第一篇：會議策劃與管理教案

《會議策劃與管理》教案

使用教材：鄭建瑜 主編

南開大學出版社出版發行 2008年4月第一版

第一章

會議業概述

第一節

會議業概述

一、會議的起源

二、會議業產生的基礎

三、會議業的價值 1.直接收益（1）場租收益（2）城市交通（3）航空運輸（4）城市建設 2.間接收益（1）服務業（2）飯店業（3）餐飲業（4）旅游業（5）零售業和手工業（6）通信業

四、世界會議業概述

1.國際協會聯盟（UIA）會議部統計標準（1）出席人士至少300人；（2）代表國籍至少5國；

1（3）外國人出席人數至少占40%；（4）會議期至少3天。

五、我國會議業概述 1． 我國會議業發展歷史

（1）20世紀50~70年代——花錢開會為了國際形象（2）20世紀80年代——會議產生初露端倪（3）20世紀90年代以后——國際會議成為一景 2.我國會議業發展前景 3.我國會議業的不足

（1）基礎薄弱

（2）行業自律和規范機制尚未形成（3）發展思路單一

（4）人才缺乏

4.加快我國會議業發展的對策

（1）培育優秀市場主體。

（2）加快市場開發步伐。

（3）提高會議產業效益。

（4）拓展衍生產品市場。

（5）樹立品牌意識。

六、國內外知名會議模式概覽

1.達沃斯論壇

2.《財富》全球論壇

3.《商業周刊》CEO論壇

4.博鰲亞洲論壇

第二節 會議及其要素

一、會議的定義

1.會議是一種群體性的活動

2.會議是一種圍繞特定目標而開展的活動

3.會議是一種組織有序的活動

4.會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流和聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動

