第一篇：會議的組織和管理

會議的組織和管理

會前準備的開始時間：開會日期前一個月準備；

會議TEAM 小組成立：開會日期前一個月成立；

會議策劃案：開會日期前三周定稿；

會務組成立并分工：開會日期前三周確定；

會場勘察：開會日期前三周確定；

與賓館的協議書：開會日期前二周簽定；

制定會議費預算：開會日期前二周制定并獲得通過；

向會議地點匯款：開會日期前一周匯出；

首先來講策劃案對會務的指導作用。

會務工作是圍繞會議的內容、形式進行的。所以一個會議的策劃實施案對會務的會前準備來說，是非常重要的。一般策劃案包含以下幾方面的內容：

會議目的、主題、時間、參會人員（類型、人數）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作的負責人、各子活動推進時間表、等等。

我在這里并不講如何寫一個策劃案，只是講策劃案的各項內容對會務工作的關聯性和指導性。（有些內部或小型會議的策劃案，需要會務人員寫，因此，了解策劃案的基本要點，如何條理清楚地寫出來，也是大家要掌握的技能之一）

會務工作相對策劃案來講，是被動性的工作，因為會務工作是圍繞會議的內容、形式進行的。會務工作要保證策劃案的順利實現。

會務工作可以在自己的工作范圍內發揮其主動性和創新性。（例如：代表證的多用性、問候卡的親情、簽到程序的開發等等）

下面，我用一個策劃案來說明這些項目對會務的指導性。

案例： 《99大聯想伙伴工作會議及聯歡會策劃實施案》

1、目的：確定了整個會議的基調

2、主題：條幅、問候卡等也要圍繞主題

3、時間：非常重要！到計時的基準線

4、地點：要考慮當地的住宿、交通（往返、當地）

5、參會人員：會議規模、邀請、吃、住、行、費用

6、會議日程：安排接機、簽到、實施活動、車輛

7、會議議程：安排會場、就餐時間

8、人員分工：分清責任，各自推進工作

9、各自活動：了解內容，需要會務什么支持

要有全局意識 ：不能只求會務操作方便，不顧其它；

客戶意識 ：要時時事事考慮參會者的感受；

補臺意識 ：為保證會議順利進行，會務必須不分份內

份外，隨時“拾遺補缺”；

奉獻意識 ：會務永遠是默默無聞、早來晚走、“全天候”工作；

策劃案確定之后，需要盡快成立各TEAM組（指大型會議、活動），以便各自分工負責推進工作。一般分為以下幾個小組：

1、總指揮：一般由公司高層領導擔任，對會議的目的、主題有明確的認

識，對整個活動總負責、總協調，是最好的資源。

2、副總指揮：一般由牽頭部門的總經理擔任。協助總指揮，會議召集人，負責常務工作。

3、策劃組： 一般由負責市場推廣的人員擔任。會議的形式（嚴肅？活

潑？）、頒獎形式（新意？）、布展、AV、獎品禮品定制、條幅內容、制作、娛樂活動策劃……

4、會務組：負責參會代表的吃、住、行、接送站等，以及相關物資、資

料的準備，費用的預算、決算等。

5、秘書組：會議內容的策劃、發言稿的跟蹤修改、PPT制作、會議資料的整理、匯編。

根據不同內容的會議，還可以成立其他TEAM組，如有展示活動、戶

外市場活動，可組成展示組、活動組等。

各TEAM組之間都有許多聯系，因此需要經常開會溝通，了解各自的進程，推動會前準備工作的順利進行。

考察的原則

原則：

1、圍繞如何展現會議內容來選址，不要有個人的好惡；

2、在策劃案的框架下，在費用的約束下，盡可能方便會務操作。

例如：按照參會人數去找會場。如有分組會，還要找若干小會場；有 外出就餐和旅游項目，還要找風味餐廳、旅行社等等。當然，要節約

資金，要五星賓館設施和服務，要三星的價格。

1、會場方面：

*住處和會場最好為同一賓館；

*會場要考慮容納量？音響設備？大屏幕？空調？洗手間的大小？進場和退場的方便性？安全性？一定要和品推（市場策劃人員）一起看場地；

*布置會場的時間（幾天？每天工作到幾點？）用電量？

2、賓館的軟硬件

*賓館內的環境如何？（庭院式、大廈式、大堂的規模、路徑的便捷）

*賓館的硬件如何？（標間、單間、套間、衛生間、娛樂設施等，都要看）

