第一篇：組織會議的要點

杭州伍方會議服務有限公司 希望對您有所幫助

組織會議的要點

現在社會由于業務的需要，組織會議的活動越來越多。組織會議就變的越來越有學問，會議召開的是否成功與組織會議是否到位有很大的關系，因此在組織會議時應注意以下要點：

一、會前準備

1． 記錄室

大型的會議一般可有一個記錄室，它是控制和調配音響效果、視聽設備以及安放必要的會議所需的一切相應設備的理想場所。一般的面積為8m2～18m2。音像師可在此放置調音臺，安裝燈光控制按鈕、各種接線板、總供電開關以及放音、放像設備的開關等等。內設幾把坐椅以供工作人員休息時使用。如需要還可為記者準備電話、傳真機或文字處理機、打印機等設備，以方便傳送各種信息。當然，一定要準備好各種錄音、錄像設備，以利于會議秘書圓滿完成會議的記錄工作。工作人員還可以在此控制放映機、幻燈機、電腦等，以供演講者使用。”麻雀雖小，五臟俱全”，一間小小的記錄室可以容納整個會議要求的全部硬件。一個大型的會議，與會者往往很難聽清、看清，會議的精神往往不能夠清楚地傳達，有了記錄室效果就大不一樣了。

2．安排餐飲

3．安排停車

必須做好車輛的管理工作。會議的車輛管理包括車輛的組織、調度、車況檢查以及停車管理、駕駛員的管理、派車用車等。

會議秘書人員應該清楚每個與會者到達、離開的日期和時間，安排人員在機場、車站接待，有自己車隊的要與車隊事先擬定接送與會者的細則，無自己車隊的要備有出租汽車機構的名單、電話，計劃好租車事宜：用車日期、時間，需要多少坐位的車以及需要幾輛等。如有與會者要求自己租車，應該提供幫助并做好記錄。

關于接送與會人員的車輛停放問題，要有物質保證并確保安全。所有車輛到會前檢查停車場的容量是否足夠，確定供電系統是否正常。無論是地下停車場還是地上停車場，都要安排固定人員看管，負責引導車輛入位，確保秩序正常。

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4．電話聯系

邀請與會者是召開大會的序曲。一個延續1天～3天的重要工作——電話聯系，是需要認真對待的。在會議召開的前一個月，就得有人天天坐在電話機前，一個個確認被邀請者是否出席，因為接到邀請的人往往疏于回復。

5．預定和檢測視聽設備

如果公司不是經常召開需要較多視聽設備的大型會議，可以向專業的機構租用這些設備。要在會前預先試用并能熟練掌握，從電源開關開始逐一進行檢查，并進行音、像等的試播試放，以確保這些設備完好并保證在所有的坐位上都能看到圖像。

6．監督會議安排

會議的監督安排主要體現在催辦工作上。

首先明確催辦對象與催辦時限。一般應比會議各項工作的承辦時限提前一至二天，即對有關承辦部門是否把催辦事項及時辦理完畢進行查詢、督促。如遇特殊情況或辦理過程中出現問題，應及時向領導匯報并采取措施，保證被催辦事項的有效處理。其次是填寫催辦登記。催辦對象與催辦時限一經確定，便應立即登記交辦。可采用簿式登記方式的催辦卡，也可采用電腦登記的辦法，催辦事項輸入電腦，同時填寫一份催辦單隨文件發給承辦單位，催辦時限一到，電腦便能自動將當天需完成的催辦事項顯現出來。

催辦的要求，即建立催辦系統明確分工。通常文件由秘書、文件管理人員進行催辦，重要會議文件由各級領導人員親自負責。

建立催辦的登記報告制度。對需要催辦的文件以表格或卡片的形式逐件進行登記，并追蹤記錄催辦的情況；及時進行分析研究與匯總上報，向領導反饋信息。

堅持全面、及時的原則，這對會議與活動的組織很重要。全面地調查和反映會議文件的處理和實施情況，及時督察及時反饋，保證文件及時辦理完畢并發揮效用，惟其如此，催辦才能真正成為加速文件運轉的”催化劑”，以確保會議與活動的高質量完成。

二、準備文件

1．準備并檢查文件的準確性

準備和檢查文件的準確性是一項非常艱巨而必要的任務，文件主要是會議日程、會議通知、主席日程和報告。檢查文件的準確性時一定要認真核對每一項細節，尤其是時間、地點、活動內容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數、主持人名宇等，要確保每一項都與實際相符。

會議的日程要盡快檢查核對，印發給與會者，以便主辦單位人員同與會者能盡快熟悉，互相溝通。

制定會議生活管理的計劃，必須了解將要召開的會議的基本情況和要求，如會議日期、會議規模、會議日程（或議程）、會議通知、主席日程及報告等，根據掌握的總體情況制定出詳細的計劃和實施方案，然后報請會議主管領導審批。計劃一經批準就要立即著手實施。各項準備工作基本完成后，應對準備工作進行一次詳細的檢查，確認沒有問題以后，把準備情況向會議主管領導匯報，并將計劃印制成圖表分發大會使用。

