按照規定單獨計價作為固定資產入賬的土地。第二十五條 固定資產應當按月提取折舊，并根據用途計入相關資產的成本或者當期損益。折舊的計算公式如下：

年折舊率=（1－預計凈殘值率）/規定的折舊年限*100%

年折舊額＝固定資產原價×年折舊率 月折舊率＝年折舊率/12 月折舊額＝固定資產原價×月折舊率

在實際計提固定資產折舊時，當月增加的固定資產，當月不提折舊，從下月起計提折舊；當月減少的固定資產，當月仍計提折舊，從下月起停止計提折舊。

第二十六條 公司所屬單位至少應當于每年終了，對固定資產的使用壽命、預計凈殘值進行復核。如果經復核的固定資產使用壽命、預計凈殘值與原先估計有重大差異，應報公司審核批準。

第七章 固定資產后續支出

第二十七條 公司對固定資產的后續支出如檢修維護、更新改造等建立必要的管理制度，避免固定資產損失，影響安全生產。

第二十八條 公司所屬單位更新改造的后續支出應當計入固定資產成本。

對單項費用在50萬元及以上的更新改造項目，在立項申請報告中應預計報廢固定資產的數量和價值、殘值收入，報公司生產部門審核批準。

第二十九條 公司所屬單位對固定資產的維護性支出，如日常維護、檢修等后續支出，在發生時計入當期損益。

HZD2-088-CZ07

第八章 固定資產清查

第三十條 為保證固定資產的安全以及會計信息的真實完整，公司及公司所屬單位應建立固定資產清查制度，每年至少開展一次全面的固定資產清查盤點，也可以組織不定期的局部盤點，掌握固定資產的質量和使用情況，及時辦理資產變動和盈虧報廢手續，保證賬、卡、物相符。

第三十一條 固定資產的全面盤點清查一般應安排在會計決算前進行，公司根據需要可以安排不定期固定資產清查。

第三十二條 公司所屬單位的固定資產清查應由固定資產實物管理工作的分管領導負責，由生產部門牽頭，成立固定資產清查小組，財務部、使用保管部門應配合固定資產清查工作。

第三十三條 公司所屬單位要制定固定資產清查工作計劃，按時完成清查工作。固定資產清查要依照固定資產卡片逐一核對、清點，必要時抽查復核，匯總盤盈、盤虧、毀損及報廢的數量和金額，分析清查結果，評估資產管理狀況，形成清查報告。

第九章 固定資產處臵

第三十四條 經過技術、安全、環保和經濟等方面的論證，固定資產具備下列條件之一者應當辦理報廢手續：

（一）已達到使用年限，并喪失使用價值的；

（二）磨損嚴重，基礎件已損壞，再進行修理已不能達到安全

使用要求的；或使用、維修、保養費用高，在經濟上不如更新合算的；

（三）技術性能落后，耗能高、效率低，無改造價值的；或嚴重污染環境，危害人身安全與健康，進行改造又不經濟的；

（四）屬淘汰型號又無配件來源的；

（五）發生事故，且無修復價值的資產。

第三十五條 公司固定資產報廢工作遵循“逐項鑒定、日常審批、最大利用、最小損失”的原則。

公司所屬單位固定資產報廢由使用部門提出報廢申請，生產部門對報廢的每項固定資產組織技術鑒定，政工部（監察審計）、財務部對報廢原因、資產凈值等提出審查復核意見，生產部門匯總報廢意見后按照資產報廢管理權限審批。

單項原價在50萬元及以上的生產用固定資產報廢，隨時報公司審核批準；非生產用固定資產和單項原價在50萬元以下的生產用固定資產報廢于每季度結束前15日匯總，報公司審批（報廢固定資產分類匯總、資產明細、鑒定表格式見附件三）。公司生產管理部門等固定資產實物管理部門根據報廢固定資產的情況提出報廢或回收利用的處理意見，會簽財務部后報公司總經理和董事長批準。

已提足折舊，并喪失使用價值的單項原價在20萬元及以下的固定資產報廢由公司所屬單位按照內部資產管理程序批準（固定資產

HZD2-088-CZ07 報廢工作流程見附件四）。

報廢的固定資產要及時清理，收回殘值，減少損失。第三十六條 公司所屬單位不需用的固定資產，經公司審批，可在公司內部調撥或對外出售。公司內部調撥價格原則上按賬面資產凈值確定，由公司統一辦理相關手續。內部調撥的固定資產應及時更新相關記錄。

