第一篇：會議組織與服務

期末考核：會議組織與服務

職業場景：

天地公司將在1月5日召開200人客戶咨詢聯誼會，時間是2天1晚，你作為這次會議的籌備負責人，接到這個任務這后，小陳有些不知所措，應該先準備什么呢？會議應該如何召開呢？小陳陷入苦惱中。如果你是小陳，應如何完成任務呢？

需要完成的任務指引：

1．撰制會議方案：會議酒店名稱、房間、用餐、娛樂和交通安排、以及各項預算。突出選擇該酒店的特色。

2．準備會議的文件：客戶邀請函、日程安排、會議指南等。

3、如何布置會場：會場擺放形式、名牌、橫幅、茶歇安排等。

4．會間的各項服務工作（接待、簽到、指引、會議記錄等）。

考核要求：

① 分組討論，共同完成考核任務。

② 根據職業場景，撰寫會議方案，注意方案的可操作性。

③ 擬寫帶回執的客戶邀請函、會議通知書。

④ 列出會議前期準備的文件與工作事項。

考核方法：

① 會議方案占50分，根據會議方案的可操作性、完整性灼情給分；

②客戶邀請函、會議通知占15分，根據會議通知內容的完整性、格式的正確性、回執單是否準確灼情給分；

③ 會議準備資料與注意事項占20分；

④ 團隊協作能力占15分。

第二篇：會議組織與服務

會議組織與服務

一、名詞解析：

會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。

會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協辦單位等。

會議客體即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

會議策劃就是為了使會議取得預期的目的，而進行構思、設計，選擇出合理可行的方案的過程。

會議議程是會議主要活動的安排順序，它主要是對議題性活動的程序化，即將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會議議程起著維持會議秩序的作用。

會議日程是把一天中會議議程規定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。

閉幕詞是黨政機關、群眾團體、企事業單位舉行隆重會議閉幕時，由有關領導向會議所作的總結性講話。

會議報告一般指領導人代表機關或組織依法律規定或慣例向權力機構或有關代表會議所做的工作匯報。

會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。

會議引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。

會議記錄是如實記錄會議的基本情況、會議中的報告、會議上的講話、發言和決議等內容的一種應用文體，是一種重要的事務文書。

二、填空

1、會議的特征目的性、組織計劃性、群體溝通性、交流方式多樣性。

2、會議活動的基本要素：人員、名稱、議題、時間、地點、方式、結果

3、會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規模等等。

4、會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。

5、會議結果，即會議結束時實現目標的情況。會議結果通常可以通過會議決議、合同、條約、協定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達。

6、會議的主要方式有現場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調查會、電話會等。會議方式就是為了提高會議效率，實現會議目標而采取的各種形式或手段。

7、會議的工作原則：必要性、高效性、目標性、嚴肅性、節儉性。

8會議經費預算的原則：科學合理、總量控制、確保重點、精打細算、留有余地。

9、會議通知的內容：包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

10、開幕詞是各級黨政機關、社會團體、企事業單位在會議開始時，由會議主持人或主要領導人向大會所做的重要講話。

11、講話稿是領導人在開會中所作的講話的稿件，表現領導人對會議的指示和關心，往往是會議的補充報告。

12、準備會議用品與設備的要求：制定計劃、落實專人負責、實用并節約成本。

13、會議證件是會議舉行期間供與會人員與工作人員以及其他相關人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。

