第一篇：公文處理管理辦法

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公文處理管理辦法

第一章 總則

第一條

為促進公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作流程化、標準化、常態化，不斷提高公文處理工作的質量和效率，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司及直屬各單位（以下統稱“各單位”）的公文處理工作。

第三條

本辦法所稱公文，是指各單位實施領導、履行職能、指揮生產和經營管理的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實上級部署，公布規章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況，依法經營和進行商務活動等的重要工具。

第四條

本辦法所稱公文處理工作，是指公文的發文辦理、收文辦理、整理歸檔、公文管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條

公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條

公司總經理辦公室、黨委工作部、紀委工作部、工會辦公室分別負責公司行政、黨委、紀委、工會的公文處理工

作，是公司相應公文處理的職能部門，并對各單位的相應公文處理工作進行指導和督促檢查。各單位應設立文秘崗位，指定符合崗位要求的人員，按照本辦法的要求開展相關工作。文書、文秘人員應當忠于職守、作風嚴謹、具備相關專業知識。單位內設臨時機構一般不對外發文。

第七條

非涉密公文應當通過公司OA辦公系統進行處理。特殊情況下，不宜使用OA辦公系統的，可以采用書面形式。

第二章 公文種類

第八條

各單位的公文主要包括正式發文（文件式公文）、便函（信函式公文）、內部公文和專用文件等四種類型。

第九條

正式發文是以單位名義發布的、用于處理本單位職責范圍內重要事務的公文，主要種類包括：

1.決定：適用于對重要事項做出決策和部署，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

2.通知：適用于任免干部，發布、傳達要求下級單位和有關單位周知或者執行的重要事項，轉發上級單位重要公文。

3.通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者告知重要情況。

4.報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，回復上級單位的詢問。

5.請示：適用于向上級單位請求指示、批準。

問和答復問題。

2.通知：適用于發布、傳達要求本單位內部機構、下級單位或部門周知或者執行的一般性事項，召開常規性或一般性會議，轉發一般性工作文件。

3.答復/回復：適用于向下級單位答復一般性問題，但不得用于批復下級單位請示事項。

4.報告：回復上級單位的部門提出的一般性問題，提供一般性資料或工作報告等。

第十一條 內部公文是用于單位內部處理、協調和安排各種工作的公文，主要種類包括: 1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.會議紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。3.簽報：適用于單位內設機構向本單位領導請示和匯報工作、反映情況、報告交辦事項辦理結果以及重要公文的起草過程、有關事項的背景、承辦部門的意見和建議等事項。

4.工作聯系單：適用于單位內各部門之間商洽工作，詢問和答復問題。

5.外聯記錄單：適用于記錄外單位以電話、傳真、郵件等方式聯系工作的有關內容，并報告單位領導或報送有關部門。

6.內部通知：適用于各部門發布需要本單位內部機構周知的一般性事項，是部門便函通知類公文的簡化形式。

7.管理要情、黨建要情、簡報：適用于各單位或部門在一

3.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

4.除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以本單位名義向上級單位負責人報送公文，也不得以單位負責人名義向上級單位報送公文。

5.各單位內各部門不得直接向上級單位行文。除應上級單位要求外，下級單位一般不向上級單位內部機構正式發文。

6.受雙重領導的單位向一個上級單位行文,必要時抄送另一個上級單位。行文時應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。

第十七條 向下級單位行文，應當遵循以下原則： 1.主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。

2.上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送下級單位的另一個上級單位。

3.上級單位原則上不得向下級單位內部機構行文。上級單位內各部門在職權范圍內可向下級單位或部門行文，但不得發布指令性公文，不得批復下級單位請示事項。

第十八條 不相隸屬單位之間一般以“函”商洽工作。對不相隸屬單位發送的公文，不得有指令性要求。

第十九條 同級單位之間必要時可聯合行文。聯合行文按主辦、協辦單位次序依次簽發，一般不使用復印件會簽。

3.發文字號包括發文單位代字、年份、發文順序號。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，按年份累計編號，序號后面加“號”字。發文字號編排在發文單位標志下空兩行位置，下行文居中排布，上行文的發文字號居左空一字編排，與簽發人姓名處在同一行。發文字號之下4MM處印一條與版心等寬的紅色分割線。

4.簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導姓名，上報的公文需標識簽發人姓名。平行排列于發文字號右側，右空一格，由“簽發人（3號仿宋體字）”三個字加全角冒號和簽發人姓名（3號楷體字）組成。

5.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容(即事由)并標明公文種類，一般由發文單位名稱、事由和文種組成。標題中除法規、規章和轉發文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題排列要美觀，回行不能斷開詞意。標題用加粗的2號華文中宋體字，可分一行或多行居中排布在紅色分割線下空兩行的位置。

6.主送單位是指公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或同類型單位統稱。編排于標題下空一行位置，居左定格，回行時仍定格，最后一個機關名稱后標全角冒號。

7.正文是公文的主體，用來表述公文的內容。公文的首頁必須顯示正文。正文從主送單位下一行開始，每自然段左空

2-8

11.公文如有附注（公文印發傳達范圍等需要說明的事項），應當加圓括號標注，居左空二字編排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的說明、補充或者參考材料。附件應當另面編排，與公文正文一起裝訂。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件格式要求同正文。

13.抄送單位是除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型單位統稱。一般用4號仿宋體字，在印發部門和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標句號。