二、會議的構成要素

1.主辦者

（1）由相關領導機關主辦

（2）由會議的發起者主辦

（3）輪流主辦

（4）通過一定的申辦程序確定

2.承辦者

3.與會者

（1）正式成員（2）特邀成員（3）列席成員（4）旁聽成員

4.會議議題

（1）為會議的目標服務

（2）會議發言應圍繞的核心

5.會議的結果

6.會議的時間

7.會議的地點

8.會議的方式

第三節 會議舉辦條件

一、穩定的社會環境、活躍的政治活動和繁榮發展的經濟；

二、健全和高效的金融、貨運、保險、房地產業等為會展業配套的產業活動；

三、優越的地理位置；

四、獨特的自然及人文旅游景觀；

五、方便快捷的對外對內交通；

六、現代化的通信設施；

七、充足的、能滿足會議業需求的、結構合理的、多層次的飯店和餐廳，以及這些服務機構所提供的價格合理的優質服務；

八、政府傾向性的政策；

九、開放的文化環境和深入的會議研究；

十、先進的會議中心；

十一、會議業所需要的、高素質的人力資源；

十二、發展會議業所需要的科技水平。

第四節 會議的功能與作用

一、會議的功能

1.地位象征

2.科學決策

3.發揚民主

（1）起著上下溝通的作用。

（2）確?，F代民主制度中的集體領導原則得以實現。（3）使人民群眾的民主權力成為現實。

4.產生權威

5.信息溝通

6.聯絡感情

二、會議的作用

1.會議顯示組織的存在 2.會議是群體溝通的方式

3.會議是一個集思廣益的渠道

4.會議能使人得到各方面的信息

第二章

會議類型及特點

第一節 會議類型

一、按會議性質劃分

1.法定性會議

2.非法定性會議

二、按會議規模劃分

三、按與會者來自或代表的地域范圍劃分

1.國際性會議

2.全國性會議

3.區域性會議

4.單位性會議

四、按會議舉辦單位劃分

1.公司類會議

2.協會類會議

3.其他組織會議

五、按會議內容和方式劃分

1.年會

2.專業會議

3.代表會議

4.論壇

5.座談會

6.講座

7.研討會、專家討論會、談論會

8.專題討論會

9.培訓會議

10.獎勵會議

11.其他特殊會議

六、按會議特征劃分

1.商務型會議

2.度假型會議

3.展銷會議

4.專業學術會議

5.政治性會議

6.文化交流會議

7.培訓會議

七、按會議的職權和功能劃分

1.法定代表性會議

2.領導辦公型會議

3.專題工作性會議

4.審批鑒定性會議

5.咨詢論證性會議

6.學術討論性會議

7.傳達布置性會議

8.總結交流性會議

9.宣傳教育性會議

10.溝通協調性會議

11.調查聽證性會議

12.慶祝表彰性會議

13.紀念追調性會議

14.談判商洽性會議

15.信息發布性會議

16.交友聯誼性會議

17.典禮儀式性會議

八、新型和新穎會議類型

1.玻璃魚缸式會議

2.辯論會

3.角色扮演

4.網絡會議

第二節 各類會議特點

一、公司會議的特點

1.時間周期

2.前期準備時間

3.地理位置

4.選擇的飯店類型

5.出席情況

6.會議期限

7.展覽

8.會議廳要求

9.會議策劃和決策

10.會議的多次預定

11.一次會議、一張支票

12.公司業務會帶來其他業務

13.不易收集背景資料

二、協會會議的特點

1.時間和周期

2.選擇會址的地理模式和其他因素

3.前期時間

4.選擇飯店的類型

5.出席是自愿的6.會議期限

7.價格

8.容易收集背景資料

9.與會者費用

10.需要當地分會的邀請

三、其他類型會議的特點

1.法定性代表大會

（1）會議的代表按法定程序或組織程序產生

（2）會議代表享有法定權利

（3）會議的內容和形式具有法定性或組織規定性

（4）有相對固定的會期

（5）出席會議的代表必須達到規定人數

（6）會議的結果具有法定的效力或組織約束力

2.聽證會

（1）法定性

（2）廣泛性

（3）公開性

3.辦公會議

（1）實行首長負責制

（2）周期性短

（3）以程序性決策為主

4.報告會

（1）主題突出

（2）規模較大

5.學術研討會

（1）研討的領域廣泛

（2）會議主體是專家、學者

（3）規模適中

（4）提倡學術民主和學術自由

6.新聞發布會

（1）會議內容具有新聞性、（2）會議的目的具有公關性

（3）會議形式的多樣性

（4）發布對象的廣泛性

7.座談會

（1）功能廣泛

（2）規模較小

（3）氣氛輕松

8.現代化遠程會議

（1）科技含量高

（2）超越傳統會議的時間和空間觀

（3）實現會議的無紙化

第三節 世博會

一、世博會概述

1.世博會的起源

2.世博會的分類

3.舉辦世博會的意義和作用

4.世博會的舉辦宗旨、內容及形式

5.歷屆世博會

6.國際展覽局

二、2010上海世博會

第三章

會議的組織者和審批程序 第一節

會議舉辦機構

一、公司

1.管理會議

2.區域銷售會議

3.新產品介紹會議

4.全國銷售會議

5.培訓研討會

6.獎勵旅行

7.專業技術會議

8.股東會議

9.其他會議

二、協會

（1）行業協會；

（2）專業和科學協會；

（3）退伍軍人和軍事協會；

（4）教育協會；

（5）技術協會。

三、非營利組織

1.會議舉辦者 2.會議承辦者 3.會議協辦者 4.會議贊助者

第二節

會議的組織機構

1.會議組織委員會的機構

（1）會議秘書機構

（2）會議宣傳公關機構

（3）會議文書機構

（4）會議保衛機構

（5）會議后勤機構

2.會議組織委員會成員構成（1）會議策劃人員

（2）會議管理人員

（3）會議服務人員

第三節

會議組織者的主要職責

1.確定會議目標

（1）認同和理解會議的目標。

（2）收集有關的信息和所需的資料。

（3）分析、核實會議程序中包括的內容。

（4）判斷會議中需要和制定的相應目標。

（5）會議執行過程中進行目標修正。

（6）根據會議活動綜合要素決策并刪除不必要的環節。

（7）編制最佳會議策劃。

2.策劃會議程序

（1）招聘、選擇、培訓職員。

（2）策劃程序。

（3）制定會議的資金來源計劃。

（4）執行與職員管理相關的職能。

（5）為達到目標制定計劃。

（6）分析與會者如何運用會議知識解決實際問題。

（7）協調、調解使得與會者能有效實現會議目標。

3.收集會議信息

（1）收集、分析會議所需信息。

（2）將信息分類。

（3）綜合信息。

（4）測試信息的真實性。

（5）傳播信息。

（6）保證信息暢通和易于理解： 1使會議工作人員易于理解；

○2建立相互之間的信息關系；

○3如實反映關于會議策劃中的問題； ○4保證職員牢記、并完全理解目標；

○5明確其他人的責任；

○6使信息交流渠道暢通。

○

4.會議公關宣傳

（1）會議宣傳報道。

（2）協調會議組織內部關系。

（3）做好對外的公關工作。5.解決會議過程中的問題

（1）協助管理檢查組織工作中的問題。

（2）協助管理檢查和解決會議中出現的問題。

（3）協助反饋會議結束后短期和長期會議效果。

（4）與管理者考察會議進行情況。

（5）根據會議組織要求，指導和完善會議策劃。

（6）收集合適的材料來補充策劃。

（7）為管理人員在評估會議時提供咨詢或重新設計程序。

（8）和管理者分析工作步驟，促進問題的解決，強化會議的成果。

6.會議內部服務

（1）直接為會議組織提供咨詢：

（2）對會議組織提供間接咨詢（顧問）：

第四節

PCO和DMC

一、PCO 1.PCO的定義

2.PCO的工作

（1）會議的促銷宣傳、新聞報道工作；

（2）各種印刷品的制作安排；

（3）會議地點和會議場所的選擇；

（4）會議住宿（賓館）的安排；

（5）會議餐飲的安排；

（6）會議于先注冊和現場注冊工作；

（7）會議財務管理工作，包括會議預算、會議資金籌措、會議成本控制、會議現金管理等；

（8）會議臨時員工的招聘和培訓、管理工作；

（9）會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排；

（10）會議技術設備和人員的安排；

（11）會議社會活動、學術訪問活動的安排；

（12）會議旅行、游覽等活動的安排；

（13）會議附設展覽活動的安排（包括國際會議國外參展的展品報關等）；

（14）幫助有關機構進行國際會議的申報、申辦；

（15）與海關協調參加國際會議的國外代表入境簽證事宜；

（16）協調、處理與當地政府機構包括公安、消防和海關等部門的關系。

3.PCO的收費方式

（1）包價式

（2）基本費+與會者人頭費

（3）與會者人頭費

14（4）按小時收費

二、DMC 第五節

會議審批程序

一、會議審批制度

（1）限定會議種類；

（2）限定會議次數；

（3）限定會期；

（4）限定會議地點；

（5）限定會議規模；

（6）限定參會領導及邀請領導參會聯系方式；

（7）限定會議經費；

（8）會務人員；

（9）會議伙食標準；

（10）會議住宿標準。

二、會議審批程序

1.會議主辦單位寫具《會議申請表》、《會議經費預算表》；全局性會議報上級辦公部門審核，部門內部會議（非全局性）報本級辦公部門審核。

2.辦公部門認真審核、確定參會領導。

3.辦公部門對《會議經費預算表》進行認真審核、核準。4.依據對《會議經費預算表》的審查結果，以及主要領導和相關領導的意見，對《會議審報表》簽署意見。5.分管會議審批工作的領導簽字。

