第一篇：大型會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程

1會(huì)議資料準(zhǔn)備 1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì) 人數(shù)印刷。

2：會(huì)議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報(bào)到冊》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）6：展板所屬圖片（主辦單位提供）7：廣告牌設(shè)計(jì)稿 8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo) 9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）10：會(huì)議代表證

2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。

會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各種視聽器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5.資料、樣品 如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。

6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板

會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語橫幅。

為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

3會(huì)前準(zhǔn)備工作

1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場布置（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。基本設(shè)備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。

7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四：會(huì)議其它費(fèi)用開支預(yù)算

1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它

4人員安排

1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）

2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見等活動(dòng)的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù) 5發(fā)票的開據(jù)

在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

6會(huì)議接站

會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。火車站或者飛機(jī)場設(shè)一塊醒目接站牌。

7會(huì)議報(bào)到

1：在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2：報(bào)到登記時(shí)，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5：代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存 6：當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表 7：會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表

8會(huì)議期間

1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)

2：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問題，確保會(huì)議正常進(jìn)行

3：會(huì)議室布置情況落實(shí)

4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車票的登記

5：及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋 6：與酒店公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

7：準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程

9會(huì)議結(jié)束工作

1：會(huì)議結(jié)算

1：我向會(huì)務(wù)給出書面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤

2：向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票 3：返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤 2：會(huì)議返程

1：根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2：可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送特色精美禮品

第二篇：大型招商會(huì)議組織接待流程實(shí)施辦法

大型招商會(huì)議組織接待流程實(shí)施辦法

大型招商會(huì)議（簡稱“會(huì)議）是一種重要的商務(wù)活動(dòng)，作為重要的交流形式，會(huì)議能夠通過面對(duì)面交流、身體語言的溝通，使所有參會(huì)人員對(duì)交流的信息能夠做出更全面的理解，會(huì)議提供雙向的交流機(jī)會(huì)，可以提問、回答、討論等等，要開好會(huì)議，會(huì)議的組織、會(huì)議與活動(dòng)的組織流程及實(shí)施是一個(gè)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌５谝徽?/p>

會(huì)前籌備

會(huì)前籌備：是會(huì)議和活動(dòng)舉辦前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作是會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，會(huì)前籌備包括：

一、大型招商會(huì)議時(shí)間的確定

確定大型招商會(huì)議時(shí)間要考慮單位的工作任務(wù)周期，選在周末的時(shí)候，大家相對(duì)不太忙，爭取應(yīng)參加會(huì)的人員都能夠參加。為使大型招商會(huì)議有充分的準(zhǔn)備，一般至少給出2-5周的時(shí)間提前讓參與活動(dòng)的人了解活動(dòng)的安排。因此，大型招商會(huì)議時(shí)間的確定是一個(gè)非常重要的決策，要盡早進(jìn)行。

二、大型招商會(huì)議議程的安排

大型招商會(huì)議議程是會(huì)議要討論的項(xiàng)目列表，大型招商會(huì)議的目的就是在對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會(huì)議方案的靈魂，是大型招商會(huì)議是否能夠成功的關(guān)鍵。因此，議程是整個(gè)大型招商會(huì)議籌備前需要最早確定的事情之一。

大型招商會(huì)議通常的內(nèi)容包括：企業(yè)概況、企業(yè)文化、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)趨勢、市場分析、技術(shù)介紹、成功案例、推廣方案（營銷策略或模式）、合作前景、合作優(yōu)勢、公司支持、合作方式及費(fèi)用、合作流程、盈利分析、權(quán)益分配、代理商感言、商戶感言等。

在制訂議程的時(shí)候，要根據(jù)工作需要、預(yù)算等因素來考慮選擇哪些內(nèi)容是一定需要的，哪些內(nèi)容是備選的，哪些項(xiàng)目是全體人員參與，哪些項(xiàng)目是部分人員參與。