14、會議簽到的方式：薄式簽到、表式簽到、電子簽到機簽到、會議秘書人員代為簽到、簽到卡簽到、名片簽到、座次表簽到。

15、會議簽到的要求：認真準備、有序組織、及時統計、準確無誤

16、會議記錄的種類：按詳細程度分：詳細記錄、摘要記錄；召開形式分：報告式會議記錄、座談會式會議記錄、決議式會議記錄。

17、會議記錄的格式和內容：格式分為標題、首部、主體和尾部四塊。內容包括會議描述（會議類型、時間、日期、地點）、與會者姓名、會議過程和主席、記錄員簽名。

18、會議信息通常表現為會議通知、會議簡報、會議紀要、會議報道，以及會議的傳達提綱、要點等形式。

19、會議信息的收集要本著“準確、及時、全面、適用”的原則，通過會議的正式報告、研討會上的討論發言、與會者的議案以及會下的廣泛交談，隨時獲取有價值的信息，供領導者參考或供會議交流。

20、會議簡報: 具有“簡、真、新、快”的特點。

三、畫圖

會場的布置形式：分散式，相對式，半圍式，全圍式

四，簡答題

1、會議的作用：

1、集思廣益、科學決策的作用 2.發揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用

3.傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思 路的作用 4.協調矛盾、統一思想、促進生產、推動工作的作用 5.國際交流、跨文化的溝通作用。

2、會議的種類：1.按會議的規模劃分：小型會議、中型會 議、大型會議、特大型會2.按會議內容劃分：綜合性會議、專題性會議。3.按會議的性質劃分：決策性會議（代表性會議、領導辦公會）、非決策性會議日常辦公會議、咨詢性會議、總結交流會、洽談談判性會議、進修培訓會、慶典性會議、商品展示和推介性會議）。4.按會議所跨的地域范圍劃分：國際性會議、全國性會議、地區性會議、部門性會議。5.按會議的目的劃分：說明會議、研究會議、解決問題會議、溝通協調會議、創意會議。6.按會議的形式劃分：圓桌會議、公開討論會議、代表人會議、演講型討論會、小組討論會、議會型討論、頭腦風暴會議、遠程電信會議。7.按會議的職級劃分：股東會議、董事會、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會、部門會議。

3、通常出現下列情況時，需要及時開會

1、遇到危機突發事件，足以使目前工作停滯，需

要及時集體協商、處理；

2、一項決定或一項管理辦法的推出，非經會議的形式不能產生法定效力；

3、事情較為緊急，有關人員采取逐層、分頭商議的辦法已經不通；

4、采取會議的形式是將特定情況（內容）向有關人員了解或告知的最快捷的方式；

5、需要統一思想，在思想領域已經已經引發爭執，不能很好的貫徹工作，工作人員已無心工作。

4、會議效率不高的主要原因：

1、時間上的安排、使用不合理；

2、地點上的安排、使用不

合理；

3、開會對象選擇不夠精確；

4、主持人的能力較弱，不能控制會場；

5、開會的原因和目的不明確。

5、維護和保持狐疑嚴肅性和權威性的做法：

1、明確會議的議題、目的；

2、制定完善的會

議計劃、組織機構；

3、準備充分；

4、落實會議議程。

6、會議可以節儉的具體方面：

1、控制會議時間；

2、控制會議規模；

3、開支要精打細算；

4、目的務求明確。

7、會議籌劃者的主要任務：

1、制訂計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要，并達

到會議預定的目標；

2、制定會議議程；

3、了解可供使用的場所和設施情況；

4、選擇或提議合適的場所；

5、安排交通事宜；

6、協調會務工作人員的活動；

7、招收、培訓會務人員和廣告人員；

8、制定可行預算或按既定預算安排有關工作；

9、確定各項工作的時間安排；

10、視察選定的場所和設施；

11、與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)；

12、確定印刷公司；

13、安排食品、飲料有關事宜；

14、同會議發言人和各位貴賓進行聯系。

15、其它

8、會議策劃的主要內容歸納為“五個W，一個H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會，會議目標是什么。（2）“Who”：就是指參加會議的人是“誰”，即會議的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會議。（4）“When”：是指“什么時候”舉行會議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會。（6）“How”：是指會議將“怎樣”進行。