2． 整理文件

印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁要便于攜帶和查閱。印制這些文件要根據與會人數并注意留出足夠的份數，以備與會人員遺失文件時用。印制好的文件要根據與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發。

3． 分發文件

人數較少的小型會議，會議的資料可放置于會議室的桌面上。較大規模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發給與會人員（餐券可以根據會議長短一次發給與會人員或每天發給與會人員）。

第二篇：組織會議十大要點

組織會議需要注意的十點

當今的企業有會議成癮的趨勢，公司很多員工的主要時間是在會談。為了提高效率，讓物有所值，就需要每次會議前做好充分準備，避免低效率的會議。

下面十點應該注意：

1． 目的。每次會議要有明確的，可以準確界定的期待目標。要清楚，會議是為了信息交流，解決問題，還是做出決定。

2． 組織準備。通過Checklist和時間表確保會議的組織工作，如技術問題，會議室，輔助工具，能萬無一失。

3． 內容的準備。日程和大致的時間分配，所有相關信息和文件，并通告所有相關人員。

4． 時間。會議最長不宜超過90分鐘，最好只有60分鐘。如果議事內容太多，要安排休息。

5． 準時。要準時開始。等了一次，就總是要等。檢查一下是否所有中斷會議和影響會議的因素都排除掉了？

6． 紀律。與會者的自律和時間紀律。是否確定了掌握時間的人，以及最好的時段安排，并確定了結束會議的時間？

7． 視覺工具。視覺輔助工具的使用，如白板，投影儀，記錄紙，圖紙板等。討論的內容應該讓所有人都能看得到。

8． 會議管理。有權威的會議管理人。限制離題的討論，檢查事先通過的會議目的是否達到了。

9． 會后行動。與會者達成一致，并決定以什么樣的后續行動保證會議結果的推行：誰在何時完成什么？

10． 紀要。手寫的行動計劃和會議紀要可以馬上照下來或復印，讓所有與會者拿到。

文章引用自：

http://study.manage.org.cn/Article/ShowArticle.asp?ArticleID=1274

第三篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失敗？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯系，征求意見，以求議題的表述準確、專業。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

5．每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責人的最重要職責是溝通和協調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環節、細節做到心中有數，對會務工作中可能出現的問題要打足提前量，隨時檢查。總負責人應該是掌握會議細節最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據各項信息協調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環節控制，有頭無尾。

7．總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規定流程完成銜接。

③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至于“險象環生”。

評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。

④會議紀律。

⑤當地氣候、交通及附近旅游景點介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發言都事先需要反復溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發言者事先應發出正式的文字邀請函并附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發出，每天統計反饋人數主動匯報給總負責人。每發一份邀請函都應同時以電話確認。在發出邀請函后，一周內沒有收到回執，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯絡。

2．對邀請函確認要分多次跟蹤（至少三次）、反復提示：

①邀請函發出后立即確認是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認航班；

④重要嘉賓及發言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發言準確時間，有專人接應、引導。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發言者的情況，演講者不能準確地根據會議需求把握內容。

②事先沒有專人審閱發言稿件，演講內容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發言者內容重復。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應事先向發言人交待發言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發言時間提示牌）。

④與賓館協調、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數），導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發言者為什么強調三次以上的確認？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復聯絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內容及時進行適當修正。

會議現場

1．按與會人數準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發現遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴謹的氣勢。

4．會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

5．投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風。根據會議需求情況進行調查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據需要準備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調節亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調整燈光有所準備。

12．空調溫度控制：注意場內溫度的變化，及時調節溫度調節裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調得較低，隨著與會者增多，會場內溫度會自然升高，也可將溫度調節裝置設定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環節全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協調，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠專業、嚴謹往往在這些細處得到體現。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯”起來。出現突發事件時，靈活應對。

3．會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會（多一點說明、看似不經意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經系統”，起著承上啟下、調節會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發言人的評述都很有學問可講。

小型工作會議

1．根據議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領導的發言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執行情況。

9．業務協調會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協調、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發言時間，避免一個人發言說個不停或者與主題無關。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。

第四篇：常委會會議組織服務五要點

常委會會議組織服務五要點

全文字數：1857 字預計閱讀時間：5 分鐘

進入新時代，開啟新征程，地市一級黨委工作任務重、標準高、要求嚴，常委會會議組織服務面臨許多新情況、新考驗，必須堅持以總書記“5·8”重要講話為指導，著力把握好政治性、規范性、嚴謹性、高效性、保密性五個要點，不斷提升常委會會議組織服務水平。講政治

做好常委會會議組織服務，旗幟鮮明講政治是第一要求，對黨絕對忠誠是第一前提。

一是堅定政治立場。樹牢“四個意識”，把堅決維護總書記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅決維護黨中央權威和集中統一領導作為最大的政治，不斷提高政治敏銳性和鑒別力。

