第一篇：公文注意事項

《國家行政機關(guān)公文格式》需注意的問題

一、搞清黨政公文格式的區(qū)別

（一）在格式名稱上：黨的機關(guān)對紅色反線以上部分稱“版頭部分”；行政機關(guān)稱“公文眉首”。黨的機關(guān)對主題詞及主題詞以下部分稱“文尾部分”；行政機關(guān)稱“公文版記”。

（二）在格式設(shè)置上：行政機關(guān)公文要求用A４型紙；黨的公文要求用A4型紙，也可用16開型紙。行政機關(guān)的秘密等級、保密期限，緊急時限都標在首頁右上角；黨的公文要求標在首頁左上角。行政機關(guān)公文的紅色反線是一條與版心等寬、中間不間斷的紅色反線；黨的公文紅色反線在中間斷開處點綴一個紅色五角星。單一行政機關(guān)制發(fā)的公文一般不署機關(guān)名稱；黨的機關(guān)公文要求除決議、決定、條例、規(guī)定、意見、會議紀要等文種外，正文后不得省略發(fā)文機關(guān)名稱。行政機關(guān)公文成文日期要用漢字，“零”寫為“O”，黨的機關(guān)公文既可用漢字，也可用阿拉伯數(shù)字書寫。行政機關(guān)公文必須使印章與正文同處一頁，不得標識“此頁無正文”；黨的機關(guān)公文可以標識“此頁無正文”，位置在該頁首行頂格標識。行政機關(guān)公文在格式的內(nèi)容上較黨的機關(guān)多“批（按）語”、“附注”、“紅色反線”；黨的機關(guān)公文格式在內(nèi)容設(shè)置上較行政機關(guān)公文多“發(fā)文機關(guān)署名”和“印發(fā)傳達范圍”。

二、確定眉首部分的“發(fā)文機關(guān)名稱”（發(fā)文機關(guān)名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成）的位置，要注意以下四點：

（一）“發(fā)文機關(guān)名稱”的上沿至眉首頂部25mm，使用小標宋體字。字的大小要求≤15mm×22mm（因國務(wù)院發(fā)文機關(guān)名稱字號是這么大，其他單位公文發(fā)文機關(guān)名稱字號不能大于此字號。下級機關(guān)發(fā)文機關(guān)名稱字號不大于上級機關(guān)發(fā)文機關(guān)名稱字號，上行文發(fā)文機關(guān)名稱字號一般采用宋體１號字；下行文發(fā)文機關(guān)名稱字號一般采用宋體初號字。

（二）上行文“發(fā)文機關(guān)名稱”上沿比下行文下移55mm，使之與眉首頂部距離保留80mm。

（三）如機關(guān)名稱較長，要分行標識，但“文件”二字在二行居中標識，字體略大于機關(guān)名稱。

（四）聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排在前。如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證首頁顯 1

示正文。也可用主辦機關(guān)一家版頭，在標題和公文主體尾部標明聯(lián)辦機關(guān)名稱。

三、發(fā)文字號要求

由發(fā)文機關(guān)代字＋年份＋序號組成。如北京市平谷區(qū)人民政府2004年1號文件則為:京平政〔2007〕1號。在這里易出兩個方面的錯誤：

（一）多無關(guān)的字。如上例寫成京平政發(fā)〔2007〕1號或京平政〔2007〕第1號或京平政通字〔2007〕1號。

（二）序號需位或簡寫。如上例寫成京平政〔2007〕001號或京平政〔07〕1號

四、標題要規(guī)范。一般由發(fā)文機關(guān)名稱＋公文主題＋文種組成。需注意兩點：

（一）文種切忌混雜使用，如“請示報告”、“批復(fù)意見”、“方案的請示”等，都是錯誤的。

（二）標題中不宜出現(xiàn)“關(guān)于”的連用和“通知”的連用。如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)民政部<關(guān)于進一步加強生產(chǎn)救災(zāi)工作報告>的通知》應(yīng)改為《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于進一步加強生產(chǎn)救災(zāi)工作報告的通知》；××區(qū)教育局轉(zhuǎn)發(fā)《市教委轉(zhuǎn)發(fā)<國家教委關(guān)于加強中小學(xué)思想品德教育的通知>的通知》的通知應(yīng)改為：××區(qū)教育局轉(zhuǎn)發(fā)《國家教委關(guān)于加強中小學(xué)思想品德教育的通知》的通知。

五、確定主送機關(guān)要注意三個方面

（一）一般通知、報告、請示、批復(fù)、函用主送機關(guān)；而決定、公告、會議紀要、意見等不用主送機關(guān)；其他文種酌情而定。

（二）確定主送機關(guān)要同時考慮行文關(guān)系和文件內(nèi)容兩個方面。

（三）確定上行文主送機關(guān)的原則是：主送一個機關(guān)，按隸屬關(guān)系逐級主送（別越級、別多頭）；不以機關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)者個人行文。

