第一篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結構層次序數，完畢。

二、發文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據主題詞標引的規定進行調整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，建立關聯，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應由擬稿人輸入，擬稿人經檢查確認起草完畢后，將文件發送本部門負責人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設定為共享文件，以便其它工作人員查詢。

審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產生初審版本后在“領導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內容寫入“審批內容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規定發送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規定程序送辦公室審核后報局領導簽發。送外單位會簽的紙質文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經部門負責人初審后，應根據文件的類型分別發送法規部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規范性文件應先送法規部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規部門復審后，應發回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據局領導分工發送簽發。重要文稿由辦公室負責人復核后再發送局領導簽發。辦公室核稿后，必須產生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內，用密碼簽名。對不需發文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

公文處理常識

【公文排版規格是怎樣定的?】

公文排版的規格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般 每頁排22行，每行排28個字。

【如何確定行文關系?】

各級各類行政機關應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

【哪些部門、機關和單位可以聯合行文?】

以下部門、機關和單位可以聯合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯合行文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；三是政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；四是政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；五是政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。 【聯合行文有些什么規則?】

聯合行文有兩條規則：一是必須是涉及兩個以上部門職權范圍內的事；二是必須明確主辦部門。

【“請示”性公文應注意哪些問題?】

給上級機關的“請示”性公文應注意四個問題：一是“請示”應當一文一事；二是一般只寫一個主送機關；三是需要同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關；四是不得將“請示”夾帶在“報告”里，因“請示”必須批復，而“報告”則不必批復。

【單一發文的印章怎么蓋?】

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期(成文日期標識位置前已述)，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文

字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。

【兩個單位聯合行文的印章怎么蓋?】

當聯合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發文機關名稱，主辦機關印章在前，兩個印章橫排 均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

【三個以上單位聯合行文的印章怎么蓋?】

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，落款處應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序 排列署在相應位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不 能相交或相切。

【公文最后一頁不能容下印章位置時怎么辦?】

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的辦法加以解決，務 使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識“(此頁無正文)”的方法解決。

【什么是主題詞?】

主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案 部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和 發布。

【怎樣標識主題詞?】

這里說的主題詞是指全角冒號后邊的內容。按照《國務院公文主題詞表》規定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。如省政府轉發國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文，標注的主題詞是“文秘工作 公文 辦法 通知”。“文秘工作”是類別詞，“公文辦法”是類屬詞，“通知”則是文種。在通常情況下，類別詞在《國務院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞。

【公文用紙的幅面尺寸是怎么規定的?】

公文用紙采用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏 差為±3mm。

【公文頁邊與版心尺寸是怎么規定的?】

我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標準紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規定，具體是：

公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm。

公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm

版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。

行政公文處理有關常識及要求

一、公文種類及其適用范圍 主要行政公文劃分如下：

上行文：{請示、報告}

下行文：{指令類：命令批復}

{告知類：公告 布告 通告 通報 }

{泛用類：通知 決定 決議 紀要}

平行文：函和某些通知，紀要

1、決定

用于學校領導對重大事項、主要事項做出安排。例：《ХХ學校關于設立ХХ獎學金的決定》

2、通知

用于任免干部，傳達上級機關的指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下

級機關公文，發布要求下級機關需和有關單位共同執行或者周知的事項。批轉性通知：可批轉或轉發，批轉要表明態度，提出要求。轉發一般不表態，但可補充規定，或提出具體貫徹意見。事項性通知：告知有關科室及教職工使全體人員知照。

例：《關于ХХ節日放假的通知》《關于召開ХХ會議的通知》

3、通報

用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。例：《關于表彰ХХ同學的通報》 《關于學校治安情況的通報》

4、報告

用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告可以一文多事。工作報告：由做了什么工作，取得什么成績和今后有什么打算三個部份構成正文。情況報告：由介紹情況，指出問題和提出建議三個部份構成正文，重點在介紹情況。