（7）“Budget”：是指會議預算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會務工作的策劃。

9、會議經費的籌措途徑：（1）行政事業經費劃撥（2）主辦者分擔（3）與會者分擔個人費

用（4）社會贊助（5）轉讓無形資產使用權。

10、會議經費的的構成（1）交通費用（2）會議室費用（3）住宿費用（4）餐飲費用（5）

旅游費用（6）設備視聽費用（7）宴請及演出費用（8）培訓費或講演費（9）預計外支出。

11、會議議程、日程和程序的關系：會議議程、會議日程和會議程序都是關于會議活動

先后順序的安排。它們之間的區別在于：

會議議程是整個會議活動順序的總體安排，但不包括會議期間的輔助活動，其特點是概括、明了；

會議日程是將各項會議活動(包括輔助活動)落實到單位時間，凡會期滿一天的會議都應當制定會議日程；

會議程序則是一次具體會議活動的詳細順序和步驟，是會期較短、議題較少并且較為靈活的會議只需制定一份會議議程即可。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

12、會議通知的內容：包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括

會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。

13、會前需準備的會議材料種類：（1）會議的指導文件如上級下發的政策性和工作部署

性文件、上級指示文書、本次開會起因文書等。（2）會議的主題文件。如領導人講話稿、代表發言材料、經驗介紹材料等。（3）會議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會議參考文件。如統計報表、技術資料、與會代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會議管理文件。包括會議通知、開會須知、議事規則、證件、保密制度、作息時間、生活管理等。

14、講話稿的寫法，就內容來講，應注意以下幾點：

1、肯定會議的重要性；

2、評價過

去的工作；

3、點出當前值得注意的問題；

4、指明今后的方向和目標；

5、評價會議中心議題；

6、提出原則性的意見，向大會提出希望。

7、就形式來講應分標題、正文、結尾三部分。

15、會議報告的內容主要包括：（1）標題：可采用正、副標題的形式(正標題概括報告的中心內容，副標題標出會議名稱，作者名稱置于其下)；或寫為“×××在××工作會議上所做的報告”。（2）成文日期：用圓括號標于標題之下(如作者單列，則標于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會議的性質、任務、意義；

總結過去的工作，提出當前及今后的任務與方法措施，以及提請會議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發出號召結束全文。

16、準備會議材料的要求：1．秘書草擬會議所需要的文件目錄，向領導確認后，開始

準備。2．認真校對會議文件3．按照與會人員名單，準備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字樣。將所有的資料統一放在文件袋中，發放給與會人員。分裝文件要認真、細致，不能出現漏裝或重裝的情況。4．分發重要文件一般要編號、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

17、準備會議物品和設施：會議用品和設施的種類

1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。2.印刷設備。如打字機、打印機、掃描儀、復印機等等。3.會場基本設施。如桌椅、照明電器、通風機、衛生用具、安全通道、消防設施等等。4.會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、畫像、標語口號。5.視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機、錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統等等。6.通訊設施。如傳真機、電話機、電視機、計算機及相應的通訊網絡設施。7.交通工具。如大巴、小轎車等接送與會者的車輛。7.生活衛生用品。如茶歇等。9.專門用品。如獎品、證書、紀念品、投票箱等。

18、會議證件的作用：（1）表明會議期間各種人員的身份，便于接待和會場的管理。（2）

便于代表之間的相互辨認和聯系、交流。（3）憑證出入會場，保證會議安全。（4）便于統計出席人數。（5）給與會者留作紀念。

19、會議證件上的內容：1．會議名稱，必須寫全稱。2．會徽。3．姓名。4．照片。

5．證件種類，6．組別或代表團名稱。7．證件編號，8．會議日期

20、證件設計注意事項：

1、內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女

士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、在設計上應區分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

3、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認會場內各種人員的身份，同一會議的不同證件應當用不同的顏色和字體相區別。

