第一篇：公文寫作一定的注意事項

（一）公文格式中的發(fā)文字號不規(guī)范

發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年號和該年度的發(fā)文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關與發(fā)文機關進行聯(lián)系。

發(fā)文機關代字要選用能反映機關特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。

目前，行政機關行文中，“發(fā)文機關代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機關代字中加進了函這一文種名稱。如國務院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝1999﹞xx號”或“川辦函﹝1999﹞xx號”。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習慣上都把“批復”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復，其發(fā)文字號也編“川辦函﹝1999﹞xx號”或“成辦函﹝1999﹞xx號”。年號用阿拉伯數(shù)字并應寫全，年號外須用六角形括號，如﹝1999﹞，不得寫為﹝99﹞.年號的位臵，應在機關代字與發(fā)文序號之間，不能放在機關代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝1999﹞40號”不得寫為“﹝1999﹞成愛衛(wèi)字40號”或“成愛衛(wèi)﹝1997﹞字40號”。

（二）公文標題的書寫不規(guī)范

公文標題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關之上。完整規(guī)范的公文標題應由發(fā)文機關、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機關，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。

公文標題的三個組成部分一般應當齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機關、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們在實際文書處理工作中常看到這樣不規(guī)范的標題，“關于請示轉發(fā)國發(fā)﹝1997﹞14號文件的報告”，這是一個不完整的標題。一是沒有發(fā)文機關；二是公文內(nèi)容不準確，讓人看了不知道國發(fā)﹝1997﹞14號文件是什么。將文件字號代替內(nèi)容提要。

又如“xxx局關于xxx的請示報告”或“xxx局關于xxx的報告的請示”，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。

對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標題可能很冗長，可采用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如 《市物價局市經(jīng)濟委員會市計劃委員會成都電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委成都電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標題改寫為《市物價局等4部門關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、準確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應盡量不用標點符號。

（三）主送機關的寫作不規(guī)范

主送機關是指公文的主要收受機關，即需對本單位發(fā)出文件負責辦理、答復或遵照執(zhí)行的對方機關，它位于標題左下方，正文之上。

請示一般只應寫一個主送機關，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關寫為“市委并xxx書記”或“市政府xxx市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。

同級黨政機關確需聯(lián)合向上級黨政機關行文時，“報告”的主送機關一般用黨政機關的并列形式，如“市委、市政府”。“請示”的主送機關應就請示的內(nèi)

容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權范圍內(nèi)的，主送機關應將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負責處理答復；屬政府職權范圍內(nèi)的，主送機關應將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負責處理答復。

主送機關應寫機關的全稱。如主送機關的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個主送機關，書寫時可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級的政府，主送這些機關時，不可能一一列出這些機關名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。

準確選定公文的主送機關，是文件發(fā)出能否得到及時處理的關鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責分工和當前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。

（四）正文中的寫作不規(guī)范

1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時要先引標題，后引發(fā)文字號，如：“大邑縣人民政府《關于驗收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝1999﹞10號）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝1999﹞10號《關于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。

2、日期的不規(guī)范用法。日期應使用阿拉伯數(shù)字，年、月、日應該要寫得完整規(guī)范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，則是不規(guī)范的表述。

3、公文層次的不規(guī)范。序號使用不規(guī)范，有的文件中用“

（一）”后又標“一”，有的用“

一、”后，下面的層次中直接用“

1、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“

1、”，第四層用“（1）”。每一層次序數(shù)用字，前后應當一致。

4、法定計量單位的不規(guī)范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統(tǒng)一。計量單位最好前后一致。

5、簡稱的不規(guī)范。如“精神文明辦”有的簡稱為“精辦”，讓人不知所云。公文內(nèi)使用簡稱，一般應先用全稱，并注明簡稱，如《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

6、附件的不規(guī)范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據(jù)等，用于補充公文正文的內(nèi)容，位于正文之后，發(fā)文機關之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數(shù)。如有兩個以上附件，應標明序號，不得籠統(tǒng)寫為“附件如文”或“附件x件”。否則會給公文的收發(fā)、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。

7、發(fā)文機關落款不規(guī)范。政府機關發(fā)文的落款，標題已標明發(fā)文機關的用機關印章代替機關署名，不再寫發(fā)文機關名稱。有的公文正文占滿了頁面，發(fā)文機關必須標注到下一頁上，以前是在下頁發(fā)文機關署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現(xiàn)在不能了。

8、成文日期的書寫不規(guī)范。成文日期應該標明公元年、月、日，一律用漢字小寫數(shù)碼書寫，不使用阿拉伯數(shù)字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫為“一九九二、一、八”或?qū)ⅰ耙痪啪哦辍焙唽憺椤熬哦辍保?/p>

也不得只寫月、日不寫年：“三十一日”和“二十五日”不得寫為“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送機關的書寫不規(guī)范。根據(jù)國家技術監(jiān)督局的要求，為簡化和規(guī)范公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關標注用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報”，也不使用“抄發(fā)”。抄送機關可按上級、平級、下級的順序排列。

（五）行文的不規(guī)范

越級行文是指下級機關越過直接上級機關向更高一級的領導機關直至最高領導機關行文。下級機關除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時；

