第一篇：公文事項(xiàng)處理注意事項(xiàng)

公文處理注意事項(xiàng)講座

根據(jù)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排和一些部門(mén)要求，今天在這里和大家就公文處理的一些注意事項(xiàng)進(jìn)行一個(gè)交流。為了能使我們的交流具有側(cè)重點(diǎn)和針對(duì)性，我對(duì)今年投資公司制作的150多份公文進(jìn)行了一個(gè)回頭看，逐份進(jìn)行了翻閱，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了收集，結(jié)合鐵路公文處理辦法進(jìn)行了梳理。按照公文處理的一般流程，現(xiàn)在分十個(gè)方面介紹如下，不妥之出請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評(píng)指證。

下面涉及的問(wèn)題實(shí)際都是獨(dú)立存在的問(wèn)題，每一個(gè)小題目都基本能說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題。有些內(nèi)容為了強(qiáng)調(diào)和從不同角度深入說(shuō)明，會(huì)重復(fù)或交叉提及，請(qǐng)大家理解。

一、發(fā)文稿紙?zhí)顚?xiě)

發(fā)文稿紙?zhí)顚?xiě)似乎很熟悉，很簡(jiǎn)單，但實(shí)際存在的問(wèn)題不少，問(wèn)題都是從發(fā)文稿紙?zhí)顚?xiě)不規(guī)范開(kāi)始的。不少該填寫(xiě)的欄目沒(méi)有填寫(xiě)。發(fā)文部門(mén)核稿人和綜合部門(mén)核稿人主要是檢查各項(xiàng)內(nèi)容是否正確，并不應(yīng)承擔(dān)擬稿人剩余的工作。

二、公文格式

主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。從發(fā)文稿紙開(kāi) 始書(shū)寫(xiě)（包括打印）。不能寫(xiě)此頁(yè)無(wú)正文。

成文日期。署領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期。擬稿寫(xiě)年月日時(shí)，日子可以空著。

附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件一一列出，不能寫(xiě)“附件1-3”，或“附件1-10”。

抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。應(yīng)當(dāng)從發(fā)文稿紙開(kāi)始編頁(yè)碼，發(fā)文稿紙就是第一頁(yè)。

文頭紙上文字語(yǔ)句與次頁(yè)文字語(yǔ)句要緊密銜接。打印稿件，文頭紙上要求填寫(xiě)的欄目和所打印的內(nèi)容要對(duì)齊，不要錯(cuò)行，主送就主送，抄送就抄送。

文件總份數(shù)如何計(jì)算：主送單位數(shù)、抄送單位數(shù)、存檔（1份）、辦文部門(mén)（1份）之和。

三、擬稿

題目如何構(gòu)成：“四合一”：由發(fā)文單位、關(guān)于、事由和文種組成，也可不加發(fā)文單位。

正確使用文種（發(fā)文種類(lèi)）。我們公司常用的文種是：通知、通報(bào)、函、請(qǐng)示和報(bào)告。

如何確定文種：正確確定文件種類(lèi)的關(guān)鍵是：明確發(fā)文目的。通知的使用：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布內(nèi)部規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

通報(bào)的使用：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

函的使用：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

請(qǐng)示的使用：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)。

報(bào)告的使用：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

我公司只對(duì)“中國(guó)鐵路總公司”（以公章為準(zhǔn)）發(fā)送請(qǐng)示或匯報(bào)，不包括總公司各部門(mén)。

文稿中正文前不重復(fù)寫(xiě)主送單位，主送、抄送單位填寫(xiě)在指定位置。

四、修改

修改符號(hào)要規(guī)范，刪除，增加，移位等修改應(yīng)按規(guī)定標(biāo)示。

五、公文核稿：

分為發(fā)文部門(mén)核稿和綜合部門(mén)核稿。一是發(fā)文部門(mén)核稿：

公文文稿送出本部門(mén)前，應(yīng)當(dāng)先由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審 核。審核的重點(diǎn)是：

行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；

內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

內(nèi)容涉及的部門(mén)或者部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn);文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

二是綜合部門(mén)核稿：按鐵路公文處理辦法執(zhí)行。綜合部門(mén)核稿與發(fā)文部門(mén)核稿的關(guān)系：各負(fù)其責(zé)，互不替代。發(fā)文稿紙上有兩欄，分清了責(zé)任。本部門(mén)核稿（審核訂正文稿）是綜合部門(mén)核稿的基礎(chǔ)，如果發(fā)文部門(mén)公文質(zhì)量不高，綜合部門(mén)核稿就沒(méi)有辦法有效提高和保證文稿的質(zhì)量。

目前最突出的問(wèn)題是無(wú)法在書(shū)面上做到整潔。

六、校對(duì)