4、姓名卡片的大小式樣應注意經濟適用美觀大方。

5、姓名卡片在會議的接待區向與會人員發放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

6、會議證件的設計格調要與會議的性質和氣氛相適應。例如，慶祝會、代表大會的代表證可以采用紅色襯底，以體現喜慶的氣氛，學術性會議可以采用藍色襯底。

7、涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

21、會場布置的意義：會場布置是否合理，對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小是否合適，設施是否齊全，會場的布局是否合理，會場營造的氣氛是否與會議主題內容一致，對會議效果會產生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的布置。

22、會場布置的內容：1.會場布置的形式：相對式、全圍式、半圍式、分散式2.安

排會議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環境：色調、燈光、花卉、旗幟、標語、氣味等。4.布置主席臺：主席臺座位、講臺、話筒、休息室、主席臺背景（會標、會徽等）

23、會議接站、報到、簽到、引導工作的重要性：1.接站是跨地區、全國性和國際性

會議活動接待工作的第一道環節。2.報到是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環。3.簽到能保證會議順利進行，按時召開；準確統計到會人數，掌握與會人員情況。4.引導有利于會場內外正常秩序的建立。

24、會議接站的工作：接站是跨地區、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環節。

會議接站的工作主要有以下工作：

（1）確定迎接規格（2）做好接站準備（3）豎立接待標志（4）掌握抵達情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會人員上車

25、會議報到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報到時，秘書人員要做

好以下工作：

（1）查驗證件，確認與會者的參會資格。（2）請與會人填寫會議登記表。（3）分發會議文件、證件、文件袋等會議用品。（4）預收會務費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據。（5）安排與會者住宿。（6）制作會議通訊錄的依據，會議結束前發給與會人員。

26、會議簽到有以下作用：（1）便于統計實到人數，以確定法定性會議的有效性。（2）

檢查缺席情況，以便及時通知有關人員到會，或通知缺席對象另行補會。（3）慶典儀式、紀念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀念。（4）與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。

27、報道和簽到的聯系與區別：聯系：都是指與會者到達會場時應辦理的手續。會期較

短的會議，一般只辦理簽到；會期較長，并且需要集中接待的會議，與會者不僅要簽到，還有辦理報道手續。區別：報道是指與會者到達會議地點時辦理的登記注冊手續，但不代表每一項活動和會議都參加；簽到則是與會者參與了本次會議或活動。

28、會議記錄的作用：會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查

考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的制作質量如何，不僅直接影響著據此形成的有關公文（如會議紀要、會議簡報）的質量，而且會影響其日后轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。

29、做好會議記錄準備工作：

1、準備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

2、準備好錄音機和足夠的磁帶或錄音筆來補充手工記錄。

3、要備有一份議程表和其他的相關資料和文件，需要核對相關數據和事實時隨時使用。

4、提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發言者。

5、在利用錄音機（筆）的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。

30、會議記錄的重點：

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

2、會議

討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

3、權威人士或代表人物的言論；

4、會議開

始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

5、會議已議決的或議而未決的事項；

6、對會議產生較大影響的其他言論或活動。

31、會議記錄的方法：（1）根據需要，采取詳記和略記相結合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做出簡要的解釋。（3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

32、獲取會議信息的渠道：

1、各種會議記錄，如主席團會議記錄、團長會議記錄、分

組會議記錄等。

2、召集各團組聯絡員碰頭會，匯總情況。

3、收集代表的提案、發言稿、書面建議等。

4、統計分析與會者的簽到、報到信息。

33、會議期間安排旅游、娛樂活動的意義：任何一個成功的會議都需要有休閑活動安排，一方面使會議有張有弛，促進會議成功；另一方面，為與會者增加溝通的機會，加強交流。

34、會議期間陪同服務的意義：

1、表達尊重和友好

2、便于溝通和交流

3、提供方便

和保障。

35、會議餐飲主要作用有：

（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會、客人答謝宴會等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會的場合和機會，溝通信息、交換意見、商談工作、發表演講，是當前宴會活動的一個重要特點。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。

