第一篇：會議營銷的組織與管理

會議營銷的組織與管理

一、什么是會議營銷？

會議營銷就是通過會議、講座、集中聯誼的形式對消費者進行宣傳并時宜而達成銷售產品的目的。

二、會議營銷的優勢：

單一性：操作簡單并可以控制。

高產性：投入比較低，產出比較大。

靈活性：沒有太多的時間規劃和控制。

針對性：鎖定目標客戶，一對一的溝通，零距離的感化。服務性：個性化和人性化服務。

節約性：費用可以控制。

連續性：建立一個銷售鏈通道。

感染性：會場的氣氛可以感染購買心理。

長久性：培養忠誠客戶群。

三、會議營銷要素：

1.目標人群

這是首要的，沒有了目標人群，其他策劃活動再精彩也是歸于零，無任何意義。目標人的數量多少、質量好壞則直接影響著會議營銷活動的效果。因此，如何尋找目標人群，如何邀請到數量更高的目標人群就成為會議營銷活動成敗的根本條件；

2.會場

會場大小是否舒適、距離是否適當、交通是否方便、知名度是否較高、條件和配套設施是否合理、費用是否合理等等，都直接影響會議的順利進行和效果；

3.會議內容

會議內容的流程是否科學、內容是否精彩、氣氛是否有感染力、訴求點是否有震撼力，這些都關系著本次活動能否取得滿意的結果；

4.主持人

一個優秀的主持人往往能很好的調動和控制現場氣氛，讓活動或節目對參會人員產生極有的震撼。所以在做會議銷售的保健品行業，高水平、懂業務的主持人非常的吃香，有的企業不惜重金向電視臺聘請主持人；

5.活動組織者

活動組織者可以是主持人、也可以是專門的會務人員或一個班子。會議前期、后期工作，包括會議中的銷售問題都由他們完成，一支高素質、嚴紀律、訓練有互派 員工隊伍是戰無不勝、攻無不克的。他們的優秀與否，就是活動優秀與否的一個保證。

四、會議營銷的標準流程：

1.制定方案要點，選擇場地、主講嘉賓。根據會議的層次、人數、規模制定不同的活動策劃方案，包括人員分工、邀約顧客，場地選擇，會場控制，會后總結等都必須明確。制定一個完整、詳細的策劃方案，就等于成功了一半。

2.電話邀約：

2.1溝通前的準備：了解顧客的姓名、聯系方式、家庭情況。

2.2目標顧客選擇標準：有一定的經濟基礎，重點客戶重點記錄

2.3工作人員心理調節準備：用以感染顧客。

3.拜訪邀約 ：

3.1前期準備：

電話確定（時間、地點、對象）---->個人準備（邀請函、證件、產品資料、個人儀表）---->自我心理調節準備---->顧客拜訪。

3.2拜訪流程：

預約時間---->合適方式登門拜訪---->與顧客交流----> 邀請參會。

4.人員準備：

4.1發放邀請函。實行家訪式拜訪，進行一對一溝通，提高尋找目標客戶的準確率；

4.2電話確定到會名單，對家訪做進一步的補充和鞏固，提高到會率；

4.3分工明確，責任到人，發揚團隊精神，充分調動工作人員的積極性。

5.現場布置：

5.1會場入口提供指示牌，并有專人負責引導和維護現場秩序；

5.2物資準備，包括燈光、音響、桌椅、條幅、產品、宣傳資料、易拉寶、禮品等；

5.3工作人員統一服裝，統一形象；

6.接待：

接待做到十要、五心、四聲。

十要：

接待要熱情；言語要溫和；態度要尊重；心理要自信；表達要準確；吐字要清晰；交談要用心；贊美要真誠；講解要到位；溝通要及時。

五心：

信心：對公司、產品、自己有信心。

愛心：將愛心奉獻給每一位顧客。

細心：注意觀察顧客表情與內心世界，把握銷售良機。熱心：解答各種產品疑問。

耐心：尊重顧客，反復溝通。

四聲：

顧客來時有招呼聲；

介紹產品有介紹聲；

發生誤會有解釋聲；

顧客離開有道別聲；

7.會議現場操作：

7.1以主講嘉賓講座為主，忠誠顧客發言（一般2—6人）為輔；

7.2添加游戲、舞蹈、抽獎、有獎問答等互動節目，以活躍會場氣氛；

7.3設立專柜，加大產品的展示度，為產品銷售提供一個好的場地；

8會后總結：

8.1 對會議整體方案進行總結

8.2 對工作人員的分工、職責科學化、規范化等方面進行總結；

8.3 對會議的費用、物資管理、現場使用、會場清理進行總結；

8.4 對主講嘉賓和主持人的現場表現，包括講話風格、語言、表情、肢體動作、現場調控能力等進行總結；

8.5 對會后產品銷售情況進行總結；

9.售后服務：

9.1對已購買產品的顧客，應主動拜訪、聯絡，了解顧客使用后感受。

9.2對于潛在的購客，要在時間、精力允許的情況下去回訪，回訪的工作重點在于留住老顧客，開發新顧客。

第二篇：會議組織與管理

導航

通過學習，你將能夠： ● 了解和正確認知會議；

● 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； ● 了解大型會議活動的組織和策劃情況。

會議組織與活動管理

一、會議的正確認知

1.會議的現狀

研究表明，企業員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業帶來各種隱形損失。例如，企業中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。”

大多數企業認為，通過會議的效率和會后的執行效率，可以決定企業的最終效率。據統計，全球每天要舉行數百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業評論》通過調查發現，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。

