第一篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第二部分行政辦公及綜合治理

第一條為加強XXXXXX公司（以下簡稱公司）公文管理

工作，使公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23 號）制定本辦法。

第二條公司公文是具有法定效力和規范體式的公文文書，是傳達國家方針、政策，貫徹股東大會、董事會決議，發布規章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、簡潔高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條本辦法適用于公司各部門公文及各單位報公司公文。

第五條總經理辦公室是公司公文處理的管理機構，主管公司公文處理工作，并負責指導各單位的公文處理工作。

第六條各部門應配備符合崗位要求的專職或兼職人員負責公文處理工作。負責公文處理的人員，應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業知識。各部門公文處理人員應保持相對穩定，確需調換時，要做好工作交接，并在總經理辦公室備案，以保證公文處理工作的連續性。

第七條公文處理必須嚴格執行國家保密法律法規和公司關于商業秘密的管理規定，確保國家秘密和公司商業秘密的安全。

第二章公文類別

第八條公司公文種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

（二）通知

適用于發布規章制度；轉發上級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免和調配干部。

（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（四）報告

適用于向上級單位或者有關主管部門匯報工作，反映情況，提出建議，請求備案，答復上級單位或者有關主管部門的詢問。

（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。

（六）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）函

適用于對不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答

復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第九條公司公文劃分為“文件”和“簽報”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“簽報”是各部門向公司領導請示問題或報告工作的一種形式。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密和公司商業秘密的公文應按規定標明密級。緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（二）公司發文標識為“XXXXXX公司文件”。聯合行文，主辦單位排列在前。

（三）發文字號由公司代字“中港”、各部門代字、年份、序號組成。

第二部分行政辦公及綜合治理

聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

（四）“請示”行文應當在首頁發文字號右側注明簽發人姓名，在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律法規和公司規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結構形式，通常使用的介詞是“關于”。

（六）主送單位指公文的受理單位，應使用全稱和規范化簡稱、統稱。應當根據辦文意圖及受文單位權限確定主送單位，不要多頭主送和越級主送。

（七）附件指隨文附上的有關照片、圖表、統計數字及文字資料，是對正文的補充與參考。公文如有附件（不包括被批轉、報送件），應在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉或轉發的文件，應隨同下發，但不必標明“附件”字樣。

（八）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位均應加蓋印章。

（九）成文日期以公司領導簽發的日期或會議通過日期為準。聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標明。

（十一）公文主題詞（見附件 1）由總經理辦公室負責標注。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

（十二）抄送（報）單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第十一條文字從左至右橫寫、橫排。

第十二條公文中各組成部分的標識規則參見附件 2。

第十三條公文用紙采用國際標準 A4 型（210mmX297mm）,左側裝訂。

第四章行文規則

第十四條行文應當確有必要，注重效用。

第十五條行文關系應當根據隸屬關系和職權范圍確定。

第十六條各部門職權范圍的事項，應由部門自行發文，各部門依據部門職

責可以相互行文和向下一級單位的相關部門行文；行文時，需采用總經理辦公室統一擬訂的式樣，加蓋部門印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用紙。

第十七條凡是向上級單位請求請示和批準的函件，一律使用“請示”文種。

“請示”應當一文一事，一項請示只限一個問題，不得把兩個或兩個以上互相沒關聯的問題放在一項請示中；工作請示要按級請示，不能越級請示，特殊情況越級請示，必須同時抄報直接主管部門；一項請示一般只限主送一個上級單位，如需其它單位協助或知曉的事項，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

“報告”不得夾帶請示事項。

第十八條除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以各部門名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十九條同級黨、政、工、團可以聯合行文。黨政之間不能相互行文。

第五章發文管理

第二十條發文辦理指以各部門名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

發文流程為：承辦人擬稿（填寫發文稿上各項內容）

承辦人所在處（室）領導簽字—>部門領導核簽—>主辦部門會簽有關部門—>總經理辦公室核稿—>公司領導簽發—>總經理辦公室登記編號—>文印人員打印—>

清樣—>承辦人校對并簽字繕印—>用印—>主辦部門封發。

第二十一條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的方針、政策和法規以及公司的有關規定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規范，標點正確，稿面整潔，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的及與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字

號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）必須使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外

文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用

語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿 拉伯數字。

第二部分行政辦公及綜合治理

（十）應附來文和必要的相關文件、資料。

（十一）承辦人根據需要，確定主送、抄報、抄送單位，標明正文和附件印

數。

第二十二條擬制公文，對涉及其他部門職責范圍內的事項，主辦部門應當

主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負 責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設 性意見，并與有關部門會簽后報公司領導協調或裁定。

第二十三條會簽文稿均由主辦單位送轉會簽，以會簽部門領導簽字為有

效；會簽中如有不同意見，應當協商一致后送總經理辦公室報公司領導。需要外 單位會簽的，由主辦部門指定專人承辦；若外單位對會簽稿有重大修改，應重新 送公司領導審批。外單位送我公司會簽的文稿，由主辦部門提出意見后按發文程

序處理。

第二十四條公文送公司領導簽發前，應由總經理辦公室審核。審核的重點

是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要 求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十五條上行為，應采用“XXXXXX公司文件”用紙，一

般應由主要負責人簽發。以公司名義制發的下行文或平行文，按領導分工，由主 要負責人或經其授權的其他領導簽發。公文文稿，一經履行簽發手續即為定稿，具有正式文件的效用。

未經公司領導同意，各部門不得以公司名義發文。

第二十六條公文正式印制前，總經理辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否同意、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序重新簽發。

第二十七條公司發文，由總經理辦公室負責繕印，使用“公司工程有

限責任公司文件”用紙，續頁使用 A4 白紙，標題字體為小 2 號宋體，正文字體 為 3 號仿宋體。

（一）公司發文由承辦人負責校對，校對人要對所交文字負責，校對后稱本

人要在發文稿紙“校對人”欄以及所發文件的每一頁樣稿上簽字。

（二）上行文或其他重要公文，由總經理辦公室進行二校。

第二十八條辦理“簽報”使用“XXXXXX公司簽報用紙”，注明報送的領導，闡明所需簽批事項，送總經理辦公室登記、編號，并由總經理 辦公室呈主管或分管領導原件批回。“簽報”必須由主辦部門負責人親筆簽名，不加蓋印章。“簽報”原件有總經理辦公室留存歸檔。簽報續頁使用 A4 白紙，字 69

體為 3 號仿宋體。

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等

程序。

第三十條簽收公文應逐件清點，如發現問題，應當及時向發文單位查詢。

第三十一條登記應當將公文標題、密級、發文文號、發文機關、來文日期、收文編號等逐項填寫清楚。一般事務性來文可視情況確定是否登記。

公司收文，由總經理辦公室負責簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由

各部門負責拆封、登記、分辦；注明領導親啟件，送領導本人或其秘書簽收。上、下級單位送領導親啟的信函由領導本人拆閱。

第三十二條收到公文，總經理辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否

應由本單位辦理，是否符合行文規則，內容是否符合國家法律、法規及其他有關 規定，文種使用、公文格式是否規范等。

分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優先處理緊急重要的公文

和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應及時辦理，需請示領導的事項，應 當先提出處理意見后再請示；主送各部門的公文，由各部門承辦。