6.依照會議審批領導簽署的意見，財務部門按照核準的經費指標，集中支付，統一結算，實報實銷，結余歸財政。

第四章

會議的策劃

第一節 會議策劃的概念與方法

一、會議策劃的概念

1．策劃的概念與特點

（1）策劃是一項具有明確目標性的活動。

（2）策劃是具有多重選擇的活動。

（3）策劃是一項具有風險性的活動。

（4）策劃是一項理性的活動。

（5）策劃是創意性的活動。

2.會議策劃的概念

二、會議策劃的方法

1.頭腦風暴法

（1）頭腦風暴法的特點

（2）頭腦風暴法的原則 1互不批判原則。

○2自由奔放原則；

○3數量最大化原則?！?借題發揮原則。

○

（3）頭腦風暴法的實施程序 1會前準備。

○第一，確定會議主題。第二，選擇主持人。第三，組成專家小組。第四，確定會議時間。2會議召開。

○第一，會議開始。第二，自由發言。

第三，隨時公布方案。第四，適時宣布休會。3加工處理?！?/p>

（4）頭腦風暴法的完善（反向頭腦風暴法）

2.KJ法

（1）先從團體創意中收集各類意見，再將每一個意見寫于名片大小的卡片上，而后將卡片如撲克牌般地排列在大桌上。

（2）將創意有相似處的卡片聚成一處，則桌面上會形成一個個卡片的小集合。

（3）以簡潔的文字，濃縮每一堆卡片的意義，在每一堆卡片的最上面，放上一張一一行字代表其內容的卡片。

（4）將數張一行字的卡片，按其相似處編成中集合，再把中集合編成大集合。

（5）編完大集合后，把這些大集合中方的小卡片，在大張的紙上展開做成相關圖或是構照圖，而后再貼上各自所屬的卡片，形成各個體系的體系圖。

3.紙牌法

4.策劃樹法

第二節

會議策劃的原則與內容

一、會議策劃的原則

1.目的性原則

2.利益主導原則

3.整體規劃原則

4.客觀現實原則

5.可操作性原則

6.周密性原則

7.整合原則

8.規范性原則

二、會議策劃的內容

1.會議目標和任務的策劃

（1）會議目標和任務的含義及作用

1制約會議的議題和議程 ○2決定會議的性質

○3影響會議的方式 ○4引導會議的結果

○（2）會議目標和任務策劃要注意的問題

1提出的目標和任務要切實?！?處理好目標層次之間關系

○a． 處理好總目標與具體目標的關系 b． 處理好主要目標和次要目標的關系

2.會議議題的策劃

1服務于會議目標和任務 ○2高效

○a． 凡擬提交會議討論的議題必須是必要的并且是需要立即討論的，避免讓那些沒有必要性的問題分散精力和占用會議時間。

b． 一次會議的議題要適量，避免因議題過多導致會議時間冗長，會議效率下降。

c． 分清議題的主次輕重，明確中心議題或主要議題，以保證與會者能夠把主要精力集中于最重要和最需要認真思考的問題上。

d． 準備一定要充分。

e． 相關的議題集中或歸并討論，避免或最大限度地減少重復討論。

3準確 ○a． 議題的表述要清楚準確，避免含混或產生歧義。b． 議題的內容必須與會議的權限相符，不能超出會議的職權范圍。（2）議題的形式 1書面形式

○a． 議案 b． 議程表 c． 提綱 2口頭形式

○（3）議題的提出、匯總與審查 1提案權與提案義務

○2議題提出時間

○a． 會前提出 b． 截止時間提出 c． 臨時提出 3議題的匯總 ○4議題的審查

○a． 該議題及可能作出的決定是否符合組織的管理目標并屬于會議的職權范圍；

b． 該議題理由是否充分，相關材料是否可靠；

c． 該議題的時機是否成熟，是否必須在本次會議上討論； d． 該議題提出的程序是否符合有關規定。（4）議題的決定和處理 1議題的決定 ○2議題的處理

○a． 撤題

b． 轉題 c． 緩題 d． 協調

（5）其他應當注意的事項 1思想上高度重視議題的安排

○2處理好主題與一般性議題的關系

○2.會議性質、與會人員、規模與方式的策劃

（1）會議性質的策劃 1會議的職權

○2會議的功能

○

（2）與會人員的確定 1確定與會人員的幾種程序

○a． 領導確定 b． 規則確定 c． 磋商確定 d． 選舉確定

2確定與會人員必須注意的問題

○a． 合法性 b． 必要性 c． 明確性 d． 代表性（3）會議規模的策劃

1效果

○2效率

○3場地 ○4成本

○（4）會議方式的策劃

1會場的座位格局

○2會議氣氛的渲染手段

○3會議的技術手段 ○4.會議時間與地點的策劃

（1）會議時間的策劃

1策劃會議時間應當把握的幾條原則

○a.時機原則 b.需要原則 c.成本和效率原則 d.協調原則 e.合法合規原則

2策劃會議時間需要注意的幾個問題

○a.會議的主要領導人、嘉賓、演講者是否能在這一時間參加會議。

b.學術性議、招標性會議、論證會、聽證會等，與會者是否有足夠的事件準備提交相關文件或發言材料 c.會議的各項組織和準備工作是否能夠完成 d.會議的具體日期一定要考慮周到。

