第一篇：某企業(yè)會議管理策劃項目

書

班級：造假

姓名：吳

某企業(yè)改善會議管理策劃123-4濤

會議改善項目主要是針對企業(yè)由于會議管理不完善導(dǎo)致會議效率不高而成立的策劃項目，其目的是為了有針對性的提高企業(yè)會議效率，對不同的企業(yè)在會議方面出現(xiàn)的問題做出針對性解決方案，該項目將長期為企業(yè)服務(wù)，并安排專業(yè)人員為企業(yè)服務(wù)直至有所改變，在服務(wù)過程中為企業(yè)做出階段性評估，提出意見，幫助企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)。

某企業(yè)因為會議制度不完善，導(dǎo)致會議效率不高，管理層普遍反映會議下來應(yīng)該落實的任務(wù)沒有落實，應(yīng)該交代的事情由于各種原因沒有辦法交代清楚，而員工也因為各種原因不清楚企業(yè)接下來的短期目標(biāo)，具體表現(xiàn)在，（1）管理者表達(dá)邏輯不清楚，思路不夠清楚，讓與會人員搞不清講的是什么，以至于講了很多無關(guān)緊要的事；（2）現(xiàn)場會議氛圍不濃厚，與會人員有的在玩手機(jī)，有的在談?wù)摳鷷h無關(guān)的東西更有甚者還在睡覺；（3）會議安排時間不合理，應(yīng)該規(guī)定的例會沒有固定下來，而大多以臨時會議的方式進(jìn)行，導(dǎo)致與會人員沒有充分準(zhǔn)備，會議較隨意性；（4）與會員工提不出目前存在的問題，導(dǎo)致會議無法順利開展下去，領(lǐng)導(dǎo)者不清楚目前企業(yè)存在的具體的問題；（5）與會人員著裝不夠規(guī)范，應(yīng)該穿職業(yè)西裝的沒有穿，大多都穿休閑裝，無法體現(xiàn)出會議的嚴(yán)肅性、規(guī)范性，整個會議下來效果不明顯，浪費(fèi)了大多數(shù)人的時間，根據(jù)該公司目前存在的現(xiàn)狀，我們做出5項具有針對性的改善意見，并進(jìn)行1年的跟蹤觀察，與指導(dǎo)。問題1，作為企業(yè)管理者,如果沒有充分表達(dá)自己的思想與戰(zhàn)略方案,對于一個公司的發(fā)展將是巨大的阻礙,任何一個公司的發(fā)展都離不開一個行之有效的戰(zhàn)略方案,因此我們建議管理者在會議前做好充分的備稿,備稿邏輯順序?qū)⒂晌覀兊膶I(yè)人員執(zhí)行完成,管理者需要做的是羅列出需要討論的事情,或者自己的發(fā)展方案,在備稿準(zhǔn)備好之后,與會發(fā)言人還需要在會議開始之前花30分鐘熟悉整個會議的程序,如果事情較多,準(zhǔn)備時間可以依次遞增,會議開始后,專業(yè)人員會在現(xiàn)場對與會發(fā)言者做出評估與分析,并做出階段性評價,會議過后,再提出相應(yīng)的改進(jìn)方案,如果是發(fā)言者表達(dá)邏輯與順序出現(xiàn)了問題,那么我們會與相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行討論,對當(dāng)時做的備稿進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的分析,提出整改,若是發(fā)言者自己出現(xiàn)了問題,比如說本身邏輯表達(dá)能力欠佳,如果管理者提出要求,我們可以為其提供2個星期的邏輯思維訓(xùn)練:(1)以多元思考法提高思考能力,所謂“多元思考法”，就是每件事情不要期待只有一種答案，而應(yīng)多方面思考，創(chuàng)造復(fù)數(shù)的解決可能性,習(xí)慣多元思考法的人不論面對任何問題都能從不同角度與觀點分析，則即使再大的難題，也能找出解決辦法;(2)提高邏輯思考能力,所謂“思考論理能力”，簡單講就是面對問題時不可一相情愿地埋頭苦干。至于具體的論理思考訓(xùn)練法，則有三種——“由宏觀到微觀”、“MECE”、“邏輯樹狀圖”,“由宏觀到微觀”思考法 所謂“瞎子摸象”，指沒辦法整體掌握事情輪廓，只好以偏蓋全地錯誤想像,MECE思考法 養(yǎng)成“由宏觀到微觀”的思考習(xí)慣之后，不妨進(jìn)一步學(xué)習(xí)“MECE”思考模式。簡單講所謂“MECE”就是，處理事情能夠毫無遺漏、毫無重復(fù)。有“遺漏”就會錯失機(jī)會；“重復(fù)”則白白浪費(fèi)力氣。(3)提高創(chuàng)造思考能力 ,點子不多、思考能力不強(qiáng)的人在企業(yè)界很容易被淘汰。如何提升自己的創(chuàng)造與思考能力呢？行腦力激蕩時必須：

一、就讓各種點子盡量跑出來，二、模仿“接龍”方式，局部改良別人點子，形成新的創(chuàng)意,通過上面的思維訓(xùn)練方式,我們希望管理者具有良好的思維邏輯,對于企業(yè)發(fā)展是有巨大的影響。

問題2，會議現(xiàn)場的氛圍，不僅僅體現(xiàn)出了與會人員的精神狀態(tài)，更多的是體現(xiàn)了一個公司的企業(yè)文化氛圍，與會人員的精神狀態(tài)，直接關(guān)系到了，會議討論的效率和成效，根據(jù)該公司的具體情況，我們建議管理層必須規(guī)定凡是與會人

員，在會議上不得從事與會議無關(guān)的活動，并對參與會議人員進(jìn)行考核，納入年終分紅；其次，管理者應(yīng)該積極調(diào)動會議現(xiàn)場氛圍，對不同部門提出問題并得到回饋，對不同部門做出長期或短期目標(biāo)規(guī)劃，與會現(xiàn)場，我們會有相關(guān)人員對此做出評價和考核。

問題3，會議時間的科學(xué)性，直接關(guān)系了會議準(zhǔn)備情況、人員分配，任何一個嚴(yán)格的企業(yè)都至少有一整套嚴(yán)格的會議安排，比如年終會議、年中會議、年末總結(jié)會議、每個月或每個星期的例會、臨時性會議等，具體安排應(yīng)該根據(jù)不同企業(yè)不同需要進(jìn)行規(guī)定，同時不同性質(zhì)的會議參與人員也有所區(qū)分。比如，年會，應(yīng)該由不同部門主管參與，分析與討論該部門年中或年末短期或長期目標(biāo)的完成情況，而沒星期或每月的例會，可以讓不同部門管理人員自行組織，具體參與人員或參與地點由部門管理者自己決定；最后的臨時會議，臨時會議也稱特別會議，是指定期會議以外的必要時候，由于發(fā)生法定事由或者根據(jù)法 定人員、機(jī)構(gòu)的提議而召開的股東會議。我國公司法規(guī)定，代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時會議的，應(yīng)當(dāng)召開臨時會議，同時如果是突發(fā)性事件，那么參與人員與參與地點就有非常大的靈活性。

問題4，當(dāng)一個公司的員工提不出任何關(guān)于公司的問題，要么就是該員工沒有認(rèn)真，平時工作沒有細(xì)心觀察，要么就是企業(yè)的管理者沒有對此足夠重視，因為任何一個企業(yè)都不是完美無缺的，有些問題可能牽制著公司的效率，有些可能是牽制著公司的企業(yè)文化，所以，如果是前者，我們建議該公司可以解聘這種員工，因為好的氛圍可能需要幾個乃至十幾個員工的辛勤建設(shè)，而一個就可以破壞這種良好氛圍，如果是后者，我們建議管理者制定問題反饋機(jī)制，必須充分重視

問題反饋的重要性，同時將問題反饋納入部門年終分紅機(jī)制里，同時派出相關(guān)人員，參與企業(yè)問題反饋機(jī)制的初始建設(shè)階段，并做好評價與分析。

問題5，對于著裝的規(guī)定，首先要根據(jù)不同的會議性質(zhì)做出要求，凡是參與年會、部門例會的與會人員必須穿著職業(yè)西裝，而臨時性會議根據(jù)事情的具體情況由組織者規(guī)定，同時，我們會派遣相關(guān)人員，對會議過程中的情況做出評價與分析，同時，我們建議該公司將會議著裝納入公司的常規(guī)要求中，有必要的話，也可以和年終分紅相關(guān)聯(lián)，我們建議：