校對(duì)有兩個(gè)階段：

一是復(fù)制前校對(duì)，二是復(fù)制后校對(duì)。拿到綜合部門(mén)打印稿后，辦文部門(mén)再審查一遍，主要檢查成文后的頁(yè)碼是否連續(xù)，有沒(méi)有漏業(yè)、重頁(yè)，少頁(yè)；打印件文字與原稿是否一致；公章是否加蓋。在這里，有的同志或許會(huì)問(wèn)：蓋章是綜合部門(mén)職責(zé)，應(yīng)當(dāng)由綜合部門(mén)負(fù)責(zé)。這個(gè)說(shuō)法沒(méi)有錯(cuò)，但有責(zé)任不等于解決了所有問(wèn)題；同樣道理，公文起草是執(zhí)筆人和擬稿部門(mén)的責(zé)任，但這個(gè)責(zé)任同樣需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核檢查，才能減少和避免問(wèn)題。公文處理就是這樣由執(zhí)筆人、承辦部門(mén)、綜合部門(mén)、會(huì)簽部門(mén)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)、共同把關(guān)的工作過(guò)程。出現(xiàn)差錯(cuò)有一定客觀原因，即使簡(jiǎn)單重復(fù)性工作也平均出現(xiàn)萬(wàn)分之六的錯(cuò)誤，但是，可以通過(guò)層層把關(guān)來(lái)消滅錯(cuò)誤，提高質(zhì)量。

七、主件附件關(guān)系處理

主要內(nèi)容必須在正文中簡(jiǎn)要表述清楚。但不少文件主要內(nèi)容沒(méi)有在正文中體現(xiàn)，正文中沒(méi)有主要內(nèi)容，內(nèi)容不完整。

附件的定義：附件是對(duì)主件的補(bǔ)充說(shuō)明，不能代替正文對(duì)主要內(nèi)容的表述。假如沒(méi)有附件，主件也應(yīng)當(dāng)能獨(dú)立說(shuō)明主要內(nèi)容。主件為主，附件為次，如果主要內(nèi)容不在主件里而在附件里，就是主次顛倒。

比如：關(guān)于談判結(jié)果的函，卻沒(méi)有結(jié)果；既然說(shuō)“詳見(jiàn)附件”，那對(duì)“粗見(jiàn)”概要的說(shuō)明或敘述、介紹在哪里？

如：談判小組按照采購(gòu)文件規(guī)定，對(duì)報(bào)價(jià)文件進(jìn)行了評(píng)審，形成了談判報(bào)告，提出了合同授予建議（詳見(jiàn)附件一），這樣的表述實(shí)際沒(méi)有主要內(nèi)容。主要內(nèi)容在附件里，正文中反而沒(méi)有。評(píng)標(biāo)報(bào)告問(wèn)題。格式要規(guī)范，簽名要清楚并注明時(shí)間。評(píng)標(biāo)報(bào)告的內(nèi)容我們不干涉，但對(duì)格式要按公文處理辦法去要求。

八、原件和復(fù)制件的關(guān)系

前邊我所說(shuō)的七個(gè)問(wèn)題，都屬于一個(gè)大的方面的問(wèn)題：就是公文原件范圍內(nèi)的問(wèn)題。與原件相對(duì)應(yīng)的的是：復(fù)制件。

什么是復(fù)制件？打印蓋章的文件。

原件與復(fù)制件的關(guān)系是：

原件是主件,打印件是復(fù)制件,原稿的重要程度高于復(fù)制件。

了解了這個(gè)關(guān)系，我們就會(huì)認(rèn)識(shí)到，原來(lái)這原件“輩份”很高，原件是復(fù)制件的“長(zhǎng)輩”，重要程度更高，原件不是辦完就不要了，也不是存起來(lái)再也沒(méi)有用了，而是原件永遠(yuǎn)都對(duì)復(fù)制件起著規(guī)定、約束的作用。

確實(shí)是這樣，有些公文也不一定得有復(fù)制件，機(jī)關(guān)的有些公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，就已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)意義的公文，但根據(jù)需要并不復(fù)制或印發(fā)，存檔備查，落實(shí)文件通過(guò)會(huì)議傳達(dá)進(jìn)行。又比如簽報(bào)，在機(jī)關(guān)，簽報(bào)僅此一份，也不復(fù)制，并不能說(shuō)它不是文件。所以說(shuō)沒(méi)有復(fù)制件，不等于這個(gè)文件不是文件。

由此可見(jiàn)，原件確實(shí)比復(fù)制件重要，所以對(duì)原件的起草、審核、修改、管理就十分重要，我們一定要重視提高公文稿件 的處理質(zhì)量。既然認(rèn)識(shí)到原件這么重要，就能更好地理解今天我們?yōu)榻裉旖涣鞯牡谝粋€(gè)問(wèn)題是從發(fā)文稿紙的正確使用開(kāi)始講起。原來(lái)，發(fā)文稿紙承載了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和權(quán)威性集中體現(xiàn)在發(fā)文稿紙上。發(fā)文稿紙?zhí)顚?xiě)不全或不寫(xiě)正文，實(shí)際是很“奇葩”的一種做法。

九、公文管理

領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得改動(dòng)，確有必要改動(dòng)的，必須列出充足理由，報(bào)請(qǐng)簽發(fā)該文件的領(lǐng)導(dǎo)同意。

部門(mén)承辦發(fā)出的文件，包括收到的文件，應(yīng)當(dāng)集中管理，有個(gè)發(fā)文本，有個(gè)收文本，各員工、各小組暫時(shí)不用的文件，及時(shí)交出統(tǒng)一管理；需要時(shí)借閱，用過(guò)歸還。

