第一篇：會議組織流程

會議組織流程圖
相關負責人 綜合部 參會人員

確定會議主題

安排議事日程

確定參會人選

安排會議場所

發布會議信息 確定參加

主持會議 準備參會材料

形成決議 整理會議記錄

審批 下發會議紀要 執行

信息存檔

一、公司級會議的組織工作 會議分為：大、中、小 大型會議一般較少，以年終總結會議為代表 中型會議以競崗、辦公會議等為主 小型會議最多，以領導班子會議為代表 如何組織大型的會議呢？ 絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說通知，方式有： 書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議； 口頭：小型的、小范圍的會議。內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記 錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！” 1.1.3 準備會議需要的資料： 設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）會議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。橫幅（會議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時間……某某作什么…某某做什么…… 如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托 講話人：總經理或其他分管領導主持。另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、

發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！1.3 會場的布置 1.3.1 會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2 主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的 衛生、椅子

一、公司級會議的組織工作

會議分為：大、中、小

大型會議一般較少，以年終總結會議為代表

中型會議以競崗、辦公會議等為主

小型會議最多，以領導班子會議為代表

如何組織大型的會議呢？

絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說通知，方式有：

書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議；

口頭：小型的、小范圍的會議。

內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）

???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”

1.1.3準備會議需要的資料：

設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）

會議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）

簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。

橫幅（會議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時間……某某作什么…某某做什么……

如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托

講話人：總經理或其他分管領導主持。

另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。

如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們再排查！

排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！

1.3會場的布置

1.3.1會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否購用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐（座），一個團隊一個區域。

1.3.3給與會代表的資料提前擺放的桌子的相應位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會議，請速記員。

1.3.6國際性會議，準備同音翻譯。

1.4現場的安排：要求參會者提前10分鐘入場，1、在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、安排誰服務？應該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）

4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

二、會議中：

問題往往出現在會議中！

如：空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！

因為成年人最容易受到外界的干擾！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領帶，聽課的人都著夏裝，結果，未結束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特熱的環境下一段時間，人就不能聚精會神！切記！

服務人員：

1、著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。

2、動作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺上公司級領導倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的領導）就要先給領導沖。

沖水的服務人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會場參與者的目光主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。

上面是會議的組織及注意事項，有些部分內容培訓中也適用。

下面說一下培訓：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出企業服務細節的水平！

二、前期的工作：

1、調研

2、確定培訓公司

3、與培訓公司溝通 溝通是一個詳細的過程：1）老師是誰？幾位？幾點到？怎樣到？2）課程的安排：6小時還是7小時？還是7.5個小時(一般在6—7個小時)，課程從幾點開始？上午幾個小時？下午幾個？中間怎樣安排休息？休息多長時間？休息幾次？3）講師來時：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環節要向上級主管匯報）

第二天講課的內容是那些？有什么疑惑？誤區是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰來參加？怎樣座談組織？

服務意識：講師的飲食習慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區！（把所有人作為一個人來對待是錯誤的！）

講師必須要尊重！

有的講師習慣在授課時喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準備好，如果和咖啡，我們要根據其身份來選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現問題，第一個快速反應的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！！在一節課程結束時，要先示意大家鼓掌。還應注意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會議馬上開始）”。

在中間結束時主持人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時，應先拋出幾個現在存在的問題，我們為什么要培訓，培訓的目的是什么？然后再重點介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會議的時候不可能是一個部門全部完成，是需要其他部門來協調的，但必須有一個部門主導，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協調、互助，主導的部門主管必須作到細致、周到。

事先要考慮問題，如果出現怎么辦？

其他的一些問題：

1、在會議（培訓）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦？

答：這需要我們在平時的會議中留意這些問題，要注意會議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會議管理制度

2、下一次會議時提前強調

例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前強調要記錄好，對于到晚的如何處理？對手機鈴聲如何處理？對于一而再出現的問題，也可以強調，如果不按規定，我們對部門的負責人進行批評或在下課時讓其上臺表演節目。如果還不行那就直接納入個人的考核

不要強調了的事情還犯，就是要改正！

注意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數、實際人數、未到人數、未到的原因

2、中間休息的時間可否放音樂？

答：當然可以，但要注意幾個問題

1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感

3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度？

答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務，然后有對應的領導或部門進行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時候，我們只需要一個電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？

答：在會議中、授課中，參會者有人直接接打電話，能反映出一個企業的管理水平和個人的素質，我們要求大家在會議中把手機調整到靜音狀態，而不強行說必須關機（極特殊情況除外），因為我們是企業，以經營為主，不是黨政部門，如果是公司領導、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會場外面接打。