（2）會議地點的策劃 1選擇會議地點的意義

○a.良好的政治影響和經濟效果 b.突出會議的主題 c.營造良好的會議氣氛

2策劃會議地點應當綜合考慮的幾個具體問題

○a.地點 b.歷史 c.服務設施

d.公共區域及施 e.費用 f.景點 g.安全 5.會議名稱的策劃

（1）會議名稱的作用

（2）策劃會議名稱的基本方法 1揭示會議主題特征

○2揭示會議主辦者特征

○3揭示會議功能特征 ○4揭示與會者身份特征

○5揭示會議出席范圍特征

○6揭示會議時間和屆次特征

○7揭示會議地點特征

○8揭示會議方式特征 ○（3）策劃會議名稱的注意事項

1正式場合、正式文件、會議記錄應當用會議全稱，以示莊重。

○ 2會議簡報、宣傳報道可以使用簡稱，但必須是規范化、習慣

○性簡稱。

第三節

會議策劃書的制定

一、會議策劃書的種類

1.代表會議策劃書

2.工作會議策劃書

3.表彰獎勵性會議策劃書

二、會議策劃書的一般內容

1.會議的目標、指導思想和會議名稱

2.會議的議題、議程和日程安排

3.準備邀請的有關領導、貴賓；出席和列席會議的人員；會議的規模。

4.會議的起訖時間、報到時間。

5．會場的地址、規格及布置要求。

6.擬設立的會議組織機構。

7.會議的方式和技術手段。

8.會議的后勤保障措施以及輔助活動的安排。

9.會議的宣傳方式。

10.會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

11.其他應當說明的事項。

三、會議策劃書的特點

1.預測性

2.程序性

3.請示性

四、會議策劃書的格式

1.標題

2.主送機關

3.正文

4.落款

五、會議策劃書案例

第四節

會議策劃應注意的問題

一、會議事前信息的收集及策劃人員的選擇

二、明確開會的目的與必要性

1.會議目標必須用書面方式列明

2.會議目標必須切合實際

3.會議目標必須具體且可以衡量

三、合適的與會者的選擇

1.對實現會議目標有潛在貢獻的人

2.能夠因參加會議而得到好處的人

四、會議日程的安排要秉承全面、具體、輕松、緊湊的要求

1.編排會議日程

2.根據議程的具體內容、要求，合理安排日程。

3.大會日程的編排要明確具體，一目了然。

五、會議的營銷與宣傳

六、會議策劃中突發事件與風險的策劃與管理

1.及早動手

2.全面考慮

3.訂出落實的時間表

4.借助它山之石

第五章

會議策劃方案的實施要點 第一節

會議工作的內容及流程

一、會前準備

1.會議策劃

（1）會議策劃委員會 1制定目標

○2確定人選

○3具體運作 ○（2）策劃方案 1誰（Who）

○2什么（What）○3何時（When）○4何地（Where）

○5為何（Why）

○6如何（How）

○ 24

2.會議選址

（1）會議地點類型：酒店、會議中心、大學、輪船、療養地、主題公園、公共建筑、公司內部的會議地點

（2）會議地點的選擇：距離和交通情況、舉辦會議的歷史、住宿、費用、安全、會議地點的服務設施、會議地點附近的景點

3.制定營銷方案

（1）受眾

(2)宣傳材料（3）郵寄（4）廣告

4.預算制定

二、實施會議

1.編制會場手冊

2.設立信息中心

3.建立指導委員會

4.促進會議日常交流

三、總結和評估

1.會議總結和評估

2.做好客戶回訪工作

3.召開總結表彰會，感謝相關人員 第二節

會議工作范圍

狹義：

1.提供信息和建議，為會議領導者確定會議目標和議題其參謀作用。2.根據會議領導者確定的議題、時間和形式，制定會議的議程、日程以及程序的草案，呈請領導審批。

3.根據會議領導的要求擬寫會議的報告、講話、最后文件的草案，審查與會單位和與會人員提交的會議發言材料。

4.根據會議的要求安排會議場地并布置會場。5.做好會議活動的接待工作。6.做好會議的各項記錄。

7.做好會議對內和對外的宣傳聯絡工作。8.做好會議精神的傳達和反饋工作。9．處理好代表的提案。10.總結會議工作的經驗教訓。11.收集會議文件，做好立卷歸檔工作。