十、其他問(wèn)題

今天我的發(fā)言，提出這些問(wèn)題和建議，首先是從鐵路公文處理辦法出發(fā)的，按照鐵路公文處理辦法和公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行公文處理。同時(shí)，也實(shí)際上堅(jiān)持一個(gè)方法：這個(gè)方法就是：分清“行、對(duì)、好”的標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的標(biāo)準(zhǔn)不能停留在也行、也對(duì)的水平上，而是應(yīng)當(dāng)要求自己向更好的標(biāo)準(zhǔn)努力。因?yàn)椋绻粷M(mǎn)足“也行”、“也對(duì)”的程度，我們的公文處理工作質(zhì)量就會(huì)越來(lái)越下降，而只有堅(jiān)持“好”、“更好”的標(biāo)準(zhǔn)，我們的公文質(zhì)量才能越來(lái)越高。如何追求更好這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)？

一是嚴(yán)格要求自己，嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待公文處理工作： 我們可以對(duì)自己提個(gè)要求，文件拿出來(lái)，讓別人難以找到可以改動(dòng)的地方。

把字寫(xiě)好，可以不是書(shū)法，但能體現(xiàn)認(rèn)真。發(fā)文稿紙?zhí)顚?xiě)有的實(shí)在潦草，涂改混亂。要把自己姓名寫(xiě)工整，有的實(shí)在難以辨認(rèn)。

二是抽出時(shí)間系統(tǒng)地學(xué)習(xí)公文處理有關(guān)規(guī)定： 學(xué)習(xí)鐵路公文處理辦法； 學(xué)習(xí)鐵路公文格式； 學(xué)習(xí)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法；

學(xué)習(xí)國(guó)務(wù)院關(guān)于在公文和出版物上正確使用數(shù)字的規(guī)定。三是講究語(yǔ)法和修辭：

語(yǔ)法就是就是把話(huà)說(shuō)得對(duì)，修辭就是把話(huà)說(shuō)得好。高質(zhì)量的公文擬稿要語(yǔ)法和修辭相得益彰。

四是注意文字表述的一些具體問(wèn)題

“貴單位”與“你單位”的用法確定和統(tǒng)一：對(duì)地方政府、總公司各部門(mén)用“貴部門(mén)”即可。對(duì)其他單位一般用“你單位”較好。

凡簽名，請(qǐng)注明時(shí)間。

“等”字，不用在句末。“等+數(shù)字”時(shí)，等前不等后。等是“類(lèi)”、“前列所有”的意思，注意體會(huì)，正確使用。加括號(hào)的情況和位置：一是屬于相同的句子成分，二是括號(hào)里的內(nèi)容可以用所注解的內(nèi)容替換。

數(shù)字用法，按規(guī)定使用。連詞（和、與、及）的用法。助詞（的、得、地）的用法。

校對(duì)時(shí)請(qǐng)注意我改動(dòng)過(guò)的地方，體會(huì)為什么改；不理解、不贊成的提出商榷，共同探討。

表達(dá)盡量簡(jiǎn)練，套用文件表達(dá)方式也不要一成不變，根據(jù)需要盡量簡(jiǎn)化。

修改得多的，應(yīng)當(dāng)清稿。

每寫(xiě)下一個(gè)字，要確切，要有確定的內(nèi)容，要有針對(duì)性，有對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。

公文處理的內(nèi)容比較多，今天我們就主要的注意事項(xiàng)和常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了一個(gè)交流，沒(méi)有涉及的事項(xiàng)還有很多，在今后的工作中我們隨時(shí)繼續(xù)交流。今天說(shuō)得不妥的地方，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評(píng)指正。

第二篇：公文處理注意事項(xiàng)

公文處理注意事項(xiàng)

一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項(xiàng)：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁(yè)面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號(hào)字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號(hào)字。如果文中有標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號(hào)字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時(shí)間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)在文件的標(biāo)題后用圓括號(hào)注明。例如：“《紹興市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開(kāi)展情況的通報(bào)》（紹市國(guó)稅辦〔2004〕444號(hào)）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，審稿。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過(guò)“編輯”功能進(jìn)入計(jì)算機(jī)文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明確簽署意見(jiàn)，審批意見(jiàn)的詳細(xì)內(nèi)容寫(xiě)入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認(rèn)”鍵退出。需其它部門(mén)會(huì)簽的文件，應(yīng)在會(huì)簽欄中選擇會(huì)簽部門(mén)，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門(mén)。會(huì)簽部門(mén)在會(huì)簽時(shí)應(yīng)通過(guò)“編輯”功能審閱計(jì)算機(jī)文稿，產(chǎn)生會(huì)簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回?cái)M稿部門(mén)。擬稿部門(mén)在確認(rèn)會(huì)簽完畢無(wú)誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會(huì)簽的文件應(yīng)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。外單位會(huì)簽完畢后，主辦部門(mén)應(yīng)先將外單位會(huì)簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然后將外單位會(huì)簽意見(jiàn)輸入計(jì)算機(jī)文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會(huì)簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類(lèi)型分別發(fā)送法規(guī)部門(mén)復(fù)審或辦公室秘書(shū)初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門(mén)復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門(mén)復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門(mén)。辦公室秘書(shū)初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對(duì)不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應(yīng)在寫(xiě)明意見(jiàn)并簽名后退回主辦部門(mén)。各單位每個(gè)工作日必須打開(kāi)本單位的部門(mén)信箱，注意接受發(fā)來(lái)的電子文件。各單位接到電子文件后要及時(shí)按辦文程序處理，不得延壓。

第三篇：公文處理注意事項(xiàng)

公文處理注意事項(xiàng)

