第一篇：公文處理制度

公文處理制度

為保證公文處理的規范性、時效性、保密性，提高公文質效，嚴格運轉程序，特制訂如下制度。

一、上級文件傳遞制度

1、凡省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室及上級部門主送市委、市委辦公室的文件、電報、函件、資料（以下簡稱“上級來文”），均由文書科處理。收文后農件清點登記，對需傳閱、辦理的上級來文，應附上公文處理簽，認真填寫有關欄目，特別要寫明收文時間和緊急程序，準確擬出傳閱及初步處理意見，送分管領導閱批后，按閱批意見做好送閱等續辦工作，確保上級來文辦理的時效性。

2、對上級（包括軍分區）文件，應及時發市政府辦一份，及時送閱。并嚴格按有關規定控制閱文對象，既不漏傳，又不隨意擴大閱文范圍。

3、對省委與省政府、省委辦公廳與省政府辦公廳、黃岡市委與市政府、黃岡市委辦公室與市政府辦公室聯合下發的傳真電報，市委辦和市政府辦各持一份，分頭辦理。

4、對轉發性上級來文，合理擬定分發意見，送請分管領導閱批后，按批辦意見在公文交換中心統一分發并辦理登記手續。

5、省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室及兩級領導轉來的督查件，簽收后及時辦理移交登記手續，轉市委督查室辦理。省委、省委辦公廳及黃岡市委、市委辦公室領導轉來的批示件，簽收后必須將來文單位、公文標題、收文日期、份數、密級、緊急程序等逐一填寫清楚，附上公文處理簽，送請分管領導閱批，并按閱批意見送相關領導閱示（轉辦）。

6、辦理上級閱件按以下程序運行：接收（接收機要局、郵政局傳遞的主送市委、市委辦公室的上級函件、傳真、電報應逐件清點，并辦理簽字手續）。登記（對收文的編號、收文時間、來文單位、來文字號、標題、密級、緩急程度、份數、分送范圍等逐項進行登記）。分送（根據閱件的級別和內容確定文件的分送范圍；在文件份數允許的情況下，主要領導每人一份；對份數少，又不便復印的文件，采取傳閱的方式）。送批（填寫公文辦理傳閱單后，送分管領導閱批）。傳閱（根據批辦意見送閱，一般先送主要領導，依次傳下去）。歸檔（適時將傳閱完的文件收回歸檔）。

7、辦理上級辦件按以下程序運行：接收（接收機要局、郵政局傳遞的主送市委、市委辦公室的上級函件、傳真、電報應逐件清點，并辦理簽字手續）。登記（對來文的編號、收文時間、來文單位、來文字號、標題、密級、緩急程度、份數、分送范圍等逐項進行登記）。擬辦（根據辦件內容擬定送閱對象和承辦單位）。送批（填寫公文辦理傳閱單后，送分管領導閱批）。傳閱（按批辦意見送閱。一般先送分管書記、辦公室主任，后送其他相關領導；綜合性、全局性的先送主要領導；需要急辦的先送分管領導，再送主要領導）轉辦（根據領導批示、批閱意見轉相關單位辦理）。催辦（及時回收辦畢公文，按檔案整理要求及時歸檔）。

二、本級來件辦理制度

1、凡鎮處和市直部門的來文、來電、來函，本級領導的批示（除督辦件外），本級領導交辦的其他公文的處理，均由秘書科辦理。

2、對各鎮處黨委、市直各部門上報市委或市委辦公室的公文（含傳真電報），外地有關單位來文、來電、秘書科逐件登記，送辦公室相關副主任提出擬辦意見后。再送相關領導會簽或審批。確定提交書記辦公會或常委會討論決定的，統一由秘書科匯總。

3、對必須處理的公文、電函等，要實行催辦，一般件3天催辦一次，急件隨時催辦，提高公文運轉時效。對重要緊急來文、來電，要在1小時內送辦公室和市委領導閱處。對所有來件的辦理結果必須及時向來件單位回復，并做好辦畢后的歸檔工作。

4、嚴格按照密級文件的管理辦法，辦理同級領導的批示件。對領導批示件不得擅自超范圍傳遞、擴散，未經領導同意不得擅自復印領導批示件。領導批示件辦理完畢后，應按程序及時清退、立卷、歸檔。

5、收文辦理按以下程序運行：受理（確定來文是否受理，對不規范的來文一般不予受理）。登記（對來文的編號、單位、時間、文號、標題、密級等進行登記）。擬辦（填制公文處理單，提出擬辦意見）。送批（送分管領導審核）。傳閱（按擬辦意見進行傳閱）。處理（按來文內容和領導批示意見進行分類處理，屬閱知型的文件直接歸檔存查；需要發文的文件轉入發文程序；屬辦理型的文件按領導批示意見辦理，并及時與承辦單位聯系辦理情況，辦理完畢后回復領導）。歸檔（回收辦畢公文，進行歸檔處理）。

三、本級發文管理制度

1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委辦公室文件（兩辦文件），常委會議記錄、紀要、專題會議紀要等，由秘書科擬稿、審核、送簽、登記，由文書科擬定文號、審核文種、印制、分發。