通常情況下，企業行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數量最多，水平卻極差。”因此，企業要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。

2.會議的重要性

會議的召開非常重要，大多數企業都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執行的效率決定企業真正的效率。而且企業90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。

3.會議的定義

會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發展，出現了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數據流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術手段的支撐。

4.會議的作用

會議的作用主要包括：

第一，會議能夠為企業提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現問題，更是解決現場出現的問題，通過會議形式幫助企業解決和處理問題；

第四，企業為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞； 第五，會議還可以為企業傳達指示、政策制度和精神；

第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。

5.會議的影響

會議為企業帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產生會議的波紋效應。

所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會議的頻率

不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發事情的會議要隨時召開。

7.會議的規模

根據會議的功能不同，會議人數有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發政策、相關制度和戰略目標召開的會議，一般人數比較少，限制在50人以內，因為人數越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數越多越好。

8.會議的結構

會議結構與事務發生的結構一樣，經歷事前、事中和事后三個過程。事前

事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個議題經討論達成一致的結果，最后達成共識結束會議。

事后

事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務工作人員追蹤和落實。

9.會議的成本

會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。

時間成本

會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。

直接會議成本

直接會議成本包括場地和設施設備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復印及小禮品花費的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來的隱形損失。

會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。

二、成功會議的準備工作

一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。

1.會議政策

會議政策包含：

第一，尋找解決會議的其他方法； 第二，會議的管理機構和機制； 第三，了解會議的目的； 第四，選擇適合的參會人員； 第五，合理安排會議的時間和地點；

第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強調該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進行溝通，例如調研、問卷、電話、短信，或者發布正式的公文進行溝通。

會議的管理機構和機制是指將負責落實、執行和監督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責和落實執行，包括事后的追蹤和反饋。企業在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預期效果。

2.會議程序

企業在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預期結論、會議文件準備和發放及工作分配落實等方面內容。

會議的主題、目標、形式

會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。

咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責任書和責任的交付；企業經常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結束和總結。

會議具體議程

談論會議議程時經常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。

日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。

許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產生與會人員的爭論和矛盾，導致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續；

第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會議無論是會議的主題和內容如何，人員的選擇要遵照三個原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發生經過和結果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導致企業會議經常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關系人必須到場原則，重大關系人是具體的執行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇

關于會議時間和地點的選取也有一定的要求。

時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。

地點。會議地點選取一定關乎到會議的整體討論議題、規格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排

會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1 會議座次安排（奇數）

圖2 會議座次安排（偶數）

當人數為奇數時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數為偶數時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結論

會議可能形成的結論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備

會議所需文件的內容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內容，因此文件準備和發放工作同樣不容忽視。

3.會議文化

會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監控、生產過程中產品的產出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協調、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示

保證會議成功的準備工作包括： ① 會議政策； ② 會議程序； ③ 會議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃 一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發布會。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備

人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本

禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環節組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動

慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發布會

隨著溝通信息越來越透明，新聞發布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關而且企業也能夠召開。

新聞發布會的關鍵是人選和文稿的準備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準備，然后跟記者溝通，使其按照準備好的文稿內容進行播報和播放

第三篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失敗？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

5．每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。

7．總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。

③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。

評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。

④會議紀律。

⑤當地氣候、交通及附近旅游景點介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發言都事先需要反復溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發言者事先應發出正式的文字邀請函并附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動匯報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函后，一周內沒有收到回執，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。

2．對邀請函確認要分多次跟蹤（至少三次）、反復提示：

①邀請函發出后立即確認是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認航班；

④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。

②事先沒有專人審閱發言稿件，演講內容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重復。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應事先向發言人交待發言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發言時間提示牌）。

④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數），導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發言者為什么強調三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。

會議現場

1．按與會人數準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發現遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴謹的氣勢。

4．會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

5．投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風。根據會議需求情況進行調查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據需要準備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調節亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調整燈光有所準備。

12．空調溫度控制：注意場內溫度的變化，及時調節溫度調節裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調得較低，隨著與會者增多，會場內溫度會自然升高，也可將溫度調節裝置設定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環節全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協調，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠專業、嚴謹往往在這些細處得到體現。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯”起來。出現突發事件時，靈活應對。

3．會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會（多一點說明、看似不經意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經系統”，起著承上啟下、調節會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發言人的評述都很有學問可講。

小型工作會議

1．根據議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領導的發言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執行情況。

9．業務協調會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協調、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發言時間，避免一個人發言說個不停或者與主題無關。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。

第四篇：會議營銷5S管理

會議營銷現場場5S管理

目 錄

1、會場管理

會場的總體要求 場地的具體要求

酒店協調事宜

會場布置要求

2、會場音光電以及活動管理

色彩、光線、背景要求 現場配樂管理 會場活動管理

3、會議流程管理

會議流程安排 會議秩序管理

4、現場細節管理

現場細節注意

5、人員管理

會場人員分工

主持人注意事項

員工禮儀

會議營銷現場場5S管理

會議營銷現場5S管理

會議營銷會場管理很多，比如會員坐位的分配、現場游戲、文娛表演、儀器檢測、促銷、產品實驗、舞臺布置、會場布置、貨區設置、樣品展示、獎品展示、桌椅擺放、投影使用、物品準備、餐飲發放、離場歡送等等百多個細節內容有待我們研究學習。現就會場部分環節進行講述。