12.注意搞好會議活動的綜合協調，及時處理好各種突發性事件，保證會議順利進行和圓滿結束。廣義：

1.關于會議產品要素的工作。2.會議的申辦與競標活動。3.會議的現場事務管理。4.會議的財務管理。5.會議附設展覽的運作。6.會議評估與會后工作。第三節

會議工作分工

1.文件組 2.組織組 3.聯絡組 4.提案組 5.宣傳組 6.簡報組 7.會務組 8.保衛組

第六章 會議的事件節點控制

第一節 會議議程

一、會議議程的含義

二、會議議程確定原則

1.一定要按照議題的輕重緩急編排出來會議的遺產 2.每一個議題應預估所需的時間并明確地標示出來 3.事先通知與會者，以使其做好準備

三、安排議程的順序 1.先主后次 2.先次后主

3.由報告，到審議，再到表決 4.由總結，到表彰，再到交流

四、會議議程的書面結構 1.標題 2.題注 3.正文

五、會議議程的內容 1.開場 2.基本情況介紹 3.自由發言討論問題 4.結論 5.會議結束 第二節

會議日程

一、會議日程的含義

二、會議日程安排要求

三、會議日程編排要點

四、會議日程的書面結構 1.標題

2.正文（1）表格式（2）日期式（3）條款 第三節

會議程序

一、會議程序的含義

二、會議程序的書面結構 1.標題 2.題注 3.正文（1）序號式（2）時間序列式 4.落款

三、會議議程、日程和程序的聯系與區別 第四節 有效控制會議進程

一、控制會議進程的必要性

二、控制會議進程的方法 1.為會議規定節奏 2.為會議創造節奏

3.靈活和合理地調整會議節奏 4.控制發言時間

5.在會中盡量減少與議題無關的爭辯與討論 6.可以采取有聲互動法和無聲互動法控制會議進程（1）有聲互動法（2）無聲互動法

第七章

會議的文秘服務

第一節

會議文秘服務內容

一、會議文秘服務特點 1.服務性 2.被動性 3.事務性 4.綜合性 5.時間性

二、會議文秘服務的工作內容 1.確認時間、地點、日期 2.確認與會人員 3.發送會議通知 4.編組

5.設備準備和調試 6.會場布置 7.接待與會者 8.講話

（1）預備好要演講的主要內容，可以草擬一個講話提綱，也可以將提綱卸載卡片上。

（2）陽江所用的資料一定要進過調查，確保與事實相符。（3）在鏡子面前練習，注重練習自己的面部表情、形體姿態及手勢的表達。

（4）站姿挺直，神態自然，眼睛要始終注視著下面的聽眾，以示尊重。

（5）主題明確，證據充分，舉例生動。

（6）語言通俗易懂，語言標準，語調有變化，聲音洪亮。（7）對演講的時間進行合理安排，并在規定的時間內完成演講。

（8）在適當的地方停頓一下，以使大家能跟上你的思路，理解 29 所講的內容。

（9）要有一個良好的精神狀態，準備充分。

第二節

擬發會議通知

一、會議通知的作用 1.傳遞會議信息 2.收集信息 3.反饋信息 4.履行相關義務

二、會議通知的種類 1.按通知的形式分 2.按通知的性質分

3.按通知的名稱分：會議通知、邀請信、請柬、海報、公告

三、會議通知的內容 1.會議名稱 2.主辦者 3.會議的內容 4.參加對象 5.會議的時間 6.會議的地點 7.其他事項 8.聯絡信息

四、會議通知的結構

五、會議通知的形式 1.口頭通知 2.電話（傳真通知）3.書面通知 4.電子郵件

30（1）每位員工必須申請電子郵箱名稱；（2）每位員工必須養成瀏覽電子郵箱的習慣；（3）同一辦公室的員工有義務互相轉告會議通知信息。

六、會議通知的發放 1.準備和分發會議通知 2.打印會議通知 3.發送會議通知 4.注意事項

（1）對擬任免、調動的人員發通知要特別注意，不能把準備調動但尚未調動的人的通知發錯單位。

（2）對于一些區域性會議、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發送會議通知的同時附上會議通知回執，以免會務人員安排接站和訂購車、機票。（3）有時，會議期間臨時決定召開一些小會，所以還有個會間通知的問題。會間通知要貼在醒目處，一定要寫清會議的詳細場所。會見通知最好在大會上宣布或在飯前通知，否則，很難通知到所有與會者或有關與會者。第三節