14.印發機構和印發日期是指公文的印制機構和印制日期，印制機構一般為公文的職能部門。印發部門和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分割線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01），后加“印發”二字。

15.頁碼是公文頁數順序號，首頁不標注頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，居中編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7MM。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

16.關于聯合發文，同級單位或黨政之間聯合發文，應使用

主辦方的發文標識和發文字號。聯合發文的成文日期以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。聯合發文的所有發文單位都應在公文落款處加蓋印章。如確有困難，可只由主辦單位加蓋印章，并標明“代章”字樣。

17.公文應使用國際標準A4型（210mm*297mm）白紙打印，左側裝訂，特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。正式發文左右頁邊距28MM,上下頁邊距37MM。

18.公文中各組成部分的標識規則在本辦法中未明確的，參照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第二十三條 發文辦理是指以本單位名義制發公文的過程，正式發文的發文辦理過程包括擬制、會簽、審核、簽發、復核、編號、登記、校對、印制、用印、分發等程序。具體為：主辦部門擬稿—擬稿部門負責人審核—會簽（根據需要由擬稿部門負責人確定）—文秘核稿—公文處理職能部門負責人核審—公司領導簽發—文秘核稿套紅—發起人校對—封發（蓋章）—歸檔。

第二十四條 擬制公文應當做到：

1.符合國家的法律、法規及其他有關規定，切實可行。2.情況屬實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

3.文種正確，格式規范。公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送單位的行文關系確定。

4.擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6.結構層次序數，第一層為“

一、”，小標題可使用黑體三號字，加粗；第二層為“

（一）”，小標題可使用楷體三號字，加粗；第三層為“1.”，第四層為“（1）”，小標題可使用仿宋體字。

7.應當使用國家法定計量單位。

8.文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現注明準確的中文譯名。

9.公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。數字和年份不能回行。

10.擬稿人根據實際需要，確定主送單位、抄送范圍，標明印制份數。

11.對于收到的公文，可根據公文的要求和需要予以轉發。轉發文件，應當結合工作實際，提出具體貫徹要求，不得層層轉發。

下列文件不得轉發：各種絕密文件、資料；中央領導同志

未公開的內部講話；規定限制閱讀范圍的文件；政策、法律、法規、重要措施的未定稿；其他不得轉發的文件。

12.涉密公文，應當根據有關保密規定標注相應的密級。第二十五條 擬制公文中，對涉及其他部門職責的事項，主辦部門應主動會簽其他部門，取得一致意見后方可上報公司領導。如有分歧，主辦部門應報請公司領導予以協調，仍不能取得一致意見的，不得自行行文。

第二十六條 公文審核應當做到：

1.除特別緊急事項外，公文送公司領導簽發前，應當由公文處理職能部門進行審核，不得先簽后核。

2.審核工作應指定專人負責。審核的重點是：（1）行文理由是否充分，行文依據是否準確；（2）是否符合行文規則和擬制公文的有關要求；（3）涉及有關部門職權范圍內的事項是否經過協商并達成一致意見；

（4）文種是否正確，格式是否規范。

3.在不改變原意的情況下，審核人可對文稿進行文字處理。需對文稿進行較大修改時，應提出修改意見商擬稿人修改，修改后的文稿須由擬文部門負責人確認，審核人應當進行復核。

4.審核合格的公文，由審核人送公文處理職能部門負責人核簽。經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由。

第二十七條 公文簽發實行權責結合的原則。

1.公文主辦部門、會簽部門、審核部門的意見應由部門主要負責人簽署。部門主要負責人無法簽署時，應由部門主持工作的負責人簽署。

2.公司發文一般由公司主要領導或分管領導簽發，主要領導和分管領導不在，可由其他授權領導簽發。

3.簽批公文，簽批人應有明確意見，并簽署姓名和審批時間，圈閱則視為同意。公文簽發人對簽發的公文內容全面負責。

第二十八條 公文會簽和簽批程序根據需要可采用并行或串行方式，各單位可根據實際情況確定。

第二十九條 擬辦、修改和簽批公文，不能用圓珠筆或鉛筆，不得在文稿裝訂線外書寫。

第三十條 公文印制應當做到：

1.公文簽發后，由公文處理職能部門進行復核，并統一負責編號、登記和印制。復核的重點是:審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核，如需對文稿進行實質性修改，應按程序復審。

2.公文印制時，排版的清樣由擬稿人負責校對，校對人應簽署姓名。公文校對以原稿為準，簽發后的文件不得再做任何修改。若確需修改，必須由主辦部門領導簽字后交由公文處理職能部門重新審核，必要時需按程序重新簽發。

3.改定的清樣，由公文處理職能部門審定后進行印制，并

加蓋印章。公文印制要美觀大方，符合公文格式。公文應根據頁面調整文件行距，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第三十一條 公文分發由公文處理職能部門負責，也可由公文主辦部門自行辦理。一般公文2天內發出，急文急辦。通過OA系統分發的，按公司OA系統設定流程分發。

第三十二條 發送涉密公文必須由單位機要人員按照相關工作要求辦理。

第五章 便函的公文格式和辦理

第三十三條 便函一般由發文單位標識、秘密等級、保密期限、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、抄送單位和頁碼等部分組成。