一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項(xiàng)：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁(yè)面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號(hào)字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號(hào)字。如果文中有標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號(hào)字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時(shí)間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)在文件的標(biāo)題后用圓括號(hào)注明。例如：“《紹興市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開(kāi)展情況的通報(bào)》（紹市國(guó)稅辦〔2004〕444號(hào)）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，完畢。

二、發(fā)文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時(shí)，必須先正確填寫(xiě)“文頭紙”欄下的各個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)注主題詞可使用“自動(dòng)標(biāo)引”功能，并根據(jù)主題詞標(biāo)引的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應(yīng)在“外收文登記簿”中選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應(yīng)由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認(rèn)起草完畢后，將文件發(fā)送本部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開(kāi)的，應(yīng)設(shè)定為共享文件，以便其它工作人員查詢(xún)。

審稿。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過(guò)“編輯”功能進(jìn)入計(jì)算機(jī)文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明確簽署意見(jiàn)，審批意見(jiàn)的詳細(xì)內(nèi)容寫(xiě)入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認(rèn)”鍵退出。需其它部門(mén)會(huì)簽的文件，應(yīng)在會(huì)簽欄中選擇會(huì)簽部門(mén)，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門(mén)。會(huì)簽部門(mén)在會(huì)簽時(shí)應(yīng)通過(guò)“編輯”功能審閱計(jì)算機(jī)文稿，產(chǎn)生會(huì)簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回?cái)M稿部門(mén)。擬稿部門(mén)在確認(rèn)會(huì)簽完畢無(wú)誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會(huì)簽的文件應(yīng)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。外單位會(huì)簽完畢后，主辦部門(mén)應(yīng)先將外單位會(huì)簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然后將外單位會(huì)簽意見(jiàn)輸入計(jì)算機(jī)文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會(huì)簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類(lèi)型分別發(fā)送法規(guī)部門(mén)復(fù)審或辦公室秘書(shū)初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門(mén)復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門(mén)復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門(mén)。辦公室秘書(shū)初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對(duì)不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應(yīng)在寫(xiě)明意見(jiàn)并簽名后退回主辦部門(mén)。各單位每個(gè)工作日必須打開(kāi)本單位的部門(mén)信箱，注意接受發(fā)來(lái)的電子文件。各單位接到電子文件后要及時(shí)按辦文程序處理，不得延壓。

公文處理常識(shí)

【公文排版規(guī)格是怎樣定的?】

公文排版的規(guī)格：正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般 每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。

【如何確定行文關(guān)系?】

各級(jí)各類(lèi)行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

【哪些部門(mén)、機(jī)關(guān)和單位可以聯(lián)合行文?】

以下部門(mén)、機(jī)關(guān)和單位可以聯(lián)合行文：一是同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)可以聯(lián)合行文；二是上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；三是政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；四是政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；五是政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 【聯(lián)合行文有些什么規(guī)則?】

聯(lián)合行文有兩條規(guī)則：一是必須是涉及兩個(gè)以上部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事；二是必須明確主辦部門(mén)。

【“請(qǐng)示”性公文應(yīng)注意哪些問(wèn)題?】

給上級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”性公文應(yīng)注意四個(gè)問(wèn)題：一是“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；二是一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；三是需要同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)；四是不得將“請(qǐng)示”夾帶在“報(bào)告”里，因“請(qǐng)示”必須批復(fù)，而“報(bào)告”則不必批復(fù)。

【單一發(fā)文的印章怎么蓋?】

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期(成文日期標(biāo)識(shí)位置前已述)，加蓋印章應(yīng)上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時(shí)間，就是說(shuō)上不壓正文，下要騎年蓋月。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文

字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文日期上。印章用紅色。

【兩個(gè)單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當(dāng)聯(lián)合行文需蓋兩個(gè)印章時(shí)，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章橫排 均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3MM。

【三個(gè)以上單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，落款處應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序 排列署在相應(yīng)位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章上下、左右之間不 能相交或相切。

【公文最后一頁(yè)不能容下印章位置時(shí)怎么辦?】

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務(wù) 使印章與正文末尾同處在一頁(yè)上，不得采取標(biāo)識(shí)“(此頁(yè)無(wú)正文)”的方法解決。

【什么是主題詞?】

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢(xún)的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書(shū)部門(mén)和檔案 部門(mén)相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和 發(fā)布。

【怎樣標(biāo)識(shí)主題詞?】

這里說(shuō)的主題詞是指全角冒號(hào)后邊的內(nèi)容。按照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定，依次以類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞和文種三部分標(biāo)注，一般不超過(guò)5個(gè)，不少于3個(gè)。如省政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文，標(biāo)注的主題詞是“文秘工作 公文 辦法 通知”。“文秘工作”是類(lèi)別詞，“公文辦法”是類(lèi)屬詞，“通知”則是文種。在通常情況下，類(lèi)別詞在《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內(nèi)容的公文沒(méi)有類(lèi)屬詞，需要辦文的部門(mén)自己編寫(xiě)。凡是自己編寫(xiě)的類(lèi)屬詞，必須在詞的后邊加一個(gè)三角符號(hào)，以說(shuō)明這是自己編寫(xiě)的類(lèi)屬詞。

【公文用紙的幅面尺寸是怎么規(guī)定的?】

公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏 差為±3mm。

【公文頁(yè)邊與版心尺寸是怎么規(guī)定的?】

我國(guó)公文用紙由長(zhǎng)期以來(lái)一直沿用的16開(kāi)型改為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型后，公文的頁(yè)邊與版心尺寸也作了新的規(guī)定，具體是：