三、大型招商會(huì)議的三類相關(guān)人員

大型招商會(huì)議通常有三類相關(guān)人員：

1、領(lǐng)導(dǎo)小組、2、籌備與接待人員

3、參會(huì)人員（嘉賓和員工）。

1、領(lǐng)導(dǎo)小組

領(lǐng)導(dǎo)小組是所有重要事項(xiàng)的決策人，包括會(huì)議時(shí)間、議程、邀請人員、地點(diǎn)等等，為整個(gè)會(huì)議定下基調(diào)；

2、籌備與接待

籌備與接待人員的職責(zé)是：按照領(lǐng)導(dǎo)的安排，為領(lǐng)導(dǎo)小組提供大型招商會(huì)議籌備的具體細(xì)節(jié)，提供備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策，在大型招商會(huì)會(huì)議過程中進(jìn)行接待，并處理突發(fā)事件，因而也是承擔(dān)會(huì)議成敗重要責(zé)任的人員，一個(gè)會(huì)大型招商會(huì)議通常是千頭萬緒的，籌備與接待人員是否有好的方案，考慮是否周全，會(huì)很重要。①精心策劃

要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到我單位造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。

在接到接待任務(wù)時(shí)，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊(duì)人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習(xí)慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的基礎(chǔ)。根據(jù)這些基本資料，提出接待規(guī)格和接待方式并制定接待方案，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、會(huì)議（會(huì)見）、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新，制作接待工作清單，對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。然后報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。②規(guī)范運(yùn)作

每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放、接待人員的著裝和精神面貌等等，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。

在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對(duì)來賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。

籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場地、布置會(huì)場；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來參會(huì)人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)招商與其他活動(dòng)；⑥要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的接待事宜，等等。③參加人員

會(huì)義要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請？等等，都要想周全了。

在制訂參會(huì)人員名單的時(shí)候，有這樣一個(gè)原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請，不然會(huì)傷害未被邀請的人的感情。

3、制定接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)：

在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺(tái)；誰是會(huì)議的主持人；誰要在會(huì)議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計(jì)劃。

(1)、根據(jù)來賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計(jì)劃，做到讓客人高興而來，滿意而歸。

(2)、根據(jù)來賓級(jí)別確定接待規(guī)格和接待方式。

(3)、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。(4)、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。

(5)、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來賓身份預(yù)定房間，會(huì)客室（會(huì)議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。

(6)、提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會(huì)，明確任務(wù)分工，落實(shí)到人（會(huì)議記錄、照相、攝像）(7)、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計(jì)劃，申請接待費(fèi)用。

5、安排食宿

（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號(hào)應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。

（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡。客人用房： 各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號(hào)），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號(hào)一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時(shí)檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。

（4）、根據(jù)來賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。

（5）、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價(jià)廉物美。

（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點(diǎn)或預(yù)先點(diǎn)好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅(jiān)決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請時(shí)根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)。

6、接待車輛

（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗(yàn)豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗(yàn)和禮儀知識(shí)。

（2）、用車接客時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時(shí)，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時(shí)，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。

（3）、根據(jù)來賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊(duì)行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時(shí)間及地點(diǎn)，以免行進(jìn)中發(fā)生錯(cuò)位。每臺(tái)車都將有明顯的標(biāo)志 — 號(hào)碼；每臺(tái)車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計(jì)人數(shù)；

（4）、現(xiàn)場實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計(jì)劃，實(shí)施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員和司機(jī)。（5）、根據(jù)來賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。

（6）、如果來賓 人數(shù)較多，為了在接站時(shí)避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號(hào)和住房號(hào)，并打印成表格。在來賓抵達(dá)時(shí)，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號(hào)。同時(shí)，也便于接待人員清點(diǎn)每輛車上的人數(shù)。

