第一篇：公文寫作注意事項

公文處理講座內容簡記

一、文種

（一）黨的機關公文種類有14種

1決議 2決定 3指示 4意見 5通知 6通報 7公報 8報告 9請示 10批復

11條例 12規定 13函 14會議紀要

1、行政公文里沒有決議，而黨的公文最重要的是決議，而且要寫清某年某月某日通過。

2、黨的意見只屬于下行文，這一點與行政不同。黨的公文向上的意見文種為報告。

3、黨組織不能發公告、通告，黨組織發公報。

4、條例、規定屬于黨內的法規。行政的條例是由國務院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。

（二）行政機關公文種類有13種

1命令（令）2決定 3公告 4通告 5通知 6通報 7議案 8報告 9請示 10批復 11意見 12函 13會議紀要

1、命令：分為公布令（公布行政法規）、行政令（例1989年北京戒嚴令）、嘉獎令（最高層次的，一般的嘉獎發通報）

基層機關不涉及命令文種的使用。

2、決定。具有兩種性質，一是領導指導性，二是法規性。決定有三種用途。一是對重要事項或行動做出決策性安排。二是獎懲有關人員。三是變更、撤銷下級機關不適當的事項的文件。

3、公告與通告。公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。兩者的區別：一是公布的范圍不同。公告適用于國際，通告適用于社會。二是公布的方式不同。公告通過傳媒，如新聞發布等。三是重要程度不同。

公告與通告不適用于我們基層機關。我們經常遇到的電話號碼變更、地址變更等，應用啟事、海報（公共應用文），不應當用公告或通告。

4、通知。（1）適用于批轉下級機關的公文；（2）轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項。（3）任免人員。

通知歸屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。

5、通報（下行文）。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

6、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

可提交議案的部門有：（1）人大常委會（2）人大專門委員會（3）人大主席團（4）各級人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院

注意：向權力機關提交的才叫議案。如向人民代表大會或常務委員會提交的叫議案，而向政協提交的叫提案。

提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數。按照全國人大組織法的規定，除法律規定的有關國家機關外，一個代表團或者30名以上的代表聯名，可以向大會提出議案；根據地方組織法的規定，縣級以上地方各級人大代表10人以上聯名、鄉級人大代表5人以上聯名，可以向本級人大提出議案。如果不夠人數人大代表提交的叫提議或建議。

7、報告。適用于（1）向上級機關匯報工作。（2）反映情況。（3）答復上級機關的詢問。

（1）匯報工作分為

A工作報告：我們經常寫的報告。成績、經驗，存在問題、下一步安排及設想。

B總結報告：重點提煉規律，總結經驗，以指導以后工作。

C請求備案的報告：自己有自主權辦理的事情但要求上級單位備案。“上述報告請予備案”。例：

關于中、津投資保護協定呈請備案的報告

國務院：

《中華人民共和國政府和津巴布韋共和國政府關于鼓勵和相互保護投資協定》已于１９９６年５月２１日由外經貿部部長吳儀同津巴布韋財政部長赫伯特·穆拉瓦分別代表本國政府在哈拉雷簽字。現送上該協定副本呈請備案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情況寫情況報告、調查報告。調查報告用于深層次的，用于反饋調查結果，揭示事物的真實規律。

（3）答復詢問的報告。供領導機關了解情況作參考。

8、請示。適用于向上級機關請求指示、批準。（具體處理見后）

9、批復。屬于下行文。適用于答復上級機關的請示事項。

10、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報、可下發，上報時具有建議性、呈請性，下發時具有指導性，發同級單位具有商洽性。

意見與很多文種關聯，也有區別，不能混淆。意見上報時與請示性公文一樣履行程序，逐級、只報一個主管單位、一文一事。意見下發時，在指導性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。

意見內容是有限定的，只限于重要問題。

12、函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項。

13、會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、正確選用文種的依據

（一）法規的依據

1、不能漏寫了文種。

2、不要寫錯了文種。如把請示寫成報告（報告可以不予答復）。通知具有執行性、通報具有教育性，不要相混淆。寫錯文種不但影響個人形象還影響整個單位的形象。

3、不要自己制造文種。如請示不能寫成“請示報告”，報告不能寫成“匯報材料”，批復不能寫成“答復”。

（二）根據發文機關的職權。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個文種；條例：行政條例由國務院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。在使用權限外用到可回避，寫提案、預案；公告：只有面向國內外公眾發布重要事件時才用。

（三）行文目的。（舉例說明）

把請示與報告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報工作用“報告”。如申請經費應寫請示，不能寫報告。

凡要求答復的寫請示，不要求答復的寫報告。

防止報告與請示相混淆的三個問題：

1、在報告里請示問題。不能既報告又請示問題，請示問題一定要單獨行文。

2、用報告代替請示。報告可以不予答復，所以不能用報告代表請示。

報告結尾寫“特此報告”或“上述報告請審閱”，不要句號。

客氣一些可以寫：“上述報告如有不妥之處請指正”

3、在請示里匯報工作。這是不允許的。必須把請示與報告分開。請示包括（1）請示理由（2）請示事項（3）要求批準、批復。如果擔心領導不了解內容，可以把確實需報告的內容寫成附件附在請示后面。

（四）按行文關系選擇文種

船夫見風使舵才能行駛快，服務員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。按行文對象劃分，公文分為三類。