會場管理：

? 會場的總體要求：

正氣的會場是指會場中央的柱子較少甚至沒有，不會擋住來賓的視線，讓所有的人都能隨心所欲觀儀式。另外正方或長方形的會場會讓人有正氣、莊嚴的感覺。有以下幾個注意點：

注意點A：正氣的會場形狀聚集觀眾視線 注意點B：衛生間不要離會場太遠 注意點C：來賓進、離場通道的寬適度 注意點D：確認迎賓區域有足夠空間 注意點E：留出合適的席桌間距 注意點F：音響控制距離不要太遠 注意點G：衣帽寄存帶來貼心服務 注意點H：服務人員不足會造成來賓不滿

? 會場具體要求如下：

A、場地要求：

1、場地大小一定要合適。按照一般性標準，如需要組織50人以下的會議，建議場地面積在60平方米左右，50---100人，場地應該在120平方米左右，100---150人，場地不小于200平方米，總之，就是讓到場人員感覺不到過分的壓抑和空間的不足，現場最好是有二到五人站立最好。

2、現場一定要有備用座位。

3、現場音響一定要能有效使用。

4、現場通風一定要好。

5、一定要有衛生間。

6、費用較合理，在可以接受的范圍內。

會議營銷現場場5S管理

7、最好有單獨的小房間，作為專家休息或是存放產品。B、原則要求：

1、同工作人員溝通要好。

2、會場管理人員之間協調要好。

3、不與其他負責人發生沖突。

C、聯系方法：

1、直接同場地所有者聯系。場地可以是賓館、酒店、招待所、茶館等。

2、通過朋友介紹。

3、通過合作單位聯系。

4、直接使用合作單位的會議室。

D、場地聯系中需要注意的幾點問題：

1、對于營業性場所，可以直接提出租用場地，給予付費。

2、對于單位場地，可以通過合作單位一起進行聯系，不付費或是少付費。

3、對于準備聯系的場地，事先一定要注意是不是有同類產品的廠家已經在此做過活動，什么時間做的，做的效果如何，主要以什么樣的方式操作的，他們的形式對于消費者有了什么樣的影響。事先做好一定活動區域調查。

4、可采用的幾種方式洽談費用問題：

（1）產品促銷制。此種方式較為適合經常合作的單位，并且對方已經知道，通過促銷會有更大的收益。

（2）給你一個名利雙收的機會。對于乙方來說，可以通過此種方式，以共同舉辦或是特別邀請我們組織的形式，讓合作方得到名，我們得到利，同時，我們也讓出一部分利給合作方。在洽談時，可以把名和利的問題掌握好，以增強合作中的默鍥。

（3）“產品優惠政策”。

（5）我們的講座是經常性的，大概一個月左右就會有一次，如何感覺你們的場地不錯的話，我們會經常使用的。

（6）我們會經常來你們這吃飯的，并且我活動結束之后也會考慮在你們店吃飯。

? 酒店協調事宜

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A、酒店現場聯系人名稱： 聯系電話： B、簽到臺： C、停車位：

D、音響系統：(包括無線和有線麥克風)E、視頻系統：

F、講臺：1個(臺上有花籃)G、桌牌： H、水杯： I、水壺： J、果盤： K、托盤： L、插線板： M、服務員：

N、酒店工程部配合掛橫幅等工作。

對酒店工作人員的時間要求：以上各項工作要求必須在××時間內完成。

? 會場布置要求：

迎賓區 迎賓區入口處應有醒目的引導牌，禮儀小姐身披綬帶，統一穿鮮艷的服裝，對顧客應主動上前迎接，挽扶老人，將其領到簽到區。

簽到區 一般位于會場的入口處。簽到區要求干凈、整潔，最好有臺布；要收集邀請函及發放資料袋、折頁、自查表、宣傳資料等。

售貨區

要求產品擺放整齊，產品展示要醒目，要包裝彩帶；售貨桌上最好用印有企業標志的桌布；桌子正上方要懸掛印有“售貨區”的展示牌；寫有優惠政策內容的海報要貼在售貨區的后上方，位置要醒目，書寫要整齊大方，內容包括優惠政策、饋贈禮品的種類等；要注意聯誼會售貨時的安全性，首先要考慮聯誼會的舉辦場所是否安全，最理想的是在公司內的大型服務中心，或者是在酒店、賓館舉行，要注意事前辦理好產品展銷會的相關手續，在會場上只簽訂單，然后在會后送貨。陳列區 陳列要求醒目、有序、整體統一；展區要燈光明亮；展板最好陳列在進出口處。條幅 條幅的顏色要能烘托現場氣氛；會場的大門口、出口處的正上方、入口處的對面、主席臺的正上方都可以懸掛條幅（主席臺正上方要懸掛帶有活動主題的條幅）；懸掛的各種條幅，內容、色彩、字體要協調一致；條幅制作要干凈、整潔、醒目。易拉寶數量及位置：10一30個。按企業文化、產品等排列于會場左右兩側。

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投影屏幕區 擺放醒目，規格應統一，便于每一位顧客舒服、清楚看到幻燈片內容；屏幕與投影之間無障礙；屏幕懸掛要處于背光區。

樣品展示區 產品模型或樣品要醒目、突出、整齊；樣品盒要干凈、整潔；樣品區的目的在于展示產品，不同于售貨區，因此，樣品展示區要設在較醒目的位置。

禮品區

禮品區應設在主席臺旁，以便形成視覺效果；同時要與售貨區相鄰，利于銷售；禮品包裝要大而醒目，要包裝彩帶，要體現禮品價值。

顧客區 要井然有序，每桌７人（其中１名事業代表）；顧客區的布置要便于顧客觀看投影、錄像。桌椅布置布置要適合活動的主題，應體現方便性和有序性，即有利于顧客來回走動，坐得舒服。咨詢區：一般按6人的座位擺放。