2、公文的起草、審核、制發應嚴格執行公文處理條例的有關規定，做到規范化、制度化、科學化。

3、嚴格控制發文范圍。對中央、省委和黃岡市委已公開發表或已發至鄉局級的文件不再印發；大眾傳媒已經公布的不再印發；上級已經有明文規定的不再印發；開會作了布置的不再印發；能以電話通知、口頭傳達、傳真、電報等形式下發的不再印發。

4、減少《武辦通報》發文。對時限性強，且不屬全市全局性的重要工作的領導講放三律由會議承辦單位自行印發“白頭”講話稿，對全局性的重要工作的講話，需印發《武辦通報》，須報經辦公室分管的副主任簽發。

5、嚴格控制轉發文件。屬于部門職權范圍的事項需要發文的，一般由部門發文或者幾個部門聯合發文；市直部門需要上報或轉發上級部門文件的，由部門發文；確需市委、市政府或兩辦轉發的文件，要嚴格審核，經主要領導審簽后印發。

6、嚴格控制黨政聯合行文。屬于政府職能范圍的事項，原則上不聯合發文。

7、市直部門要求以市委或市委辦名義發文的，由部門起草，代擬稿送秘書科初審。對代擬稿未以部門正式文件上報，或未經單位負責人簽署意見的不辦理；需發附件但附件不完整或不適宜的不辦理；內容涉及多個部門，部門意見不全或有關問題協商不一致的不辦理；不符合上報文件格式要求的不辦理；不按程序運作、公文倒流的不辦理。

8、認真做好同級公文的審核把關工作。對公文的審核，重點要把握是否應該發文，是否符合國家的法律、法規、政策及有關規定，是否與此前文件、相關文件發生沖突，是否符合文種使用、公文格式、呈批程序等有關規定，凡不符合上述規定的公文均不得送領導審簽。

9、嚴格公文簽發權限。凡屬市委文件及常委會議紀要，須經市委書記或市委書記委托副書記、秘書長簽發后，方可付印。凡屬市委辦公室文件須經辦公室主任簽發后，方可付印。其它公文須經相關領導審簽后，方可付印。

10、堅持聯合行文會簽程序。市委、市政府聯合發文，由市政府辦主辦的，須先由市政府主要領導審簽，再送市委主要領導簽發；由市委辦主辦的，先由市委主要領導審簽，再送市政府主要領導審簽。市委辦公室、市政府辦公室聯合發文，按上述順序分別由政府辦主任、市委辦主任簽發。

11、提高公文印制質量。對經領導審核、簽發的以市委、市委辦名義形成的文稿及領導講話文稿等，秘書科要及時向文書科移交。文書科對秘書科轉來的以市委、市委辦名義形成的公文定稿進行復核，看領導審核、簽發手續是否完備，看定稿格式是否符合《條例》規定。對未經秘書科辦理或審核、簽發手續不完備的文稿，文書科一般不予登記、編號。對緊急公文應在公文定稿上注明緊急程序，便于合理安排印制。

12、對秘書科移交的規范公文定稿，文書科應及時分類登記、編號，準確確定公文主題詞和文件印制份數，交文印室打印。領導交辦的緊急公文隨印隨發，一般公文自接收登記之日起3日內發出，特殊情況最遲5月內發出。

13、嚴格公文校對。對經領導審核、簽當定稿的公文要忠于原稿，不隨意改動；遇有疑問，應及時與審核人或起草公文的相關科室會商。

14、規范公文分發。嚴格執行《中國共產黨機關公文處理條例》，堅持“黨的機關公文一律只發組織，不發個人”的原則。凡套用市委及市委辦公室“紅頭”且編有發文字號的正式公文一律通過公文交換中心分發至各有關單位，不在會上發給個人。

15、對市委、市委辦公室向省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室報送的文件，應規范行文格式，加蓋印章，嚴格按《條例》和省委辦公廳廳函[1989]102號文件要求辦理。

16、公文辦理完畢后，應根據有關規定，及時將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷、歸檔。市委全會、市委工作會議及市委辦公室召開的會議結束后，以文書科為主，秘書科、綜合科等相關科室積極配合，將各科室經手辦理的會議材料收集齊全，移交文書科歸檔。聯合辦理的公文，主辦單位應將原件立卷。

17、在公文辦理過程中要注意保密，特別要注意省軍級文件，“三密”文件、請示、報告、匯報材料、接待活動方案及辦公室有關內部事項的保密。辦公室各科室應明確專人負責密級公文和內部資料的管理，密級公文應存放在帶鎖的柜或抽屜里。

18、發文辦理按以下程序運行：受理（秘書科確定發文類型）。登記（對來文的文種、文號、標題、時間、密級等進行登記）。擬辦（對文件的標題、文字、內容進行審核，提出擬辦意見，填制發文辦理單）。核稿（送分管領導核稿，重點在政治觀點、政策條文上把關，必要時與相關部門討論、審核）。會簽（按批辦意見送審、送簽）。復核（送文書科復核審簽手續及文種、格式）。編號（按不同文種編號、確定印數）。印制（確保印刷校對質量和出廠時間）。分發（填寫發文通知單，送公文交換中心分發）。