建議報告：常用于業務主管部門向行政機關提出工作建議和制訂具體措施，其結語用“以上報告如無不妥，請批轉”。

5、請示

下級就某個具體問題或某項工作，直接向上級領導或業務主管部門提出請求，予以解決和答復的公文。

請示的正文包括請示理由，要求一文一事，一頭請示，不送個人，不得抄送。（請示若背景材料較多，可將其作為附件）結尾一般要寫“以上請示當否請批示”或“特此請示，請批復”。報告和請示的區別：

（1）從發文目的看，報告不要求上級給予回復，而請示帶有祈請性。（2）從發文的內容看，報告是為了反映情況或答復詢事以陳述為主要內容。而請示中的陳述（請示理由）則是為事項服務，不是公文的主要內容。此外，報告可以一文多事，請示則應一文一事。

（3）從發文時間來看，報告是在事先事后發出都可，而請示必須是在事先發出，作出具體的事項安排。

6、批復

用于答復下級機關的請示事項。

7、函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有頭主管單位請求批準等。

8、會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。是根據會議主要精神，依照會議原始記錄和一定目的綜合整理形成的。比較重要的多次專門工作會議座談會以及一般例行的辦公會等，都可以用紀要來傳達會議精神或會議要求落實和具體事項。例：《ХХ學校校長辦公會議紀要》

二、公文格式

（一）一般格式規定

1、文頭：應用版頭“ХХ學校文件”（紅字）發文字號居中位置。由發文字號（單位代字）、發文年份（用中括號）和發文序號組成。版頭與正文之間有紅線隔開。例：省句中發〔2008〕6號

2、正文：包括標題，主送機關，正文，附件，發文單位，發文時間和印章。

A標題，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

B主送機關，上行文一般只能有一個主送機關，一些周知性的公文（通告、決定）一般不寫主送機關。

C正文，開頭及節起應空兩格，文件中的數字前后一致，使用漢字或阿拉伯數字。

D附件，寫在正文之后，簽署發文機關和日期之前，要求寫明附件名稱和順序，隨同公文一并發出。

E發文單位，要署全稱或規范化簡稱。如果公文正文占滿頁面，只能另頁空白紙上標示發文單位時，則要在落款之前空白處用括號“（此頁無正文）”字樣，然后才署上發文單位名稱。

F發文日期，寫公文生效的法定時間，要求用漢字書寫年份，不能簡寫。凡由單位發出的公文，以單位領導簽發日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。G印章：上沿不要壓住正文，下沿接觸發文時間。

H文件尾部格式：包括主題詞，抄送，范圍應恰當準確。抄送：給有關部門。

（二）有關規定

1、發文單位標識

應當使用本單位全稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

2、發文字號

聯合行文只標明主辦單位發文字號。凡以本單位名義制定的公文，均由辦公室統一編號。

3、簽發人

上行文應當在發文字號右側標注簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

4、標題

由發文機關名稱及公文正題和文種組成。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

5、主送單位

即公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。位于正文上方，頂格排印。

6、正文

即公文的主體，用于表述公文內容。

7、附件說明

即對附件名稱和順序的標注，應當置于正文之后，發文單位署名之前。

8、成文日期

以負責簽發日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文單位署名右下方。

9、印章

除會議紀要和印制的特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文單位印章。加蓋發文單位印章時可不用發文單位標識。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下在騎年蓋月。聯合行文時，要加蓋所有行文單位印章，并把主辦單位印章排列在前。

10、附注

即需要說明的其他事項，應當加括號標注。

11、附件

即對主件涉及事項的說明性或補充性文字與材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。

12、主題詞

上行文按上級機關的要求標注主題詞,其它公文按《公文主題詞表》（可上網查）的要求標注。

13、抄送單位

指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位。只用抄送，不用抄報。

14、印制版記

由公文印制部門（即××學校辦公室）、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。

15、發文字號的主要形式與適用范圍。（1）“句二中發〔2008〕 ×號”用于請示、報告、通知、通告、意見等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×號”用于發出的函、答復等公文。

