第一篇：會(huì)議組織與管理要點(diǎn)

會(huì)議組織與管理要點(diǎn)

會(huì)議方案

1．會(huì)議議題、會(huì)務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個(gè)人或部門，形成會(huì)議紀(jì)錄或方案，會(huì)議前后逐項(xiàng)檢查。

2．確定會(huì)議目標(biāo)。必須先問(wèn)一些問(wèn)題，最重要的是：“會(huì)議準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？”或者換個(gè)角度問(wèn)：“要是不開行不行？”“什么時(shí)候結(jié)束？怎樣開才算成功或失敗？”開會(huì)的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價(jià)值不大的會(huì)議，否則會(huì)議很可能是浪費(fèi)大家的時(shí)間。

3．會(huì)議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會(huì)議效率。會(huì)議議程的大忌是太簡(jiǎn)單、太模糊。各項(xiàng)議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會(huì)議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會(huì)議召開前一天所有會(huì)務(wù)人員集中開會(huì)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議事項(xiàng)，確保每個(gè)人都清楚各自職責(zé)。

5．每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會(huì)務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。

6．總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對(duì)會(huì)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題要打足提前量，隨時(shí)檢查。總負(fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會(huì)議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時(shí)根據(jù)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過(guò)程和環(huán)節(jié)控制，有頭無(wú)尾。

7．總負(fù)責(zé)人在重大會(huì)議剛開始一段時(shí)間，自始至終在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)巡視，留意場(chǎng)內(nèi)情況，確保會(huì)議開場(chǎng)即步入正軌，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題。會(huì)議開場(chǎng)的順利與否對(duì)整個(gè)會(huì)議效果影響很大。

8．差錯(cuò)舉例

①會(huì)務(wù)方案涉及議程、會(huì)場(chǎng)的問(wèn)題考慮不周或沒(méi)有列出需求清單告知相關(guān)人員，會(huì)場(chǎng)工作人員不了解需求，也未指定好對(duì)應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會(huì)場(chǎng)秩序凌亂，工作人員沒(méi)有佩戴特定的標(biāo)志。

②時(shí)間進(jìn)度不明確或沒(méi)有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務(wù)沒(méi)有落實(shí)到個(gè)人，沒(méi)有說(shuō)定哪個(gè)人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰(shuí)都負(fù)責(zé)又好像沒(méi)人負(fù)責(zé)。

④會(huì)議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒(méi)有及時(shí)報(bào)告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無(wú)法對(duì)整個(gè)會(huì)議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險(xiǎn)象環(huán)生”。

評(píng)述：會(huì)議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個(gè)全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎(chǔ)。而會(huì)議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會(huì)議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時(shí)有效地督促到位決定著會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。會(huì)議要確保高效、務(wù)實(shí)，要特別關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素：會(huì)議方案、會(huì)議目標(biāo)與主旨、會(huì)議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會(huì)議材料、信息反饋。

會(huì)議材料

1．裝訂后的會(huì)議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容有無(wú)重大差錯(cuò)、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁(yè)、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對(duì)各類論壇、各類研討會(huì)的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會(huì)議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會(huì)議目的是否吻合、是否與其他演講者有過(guò)多重復(fù)。特別提防假大空、冗長(zhǎng)、脫離會(huì)議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對(duì)這些問(wèn)題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。

3．會(huì)議須知：

①會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議室（標(biāo)明具體路線）。

②就餐時(shí)間、地點(diǎn)。

③會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。

④會(huì)議紀(jì)律。

⑤當(dāng)?shù)貧夂颉⒔煌案浇糜尉包c(diǎn)介紹。

⑥“想客人之所想”，會(huì)議須知應(yīng)將會(huì)議期間有關(guān)食、宿、行以及與會(huì)者可能要咨詢的各種問(wèn)題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會(huì)議最重要的材料之一。讓與會(huì)者一拿到會(huì)議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問(wèn)的問(wèn)題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯(cuò)。