第三十三條經審核，對符合本辦法規定的公文，總經理辦公室根據文件內

容及部門職責提出處置意見，分送公司領導批示或送有關部門辦理，需要兩個以 上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不應由本單

位辦理的公文，經總經理辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。第三十四條應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內容：

（一）上級國家機關下發的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項。

（三）無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項。

（四）特別緊急的需要領導批示的事項。

（五）領導親自交辦的事項。

（六）其他需要領導批示或閱知的事項。

第三十五條承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊

急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時說明。對領導的批示意見，應當在文件批轉處理單上簡要簽注承辦的結果（如已辦復，則注明復文號與復文 日期）或有關建議或意見，并簽注姓名和日期。涉及緊急或重大事項的，應另外 通過其他方式迅速報告、請示領導或轉告有關部門。對不屬于本部門職責范圍或 第二部分行政辦公及綜合治理

不宜由本部門辦理的，應迅速退回總經理辦公室，并說明理由。

第三十六條公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，主辦部門應當主動

與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導協調或裁定。

第三十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十八條送領導批示或交有關部門辦理的公文，由總經理辦公室負責催

辦。對緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦。

第七章公文歸檔

第三十九條公文辦理完畢后，應根據公司檔案管理有關規定及時整理（立

卷）、歸檔。個人不得將應歸檔的公文據為己有或拒絕歸檔。

第四十條歸檔范圍內的公文，應當根據其互相聯系、特征和保存價值等進

行分類管理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反應本部門的主要

工作情況，便于保管和利用。

第四十一條聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他

部門保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十二條本部門領導兼任其它部門職務，在履行所兼任職務的過程中形

成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。

第四十三條各部門兼職檔案員負責本部門文件資料的平時立卷工作。每年月底前，應將上一年已收集整理的案卷移交總經理辦公室，并辦理移交手續。第四十四條各部門制作、保管的與業務有關的文件資料及照片、錄像帶等

按公司檔案管理辦法統一交歸總經理辦公室，不得私自留用。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍水筆進行書寫，不得在文稿裝訂線外書寫。所用紙張必須符 合存檔要求。

第八章公文管理

第四十六條公文由總經理辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十七條上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領

導或總經理辦公室負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。如需翻印受控文件，應當辦理受控文件復制審批手續。

第四十八條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公章。

第四十九條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第五十條不具備歸檔和存查價值的公文，經鑒別并經總經理辦公室主要負

責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監銷，保證不丟 失、不漏銷。

第五十一條機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要

歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

第五十二條公文處理中涉及電子文件的有關規定將另行制定。

第五十三條本辦法由總經理辦公室負責解釋。

第五十四條本辦法自印發之日起施行。其他有關公文處理的規定，凡與本

辦法不一致的，以本辦法為準。

第五十五條原《XXXXXX公司公文處理辦法（試行）》廢止。

附件：

1.《公司公文主題詞表》

2.《公司公文格式》

3.《各單位規范簡稱表》

4.《公司發文泛指單位一覽表》

5.《公司各部室發文字號》

6.《公司發文稿紙式樣》

7.《公司發文版頭及發文字號格式》

第二篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章

總

則

第一條

為保證公司公文處理工作的規范化、制度化和科學化，結合公司實際，制定本辦法。

第二條

公司發公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法進行公務活動的重要工具。

第三條

公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條

公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第五條

各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。

第六條

綜合部是公司公文處理的管理和執行機構，同時負責指導各部門的公文處理工作。

第七條

專兼職公文處理人員應當認真學習掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應知應會。

第二章

公文主要種類

第八條

公司公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

（二）通告

適用于公布公司范圍內應當遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于發布規章、制度，下達任務，轉發上級機關和不相隸屬機關的文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（七）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標準、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發文單位標識應當使用全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

（四）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。

（五）上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文

標題中除法規、規章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）印章是公文生效的標志，應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十四）印發單位為綜合部，印發日期以公文付印的日期為準。

（十五）會議紀要應在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結束的日期為準。“抄報”、“分送”、“抄送”標注在公文版記中的主題詞之下。

（十六）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條

公文中各組成部分的標識規則和公文繕印要求，按有關規定執行。

第十一條

公文用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm×297mm），左側裝訂。

第四章

行文規則

第十二條

根據公司的隸屬關系和職權范圍，公司公文主要有三種行文關系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上級主管部門及業務司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。

（二）平行文：向同級或不相隸屬機關、單位呈送的各類文件。

（三）下行文：向各部門下發的各類文件。

第十三條

用公司名義行文的主要內容：

（一）向上級主管部門及業務司局請示、報告工作。

（二）與路內外有關單位聯系工作，商洽問題。

（三）轉發鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關文件，并據此制訂、提出

具體實施辦法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司內重要的機構變動、人員調整及通報、表彰、獎懲事項。

（六）下達和調整各類計劃。

（七）答復各單位重要的請示事項。

（八）其它需要以公司名義行文的事項。

第十四條

行文應當確有必要，注重效用。可發可不發的文件堅決不發；對必須印發的公文應嚴格控制發文數量與發文范圍。凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送。

第十五條

公司內各單位之間一般不行文，有事當面商洽解決。公司各部門向公司領導請示工作并需批復的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉呈公司領導，一般只送主管組領導，涉及其他部門職權范圍內的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負責人親筆簽署姓名。

第十六條

重要的下行文，應同時抄送直接上級主管單位。

第十七條

以公司名義下發的公文，凡內容涉及其它相關單位的職權范圍時，行文前對有關問題必須協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權責令糾正或撤銷。

第十八條

各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領導個人行文。

第十九條

“請示”應當一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。

第二十條

除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領導和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章

發文辦理

第二十一條

發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、登記、復核、繕印、用印、分發等程序。

第二十二條

公司發公文稿應使用統一的公司發文稿紙抄寫，并認真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯系電話

欄目。

第二十三條

草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及其他有關規定。符合公司各項規章制度。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明其中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十四條

擬制公司發公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦單位應當主動與有關部門協商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應迅即辦理，一個部門最長不應超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負責人應當出面組織協調，經協調仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據、提出建設性意見報公司綜合部轉呈公司領導協調或裁定。

第二十五條

公文稿擬出后，主辦部門負責人應認真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。

第二十六條

公司綜合部在將公文送公司領導簽發之前，應當認真做好審核工作。未經審核的文稿，不得送領導簽發。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的要求，公文格式是否規范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應退擬稿人抄清。審核時對內容的重要改動，應與主辦單位協商，或提出意見，退擬稿人修改。

第二十七條

公司上行文由公司總經理簽發，重要的或涉及面廣的，由主管副經理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經理簽發，涉及重大問題的公文由總經理簽發。簽發人應對公文的內容進行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細節進行必要的斟酌和修改；簽發時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。

第二十八條

經領導人簽發的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應報經簽發人同意。

第二十九條

公文正式印制前，擬稿人應當對清樣進行認真校對后送交綜合部進行復核。校對應對清樣與文稿的一致性負責。復核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

第三十條

擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

第六章

收文辦理

第三十一條

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條

公司建立收文登記制度，由指定人員統一進行登記、分發。沒有經過公司綜合部簽收的公文，應到公司綜合部補辦登記手續。

第三十三條

需要辦理的公文，文書部門應及時交公司綜合部負責人審閱后，送交主管領導批示，并依據批示迅速交有關單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應明確主辦部門。