1、上行文：向上級領導機關（指導機關）報公文叫上行文。

2、下行文：向下級機關（被指導機關）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隸屬機關之間的行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統內的組織機關。另外，上級機關的部門與下級機關是平行的。

上級機關里的部門不要發文。例如人事部里的各個司，對外不要自主發文。

（2）非同一系統，不分級別高低都用平行文。

對等的、橫向的機關行文鼓勵用函。

行文關系舉例說明：

1、通知。“印發公文”用于本單位的公文，如“關于印發×××的通知”

通知屬于下行文，不能給領導機關發通知，也不能給同級單位發指示性的通知。給同級單位只能發告知性的通知，如企業改制、地址變更等，才能給平行單位發通知。

2、通報屬于下行文

3、函。靈活，可上行、平行、下行。答復問題用復函，詢問批準用問函。

“關于請求設立＊＊機構的函”

“關于請示＊＊調動工作的函”

三、規范公文的格式

公文各要素標識規則

眉首、主體、版記

（一）眉首

1、公文份數序號。

2、秘密等級和保密期限。

3、緊急程序。

4、發文機關標識。

5、發文字號。

6、簽發人。（見P27）

公文份數序號：絕密、機密文件才用

秘密等級和保密期限：黨的公文標在左上角，行政公文標在右上角

發文機關標識：×××文件（紅頭），聯合行文時，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。

發文字號：機關代字＋年份＋順序號，例：×××〔2000〕1號，位置：居中或左下方

機關代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯合行文只標主辦方字號。

簽發人：上行文應注明簽發人和會簽人姓名（見P28）

（二）主體

1、公文標題

2、主送機關

3、成文日期

4、生效法定標識

1、公文標題。公文標題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標題規范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標題有三項要求：

（1）準確揭示公文的主題內容。

揭示主題內涵，做到涵義明確。內涵不應讓人產生歧義。如“××紀委關于××錯誤的處理決定”，應改為“××紀委關于××所犯錯誤的處理決定”

“××縣政府關于我縣遭受自然災害的請示”應改為“××縣政府關于妥善處理自然災害的請示”

“關于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應把“開展”去掉

《關于出國考察的請示》標題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標題應在“關于”后面加上“××同志”或“××代表團”，《××局關于××河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經費”的問題。因為事由不夠清楚，往往使一些請示事項不能及時得到辦理。此標題應改為《××局關于解決××河流治理經費的請示》

揭示主題外延，做到范圍限定。

“關于舉辦文秘干部培訓班的通知”不能寫成“關于培訓文秘干部的通知”

（2）文字簡明通順

A歸納概括。從邏輯學講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”

全國人民代表大會有權罷免下列人員：

（一）中華人民共和國主席、副主席；

（二）國務院總理、副總理、國務委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；

（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；

（四）最高人民法院院長；

（五）最高人民檢察院檢察長。

目前經修改后為：

全國人民代表大會有權罷免由它所選舉或決定的最高國家機關的組成人員。

B只揭示主題。公文標題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。

C防止和文種重復。即同義反復。

“對此我們達成一致共識。”“一致”與“共識”是重復的 “他是個非常年輕的小伙子。”“年輕”與“小伙子”是重復的。

“關于申請×××經費的請示”申請與請示是重復的（3）符合語法

發文機關 ＋ 內容 ＋ 文種 ＝ 標題

發文機關（作者）＋介詞（關于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標題

如“冀州市醫院關于做好春節期間安全保衛工作的通知”

注意以下四個問題：

A標題后面不要標點符號，不能當成完整的句子，標題里也一般不用標點符號。

國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規定一般不用，不是一概不用，具體講應該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時可用空格代替。

××區政府辦公室關于印發《××區長在××會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應該使用

標點必要的應用：

公文標題中涉及的法規性文件名稱和書報刊名稱應當使用書名號。例：國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知

公文標題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關于命名“石家莊十大發明項目”“石家莊十大著名商標”的決定

公文標題中涉及的對某些內容進行必要注釋或者補充的成分可以使用擴號。例：國務院辦公廳關于對出國（境）招商活動加強管理的通知

公文標題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務院辦公廳關于２００１年春節、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正確使用介詞

介詞的作用：引出并限制文件內容

不要重復使用介詞。如有“關于”就不要寫“對”

例：關于對××同志的通報 “關于”不能和“對”同時出現

對：專指對象 關于：大范圍的

“××單位對××進行審計的通知”不能寫成“××單位關于對××進行審計的通知”

C結構完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發文機關。

D標題排列。多行標題字數勻稱、結構得當。

分行時注意結構完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關”下一行寫“于”

通知的標題：

發文機關＋轉發/批轉/印發（發布）＋原文件標題＋文種（通知）

轉發中的“四個省略”，即在轉發中可酌情省略介詞關于、助詞的、書名號、通知。

一個文件標題里最多只能寫三個通知。

特殊情況可以直接寫轉發文件的標題。例

“轉發財政部關于解釋《基本建設財務管理規定》執行中有關問題的通知”如不采用直接轉發辦法，標題將變成《轉發黃委財務局關于轉發水利部轉發財政部關于解釋〈基本建設財務管理規定〉執行中有關問題的通知的通知的通知的通知》

