第一篇：人民法院公文處理辦法

人民法院公文處理辦法

第一章

總則

第一條 為推進人民法院的公文處理工作科學化、制度化、規范化，提高公文處理工作質量和效率，參照《黨政機關公文處理工作條例》，結合人民法院工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于各級人民法院公文處理工作。

第三條 人民法院的公文（包括電子公文和傳真電報）是人民法院在審判執行工作和司法行政工作過程中形成的具有特定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，執行國家法律，發布司法解釋，指導、部署和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條 公文處理工作指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。第六條 各級人民法院辦公廳（室）主管本院的公文處理工作，并對下級人民法院的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第七條 各級人民法院應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘機要部門或者由專人負責公文處理工作。文秘機要工作人員應當忠于職守、保守秘密、作風嚴謹，具備相應的法律和文秘等專業知識。

第八條 公文處理應當充分利用現代化辦公手段，不斷提高工作效率。

第二章

公文種類

第九條

人民法院公文的種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員。

（三）命令（令）。適用于批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（四）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（五）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（六）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）通知。適用于發布、傳達要求下級人民法院和有關單位辦理、周知或執行的事項，任免和聘用機關工作人員，批轉、轉發公文。

（八）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（九）報告。適用于向同級人民代表大會及其常務委員會、上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問。

（十）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（十一）批復。適用于答復下級人民法院的請示事項。

（十二）議案。適用于各級人民法院依照法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

（十三）函。適用于人民法院之間或人民法院同其他不相隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十四）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章

公文格式

第十條

人民法院公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。并用聯合發文機關名稱時，按照規范順序排列或者主辦機關名稱排列在前。

（五）發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

（六）簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。會議通過的規范性文件，應當在標題之下、正文之上注明會議名稱和通過日期。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，應當在正文之后、成文日期之前注明附件的順序號和名稱。批轉、轉發公文及其批語均屬于正文，不得作為附件。

（十一）發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志單獨用主辦機關名稱的，發文機關署名按照規范順序排列或者主辦機關名稱排列在前；發文機關標志并用聯合發文機關名稱的，發文機關署名應當與發文機關標志的排列順序一致。

（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。電報以發出日期為準。

（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。聯合向下行文時，聯合行文機關都應當加蓋公章。

（十四）附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項，應當加圓括號標注。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

（十七）印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數順序號。

第十一條

公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方人民法院的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條

公文用紙幅面采用國際標準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第十三條

人民法院公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第十四條

人民法院印發公文的主要版式及適用范圍如下：

（一）《中共xxx 人民法院黨組》。用于人民法院黨組向上級請示、報告工作，任免干部等。

（二）《xxx人民法院文件》。用于人民法院傳達貫徹黨和國家方針、政策或重要工作部署，發布重要的決定、通知等。

（三）《xxx人民法院》。用于人民法院向上級機關請示、報告工作，獎懲有關單位和人員，下發通知、通報，與有關單位商洽工作等。

（四）《xxx 人民法院辦公廳（室）文件》。用于最高人民法院、高級人民法院辦公廳（室）根據授權，傳達或代院發布重要規范性事項。

（五）《xxx人民法院辦公廳（室）》。用于人民法院辦公廳（室）請示、報告工作，下發通知、通報等工作事項，與有關單位相關部門商洽工作、詢問和答復問題。

（六）《xxx人民法院xx 會議紀要》。用于人民法院記載會議主要情況和議定事項。

（七）人民法院各內設部門行文，一般使用本院信箋版頭。

第四章 行文規則 第十五條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十六條

人民法院的行文關系，應當根據管轄關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

（一）人民法院上下級之間、與其他同級機關之間可以相互行文。

（二）人民法院辦公廳（室）根據授權，可以對下級人民法院和其他機關行文；其他內設部門不得直接對下級人民法院或者其他機關行文。

（三）人民法院內設部門在各自職權范圍內可以對本院其他部門行文；可以與上下級人民法院業務對口部門之間相互行文；可以與其他同級機關相關部門行文。

（四）人民法院與其他同級機關、人民法院辦公廳（室）與其他同級機關辦公廳（室）之間必要時可以聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。

第十七條

向上級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）下級機關的請示事項，如需以本院名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（四）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本院名義向上級機關負責人報送公文，不得以本院負責人名義向上級機關報送公文。

第十八條

向下級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）原則上主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（二）涉及人民法院多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文。

第五章

公文擬制 第十九條

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

第二十條

公文起草應當做到：

（一）堅持黨的路線、方針、政策，符合憲法和法律的規定，遵循司法基本規律，準確反映人民法院工作指導思想以及院黨組決策意圖、工作要求。

（二）一切從實際出發，深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

（四）文種正確，格式規范，定密恰當。

（五）公文涉及其他機關、部門職權范圍內的事項，起草部門必須征求相關機關、部門意見，力求達成一致。

第二十一條

以人民法院名義和以辦公廳（室）名義代院發文的公文文稿在報院領導簽發前，應當進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。