1、夏季著裝規(guī)范

1）男員工上裝可著一色短袖有領(lǐng)襯衫，可不系領(lǐng)帶，下著西褲、商務(wù)休閑褲，并穿皮鞋或既不露腳趾也不露腳跟的皮涼鞋。男員工須將襯衫下擺扎入褲內(nèi)。

2）女員工上裝可著一色短袖有領(lǐng)襯衫，下著西褲、深色一步裙、2、春、秋、冬季著裝規(guī)范

1）男員工上裝穿長袖有領(lǐng)襯衫，打領(lǐng)帶，外穿黑色西裝，下著西褲或商務(wù)休閑褲，穿深色皮鞋；著裝內(nèi)可以穿低領(lǐng)毛衣（顏色不做強(qiáng)制要求，連帽毛衣不得穿著），毛衣必須穿著于襯衫之外，并將襯衫領(lǐng)子完整翻在毛衣外。男員工須將襯衫下擺插入褲內(nèi)。

2）女員工上裝穿淺色長袖有領(lǐng)襯衫，或淺色長袖翻領(lǐng)T恤，外著黑色西裝，下著西褲、商務(wù)休閑褲，深色牛仔褲。著裝內(nèi)可以穿低領(lǐng)毛衣（顏色不做強(qiáng)制要求，連帽毛衣不得穿著），毛衣必須穿著于襯衫之外，并將襯衫領(lǐng)子完整翻在毛衣外。

在為期一年的跟蹤觀察與指導(dǎo)下，會議有了明顯改善，首先，企業(yè)制定了科學(xué)性的會議時間安排，并落實到各個部門，與會人員也有充分時間準(zhǔn)備會議相關(guān)內(nèi)容，在著裝方面，企業(yè)員工可以自覺約束；作為企業(yè)管理者或者會議發(fā)起者，已經(jīng)具備了清晰的、邏輯的表達(dá)能力，與會員工也清楚了領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容，會議目標(biāo)，明確部門責(zé)任與目標(biāo)，做好會議記錄；因為前面問題的解決，會議氣氛問題也隨之解決，員工也不會無所事事，并且踴躍提出公司目前在不同方面面臨的問題，并可以直接反饋給管理者。

第二篇：項目管理策劃

摘要：項目工程管理的關(guān)鍵是針對項目實施階段的管理內(nèi)容，進(jìn)行科學(xué)、合理的前期策劃，以確保項目工程順利開展，并取得預(yù)

期的成功。

關(guān)鍵詞：工程項目；管理；實施；策劃

1引言

項目管理（項目管理論文）成功的關(guān)鍵，首先要明確人們對項目所有人的期望，以及項目交付的成果必須達(dá)到什么水平才能使業(yè)主滿意。項目管理是在規(guī)定的時間內(nèi)、在一定的費(fèi)用內(nèi)，交付符合技術(shù)規(guī)范要求的成果，因為項目工程的一次性特點，項目管理的任何策劃失誤都有可能帶來難以挽回的損失，對于施工企業(yè)項目來講就有可能造成虧損。本文專題探討項目施工階段的管理策劃。

2基本概念

項目實施管理策劃是項目管理實施之前，針對項目本身的特點對管理目標(biāo)、管理方法、管理措施和手段進(jìn)行科學(xué)分析和論證的方法。因此，要對項目進(jìn)行管理策劃，必須先了解項目管理的內(nèi)容。

3項目施工階段管理內(nèi)容

施工準(zhǔn)備工作項目施工準(zhǔn)備工作包括以下六點：a）技術(shù)準(zhǔn)備包括施工方案及重大技術(shù)措施；

b）現(xiàn)場臨建準(zhǔn)備工作；

c）制定人力資源（人力資源論文）計劃；

d）項目組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；

e）主要材料和設(shè)備需求計劃；

f）資金準(zhǔn)備和投入計劃。

工程進(jìn)度管理

工程進(jìn)度管理包括以下四點：a）節(jié)點工期控制；

b）施工進(jìn)度計劃、階段目標(biāo)；

c）工期保證措施；

d）進(jìn)度檢查和進(jìn)度糾偏。

工程質(zhì)量管理

工程質(zhì)量管理包括以下三點：a）制定質(zhì)量目標(biāo)；

b）質(zhì)量保證體系建設(shè)；

c）制定質(zhì)量保證措施。

工程成本管理（成本管理論文）

工程成本管理包括以下四點：a）施工預(yù)算編制，確定目標(biāo)成本；

b）工程項目變更點預(yù)測；

c）工程索賠管理；

d）工程結(jié)算管理。

工程安全管理

工程安全管理包括以下四點：a）安全生產(chǎn)目標(biāo)制定；

b）安全保證體系建設(shè)；

c）工程重大危險源識別、分析，并形成項目安全評估報告；

d）安全保障措施。施工現(xiàn)場管理施工現(xiàn)場管理包括以下三點：a）文明和綠色施工管理；b）環(huán)境管理；

c）現(xiàn)場檢查管理制度。

工程風(fēng)險管理

工程風(fēng)險管理包括以下三點：a）施工項目風(fēng)險初始識別清單；

b）工程風(fēng)險評估；

c）降低工程風(fēng)險對策；

需要說明的是，這里的工程風(fēng)險是一個統(tǒng)稱，簡稱為技術(shù)風(fēng)險和非技術(shù)風(fēng)險，如設(shè)計方提供的施工圖紙不能滿足施工計劃要求、施工機(jī)械不足、施工方案不符合當(dāng)時施工條件、天氣因素、施工人員、材料供應(yīng)不足等。

工程合同管理

工程合同管理包括以下三點：a）對合同主要條款，組織重要施工人員進(jìn)行會審；b）合同條款職責(zé)分解及要求；

c）分包和設(shè)備材料采購合同。

工程信息管理

工程信息管理包括以下四點：a）信息管理工作規(guī)劃；

b）信息管理與信息交流控制流程（分內(nèi)部和外部）；

c）信息處理與反饋；

d）信息存檔與保密。

4施工階段的項目管理策劃

針對上述項目管理內(nèi)容，接到項目后，應(yīng)對施工階段涉及到的管理內(nèi)容，逐一分析論證，了解業(yè)主情況，考察項目所在地風(fēng)俗人情，閱讀招標(biāo)文件、合同文本、施工圖紙等，編制工程項目管理策劃書，對項目管理內(nèi)容分類策劃。

施工前準(zhǔn)備

根據(jù)工程內(nèi)容、數(shù)量和特點確定項目組織機(jī)構(gòu)，施工方案中，重點關(guān)注分析施工項目難點，編制人力資源計劃，根據(jù)施工進(jìn)度編制材料設(shè)備需求計劃、資金需求計劃，以上計劃在工程實施過程中需適當(dāng)修正，建議項目駐地位置離施工現(xiàn)場不要太遠(yuǎn)。

工程進(jìn)度管理

工程進(jìn)度計劃是項目管理策劃的重要工作之一，是項目工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程特點、業(yè)主要求、各相鄰標(biāo)段的施工生產(chǎn)能力、合同工期和當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境等綜合考慮制定。工程進(jìn)度計劃應(yīng)根據(jù)工程特點確定節(jié)點工期和階段目標(biāo)，不能采用頭腦風(fēng)暴法來確定，而應(yīng)依據(jù)各種條件的權(quán)重采用矩陣法分析各種因素的重要性后確定，使節(jié)點工期、階段目標(biāo)計劃符合現(xiàn)場的要求，同時達(dá)到資源配置最優(yōu)項目成本最小化原則。

工程質(zhì)量管理

工程質(zhì)量管理在項目施工階段策劃應(yīng)占有重要的位置，并應(yīng)做到以下六個方面：a）根據(jù)工程特點、施工圖紙的要求，確定項目質(zhì)量控制要點和質(zhì)量控制目標(biāo)；

b）制定工程項目質(zhì)量通病清單；

c）制定工程項目各類施工配比優(yōu)化目標(biāo)；

d）建立項目質(zhì)量保證體系；

e）建立項目質(zhì)量管理獎懲辦法；

f）分解總體質(zhì)量目標(biāo)，明確各部門各崗位質(zhì)量責(zé)任制。

工程成本和目標(biāo)成本

工程成本策劃是項目管理策劃的核心內(nèi)容，項目成本決定了項目成敗的關(guān)鍵，在項目開始就應(yīng)做好整體成本評價，得出項目可行性程度指標(biāo)，即目標(biāo)成本。

