第一篇：組織會議活動的流程

組織會議活動的流程

一、事先與主辦單位溝通確定會議活動方案后擬好會議通知，報市府辦。

協調會議活動舉行的時間、地點、參加對象、活動議程。其他事項

1.是否需石獅日報社、電視臺派記者采訪報道； 2.若需泉州市相關媒體采訪報道，由宣傳部負責邀請； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派車接送參會人員用餐，要聯系接待處（88711611）。

二、根據協調情況做好各項準備工作： 會議活動前準備工作

（一）擬好領導講話稿，并印制出來以備發放給相關人員。

（二）會場布置。

1.聯系預定場廳的負責人員協助做好會場管理（燈光、投影儀、音效、麥克風等設備調試）

2.根據會議活動實際情況指導、協助主辦單位進行布置（橫幅、引導牌、背景海報、展板、桌牌、桌椅、茶水、簽到處、會場衛生）

（三）人員邀請

1.由專人負責邀請參會人員，并了解是否需要住宿以及其他必要需求；

2.統計確定參會人數。

（四）印制會議內容梗概和裝訂會議資料。

（四）指定專人記錄會議過程，包括拍照、攝像、錄音等，并由專人做會議紀要。會議活動中

（一）協助主辦單位引導參會人員簽到及入場就坐。

（二）協助主辦單位引導記者媒體進行錄像、拍攝。

（三）協助主辦單位維持會議秩序。

（四）組織人員隔20分鐘為參會領導提供茶水服務。會議活動后

（一）引導參會人員散場，并協助主辦單位收拾會場東西，做好清潔工作。

（二）協助主辦單位和場廳負責人仔細檢查會場是否有參會人員遺忘的東西或文件，將設備整理好并歸位、關閉電源、鎖好會議室大門。

（三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知參會人員到指定地方用餐及住宿，派專車接送。

第二篇：會議組織流程

會議組織流程圖
相關負責人 綜合部 參會人員

確定會議主題

安排議事日程

確定參會人選

安排會議場所

發布會議信息 確定參加

主持會議 準備參會材料

形成決議 整理會議記錄

審批 下發會議紀要 執行

信息存檔

一、公司級會議的組織工作 會議分為：大、中、小 大型會議一般較少，以年終總結會議為代表 中型會議以競崗、辦公會議等為主 小型會議最多，以領導班子會議為代表 如何組織大型的會議呢？ 絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說通知，方式有： 書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議； 口頭：小型的、小范圍的會議。內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記 錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！” 1.1.3 準備會議需要的資料： 設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）會議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。橫幅（會議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時間……某某作什么…某某做什么…… 如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托 講話人：總經理或其他分管領導主持。另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、

發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！1.3 會場的布置 1.3.1 會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2 主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的 衛生、椅子

一、公司級會議的組織工作

會議分為：大、中、小

大型會議一般較少，以年終總結會議為代表

中型會議以競崗、辦公會議等為主

小型會議最多，以領導班子會議為代表

如何組織大型的會議呢？

絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說通知，方式有：

書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議；

口頭：小型的、小范圍的會議。

內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）

???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”

1.1.3準備會議需要的資料：

設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）

會議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）

簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。

橫幅（會議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時間……某某作什么…某某做什么……

如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托

講話人：總經理或其他分管領導主持。

另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。

如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們再排查！

排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！

1.3會場的布置

1.3.1會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否購用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐（座），一個團隊一個區域。

1.3.3給與會代表的資料提前擺放的桌子的相應位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會議，請速記員。

1.3.6國際性會議，準備同音翻譯。

1.4現場的安排：要求參會者提前10分鐘入場，1、在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、安排誰服務？應該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）

4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

二、會議中：

問題往往出現在會議中！

如：空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！

因為成年人最容易受到外界的干擾！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領帶，聽課的人都著夏裝，結果，未結束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特熱的環境下一段時間，人就不能聚精會神！切記！

服務人員：

1、著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。

2、動作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺上公司級領導倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的領導）就要先給領導沖。