1.發文單位標識為公司全稱或規范簡稱，不加“文件”字樣。具體格式和字體要求參見附件3。

2.便函各組成部分的要求同正式發文，但一般不標簽發人、印發機構和印發日期。

3.便函中各組成部分的標識規則在本辦法中未明確的，參照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第三十四條 便函的發文辦理過程包括擬制、會簽、審核、簽發、編號、登記、校對、印制、用印、分發等程序，相關程

序參照正式發文的要求辦理。

第三十五條 單位便函（公司便函）應由本單位領導簽發，加蓋單位印章，由公文處理職能部門統一編號、登記和印制。分發由公文處理職能部門負責，也可由公文主辦部門自行辦理。對于一般性、常規性或已經有單位領導明確意見的便函，可由單位領導授權各部門負責人和公文處理職能部門負責人共同簽署意見后生效。

第三十六條 部門便函由各部門負責人簽發，加蓋部門印章，由各部門自行編號、登記、印制和分發。

第六章 內部公文的公文格式和辦理

第三十七條 決議的格式和辦理要求：

1.決議一般由標識、秘密等級、保密期限、編號、簽發人、標題、時間、地點、主持人、出席、列席、記錄人、正文等部分組成，不需加蓋印章。決議標識由發文單位全稱或者規范簡稱后加“決議”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件4確定。決議中各組成部分的標識規則在本辦法中未明確的，參照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

2.決議主要用于記錄重要會議的重大決策事項，一般適用于董事會會議、黨委會、黨政聯席會、總經理辦公會等會議。

3.決議的辦理過程主要包括擬制、簽發、編號、登記、印制、分發等程序。

4.決議由會議主辦方負責擬定，在征求與會人員意見后，由會議主持人或會議主辦方負責人簽發。參會人員如對文稿的內容有不同意見，應通過協商達成共識。

5.決議由辦公室或會議主辦機構進行編號、登記、印制和分發。

6.有特定格式、簽發人員和辦理程序要求的決議，可按其特定要求辦理。

第三十八條 會議紀要的格式和辦理要求：

1.會議紀要一般由標識、秘密等級、保密期限、編號、簽發人、標題、時間、地點、主持人、出席、列席、記錄人、正文、發送范圍等部分組成，不需加蓋印章。會議紀要標識由發文單位全稱或者規范簡稱后加“會議紀要”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件5確定。會議紀要中各組成部分的標識規則在本辦法中未明確的，參照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

2.會議紀要的辦理過程主要包括擬制、簽發、編號、登記、印制、分發等程序。

3.會議紀要由會議主辦方負責擬定，在征求與會人員意見后，由會議主持人或會議主辦方負責人簽發。參會人員如對文稿的內容有不同意見，應通過協商達成共識。

4.由單位領導簽發的會議紀要由辦公室統一編號、登記、印制。分發由辦公室負責，也可由公文主辦部門自行辦理。

由部門負責人簽發的會議紀要，由各部門自行編號、登記、印制和分發。

第三十九條 簽報的格式和辦理要求：

1.簽報一般由簽報標識、秘密等級、保密期限、緊急程度、編號、主辦部門、經辦人、主送領導、審核部門、會簽部門、標題、正文、擬文日期等部分組成，不需加蓋印章。簽報標識由發文單位全稱或者規范簡稱后加“簽報”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件6確定。

2.簽報的辦理過程主要包括擬制、會簽、審核、編號、簽批等程序。

3.簽報由主辦部門負責人簽署意見后，送交會簽部門簽署意見。

4.簽報由辦公室審核、統一編號登記后呈單位領導簽批。5.主送領導的書寫順序按照領導排名由前往后順序排列。簽批順序一般為：分管主辦部門或該項業務的領導、相關領導、主要領導。一般性事務簽報可由分管領導直接簽批。有特定簽批程序要求的簽報，可按其特定要求辦理。

6.簽批過程中相關部門或單位領導應有明確意見，并簽署姓名和審批時間，圈閱則視為同意。如對簽報的內容有不同意見，應通過協商達成共識后再繼續流轉。

第四十條 工作聯系單、內部通知、外聯記錄單和管理要情、黨建要情等內部公文的格式和辦理過程可由使用單位根據需要

自行制定（格式可參考附件7、8、9、10）。

第七章 收文辦理

第四十一條 公文的收文辦理是指本單位收到上級、下級、不相隸屬單位或部門公文后的處理過程，一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、答復等程序。收文辦理由辦公室統一歸口負責。

第四十二條 接收公文時，公文處理職能部門文秘人員應認真核查來文單位、件數、時限要求和密封情況，確認無誤后方可簽收，并注明簽收時間。

第四十三條 對于簽收的公文，文秘部門應進行收文登記，主要包括:收文編號、收文日期、來文單位、文號、標題等。

第四十四條 收到下級單位上報的公文，文秘部門應進行審核。審核的重點是：是否由本單位受理；是否符合行文規則；文種使用、公文格式是否符合要求；涉及其他單位職權的事項是否已協商、會簽。經審核不符合規定的公文，可以退回呈報單位并說明理由。

第四十五條 對于閱知性公文，由公文處理職能部門根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。各部門應根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

第四十六條 對于批辦性公文，公文處理職能部門應當及

時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。

承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回公文處理職能部門并說明理由。

第四十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十八條 送交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第四十九條 公文的辦理結果應當根據需要答復來文單位。

第八章 公文歸檔

第五十條 公文辦理完畢后，需要歸檔的公文及有關材料應當根據國家有關檔案法律法規、集團和公司有關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。

