第一篇：會議接待流程方案

會議接待流程方案

1.大門口設歡迎調幅、歡迎牌，門口有接待員，隨時指引客人。

2.大廳內設簽到臺、指示牌等。

3.酒店簽到：客人簽到，發放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、會議安排等。前臺接待負責引領客人簽到，并詳細了解會議安排及流程，以便為客人解決疑惑或者不明之處。

4.會議住宿：房務中心負責客人入住房間后的確認，詢問是否有特殊要求。

5.會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲

6.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品。7：會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認 8：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

9.每個路口設置專門負責的人員，負責引導客人。

10.因為主題會議是養生，所以在會場所用的茶水應該有所講究。

11.在會議間歇可以播放一些很寧靜的音樂，舒緩客人的情緒

第二篇：會議接待流程方案

會議接待流程方案

一、會前服務

1、與會議主辦方洽談會議初步方案。

2、我中心為會議主辦方提供會議報價：

（1）前往召開會議城市所需要的飛機票價、火車車票的交通信息。（2）會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。（3）機場、火車站接站安排。

（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。（5）會議流程方案。（6）會后旅游行程安排。

3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預付定金。

4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

5、會議展板、展架、橫幅的制作。

6、會議各種用品的運輸、托運工作。二：會中服務

1：會務組：會務組工作人員的工作安排和分工要求。2：機場接站：專人負責機場，車站的接站服務。

3：酒店接待：會議室歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。4：酒店簽到：客人簽到，發放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機票、火車票、會后旅游登記、收取會議費等。5：會議住宿：客人入住房間后的確認，詢問是否有特殊要求。6：會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

7：會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品。8：會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認 9：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。10：會議留影：會議代表合影留念及攝像服務。

三：會后旅游：旅游行程、住宿、用車、用餐、導游、保險的服務。四：會后服務

1：結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳

2：資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。

會議接待方案

一：我公司在承辦會議方面積累了豐富的實際工作和實際操作經驗，以自己票務方面獨有的優勢，使您的會議工作輕松便捷、有條不紊；使您可以更專心自己的工作，不必為會議的瑣事而分心勞神，而且還會將會議舉辦得更加圓滿和精彩，取得意想不到的收獲！會議策劃簡介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

會議接待程序：

1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。

2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。

3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。

5、我們將為您提當地大酒店3－7優惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各星級酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規范、經濟的會議策劃及籌辦工作。

7、無論在當地哪里舉辦會議，我們都會有專業人員24小時為您服務，包括從開始的預定酒店到最后訂票送站，我們會根據您的要求精心策劃、落實、負責到底。

8、我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品、紀念品的設計、生產一條龍服務，我們將根據會議的具體需求設計印刷品或紀念品的樣式、內容、選擇圖案等，為您的印刷品或紀念品指定專門的廠家印刷以及生產，并將根據您的需求，提前把印刷品或紀念品送到會場或指定位置。

第三篇：會議接待方案及細節流程

會議接待方案及細節流程

會議接待方案：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。（視具體情況而定）

7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

會議接待細節流程：

一、會前服務

1、辦方洽談會議初步方案。

2、公司為會議主辦方提供會議報價：

（1）前往召開會議城市所需要的飛機票價、火車車票的交通信息。

（2）會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。（3）機場、火車站接站安排。

（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。（5）會議流程方案。

3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預付定金。

4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

5、會議展板、展架、橫幅的制作。

6、會議各種用品的運輸、托運工作。二：會中服務

1、會務組：會務組工作人員的工作安排和分工要求。

2、機場接站：專人負責機場，車站的接站服務。

3、酒店接待：會議室歡迎調幅、歡迎牌、指示牌等的擺放。

4、酒店簽到：客人簽到，發放房間鑰匙、會議材料、禮品、登記返程機票、火車票等。

5、會議住宿：客人入住房間后的確認，詢問是否有特殊要求。

6、會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

7、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品。

8、會議餐飲：用餐時間、用餐標準的確認。

9、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

10、會議留影：會議代表合影留念及攝像服務。

三、會后旅游：旅游行程、住宿、用車、用餐、導游、保險的服務。（視實際情況而定）

四、會后服務

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。

第四篇：會議接待流程

會議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設備

桌椅、名牌、音響設備

1會議資料準備 4人員安排 7會議報到 目錄 2設備及設施準備 5發票的開據 8會議期間

3會前準備工作 6會議接站 9會議結束工作

會議資料準備

1:會議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據參會

人數印刷。

2:會議資料(主辦單位提供)3:領導發言稿(主辦單位提供)4:《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。5:項目執行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設計稿 8:歡迎布標、會議室布標 9:會議禮品(按參會人數準備)10:會議代表證

設備及設施準備

1.桌椅、名牌(現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌)、茶水

桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽器材

現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。5.資料、樣品

如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

會前準備工作

1:根據會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(會標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排)按部落實到位。2:據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛工作。

