第一篇：會議公司會議組織策劃接待會議流程

會議策劃組織

一、會前準備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組.限定每個項目的商議時間。

4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

6、根據要討論的問題限定與會人員。

7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制

1、敘述會議的目的。

2、核對并記錄與會者。

3、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。

4、給每一個人表述自己意見的機會。

5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。

6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。

7、堅持預定的時間，不要拖延。

8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。

9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

10、確定下次會議的議題和時間。

三、會后工作

1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

會議接待流程23條

會前工作：

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）

會中工作：

9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。

11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作：

20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作。

第二篇：會議接待流程

會議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設備

桌椅、名牌、音響設備

1會議資料準備 4人員安排 7會議報到 目錄 2設備及設施準備 5發票的開據 8會議期間

3會前準備工作 6會議接站 9會議結束工作

會議資料準備

1:會議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會

人數印刷。

2:會議資料(主辦單位提供)3:領導發言稿(主辦單位提供)4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5:項目執行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設計稿 8:歡迎布標、會議室布標 9:會議禮品(按參會人數準備)10:會議代表證

設備及設施準備

1.桌椅、名牌(現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌)、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽器材

現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。5.資料、樣品

如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

會前準備工作

1:根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排)按部落實到位。2:據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。

3:提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4:提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全 隱患的發生。

6:醫療保障，配備醫療人員，解決突發事件。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯系就醫。7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四:會議其它費用開支預算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標準6:水果7:紀念品8:資料打印、復印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3:攝影組:根據會議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車一位優秀導游，負責代表的服務 6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務

發票的開據

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發票及酒店的住宿發票。

會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站或者飛機場設一塊醒目接站牌。

會議報到

1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4:根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6:當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發給代表 7:會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

會議期間

1:要求酒店落實叫早服務

2:準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行

3:會議室布置情況落實

4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5:及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋 6:與酒店公司財務人員協調好票據的開取

7:準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

會議結束工作

1:會議結算

1:我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤 2:向會務組提供所需發票 3:返還會務組附加的會議利潤 2:會議返程

1:根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品

第三篇：會議接待流程

會議接待流程

會前準備工作

1、接到會議通知單后確認出席會議的人數，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標準，會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。

2、調配人員、分工負責。會前，會議主管要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作。

3、確認會議廳內各種用具和設施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認會議設備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調節）

5、核對會議橫幅&指示牌內容、時間同會議通知相符并放置指定位置。

6、對會場人數、臺型及要求進行最后確認，也可根據客人要求現場改動。客人現場布置提出合理改動要求時，服務人員要積極主動配合。客人布場時提醒客人有損公司設施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標準：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標準。會議擺臺標準： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數配放，每人一套。還要準備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。

第三，如果與會人數較多，或會場服務不方便，可適當增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料

根據會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。

8、V.I.P.會議要確認V.I.P接待廳準備妥當、落實廳內沙發、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質）、燈光照明、空調、電視機、頻道設置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。

9、茶歇區域放置合理，檢查茶歇擺放標準。

10、確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數量）

11、檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務中心派人清掃公用衛生間，并派專人職守。

13、會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應方核對。

14、每個會議開始前會議主管應和會議主持人進行一次整個會議細節的梳理，包括所需設備核實及臺型的再次確認。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內容是否正確。

會議迎候服務（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務組人員的工作，請賓客簽到、發放資料、引領賓客就坐。

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經理、會議主管分別迎候。

會議服務程序

1、服務人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數、確認茶歇時間，做到心中有數。

2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、詢問客人是否需要衣帽服務，提供寄存服務時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務人員再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。

5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認識可稱呼領導姓名），同時提供衣帽服務。

6、先到達的客人入座后，提供茶水服務。主席臺客人入座，要提供拉椅服務，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進時保持2米左右間距）。

8、服務人員根據會議進程，進行燈光調節，確保燈光達到會議要求。

9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進行第二次茶水的補充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務動作要輕、穩，按上茶服務規范進行，特殊情況按客人要求服務。（如：培訓會議茶歇時進場斟添茶水）

10、服務人員根據客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。

11、根據會議進程主動提供話筒傳遞服務。

12、服務人員時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現場管理。

13、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。

14、服務人員要保持主動服務，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復整潔。

會議結束服務

1、打開會議廳大門，引領主席臺客人到梯口。

2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯系服務中心替客人將物品清場。

3、服務人員應站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經理或會議主管送達梯口道別。

4、衣帽服務人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準確，無誤。

5、會議主管和服務人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。

6、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見或建議進行書面記錄。

9、通知服務中心派人清掃會議現場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

10、將會議用具，設備整理好歸倉，關閉空調，照明設施，電源設施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。