沖水的服務人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會場參與者的目光主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。

上面是會議的組織及注意事項，有些部分內容培訓中也適用。

下面說一下培訓：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出企業服務細節的水平！

二、前期的工作：

1、調研

2、確定培訓公司

3、與培訓公司溝通 溝通是一個詳細的過程：1）老師是誰？幾位？幾點到？怎樣到？2）課程的安排：6小時還是7小時？還是7.5個小時(一般在6—7個小時)，課程從幾點開始？上午幾個小時？下午幾個？中間怎樣安排休息？休息多長時間？休息幾次？3）講師來時：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環節要向上級主管匯報）

第二天講課的內容是那些？有什么疑惑？誤區是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰來參加？怎樣座談組織？

服務意識：講師的飲食習慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區！（把所有人作為一個人來對待是錯誤的！）

講師必須要尊重！

有的講師習慣在授課時喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準備好，如果和咖啡，我們要根據其身份來選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現問題，第一個快速反應的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！！在一節課程結束時，要先示意大家鼓掌。還應注意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會議馬上開始）”。

在中間結束時主持人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時，應先拋出幾個現在存在的問題，我們為什么要培訓，培訓的目的是什么？然后再重點介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會議的時候不可能是一個部門全部完成，是需要其他部門來協調的，但必須有一個部門主導，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協調、互助，主導的部門主管必須作到細致、周到。

事先要考慮問題，如果出現怎么辦？

其他的一些問題：

1、在會議（培訓）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦？

答：這需要我們在平時的會議中留意這些問題，要注意會議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會議管理制度

2、下一次會議時提前強調

例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前強調要記錄好，對于到晚的如何處理？對手機鈴聲如何處理？對于一而再出現的問題，也可以強調，如果不按規定，我們對部門的負責人進行批評或在下課時讓其上臺表演節目。如果還不行那就直接納入個人的考核

不要強調了的事情還犯，就是要改正！

注意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數、實際人數、未到人數、未到的原因

2、中間休息的時間可否放音樂？

答：當然可以，但要注意幾個問題

1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感

3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度？

答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務，然后有對應的領導或部門進行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時候，我們只需要一個電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？

答：在會議中、授課中，參會者有人直接接打電話，能反映出一個企業的管理水平和個人的素質，我們要求大家在會議中把手機調整到靜音狀態，而不強行說必須關機（極特殊情況除外），因為我們是企業，以經營為主，不是黨政部門，如果是公司領導、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會場外面接打。

在前面我們也談到，如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的一直是某幾個人，那么我們可以在會議結束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調……但還是出現了……（幾種現象），那么各店、各部門的負責人看一下是誰的手機響了？這樣，我們請他們到前臺來表演個節目或者……”

或者：“……圓滿結束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現類似的問題”

5、對會議中的溫度如何進行控制和把握？

答：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個大學問。老師來之前我們要作好交流，我們當地的溫度有多少？老師的服飾是否與參會人員的服飾及溫度相符？會議中是否溫度過高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題？

答：

1、整個會議的過程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。

3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。

7、關于課間與老師交流時要注意什么？

答：課間要主動與老師交流，應針對工作中的問題、老師講課不理解的問題進行，但要注意幾點：

1、看老師的勞累程度

2、整個會議中是否留有單獨交流的時間

另外，我們公司培訓制度中也有規定，在外參加公開課程時，要將我們的同時盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國內的大公司或和同性質的大公司的高管安排在一起，因為每一次參加外訓就必須帶著問題，在吃飯的時候，我們也提倡分開來座，大家在一起，有很多交流的機會。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個課程，因為老師對我們企業的培訓比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結果在中間休息的時候，我還沒有站起來就有很多企業的老總過來交流、咨詢、換名片，當時我就很受啟發。