36、宴會的準備

1、：確定宴請對象

2、確定邀請范圍

3、確定宴會規格和形式

4、確定

宴會時間和地點

5、確定主持人和致辭人

6、發出邀請

7、擬定菜單

8、宴會廳的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、會議交通服務的意義：會議交通服務是對會議車輛進行科學調配以保證會議用車的工作。它直接關系到與會人員的集體活動、會議組織的工作需要、特殊用車的批準使用，應引起會議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點，滿足需要，可能貽誤會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重后果。

38、會議交通服務的主要內容：

1、籌齊會議用車

2、擬定會議用車制度和紀律

3、合理

調度會議用車

4、確保會議進程按計劃實施

5、對駕駛人員的管理

6、對車輛的維修

7、保養及汽油供應

8、意外事故的應急處理措施等。

39、送別會議代表的主要內容：（1）結清會務費用：餐費、住宿費、交通費等。（2）分

發回程票：火車票、機票、船票等。（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。（4）安排領導、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。

40、會議文件的內容：會議文件包括會議記錄、會議簡報、會議紀要、會議正式文件和

參閱文件、會議總結等。主要工作包括以下幾項：1.整理分發會議記錄。2.形成大會決議、簡報或紀要3.寫總結向上級匯報會議情況4.收全會議材料，匯編會議文件，并分類、立卷、歸檔（四點）

41、會議評估的常用方法：1．定量和定性評估方法2．問卷調查評估方法 3．資料的收集與處理方法 4．資料的分析方法。

第三篇：會議組織與管理

導航

通過學習，你將能夠： ● 了解和正確認知會議；

● 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； ● 了解大型會議活動的組織和策劃情況。

會議組織與活動管理

一、會議的正確認知

1.會議的現狀

研究表明，企業員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業帶來各種隱形損失。例如，企業中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會。”

大多數企業認為，通過會議的效率和會后的執行效率，可以決定企業的最終效率。據統計，全球每天要舉行數百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業評論》通過調查發現，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。

通常情況下，企業行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數量最多，水平卻極差。”因此，企業要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。

2.會議的重要性

會議的召開非常重要，大多數企業都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執行的效率決定企業真正的效率。而且企業90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。

3.會議的定義

會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發展，出現了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數據流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術手段的支撐。

4.會議的作用

會議的作用主要包括：

第一，會議能夠為企業提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現問題，更是解決現場出現的問題，通過會議形式幫助企業解決和處理問題；

第四，企業為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞； 第五，會議還可以為企業傳達指示、政策制度和精神；

第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。

5.會議的影響

會議為企業帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產生會議的波紋效應。

所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會議的頻率

不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發事情的會議要隨時召開。

7.會議的規模

根據會議的功能不同，會議人數有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發政策、相關制度和戰略目標召開的會議，一般人數比較少，限制在50人以內，因為人數越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數越多越好。

8.會議的結構

會議結構與事務發生的結構一樣，經歷事前、事中和事后三個過程。事前

事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個議題經討論達成一致的結果，最后達成共識結束會議。

事后

事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務工作人員追蹤和落實。

9.會議的成本

會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。

時間成本

會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。

直接會議成本

直接會議成本包括場地和設施設備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復印及小禮品花費的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來的隱形損失。

會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。

二、成功會議的準備工作

一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。

1.會議政策

會議政策包含：

第一，尋找解決會議的其他方法； 第二，會議的管理機構和機制； 第三，了解會議的目的； 第四，選擇適合的參會人員； 第五，合理安排會議的時間和地點；

第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強調該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進行溝通，例如調研、問卷、電話、短信，或者發布正式的公文進行溝通。

會議的管理機構和機制是指將負責落實、執行和監督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責和落實執行，包括事后的追蹤和反饋。企業在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預期效果。

2.會議程序

企業在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預期結論、會議文件準備和發放及工作分配落實等方面內容。