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm。

公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm

版心尺寸為156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。

行政公文處理有關(guān)常識(shí)及要求

一、公文種類(lèi)及其適用范圍 主要行政公文劃分如下：

上行文：{請(qǐng)示、報(bào)告}

下行文：{指令類(lèi)：命令批復(fù)}

{告知類(lèi)：公告 布告 通告 通報(bào) }

{泛用類(lèi)：通知 決定 決議 紀(jì)要}

平行文：函和某些通知，紀(jì)要

1、決定

用于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重大事項(xiàng)、主要事項(xiàng)做出安排。例：《ХХ學(xué)校關(guān)于設(shè)立ХХ獎(jiǎng)學(xué)金的決定》

2、通知

用于任免干部，傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下

級(jí)機(jī)關(guān)公文，發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)需和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。批轉(zhuǎn)性通知：可批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，批轉(zhuǎn)要表明態(tài)度，提出要求。轉(zhuǎn)發(fā)一般不表態(tài)，但可補(bǔ)充規(guī)定，或提出具體貫徹意見(jiàn)。事項(xiàng)性通知：告知有關(guān)科室及教職工使全體人員知照。

例：《關(guān)于ХХ節(jié)日放假的通知》《關(guān)于召開(kāi)ХХ會(huì)議的通知》

3、通報(bào)

用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。例：《關(guān)于表彰ХХ同學(xué)的通報(bào)》 《關(guān)于學(xué)校治安情況的通報(bào)》

4、報(bào)告

用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。報(bào)告可以一文多事。工作報(bào)告：由做了什么工作，取得什么成績(jī)和今后有什么打算三個(gè)部份構(gòu)成正文。情況報(bào)告：由介紹情況，指出問(wèn)題和提出建議三個(gè)部份構(gòu)成正文，重點(diǎn)在介紹情況。

建議報(bào)告：常用于業(yè)務(wù)主管部門(mén)向行政機(jī)關(guān)提出工作建議和制訂具體措施，其結(jié)語(yǔ)用“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”。

5、請(qǐng)示

下級(jí)就某個(gè)具體問(wèn)題或某項(xiàng)工作，直接向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)提出請(qǐng)求，予以解決和答復(fù)的公文。

請(qǐng)示的正文包括請(qǐng)示理由，要求一文一事，一頭請(qǐng)示，不送個(gè)人，不得抄送。（請(qǐng)示若背景材料較多，可將其作為附件）結(jié)尾一般要寫(xiě)“以上請(qǐng)示當(dāng)否請(qǐng)批示”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。報(bào)告和請(qǐng)示的區(qū)別：

（1）從發(fā)文目的看，報(bào)告不要求上級(jí)給予回復(fù)，而請(qǐng)示帶有祈請(qǐng)性。（2）從發(fā)文的內(nèi)容看，報(bào)告是為了反映情況或答復(fù)詢(xún)事以陳述為主要內(nèi)容。而請(qǐng)示中的陳述（請(qǐng)示理由）則是為事項(xiàng)服務(wù)，不是公文的主要內(nèi)容。此外，報(bào)告可以一文多事，請(qǐng)示則應(yīng)一文一事。

（3）從發(fā)文時(shí)間來(lái)看，報(bào)告是在事先事后發(fā)出都可，而請(qǐng)示必須是在事先發(fā)出，作出具體的事項(xiàng)安排。

6、批復(fù)

用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

7、函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有頭主管單位請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

8、會(huì)議紀(jì)要

用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。是根據(jù)會(huì)議主要精神，依照會(huì)議原始記錄和一定目的綜合整理形成的。比較重要的多次專(zhuān)門(mén)工作會(huì)議座談會(huì)以及一般例行的辦公會(huì)等，都可以用紀(jì)要來(lái)傳達(dá)會(huì)議精神或會(huì)議要求落實(shí)和具體事項(xiàng)。例：《ХХ學(xué)校校長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》

二、公文格式

（一）一般格式規(guī)定

1、文頭：應(yīng)用版頭“ХХ學(xué)校文件”（紅字）發(fā)文字號(hào)居中位置。由發(fā)文字號(hào)（單位代字）、發(fā)文年份（用中括號(hào)）和發(fā)文序號(hào)組成。版頭與正文之間有紅線(xiàn)隔開(kāi)。例：省句中發(fā)〔2008〕6號(hào)

2、正文：包括標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)，正文，附件，發(fā)文單位，發(fā)文時(shí)間和印章。

A標(biāo)題，公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)。除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

B主送機(jī)關(guān)，上行文一般只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，一些周知性的公文（通告、決定）一般不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。

C正文，開(kāi)頭及節(jié)起應(yīng)空兩格，文件中的數(shù)字前后一致，使用漢字或阿拉伯?dāng)?shù)字。

D附件，寫(xiě)在正文之后，簽署發(fā)文機(jī)關(guān)和日期之前，要求寫(xiě)明附件名稱(chēng)和順序，隨同公文一并發(fā)出。

E發(fā)文單位，要署全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。如果公文正文占滿(mǎn)頁(yè)面，只能另頁(yè)空白紙上標(biāo)示發(fā)文單位時(shí)，則要在落款之前空白處用括號(hào)“（此頁(yè)無(wú)正文）”字樣，然后才署上發(fā)文單位名稱(chēng)。