第四篇：會議接待流程

會議接待流程

會議接待流程可分成:會議前/會議中/會議后

1、會議前準備：

1、會場信息：

1）、與主辦方確認會議主題、參會人數、會議舉辦日期會議舉辦場地、會議日程、與會材料。

2）、發送會議通知短信，安排酒店叫早服務。

2、會場預定：

1）、外場會議，與主辦方確認會議規模（小中大型）、會議場地名稱、會議室房間、會議室面積、會議室臺型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會議容納人數（20-600人不等），會議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動（支架）投影儀。另外是否需要會議配套服務貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據主辦方具體要求預定會議場地。

2）、內場會議，與主辦方（中國移動）確定會議中心樓層、會議室房間號、會議室面積和容納人數，設施設備型號數量品種是否齊全，會議大堂、通道、會議室、洗手間標識是否清晰，會議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會議室會議物資物料的品種和數量多少。根據主辦方公司規定流程辦理預定會議中心場地。

3）、預定會議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點要合理。超過一天的會議，定在參會人員住宿較近一些。第三：附屬設施要齊全。第四：要有停車場。

4）、下預定會議場地確認單，與主辦方確定最終預定（詳細見附件1）。

3、會場布局：

大型會議：（200--1000人）

1）、會場大門口外：根據客人需要設拱門、空飄。根據客人需要設固定字幕或游動字幕。

2）、會場大堂：設立會議簽到處，根據客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、臺花、賜名片盒、禮品臺等物品。

3）、會場入口處：設立引導指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。

4）、主席臺：設背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會議橫幅，根據會議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線麥克和無線麥克。根據會議需要搭建地臺鋪紅地毯，安排燈光音響設備。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。

5）、臺形：根據會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規范標準擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數擺放席卡，300人以上會議前四排預留空位。

6）、貴賓室和茶歇間：根據會議特點和客人需求預定，房間內擺設鮮花盆景、基本設施設備齊全、環境衛生干凈整潔、茶飲物品供應豐富。

中型會議：（50--200人）

1）、會場大門口外：懸掛會議條幅

2）、會場大堂：設立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設立指示牌，安排工作人員提供迎送、領引、問詢服務。

3）、會場入口處：設立指示牌，安排會場服務人員做好迎送。

4）、主席臺，設背景幕（或背景板或LED屏），主席臺設立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準備有線麥克和無線麥克、根據會議需要準備投影儀、白板等。另外會場四周擺放綠植花卉與主席臺互應美觀整潔。

5）、臺形：根據客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

小型會議：50人以下

1）、會場入口處：設立致歡迎詞的迎賓水牌。

2）、臺形：根據客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。

3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

4、設施設備的調試：

1）、燈光：小型會議大堂簽到處、會場入口處通道、會議室的照明亮度、開關是否正常。另大型會議舞臺專用射燈（智能數字燈光控制臺、機械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調試。

2）、音響：會議室內音頻設備（音箱、調音臺、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由專業設備技術人員運行調試，無限麥克風和座式話筒是否音量有無雜音和回音。

3）、網絡通信：無線網絡覆蓋面積要大，網速是否通暢快速。移動通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號。

4）、空調：夏季室內空調溫度設置不得低于26℃，冬季室內空調溫度設置不得高于20℃。一般情況下，空調運行期間禁止開窗。

5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設備是否正常開機和播放，投射文件內容亮度、字體大小、清晰度是否適當。

6）、電腦排插和手機充電器是否準備充足，檢查是否可正常通電。

7）、電腦中的會議PPT文件是否正常打開，瀏覽演示內容是否順暢。

8）、供應茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機電器功能是否使用運行。

5、物資物料準備：

1）、與主辦方確認會議指南、會議PPT文件、會議領導發言稿、會議主持人串詞、與會材料（開會信紙和筆）、會議臺卡是否制作完成，領取時間和地點及聯系人。

2）、會議主題橫幅、海報、X展架、會議背景板噴繪、舞臺地臺和地毯、主席臺、簽到處和通道引導指示牌、綠色植物、臺花、禮品是否制作出來時間和安裝完成情況。

3）、會議茶歇物料準備：咖啡、小食、水果、點心、礦泉水。份量上午按總人數40%定，下午按總人數定。茶葉品種預備正常三種，另主辦方特定茶葉，領取時間和地點及聯系人。咖啡品種預備即溶咖啡和粉磨咖啡。

4）、會議茶具和茶歇餐具規格、型號、質量、數量，以與參會人員級別來定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領取時間和地點及聯系人。

6、會場服務準備：

1）、確定會議室引導接待人員、會議主持人、茶水服務人員、攝影、攝像的人員名單和到位時間。

2）、確定會場環境檢查，會議大堂門口、簽到處、通道、會議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛生干凈情況，桌椅和設施設備擺放整潔情況。