三、行文要求

1、本校可向校內一下級相關部門行文。本校內設機構，不得對外正式行文。

2、屬于本校職權范圍內的事務，可由本校自行行文。經市教育局同意后由本校行文的，文中應當注明經市教育局同意。

3、與其他部門聯合行文時，對有關問題未經協商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名義制發的文件，按業務范圍，由有關處、室撰稿。文件起草前，分管副校長要組織有關處、室，對文件內容進行深入的調查和充分的研究；必要情況下，由相關處室擬出寫作提綱并送分管領導審定后，再組織撰寫。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文種應當根據行文目的、學校的職權和與主送機關的行文關系確定。（2）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（3）人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（4）結構層次序數，（7）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

五、公文校核與簽發

1、學校各處室擬制的公文，首先應由處室負責人核稿，隨后交辦公室主任核稿，分管校領導審稿，最后由校長或校長授權副校長簽發。

2、處室負責人核稿和分管領導審稿主要是從內容、程序等各個方面全面審查把關。辦公室主任核稿主要是從是否確需要行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規范和擬制公文的有關要求、公文格式是否符合本辦法的規定等方面審查把關。

3、文稿如需作較大修改，可退還擬稿人先行修改或重新擬寫。

4、未經校長或校長授權副校長簽發的文件不能生效，辦公室不予受理打印、蓋章、分發。

5、公文打印稿應校對3次以上，擬稿人及所在處室負責人為校稿負責人。

六、收文辦理和發文辦理

1、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序。（1）簽收

由辦公室負責簽收或領取有關公文。

（2）登記

由辦公室對所簽收領取的公文逐一進行登記。登記內容包括：公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期、辦理要求等。（登記格式參考附件）（3）擬辦

由辦公室負責人需要辦理的公文提出書面擬辦意見。

（4）批辦

由校領導根據有關規定將需要辦理的公文批給主管處室或有關人員辦理。

（5）承辦

由承辦處室按領導批辦意見和文件的要求，認真及時辦理。承辦處室每周五上午應將本周公文的辦理情況書面報送辦公室匯總。（6）催辦

由辦公室負責人對公文的承辦情況進行跟蹤督查。電報、急件、加急件應隨到隨辦，辦理期限原則上不超過24小時；一般文件原則上應當在收文當日送交承辦單位，辦理期限不得超過5天。文件自身規定辦理期限的，應在該文件規定的期限之前辦畢。

2、發文辦理

公文由領導審批簽發后轉入發文辦理。發文辦理包括：公文的核發、登記、印制和分發等程序。（1）核發

學校各處、室擬制的公文，應由處室負責人、分管校領導、辦公室主任分別審稿和核稿，最后報校長或校長授權副校長簽發。

（2）登記

辦公室人員對經校長簽發的公文應逐一登記、編號、蓋章、存檔。登記內容包括：公文標題、經辦人、發文時間、發文字號、主送單位、抄送單位、份數等。（登記格式參考附件）（3）印制

校領導簽發后由打字員按規定數額及時印制，由擬稿處室負責組織人員裝訂。（4）分發

對外發送公文按照急緩程度確定送達方式。直接送達由辦公室配合業務處室完成，并由各業務處室負責辦理簽收手續；郵寄送達由業務處室寫信封并封口后交辦公室統一登記后用掛號件郵寄，以掛號信回單為寄送憑據。

3、辦理要求

（1）收文和發文辦理，必須層層實行責任制，明確任務、職責和要求，加速公文流轉，提高辦文效率。

（2）所有辦文人員（包括辦文工作人員和校領導），在本環節的工作處理完畢后，都要簽注姓名和日期。

（3）要嚴守辦文規定和保密制度，秉公辦文。不得越級越權辦文，不得隨意公開校領導批示，不得隨意拿走或復印批示原件和公文處理表。

七、公文管理（含電子公文）

1、本校的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室設專人管理。校領導或其他工作人員外出開會帶回的公文，應及時送交辦公室統一處理。各處室也應固定專人負責公文的簽收和管理。