第三十四條

收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應當按時限要求辦理；一般公文應在 3 個工作日內辦結，最長不應超過5 個工作日。當超過辦理時限時，主辦部門應及時予以說明。對不屬于自己業務范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應迅速退回公司綜合部。

第三十五條

公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應主動與之協商，會簽；如有分歧，主辦部門負責人應出面組織協商，經協商如仍不能取得一致意見，主辦部門應當說明各方面理據并提出建設性意見，送公司領導協調

或裁定。

第三十六條

公文在辦理過程中傳閱，每發生一次閱辦者的轉移，均要經公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。

第三十七條

審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第七章

公文歸檔與管理

第三十八條

公文辦理完畢，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條

歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條

聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條

公文復制件作為正式文件使用時，應加蓋復制單位印章，視同正式文件妥善保管。

第四十二條

歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十三條

沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。

第四十四條

單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規定移交檔案部門。

第四十五條

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第四十六條

密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第八章

附

則

第四十七條

行政法規、規章、外事等方面的公文，依照有關規定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十八條

本辦法由公司綜合部負責解釋。

第四十九條

本辦法自發布之日起施行。

第三篇：公文處理辦法

公文處理暫行辦法

第一章

總 則

第一條 為提高公司公文處理的效率和質量，參照國家的有關規定，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱公文，是指公司在行政管理和業務經營過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）和歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全和規范。

第五條 綜合管理部是公文的歸口管理部門，主管公司公文處理工作。綜合管理部負責建立健全公司有關公文管理的工作制度,并組織實施;負責公文從收發、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀的全過程管理;督辦公文的運轉和實施情況。

第六條 綜合管理部應當配備文秘人員負責公文處理工作。

第二章

公文種類、公文類別及使用范圍

第七條 公文種類主要有：決定、決議、通知、通報、報告、議案、請示、批復、函、會議紀要，規定、辦法、細則等。

第八條 各類公文的使用范圍。

一、決定、決議

決定適用于對重要事項或者重大行動做出的安排，人事任免，獎懲有關部門及人員等。

決議適用于經過會議討論通過，并要求貫徹執行的重要事項。

二、通知

適用于發布規章制度（包括規定、辦法、章程、規程、細則等）和措施，傳達上級有關單位的指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項；轉發上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；印發公司領導的講話等。

三、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況等。

四、報告

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果。

五、議案

適用于向股東會、董事會等提請審議事項。

六、請示

適用于向上級單位或領導請求指示、批準的事項。

七、批復

適用于答復下級或相關部門的請示事項。

八、函

適用于平級單位之間或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問、或答復問題等。

九、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項，主要包括：股東會紀要、董事會紀要、執行董事會紀要、監事會紀要；總裁辦公會紀要；公司工作例會紀要；業務評審會紀要；專題會議紀要等。

十、規定、辦法、細則

適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范或對上級主管部門制定的法規、規章提出貫徹實施意見。

第三章 發文辦理

第九條 發文一般由版頭、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、校對人和印發日期等部分組成。

一、版頭應為*******公司加“文件”兩字組成。版頭一經確定，應長期沿用。

二、發文字號應當包括單位代字、發文年份、發文順序號組成。

三、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位。標題中除書名號外，一般不使用標點符號。

四、正文為公文的主體，包括事由、要求、建議和措施等。

五、主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，并按其性質、級別或慣例依次排列。

六、抄報單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的上級單位；抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的同級單位、下級單位或其他相關單位；內部發送指需要執行或知曉公文的各部門及其領導，抄報單位與抄送單位應當使用全稱或規范化簡稱，并按上級、平級和下級的次序排列。

七、公文除會議紀要外，應當加蓋印章。用印頁如無正文，應當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。

八、公文應標注主題詞。公文主題詞一般不超過5個。標引順序為先標類別詞，再標反映公文內容的關屬詞，最后標反映公文形式的類屬詞。

九、公文成文日期以簽發人的簽發日期為準。

十、公文文字從左至右橫寫、橫排。

第十條 公司發文按行文關系、方式和內容等的不同，劃分為不同的類別。使用“*******公司文件”文頭的文件，主要包括:“**發[ ]××號、**辦發[ ]××號和*****（部門）[ ] ××號”。

“**發[ ]××號”主要為對外發文時使用，包括請示、報告、函等文種。

“**辦發[ ]××號”主要為公司對內發文時使用，適用于發布章程、辦法、規定、實施辦法、實施細則、操作規程、人事任免，以及重要會議的領導講話和會議紀要等，包括決定、決議、通知、通報等文種。

“****（部門）[ ] ××號”適用于各部門內部發文，主要為發文部門內部實施的規章制度等。

第十一條 公文要按照隸屬關系和職權范圍行文。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應同時抄送被越級的單位。

除綜合管理部外，其他部門不正式對外發文。

第十二條 不相隸屬的單位行文應當遵循對等的原則，“明來明去、密來密去、函來函復”。

第十三條 上行文應根據內容寫明主送單位，如需同時發送其他單位，還應寫明抄送單位。

“請示”是請求上級單位予以批復的文種，應當一文一事，一般只寫一個主送單位，同時需要其他單位研究處理的，應采用抄送形式。

“報告”是向上級單位匯報工作、反映情況的文種，不得夾帶請示事項。“報告”中提出的意見和建議，只供上級單位參考而并不要求予以批復。

第十四條 行文應當注重效用，對可發可不發的或能用電話、面談等方式解決的事項，不要行文。

第十五條 發文辦理是指以********公司名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、會簽、簽發、校對、印制、用印、登記、分發立卷、存檔等程序。

發文的流程：經辦人員（擬文）→部門負責人（審批）→綜合管理部（核稿）→總經理或分管副總（簽發）?董事長（簽發）→綜合管理部（校對、套紅、印刷、發送）

第十六條 草擬公文的基本要求

擬稿一般按照職能部門分工負責的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協商一致后再辦理行文。

草擬公文應當做到：

一、公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

二、公文中的數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應當使用阿拉伯數字。日期應當寫具體的年、月、日。

三、公文的結構層次數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

四、公文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

第十七條 辦文部門申請發文的程序

擬稿人擬稿后，應在OA系統中提起發文流程，并在線提交至本部門主要負責人審核。擬稿部門負責人要嚴格把關，對所擬公文進行初審，對發文的必要性、政策性、文稿內容、文內數字的真實性、準確性負責，審核無誤后，部門主要負責人在OA流程中進行審批，簽注是否同意發文的意見。

第十八條 公文審核

一、公文送領導簽發之前，應先由綜合管理部文秘人員進行審核，無誤后報公司領導審批。

二、公文審核的基本任務是協助公司領導保證公文的質量。

核稿的主要內容為:是否確需行文；是否符合有關政策；文稿中提出的解決問題的意見、辦法和措施是否切實可行；行文方式是否妥當；是否符合行文規則和公文擬制的有關要求。

三、綜合管理部對于審核的公文一般可按三種方法處理：一是做必要的文字修改；二是對文稿改動較多或者不合格的文稿，請原擬稿部門修改；三是建議不辦發文或者另行處理。

四、一般公文核稿不超過2個工作日。

第十九條 公文簽發的基本原則 核稿后，由綜合管理部根據文件的內容送相關部門簽署意見，并送公司領導審閱、簽發。

公司層面的發文一般由總經理簽發，其中規章制度需先經總經理辦公會議審議通過；部門層面的規章制度由分管副總簽發；特殊要求下需董事會審議通過的規章制度應由董事長簽發。

第二十條 發文校對、編號、打印、蓋章、分發

一、如公司領導對發文提出了修改意見或發文被文秘修改過，則發文應進入校對環節。公文校對由發文部門負責人親校，要求做到準確無誤；校對人如發現原稿有問題時，應及時與有關人員聯系，未經簽發人同意不得隨意改動。