項目開始時，應(yīng)認(rèn)真做好施工圖

紙、工程合同會審、材料價格調(diào)查，并了解地方政府對項目的要求，結(jié)合項目進(jìn)度計劃、分包形式、人力資源配置、機(jī)械設(shè)備資源調(diào)查和配備的要求、主要材料價格漲跌預(yù)測、工程項目潛在變更因素分析等，通過對影響成本的各類因素數(shù)據(jù)的收集和分析，編制施工預(yù)算成本說明，最后形成目標(biāo)成本。目標(biāo)成本是項目經(jīng)營管理的重點控制對象，施工過程中要及時修正并說明增減成本的原因和理由，施工過程中的修正就是每月的經(jīng)濟(jì)活動分析、賬務(wù)成本控制等。

工程安全

項目管理策劃中的工程安全應(yīng)做好以下六個方面：a）項目重大危險源識別并做好清單；b）項目安全評估工作；

c）項目臨電方案；

d）項目安全應(yīng)急預(yù)案；

e）建立項目安全責(zé)任制，確立安全目標(biāo)；

f）實施項目安全教育培訓(xùn)制定安全操作規(guī)程等制度和操作書。

工程合同管理

項目管理策劃中，合同管理應(yīng)做好以下三項工作：a）做好合同文本審核工作，按國家招投標(biāo)范本中規(guī)定的優(yōu)先順序進(jìn)行審定，明確項目的權(quán)利和義務(wù)，找出項目的變更點，進(jìn)行工程量清單的復(fù)核工作，形成項目工程量清單，建立初始項目可變更臺賬；

b）項目與分包隊伍之間，做好項目分包形式策劃工作，確立分包合同范本，尋找意向分包隊伍并進(jìn)行登記；

c）制定項目資源配置計劃，進(jìn)行各類資源市場調(diào)查，建立各類資源購銷和租賃合同范本。工程風(fēng)險管理

工程風(fēng)險管理是項目管理策劃中的總結(jié)，就是對上述各策劃項目中存在的潛在因素進(jìn)行風(fēng)險分析，利用數(shù)理統(tǒng)計方法，對項目實施過程中存在的各類風(fēng)險進(jìn)行評估，找出風(fēng)險系數(shù)重大、較大、次大、較小的因素，綜合形成項目風(fēng)險體系，根據(jù)工程進(jìn)度計劃，分列出不同階段的風(fēng)險控制內(nèi)容，在項目實施過程中進(jìn)行風(fēng)險控制。

工程信息管理

工程信息管理應(yīng)包括如下內(nèi)容：a）信息管理規(guī)劃；

第三篇：會議策劃與管理

第六章會議策劃與管理

一、會議的作用

1、發(fā)布信息

2、決策功能

3、協(xié)調(diào)功能

4、檢查監(jiān)督功能

5、激勵功能

二、會議的策劃要素

1、舉辦者

2、與會者

3、議題

4、名稱

5、方式

6、時間

7、地點

8、結(jié)果

三、會議類型

1、按區(qū)域分：

國際性的會議；

全國性的會議；區(qū)域性的會議；

單位或部門的會議；街道、家庭會議等。

2、按規(guī)模分：

有幾人到十幾人的小型會議；

上百或幾百人的中型會議；

上千或幾千人的大型會議；

萬人以上參加的特大型會議等。

3、按內(nèi)容分：

政治類；經(jīng)濟(jì)類；軍事類；

商務(wù)類；事務(wù)類；學(xué)術(shù)類會議等。

4、按時間分：

定期性會議；不定期性會議；

需要連續(xù)開兩次以上的多次性會議等。

5、按形式分：

有聚有議的會議，如討論會、座談會等；

有聚不議的，如報告會、動員會、表彰會、紀(jì)念會。

6、按會議階段分：預(yù)備會議；正式會議。

7、按會議手段分：

傳統(tǒng)方式的常規(guī)會議；

電視、電話、廣播、網(wǎng)絡(luò)會議等。

8、按會議性質(zhì)分：

（1）法定性或制度性會議 黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會。

（2）決策性會議 常委會、黨組會、理事會、董事會等。

（3）工作性會議 動員大會、工作布置會、經(jīng)驗交流會、現(xiàn)場辦公會、總結(jié)會、聯(lián)席會，座談會、協(xié)調(diào)會、務(wù)虛會。

（4）專業(yè)性會議 研討會、論壇、論證會、聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。

（5）顯示性會議 表彰會、紀(jì)念會、慶祝會、請功會等。

（6）商務(wù)性會議 招商會、訂貨會、貿(mào)易洽談會、觀摩會、產(chǎn)品推介會、促銷會等。

（7）聯(lián)誼性會議 接見、會見、茶話會、團(tuán)拜會、懇談會等。

（8）信息性會議 新聞發(fā)布會、記者招待會、報告會、咨詢會。

四、會務(wù)服務(wù)的內(nèi)容

●主要包含會議服務(wù)與會議接待兩個方面

●會前準(zhǔn)備：會議通知、會場布置、會議編組、證件制發(fā)、交通接送、安全保障；

●會間工作：人員簽到、迎候入座、文件印發(fā)、會議記錄、參觀引導(dǎo)、會場調(diào)度、現(xiàn)場指揮、生活服務(wù)；

●會后收尾：票務(wù)安排、文件清退、財務(wù)結(jié)算、會場清理等。

五、會議的組織

（一）大中型會議組織

【一】會議準(zhǔn)備階段

會議準(zhǔn)備階段是指從決定召開會議并著手籌備開始，到與會人員報到結(jié)束并安排就緒期間的工作。會議準(zhǔn)備工作是否充分，對會議效率和效果有很大影響。要開好會議，必須把準(zhǔn)備工作做好。通常情況下，會前準(zhǔn)備工作有：

1、落實組織領(lǐng)導(dǎo)

接受會議籌備任務(wù)后，要根據(jù)會議規(guī)模大小、會議內(nèi)容涉及部門的多少等因素，確定籌備工作應(yīng)由誰來承擔(dān)。具體要求是：

●現(xiàn)有部門可以獨自承擔(dān)的，可確定由該部門獨自承擔(dān)。

●一個部門獨自承擔(dān)有困難或會議內(nèi)容涉及方面較多的，可明確幾個部門共同籌備，并指定一個部門領(lǐng)頭。

●必要時可以成立會議籌備領(lǐng)導(dǎo)小組。

●領(lǐng)導(dǎo)組織下還可以設(shè)幾個工作小組，分別承擔(dān)會務(wù)議程安排、文字起草、行政接待等項工作。

●為了完成高規(guī)格的會議接待工作，通常由一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會議籌備工作，專門研究布置會議的各項具體工作，明確各接待人員的職責(zé)。

2、擬發(fā)會議通知

通知必須說明會議的目的，參加范圍，主要議程，報到及開會的時間、地點，與會人員需要帶的材料或用品，擬發(fā)通知的部門名稱，通知印發(fā)日期，聯(lián)系人與聯(lián)絡(luò)方式，聯(lián)系電話

號碼等。通知擬訂之后，要按規(guī)定的程序送審、簽發(fā)、復(fù)印、發(fā)出。

3、擬訂開會方案

方案中要寫明批準(zhǔn)召開會議的機(jī)關(guān)，會議內(nèi)容，會議目的，會議程序（包括會議議程、日程等安排），出席，列席和服務(wù)人員的部門和數(shù)量，組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。方案擬定后，經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4、準(zhǔn)備文字資料文件資料應(yīng)用文件袋裝好

會議的文字資料很多，并且不同的會議對文字資料的要求也不同，主要包括：

●會議主要文字資料。如開幕閉幕詞、重要講話、典型發(fā)言資料、大會決議等。

●會議輔助文字資料。如會議須知、作息時間表、會議日程表、與會人員名單、住房及電話號碼、編組名單、組長（或召集人）、討論地點，等等。會議所需文字資料，凡會前可以印出的，都應(yīng)在會前印好，一般應(yīng)在與會人員報到時發(fā)到他們手中。

5、安排會議接待

會議接待周到與否，對能否開好會議至關(guān)重要。因此，在會前應(yīng)充分準(zhǔn)備、周密計劃，會議期間要做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)、不出紕漏。