會場音光電以及活動管理

? 色彩、光線、背景

避免陽光直射到物體、背景及鏡頭上，這會導致刺眼的強對比情況； 光線弱時建議采用輔助燈光，但如上所述，避免直射。

使用輔助燈光，建議使用日光型燈光。禁止使用彩燈，避免使用頻閃光源。避免從頂部或窗外來的頂光、側光直接照射，此種照射會直接導致陰影。建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。

建議采用淺色色調桌布，以反射散光讓參會人員臉部（下巴）光線充足。背景可進行單獨設置(如單位名稱等)，禁止使用強烈對比混亂色彩。在會議進行中，避免背景持續抖動、移動物體或人在背景前走動。鏡頭對門口是背景設置的大忌。

被攝物體背后絕對禁止有強光源（如窗戶），否則鏡頭將對背后光源曝光。

? 現場配樂管理：

1、顧客進場

《喜洋洋》、《好日子》

特殊的日子需要用《喜洋洋》，用來突出喜慶的氣氛，宋祖英的系列歌曲一向受老年人喜歡，《好日子》等歌曲更是歡快，用來渲染氣氛再合適不過。

2、催場

央視雅典奧運會主題樂

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女聲渾厚，底氣十足，振奮人心，很容易就可以吸引顧客的注意力。

3、主持人登場及開場白

萬寶路

氣勢恢弘、節奏緊張、收發自如、是會議營銷開場之必選配樂。

4、介紹嘉賓、專家及領導致詞、專家講座

拉德斯基、萬寶路

如有嘉賓入場或入席，用拉德斯基配樂，節奏非常適合鼓掌。

重要領導上臺講話前，或者專家上臺講座前，用萬寶路襯一下，可以突出領導的威望及抓住顧客的注意力。

5、顧客互動

《拍手歌》、《幸福快車》、《DISCO》

聯誼會顧客的互動有很好效果，拍手歌和幸福快車適合做一些低運動量的操。節奏輕快、明了的DISCO也可以用來與顧客互動。

6、煽情

《讓世界充滿愛》（2分30秒的前奏）、《感恩的心》

《讓世界充滿愛》長達四分五十秒，前2分30秒是童聲+女聲的詠嘆，閉上眼睛安靜的聽，會讓人的心靈受到很大的沖擊，配合煽情的語言，賺取眼淚絕對不是問題。《感恩的心》可以喚起顧客心中對親情、感情、愛情的共鳴。

7、老顧客發言

《秋日私語》、《綠色花園》（through the arbor）

這兩首音樂，整體平滑、舒展，沒有大起大落，悠揚動聽，不管你是夸產品好還是哭訴以前身體如何差，都能夠用它來配樂，效果還是不錯的。

8、頒獎、揭牌、慶典等 《Santorini》

雅尼音樂的代表作，大氣彭湃，激動人心，前15秒由掌聲和哨聲組成，后面緊跟著高潮迭起，配合禮花與閃光燈，完美至極。

9、中場休息、導購 《女子十二樂坊》

《女子十二樂坊》全由古典樂器組合而成，所奏曲目也大都具有古典之美，其中一些曲目,如“天上的心”、“奇跡”等，節奏歡快，同樣能起到鼓動消費沖動的作用，并且不會被中老年人

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反感。

10、用餐

《go home》、《茉莉花》

此類音樂輕柔舒緩，使人心境清凈自然，用餐時配此音樂可使顧客心情舒暢。

11、顧客抽獎

《DISCO》、《向前沖》（前15秒）Santorini 在搖晃獎箱的時候，運用節奏感強的DISCO來刺激顧客的得獎欲望，調動顧客的注意力和積極性。發獎品時用Santorini

12、結束

《The flame》(悉尼奧運會主題曲)、《同一首歌》

悉尼奧運會主題曲曲調高揚，整體效果為 高→平→高，并且能夠使人產生欲走還留的強烈渴望。同一首歌作為經典結束配樂用在結尾也很不錯。

? 會場活動管理

以易唱、易學、動作簡單為前提，由主持人一邊唱，一邊做動作，參與者能立即與主持人邊唱邊做動作，藉活動之帶領，產生同樣的情緒感受，縮短人與人之間的距離，加速情感的交流。A、活動類別

1）動作歌：照歌詞自詞意來編，可穿插手語，但不必字字比出，只比重點即可，如:帶動唱。照拍子，以各種拍掌、彈指、擊腿，純節奏來打拍子。

2）音樂游戲：將歌詞依其趣味性，配合動作，編出有趣動作并配合游戲。利用活動本身的特

質，以唱歌進行對抗游戲，如:歌唱擂臺。

3）快樂舞蹈：依照優美韻律，配合節奏及各種舞蹈動作，如：現代舞。強調民族特性及風格，配合旋律及節奏，如：民族舞蹈。B、活動運用范圍歌曲

全體分唱、輪唱、合唱或進行對抗，如當我們同在一起，一組唱，另一組喊:「爆米香」??。拍手：依曲子節拍下速度配合拍手，增添歌曲熱絡氣氛??。

歡呼：在活動中穿插各種歡呼，使活動更具變化性，如:歡迎歌在句尾喊「嘿」字。動作：各種動作須配合節奏(二、三、四、六、九拍)，依實際演練實習。

游戲：可于活動中，增加簡易游戲，提升活動的熱鬧氣氛，一般常見于音樂游戲中。

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詩詞：常用于唱跳或帶動唱，使參與者一邊唱歌(游戲)、一邊學習，達到寓教于樂的效果。其它：運用范圍太廣，無規定模式，可自行參考運用。C、活動設計原則