（二）內容是否符合國家法律、行政法規和中央有關政策及本院有關規定；是否與現行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及其他單位的事項是否經過協調并取得一致意見。

（四）文種使用、公文格式等是否符合本辦法和《黨政機關公文格式》國家標準的有關規定。

第二十二條

經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十三條

公文的簽發：

（一）以院黨組名義印發的公文，由黨組書記或者黨組書記授權的黨組副書記簽發。

（二）以院名義印發的重要的或涉及全局性的公文，由院長或者院長授權的副院長簽發；其他以院名義印發的公文，由分管副院長簽發。

（三）以辦公廳（室）名義代院發文，由院領導簽發，或者經院領導同意后，由辦公廳（室）主任簽發。

（四）以辦公廳（室）名義印發的其他公文，由辦公廳（室）主任簽發或者授權副主任簽發。重要公文，辦公廳（室）主任認為需要報院領導審批的，應當報經批準后簽發。

（五）各內設部門就主管工作發文，由部門負責人簽發；重要公文，需報分管院領導簽發。

（六）紀要，由主持會議的領導簽發。

（七）聯合發文，由所有聯署機關的負責人會簽。

（八）簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名、日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第六章

公文辦理

第二十四條

公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十五條

收文辦理主要程序：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽等，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）擬辦、批辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當根據公文內容和性質提出擬辦意見報院領導批示或者直接轉有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。

（五）承辦。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。屬承辦部門職權范圍內的事項，承辦部門應當提出明確意見；涉及其他部門業務范圍的事項，應當主動與有關部門協商，共同提出明確意見，送分管院領導審批。對不屬于本部門職權范圍的，應當及時向批辦院領導說明；辦公廳（室）直接交辦的，應當迅速退回交辦的辦公廳（室）并說明理由。

（六）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（七）催辦。人民法院辦公廳（室）應及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文應當由專人負責跟蹤催辦。對下發的重要公文，人民法院辦公廳（室）應當及時了解和反饋執行情況。

（八）答復。需要答復的公文，應當將辦理進展情況和辦理結果及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十六條 發文辦理主要程序：

（一）復核。已經人民法院負責人簽批的公文，印發前應當由辦公廳（室）和承辦部門對公文的審批手續、內容、文種、密級、格式、附件材料等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

（三）校對。公文正式印制前，應當校對文稿清樣。

（四）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。絕密公文應當指定專人負責。

（五）核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十七條

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸

第二十八條

公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《人民法院檔案工作規定》，及時立卷、歸檔。電報隨同文件一起立卷、歸檔。人民法院和其他機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關立卷、歸檔，其他機關保存復制或者其他形式的公文副本。

第七章

公文管理

第二十九條

各級人民法院應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第三十條

人民法院公文由文秘機要部門或者專人統一管理。各級人民法院應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十一條

公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照、所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的保密期限已滿的，自行解密。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十二條

人民法院的公文印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批準。涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第三十三條

復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本院領導批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十四條

公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十五條

涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。第三十六條

不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十七條

機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第八章

附則

第三十八條

訴訟文書、司法解釋等人民法院特定法律公文，依照法律、法規、司法解釋的相關規定處理。

第三十九條

外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條 電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第四十一條

本辦法由最高人民法院辦公廳負責解釋。第四十二條 本辦法自2013 年1 月1 日起施行。1996年4 月9 日最高人民法院發布的《人民法院公文處理辦法》（法發?1996?9號）同時廢止。

第二篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使我公司公文管理工作規范化、科學化，提高公文辦理效率和質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我公司實際，特制定本管理辦法。

第二條 公文是傳達方針、發布指示，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，下達各項決議決定和交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 行政辦公室是我公司公文處理的管理部門，負責我公司所有上級來文、上報上級的各類請示報告、下發各類公文、批復下級請示報告等。行政辦公室配備專職文秘人員，文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業知識。

第五條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。各級領導要重視公文處理工作，樹立良好的文風，行文必須注重效用，講究效率和質量，按程序辦事，積極推進辦公自動化。

第六條在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和集團公司有關規定，確保國家和企業秘密。

第二章 公文分類

第七條 按公文內容可分為：

（一）決定，對重要事項或重大行動做出安排；

（二）決議，經會議討論通過并要求貫徹執行的事項；

（三）通知，發布規章制度，轉發上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項；

（四）通報，表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況；

（五）報告，向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議；

（六）請示，向上級請求指示、批準；

（七）批復，答復請示事項或對下級布置工作；

（八）會議紀要，傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行；

（九）工作計劃，進行年、季、月、周工作安排。

第八條 按公文的發放形式可分為：

（一）紅頭文件，發布重大決定、決議、通知、通報、請示、報告、會議紀要或工作計劃；

（二）便文，發布一般的通知、通報及臨時性的工作計劃；

（三）其它文件，除紅頭公文和便文外的公文，如各類簡報，臨時的通知、通報、會議紀要等。

第九條 按發文系統可分為：

（一）黨委工作類

（二）行政工作類

（三）工會工作類

（四）團委工作類

（五）生產管理類

（六）安全管理類

（七）機電管理類

（八）計財管理類

紅頭文件和便文由黨辦、行辦、工會、團委統一管理，其它文件由各歸口管理部門負責管理。

第三章 公文格式

第十條 紅頭文件和便文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關、印發機關、印發日期、印發份數、校對人等組成，其它文件的組成可以適當簡化。