當批轉、轉發對象也是通知時，可省略去第一個“關于”和最后一個“通知”。

例：某省人民政府要用通知轉發《國務院關于開展全國第三產業普查工作的通知》時，其標題應為《XX省人民政府轉發國務院關于開展第三產業普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關于轉發國務院關于開展第三產業普查工作的通知的通知》。

直轉的文件要在正文里寫詳細

2、主送機關

要求：（1）除普發性公文，只主送一個機關。請示公文只報送一個單位。

（2）在一般情況下不要送給領導人。不是領導人特別交辦的，不要報送給領導人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導致文件漏登記或丟失。

（3）主送機關明確具體。不要寫“各有關單位”，部署任務一定要把對誰寫清。主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式確立的時間。法律與法規在附則中還要寫明生效日期。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字。

確定成文日期的依據：

（1）領導人簽發的日期。（2）聯合發文，以最后簽發日期為準。（3）電報以發出日期為準。

成文日期寫法，零寫成“○”不能用數字的0代替。

黨的系統對成文日期沒有嚴格的要求。

4、公文生效的標識。（1）印章。（2）領導者簽署。

印章：除會議紀要、電報外，都要蓋印章。

用印制度：（1）啟用相關領導批準。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規范。

蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。

下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）

（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（2）印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

聯合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。

當排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應調整行距解決，不能采取標識“此而無正文”的方法解決。

簽署：

領導人在文件正文上簽字叫簽署。領導人在發文稿紙上簽字叫簽發。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領導人可以簽署，副職不能簽署。

（三）、版記

主題詞

1、主題詞的概念：用于揭示公文主要內容的規范化的詞或詞組。

只要是公文就應該標注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。

定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主題詞的選詞問題。

能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。動名詞（有時當動詞有時當名詞的詞），當動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。

主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現一詞多義時要用規范詞。

單位名稱使用要規范，地名要規范。如果用到譯名時，應同新華社的叫法。

3、主題詞的標引

位置：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。

數量：加上類別詞不要超過六個

順序：先標類別詞（文件所屬大類），再標類屬詞（反映文件內容的詞），最后標反映文件形式的詞（文種）

文件內容：主體因素、通用因素、時間因素、位置因素。

反映文件形式的詞：不只局限于13種文種

標好主題詞要有依據，各個單位應該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。

抄送機關：

抄送機關：需要了解公文機關，必要時給予配合的單位，不負責辦理答復公文。

哪些文件應該抄送：

1、凡是下發的重要公文一定要抄送給直接上級。如醫院下發文件應抄送給衛生局。

2、受雙層領導的單位在請示一個領導部門時，要將請示抄送給另一個上級。

3、上級機關向受雙層領導的下級機關行文時，如有必要應把文件抄送給下級機關的另一個上級機關。

4、因特殊情況越級行文應把文件抄送給上級部門。

5、公文內容涉及到有關機關職能配合時，應抄送有關機關。

哪些文件不能抄送？

1、請示不向下級、同級抄送。

2、外單位抄送來的公文，不要轉抄、轉送。

3、凡是與文件辦理無關的單位一律不要抄送。

印發機關

辦公室負有合稿的責任，哪天付印哪天就是印發日期。

四、請示、會議紀要等文種的寫法

（一）請示

請示要與報告、函分開。

1、請示的結構

（1）標題。

重要請示：發文機關＋內容＋文種

一般請示：內容＋文種 例：關于×××經費的請示

寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復。

主送機關：報送一個機關，不送給領導人。

（2）請示正文。三部分：請示理由、請示事項、行文的具體要求。

請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。

請示事項：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機關職權范圍內的確實無力或無權解決的事情；內容要明確具體。

例：關于登山比賽獎品經費的請示

請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應改為“上述意見妥否（當否）請批示”

“上述要求請領導考慮”應改為“上述要求請批準”

“上述意見不知可否，請領導決策”應改為“上述意見可否，請領導批示”

2、請示的寫作要求

（1）認真調查研究。維護請示內容的合理性和真實性。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規；符合客觀實際；符合整理。真實性即維護請示事實的全面真實。

（2）文字簡明

寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。

可以用增加附件的辦法使請示本身寫的簡明扼要。

我們內部請示可以搞成表格，內部文件、報批件。

寫請示時語言要樸實、明白，盡量不要用形容詞。

3、請示的行文規則

（1）逐級報送，一般不越級。（2）只報送一個單位。（3）在一般情況下不報給領導人。（4）聯合上報的請示必須協商一致，會簽手續齊備（如兩個院長都要在發文稿紙

上簽字）。（5）請示不能向下級機關抄送。（6）上報請示應在簽發人之外還注明聯系人、聯系電話。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。

（二）會議紀要

1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達會議情況和既定事項

特點：

1、會議紀要不加蓋公章。

2、會議紀要主要用于機關內部備查使用。會議紀要是原始素材，不經領導審查，而會議紀要必須經領導審查。

3、會議紀要的性質靈活、范圍廣泛。憑證性、協議性、信息交流性。如可作為合同、協議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀要附在重要報告后面；會議紀要可用通知下發；會議紀要可以印成簡報。