動作要講清楚，示范動作要確實，舉手投足要適切。歌曲為大家所熟悉，而且簡單，可使人有參與的機會。唱跳動作要大、要夸張、要由慢而快(慢易模仿)。事前自我訓練，務必對活動內容，演練熟悉為主。簡易動作可直接帶動，避免無謂的冗長示范。

唱跳除土風舞或傳統性舞蹈外，只要不出其旨意，不一定要根據教材。

會議流程管理：

? 會議流程安排

1、會場布置：組織者提前策劃好的活動內容，定下會議日期，提前一天做好符合會議主題和內容的會場布置，包括標語的內容和張貼，條幅的懸掛，鮮花、氣球裝飾，桌椅的擺放，資料的散發，燈光音樂的配合，售貨區、咨詢區、檢測區，貴賓區、簽到區的設置等等，還要求提前安排工作人員的各自職責，提出應付交發事件的解決辦法等；

2、迎賓客戶：要求的原則是彬彬有禮、熱情大方、方便顧客、防止可疑人員等；

3、講座前的預熱：放老歌曲，放專題短片，做小游戲，營造輕松愉快的氣氛；

4、主持人致辭：用簡短熱情和富有煸動性語言表達對參會人同的歡迎，轉入本次會議的健康主題，介紹講座專家引入講座；

5、專家講座：控制在30~40分鐘為好，講座內容要有科學性、嚴密性、訴求清晰，有說服力，此期間員工和客戶要保持非常的安靜和秩序；

6、會場小運動：可做操或跳舞，一定要全體參加，互動性強，員工要活躍；

7、短專題片：主要是產品知識；

8、互動游戲：要求主要是顧客參加，主題健康長壽、夫妻白頭、夫妻恩愛等；

9、消費者發言：不超過3個，要典型、明顯、有說服力，沒有消費者時可發不要，要用“拖”一定要謹慎；

10、抽獎賣貨，同時是專家咨詢和檢測：這里是一切活動的目的，需要勇敢的態度，強說服力的口才，特殊的語言，整體的配合，大膽的開單，高潮的促銷技巧，沒有培訓的員工是沒有辦

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法做的；

11、活動結束：送顧客，同樣要熱情，有禮貌，心平氣和；

a)專家電話回訪：指導使用方法，防止或減少退貨。

12、倒計時：

A、所有員工應舉雙手和主持人一起做到記時手勢，并大聲數“10、9、8――1” B、提醒顧客也舉起手齊數。

C、后排和兩過的業務員站起，以帶動氣氛。D、開場掌聲須大、亮、久。

13、游戲環節：

A、主持人語音剛落，業務員推薦踴躍顧客參加，不可冷場。

B、推薦性格活潑、有感染力的目標顧客，行動不便或心臟承受能力有限的顧客應斟酌。C、顧客參加游戲，業務員要“送上迎下”，體現關心。

D、如參加游戲人員已滿，業務員應說服顧客參加下一個節目，不再推薦。

E、游戲過程中，要表現出熱情、激動的心情，隨時為臺上顧客指引、暗示，并帶動其余幾個

顧客一起加油鼓勵。

F、游戲過程中，不管顧客表現如何，都要有始終貫穿的掌聲，精彩之處要喝彩叫好，以掀真心高潮。

G、游戲結束，贊揚顧客的機智、運氣和所獲成績的不易，真心為顧客高興，以帶動和渲染快樂的氛圍。

14、顧客采訪：

在關鍵的地方，如顧客發自內心地決心堅持用某產品時：當顧客敘述到自己使用某產品收到的效果明顯時當有很幽默的情景出現時，所有工作人員要熱情鼓掌，帶動場上氛圍。采訪過程中，會場要安靜，以認真的態度，理解和感動與顧客達成共鳴。

15、專家講座：

A、專家講座過程中，禁止業務員走動或與顧客交談。B、顧客交談、走動時要委婉阻止。

C、顧客瞌睡時，要稍加提醒，告訴他有重要內容對他很實用，或揉肩按摩醒神。

16、保健操：業務員幫助顧客迅速站成堅排，站在顧客后幫助其捶背按摩（手法要輕柔、準確，讓老人有舒適輕快之感覺即可），不要站在最前排。

17、有獎知識搶答：推薦顧客踴躍舉手，猶豫的可幫其舉手，回答過程中若有難度，業務員可小

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聲提示或暗示。

18、咨詢時間：

A、主持人宣布上半場結束或咨詢時間開始，業務員要迅速交談，以避免冷場現象發生。B、盡量在一個醫師處咨詢，切莫重復，以提高效率和避免麻煩。C、檢測時，已經檢測過的顧客可將資料帶上，有特殊情況告知檢測人員。D、咨詢前，對于有特殊情況的顧客最好先向醫師簡單介紹。

E、抽獎前夕，需溝通的要提前告知主持人或舞臺協助，態度大方，不可交頭細語讓顧客誤解。20、離開時間：

A 客人離會，要親切握手，熱情說：“再見”