2、秘密公文的印發傳達范圍應按照發文機關的要求執行。

3、復制上級機關的秘密公文，須經發文機關批準或授權。翻印件應當注明翻印機關名稱、翻印日期和份數；復印件應當加蓋復印機關戳記。復制的公文應當與正式印發的公文同樣管理。

4、密級公文應當由辦公室人員專門管理，并采取嚴格的保密措施。

5、辦公室每年要對秘密公文進行清理，清退和銷毀，并向有關部門報告公文管理情況。銷毀秘密公文、密碼電報必須嚴格履行登記手續，經主管校領導批準后，由兩人監銷，保證不丟失，不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

6、本校人員調離工作崗位時，應當將本人保管、借用的公文按照有關規定移交、清退。

7、學校、教育局的電子公文由專用電腦和專人負責。

八、公文立卷歸檔

辦公室應當指定專人負責公文的立卷歸檔。公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全，立卷歸檔。各處室要將本處室的有關公文、材料及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

九、公文辦理要求

各中小學校和直屬單位要認真按照上述相關要求，嚴格加強公文辦理，指定專職人員，印制文頭紙和文件傳閱單，建立發文簿和收文簿，開展規范的公文辦理程序，局辦公室將組織有關人員進行檢查，并將檢查結果予以通報。

第二篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結構層次序數，審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產生初審版本后在“領導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內容寫入“審批內容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規定發送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規定程序送辦公室審核后報局領導簽發。送外單位會簽的紙質文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經部門負責人初審后，應根據文件的類型分別發送法規部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規范性文件應先送法規部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規部門復審后，應發回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據局領導分工發送簽發。重要文稿由辦公室負責人復核后再發送局領導簽發。辦公室核稿后，必須產生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內，用密碼簽名。對不需發文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

第三篇：公文事項處理注意事項

公文處理注意事項講座

根據公司有關領導安排和一些部門要求，今天在這里和大家就公文處理的一些注意事項進行一個交流。為了能使我們的交流具有側重點和針對性，我對今年投資公司制作的150多份公文進行了一個回頭看，逐份進行了翻閱，對存在的問題進行了收集，結合鐵路公文處理辦法進行了梳理。按照公文處理的一般流程，現在分十個方面介紹如下，不妥之出請領導和同志們批評指證。

下面涉及的問題實際都是獨立存在的問題，每一個小題目都基本能說明一個問題。有些內容為了強調和從不同角度深入說明，會重復或交叉提及，請大家理解。

一、發文稿紙填寫

發文稿紙填寫似乎很熟悉，很簡單，但實際存在的問題不少，問題都是從發文稿紙填寫不規范開始的。不少該填寫的欄目沒有填寫。發文部門核稿人和綜合部門核稿人主要是檢查各項內容是否正確，并不應承擔擬稿人剩余的工作。

二、公文格式

主送機關。公文的主要受理機關。應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

正文。公文的主體，用來表述公文的內容。從發文稿紙開 始書寫（包括打印）。不能寫此頁無正文。

成文日期。署領導簽發的日期。擬稿寫年月日時，日子可以空著。

附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件一一列出，不能寫“附件1-3”，或“附件1-10”。

抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關。應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

頁碼。公文頁數順序號。應當從發文稿紙開始編頁碼，發文稿紙就是第一頁。

文頭紙上文字語句與次頁文字語句要緊密銜接。打印稿件，文頭紙上要求填寫的欄目和所打印的內容要對齊，不要錯行，主送就主送，抄送就抄送。

文件總份數如何計算：主送單位數、抄送單位數、存檔（1份）、辦文部門（1份）之和。

三、擬稿

題目如何構成：“四合一”：由發文單位、關于、事由和文種組成，也可不加發文單位。

正確使用文種（發文種類）。我們公司常用的文種是：通知、通報、函、請示和報告。

如何確定文種：正確確定文件種類的關鍵是：明確發文目的。通知的使用：批轉下級機關的公文；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布內部規章；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免人員。

