第一篇：公文注意事項

《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》

對組織人事部工作作全局性安排部署的，用“筑金工組發?xxxx?xx號”；轉發上級機關公文、科室干部任免等用“筑金工組通字?xxxx?xx號”；向上級機關請求指示、批準用“筑金工組請字?xxxx?xx號”；回復其他機關的請示用“筑金工組批復?xxxx?xx號”；向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議以及答復上級機關的詢問用“筑金工組報字?xxxx?xx號”；機關之間發函或復函用“筑金工組函字?xxxx?xx號”。

七類常識性錯誤：越級行文，公文主旨不清，請示、報告不分，公文所附附件不全或未標注附件，請示件多頭主送，體例格式不規范，文字性錯誤。

第二篇：公文注意事項

《國家行政機關公文格式》需注意的問題

一、搞清黨政公文格式的區別

（一）在格式名稱上：黨的機關對紅色反線以上部分稱“版頭部分”；行政機關稱“公文眉首”。黨的機關對主題詞及主題詞以下部分稱“文尾部分”；行政機關稱“公文版記”。

（二）在格式設置上：行政機關公文要求用A４型紙；黨的公文要求用A4型紙，也可用16開型紙。行政機關的秘密等級、保密期限，緊急時限都標在首頁右上角；黨的公文要求標在首頁左上角。行政機關公文的紅色反線是一條與版心等寬、中間不間斷的紅色反線；黨的公文紅色反線在中間斷開處點綴一個紅色五角星。單一行政機關制發的公文一般不署機關名稱；黨的機關公文要求除決議、決定、條例、規定、意見、會議紀要等文種外，正文后不得省略發文機關名稱。行政機關公文成文日期要用漢字，“零”寫為“O”，黨的機關公文既可用漢字，也可用阿拉伯數字書寫。行政機關公文必須使印章與正文同處一頁，不得標識“此頁無正文”；黨的機關公文可以標識“此頁無正文”，位置在該頁首行頂格標識。行政機關公文在格式的內容上較黨的機關多“批（按）語”、“附注”、“紅色反線”；黨的機關公文格式在內容設置上較行政機關公文多“發文機關署名”和“印發傳達范圍”。

二、確定眉首部分的“發文機關名稱”（發文機關名稱由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”組成）的位置，要注意以下四點：

（一）“發文機關名稱”的上沿至眉首頂部25mm，使用小標宋體字。字的大小要求≤15mm×22mm（因國務院發文機關名稱字號是這么大，其他單位公文發文機關名稱字號不能大于此字號。下級機關發文機關名稱字號不大于上級機關發文機關名稱字號，上行文發文機關名稱字號一般采用宋體１號字；下行文發文機關名稱字號一般采用宋體初號字。

（二）上行文“發文機關名稱”上沿比下行文下移55mm，使之與眉首頂部距離保留80mm。

（三）如機關名稱較長，要分行標識，但“文件”二字在二行居中標識，字體略大于機關名稱。

（四）聯合行文時，主辦機關名稱排在前。如聯合行文機關過多，必須保證首頁顯 1

示正文。也可用主辦機關一家版頭，在標題和公文主體尾部標明聯辦機關名稱。

三、發文字號要求

由發文機關代字＋年份＋序號組成。如北京市平谷區人民政府2004年1號文件則為:京平政〔2007〕1號。在這里易出兩個方面的錯誤：

（一）多無關的字。如上例寫成京平政發〔2007〕1號或京平政〔2007〕第1號或京平政通字〔2007〕1號。

（二）序號需位或簡寫。如上例寫成京平政〔2007〕001號或京平政〔07〕1號

四、標題要規范。一般由發文機關名稱＋公文主題＋文種組成。需注意兩點：

（一）文種切忌混雜使用，如“請示報告”、“批復意見”、“方案的請示”等，都是錯誤的。

（二）標題中不宜出現“關于”的連用和“通知”的連用。如《國務院辦公廳關于轉發民政部<關于進一步加強生產救災工作報告>的通知》應改為《國務院辦公廳轉發民政部關于進一步加強生產救災工作報告的通知》；××區教育局轉發《市教委轉發<國家教委關于加強中小學思想品德教育的通知>的通知》的通知應改為：××區教育局轉發《國家教委關于加強中小學思想品德教育的通知》的通知。