B、要幫助客人留意是否遺漏物品，給客人以體貼的感受。C、要耐心的告知顧客往返的行車路線。D、要努力做到“迎人進三步，送人送七步”。

E、未收款的所有人員積極配合會務組收拾會場。（態度文明，輕拿輕放，切勿損壞會場任何物品，包括桌椅及其油漆、墻皮、地毯、幕布、桌布等）

? 會議秩序管理

A、發言顧客的考核：凡違反以下相應規定者，每次舉手發言少1人罰該部門公積金×元； 1）每一個問題每個部門都至少有×名顧客舉手發言；

2）每個部門負責人要確保每位舉手發言顧客都確知問題的答案；

3）搶答20次以上的顧客都稱為老面孔顧客，都不算作舉手發言顧客人數計算； 4）彎腰測試時，每部門只允許×名顧客參與，凡多×名顧客罰部門經理×元。

B、對顧客到會率情況的考核：要求邀約×人，×老×新。評選出顧客到會率最低的2個部門，分別給予部門公積金×元罰款，并獎勵給到會率排前×名的部門公積金內；(考核時間為×點)。部門邀約超過×名顧客免罰。

C、對帶動顧客情況的考核，凡在中場休息前沒有做好帶動工作的部門，給予部門經理×元罰款；

D、對顧客聽講座時情況的考核：要求講座時場內保持安靜，各部門經理有責任和義務制止講座時顧客談話等現象，如有顧客在講座時說話而該部門沒有人制止時，每次扣罰部門經理×元；

E、講座時員工的考核，凡有違反下述規定者，每次每條罰該員×元；

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1）員工×點必須到達會場，服裝統一：白色襯衫，黑色領帶，深色西服、西褲、深色鞋子，配帶胸卡，違反者每項給予×元考核。

2）講座時要求全體員工應站在會場后面，一字排開，保持安靜；

3）講座時，不準員工進出大門，更不允許員工在場內走動和在{門外停留等；

4）對員工掌聲的考核：要求員工精神飽滿，亢奮起來，積極配合會議進行中，掌聲、叫好聲、哨子聲配合要求熱烈、長久、主動，本次活動拍掌聲、叫好聲、哨子聲不熱烈的員工×名，分別給予罰該員工×元，并獎給掌聲熱烈的員工×名。

現場細節管理：

? 現場細節

1，迎賓；迎賓的三個標準：一鼓掌；二問好；三鞠躬；迎賓小會至少12人分兩排站隊，大會至少20人，配戴綬帶、面含微笑、精神飽滿、熱烈鼓掌、大聲問好、九十度鞠躬；讓顧客懷著愉快的心情走進會場，歡迎儀式越熱情越好，使會員感覺備受尊敬，體驗從未有過的榮耀。全體員工除特別崗位有安排的以外，都在會場主入場門口處分列兩側，歡迎會員進入會場。有自己所邀約的顧客到來時，員工走出列隊，迎上前去，引導自己的會員進會場入坐，安排好會員入坐后，立即回到迎賓的隊伍中。

2，站隊；聯誼會正式開場后，所有參會員工須按高矮有序站列于會場兩側（或一側，根據會場情形定。）會議現場員工不得隨意走動（給顧客倒水、攙扶行動不便顧客特殊需要可以走動。），特別是主管以上不干部未經請示現場最高職務領導時，不得離開會場。站隊要站出氣勢，整齊有序的列隊可以震懾顧客，讓顧客感覺到會場是嚴肅有序的，不能隨意走動。

3，鼓掌；聯誼會現場的氛圍要熱烈，主要手段是靠鼓掌，許多環節需要掌聲來宣染氣氛，現場的所有員工要多鼓掌，鼓掌要鼓出聲勢。開場的掌聲要熱烈持久，迎送專家佳賓上下臺的掌聲要有節奏，專家或發言會員的精彩講話出現時要及時有掌聲響應。

4，音樂和燈光的使用；聯誼會是在一個封閉的不開放的環境內舉辦的，給燈光和音樂的使用提供了無限的可能。同時，使用燈光和音樂來實現聯誼會現場的氛圍控制是非常必要和可行的。比如，需要會場迅速安靜下來，我們可以使用燈光漸漸變暗，直至全黑的效果來達到靜場的目的。當有請佳賓上臺時，可以高音量地播放節奏明快的迎賓曲來制造氣氛。及時洽到好處地正確使用音樂和燈光的效果來控制現場氛圍，是操作好一場聯誼會的基本功。

5，喝彩；聯誼會現場要的是氛圍，熱烈感人的氣氛形成踴躍的購買力，是舉辦聯誼會這種銷售

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模式的宗旨，及時地喝彩，把在會場上我們最想讓會員聽到的東西，讓他們聽到，并受到震憾，以引起顧客的共鳴，刺激會員作出反應和重視。例：專家在講產品做試驗，發生明顯產品優點變化時，員工要齊聲叫“好”，顧客上臺發言，講到使用產品感到明顯變化時，員工也要齊聲叫“好”，佳賓上場和聯誼會開場打禮花時，鼓掌的同時員工要齊聲叫“好”，等等類似這樣的時機，都要及時喝彩，形成一波接一波的會場高潮。

6，會員現身說法；已使用過產品的會員在聯誼會現場的實證，是對產品最好的詮釋，是促使新會員購買和停止銷售產品會員繼續銷售的關鍵。在短短的現場數小時內讓會員了解企業、認識產品、感受產品功效這一連串的過程。會員在聽完專家講解產品后，最想知道的就是其他人銷售了是什么情況。會員在現場聽完產品介紹后的第一個反映也是最大的疑問就是：產品真的象專家講的哪樣好嗎？會員的現身說法，主要抓住幾個要點：1是要有感人的故事；產品是怎樣怎樣的。2是要有對比；銷售本產品前和銷售本產品后的明顯的不一樣。4是直接表達感激之情。5，會員發言切忌言不達意、表達不清、時間過于冗長，語氣不堅定。聯誼會現場的每次會員現身說法人數至少四人以上。不可連續多場會使用同一個會員上臺發言。對于上臺現身說法的會員，事前一定要由部門經理進行挑選和溝通，不可隨意指派，任其亂講。會員發言的內容必須是事前準備好的內容，現場發言時，主持人要進行及時引導。