邀請演講者

一、邀請演講者 1.演講人選問題 2.演講者演講主題問題 3.演講者時間安排問題

二、邀請演講者需要注意的問題 1.是否同意錄音 2.是否需要特殊的設備 3.最終確認

第四節 會議主題活動策劃與安排

一、寓“會“于樂，事半功倍

二、了解與會者身份，適合不同口味

三、考察活動資源，豐富主題活動形式 1.交誼會 2.旅游、參觀 3.文化活動

4.針對特殊興趣與會者安排活動

四、做好主題活動的組織安排 1.誰來負責組織安排主題活動

2.是否要將主題活動的組織外包給專業公司 3.會議地點有哪些活動設施 4.預先對商業演出進行訂票 5.考慮主題活動的經費預算問題

五、主題活動安排應注意的事項 1.會議地點是否能夠提供這些主題活動 2.如果預定的節目不能演出怎么辦

3.是否有人在進行選擇之前觀看國這些演出節目 4.演出節目是否需要預演場地和時間

5.會議承辦者是否應該就主題活動安排簽訂正式的協議 第五節 會前會和會后會

一、會前會 1.籌備會 2.檢查會 3.動員會

二、會后會

第二篇：會議策劃與管理

第六章會議策劃與管理

一、會議的作用

1、發布信息

2、決策功能

3、協調功能

4、檢查監督功能

5、激勵功能

二、會議的策劃要素

1、舉辦者

2、與會者

3、議題

4、名稱

5、方式

6、時間

7、地點

8、結果

三、會議類型

1、按區域分：

國際性的會議；

全國性的會議；區域性的會議；

單位或部門的會議；街道、家庭會議等。

2、按規模分：

有幾人到十幾人的小型會議；

上百或幾百人的中型會議；

上千或幾千人的大型會議；

萬人以上參加的特大型會議等。

3、按內容分：

政治類；經濟類；軍事類；

商務類；事務類；學術類會議等。

4、按時間分：

定期性會議；不定期性會議；

需要連續開兩次以上的多次性會議等。

5、按形式分：

有聚有議的會議，如討論會、座談會等；

有聚不議的，如報告會、動員會、表彰會、紀念會。

6、按會議階段分：預備會議；正式會議。

7、按會議手段分：

傳統方式的常規會議；

電視、電話、廣播、網絡會議等。

8、按會議性質分：

（1）法定性或制度性會議 黨代會、人代會、職代會、婦代會、股東大會。

（2）決策性會議 常委會、黨組會、理事會、董事會等。

（3）工作性會議 動員大會、工作布置會、經驗交流會、現場辦公會、總結會、聯席會，座談會、協調會、務虛會。

（4）專業性會議 研討會、論壇、論證會、聽證會、答辯會、專題會、鑒定會等。

（5）顯示性會議 表彰會、紀念會、慶祝會、請功會等。

（6）商務性會議 招商會、訂貨會、貿易洽談會、觀摩會、產品推介會、促銷會等。

（7）聯誼性會議 接見、會見、茶話會、團拜會、懇談會等。

（8）信息性會議 新聞發布會、記者招待會、報告會、咨詢會。

四、會務服務的內容

●主要包含會議服務與會議接待兩個方面

●會前準備：會議通知、會場布置、會議編組、證件制發、交通接送、安全保障；

●會間工作：人員簽到、迎候入座、文件印發、會議記錄、參觀引導、會場調度、現場指揮、生活服務；

●會后收尾：票務安排、文件清退、財務結算、會場清理等。

五、會議的組織

（一）大中型會議組織

【一】會議準備階段

會議準備階段是指從決定召開會議并著手籌備開始，到與會人員報到結束并安排就緒期間的工作。會議準備工作是否充分，對會議效率和效果有很大影響。要開好會議，必須把準備工作做好。通常情況下，會前準備工作有：

1、落實組織領導

接受會議籌備任務后，要根據會議規模大小、會議內容涉及部門的多少等因素，確定籌備工作應由誰來承擔。具體要求是：

●現有部門可以獨自承擔的，可確定由該部門獨自承擔。

●一個部門獨自承擔有困難或會議內容涉及方面較多的，可明確幾個部門共同籌備，并指定一個部門領頭。

●必要時可以成立會議籌備領導小組。

●領導組織下還可以設幾個工作小組，分別承擔會務議程安排、文字起草、行政接待等項工作。

●為了完成高規格的會議接待工作，通常由一位主要領導直接抓會議籌備工作，專門研究布置會議的各項具體工作，明確各接待人員的職責。

2、擬發會議通知

通知必須說明會議的目的，參加范圍，主要議程，報到及開會的時間、地點，與會人員需要帶的材料或用品，擬發通知的部門名稱，通知印發日期，聯系人與聯絡方式，聯系電話

號碼等。通知擬訂之后，要按規定的程序送審、簽發、復印、發出。

3、擬訂開會方案

方案中要寫明批準召開會議的機關，會議內容，會議目的，會議程序（包括會議議程、日程等安排），出席，列席和服務人員的部門和數量，組織領導，經費預算等。方案擬定后，經高級主管批準后執行。

4、準備文字資料文件資料應用文件袋裝好

會議的文字資料很多，并且不同的會議對文字資料的要求也不同，主要包括：

●會議主要文字資料。如開幕閉幕詞、重要講話、典型發言資料、大會決議等。

●會議輔助文字資料。如會議須知、作息時間表、會議日程表、與會人員名單、住房及電話號碼、編組名單、組長（或召集人）、討論地點，等等。會議所需文字資料，凡會前可以印出的，都應在會前印好，一般應在與會人員報到時發到他們手中。

5、安排會議接待

會議接待周到與否，對能否開好會議至關重要。因此，在會前應充分準備、周密計劃，會議期間要做到優質服務、不出紕漏。

6、安排會場

大會會場要布置得莊嚴、樸素、隆重，能體現會議的主題和氣氛，開會前對會標、主席臺座次（后面要講）、代表座區、燈光、音響、通風和取暖設施、茶水供應、進出通道等，都要認真仔細地進行檢查，做到項項落實，不出差錯。

如果會議設分會場或小組討論地點，也須在會前檢查落實。

7、宣傳報道準備

根據會議的規格和內容，對會議需要報道的事項，應預先作出安排，并提前與有關新聞單位，如報社、電臺、電視臺等聯系落實。新聞單位工作人員一般不需要駐會，必須駐會者要在會前安排好。對會議報道要嚴加控制，如果可報道可不報道，一律不報道。

8、會前動員

對內容重要、服務人員多的大會，為了做好會上各項服務工作，會前一般要開會作一次動員，講明服務要求和注意問題。其范圍包括會上的工作人員、服務人員、招待單位、醫療單位和保安部門等方面的負責人，有的會議在大會開幕前還要召開預備會議，請各代表團組的負責人和大會工作人員共同參加，講明會議的重要性、議程和要求，使大家同心協力，共同開好會議。