4．差錯(cuò)舉例：

①會(huì)議材料沒(méi)有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過(guò)多，沒(méi)有充分反映會(huì)議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。

②匯總與會(huì)者名單時(shí)，要注意核對(duì)清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。

③與會(huì)者職務(wù)出錯(cuò)。例如：正職副職弄錯(cuò)。

評(píng)述：會(huì)議材料如果切中會(huì)議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會(huì)議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點(diǎn)。有兩點(diǎn)切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒(méi)內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請(qǐng)函并附上會(huì)議發(fā)言的需求、聽講對(duì)象、主題、注意事項(xiàng)，切忌以為一個(gè)電話溝通，對(duì)方“沒(méi)問(wèn)題”就萬(wàn)事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對(duì)方也會(huì)認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會(huì)真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。

會(huì)議接待

1．邀請(qǐng)函在會(huì)議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計(jì)反饋人數(shù)主動(dòng)匯報(bào)給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請(qǐng)函都應(yīng)同時(shí)以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請(qǐng)函后，一周內(nèi)沒(méi)有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報(bào)總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請(qǐng)人員聯(lián)絡(luò)。

2．對(duì)邀請(qǐng)函確認(rèn)要分多次跟蹤（至少三次）、反復(fù)提示：

①邀請(qǐng)函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到；

②會(huì)議前十五天最終確定是否決定參加、來(lái)程安排；

③會(huì)議前三天確認(rèn)航班；

④重要嘉賓及發(fā)言人在會(huì)議前一天再次確認(rèn)何時(shí)到達(dá)，告知誰(shuí)接機(jī)，并有專人過(guò)問(wèn)其食宿行安排；

⑤在會(huì)議正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號(hào)，專門提醒開會(huì)、發(fā)言準(zhǔn)確時(shí)間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

3．掌握上菜時(shí)間，尤其是在中午安排的就餐時(shí)間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個(gè)熱菜先上到桌上并蓋好（如會(huì)議延時(shí)則靈活掌握，及時(shí)通知餐廳更改）。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。

4．每一次會(huì)議開始前，要給賓館一個(gè)詳細(xì)的接待需求清單與對(duì)口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理問(wèn)題以文字化的表格明示，對(duì)賓館作詳細(xì)說(shuō)明，常規(guī)性事項(xiàng)也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯(cuò)舉例：

①在通知演講嘉賓時(shí)，交待不清楚或演講嘉賓沒(méi)有理解會(huì)議主題、參會(huì)對(duì)象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會(huì)議需求把握內(nèi)容。

②事先沒(méi)有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過(guò)多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

③演講時(shí)間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會(huì)議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時(shí)間或有專人在臺(tái)下醒目位置處出示發(fā)言時(shí)間提示牌）。

④與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項(xiàng)沒(méi)人做，或未與賓館方面確認(rèn)。

⑤與接機(jī)人員銜接或交待不清楚接待要素（時(shí)間、航班號(hào)、人數(shù)），導(dǎo)致無(wú)人接機(jī)或未接到人，或車輛不夠座位。評(píng)述：對(duì)一些會(huì)議嘉賓和發(fā)言者為什么強(qiáng)調(diào)三次以上的確認(rèn)？一是表示主辦單位的尊重和誠(chéng)意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過(guò)程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因?yàn)橐话闳私拥酵ㄖ蠖紩?huì)“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動(dòng)其做好符合會(huì)議需求的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對(duì)會(huì)議主題、具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正。

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

1．按與會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備座位牌，通常多備20多個(gè)，以備不時(shí)之需。

2．會(huì)議前一天晚上擺放座位牌，開會(huì)前一小時(shí)再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對(duì)與會(huì)者姓名是否有錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯(cuò)誤立即補(bǔ)救。

3．會(huì)議桌、椅子及會(huì)議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個(gè)方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍鈩?shì)。