會議的主題、目標、形式

會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。

咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責任書和責任的交付；企業經常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結束和總結。

會議具體議程

談論會議議程時經常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。

日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。

許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產生與會人員的爭論和矛盾，導致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續；

第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會議無論是會議的主題和內容如何，人員的選擇要遵照三個原則：

第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發生經過和結果的人必須到場； 第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導致企業會議經常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關系人必須到場原則，重大關系人是具體的執行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇

關于會議時間和地點的選取也有一定的要求。

時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。

地點。會議地點選取一定關乎到會議的整體討論議題、規格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排

會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1 會議座次安排（奇數）

圖2 會議座次安排（偶數）

當人數為奇數時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數為偶數時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結論

會議可能形成的結論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備

會議所需文件的內容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內容，因此文件準備和發放工作同樣不容忽視。

3.會議文化

會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監控、生產過程中產品的產出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。

4.場外工夫

場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協調、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示

保證會議成功的準備工作包括： ① 會議政策； ② 會議程序； ③ 會議文化； ④ 場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃 一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發布會。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備

人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本

禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環節組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動

慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關人員游覽參觀和購買禮品。

3.新聞發布會

隨著溝通信息越來越透明，新聞發布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關而且企業也能夠召開。

新聞發布會的關鍵是人選和文稿的準備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準備，然后跟記者溝通，使其按照準備好的文稿內容進行播報和播放

第四篇：常委會會議組織服務五要點

常委會會議組織服務五要點

全文字數：1857 字預計閱讀時間：5 分鐘

進入新時代，開啟新征程，地市一級黨委工作任務重、標準高、要求嚴，常委會會議組織服務面臨許多新情況、新考驗，必須堅持以總書記“5·8”重要講話為指導，著力把握好政治性、規范性、嚴謹性、高效性、保密性五個要點，不斷提升常委會會議組織服務水平。講政治

做好常委會會議組織服務，旗幟鮮明講政治是第一要求，對黨絕對忠誠是第一前提。

一是堅定政治立場。樹牢“四個意識”，把堅決維護總書記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅決維護黨中央權威和集中統一領導作為最大的政治，不斷提高政治敏銳性和鑒別力。

二是把握政治原則。深刻理解習近平新時代中國特色社會主義思想的精神實質，謹記新形勢下黨委的組織原則、領導制度和議事規則，依法依規做好會議組織服務工作。三是強化政治擔當。堅持忠于職守、忠誠履職，既要隨時聽候組織調遣，隨時處于“備戰狀態”，保證會議組織得快、服務得好，又要忠實記錄常委會決策內容，全面、客觀、準確體現黨委決策意圖。守規范

堅持會議組織服務工作程序化、規范化、制度化，是保證常委會高質量決策的重要因素。

一是安排議題規范。密切關注中央、省委重要會議文件精神，第一時間提出上會建議。梳理匯總上級考核要求，統籌安排常委會需要定期研究的重點事項。做好日常議題收集匯總，提前謀劃、主動溝通，在被動中求主動。

二是上會材料規范。明確材料擬稿、印制和行文規范。加強前置審核，嚴把政治關、政策關、法律關。實行三遍檢查制，印制前查內容格式、報送后查印刷裝訂、分裝后查份數頁碼，確保準確無誤。

三是會議通知規范。建立工作人員微信群，通過發布預告、通知提醒等方式，隨時互動溝通、掌握動態。會議通知采取三重通知法：文字通知、微信提醒、電話反饋，做到又快又準。

四是會場服務規范。實行場內場外專人負責制，場內負責記錄，協調處理突發情況，承辦領導交辦事項；場外負責值守，服務候會人員，發放材料，組織入場，做好議題銜接工作。五是會后工作規范。會后及時清理會場，回收遺留材料，清退涉密材料。按要求起草會議紀要、整理會議記錄。對責任不明的議定事項，及時提醒領導并協調督促有關單位落實。嚴格做好文件資料歸檔，注重會后總結，分析問題，改進工作。須嚴謹