四、公文保密管理制度

1、公文保密的基本要求。市委辦公室各科室都應本著“方便工作，利于保密”的原則，按照“準確、及時、安全、保密”的基本要求，管理好密級文件，做到不失泄密、不積壓、不漏傳、不誤事。文書科在公文保密工作中負有牽頭、把關之責。對出現失密、泄密事故的，要追究當事人責任，產生嚴重后果的要給予紀律處分。

2、加強對省軍級文件和密傳電報等傳閱文件的保密管理。送給領導傳閱的公文，文書科應做好送閱登記，同時提醒領導秘書注意閱讀文件的時限要求，督促領導對急件、密件隨送隨閱，并做到閱后簽名及時退還。特別是省軍級文件，應做到當天送閱當天收回，專人管理，專柜存放，不外借、不復印、不橫傳，不隨意擴大閱讀范圍。密傳電報和其它傳閱文件，由文書科按分管領導的批辦意見傳閱、辦理、歸檔，于翌年3月底以前收回發出的密傳電報和其它傳閱文件，酌情存檔或集中銷毀。

3、加強對領導文件的保密管理。發給市委書記的“三密”文件，由文書科負責及時逐份登記，領導同志的秘書到文書科辦理簽收手續，一般每周1—2次。領導秘書應加強對公文特別是上級密件的保密管理，注意提醒領導，不攜帶密件出差，密件應存放在符合保密要求的文件柜內。發給領導的“三密”文件，由領導秘書負責于翌年3月底以前依據“發文簽收登記簿”向文書科清退。

4、加強對辦公室內部各科室文件、資料的保密管理。各科室應明確一人負責，及時到文書科領取有關公文。要加強密級公文、密傳電報、領導批件和內容資料的保密管理，密件應存放在符合保密要求的文件柜內，翌年3月底以前將密件和不需留用的公文向文書科清退，并辦理注銷手續。

5、嚴格控制密件的翻印、復制。近有關規定，所有中央文件和中央負責同志的內部講話稿、省級、黃岡市級絕密文件、密碼電報一律不得翻印、復制；省委、省委辦公廳及黃岡市委、市委辦公室文件須經辦公室主要領導批準，并辦理準印證后方可在保密局定點單位復印，復印件同正式文件一樣保管。

6、加強對計算機的保密管理。辦公室所有計算機均應嚴格執行《計算機信息系統保密管理暫行規定》，凡與機要保密信息網聯接的單機，不得聯通因特網。各科室計算機應采取訪問控制、數據保護和系統安全保密監控等管理技術，存儲有未采取安全保密措施的數據庫的單機，不得聯網。計算機信息網絡要實行嚴格的主管領導安全責任制的和追究制。

7、嚴格密件銷毀的管理。對清退回收不須留存的上年度公文集中送保密部門指定造紙廠銷毀，嚴格按有關保密要求履行監銷手續，做到專車專人運送，全程監督銷毀。各科室和所有文件、材料、資料、報紙等，一律送文書科回收，嚴禁擅自按廢舊報刊出售，由此而發生失密、泄密事故的，按保密紀律查處。

五、印信管理制度

1、市委、市委辦公室的印信（以下簡稱印信），實行專人管理，專柜存放。/

2、使用印信必須經領導同志批準。使用市委的印信必須由市委書記批準。使用市委辦公室的印信必須由市委辦公室主任批準。

3、打印制發的市委、市委辦公室文件，可憑領導同志簽批意見為依據用印。有固定版頭發文字號且印刷份數在100份以上的公文不加蓋印章。

4，使用印信必須進行登記，長期保存，以備查考。

5、因工作需需，須帶加蓋印章的空白介紹信的，一般控制在2份之內，外出未用或未用完的，要如數退回文書科。

6、印章只限于辦公室內使用，不得帶出機關。使用時不得離人，用畢后及時鎖入保險柜。下班時應對保險柜進行檢查，做到安全保密。

7、套印市委、市委辦公室的印模時，應由專人負責，印畢后及時收回。

一、辦文程序和標準

（一）目的

通過制訂公文辦理標準，規范辦文、發文程序，提高辦文、發文的效率和質量。

（二）適用范圍

1.xx某地安全生產監督管理局（以下簡稱某地安監局）：

（1）各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）某地安監局業務范圍內文件的制發。

（4）其他文件的辦理。

2.xx某地安全生產委員會辦公室（以下簡稱某地安委辦）

（1）各鄉鎮人民政府，某地直各辦、局，各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）辦公室業務范圍內文件的制發。