4．會(huì)場(chǎng)門口簽到處設(shè)立會(huì)議標(biāo)志，說(shuō)明會(huì)議名稱、演講人員姓名、會(huì)議議題以及會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間。

5．投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國(guó)際研討會(huì)）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會(huì)者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會(huì)場(chǎng)音樂(lè)安排：

①選擇與會(huì)議主題和會(huì)議議程相適應(yīng)的會(huì)議音樂(lè)，提前選擇并請(qǐng)總負(fù)責(zé)人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂(lè)的順序和曲目，上下午會(huì)議開始前以進(jìn)行曲為主，是會(huì)議開始的“鈴聲”，會(huì)議休息間以輕松歡快音樂(lè)為主。合適的音樂(lè)能渲染會(huì)議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會(huì)前一天，對(duì)電腦進(jìn)行預(yù)演，注意會(huì)場(chǎng)每個(gè)角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會(huì)當(dāng)天提前一小時(shí)再次進(jìn)行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風(fēng)。根據(jù)會(huì)議需求情況進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無(wú)線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無(wú)論使用哪種麥克風(fēng)，在會(huì)議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當(dāng)會(huì)議演講者或主持人需要同與會(huì)者交流、回答問(wèn)題時(shí)，應(yīng)有兩個(gè)服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場(chǎng)。麥克風(fēng)放到講臺(tái)上的時(shí)候要注意聲音是否夠大。會(huì)議開始前也可在發(fā)言席上放一個(gè)無(wú)線麥克，便于演講者走動(dòng)式演講。

10．在會(huì)議演講臺(tái)旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設(shè)備時(shí)，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對(duì)燈光進(jìn)行亮度控制。將所有燈光變化進(jìn)行預(yù)演，如因會(huì)議議程需要，還要對(duì)在什么時(shí)候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。

12．空調(diào)溫度控制：注意場(chǎng)內(nèi)溫度的變化，及時(shí)調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會(huì)者入場(chǎng)前把會(huì)場(chǎng)溫度調(diào)得較低，隨著與會(huì)者增多，會(huì)場(chǎng)內(nèi)溫度會(huì)自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個(gè)合適的溫度。避免過(guò)冷或過(guò)熱。

13．開會(huì)前，會(huì)務(wù)組提前一小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，對(duì)賓館會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)全面檢查一番——場(chǎng)地、主席臺(tái)、座位牌、音響、音樂(lè)、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場(chǎng)使用或“過(guò)濾”一遍，看有無(wú)漏洞、疏忽。

14．差錯(cuò)舉例：

①在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主席臺(tái)排位順序錯(cuò)誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯(cuò)。沒(méi)有注意到是否保證所有與會(huì)者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時(shí)，沒(méi)有及時(shí)調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會(huì)者看不清楚屏幕內(nèi)容。

③會(huì)前播放的音樂(lè)與會(huì)議氛圍不協(xié)調(diào)，過(guò)于嘈雜或音樂(lè)碟片損壞。

④沒(méi)有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，話筒無(wú)聲。投影機(jī)放不出演講材料。

⑤沒(méi)有預(yù)留座位余量（通常20％），在突然增加與會(huì)者時(shí)出現(xiàn)被動(dòng)局面。

⑥在打印雙面座位牌時(shí)，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評(píng)述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項(xiàng)工具如在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會(huì)議癱瘓，有時(shí)會(huì)議就因此搞砸。會(huì)議開始前或休息中配備不同的音樂(lè)，能給人以爽心悅耳的感覺(jué)，并配合會(huì)議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會(huì)影響到會(huì)場(chǎng)效果。會(huì)議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。

會(huì)議主持

1．了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡(jiǎn)歷與演講內(nèi)容，并做簡(jiǎn)單提煉和概述。

2．駕馭會(huì)場(chǎng)氣氛。對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡(jiǎn)單評(píng)述并“串聯(lián)”起來(lái)。出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，靈活應(yīng)對(duì)。

3．會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說(shuō)明會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況和對(duì)主持人的特別提醒。