二、公文編號、打印由綜合管理部負責。打印文件必須以經簽發的原稿為依據，應忠于原稿，不得擅自改動。如發現明顯錯誤，應與擬稿部門聯系。

三、根據發文的形式確定用印種類。公司發文應加蓋公章，部門發文可加蓋部門章。

四、公文分發。公文發放范圍由擬稿部門提出，綜合管理部審核確定。需要上級部門批復或相關單位回復的公文，各承辦部門應負責跟蹤文件的運轉情況，并將信息及時反饋給綜合管理部。

第二十一條 公文的更改

公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經部門負責人審核，交綜合管理部核稿后，報原簽發人簽發。文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內發放。

第四章 收文辦理

第二十二條 公文收文一般包括簽收、上傳OA系統、擬辦、傳閱（批辦）、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。

收文的流程：青島管理部/綜合管理部（收文并發起流程）→綜合管理部（辦文）→分管副總、總經理、董事長（閱示或閱知）?職能部門（處理）→綜合管理部（辦結）

第二十三條 審核擬辦

一、審核：

收到需要辦理的公文，綜合管理部應當進行審核。審核的重點：來文是否應為本單位辦理，是否超過了應辦理時限；有關要求是否明確具體等。

經審核，不應由本單位辦理的來文，經與對方核對并經綜合管理部領導批準后，可退回原單位。處理退文時，應向來文單位說明退文的理由，對于來文不規范但請示事項十分緊急的情況，可采取邊受理邊補辦手續的辦法。

二、擬辦：

收文流程發起后，由綜合管理部根據文件內容、性質分別提出閱知、閱批（處）等擬辦意見，按擬辦意見送公司領導閱批，或送有關職能部門提出承辦意見。

急件和限時辦理的公文，應隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。

第二十四條 送閱（傳閱）和處理

閱處類文件原則上一個部門主辦一位領導審批以減少流轉環節。對于內容跨越多個部門職責范圍的文件，擬辦時應明確主辦部門和協辦部門，由主辦部門牽頭辦理并提出協商一致的意見，對于確實無法統一意見的，應由主辦部門如實注明分歧意見，經各部會簽后反饋。承辦部門接到需辦理的公文后，應及時撰寫處理意見，并返回綜合管理部。

第六章 簽報管理

第二十五條 “簽報”作為內部文書，是公司內各部門向本級單位領導請示工作、報告情況，以及部門之間協商請辦工作、解決具體問題的內部文書工具，是領導決策和部門辦事的重要依據。“簽報”納入公文一體管理。

簽報的流程：經辦人員（擬報告）→部門經理（審批）→綜合管理部（擬辦）?相關部門（會簽）→分管副總、總經理、董事長（閱示）→綜合管理部（辦結）。

第二十六條 簽報的種類

簽報的種類主要包括：請示、報告和意見。

一、請示：適用于向部門內、公司內領導請求指示、批準的事項，以及商請有關部門辦理的事項。

二、報告：適用于向部門內、公司內領導匯報工作，反映情況，答復交辦事項處理結果等。

三、意見：適用于對重要問題提出見解和建議等。

第二十七條 簽報的適用范圍

一、主送公司領導的簽報

（一）有重要工作事項,需要提供公司領導知曉或決策的；

（二）根據工作進展情況，提出新的建議、意見或措施的；

（三）部門參加外部重要會議或活動及進行的工作調研等需事后報告的；

（四）公司領導交辦事項處理結果等需報告公司領導知曉的；

（五）其他特殊事項需向公司領導請示、報告的。

二、主送有關部門的簽報

根據工作分工，需要其他有關部門解決的事項，可以向有關部門簽報，要求協助處理。部門在職權范圍內能決定的事項，不需簽報公司領導或其他部門。

第二十八條 “簽報”必須由主辦部門負責人（如負責人外出，由部門其他負責人順序替代）簽名。

凡呈送公司領導的簽報，由綜合管理部審核后統報送公司領導審批。

審批或會簽簽報應提出明確的批示意見，即“同意”、“不同意”或其他具體意見。

第二十九條 公司領導審批后，由綜合管理部將審批結果告知擬稿部門，擬稿部門應抓緊辦理。會簽的簽報需告知有關會簽部門。對有公司領導重要批示、需督辦的簽報事項，由綜合管理部立項跟蹤督辦。

第七章

公文歸檔

第三十條 公文辦結后，綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關的簽報、批示等材料，按公司檔案管理辦法要求立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十一條 公文歸檔的范圍

一、本公司各類發文的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。

二、公司收文包括監管機構和公司股東方等下發的文件由綜合管理部負責歸檔立卷。

第三十二條 公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷類目的編制、文件的平時歸卷。

一、案卷類目的編制

綜管部文秘應根據本部門工作情況和任務，按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。

二、文件的平時歸卷

根據案卷類目的條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。文件處理完畢，立卷人員根據文件所針對的條款，歸入有關卷夾內，以備查找。

第八章 公文管理

第三十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部主要負責人批準，可以銷毀。

第三十四條

公司人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退，個人不得保存文件。

第九章 附 則

第三十五條 本辦法由綜合管理部負責解釋，經總經理辦公會議審議通過后，自公布之日起執行。

附件： 公文格式要求

一、公文用紙

對外發文（包括通知、通報、請示、報告、批復、函等文種）一律采用國際標準A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及裝訂要求

發文文件版心：225mm（高）X 156 mm（寬），公文版面要干凈無底灰，字跡清楚無斷劃。公文應左側裝訂，不掉頁。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首頁紅色反線以上部分，包括文件名稱（發文單位標識）、發文字號等內容。

（一）版頭

版頭應為*******公司加“文件”兩字組成，應居中印在公文首頁上部，用1號黑體字。海協辦發文件用白頭文件，其余發文用紅頭文件。

（二）發文字號

由發文單位代字、年份和序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。用小三號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不加“第”字。

（五）簽發人，上報公文應在發文字號右側標注“簽發人： ”，用小三號仿宋體。

（六）橫隔線，隔開公文版頭部分與行文部分的紅色橫線，居中，位于發文字號下方。

四、公文主體要求

（一）公文標題

紅色反線下空1行，用三號宋標黑體，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送單位

標題下空1行，左側頂格用小三號仿宋體，回格時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標全角冒號。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如決定、決議、會議紀要、規范性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。

（三）公文正文

主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行，用小三號仿宋體。

（四）公文結構層次數

第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，發文單位之上，空2字用小三號仿宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如附件名稱較長需要轉行時，應與附件名稱第1個字對齊。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：

1、×××××××”）；附件名稱后面不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

（六）發文單位署名應用全稱或者規范化簡稱，位于正文右下方，字體字號與正文相同。

（七）成文日期

用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，字體字號與正文相同。

（八）公文主題詞，位于公文末頁抄報（送）單位上方，詞目之間應有一字間隔，用小三號黑體。

（九）公文生效標識

成文日期右空4字，加蓋印章即可，印章應上具正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采取下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當下弧有文字時，采取中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