通報的使用：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

函的使用：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

請示的使用：請求上級機關指示、批準。

報告的使用：向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

我公司只對“中國鐵路總公司”（以公章為準）發送請示或匯報，不包括總公司各部門。

文稿中正文前不重復寫主送單位，主送、抄送單位填寫在指定位置。

四、修改

修改符號要規范，刪除，增加，移位等修改應按規定標示。

五、公文核稿：

分為發文部門核稿和綜合部門核稿。一是發文部門核稿：

公文文稿送出本部門前，應當先由發文部門負責人進行審 核。審核的重點是：

行文理由是否充分，行文依據是否準確；

內容是否完整、準確體現發文意圖；是否同現行有關公文相銜接；

內容涉及的部門或者部門職責范圍內的工作事項是否經過充分協商并達成一致意見;文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

二是綜合部門核稿：按鐵路公文處理辦法執行。綜合部門核稿與發文部門核稿的關系：各負其責，互不替代。發文稿紙上有兩欄，分清了責任。本部門核稿（審核訂正文稿）是綜合部門核稿的基礎，如果發文部門公文質量不高，綜合部門核稿就沒有辦法有效提高和保證文稿的質量。

目前最突出的問題是無法在書面上做到整潔。

六、校對

校對有兩個階段：

一是復制前校對，二是復制后校對。拿到綜合部門打印稿后，辦文部門再審查一遍，主要檢查成文后的頁碼是否連續，有沒有漏業、重頁，少頁；打印件文字與原稿是否一致；公章是否加蓋。在這里，有的同志或許會問：蓋章是綜合部門職責，應當由綜合部門負責。這個說法沒有錯，但有責任不等于解決了所有問題；同樣道理，公文起草是執筆人和擬稿部門的責任，但這個責任同樣需要各級領導審核檢查，才能減少和避免問題。公文處理就是這樣由執筆人、承辦部門、綜合部門、會簽部門、有關領導分工負責、共同把關的工作過程。出現差錯有一定客觀原因，即使簡單重復性工作也平均出現萬分之六的錯誤，但是，可以通過層層把關來消滅錯誤，提高質量。

七、主件附件關系處理

主要內容必須在正文中簡要表述清楚。但不少文件主要內容沒有在正文中體現，正文中沒有主要內容，內容不完整。

附件的定義：附件是對主件的補充說明，不能代替正文對主要內容的表述。假如沒有附件，主件也應當能獨立說明主要內容。主件為主，附件為次，如果主要內容不在主件里而在附件里，就是主次顛倒。

比如：關于談判結果的函，卻沒有結果；既然說“詳見附件”，那對“粗見”概要的說明或敘述、介紹在哪里？

如：談判小組按照采購文件規定，對報價文件進行了評審，形成了談判報告，提出了合同授予建議（詳見附件一），這樣的表述實際沒有主要內容。主要內容在附件里，正文中反而沒有。評標報告問題。格式要規范，簽名要清楚并注明時間。評標報告的內容我們不干涉，但對格式要按公文處理辦法去要求。

八、原件和復制件的關系

前邊我所說的七個問題，都屬于一個大的方面的問題：就是公文原件范圍內的問題。與原件相對應的的是：復制件。

什么是復制件？打印蓋章的文件。

原件與復制件的關系是：

原件是主件,打印件是復制件,原稿的重要程度高于復制件。

了解了這個關系，我們就會認識到，原來這原件“輩份”很高，原件是復制件的“長輩”，重要程度更高，原件不是辦完就不要了，也不是存起來再也沒有用了，而是原件永遠都對復制件起著規定、約束的作用。

確實是這樣，有些公文也不一定得有復制件，機關的有些公文經領導簽發后，就已經成為標準意義的公文，但根據需要并不復制或印發，存檔備查，落實文件通過會議傳達進行。又比如簽報，在機關，簽報僅此一份，也不復制，并不能說它不是文件。所以說沒有復制件，不等于這個文件不是文件。