（一）秘密等級，密級的界定和標識執行“晉城煤業集團審定國家秘密和界定密級的規定”（晉煤集保字〔2002〕4號）、“晉城煤業集團企業秘密具體范圍的規定”（試行）（晉煤集保字〔2000〕3號）、“晉城煤業集團企業秘密的載體、密級劃分、標志、保密期限的規定”（晉煤集保字〔2000〕4號）；

（二）保密期限，對公文密級的時效加以規定的說明；

（三）緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；

（四）發文機關標識，即人們通常所稱的“文頭”，由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”或“便文”組成；

（五）發文字號，按單位（部門）代字（☆）、年份（××××）、序號（◇）的次序編排，格式如下：

紅頭文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇號

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇號

年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

其它文件的發文字號可根據情況自行確定，屬于期刊性質的公文的發文字號應相對固定。

（六）簽發人，上行文在文件中必須署明簽發人，下行文不署簽發人；

（七）標題，應當準確簡要概括公文主要內容，并準確標明公文種類，標題中除法規、規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉發外來公文時要標明發文機關，不能引用文件字號代替標題內容。會議通過的公文，還應在標題后注明會議名稱和通過日期；

（八）主送單位，發文單位要求對公文予以辦理或答復的對方單位，也稱上款。下級向上級請示或報送的公文，一般只寫一個主送單位，如需同時報送另一上級單位，可以用抄報的形式；

（九）正文，公文主體，表明公文目的、內容及所要落實事項；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號，附件名稱后不加標點符號。編排時，每一個附件應另起一頁，“附件X”寫在左起頂格位置，當有多個附件且內容較短時，可連續排列；

（十一）成文日期，成文日期以簽發人簽發日期為準，應用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”；

（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

1.聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文時間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；

2.聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決；

（十三）主題詞，用幾個詞明確公文核心內容，詞目一般不少于3個，不超過5個；

（十四）抄送，指需要了解公文內容的有關單位或人員，如果抄送的單位在兩個以上，對上級單位可以采用抄報的形式。抄送時嚴禁濫抄、濫送和漏抄、漏報；

（十五）發文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公室或文秘部門。

第十一條 正文或附件的書寫格式可選用章條式、國標式或自由式中的一種，但在同一公文內不能出現兩種書寫格式。

章條式：第一章 第一條

（一）⒈

⑴

國標式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二條 公文用紙

（一）紅頭文件和便文統一采用A4紙型（長297mm、寬210mm），左側裝訂。附件和其它公文的紙型根據實際需要確定。

公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

（二）公文用紙統一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

第十三條 公文用字及排版規格。

公文標題用2號小標宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號仿宋體字，一般每頁排24行，每行排26個字。版記“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目之間空一字。

第十四條 公文裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。釘鋸與頁邊緣距離為15±2mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。

第十五條印發機關和印發時間

位于抄送機關之下(無抄送機關時在主題詞之下)占一行位置；用3號仿宋字體。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

第十六條版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、位兩條反線磅數為1.5磅，中間一條反線磅數為0.75磅。

第十七條版記的位置

版記應置于公文最后一頁（不能與正文再同一頁面上），版記的最后一各要素置于最后一行。

第十八條各部門需要發文時，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進行格式審查，確保格式爭取后方可發文。

第四章 行文規定

第十九條 行文應當確有必要，注重效用。屬于一個系統的事項由本系統自行發文，屬于幾個系統的共同事項應聯合發文。

第二十條 對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門研討，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當報請分管公司領導協調，仍不能解決的，可報請總經理上公司研討會決定。對涉及全公司性的規章制度、工作安排等事關公司井安全發展的重要文件，必須上公司研討會研討通過后，方可行文。

第二十一條 公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

第二十二條“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。“報告”與“請示”屬不同文種，“報告”不得夾帶請示事項。

第五章 發文辦理

第二十三條 發文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發放要嚴格遵守文件發放程序，其他文件可視重要程度簡化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發、分發、歸檔不可簡化。

第二十四條 發文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負責人審核—有關部門會簽（需要會簽的）—經理層簽發—行政辦統一編號、繕印、蓋章、分發—歸檔。

第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負責起草初稿，起草時應嚴格遵守以下規定：

（一）符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及上級部門和本企業有關規定，如提出新辦法或規定，應注明舊辦法和規定相對應的公文的處置方法；