五、確定主送機關要注意三個方面

（一）一般通知、報告、請示、批復、函用主送機關；而決定、公告、會議紀要、意見等不用主送機關；其他文種酌情而定。

（二）確定主送機關要同時考慮行文關系和文件內容兩個方面。

（三）確定上行文主送機關的原則是：主送一個機關，按隸屬關系逐級主送（別越級、別多頭）；不以機關名義向領導者個人行文。

六、成文日期和機關印章。

用印是使公文具備法定效力的關鍵環節，同時也是易于疏漏和忽視的環節；必須嚴格

按《國家行政機關公文格式》印制標準第七條

（六）執行。

七、關于版記有關內容的提示

（一）“抄送”是相對“主送”而言；

（二）“印發機關”不一定是“發文機關”；

（三）印發日期不一定是成文日期。

公文的常見詞語、句子錯誤舉例

1．詞意不符合客觀實際或不準確。

經反復核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款（每人分別收受現金 50000元），已構成受賄罪。案發后，二人還與XX公司業務負員X X訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。

2．詞語的褒義詞、貶義詞和中性詞混用。如：

“在某些領導者的庇護下”和“在某些領導者的保護下”

3．同音異義帶來的歧義。

獨聯體國家看不上2002年世界杯足球賽。

4．詞語搭配不正確。如：

他們從實際情況出發，在農業生產中，因地制宜，不斷創新，終于開創出一套發達農業各項生產的經驗。

“在這個車間里，勤儉節約的精神日益濃厚。”（主謂搭配不當）

“這項主體工程也是本省化工行業中最大最先進的一項節能措施。”（主賓搭配不當）

“這場技術競賽是在酷熱的氣溫中進行的。”（定語與名詞中心語搭配不當）

詞語的搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要符合語言習慣。上下文的詞語需要相互照應配合；有時為避免不必要的重復，必須使用不同的詞語。如：

“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行

補交。”

5、語義含混不清晰、不便于準確理解，甚至產生歧義。如：

“剛從大城市來到這荒僻的山區工作的確會有些不習慣，但這種不習慣實在只是一個時間問題。”

“如果售貨員與顧客吵架，值班經理應立即向負有責任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎金發放的依據。”

6．句子成分不完整。如：

“從這份文件里，使全廠干部都了解到開展政治思想工作的重要性。”

“目前，西安市正在開展整頓交通秩序。”

“這是一支過得硬的隊伍，他們每建造一座發電站，力求（??）全優，不留任何質量隱患。”

7．句子雜糅

“今年生產任務的提前完成，靠的是全廠干部、工人的齊心努力，各有關協作單位對本廠的積極支持和熱情援助取得的。”

8．語序安排不當。

“這樣的活動樂于使廣大農民群眾接受。”

“我院已于9月30日召開了先進個人先進集體表彰大會，賈平凹院長和其他學院的領導同志出席了這次會議。”

“5月 3日，我們訪問了參加過五四運動的當年的愛國老人。”

“該文件 根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》的規定，由本部辦公廳文電處撰擬。”

9．不合事理，邏輯錯誤。如：

“這個地區氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發展水產養殖業。”（自相矛盾）

“衡量一個企業是否經營得好，要從這樣一些方面考察：第一，人盡其才；第二，有正確的經營方針；第三，有強有力的領導班子”。（前后不對應，前面講“是否”，后面則只講了“是”而沒講“否”）