五、公文版記要求

（一）主題詞

“主題詞”用小三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用小三號仿宋字；詞目之間空1字。

（二）抄報、抄送單位

公文如有抄報、抄送單位在主題詞下1行；左右各空1字，用仿宋小三號字標識“抄報”或“抄送”，后標全角冒號；抄報或抄送單位用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報或抄送單位對齊；在最后一個抄報或抄送單位后標句號。

（三）印發單位和印發日期

位于抄報或抄送單位之下占一行位置；用仿宋小三號字。印發單位左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數碼標識。

六、行距和頁碼要求

行距：根據發文文字多少，可選擇多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

頁碼：用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下1行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。

第四篇：公文處理辦法

中國農業銀行公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使農業銀行公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理質量和效率，參照國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發?２０００?２３號）等有關規定，結合農業銀行實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱公文，是指農業銀行在經營管理過程中形成的具有法定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針、政策，發布農業銀行規章制度，報告情況，請示和答復問題，指

導、部署和商洽工作，以及進行其他公務活動的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔、清收、銷毀等相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡高效原則，做到及時、準確、規范、安全。

第五條 在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和農業銀行有關保密規定，確保國家秘密和農業銀行商業秘密安全。

第六條 總行辦公室是農業銀行公文處理的管理部門，并負責指導檢查各分支機構的公文處理工作。各分支機構辦公室（或綜合管理部門，下同）負責本單位公文處理的管理工作，并指導檢查所轄分支機構的公文處理工作。辦公室應設立文秘部門或配備專職文秘人員負責公文處理工作。

第七條 農業銀行各分支機構、總行各部室負責同志要高度重視公文處理工作，遵守本辦法并加強對本單位公文處理工作的領導

和檢查，并明確專門人員負責公文審核、收發、管理和歸檔等工作。

第二章 公文文種

第八條 農業銀行公文文種包括：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排；獎懲系統內有關單位及人員；變更或者撤銷下級行不適當的決定事項。

（二）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用于向社會各有關方面公布需要周知的事項。

（四）通知

適用于傳達黨中央、國務院的指示和決定，發布農業銀行規章制度，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉各省級分行、直屬分行、培訓學院、境外機構的公文，傳達要求下級行辦理和需要周知或執行的事項；任免和聘用人員。

（五）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達、溝通重要精神或者情況。

（六）議案

適用于向職工代表大會、黨員代表大會及股東大會提請審議事項。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復

適用于答復下級機構的請示事項。

（十）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十一）函

適用于不相隸屬機構之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文類別

第九條 農業銀行公文按行文關系、方式和內容的不同，劃分為不同類別，并可根據實際需要進行調整。

第十條 總行機關行務發文的類別及適用范圍

（一）行發文

行發文是以中國農業銀行名義制發的公文。包括：農銀發、農銀函、農銀復、農銀任、農銀規章等字號的發文。

１、農銀發。

主要用于向國務院、人民銀行、銀監會等上級機關報告、請示工作；向全行發布全局性、政策性工作事項；印發行領導在全行工作會議上的講話；轉發上級機關重要方針政策及其他重要事項的文件；印發表彰、處分決定及重大事件通報等。包括的公文文種主要有請示、報告、意見、決定、通知、通報等，使用“中國農業銀行文件”文頭。

２、農銀函。

主要用于同國務院有關部門、各地人民政府及其他不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問和答復問題，溝通情況，答復全國人大代表建議、全國政協委員提案等。農銀函字號中包括的公文文種主要有函、通知、意見等，使用“中國農業銀行”文頭。

３、農銀復。

主要用于對各省級分行、直屬分行、培訓學院、境外機構請示事項的回復。農銀復字號中包括的公文文種為批復，使用“中國農業銀行文件”文頭。

４、農銀任。

主要用于干部的任免和聘用有關事項。農銀任字號中包括的公文文種為通知，使用“中國農業銀行”文頭。

５、農銀規章。

主要用于印發系統內各項制度規范，包括基本制度、政策、基本規范、守則、管理辦法、規定、實施細則、操作規程等。農銀規章字號中包括的公文文種為通知，使用“中國農業銀行文件”文頭。

（二）辦公室發文

辦公室發文是以中國農業銀行辦公室名義制發的公文，是行發文的重要補充形式。包括農銀辦發、農銀辦函等字號的發文。

１、農銀辦發。

主要用于向全行部署一般性工作事項或開展全行性檢查、要求下級行上報有關綜合性材料等事務性工作事項；印發全行專業性工作會議紀要、業務經營情況通報；印發黨中央、國務院領導同志批示，轉發不相隸屬機關的文件；特殊情況下，確需印發或批轉的分支機構文件；與國務院辦公廳秘書局及國務院各部門、各地人民政府和其他不相隸屬單位的辦公廳（室）商洽工作、征求或回復意見，請求批準有關事項；其他確需以辦公室文件處理的工作事項等。農銀辦發字號中包括的公文文種主要有請示、報告、意見、決定、通知、通報、批復等，使用“中國農業銀行辦公室文件”文頭。

２、農銀辦函。

主要用于與不相隸屬單位商洽工作，回復上級機關便函或非正

式文件，以及各類會議及培訓班通知、文件內容更正通知等。農銀辦函字號中包括的公文文種主要有通知、批復和函等，使用“中

國農業銀行辦公室”文頭。

（三）部室發文

部室發文是以農業銀行內設部門名義制發的公文，使用“中國農業銀行（ＸＸ部）”文頭，包括部室專用代字和部室函。總行機關各部室只限于在部門職權范圍內或根據總行授權，向各省級分行、直屬分行、培訓學院、境外機構對口部門發文，一般不向系統外其他單位發文。

部室發文主要用于向各省級分行、直屬分行、培訓學院、境外機構對口部門布臵本部門職權范圍內的事務性工作，如開展專項檢查或調研，上報數據材料，布臵具體工作等；批復對口部門向本

部門報送的僅屬于部門職權范圍內處理事項的請示；印發僅要求對口部門負責同志參加的專業會議及培訓班通知；印發本業務條線單項業務或常規性經營情況通報；印發部室專業會議紀要、部室負責人在專業會議上的講話，以及部室工作總結、工作計劃等。使用的公文文種主要有通知、批復和函等。

第十一條 總行機關的黨務發文比照行務發文有關要求辦理。其發文類別主要包括：

（一）中共中國農業銀行委員會發文。公文字號為：農銀黨發、農銀黨復、農銀黨任、農銀黨函。

（二）中共中國農業銀行紀律檢查委員會發文。公文字號為：農銀黨紀、農銀黨紀函。

（三）中共中國農業銀行委員會辦公室發文。公文字號為：農銀黨辦發、農銀黨辦函。

（四）中共中國農業銀行委員會組織部發文。公文字號為：農

銀黨組。

第十二條 總行機關的其他發文

（一）中國農業銀行工會工作委員會發文。公文字號為：農銀工會、農銀工會函。

（二）共青團中國農業銀行委員會發文，公文字號為：農銀團、農銀團函。

（三）中國農業銀行保密委員會發文，公文字號為：農銀密。中國農業銀行密碼領導小組發文，公文字號為：農銀密組。

（四）中國農村金融學會發文，公文字號為：農銀學。第十三條 內部情況通報

內部情況通報是我行一種十分重要的公文形式，主要用于印發行領導在全行專業工作會議及其他重要會議上的講話。

第十四條 農業銀行省級分行及以下分支機構的公文文種、類別、字號及適用范圍等，參照本章有關規定辦理。

第四章 公文格式

第十五條 農業銀行公文一般由涉密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、內部發送、印發單位和印發日期等要素組成。