（二）公文的內容應全面，情況應具體，觀點應明確，表達應規范，條理應清楚，層次應分明，文字應精練，標點應準確，篇幅應簡短；

（三）人名、地名、數字、引文應準確。使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱，對眾所周知或約定俗成的簡稱也可以直接引用；引用其它公文應先引標題，后引發文字號；使用日期應寫具體的年、月、日；

（四）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字，數字使用必須前后一致；

（五）必須使用國家法定的計量單位。

第二十六條核稿：各單位文件草稿應明確核稿人員，建立核稿責任制度。核稿結束后，由分管副總、業務管理部門及執行單位（部門）對公文的全面性、準確性、合理性、公正性、符合性進行研討把關，提出改進意見和建議。研討可采用會議或傳閱的方式進行，由原擬文單位（部門）應根據研討結果對公文做進一步的完善。文件在簽發前由行政辦公室對文稿格式進行審核，對不符合要求的公文稿，有權提出具體修改意見。部門研討把關的主要任務是把好五關：

（一）行文關—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發文，保持文件的嚴肅性。

（二）內容關—審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實可行；有無觀點錯誤、界限不滿、寬嚴失度、難以執行；涉及其它部門或單位的問題是否已協商、會簽。

（三）政策法規關—審查文稿內容是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規；與本系統、本單位已經發布，仍在執行的制度、規定有無矛盾，如屬制定新的制度、規定、建議，是否經有關部門研究；按照職責權限，應由哪一級批準，是否需要廢止現行有關制度、規定等。

（四）文字關—審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練，句子是否符合語法；標點符號、數字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。

（五）格式關—審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏或存在溢抄亂送現象，機密程度和緩急程度是否適當等。

第二十七條會簽

（一）凡涉及到其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會簽。

（二）在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應主動協商，仍不能取得一致意見時，應將各自的意見寫明，請有關領導決定。

第二十八條簽發：簽發的一般原則如下

（一）所有上行公文、下發公文，都必須由經理層簽發。

（二）已簽發的公文，不準隨意改動。

（三）簽發時，簽發人應工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應注明日期。簽發時用筆墨應符合存檔要求。

（四）黨委、紀委、工會、共青團發文，此類發文由黨委書記簽發，或者委托工會主席簽發，該發文流程不涉及行政辦公室。

第二十九條編寫發文卡：文稿經領導人簽發后，應填寫《發文登記表》，登記時應檢查簽發手續是否完備，有無秘密等級，發放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整，不能隨意漏項。《發文登記表》應包括以下內容：日期、文號、標題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發人等。登記后將發文字號及打印份數填在文稿上，送打印室繕印。

第三十條繕印：繕印公文要注意以下問題：

（一）繕印公文要以簽發的定稿為依據，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯系，不可擅自改動。

（二）繕印工作要精細，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。

（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。

第三十一條用印：嚴格按照《胡底煤業印章和簽名管理制度》執行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。

第三十二條發文：發文實行簽字取文制度，具體程序是：

（一）收發人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發文登記表》簽字。

（二）取文單位接到取文通知后，應及時派人領取并在記錄上簽字，取文人應及時將文件交給本單位負責人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內容。

（三）公文分發完畢后，收發室人員應將《發文登記表》交辦公室人員保存。

（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負責辦理。

第三十三歸檔：發文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發單、發文登記表、發文明細表等，發文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發送。

第三十四條 發文卡片填寫要求

（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；

（二）核稿：擬文單位（部門）負責人簽；

（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；

（四）復核、簽印：歸口管理部門負責人簽；

（五）簽發（批示）：公司領導簽。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文是指我公司收進上級機關、同級機關、下級或不相隸屬機關的行文或請示、報告。

收文辦理程序如下：發文機關—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經理層批示意見—按領導批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。

第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業的封件、普通件，統一由行政辦公室啟封、登記、分發，統一處理。

第三十四條簽收：簽收公文應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現象，重點文件應逐頁查點，如發現問題，應及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據收到日期與文件要求日期確定急緩。

第三十五條登記：登記文件應將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標題不能刪減，無標題文件應登記內容摘要，對內容概括要準確。登記編號不能出現重復、空號或跳號現象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。

第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。

第三十七條上級機關下發指導性質的文件、下級請示的有關緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓、學習、考察等文件，由總經理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領導主管的業務時，由總經理閱示。

第三十八條批辦：行政辦公室依據擬辦意見將文件呈送經理層閱示，經理層在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。

第三十九條傳閱：行政辦公室依據領導批辦意見將文件依次傳閱到領導或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負責人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：

（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應按文件的急緩和重要性進行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領導優先處理。

（二）掌握傳閱范圍：嚴格按擬辦意見和領導閱示范圍傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

（四）認真檢查處理：文秘人員應對收回的傳閱文件進行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標明了閱完時間，是否簽名；

（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；

（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。

第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領取承辦公文復印件時，領取人員應在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。