4．會(huì)議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時(shí)告知與會(huì)議主持相關(guān)的情況，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時(shí)出現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人很清晰地隨時(shí)掌握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時(shí)候要把下午的安排說(shuō)明一下，下午要把第二天安排再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)（多一點(diǎn)說(shuō)明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊）。

評(píng)述：會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)氣氛的作用，不是簡(jiǎn)單的“報(bào)幕人”角色，需要對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、過(guò)程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向，緩解與會(huì)者可能的抱怨和誤解。會(huì)議主持的語(yǔ)言分寸、時(shí)間把握和對(duì)發(fā)言人的評(píng)述都很有學(xué)問(wèn)可講。

小型工作會(huì)議

1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)間的會(huì)議。

2．每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者知道要在會(huì)上做什么。

3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會(huì)議的前部。

4．會(huì)議主席應(yīng)明確會(huì)議議程，寫下每個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點(diǎn)，確定參會(huì)人員和準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程中需提問(wèn)的問(wèn)題。

5．會(huì)議議程不宜過(guò)早分發(fā)，以免有些與會(huì)者可能會(huì)忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會(huì)議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對(duì)需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對(duì)方重視。

7．會(huì)議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點(diǎn)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間、會(huì)議成果。

8．每次會(huì)議都要做筆錄，重要會(huì)議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者，在下一次會(huì)議時(shí)主持人可拿著上次會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)對(duì)照檢查執(zhí)行情況。

9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)不在于講流水賬，而是把需要知會(huì)、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動(dòng)向和問(wèn)題、需要大家協(xié)助的事項(xiàng)等等說(shuō)明清楚。座談會(huì)也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時(shí)間，避免一個(gè)人發(fā)言說(shuō)個(gè)不停或者與主題無(wú)關(guān)。如何找錯(cuò)

隨時(shí)隨地留意身邊每一次重大會(huì)議或其他項(xiàng)目運(yùn)作中的疏漏和差錯(cuò)。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯(cuò)、疏漏、特別提請(qǐng)注意的事項(xiàng)提出來(lái)，每個(gè)人講出來(lái)的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡(jiǎn)單的抱怨。專人記錄，“找錯(cuò)”甚至可以作為一個(gè)“硬任務(wù)”，起初讓每一個(gè)參與者至少提出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就匯成了五十個(gè)差錯(cuò)案例！匯總發(fā)給每個(gè)人去補(bǔ)充，并編輯成冊(cè)，人人皆知，避免其他人或后來(lái)的人犯同樣的錯(cuò)誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議工作手冊(cè)。

當(dāng)把“找錯(cuò)”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯(cuò)誤一定會(huì)越來(lái)越少，直至不再需要“找錯(cuò)”。

第二篇：會(huì)議組織與管理

導(dǎo)航

通過(guò)學(xué)習(xí)，你將能夠： ● 了解和正確認(rèn)知會(huì)議；

● 掌握保障會(huì)議成功舉辦的準(zhǔn)備工作； ● 了解大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃情況。

會(huì)議組織與活動(dòng)管理

一、會(huì)議的正確認(rèn)知

1.會(huì)議的現(xiàn)狀

研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過(guò)認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來(lái)各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒(méi)干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開晚會(huì)；每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)。”

大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，通過(guò)會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，例如英國(guó)每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；美國(guó)平均每天舉行1100萬(wàn)次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。

通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差。”因此，企業(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。

2.會(huì)議的重要性

會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過(guò)會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過(guò)會(huì)議可以解決和處理問(wèn)題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問(wèn)題沒(méi)有解決，又帶來(lái)更多新問(wèn)題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多，召開會(huì)議的頻率也越來(lái)越高。

3.會(huì)議的定義

會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過(guò)Skype也可以開會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對(duì)面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。

4.會(huì)議的作用

會(huì)議的作用主要包括：

第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問(wèn)題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問(wèn)題，更是解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問(wèn)題；