（一）涉密標識。涉及國家秘密和農業銀行商業秘密的公文應當標明涉密等級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”、“商密ＡＡＡ”級公文還應當標明印發份數和序號。

公文涉密標識由主辦單位根據國家有關保密規定及《中國農業銀行商業秘密管理暫行辦法》、《中國農業銀行定密工作一覽表》確定并標注，并由辦公室保密部門審核。

涉密公文不得在網上流轉，商密ＡＡＡ級以上公文應使用涉密

專機起草。

（二）緊急程度。對涉及緊急事宜的公文，應根據公文送達或辦理的時間要求合理標注緊急程度。

緊急程度分為“特急”、“急件”兩級。公文緊急程度由主辦單位提出意見，經辦公室確認。標注為“特急”、“急件”的公文應當注明緊急辦理原因。一般情況下，無明確辦理時間要求的文件，不應定為特急件。

農業銀行公告和通告一律不標注緊急程度。

（三）發文單位標識。發文單位標識是標明公文制發單位的字樣，應使用公文制發單位全稱或規范化簡稱。聯合行文，發文單位標識應當包括所有聯合行文單位的名稱，同時主辦單位名稱應排

列在前。

中國農業銀行是中國農業銀行股份有限公司的規范簡稱，總行制發的公文，發文單位標識使用“中國農業銀行”，各分行及以下分支機構制發的公文，發文單位標識均使用“中國農業銀行××分

（支）行”。

（四）發文字號。發文字號是按照公文類別、發文順序對公文的編號，一般包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

總行機關的公文，發文字號為“農銀”＋發文類別＋年份＋序號，各分行及以下分支機構發文字號統一為“農銀”＋發文單位簡稱＋發文類別＋年份＋序號，如“農銀京辦發?２００９?××號”。

（五）簽發人。上行文應當注明簽發人、行外會簽人（聯合發文時）姓名，平行排列于發文字號的右側。

（六）標題。公文標題應準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類，一般由發文單位、事由和文種詞組成，其中，對系統內

印發的下行文標題中發文單位名稱可以省略。公文標題中除法規、規章名稱或者被轉發、印發的文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）正文。正文是公文的主體和中心，應明確表達發文目的和公文具體內容。

（八）閱知范圍。公文的閱知范圍包括主送單位、抄送單位和內部發送單位。

１、主送單位指公文的受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

總行發送各分支機構的行（辦）發文，主送（或抄送）單位應為：“各省、自治區、直轄市分行，新疆兵團分行，各直屬分行，各培訓學院，各境外機構”。發送總行機關內設部門的，主送（或抄送）單位應為：“各部室”。發送特定分支機構的，主送（或抄送）單位應按照農業銀行分支機構順序排列。

各分支機構報送總行的公文，主送單位應為：“總行”或“總行辦公室”、“總行＊＊部（室、局）”；向總行相關職能部門行文（不包括辦公室），不得將主送單位寫成“總行”或“總行辦公室”。

２、抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文內容的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

３、公文有兩個以上主送單位或抄送單位時，應按照級別高低或與公文內容聯系的緊密程度順序排列。

４、內部發送單位為公文制發單位內部需要執行或了解公文內容的單位。

總行機關的行（辦）發文，除發送相關部門外，還可根據實際情況，在內部發送單位中填寫董事會、監事會、高級管理層成員、董事會秘書、專業總監等。

（九）附件。公文附件是指隨公文正文發出的文字材料及表格等。公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（十）印章。公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）成文日期。成文日期以簽發人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。

（十二）附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），應加括號標注。其中，“請示”應當在附注處注明聯系單位及聯系人的姓名和電話。附注的位臵在成文日期和印章之下，版記之上。

（十三）主題詞。主題詞是用于公文分類和檢索的標識符號，由類別詞、類屬詞、文種詞和歸屬詞組成。一篇公文的主題詞一般不少于３個，最多不超過６個。

平行公文、下行公文的主題詞應當按照《中國農業銀行公文主題詞表》標注，上行公文按照上級機關有關要求標注主題詞。

（十四）公文的文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地區，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

第十六條 公文中各組成部分的標識規則，按照中國農業銀行公文格式標準執行。

第十七條 公文用紙一般采用國際標準Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第五章 行文規則

第十八條 行文應當確有必要，注重效用。

第十九條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。系統內應

當遵循逐級行文的原則，一般不得越級行文。因特殊情況確需越級行文時，應當說明原因并抄送被越過的上級機關。不相隸屬單位行文應當遵循對等的原則，做到“明來明復、密來密復、函來函復”。

第二十條 各級行根據職權范圍，可以同上級行相互行文；可以同所轄分支機構相互行文；可以向本級機關內設部門行文；可以根據工作需要以函的形式向不相隸屬的單位商洽工作、詢問和答

復問題。

第二十一條 各級行向所轄分支機構或本級機關內設部門的重要行文，可視情況同時抄送直接上級機關或其他有關單位。轉發上級機關文件，原則上不再抄送上級機關。

第二十二條 各級行報送上級機關的公文，原則上不得多頭分送；確需分送的，應注明分送情況。受雙重領導的單位，向其中一個上級機關行文，應同時抄送另一個上級機關。

第二十三條 各級行內設部門（不包括二級部）根據職權范圍，可向上級行及所轄分支機構的對口部門行文。二級部確需行文的，應以辦公室或所掛靠的一級部名義印發。

除辦公室外，各級行內設部門原則上不得以部門名義對外或對所轄分支機構（包括非對口部門）正式行文。

第二十四條 公文涉及本級機關其他內設部門職責的事項，行文時應與相關部門協商一致，未經協商一致，不得擅自行文；內設部門不得超范圍或越權行文，如擅自行文，辦公室應當責令糾正

或者撤銷。

第二十五條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位。需要其他單位閱知的，應當用抄送形式，但不得抄送下級行。

（一）各省級分行、直屬分行、培訓學院、境外機構上報總行的請示，凡涉及總行機關兩個以上內設部門分工負責的工作事項，應以分行（學院）名義行文，以總行為主送單位，總行以行發文件予以批復。

（二）在確定請示事項只涉及總行一個內設部門職責范圍情況下，可以分行（學院）辦公室名義行文，以總行內設部門（不包括二級部）為主送單位，總行視情況以行發文或部室發文予以批復。

（三）就一般事務性、操作性事項請示總行對口部門的，可以分行（學院）內設部門名義向總行對口部門行文，總行以部室發文予以批復。以分行（學院）辦公室名義向總行辦公室行文，僅限于總行辦公室職責范圍內的事項。

第二十六條“報告”中不得夾帶請示事項。凡在“報告”中夾帶請示事項，未得到及時批復，造成工作延誤或失誤的，由行文單位承擔責任。

第二十七條除上級機關負責人直接交辦的事項或確需直接報送審批的敏感涉密事項、重大突發事件外，不得以機關名義向上級機關負責人個人報送正式文件。

第六章 發文辦理

第二十八條 發文辦理指制發公文的過程，包括擬稿、會簽、審核、簽發、復核、校對、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十九條 草擬公文的基本要求

