第一篇：會議接待策劃方案

會議接待策劃方案

一、會議主題：“我為家鄉做代言”——暨第六屆國際食品安全年會GFSF十大品牌“新地標產品”崛起評選

二、會議時間：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

三、下榻酒店：XXX溫泉度假酒店

四、會議地點：云南省昆明市經開區出口加工區順通大道浦發路16號云南創新生物產業孵化器

五、環境布置

（一）會場外區域布置

酒店外圍環境：含本次會議主題的歡迎橫幅

會議室外圍環境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設置產品展示區域

（二）會場內主要區域布置

會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放

會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等 會場氛圍：主題布標、背景音樂

六、會議接待流程細節

1）會前準備要求

1、確認出席會議的人數，參會人員的詳細信息、會議名稱，參與單位（包含：主辦、協辦、承辦、指導），會議日程安排，會議的主賓身份，會議坐次順序安排。

2、安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務。

3、準備會議資料，設計制作會刊，設計制作四份評分表，由承辦單位按會議要求根據參會人數印刷。準備領導發言稿以及新聞通稿。準備會后贈送用禮品（由承辦方負責）。

4、根據承辦單位所提供的資料，在會議室外設置產品展示區。

5、在會議室內為參會賓客提供茶歇服務（熱茶、咖啡和糕點）。

6、確認會議室內各種用具和設施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。

7、確認會議設備就位，如：講臺、投影屏幕、LED屏幕。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調、燈光。

8、核對會議橫幅和指示牌內容并制作和放置指定位置。

9、會議擺臺標準 簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。

b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。

10、通知孵化器物管派人清掃公用衛生間，并派專人職守。

11、會議開始前三十分鐘需把會議室設備再次檢查一遍，包括空調，燈，話筒，投影等。

12、準備安全應急預案

2）會議迎候服務（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發放資料（會議資料、評分表及會刊）、引領賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

3）會議服務程序

1、工作人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數。

2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、工作人員再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。

4、先到達的客人入座后，提供飲用水服務。

5、服務人員時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現場管理。

6、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。

7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補和更換各種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。

4）會議結束服務

1、打開會議廳大門，引領客人到出口。

2、工作人員應站立門口，微笑向客人道別。

3、工作人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。

4、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

5、通知孵化器物管派人清掃會議現場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

七、會議流程細節 12月4日：

全天在酒店或云南創新生物產業孵化器報到

賓客到達酒店入住以后，撥打云南省南亞國家科技商貿促進會對接人員電話，由對接人員進行登記完成報道。或直接來到南亞促進會像工作人員進行報道。12月5日：

8：30-9：00 迎接與會賓客簽到并進場就座 9：00-9：15 與會相關領導發言致辭

9：15-9：30 國際食品安全協會及協會項目介紹

9：30-10：30 與會約20家企業演講并進行打分（企業及企業產品介紹）10：30-10：45 進行茶歇休息

10：45-11：30 與會約15家企業演講并進行打分 11：30 相關領導或主持人宣布上午會議結束 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約20家企業演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息

15：45-18：00 與會約35家企業演講并進行打分 18：00相關領導或主持人宣布當日會議結束

18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并舉行供應商與銷售平臺、產業鏈平臺對接活動

注：按照每家企業約3分鐘時長來進行演講安排

12月6日

9：00-10：00 主持人宣布今天會議開始；與會約20家企業演講并進行打分

10：00-10：15 進行茶歇休息

10：15-11：30 與會約25家企業演講并進行打分 11：30-14：30 午餐、午休并返回會議室 14：30-15：30 與會約20家企業演講并進行打分 15：30-15：45 進行茶歇休息

