第一篇：年度會議組織要點與代表座次

年會是企業激勵員工、展示業績、聯系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。下面，按照年會的七個環節（確定活動立項/制定預算/選定會務代理/確定方案/確認實施細節/結算/總結），就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：

年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預算、人數、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。

選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業外人士所不知道的。第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。第三，更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會務活動人數眾多（比如用房數在100間以上）,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門（前臺、禮賓部、客房部等）進行協調,以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度.在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：

1、邀請的貴賓及確認其成行；

2、舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、文書工作、會議資料的準備；

4、房間分配表；

5、用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；

6、交通安排；

7、各項工作的負責人及聯絡方式；

8、支付各項定金的時間表；

9、表演者的邀請及確認；

10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、會務照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。

在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。

總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。

第二篇：會議要點與代表座次

年會是企業激勵員工、展示業績、聯系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。下面，按照年會的七個環節(確定活動立項/制定預算/選定會務代理/確定方案/確認實施細節/結算/總結)，就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：

年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預算、人數、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。

選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業外人士所不知道的。第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。第三，更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季(對上海而言,就是3-5月以及9-11月),如果您的會務活動人數眾多(比如用房數在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協調,以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度.

在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：

1、邀請的貴賓及確認其成行;

2、舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;

3、文書工作、會議資料的準備;

4、房間分配表;

5、用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);