四、大型招商會(huì)議日程范文

大型招商會(huì)議日程，是大型招商會(huì)議開始前要發(fā)放的關(guān)于大型招商會(huì)議安排的重要文檔，讓所有參會(huì)人員了解會(huì)議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時(shí)間安排，因此，大型招商會(huì)議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個(gè)集團(tuán)使用的日程模板供大家參考。

大型招商會(huì)議日程與會(huì)議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時(shí)間安排。會(huì)議議程是在會(huì)議前期準(zhǔn)備過程中，讓會(huì)議及活動(dòng)的參加人員了解會(huì)議項(xiàng)目的文件，在會(huì)前發(fā)放，讓相關(guān)的參會(huì)人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。大型招商會(huì)議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會(huì)議地址、會(huì)議內(nèi)容的具體時(shí)間安排。

五、會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容

會(huì)議預(yù)算是會(huì)議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會(huì)議籌備期間的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，因此，籌備時(shí)，會(huì)議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議預(yù)算范本或會(huì)議預(yù)算報(bào)告上報(bào)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算包括以下6項(xiàng)內(nèi)容：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

②會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

2、場地費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

①會(huì)議場地租金：通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

②會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

③會(huì)場布置費(fèi)用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場租賃費(fèi)用中。

④其他場地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂、媒介服務(wù)等，可視會(huì)議需要進(jìn)行采購。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議

3、住宿費(fèi)用

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的在會(huì)議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。

茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。

正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

5、其他娛樂、演出、參觀、旅游項(xiàng)目費(fèi)用

會(huì)議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂項(xiàng)目的費(fèi)用，會(huì)議期間可以利用，但有些項(xiàng)目需要根據(jù)活動(dòng)安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。

6、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)議與活動(dòng)過程中，產(chǎn)生的一些臨時(shí)性費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

六、會(huì)議物品采購清單與采購人員安排

在會(huì)議的三類相關(guān)人員中，會(huì)議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個(gè)采購清單，并安排好會(huì)議采購人員，會(huì)使采購進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。

會(huì)議物品采購、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容：

1、會(huì)議場地租用，可參考：會(huì)議地點(diǎn)的選擇

會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。會(huì)議場所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場地對(duì)參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對(duì)于籌辦人員來講，場地選擇是個(gè)重要的事情。

如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會(huì)議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于中、小型招商會(huì)議與活動(dòng)。

由外部的服務(wù)商提供的會(huì)議場地，通常有三類地點(diǎn)：①賓館、酒店、②會(huì)議中心、③飯店這幾類場所。①賓館、酒店

許多賓館有專門接待商務(wù)會(huì)議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時(shí)能夠提供住宿和餐飲，因此，對(duì)于有食宿需求的會(huì)議，是很合適的選擇。②會(huì)議中心

會(huì)議中心屬于專業(yè)從事會(huì)議服務(wù)的場所，通常有適合各種規(guī)模的會(huì)議室；有專業(yè)的會(huì)議相關(guān)設(shè)施；精通會(huì)務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會(huì)議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店

飯店有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。

會(huì)議場地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對(duì)場地不是非常了解，有些會(huì)議場地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過去開會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來不及了。

如果由于各種原因無法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會(huì)議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對(duì)場地的評(píng)價(jià)，了解場地的設(shè)施等級(jí)。可以通過16個(gè)項(xiàng)目評(píng)估會(huì)議地點(diǎn)。

1、住宿預(yù)訂

2、車輛使用及租賃安排

3、票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇

4、音像輔助設(shè)備租賃

5、會(huì)場布置所需物品訂制，如指示牌、會(huì)標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。

會(huì)場布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場布置通常由會(huì)議場所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場布置之前，通常會(huì)出個(gè)會(huì)場布置方案，甚至畫出會(huì)場布置的效果圖，報(bào)告給會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組來審批。會(huì)場布置總體要求：

會(huì)場布置要與會(huì)議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容可把會(huì)場布置為：喜慶熱鬧的、動(dòng)感活躍的、嚴(yán)謹(jǐn)商務(wù)的等等。