第二，與直接上級機關發(fā)生分歧，無法解決，或經(jīng)多次請示直接上級機關長期未予解決時；

第三，上級機關越級交辦并指定越級上報某些事項時；

第四，檢舉、控告直接上級機關時；

第五，需直接詢問、答復、聯(lián)系某些具體事項時；

第六，反映或處理不涉及直接上級機關職權范圍的偶發(fā)事件或問題時。

除檢舉、控告外，越級行文應抄送被越過的直接上級機關。

（六）文種的使用不規(guī)范

在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報告；該用“報告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報告”的相同點和區(qū)別認識不清。

“請示”與“報告”相同之處有四：

第一，都是上行文。

第二，都包含有匯報情況或反映問題的內(nèi)容。

第三，都能起下情上達的作用。

第四，都有主動爭取上級機關指導與幫助的作用。但“報告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。

“報告”與“請示”的主要區(qū)別在于：

1、報送目的不同。“報告”主要是讓上級機關了解情況、掌握動態(tài)，而不要求立即得到上級的具體指導和幫助。“請示”雖然一般也要匯報工作中的情況或問題，但這種匯報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批準。

2、兩者性質(zhì)不同。“報告”屬陳述性公文，具有備案性質(zhì)，一般不需要上級機關答復。“請示”屬請示性公文，是請示上一級機關批準或解決某一事項、某一問題并需上級機關作出答復的。

3、內(nèi)容重點不同。“報告”側重寫情況和意見，涉及的內(nèi)容比較廣泛（可不限于一件事、一個問題），行文較長，內(nèi)容多是已經(jīng)實施的事項或已發(fā)生的事情。“請示”著重寫的是某一件事情或某一個問題（即“一事一請示”），行文較簡短，內(nèi)容都是尚未實施的。

4、報送時間不同。“報告”是在事后或事中報送。“請示”必須在事前報送。

使用“請示”，要防止兩種片面傾向：

一是濫用“請示”，事無巨細，通通“請示”，把矛盾上交；

二是忽視“請示”，超越職權，不經(jīng)“請示”，擅作主張。

“請示”要嚴格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質(zhì)量。

運用“報告”這一文種，應當注意“報告”中不得夾帶“請示”事項，以免貽誤工作。“報告”的主要用途是供上級機關了解情況。呈送“報告”，不能要求上級機關給予批復。因此，不能把“請示”結尾的請示用語用于“報告”的結尾。例如執(zhí)行“報告”結尾不宜用“以上報告當否，請批示”，“以上報告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報告”，“專此報告”或“以上報告請審閱”等語作結尾。

（七）寫代擬稿的注意事項

部門請示政府批轉的報告和發(fā)文代擬稿。涉及有關地區(qū)或其它部門工作，事前未協(xié)商且無會簽意見的，代擬稿未打印的，無報送說明的就要求政府給予發(fā)文的，應一律給予退回。

第二篇：公文寫作注意事項

公文寫作注意事項

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標題中常見病例分析

標題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范 例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策的試行辦法。

例

3、***高校關于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關于轉發(fā)光華公司經(jīng)營承包責任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關于批轉XX市人民政府關于批轉XX省人民政府關于進行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強臺風緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業(yè)”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

2、請示、函、報告三者混淆

例

1、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

2、***關于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例

3、***關于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。例

4、東山鄉(xiāng)關于撥款的請示報告 病例分析：

例1的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例2的標題內(nèi)容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例3的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。《辦法》中規(guī)定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

（三）主送機關排列混亂；

（四）結構層次序數(shù)混亂；

2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當，不合語法 用詞不當主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當）

2、根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進技術革新，完善了內(nèi)部機制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領導表彰。（搭配不當）

5、我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關系到我們黨和國家前途命運的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務。（兩面對一面）

6、這個經(jīng)驗值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會議的有領導、部門負責同志、黨員、團員、教師和工人代表。

8、要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。

9、焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學設備。

11、考場是設在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在

下行文——莊重嚴肅、語氣嚴厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑

平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）數(shù)字概念不清楚。

（二）數(shù)字概念不準確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第三篇：公文寫作注意事項

環(huán)縣迎接國家三類城市語言文字評估驗收（公文寫作注意事項）

（一）紙型和字數(shù)

統(tǒng)一使用A4紙印制（除相關文件有特殊規(guī)定外）。每頁22行，每行28個字。

（二）字體和字號

1.一級標題（題目），使用2號小標宋體;2.二級標題（即第一層次序號，正文的一級標題），使用3號黑體；

3.三級標題，使用3號楷體加粗； 4.四級標題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯數(shù)字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨列行，句末不用標點符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨列行（若字數(shù)原因，可占兩行），單獨列行時句末不用標點符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實較長，也可單獨列行，單獨列行時句末不用標點符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨占一行。

這種層次序號之后是本段標題，標題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標題，則序號之后直接寫正文。

（四）標點符號

1.標題

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：“標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。比如“關于轉發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(轉發(fā)、印發(fā))的請示、報告以及方案、意見、規(guī)定、決定等文件的名稱在公文標題中出現(xiàn)時，不加書名號，例如：“關于印發(fā)環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案的通知”中的“環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案”就不用加書名號。