F發(fā)文日期，寫(xiě)公文生效的法定時(shí)間，要求用漢字書(shū)寫(xiě)年份，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。凡由單位發(fā)出的公文，以單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。G印章：上沿不要壓住正文，下沿接觸發(fā)文時(shí)間。

H文件尾部格式：包括主題詞，抄送，范圍應(yīng)恰當(dāng)準(zhǔn)確。抄送：給有關(guān)部門(mén)。

（二）有關(guān)規(guī)定

1、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)

應(yīng)當(dāng)使用本單位全稱(chēng)；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

2、發(fā)文字號(hào)

聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。凡以本單位名義制定的公文，均由辦公室統(tǒng)一編號(hào)。

3、簽發(fā)人

上行文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話(huà)。

4、標(biāo)題

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)及公文正題和文種組成。除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

5、主送單位

即公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。位于正文上方，頂格排印。

6、正文

即公文的主體，用于表述公文內(nèi)容。

7、附件說(shuō)明

即對(duì)附件名稱(chēng)和順序的標(biāo)注，應(yīng)當(dāng)置于正文之后，發(fā)文單位署名之前。

8、成文日期

以負(fù)責(zé)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日，位于發(fā)文單位署名右下方。

9、印章

除會(huì)議紀(jì)要和印制的特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章。加蓋發(fā)文單位印章時(shí)可不用發(fā)文單位標(biāo)識(shí)。用印位置在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下在騎年蓋月。聯(lián)合行文時(shí)，要加蓋所有行文單位印章，并把主辦單位印章排列在前。

10、附注

即需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

11、附件

即對(duì)主件涉及事項(xiàng)的說(shuō)明性或補(bǔ)充性文字與材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起。

12、主題詞

上行文按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞,其它公文按《公文主題詞表》（可上網(wǎng)查）的要求標(biāo)注。

13、抄送單位

指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。只用抄送，不用抄報(bào)。

14、印制版記

由公文印制部門(mén)（即××學(xué)校辦公室）、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁(yè)下端。

15、發(fā)文字號(hào)的主要形式與適用范圍。（1）“句二中發(fā)〔2008〕 ×號(hào)”用于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通告、意見(jiàn)等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×號(hào)”用于發(fā)出的函、答復(fù)等公文。

三、行文要求

1、本校可向校內(nèi)一下級(jí)相關(guān)部門(mén)行文。本校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不得對(duì)外正式行文。

2、屬于本校職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可由本校自行行文。經(jīng)市教育局同意后由本校行文的，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)市教育局同意。

3、與其他部門(mén)聯(lián)合行文時(shí)，對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名義制發(fā)的文件，按業(yè)務(wù)范圍，由有關(guān)處、室撰稿。文件起草前，分管副校長(zhǎng)要組織有關(guān)處、室，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行深入的調(diào)查和充分的研究；必要情況下，由相關(guān)處室擬出寫(xiě)作提綱并送分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，再組織撰寫(xiě)。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、學(xué)校的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（2）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，（7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

五、公文校核與簽發(fā)

1、學(xué)校各處室擬制的公文，首先應(yīng)由處室負(fù)責(zé)人核稿，隨后交辦公室主任核稿，分管校領(lǐng)導(dǎo)審稿，最后由校長(zhǎng)或校長(zhǎng)授權(quán)副校長(zhǎng)簽發(fā)。

2、處室負(fù)責(zé)人核稿和分管領(lǐng)導(dǎo)審稿主要是從內(nèi)容、程序等各個(gè)方面全面審查把關(guān)。辦公室主任核稿主要是從是否確需要行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)范和擬制公文的有關(guān)要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等方面審查把關(guān)。

3、文稿如需作較大修改，可退還擬稿人先行修改或重新擬寫(xiě)。

4、未經(jīng)校長(zhǎng)或校長(zhǎng)授權(quán)副校長(zhǎng)簽發(fā)的文件不能生效，辦公室不予受理打印、蓋章、分發(fā)。

5、公文打印稿應(yīng)校對(duì)3次以上，擬稿人及所在處室負(fù)責(zé)人為校稿負(fù)責(zé)人。

六、收文辦理和發(fā)文辦理

1、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序。（1）簽收

由辦公室負(fù)責(zé)簽收或領(lǐng)取有關(guān)公文。

（2）登記

由辦公室對(duì)所簽收領(lǐng)取的公文逐一進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期、辦理要求等。（登記格式參考附件）（3）擬辦

由辦公室負(fù)責(zé)人需要辦理的公文提出書(shū)面擬辦意見(jiàn)。

（4）批辦

由校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文批給主管處室或有關(guān)人員辦理。

（5）承辦

由承辦處室按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)和文件的要求，認(rèn)真及時(shí)辦理。承辦處室每周五上午應(yīng)將本周公文的辦理情況書(shū)面報(bào)送辦公室匯總。（6）催辦

由辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行跟蹤督查。電報(bào)、急件、加急件應(yīng)隨到隨辦，辦理期限原則上不超過(guò)24小時(shí)；一般文件原則上應(yīng)當(dāng)在收文當(dāng)日送交承辦單位，辦理期限不得超過(guò)5天。文件自身規(guī)定辦理期限的，應(yīng)在該文件規(guī)定的期限之前辦畢。

2、發(fā)文辦理

公文由領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理。發(fā)文辦理包括：公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。（1）核發(fā)