會(huì)議場所的室外布置——會(huì)議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：

1、主會(huì)標(biāo)

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導(dǎo)牌

7、燈箱

8、簽到臺(tái)

9、休息座椅等

會(huì)議場所的室內(nèi)布置——會(huì)議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：

1、會(huì)標(biāo)、背景板

2、主席臺(tái)、聽眾席、演講臺(tái)的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設(shè)備

5、燈光、電源設(shè)備

6、茶點(diǎn)

7、禮品、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、演出道具采購清單

8、餐飲、水果、飲用瓶裝水等

9、接待物品采購，包括：吊帶、胸牌、姓名卡、桌卡、簽到簿、簽到筆、指示牌、紙筆等辦公用品

10、會(huì)議相關(guān)印刷品需要提前確實(shí)內(nèi)容，提供印刷服務(wù)供應(yīng)商，以確保在會(huì)議召開前印刷完成。會(huì)議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會(huì)議宣傳單、代表名錄、會(huì)議日程表、參會(huì)人員信息登記表、會(huì)議評(píng)估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、廣告材料等

11、與會(huì)議相關(guān)的其他物品

各類物品的采購、訂制、租賃，都要選擇可靠的供應(yīng)商，以免出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)不到要求、送貨不及時(shí)、售后服務(wù)跟不上等問題

七、請柬、邀請函的7項(xiàng)信息

有些會(huì)議或活動(dòng)需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給他們發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會(huì)議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會(huì)議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)7類信息，在此提供請柬與邀請函范文供參考。請柬與邀請函具備的7項(xiàng)信息：

1、活動(dòng)類型

2、活動(dòng)日期、時(shí)間 與會(huì)期

3、會(huì)議邀請者與被邀請者

4、會(huì)議地點(diǎn)

5、是否需要回復(fù)

6、提供的餐飲

7、其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等

請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時(shí)間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會(huì)議與活動(dòng)的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會(huì)議，請柬與邀請函的預(yù)算越高；對(duì)有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對(duì)回復(fù)要及時(shí)登記，以便統(tǒng)計(jì)精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項(xiàng)時(shí)，非常重要，也與會(huì)議的預(yù)算密切相關(guān)。

第二章

會(huì)議地點(diǎn)的選擇

會(huì)議地點(diǎn)的選擇是屬于會(huì)前籌備的一部分，但單獨(dú)作為一節(jié)來講，是因?yàn)闀?huì)議地點(diǎn)選擇的非常重要，甚至是影響會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素，參會(huì)人員對(duì)會(huì)議感受、會(huì)議預(yù)算都與會(huì)議地點(diǎn)的選擇關(guān)系密切。

一、會(huì)議地點(diǎn)評(píng)估的幾個(gè)項(xiàng)目

在選擇會(huì)議地點(diǎn)后，要對(duì)會(huì)議場地進(jìn)行評(píng)估，可參考如下幾個(gè)項(xiàng)目：

1、會(huì)議場地交通便利程度、是否能夠提供班車、班車是否免費(fèi)

2、停車場

3、安全情況、保安服務(wù)質(zhì)量

4、電信聯(lián)絡(luò)便利性

5、裝修與外觀

6、清潔程度

7、大堂、衛(wèi)生間裝修、設(shè)施、清潔

8、食品、茶點(diǎn)（可參考：會(huì)議的食品飲料安排）

9、餐飲服務(wù)水平

10、工作人員表現(xiàn)

11、服務(wù)水平

12、供暖、空調(diào)、照明設(shè)施

13、住宿設(shè)施

14、音像輔助設(shè)備

15、休閑設(shè)施

16、其他設(shè)施與服務(wù)

以上項(xiàng)目最好能列個(gè)表，逐項(xiàng)按好、中、差打分。在會(huì)議籌備階段，先選擇2-3個(gè)備選地點(diǎn)，逐一列出其優(yōu)劣，提交會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)小組決定最終的會(huì)議地址，以將保障會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)議要求相符合。