當然，在公文處理的實際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發(fā)文號

印發(fā)公文時，年份外的括號應該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認為，如果書名號（或雙引號）的并列關系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀年，前后兩個年份之間用“—”。③文中如果強調(diào)的是時間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應該使用占兩個空格的連線“——”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個數(shù)字間的頓號

①相鄰的兩個數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字數(shù)碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個數(shù)字連用，有時不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時間。成為時間一般以領導簽發(fā)的日期為準，用漢字將年、月、日標全，表示“零”的數(shù)字寫為漢字數(shù)字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯數(shù)字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發(fā)文印章。單一機關印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

第四篇：公文寫作注意事項

公文處理講座內(nèi)容簡記

一、文種

（一）黨的機關公文種類有14種

1決議 2決定 3指示 4意見 5通知 6通報 7公報 8報告 9請示 10批復

11條例 12規(guī)定 13函 14會議紀要

1、行政公文里沒有決議，而黨的公文最重要的是決議，而且要寫清某年某月某日通過。

2、黨的意見只屬于下行文，這一點與行政不同。黨的公文向上的意見文種為報告。

3、黨組織不能發(fā)公告、通告，黨組織發(fā)公報。

4、條例、規(guī)定屬于黨內(nèi)的法規(guī)。行政的條例是由國務院制訂，黨的條例只能由黨中央制訂。

（二）行政機關公文種類有13種

1命令（令）2決定 3公告 4通告 5通知 6通報 7議案 8報告 9請示 10批復 11意見 12函 13會議紀要

1、命令：分為公布令（公布行政法規(guī)）、行政令（例1989年北京戒嚴令）、嘉獎令（最高層次的，一般的嘉獎發(fā)通報）

基層機關不涉及命令文種的使用。

2、決定。具有兩種性質(zhì)，一是領導指導性，二是法規(guī)性。決定有三種用途。一是對重要事項或行動做出決策性安排。二是獎懲有關人員。三是變更、撤銷下級機關不適當?shù)氖马椀奈募?/p>

3、公告與通告。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。兩者的區(qū)別：一是公布的范圍不同。公告適用于國際，通告適用于社會。二是公布的方式不同。公告通過傳媒，如新聞發(fā)布等。三是重要程度不同。

公告與通告不適用于我們基層機關。我們經(jīng)常遇到的電話號碼變更、地址變更等，應用啟事、海報（公共應用文），不應當用公告或通告。

4、通知。（1）適用于批轉下級機關的公文；（2）轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。（3）任免人員。

通知歸屬于下行文，只有涉及到劃線部分才屬于平行文。

5、通報（下行文）。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

6、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

可提交議案的部門有：（1）人大常委會（2）人大專門委員會（3）人大主席團（4）各級人民政府（5）軍委（6）人民法院（7）人民檢察院

注意：向權力機關提交的才叫議案。如向人民代表大會或常務委員會提交的叫議案，而向政協(xié)提交的叫提案。

提議案的主體要符合法定資格或者法定代表人數(shù)。按照全國人大組織法的規(guī)定，除法律規(guī)定的有關國家機關外，一個代表團或者30名以上的代表聯(lián)名，可以向大會提出議案；根據(jù)地方組織法的規(guī)定，縣級以上地方各級人大代表10人以上聯(lián)名、鄉(xiāng)級人大代表5人以上聯(lián)名，可以向本級人大提出議案。如果不夠人數(shù)人大代表提交的叫提議或建議。

7、報告。適用于（1）向上級機關匯報工作。（2）反映情況。（3）答復上級機關的詢問。

（1）匯報工作分為

A工作報告：我們經(jīng)常寫的報告。成績、經(jīng)驗，存在問題、下一步安排及設想。

B總結報告：重點提煉規(guī)律，總結經(jīng)驗，以指導以后工作。

C請求備案的報告：自己有自主權辦理的事情但要求上級單位備案。“上述報告請予備案”。例：

關于中、津投資保護協(xié)定呈請備案的報告

國務院：

《中華人民共和國政府和津巴布韋共和國政府關于鼓勵和相互保護投資協(xié)定》已于１９９６年５月２１日由外經(jīng)貿(mào)部部長吳儀同津巴布韋財政部長赫伯特·穆拉瓦分別代表本國政府在哈拉雷簽字。現(xiàn)送上該協(xié)定副本呈請備案。（正本已送外交部存查。）

（2）反映情況寫情況報告、調(diào)查報告。調(diào)查報告用于深層次的，用于反饋調(diào)查結果，揭示事物的真實規(guī)律。

（3）答復詢問的報告。供領導機關了解情況作參考。

8、請示。適用于向上級機關請求指示、批準。（具體處理見后）

9、批復。屬于下行文。適用于答復上級機關的請示事項。

10、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于新文種，它沒有固定的行文方向，可上報、可下發(fā)，上報時具有建議性、呈請性，下發(fā)時具有指導性，發(fā)同級單位具有商洽性。

意見與很多文種關聯(lián)，也有區(qū)別，不能混淆。意見上報時與請示性公文一樣履行程序，逐級、只報一個主管單位、一文一事。意見下發(fā)時，在指導性方面與通知是一樣的，但意見只限于重要問題，通知不限于重要問題。