（4）其他文件的辦理。

（三）職責

1、某地安監局局長（某地安委辦主任）對公文辦理工作負總責，副局長協助分管。

2、各有關股室負責來文的辦理及相關公文的起草和審核。

3、人秘股負責文件的印發及跟蹤落實領導簽發文件的辦理情況。

（四）公文辦理要素

1、收文要素

收文登記、簽收、評審、擬辦、會辦或法核、領導簽批、辦復或擬文、存檔。

2、發文要素

擬稿、核稿、審稿、簽發、校核、印發、存檔。

（五）收文辦理程序和標準

1、收文登記：人秘股為接文股室，其他股室和分管領導原則上不直接受文，單位直接送達的要轉人秘股登記。人秘股要指定專人對所有來文做好登記，做到不遺漏、不缺件；文件登記要按順序分類編號；人秘股收到來文后，要審核來文是否符合公文規范；對不符合規范的公文，直接送達的，應當面告知送達人修改完善后重報，通過郵寄、收發渠道送達的，一日內辦理退文手續。經審評符合公文要求的來文，填寫公文處理箋后，統一送分管領導辦理。收文登記工作要在收文后一個工作日內完成。急件、特急件隨到隨送、隨批隨辦。

2、擬辦：人秘股股長按有關規定提出擬辦意見。來文所附資料不全的，督促來文單位限期補送；涉密公文、重要緊急公文，按有關規定提出確定密級、緊急程度的意見。該項工作一般在一個工作日內完成，需來文單位補送材料的，辦理時間順延。

（1）擬辦意見應以國家法律為依據，體現依法行政。

（2）擬辦意見要字跡清楚，觀點明確，具有積極的建議性和較強的可操作性。

（3）落款應簽署姓名和時間。

3、會辦或法核：需征求部門意見的，分送相關部門，人秘股負責催辦，限期辦結，注明逾期視為同意；涉及法律法規性內容，需進行會辦或法核。會辦或法核工作要在3-4個工作日內完成。

4、領導簽批：局長（主任）或分管副局長根據擬辦意見，在規定時間內作出批示。各層級簽批均要在1個工作日內完成，并簽署審核人姓名和時間。如分管領導不能直接批示，可電話請示，事后補批。

5、辦復或擬文：對領導的批示件，承辦股室要指定專人盡快落實，做好股與股之間、各股與部門之間文件的移交登記簽收，以便查找文件去向，確保文件不丟失、不遺漏。人秘股要按時督促檢查領導批示件的落實情況，及時反饋信息，確保領導簽批的文件件件有落。

（1）需提交局長（主任）辦公會議研究確定的簽批件，在領導簽批后，由人秘股收集，按辦會程序控制。

（2）需發文的簽批件，各相關股室要盡快擬文下發。該項工作要在領導簽批后2個工作日內完成。

（3）需送有關部門辦理的事項，要盡快通知有關部門辦理；領導已作明確批示，可不發文的，由人秘股將領導批示連同來文復印，轉送有關部門或單位。該項工作要在1個工作日內完成。

6、存檔：已經辦結的來文，要將原件及相關資料存檔。

（六）發文辦理程序和標準

1、擬稿：擬稿工作由相關業務股室負責；文稿形成后，應將附件、會簽件、依據材料等附于文稿后，完整反映成文過程；擬稿完畢后，簽署擬稿人姓名和日期。擬稿工作原則上要在1個工作日內完成，最長不能超過5個工作日。

2、核稿：業務股室將草擬的文稿送綜合股核稿，核稿如發現問題，由綜合股提出處理意見或建議，由主辦股室補充、修改。核稿完畢后，應簽署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1個工作日內完成。

3、審稿：綜合股核稿后，將文稿送人秘股股長審核。人秘股股長審核后，視具體情況呈有關領導審核、簽發。審稿完畢后，應簽署審稿人姓名和日期。審核工作要在1個工作日內完成。

4、簽發：審稿后，由人秘股將文稿送局領導簽發，簽發工作原則上要在1個工作日內完成。如領導出差，以電話請示，事后補簽。

（1）以xx某地安全生產監督管理局名義行文的，由人秘股負責呈局長、分管副局長簽發。內容重要、涉及面廣的，應由局長簽發。除特殊情況外，局長、副局長不簽發未經核稿、審稿的公文。

（2）以xx某地安全生產委員會辦公室名義發文的，由人秘股負責送辦公室主任簽發。

簽發人應簽署明確意見，并簽署姓名和日期。其他審批人圈閱，應視為同意。

5、校核：

（1）經簽發的公文，由人秘股編文號，并負責體例等方面校核。

（2）經校核的公文，由人秘股出公文校樣，才能付印；校對人員應對公文進行全面校對，包括文種、格式、文號、文字、標點符號、發文范圍等，如發現問題，應作技術處理。校對人員欲對公文內容作更改的，應報請審稿人、簽發人同意。校對完畢后，應簽署校對人姓名和日期。(勵志天下 www.lizhi123.net)