第三篇：會議組織流程規定

會議組織流程規定

一、集團會議類型

人力行政中心行政部組織會議分別為集團高管會議、工作會議、月度工作會議、周工作會議、部門會議、及臨時性會議。

1、集團高管會議由總裁辦負責并記錄，行政部通知、保障及協調，負責人總裁辦主任。

2、工作會議由總裁辦牽頭，人力行政中心主辦及通知、記錄、保障，負責人人力行政中心總監。

3、月度工作會議由人力行政中心行政部主辦，并做好相關準備及保障工作，負責人人力行政中心總監助理。

4、周工作會議由人力行政中心行政部經辦，并做好相關準備及保障工作，負責人人力行政中心行政部經理。

5、部門工作會議由體系主管經辦、后勤主管保障，做好相關準備及保障工作，負責人體系主管。

6、其他臨時性會議參照參會人員級別分別由各層級負責人經辦，并做好會議保障。

二、會前準備

1、確定會議議題。

根據管理需要和領導安排，確需要通過會議解決和傳達，精簡會議參加人員，同時要明確會議的議題和主旨。

2、制定會務方案。

根據確定的會議議題，人力行政中心行政部（以下簡稱行政部）制定會議組織的會務方案，一般包括以下要素：時間、地點、參加人員、會議程序。

（1）時間：要明確到時間點，詳細標示出上午、下午或晚上，必要時標示出星期幾。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地點：要明確標示出樓座和會議室名稱。比如：四樓基金公司會議室。

（3）參加人員：要明確標示出參會的公司領導、單位主要領導人員名單；其他參會人員較多時，指出參會人員范圍和人數。

（4）準備方案：根據會議需要，進行會議室落實，人員通知、物品準備等工作。詳見下列的會議準備。

3、責任到崗

根據會議要求，行政部要把會議涉及到各個事項，責任分解落實到崗到人，行政部經理對進行過程控制，協調解決出現問題。需要部門負責人解決的，要及時匯報，避免誤事。

（1）提前預約，提前落實會議室，看是否與確定的時間相沖突，否則及時進行調整。

（2）會議通知。

①擬定通知。題目要明確會議議題，關于召開××××的通知，首先發送郵件至各參會人員郵箱。明確會議召開時間、地點、參會人員、會議目的、內容、程序，便于參會人員準備相關資料。

②參會告知。通過短信通知到參會本人，參照“會議通知”內容但要注意簡潔明了，并注明“聯系人、聯系方式、收到請回復”，上午召開的會議，前天下午下班前短信提醒；下午召開的會議，當日上午上班后提醒；晚上召開的會議，當日下午上班后

提醒，提前核實通訊錄及人員姓名和號碼，并做好人員名單標示，防止內容及人員遺漏、偏差。

③參會確認。在短信通知后電話確認是否收到會議告知短信及郵件，提醒參會準備相關資料。

④變動通知。如出現會議和人員變動，采取電話和短信的方式，及時給予告知。

（3）會場布置。

①桌椅擺放。根據會議需要，提前要進行桌椅擺放，公司領導和預知發言席要擺放和試用話筒。公司領導參加的，要擺放桌簽，確保會議秩序。

②準備茶水。公司領導參加、預計會議一個小時以上的，要求準備茶水，其余人員可準備礦泉水。根據會議需要和領導指示準備會標。

（4）整理資料。

①根據需要，收集與會議有關的信息和資料，②會議所需資料原則上要提前發放，不易提前發放的可會前擺放到相關人員的桌牌位置處。

二、會時安排。

1、組織簽到。

根據會議通知，準備會議簽到表。組織簽到人員要提前20分鐘到場，簽到時要在會議室外或門口，同時發放相關資料和表格，主要公司領導劃到既可。對遲到或未到會人員做出標示，會后落實并提出考核意見。會議時間將到1-2分鐘時，組織簽到人將人員到會情況匯報給會議主持人，由會議主持人征詢主要領導意見，決定是否開始會議。