意見內(nèi)容是有限定的，只限于重要問題。

12、函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項。

13、會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、正確選用文種的依據(jù)

（一）法規(guī)的依據(jù)

1、不能漏寫了文種。

2、不要寫錯了文種。如把請示寫成報告（報告可以不予答復）。通知具有執(zhí)行性、通報具有教育性，不要相混淆。寫錯文種不但影響個人形象還影響整個單位的形象。

3、不要自己制造文種。如請示不能寫成“請示報告”，報告不能寫成“匯報材料”，批復不能寫成“答復”。

（二）根據(jù)發(fā)文機關的職權。如：“命令”和“令”，黨的組織沒有“命令”這個文種；條例：行政條例由國務院制訂，黨的條例由黨中央制訂；議案。在使用權限外用到可回避，寫提案、預案；公告：只有面向國內(nèi)外公眾發(fā)布重要事件時才用。

（三）行文目的。（舉例說明）

把請示與報告分開，兩者的行文目的不同，請示問題用“請示”，匯報工作用“報告”。如申請經(jīng)費應寫請示，不能寫報告。

凡要求答復的寫請示，不要求答復的寫報告。

防止報告與請示相混淆的三個問題：

1、在報告里請示問題。不能既報告又請示問題，請示問題一定要單獨行文。

2、用報告代替請示。報告可以不予答復，所以不能用報告代表請示。

報告結尾寫“特此報告”或“上述報告請審閱”，不要句號。

客氣一些可以寫：“上述報告如有不妥之處請指正”

3、在請示里匯報工作。這是不允許的。必須把請示與報告分開。請示包括（1）請示理由（2）請示事項（3）要求批準、批復。如果擔心領導不了解內(nèi)容，可以把確實需報告的內(nèi)容寫成附件附在請示后面。

（四）按行文關系選擇文種

船夫見風使舵才能行駛快，服務員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。按行文對象劃分，公文分為三類。

1、上行文：向上級領導機關（指導機關）報公文叫上行文。

2、下行文：向下級機關（被指導機關）行文叫下行文。

3、平行文：指不相隸屬機關之間的行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統(tǒng)內(nèi)的組織機關。另外，上級機關的部門與下級機關是平行的。

上級機關里的部門不要發(fā)文。例如人事部里的各個司，對外不要自主發(fā)文。

（2）非同一系統(tǒng)，不分級別高低都用平行文。

對等的、橫向的機關行文鼓勵用函。

行文關系舉例說明：

1、通知。“印發(fā)公文”用于本單位的公文，如“關于印發(fā)×××的通知”

通知屬于下行文，不能給領導機關發(fā)通知，也不能給同級單位發(fā)指示性的通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。

2、通報屬于下行文

3、函。靈活，可上行、平行、下行。答復問題用復函，詢問批準用問函。

“關于請求設立＊＊機構的函”

“關于請示＊＊調(diào)動工作的函”

三、規(guī)范公文的格式

公文各要素標識規(guī)則

眉首、主體、版記

（一）眉首

1、公文份數(shù)序號。

2、秘密等級和保密期限。

3、緊急程序。

4、發(fā)文機關標識。

5、發(fā)文字號。

6、簽發(fā)人。（見P27）

公文份數(shù)序號：絕密、機密文件才用

秘密等級和保密期限：黨的公文標在左上角，行政公文標在右上角

發(fā)文機關標識：×××文件（紅頭），聯(lián)合行文時，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。

發(fā)文字號：機關代字＋年份＋順序號，例：×××〔2000〕1號，位置：居中或左下方

機關代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯(lián)合行文只標主辦方字號。

簽發(fā)人：上行文應注明簽發(fā)人和會簽人姓名（見P28）

（二）主體

1、公文標題

2、主送機關

3、成文日期

4、生效法定標識

1、公文標題。公文標題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標題有三項要求：

（1）準確揭示公文的主題內(nèi)容。

揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應讓人產(chǎn)生歧義。如“××紀委關于××錯誤的處理決定”，應改為“××紀委關于××所犯錯誤的處理決定”

“××縣政府關于我縣遭受自然災害的請示”應改為“××縣政府關于妥善處理自然災害的請示”

“關于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應把“開展”去掉

《關于出國考察的請示》標題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標題應在“關于”后面加上“××同志”或“××代表團”，《××局關于××河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經(jīng)費”的問題。因為事由不夠清楚，往往使一些請示事項不能及時得到辦理。此標題應改為《××局關于解決××河流治理經(jīng)費的請示》

揭示主題外延，做到范圍限定。

“關于舉辦文秘干部培訓班的通知”不能寫成“關于培訓文秘干部的通知”

（2）文字簡明通順

A歸納概括。從邏輯學講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”

全國人民代表大會有權罷免下列人員：

（一）中華人民共和國主席、副主席；

（二）國務院總理、副總理、國務委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；

（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；

（四）最高人民法院院長；

（五）最高人民檢察院檢察長。

目前經(jīng)修改后為：

全國人民代表大會有權罷免由它所選舉或決定的最高國家機關的組成人員。

B只揭示主題。公文標題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。

C防止和文種重復。即同義反復。

“對此我們達成一致共識。”“一致”與“共識”是重復的 “他是個非常年輕的小伙子。”“年輕”與“小伙子”是重復的。

“關于申請×××經(jīng)費的請示”申請與請示是重復的（3）符合語法

發(fā)文機關 ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標題

發(fā)文機關（作者）＋介詞（關于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標題

如“冀州市醫(yī)院關于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”