在前面我們也談到，如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的一直是某幾個人，那么我們可以在會議結束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調……但還是出現了……（幾種現象），那么各店、各部門的負責人看一下是誰的手機響了？這樣，我們請他們到前臺來表演個節目或者……”

或者：“……圓滿結束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現類似的問題”

5、對會議中的溫度如何進行控制和把握？

答：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個大學問。老師來之前我們要作好交流，我們當地的溫度有多少？老師的服飾是否與參會人員的服飾及溫度相符？會議中是否溫度過高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題？

答：

1、整個會議的過程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。

3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。

7、關于課間與老師交流時要注意什么？

答：課間要主動與老師交流，應針對工作中的問題、老師講課不理解的問題進行，但要注意幾點：

1、看老師的勞累程度

2、整個會議中是否留有單獨交流的時間

另外，我們公司培訓制度中也有規定，在外參加公開課程時，要將我們的同時盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國內的大公司或和同性質的大公司的高管安排在一起，因為每一次參加外訓就必須帶著問題，在吃飯的時候，我們也提倡分開來座，大家在一起，有很多交流的機會。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個課程，因為老師對我們企業的培訓比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結果在中間休息的時候，我還沒有站起來就有很多企業的老總過來交流、咨詢、換名片，當時我就很受啟發。

第二篇：會議組織流程規定

會議組織流程規定

一、集團會議類型

人力行政中心行政部組織會議分別為集團高管會議、工作會議、月度工作會議、周工作會議、部門會議、及臨時性會議。

1、集團高管會議由總裁辦負責并記錄，行政部通知、保障及協調，負責人總裁辦主任。

2、工作會議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負責人人力行政中心總監。

3、月度工作會議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關準備及保障工作，負責人人力行政中心總監助理。

4、周工作會議由人力行政中心行政部經辦，并做好相關準備及保障工作，負責人人力行政中心行政部經理。

5、部門工作會議由體系主管經辦、后勤主管保障，做好相關準備及保障工作，負責人體系主管。

6、其他臨時性會議參照參會人員級別分別由各層級負責人經辦，并做好會議保障。

二、會前準備

1、確定會議議題。

根據管理需要和領導安排，確需要通過會議解決和傳達，精簡會議參加人員，同時要明確會議的議題和主旨。

2、制定會務方案。

根據確定的會議議題，人力行政中心行政部（以下簡稱行政部）制定會議組織的會務方案，一般包括以下要素：時間、地點、參加人員、會議程序。

（1）時間：要明確到時間點，詳細標示出上午、下午或晚上，必要時標示出星期幾。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地點：要明確標示出樓座和會議室名稱。比如：四樓基金公司會議室。

（3）參加人員：要明確標示出參會的公司領導、單位主要領導人員名單；其他參會人員較多時，指出參會人員范圍和人數。

（4）準備方案：根據會議需要，進行會議室落實，人員通知、物品準備等工作。詳見下列的會議準備。

3、責任到崗

根據會議要求，行政部要把會議涉及到各個事項，責任分解落實到崗到人，行政部經理對進行過程控制，協調解決出現問題。需要部門負責人解決的，要及時匯報，避免誤事。

（1）提前預約，提前落實會議室，看是否與確定的時間相沖突，否則及時進行調整。

（2）會議通知。

①擬定通知。題目要明確會議議題，關于召開××××的通知，首先發送郵件至各參會人員郵箱。明確會議召開時間、地點、參會人員、會議目的、內容、程序，便于參會人員準備相關資料。

②參會告知。通過短信通知到參會本人，參照“會議通知”內容但要注意簡潔明了，并注明“聯系人、聯系方式、收到請回復”，上午召開的會議，前天下午下班前短信提醒；下午召開的會議，當日上午上班后提醒；晚上召開的會議，當日下午上班后

提醒，提前核實通訊錄及人員姓名和號碼，并做好人員名單標示，防止內容及人員遺漏、偏差。

③參會確認。在短信通知后電話確認是否收到會議告知短信及郵件，提醒參會準備相關資料。

④變動通知。如出現會議和人員變動，采取電話和短信的方式，及時給予告知。

（3）會場布置。

①桌椅擺放。根據會議需要，提前要進行桌椅擺放，公司領導和預知發言席要擺放和試用話筒。公司領導參加的，要擺放桌簽，確保會議秩序。

②準備茶水。公司領導參加、預計會議一個小時以上的，要求準備茶水，其余人員可準備礦泉水。根據會議需要和領導指示準備會標。

（4）整理資料。

①根據需要，收集與會議有關的信息和資料，②會議所需資料原則上要提前發放，不易提前發放的可會前擺放到相關人員的桌牌位置處。

二、會時安排。

1、組織簽到。

根據會議通知，準備會議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場，簽到時要在會議室外或門口，同時發放相關資料和表格，主要公司領導劃到既可。對遲到或未到會人員做出標示，會后落實并提出考核意見。會議時間將到1-2分鐘時，組織簽到人將人員到會情況匯報給會議主持人，由會議主持人征詢主要領導意見，決定是否開始會議。