第五十一條 歸檔的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理。要保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反

映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。除正式發文、決議以外，重要的便函、會議紀要、簽報等也應歸檔保存。

第五十二條 公文的歸檔工作由公文的起草人員或經辦人員承辦。承辦人員應根據文書立卷的要求，將公文定稿、正本和有關材料(包括來文、簽報、發文、領導批示等)整理后，送交單位檔案部門統一管理。個人不得私自保存應歸檔的公文。

第五十三條 聯合發文，由主辦單位整理歸檔，其他單位保存復制件。

第九章

公文管理

第五十四條 各單位公文處理職能部門應當根據本辦法有關要求，建立健全本單位公文處理的工作流程和管理制度，指導其他部門規范正確使用公文文種、公文格式和公文處理程序，提高公文質量和辦理效率，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第五十五條 公文由各單位公文處理職能部門文秘人員或專職人員負責統一管理，包括收發、審核、用印、歸檔和銷毀等。

第五十六條 公文的印發傳達范圍應當按照發文單位的要求執行。需要變更的，應當經發文單位批準。

第五十七條 公文的撤銷和廢止，由發文單位、上級單位或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷，視為自始無效；公文被廢止，視為自廢止之日起失效。

第五十八條 公文復制件作為正式文件使用時，應加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十九條 不具備歸檔和保存價值的公文，經過鑒別并經文秘部門負責人批準，可以銷毀。

第六十條 單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作時，文秘部門應當督促其將本人暫存、借用的公文按照有關要求移交、清退。

第六十一條 涉密公文（含密碼電報）的使用、管理和銷毀按集團和公司保密工作有關要求執行。

第十章 附 則

第六十二條 公司向上級單位報文時，如上級單位的公文處理辦法另有要求，按照上級單位的有關要求執行。

第六十三條 本辦法由公司公文處理職能部門負責解釋。第六十四條 本辦法自下發之日起施行。

第二篇：公文處理管理辦法

公文處理管理辦法

第一條 為使公文處理工作規范化、制度化、科學化，制定本辦法。

第二條 收到上級機關下發的公文，收發員必須及時轉黨政辦公室主任，提出擬辦意見，然后由收發員做好登記，轉負責人批示，經負責人批示后，轉發到具體承辦人辦理。每遲辦、漏辦、錯辦一項，則扣除辦理人員執行力考核0.5分。

第三條 批示公文時，對有具體請示事項的，主管領導和分管領導應當明確簽署意見，其他審批人簽閱視為同意；沒有請示事項的，簽閱表示已閱知。如因遲批、漏批、錯批造成嚴重后果的，則扣除執行力考核0.5分。

第四條機關干部、各單位負責人必須及時查收公文，并在兩個工作日內辦理，認真貫徹落實文件要求，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本人、本單位辦理的，應當及時退回交辦的單位并說明理由。每遲辦、漏辦、錯辦一項，則扣除單位負責人和具體承辦人執行力考核各0.5分。

第五條 公文辦理中遇有涉及其他單位職權的事項，承辦單位應當主動與有關單位協商；如有分歧，承辦單位主要負 — 1 —

責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請分管領導協調處理。

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第三篇：公文處理管理辦法(改)

陜西延長地產建筑安裝工程公司

公文處理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為了加強和規范陜西延長地產建筑安裝工程公司（以下簡稱“建安公司”或“公司”）公文處理工作，使其更加科學化、制度化、規范化，根據《黨政機關公文處理工作條例》和地產公司《公文處理辦法》，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司及所屬各部門、項目中心。第三條 公文是實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。電子公文和紙質公文具有同等效力。

第四條

公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持“實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密”的原則。

第六條 公司行政人事部是公文處理的管理部門，主管本公司公文處理工作，并對各部門的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第二章 公文種類

第七條 適合公司使用的公文種類主要為《黨政機關公文處理工作條例》中的決議、決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、函及紀要等。

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷所屬單位不適當的決定事項。

（三）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發布、傳達要求有關部門周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級單位的詢問。

（八）請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

（九）批復。適用于答復所屬單位請示事項。

（十）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十一）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章 公文格式

第八條

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文單位標志、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（一）涉及國家秘密、公司商業秘密的公文，應當按照規定標明密級。緊急公文應當根據緊急程度標明“特急”或“急件”。

（二）發文單位標志使用發文單位全稱或者規范化簡稱。聯合行文，可以并用聯合發文單位名稱（主辦單位排列在前），也可以單獨使用主辦單位名稱。

（三）發文字號包括單位代字、年份、序號。公司發文字號為“延長地產建字（發/函）[20XX]X號”，公司黨總支發文字號為“延長地產建黨（紀/工）字（發/函）[20XX]X號”，其中發文單位代字含“字”的為上行文、含“發”的為下行文、含“函”的為平行文或下行文。

（四）上行文應當注明簽發人姓名?！罢埵尽睉斣凇案阶ⅰ碧幾⒚髀撓等说男彰碗娫挘⒂美ㄌ柪ㄆ?。

（五）公文標題應當準確簡要概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律法規和公司規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

（七）公文如有附件，應當注明附件的順序號和名稱。

（八）公文應當在落款處署發文單位全稱或者規范化簡稱。

（九）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章，并與署名單位相符。聯合行文時，所有聯署單位均應當署名并加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人簽發的日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第九條 公文的版式按照GB/T 9704-2012《黨政機關公文格式》執行。