由此可見，原件確實比復制件重要，所以對原件的起草、審核、修改、管理就十分重要，我們一定要重視提高公文稿件 的處理質量。既然認識到原件這么重要，就能更好地理解今天我們為今天交流的第一個問題是從發文稿紙的正確使用開始講起。原來，發文稿紙承載了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和權威性集中體現在發文稿紙上。發文稿紙填寫不全或不寫正文，實際是很“奇葩”的一種做法。

九、公文管理

領導簽發的文件不得改動，確有必要改動的，必須列出充足理由，報請簽發該文件的領導同意。

部門承辦發出的文件，包括收到的文件，應當集中管理，有個發文本，有個收文本，各員工、各小組暫時不用的文件，及時交出統一管理；需要時借閱，用過歸還。

十、其他問題

今天我的發言，提出這些問題和建議，首先是從鐵路公文處理辦法出發的，按照鐵路公文處理辦法和公司有關領導的要求進行公文處理。同時，也實際上堅持一個方法：這個方法就是：分清“行、對、好”的標準。我們應當堅持的標準不能停留在也行、也對的水平上，而是應當要求自己向更好的標準努力。因為，如果只滿足“也行”、“也對”的程度，我們的公文處理工作質量就會越來越下降，而只有堅持“好”、“更好”的標準，我們的公文質量才能越來越高。如何追求更好這個標準？

一是嚴格要求自己，嚴肅認真地對待公文處理工作： 我們可以對自己提個要求，文件拿出來，讓別人難以找到可以改動的地方。

把字寫好，可以不是書法，但能體現認真。發文稿紙填寫有的實在潦草，涂改混亂。要把自己姓名寫工整，有的實在難以辨認。

二是抽出時間系統地學習公文處理有關規定： 學習鐵路公文處理辦法； 學習鐵路公文格式； 學習標點符號用法；

學習國務院關于在公文和出版物上正確使用數字的規定。三是講究語法和修辭：

語法就是就是把話說得對，修辭就是把話說得好。高質量的公文擬稿要語法和修辭相得益彰。

四是注意文字表述的一些具體問題

“貴單位”與“你單位”的用法確定和統一：對地方政府、總公司各部門用“貴部門”即可。對其他單位一般用“你單位”較好。

凡簽名，請注明時間。

“等”字，不用在句末。“等+數字”時，等前不等后。等是“類”、“前列所有”的意思，注意體會，正確使用。加括號的情況和位置：一是屬于相同的句子成分，二是括號里的內容可以用所注解的內容替換。

數字用法，按規定使用。連詞（和、與、及）的用法。助詞（的、得、地）的用法。

校對時請注意我改動過的地方，體會為什么改；不理解、不贊成的提出商榷，共同探討。

表達盡量簡練，套用文件表達方式也不要一成不變，根據需要盡量簡化。

修改得多的，應當清稿。

每寫下一個字，要確切，要有確定的內容，要有針對性，有對應的內容。

公文處理的內容比較多，今天我們就主要的注意事項和常見問題進行了一個交流，沒有涉及的事項還有很多，在今后的工作中我們隨時繼續交流。今天說得不妥的地方，請領導和同志們批評指正。

第四篇：黨政機關公文處理注意事項

黨政機關公文處理注意事項

一、頁邊距：頂部為37mm，底部為35mm，訂口（左部邊距）

28mm，右部為26mm。

二、字號：居中排布，年份應用六角括號“ ?? ”括入。

三、簽發人：如需加簽發人的，字號應居左并空一個字，簽

發人后加全角冒號，居右空一個字，“簽發人”三字應用三號仿宋字，簽發人姓名用三號楷體字。

四、主體：標題一般用2號小標宋體，標題排列應用梯形或

菱形。正文一般用3號仿宋，每個自然段左空2個字，內容的一級標題用黑體字，二級標題用楷體字。

五、發文機關和日期：發文機關和日期用4號仿宋字，日期

用阿拉伯數字標明。

第五篇：公文處理注意事項

省市縣事業單位考試題庫軟件+學習資料

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公文處理注意事項 注辦。各部門具體承辦人員要根據文件辦理要求和局領導批示及