3）、確定工作人員服裝和發型要求，禮儀規范的培訓和模擬。

4）、確定在預定時間安排預定車輛，接待參會人員抵達指定會議中心。

2、會議中流程：

1、迎賓接待工作： 1）、提前安排好會場車位并有專人負責指引車輛入位。

2）、普通會議由接待人員提前會場大堂做引領工作。級別會議提前設專人控制好專用電梯，由項目經理陪協助主辦方公關接待負責人在大堂迎候貴賓的到來并將客人引領到會議地點。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務。

3）、當客人來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室拉椅讓座。先到達的客人入座以后，提供茶水服務，會議人數到齊后，送上小毛巾。

4）、會議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務。

5）、會議期間服務員站于會議室門口直至會議結束。

6）、會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。

7）、會議攝影攝像安排

8）、會議間歇茶點供應

2、會議進程控制：

頒獎議程

頒獎前1）、落實主持人妝容服飾是否準備好，主持人頒獎串詞和上臺時間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規范（表情、舉止、話語）是否符合要求，引導頒獎領導和領獎嘉賓上場路線和時間是否記熟。3）、燈光音響技術人員，對主持人、頒獎領導、領獎嘉賓的上場和表演節目的內容進行打燈效果和背景音樂氛圍方案的操作時間順序是否掌握和調節好。4）、表演節目名單和內容編排方案是否合理無變動，彩排是否進行順利。

頒布中1）對頒獎進程每一步環節時間和項目正常運行的監督控制，以及突發事件應急處理。2）正式頒獎時應注意地方，禮儀小姐準確將頒獎領導引領上臺和下臺指定地點，燈光效果和背景音樂氛圍匹配準確無誤。

頒獎后1）會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。2）根據客人需求和會議層次來定，領導和參會人員的后續活動。連續召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。

簽約議程

簽約前1）、落實主持人、禮儀小姐、燈光音響技術人員情況同上，2）、落實簽約臺物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺卡和臺花、酒水準備是否齊全。

簽約中1)、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現場；2)、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；、3)、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側；4)、簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；5)、雙方保存的協議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；、6)、協議文本交換后，服務人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；

簽約后1)、簽約儀式結束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。3）、會議和用餐均在同一場地時，利用客人休息時間及時翻臺。4）、根據客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續活動。連續召開兩天及兩天以上的會議，工作人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協調改進工作。

宴會議程

宴會前1）、落實舞臺搭建是否按設計圖稿效果安裝完成，酒席擺臺是否按領導和嘉賓級別座次編排。2）、宴席物資清點包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會中1）、對宴會進場迎賓、開場領導講話、中場領導敬酒、表演節目及游戲互動、客人退場的每一步環節時間和項目正常運行的監督控制，以及突發事件應急處理。2）、對宴會現場菜品上菜程序、茶酒水供應程序，巡查服務實施情況，對服務不周全地方即時改進。

宴會后1）、指引領導從專用通道撤離宴會現場，安排車輛送回酒店。2）根據客人需求和會議層次來安排領導和參會人員的后續活動。

3、會議后流程：

1、做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。

2、會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

3、全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作，包括清理會議文件（根據保密原則，回收有關文件資料）、物資物料（自備的會議用具、會議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。

4、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分

擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

5、送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

第五篇：會議組織流程

會議組織流程圖
相關負責人 綜合部 參會人員

確定會議主題

安排議事日程

確定參會人選

安排會議場所

發布會議信息 確定參加

主持會議 準備參會材料

形成決議 整理會議記錄

審批 下發會議紀要 執行

信息存檔

一、公司級會議的組織工作 會議分為：大、中、小 大型會議一般較少，以年終總結會議為代表 中型會議以競崗、辦公會議等為主 小型會議最多，以領導班子會議為代表 如何組織大型的會議呢？ 絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說通知，方式有： 書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議； 口頭：小型的、小范圍的會議。內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記 錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！” 1.1.3 準備會議需要的資料： 設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）會議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。橫幅（會議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時間……某某作什么…某某做什么…… 如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托 講話人：總經理或其他分管領導主持。另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、

發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！1.3 會場的布置 1.3.1 會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2 主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的 衛生、椅子

一、公司級會議的組織工作

會議分為：大、中、小

大型會議一般較少，以年終總結會議為代表

中型會議以競崗、辦公會議等為主

小型會議最多，以領導班子會議為代表

如何組織大型的會議呢？

絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說通知，方式有：

書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議；

口頭：小型的、小范圍的會議。

內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）

???注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”