第四十一條催辦：送領導人批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。

第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內容，可復印留存，原文應交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應在存檔時間欄內登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內容分類存放。

第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規定統一交檔案室立卷、存檔，未經領導許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。

第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應及時送交行政辦公室進行收文處理，不得私自進行處理和保存。未經行政辦公室接收的公文在處理過程中發生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責任。

第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應提出擬辦意見，送有關公司領導批示或交有關部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應注明主辦單位。需要其它領導傳閱時，應先對公文進行復印，送交承辦單位，再將原文進行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。

第四十六條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回歸口管理部門，并說明理由。

第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協商解決。

第四十八條 送有關經理層批示或交有關部門辦理的公文，歸口管理部門要負責催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應及時了解和反饋執行情況。

第七章 公文立卷和銷毀

第四十九條 公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

第五十條 公文立卷，應根據其特征、相互關系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關系，以便保管、查找和利用。

第五十一條 案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別、歸口管理部門負責人和有關公司領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。

第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。

第八章 公文管理

第五十四條 各單位（部門）應認真做好公文的學習貫徹、落實及管理工作，嚴格執行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質量和效率。

第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現行有效的公文進行隔離存放，并明確標識以防誤用。對涉及企業機密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負責。

第五十六條 保密公文執行“晉城煤業集團保護企業秘密管理暫行規定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。

第五十七條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第九章 附 則

第五十九條 各部門嚴格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補充制定本部門公文處理辦法。

第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續修正完善。第六十一條本辦法自下發之日起執行，最終解釋權歸行政辦公室。

第三篇：公文處理辦法

第一章總則

第一條為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。第二條長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

第四條局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業務知識及相關的專業知識。

第五條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第六條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第七條在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第八條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章公文種類

第九條新鄉河務局常用的機關公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；任免人員。

（二）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（三）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。

（六）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由發文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發機關和印發時間等部分組成。

（一）發文機關應當寫全稱或規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數、序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發文字號，包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文只標注主辦機關發文字號。答復有關人大、政協建議、提案的文件，發文字號由辦公室按有關規定辦理。

局機關發文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

凡使用“長黃”作為發文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（八）成文時間，以簽發人簽發的日期為準。

（九）公文一律按要求標注規范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十）上報的公文要在首頁注明簽發人，發文字號與簽發人姓名分列紅色反線之上的左右兩側，發文字號左空一字，簽發人姓名右空一字。

（十一）“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話，如向系統內上級機關報送請示，只需標明內線電話即可；向地方部門報送請示，則需標注公網電話。

（十二）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第十一條公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，密級、緊急程度和“主題詞”用3號黑體字，簽發人的姓名用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，主題詞的詞目用3號小標宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。

第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個字，左側裝訂。底稿用紙亦要采用a4型紙。

第四章行文規則

第十三條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。

第十四條單位一般不得越級行文，應逐級上報或下達，因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

第十五條“請示”應當一文一事，明確提出請示的內容；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。

報告是閱件，不得夾帶請示事項。

第十六條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十七條普發性公文，應寫為“機關各部門、局直各機構”向各部門發文。

第五章發文辦理

第十八條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發、校對、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。

第十九條凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

第二十條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標點準確，篇幅力求簡短。

（三）機關各部門必須使用局統一印制的發文處理紙，并按要求在發文處理紙上填寫標題、發文代字、主送單位、抄送單位、份數、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據實際需要，標注文件的密級和緊急程度。如屬“請示”，應將聯系人和聯系電話標注在發文處理紙上。

凡發文處理紙上已寫明的內容，如發文字號、標題、日期、附件等，均不要在底稿上出現。

底稿頁面設置應符合《國家機關公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。

（四）人名、地名、數字、引文述語要準確，做到前后一致。引用公文應當先引制發機關和標題，后引發文字號（并加上圓括號）。日期應當寫明具體的年、月、日，嚴禁用“05年”代替“2005年”等類似現象的發生。

（五）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。規范化簡稱因為已經約定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送單位名稱要規范；全稱、簡稱要準確，在同一文件中繁簡應一致，隸屬關系和層次要分明；標點要準確，同一性質和級別的單位之間用頓號，其他用逗號或分號。

機構名稱規范：“水利部黃河水利委員會”規范簡稱為“黃委”，“黃河水利委員會河南黃河河務局”規范簡稱為“河南河務局”，“河南黃河河務局新鄉黃河河務局”規范簡稱為“新鄉河務局”，“新鄉黃河河務局長垣黃河河務局”規范簡稱為“長垣河務局”，嚴禁使用“省局”、“市局”、“縣局”的說法。

（九）供領導審簽發文的閱件要齊全，如，復文一般應有對方來文和與文件有關的其他資料。隨文印發的附件，要用全稱寫在附件欄內，兩個以上附件要分列序號。附件必須符合《國家機關公文格式》的要求，不得擅自裝訂成冊，封皮及內容應為普通a4復印紙，不允許使用硬紙。