2、會議組織

主持人根據會議議程主持會議，需要臨時要求其他人員參會時，服務人員及時聯系并通知。

3、會議服務

提醒會議服務人員及時倒水。倒水頻次要遵循先緊后松的原則辦理，其它根據會議要求和領導需要，積極做好相關服務。

4、做好記錄

指派專人做好會議記錄，防止會議安排的事項遺漏，必要時做好會議錄音。

三、會后工作

1、收集資料

根據會議要求，收集整理會議上所用資料及相關表格，確保人員離場秩序。

2、整理會場

根據要求，收集整理相關物品：橫幅和桌牌收集，話筒退出電池，桌椅歸位，衛生清掃，滅燈斷電。

3、會議紀要

會議結束后，兩天之內整理完成會議紀要，報相關領導審批后上網發布或傳閱。

4、事項落實

根據會議紀要要求，進行會議確定事項的落實工作，并按期反饋落實情況，確保會議精神貫徹落實到位。

四、月度工作會議要求

1、每月20日以電子郵件形式發送收集工作計劃及總結的通知，并短信提醒交付時間，電話聯系確認。

（1）電子郵件通知范文：尊敬的領導及各位同事大家好：現通知你本月28日前提交本月工作總結及下月工作計劃與人力行政中心孫俞燕企業郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的領導及各位同事：請你于本月28日前提交本月工作總結及下月工作計劃到人力行政中心孫俞燕企業郵箱，收到請回復，謝謝！

2、每月25日--28日收集工作計劃及上會資料并校對文字，調整格式，28日確定會議議程。3、28日--31日確認參會人員是否到會，如特殊原因不能按時參會者需向相關負責人請假并在行政部報備。

4、提前半天調正文件資料是否可以順利播放。

5、擔保公司負責人會前安排會議服務人員，做好后勤工作。

6、會后工作計劃收集、打印、確認簽字。

五、責任與考核

會議責任人負責制定會議議程方案、會議室及人員通知落實、會議安排準備、會議紀要及會后事項落實。不按規范組織會議，出現失誤扣責任人50元～100元。會議確定事項進行跟蹤督辦不到位扣責任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第三篇：組織大型會議流程

針對我以后經常組織大型會議，根據這次培訓班經驗總結有關流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負責人：臨場負責突發事情，檢查監督各項分工的進行。

2、確定會場布置負責人：

（１）會標：會議名稱。字體規范、排列整齊、粘貼結實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準備：專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。投影儀和電腦務必調試好。并且留有專人保證整個培訓過程完整進行。

（６）桌椅及室內衛生：會場桌椅要擺放整齊，衛生要打掃干凈。

3、確定材料負責人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領導講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領導講話、會議議程等相關材料務必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務負責人：

（１）簽到發材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調。根據天氣情況開放，但要事先調試好。

（４）提出會議紀律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負責人：

（1）用餐編組（地區式、課題式、自定式）

（2）專家、領導用餐

（3）備用數量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負責人：

（1）賓館業務接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關設施考察一遍、（3）食宿收費標準

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標準

（6）會議室標準

（7）付費結帳事宜：

（8）結算方式

餐：按餐卷，注意人數提前確定，或者按照餐券收費

按桌，或者每個人的標準確定

宿：按實際、按預定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應

（10）娛樂活動

（11）出現超員情況的應對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經費預算

（1）餐費

（2）宿費

（3）資料費

（4）會場布置費

（5）交通費

（6）房間內水果、洗漱用品標準

（7）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（8）會務補助費

（9）通訊費

（10）不可預見費

8、專家、領導等安排

（1）確定專職人員服務。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發現問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規格安排

（4）支付講課費、交通費

（5）交通安排（包括機票訂購、幾點送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負責任人分頭準備各自工作，及時向總負責人匯報進程，完畢后制作會議指南。

2、進行中：各負責人分頭進行各自工作，發現問題能解決現場解決，不能解決要拿出方案立即向總負責人匯報。

當發現有不妥，要向總負責人二次表達不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領導休息

（5）下午會議時間、內容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯系電話

第四篇：組織會議的流程和細節(原創)