六、成文日期和機關(guān)印章。

用印是使公文具備法定效力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也是易于疏漏和忽視的環(huán)節(jié)；必須嚴格

按《國家行政機關(guān)公文格式》印制標準第七條

（六）執(zhí)行。

七、關(guān)于版記有關(guān)內(nèi)容的提示

（一）“抄送”是相對“主送”而言；

（二）“印發(fā)機關(guān)”不一定是“發(fā)文機關(guān)”；

（三）印發(fā)日期不一定是成文日期。

公文的常見詞語、句子錯誤舉例

1．詞意不符合客觀實際或不準確。

經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金 50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務(wù)負員X X訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。

2．詞語的褒義詞、貶義詞和中性詞混用。如：

“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的庇護下”和“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的保護下”

3．同音異義帶來的歧義。

獨聯(lián)體國家看不上2002年世界杯足球賽。

4．詞語搭配不正確。如：

他們從實際情況出發(fā)，在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達農(nóng)業(yè)各項生產(chǎn)的經(jīng)驗。

“在這個車間里，勤儉節(jié)約的精神日益濃厚。”（主謂搭配不當）

“這項主體工程也是本省化工行業(yè)中最大最先進的一項節(jié)能措施。”（主賓搭配不當）

“這場技術(shù)競賽是在酷熱的氣溫中進行的。”（定語與名詞中心語搭配不當）

詞語的搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要符合語言習(xí)慣。上下文的詞語需要相互照應(yīng)配合；有時為避免不必要的重復(fù)，必須使用不同的詞語。如：

“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進行批評教育，并責(zé)令其進行

補交。”

5、語義含混不清晰、不便于準確理解，甚至產(chǎn)生歧義。如：

“剛從大城市來到這荒僻的山區(qū)工作的確會有些不習(xí)慣，但這種不習(xí)慣實在只是一個時間問題。”

“如果售貨員與顧客吵架，值班經(jīng)理應(yīng)立即向負有責(zé)任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎金發(fā)放的依據(jù)。”

6．句子成分不完整。如：

“從這份文件里，使全廠干部都了解到開展政治思想工作的重要性。”

“目前，西安市正在開展整頓交通秩序。”

“這是一支過得硬的隊伍，他們每建造一座發(fā)電站，力求（??）全優(yōu)，不留任何質(zhì)量隱患。”

7．句子雜糅

“今年生產(chǎn)任務(wù)的提前完成，靠的是全廠干部、工人的齊心努力，各有關(guān)協(xié)作單位對本廠的積極支持和熱情援助取得的。”

8．語序安排不當。

“這樣的活動樂于使廣大農(nóng)民群眾接受。”

“我院已于9月30日召開了先進個人先進集體表彰大會，賈平凹院長和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議。”

“5月 3日，我們訪問了參加過五四運動的當年的愛國老人。”

“該文件 根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，由本部辦公廳文電處撰擬。”

9．不合事理，邏輯錯誤。如：

“這個地區(qū)氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)。”（自相矛盾）

“衡量一個企業(yè)是否經(jīng)營得好，要從這樣一些方面考察：第一，人盡其才；第二，有正確的經(jīng)營方針；第三，有強有力的領(lǐng)導(dǎo)班子”。（前后不對應(yīng)，前面講“是否”，后面則只講了“是”而沒講“否”）

“只要我們統(tǒng)一認識，振奮精神，今年的利潤指標就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。”（條件不充分）

“我們認為，工人技術(shù)水平的提高是完全可能的，因為工業(yè)生產(chǎn)需要參與其間的工人掌握必要的技術(shù)。”（“判斷”與“證明”間沒有必然聯(lián)系）

10． 省略不當，產(chǎn)生歧義

“大家對護林員揭發(fā) 林業(yè)局帶頭偷運木料的問題普遍感到非常氣憤。”

第二篇：公文注意事項

《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》

對組織人事部工作作全局性安排部署的，用“筑金工組發(fā)?xxxx?xx號”；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文、科室干部任免等用“筑金工組通字?xxxx?xx號”；向上級機關(guān)請求指示、批準用“筑金工組請字?xxxx?xx號”；回復(fù)其他機關(guān)的請示用“筑金工組批復(fù)?xxxx?xx號”；向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議以及答復(fù)上級機關(guān)的詢問用“筑金工組報字?xxxx?xx號”；機關(guān)之間發(fā)函或復(fù)函用“筑金工組函字?xxxx?xx號”。

七類常識性錯誤：越級行文，公文主旨不清，請示、報告不分，公文所附附件不全或未標注附件，請示件多頭主送，體例格式不規(guī)范，文字性錯誤。

第三篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，審稿。部門負責(zé)人負責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應(yīng)在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。會簽部門在會簽時應(yīng)通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應(yīng)由主辦部門負責(zé)。外單位會簽完畢后，主辦部門應(yīng)先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門負責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復(fù)審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應(yīng)在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