時辦理。辦理結束后應在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況

一、發文管理應注意的事項：

和結果，并簽名。注辦時應注意查看擬辦意見和局領導批示意

（一）擬稿

見。各部門負責人要經常對本部門閱辦文件的辦理情況進行檢1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘

查，確保文件及時正確辦理完畢。

米，左2.8厘米，右2.6厘米。

二、發文處理

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑

欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據主體三號字。段落行距為固定值30磅。

題詞標引的規定進行調整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二

再編輯附件，與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中○○四年十月十二日”。

選擇，建立關聯，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引

上應由擬稿人輸入，擬稿人經檢查確認起草完畢后，將文件發送發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹

本部門負責人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設定興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國

為共享文件，以便其它工作人員查詢。

稅辦〔2004〕444號）”。

審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進5.草擬公文結構層次序數，第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”，入計算機文稿，認真審閱，并產生初審版本后在“領導審批”欄明第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數字，除成文時間、確簽署意見，審批意見的詳細內容寫入“審批內容”欄。審批后，部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩

審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發6.公文如有附件，應當在正文之后空一行再空兩格、成文時間之

送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附

文稿，產生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發回擬稿件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規定發送辦公7.成文日期以負責人簽發的日期為準、聯合行文以最后簽發機關

室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽負責人的簽發日期為準。

完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然8.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種

后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規定程序送辦公室審核類，一般應當標明發文機關。上報的公文，標題中不標發文機關。

后報局領導簽發。送外單位會簽的紙質文稿應送辦公室歸檔。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

核稿。公文經部門負責人初審后，應根據文件的類型分別發送法9.轉發上級機關的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉發，規部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規范性文件應先送法規部但不能以上級機關公文的發文號代替。

門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規部門復審后，應發回10.主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡

主辦部門。辦公室秘書初核后，根據局領導分工發送簽發。重要稱、統稱。

文稿由辦公室負責人復核后再發送局領導簽發。辦公室核稿后，11.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其

必須產生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直

上相應的審核欄內，用密碼簽名。對不需發文或需作較大修改的接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。

文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日12.“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。

必須打開本單位的部門信箱，注意接受發來的電子文件。各單位13.抄送多個單位，中間用逗號隔開，結尾用句號。例如：“抄送：

接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。×××，××××，××。”

（二）審批

1.簽批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。

2.公文送領導人簽發之前，應當由擬稿人所屬部門領導初審簽名 后，送辦公室審核。其中涉稅規范性文件經部門負責人初審后一

律先送市局法規處復審，再送辦公室審核。辦公室核稿時發現未經法規處復審的涉稅規范性文件應及時退回擬稿部門。

二、普通收文處理

1.辦公室應及時提出擬辦意見。

2.辦公室收發人員在分送分管領導要求閱示的同時，應同時分送其他局領導傳閱。對局領導處理完畢的文件，收發人員應逐份查閱領導批示，并按領導批示辦理。

3.承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應及時辦理，并在文件注辦欄內明確處理意見或辦理結果，同時簽名。閱辦文件如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規定的，在五個工作日內辦理完畢并向分管局領導匯報。對內容涉及面廣，問題較復雜，不能在規定時限內辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關方面說明原因。對需向分管局領導匯報后才能辦理的，應及時向分管局領導匯報。其他傳閱文件一般在二個工作日內閱畢，可以不簽名。計算機公文處理中的流程及要點

一、收文處理 收文登記、收文掃描后進入公文處理系統。

擬辦。由辦公室專人處理，填寫擬辦意見轉交收發人員信箱。

批辦。局領導閱批文件在個人信箱中處理，在閱批并簽名后轉回辦公室。辦公室收發人員根據局領導意見將文件分送有關部門。凡局領導有重要批示內容的文件，文書人員應及時抄送辦公室領導，以便加強督查。

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