二是把握政治原則。深刻理解習近平新時代中國特色社會主義思想的精神實質，謹記新形勢下黨委的組織原則、領導制度和議事規則，依法依規做好會議組織服務工作。三是強化政治擔當。堅持忠于職守、忠誠履職，既要隨時聽候組織調遣，隨時處于“備戰狀態”，保證會議組織得快、服務得好，又要忠實記錄常委會決策內容，全面、客觀、準確體現黨委決策意圖。守規范

堅持會議組織服務工作程序化、規范化、制度化，是保證常委會高質量決策的重要因素。

一是安排議題規范。密切關注中央、省委重要會議文件精神，第一時間提出上會建議。梳理匯總上級考核要求，統籌安排常委會需要定期研究的重點事項。做好日常議題收集匯總，提前謀劃、主動溝通，在被動中求主動。

二是上會材料規范。明確材料擬稿、印制和行文規范。加強前置審核，嚴把政治關、政策關、法律關。實行三遍檢查制，印制前查內容格式、報送后查印刷裝訂、分裝后查份數頁碼，確保準確無誤。

三是會議通知規范。建立工作人員微信群，通過發布預告、通知提醒等方式，隨時互動溝通、掌握動態。會議通知采取三重通知法：文字通知、微信提醒、電話反饋，做到又快又準。

四是會場服務規范。實行場內場外專人負責制，場內負責記錄，協調處理突發情況，承辦領導交辦事項；場外負責值守，服務候會人員，發放材料，組織入場，做好議題銜接工作。五是會后工作規范。會后及時清理會場，回收遺留材料，清退涉密材料。按要求起草會議紀要、整理會議記錄。對責任不明的議定事項，及時提醒領導并協調督促有關單位落實。嚴格做好文件資料歸檔，注重會后總結，分析問題，改進工作。須嚴謹

常委會會議組織服務涉及面廣，頭緒繁雜，小失誤就可能釀成大后果，處事嚴謹是做好組織服務工作的制勝法寶。一是議程設計嚴謹。根據會議議題情況，按照先急后緩、先重后輕、先同后異的原則，科學擬定會議議程、精心安排議題順序、合理分配匯報時間、統籌確定列席單位，保證會議井然有序。

二是請假把關嚴謹。嚴格執行書面、口頭“雙請假”制度，對因特殊情況不能參加會議的領導，在工作人員逐級書面報告的同時，由擬請假領導向會議主持人口頭請假。三是會場控制嚴謹。除參會領導和固定服務人員外，其他無關人員一律禁止進場旁聽。如有緊急情況、緊急公文需要向與會領導請示、報批的，由服務人員傳遞文件或請有關領導離場辦理。

四是新聞報道嚴謹。會前與議題呈報單位協商確定是否宣傳報道，并在議程安排表中注明。會中，根據議題報道要求，由服務人員引領新聞記者進入或離開會場。求高效

常委會會議時效性強，快捷高效完成任務是做好組織服務工作的重要要求。

一是議題溝通提前。加強與公文辦理處室的溝通協調，隨時了解情況，督促有關單位確定議題名稱、匯報人及列席單位，提前準備好會議材料。

二是議題銜接有序。場內、場外服務人員加強溝通配合，密切關注會議進程，及時轉換銜接議題。每個議題即將結束時，引導下一位匯報人提前入場，保證會議進程緊湊自然。三是紀要起草迅速。會議紀要具有極強的權威性、指導性和時效性，起草工作要力求“早”，體現“快”，突出“好”，一般情況下24小時內送審，特殊緊急情況立即起草送審。重保密

常委會會議涉及黨委重大決策和敏感事項，保密是貫穿會議組織服務全過程的底線要求。

一是嚴格保密教育。定期學習保密規定，增強保密意識。加強相互提醒和監督，嚴守底線，守口如瓶，堅決杜絕因好面子、講義氣或疏忽大意而泄露會議內容。

二是嚴格保密措施。會議存檔資料由專用保密柜存放，嚴格執行借閱審批制度。統一收集銷毀作廢資料，不外傳、不外帶。對涉密會議紀要，堅持專人定密，使用專用電腦起草、刻盤存儲讀取，專人校對發放，確保全程保密。

第五篇：會議組織要點與代表座次

年會是企業激勵員工、展示業績、聯系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。下面，按照年會的七個環節（確定活動立項/制定預算/選定會務代理/確定方案/確認實施細節/結算/總結），就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：

年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預算、人數、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預算。

選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業外人士所不知道的。第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。第三，更好地協調酒店關系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會務活動人數眾多（比如用房數在100間以上）,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務代理公司動用人脈和酒店各部門（前臺、禮賓部、客房部等）進行協調,以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度.在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：

1、邀請的貴賓及確認其成行；

2、舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、文書工作、會議資料的準備；

4、房間分配表；

5、用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；

6、交通安排；

7、各項工作的負責人及聯絡方式；

8、支付各項定金的時間表；

9、表演者的邀請及確認；

10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、會務照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。

在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。

總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。