注意以下四個問題：

A標題后面不要標點符號，不能當成完整的句子，標題里也一般不用標點符號。

國務院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規(guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時可用空格代替。

××區(qū)政府辦公室關于印發(fā)《××區(qū)長在××會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應該使用

標點必要的應用：

公文標題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報刊名稱應當使用書名號。例：國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知

公文標題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關于命名“石家莊十大發(fā)明項目”“石家莊十大著名商標”的決定

公文標題中涉及的對某些內(nèi)容進行必要注釋或者補充的成分可以使用擴號。例：國務院辦公廳關于對出國（境）招商活動加強管理的通知

公文標題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務院辦公廳關于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知

B正確使用介詞

介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容

不要重復使用介詞。如有“關于”就不要寫“對”

例：關于對××同志的通報 “關于”不能和“對”同時出現(xiàn)

對：專指對象 關于：大范圍的

“××單位對××進行審計的通知”不能寫成“××單位關于對××進行審計的通知”

C結構完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機關。

D標題排列。多行標題字數(shù)勻稱、結構得當。

分行時注意結構完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關”下一行寫“于”

通知的標題：

發(fā)文機關＋轉發(fā)/批轉/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標題＋文種（通知）

轉發(fā)中的“四個省略”，即在轉發(fā)中可酌情省略介詞關于、助詞的、書名號、通知。

一個文件標題里最多只能寫三個通知。

特殊情況可以直接寫轉發(fā)文件的標題。例

“轉發(fā)財政部關于解釋《基本建設財務管理規(guī)定》執(zhí)行中有關問題的通知”如不采用直接轉發(fā)辦法，標題將變成《轉發(fā)黃委財務局關于轉發(fā)水利部轉發(fā)財政部關于解釋〈基本建設財務管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關問題的通知的通知的通知的通知》

當批轉、轉發(fā)對象也是通知時，可省略去第一個“關于”和最后一個“通知”。

例：某省人民政府要用通知轉發(fā)《國務院關于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時，其標題應為《XX省人民政府轉發(fā)國務院關于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關于轉發(fā)國務院關于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。

直轉的文件要在正文里寫詳細

2、主送機關

要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機關。請示公文只報送一個單位。

（2）在一般情況下不要送給領導人。不是領導人特別交辦的，不要報送給領導人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導致文件漏登記或丟失。

（3）主送機關明確具體。不要寫“各有關單位”，部署任務一定要把對誰寫清。主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

3、成文日期。表示公文正式確立的時間。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字。

確定成文日期的依據(jù)：

（1）領導人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準。（3）電報以發(fā)出日期為準。

成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。

黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴格的要求。

4、公文生效的標識。（1）印章。（2）領導者簽署。

印章：除會議紀要、電報外，都要蓋印章。

用印制度：（1）啟用相關領導批準。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。

蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。

下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）

（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（2）印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

聯(lián)合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。

當排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應調(diào)整行距解決，不能采取標識“此而無正文”的方法解決。

簽署：

領導人在文件正文上簽字叫簽署。領導人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領導人可以簽署，副職不能簽署。

（三）、版記

主題詞

1、主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

只要是公文就應該標注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。

定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。

2、主題詞的選詞問題。

能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。動名詞（有時當動詞有時當名詞的詞），當動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。

主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時要用規(guī)范詞。

單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時，應同新華社的叫法。

3、主題詞的標引

位置：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。

數(shù)量：加上類別詞不要超過六個

順序：先標類別詞（文件所屬大類），再標類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標反映文件形式的詞（文種）

文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時間因素、位置因素。

反映文件形式的詞：不只局限于13種文種

標好主題詞要有依據(jù)，各個單位應該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。

抄送機關：

抄送機關：需要了解公文機關，必要時給予配合的單位，不負責辦理答復公文。

哪些文件應該抄送：

1、凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。如醫(yī)院下發(fā)文件應抄送給衛(wèi)生局。

2、受雙層領導的單位在請示一個領導部門時，要將請示抄送給另一個上級。

3、上級機關向受雙層領導的下級機關行文時，如有必要應把文件抄送給下級機關的另一個上級機關。

4、因特殊情況越級行文應把文件抄送給上級部門。

5、公文內(nèi)容涉及到有關機關職能配合時，應抄送有關機關。

哪些文件不能抄送？

1、請示不向下級、同級抄送。

2、外單位抄送來的公文，不要轉抄、轉送。

3、凡是與文件辦理無關的單位一律不要抄送。

印發(fā)機關

辦公室負有合稿的責任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。

四、請示、會議紀要等文種的寫法

（一）請示

請示要與報告、函分開。

1、請示的結構

（1）標題。

重要請示：發(fā)文機關＋內(nèi)容＋文種

一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關于×××經(jīng)費的請示

寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復。

主送機關：報送一個機關，不送給領導人。

（2）請示正文。三部分：請示理由、請示事項、行文的具體要求。

請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。

請示事項：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機關職權范圍內(nèi)的確實無力或無權解決的事情；內(nèi)容要明確具體。