第十條 公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。

第十一條 公文用紙采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。特殊形式的公文用紙幅面根據實際需要確定。

第四章 行文規則

第十二條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性，并從嚴控制數量。

第十三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

第十四條 向上級單位行文，應當遵循以下規則：

（一）原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

（二）公司可直接向地產公司及其工作部門行文；公司所屬各部門一般不得向地產公司及其工作部門行文；公司部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經公司主要領導同意或者授權。

（三）對所屬各部門的請示事項，如需以公司名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。

（四）“請示”應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位負責人報送公文，不得以公司領導名義向上級單位報送公文。

第十五條 向所屬部門行文，應當遵循以下規則：

（一）公司行政人事部根據公司授權，可以向公司所屬部門行文；公司所屬部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要，應當經公司領導批準。

（二）涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致，一律不予行文。

第十六條 公司與公司黨總支，公司與其他同級單位必要時可以聯合行文。

第五章 發文辦理

第十七條 發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、印制、用印、登記、分發等程序。

第十八條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規和黨的路線方針政策及有關規定；

（二）情況真實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短；

（三）應當根據行文目的、發文單位的性質、職權和與主送單位的行文關系，正確使用公文文種及格式；

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度；

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日；

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為 “

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”；

（七）應當使用國家法定計量單位；

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱，使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名；

（九）公文中除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第十九條 對涉及其他單位職權范圍內的事項，主辦單位應當主動與有關單位協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦單位的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關單位會簽后報請上級負責人裁定。

第二十條 公文應當由行政人事部進行審核。行政人事部初審的重點是：行文理由是否充分，行文依據是否準確；內容是否符合國家法律規定和黨的路線方針政策、是否完整準確體現發文機關意圖、是否同現行公文相銜接、所提措施政策和辦法是否切實可行；行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求；公文格式是否符合本辦法規定等。

經審核，不宜發文的公文文稿應當退回擬稿部門并說明理由，符合發文條件但內容需要進一步研究和修改的公文文稿由擬稿部門修改后重新報送，符合發文條件且內容確定的公文文稿由行政人事部經理審核。

第二十一條 通過初審的公文文稿應當由擬稿部門呈請公司領導審簽。

（一）上行文，按常規或主送單位要求使用文件類別，重要事項用公司請示、報告類紅頭文件，由總經理簽發；普通業務視情況可用公司函件，重要性一般且屬專業層面的由分管相應業務的公司領導簽發。

（二）平行文等其它文件原則上使用函件，由分管相應業務的公司領導簽發，重要事項由主要領導簽發；公司會議通知、印發領導講話等一般使用辦公室文件；屬重要的、長期性、全局性工作安排的，由主要領導簽發；專業層面工作安排的公司文件一般由分管相應業務的公司領導簽發；會議紀要中已明確的事項不再另外行文，會議紀要由主持人簽發。

（三）聯合發文由所有聯合發文部門的負責人會簽。會簽一般不得使用復印件。

（四）以公司名義發文，審簽一般流程為：起草部門負責人核稿，行政人事部負責人審核（文秘初審），分管相應業務的公司領導審核，總經理審簽；總經理授權簽發的公文審簽一般流程為：起草部門負責人核稿，行政人事部審核，被授權的公司領導審簽。

公司黨總支文件，由黨總支書記簽發。

（五）以行政人事部名義發文，屬于行政人事部職權范圍內的，由行政人事部經理簽發；涉及全面工作的，由分管相應業務的公司領導核審，如有需要，報總經理批準。

以行政人事部名義發文，屬于公司工作層面的，審簽一般流程為：起草部門負責人核稿，行政人事部審核，分管相應業務的公司領導核審。需要報主要領導批準的重要公文，由分管相應業務的公司領導核審決定，報請主要領導批準后行文。

（六）領導在審簽公文時，應當簽署明確意見、姓名和完整日期，簽名或圈閱視為同意。

（七）簽發文件應當使用規范的公文首頁紙，簽批文字不得越過左側裝訂線。

（八）公文應當“先核后簽”。需核稿的公文應當審核完畢后再簽發而不得先簽發再核稿，以確保公文有效。

（九）公文文稿在簽發后即生效，任何人不得隨意更改。如遇特殊情況需作一般修改時，應當征得行政人事部同意，重要修改應當請示簽發人批準。

第二十二條 公文文稿在印制前，由行政人事部文印人員負責排版，擬稿部門負責校對，行政人事部文秘進行復核，重點是審批、簽發手續是否完備；文種是否正確；內容是否符合相關規定；格式是否規范等。未經簽發人和核稿人的同意，不能進行內容增刪和觀點提法的改動；經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序重新簽發。

第二十三條 行政人事部復核無誤后，確定發文字號、分送范圍和印制份數。公文應當確保質量和時效；涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

公文印成后，在用印之前應當進行再次復核，一般公文由文秘核對，重要公文由行政人事部負責人核對。經復核，需對文稿進行實質性修改的，應按程序重新簽發。

公文用印應當端正、清晰，不得漏蓋、錯蓋。裝訂應當整齊規范。

第二十四條

分發。公文的發出應當嚴格履行登記或簽收手續。傳送帶有密級的公文，應當采取相應的保密措施。

第二十五條 公司發文以OA系統電子公文運行為主，如確需印制，按上述要求印制。

第六章 收文辦理

第二十六條 收文辦理指對收到公文的辦理過程。第二十七條

收文辦理的一般程序為簽收、登記、初審、擬辦、簽批、批辦、承辦、傳閱、督辦、答復等。

（一）簽收、登記。行政人事部的公文，統一由行政人事部文秘接收并按照簽收、登記、分辦的程序做好辦文前期處理工作，其他部門一般不得直接接收，特殊情況或值班時接收的來文均應當及時轉交行政人事部按程序辦理。