第二十一條簽發文件

向上級的重要請示、報告和向下級單位部署全局性工作及其他重要文件，由主管領導審定，局長簽發；局長外出時，由主持工作的副局長簽發。其他文件由主管領導簽發。如單位一把手擔任非常設機構的主要負責人，相關業務的文件則須由一把手簽發，主管領導審稿后在“會簽”欄填寫意見。

單位負責人簽發文件要認真負責，嚴格把關，簽署自己的意見、姓名和時間。

文稿一經簽發一般不再改動。發現個別誤差，由辦公室負責訂正。如需改變原意，須重新請示原簽發領導。

第二十二條公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十三條草擬、修改和簽發公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協助辦理。

第二十五條發文程序

（一）公文送領導簽發之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否需要與有關部門協商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

（二）發文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發→辦公室秘書核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發。每個環節都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發，嚴禁文件倒流。

（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復印。嚴格控制文件印制數量，避免浪費。

（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現錯誤，應當追究校對人的責任。

（七）公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。

（八）公文用印要嚴格按照審批權限規定，發現手續不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發現錯誤要及時返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發數量用印，不得多蓋。

（九）分發前，分發人員要對公文作最后檢查，確認無誤后再分發。

第二十六條絕密件和注明不準復制的其他密件，未經制發單位批準，不得擅自復制。

第二十七條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

第二十八條內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條局屬單位上報局的公文一律一式7份。

第六章收文辦理

第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會議發放的、需要由我局執行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

第七章公文歸檔

第三十五條公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

第三十六條公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

第八章公文管理

第三十八條公文由辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。

第四十條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十一條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和相關業務部門負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當到指定場所由二人以上監銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

第四十三條行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

第四十四條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十五條本辦法由局辦公室負責解釋。

第四十六條本辦法自發布之日起施行，其他有關機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第四篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第二部分行政辦公及綜合治理

第一條為加強XXXXXX公司（以下簡稱公司）公文管理

工作，使公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23 號）制定本辦法。

第二條公司公文是具有法定效力和規范體式的公文文書，是傳達國家方針、政策，貫徹股東大會、董事會決議，發布規章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、簡潔高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條本辦法適用于公司各部門公文及各單位報公司公文。

第五條總經理辦公室是公司公文處理的管理機構，主管公司公文處理工作，并負責指導各單位的公文處理工作。

第六條各部門應配備符合崗位要求的專職或兼職人員負責公文處理工作。負責公文處理的人員，應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業知識。各部門公文處理人員應保持相對穩定，確需調換時，要做好工作交接，并在總經理辦公室備案，以保證公文處理工作的連續性。

第七條公文處理必須嚴格執行國家保密法律法規和公司關于商業秘密的管理規定，確保國家秘密和公司商業秘密的安全。

第二章公文類別

第八條公司公文種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

（二）通知

適用于發布規章制度；轉發上級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免和調配干部。

（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（四）報告

適用于向上級單位或者有關主管部門匯報工作，反映情況，提出建議，請求備案，答復上級單位或者有關主管部門的詢問。

（五）請示

適用于向上級單位請求指示、批準。

（六）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）函

適用于對不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答

復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第九條公司公文劃分為“文件”和“簽報”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“簽報”是各部門向公司領導請示問題或報告工作的一種形式。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密和公司商業秘密的公文應按規定標明密級。緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（二）公司發文標識為“XXXXXX公司文件”。聯合行文，主辦單位排列在前。

（三）發文字號由公司代字“中港”、各部門代字、年份、序號組成。

第二部分行政辦公及綜合治理

聯合行文，只標明主辦單位發文字號。

（四）“請示”行文應當在首頁發文字號右側注明簽發人姓名，在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律法規和公司規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結構形式，通常使用的介詞是“關于”。

（六）主送單位指公文的受理單位，應使用全稱和規范化簡稱、統稱。應當根據辦文意圖及受文單位權限確定主送單位，不要多頭主送和越級主送。

（七）附件指隨文附上的有關照片、圖表、統計數字及文字資料，是對正文的補充與參考。公文如有附件（不包括被批轉、報送件），應在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉或轉發的文件，應隨同下發，但不必標明“附件”字樣。

（八）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位均應加蓋印章。

（九）成文日期以公司領導簽發的日期或會議通過日期為準。聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標明。

（十一）公文主題詞（見附件 1）由總經理辦公室負責標注。上行文按照上級單位的要求標注主題詞。

（十二）抄送（報）單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第十一條文字從左至右橫寫、橫排。

第十二條公文中各組成部分的標識規則參見附件 2。

第十三條公文用紙采用國際標準 A4 型（210mmX297mm）,左側裝訂。

第四章行文規則

第十四條行文應當確有必要，注重效用。

第十五條行文關系應當根據隸屬關系和職權范圍確定。

第十六條各部門職權范圍的事項，應由部門自行發文，各部門依據部門職

責可以相互行文和向下一級單位的相關部門行文；行文時，需采用總經理辦公室統一擬訂的式樣，加蓋部門印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用紙。