第三十七條 固定資產出售的作價原則是：

（一）完新的設備按照賬面原價計價，國外進口的設備按購入外幣總價和購入當月1日的銀行匯率折算為人民幣計價；

（二）舊的設備參照同類固定資產的市場價值減去累計折舊后的凈值計價；

（三）已經超過使用年限，但是技術性能尚好的設備，參照同類固定資產的市場價值并估計尚可使用年限后協商計價；

（四）出售固定資產所發生的拆除清理費用，一般由出售方負擔；其運輸、裝卸、包裝及途中保險等費用，由購買方負擔。

第三十八條 固定資產發生盤虧、毀損，有過失人的，應追究過失人的責任；已辦理財產保險的，應及時索賠。

第三十九條 公司所屬單位在固定資產清查中查出的盤盈、盤虧、毀損，根據固定資產盤點報告單，按如下規定處理：

（一）固定資產盤盈：先以待處理財產損溢科目列賬，經公司所屬單位領導批準后入賬；

（二）固定資產盤虧，先以待處理財產損溢科目列賬，查清原因后，報公司審核批準；

（三）固定資產毀損，公司所屬單位組織技術鑒定，報公司審核批準。

第四十條 公司所屬單位固定資產的盤虧、毀損和報廢，按照管理權限經批準后進行賬務處理。

第十章 附則

第四十一條 本規定由公司負責解釋。

第四十二條 公司所屬單位可根據本辦法的規定，制定相應的固定資產管理辦法，并報公司備案。

第四十三條 本規定自頒布之日起實行。

第三篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規范公司各項公文，發揮公文對公司業務經營的指導作用，提高公文速度和行文質量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應于公司各部門。

第三條本規定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業之間來往文書，公司下發各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業和下發各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結、領導發言和業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關主管部門、股東單位請示、詢問和答復問題，關聯公司、關系企業之間互相商洽業務、聯系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規章制度：指由公司名義下發的各類管理制度、規定、操作指南（職位說明書、作業指導書、作業程序、流程表單）、暫行規定等；

（四）呈文：指各部門對總經理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發的各類會議紀要（總經理辦公會、月科研生產調度例會、業務專題協調會）及每周動態（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發的行使其部門職能的通知、通報、工作總結和部門業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等。

第二章職責

第四條公司有關人員和部門職責

（一）總經理或董事長：負責公司文件的審批和簽發，負責規章制度的審批和呈文的批復；

（二）各部門部長：負責提請公司名義發放的各類公文及呈文的審核，負責部門文件的審批和簽發，負責相關公司文件、規章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責公司公文管理的制定和檢查，負責公司公文的校對，負

責外來公文的處置，負責檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責公司文件、函的編號，負責公司文件、函、規章制度、會議紀要和外來公文的收、發工作,負責公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責本部門公司公文的收、發工作，負責本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統一采用A4紙，左側裝訂，頁面設置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標題為黑體，二號字，行文標題為黑體，小二號字，副標題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標號、頁腳標碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標題、公文字號、行文標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文單位印章、發文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數、頁眉標號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，除批轉性文件外，行文標題一般不加書名號和其他標點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標號標明公文種類；

（三）公司公文外發時一般只標明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標明；

（四）發文時間以領導簽發日期為準；聯合行文以最后單位簽發的日期為準；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應當在正文之后、發文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。

（七）收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱；聯合發文應將主發單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發到各部門，不直接發到部門下屬單位；

（十）發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

第九條公司公文行文時文字應注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節序數的寫法：公司公文（規章制度采用ISO標準除外）一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標號進行公文分類，標注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標注，分別標記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務部簡稱：司計財；生產部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監察室簡稱：司審監

（三）頁眉標號用于規章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側為公司全稱，右側為公文種類標號，采用漢字拼音簡稱，分別標記如下：

公文種類頁眉標號說明

規章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務部；ZZ：生產部； SC：市場部；JZ：技術質量部；SJ：審計監察室；