6、交通安排。

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第三篇：會議座次

會議座次

座次禮儀基本理念

內外有別

?禮儀規矩，更多用于招呼客人和正式場合。

?家庭成員、熟人和自己人間則不必太過嚴格。

?例如，沒有哪位老公在家整天對太太說“坐、請坐、請上座”。

中外有別

?國內政府會議及公務場合，座位講究左高。

?一般商務場合及國際交往中，座位以右為尊。

?中國人常說男左女右，體現出一種男尊女卑，女性的地位不高。

?但外國朋友如果看到中國人的結婚照片（男左女右），反而會以為女主人的地位很高。

遵循規則

?地方交往、社交活動，要按照約定俗成的做法。國際交往中，要按照國際慣例進行表達。

?如國內許多地方選舉，通常以候選人姓氏筆畫多少來進行排序，?而國際會議則是按照拉丁字母順序。如聯合國大會上各國的發言順序，就是按照各國國名字母排列。

座次排序基本規則

?以右為上（遵循國際慣例）

?居中為上（中央高于兩側）

?前排為上（適用所有場合）

?以遠為上（遠離房門為上）

?面門為上（良好視野為上）

開會座次排序

1、小型會議

?面門而坐

?居右而坐

?居中而坐

?自由擇坐

2、大型會議

?一般來說，主席臺位置要面門設置。

?主席臺位次居中為上，以右為上，前排為上。

?主持人可在前排正中，也可在前排最右側。

?發言席設在主席臺正前方，或在其右前方。

乘車座次排序

商務面包車

?上座位為車輛中前部靠近車門的位置。

?此類汽車上座位置的確定，一般考慮乘客的乘坐舒適性和上下車的便利性。越野吉普車

?前排副駕位置為上座位。

?越野車功率大，底盤高，安全性也較高，但通常后排比較顛簸，而前排副駕的視野和舒適性最佳，因此為上座位置。

雙排座轎車

情況一

?主人或熟識的朋友親自駕駛汽車時。

?這種情況下，副駕位置為上座位。你坐到后面位置等于向主人宣布你在打的，非常不禮貌。

?如果有兩位客人，則與主人較熟悉、關系密切的一位坐在前面副駕位。

情況二

?專業司機駕車，一般商務或公務接待場合。

?這時，主要考慮乘車者的安全性和下車時是否方便，第二排司機斜對角位置為上座位。而前排副駕一般為陪同人員座位。

情況三

?職業司機駕車，接送高級官員、將領、明星知名公眾的人物時。

?這種場合下，主要考慮乘坐者的安全性和隱私性，司機后方位置為汽車的上座位，通常也被稱作VIP位置。

燕鷗and小蟹 發表于 2006-9-11 18:36

會客座次排序

自由式

?特點：不分身份、不分地位；

?范圍：適合非正式交往如親友團圓、同學聚會，以及難以排列座次的時候，比如都是重要客戶，無法分清主次時。

中心式

?特點：猶如眾星捧月，具有較明顯的尊卑關系；

?范圍：適用于主題慶祝、給重要人物或長輩過生日、老師和專家小范圍講學等場合。相對式

?特點：相對而坐，有一定距離；

?范圍：主要用于公事公辦，需要拉開彼此距離的情形或用于雙方就某一問題進行討論。

?例如：部下向上司匯報工作、求職面試、洽談生意等。

并列式

?特點：平起平坐，親密友善；

?范圍：主要用于會見朋友賓客或較為輕松的場合。

?例如：國家領導人會見外賓，熟人或老朋友來訪等。

行進位次排序

情況一：平面行進時

?兩人橫向行進，內側高于外側。

?多人并排行進，中央高于兩側。

?對于縱向來講，前方高于后方。

情況二：上下樓梯時

?縱向：上下樓時宜單行行進，以前方為上。把選擇前進方向的權利讓給對方。?男女同行時，一般女士優先走在前方。但如遇到著裙裝（特別是短裙）的女士，上下樓時宜令女士居后。

?橫向：陪同人員應該把內側（靠墻一側）讓給客人，把方便留給客人。

情況三：出入房間時

?出入房門時，一般客人或位高者先出入，表示對賓客的尊重。

?如有特殊情況時，如雙方均為首次到一個陌生房間，陪同人員宜先入房門。

出入電梯順序

平面式電梯

?游戲規則：單行右站。

無人操作升降電梯：

?陪同人員先進后出。

?陪同人員先進后出，以便控制電梯。先進去可以把按鈕摁住，讓客人進去方便，不會有被夾的危險。同時可以更方便幫客人按樓層。

有人操作升降電梯：

?陪同人員后進后出。

?陪同人員后進后出，但也不絕對。比如電梯里人太多，你最后進來已經堵在門口了，如果你還硬要最后出去，那別人就沒法出去了。

燕鷗and小蟹 發表于 2006-9-11 18:37

談判座次排序

雙邊談判

?使用長桌或橢圓形桌子，賓主分坐于桌子兩側。

?若談判桌橫放，面門位置屬于客方；背門位置屬于主方。

?若談判桌豎放，以進門方向為準，右側為客方，左側屬主方。

?談判時，主談人員應在自己一方居中而坐，其他人員遵循右高左低的原則，按照職位的高低自近而遠地在主談人員兩側就坐。

?翻譯人員，就坐于僅次于主談人員的右邊位置。

多邊談判

?參加談判各方自由擇座。面對正門設主位，發言者去主位發言，其他人面對主位，背門而坐。

簽約座次排列

雙邊簽字

?一般簽字桌橫放。

?簽字者面門而坐，賓右主左。

?參加者列隊站在簽字者之后。

?中央高于兩側，右側高于左側。

多邊簽字：

?簽字桌橫放，簽字座席面門而設，僅為一張。

?簽字者按照一定順序依次上前簽字。

宴會座次排列

座次安排，是宴會禮儀中最為重要的一部分。

中餐宴席桌次排列規則

排序原則：

?面門為上，以遠為上。

?居中為上，居右為上。

?臨臺為上，開闊為上。

桌次分布：

?以主桌位置作為基準；

?同等距離，右高左低；

?同一方向，近高遠低；

?主位位置，各桌同向。

中餐宴席座次排列規則

排序原則：

?以遠為上，面門為上。

?以右為上，以中為上。

?觀景為上，靠墻為上。

座次分布：

?面門居中位置為主位；

?主左賓右分兩側而坐；

?或主賓雙方交錯而坐；

?越近首席，位次越高；

?同等距離，右高左低。

中餐座次案例

情況一：一位主人

?宴請時主要是照顧好主賓。主人坐主位，主賓坐主位右手位置。

?其他的隨員和賓客可以對面坐也可以交錯坐。

情況二：兩位主人

?此時，第一主位為右圖面門位置，第二主位為背對入口位置。

?1號、3號客人分別坐主位右手和左手，2號、4號客人分別坐副主位右手和左手。其他客人位置類推。

西餐座次原則

?女士優先（女主人：主位/男主人：第二主位）

?恭敬主賓（男女主賓分別僅靠女主人和男主人）

?以右為尊（男主賓坐于女主人右側，女主賓坐于男主人右側）

?距離定位（距主位越近，地位越高）

?面門為上（面對門口高于背對門口）

?交叉排列（男&女，生人&熟人）

第四篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失敗？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