*賓館的軟件如何？（衛生、服務水平、有無接送機場項目、服務員是否

職業等）

*賓館的外部環境？（交通？衛生？安全？餐廳？復印社？醫院？停車）

*賓館內小會場的數量、面積、環境；

*如一個賓館容納不了，可在附近再找一賓館，聯想人員和會議代表分開

住宿；

3、餐廳方面

*要勘察餐廳的遠近、大小；

*餐廳的風味是否符合大多數代表的口味，要出新的菜譜；

*吃飯問題：早餐最好是自助式；午餐和晚餐注意調換菜譜、要考慮地方

特色？

*餐桌安排：“宏觀控制，微觀搞活，相對集中，便于溝通”；

4、租車問題

*如住處和會場分在兩地，要考慮租大轎車，同時考慮車輛行經路線和停

靠場地等；

*車輛問題還要考慮領導、來賓用車、接機用車等；

*如租車較多，要制作車標識、與當地交通部門聯系疏通路線（警車？）；

5、價格問題

*價格：房間費 ？餐費 ？場地費？…….優惠的幅度？給旅行社的價格？

1、要有法律意識，不能做“口說無憑”的事。

2、細致：不要只顧大的方面（價格），還要想到細小之處（酒水煙）。

3、全面：不要有漏項。（工作人員餐）

4、對等：不要有單方面的處罰條款。

5、無漏洞：文字嚴謹、明確、無歧義。

前言：甲方、乙方，簡單明了的引言。

1、會議日期：入住時間、會議時間、離店時間；

2、住房標準及費用：

單人間、標準間、套間、豪華套間等，不同的房間每天的費用是不同的，一定要寫明。注意費用里是否含服務費和早餐費？

間數，一定要寫明標間的數量（用的多），套間數量視情況而定。豪華套房一般是為公司高層領導預定的，價格也較貴，比較好定，可以不寫進協議，留有余地。賓館應提供免費會務用房（套間）。

什么時間能給出房號？ 什么時間能給出鑰匙？這是會務做準備工作的基礎。這兩個時間都能給最好，如不能提前給房號，給鑰匙的時間不

能妥協。我們的底線，在簽到前一天晚上必須拿到30%~50%的房號，第二天再分時間段要余下的比例，最后期限是在簽到之日14：00以前必須

全部拿到鑰匙。如果賓館在某個時間段內未能給出鑰匙，造成參會人員

不能及時入住，賓館應提供臨時休息的地方和免費茶水。

3、場地安排及費用：

一般賓館都有會場價格表（含面積），應在這基礎上談定最大的優惠

折扣。排出主要的會議場地時間（含裝臺時間）。

賓館可以免費提供那些設備和服務。

1、前言：簡單明了。時間、地點、主題。

2、會議日程：從到機場開始至送機場，每天干什么，分上下午。忌

寫成會議議程。使參會者在接到邀請時了解會議的大概情況，決定是否參加。

3、注意事項：參會人必須遵守的條件、參會費用、參會人應提前了

解的和準備的事項。

4、入住賓館地址及電話：為參會人如自行前往提供條件。

5、回執：統計參會的人數，一定要有返回回執的最終日期。

*年初有預算，如無，另行申請；

*全面不遺漏，精細，節約；要一頓飯、一輛車地計算，各個環節都

要考慮到，實事求是，合情合理。

*距開會日期前兩周，做出會議預算送領導審批；這是底線。

*距開會日期前一周，務必匯出所需款項；

*如在會議費審批期間就需使用小額款項，可另打報告，從總額中劃出一小部分專項支出；

*提前行文通報該項活動的編號，規定費用的使用范圍、報銷方法、審批人。一般情況下，只允許一人簽字有效。（誰申請的費用，誰就對支出負責）

到駐地后的工作內容如下：

1、熟悉賓館內外的環境、路徑、餐廳、會場的位置，以便合理安置

指路牌、引導代表入住。

2、熟悉各自的接口人：前臺、餐廳、各樓層以及大區各類接口人。

裝資料、購食品、飲料。

3、開會前一天，召集各部門的會前準備會，通報有關會務情況、注意事項、安排接站人員等等。

? 在大堂設簽到臺，醒目、寬敞

? 大型會議的簽到時間：8：00-24：00

? 各類資料、表、證擺放整齊、易取

? 分類簽到時，要讓代表易識別

? 督促賓館服務臺提前將房間鑰匙備齊

? 不要事先將參會代表分配在某個房號內（有了房號后往里填人名）

? 房間分配要照顧互相熟悉、同地區，還要考慮是否有矛盾？吸煙？

打鼾？

? 多余的房間盡快退回服務臺

?