6、安排會場

大會會場要布置得莊嚴(yán)、樸素、隆重，能體現(xiàn)會議的主題和氣氛，開會前對會標(biāo)、主席臺座次（后面要講）、代表座區(qū)、燈光、音響、通風(fēng)和取暖設(shè)施、茶水供應(yīng)、進(jìn)出通道等，都要認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行檢查，做到項項落實，不出差錯。

如果會議設(shè)分會場或小組討論地點，也須在會前檢查落實。

7、宣傳報道準(zhǔn)備

根據(jù)會議的規(guī)格和內(nèi)容，對會議需要報道的事項，應(yīng)預(yù)先作出安排，并提前與有關(guān)新聞單位，如報社、電臺、電視臺等聯(lián)系落實。新聞單位工作人員一般不需要駐會，必須駐會者要在會前安排好。對會議報道要嚴(yán)加控制，如果可報道可不報道，一律不報道。

8、會前動員

對內(nèi)容重要、服務(wù)人員多的大會，為了做好會上各項服務(wù)工作，會前一般要開會作一次動員，講明服務(wù)要求和注意問題。其范圍包括會上的工作人員、服務(wù)人員、招待單位、醫(yī)療單位和保安部門等方面的負(fù)責(zé)人，有的會議在大會開幕前還要召開預(yù)備會議，請各代表團(tuán)組的負(fù)責(zé)人和大會工作人員共同參加，講明會議的重要性、議程和要求，使大家同心協(xié)力，共同開好會議。

【二】會議進(jìn)行階段

會議進(jìn)行階段一般是指從會議開始到閉幕這段時間。主要工作包括：

1、組織好會議開幕活動

●組織好與會人員簽到、入場和按順序入座，清點到會人數(shù)。

●向大會主持人報告到會人員情況和缺席原因。

●組織大會主席團(tuán)按次序就座，檢查主席臺擴(kuò)音、燈光等設(shè)施。

●會議開始后，應(yīng)到會場角落檢查音響效果。如設(shè)有分會場，對其收聽效果也要及時了解，發(fā)現(xiàn)問題盡快解決。

●如有須臨時通知的事項，要在會議宣布休會前報告大會主持人設(shè)法通知。

●根據(jù)會議需要組織好會議記錄或錄音。

2、及時掌握會議動態(tài)

會議開始后，要及時掌握會議進(jìn)行過程中的情況和問題，廣泛聽取各方面的意見，保證大會按照正確的方向進(jìn)行。

●如大會安排工作報告或典型發(fā)言并組織小組討論時，大會應(yīng)選派人員分別參加，及時掌握討論情況，并認(rèn)真整理、反饋。

●召開工作會議，為了加強(qiáng)引導(dǎo)，樹立榜樣，可選定適當(dāng)數(shù)量的部門作中心發(fā)言，以便進(jìn)行交流，互相啟發(fā)。

●會議預(yù)定的議程和日程，一般情況下不得改變；特別情況下確需改變的，要將變動的必要性和變動意見報告大會領(lǐng)導(dǎo)單位，由大會領(lǐng)導(dǎo)小組或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者決定。

3、組織會內(nèi)協(xié)調(diào)

●凡會議期間形成某方面的決定、辦法、規(guī)定等法規(guī)性文件的，應(yīng)在通過之前召集有關(guān)部門充分協(xié)商，統(tǒng)一意見、組織會簽，避免草率通過后意見不一，執(zhí)行困難。

●對需要作出大會決議或以大會名義分發(fā)的各種文件和資料，要將草稿提前印發(fā)到與會人員手中，進(jìn)行充分討論，認(rèn)真修改。防止個別人起草后直接到大會宣讀、表決。

●對負(fù)有產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)任務(wù)的會議，對選舉辦法、候選人名單等，要充分醞釀，對會上提出的意見認(rèn)真研究采納，并做好協(xié)調(diào)解釋工作。

4、做好會議結(jié)束的準(zhǔn)備

●檢查該印發(fā)、換發(fā)的文件、資料等是否印好發(fā)出。

●檢查與會者預(yù)訂的返程車票、機(jī)票，是否已經(jīng)如期購到，并發(fā)到了有關(guān)與會人員手中。對個人的特別需要是否能盡量滿足。

●對與會人員手中需要請退的票證，要安排好請退工作。

●按返程車次時間作出送站計劃，落實送站車輛和人員。

【三】會議結(jié)束階段

結(jié)束階段是指從會議閉幕到全體工作人員離開開會地點的一段時間。主要工作包括：

1、清理會議文件、資料

對會議文件、資料，要按照主管審定的收、帶、存、銷范圍，該收回的及時收回并清點注結(jié)；該帶走的文件讓與會者帶走（如原系草稿需換正式文件的也要查點落實）；需要存檔的文件要收集齊全，交檔案管理部門保存；對多余的文件、資料、草稿等，要認(rèn)真清點，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。對所有文件和機(jī)密資料都要處理得當(dāng)，防止失密泄密。

2、辦理財務(wù)手續(xù)

對會議所需開支，屬于統(tǒng)一核銷的由大會結(jié)清；應(yīng)由與會者個人結(jié)算的，通知有關(guān)個人在離會前如數(shù)結(jié)清。會議工作人員要給與會者以結(jié)算方便，以免影響與會者返程。工作人員離會前，要向住所結(jié)清賬目。

3、安排送站活動

要根據(jù)與會者返程情況，做出送站計劃，對返程人員、送站人員、車輛、司機(jī)、時間、地點等，都要一一落實，避免疏漏。因特殊情況誤車的人員，要作出妥善安排，并將返程情況及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員。

4、做好會議總結(jié)

一次會議結(jié)束后，對會議的組織工作和效益、得失等要認(rèn)真總結(jié)，肯定成績，找出不足。

（二）小型會議組織

上面所談是各種大型會議的組織工作。大型會議規(guī)模大、程序多、難度大，所以以提示重點為主。對小型會議的組織，主要是對公司上層領(lǐng)導(dǎo)人員召開的決策協(xié)調(diào)型會議的組織，一般應(yīng)掌握以下幾點：

●所提報的各項會議資料，文字要簡明、扼要、準(zhǔn)確。

●要規(guī)定所需文件的份數(shù)、時限，如果有附件、圖表等，一起附上。

●對議題進(jìn)行決策性把關(guān)。

●對可以提交會議研究，但涉及兩部門以上業(yè)務(wù)的，要檢查是否需要在會前先行協(xié)調(diào)，對應(yīng)協(xié)調(diào)而未協(xié)調(diào)的議題不予安排。

●對應(yīng)予安排討論的議題，要按照重要程度和緊急程度排定先后次序。

●一次會議不可將議題安排得過多、過滿，避免通知有關(guān)人員到會后，因議題排不上而出現(xiàn)陪會現(xiàn)象；或因受時間所限不能充分討論而倉促決定。

●參加會議的人員要嚴(yán)格按照通知的范圍到會，出席會議的人員不得隨意帶助理參加會議。●開會期間，非與會人員不準(zhǔn)隨便進(jìn)入會議室；外來電話一般不予傳送；緊急事項須經(jīng)會議工作人員報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后處理。

如果有電話或有事相告，工作人員應(yīng)走到對方身邊，輕聲轉(zhuǎn)告。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知。

●議題在會前已發(fā)給與會人員的，會上不再照本宣科，匯報單位可簡要說明需請示解決的問題和要求，以節(jié)省時間。

●會議發(fā)言應(yīng)緊緊圍繞討論的議題，抓住要害，突出重點，言簡意賅，明確表態(tài)，并視情況限定發(fā)言時間。工作人員要做好會議記錄。

●與會人員應(yīng)集中精力開好會議，認(rèn)真聽取討論發(fā)言，不要議論與議題無關(guān)的問題，不要在會場閱批其他部門送來的文件、資料。

●議題討論結(jié)果，由辦公部門負(fù)責(zé)整理后，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員審定后印發(fā)。其他部門不得私下錄音、錄影或整理、印發(fā)討論情況，并進(jìn)行傳播。

●會議主持人應(yīng)嚴(yán)格控制會議程序，并對討論的議題作出明確的決議。

●準(zhǔn)確、及時整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要一般應(yīng)于會議結(jié)束當(dāng)日或次日寫出初稿送給領(lǐng)導(dǎo)主管簽發(fā)。同時對與決議事項有關(guān)的部門，都應(yīng)發(fā)送紀(jì)要以便通知照辦。