5．每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。

7．總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。

③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。

評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。

④會議紀律。

⑤當地氣候、交通及附近旅游景點介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發言都事先需要反復溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發言者事先應發出正式的文字邀請函并附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動匯報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函后，一周內沒有收到回執，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。

2．對邀請函確認要分多次跟蹤（至少三次）、反復提示：

①邀請函發出后立即確認是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認航班；

④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。

②事先沒有專人審閱發言稿件，演講內容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重復。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應事先向發言人交待發言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發言時間提示牌）。

④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數），導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發言者為什么強調三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。

會議現場

1．按與會人數準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發現遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴謹的氣勢。

4．會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

5．投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風。根據會議需求情況進行調查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據需要準備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調節亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調整燈光有所準備。

12．空調溫度控制：注意場內溫度的變化，及時調節溫度調節裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調得較低，隨著與會者增多，會場內溫度會自然升高，也可將溫度調節裝置設定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環節全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協調，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠專業、嚴謹往往在這些細處得到體現。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯”起來。出現突發事件時，靈活應對。

3．會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會（多一點說明、看似不經意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經系統”，起著承上啟下、調節會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發言人的評述都很有學問可講。

小型工作會議

1．根據議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領導的發言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執行情況。

9．業務協調會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協調、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發言時間，避免一個人發言說個不停或者與主題無關。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。

第五篇：會議座次安排

一、領導在主席臺上就座時座次安排

（一）主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

（二）主席臺座次排列：

1.領導為單數時：主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置。這個沒有爭議。

2.領導為偶數時：（1）領導人數等于2時：

（2）領導人數大于2時：

第一種擺放桌簽方法：

1、2號領導同時居中，左為上，1號領導偏左，2號領導在1號領導右手位置，3號領導依然在l號領導左手位置。根據左為上的說法。

第二種擺放桌簽方法：

1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。

第三種擺放桌簽方法：在具體排座次時可以根據當地的習慣順序排列。會議主席臺領導為偶數時的座次排列，有兩種截然不同的方法(均指面向觀眾時)： 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。兩種方法沒有正確不正確之分，只是各個地區習慣不同。因此，在實際情況中，可根據1號領導習慣，參照原來次序擺放桌簽。

綜上所述，一般應參照第一種擺放次序（理由左為上）。當然也有按習慣，如果以前慣例1號領導是按第二種，就按此擺放桌簽。

注意：偶數座次擺放爭論較多，實踐中，可查看各部委的會議照片，大多以“左為上”，即第一種，1號領導位置在中間位置左方，2號領導在1號領導右手，3號在1號領導左手，其他依次左右排列。如有權威請告知。

（三）幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。省里領導座次在前，如某省局二把手座次在某市常務副市長前。但也可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。領導排名是：黨委書記、黨委副書記、人大、政協主要負責人、常委（按公布順序）、人大副職、政府副職、政協副職、縣長助理（按公布先后）

（四）對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。

二、領導在觀眾席聽報告、看視頻座次排列 同上

一、（二）1.和2.（1）、（2）原則排列

三、向上級領導匯報工作或與上級領導來開座談會座位安排

（一）長條桌橫對門時（對中間一門或兩邊兩個門）注：A為上級領導，B為主方席

（二）長條桌豎對門時

注：客方為上級領導或外來單位，主方席（人面門站立右手方為主方）

四、關干宴席座次的安排

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。

宴請領導，一般領導在主位，在面對房門的位置，主陪在領導右手，2號領導在1號領導左手，主客雙方交叉依次坐開，主陪的對面應坐主陪方人員，其他可隨意。若領導與主陪職位一樣，一般主陪在主位，1號領導在主陪右手，副主陪在主陪左手，主客雙方交叉依次坐開，主陪的對面應坐主陪方人員，其他可隨意。

五、儀式的座次安排

簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。

六、乘車的座次安排

小轎車l號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間。若就1個領導，座次隨他自己。若有2個人乘坐，先讓1號領導選擇，若選擇司機旁，就坐后排，若選擇后排，就坐前排。若有3人乘坐，先讓1號領導選擇，依次選擇。

中轎車主座在司機后邊的第一排。中轎車第一排1號座位的位置是臨窗的，如后面有空位，第一排座位一般就讓領導一個人坐。然后從前往后依次坐開。