6、印發：公文清樣，經人秘股檢閱無誤后方可付印，蓋印后按要求裝訂、分發。

7、存檔：公文印發后，要將文件原稿、簽發件及正式文件3份存檔，承辦股室存1份。

二、會務辦理程序和標準

(一)目的

通過對會議進行有效控制，規范會議程序，提高會議組織的效率和質量，保證會議順利召開。

(二)適用范圍

適用于某地安監局或某地安領辦負責的各類會議。

(三)職責

1、局長（主任）、副局長、人秘股股長負責組織召開相應會議。

2、各股室負責相應會議的材料準備、會議通知等會務工作；

3、人秘股負責全某地綜合性大型會議會場布置及會務后勤工作，相關業務股室協助做好會場布置。

（四）辦會要素：會議確定、會議通知、材料準備、會場布置、會議記錄、會議紀要、會議材料存檔。

(五)工作程序

1、會議確定：根據領導的工作需求，確定會議召開的時間、地點、會議范圍、主報告人、發言人、主持人和參會人員。

2、會議通知：人秘股根據既定的會議事項，落實會議室，草擬會議通知。會議通知一般包括會議時間、地點、參會人員、會議內容、會議要求及聯系人等，會議通知由人秘股負責，相關股室配合并做好通知記錄，負責落實參會人員名單。

3、材料準備。會議材料由人秘股準備，會議材料應緊扣會議主題，體現并確保會議能達到預期效果。會議材料一般包括領導講話稿、主持詞、會議議程、會議需研究的議題等。會議材料應于會前呈相關領導審定。

4、會場布置。會場布置由人秘股負責，有關部門或股室協調做好，會場形式應根據不同會議而定，一般情況下，會場布置應包括會標(橫幅)設置、主席臺設置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設等。后勤服務主要是茶水供應。會場布置和服務有特殊要求的按特殊要求準備。

5、會議記錄。會議入場時參會人員應簽到。會議簽到工作由人秘股負責，其他相關股室協助；會議期間應指定專人負責做好會議記錄。會議記錄人員應具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力。會議記錄應完整、準確，充分記錄會議的主要精神，字跡清楚可辨。

6、會議紀要。會議結束后，必要時要形成會議紀要。參會記錄人員應在1個工作日內草擬會議紀要，經股室負責人審核和人秘股核稿后，報分管領導審核，由會議主持人簽發。會議紀要應充分體現會議精神，并具有較強的可操作性。

7、存檔。會議結束后，人秘股要將會議通知、會議記錄、會議簽到表等相關材料，在3個工作日內整理并存檔。

三、事務辦理的程序和標準

(一)目的

通過對領導交辦事項及其它一般事務的辦理過程進行有效控制，規范辦事程序，提高辦事效率，把領導工作意圖落到實處。

(二)適用范圍

適用于某地安委辦、安監局事務及領導交辦的各項事務。

(三)職責

1、某地安委辦主任（人秘股股長）負責辦理某地安委會主任、副主任（局長、副局長）及其他上級領導交辦的各項事務，并負責組織實施。

2、各股室負責辦理某地安委辦領導（局領導）及人秘股交辦的各項事務。

3、各業務股除辦理領導交辦的事務外，還要督促檢查落實相關事務的辦理情況。

(四)事務辦理工作要素：

交辦、記錄、辦理及反饋、催辦、結果、存檔。

(五)工作程序

1、交辦：某地安委辦領導（局領導）和人秘股發出辦理事務的指令。

2、記錄：接到辦事指令后，相關股室做好記錄，記錄應包括領導交辦事務的時間、地點、內容、辦理時限、要求等。

3、辦理及反饋：承辦人員要按及時快捷的原則，抓緊辦理交辦事項。承辦過程中遇到特殊問題，需要領導協調的，應及時向領導匯報。在辦理過程中要適時向領導反饋辦理進展情況。

4、催辦：轉由有關部門或單位辦理的事務，主辦股室要負責督辦和催辦，在規定的時限內完成交辦事務。

5、結果：按時、按質、按量地完成領導交辦的事項，做到事事有結果。事務辦結后，承辦股室及承辦人員要及時向交辦事務的領導匯報，必要時形成匯報材料。

6、存檔：領導交辦事務辦理過程中，如形成文字材料的，要把相關材料在3個工作日內整理并存檔。

第二篇：公文處理制度

第一章 總則

第一條 為使**公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執行。

第二章 公文的定義和種類 第一節 公文的定義

第三條 公文是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政策、發布和執行企業規章制度、請示和答復問題、指導和布置及商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。公文處理工作應做到及時、準確、安全，執行有關保密管理規定，嚴格遵守國家法律法規和公司管理制度。

（一）外來公文—指政府部門、行業協會、上級單位等外企事業單位（轉）發給公司的公文。

（二）內部公文—指在公司內部使用的公文，包括公司下發的或

公文處理制度

下屬分公司下發的規章制度、計劃總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規定等等。

（三）上行文—是指**公司，或各下屬分公司/各職能中心向**，報送的請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下屬分公司/各職能中心下發的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。

（五）平行文—是指外部平級單位，或公司內部各部門間聯系業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。

第二節 公文的種類

第四條 公文種類主要有規定、決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、意見、會議紀要等。

（一）規定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級部門不適當的決定事項。

（三）決議：適用于經董事會、總裁辦公會、總經理辦公會等重要會議討論通過并要求貫徹執行的重要決策事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉各部門的公文，轉發政府機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求各部門辦理、周知或執行的事項，任免和聘用干部。