1、會議紀要的結構

標題：會議名稱＋文種

成文日期：標題右下方

正文：會議的基本情況

例會寫法：主采用條款式寫法，分條例項

紀要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務，注意人名排序。

大會寫法：歸納敘述。

（1）為什么召開？（2）會議名稱。（3）時間、地點、與會范圍等。（4）議題，并對會議成果進行簡要評價。

2、會議紀要的寫法

（1）收集材料。記錄重點：上級領導講話，大會的發言，例會依靠會議記錄。

要突出紀實，實事求是的反映本來面目。特別重要的會議紀要要經與會者討論并取得認可。

會議紀要的簽發人應當是主持會議的領導。

會議紀要可先寫背景再寫結論，也可以反過來，但不可以安全按照會議程序來寫。

（2）寫法。可把會議決定事項分成幾個問題，每個問題用小標題區分開。例會可用慣用語。如：

會議聽取了××同志關于××的報告，經討論決定……

會議聽取了××同志關于××的報告，指出××，會議決定……

例會紀要不要寫得過長。

五、公文專用語

（一）稱謂詞 單位、職務＋姓名

代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該

（二）領敘詞：是在公文中領敘來文時的用語，作為行文的依據。

依據、按照、依照、遵照、根據，用這種詞時先引標題再引發文字號。

按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。

悉 指導性：收悉、敬悉、謹悉

致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉

表示置發文種目的：為、為了

置發文件的理由：由于、鑒于、茲因

（三）承轉詞：承接上文轉入下文

據此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之

（四）時態詞

茲（現在）頃（剛才）現（現在）行（未來）將（將來）時值時 準時 屆時 如期

先到用：先期到達

愈期（如逾期未歸）

當即、迅即、著即、在即

暫時、暫作

曾經、日前

（五）結尾詞

1、結束上文。特此報告 特此函告 特此函復 特此通知

此據 謹此

此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）

2、表示希望和要求的結尾詞

為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）

3、致意性結尾詞

謝謝合作、致以敬禮、謹致謝意

（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候

值此 按

第二篇：公文寫作注意事項

公文寫作注意事項

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：

（一）公文文頭不規范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標題中常見病例分析

標題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規范 例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。

例

3、***高校關于加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關于轉發光華公司經營承包責任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關于批轉XX市人民政府關于批轉XX省人民政府關于進行公共場所衛生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強臺風緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

2、請示、函、報告三者混淆

例

1、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

2、***關于申請1995年公費醫療補助費的報告。例

3、***關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。例

4、東山鄉關于撥款的請示報告 病例分析：

例1的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例2的標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例3的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

（三）主送機關排列混亂；

（四）結構層次序數混亂；

2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴格規定。規定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當，不合語法 用詞不當主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當）

2、根據“三個代表”的要求，大力推進技術革新，完善了內部機制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養失足青年的場所，多次受到上級領導表彰。（搭配不當）

5、我們能不能培養出“四有”新人，是關系到我們黨和國家前途命運的大事，也是教育戰線的根本任務。（兩面對一面）

6、這個經驗值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會議的有領導、部門負責同志、黨員、團員、教師和工人代表。

8、要求各鄉鄉長本月15日前來縣政府招待所參加會議。

9、焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學質量，必須不斷地提高師資水平和教學設備。

11、考場是設在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產的拖鞋由宏遠外貿公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在

下行文——莊重嚴肅、語氣嚴厲、沒有商量、毋庸質疑

平行文——態度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）數字概念不清楚。

（二）數字概念不準確。

（三）是數字書寫形式不統一。

第三篇：公文寫作注意事項

環縣迎接國家三類城市語言文字評估驗收（公文寫作注意事項）

（一）紙型和字數

統一使用A4紙印制（除相關文件有特殊規定外）。每頁22行，每行28個字。

（二）字體和字號

1.一級標題（題目），使用2號小標宋體;2.二級標題（即第一層次序號，正文的一級標題），使用3號黑體；

3.三級標題，使用3號楷體加粗； 4.四級標題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯數字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨列行，句末不用標點符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨列行（若字數原因，可占兩行），單獨列行時句末不用標點符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實較長，也可單獨列行，單獨列行時句末不用標點符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨占一行。

這種層次序號之后是本段標題，標題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標題，則序號之后直接寫正文。

（四）標點符號

1.標題

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。比如“關于轉發《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(轉發、印發)的請示、報告以及方案、意見、規定、決定等文件的名稱在公文標題中出現時，不加書名號，例如：“關于印發環縣教育系統迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案的通知”中的“環縣教育系統迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案”就不用加書名號。

當然，在公文處理的實際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標題中出現比較頻繁的，有時候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發文號

印發公文時，年份外的括號應該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認為，如果書名號（或雙引號）的并列關系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀年，前后兩個年份之間用“—”。③文中如果強調的是時間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應該使用占兩個空格的連線“——”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個數字間的頓號

①相鄰的兩個數字表示概數，要用漢字數碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個數字連用，有時不是表示概數，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時間。成為時間一般以領導簽發的日期為準，用漢字將年、月、日標全，表示“零”的數字寫為漢字數字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯數字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發文印章。單一機關印發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

第四篇：公文寫作格式、類型、注意事項

公文處理工作

第一部分

公文處理的基本知識

一、公文的定義、特點、作用

（一）定義

公文是公務活動中形成的，在黨政機關、企事業單位、人民團體廣泛使用，具有特定格式和法定效用的文件總和。

（二）特點

（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權力和擔負義務的組織或其法定代表人才能充當公文的作者。

（2）特殊的工具：公文是各級黨政機關、社會團體、企事業單位傳達貫徹黨和國家的方針政策、實施領導與管理、辦理各項公務的重要工具。

（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關規章對公文文種的涵義、使用范圍都有相應的規定，要按照規定選用文種。