15：45-17：00 與會約30家企業演講并進行打分 17：00-17：30 根據打分表統計進行優秀產品/企業評選

17：30-18：00 公布第六屆國際食品安全年會——農業（食品）十大品牌評選入選名單公布

18：00 主辦方宣布本次會議圓滿結束并致答謝辭 18：30返回酒店舉行晚宴并由主辦方向與會賓客贈送禮品 注：按照每家企業約3分鐘時長來進行演講安排

第二篇：會議接待策劃方案

會議接待策劃方案

為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

一、會議主題：

重慶肉協

肉牛產業研討會

長博集團

二、會議時間：

2014年7月25日—2014年7月27日

三、會議地點：邀請函為準

四、環境布置

（一）會場涉及區域

政府,茶海之心景區，長博生態產業園

五、會議內容

第一板塊會 議 安 排

（一）會議時間：2014年7月25日下午

會議地點：現場及長博會議室

會議內容：蒞臨鳳岡重慶長博生態產業園參觀并交流

（二）會議時間：2014年7月26日上午8：:30-12:00 會議地點：政府會議中心（暫定）

會議內容：

1）主持人介紹參會來賓，致辭。

2）縣政府領導致辭

3）介紹重慶長博生態產業園發展規劃

4）遵義市相關單位對遵義市肉牛現狀及發展做簡介

5）做專項研討

（三）會議時間：2014年7月26日下午14:00-18:00

1）會議地點：政府會議中心（暫定）

2）會議內容：專項討論

3）會議結束：致答謝辭

（三）會議場地布置：

1）多功能設備：電腦，投影儀設備

2）會議用品：會議記錄薄，筆，茶杯

（四）會后合影：

時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按

序下樓，在指定地點合影留念。

第二板塊餐飲，住宿安排

（一）2014年7月25日 晚宴時間：18:30

住宿地點：茶海之心酒店

（二）2014年7月26日午餐時間：12:00-14:00

晚餐時間：19:30-20：30

住宿地點：茶海之心景區

（三）2014年7月27日早餐時間：8:00

午餐時間：12:00

1）8：30-12:00參觀茶海之心景區

2）做好部分嘉賓回程工作

（三）晚宴方式：

1）圓桌形式，10人一桌

2）菜品：熱菜，涼菜，甜品

第三板塊交 通 接 送

1駕駛組應全力配合綜合協調組

1）駕駛組負責嘉賓接送（及時對嘉賓的行程跟蹤）

2）嘉賓回程安排：根據嘉賓具體實際情況安排回程事宜（及時對嘉賓的行程跟蹤）

3）備用車輛準備兩輛

第四板 塊 會 議 接 待

（一）工作內容

1、會議議程策劃：

2、編撰、印刷會議邀請函

3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；

4、會議前期報名的接待、物品分發等；

6、協助酒店住宿、餐食服務等工作；

7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；

8、提供機（車）票的訂購服務工作；

9、提供專業接待人員服務工作；

10、根據需要，提供其他公務活動服務工作；

（二）、組織機構及職責

1、綜合協調組：以行政辦公室為組織核心展開工作

（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；

（2）負責到會嘉賓信息收集、整理等對外聯系

（3）工作負責對外具體聯系落實與會嘉賓的初步行程、人數、往返時間。

（4）負責與本次會議全面對接工作；

（5）負責落實政府領導領導的接車輛安排；

（6）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作；

2、接待服務組

工作職責：駕駛組配合協調組

（1）負責嘉賓的接送工作。

（2）負責為與會嘉賓提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、等其他會議服務；

（3）根據嘉賓的實際情況，具體提供接送、車（機）票安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調配、機（車）票的訂購；接待服務人員的組織領導；

（4）負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）

3、會議現場保障組

工作職責：

（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查會議資料是否到位、多媒體播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）當地媒體邀請安排

（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

第五板塊 內 部 會 議 總 結

會議時間：2014年7月27日下午 會議地點：長博生態產業園辦公樓會議室

會議內容：對此次肉牛產業研討會做內部工作總結

第三篇：會議接待策劃方案

會議接待方案

一、會議接待前期籌備：

1、會場布置

（1）簽到臺（1 個）：

布置在酒店大堂門口

（2）指示牌（2 個）：

（其中 1 個放于酒店大堂門口，1 個放于會議室門口）

會議室：可容納260人正規劇場式，投影儀和屏幕音響設備。（桌面上需擺放

紙 筆、桌牌、水，擺放美觀、統一）

（3）會議室背景噴繪：按照主席臺背景的尺寸會議的情況制作

（4）會議室宣傳橫幅：按會場情況會議要求制作尺寸

（6）胸卡制作：按會議參加人數制作

（7）胸卡制作：按會議參加人數制作

（8）攝影、照相：在會議期間進行全程的攝影跟拍及集體拍攝、錄制光碟服務。

2.火車站接待

在火車站出站口設接待處人員，根據來客乘坐的車次到達情況持“接待XX老

師”牌，在出站口等候，接待組由此將客人集中帶出乘車抵達酒店。

3、酒店入住

1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候。

3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4.用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.自助餐，酒店要求50人開餐。

費用預算

（1）房費：

240元 / 間×80 間× 3天 =57600 元

（2）餐費：

60元 / 位×160人× 5餐 =48000元

（3）會議場地費： 4500 元 /天×2天=9000元

（4）攝影、照相師：500元/天

（5）其它：條幅200元、背景板500元、礦泉水2元×24瓶20箱=960元.胸卡3.5元×160人=560元、總計：117320元

第四篇：會議接待方案

會議接待方案

一、接待時間：2011年X月X日—X月X日

二、接待地點：

接送機地點：西寧機場

下榻酒店：XX大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）

會議地點：XX大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）

三、接待對象：

嘉賓等一行人及其陪同人員

四、接待負責人員：

總負責：接待辦

跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

五、接待前期準備工作：

1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

2．食宿安排，提前預定

3．迎接車輛安排

4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

5.相關接待人員，負責相關接待工作

六、機場接待

1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??