（3）為該文發放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發的公司文件、函、規章制度需要填寫《文件簽發單》，呈報總經理審批，經總經理簽署簽發意見（需要相關部門會簽的由相關部門負責人會簽）后，擬發稿部門將發文原稿、發文原稿電子文檔、《文件簽發單》交綜合管理部進行發文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內容、發送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數印制份數，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應在文件發文日期一日內發送主送單位，二日之內發放完全部文件，并將發文原稿、文件存檔件、《文件簽發單》、《發文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責人簽發，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態（含下周計劃）由綜合管理部發放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責簽收，并將文件內容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責人根據文件內容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經理或董事長閱示，或組織公司相關部門及個人傳閱，或轉相關部門按文件的要求處理，或轉入檔案管理；

第二十條呈報總經理或董事長閱示的，經總經理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責收回，文件傳閱過程中閱讀人應注意下列事項：

（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內容；

（二）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件。

第二十二條相關部門接到文件處理要求后，及時組織相關人員研究解決方案，并在收到文件三日內將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規章制度、會議紀要及部門文件發放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發份數和存檔份數加蓋紅章，其余發文用復印件形式發放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責解釋。

第二十八條本辦法自下發之日起施行。

第四篇：公司公文管理辦法

〃北京銀河來星科技有限公司

公文管理（暫行）辦法

2011-06-13

一、原則要求

公文管理應做到及時、準確、安全、保密，手續簡便清楚。行政部是公司的公文處理和管理機構，應做好公文收發、分辦、流轉、傳遞、打印、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責要求應積極做好公文擬制、流轉和預歸檔等工作事宜。

二、公文種類

公司常用公文的種類主要包括請示、報告、決定、決議、通知、通報、批復、函、會議紀要、規章條例、意見等，適用范圍如下：

(一)請示：向上級機關或主管部門請求指示、批準，用“請示”。

(二)報告：向上級機關或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關或主管部門的詢問等用“報告”。

(三)決定：對重要事項或重大問題作出安排，獎懲有關單位和人員，用“決定”。

(四)決議：經過會議討論通過，并要求貫徹執行的事項用“決議”。

(五)通知：發布行政法規和規章，轉發上級機關或主管部門的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理的需要周知或共同執行的事項，用“通知”。

(六)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報”。

(七)批復：答復下屬單位的請示事項，用“批復”。

(八)函：不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等，用“函”。

(九)會議紀要：記載傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”。

(十)規章、條例：是法規性文件，需要有關方面貫徹執行的事項。下發時用“印發……條例的通知”。

(十一)意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。

二、公文格式

文件一般由秘密等級、保密期限、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機關、打印人員、校對人員、印發份數、印發機關、印發日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應當由承辦單位標注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”、“機密”和“秘密”，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。標識密級等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字中間空一格；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

(二)發文機關標識應當使用發文機關全稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。

(三)發文字號應當由發文機關代字、年份和序號構成。字號位置在發文機關標識下空兩行處，用3號仿宋體字，居中排列（上行文除外）；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年代應用全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號不編虛位，例如，銀河來星[2011]001號；聯合發文，只標注主辦機關發文字號。

1.總公司和總公司各部門編發的文件代字分別為：

⑴公司發文銀河來星

⑵公司工會發文銀河來星工

⑶行政部發文

⑷財務部發文銀河來星行銀河來星財

其他部門發文以此類推(下同)。

2.在直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴上海分公司銀河來星滬

⑵天津分公司銀河來星津

3.設立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡稱加該城市名稱的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴深圳分公司銀河來星粵深

⑵廈門分公司銀河來星閩廈

(四)上行文應當注明簽發人，發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標識簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人姓名、電話。

(五)公文標題，應當完整、準確、簡要，用2號宋體并加黑居中書寫。

(六)公文的主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱。書寫位置在標題下空一行左側頂格處，用3號字仿宋體，主送機關名稱后標全角冒號。

(七)正文內容每一段落起始應居左空二字，用3號仿宋字體，段落間距用

1.5倍行距。結構層次序數應符合下列規范，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。

（八）公文如有附件，應當在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附件說明，標明附件順序和名稱。附件應當在用印頁之后另起頁，并與正文裝訂在一起。

（九）成文日期，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發的日期為準。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用3號仿宋字體。

（十）公文除以“會議紀要”和以電子郵件形式下發的公文以外，應當加蓋印章。單一機關制發的公文，蓋印的位置一般應上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標準。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。當聯合行文需要加蓋兩個以上印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主送機關印章在前；印章均壓成文時間；印章之間互不相交或相切，但相距不超過3mm。

（十一）附注（如“此件發至**處”等）應當用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。

（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應當有一字間隔。公文的主題詞一般不超過5個。標引順序是先標類別詞，再標反映公文內容的類屬詞，最后標反映公文形式的文種詞。（主題詞表見附件一）。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字并加黑，詞目之間空一字。