（二）初審。對收到的公文由文秘進行初審。初審的重點為是否應當由本公司辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來并說明理由。

（三）擬辦。根據來文內容、要求，行政人事部負責人在公司文件處理單上擬定辦理意見，一般性專業層面事務的請分管相應業務的公司領導閱示，重要的全局性事務的呈總經理閱示。屬部門職權范圍內事項的文件，直接批轉有關部門辦理。

主送公司黨總支的公文，由黨總支書記閱示。

對重要的需要公司辦理或答復的公文，行政人事部應協商有關部門提出辦理意見，報公司領導閱批。

（四）簽批。公司領導閱批來文，應當提出明確具體的意見、指示。對不需提出具體意見的公文，應當表示“已閱知”、“同意”、“擬同意”。對一般報告性公文，圈閱、簽名表示“已閱知”；對于有具體請示事項的公文，圈閱則表示“同意”請示的事項。

（五）批辦。公司領導閱批后的文件返回行政人事部，由秘書按照公司領導批示，將文件轉至相關部門處理。

（六）承辦。承辦部門按照文件辦理要求，在規定期限內完成交辦工作（急件視緊急程度具體對待），并將辦理結果按要求及時反饋行政人事部和公司閱批領導；需向上級單位行文反饋結果的，應當在規定時限內按行文程序報出。

涉及多個部門聯合辦理的公文，主辦部門應當主動與協辦部門協商，取得一致意見；如有分歧，經主辦部門主要負責的協調仍不能取得一致意見時，應當及時報請分管相應業務的公司領導協調或裁定。

（七）傳閱。對于傳閱性文件，在公司領導和各部門的閱辦留存時間一般最多不超過2天，急件不超過1天，特急件應當即送即辦；屬于部門辦理的文件，待公司領導批示后，由承辦部門按照要求辦理。部門需要留閱文件時，部門文件管理員在本部門負責人簽署后，復印存留并將原件交回行政人事部。

文件在傳閱和閱辦過程中應當及時、準確。涉及幾個分管領導或部門傳閱、閱辦的文件，分管領導和部門在閱后或提出擬辦意見后，提交文件管理員處理部門傳遞。文件傳遞要確定范圍，不得任意擴大范圍，注意傳閱順序及保密。

（八）督辦。行政人事部根據來文和領導批示，及時對承辦部門進行督辦。緊急公文或者重要公文應當由專人負責督辦。

第二十八條 公文答復和查詢。對公司受理的請示、報告，應當及時答復辦理結果。凡已辦結的公文，除正式行文批復或者轉發外，由有關部門根據領導意見或者辦文情況通過面談、電話、便函等方式給予答復。任何人不得在公文上隨便批注領導的批示、意見，不得隨便向外透露公司領導批示的原文和公文的詳細辦理情況。對公司領導的批示，未經批準不得復印外傳。

查詢辦理情況，一律由行政人事部接待。任何來文單位不得直接找領導同志催辦公文，查詢辦理情況。個人查詢，一律不予接待。

第七章 公文管理

第二十九條 公司及公司黨總支公文由行政人事部統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀；公司所屬各部門公文由各部門負責收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十條 公文辦理完畢后，應當根據公司檔案工作有關規定及時整理（立卷）、歸檔。個人不得將應當歸檔的公文據為己有或者拒絕歸檔。

第三十一條 應當按照分工負責的原則，根據公文間相互聯系、特征和保存價值等進行分類收集、整理、歸檔。保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反映本公司的主要工作情況。

（一）各種公文定稿、正本由公司行政人事部收集整理。

（二）各種例會的會議記錄、紀要等，包括原始記錄及有關資料，由承辦機構或承辦人收集、整理。紀要定稿應當交行政人事部歸檔。

（三）公司負責人外出參加會議收到的應當歸檔的公文，使用后交公司行政人事部整理歸檔。

（四）聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復制件或其它形式的公文副本。

第三十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案室移交。擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應當耐久，應當使用碳素筆進行書寫，紙張應當符合存檔要求。

第三十三條 涉密文件按照公司保密制度規定執行。要求為：

（一）公文確定密級前，應當根據擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的單位或者其上級單位決定。

（二）涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

（三）涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道由發文單位確定。經批準公開發布的公文，同發文單位正式印發的公文具有同等效力。

（四）復制、匯編涉密公文，應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制，確有工作需要匯編的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十四條 公文被撤銷，自始不產生效力；公文被廢止，自廢止之日起不產生效力。

第三十五條

不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當在指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密文件。

第三十六條 機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

第三十七條 工作人員離崗離職時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第八章 附 則

第三十九條 本辦法由公司行政人事部負責解釋。第四十條 本辦法自頒布之日起施行。

第四篇：公司公文處理管理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第一條 為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，特制定本辦法。

第二條 公司的公文是公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 公司總經辦是公司公文處理工作的管理機構，主管公司公文處理工作。

第四條 各部門需指定專人負責部門的公文處理工作。所指定人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