（4）法定的權威和效用：公文在法定的時間、空間范圍內，對受文對象行為有不同程度的約束力，具有強制閱讀、強制執行或強制答復等執行效力。

（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國家行政機關公文格式》都對公文的版式和公文體式作了明確規定，公文體式的規范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。

（6）特定的處理程序：公文制發必須履行法定程序與審批手續才合法有效。

（三）作用

工具和手段。有六個方面：領導和指示，規范和準允，交流和聯系，宣傳和教育，依據和憑證。

公文處理關系政令暢通、關系機關（單位）的權威和形象、關系機關（單位）的正常運轉、關系作風建設。

二、法定公文種類

（一）黨的機關公文的種類

決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14種（下劃線的文種為黨的機關使用，行政機關不使用。此外，成都增加了辦法、細則）。

1.決議 用于經會議討論通過的重要決策事項。2.決定 用于對重要事項作出決策和安排。

3.指示 用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

4.意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

5.通知 用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

6.通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情— 2 — 況。

7.公報 用于公開發布重要決定或者重大事件。

8.報告 用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

9.請示 用于向上級機關請求指示、批準。10.批復 用于答復下級機關的請示。

11.條例 用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

12.規定 用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

13.函 用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

14.會議紀要 用于記載會議主要精神和議定事項。

（二）行政機關公文種類

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種（下劃線的文種為行政機關使用，黨的機關不使用）。

1.命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2.決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3.公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

— 3 — 4.通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。5.通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

6.通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7.議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

8.報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

9.請示 適用于向上級機關請求指示、批準。10.批復 適用于答復下級機關的請示事項。11.意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

12.函 適用于不相隸屬機關之聞商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

13.會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第二部分 公文處理規則

一、行文規則

（一）黨政分工的原則

黨的領導，主要是思想政治方面的領導，是路線、方針、政策的領導,經濟、社會、文化等各個領域、各個行業的具體事務，一般— 4 — 應由政府各職能部門自主處理。除重大問題、原則性問題外，黨的機關不宜就具體的政務方面的問題直接向行政機關和社會作指示、部署任務；行政機關也不得向黨的組織作指示、部署任務。

（二）根據各自隸屬關系和職權范圍確定行文關系

1.黨委或政府各部門在各自職權范圍內可以向下級相關部門行文。

2.部門之間對有關問題未協商一致，不得各自向下行文。3.無隸屬關系的機關之間一般用函行文(關于函、請示、報告、批復不分的問題）。

4.部門內設機構除辦公廳（室）根據授權外不得對外正式行文。

（三）請示行文的原則 1.請示應一文一事。2.請示事項必須協商一致。3.請示一般只寫一個主送機關。

4.不得在報告等其他非請示公文中夾帶請示事項。

（四）其他有關行文原則 1.不直接向領導者個人報送公文。

2.對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回呈報機關。

二、報送公文在行文規則方面的主要問題

（一）黨政職能不分

問題表現：向黨委請示屬于政府職能的事項。如，向黨委請示

— 5 — 解決征地、建房事項。

指導意見：屬政府職權范圍的工作，應請示政府。

（二）請示違反一文一事原則

問題表現：在1件請示中涉及多個事項。如，某xxx報送的1件請示中列出了土地、技改、稅費等5項請示事項。

指導意見：請示要堅持一文一事原則。

（三）越級請示工作

問題表現：某企業直接向市政府請示某一活動方案。指導意見：應堅持逐級行文，如特殊原因必須越級的要抄送被越過的上級機關。

（四）多頭報送

問題表現：請示同時主送黨委、政府及領導。

指導意見：請示只能主送1個機關且不能直送領導個人。

（五）亂用文種 問題表現：

一是請示、報告不分。如，在報告中夾帶請示事項。請示用于向上級機關請求指示、批準。報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。請示是辦件，報告閱件。

二是函和請示、報告、批復不分。如，某部門給財政局要錢用請示、報告，對某民營企業請求同意的事項的報告作出批復。函用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。批復用于答復下級機關的請示。

— 6 — 三是通知和意見不分。如，把通知當成意見，意見不像意見：講很多宏觀、原則要求，不具體，通知不像通知。意見用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

四是法定文種和其他公務文書不分。如，某部門將某項工作要點、工作方案當成法定公文直接印發。

指導意見：按照《條例》和《辦法》規定正確選用文種。

第三部分

公文格式

一、公文格式規范

（一）標題

標題一般由發文機關全稱或規范化簡稱、公文主題（事由）和文種組成。標題一般用2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目（菱形、梯形等）。國家行政機關公文標題中除法律、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（二）主送機關

即指主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規范化簡稱或同類型機關統稱；向下普發的公文，主送機關名稱應規范、穩定。主送機關名稱位于正文左下方，標題下空1行，左側頂格用3

— 7 — 號仿宋體字標注，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號（如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時）。