（十三）抄報、抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱。公文如有抄報（送），在主題詞下一行，左空一字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關間空一字間隔，回行時與冒號后的抄送機關對齊。

（十四）打印人員、校對人員及印發份數，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下），占1行位置，用3號仿宋字體。

（十五）印發機關和印發日期，位于打印、校對人員及印發份數之下，占1行位置，用3號仿宋體字。印發時間以公文印制的日期為準，用阿拉伯數碼標識。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。（十七）公文排版要求整篇內容為偶數頁，即保證最后主題詞等務必落在偶數頁面上，若此頁無正文內容，則在此頁第一行左空二字加圓括號標明“此頁無正文”。

（十八）印章務必落在成文日期處。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得落在標識“此頁無正文”的頁面。

（十九）頁碼，用4號半角阿拉伯數碼居中標識。

三、行文規則

（一）以總公司及總公司各部門名義編發的文件，統一由總公司行政部辦理，以各分支機構名義編發的文件，由各分支機構行政管理部門辦理。

（二）公文材料除綜合性報告外，執行一文一事原則。向上級請示，主送一個上級單位，如涉及兩個以上的，用主送和抄報辦法。一般不得越級請示，一切行文（包括信息簡報類）不直接送交領導個人及有關部門，應經行政部登記后遞送。

（三）公文用紙一般為國際標準A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，應向主送單位報送3份，公司內部無論是文件還是簡報，均報送1份。

四、公文辦理

公文辦理分為收文辦理、發文辦理、簽報辦理和內部工作聯系單辦理四類。

(一)收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、傳閱等。

1.公司收文統一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘人員拆封。

2.收到下級機關上報的公文，文秘人員應當進行審核。審核的重點是：是否應由該機關主辦、是否符合行文規則、公文格式是否規范等。文件存在嚴重失誤

或嚴重不規范應當退回修正后重報。

3.審核后的文件，應當于收文當日登記、編號，及時送行政部負責人閱批。事務性便函、通知、請柬等可直接分送有關人員辦理。

4.根據行政部負責人的批注意見，由文秘人員分送給公司領導閱示或有關部門辦理。有關領導或部門應于2個工作日內閱畢（出差等特殊情況除外）。

5.凡經領導批示，要求執行或落實的文件，由行政部統一登記、傳遞，由承辦部門簽收并落實。

6.已送領導閱批或交各部門辦理的公文，行政部負責檢查、催辦，及時掌握公文的流轉和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。

7.根據批辦要求需傳閱和傳達的文件，按照傳閱和傳達的范圍由文秘人員組織分批或逐人傳閱，閱后簽字。

8.處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。

(二)發文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發、登記編號、繕制、校對、封發、立卷、歸檔等。

1.草擬公文文稿，一般由經辦部門執行，兩個以上部門的聯合發文，應由相關部門協商指定專人擬稿。

2.任何發文必須經承辦部門負責人核稿并簽字后交行政部審核合格后報公司領導簽發。總公司發文，由公司主要負責人簽發；職能部門發文，由公司分管領導簽發；各分支機構發文，由主要負責人簽發。

3.文稿經公司領導審改簽發后，不得隨意修改，如必須修改，須經原簽發領導同意并復審。

4.各級發文由各級行政部門統一登記編發文號，統一安排打印。校對由擬稿部門負責，確認無誤后，注明校對人的姓名。

5.文件的遞送渠道分為電子郵件發送、傳真發送和原件發送。

6.凡文種為通知（有關人事的通知除外）、通報、會議紀要以及轉發文件類的公文，由行政部指定電子郵箱發送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件視同加蓋公章發送的公文，不再另行下發紙制公文。各部門須指定專（兼）職文秘人員負責指定電子郵箱中的文件收發、流轉和回復工作，保證信息暢通。

7.除上述文種以外的其他公文，以原件發送。但請示類公文，可以傳真形式發送，不需郵寄原件。

8.發文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存，文秘人員應認真檢查文件材料是否完整、齊全，手續是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。

(三)簽報辦理。各職能部門呈報總經理辦簽批的報告，一律用公司統一的“北京銀河來星科技有限公司內部工作簽報”。

(四)內部工作聯系單辦理。公司各職能部門之間、各機構之間的日常業務聯系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內部工作聯系單”統一辦理。