例：關于登山比賽獎品經(jīng)費的請示

請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應改為“上述意見妥否（當否）請批示”

“上述要求請領導考慮”應改為“上述要求請批準”

“上述意見不知可否，請領導決策”應改為“上述意見可否，請領導批示”

2、請示的寫作要求

（1）認真調(diào)查研究。維護請示內(nèi)容的合理性和真實性。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實際；符合整理。真實性即維護請示事實的全面真實。

（2）文字簡明

寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。

可以用增加附件的辦法使請示本身寫的簡明扼要。

我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報批件。

寫請示時語言要樸實、明白，盡量不要用形容詞。

3、請示的行文規(guī)則

（1）逐級報送，一般不越級。（2）只報送一個單位。（3）在一般情況下不報給領導人。（4）聯(lián)合上報的請示必須協(xié)商一致，會簽手續(xù)齊備（如兩個院長都要在發(fā)文稿紙

上簽字）。（5）請示不能向下級機關抄送。（6）上報請示應在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。

（二）會議紀要

1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達會議情況和既定事項

特點：

1、會議紀要不加蓋公章。

2、會議紀要主要用于機關內(nèi)部備查使用。會議紀要是原始素材，不經(jīng)領導審查，而會議紀要必須經(jīng)領導審查。

3、會議紀要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀要附在重要報告后面；會議紀要可用通知下發(fā)；會議紀要可以印成簡報。

1、會議紀要的結構

標題：會議名稱＋文種

成文日期：標題右下方

正文：會議的基本情況

例會寫法：主采用條款式寫法，分條例項

紀要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務，注意人名排序。

大會寫法：歸納敘述。

（1）為什么召開？（2）會議名稱。（3）時間、地點、與會范圍等。（4）議題，并對會議成果進行簡要評價。

2、會議紀要的寫法

（1）收集材料。記錄重點：上級領導講話，大會的發(fā)言，例會依靠會議記錄。

要突出紀實，實事求是的反映本來面目。特別重要的會議紀要要經(jīng)與會者討論并取得認可。

會議紀要的簽發(fā)人應當是主持會議的領導。

會議紀要可先寫背景再寫結論，也可以反過來，但不可以安全按照會議程序來寫。

（2）寫法。可把會議決定事項分成幾個問題，每個問題用小標題區(qū)分開。例會可用慣用語。如：

會議聽取了××同志關于××的報告，經(jīng)討論決定……

會議聽取了××同志關于××的報告，指出××，會議決定……

例會紀要不要寫得過長。

五、公文專用語

（一）稱謂詞 單位、職務＋姓名

代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該

（二）領敘詞：是在公文中領敘來文時的用語，作為行文的依據(jù)。

依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時先引標題再引發(fā)文字號。

按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。

悉 指導性：收悉、敬悉、謹悉

致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉

表示置發(fā)文種目的：為、為了

置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因

（三）承轉詞：承接上文轉入下文

據(jù)此、為此、故此、鑒此。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之

（四）時態(tài)詞

茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時值時 準時 屆時 如期

先到用：先期到達

愈期（如逾期未歸）

當即、迅即、著即、在即

暫時、暫作

曾經(jīng)、日前

（五）結尾詞

1、結束上文。特此報告 特此函告 特此函復 特此通知

此據(jù) 謹此

此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）

2、表示希望和要求的結尾詞

為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）

3、致意性結尾詞

謝謝合作、致以敬禮、謹致謝意

（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候

值此 按

第五篇：公文寫作格式、類型、注意事項

公文處理工作

第一部分

公文處理的基本知識

一、公文的定義、特點、作用

（一）定義

公文是公務活動中形成的，在黨政機關、企事業(yè)單位、人民團體廣泛使用，具有特定格式和法定效用的文件總和。

（二）特點

（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權力和擔負義務的組織或其法定代表人才能充當公文的作者。

（2）特殊的工具：公文是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位傳達貫徹黨和國家的方針政策、實施領導與管理、辦理各項公務的重要工具。

（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關規(guī)章對公文文種的涵義、使用范圍都有相應的規(guī)定，要按照規(guī)定選用文種。

（4）法定的權威和效用：公文在法定的時間、空間范圍內(nèi)，對受文對象行為有不同程度的約束力，具有強制閱讀、強制執(zhí)行或強制答復等執(zhí)行效力。

（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國家行政機關公文格式》都對公文的版式和公文體式作了明確規(guī)定，公文體式的規(guī)范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。

（6）特定的處理程序：公文制發(fā)必須履行法定程序與審批手續(xù)才合法有效。

（三）作用

工具和手段。有六個方面：領導和指示，規(guī)范和準允，交流和聯(lián)系，宣傳和教育，依據(jù)和憑證。

公文處理關系政令暢通、關系機關（單位）的權威和形象、關系機關（單位）的正常運轉、關系作風建設。

二、法定公文種類

（一）黨的機關公文的種類

決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種（下劃線的文種為黨的機關使用，行政機關不使用。此外，成都增加了辦法、細則）。