【二】會議進行階段

會議進行階段一般是指從會議開始到閉幕這段時間。主要工作包括：

1、組織好會議開幕活動

●組織好與會人員簽到、入場和按順序入座，清點到會人數。

●向大會主持人報告到會人員情況和缺席原因。

●組織大會主席團按次序就座，檢查主席臺擴音、燈光等設施。

●會議開始后，應到會場角落檢查音響效果。如設有分會場，對其收聽效果也要及時了解，發現問題盡快解決。

●如有須臨時通知的事項，要在會議宣布休會前報告大會主持人設法通知。

●根據會議需要組織好會議記錄或錄音。

2、及時掌握會議動態

會議開始后，要及時掌握會議進行過程中的情況和問題，廣泛聽取各方面的意見，保證大會按照正確的方向進行。

●如大會安排工作報告或典型發言并組織小組討論時，大會應選派人員分別參加，及時掌握討論情況，并認真整理、反饋。

●召開工作會議，為了加強引導，樹立榜樣，可選定適當數量的部門作中心發言，以便進行交流，互相啟發。

●會議預定的議程和日程，一般情況下不得改變；特別情況下確需改變的，要將變動的必要性和變動意見報告大會領導單位，由大會領導小組或有關領導者決定。

3、組織會內協調

●凡會議期間形成某方面的決定、辦法、規定等法規性文件的，應在通過之前召集有關部門充分協商，統一意見、組織會簽，避免草率通過后意見不一，執行困難。

●對需要作出大會決議或以大會名義分發的各種文件和資料，要將草稿提前印發到與會人員手中，進行充分討論，認真修改。防止個別人起草后直接到大會宣讀、表決。

●對負有產生領導機構任務的會議，對選舉辦法、候選人名單等，要充分醞釀，對會上提出的意見認真研究采納，并做好協調解釋工作。

4、做好會議結束的準備

●檢查該印發、換發的文件、資料等是否印好發出。

●檢查與會者預訂的返程車票、機票，是否已經如期購到，并發到了有關與會人員手中。對個人的特別需要是否能盡量滿足。

●對與會人員手中需要請退的票證，要安排好請退工作。

●按返程車次時間作出送站計劃，落實送站車輛和人員。

【三】會議結束階段

結束階段是指從會議閉幕到全體工作人員離開開會地點的一段時間。主要工作包括：

1、清理會議文件、資料

對會議文件、資料，要按照主管審定的收、帶、存、銷范圍，該收回的及時收回并清點注結；該帶走的文件讓與會者帶走（如原系草稿需換正式文件的也要查點落實）；需要存檔的文件要收集齊全，交檔案管理部門保存；對多余的文件、資料、草稿等，要認真清點，經批準后銷毀。對所有文件和機密資料都要處理得當，防止失密泄密。

2、辦理財務手續

對會議所需開支，屬于統一核銷的由大會結清；應由與會者個人結算的，通知有關個人在離會前如數結清。會議工作人員要給與會者以結算方便，以免影響與會者返程。工作人員離會前，要向住所結清賬目。

3、安排送站活動

要根據與會者返程情況，做出送站計劃，對返程人員、送站人員、車輛、司機、時間、地點等，都要一一落實，避免疏漏。因特殊情況誤車的人員，要作出妥善安排，并將返程情況及時報告有關領導人員。

4、做好會議總結

一次會議結束后，對會議的組織工作和效益、得失等要認真總結，肯定成績，找出不足。

（二）小型會議組織

上面所談是各種大型會議的組織工作。大型會議規模大、程序多、難度大，所以以提示重點為主。對小型會議的組織，主要是對公司上層領導人員召開的決策協調型會議的組織，一般應掌握以下幾點：

●所提報的各項會議資料，文字要簡明、扼要、準確。

●要規定所需文件的份數、時限，如果有附件、圖表等，一起附上。

●對議題進行決策性把關。

●對可以提交會議研究，但涉及兩部門以上業務的，要檢查是否需要在會前先行協調，對應協調而未協調的議題不予安排。

●對應予安排討論的議題，要按照重要程度和緊急程度排定先后次序。

●一次會議不可將議題安排得過多、過滿，避免通知有關人員到會后，因議題排不上而出現陪會現象；或因受時間所限不能充分討論而倉促決定。

●參加會議的人員要嚴格按照通知的范圍到會，出席會議的人員不得隨意帶助理參加會議。●開會期間，非與會人員不準隨便進入會議室；外來電話一般不予傳送；緊急事項須經會議工作人員報告有關領導后處理。

如果有電話或有事相告，工作人員應走到對方身邊，輕聲轉告。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知。

●議題在會前已發給與會人員的，會上不再照本宣科，匯報單位可簡要說明需請示解決的問題和要求，以節省時間。

●會議發言應緊緊圍繞討論的議題，抓住要害，突出重點，言簡意賅，明確表態，并視情況限定發言時間。工作人員要做好會議記錄。

●與會人員應集中精力開好會議，認真聽取討論發言，不要議論與議題無關的問題，不要在會場閱批其他部門送來的文件、資料。

●議題討論結果，由辦公部門負責整理后，并送有關領導人員審定后印發。其他部門不得私下錄音、錄影或整理、印發討論情況，并進行傳播。

●會議主持人應嚴格控制會議程序，并對討論的議題作出明確的決議。

●準確、及時整理會議紀要。會議紀要一般應于會議結束當日或次日寫出初稿送給領導主管簽發。同時對與決議事項有關的部門，都應發送紀要以便通知照辦。

對按規定不發會議紀要的部門，可發有關決議事項通知單。

對會議決議事項要加強催辦、查辦。對辦理不力的要采取有效措施促其及時辦結，避免延時誤事。

●決議事項的辦理情況應及時向有關領導主管報告，并提出有針對性的措施促進辦理，避免開過會不解決問題又重復開會的弊端。

六、主席臺的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于兩側：中央者為主角或主賓，以當事人的左右為準左為上（左高）