不編排收發文號的公司內部的正式文字材料，此類材料包括領導講話、報告、工作計劃、規劃、總結、調查報告、合同、協議。外出開會、活動中帶回的文件材料，也應按常規交行政部文秘人員登記、編號，作收文處理。

五、公文督辦

公司各級行政文秘人員是代表公司督促各部門對公司各項決策、重要工作等落實的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實情況、落實過程中存在的問題和薄弱環節，有針對性的提出解決意見和建議，保證政令暢通。

附件：1．銀河來星公文主題詞匯總

2.北京銀河來星科技有限公司收文登記簿

3.北京銀河來星科技有限公司發文登記簿

4.北京銀河來星科技有限公司擬文流轉單(模版）

5.北京銀河來星科技有限公司收文流轉單(模版）

６.北京銀河來星科技有限公司內部工作聯系單

７.銀河來星工作簽報(模版）

8.北京銀河來星科技有限公司紅頭（上行文模版）

9.北京銀河來星科技有限公司紅頭（下行文模版）

10．北京銀河來星科技有限公司便箋、便函（模版）

第五篇：公司公文管理辦法

公文管理辦法

第一節 總 則

第一條 為提高公司的公文質量和辦結效率，實現公文管理工作的規范化、制度化及標準化，綜合管理辦公室結合公司實際，特制定《公文管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

第二條 本《辦法》適用于000有限公司（以下簡稱公司）及下屬各分子公司（以下簡稱各公司）。

第三條 公文是指公司在經營管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹公司精神與政策，發布規章制度，實行管理措施，請示、答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況及交流經驗的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本《辦法》規定。

第四條 公文管理包括公文的擬發、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第六條 各級辦公室（以下簡稱辦公室）是公司公文處理的管理機構。公司綜合管理辦公室負責指導各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對外、內的簡稱均按以下規范執行。

第八條 公文處理必須嚴格執行國家的保密法規及公司的有關規定，確保國家秘密安全和公司利益不受損害。

第二節 公文種類

第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要，簡報；意見等。

一、命令（令）：適用于頒布重要規章、制度和管理辦法；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關人員；撤銷各部門及各公司不適當的決定。

二、提案：又稱議案，是有提案權的組織或個人提交會議討論的方案、建議。適用于各級部門按照程序向同級辦公會、專項委員會、專題會或者各公司向上一級辦公會、專題會提請審議事項；適用于有提案權的人員按程序向同級董事會提請審議事項。

三、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排；任免有關人員；獎懲有關單位及人員；變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

四、指示：適用于對公司各部門、各公司布臵工作，闡明經營管理活動的指導原則和要求的下行文。

五、公告：適用于向公司內外宣布重要事項。

六、通告：適用于在公司所轄范圍內公布應當遵守或者周知的事項，通告主要用于有關單位開展業務工作需要。

七、通知：適用于轉發政府機關及公司股東大會、董事會的公文，批轉各部門、各公司的公文；發布規章；傳達要求各部門、各公司辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項。

八、通報：適用于公司內部表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。

九、報告：適用于向上級組織機構匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級組織機構的詢問。

十、請示：適用于向上級組織機構就有關事項請求指示、批準。

十一、批復：適用于答復下級單位或人員的請示事項。

十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題。

十三、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

十四、簡報：適用于上下級、平級之間互通情況、反映問題、交流經驗、傳遞信息。

十五、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

第十條 發文機關根據工作實際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。

第三節 組成及格式

第十一條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發文機關署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對象，其他種類公文參照紅頭文件。

一、版頭:由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號，行間距為60 磅；聯合行文，主辦單位應當排列在前，字體為楷體40 號，“文件”二字字體為50 號。可根據單位名稱字數適當調整字體寬度和字間距。

二、秘密等級：公文須設秘密等級。秘密等級分為“機密”、“秘密”、“普通”，秘密等級標注在文件版頭右上方頂格位臵。文件秘密等級，由發文單位根據文件內容確定。OA 行文，秘密等級須在系統送文單中標明。

（一）機密：指所涉內容只能由收文者本人知曉的公文。

（二）秘密：指所涉內容不能向無關人員透露的公文。

（三）普通：指所涉內容可在公司內傳達的公文，但不可擅自對公司以外公布。

三、緊急程度：對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的公文。常規公文，是指可以按正常速度形成、運轉和辦理的公文。但常規公文也要及時辦結。