對按規(guī)定不發(fā)會議紀(jì)要的部門，可發(fā)有關(guān)決議事項通知單。

對會議決議事項要加強(qiáng)催辦、查辦。對辦理不力的要采取有效措施促其及時辦結(jié)，避免延時誤事。

●決議事項的辦理情況應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主管報告，并提出有針對性的措施促進(jìn)辦理，避免開過會不解決問題又重復(fù)開會的弊端。

六、主席臺的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于兩側(cè)：中央者為主角或主賓，以當(dāng)事人的左右為準(zhǔn)左為上（左高）

（3）政務(wù)禮儀：左高商務(wù)禮儀：右高

第四篇：項目會議管理培訓(xùn)

項目會議管理培訓(xùn)

項目會議管理培訓(xùn)講師：譚小琥

譚小琥老師

老師介紹： 品牌策略營銷專家 清華大學(xué)特邀講師 世界華人500強(qiáng)講師 中國金牌管理咨詢師 國際注冊企業(yè)教練（RCC）中國式沙盤模擬培訓(xùn)第一人 授課風(fēng)格：

演說家的風(fēng)采、戰(zhàn)略家的氣度、理論家的才華。

譚老師的培訓(xùn)課程：理論與實踐相結(jié)合，非常有效，使我們受益很多。

——中國移動集團(tuán)

講師風(fēng)格個性化，易聽；易懂；易執(zhí)行。

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譚老師很多實用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我們的溝通效率與管理能力。我們會再請譚老師給我們進(jìn)行三天的培訓(xùn)。

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告別理論講教、推崇實務(wù)操作、親歷案例分享、實戰(zhàn)經(jīng)驗傳導(dǎo)。

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譚老師是集演說家、戰(zhàn)略家、學(xué)者型于一身的魅力講師！

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如何組織高效的項目會議

1.概要

項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息、跟蹤項目進(jìn)展、制定項目計劃、形成項目決策、解決項目沖突、進(jìn)行項目跟蹤的有效手段。通過舉行項目會議，項目經(jīng)理可以與項目管理團(tuán)隊、職能部門經(jīng)理、項目組成員及客戶相關(guān)干系人進(jìn)行充分而有效的溝通，從而為集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，提高項目團(tuán)隊士氣、進(jìn)行項目決策、解決項目沖突奠定堅實的基礎(chǔ)。在軟件行業(yè)，文山會海似乎是很正常的事，如果不能高效地組織項目會議，不僅不能合理地利用會議的各種功能，反而會帶來很多種負(fù)面效用。因此，高效項目會議的重要性是不言而喻的。以下就和大家聊一聊，如何組織高效的項目會議。

2.表象

不知道你是否遇到過以下現(xiàn)象，或者應(yīng)該說是遇到過多少種如下的各種現(xiàn)象： 剛收到一封新郵件，說二十分鐘后要在XXX會議室開XXX會；

一個很重要的會議，你很想?yún)⒓樱瑓s因為有更重要的事情，不得不放棄； 會議開了半天，竟不知道會議所云??；

會議與你相關(guān)的內(nèi)容不到5分鐘，你卻不得不等上二小時，會議結(jié)束后才能歸位； 開會時間已過點，所到人員卻寥寥無幾，會議發(fā)起人不得不出去挨個地找人； 參會人員已到齊，卻因為一個重要參與人員不在，要等上半小時甚至更長時間； 會議中，幾個人爭得不可開交，另幾個人卻聊起了中午去哪吃飯的事情；

會議上，領(lǐng)導(dǎo)講得興起，滔滔不絕，眼看就過了吃中飯的時間，無賴他還興致未盡； 會議開到一半，發(fā)言人手機(jī)響了，于是接了半天的電話，大家等著干著急； 原定一個小時的會議，結(jié)果三個小時還沒結(jié)束； 會議一開就是好幾個小時，卻沒有任何結(jié)果； 幾個小時時間的會議結(jié)束了，會后什么也沒留下； 會上安排的任務(wù)，會后沒有人去跟蹤和落實； ??

以上各種表象看似雜亂無章，其實是按會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個過程來整理的。其中前三種現(xiàn)象是由于會前準(zhǔn)備不足、中間八種現(xiàn)象是由于上中控制不夠、最后二種現(xiàn)象是由于會后沒有人跟蹤而導(dǎo)致。這樣的比重分配也是符合會議各過程相對重要性的分配的。以上各種低效甚至無效會議的表象，不知道你們遇到過多少這樣的現(xiàn)象？但悲哀的是，以上情況我統(tǒng)統(tǒng)都遇到過。所以，才發(fā)這篇貼子，和大家一起交流如何組織高效的項目會議，以拋磚引玉，引發(fā)大家的思考和討論?? 3.成本

我們常常開會，也常常組織會議，但很少有人去關(guān)注會議的成本。如果計算出會議的成本給你看看，也許會讓你大吃一驚。如果以前沒有關(guān)注過會議成本話也不要緊，現(xiàn)在來開始關(guān)注還不算太遲。那么，我們現(xiàn)在來了解一下會議的成本究竟有多高。3.1 會議成本組成部分

會議成本是由三部份組成的，即會議工時成本、會議直接成本和效益損失成本。其實還有一些其它成本，但不是很高，也無法一一列舉，我們姑且不予考慮。會議的成本是如何計算出來的？我們先來了解一下會議成本各組成部分的計算方法，也就知道會議的實際成本了。3.1.1 會議工時成本

會議工時成本：是由于參與人員在參加會議時，占用了工作時間而發(fā)生的工時成本。工時成本的計算方法為：會議工時成本=參會人員平均月薪/月工作日/日工作小時數(shù)*薪資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）。

在給出計算會議工時成本計算公式后，現(xiàn)在要來介紹一下這個公式所用到的參數(shù)了。由于“參會人員平均月薪/月工作日/日工作小時數(shù)”=參會人員平均小時工資，所以將上公司簡化為：會議工時成本=參會人員平均小時工資*薪資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）。

IT行業(yè)的薪資附加值系數(shù)一般為1.5到2左右，因公司的管理水平、福利條件及辦公環(huán)境和位置等相關(guān)因素的不同，這個系數(shù)的大小會有一些細(xì)小的差異，但相差不會太大。一般不會超過2，但也不太容易小于1.5。其實，這個系數(shù)值是每個公司的財務(wù)都是知道的，每個老板也都心知肚明的，只是不說出來罷了。

最后要解釋一下，為什么參會人數(shù)還要加上2。原因其實很簡單，因為會前的準(zhǔn)備和會后寫會議紀(jì)要等工作至少要花費(fèi)2個人力的參會時長的相同時間。所以在這個計算方法中，要把參會人數(shù)再增加2。3.1.2 會議直接成本

什么是會議直接成本呢？會議直接成本是由于開會時所要用到的會議室場所、投影儀設(shè)備、音視頻會議設(shè)備及其它相關(guān)會議設(shè)備而發(fā)生的成本。

會議直接成本計算方法也很簡單，就是會議所用到會議室和全部相關(guān)設(shè)備的成本之和。所以，關(guān)于會議直接成本本文不作詳細(xì)敘述。3.1.3 效益損失成本

效益損失成本是什么？由于參會人員因為要參加會議，而不得不中斷原來計劃的工作。試想，如果不用參加會議的話，哪這部分參會時間的工作是可以為公司帶來效益的，而因要參加會議，這部份工作的收益就因會議而損失掉了，這就是效益損失成本。同時，因為你要參加會議，其他人就暫時找不到你了，因此而帶來的損失也要算入會議成本的，為簡單起見，我們將這部份成本也算入到效益損失成本中。

效益損失成本說說容易，但不好量化，而且計算困難。所以，只能用參數(shù)來模來進(jìn)行估算，雖不能很精確，但也不會偏差太大。最簡單的算法是：效益損失成本=相同工時的人工成本*1.5。為什么還要乘1.5呢？很明顯，效益損失成本應(yīng)該大于相同工時的人工成本，對不對？不能的話，老板們掙什么呢？老板們掙的不就是員工的產(chǎn)出與實際工時成本之差么！

3.2 會議成本計算方法

在了解以上三個會議成本組成部分的計算方法后，會議成本的計算方法也就出來了，只要將三者的和相加就是會議成本。即：會議成本=會議工時成本+效益損失成本+會議直接成本。將以上的公式合并后，就是會議成本的計算公式了。