會(huì)議座位安排，如何安排會(huì)議座位是會(huì)議籌備人員不能忽略的一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)議室座位安排既要保證所有的參會(huì)人員能夠看到和聽到發(fā)言人的發(fā)言，還要考慮就座的禮儀，會(huì)議座位安排禮儀。

二、會(huì)議的食品飲料安排

會(huì)議籌備過程中，一定要事先確定各類用餐的次數(shù)，把每次用餐都考慮周全，并確定所有用餐的時(shí)間、提供者、菜單與費(fèi)用。

安排食品飲料時(shí)，需要了解是否有特別飲食要求的參會(huì)人員，如素食或清真食品。會(huì)議的食品飲料有兩類：

1、茶點(diǎn)

茶點(diǎn)包括會(huì)中茶點(diǎn)、咖啡、茶，在會(huì)議期間提供。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

可以放在會(huì)議室內(nèi)的桌上供參會(huì)人員享用，也可以放在會(huì)議室外部，由參會(huì)人員外出休息時(shí)享用，具體提供時(shí)間、種類、數(shù)量、服務(wù)要求，需事前則會(huì)議籌辦人員與會(huì)議場所提供商協(xié)商。

2、正餐

正餐分為午餐、晚餐、早餐。午餐因會(huì)議通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性質(zhì)，以安排自助餐為主；晚餐系主要用餐，通常是會(huì)議程序的一部分，擁有較正式的規(guī)格，期間可能會(huì)安排領(lǐng)導(dǎo)講話、用餐人員相互敬酒等環(huán)節(jié)；早餐除非是安排好的早餐會(huì)，通常是非正式的，僅為住宿人員提供，費(fèi)用包含在住宿費(fèi)用中，在預(yù)定住宿時(shí)，要與住宿提供者協(xié)商早餐的安排。食品飲料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、內(nèi)部食堂；

2、外部餐飲提供商，包括小型餐飲公司、飯店；

3、會(huì)議或住宿場所提供；

4、自行采購，有些茶點(diǎn)、飲料可自行采購。

三、音像輔助設(shè)備

安排任何會(huì)議與活動(dòng)，都應(yīng)該事先確定是否需要在會(huì)議室使用音像輔助設(shè)備，由于音像輔助設(shè)備能夠表現(xiàn)事先準(zhǔn)備的內(nèi)容，會(huì)議室設(shè)備是否準(zhǔn)備妥當(dāng)會(huì)影響會(huì)議的效果，所以，使用音像輔助設(shè)備有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①可事先準(zhǔn)備圖片與圖表，便于觀眾理解演講的內(nèi)容；②運(yùn)用音像輔助設(shè)備能夠顯示專業(yè)的演講與報(bào)告水平；③音像輔助設(shè)備可顯示現(xiàn)場書寫的內(nèi)容，方便與觀眾溝通；④幫助觀眾集中精力聽講與討論，而不需要做筆記。

會(huì)議常用的音像輔助設(shè)備有以下7類：

1、白板

白板通常能在上面進(jìn)行書寫的鐵制大塊白板，可反復(fù)擦除上面的筆跡，也可以用磁吸將紙張粘在上面展示內(nèi)容，因此，在準(zhǔn)備白板的同時(shí)，要準(zhǔn)備白板筆、板擦、磁吸（也叫磁釘、磁扣、磁粒、磁貼）、大張的白板紙、打印紙等。

2、計(jì)算機(jī)

有些演講人不方便攜帶筆記本電腦，可將其演講、展示的內(nèi)容事先拷貝到會(huì)議室的計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、圖表，甚至是動(dòng)畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，計(jì)算機(jī)也是會(huì)議室常備的音像輔助設(shè)備之一。

3、投影儀

投影儀可以把計(jì)算機(jī)屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會(huì)議室的重要設(shè)備。