緊急程度標注在版頭右側秘密等級垂直下方位臵。收文部門收到特急文件后，須立即轉呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統送文單中標明。

四、發文字號：包括單位代字、部門代字、年份、序號，標注于版頭下方居中或者左下方；聯合行文只需標明主辦單位發文字號。發文字號排序原則上所屬單位簡稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個字作為簡稱，會議紀要以“會”字作為簡稱。

五、簽發人：公司（或部門）下發帶有版頭的正式公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名。

六、公文標題：由發文機關名稱、公文主題和文種組成；應當準確簡要地概括公文的主要內容；標題中除制度、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號；一律用“二號”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動、固定值36 磅”。

構成標題的三個方面，視情形可省去發文機關名稱。公告或某些內容十分簡單的公文，視情形可省去事由。

七、主送單位：主要受理公文的機關。主送單位名稱應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文上方，頂格排印；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。

特別注意請示或報告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關于繳納稅款的請示，直接寫“財務管理部”，嚴禁出現“公司領導”字樣。

八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方；應簡明扼要，敘述明了；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據頁面結構、空間適當調整）”。正文中其他規定為：

（一）時間形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”寫為“〇”。

（二）引用公文應先引標題，后注明文件字號；或引用文件字號，省略標題亦可。

（三）結構層次序數:第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。

（四）使用計量單位的應當使用國家法定計量單位。

（五）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（六）公文中的數字，除印發日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（七）關于人員的任命、免職文件按以下規定，“任命”和“免去”為黑體四號、頂格書寫；任命和免去的內容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應當加括號標注；標注內容用“小四號”、“宋體”。當正文中出現引用制度、規章名稱時，出現“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。

十、附件：公文如有附件,應當在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。

附件是正文的補充說明部分，要與正文一起裝訂或發送；正文、附件頁碼分開設臵。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發作為附件的，須標注說明；制度辦法等作為附件的，以“第×節”居中來區分章節，以“第×條”作為開端章節里的內容；圖表數字作為附件的，以方便閱覽、節約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標識的，應參照公司VI 識別系統執行。

十一、發文機關署名：應該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個人則須其本人簽字；聯合行文主發單位在前、聯合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱在落款的第一行，部門名稱在第二行，發文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。

十二、成文日期：一般為會議通過或領導人簽發日期；聯合行文，為最后簽發機關領導人的簽發日期；印發文件時署印發日期。

十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標明“（此頁無正文）”，字體同正文。

十四、“呈、抄送、發”單位及人員：指除主送機關以外其他需要告知公文內容的上級、平級、下級及無隸屬關系的單位，一般形式有：呈、抄送、發。

（一）呈：公司級文件須呈報董事長；部門級文件須呈董事長、總經理，其他主管領導可根據行文內容、目的自行選擇呈送。

（二）抄送：指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的平級。公司級文件抄送總經理、副總經理、總監等；部門文件可抄送同級別 的相關部門。

（三）發：指公文的發送對象。公司級文件發各部門、各公司等，部門級文件發各公司或各公司的相關部門等。

（四）呈、抄送領導的書寫順序按“級別高排列在前，級別相同先任命排列在前”的原則確定，同時任命的職務相等的領導，按年齡長幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級文件應抄送綜合管理辦公室存檔備案。

第十二條 公文用紙為國際標準A4 型(長297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側裝；張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四節 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。

第十四條 公司各部門無權對政府機關直接行文，該類行文均應以公司的名義，按公司規定流程審批后印發。

第十五條 公司內行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定，職權范圍外內容要有上級批準性文件或準予的依據。

一、公司可以對各部門、各公司行文。

二、各部門在其職權范圍內，可以互相行文，可以向各公司、有關業務部門行文。各部門向各公司有關業務部門的行文，應當同時發業務部門所在公司。

三、各單位及人員一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位或領導。

四、公司各部門可以聯合行文。

五、公司各單位之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權責令糾正或撤銷。

第十六條 “請示”應當一事一文，一般只寫一個主送領導或單位，如需同時送其他領導或單位，應用抄送形式。

第五節 發文管理

第十七條 發文管理權責劃分：

公司級文件：根據公司有關批復或出具的指導性意見，向各部門、各公司傳達貫徹公司精神與政策，執行執委會等專門委員會及其他公司級會議審議通過的制度及決議、實施管理措施、指導、布臵和商洽工作等，將由相關業務部門擬稿，通過《文件制訂、修訂評審表》（參見附件二）經主管領導審核，進行逐級簽批。副總經理或相關被授權人員有權在其業務范圍內簽批公文。文件下發引發的責任由最終簽批人 承擔。