（3）政務禮儀：左高商務禮儀：右高

第三篇：會議組織與活動策劃（精選）

《會議組織與活動》實訓課程教學大綱

課程名稱：會議組織與活動實訓課程性質：職業實訓課 總 學 時：24學時，其中（理論：10學時； 實踐：14學時）學分：2學分 適用專業：2011級法律文秘1、2、3班開課單位：法律系 先修課程：秘書綜合實務

一、課程性質、目的《會議組織與活動實訓》是一門研究秘書業務活動及其規律的綜合應用學科，是為秘書專業開設的專業課。其目的是使學生能夠在今后的實際工作中明確秘書工作的基本理論，了解秘書工作的基本任務和內容，為從事秘書工作打下堅實的基礎。通過本課程的教學，使學生掌握秘書實務的基本理論、基本知識和基本技能，熟知秘書工作各個環節的內容、程序和方法，培養和提高分析與解決文秘業務問題的能力，為畢業后適應和勝任浙江中小企業秘書工作奠定良好的基礎。

二、課程主要知識點及基本要求

（基本要求分掌握、理解、了解、會用等4個層次編寫）

三、教學內容及學時分配

（此部分不能按照某一部具體教材編寫，應根據課程的主要知識點編寫，同時應給出教學基本要求、知識點的重點和難點內容）

四、課程考核及成績評定

（課程考核分考試和考查2種，應與教學計劃一致；成績評定：純理論課程一般卷面90%，平時與作業10%；理論+實踐課程一般卷面80%，平時、作業和實踐20%）

五、推薦教材和教學參考書

教材：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

參考書：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

第四篇：會議組織與管理

導航

通過學習，你將能夠： ● 了解和正確認知會議；

● 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； ● 了解大型會議活動的組織和策劃情況。

會議組織與活動管理

一、會議的正確認知

1.會議的現狀

研究表明，企業員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業帶來各種隱形損失。例如，企業中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。”

大多數企業認為，通過會議的效率和會后的執行效率，可以決定企業的最終效率。據統計，全球每天要舉行數百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業評論》通過調查發現，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。

通常情況下，企業行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數量最多，水平卻極差。”因此，企業要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。

2.會議的重要性

會議的召開非常重要，大多數企業都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執行的效率決定企業真正的效率。而且企業90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。

3.會議的定義

會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發展，出現了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數據流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術手段的支撐。

4.會議的作用

會議的作用主要包括：

第一，會議能夠為企業提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現問題，更是解決現場出現的問題，通過會議形式幫助企業解決和處理問題；

第四，企業為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞； 第五，會議還可以為企業傳達指示、政策制度和精神；

第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。

5.會議的影響

會議為企業帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產生會議的波紋效應。

所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會議的頻率

不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發事情的會議要隨時召開。

7.會議的規模

根據會議的功能不同，會議人數有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發政策、相關制度和戰略目標召開的會議，一般人數比較少，限制在50人以內，因為人數越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數越多越好。

8.會議的結構

會議結構與事務發生的結構一樣，經歷事前、事中和事后三個過程。事前

事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個議題經討論達成一致的結果，最后達成共識結束會議。

事后

事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務工作人員追蹤和落實。

9.會議的成本

會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。

時間成本

會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。

直接會議成本

直接會議成本包括場地和設施設備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復印及小禮品花費的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來的隱形損失。

會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。

二、成功會議的準備工作

一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。

1.會議政策

會議政策包含：

第一，尋找解決會議的其他方法； 第二，會議的管理機構和機制； 第三，了解會議的目的； 第四，選擇適合的參會人員； 第五，合理安排會議的時間和地點；

第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強調該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進行溝通，例如調研、問卷、電話、短信，或者發布正式的公文進行溝通。

會議的管理機構和機制是指將負責落實、執行和監督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責和落實執行，包括事后的追蹤和反饋。企業在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預期效果。

2.會議程序

企業在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預期結論、會議文件準備和發放及工作分配落實等方面內容。

會議的主題、目標、形式

會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。

咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責任書和責任的交付；企業經常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結束和總結。

會議具體議程

談論會議議程時經常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。

日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。

許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產生與會人員的爭論和矛盾，導致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續；

第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會議無論是會議的主題和內容如何，人員的選擇要遵照三個原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發生經過和結果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導致企業會議經常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關系人必須到場原則，重大關系人是具體的執行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇

關于會議時間和地點的選取也有一定的要求。

時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。

地點。會議地點選取一定關乎到會議的整體討論議題、規格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排

會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1 會議座次安排（奇數）

圖2 會議座次安排（偶數）

當人數為奇數時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數為偶數時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結論

會議可能形成的結論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備

會議所需文件的內容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內容，因此文件準備和發放工作同樣不容忽視。

3.會議文化

會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監控、生產過程中產品的產出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協調、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示

保證會議成功的準備工作包括： ① 會議政策； ② 會議程序； ③ 會議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃 一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發布會。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備

人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本

禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環節組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動

慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發布會

隨著溝通信息越來越透明，新聞發布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關而且企業也能夠召開。

新聞發布會的關鍵是人選和文稿的準備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準備，然后跟記者溝通，使其按照準備好的文稿內容進行播報和播放

第五篇：會議策劃

◇會場預約◇

我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。

◇負責會場的布局，設備安裝調試◇

我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

◇印刷材料的設計制作◇

我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.◇參會者的接送◇

我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.◇參會者的餐飲◇

我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點.◇參會者業余時間的安排◇

我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。