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? 統計每頓飯的就餐人數，提前與餐廳聯系

? 開飯前提前到餐廳門口服務（發餐票？引導、簽單）

? 提前到會場，檢查會場布置、設備落實、引導代表入場

? 安排每天送水果、問候卡到房間（例子）

? 安排會議期間的茶歇臺

? 如中途有代表提前離會，及時并房、退房

? 每天與服務臺核對住房數、餐費、場地費，簽字確認

? 每晚開碰頭會，通報情況，安排第二天的工作

? 隨時處理突發事件

（案例：門和下雨）

? 退房要忙而不亂，如收取了鑰匙押金，注意收、退款的方法

? 事先和代理說明：必須12：00以前退房。但和服務臺有一個遲后的時間

? 整理物品，將帶回的物品封箱

? 和賓館結帳，征求意見

? 回收問卷調查、意見反饋表，贈送小禮品

1、開總結會，總結經驗、教訓，以利再戰（例子：匯款、99總結）

2、統計分析參會代表情況，匯總反饋意見，形成文件發有關領導和人員（例子）

3、表彰先進人員

4、會議費的報銷、決算和分攤（例子：99決算）

? 會務組人員名單、職責、聯系辦法

? 會議日程（議程）表

? 食宿指南（餐桌分配）

? 交通指南（乘車分配）

? 會場示意圖

? 分組討論方案

? 會議意見反饋表

? 資料清單

《會場安排一覽表》

《各會場布置要求一覽表》 保持和服務臺、餐廳接口人的良好關系 設置“叫早”電話，保證第二天會議正常進行 簽到期間代表流動性大，不可控因素多，安排自助餐較好 可使用邀請和簽到程序，提高工和質量

第二篇：會議組織與管理

導航

通過學習，你將能夠： ● 了解和正確認知會議；

● 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； ● 了解大型會議活動的組織和策劃情況。

會議組織與活動管理

一、會議的正確認知

1.會議的現狀

研究表明，企業員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業帶來各種隱形損失。例如，企業中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。”

大多數企業認為，通過會議的效率和會后的執行效率，可以決定企業的最終效率。據統計，全球每天要舉行數百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業評論》通過調查發現，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。

通常情況下，企業行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數量最多，水平卻極差。”因此，企業要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。

2.會議的重要性

會議的召開非常重要，大多數企業都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執行的效率決定企業真正的效率。而且企業90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。

3.會議的定義

會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發展，出現了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數據流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術手段的支撐。

4.會議的作用

會議的作用主要包括：

第一，會議能夠為企業提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現問題，更是解決現場出現的問題，通過會議形式幫助企業解決和處理問題；

第四，企業為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞； 第五，會議還可以為企業傳達指示、政策制度和精神；

第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。

5.會議的影響

會議為企業帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產生會議的波紋效應。

所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會議的頻率

不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發事情的會議要隨時召開。

7.會議的規模

根據會議的功能不同，會議人數有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發政策、相關制度和戰略目標召開的會議，一般人數比較少，限制在50人以內，因為人數越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數越多越好。

8.會議的結構

會議結構與事務發生的結構一樣，經歷事前、事中和事后三個過程。事前

事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個議題經討論達成一致的結果，最后達成共識結束會議。

事后

事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務工作人員追蹤和落實。

9.會議的成本

會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。

時間成本

會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。

直接會議成本

直接會議成本包括場地和設施設備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復印及小禮品花費的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來的隱形損失。

會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。

二、成功會議的準備工作

一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。

1.會議政策

會議政策包含：

第一，尋找解決會議的其他方法； 第二，會議的管理機構和機制； 第三，了解會議的目的； 第四，選擇適合的參會人員； 第五，合理安排會議的時間和地點；

第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強調該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進行溝通，例如調研、問卷、電話、短信，或者發布正式的公文進行溝通。

會議的管理機構和機制是指將負責落實、執行和監督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責和落實執行，包括事后的追蹤和反饋。企業在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預期效果。