第十七條凡是向上級單位請求請示和批準的函件，一律使用“請示”文種。

“請示”應當一文一事，一項請示只限一個問題，不得把兩個或兩個以上互相沒關聯的問題放在一項請示中；工作請示要按級請示，不能越級請示，特殊情況越級請示，必須同時抄報直接主管部門；一項請示一般只限主送一個上級單位，如需其它單位協助或知曉的事項，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

“報告”不得夾帶請示事項。

第十八條除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以各部門名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十九條同級黨、政、工、團可以聯合行文。黨政之間不能相互行文。

第五章發文管理

第二十條發文辦理指以各部門名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

發文流程為：承辦人擬稿（填寫發文稿上各項內容）

承辦人所在處（室）領導簽字—>部門領導核簽—>主辦部門會簽有關部門—>總經理辦公室核稿—>公司領導簽發—>總經理辦公室登記編號—>文印人員打印—>

清樣—>承辦人校對并簽字繕印—>用印—>主辦部門封發。

第二十一條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的方針、政策和法規以及公司的有關規定。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清晰，直述不曲，字詞規范，標點正確，稿面整潔，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的及與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字

號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）必須使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外

文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用

語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿 拉伯數字。

第二部分行政辦公及綜合治理

（十）應附來文和必要的相關文件、資料。

（十一）承辦人根據需要，確定主送、抄報、抄送單位，標明正文和附件印

數。

第二十二條擬制公文，對涉及其他部門職責范圍內的事項，主辦部門應當

主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負 責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦單位可以列明各方理據，提出建設 性意見，并與有關部門會簽后報公司領導協調或裁定。

第二十三條會簽文稿均由主辦單位送轉會簽，以會簽部門領導簽字為有

效；會簽中如有不同意見，應當協商一致后送總經理辦公室報公司領導。需要外 單位會簽的，由主辦部門指定專人承辦；若外單位對會簽稿有重大修改，應重新 送公司領導審批。外單位送我公司會簽的文稿，由主辦部門提出意見后按發文程

序處理。

第二十四條公文送公司領導簽發前，應由總經理辦公室審核。審核的重點

是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要 求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十五條上行為，應采用“XXXXXX公司文件”用紙，一

般應由主要負責人簽發。以公司名義制發的下行文或平行文，按領導分工，由主 要負責人或經其授權的其他領導簽發。公文文稿，一經履行簽發手續即為定稿，具有正式文件的效用。

未經公司領導同意，各部門不得以公司名義發文。

第二十六條公文正式印制前，總經理辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否同意、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序重新簽發。

第二十七條公司發文，由總經理辦公室負責繕印，使用“公司工程有

限責任公司文件”用紙，續頁使用 A4 白紙，標題字體為小 2 號宋體，正文字體 為 3 號仿宋體。

（一）公司發文由承辦人負責校對，校對人要對所交文字負責，校對后稱本

人要在發文稿紙“校對人”欄以及所發文件的每一頁樣稿上簽字。

（二）上行文或其他重要公文，由總經理辦公室進行二校。

第二十八條辦理“簽報”使用“XXXXXX公司簽報用紙”，注明報送的領導，闡明所需簽批事項，送總經理辦公室登記、編號，并由總經理 辦公室呈主管或分管領導原件批回。“簽報”必須由主辦部門負責人親筆簽名，不加蓋印章。“簽報”原件有總經理辦公室留存歸檔。簽報續頁使用 A4 白紙，字 69

體為 3 號仿宋體。

第六章收文辦理

第二十九條收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等

程序。

第三十條簽收公文應逐件清點，如發現問題，應當及時向發文單位查詢。

第三十一條登記應當將公文標題、密級、發文文號、發文機關、來文日期、收文編號等逐項填寫清楚。一般事務性來文可視情況確定是否登記。

公司收文，由總經理辦公室負責簽收、拆封、登記、分辦；各部門收文，由

各部門負責拆封、登記、分辦；注明領導親啟件，送領導本人或其秘書簽收。上、下級單位送領導親啟的信函由領導本人拆閱。

第三十二條收到公文，總經理辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否

應由本單位辦理，是否符合行文規則，內容是否符合國家法律、法規及其他有關 規定，文種使用、公文格式是否規范等。

分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優先處理緊急重要的公文

和需要辦理的公文。凡送部門分辦的公文，應及時辦理，需請示領導的事項，應 當先提出處理意見后再請示；主送各部門的公文，由各部門承辦。

第三十三條經審核，對符合本辦法規定的公文，總經理辦公室根據文件內

容及部門職責提出處置意見，分送公司領導批示或送有關部門辦理，需要兩個以 上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不應由本單

位辦理的公文，經總經理辦公室負責人批準后，可以退回來文單位并說明理由。第三十四條應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內容：