部門級文件：用于部門間工作溝通、聯系業務及向下級單位下達工作指令等，所發文件內容須與公司的有關要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔相關責任。

第十八條 發文管理指制發公文的過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發、繕印（或編號、套紅、清稿）、用印（用章）、發送等程序。

一、擬稿：非公司各部門業務范圍的綜合性重要文件，由辦公室負責擬稿；凡內容屬各部門業務范圍內的文件，由各部門負責擬稿；兩個及以上單位聯合行文，由主辦單位負責擬稿。

（一）文稿必須符合國家和地方政府的法律、法規、方針和政策；符合公司的章程及有關規定。

（二）文稿必須情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

二、核稿：以公司名義發文，由公文發起部門的負責人及主管領導核稿；以部門名義發文，由部門負責人核稿；相關單位聯合行文，由主辦單位負責人核稿。核稿的重點是：內容是否符合有關政策、規定，與其它有關公文有無重復或矛盾；涉及其他單位的問題是否協商一致；文種使用是否妥當；文字表達是否準確，格式是否規范；是否符合行文規則和擬稿的其它要求。

三、會簽：聯合行文情況，由聯合行文的部門負責人會簽后，再報送有關領導簽發。

四、簽發：以公司名義行文，由董事長、總經理、副總經理或相關被授權人員簽發；以董事長、總經理名義行文，由其本人簽發；以公司各部門名義行文，由公司主管領導簽發（無主管領導的由部門負責人簽發）；相關單位聯合行文，由主辦單位的主管領導簽發（主辦單位無主管領導的由另一聯合行文單位主管領導簽發，均無主管領導的由主辦單位負責人簽發）。

（一）經董事長書面授權同意，專業事項文件可由被授權人簽發。

（二）文稿經簽發后即成定稿，原則上內容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發人同意。

（三）書面簽批公文，應使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。

五、繕印：以公司名義行文，由辦公室負責打印；以各部門名義行文，由各部門負責打印；相關單位聯合行文，由主辦單位負責打印。

六、用章：以公司名義行文，由辦公室負責蓋章；以董事長、總經理名義行文，由其本人或印章授權保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯合下發的公文,聯合發文單位均須加蓋印章，印章順序應與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。

七、發送：以公司名義書面行文，由辦公室負責發送；OA 系統行文，由發起部門負責發送；以各部門名義行文，由各部門負責發送；相關單位聯合行文，由主辦單位負責發送。

（一）公文發送必須使用《發文登記表》（附件三）記錄領取人姓名、份數及時間。

（二）書面文件裝訂時，按順序雙面打印，在文件左側、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。

第十九條 發文辦理時限：一般文件根據工作需要、時效性完成擬稿、核稿；時效性較強的公文（如會議紀要）須在8 工作小時內完成擬稿、核稿。文件簽發后應在1 小時內完成繕印、用印，1 小時內發送。第二十條 為使發文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發的正式公文須由簽發部門保存一份紙質文件存檔，公司級文件及OA 辦公系統存檔由辦公室檔案管理員負責。

第二十一條 公司OA 辦公系統發文，以本《辦法》為執行標準；發文流程按行文級別選擇使用。

第六節 收文管理

第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。

一、審核：是指對文件格式、錯別字等初審（僅限于內部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公文收發員負責。

二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發文單位的《發文登記表》上簽字確認，登記是指將收到文件的時間、發送人等信息在《收文登記表》（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發員負責。

（一）按類別建立收文登記表，隨時發生隨時登記，每一年完成一次歸檔。

（二）類別可分為內部文件、外來文件，并根據各部門、各公司實際情況逐級細分。

三、處理：是指對來文的事項進行傳閱（轉發）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫《文件處理單》（附件五）逐級審批處理；報送至各部門的文件由相關部門填寫《文件處理單》逐級審批處理。

（一）對因內容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依據后有權拒收、退回。

（二）所收公文均須及時送單位或部門負責人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負責人出差無法閱辦時，辦公室應電話請示，并根據其批示轉交具體責任人承辦。

（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權的情況下，所屬承辦單位行政部門應在以上規定時間內電話說明情況，根據承辦人口頭指示予以轉達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。