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（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示：適用于向上級單位請示或批準的事項。請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。

（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬部門或單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文的管理職責

第五條 公文管理是指公司行政公文管理。具體包括：公司下發的公文；各下屬分公司上報或下發的公文；公司各職能中心上報或下發的公文；公司及各下屬分公司對外（包括政府機關、其他事業單位）往來公文等。

第六條 公司總裁辦是公司公文處理的管理部門。負責指導各職能中心和各下屬分公司的公文處理工作。同時負責建立健全公司公文管理制度，負責制度的制定、修改與實施。

（一）公司總裁辦負責接收和處理公司層面的外來文件，接收和處理公司內部各職能中心和下屬分公司對領導的請示、報告，負責處理以公司名義上報、下發的公文文件。

（二）公司各職能中心負責接收和處理對口相關領域的外來文件，公文處理制度

負責處理以各職能中心名義上報、下發的公文文件。

（三）公司各下屬分公司總經辦負責屬地地方政府相關職能部門的外來文件，負責接收、處理、宣貫和落實公司轉發的外來文件和公司下發的規章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責處理以分公司名義上報、下發的公文文件。

（四）各職能中心和下屬分公司根據業務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作。

第四章 公文格式

第七條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發文單位、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發份數等部分組成。

（一）版頭發文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。

（二）發文字號由發文單位代字、發文和發文順序號組成，標注于版頭下方居中。聯合發文一般只標明主辦單位的發文字號（公司、各職能中心和下屬分公司發文代字規范見附件一）。公文應在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名，發文字號的標注放在左側。

（三）標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符合。

（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規范化簡稱、統稱，公文處理制度

排列順序力求相對統—。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。

（五）正文正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采用4號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。

（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發文日期之前注明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。

（七）發文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。

（八）成文日期一般署會議通過或者領導人簽發日期，聯合行文署最后簽發機關領導人的簽發日期。會議紀要以會議通過日期為準。成文日期使用漢字，并標明年、月、日，零寫為“０”。

（九）印章除會議紀要外，公文應當加蓋發文機關印章。用印應當上不壓正文，下壓成文日期。

（十）主題詞上報公文應當注明主題詞。標注在發文日期和印發說明之間，并按照規定標引，最多不超過五個。

（十一）印發說明公文的最后組成部分。包括印發范圍和公文印數。

公文處理制度

（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。

第五章 行文規則

第八條 行文原則

（一）依據隸屬關系行文：一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

（二）依據職責范圍行文：完全屬于職責范圍內的事項，可直接行文；屬于職責范圍之內，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部門協商一致，進行會簽。

（三）不相隸屬機關的行文規則：行文雙方的關系基本上是對等的；雙方公文效力的登記應是對等的。

（四）涉密公文的行文規則：“明來明復，密來密復”；主件和附件的秘密等級一致。

（五）上行文的行文規則：請示類公文應堅持“一文一事”制度，避免“一文數事”，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關；“報告”中不得夾帶請示事項。

（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯合行文。

（七）各職能中心可根據領導授權，向下屬分公司行文。

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（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，原則應提前征得收文部門的同意。

第九條 不能行文的幾種情況：

（一）不能對領導者個人行文（特別是請示、報告，不能出現 領導姓名）。

（二）各職能中心內部之間的工作往來一般不行文。

（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發。

（四）相關部門就有關問題未協商一致時，不能各自行文。

（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行 文。

第六章 公文處理 第一節 收文處理

第十條 收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條 簽收、登記。為保證公文辦理的準確、及時、安全和可追溯，對收到的各級公文、各類文字材料、各種信件等，須進行簽收、登記。

第十二條 分發、擬辦。

（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據來文的內容和公司領導分工等情況，分發給相關的領導或部門。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權限的事項，簽發給董事長、黨委書記或總裁；對

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于來文內容不能明確對應領導班子成員分工的，分發給董事長或總裁確定。對于只涉及公司有關職能部門管理權限的事項，簽發給該部門負責人直接閱知并辦理。

（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。

（三）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及分公司的事項，由總經理審批。

第十三條 批辦。公司領導在批閱文件時，應簽署明確意見，并寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門?？偛棉k應根據領導的批示、意見內容進行登記后，再轉送承辦部門處理。

第十四條 承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應及時辦理，辦理結果應及時報送給本事項的主管領導，并將相關材料存檔。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應當及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。對內容、形式要件不齊全等不符合相關要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦。

第十五條 催辦?？偛棉k對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行督促檢查。緊急或重要的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，做到件件有結果，并及時向有關領導反饋。

第十六條 各職能中心和下屬分公司收文辦理流程

公文處理制度

（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執行。

（二）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執行。只涉及分公司的事項，由總經理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執行。

第二節 發文處理

第十七條 發文處理指以公司名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第十八條 擬稿。非部門業務范圍的綜合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內容屬各職能領域業務范圍內的文件，由各職能中心擬稿；內容屬分公司職能領域和部門內部業務范圍內的文件，由各下屬分公司擬稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門擬稿。