在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)及投影儀的時(shí)候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。

4、畫架、活動(dòng)掛圖

畫架上面可掛多層白板紙，方便在會(huì)計(jì)過程中，由主持人、演講人、報(bào)告人記下與會(huì)人員的討論過程、重要觀點(diǎn)，畫架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便攜式的圖板，展示會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會(huì)議組織者事前準(zhǔn)備好，擺放在會(huì)議室相關(guān)位置。

6、音響設(shè)備

視會(huì)議室的大小及演講者的需要，提供麥克風(fēng)、音箱等，必要的音響設(shè)備。

7、其他設(shè)置

會(huì)議時(shí)，要使用何種音像輔助設(shè)備需事先與演講人、報(bào)告人進(jìn)行溝通，并按他們的要求準(zhǔn)備。如果會(huì)議場地沒有足夠的音像輔助設(shè)備，就需要會(huì)議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先事先在會(huì)議場地布置好。第三章

會(huì)議過程控制

一、會(huì)議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)

會(huì)議接待是參會(huì)人員對(duì)會(huì)議評(píng)估的重要要點(diǎn)之一，會(huì)議接待是整個(gè)會(huì)議過程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議接待方案準(zhǔn)備、會(huì)議接待禮儀、會(huì)議接待注意事項(xiàng)，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個(gè)會(huì)議的重要內(nèi)容，對(duì)于大型招商會(huì)議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會(huì)議接待方案。

會(huì)議接待中要注意的事項(xiàng)為：

1、妥當(dāng)安排接待人員

會(huì)議的接待人員一定要安排好，保證在會(huì)議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時(shí)候，都有接待人員為參會(huì)者提供服務(wù)。為保證安排好接待人員的工作，會(huì)議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩?/p>

對(duì)會(huì)議接待人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉會(huì)議的日程安排、會(huì)議場地情況、意外情況處理辦法案等。

2、充足準(zhǔn)備接待資料

在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個(gè)參會(huì)人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個(gè)人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：

1、胸卡或吊牌

2、參會(huì)人員名單

3、參會(huì)人員登記表、簽到表

4、辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本

5、會(huì)議日程

6、關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息

7、會(huì)議相關(guān)印刷品

8、會(huì)議評(píng)估反饋表

9、其他會(huì)議信息

為每個(gè)參會(huì)人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個(gè)資料袋中，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。會(huì)議接待前注意了這2個(gè)問題后，會(huì)議的接待就能圓滿地進(jìn)行。

二、會(huì)議意外事件處理、意外事件處理預(yù)案

會(huì)議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會(huì)的人員較多，組織者要對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行控制，需要制定意外事件處理預(yù)案以應(yīng)對(duì)會(huì)議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對(duì)性地制定意外事件處理預(yù)案呢？

會(huì)議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會(huì)發(fā)生，以下幾個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問題：

1、人員

會(huì)議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會(huì)因?yàn)樯　⑵渌匾马?xiàng)而無法出席會(huì)議，或者因?yàn)榻煌▎栴}，而無法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場。

處理預(yù)案：

1、為每個(gè)重要角色準(zhǔn)備后備人選；

2、會(huì)議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會(huì)議接待人員及時(shí)反饋交通、天氣變化；

3、及時(shí)調(diào)整會(huì)議日程，例如增加提問時(shí)間，以應(yīng)對(duì)某個(gè)發(fā)言人的缺席。

2、場地

會(huì)議場地可能會(huì)出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會(huì)議室無法按時(shí)提供；為參會(huì)人員預(yù)訂的客房不足；會(huì)議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。

處理預(yù)案：大型會(huì)議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因?yàn)闀?huì)議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會(huì)人員已經(jīng)匯集過來了，很難準(zhǔn)備一個(gè)備選地點(diǎn)，因此，會(huì)議場地在選擇時(shí)，一定要選擇有信譽(yù)的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時(shí)提供備選場地，或者是備選日程安排。