（三）正文

公文的主體，用來表述公文的內容。位于標題或主送機關下方。每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號；引用外文應當注明其中文涵義；日期應當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位；文內如果要使用非規范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱；用數字表示層次結構序數，應按“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”的次序，不可顛倒使用。正文中第一層次標題可用3號黑體字。第二層次標題可用3號楷體字，正文中其他文字一般都用3號仿宋體字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行、左空2字用3號仿宋體字標注“附件”，后標全角冒號和附件名稱，如需回行，應與附件名稱第一字對齊排列（國家行政機關公文附件名稱后不加標點符號）。有兩個以上附件時，應注明順序。順序號使用阿位伯數字。在“附件：”后上下對齊排列，數字后用下圓點符號。附件標題一般用小2號小標宋或黑體字，正文字體從本節第十款規定。附件應置于主件之后，與主件裝訂在起，并在附件左上角第1行頂格標注“附件”，有序號時標注序號，附件的序號及名稱前后標注應一致。如附件與主件不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格，標注公文的發文字號并— 8 — 在其后標注“附件”（或帶順序號）。

被印發、批轉和轉發的公文，不屬本機關公文的附件，應在印發、批轉、轉發“通知”之后另頁排印。印發、批轉、轉發通知正文用3號楷體字。被印發、批轉、轉發公文的一般格式為：標題、主送機關、正文、發文機關署名、成文日期等，標題一般用小2號小標宋字，正文字體從本節第十款規定。被印發、批轉、轉發公文的版頭、抄送機關、印制版記等不再標注。

（五）發文機關署名

即指發文機關名稱。應用全稱或規范化簡稱，位于正文的右下方。聯合行文時，各聯署機關名稱一般應平行排列，并將主辦機關排列在前。國家行政機關公文，因必須加蓋發文機關印章，單一機關制發或兩家機關聯合行文時，不需發文機關署名。

（六）成文日期

一般署會議通過日期或領導人簽發日期。聯合行文，署最后簽發機關領導人的簽發日期。用阿拉伯數字將成文日期的年、月、日標全（年份要標全稱，日、月不編虛位即01、02等），位于發文機關署名右下方。決議、決定、規定、會議紀要等不標明主送機關的公文，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。（如：2013年7月18日，黨委、行政均這樣用）

（七）印章（上不壓正文、下騎年蓋月）

（八）公文的文面格式

公文的文字從左至右橫排。標題、正文的字體、字號要莊重、— 9 — 美觀、大方，搭配協調。

1.字體：公文標題的字體、字號一般用2號方正小標宋；正文中一級標題的字體、字號一般用3號方正黑體，二級標題一般用3號方正楷體；正文一般用3號方正仿宋；在批轉、轉發、印發類公文中，批轉、轉發、印發按語部分用3號方正楷體。

2.段落：固定值28—30 3.頁邊距：上：3.7、下：3.5、左：2.8、右：2.6 4.版式： 5.頁碼：

6.回車（主要是含有數字標記的）7.裝訂：左側、中縫

第四部分

常用的幾種材料的寫法

（一）請示

（二）報告

（三）通知

（四）函

（五）計劃（工作要點）

（六）總結

（七）回復

（八）匯報材料

— 10 —

（九）剖析材料

（十）信息

第五部分

幾點建議

一、要提高對公文處理重要性的認識。有些單位把主要精力放在綜合協調、服務保障上，有的忙于協調處理事務工作，常常不自覺地放松了公文處理工作，也常常把公文處理當成簡單的收收發發，對公文處理過問不多、把關不嚴，導致公文處理的隨意性。公文處理關系政令暢通、關系機關（單位）的權威和形象、關系機關（單位）的正常運轉、關系作風建設。

二、要抓基礎和規范。公文處理中遇到的問題多數是最基本的要求和規范，連起碼的常識都不懂，比如格式、行文規則、文字錯漏等。這些問題的出現，主要還是有的單位不開展學習培訓、文秘干部不主動鉆研業務，以致一些常規錯誤、低級錯誤一犯再犯。因此，抓基礎和規范仍然是很多單位公文處理工作的主要矛盾：一是抓業務知識學習，使文秘干部對公文處理專業知識和技能熟練掌握。二是加強業務指導，打牢基層基礎工作。

三、要抓質量。公文質量不高甚至粗制濫造的問題不少，有的單位公文質量很差，各環節都不把關、一路“放水”，一般科員起草的文稿就層層上報或下發，造成一個經辦人員的水平就代表了單位水平。實際上，質量是公文處理的生命線，抓公文質量至關重要。

四、要嚴把“五關”。

（一）職能層次關：首先，解決發不發的問題。在實際工作中，不應該發文而要求發文的有以下3種情況：一是主觀上想更好地推動工作；二是為擴大本單位本部門的影響；三是部門利益。其次，以什么名義發。

（二）政策法規關：一是符合政策 黨章、黨的決定、黨和國家領導人的重要講話、上級機關文件（特別注意同類文件）、本機關以前發的文件、有關部門的相關政策規定，避免部門之間打架。二是符合法律、法規。

（三）客觀實際關：材料真實（公文所依據、所引用的材料來源可靠，內容翔實，準確無誤，沒有水份）、判斷準確、內容完善、主題鮮明。

（四）文字邏輯關：準確、簡明、樸實、規范。錯別字、標點符號、簡稱、規范用詞、數字用法、壓縮冗長文字。

（五）公文格式關：文種選擇、用紙格式、文面格式、排版、印刷與裝訂格式。

職能層次關是入口關，政策法律關核心是有效性和權威性，客觀實際關核心是針對性、操作性，文字邏輯關是基本要求，公文格式關是基本形象要求，各關都很重要，把好“五關”是一項重要的參謀職責。