（一）上級國家機關下發的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事項。

（三）無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項。

（四）特別緊急的需要領導批示的事項。

（五）領導親自交辦的事項。

（六）其他需要領導批示或閱知的事項。

第三十五條承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉。緊

急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時說明。對領導的批示意見，應當在文件批轉處理單上簡要簽注承辦的結果（如已辦復，則注明復文號與復文 日期）或有關建議或意見，并簽注姓名和日期。涉及緊急或重大事項的，應另外 通過其他方式迅速報告、請示領導或轉告有關部門。對不屬于本部門職責范圍或 第二部分行政辦公及綜合治理

不宜由本部門辦理的，應迅速退回總經理辦公室，并說明理由。

第三十六條公文辦理中遇有涉及其他部門職責的事項，主辦部門應當主動

與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導協調或裁定。

第三十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十八條送領導批示或交有關部門辦理的公文，由總經理辦公室負責催

辦。對緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦。

第七章公文歸檔

第三十九條公文辦理完畢后，應根據公司檔案管理有關規定及時整理（立

卷）、歸檔。個人不得將應歸檔的公文據為己有或拒絕歸檔。

第四十條歸檔范圍內的公文，應當根據其互相聯系、特征和保存價值等進

行分類管理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反應本部門的主要

工作情況，便于保管和利用。

第四十一條聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他

部門保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十二條本部門領導兼任其它部門職務，在履行所兼任職務的過程中形

成的公文，由其兼職部門整理（立卷）、歸檔。

第四十三條各部門兼職檔案員負責本部門文件資料的平時立卷工作。每年月底前，應將上一年已收集整理的案卷移交總經理辦公室，并辦理移交手續。第四十四條各部門制作、保管的與業務有關的文件資料及照片、錄像帶等

按公司檔案管理辦法統一交歸總經理辦公室，不得私自留用。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，所用字跡材料應耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍水筆進行書寫，不得在文稿裝訂線外書寫。所用紙張必須符 合存檔要求。

第八章公文管理

第四十六條公文由總經理辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十七條上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領

導或總經理辦公室負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。如需翻印受控文件，應當辦理受控文件復制審批手續。

第四十八條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋公章。

第四十九條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。第五十條不具備歸檔和存查價值的公文，經鑒別并經總經理辦公室主要負

責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監銷，保證不丟 失、不漏銷。

第五十一條機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要

歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

第五十二條公文處理中涉及電子文件的有關規定將另行制定。

第五十三條本辦法由總經理辦公室負責解釋。

第五十四條本辦法自印發之日起施行。其他有關公文處理的規定，凡與本

辦法不一致的，以本辦法為準。

第五十五條原《XXXXXX公司公文處理辦法（試行）》廢止。

附件：

1.《公司公文主題詞表》

2.《公司公文格式》

3.《各單位規范簡稱表》

4.《公司發文泛指單位一覽表》

5.《公司各部室發文字號》

6.《公司發文稿紙式樣》

7.《公司發文版頭及發文字號格式》

第五篇：公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。

第二條 長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

第四條 局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業務知識及相關的專業知識。

第五條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第六條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第七條 在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第八條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章 公文種類

第九條 新鄉河務局常用的機關公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；任免人員。

（二）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（三）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

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（五）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。

（六）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由發文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發機關和印發時間等部分組成。

（一）發文機關應當寫全稱或規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數、序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發文字號，包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文只標注主辦機關發文字號。答復有關人大、政協建議、提案的文件，發文字號由辦公室按有關規定辦理。

局機關發文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

凡使用“長黃”作為發文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（八）成文時間，以簽發人簽發的日期為準。

（九）公文一律按要求標注規范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十）上報的公文要在首頁注明簽發人，發文字號與簽發人姓名分列紅

序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十三條 草擬、修改和簽發公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協助辦理。

第二十五條 發文程序

（一）公文送領導簽發之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否需要與有關部門協商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

（二）發文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發→辦公室秘書核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發。每個環節都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發，嚴禁文件倒流。

（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復印。嚴格控制文件印制數量，避免浪費。

（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現錯誤，應當追究校對人的責任。

（七）公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。

（八）公文用印要嚴格按照審批權限規定，發現手續不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發現錯誤要及時返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發數量用印，不得多蓋。

（九）分發前，分發人員要對公文作最后檢查，確認無誤后再分發。

第二十六條 絕密件和注明不準復制的其他密件，未經制發單位批準，不得擅自復制。

第二十七條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

第二十八條 內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條 局屬單位上報局的公文一律一式7份。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

第三十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會議發放的、需要由我局執行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

第七章 公文歸檔

第三十五條 公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

第三十六條 公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條 案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

第八章 公文管理

第三十八條 公文由辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。

第四十條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和相關業務部門負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當到指定場所由二人以上監銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文

按照有關規定移交、清退。

第九章 附則

第四十三條 行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

第四十四條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十五條 本辦法由局辦公室負責解釋。

第四十六條 本辦法自發布之日起施行，其他有關機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。