3、音像輔助設(shè)備

音像輔助設(shè)備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。

處理預(yù)案：在會(huì)議籌備時(shí)，一定要了解會(huì)議的音像輔助設(shè)備的狀況，保障設(shè)備能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，確保能及時(shí)找到設(shè)備維護(hù)的人員或服務(wù)商，必要的情況下，要準(zhǔn)備備選設(shè)備。組織者在參會(huì)時(shí)，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。

4、會(huì)議資料

會(huì)議資料可能會(huì)出現(xiàn)短缺；或者因?yàn)閺?fù)印設(shè)備、打印設(shè)備的故障而無法按時(shí)按量提供；會(huì)議相關(guān)印刷品的供應(yīng)商，可能無法按時(shí)將資料送達(dá)等等。

處理預(yù)案：要事先了解會(huì)議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會(huì)議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無法解決，要及時(shí)向參會(huì)人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。

5、其他意外情況

其他可能存在的問題，如參會(huì)人數(shù)不足，或超過預(yù)期；突發(fā)安全事故，等等。第四章

會(huì)議總結(jié)

會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要，同樣作為會(huì)議情況的記錄方式，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么不同呢？

一、會(huì)議記錄格式的2個(gè)部分

會(huì)議記錄對(duì)于會(huì)議來說，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議記錄工作，寫好會(huì)議記錄是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議記錄怎么寫？本文提供會(huì)議記錄的范文與會(huì)議記錄格式供參考。會(huì)議記錄格式包括3個(gè)部分：

1、會(huì)議組織情況

要求寫明：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。

2、會(huì)議過程及發(fā)言內(nèi)容

記錄會(huì)議的實(shí)際過程，有時(shí)候會(huì)與《會(huì)議日程》的安排不同，需要通過會(huì)議記錄記錄下來。

對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，可以詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言；也可以摘要性記錄，只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會(huì)議。

除發(fā)言外，會(huì)議記錄還應(yīng)忠實(shí)記錄會(huì)議上的有關(guān)動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)加入的環(huán)節(jié)、會(huì)議的中斷、休息以及別的重要的會(huì)場情況等，也應(yīng)予以記錄。

會(huì)議記錄還要將會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。

二、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別

會(huì)議紀(jì)要對(duì)于會(huì)議來說，是會(huì)議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。安排好會(huì)議紀(jì)要工作，寫好會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議組織者的一項(xiàng)重要工作。會(huì)議紀(jì)要怎么寫？本文提供會(huì)議紀(jì)要范文與會(huì)議紀(jì)要格式供參考，并說明會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的不同。

會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的主要區(qū)別有2點(diǎn)：

1、性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。

2、功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

第三篇：大型會(huì)議接待方案策劃及服務(wù)流程

大型會(huì)議接待方案策劃及服務(wù)流程：

一． 會(huì)前

1． 與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2． 提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。

3． 派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4． 確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二． 會(huì)中

1． 會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2． 會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3． 會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4． 會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5． 會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6． 會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7． 會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8． 會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三． 會(huì)后

1、結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊。

3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。

第四篇：2015大型會(huì)議接待方案

2015大型會(huì)議接待方案

第1篇：大型會(huì)議接待方案

（一）會(huì)議接待方案的含義

會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文案，屬于會(huì)議專題策劃方案，可以包含在會(huì)議總體方案中，也可以單獨(dú)擬寫，作為會(huì)議總體方案的附件。

（二）會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容

1．接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團(tuán)名義來訪的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2．接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。

3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。

4．接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。5．接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。

6．接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè)置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組，分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。

7．接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排，有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不寫這一部分的內(nèi)容。第2篇：大型會(huì)議接待方案

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會(huì)場布置、會(huì)場布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。(1)懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。

(2)設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

(3)確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場區(qū)域，并使與會(huì)者明確。(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。(5)擺放適宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。