組織會議的流程和細節（原創）

我們是一個會議大國，幾乎每天都在大大小小的開會，但是辦好會議很不容易，特別是細節問題很容易忽視。開會目的不是組織會議的人員所要考慮的，組織人員只是負責把會議辦的圓滿，這比會議的內容更重要。成功的會議就是要做到有序、高雅，讓領導滿意，讓參會人員舒心。結合多年參加會議和組織會議的經驗，整理出一些基本流程和細節，以備組織會議參考。

一、制定會議方案

1.明確會議的內容、參會人員、時間地點、會議日程

2.特別是要組建籌備會議人員的分工

一般為會務組、材料組、秘書組、宣傳組

會務組：要提前考察會場，包括住宿、大會議室、小會議室、用餐環境、交通狀況

材料組：起草領導講話、會議主持詞、經驗交流發言稿的把關、致詞、祝酒詞等、整理講話錄音、印發領導講話、秘書組：起草會議通知、會議指南、落實參會人員、收集會議回執、安排會場布置、制作桌簽、座次表、聯系照相合影。

宣傳組：負責聯系新聞媒體，起草會議通稿，編發會議簡報，落實攝影、錄像。

3.會議組織必須確定一人總體把握督促各項工作的進度、到位程度以及情況發生變化時及時調整方案

二、前期考察工作

（一）考察酒店：現在會議一般在酒店開，必須實地考察，了解酒店的檔次、接待能力和合作能力。

4.住宿條件，床位數能否滿足參會有人緣和辦會人員的住宿，房間必須干凈整潔，設備齊全。有可上網的電腦最好，現代人已離不開電腦和網絡。

5.會場情況，會場大小，座位數、桌子數，進出是否方便，主席臺的座位數，是否有小會議室供分組討論用。

6.所需費用、財務流程，開會必須根據經費寬裕程度組織，了結酒店的收費情況很重要。另外，會議上難免有一些支出需要現金，也要了解酒店是否能夠提供方便，預借現金。

7.酒店服務，酒店的商務部是否能夠提供打印、訂票、日用品的購買等服務，以及結算辦法。

8.用餐情況，用餐場地距離住宿和開會地不能太遠，必須大氣、高雅，能夠提供自助餐和桌餐，有宴請必須提供主桌、桌簽、擴音設備等。

9.休閑娛樂，會議期間如果要豐富代表的生活，就要安排唱歌等活動，要了解包間大小、費用，是否健康。

（二）考察現場：這一點主要是針對一些帶有現場性質的會議，現場要有可參觀的價值和條件。

10.必須根據時間和路途確定現場的個數，每個現場要有自己的特點和代表性，不能千篇一律。

11.現場必須做好迎接參觀的準備，參觀內容的呈現方式、參觀的路線，迎接方式、歡送方式，講解員，擴音設備。

12.現場要提供一份情況介紹，包括簡介、特色。

三、會議準備

（一）通知會議

13.起草會議通知，要明確會議內容、時間地點、參加人員，這是常規。

14.會議通知細節之處有6點：是否要求參會人員準備發言、表演等，是否接站送站、是否收取會議費、是否要求給會議提供材料、食宿和交通費用、是否安排隨行人員的食宿。

15.必須要求參會人員按時間報回執，包括姓名、性別、民族、單位和職務、聯系方式，其他要求如是否需要住單間、是否需要接站，是否訂機票和火車票，是否安排旅游，如果是少數民族，飲食有沒有特殊要求。

16.發出會議通知，必須確保被通知人收到通知。

（二）材料準備

17.起草領導講話，這是會議的核心內容，必須高度重視，提前做好，確定有幾位領導講話，側重點如何把握。講話起草要征求講話人的意見，并提前交給講話人。

18.會議所發材料，經驗交流的材料應該包括發言的材料和書面交流的材料。是否有近期需要傳達的重要文件，是否有需要討論文件內容，是否有贈送的資料。

19.還需起草的文字材料，包括主持詞、總結講話、致詞、祝酒詞等。

（三）會務準備

20.需要準備幾個事情，制作會議橫幅、宣傳標語、桌簽。

要通知新聞媒體按時到會，知道會議安排，給記者提供新聞通稿。

21.準備材料袋，里面至少包括會議指南或會議日程、會議材料、代表證、餐票，最好有一個目錄也放在里面。

22.會議報到，至少安排三個人，一個人負責登記，分房間，一個負責發資料，一個預備輪換休息。如果收費還要另安排兩人。報到冊一定要填寫清楚，以備制作通訊錄。

23.需要制作五個清單，一是最好提前把房間分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要編號；三是開會的座次表，以便每個人對號入座；四是討論分組表，每個人知道自己參加哪一個組的討論（分組表要有討論的會議室、召集人、聯絡員）；五是合影照相的位置表。