第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過(guò)會(huì)議的形式傳遞； 第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；

第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過(guò)盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。

5.會(huì)議的影響

會(huì)議為企業(yè)帶來(lái)的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問(wèn)題，同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來(lái)很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。

所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問(wèn)題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來(lái)越大、所花時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會(huì)議的頻率

不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。

7.會(huì)議的規(guī)模

根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問(wèn)題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過(guò)10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。

8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)

會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過(guò)程。事前

事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會(huì)議的召開階段，分為開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開場(chǎng)由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過(guò)程；回收是對(duì)每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。

事后

事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過(guò)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。

9.會(huì)議的成本

會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。

時(shí)間成本

會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。

直接會(huì)議成本

直接會(huì)議成本包括場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來(lái)的隱形損失。

會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。

二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一個(gè)成功的會(huì)議在召開前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場(chǎng)外工夫的準(zhǔn)備。

1.會(huì)議政策

會(huì)議政策包含：

第一，尋找解決會(huì)議的其他方法； 第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制； 第三，了解會(huì)議的目的； 第四，選擇適合的參會(huì)人員； 第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；

第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強(qiáng)調(diào)該合起來(lái)召開的會(huì)議不分別召開，絕對(duì)不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無(wú)其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問(wèn)題則盡量不開，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問(wèn)卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。

會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問(wèn)題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。

2.會(huì)議程序

企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。

會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式

會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。

咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)行開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、結(jié)束和總結(jié)。

會(huì)議具體議程

談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時(shí)間順序安排。

日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。

許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時(shí)遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會(huì)議開始進(jìn)行討論； 第三，敏感尖銳問(wèn)題要放在會(huì)議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問(wèn)題，如果事先討論這些敏感尖銳的問(wèn)題，容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭(zhēng)論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氛圍受到影響和破壞而無(wú)法使得會(huì)議延續(xù)；

第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會(huì)場(chǎng)，剩下尖銳的問(wèn)題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會(huì)議無(wú)論是會(huì)議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原則：

第一，知情人必須到場(chǎng)原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過(guò)和結(jié)果的人必須到場(chǎng)； 第二，決策人必須到場(chǎng)原則，決策人不到場(chǎng)，往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關(guān)系人必須到場(chǎng)原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開工作。

會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇

關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。

時(shí)間。影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開放假和收假時(shí)間。

地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯?wèn)題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。

會(huì)議座次安排

會(huì)議召開時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開或宴請(qǐng)中沒(méi)設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。

圖1 會(huì)議座次安排（奇數(shù)）

圖2 會(huì)議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)居中，2號(hào)在1號(hào)左手邊，3號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2所示。

會(huì)議可能的結(jié)論

會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來(lái)記錄。

會(huì)議文件準(zhǔn)備

會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。

3.會(huì)議文化

會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過(guò)程中對(duì)事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。

4.場(chǎng)外工夫

場(chǎng)外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過(guò)程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過(guò)程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對(duì)應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點(diǎn)提示

保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： ① 會(huì)議政策； ② 會(huì)議程序； ③ 會(huì)議文化； ④ 場(chǎng)外工夫。

三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃 一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。

人員準(zhǔn)備

人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準(zhǔn)本

禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國(guó)旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動(dòng)

慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動(dòng)。例如，公司在成立五年、十年或五十年時(shí)，一般都會(huì)有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購(gòu)買禮品。

3.新聞發(fā)布會(huì)

隨著溝通信息越來(lái)越透明，新聞發(fā)布會(huì)這種會(huì)議形式，也越來(lái)越多被認(rèn)可，不僅是政府機(jī)關(guān)而且企業(yè)也能夠召開。

新聞發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵是人選和文稿的準(zhǔn)備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認(rèn)。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準(zhǔn)備，然后跟記者溝通，使其按照準(zhǔn)備好的文稿內(nèi)容進(jìn)行播報(bào)和播放