即：會議成本=參會人員平均小時工資/*新資附加值系數(shù)*會議小時數(shù)*（參會人數(shù)+2）*（1+1.5）+會議直接成本。

3.3 會議成本舉例

為了很清楚地了解會議成本，我們舉一個例子，來算算會議的成本究竟是多少？假設(shè)：要組織一個8個人參加的項目會議，會議時長2小時，會議要用到投影設(shè)備。人均工時成本為40元/小時（在IT行業(yè)，應(yīng)該差不多吧），薪資附加值系數(shù)為1.8，會議室的使用成本為150元每小時，投影的使用成本為100元每小時（如果租過會議室，就知道這個價格并不算貴了）。

這樣的會議，應(yīng)該IT行業(yè)應(yīng)該是司空見慣的了吧，好了，按照會議成本計算公式，我們來算一算這個會議的實際成本是多少？

會議成本=40*1.8*2*(8+2)*(1+1.5)+(150+100)*2 =4100元。好了，現(xiàn)在我們知道了，開一個由8個人參的2小時的會議，成本竟然要 超過4000元，比想象中的要高出不少吧！

4.過程

一個項目會議，可以分解為哪幾個過程呢？我們還是按照就簡原則，把會議簡單地分為“會前準(zhǔn)備”、“會中控制”和“會后跟蹤”三個主要過程。然后，逐一闡述每一個會議過程的具體事項和內(nèi)容。4.1 會前準(zhǔn)備

在一個會議的會前準(zhǔn)備過程中，我們需要做好七件事，即：明確會議目標(biāo)、確定的參與人員、選擇適當(dāng)?shù)臅h時間和會議時段、安排合適的會議時長、明確會議議題、準(zhǔn)備充足的會議資料并及時發(fā)送正式的會議通知。4.1.1 明確的會議目標(biāo)

明確的會議目標(biāo)是有效會議的前提條件。這是顯而易見的，不用我說大家都明白。項目管理本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。項目會議也是相同的道理。有一個明確的目標(biāo)才能召開會議的必要性，這是會議發(fā)起人的首要考慮的因素，否則最好不要開會。因為這種會議除了浪費(fèi)大家的時間、精力和金錢外，基本上不會有多大的作用。甚至還會引起很多副作用：比如降低團(tuán)隊的凝聚力，使大家心生怨倦感，成為矛盾的觸發(fā)點等。

4.1.2 確定的會議參與人員

一個會議，需求哪些人參加呢？這也是會議發(fā)起人要慎重考慮的，會議的召開，并不是人越多越好的。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。必竟，人多嘴雜嘛！

因此，會議的參與人員，應(yīng)該和會議密切相關(guān)。如果不是必要的人員，最好不要讓他們參加會議，即避免浪費(fèi)他們的時間，也好節(jié)約時間成本。

還有一種情況，就是和會議和某人相關(guān)，但關(guān)聯(lián)的時間非常短，比如只有五到十分鐘的內(nèi)容是和他相關(guān)的，其余時間和他沒有什么關(guān)系。這種情況該如何處理呢？如果遇到這種情況，可以考慮開會時先講和他相關(guān)的內(nèi)容，相關(guān)內(nèi)容結(jié)束后，可以讓他自愿選擇離開還是繼續(xù)旁聽。4.1.3 適當(dāng)?shù)臅h時間和時段

一個會議，總是需要多人參與，問題是，每個人都有自己的事，大家都很忙，即便不忙也會裝出很忙的樣子嘛！不是你隨便選一個時間，大家有都有時間參與的，如果重要人員不能參與，必然導(dǎo)致會議效果大打折扣，甚至因不能召開而延期。

為了避免這種情況的發(fā)生，在會議召開前，一定要先和大家溝通好會議召開的合適日期，確保會議能如期召開后，再發(fā)會議通知也不遲。

也許大家會覺得這種做法很浪費(fèi)會議發(fā)起人的時間，確實如此。但這些看似被浪費(fèi)的時間卻有其應(yīng)有的價值。因為不這么做，將會浪費(fèi)更多人的時間，浪費(fèi)更長的時間。

還需要注意的是，在和大家溝通前，盡量能提前一些，好讓大家能事前能安排好自己的時間和事情。在得到大家同意的情況下，再敲定會議召開日期，就不容易有變掛的情況發(fā)生了。如果有人沒有安排好自己的工作而不能準(zhǔn)時參加會議時，也沒有合適的借口了。

確定好了會議日期，我們再來說說會議時段的問題。什么時段比較適合開會呢？要解答這個問題，我們還是先來看看不適合開會的時段吧。

早上9點剛剛上班，有些人可能還沒有完全睡醒呢。此時開會顯然不合時宜，何況還有人會因此堵車而遲到的。中午12點呢，我想此時大家都已肚子空空了，誰還有力氣去思考問題呀！哪下午1點怎么樣？此時，大家剛好吃飽飯。我想大家都知道，人吃得太飽了，由于胃的消化壓力增大，要消耗大量的血液和氧氣，不少人腦子此時正缺氧呢！即便想思考也心有余而力不足了。顯然也不是開會的好時段。而下午五點半，大家勞累了一天，誰不想第一個沖回家呢？ 好了，以上時段都被排除了，哪乘下的時段總應(yīng)該不會錯了吧！根據(jù)個人的經(jīng)驗，我認(rèn)為上午十點到十二點和下午二點半到四點半是比較合適開會的時段。因為在這個時段，大家都已進(jìn)入正常的工作狀態(tài)中，且精力充沛，應(yīng)該是最佳的開會時段了。因此，如有可能的話，會議盡量放在這個時間段來召開。

4.1.4 合適的會議時長

一個會議的時長，通常是要根據(jù)會議的內(nèi)容來確認(rèn)的。短則半小時搞定，長則幾個小時。但據(jù)調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，開會的最佳時長為一個半小時，最長不要超過二小時。但凡會議超過二小時，大家的精力、注意力和反應(yīng)能力都會有明確的下降。因此，如果不是必須，會議的時長最好不要超過二小時。

4.1.5 明確的會議議題

前面已經(jīng)說了，會議要有明確的會議目標(biāo)，這是召開高效項目會議的前提條件，而一個會議的目標(biāo)通常可以為解成多個不同的議題來進(jìn)行討論和交流。因此，在召開一個會議前，會議的議題也應(yīng)該是要非常明確的，和會議議題相關(guān)的人員也應(yīng)該相對明確才對。當(dāng)然，各會議的議題要根據(jù)會議本身的特性來分解，最后還要在會議結(jié)論處匯總起來，形成明確而有效的會議結(jié)論。

4.1.6 充足的會議資料和會前準(zhǔn)備時間 在各類會議中，有一部分會議是要求會議參與人員事先研讀會議材料的，參會人員需要對會議材料有充分的了解后，才能參與會議討論和交流。對于這類會議，會議發(fā)起人應(yīng)該事先將有關(guān)會議材料發(fā)給會議參與人員和相關(guān)的干系人。讓參會人員有足夠的時間來研讀會議材料，并在對會議材料有一定的理解基礎(chǔ)上，再來召開會議比較恰當(dāng)。如有可能，還要事先去了解大家對會議材料掌握的程度，必要情況下，給予一定的督導(dǎo)。

4.1.7 發(fā)送正式的會議通知

以上準(zhǔn)備工作都做好了，就該發(fā)送正式的會議通知了。會議通知不能太草率，不要發(fā)一個郵件，寫上兩句話就算完事。會議通知應(yīng)該正式、規(guī)范。會議通知的內(nèi)容應(yīng)該包括會議名稱、會議發(fā)起人、會議日期和開始時間、會議時長、會議主題、會議參與人員名單。會議議題和各個議題的時間估算等。詳細(xì)信息參考附帶“會議通知模板”。4.2 會中控制

4.2.1 提前通知開會

如果會前準(zhǔn)備都做好了，接下來等著開會就行了。但在正式開會前，不要忘了提前通知大家。因為 有很多人還是很健忘的，提前十分鐘到十五分鐘左右，主動去跟參會人員說一聲要準(zhǔn)點開會，讓他們有時間整理好手邊的工作。如果公司有準(zhǔn)時開會的習(xí)慣，這一步也許可以省略掉，但提醒一句總不會錯。如果公司從沒有這樣的文化，哪這一步就無論如何也不應(yīng)該省略掉。

順便提一句，如果大家習(xí)慣用Outlook任務(wù)提醒功能來發(fā)會議通知，這一步就真的可以省略了。

4.2.2 做好開會準(zhǔn)備

在正式開會前，會議發(fā)起人通常有一些工作要做的，比如把投影設(shè)備調(diào)試好，把PPT準(zhǔn)備好等。在會前，一定要確保做好了正式開會的所有準(zhǔn)備。