學(xué)校各處、室擬制的公文，應(yīng)由處室負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任分別審稿和核稿，最后報(bào)校長(zhǎng)或校長(zhǎng)授權(quán)副校長(zhǎng)簽發(fā)。

（2）登記

辦公室人員對(duì)經(jīng)校長(zhǎng)簽發(fā)的公文應(yīng)逐一登記、編號(hào)、蓋章、存檔。登記內(nèi)容包括：公文標(biāo)題、經(jīng)辦人、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文字號(hào)、主送單位、抄送單位、份數(shù)等。（登記格式參考附件）（3）印制

校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由打字員按規(guī)定數(shù)額及時(shí)印制，由擬稿處室負(fù)責(zé)組織人員裝訂。（4）分發(fā)

對(duì)外發(fā)送公文按照急緩程度確定送達(dá)方式。直接送達(dá)由辦公室配合業(yè)務(wù)處室完成，并由各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)辦理簽收手續(xù)；郵寄送達(dá)由業(yè)務(wù)處室寫(xiě)信封并封口后交辦公室統(tǒng)一登記后用掛號(hào)件郵寄，以?huà)焯?hào)信回單為寄送憑據(jù)。

3、辦理要求

（1）收文和發(fā)文辦理，必須層層實(shí)行責(zé)任制，明確任務(wù)、職責(zé)和要求，加速公文流轉(zhuǎn)，提高辦文效率。

（2）所有辦文人員（包括辦文工作人員和校領(lǐng)導(dǎo)），在本環(huán)節(jié)的工作處理完畢后，都要簽注姓名和日期。

（3）要嚴(yán)守辦文規(guī)定和保密制度，秉公辦文。不得越級(jí)越權(quán)辦文，不得隨意公開(kāi)校領(lǐng)導(dǎo)批示，不得隨意拿走或復(fù)印批示原件和公文處理表。

七、公文管理（含電子公文）

1、本校的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室設(shè)專(zhuān)人管理。校領(lǐng)導(dǎo)或其他工作人員外出開(kāi)會(huì)帶回的公文，應(yīng)及時(shí)送交辦公室統(tǒng)一處理。各處室也應(yīng)固定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的簽收和管理。

2、秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。

3、復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱(chēng)、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

4、密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由辦公室人員專(zhuān)門(mén)管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。

5、辦公室每年要對(duì)秘密公文進(jìn)行清理，清退和銷(xiāo)毀，并向有關(guān)部門(mén)報(bào)告公文管理情況。銷(xiāo)毀秘密公文、密碼電報(bào)必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失，不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀公文。

6、本校人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

7、學(xué)校、教育局的電子公文由專(zhuān)用電腦和專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

八、公文立卷歸檔

辦公室應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的立卷歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，立卷歸檔。各處室要將本處室的有關(guān)公文、材料及時(shí)立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

九、公文辦理要求

各中小學(xué)校和直屬單位要認(rèn)真按照上述相關(guān)要求，嚴(yán)格加強(qiáng)公文辦理，指定專(zhuān)職人員，印制文頭紙和文件傳閱單，建立發(fā)文簿和收文簿，開(kāi)展規(guī)范的公文辦理程序，局辦公室將組織有關(guān)人員進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果予以通報(bào)。

第四篇：黨政機(jī)關(guān)公文處理注意事項(xiàng)

黨政機(jī)關(guān)公文處理注意事項(xiàng)

一、頁(yè)邊距：頂部為37mm，底部為35mm，訂口（左部邊距）

28mm，右部為26mm。

二、字號(hào)：居中排布，年份應(yīng)用六角括號(hào)“ ?? ”括入。

三、簽發(fā)人：如需加簽發(fā)人的，字號(hào)應(yīng)居左并空一個(gè)字，簽

發(fā)人后加全角冒號(hào)，居右空一個(gè)字，“簽發(fā)人”三字應(yīng)用三號(hào)仿宋字，簽發(fā)人姓名用三號(hào)楷體字。

四、主體：標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體，標(biāo)題排列應(yīng)用梯形或

菱形。正文一般用3號(hào)仿宋，每個(gè)自然段左空2個(gè)字，內(nèi)容的一級(jí)標(biāo)題用黑體字，二級(jí)標(biāo)題用楷體字。

五、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期：發(fā)文機(jī)關(guān)和日期用4號(hào)仿宋字，日期

用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明。

第五篇：公文處理注意事項(xiàng)

省市縣事業(yè)單位考試題庫(kù)軟件+學(xué)習(xí)資料

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公文處理注意事項(xiàng) 注辦。各部門(mén)具體承辦人員要根據(jù)文件辦理要求和局領(lǐng)導(dǎo)批示及

時(shí)辦理。辦理結(jié)束后應(yīng)在收文處理簽的“注辦”欄中填寫(xiě)辦理情況

一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項(xiàng)：

和結(jié)果，并簽名。注辦時(shí)應(yīng)注意查看擬辦意見(jiàn)和局領(lǐng)導(dǎo)批示意

（一）擬稿

見(jiàn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人要經(jīng)常對(duì)本部門(mén)閱辦文件的辦理情況進(jìn)行檢1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁(yè)面設(shè)置為上3.7、下3.5厘

查，確保文件及時(shí)正確辦理完畢。

米，左2.8厘米，右2.6厘米。

二、發(fā)文處理

2.公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號(hào)字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時(shí)，必須先正確填寫(xiě)“文頭紙”號(hào)字。如果文中有標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑

欄下的各個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)注主題詞可使用“自動(dòng)標(biāo)引”功能，并根據(jù)主體三號(hào)字。段落行距為固定值30磅。

題詞標(biāo)引的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入“正文、附件”欄后，先編輯正文，3.電子公文不需要落款，成文時(shí)間必須要用中文格式。例如：“二

再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應(yīng)在“外收文登記簿”中○○四年十月十二日”。

選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引

上應(yīng)由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認(rèn)起草完畢后，將文件發(fā)送發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)在文件的標(biāo)題后用圓括號(hào)注明。例如：“《紹

本部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開(kāi)的，應(yīng)設(shè)定興市國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開(kāi)展情況的通報(bào)》（紹市國(guó)

為共享文件，以便其它工作人員查詢(xún)。

稅辦〔2004〕444號(hào)）”。

審稿。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過(guò)“編輯”功能進(jìn)5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”，入計(jì)算機(jī)文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、確簽署意見(jiàn)，審批意見(jiàn)的詳細(xì)內(nèi)容寫(xiě)入“審批內(nèi)容”欄。審批后，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩

審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認(rèn)”鍵退出。需其它部門(mén)語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

會(huì)簽的文件，應(yīng)在會(huì)簽欄中選擇會(huì)簽部門(mén)，在送辦公室核稿前發(fā)6.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后空一行再空兩格、成文時(shí)間之

送給有關(guān)部門(mén)。會(huì)簽部門(mén)在會(huì)簽時(shí)應(yīng)通過(guò)“編輯”功能審閱計(jì)算機(jī)前注明附件順序和名稱(chēng)。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附

文稿，產(chǎn)生會(huì)簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回?cái)M稿件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

部門(mén)。擬稿部門(mén)在確認(rèn)會(huì)簽完畢無(wú)誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公7.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)

室審核。如需外單位會(huì)簽的文件應(yīng)由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)。外單位會(huì)簽負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

完畢后，主辦部門(mén)應(yīng)先將外單位會(huì)簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然8.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種

后將外單位會(huì)簽意見(jiàn)輸入計(jì)算機(jī)文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。上報(bào)的公文，標(biāo)題中不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)。

后報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會(huì)簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

核稿。公文經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類(lèi)型分別發(fā)送法9.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，如其標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可以自擬事由摘要轉(zhuǎn)發(fā)，規(guī)部門(mén)復(fù)審或辦公室秘書(shū)初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部但不能以上級(jí)機(jī)關(guān)公文的發(fā)文號(hào)代替。

門(mén)復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門(mén)復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回10.主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)

主辦部門(mén)。辦公室秘書(shū)初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。

文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室核稿后，11.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其

必須產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直

上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對(duì)不需發(fā)文或需作較大修改的接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

文稿應(yīng)在寫(xiě)明意見(jiàn)并簽名后退回主辦部門(mén)。各單位每個(gè)工作日12.“報(bào)告”與“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格分開(kāi)，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

必須打開(kāi)本單位的部門(mén)信箱，注意接受發(fā)來(lái)的電子文件。各單位13.抄送多個(gè)單位，中間用逗號(hào)隔開(kāi)，結(jié)尾用句號(hào)。例如：“抄送：

接到電子文件后要及時(shí)按辦文程序處理，不得延壓。×××，××××，××。”

（二）審批

1.簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批意見(jiàn)。

2.公文送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由擬稿人所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)初審簽名 后，送辦公室審核。其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審后一

律先送市局法規(guī)處復(fù)審，再送辦公室審核。辦公室核稿時(shí)發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復(fù)審的涉稅規(guī)范性文件應(yīng)及時(shí)退回?cái)M稿部門(mén)。

二、普通收文處理

1.辦公室應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)。

2.辦公室收發(fā)人員在分送分管領(lǐng)導(dǎo)要求閱示的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)分送其他局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)處理完畢的文件，收發(fā)人員應(yīng)逐份查閱領(lǐng)導(dǎo)批示，并按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。

3.承辦或牽頭承辦部門(mén)在收到文件后應(yīng)及時(shí)辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見(jiàn)或辦理結(jié)果，同時(shí)簽名。閱辦文件如有明確辦理時(shí)限的，按要求辦理，如無(wú)明確規(guī)定的，在五個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)內(nèi)容涉及面廣，問(wèn)題較復(fù)雜，不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢的，主辦單位應(yīng)當(dāng)向上級(jí)或者有關(guān)方面說(shuō)明原因。對(duì)需向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后才能辦理的，應(yīng)及時(shí)向分管局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。其他傳閱文件一般在二個(gè)工作日內(nèi)閱畢，可以不簽名。計(jì)算機(jī)公文處理中的流程及要點(diǎn)

一、收文處理 收文登記、收文掃描后進(jìn)入公文處理系統(tǒng)。

擬辦。由辦公室專(zhuān)人處理，填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)轉(zhuǎn)交收發(fā)人員信箱。

批辦。局領(lǐng)導(dǎo)閱批文件在個(gè)人信箱中處理，在閱批并簽名后轉(zhuǎn)回辦公室。辦公室收發(fā)人員根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)將文件分送有關(guān)部門(mén)。凡局領(lǐng)導(dǎo)有重要批示內(nèi)容的文件，文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)抄送辦公室領(lǐng)導(dǎo)，以便加強(qiáng)督查。

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