（一）公文內容應符合國家的方針、政策、法律、法規及農業銀行有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行，并與以往辦理的相關文件保持銜接。

（二）公文內容應情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急辦理的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）公文中人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“１．”，第四層為“（１）”。其中，第一層內容的標題，句末可不加標點符號。

（七）公文中應當使用國家法定計量單位。

（八）公文中使用非規范簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織或外國企業外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（十）各類發文的正文中不得出現圖表（包括柱狀圖、餅狀圖、曲線圖等），相關問題可用文字進行說明。必須使用圖表進行說明的，相關圖表應作為文件附件。

（十一）按規定填寫發文稿紙有關內容，具體包括：標題、主送單位、抄送單位、內部發送、附件、擬文部室、擬稿人及聯系電話、擬文部室核稿及擬文部室負責人審核、有關部門會簽、秘密等級及期限、緊急程度和主題詞等。

（十二）草擬公文時，應將與文件相關的支持性材料作為辦文依據。根據對方單位來文擬辦的公文，應附對方單位來文及辦公室文件處理單；根據領導批示或簽報擬辦的公文，應附領導批示或

簽報；根據會議議定事項辦理的公文，應附有關會議紀要；因

工作需要擬辦的公文，必要時應附簡要的辦文說明。草擬的公文中涉及對已制發公文、制度辦法等內容進行修改或廢止的，應附原公文及相應的制度辦法。

草擬公文過程中，其他需要說明或領導簽批文稿需要知悉的情況，也應作為辦文依據。主要包括：附件和依據中沒有，而領導簽批文件需要知悉的情況；需要提請領導關注的某些相關情況；文稿中的決策或決定突破了某些規定，或改變了慣例，需要做特殊說明的；涉及文稿辦理過程的有關情況，決策選擇、取舍的理由辨析，文稿處理方式的解釋；由非分管行領導代簽文稿時，應說明的背景情況及確需代簽的理由；涉及其他部門業務時，應會簽但未經會簽的理由，或會簽后對會簽意見的協商情況；不便在文稿中表述的有關意見，包括緊急或拖延辦理的理由、密級處理考慮、文稿涉及事件的處理步驟等。

第三十條 總行機關公文草擬的程序依次為：擬稿人擬稿、擬文處室負責人審核、擬文部室審核、擬文部室負責人審核、專業總監審核（涉及相關業務板塊部門公文）。

辦文部門要高度重視公文處理工作，各流經環節要從政策、內容、文字、體例等方面對公文認真審核把關，部門負責人要對文稿內容、數字的真實性和準確性負責，確保公文質量。

第三十一條 公文會簽

（一）擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，應辦理會簽。會簽時，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，應書面說明不能采納會簽意見的理由，并將有關會簽意見一并呈行領導審簽。報送上級機關的公文，如有行外單位會簽內容，應在文內說明行外會簽單位的意見，如有分歧，還應列

明各方理據，提出建設性意見，請上級機關裁定。對需要多個部門會簽的文件，主辦部門要同時發送各會簽部門，提高會簽效率。

（二）會簽部門在接到會簽文稿后，應認真研究，及時提出修改意見，并迅速反饋給主辦部門。一般公文會簽時間不超過２個工作日；急件、特急件隨到隨簽。

會簽部門如因特殊情況不能按期會簽的，應當提前與主辦部門說明情況，并協商確定回復時限及方式。

（三）會簽最終意見由部門主要負責人或委托其他負責人簽注。

（四）使用制度專有文號發布規范性文件的，需經制度管理部門會簽審查。

（五）涉及行外會簽的公文，如會簽后需作重大改動，應重新核稿，并就改動情況做出書面說明，連同會簽文稿送簽發人重新閱簽。

（六）其他單位主辦、送我行簽發或會簽的公文，行內有關承辦部門應當及時辦理。對文件內容有不同意見的，應主動與來文單位協商。一般應在３個工作日內完成，對方有時限要求的，按規定

時限辦理。

第三十二條 公文審核

公文送行領導簽發前，應由辦公室公文審核人員、辦公室負責人進行審核。審核重點包括：是否確需行文；行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求；內容涉及其他部門職責范圍的文稿是否經過會簽、會簽意見采納情況；規章制度類文件是否經制度管理部門審查；公文處理程序及公文格式是否符合規定；有關附件和發文依據是否齊備；密級確定和緊急程度設定是否合理；主題詞標引是否準確；閱知范圍是否恰當等。

審核后的文稿如需較大調整，辦公室應將文稿退回擬文部室修

改或清稿，擬文部室應及時完成修改、清稿工作。

第三十三條 公文簽批

（一）基本原則。

以本行（黨委）名義制發的公文，由主要負責人或主要負責人授權的其他負責人簽發。以本行（黨委）部門名義的發文，由部門主要負責人或授權其他負責人簽發。

（二）總行文件的簽批。

１、總行機關各部室起草的行（辦）發文，一般由辦文部門的分管行領導簽批。文件內容涉及其他行領導分管工作的，由分管行領導轉送其他行領導簽批；涉及全行經營管理工作的，由分管行領導審核簽批后呈行長簽批，行長視情況呈董事長簽批；涉及董事會工作的，由分管行領導審核簽批后呈董事長簽批；涉及監事會工作的，由分管行領導審核簽批后呈監事長簽批，由監事長視情況呈董事長簽批。涉及行領導協管與分管的部門呈送的行（辦）發文，由協管行領導審核簽批后送分管行領導簽批。

２、總行黨委發文由黨委書記簽批或委托黨委副書記簽批；黨委書記、副書記均外出時，由黨委書記委托其他黨委成員簽批。紀委發文，一般由紀委書記或委托紀委副書記簽批，重要公文由黨委書記簽批。

３、總行報送國務院的公文，必須由董事長或主持工作的行領導簽發或審核。報送重要事項的公文，由董事長簽發，董事長外出期間由主持工作的行領導簽發；一般事項的公文可由分管行領導

簽發，但必須經董事長審核，并在公文簽發人處注明：“ＸＸＸ同志已閱”。

４、辦公室、黨委辦公室發文內容僅涉及部門職責范圍內事項的，由辦公室（黨委辦公室）主任簽批，重要的呈分管行領導或黨

委領導同志簽批。總行其他部門制發的部室發文一般由部門主要負

責人簽批，涉及各業務板塊部門的，由部室主要負責人視情況，決定是否呈相關專業總監簽批。

５、內部情況通報一般由辦公室主任或授權分管副主任簽發，重要的內部情況通報由行領導簽發。

６、工會、共青團、保密委及農村金融學會等其他發文由相應單位的負責人簽發。

（三）簽發人應在發文稿紙簽署是否發文的意見、姓名和日期。凡已簽發的公文，不得隨意變更公文內容。確需變更的，一般性內容需經辦公室公文審核部門同意；實質性內容變更的，應報請簽發人同意。

第三十四條 公文正式印制前，應分別由發文部門和辦公室公文印制部門進行復核，復核重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審，并請簽發人重新核簽。