24.會場布置，必須要有專門人負責布置會場，包括8個細節，橫幅的懸掛，主席臺座位的排列及桌簽的擺放，會

場桌簽的擺放，發言席的位置，音響要調試好，會場裝飾用的花盆、花籃。要準備兩支錄音筆，做好領導講話錄音。是否準備投影提前考慮并調試好，服務員按時到位。

25.安排領導房間，領導住的房間要提前去看，環境是否安靜，是否有沙發（給領導匯報工作的地方），要擺放鮮花、水果、洗漱用品，會議日程，領導活動安排表。

26.用餐準備，去餐廳的引路牌，餐廳桌子的擺放和編號，音響要提前調試。如果自助餐，特別是早飯，不能讓領導去擠，要安排包間及陪領導吃飯的人。

四、開會

會場的氣氛對領導的情緒影響很大，也是檢驗會議組織是否有序的重要環節，必須達到領導滿意的目的。

27.會前安排，會務人員要督促參會人員按時提前到會場，如果有座次就可對號入座，否則要盡量讓參會人員靠前坐，顯得會場有氣氛，（開會不愿坐到前面去，這是中國人的毛病），沒到的參會人員要及時把他的牌子撤掉，不能讓空在那里。要提前要求參會人員關閉手機、不要來回走動。

28.要準備領導會前休息室，休息室要有服務人員，會場準備好要邀請領導上主席臺就做。

29.領導的講話要提前備一份，以備領導忘記。年齡大的領導講話最好用大號字印。

30.把錄音筆放在主席臺桌子上，打開。

31.必須要有人招呼領導的司機，否則他們不滿意會傳給領導。必須有人招呼記者。

會議開始后會務工作的一大半就完成了，可以享受自己勞動的成果了，但是要坐在會場認真聽會。

五、后勤保障

32.安排合影必須提前擺好座次，以免到時互相推讓。最好準備專業的合影梯臺架，一般樓前的臺階上效果不好。

33.餐廳要有人專門負責，提前上好涼菜，準備好餐桌編號，準備好音響。

34.用餐的敬酒活動要文明、和諧，限制喝酒，避免有人喝多了，這時吝惜一點也無所謂。

35.如果有唱歌的娛樂活動，要安排一兩個專業一點的節目，最好有一個主持人，以免混亂局面。

36.安排代表離會，盡量不要拖延退房時間。

六、會后工作

37.整理領導講話，要印發。

38.編發會議的簡報，通報會議情況。

39.制作會議的展板，展示開會的情況。

每次會議內容不同，可能組織形式不同，但是大同小異，而且這些細節也是一個開放的系統，需要不斷補充和完善，希望大家能提供更多的細節。

第五篇：會議組織流程及注意事項（xiexiebang推薦）

會議組織注意事項

但若人數眾多，則最好是將與會者分成若干 小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合 討論。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在 會議開始前排好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場，應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

5、注意各項會場的環境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調整好。

6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。

7、除非是較長的會議(超過一個半小時的會議)，否則盡量不要提供茶點，以 防與會者分心。

8、會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）。

9、橫幅（會議的題目、大小、大約提前 3-5 天制作）。

10、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接 放置在地上，這能反映出服務細節的水平。安排（（五）現場安排（人員入場時）、現場安排 人員入場時）

1、會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到； 在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地 方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。

3、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）

4、會議日程安排表

5、鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）

6、空調的溫度問題，如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

7、出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！

二、會議中

（一）會議記錄

1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言進行記錄（特別是討論性 質的會議），記錄內容會后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。

（二）會議服務

1、安排專人（會議組織人員或物業人員）負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影 儀、視頻設備等。

3、著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響；動作要輕、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳 遞。

（三）倒茶

1、外面的領導來你們單位，那外面的領導就是客人，倒茶的時候要先給客 人

倒茶，然后在給自己單位的領導倒茶；給主席臺上公司級領導倒水的順序按進 入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的 領導）就要先給領導沖。

2、倒茶的順序要按照職務的高低，比如說參加會議的有單位董事長、總經 理、副總經理，那你就應該先給董事長倒茶，然后在是總經理，在輪到副總經理。

3、切記一點，倒茶不能倒滿，這個是很忌諱的，倒滿了有驅客的嫌疑。

4、沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要 對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。

5、沖水的服務人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會場參與者的目 光。

6、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。

（四）其他

1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

2、會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。

三、會議后

（一）整理會議記錄

1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

2、完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發 言材料、會議討論內容和總結性結論。

3、整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會 人員遵照執行。

3、重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。