第五條 在公文處理工作中，必須嚴格遵守《保密工作管理制度》，確保公司秘密的安全。

第二章公文種類

第六條 公司的公文種類主要包括。

（一）條例：由公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質；

（二）規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；

（四）通知：發布規章制度，傳達公司領導指示及要求各所屬部門周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及

其他事務性內容的傳達；

（五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；

（六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準；

（七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問；

（八）批復：對請示事項予以答復；

（九）會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項；

（十）函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

第三章公文辦理

第七條 公文一般由發文部門、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送部門、正文、附件、印章、發文時間、抄送部門等部分組成。

第八條 發文時間以領導簽發的時間為準。

第九條 公文辦理分為收文和發文。

第十條 收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序。上級文件收文基本流程從“總經辦前臺登記、附收文”開始發起，然后到 “總經辦負責人審核”環節，提出意見，并決定是否要公司領導批示，和相關部門承辦，如果需要則指出要哪些公司領導批示，哪些部門承辦，然后遞交給前臺。前臺根據總經辦負責人的意見遞交到 “公司領導傳閱批示”環節，或“相關部門審核承辦”環節；如果到“公司領導傳閱批示”環節，則由公司領導處理，然后再遞交給前臺，如果到“相關部門審核承辦”環節，則由指定的部門處理，然后再遞交給前臺，全部處理完后最后由前臺歸檔，至此收文流程結束。

第十一條 到部門的公司內部公文簽收部門應指定專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字。第十二條 收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題（簡要內容）、來文單位、密級等并編號。

第十三條 發文處理包括:擬稿、會簽、核稿、簽 發、編號、打印、校對、用印、登記、分發等環節。

第十四條 擬稿。就是草擬文件的初稿，經辦人按公司規定格式草擬（具體格式見附件）。這是發文處理的第一道程序，是關系到文件質量的基礎工作，必須十分認真細致。

第十五條 會簽。各職能部門需以公司名義發文時，部門負責人在公文稿紙“審核”欄簽字；凡涉及到其他有關部門事宜，要事先與有關部門會簽，審核或會簽后送總經辦。

第十六條 核稿。部門主管副總即對文件草稿進行審核。由總經辦的負責人在草稿未送總經理審批之前，依據公文的基本要求，對草稿的體式、內容等進行全面的審核。

第十七條 簽發。簽發是公司總經理對文稿的最后審批，文件草稿經總經理簽發后，即成為最后定稿，文件據此生效。

第十八條 編號。文稿經總經理簽發后，要進行編號登記，防止發文混亂。編號應按公文格式編排，一般包括發文代字、發文年號和該發文序號三部分組成，如，中聯嘉業（××××）第×號。

第十九條 打印。即對經總經理簽發后的文稿進行印制，在印制過程中，必須做到：

1、必須以經總經理簽發后的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經簽發人批準。

2、注意排版藝術，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。

3、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。

第二十條 校對。校對是文件制發過程中的一個重要環節。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進行，三校最好由總經辦負責人進行。校對時要以文件定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發的最后一關。

第二十一條 用印。即在制成的公文上加蓋機關印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。

第二十二 分發。發放文件時，必須建立發文登記簿，嚴格履行收文人簽字手續，保證文件發放不出差錯第二十三條 因業務需要查閱某文件須經總經辦同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《保密工作

管理制度》。

第二十四條 密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

第二十五條 公司正式文件須經公司總經理簽發。凡涉及資金轉移、資金挪用等重要事宜且需急辦的，由財務部經

理電話請示總經理經同意后，方可簽發。

第二十六條 公司正式文件的撰寫、制發由總經辦負責。

第二十七條 各部門以公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送總經辦審核后制文，按上條規定簽發。第二十八條 各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送總

經辦進行文字審核與歸檔。

第二十九條 會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知，經總經理批準同意，以總

經辦名義發出。

第三十條 發文的密級按《保密工作管理制度》有關規定確定。

第四章公文歸檔和銷毀

第三十一條 公文辦理完畢，應及時將公文定稿（包括領導的修改或批示稿）、正本和有關材料立卷歸檔至總經辦。第三十二條 調取、查閱存檔公文須經總經理或總經辦負責人批準。

第三十三條 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和總經辦負責人批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當

進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

第五章附則

第三十四條公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第五篇：同濟大學電子公文處理管理辦法(試行)

同濟大學電子公文處理管理辦法（試行）

一、總則

（一）為了適應多校區辦學的新形勢，提高工作效率，建設節約型校園，全面推進同濟大學電子公文系統，規范電子公文流轉，特制定本管理辦法。

（二）電子公文是指以計算機電子文檔為載體，以計算機為處理和存貯工具，以計算機網絡及其他數據通信介質為傳遞渠道的新的公文及公文處理形式。

（三）電子公文的文種、格式，依據《國家行政機關公文處理辦法》（國發

[2000]23號），行文規則須遵守現行的《同濟大學關于公文處理的若干規定》。

（四）電子公文系統基于我校校園網進行，系統與學校統一身份認證系統對接，電子公文處理軟件由江蘇金智教育信息技術有限公司開發。

（五）流轉的公文包括非涉密的全校各類公文，秘密以上含秘密級公文不允許通過本系統流轉。

二、組織管理與職責

（一）黨委辦公室、校長辦公室是學校電子公文處理的主管部門。

（二）教育管理信息中心負責電子公文系統的技術支持和系統維護。

（三）電子公文系統的系統管理員由校長辦公室任命。系統管理員負責系統的日常維護，并配合檔案館進行電子公文歸檔。

（四）檔案館負責對歸檔的電子公文按照檔案管理的有關規定進行文件管理和查詢利用等工作。

（五）各單位要明確本單位電子公文系統應用的分管領導、電子公文部門秘書，電子公文秘書負責本單位電子公文的流轉、系統培訓。

三、帳戶管理與安全保密

（一）各單位黨政領導、辦公室工作人員以及其他與公文處理相關人員（統稱用戶）均在系統中分配唯一實名制帳戶。用戶名與密碼與學校統一身份認證系統相同。上述人員調離工作崗位，應辦理銷戶手續。