— 12 —

第五篇：公文寫作注意事項

公文寫作注意事項

在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現象時而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對公文內容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達。

公文的結構順序常見的有：時間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現象到本質、由整體到局部進行安排，形成了固有的三種主要結構模式：縱向式、橫向式、縱橫結合式。下面，筆者從黨政機關的工作實際出發，試結合一些范文或病文，談談有關公文句序排列的技巧，供同行們參考。

一、根據工作職能的主次地位安排句序公文寫作的本質表明：機關管理職能決定文字表現形式，文字表現形式是為機關管理職能服務的。公文是為黨政機關、企事業單位、人民團體機關工作服務的，其公文語句的順序，當然只能按照各自機關工作職能的特點，根據工作職能的主次地位來安排。如某省地稅局在一份指示性通知中指出：

為了確保全年任務的圓滿完成，各級地稅機關要采取有效措施，加強征管，落實好組織收入工作的各項措施。一是要推行科學化、精細化管理，管住稅源；二是要抓住重點，加強稅收征管工作；三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅；四是要進一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級地稅機關要在當地黨政部門的領導下，進一步強化部門協稅護稅，進一步提高收入質量，增強組織收入工作的后勁。

這段話采用演繹法，先提出“要落實好”各項措施，然后具體寫“怎樣落實好”，其順序特點是“先總后分”。“總說”部分先講目的，后提任務。“分說”部分按“從內到外”的順序來排列：寫“內部”，按照地稅工作“管住稅源——加強征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項職能的主次來安排句序；寫“外部”，強調“要在當地黨政部門的領導下”進行。特別是“內部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關鍵的關鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語段從主到次，依次推進，邏輯緊密，句序清楚。

但如果寫作時不注意，就容易出現句子排序上的毛病，譬如某市監察部門在工作匯報中寫道：

我室的主要任務是查處違法違紀案件，為了加大查處的力度，我們認真研究了工作方法措施，一是發揮團隊精神，充分發揮集體的智慧，突破大案、要案；二是實行調查組長責任制；三是重調查，重證據；四是抓住重點，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量。

這段話從整體上來說，是按照“要做什么（任務）——為什么要做（目的）——怎樣做的（做法）——做得怎樣（效果）”的思路排列的，但段落中“工作方法措施（做法）”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯系。有4個方面值得商榷和修改：1.句序排列不當。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責任”是查處案件的制度保障，“掌握政策（重調查、重證據）”是查處案件要堅持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內容欠全面。從監察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長短不一。四個句子中，最長的15個字，最短的僅6個字，句子排列不美觀，也不便于對句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量”，語氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：

我室的主要任務是查處違法違紀案件，針對往年一般做法的局限，我們改進了工作措施，加大了查處力度：一是實行調查組長責任制，明確責任（明確責任）；二是重調查，重證據，逐一落實各個案件（以一般案件為主）；三是發揮集體智慧，重點查處大案要案（大案要案）；四是抓住難點，集中力量突破疑難懸案（疑難懸案）。

修改后的語段，有以下優點：

第一，理清了句序。按照“明確責任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的順序，也就是按照工作任務由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子。“落實責任”是基礎，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點，“疑難案件”是關鍵。逐層遞進，步步深入，內容全面，闡述清楚。

第二，優化了句式。充實了句子內容，使各個句子句式大致整齊，語法結構相似，近似排比，鏗鏘有力；加之語氣一致，便于記憶。

第三，調整了語段結構。“任務——做法——效果”是使用頻率最高的基本結構形式，但在沒有具體數據或事實說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語段改用“總述——分述”結構形式，突出了工作“做法”，正符合上級聽匯報的要求。按照工作進程的先后安排句序按照工作進程，也就是按照時間順序。我們在對某項工作進行決策之后需要安排部署時，經常使用指示性或實施性的意見、通知；對上級匯報某項工作實施進展情況時，常常運用階段性總結、工作匯報、經驗介紹、政務信息等文種，這些內容相對單一的公文，適用于按照工作進程來排序。如××日報社紀委一份經驗總結的一個語段：

履行職責，做好干部人事工作的監督。今年5月，報社黨委根據中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規定，進行第四輪中層干部競聘上崗和員工雙項選擇工作。報社紀委從5月22日召開動員大會開始，先后對自薦推薦、資格審查、競聘演說、民主測評、組織考察、公示到最終聘任等六個程序進行全程監督，確保了整個過程的公開、公平、公正，透明、規范、有序。6月份，報社平穩順利地完成了干部聘任工作，××名業務骨干走上新的中層領導崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實現了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標。

工作進程排序法，條理清晰，事物發生、發展、變化的過程一目了然，符合人們認識事物的習慣，便于領導者考慮下一步的決策。

按照工作職能的邏輯順序安排句序所謂邏輯順序，就是人們認識客觀世界的具有規律性的順序，如工作職能各個環節之間的必然聯系、原因和結果、發展規律、變化趨勢等。例如，××市人民政府《關于加強防汛工作的通知》中對防汛工作安排的第二條是：

全面落實各項防汛措施，做到萬無一失。各縣區人民政府、市政府各部門要對前期防汛各項準備工作進行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術、人員五落實。要積極儲備防汛物料和設備，嚴加管理。要進一步強化防汛隊伍，加強防汛實戰演練，提高搶險技術水平，并時刻處于待命狀態，隨時聽從調遣。要抓緊搶修加固險工險段，對重點部位要責任到人，嚴防死守。