四、催辦：送領導批示或交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦，承辦人或閱件人應在限定時間內辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應轉入專項督查催辦程序。

五、歸檔：是指事項辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分門別類按立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。

（一）OA系統行文，除執行本《辦法》第二十條相關規定外，其他歸檔資料可不必保存紙質文件，但須在OA系統上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質媒體文檔；但公司級、部門級紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質文件。

（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發文登記表、文件處理單等文檔。

（三）目錄臵于存檔資料之前，公文按類別、時間順序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規定辦結時限要求的公文，按照有關規定辦理；無具體辦結時限及主送機關的，由辦公室按以下規定辦理： 一、一般公文，辦公室應在簽收時刻起4 個工作小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后2 日內做出批復（對下級的書面請示等批注意見、答復）。

二、加急公文，辦公室應在簽收時刻起2 小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后一日內做出批復或反饋。

三、特急公文，辦公室應在簽收后立刻轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后即時做出批復或反饋。

四、領導批復后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應在批復后當日予以反饋。

五、對因報送內容不詳或不符合報審要求的請示類文件，造成公司領導或主辦部門無法決策、批復的，審批部門有權不予批復，但須在收文一日內與報送單位進行溝通，要求其對文件內容進行補充、完善，文件處理流程同時終止；被要求重新上報或補充完善的文件，視同文件流程重新發起，由此造成的工作延誤等相關責任由文件呈報單位承擔。

第二十四條 考慮到公司實際情況，公司范圍內的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關轉呈和辦結時限的限制。

第七節 其他規定

第二十五條 公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。對被撤消和被廢止的公文，發文單位應負責于一周內予以回收、銷毀。OA 辦公系統文件的撤消和廢止受系統軟件限制，一經撤回即視為文件撤消，并通過“協同”對已簽收的單位、部門進行說明。

第二十六條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，全部公文應交于辦公室管理。工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文移交、退還被調離部門。

第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機密”級公文的人員，須嚴格履行保密責任和義務。

第二十八條 機密公文只能打印一份，發送“機密”級的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。秘密公文按審閱人數打印，發送“秘密”級的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時，可由其指定的專人代收，但必須由有閱文資格的人或其指定人員妥善保管。OA 行文，絕密、機密類文件需在《文件制定、修訂評審表》中標注，并由公文收發員單線發送。

第二十九條 任何人都不得復印、摘抄“絕密”、“機密”級公文。第三十條 各部門保存的沒有歸檔和存查價值的公文，經過主管領導和辦公室批準，以一年為期定期銷毀。銷毀公文應進行登記。

第八節 罰 則

第三十一條 各級辦公室負責本《辦法》的培訓及公文的管理工作，未有效履行職責的，可由所在公司或上級辦公室給予警告、通報、處罰。第三十二條 培訓后各部門仍未嚴格執行本《辦法》的，視情節嚴重由辦公室提請公司給予警告、通報、處罰。

第三十三條 發文部門所發文件未到辦公室備案、也未及時提交歸檔的，由發文部門承擔責任。

第三十四條 公文執行情況作為各部門、各公司的執行力檢查、業績責任書考核事項之一，由辦公室評價統計執行情況。

第三十五條 辦公室沒有按規定時限轉呈而延誤批復時限的，或者因公文批復后辦公室沒有按規定時限下發的，公司將對責任人和辦公室負責人進行處理；除有其他辦結時限規定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因批辦者原因導致沒有按規定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由批辦者負責。第三十六條 對因報送內容不詳或不符合報審要求的請示類文件，審批部門不予批復造成文件流程終止的，由文件上報部門承擔相關責任。但審批部門未能在收文一日內要求對方補充、完善文件內容，導致文件修改滯后的，相關責任由審批部門承擔。

第三十七條 針對公司下達的指令性文件或限期完成的工作任務，對因執行單位工作效率低下、前期工作開展滯后、上報請示不及時等原因造成工作延誤、錯過最佳辦理時機的，公司將根據實際情況追究相關人員的責任。

第三十八條 本《辦法》中“公文模板”以電子版形式發放。

第九節 附 則

第三十九條 各公司在不違背本《辦法》的前提下，可根據本《辦法》和有關規定，結合實際情況制定相關實施細則，但須向綜合管理辦公室備案。

第四十條 本《辦法》自發布之日起生效，最終解釋權歸綜合管理辦公室。__