第三篇：會(huì)議組織要點(diǎn)與代表座次

年會(huì)是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績(jī)、聯(lián)系客戶的重要手段。通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。下面，按照年會(huì)的七個(gè)環(huán)節(jié)（確定活動(dòng)立項(xiàng)/制定預(yù)算/選定會(huì)務(wù)代理/確定方案/確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)/結(jié)算/總結(jié)），就年會(huì)的組織要點(diǎn)，綜述如下，供大家參考：

年會(huì)的組織有五個(gè)要素是我們必須首先確定的：預(yù)算、人數(shù)、參會(huì)人員組成、會(huì)議主要議題、會(huì)議時(shí)間，這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過(guò)程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。項(xiàng)目立項(xiàng)不是我們?cè)谶@里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。

選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法。第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對(duì)上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多（比如用房數(shù)在100間以上）,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無(wú)法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門（前臺(tái)、禮賓部、客房部等）進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問(wèn)題.又或者在會(huì)場(chǎng)搭建時(shí)的提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間,需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒(méi)有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度.在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

1、邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；

2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；

3、文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；

4、房間分配表；

5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；

6、交通安排；

7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8、支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；

9、表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；

10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。

在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場(chǎng)所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長(zhǎng)途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對(duì)會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評(píng)價(jià)、不足和建議。

第四篇：組織會(huì)議十大要點(diǎn)

組織會(huì)議需要注意的十點(diǎn)

當(dāng)今的企業(yè)有會(huì)議成癮的趨勢(shì)，公司很多員工的主要時(shí)間是在會(huì)談。為了提高效率，讓物有所值，就需要每次會(huì)議前做好充分準(zhǔn)備，避免低效率的會(huì)議。

下面十點(diǎn)應(yīng)該注意：

1． 目的。每次會(huì)議要有明確的，可以準(zhǔn)確界定的期待目標(biāo)。要清楚，會(huì)議是為了信息交流，解決問(wèn)題，還是做出決定。

2． 組織準(zhǔn)備。通過(guò)Checklist和時(shí)間表確保會(huì)議的組織工作，如技術(shù)問(wèn)題，會(huì)議室，輔助工具，能萬(wàn)無(wú)一失。

3． 內(nèi)容的準(zhǔn)備。日程和大致的時(shí)間分配，所有相關(guān)信息和文件，并通告所有相關(guān)人員。

4． 時(shí)間。會(huì)議最長(zhǎng)不宜超過(guò)90分鐘，最好只有60分鐘。如果議事內(nèi)容太多，要安排休息。

5． 準(zhǔn)時(shí)。要準(zhǔn)時(shí)開始。等了一次，就總是要等。檢查一下是否所有中斷會(huì)議和影響會(huì)議的因素都排除掉了？

6． 紀(jì)律。與會(huì)者的自律和時(shí)間紀(jì)律。是否確定了掌握時(shí)間的人，以及最好的時(shí)段安排，并確定了結(jié)束會(huì)議的時(shí)間？

7． 視覺(jué)工具。視覺(jué)輔助工具的使用，如白板，投影儀，記錄紙，圖紙板等。討論的內(nèi)容應(yīng)該讓所有人都能看得到。

8． 會(huì)議管理。有權(quán)威的會(huì)議管理人。限制離題的討論，檢查事先通過(guò)的會(huì)議目的是否達(dá)到了。

9． 會(huì)后行動(dòng)。與會(huì)者達(dá)成一致，并決定以什么樣的后續(xù)行動(dòng)保證會(huì)議結(jié)果的推行：誰(shuí)在何時(shí)完成什么？

10． 紀(jì)要。手寫的行動(dòng)計(jì)劃和會(huì)議紀(jì)要可以馬上照下來(lái)或復(fù)印，讓所有與會(huì)者拿到。

文章引用自：

http://study.manage.org.cn/Article/ShowArticle.asp?ArticleID=1274

第五篇：組織會(huì)議的要點(diǎn)

杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司 希望對(duì)您有所幫助

組織會(huì)議的要點(diǎn)

現(xiàn)在社會(huì)由于業(yè)務(wù)的需要，組織會(huì)議的活動(dòng)越來(lái)越多。組織會(huì)議就變的越來(lái)越有學(xué)問(wèn)，會(huì)議召開的是否成功與組織會(huì)議是否到位有很大的關(guān)系，因此在組織會(huì)議時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1． 記錄室

大型的會(huì)議一般可有一個(gè)記錄室，它是控制和調(diào)配音響效果、視聽設(shè)備以及安放必要的會(huì)議所需的一切相應(yīng)設(shè)備的理想場(chǎng)所。一般的面積為8m2～18m2。音像師可在此放置調(diào)音臺(tái)，安裝燈光控制按鈕、各種接線板、總供電開關(guān)以及放音、放像設(shè)備的開關(guān)等等。內(nèi)設(shè)幾把坐椅以供工作人員休息時(shí)使用。如需要還可為記者準(zhǔn)備電話、傳真機(jī)或文字處理機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，以方便傳送各種信息。當(dāng)然，一定要準(zhǔn)備好各種錄音、錄像設(shè)備，以利于會(huì)議秘書圓滿完成會(huì)議的記錄工作。工作人員還可以在此控制放映機(jī)、幻燈機(jī)、電腦等，以供演講者使用。”麻雀雖小，五臟俱全”，一間小小的記錄室可以容納整個(gè)會(huì)議要求的全部硬件。一個(gè)大型的會(huì)議，與會(huì)者往往很難聽清、看清，會(huì)議的精神往往不能夠清楚地傳達(dá)，有了記錄室效果就大不一樣了。

2．安排餐飲

3．安排停車

必須做好車輛的管理工作。會(huì)議的車輛管理包括車輛的組織、調(diào)度、車況檢查以及停車管理、駕駛員的管理、派車用車等。

會(huì)議秘書人員應(yīng)該清楚每個(gè)與會(huì)者到達(dá)、離開的日期和時(shí)間，安排人員在機(jī)場(chǎng)、車站接待，有自己車隊(duì)的要與車隊(duì)事先擬定接送與會(huì)者的細(xì)則，無(wú)自己車隊(duì)的要備有出租汽車機(jī)構(gòu)的名單、電話，計(jì)劃好租車事宜：用車日期、時(shí)間，需要多少坐位的車以及需要幾輛等。如有與會(huì)者要求自己租車，應(yīng)該提供幫助并做好記錄。

關(guān)于接送與會(huì)人員的車輛停放問(wèn)題，要有物質(zhì)保證并確保安全。所有車輛到會(huì)前檢查停車場(chǎng)的容量是否足夠，確定供電系統(tǒng)是否正常。無(wú)論是地下停車場(chǎng)還是地上停車場(chǎng)，都要安排固定人員看管，負(fù)責(zé)引導(dǎo)車輛入位，確保秩序正常。

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4．電話聯(lián)系

邀請(qǐng)與會(huì)者是召開大會(huì)的序曲。一個(gè)延續(xù)1天～3天的重要工作——電話聯(lián)系，是需要認(rèn)真對(duì)待的。在會(huì)議召開的前一個(gè)月，就得有人天天坐在電話機(jī)前，一個(gè)個(gè)確認(rèn)被邀請(qǐng)者是否出席，因?yàn)榻拥窖?qǐng)的人往往疏于回復(fù)。

5．預(yù)定和檢測(cè)視聽設(shè)備

如果公司不是經(jīng)常召開需要較多視聽設(shè)備的大型會(huì)議，可以向?qū)I(yè)的機(jī)構(gòu)租用這些設(shè)備。要在會(huì)前預(yù)先試用并能熟練掌握，從電源開關(guān)開始逐一進(jìn)行檢查，并進(jìn)行音、像等的試播試放，以確保這些設(shè)備完好并保證在所有的坐位上都能看到圖像。