這個句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結合式”排序法。段首提出任務說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”（是縱向排列）——“檢查、落實、管理、演練、固險”（是橫向排列）。而這五個方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經“落實”，只有落實了情況，才能有針對性地解決問題（是縱向排列）；物料設備要嚴加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點部位要嚴防死守（是橫向排列）。雖然交錯變化，但有條不紊。

排列句序雖較簡單，但如果缺乏排序的意識，稍不注意就可能出現疏漏，如×市統計局工作總結中的一段話：

在市統計局，任何一筆數據的產生，都要經過采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還必須接受社會各界的開門評估，并在內部實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了各界的認同。

一般來說，認識、舉措、指導思想、總體要求等，應排在“做法”之先，以形成“認識（舉措）——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動呢？但這個語段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關系。另外，原因與結果之間也缺乏必然聯系。數據的產生“要經過”、“必須接受……并實行（制度）”等都是對工作提出的要求和規定，僅有這些要求和規定未必能產生“不出大差錯”的結果，只有通過正確的實踐才能做到這一點。因此，要將“實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語改成“實行了、經過了、接受了”等表示已經進入實踐程序的詞語。

可修改如下：

在市統計局，實行了數據質量崗位責任制和過錯糾正制，任何一筆數據的產生，都經過了采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還接受了社會各界的開門評估，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了社會各界的認同。依據領導者決策的心理習慣安排句序為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習慣，比如，同是涉及工作經費問題，在不同的文體中會有不同的句序排列要求。

（一）在工作方案、經費預算報告、可行性分析報告等文種中，經費總額宜排列于語段之首。因為這類公文的作用是幫助領導者決策，而領導者從整體和全局出發，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：

工作經費問題。2011年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位× ×萬個，個體經營戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類× ×個大類× × ×個行業小類，工作量相當繁重，還有相應的宣傳發動、專干培訓、報表印刷、軟件開發、數據處理等一系列工作要做。按照分級負責的原則，服務業統計調查所需經費由同級財政負擔，列入同級財政預算。經初步預算，省本級每年大約需要經費× × ×萬元。經過修改，將經費總額提到段首，內容進行了提旨歸納，并刪去不必贅述的有關政策規定，主旨更加顯現突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習慣。

工作經費問題。經初步預算，省本級每年大約需要經費×××萬元。其緣由主要有三點：一是統計對象牽涉廣，據2007年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位××萬個，個體經營戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個大類× × ×個行業小類。二是工作程序多、要求細，包括宣傳發動、專干培訓、上戶登記、逐級審核、質量抽查和數據處理等一系列工作。三是配套費用較大，包括報表印刷、戶外宣傳、設備維修、軟件開發等。以上經費，擬請按規定列入本級財政預算。

（二）在請求批準撥付經費的請示中，宜將所需經費總額寫在文尾。如某市民政局在請求緊急撥付救災資金的請示中寫道：

在財力緊張的情況下，我 市市、縣兩級財政共緊急籌撥救災專項資金×××萬元，但由于受災面積大、災區人口多、災情嚴重，遠遠不能解決受災群眾的急難。為此，我們除繼續發動群眾生產自救和各縣財政支持外，懇請省民政廳緊急撥付給我 市受災救濟款×××萬元。

在請示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經費總額寫在這兒最醒目，給領導者閱文和會議辦文提供了便捷。一般來說，在“經費總額”之后，不要為表達對上級的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領導出謀劃策談經費的來源和安排，更不要強調此項工作的重要性，以引起領導的重視和關注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達。當然，按照慣例，另起一行之后應寫上“當否，請批準”、“可否，請批示”之類的請求語。對內容復雜的句群，通過提煉主旨來顯現句序一個語段由一個或幾個句群組成，而一個句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認識就會由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材（情況、問題、做法、效果），但沒有對這些感性材料進行理性分析，并提煉歸納出相應的觀點，一時是很難分清句序的。如下例：

影響工程進展的主要原因，第一，××大學×××學院因缺少資金至今仍未恢復施工；第二，××機場擴建在五月底開工，××公路計劃在10月份開工，今年計劃新開工建設的11個工程項目，大部分仍在做前期準備工作。第三，工程報批報建時間長，征地拆遷難，以地霸工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止，嚴重影響了工程進度。

我們如果能對這些情況及結果進行分析，也許就會找到問題的癥結。這一語段的主旨是尋找影響工程進展的“原因”。原文中前兩個問題都是反映進展緩慢的情況（××學院未恢復施工、新項目長期準備），我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因；其次，“投資環境差”可分兩個方面，即內環境（報建手續復雜，審批效率低等引起的“工程報批報建時間長”）和外環境（征地拆遷難、阻工鬧事多等），建議修改如下：

影響工程進展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預算的× ×%，因此× ×大學× × ×學院至今仍未恢復施工，× ×機場擴建等11個計劃今年新建的項目，80%仍停留在前期準備階段。第二，報批報建時間長。一般都要×個月以上。第三，外部環境差。征地拆遷難，以地霸工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止等。

經過提煉、增刪、歸并、分類，以上語段內容充實了，分旨明確了，句序也隨之準確、清晰地劃分開來。總之，句序的正確排列對于公文的語篇建構和意思的表達有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達效果。因此，在寫作時，為了追求最佳的表達效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點功夫。