（二）新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶由各單位提出申請，經校辦審核后，由校級系統管理員辦理。

（三）系統中用戶擁有的公文處理權限由校長辦公室根據該用戶的崗位職責分配，并根據崗位和分工的調整作相應調整。

（四）各用戶應妥善保護帳戶、密碼等，嚴禁提供給無關人員，用戶密碼應經常更換，登錄系統后因故離開要退出系統，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知學校統一身份認證系統管理員，進行相應的操作。

（五）各單位用戶應定期查殺病毒，以最大限度保障系統正常運轉。

（六）涉密公文嚴禁通過電子辦公系統辦理，仍沿用以前的處理辦法。

四、電子公文的辦理

（一）實施電子化辦公后，除涉密公文外，校黨政收文辦理和發文辦理均使用電子化辦公系統完成。

（二）黨政公文的收文辦理和發文辦理流程，根據《同濟大學關于公文處理的若干規定》由黨辦、校辦依照各部門的職能和校領導的分工對系統進行設定。

（三）上級和非隸屬單位普通來文，由校辦秘書進行數字化處理，進入電子化辦公系統并由校辦秘書啟動該文辦理流程。

（四）學校以黨、政名義向外和向下級行文，由發文主辦單位在系統中創建新文稿后即啟動一個發文辦理流程。主辦單位應跟蹤催辦。

（五）公文辦理每一環節的辦理人可以使用系統提供的功能完成各自應該處理的工作，并在系統的工作單上留下痕跡，辦理人處理完自己應處理事務后，應將工作單發送給流程規定的下一人。如下一人有多人可供選擇，則根據公文的內容和學校的有關規定確定正確的發送對象發送，系統會以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，應及時辦理，如根據公文內容判斷不屬于自己的職權范圍，應及時退還流程中的上一人。

五、聯機要求

（一）為保證公文處理的快捷性，相關人員在工作時段應盡量保持與系統的聯機狀態，查看有無需要處理的事宜。

（二）若工作人員因出差、假期等原因無法聯機，應事先將相關權限授權給其他人員，以保證公文流轉正常進行。

六、公文歸檔與銷毀

（一）學校黨政公文存檔須將紙質載體文件和相應電子文件均需歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像。

（二）來文原件由收文部門掃描、上傳。來文辦理過程的資料（包括來文的原件）應由主辦部門轉換成紙質形式（要求激光打印）并附加鑒別信息后，與辦

理過程中形成的其他紙質或實物材料一并由主辦部門歸檔。

（三）發文、呈文由主辦部門歸檔。文件正文（包括辦理過程中各辦理人簽批的意見）、附件等應由主辦部門轉換成紙質形式（要求激光打?。└郊予b別信息后歸檔。若主辦部門需要部分紙質原件歸檔，由主辦部門向呈文部門提出。若該文需執行，則執行過程的資料也須轉換成紙質形式（要求激光打?。┎⒏郊予b別信息后，與辦理過程中形成的其他紙質或實物材料一并由主辦部門歸檔。

（四）與電子公文有關的電子文檔由電子公文部門秘書按檔案管理有關規定進行網上歸檔。

（五）電子化辦公系統產生的電子文檔歸檔范圍暫定為：來文、發文、呈文。

（六）電子檔案中應包含同一內容的紙質檔案材料的著錄信息，紙質檔案中也應包含電子檔案中同一內容的檔案材料的檢索信息。

（七）電子公文系統中數據在該系統中自產生起保留期限為五年。

七、電子公文的效力

（一）學校黨政對校外發文（上行文、平行文）的報送采用紙質形式，辦理過程仍通過電子辦公系統完成。

（二）校內電子辦公系統中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。

（三）對外發文和用于存檔的紙質公文由校辦文印室統一印制，黨辦、校辦簽印。

（四）各單位可以從電子辦公系統中復制公開發布的公文為紙質形式，注明復制單位、日期、份數并加蓋復制單位的公章后，在該單位內與被復制的電子公文具有同等效力。

（五）非公開發布的校黨政電子公文，各部門和個人不準復制成紙質形式作正式文件使用。

八、其它

（一）在校內逐步停止使用紙質形式辦理和傳遞無密級公文。

（二）各單位機關工作人員，應充分認識公文處理工作的重要性，認真履行自己的職責，積極配合學校的電子公文處理工作的進行，積極參加學校組織的電子公文系統操作培訓，努力適應電子化辦公對機關工作人員提出的要求。

（三）電子公文系統的使用能力作為機關工作人員的基本素質要求納入能力考核范圍。

（四）本管理辦法的解釋權在黨委辦公室、校長辦公室。

二○○九年六月十九日