1.決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。2.決定 用于對重要事項作出決策和安排。

3.指示 用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

4.意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

5.通知 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

6.通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情— 2 — 況。

7.公報 用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

8.報告 用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

9.請示 用于向上級機關請求指示、批準。10.批復 用于答復下級機關的請示。

11.條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

12.規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。

13.函 用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

14.會議紀要 用于記載會議主要精神和議定事項。

（二）行政機關公文種類

命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種（下劃線的文種為行政機關使用，黨的機關不使用）。

1.命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2.決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

3.公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

— 3 — 4.通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。5.通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6.通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7.議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

8.報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

9.請示 適用于向上級機關請求指示、批準。10.批復 適用于答復下級機關的請示事項。11.意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

12.函 適用于不相隸屬機關之聞商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

13.會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第二部分 公文處理規(guī)則

一、行文規(guī)則

（一）黨政分工的原則

黨的領導，主要是思想政治方面的領導，是路線、方針、政策的領導,經(jīng)濟、社會、文化等各個領域、各個行業(yè)的具體事務，一般— 4 — 應由政府各職能部門自主處理。除重大問題、原則性問題外，黨的機關不宜就具體的政務方面的問題直接向行政機關和社會作指示、部署任務；行政機關也不得向黨的組織作指示、部署任務。

（二）根據(jù)各自隸屬關系和職權范圍確定行文關系

1.黨委或政府各部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級相關部門行文。

2.部門之間對有關問題未協(xié)商一致，不得各自向下行文。3.無隸屬關系的機關之間一般用函行文(關于函、請示、報告、批復不分的問題）。

4.部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）根據(jù)授權外不得對外正式行文。

（三）請示行文的原則 1.請示應一文一事。2.請示事項必須協(xié)商一致。3.請示一般只寫一個主送機關。

4.不得在報告等其他非請示公文中夾帶請示事項。

（四）其他有關行文原則 1.不直接向領導者個人報送公文。

2.對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回呈報機關。

二、報送公文在行文規(guī)則方面的主要問題

（一）黨政職能不分

問題表現(xiàn)：向黨委請示屬于政府職能的事項。如，向黨委請示

— 5 — 解決征地、建房事項。

指導意見：屬政府職權范圍的工作，應請示政府。

（二）請示違反一文一事原則

問題表現(xiàn)：在1件請示中涉及多個事項。如，某xxx報送的1件請示中列出了土地、技改、稅費等5項請示事項。

指導意見：請示要堅持一文一事原則。

（三）越級請示工作

問題表現(xiàn)：某企業(yè)直接向市政府請示某一活動方案。指導意見：應堅持逐級行文，如特殊原因必須越級的要抄送被越過的上級機關。

（四）多頭報送

問題表現(xiàn)：請示同時主送黨委、政府及領導。

指導意見：請示只能主送1個機關且不能直送領導個人。

（五）亂用文種 問題表現(xiàn)：

一是請示、報告不分。如，在報告中夾帶請示事項。請示用于向上級機關請求指示、批準。報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。請示是辦件，報告閱件。

二是函和請示、報告、批復不分。如，某部門給財政局要錢用請示、報告，對某民營企業(yè)請求同意的事項的報告作出批復。函用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。批復用于答復下級機關的請示。

— 6 — 三是通知和意見不分。如，把通知當成意見，意見不像意見：講很多宏觀、原則要求，不具體，通知不像通知。意見用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

四是法定文種和其他公務文書不分。如，某部門將某項工作要點、工作方案當成法定公文直接印發(fā)。

指導意見：按照《條例》和《辦法》規(guī)定正確選用文種。

第三部分

公文格式

一、公文格式規(guī)范

（一）標題

標題一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題（事由）和文種組成。標題一般用2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目（菱形、梯形等）。國家行政機關公文標題中除法律、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（二）主送機關

即指主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文，主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。主送機關名稱位于正文左下方，標題下空1行，左側頂格用3

— 7 — 號仿宋體字標注，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號（如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時）。

（三）正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。位于標題或主送機關下方。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明其中文涵義；日期應當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位；文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱；用數(shù)字表示層次結構序數(shù)，應按“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”的次序，不可顛倒使用。正文中第一層次標題可用3號黑體字。第二層次標題可用3號楷體字，正文中其他文字一般都用3號仿宋體字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空一行、左空2字用3號仿宋體字標注“附件”，后標全角冒號和附件名稱，如需回行，應與附件名稱第一字對齊排列（國家行政機關公文附件名稱后不加標點符號）。有兩個以上附件時，應注明順序。順序號使用阿位伯數(shù)字。在“附件：”后上下對齊排列，數(shù)字后用下圓點符號。附件標題一般用小2號小標宋或黑體字，正文字體從本節(jié)第十款規(guī)定。附件應置于主件之后，與主件裝訂在起，并在附件左上角第1行頂格標注“附件”，有序號時標注序號，附件的序號及名稱前后標注應一致。如附件與主件不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格，標注公文的發(fā)文字號并— 8 — 在其后標注“附件”（或帶順序號）。