第四篇：公文寫作注意事項

公文寫作注意事項

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

公文標題中常見病例分析

標題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范 例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。

例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關(guān)于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

例

6、關(guān)于夏糧入庫的通知

例

7、光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知

例

8、XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知

例

9、強臺風(fēng)緊急通知

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。

2、請示、函、報告三者混淆

例

1、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

2、***關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例

3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。例

4、東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報告 病例分析：

例1的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。

例2的標題內(nèi)容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例3的標題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。《辦法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。

（三）主送機關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴格規(guī)定。規(guī)定為： 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當，不合語法 用詞不當主要有：

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。舉例：

1、公司熱切地檢討了自己的錯誤。（搭配不當）

2、根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機制。（成分殘缺）

3、我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（自相矛盾）

4、這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當）

5、我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（兩面對一面）

6、這個經(jīng)驗值得文秘人員和秘書們的重視。（詞義相容）

7、出席今天會議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)同志、黨員、團員、教師和工人代表。

8、要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。

9、焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。（主客倒置）

10、要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。

11、考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。

12、振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。

13、（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。”

14、合同中的“大樹”、“小樹”問題

15、某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”

八、語言、語氣與文種不符

一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在

下行文——莊重嚴肅、語氣嚴厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑

平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）數(shù)字概念不清楚。

（二）數(shù)字概念不準確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第五篇：公文寫作注意事項

環(huán)縣迎接國家三類城市語言文字評估驗收（公文寫作注意事項）

（一）紙型和字數(shù)

統(tǒng)一使用A4紙印制（除相關(guān)文件有特殊規(guī)定外）。每頁22行，每行28個字。

（二）字體和字號

1.一級標題（題目），使用2號小標宋體;2.二級標題（即第一層次序號，正文的一級標題），使用3號黑體；

3.三級標題，使用3號楷體加粗； 4.四級標題，使用3號仿宋體加粗； 5.正文使用3號仿宋體。

附件：1.X X X(正文下一行左空兩字）2.X X X 單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯數(shù)字）

（三）層次序號

公文一般不超過四個層次。

1.第一層次序號“

一、”必須單獨列行，句末不用標點符號。

2.第二層次序號“

（二）”原則上要單獨列行（若字數(shù)原因，可占兩行），單獨列行時句末不用標點符號。

3.第三層序號“1.”一般不單獨列行（用法參見第四、第五層次序號的使用）。如文章確實較長，也可單獨列行，單獨列行時句末不用標點符號。

4.第四、第五層次序號“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨占一行。

這種層次序號之后是本段標題，標題末用句號或冒號或空1字，其后接寫正文，不另起一段。如果沒有本段標題，則序號之后直接寫正文。

（四）標點符號

1.標題

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號。

而被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))的請示、報告以及方案、意見、規(guī)定、決定等文件的名稱在公文標題中出現(xiàn)時，不加書名號，例如：“關(guān)于印發(fā)環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案的通知”中的“環(huán)縣教育系統(tǒng)迎接國家三類城市語言文字工作評估實施方案”就不用加書名號。

當然，在公文處理的實際中，頓號、書名號、括號和引號是公文標題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。

2.發(fā)文號

印發(fā)公文時，年份外的括號應(yīng)該用六角括號“??”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），而不應(yīng)該用小括號“（）”或方括號“[ ] ”。

3.正文

（1）并列連用書名號（或雙引號）間一般不加頓號

①并列連用的書名號（或雙引號）間是否加頓號，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認為，如果書名號（或雙引號）的并列關(guān)系清楚，不會造成歧義，則不用加頓號。

②如果書名號之外還有其他文字會造成書名號的界限不清，則須加頓號號分隔。

（2）連接號和破折號

①連接漢字名詞或地點名詞，用“—”。

②文章注釋中的紀年，前后兩個年份之間用“—”。③文中如果強調(diào)的是時間起止概念，則用波浪線“～”。④文中的破折號應(yīng)該使用占兩個空格的連線“——”而不用“～”或只占一個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。（破折號一般在插入菜單的“符號”處進入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）

（3）相鄰兩個數(shù)字間的頓號

①相鄰的兩個數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字數(shù)碼，中間也不要加頓號。

②相鄰兩個數(shù)字連用，有時不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要頓號。

（五）其他

1.成文時間。成為時間一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準，用漢字將年、月、日標全，表示“零”的數(shù)字寫為漢字數(shù)字“○”（一般在 插入菜單的“特殊符號”處選出鍵入），不用和阿拉伯數(shù)字“0”及英文字母“O”混用。

2.單一發(fā)文印章。單一機關(guān)印發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。