擬稿的基本要求：

（一）要符合國家的法律法規和方針政策及有關規定；符合公司的章程及有關規定；

（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、文字精煉、字詞規范、標點正確，篇幅力求剪短；

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文公司的職權和與主送公司的行文關系確定；

（四）公文內容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、公文處理制度

發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關、印發日期、主頁碼等18項要素組成。

第十九條 審核。以公司名義發文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發文，由職能中心總監核稿；以分公司名義發文，由分公司總經辦主任核稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門負責人或公司主管領導核稿。

核稿的重點是：

（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規和方針政策及有關規定，與其它有關公文有無重復或矛盾；

（二）是否完整準確地體現了發文意圖，政策是否保持連續性，提法是否同已發布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行；

（三）是否與有關部門協商，涉及其他公司或部門的問題是否協商一致；

（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否符合公文規定的要求。

第二十條 會簽。聯合行文的公司部門應予會簽，再送有關領導簽發。

第二十一條 簽發。以公司名義行文，由董事長或總裁簽發；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發；以董事長或總裁名義行文，由其本人簽發；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經理簽發，特殊行文上報公司簽發。

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第二十二條 編號。以公司名義對外發文由總裁辦統一編寫發文字號；以分公司名義對外發文由分公司總經辦統一編寫發文字號。經辦公室編號后的文稿，采用A4國際標準的正式紅頭文紙印制、蓋章后發送。由相關部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。

第二十三條 繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負責打??；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責打印；以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經辦負責打印。

第二十四條 用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經辦負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。

第二十五條 發送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負責發送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負責發送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經辦文員負責發送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當及時發送并抄送相關所有參會人員。

第二十六條 督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司總經辦有權力和責任對文件所載內容的執行情況予以催辦、監督，而且有義務適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質、按量完成任務，為下一步工作提供條件。

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第二十七條 備案。為使發文有備可查，公文的發送必須登記備查，所有以公司名義下發的正式公文均由各相關職能中心進行備案，以下屬分公司部門名義下發的正式公文均由分公司總經辦進行備案。

第二十八條 公文的發文流程：

（一）公司公文簽發流程：

編制（文件起草部門）→部門外會簽（可缺?。鷮徍耍ǜ髀毮苤行目偙O/總裁辦主任）→會審（主管副總裁會審）→審批（董事長/總裁）→編號下發（總裁辦/各職能中心）→備案（總裁辦/各職能中心）。

（二）各下屬分公司總經辦公文簽發流程：

編制（文件起草部門）→部門外會簽（可缺省）→審核（分公司總經辦主任）→會審（副總經理會審）→審批（總經理）→編號下發（總經辦）→備案（總經辦）。

各下屬分公司下發公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業務相關部門，以便協辦或查考。

第二十九條 應充分利用電子信息網絡，對普發或轉發類的公文實行網上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經辦應指定專人及時登錄，確保及時收取公文。

第七章 公文的歸檔和銷毀

第三十條 公文由辦公室或專職人員統一收發、歸檔和銷毀。第三十一條 歸檔。公文辦理完畢后，應根據有關規定，及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司

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負責本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應根據其相互聯系、特征、、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。

第三十二條 借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心《檔案借閱制度規定》執行。未立卷歸檔的文件材料由部門文書人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負責辦理；凡屬涉密文件、資料，須經本部門經理批準后方可查閱。

第三十三條 翻印。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經總裁辦主任/總經辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋印章。

第三十四條 銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應進行登記，由二人監銷。

第三十五條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第八章 公文的保密

第三十六條 公文處理工作須嚴格執行公司有關保密規定，確保公司機密安全。

第三十七條 公文拆啟和傳送由專人負責，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經辦指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或

公文處理制度

橫向傳遞。

第三十八條 公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

第三十九條 注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

第四十條 各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。第四十一條 傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

第四十二條 收發者不得閱讀與自己工作無關的公司公文。

第九章 附則

第四十三條 本制度由總裁辦負責擬訂、修訂和解釋。第四十四條 本制度自發布之日起施行。

2017年8月25日

公文處理制度

第三篇：公文處理制度

公文處理制度 Document Processing

6.1 公文處理機構 Document Processing Agency

6.1.1 行政辦公室是公文處理的管理機構，負責公文處理工作。

Administrative Office, the agency of document processing management, is responsible for document processing.6.1.2 公文應由行政辦公室統一發布和歸檔。公文處理必須做到及時、準確。

Document should release and file by Administrative Office uniformly.Document Processing should be timely, accurate.6.2 公文格式 Document Format

公文格式一般由發文部門、發文字號、簽發人、標題、正文、印章、時間等部分組成。

Document format is generally included “issue department”, “issue number”, “issuer”, “title”, “text”, “seal”, “issue time” etc.6.3 公文請示 Document Approval

6.3.1 公司各部門對外下發通知、函件等公文，須經過以下程序：

（1）由行政辦公室上報公司CEO或執行董事批準后；

（2）由行政辦公室統一以公司的名義對外發文。

The required procedure shall be satisfied if any department want to issue a document：

（1）Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director;

（2）Release in the name of the Company by Administrative Office.6.3.2 對內容涉及兩個以上的部門或范圍較廣的文件，行政辦公室應在公司CEO或執行董事批準前，先送相關部門會簽。

If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive Director.6.4 存檔

行政辦公室應及時將各類公文分類存檔，以便于查詢。

In order to facilitate inquiries, the Administrative Office should file the documents by category.