3:提前兩天檢查餐廳環境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。

4:提前兩天完成會議所需的代表證、發放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。

5:與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛、樓層行查，杜絕安全 隱患的發生。

6:醫療保障，配備醫療人員，解決突發事件。提前購買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設備包括:體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時聯系就醫。7:在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。四:會議其它費用開支預算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會標準6:水果7:紀念品8:資料打印、復印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據會議人數需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員(至房間、餐廳、電梯、會議室)2:會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務 3:攝影組:根據會議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據會議實到人數，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如:專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。

5:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車一位優秀導游，負責代表的服務 6:生活小組:此小組負責會議用餐的時間、人數及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務

發票的開據

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據代表需要，開具正式發票及酒店的住宿發票。

會議接站

會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門出站口，一塊設在提取行李出口處。火車站或者飛機場設一塊醒目接站牌。

會議報到

1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”“簽到處”

2:報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。

4:根據會務組要求傳達通知、指示，準確發放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5:代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存 6:當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發給代表 7:會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

會議期間

1:要求酒店落實叫早服務

2:準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發生的問題，確保會議正常進行

3:會議室布置情況落實

4:安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5:及時統計票務預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋 6:與酒店公司財務人員協調好票據的開取

7:準備統計返程的人數、時間、日期、確定代表返程

會議結束工作

1:會議結算

1:我向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數、天數、實際用餐人數、用餐標準、考察人數及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤 2:向會務組提供所需發票 3:返還會務組附加的會議利潤 2:會議返程

1:根據代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送麗江特色精美禮品

第五篇：會議接待流程

會議接待流程

會前準備工作

1、接到會議通知單后確認出席會議的人數，會議類型、名稱，主辦單位，會議日程安排，會議的賓主身份，會議標準，會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。

2、調配人員、分工負責。會前，會議主管要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意事項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作。

3、確認會議廳內各種用具和設施符合會議通知單要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到臺高插花、會議桌、椅/椅套、臺布、臺裙、臺卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認會議設備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺/講臺礦水及杯具、講臺花、激光筆、白板（紅/藍/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調試好相關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調節）

5、核對會議橫幅&指示牌內容、時間同會議通知相符并放置指定位置。

6、對會場人數、臺型及要求進行最后確認，也可根據客人要求現場改動。客人現場布置提出合理改動要求時，服務人員要積極主動配合。客人布場時提醒客人有損公司設施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會場整體是否符合會議擺臺標準：臺面要整潔，臺布、椅套、臺裙要挺括無皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺標準。會議擺臺標準： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會議人數配放，每人一套。還要準備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。

第三，如果與會人數較多，或會場服務不方便，可適當增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料

根據會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。

8、V.I.P.會議要確認V.I.P接待廳準備妥當、落實廳內沙發、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質）、燈光照明、空調、電視機、頻道設置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。

9、茶歇區域放置合理，檢查茶歇擺放標準。

10、確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數量）

11、檢查“會議進行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務中心派人清掃公用衛生間，并派專人職守。

13、會議開始前三十分鐘需把會議室擺臺再次檢查一遍，包括開空調，開燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應方核對。

14、每個會議開始前會議主管應和會議主持人進行一次整個會議細節的梳理，包括所需設備核實及臺型的再次確認。并檢查會議指示牌是否正確擺放，內容是否正確。

會議迎候服務（會議開始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會務組人員的工作，請賓客簽到、發放資料、引領賓客就坐。

2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。

3、V.I.P.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項目經理、會議主管分別迎候。

會議服務程序

1、服務人員主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數、確認茶歇時間，做到心中有數。

2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、詢問客人是否需要衣帽服務，提供寄存服務時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務人員再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。

5、V.I.P.會議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認識可稱呼領導姓名），同時提供衣帽服務。

6、先到達的客人入座后，提供茶水服務。主席臺客人入座，要提供拉椅服務，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會場時，迎賓員指引帶入會場（行進時保持2米左右間距）。

8、服務人員根據會議進程，進行燈光調節，確保燈光達到會議要求。

9、客人入座后開始沖泡茶水，會議開始后十分鐘進行第二次茶水的補充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務動作要輕、穩，按上茶服務規范進行，特殊情況按客人要求服務。（如：培訓會議茶歇時進場斟添茶水）

10、服務人員根據客人指定茶歇時間提前燒煮茶和咖啡，擺放點心、水果等食品。

11、根據會議進程主動提供話筒傳遞服務。

12、服務人員時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現場管理。

13、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。

14、服務人員要保持主動服務，加強同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會議中間休息，要盡快整理會場（如：臺椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務要注意及時添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復整潔。

會議結束服務

1、打開會議廳大門，引領主席臺客人到梯口。

2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯系服務中心替客人將物品清場。

3、服務人員應站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項目經理或會議主管送達梯口道別。

4、衣帽服務人員核對客人牌號后，迅速交遞客人衣帽，做到準確，無誤。

5、會議主管和服務人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備有否損壞，如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。

6、找合適機會詢問主辦方意見或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見或建議進行書面記錄。

9、通知服務中心派人清掃會議現場、桌椅歸位，撤下會議所用物品。

10、將會議用具，設備整理好歸倉，關閉空調，照明設施，電源設施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。