7，專家咨詢；聯誼會現場的專家咨詢的目的是，解決員工不能回答的產品方面的疑問，同時也是會員攻單過程中的臨門一腳，員工在收集、培養、邀約到現場、開單前的最后一腳，優秀的專家此時會恰到好處地推一把，完成開單或使會員增加開單量。專家在現場的咨詢中，形象專家化，切不可隨意穿戴；問答內容聯系產品；語氣肯定，不可猶豫不決，尤其對產品解釋態度中肯，不可含糊不清。態度謙和有耐心、不厭其煩。

8，企業介紹；企業介紹一般放在聯誼會的開場，使用企業短片來宣傳企業的發展歷程、展示企業的實力、介紹公司的主要領導或專家、宣揚企業精神與文化，企業介紹的目的是：使得第一次參加聯誼會的會員能夠迅速全面地了解公司，并對企業產生信任感。

9，獎牌證書展示；獎牌證書是企業和產品獲得國家政府認可的憑證，是招牌就要亮出來給人看，只有政府認可的產品，會員才會放心地購買。各級政府、各個部門頒發的相關獎牌證書一定要在聯誼會上隆重地展示。每一次獲得新的政府獎牌，也是我們辦一輪大會的最好由頭和題材。

10，現場送貨到位，目的：讓現場會員充分感受到熱烈的搶購氛圍。一波又一波的送貨高潮，一而再地激發會員的購買欲望。要讓現場的每一筆購買行為，讓每一位顧客都能感受到，每送一趟貨出去就是對全場顧客的一次集體攻單。

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11，抽獎；抽獎本身不是目的，抽獎的目的是讓已購買產品的顧客有意外收獲的驚喜，通過抽獎的行為（在前臺抽獎）讓其他顧客受到有許多人在購買。抽獎行為的炒作目的同現場送貨位是一樣的。

12，現訪；所謂現訪，是指在聯誼會開始進入咨詢（攻單）階段時，主持人在會場里，尋找現場已購買產品的顧客進行采訪，主要問：為什么要購買產品？買多少了？等等問題。現訪也是會員現身說法的翻版，每一次現訪也是對全場所有在場的準顧客的一次集體攻單行為。13，佳賓發言；對于特殊主題的聯誼會，或是大型規模的聯誼會，我們要邀集相關的佳賓到場參會并發言致詞。以突出該場會的主題或顯示會議的隆重等目的。常規節日或公司慶典可以邀請公司高層領導發言至詞，特殊主題可以請有關政府領導或社會名流賢達人士等出席并發言。佳賓發言可以增強會員對企業的認同和尊敬。

14，專家講課；專家在聯誼會中使用的講稿必須事前經過公司認可，簡單通俗易懂的語言，講述復雜高深的產品知識，科學性、趣味性、知識性、生動性結合這是一篇優秀講稿的原則。專家講課必須事先做好幻燈，講稿內容所涉及的都是普通會員相關的喜歡聽的內容，針對某個產品的講稿，對于該產品所對應的病癥，要進行形象細致的講述，讓聽者感到貼切有體會。專家的來頭要大，有權威，是本地或上一級地區的知名專家，以原職位出現，切不可以美豐公司的專家名義出現。所有專家上臺講，男專家一律西裝領帶、女專家須著正裝，精神飽滿、情緒高昂、穩重大氣、風度翩翩、發型整齊、有專家教授的氣質，講課聲音響亮、中氣十足、語言流暢、吐字清晰，極具感染力，解釋產品功能機理，口氣不容置疑，態度自信權威。15，禮花；為了宣染聯誼會現場的氣氛，禮花的使用是常規的手段，在開場時、主持人出場時、佳賓上臺發言時、專家上臺講課時等重要時刻我們都需要打禮花來顯示對主持人、佳賓、專家的尊重和歡迎，漫天散落的禮花，頓感喜慶和熱鬧，對于禮花散開時，員工叫“好”以示欣喜，受禮花的要顯得開心，以示感謝。千萬不要對散落的花瓣顯得討厭。愉快地張開的雙臂滿臉的喜悅去迎接哪為你而打的禮花。

人員管理

? 會場人員大致分工：

a．會場總負責：總體工作協調、落實銷售、審定計劃、策劃審定； b．策劃：聯誼會策劃、會議臺詞節目安排、彩排、舞臺協調； c．會場協調：對外協調、現場資訊采集；

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d．嘉賓接待； e．音響：會前半小時檢查音響等設備； f．燈光：會前半小時檢查燈光；g．簽到；h．產品展示； i.布場人員及分工;j．撤場人員及分工；k.物料準備； l.主持人；m．專家咨詢；n.幻燈；o.邀約跟進;p.考核人員；

? 主持人注意事項

A、主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

B、走上主席臺應步代穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，一般地說，對快、熱烈的會

議步頻應較慢。

C、入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部。D、左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。E、主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。