2、會議組織

主持人根據會議議程主持會議，需要臨時要求其他人員參會時，服務人員及時聯系并通知。

3、會議服務

提醒會議服務人員及時倒水。倒水頻次要遵循先緊后松的原則辦理，其它根據會議要求和領導需要，積極做好相關服務。

4、做好記錄

指派專人做好會議記錄，防止會議安排的事項遺漏，必要時做好會議錄音。

三、會后工作

1、收集資料

根據會議要求，收集整理會議上所用資料及相關表格，確保人員離場秩序。

2、整理會場

根據要求，收集整理相關物品：橫幅和桌牌收集，話筒退出電池，桌椅歸位，衛生清掃，滅燈斷電。

3、會議紀要

會議結束后，兩天之內整理完成會議紀要，報相關領導審批后上網發布或傳閱。

4、事項落實

根據會議紀要要求，進行會議確定事項的落實工作，并按期反饋落實情況，確保會議精神貫徹落實到位。

四、月度工作會議要求

1、每月20日以電子郵件形式發送收集工作計劃及總結的通知，并短信提醒交付時間，電話聯系確認。

（1）電子郵件通知范文：尊敬的領導及各位同事大家好：現通知你本月28日前提交本月工作總結及下月工作計劃與人力行政中心孫俞燕企業郵箱，感謝您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的領導及各位同事：請你于本月28日前提交本月工作總結及下月工作計劃到人力行政中心孫俞燕企業郵箱，收到請回復，謝謝！

2、每月25日--28日收集工作計劃及上會資料并校對文字，調整格式，28日確定會議議程。3、28日--31日確認參會人員是否到會，如特殊原因不能按時參會者需向相關負責人請假并在行政部報備。

4、提前半天調正文件資料是否可以順利播放。

5、擔保公司負責人會前安排會議服務人員，做好后勤工作。

6、會后工作計劃收集、打印、確認簽字。

五、責任與考核

會議責任人負責制定會議議程方案、會議室及人員通知落實、會議安排準備、會議紀要及會后事項落實。不按規范組織會議，出現失誤扣責任人50元～100元。會議確定事項進行跟蹤督辦不到位扣責任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第四篇：組織大型會議流程

針對我以后經常組織大型會議，根據這次培訓班經驗總結有關流程，以備參考。

一、人員分工明確

1、確定總負責人：臨場負責突發事情，檢查監督各項分工的進行。

2、確定會場布置負責人：

（１）會標：會議名稱。字體規范、排列整齊、粘貼結實、懸掛端正。

（２）就坐安排及臺牌：主席臺就坐安排。臺下就坐安排。臺牌擺放次序符合禮儀。

（３）鮮花：①主席臺后放翠綠花草②主席臺前放３排鮮花③臺下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面紙：主席臺按座位全部擺放面巾碟、面巾、面紙，面巾要干凈柔軟。

臺下擺放一次性口杯。

（５）音響準備：專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。投影儀和電腦務必調試好。并且留有專人保證整個培訓過程完整進行。

（６）桌椅及室內衛生：會場桌椅要擺放整齊，衛生要打掃干凈。

3、確定材料負責人：

（１）會議指南，人手一份。講義材料準備：收集、印刷、分裝，人手一份

（２）領導講話。人手一份。

（３）會議主持詞。包括會前、會中、會后講話稿。

（４）其他參會人員發言材料。

（５）會議材料袋若干。

對于領導講話、會議議程等相關材料務必于會議召開前一天打印、分裝完畢。要求：紙面干凈、字體清晰、裝訂整齊、無錯別字。

4、確定會場服務負責人：

（１）簽到發材料。簽到時告訴與會者座次。

（２）茶水。安排若干名服務人員倒水，保證會議供水充足。

（３）空調。根據天氣情況開放，但要事先調試好。

（４）提出會議紀律要求

（5）會議記錄。做好攝影留念。

5、確定用餐負責人：

（1）用餐編組（地區式、課題式、自定式）

（2）專家、領導用餐

（3）備用數量（人員增減）

（4）專家餐后休息處

（5）早、晚自助餐用餐人數

（6）宴請的位置擺放、酒水、香煙。

6、確定賓館接洽負責人：

（1）賓館業務接洽：

（1）接待能力符合會議要求

（2）會議相關設施考察一遍、（3）食宿收費標準

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜單模式與基本標準

（6）會議室標準

（7）付費結帳事宜：

（8）結算方式

餐：按餐卷，注意人數提前確定，或者按照餐券收費

按桌，或者每個人的標準確定

宿：按實際、按預定，退房時間允許延遲2個小時

（9）熱水供應

（10）娛樂活動

（11）出現超員情況的應對方式

（12）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（13）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