2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。

5、維持好會(huì)場秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場;開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場。

6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫好會(huì)議簡報(bào)。

7、組織照相。

8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會(huì)議報(bào)道工作。第3篇：大型會(huì)議接待方案 一． 會(huì)前

1． 與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2． 提供會(huì)議所需要的航班、車票、住宿酒店、會(huì)議場所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。

3． 派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4． 確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。二． 會(huì)中

1． 會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2． 會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3． 會(huì)議場所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4． 會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。

5． 會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。

6． 會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7． 會(huì)議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。8． 會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。三． 會(huì)后

1、結(jié)帳：提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。

2、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊。

3、合影：會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。

第4篇：大型會(huì)議接待方案

根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。首先是會(huì)議的籌備工作。

●根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。●發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。●選擇會(huì)場。

選擇會(huì)場，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)： 第一：大小要適中。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺;會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。” 第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。

第四：要有停車場。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。●會(huì)場的布置。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會(huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。●準(zhǔn)備會(huì)議資料。

會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。會(huì)議前的接待禮儀。●會(huì)前檢查。

這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。會(huì)議中的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場上出現(xiàn)混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者注意力。

●做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。

●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

●清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié) 舉例會(huì)議接待方案

為成功圓滿接待“×××”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特?cái)M定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務(wù)。

一、接待前準(zhǔn)備：

1、熟悉接待計(jì)劃日程安排，所接待客人名單、抵達(dá)時(shí)間及交通工具（火車/飛機(jī)），落實(shí)接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項(xiàng)，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程計(jì)劃、安排好旅游車輛，駕駛?cè)藛T，導(dǎo)游人員，旅游景點(diǎn)，旅游途中就餐點(diǎn)。

二、接站：

根據(jù)客人具體抵達(dá)時(shí)間，提前半小時(shí)抵達(dá)（火車站/機(jī)場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達(dá)指定的酒店。為客人辦理好入住手續(xù)，并讓客人及時(shí)了解到酒店的基本情況和注意事項(xiàng)。

三、旅游及行程的安排：

1、導(dǎo)游要求：

知識(shí)豐富，技能技巧熟練，語言生動(dòng)，具有較高的導(dǎo)游業(yè)務(wù)知識(shí)和講解、服務(wù)水平、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富。

2、車輛要求：

安排專業(yè)旅游車隊(duì)的空調(diào)旅游車，車況好、干凈，設(shè)備齊全。安排多年駕駛經(jīng)驗(yàn)專業(yè)的司機(jī)，確保客人安全。

四、旅游保險(xiǎn)：

確保此次旅游活動(dòng)的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險(xiǎn)。

五、會(huì)議日程安排：（略）

第五篇：大型會(huì)議禮儀接待

迎來送往，是社會(huì)交往接待活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。下面是小編為大家搜集的大型會(huì)議禮儀接待。

大型會(huì)議禮儀接待

會(huì)議接待的禮儀常識(shí)

根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議的通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的主題以及會(huì)議的參加者、會(huì)議的會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。

選擇會(huì)場。

選擇會(huì)場，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：

大小要適中。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺;會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：

絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。

第二：

地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。

第三：

附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)樯洗螘?huì)議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認(rèn)為這回也會(huì)同樣順利。否則，可能會(huì)造成損失。

第四：

要有停車場。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，一雙草鞋一把傘趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。

會(huì)場的布置。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會(huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

準(zhǔn)備會(huì)議資料。

會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

會(huì)前的檢查。

這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

①簽到。

設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。

簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。

與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

會(huì)議中的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個(gè)工作人員嚴(yán)陣以待，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：

全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場上出現(xiàn)混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者注意力。

做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

會(huì)后的服務(wù)

會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。

送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

清理會(huì)議的文件

①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。

②整理會(huì)議紀(jì)要。

③新聞報(bào)道。

④主卷歸檔。

⑤會(huì)議總結(jié)