被印發(fā)、批轉和轉發(fā)的公文，不屬本機關公文的附件，應在印發(fā)、批轉、轉發(fā)“通知”之后另頁排印。印發(fā)、批轉、轉發(fā)通知正文用3號楷體字。被印發(fā)、批轉、轉發(fā)公文的一般格式為：標題、主送機關、正文、發(fā)文機關署名、成文日期等，標題一般用小2號小標宋字，正文字體從本節(jié)第十款規(guī)定。被印發(fā)、批轉、轉發(fā)公文的版頭、抄送機關、印制版記等不再標注。

（五）發(fā)文機關署名

即指發(fā)文機關名稱。應用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。聯(lián)合行文時，各聯(lián)署機關名稱一般應平行排列，并將主辦機關排列在前。國家行政機關公文，因必須加蓋發(fā)文機關印章，單一機關制發(fā)或兩家機關聯(lián)合行文時，不需發(fā)文機關署名。

（六）成文日期

一般署會議通過日期或領導人簽發(fā)日期。聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期。用阿拉伯數(shù)字將成文日期的年、月、日標全（年份要標全稱，日、月不編虛位即01、02等），位于發(fā)文機關署名右下方。決議、決定、規(guī)定、會議紀要等不標明主送機關的公文，成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。（如：2013年7月18日，黨委、行政均這樣用）

（七）印章（上不壓正文、下騎年蓋月）

（八）公文的文面格式

公文的文字從左至右橫排。標題、正文的字體、字號要莊重、— 9 — 美觀、大方，搭配協(xié)調(diào)。

1.字體：公文標題的字體、字號一般用2號方正小標宋；正文中一級標題的字體、字號一般用3號方正黑體，二級標題一般用3號方正楷體；正文一般用3號方正仿宋；在批轉、轉發(fā)、印發(fā)類公文中，批轉、轉發(fā)、印發(fā)按語部分用3號方正楷體。

2.段落：固定值28—30 3.頁邊距：上：3.7、下：3.5、左：2.8、右：2.6 4.版式： 5.頁碼：

6.回車（主要是含有數(shù)字標記的）7.裝訂：左側、中縫

第四部分

常用的幾種材料的寫法

（一）請示

（二）報告

（三）通知

（四）函

（五）計劃（工作要點）

（六）總結

（七）回復

（八）匯報材料

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（九）剖析材料

（十）信息

第五部分

幾點建議

一、要提高對公文處理重要性的認識。有些單位把主要精力放在綜合協(xié)調(diào)、服務保障上，有的忙于協(xié)調(diào)處理事務工作，常常不自覺地放松了公文處理工作，也常常把公文處理當成簡單的收收發(fā)發(fā)，對公文處理過問不多、把關不嚴，導致公文處理的隨意性。公文處理關系政令暢通、關系機關（單位）的權威和形象、關系機關（單位）的正常運轉、關系作風建設。

二、要抓基礎和規(guī)范。公文處理中遇到的問題多數(shù)是最基本的要求和規(guī)范，連起碼的常識都不懂，比如格式、行文規(guī)則、文字錯漏等。這些問題的出現(xiàn)，主要還是有的單位不開展學習培訓、文秘干部不主動鉆研業(yè)務，以致一些常規(guī)錯誤、低級錯誤一犯再犯。因此，抓基礎和規(guī)范仍然是很多單位公文處理工作的主要矛盾：一是抓業(yè)務知識學習，使文秘干部對公文處理專業(yè)知識和技能熟練掌握。二是加強業(yè)務指導，打牢基層基礎工作。

三、要抓質(zhì)量。公文質(zhì)量不高甚至粗制濫造的問題不少，有的單位公文質(zhì)量很差，各環(huán)節(jié)都不把關、一路“放水”，一般科員起草的文稿就層層上報或下發(fā)，造成一個經(jīng)辦人員的水平就代表了單位水平。實際上，質(zhì)量是公文處理的生命線，抓公文質(zhì)量至關重要。

四、要嚴把“五關”。

（一）職能層次關：首先，解決發(fā)不發(fā)的問題。在實際工作中，不應該發(fā)文而要求發(fā)文的有以下3種情況：一是主觀上想更好地推動工作；二是為擴大本單位本部門的影響；三是部門利益。其次，以什么名義發(fā)。

（二）政策法規(guī)關：一是符合政策 黨章、黨的決定、黨和國家領導人的重要講話、上級機關文件（特別注意同類文件）、本機關以前發(fā)的文件、有關部門的相關政策規(guī)定，避免部門之間打架。二是符合法律、法規(guī)。

（三）客觀實際關：材料真實（公文所依據(jù)、所引用的材料來源可靠，內(nèi)容翔實，準確無誤，沒有水份）、判斷準確、內(nèi)容完善、主題鮮明。

（四）文字邏輯關：準確、簡明、樸實、規(guī)范。錯別字、標點符號、簡稱、規(guī)范用詞、數(shù)字用法、壓縮冗長文字。

（五）公文格式關：文種選擇、用紙格式、文面格式、排版、印刷與裝訂格式。

職能層次關是入口關，政策法律關核心是有效性和權威性，客觀實際關核心是針對性、操作性，文字邏輯關是基本要求，公文格式關是基本形象要求，各關都很重要，把好“五關”是一項重要的參謀職責。

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