4.2.3 準(zhǔn)時開始會議

在以上工作都做到位后，就可以準(zhǔn)時開會了。時間一到，準(zhǔn)時開會吧！這時就不再去管誰沒到了，哪是他們自己的事情，哪怕只有自己一個人，該怎么開還是要怎么開的，作為項目經(jīng)理，要有這樣的勇氣。如果有人遲到，不管他前面有什么沒有聽到的，決不重復(fù)。切記，這點一定要堅持，不能就全功盡悴了。這么做的目的就是要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時開會的重要性。人的惰性大多都是好人貫出來的，我們可不要好心辦壞事。這時候，不能心太軟，該出手時就出手吧！

4.2.4 控制每一個議題的時間

前面已經(jīng)提到過，會議的議題和每個議題的時間應(yīng)該是明確的，這樣做的目的就是要嚴(yán)格控制會議的時長，按每個會議議題而不是按整個會議來控制，這樣更有效，更不容易超時。按時開會很重要，按時結(jié)束會議也同樣重要，要等同對待。4.2.5 明確每個議題的結(jié)論 在討論每個會議議題時，都應(yīng)該得到明確的議題結(jié)論。如果大家的意見無法達(dá)成一致怎么辦呢？這里要特別說明一下，作為會議發(fā)起人，應(yīng)該事先有準(zhǔn)備好的默認(rèn)議題結(jié)論。否則，這樣的議題就不應(yīng)該拿到會議上來討論，而應(yīng)該先和相關(guān)人員私下交流，得到可以接受的結(jié)論后，再召開會議討論。如果會上能討論出更好的結(jié)論當(dāng)然更好，討論不出更好的結(jié)論時，也不會無果而終。

4.2.6 讓參會人員有機(jī)會發(fā)言

對于討論性的議題，會議發(fā)起人要盡量讓大家都有發(fā)言的機(jī)會。如果遇到比較沉默寡言的參會人員，會議發(fā)起人可以采用點名的方式來聽取他的意見。發(fā)言人多了，時間控制就變得重要起來了，這個就要靠會議發(fā)起人自己來靈活把握了。

4.2.7 避免語言表述理解誤差

在會上，可能有這樣的情況：有些人技術(shù)水平不錯，但言語表達(dá)能力方面可能有一定的欠缺。如果遇到這樣的人在會上發(fā)言，其它人就不一定能聽懂他的意思了。這時候該怎么辦呢？這還得靠會議發(fā)起人自己努力聽懂他的意思了。如果此人講話實在難懂的話，還是用前面的方法，會前私下交流，了解清楚后再開會。會議發(fā)起人聽明確后，再用簡短的語句作總結(jié)。例如：你說的是??的意思，對嗎？得到發(fā)言人的確認(rèn)后，就說明沒錯了。這樣做的好處就是能讓大家都聽明白，避免理解上存在歧義。其實，對于其它人的發(fā)言，會議發(fā)起人也能做這樣的簡單總結(jié)就最好了。

4.2.8 提醒或中止過長的發(fā)言

在會議中，可能會遇到很能神侃的人，一講起來就沒完沒了。對于這種人，在他發(fā)言前會議發(fā)起人最好提醒他，發(fā)言時要盡量簡明扼要，不要超時。如果時間快到還沒有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時間你的發(fā)言時間就到了！這也是避免會議超時要特別注意的地方。

4.2.9 糾正離題的討論

在會議討論中，常常會出現(xiàn)離題的討論，這種現(xiàn)象應(yīng)該很普遍的。該如何處理呢？當(dāng)然還是要靠會議發(fā)起人了。會議發(fā)起人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題的話題所誤導(dǎo)。出現(xiàn)離題的討論要及時中止。如：這個話題不在我們今天會議的討論之列，如果需要，我們可以會后再組織專題討論。如果會議發(fā)起人也人云亦云地加入到偏離的話題討論中，這樣的會議要開多久就難以預(yù)料了。4.2.10 不要忘記會議總結(jié)

會議議題討論完后，可能大家就要急著散會了，其實還是一件重要的事情給忘了，哪就是沒有做會議總結(jié)。會議總結(jié)的時間也是在會議準(zhǔn)備時就要預(yù)留好的。會議總結(jié)可以根據(jù)會議遺留時間而定，時間少就簡明扼要一些；時間長的話，多說幾句也無妨。

在激烈的討論結(jié)束后，用簡明的會議總結(jié)來讓大家冷靜一下頭腦，還是很有用的，也可以讓大家加深對會議結(jié)論的印象。同時，也是鍛煉總結(jié)能力的良好方法。

4.2.11 準(zhǔn)時結(jié)束會議

好了，到現(xiàn)在為止，會已開完了，準(zhǔn)時結(jié)束會議，就算大功告成了。

4.3 會后跟蹤

會議結(jié)束后，真的就算全部完事了嗎？其實還沒有，會后的跟蹤也是不能忘的。

4.3.1 及時發(fā)送會議紀(jì)要

會議開完后，最重要的就是會議紀(jì)要了，這是整個會議的產(chǎn)出。會議紀(jì)要應(yīng)該在開完會后，盡快整理，這樣不容易遺漏和產(chǎn)生偏差。會議紀(jì)要最好能在會議當(dāng)天發(fā)送給相關(guān)的人員。如果當(dāng)天無法完成，最遲發(fā)送時間盡量不要超過24小時，不能，其效果又要打折扣了。4.3.2 會議紀(jì)要資料備案

會后形成的會議紀(jì)要，除了要發(fā)給相關(guān)人員外，最好能備案保存。以備將來需要時可以盡快查看，這也是知識積累的一部分。4.3.3 積極跟蹤會議反饋

會議結(jié)論已通過，大家是否有一致的行動呢？這一點，會上是看不到的，只能靠會后去跟蹤和了解了，這就是會后跟蹤反饋的作用了，它可以檢驗會上的結(jié)論是否得到有效的執(zhí)行和落實。4.3.4 積極跟蹤會議任務(wù)

很多會議結(jié)束后，還會產(chǎn)生一些會議分布的任務(wù)，這也是需求進(jìn)行跟蹤的，和跟蹤會議的反饋一樣。需要會后去落實，只有按要求落實到位了，才是真真的有效果。

5.模板

前面已多次提到會議通知和會議紀(jì)要。最后，提供一份個人用的會議通知和會議紀(jì)要的模板給大家參考，如果大家有更好的模板也可以共享出來。

6.習(xí)慣

如何組織高效會議，應(yīng)該把它當(dāng)成一種習(xí)慣來培養(yǎng)。高效的項目會議無論對企業(yè)、對團(tuán)隊，對自己都是大有裨益的。

我們雖然知道應(yīng)該把組織高效的會議當(dāng)成一種習(xí)慣平培養(yǎng)，但現(xiàn)實情況卻未必能如我們所愿，很多IT企業(yè)是沒有準(zhǔn)時開會的習(xí)慣的。而造成這種的原因幾乎都是受企業(yè)創(chuàng)始人的影響，并根深帝固，難以改變。

不少老總為了體現(xiàn)自己權(quán)威性和重要性，常常更改會議時間，或是讓其它人等他的到來才可以開始會議。這種壞影響決不僅僅是成本上的，其負(fù)面影響實在是難以估量。

7.結(jié)論

一個會議的效果如何，主要是由項目發(fā)起人來決定的。我們不能用太絕對的詞，因為會議效果也會受團(tuán)隊成員的素質(zhì)和企業(yè)環(huán)境的影響。但用二八原則來解釋其現(xiàn)象就比較適當(dāng)了。即一個會議效果的好壞，百分之八十是由會議發(fā)起人決定的，另百分之二十的受人員和環(huán)境的影響。知道這個結(jié)論了，如果還不能組織有效的項目會議，作為項目經(jīng)理的我們，就應(yīng)該先好好自我反思了!文章最后，我們再來說一說，如果遇到企業(yè)創(chuàng)始人不重視會議，不準(zhǔn)時參加，并影響到全公司的人員。這時我們該如何處理呢？

我人意見是這樣的。如果真遇到這樣的老總，我們還是可以直言不忌地跟老總談高效會議的重要性。如果還是沒有效果，我們沒辦法改變老總的話。哪我們也應(yīng)該從我做起，沒辦法改變他人就先改變自己，通過改變自己來達(dá)到影響甚至同化他人的目的。而不是順應(yīng)不好的環(huán)境和習(xí)慣，更不應(yīng)該自暴自棄。作為項目經(jīng)理，應(yīng)該有這樣的膽識、信心、責(zé)任和使命感！