7、做好經費預算

（1）餐費

（2）宿費

（3）資料費

（4）會場布置費

（5）交通費

（6）房間內水果、洗漱用品標準

（7）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（8）會務補助費

（9）通訊費

（10）不可預見費

8、專家、領導等安排

（1）確定專職人員服務。全程跟蹤，聽課、用餐、休息等要全程陪同，發現問題隨時解決。如中午休息要安排房間，上課前10分鐘要敲門提醒等。

（2）迎接人、車輛安排

（3）住宿規格安排

（4）支付講課費、交通費

（5）交通安排（包括機票訂購、幾點送往）

（6）活動安排（非報告期間）

（7）專家就餐安排、專桌、環境安靜

（8）送行人、車輛安排

二、流程安排

1、前期：各負責任人分頭準備各自工作，及時向總負責人匯報進程，完畢后制作會議指南。

2、進行中：各負責人分頭進行各自工作，發現問題能解決現場解決，不能解決要拿出方案立即向總負責人匯報。

當發現有不妥，要向總負責人二次表達不同意見。

（1）早餐時間

（2）上午會議時間、內容、主講人、主持人

（3）中餐時間

（4）主講人、領導休息

（5）下午會議時間、內容、主講人、主持人

（6）晚餐時間

（7）餐后活動安排

（8）休息時間

（9）返程票定購、發放

（10）離會時間

（11）交通介紹，賓館位置及聯系電話

第五篇：如何組織會議活動

會前準備

在領導確定了會議諸要素以后，頂尖秘書就應著手做準備工作了。會前準備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯。會前準備充分是會議成功的保證。

會議計劃和成本預算

開會需要動用人力、物力、財力，又往往占用一些工作、生產時間。為了使開會與日常工作、生產互相結合、促進，而不是互相沖突、抵耗，會議必須要有計劃。開會也是一種投入與產出，盡管投人往往是有形的，產出往往是無形的，但總是以最少的投人爭取最大的產出。因此，會議應該計算成本，作出預算，包括在會議計劃之中。

(1)會議計劃。

會議計劃首先應明確會議的目的和任務，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。

其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。’

再次決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。

會議計劃由秘書制訂、提出。經領導審核批準后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計劃執行。

機關、單位內部的小型會議也應有計劃，使組織成員做到心中有數，早作安排。部門的會議至少應提前一星期報至辦公室，由辦公室統籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。

(2)會議成本預算。

有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預算。會議成本包括兩部分：

①“顯性成本”。

即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。

②“隱性成本”。

即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產者的勞動價值至少是他工資的8倍，參加會議前必然要作些準備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本=X+2J×N×T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3倍；N表示人數；T代表時間(小時)。

所以，召開一個百人左右、跨地區的、會期3至5天的中型會議，其會議成本總數將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業每次開會總把會議成本預算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少代價，從而共同努力提高會議的效率。因此，一些目標、效果不十分明顯的會議應當少開或不開。頂尖秘書雖無決定權，但應有清醒的頭腦、正確的態度。可以提出自己的意見。

文件準備較重要的會議頂尖秘書都需要事先準備文件

會議文件有兩大類：

一類是供會上學習參考的文件資料。如上級的有關政策、方針、法規、計劃。以及專業、技術性資料等。這類文件有些在會議結束后不能讓與會人員帶走，秘書應做好回收工作。

另一類就是會議本身所產生的文件。如：開幕詞、工作報告、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決定、會議紀要、閉幕詞、會議總結等。其中，開幕詞、工作報告、領導講話稿是必須在會前準備妥當的，其他文件則在會議過程中或會議結束時形成。