2.會議程序

企業在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預期結論、會議文件準備和發放及工作分配落實等方面內容。

會議的主題、目標、形式

會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。

咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責任書和責任的交付；企業經常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結束和總結。

會議具體議程

談論會議議程時經常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。

日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。

許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產生與會人員的爭論和矛盾，導致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續；

第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會議無論是會議的主題和內容如何，人員的選擇要遵照三個原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發生經過和結果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導致企業會議經常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關系人必須到場原則，重大關系人是具體的執行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇

關于會議時間和地點的選取也有一定的要求。

時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。

地點。會議地點選取一定關乎到會議的整體討論議題、規格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排

會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1 會議座次安排（奇數）

圖2 會議座次安排（偶數）

當人數為奇數時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數為偶數時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結論

會議可能形成的結論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備

會議所需文件的內容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內容，因此文件準備和發放工作同樣不容忽視。

3.會議文化

會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監控、生產過程中產品的產出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協調、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示

保證會議成功的準備工作包括： ① 會議政策； ② 會議程序； ③ 會議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃 一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發布會。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備

人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本

禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環節組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動

慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發布會

隨著溝通信息越來越透明，新聞發布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關而且企業也能夠召開。

新聞發布會的關鍵是人選和文稿的準備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準備，然后跟記者溝通，使其按照準備好的文稿內容進行播報和播放

第三篇：會議組織管理規定

會議組織管理規定

第一條 目的：規范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作中存在的問題。

第二條

分類：例會、月度進度匯報會、動員會、研討會、鑒定/評審會、專題會、評比會、總結會

第三條

會議的籌辦部門：各級綜合辦公室。第四條 會議內容

一、例會

傳達上級單位有關指示、精神，圍繞本單位工作任務層層分解工作，分析存在問題，提出問題解決方案和下周工作計劃及近期目標，著重檢查上周計劃完成情況，制定下周計劃。

二、月度進度匯報會

相關職能部門、各項目對照工作節點，對當月工作完成情況及下月進度安排進行講解。由于客觀不可克服原因未完成進度的，應在會上提出，會上研究討論處理方案。對于在會前協商無法達成一致的工作，在會上予以提出，由領導小組進行工作協調，最終確定進度安排及責任部門、協辦部門。

三、年中/工作總結計劃會

對工作進行總結，分析存在問題，對企業發展進行戰略性思考，并提出下一階段發展計劃。

第五條

會議的舉辦單位 周會：綜合辦公室、各項目

月度進度匯報會：各項目經理部（公司領導可根據實際情況參加會議）年中/工作總結計劃會：綜合辦公室 第六條 會議提擬與審批

一、公司、項目部周（月）例會無須提擬、審批。

二、公司專題會、例會由公司總經理直接提擬，綜合辦公室負責組織。第七條 會議組織與安排

一、會議通知時間提前一天以上，緊急會議除外。

二、會議通知形式一般為電話通知，明確通知參會人員，與會時間，與會地點，與會內容，會議的其他要求，對于重大會議須書面通知。

三、對于重大會議必須擬定會議議程。第八條 會議要求

一、所有參會人員均不得缺席、遲到、早退，必須在《會議簽到表》簽到，簽到核實后交由人事主管保存，對于未參會人員進行相應的懲處。

二、每次會議需用專用會議記錄本記錄，對于重要的會議必須產生會議紀要，會議紀要必須在會議結束兩個工作日內產生，并以電子郵件形式發送至各主要與會人員，并存檔。會議紀要必須包含：會議時間、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細的會議內容（發言內容）、商議結果等。

三、所有參會人員應將手機設置為無聲或靜音。

四、凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加或請假未批準而不參加的人員，視為缺席，作曠工處理。

五、所有參會人員，在會議召開10分鐘內未到者，記為早退。

六、凡通知參會人員參會時因被通知者手機關機、無人接聽、欠費等情況時，通知人員每隔一小時通知一次（通知三次）并做好電話記錄，因被通知人員個人原因而缺席會議者，按曠工處理。