第四篇：公文處理制度

公文處理制度

（一）由接收上級文件或其他機關、單位送發的文件、材料，必須當面清點，核對來方機關、文號、件數、標題、發往機關待有無差錯，檢查無誤后方可在送文薄或收文回執上簽字，然后再進行分類登記；

（二）收文登記后，傳閱文件按收文編號打印文件傳閱處理單；

（三）及時送有關領導；

（四）根據領導批示傳閱或辦理，并督促檢查；

（五）緊急文件、信函、電所、電傳應隨收登記，立即呈閱，不得延誤；

（六）公文處理要及時準確，不積壓、不遺漏；

（七）嚴格保密制度。對上級下發的秘密、機密、絕密文件必須專人負責管理，及時存入密碼柜，確保文件安全，并按規定向上級發文單位機要清退，并認真填寫《文件清退單》。凡密級文件、信函、材料，須按保密規定辦理。對準備發出的文件，按要求逐一檢查，檢查無誤后，進行發文登記，填寫發文通知單，與收文單位辦理收發手續。對需要銷毀的文件應認真進行清理，分類造冊，報總公司黨委保密委員會審批。經批準后，派專人監督銷毀，嚴禁出售；

（八）處理完畢的文件、材料、信函要認真清理，分類立卷，按規定及時歸檔；

（九）收到下屬單位的請示，要認真進行登記，呈公司領導批示，按批示意見辦理；

（十）為了便于存檔和查閱，各類文件、材料，領導講話要實行微機管理；

（十一）做好催辦工作。要根據文件的急緩程度及時督促辦理，對一些辦理周期較長的重大疑難問題，要多次催辦，詢問辦理情況；不便在電話中聯系的事項，應主動到承辦單位當面協商；

（十二）做好協調工作。

1.對送業務部門辦理的文件，部門拿不準或不好定的問題及時請示領導；

2.領導對文件批示的新要求，要迅速轉承辦單位，使文件辦理既符合上能意圖，又切實可行；

3.有兩個或兩個以上承辦單位時，要做好承辦單位間的溝通、協調工作。

第五篇：公文處理制度

公文處理制度

1、公文處理的一般規定：

(1)公文處理工作必須做到準確、及時、確保安全、嚴格執行保密制度。

(2)監督所辦公室設專人管理文件，負責來往公文的登記、分辦、傳遞、用印、催辦、保管和歸檔工作，并負責檢查、指導、監督各科室的公文處理工作。

(3)各科室在科室負責人領導下，由專兼職檔案管理人員負責來往公文的登記，分辦、傳遞，用印、催辦、保管和歸檔工作。

(4)處理公文要按照有關方針，政策和上級要求進行，認真負責，講究質量，提高效率，按時處理完畢，不延誤，不積壓并注明承辦結果。

2、收文處理制度：

(1)一切外來函件，除署名科室，個人外，均經辦公室拆封，登記編號，呈主管領導審批后，送有關領導及科室處理。各科室收到的重要會議通知等文件應交監督所辦公室登記處理。

(2)對外來公文，文書按照內容、性質或發放單位進行分類登記、編號，并附公文用紙，根據監督所長審批意見及時送交承辦科室或個人進行閱辦，不得積壓，不得延誤。

(3)根據來文要求和領導指示，辦公室要按規定期限負責檢查催辦處理情況，防止漏辦和延誤，同時將處理結果報監督所所長，閱辦完的文件各科室需要保存的應復印后保存復印件，原件應及時交回辦公室保存。

（4）未按時處理的文件，應說明理由和存在問題，不得延誤不報。

(5)文件處理完畢后，注明處理結果，按有關規定保存，歸檔。

3、發文工作制度：

(1)公文起草人員在起草文件時要明確文件的寫作格式，用途及印發范圍和有關要求。各種數據力求準確，用詞恰當，言簡意明。

(2)文件起草后，一般按科室負責人審核、修改，主管所長審核，修改、簽發的程序進行。重要文件由監督所長簽發，文件一經簽發即行生效。簽發文件要寫清簽發人姓名，時間。

(3)凡科室以監督所名義印發的非正式文件、信件、通知，證明一律由辦公室主任簽發。

(4)起草文件，—律使用打印機打印，文件原稿及正文各一份交辦公室文書歸檔。

(5)發送公文要嚴格按照簽發人批準的范圍改善，如有增減，應請示簽發人同意，各種文件上報及發放時要在發文本上認真登記。

(6)發出需要對方答復的公文要及時進行查詢，并將批復函件或答復意見和正本發文一并歸檔。