七、酒店入住

1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

九、會議前的籌備工作

1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

十、會議接待

1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

2.會場整理及布置

1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員

4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

十一、座談

1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

十二、會后服務準備

做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

十三、會后服務

會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店

第五篇：會議接待方案

會議接待策劃方案

為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：

一、會議主題：客戶培訓

二、會議時間：2017年8月23日——24日

三、會議地點：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳

四、參會人數：110人左右

五、工作職責

（一）會務期間招待、安排及接待工作。做到態度熱情，服務周到，食宿安全。

（二）會議會場布置和組織工作。

（四）做好出席會議嘉賓、客戶的組織聯絡工作。

（四）負責組織、協調，會務的方案設計,各種票證制作和物料采購。

（五）做好賓客的迎送、住宿、乘車等具體接待事宜。

（六）組織好會務期間客房、餐廳、和會議室的食品安全、通信、設備保障工作。

六、具體工作任務

會前：會議舉辦場所確定后，與領導確認會議接待方案費用標準等。制定會議工作人員服務標準及會議接待流程。

（一）準備會議物料（會務組任務）

1、確定邀請嘉賓及客戶名單、接待資料、會議配套的商務服務，將航班、車次及抵達時間報接待組。

2、確定領導發言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據參會人數印刷。

3、制作票證：桌簽：15cm×40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。

4、統計人數，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統一裝袋。

5、根據會議會場布置要求準備好廣告牌、歡迎標語、宣傳標語、噴繪、展架等設計，制作。

（二）會場布置：主席臺搭建及座區安排（會務組任務）。（1）宣傳推廣用品的準備:

1、懸掛橫幅：（酒店門口和會場內部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。

2、導引牌：（3-4個，擺放在分岔口）引導客戶按照指定路線到達會場

3、易拉寶：（需要制作三種內容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產品服務介紹）分別擺放在會場進口的兩邊（2）重點做好會場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區標牌、并擺放桌簽。

（3）做好會議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。

（4）根據會務組要求布置好（廣告牌、會議標語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風、多媒體、投影儀及服務員安排）按部落實到位。（5）安排好公司展示及宣傳設備的擺設位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發生。

（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。

（三）會議報到安排：

成立生活服小組負責住房登記（用餐）和引導（引導至房間、餐廳、電梯、會議室）

1、據酒店提供的房況表，會務組人員要協商確定參加會議人員的房間，選定專家、門店培訓人員及主要領導入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費品撤銷等工作。

2、做好與會人員的聯絡和接待工作。發放相關資料、卡證、餐券等，分發房間號統一辦理入住手續。

3、向嘉賓告知酒店名稱、生活組負責人姓名，聯系方式等。

4、對接酒店: 做好接待工作，叫早服務、開會時間提醒服務。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負責生活安排，告知注意事項，做好食宿接待各項準備工作以及最后的退房工作。

5、成立生活服務組，具體管理就餐住宿事務，確保會議期間的生活服務。安排用餐時間人數、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

備注：培訓人員同性別的4人一個房間（雙人標間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨安排房間。

會中：

1：提前檢查會議室以及餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單、茶點及相關服務到位情況。

2、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙

3、安排司儀在會場入口處迎接來賓

4、第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。

5、確認特殊客人（含相關部門領導、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。

6、協調會議期間的交通工具的安排。

7、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。備注：（第二天同樣標準執行）

會后：

1、收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。

2、會務總結、評估、會議代表的意見反饋及處理。

3、匯總參會人員的相關資料。

4、與會議協辦方的費用結算工作。備注：（第一天會議結束后，應及時召開總結會議，總結當天問題，并落實第二天會議安排。）

七、人員配置：

（一）會前布置：

1、工作人員必須在活動前一天的下午13:00到達酒店，先確定嘉賓及客戶的房間安排；14:00去會場開始布景布置；16:00完成布景，開始節目演練彩排；18:30結束演練彩排。

2、工作人員于23日上午08：30準時安排就位，設接待人員六名（四人負責現場接待，兩人負責房卡辦理手續）。

（二）會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名工作人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名工作人員負責會場內引領疏導等工作；另一名工作人員負責相關物品的保管與禮品發放。

（三）會后布置：培訓完畢后，可按兩名員工，進行疏導與會人員離開會場，引領他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導回會場繼續開展會議培訓，晚餐也參照此流程。

（四）總結會：當日活動結束后，所有工作人員必須在指定房間參加會議，總結當天活動問題，提出建議，同時進一步落實第二天活動安排。

（五）分組安排： 總指揮:章總 現場協調：林老師

1、生活服務組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統行

湯娟和謝小釵：負責和酒店對接住宿事務以及簽到臺簽到工作。其他人：分別負責對自己服務的店家人員開展接待引領、住宿手續辦理、用餐引領、服務咨詢等事務。

2、會務組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰

吳小慈：負責會場座次擺設、餐廳餐位擺設、引領設置以及現場和酒店方對接等工作

黃春蕊：負責所有的會議物資管理 王奎：負責車輛管理和現場拍照工作

朱紹業：負責宣傳物品管理、會場設備對接以及現場裝點布置的工作 章杰：協助黃春蕊

高彥寧、陳馨皓：現場機動安排，無特殊安排時主要協助吳小慈現場舞臺對接工作。

備注：（所有工作人員在活動期間必須統一穿工裝）

八、接待禮儀

1、為樹立公司良好形象，公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：您好，歡迎光臨！請這邊走等；會議結束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨我們吉祥醫美總部等。

2、在接待客戶時，需按照標準的商務禮儀，嚴格要求自己的形體以及行為舉止。比如：引導客戶時要面帶微笑，手指并攏，手心朝上，切忌“指點江山”等

吳小慈 2017.08.21