8.討論

對如何組織高效的項目會議，以上僅代表我個人的觀點，也許只是冰山一角。大家有什么意見、觀點和經(jīng)驗，歡迎參與討論，一起分享成長的痛苦和快樂，互相學(xué)習(xí)，相互借鑒，共同提高！

第五篇：項目管理會議發(fā)言稿

項目管理人員會議

在坐各位大家好！

今天我們管理人員坐在一起，來共同探討下一步的工作安排和部署，大家只管暢所欲言把自己的想法和方案拿出來，討論下一步如何實施，怎么才能把工程搞好搞上去，大家自然來了不是親就是鄰或者就是朋友，所以希望不要以為和老板關(guān)系怎么樣，就冒充老革命；不要連自己來做什么事情都搞清楚，口頭上講的夸夸其談，本事狠大，遇到事時就不知躲到哪里去了；辦事拖拖拉拉，一點效益都沒有，這種現(xiàn)象在我們內(nèi)部堅決不能發(fā)生；工地是不養(yǎng)閑人的、更不是養(yǎng)老院，到工地就要服從工地的管理、規(guī)章制度，把自己所承擔(dān)的任務(wù)扛起來，要不然就不要來工地，不如在家舒服；不過從目前來看大家對工作都還比較熱忱、積極性也比較高，就是有極個別人可能是沒有在工地干過，自己到想把事干好，但是又不知道怎么干，這就要多問問，下面簡單把各個崗位職責(zé)講一下：

1、施工員：每天進(jìn)入現(xiàn)場要全面巡視，看看是否有那個環(huán)節(jié)上面存在質(zhì)量問題和不安全地方，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即通知班組進(jìn)行整改；對測量的軸線和高程、標(biāo)高進(jìn)行復(fù)核，確保萬無一失；對正在施工的部位進(jìn)行督查，對照圖紙進(jìn)行復(fù)查，以防班組做錯，由施工員搞錯了造成損失，按損失費(fèi)用40%處罰；每天要記錄好施工日記，施工日記到月上報，無施工日記的，則每月在基本工資扣除20%；

2、采購員：采購的所有材料必須保證是合格產(chǎn)品，所有小型材料（能入庫的材料）必須交到倉庫保管，票據(jù)要有倉管簽字才能報入財務(wù)，大型材料直接進(jìn)入現(xiàn)場，票據(jù)要有收料員或接收人簽字才能報

入財務(wù)，否則財務(wù)一律不予接收，當(dāng)天帳當(dāng)天報，超過3天財務(wù)拒收，沒有兩人或兩人以上簽字的票據(jù)視為無據(jù)，由采購員承擔(dān)賠償。

3、收料員：必須對材料嚴(yán)格把關(guān)，對所有材料產(chǎn)品合格證和檢驗報告進(jìn)行收集，否則有收料員承擔(dān)補(bǔ)資料的手續(xù)費(fèi)用；一旦發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場收有不合格的材料，則有收料員負(fù)責(zé)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；所收的材料必須建立月臺賬，注明收料日期，每月上報給財務(wù)，若無月臺賬，則每月在基本工資扣除20%。

4、倉管員：所有進(jìn)入倉庫的物品、材料等必須進(jìn)出相符，除消耗品以外，其它材料一律要回收，若發(fā)現(xiàn)有下落不明的物品，有倉管員負(fù)責(zé)賠償；所收的材料必須建立進(jìn)出月臺賬，注明進(jìn)出日期時間，每月上報給財務(wù)，若無月臺賬，則每月在基本工資扣除20%。

5、財務(wù)：財務(wù)是項目核心，每月必須要建立臺賬，把流水賬、各分類賬、出納賬、等賬目做清，出納相符；無指定人員簽字的票據(jù)一律拒收，否則由財務(wù)人員承擔(dān)賠償；每月以電子版或表格形式上報給老板，若無月臺賬，則每月在基本工資扣除20%。

6、安全員：每天必須要有安全施工日記，記錄當(dāng)天的安全情況，發(fā)現(xiàn)隱患的地方，處理方案；若工地發(fā)現(xiàn)有安全隱患的地方，安全員不在現(xiàn)場將每次按100元處罰。無安全日記的，則每月在基本工資扣除20%；安全日記到月上報。

7、質(zhì)檢員：在施工過程中，每天要依據(jù)現(xiàn)行建筑工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)，對分部分項及單位工程進(jìn)行質(zhì)量驗評，認(rèn)真填寫質(zhì)量驗評記錄表，做好自檢、互檢、專檢的“三檢”工作，隱蔽工程驗收按規(guī)定會同設(shè)計單位及建筑單位和監(jiān)理單位做好驗收簽證工作。參與原材

料、半成品、成品及各類制品的進(jìn)場驗收。監(jiān)督施工班組進(jìn)行質(zhì)量自檢，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改要求。在工程施工中，對分部分項工程存在的質(zhì)量問題，可行使質(zhì)量否決權(quán)，實行監(jiān)督整改。負(fù)責(zé)工程全過程中施工機(jī)械、材料、設(shè)備、計量級配、耗用材料的自檢 或送檢工作。若工地發(fā)現(xiàn)有大的質(zhì)量事故的地方，質(zhì)檢員不在現(xiàn)場或沒有發(fā)現(xiàn)將每次按100元處罰。無檢查記錄的，則每月在基本工資扣除20%；檢查記錄到月上報。

8、除麻樹國、張秀祥、尹輝、朱守頂、燒飯、清潔衛(wèi)生六人外，其他沒有到月上報資料的人員，必須上報當(dāng)月的工作日記，工作日記要記錄每天干的那些事，每件事干了多長時間，一天內(nèi)的工作情況，無工作日記的，則每月在基本工資扣除20%；

9、以上上報的資料可報到我這里來或麻樹國、張秀祥、尹輝都可以，每月1號上交。這樣一來就不會感覺沒有事干了，你不想干每天都感覺到是事沒有，干將起來就會感覺到有干不完的事。會后我把各自管理的職責(zé)發(fā)給你們，希望會后認(rèn)真看一下，就知道你要干那些事了；

10、有關(guān)電話費(fèi)用每月每人報銷50元，但始終要保持電話通暢，否則不予報銷；請假必須要寫請假條，每月每人假期2天，超出2天的從當(dāng)月工資款中扣除； 無曠工的每月2天算加班費(fèi)用，加班費(fèi)用到工程結(jié)束一次結(jié)清，半途而廢的不予計算。

最后強(qiáng)調(diào)兩點：第一齊心協(xié)力，精誠團(tuán)結(jié)。我們?yōu)榱艘粋€共同的目標(biāo)，為了能把這項工程早日完工，就要靠我們在坐的這些人；只要大家抱在一起，團(tuán)結(jié)就是力量，只有團(tuán)結(jié)，就能保證各項工作順利進(jìn)

行；全靠兩位老總本事在大、本領(lǐng)在高也不能把工程完成，這就跟上戰(zhàn)場打仗一樣，只要有一支有組織、有紀(jì)律的隊伍或團(tuán)隊，聽從號令、服從指揮就能打勝仗。第二忠于職守，盡職盡責(zé)。我們的整個項目部就像一部大機(jī)器，每個人就像機(jī)器上的一個零件，每個人都有他的地位和作用。在坐各位都是骨干，都是我們的核心力量。管理人員的作用體現(xiàn)在哪里？就是在發(fā)生緊急情況時，能看到我們的身影；在危險時刻，能看到我們的身影；在重大任務(wù)前，更能看到我們的身影。我們要在平時工作中看得出來，關(guān)鍵時刻站得出來，困難面前挺得過來，這就是我們?nèi)w管理人員的要求。只要我們努力，領(lǐng)導(dǎo)會看在眼里，記在心里的。

目前項目工程施工正在緊張進(jìn)行，希望全體同仁能夠思想同心，目標(biāo)同向，行動同步，再接再厲，履職盡責(zé)，更好的發(fā)揮自己的作用，努力把各項工作做好，為早日完成項目工程任務(wù)而努力奮斗！

謝謝大家。

青建集團(tuán)股份公司中央儲備糧淮南直屬庫項目部

發(fā)言人：朱守頂

2017.9.1.