七、凡因通知人員未通知，造成參會人員遲到或缺席者，追究相關人員責任。

第四篇：會議組織管理規定

會議組織管理規定

一、目的為了指導和規范公司會議的組織活動，保證會議的順利舉行，特制訂本規定。

二、適應范圍

本規定適應于公司的所有正式會議過程，主要包含公司內部會議和公司大型會議活動。

三、內容

1.公司內部會議的組織

1.1由會議發起人確定會議的主題，時間，地點，與會人員，希望取得的成果等，并指定會議組織者和主持者。

1.2會議組織者將會議的主題、時間、地點及其他要求提前至少30分鐘通知所有與會人員，并與之確認能否準時參加會議。如不能參加會議，了解其原因并及時向會議發起人匯報、征詢意見。

1.3會議組織者應詢問與會人員是否需要相關演示器材，如需要，應提前準備并調試，確保能正常使用。

1.4會議主持者應提前熟悉會議內容的相關要求。

1.5會議開始前5分鐘開始入場，無特殊原因不能遲到或早退。

1.6會議召開過程中要遵守會場紀律，不得喧嘩、不得瞌睡、手機調無聲，如必須接打電話，應請示經同意后離開會場接打。

1.7會議召開前確定會議記錄人員。會議結束后，記錄員要盡快整理會議記錄，形成會議紀要，并通過電子郵件發送給所有與會人員及特別要求的相關人員。

1.8會議結束后，會議組織者負責會議室的整理整頓工作。

2.公司大型會議活動的組織

2.1公司確定會議的主題，時間、地點、與會人員，形成會議籌備小組，并指定組長；制訂會議籌備方案。

2.2籌備工作：

1）

2）確認會議日期和會議日程安排；聯系酒店，預定客房和會議室。發出會議邀請：會議開始前2周將會議邀請發送給每一位受邀者，并要求其給予書面回復確認是否準時參加以及有無特殊要求等。會議邀請應至少包含：會議主題、時間、地點（含行車路線）、日程安排、接待人聯系方式等。

3）確定會場布置方案，羅列所需設備器材等信息，并安排具體人員負責準備。在會議開始前1天，按預定方案布置會場，調試設備。組長應持續跟進準備進度，保證問題及早解決。

4）

5）

6）安排專人準備會議所需的書面材料。既要全面，同時也要避免浪費。制訂應急預案。提前了解與會人員信息，安排專人專車負責與會人員的接送工作，保障所有與會人員安全準時的參加會議。

7）與會人員的食宿要本著安全、舒適、經濟、方便的原則予以安排，并充分照顧、尊重與會人員的風俗習慣、個人習慣等。

2.3會議進行過程中要組織工作人員做好后勤保障工作和應急準備，保證會議的順利舉行。

2.4善后工作：

1）會議順利結束后要安排人員和車輛將與會人員送達車站或機場，保證所有與會人員的安全順利離開。

2）

安排工作人員及時有序收拾會場，將能夠再使用的物品回收到公司交由 2 / 3

相關人員保管，避免浪費。

3）

4）與酒店方結算賬務。總結本次會議所取得的成果，作為以后工作的范本；汲取本次會議中存在的不足，及時糾正并在以后的工作中做出相應的改進。

本規定最終解釋權歸大笨閑逛所有。/ 3 大笨閑逛 2012/7/28

第五篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失敗？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

5．每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。

7．總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。

③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。

評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。

④會議紀律。

⑤當地氣候、交通及附近旅游景點介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發言都事先需要反復溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發言者事先應發出正式的文字邀請函并附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動匯報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函后，一周內沒有收到回執，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。

2．對邀請函確認要分多次跟蹤（至少三次）、反復提示：

①邀請函發出后立即確認是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認航班；

④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。

②事先沒有專人審閱發言稿件，演講內容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重復。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應事先向發言人交待發言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發言時間提示牌）。

④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數），導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發言者為什么強調三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。

會議現場

1．按與會人數準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發現遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴謹的氣勢。

4．會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

5．投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風。根據會議需求情況進行調查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據需要準備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調節亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調整燈光有所準備。

12．空調溫度控制：注意場內溫度的變化，及時調節溫度調節裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調得較低，隨著與會者增多，會場內溫度會自然升高，也可將溫度調節裝置設定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環節全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協調，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠專業、嚴謹往往在這些細處得到體現。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯”起來。出現突發事件時，靈活應對。

3．會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會（多一點說明、看似不經意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經系統”，起著承上啟下、調節會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發言人的評述都很有學問可講。

小型工作會議

1．根據議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領導的發言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執行情況。

9．業務協調會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協調、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發言時間，避免一個人發言說個不停或者與主題無關。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。