F、主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。

G、主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。

? 員工禮儀管理：

1、服裝：服裝整潔，統一穿著公司標志的工裝，白色襯衣配戴公司統一發放的領帶，下身穿黑色皮鞋，深色褲子，醫生、檢測人員穿白大褂。

2、頭發：整潔的頭發是良好精神面貌的表現，在銷售會議上頭發一定要保持干凈整齊，女士不要讓頭發遮住眼睛，在工作時把頭發固定好，讓顧客看清五官，和顧客溝通時，不要讓頭發亂動，更不要在顧客面前撩頭發，男士頭發不要太長，要梳理整齊。

3、化妝：不要濃妝艷抹，女士可以化一點淡妝，男士要把胡子刮干凈。

4、口腔衛生：所有參會人員都要經常注意刷牙，保持口腔衛生，避免因不潔的口腔氣味影響顧客的心理。

5、手部：手部衛生及保養很重要，往往手部肢體語言的受人注意程度僅次于臉部，在與顧客溝通時，與其握手，遞名片及公司資料時，在伸出手時一定要讓人感到健康且干凈，另外手上的裝飾也不要太多，女士不要涂指甲油，手上的戒指最多只戴一只。

6、迎送：顧客進場時，禮儀人員衣著整潔，身佩綬帶，舉止端莊，自然親切，微笑致意，彬彬有禮。主動迎上前去，并要親切的問候：“**您好，歡迎您的到來”攙扶顧客至電梯口。送顧客

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時，一定要把顧客送下樓，表現依依不舍的神態：“**您慢走，改天我去看望您”。

7、入座：當客人進入后由領位負責引入會場安排就坐，領位時領位人員走路不宜太快，要與來賓入室速度相吻合，對于年齡較大的顧客一定要雙手攙扶，當引導客人來到事先安排好的座位旁時，先對客人說聲：“請稍候”隨即把座位擺好，并對客人說：“您請坐”待客人坐好后便安排茶水。

8、奉茶：客人入坐后，接待人員應立即奉茶，以示尊敬，茶水不宜太滿，七分為易；水不要太燙，以免燙傷客人；客人如果是全家人，要先老后幼，先女后男。

9、溝通：要做到以下幾點：

A、口齒清晰，簡潔明了，語音適中，語速適當； B、在溝通時，盡量不用第一人稱“我”字敘述 C、對客人的喜好要表現出充分的熱情及興趣；

D、與人交談時，要正視對方眼睛及眉毛部位，不要左顧右盼，不集中精力； E、不要當眾糾正顧客的錯誤和盤問別人隱私 F、在談話中不要過多的加入自己感興趣的話題

G、同時照顧幾個顧客時，一定要一視同仁對待每一個顧客； H、對于產品宣傳時，不要夸大產品功效，不要詆毀其他產品；

10、產品銷售時，顧客買與不買要一樣對待，會場上不要和顧客發生任何爭執，自己的任何情緒不要在會場上表現。不管在會場里外遇到我們的顧客時都要主動上前：“**您有事嗎？需要我幫忙嗎？”并主動進行幫助。

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第五篇：會議組織管理規定

會議組織管理規定

第一條 目的：規范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作中存在的問題。

第二條

分類：例會、月度進度匯報會、動員會、研討會、鑒定/評審會、專題會、評比會、總結會

第三條

會議的籌辦部門：各級綜合辦公室。第四條 會議內容

一、例會

傳達上級單位有關指示、精神，圍繞本單位工作任務層層分解工作，分析存在問題，提出問題解決方案和下周工作計劃及近期目標，著重檢查上周計劃完成情況，制定下周計劃。

二、月度進度匯報會

相關職能部門、各項目對照工作節點，對當月工作完成情況及下月進度安排進行講解。由于客觀不可克服原因未完成進度的，應在會上提出，會上研究討論處理方案。對于在會前協商無法達成一致的工作，在會上予以提出，由領導小組進行工作協調，最終確定進度安排及責任部門、協辦部門。

三、年中/工作總結計劃會

對工作進行總結，分析存在問題，對企業發展進行戰略性思考，并提出下一階段發展計劃。

第五條

會議的舉辦單位 周會：綜合辦公室、各項目

月度進度匯報會：各項目經理部（公司領導可根據實際情況參加會議）年中/工作總結計劃會：綜合辦公室 第六條 會議提擬與審批

一、公司、項目部周（月）例會無須提擬、審批。

二、公司專題會、例會由公司總經理直接提擬，綜合辦公室負責組織。第七條 會議組織與安排

一、會議通知時間提前一天以上，緊急會議除外。

二、會議通知形式一般為電話通知，明確通知參會人員，與會時間，與會地點，與會內容，會議的其他要求，對于重大會議須書面通知。

三、對于重大會議必須擬定會議議程。第八條 會議要求

一、所有參會人員均不得缺席、遲到、早退，必須在《會議簽到表》簽到，簽到核實后交由人事主管保存，對于未參會人員進行相應的懲處。

二、每次會議需用專用會議記錄本記錄，對于重要的會議必須產生會議紀要，會議紀要必須在會議結束兩個工作日內產生，并以電子郵件形式發送至各主要與會人員，并存檔。會議紀要必須包含：會議時間、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細的會議內容（發言內容）、商議結果等。

三、所有參會人員應將手機設置為無聲或靜音。

四、凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加或請假未批準而不參加的人員，視為缺席，作曠工處理。

五、所有參會人員，在會議召開10分鐘內未到者，記為早退。

六、凡通知參會人員參會時因被通知者手機關機、無人接聽、欠費等情況時，通知人員每隔一小時通知一次（通知三次）并做好電話記錄，因被通知人員個人原因而缺席會議者，按曠工處理。

七、凡因通知人員未通知，造成參會人員遲到或缺席者，追究相關人員責任。