“只要我們統一認識，振奮精神，今年的利潤指標就一定能夠實現。”（條件不充分）

“我們認為，工人技術水平的提高是完全可能的，因為工業生產需要參與其間的工人掌握必要的技術。”（“判斷”與“證明”間沒有必然聯系）

10． 省略不當，產生歧義

“大家對護林員揭發 林業局帶頭偷運木料的問題普遍感到非常氣憤。”

第三篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結構層次序數，審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產生初審版本后在“領導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內容寫入“審批內容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規定發送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規定程序送辦公室審核后報局領導簽發。送外單位會簽的紙質文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經部門負責人初審后，應根據文件的類型分別發送法規部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規范性文件應先送法規部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規部門復審后，應發回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據局領導分工發送簽發。重要文稿由辦公室負責人復核后再發送局領導簽發。辦公室核稿后，必須產生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內，用密碼簽名。對不需發文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

第四篇：公文寫作注意事項

公文寫作注意事項

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：

（一）公文文頭不規范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標題中常見病例分析

標題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規范 例

1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。

例

3、***高校關于加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關于轉發光華公司經營承包責任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關于批轉XX市人民政府關于批轉XX省人民政府關于進行公共場所衛生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強臺風緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，并隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

2、請示、函、報告三者混淆

例

1、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

2、***關于申請1995年公費醫療補助費的報告。例

3、***關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。例

4、東山鄉關于撥款的請示報告 病例分析：

例1的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例2的標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例3的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

（三）主送機關排列混亂；

（四）結構層次序數混亂；

2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴格規定。規定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當，不合語法 用詞不當主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當）

2、根據“三個代表”的要求，大力推進技術革新，完善了內部機制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養失足青年的場所，多次受到上級領導表彰。（搭配不當）

5、我們能不能培養出“四有”新人，是關系到我們黨和國家前途命運的大事，也是教育戰線的根本任務。（兩面對一面）

6、這個經驗值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會議的有領導、部門負責同志、黨員、團員、教師和工人代表。

8、要求各鄉鄉長本月15日前來縣政府招待所參加會議。

9、焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學質量，必須不斷地提高師資水平和教學設備。

11、考場是設在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產的拖鞋由宏遠外貿公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在

下行文——莊重嚴肅、語氣嚴厲、沒有商量、毋庸質疑

平行文——態度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）數字概念不清楚。

（二）數字概念不準確。

（三）是數字書寫形式不統一。

第五篇：公文寫作注意事項

環縣迎接國家三類城市語言文字評估驗收（公文寫作注意事項）

（一）紙型和字數

統一使用A4紙印制（除相關文件有特殊規定外）。每頁22行，每行28個字。

（二）字體和字號

1.一級標題（題目），使用2號小標宋體;2.二級標題（即第一層次序號，正文的一級標題），使用3號黑體；

3.三級標題，使用3號楷體加粗； 4.四級標題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯數字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨列行，句末不用標點符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨列行（若字數原因，可占兩行），單獨列行時句末不用標點符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實較長，也可單獨列行，單獨列行時句末不用標點符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨占一行。

這種層次序號之后是本段標題，標題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標題，則序號之后直接寫正文。

（四）標點符號

1.標題

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。比如“關于轉發《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(轉發、印發)的請示、報告以及方案、意見、規定、決定等文件的名稱在公文標題中出現時，不加書名號，例如：“關于印發環縣教育系統迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案的通知”中的“環縣教育系統迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案”就不用加書名號。

當然，在公文處理的實際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標題中出現比較頻繁的，有時候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發文號

印發公文時，年份外的括號應該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認為，如果書名號（或雙引號）的并列關系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀年，前后兩個年份之間用“—”。③文中如果強調的是時間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應該使用占兩個空格的連線“——”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個數字間的頓號

①相鄰的兩個數字表示概數，要用漢字數碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個數字連用，有時不是表示概數，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時間。成為時間一般以領導簽發的日期為準，用漢字將年、月、日標全，表示“零”的數字寫為漢字數字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯數字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發文印章。單一機關印發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。