1.1.3準備會議需要的資料：

設立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）

會議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）

簽到表，一般小型的技術性會議，如果是社會性大會議，可以不用。

橫幅（會議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會議的日程：中型以上會議：

1、主持人

2、講話人

3、發言人是誰？

4、發獎人是誰？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時間……某某作什么…某某做什么……

如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托

講話人：總經理或其他分管領導主持。

另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。

如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們再排查！

排查內容：

1、發言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！

1.3會場的布置

1.3.1會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、1.3.2主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛生、椅子、凳子、是否購用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐（座），一個團隊一個區域。

1.3.3給與會代表的資料提前擺放的桌子的相應位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會議，請速記員。

1.3.6國際性會議，準備同音翻譯。

1.4現場的安排：要求參會者提前10分鐘入場，1、在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、安排誰服務？應該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）

4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

二、會議中：

問題往往出現在會議中！

如：空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！

因為成年人最容易受到外界的干擾！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領帶，聽課的人都著夏裝，結果，未結束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特熱的環境下一段時間，人就不能聚精會神！切記！

服務人員：

1、著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。

2、動作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺上公司級領導倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的領導）就要先給領導沖。

沖水的服務人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會場參與者的目光主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。

上面是會議的組織及注意事項，有些部分內容培訓中也適用。

下面說一下培訓：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出企業服務細節的水平！

二、前期的工作：

1、調研

2、確定培訓公司

3、與培訓公司溝通 溝通是一個詳細的過程：1）老師是誰？幾位？幾點到？怎樣到？2）課程的安排：6小時還是7小時？還是7.5個小時(一般在6—7個小時)，課程從幾點開始？上午幾個小時？下午幾個？中間怎樣安排休息？休息多長時間？休息幾次？3）講師來時：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環節要向上級主管匯報）

第二天講課的內容是那些？有什么疑惑？誤區是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰來參加？怎樣座談組織？

服務意識：講師的飲食習慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區！（把所有人作為一個人來對待是錯誤的！）

講師必須要尊重！

有的講師習慣在授課時喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準備好，如果和咖啡，我們要根據其身份來選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現問題，第一個快速反應的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！！在一節課程結束時，要先示意大家鼓掌。還應注意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會議馬上開始）”。

在中間結束時主持人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時，應先拋出幾個現在存在的問題，我們為什么要培訓，培訓的目的是什么？然后再重點介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會議的時候不可能是一個部門全部完成，是需要其他部門來協調的，但必須有一個部門主導，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協調、互助，主導的部門主管必須作到細致、周到。

事先要考慮問題，如果出現怎么辦？

其他的一些問題：

1、在會議（培訓）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦？

答：這需要我們在平時的會議中留意這些問題，要注意會議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會議管理制度

2、下一次會議時提前強調

例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前強調要記錄好，對于到晚的如何處理？對手機鈴聲如何處理？對于一而再出現的問題，也可以強調，如果不按規定，我們對部門的負責人進行批評或在下課時讓其上臺表演節目。如果還不行那就直接納入個人的考核

不要強調了的事情還犯，就是要改正！

注意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數、實際人數、未到人數、未到的原因

2、中間休息的時間可否放音樂？

答：當然可以，但要注意幾個問題

1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感

3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度？

答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務，然后有對應的領導或部門進行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時候，我們只需要一個電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？

答：在會議中、授課中，參會者有人直接接打電話，能反映出一個企業的管理水平和個人的素質，我們要求大家在會議中把手機調整到靜音狀態，而不強行說必須關機（極特殊情況除外），因為我們是企業，以經營為主，不是黨政部門，如果是公司領導、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會場外面接打。

在前面我們也談到，如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的一直是某幾個人，那么我們可以在會議結束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調……但還是出現了……（幾種現象），那么各店、各部門的負責人看一下是誰的手機響了？這樣，我們請他們到前臺來表演個節目或者……”

或者：“……圓滿結束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現類似的問題”

5、對會議中的溫度如何進行控制和把握？

答：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個大學問。老師來之前我們要作好交流，我們當地的溫度有多少？老師的服飾是否與參會人員的服飾及溫度相符？會議中是否溫度過高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題？

答：

1、整個會議的過程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。

3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。

7、關于課間與老師交流時要注意什么？

答：課間要主動與老師交流，應針對工作中的問題、老師講課不理解的問題進行，但要注意幾點：

1、看老師的勞累程度

2、整個會議中是否留有單獨交流的時間

另外，我們公司培訓制度中也有規定，在外參加公開課程時，要將我們的同時盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國內的大公司或和同性質的大公司的高管安排在一起，因為每一次參加外訓就必須帶著問題，在吃飯的時候，我們也提倡分開來座，大家在一起，有很多交流的機會。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個課程，因為老師對我們企業的培訓比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結果在中間休息的時候，我還沒有站起來就有很多企業的老總過來交流、咨詢、換名片，當時我就很受啟發。