這類文件可以讓與會人員帶走，作為進一步學習或傳達、貫徹之用。

(1)開幕詞。

開幕詞是會議開始時會議主席所作的發言稿，一般帶有預告及禮儀性質，比較簡短。內容大體包括三方面：

①對來賓和與會人員表示歡迎。

②對會議的內容、任務、目的作簡要介紹。

③預祝會議成功。

(2)工作報告。

工作報告是會議的主要文件，其中的主要內容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質性的內容，既可以是對前階段工作成果、經驗、缺點的回顧與總結，也可以是對后階段工作提出計劃、預算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內容而定。

(3)發言稿。

這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發言稿。發言稿也要有具體的內容，但不像工作報告那樣面面俱到，而應是背景介紹，或是財政開支，或是人事管理，或是專業背景，或是會議(出處:中國會展教育網)關心的其他問題。等等。有些會議對發言時間有限定，發言稿一般不宜太長。發言稿有些是由發言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。

(4)其他會議文書。

除此三文件之外，頂尖秘書還必須準備好會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表，等等。

(5)會議文件的準備程序。

一般先由領導根據會議內容、目標的要求確定要點，授意給秘書。頂尖秘書按照領導授意，收集資料，寫成初稿，呈給領導審閱。領導審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改后再次呈給領導，由領導審定后簽發。秘書或文員將簽發的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：

會議準備

對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應設備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)會場布置

會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數量視人數而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側。多邊會議采用正圓形會議(出處:中國會展教育網)桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌面。臺上方或后方懸掛會標。會標一般用紅底白字，企業也可用紅底金字。講臺不宜過大過高，應與講話人的身材比例協調。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對主席臺的是與會者席位，應有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應太擠，便于進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應多備話筒，便于與會者原桌發言和多向交流。會場大小應與人數相適應，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得松散，容易產生遲到、早退現象，不利于產生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。

工作會議或同一系統會議，與會者的席位依職務高低為序，職務越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務人員引領入席。

(2)主席臺席位。

重大會議的主席臺席位應講究排列。主席臺席位視人數設一排或數排，第一排席位應為單數。席位的次序應以主席團成員職務高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。

第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)會場設施。

會場一應設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器 的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。

(4）其他準備。

會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。遠道而來的應準備接送車輛。會議(出處:中國會展教育網)要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀念品等，都應在會前做好準備。

會議議程、程序的擬定

(1)議程。

會議通常有一個或幾個相關的議題。若有多個議題，頂尖秘書應根據這些議題的內在聯系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發給與會人員。

(2)程序。

會議內容除了議題之外，還有一些禮儀性、結構性或將議程具體化的內容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發言、致閉幕詞、宣布會議結束等。把第一次會議的這些項目和內容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。

(3)日程表與作息時間表。

會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。

①日程表。

即將會議的全部內容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(幾點至幾點)內，以簡短的文字表達，制成表格。

②作息時間表。

即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應考慮到勞逸結合、冬夏時令特征等因素。

會議議程、程序、日程表、作息時間表的擬定，體現出會議準備的充分和計劃的嚴密，可以使與會人員和服務人員做到心中有數，使會議有條不紊地進行，這是會議(出處:中國會展教育網)成功的必要保證。

會議通知的發送

會前一切準備就緒之后，就應及時發送會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請

信。

會議通知上應寫明下列內容：

①會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)。

②會議名稱和主要議題。

③參加對象。

④須作什么準備。

⑤報到日期、地點、接站辦法等。

⑥召集單位署名、通知發出日期，加蓋公章。

邀請性會議為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附加回執。

回執中需有下列內容：

①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務或職稱。

②是否參加會議。

③預訂住房標準。

④提交論文題目或資料名稱。

⑤回程車船機票登記等。

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

附回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