6．監(jiān)督會(huì)議安排

會(huì)議的監(jiān)督安排主要體現(xiàn)在催辦工作上。

首先明確催辦對(duì)象與催辦時(shí)限。一般應(yīng)比會(huì)議各項(xiàng)工作的承辦時(shí)限提前一至二天，即對(duì)有關(guān)承辦部門是否把催辦事項(xiàng)及時(shí)辦理完畢進(jìn)行查詢、督促。如遇特殊情況或辦理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取措施，保證被催辦事項(xiàng)的有效處理。其次是填寫催辦登記。催辦對(duì)象與催辦時(shí)限一經(jīng)確定，便應(yīng)立即登記交辦。可采用簿式登記方式的催辦卡，也可采用電腦登記的辦法，催辦事項(xiàng)輸入電腦，同時(shí)填寫一份催辦單隨文件發(fā)給承辦單位，催辦時(shí)限一到，電腦便能自動(dòng)將當(dāng)天需完成的催辦事項(xiàng)顯現(xiàn)出來(lái)。

催辦的要求，即建立催辦系統(tǒng)明確分工。通常文件由秘書、文件管理人員進(jìn)行催辦，重要會(huì)議文件由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員親自負(fù)責(zé)。

建立催辦的登記報(bào)告制度。對(duì)需要催辦的文件以表格或卡片的形式逐件進(jìn)行登記，并追蹤記錄催辦的情況；及時(shí)進(jìn)行分析研究與匯總上報(bào)，向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。

堅(jiān)持全面、及時(shí)的原則，這對(duì)會(huì)議與活動(dòng)的組織很重要。全面地調(diào)查和反映會(huì)議文件的處理和實(shí)施情況，及時(shí)督察及時(shí)反饋，保證文件及時(shí)辦理完畢并發(fā)揮效用，惟其如此，催辦才能真正成為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)的”催化劑”，以確保會(huì)議與活動(dòng)的高質(zhì)量完成。

二、準(zhǔn)備文件

1．準(zhǔn)備并檢查文件的準(zhǔn)確性

準(zhǔn)備和檢查文件的準(zhǔn)確性是一項(xiàng)非常艱巨而必要的任務(wù)，文件主要是會(huì)議日程、會(huì)議通知、主席日程和報(bào)告。檢查文件的準(zhǔn)確性時(shí)一定要認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、與會(huì)人員名單、車輛、會(huì)議名稱、出席人數(shù)、主持人名宇等，要確保每一項(xiàng)都與實(shí)際相符。

會(huì)議的日程要盡快檢查核對(duì)，印發(fā)給與會(huì)者，以便主辦單位人員同與會(huì)者能盡快熟悉，互相溝通。

制定會(huì)議生活管理的計(jì)劃，必須了解將要召開的會(huì)議的基本情況和要求，如會(huì)議日期、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議日程（或議程）、會(huì)議通知、主席日程及報(bào)告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施方案，然后報(bào)請(qǐng)會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)審批。計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實(shí)施。各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題以后，把準(zhǔn)備情況向會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并將計(jì)劃印制成圖表分發(fā)大會(huì)使用。

2． 整理文件

印制講話稿、會(huì)議日程安排表、會(huì)場(chǎng)指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊(cè)，注意不要缺頁(yè)要便于攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會(huì)人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會(huì)人員遺失文件時(shí)用。印制好的文件要根據(jù)與會(huì)人員不同的單位、部門、級(jí)別整理好，以便分發(fā)。

3． 分發(fā)文件

人數(shù)較少的小型會(huì)議，會(huì)議的資料可放置于會(huì)議室的桌面上。較大規(guī)模的會(huì)議可在與會(huì)人員簽到時(shí)由工作人員分發(fā)給與會(huì)人員（餐券可以根據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短一次發(fā)給與會(huì)人員或每天發(fā)給與會(huì)人員）。