第三十五條 打印的公文必須以經簽發的原稿為依據，不得擅自改動。如發現問題，應與辦公室公文審核人員或發文部室聯系。打印的公文應符合中國農業銀行公文格式標準。

總行的行、辦發文由擬稿人、辦公室公文印制部門指定專人負責校對，部室發文由部室擬稿人負責校對。

絕密、機密級、商秘ＡＡＡ級公文由辦公室公文印制部門指定專人打印。

第七章 收文辦理

第三十六條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、拆封、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序。

第三十七條 辦公室收文處理部門接收到公文（包括行外來文

和行內來文）后，應當對公文進行簽收登記和審核。

（一）收到上級機關或其他不相隸屬單位的各類來文，經簽收登記，收文單位為本級機關的，由辦公室附“文件處理單”，提出擬辦意見，呈行領導批示后，發送相關部門閱辦，需要辦理落實的，轉交進入督辦流程；收文單位為本級機關內設部門的，直接發送相關部門辦理。

（二）收到下一級分支機構上報的公文，應進行收文審核，重點是：是否應由本單位處理；是否符合行文規則；文種使用、公文格式是否規范等。經審核，對符合規定的公文，收文單位為本級機關的，由辦公室附“文件處理單”，提出擬辦意見，確定主、會辦部門后，發送相關部門辦理；收文單位為本級機關內設部門的，直接發送有關部門。對不符合規定的公文，經辦公室負責人批準后，退回報單位并說明理由。

第三十八條 辦公室公文收發部門每日應按規定進行來文分發，各部門公文收發人員應按時收取文件，將文件分類登記，并按各自業務范圍分發文件，根據文件緊急程度、密級要求等及時組織

傳閱，盡快辦理。電子公文實行網上分發，由各部門管理員負責接收。

第三十九條 承辦部門收到交辦的公文后應按“文件處理單”要求及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應及時予以說明。

對沒有辦理時限要求的公文，一般在７個工作日內處理完畢，需要答復的緊急文件，一般應在２個工作日內做出答復。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應于收文后最多１個工作日內退回辦公室收文管理員并說明理由。

遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門

進行協商；如有分歧，主辦部門的負責人要出面協調，仍不能取得一致的，報請行領導審定。

第四十條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十一條 需要辦理落實的收文文件，由辦公室督辦部門立項督辦。行領導批辦有關部門辦理的公文，由辦公室負責督辦立項。辦公室督辦部門對立項的公文進行跟蹤督辦，承辦、協辦部門要積極辦理，并在規定時間向辦公室反饋承辦公文的辦理情況。

第八章 公文歸檔

第四十二條 公文辦理完畢后，應按照《中國農業銀行檔案管理辦法》、《中國農業銀行電子檔案管理暫行辦法》有關規定，及時進行整理、編目和歸檔。

任何部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第四十三條 歸檔公文的范圍，應依據《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》進行收集和確定保管期限，保證歸檔公文的齊全完整，便于保管和利用。

第四十四條 歸檔公文以件為單位進行整理，每件歸檔公文的內容為：印件、發文稿紙、定稿、請示件、依據件、轉發件以及相關附件等。

第四十五條 歸檔的電子公文與紙質公文必須一同編制檔號章，標明每件歸檔公文期限、件號、盒號后，紙質公文方可裝入相應的盒中歸檔。

第四十六條 各類公文歸檔完畢后，按照發文字號和部門，分別打印出目錄，裝訂成冊，以備查考。

第四十七條 每電子檔案庫要進行備份，刻錄成光盤，異

地保管。

第九章 公文管理

第四十八條 公文應由各級行辦公室或指定的專人負責管理，確保公文收取、傳遞、用印、整理（立卷）和歸檔等各環節順暢運轉。

公文傳遞要建立嚴格的登記、簽收手續，確保及時準確，確保安全。傳遞密級公文時，必須采取相應的保密措施。

第四十九條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經行領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。翻印文件與正式印發的公文具有同等效力，視同正式公文進行管理。

第五十條 經批準公開發布的農業銀行公文，同農業銀行正式印發的公文具有同等效力。

第五十一條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。

第五十二條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

第五十四條 辦公室負責本級機關的文件銷毀工作。銷毀公文應當到指定場所由兩人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十五條 機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第十章 附

則

第五十六條 電子公文處理流程參照紙質文件辦理，公文處理中其他涉及電子公文管理的有關規定另行制定。

第五十七條 本辦法由總行負責解釋和修訂。

第五十八條 本辦法自印發之日起施行。２００１年４月２９日印發的《中國農業銀行總行機關公文處理辦法》（農銀發［２００１］７７號）同時廢止。各級行可根據本辦法，結合本行實際情況，制定實施細則。

第五篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使學院的公文處理建立科學、合理、規范的程序，使公文處理準確、及時，提高公文處理的工作效率和公文的質量，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《黨政機關公文處理工作條例》和教育部《教育部關于印發<教育部公文處理規定>的通知》及有關規定，結合我院實際情況，制定本辦法。

第二條 公文是學院在管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全。

第四條 公文處理必須符合國家有關法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密安全。

第五條 學院黨政辦公室（以下簡稱院辦）是學院公文處理的管理機構，主管學院的公文處理工作并指導全院各部門的公文處理工作。各部門要以學院名義外發的文件一律要經過院辦的審核，按發文處理程序處理。

第六條 公文處理工作應貫徹統一領導、分級管理的原則。各部門（系、部、中心、處、室）負責人應當高度重視公文處理工作，加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。

院函、英達院報、英達黨、英達黨報等。

（五）請示、報告等上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十一）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其它機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第九條 一般情況下，公文使用的字體應統一。標題用二號黑體字體，文中如有小標題可用三號黑體或楷體字，正文用三號仿宋字體。公文用紙一般使用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章 行文規則 第十條 行文應當確有必要，注重效用，注重針對性和可操作性。

第十一條 院辦經院長授權可以對外行文，各部門（處室）一般不得對外行文。各部門如需就其所主管的業務工作提出重要的指導性“意見”或作出決定，則由院辦加批轉發。如需布置事務性、臨時性工作，可以用無機關標識的紙張印發通知等形式進行。

第十二條 確因工作需要，黨政工團等組織，可按照協商一致的原則聯合行文。

第十三條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其它職能部門或領導，應用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。

除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。“報告”不得夾帶請示事項。

第十四條 各單位承辦的相關行文（請示、報告、函等），按程序辦理用印后，一律由各承辦單位或部門的具體承辦人負責呈報、溝通與協調，履行后續對接內容。院辦做好督辦工作。

第五章 發文辦理

第十五條 發文辦理指以本單位名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、存檔等程序。

第二十條 公文正式印制前，院辦發文人員應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

第二十一條 公文簽發后，統一由院辦安排印制，印制后統 一由院辦分發。公文原稿由檔案室集中統一存檔。

第六章 收文辦理

第二十二條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。

第二十三條 對收到的公文，院辦應當及時提出擬辦意見并送院領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。

第二十四條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回院辦并說明理由。

第二十五條 公文辦理中涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協商，如仍不能取得一致，可以通過院辦報請院領導協商或裁定。

第二十六條 審批公文時，對有具體工作事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。第二十七條 送院領導批示或者交有關部門辦理的公文，院辦要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第二十八條 公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十九條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案室移交。

第三十一條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章 公文管理

第三十二條 公文由文秘人員或專職人員統一收發、用印、歸檔和銷毀。

第三十三條 學院各部門應當建立健全本單位公文處理的有關制度。

第三十四條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印外，經院領導或者院辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。