常委會會議組織服務涉及面廣，頭緒繁雜，小失誤就可能釀成大后果，處事嚴謹是做好組織服務工作的制勝法寶。一是議程設計嚴謹。根據會議議題情況，按照先急后緩、先重后輕、先同后異的原則，科學擬定會議議程、精心安排議題順序、合理分配匯報時間、統籌確定列席單位，保證會議井然有序。

二是請假把關嚴謹。嚴格執行書面、口頭“雙請假”制度，對因特殊情況不能參加會議的領導，在工作人員逐級書面報告的同時，由擬請假領導向會議主持人口頭請假。三是會場控制嚴謹。除參會領導和固定服務人員外，其他無關人員一律禁止進場旁聽。如有緊急情況、緊急公文需要向與會領導請示、報批的，由服務人員傳遞文件或請有關領導離場辦理。

四是新聞報道嚴謹。會前與議題呈報單位協商確定是否宣傳報道，并在議程安排表中注明。會中，根據議題報道要求，由服務人員引領新聞記者進入或離開會場。求高效

常委會會議時效性強，快捷高效完成任務是做好組織服務工作的重要要求。

一是議題溝通提前。加強與公文辦理處室的溝通協調，隨時了解情況，督促有關單位確定議題名稱、匯報人及列席單位，提前準備好會議材料。

二是議題銜接有序。場內、場外服務人員加強溝通配合，密切關注會議進程，及時轉換銜接議題。每個議題即將結束時，引導下一位匯報人提前入場，保證會議進程緊湊自然。三是紀要起草迅速。會議紀要具有極強的權威性、指導性和時效性，起草工作要力求“早”，體現“快”，突出“好”，一般情況下24小時內送審，特殊緊急情況立即起草送審。重保密

常委會會議涉及黨委重大決策和敏感事項，保密是貫穿會議組織服務全過程的底線要求。

一是嚴格保密教育。定期學習保密規定，增強保密意識。加強相互提醒和監督，嚴守底線，守口如瓶，堅決杜絕因好面子、講義氣或疏忽大意而泄露會議內容。

二是嚴格保密措施。會議存檔資料由專用保密柜存放，嚴格執行借閱審批制度。統一收集銷毀作廢資料，不外傳、不外帶。對涉密會議紀要，堅持專人定密，使用專用電腦起草、刻盤存儲讀取，專人校對發放，確保全程保密。

第五篇：加強和改進黨委會議組織服務工作

如何有效化解“會議后排現象”

會議是部署工作、溝通信息、交流經驗、討論問題及達成協議的一種重要社會活動形式。“臺上一人念，臺下眾人聽”，這是我國多年傳承的基本會議格局。一些參會人員每逢開會總是習慣性地正坐后排座位，而令靠近主席臺的前排座位空空如也，或者是稀稀拉拉，只有少數幾個人就坐。這就是通常所說的“會議后排現象”。

“會議后拍現象”的影響和危害不言而喻。首先，有可能導致由于沒有聽到領導的工作部署造成工作的延誤；其次，領導和與會人員的空間距離，勢必成為他們之間的心理距離，長此以往，勢必影響干群關系的融洽；再次，易造成會場秩序不好，甚至出現領導講話被迫中斷現象，對會議發言人極不尊重；第四，一個單位的會風直接體現該單位的黨風政風及其工作作風。不良的會風如果傳揚出去，將直接影響單位的形象和聲譽。

出現“會議后拍現象”的原因是多方面的，但是最主要的是對會議本質認識不清，表現在會議沒有實質性內容，也不能解決實際問題，加上會議形式呆板單一，一些領導把會議當作工作內容，以會議貫徹會議，以講話落實講話，發言、作報告照本宣科，空語、